Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara

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(1)Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.. Autor (a): Lic. Yoleidys Manso Ríos. Tutor (a): Dra. Gretel Villanueva Ramos.. Santa Clara. 2009.. 1.

(2) Agradecemos a todos aquellos que desde su más modesta colaboración hasta la preocupación más sincera han posibilitado la realización de este trabajo, en honor a las horas de esfuerzo y de atención les damos nuestras gracias.. 2.

(3) Resumen:. El trabajo Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, resume desde sus inicios importantes y actualizadas consideraciones respecto a la conservación del Patrimonio documental y las incidencias de los factores extrínsecos e intrínsecos sobre la integridad de los mismos. Se realizaron análisis meteorológicos, microbiológicos así como la aplicación del método Diagnos para determinar el estado de conservación de la documentación de dicha institución, lo cual permitió detectar los riesgos, necesidades y particularidades de los Fondos y Colecciones en cuanto a preservación y restauración, por lo que se elabora un Programa de conservación que posibilite el mantenimiento de la integridad física de los documentos del Archivo. Para alcanzar los propósitos establecidos se escogió como muestra los documentos de las cinco naves. Se aplican métodos del nivel teórico, empírico y matemático, tales como: Observación directa, técnicas de diagnóstico, análisis porcentual, entre otras. Se concretan las acciones que conforman el Programa para los documentos del Archivo Histórico Provincial, a partir del estudio se arriba a importantes conclusiones, elaborándose recomendaciones que garantizan la continuidad del trabajo científico.. 3.

(4) Páginas Introducción. Capítulo: 1. Fundamentación teórica. • 1.1-Fundamentos teóricos que sustentan la conservación del Patrimonio documental. • 1.2-Influencia de los factores extrínsecos en la conservación del Patrimonio documental. • 1.3-El Diagnos como método de evaluación del estado de conservación de la documentación. • 1.4-Los Archivos Históricos, instituciones que atesoran Patrimonio documental. Capítulo: 2. Diagnóstico de la problemática ambiental del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. • 2.1. Diagnóstico de las variables climáticas (temperaturahumedad relativa) y microbiológica. • 2.2. Diagnóstico del estado de conservación de la documentación. Capítulo: 3.Elaboración de un Programa de conservación para los documentos. • 3.1. Consideraciones para desarrollar las acciones del Programa de conservación. • 3.2. Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.. 1. 6 12 18 23. 29 47. 53 58. Conclusiones.. 76. Recomendaciones.. 77. Bibliografía.. 78. Anexos.. 4.

(5) Introducción:. Los Archivos constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina , como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los Archivos Históricos donde son considerados, además de como testimonio, como fuente primaria para la investigación y conforman el Patrimonio documental del país.. El Patrimonio documental está constituido por cuantos bienes reunidos o no en Archivos y Bibliotecas se declaren integrantes del mismo. El concepto de documento engloba toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.. La conservación del Patrimonio documental como dimensión natural del ejercicio profesional de la archivística está determinada por las tradiciones profesionales de cada país y, en muchos casos, por la moda que tiende a imponerse o importarse, bien por procedimientos miméticos o bien por políticas, a veces incluso avaladas por organizaciones internacionales. Estas tradiciones se suelen decantar, bien por posturas conservacionistas (el archivo preferentemente como un centro de conservación y custodia de patrimonio documental) o bien por posturas «documentalistas» (el archivo con un centro de gestión de información).. La preocupación por la conservación es un aspecto de tradición inmemorial en el ejercicio de la profesión, aunque se sabe que es una guerra contra el tiempo, jamás se puede renunciar a hacer lo posible y lo imposible por retrasar la derrota.. 5.

(6) La transformación de la sociedad cubana, sus avances científico-técnicos y el desarrollo de la archivística contemporánea, obligan a perfeccionar y actualizar las normativas vigentes, de forma tal que refleje los principios de aplicación general rectores de esta disciplina, para garantizar la adecuada conservación, organización, control y consulta de los documentos que forman parte del Patrimonio documental de la nación.. Las leyes abordan la conservación en sus aspectos más generales, por ejemplo, en lo referente a la protección de ese patrimonio frente al expolio y la dejadez de personas físicas o jurídicas que tienen la responsabilidad sobre fondos documentales relevantes. Pero debe ser en el marco de las disposiciones reglamentarias de desarrollo de las leyes generales en donde la conservación encuentre las garantías de su aplicación. La conservación se debe ejercer día a día y siempre siguiendo los parámetros estandarizados y contrastados reglamentariamente. El Consejo de Estado dictó el Decreto-Ley N0221 de los Archivos de la República de Cuba., el cual establece las normas y principios que rigen la actividad archivística en el territorio nacional; específicamente en la Sección tercera, artículo 16, se hace referencia a las funciones fundamentales de los Archivos, entre las que se encuentran: •. Atesorar, organizar, custodiar y conservar la documentación de valor permanente correspondiente a sus territorios.. •. Poner la información de sus fondos y colecciones al servicio del público, previa solicitud por escrito y autorización del Director del Archivo correspondiente.. •. Expedir certificaciones y copias certificadas de los documentos que atesoran, los cuales se tendrán por documentos auténticos y públicos.. La importancia de conservar e investigar el Patrimonio documental radica en que los documentos brindan información, reflejan la producción de bienes materiales y de las relaciones económicas, políticas, ideológicas, culturales y morales de una Sociedad dada y también ellos permiten conocer los orígenes, estructura y funciones de las. 6.

(7) propias instituciones o personas que los han creado, es decir que son un testimonio importante de la historia, que se debe mantener siempre presente porque es a partir de esos momentos que las personas se unen con la historia de una nación y afrontan juntos un solo presente y un futuro. Por ello es de gran significación la preservación de su integridad física constantemente amenazada por diversos factores extrínsecos (externos) e intrínsecos (internos). Los factores intrínsecos están determinados por las características internas debido a la fabricación y confección del documento, mientras que dentro de los extrínsecos se encuentran los factores medio-ambientales, bióticos, antropológicos y el factor desastre.. El descontrol de los factores antes mencionado provoca deterioro en el Patrimonio documental, por lo cual los archiveros deben prestar especial atención al cumplimiento de los requerimientos necesarios para su conservación.. En el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara la problemática de conservación de los documentos es compleja, no solo por la baja calidad del papel y los materiales de escritura, sino por el empeoramiento general del medio ambiente donde se almacenan, situación que se agrava por las condiciones adversas que impone un clima tropical, el cual cataliza los procesos de degradación del papel, así como incrementa notablemente el daño biológico, por lo que se plantea como problema científico la ausencia de un Programa de Conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Se propone la siguiente Hipótesis: Si se incorpora un Programa de Conservación para los documentos en el trabajo del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara entonces será posible el mantenimiento de la integridad física del Patrimonio documental. Objetivo General: Elaborar un Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. 7.

(8) Objeto de estudio: Conservación del Patrimonio. Campo de investigación: Conservación de documentos.. Objetivos específicos:. 1. Determinar los fundamentos teóricos que sustentan la conservación del Patrimonio documental para elaborar un Programa de conservación. 2. Diagnosticar la problemática ambiental existente en el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. 3. Determinar las acciones que conforman el Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.. Preguntas científicas: 9 ¿Cuáles son los fundamentos teóricos que sustentan la conservación del Patrimonio documental dirigidos a elaborar un Programa de conservación para los documentos de Archivo? 9 ¿Cuál es la problemática ambiental actual en el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara? 9 ¿Qué acciones conforman el Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara?. Para el desarrollo de las mismas se utilizan los siguientes métodos:. Métodos teóricos: •. Analítico y sintético: Se utiliza con el objetivo de revisar y analizar los documentos relacionados con la problemática ambiental y su relación con los documentos de archivos, que posibiliten la profundización de los conocimientos y la interpretación conceptual de los datos empíricos encontrados.. 8.

(9) •. Inductivo-Deductivo: Se utiliza con el objetivo de orientar la lógica adoptada en la investigación y la relación, contenido y forma en la propuesta de solución al problema científico declarado.. •. Histórico- lógico: Se utiliza con el objetivo de explicar el proceso evolutivo que justifica el problema científico, sus antecedentes y situación actual, así como los datos empíricos obtenidos en la valoración de la propuesta.. •. Abstracto-concreto: Se utiliza con el objetivo de comprender las regularidades del tema objeto de estudio y la elaboración de la propuesta de solución.. Métodos empíricos: Técnicas de Diagnóstico: Se utilizan con el objetivo de determinar los factores ambientales que inciden en el deterioro documental. Observación directa: Se utiliza con el objetivo de determinar el estado de conservación de la documentación. Métodos matemáticos: Análisis porcentual: Se utiliza con el objetivo de cuantificar los resultados de la aplicación de los instrumentos.. Para llevar a cabo la investigación se toma como población y muestra los documentos de las cinco Naves del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.. La novedad científica radica en que se ofrece un Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara que permite el mantenimiento de la integridad física del Patrimonio documental, partiendo de diagnósticos ambientales, microbiológicos y riesgos de desastres. Además se ofrece información sobre los daños que ocasionan a la salud humana algunos géneros fúngicos y bacterianos. La tesis comprende: Introducción, Desarrollo en tres capítulos, que contienen la fundamentación teórica, el diagnóstico de la problemática ambiental del Archivo Histórico Provincial y la elaboración del Programa de conservación para los documentos. Para finalizar se plantean las conclusiones y recomendaciones.. 9.

(10) Capítulo 1: Fundamentación Teórica.. 1.1 Fundamentos teóricos que sustentan la conservación del Patrimonio documental.. En la actualidad se utiliza el término Patrimonio para abarcar todos los tipos de objetos materiales y no materiales que están asociados y han sido creados por las tradiciones culturales multifacéticas del hombre. Dentro de él se encuentra el más cuantioso de los Patrimonios Históricos y Culturales, el Patrimonio bibliográfico y documental, atesorado, custodiado y conservado en Bibliotecas y Archivos.. Son muchos los verbos que vertebran la profesión de bibliotecarios y archiveros; enumerados de forma aleatoria: difundir, describir, reunir, organizar, catalogar, clasificar, ordenar, e informar, pero de nada sirve lo anterior si no es posible el disfrute de la obra debido al lamentable estado en que se encuentra, por lo que es de gran importancia erigir al verbo conservar. El término o nomenclatura de CONSERVACIÓN da cobertura a una de las facetas fundamentales del ejercicio profesional del archivero(a), incluso una faceta fundamental y trascendental del oficio y vocación. Pero, ¿Conservar qué? Pues, por un lado, conservar los soportes y, por otro, conservar la información en ellos contenida. El tiempo, la omisión y la acción del hombre, de forma inducida o accidental, son factores que, a veces, surgen como enemigos frente a la consecución de la conservación del Patrimonio documental.. Es necesario adentrarse en la concepción terminológica de la Conservación documental y sobre aquellos otros conceptos que le están naturalmente subordinados aportándole contenido real en su ejercicio y ejecución, para lo cual el postulante comparte. las. definiciones. sugeridas. por. Juan. Ramón. Fernández. Pacheco(Fernández,1999), como a continuación se relacionan.. 10.

(11) Conservación: Conjunto de técnicas, tratamientos, procedimientos y actuaciones de cualquier naturaleza que tengan por objeto tanto la durabilidad y permanencia de los soportes documentales como la salvaguarda de la información en ellos contenida. Es decir, la Conservación: «es la suma de dos fases, la preservación o conservación propiamente dicha, que tiene un carácter más pasivo y preventivo, y la restauración que tiene un carácter más activo».. La Preservación previene, estabiliza, neutraliza, controla y, en general, garantiza las condiciones de conservación del patrimonio documental, su integridad física. En el futuro está la estandarización de los parámetros de conservación y su aplicación, tanto para la supervivencia de los soportes como para la supervivencia de la información.. La Restauración cura, repara, elimina las lesiones que el tiempo y los hombres por acción u omisión han causado sobre los soportes documentales. Sus retos futuros están en la industrialización y aplicación masiva de técnicas artesanales.. Documento: Es la información recogida sobre un soporte físico por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, la grabación, la computación o cualquier otro medio capaz de proporcionar información y que refleja la actividad intelectual del hombre.. Documento de Archivo: Es aquel en el que se refleja el testimonio material de un hecho o acto realizado por personas naturales o jurídicas en el ejercicio de sus funciones y que por su significado para la dirección del Estado, por su valor administrativo fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural, autográfico o por sus rasgos externos debe ser objeto de conservación y se convierte en Patrimonio Histórico documental. Se determina cuales documentos forman parte del Patrimonio basándose en dos principios, uno de carácter subjetivo, basado en la cualidad de la persona o ente titular de los mismos y otro de naturaleza objetiva, articulado en torno al dato o elemento de la antigüedad.(Mena, 2005) Por tanto, forman parte del Patrimonio documental: 11.

(12) 1. Los documentos generados, conservados o reunidos, en el ejercicio de su función, por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios. 2. Los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. 3. Los documentos con una antigüedad superior a cien años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas. La Organización Mundial para la Educación, la Ciencia y la Cultura, en el entendido que: “El Patrimonio documental mundial pertenece a todo el mundo, debería ser plenamente preservado y protegido para todos y, con el debido respeto de los hábitos y prácticas culturales, debería ser accesible para todos de manera permanente y sin obstáculos,” ha implementado varios programas y proyecto para su protección. A continuación se citan algunos de los mismos: ¾ El Programa Memoria del Mundo, para preservar el patrimonio documental del planeta (Las Directrices originales del Programa Memoria del Mundo fueron elaboradas por Jan Lyall en colaboración con Stephen Foster, Duncan Marshall y Roslyn Russell, bajo los auspicios de la IFLA, 1995. base para posteriores modificaciones). ¾ Convención para la Protección de los Bienes Culturales en caso de Conflicto Armado (Convención de La Haya de 1954). ¾ Convención de la UNESCO sobre las Medidas que Deben Adoptarse para Prohibir e Impedir la Importación, la Exportación y la Transferencia de Propiedad Ilícita de Bienes Culturales (1970).. 12.

(13) ¾ Recomendación de la UNESCO sobre la salvaguardia y conservación de las imágenes en movimiento (1980). ¾ Recomendación de la UNESCO sobre la Salvaguardia de la Cultura Tradicional y Popular (1989). ¾ Escudo Azul: un programa de protección del patrimonio cultural en peligro como consecuencia de catástrofes naturales o provocadas por los seres humanos (1996). ¾ Programa de la UNESCO para proteger las obras maestras del patrimonio oral e inmaterial de la humanidad. ¾ La labor del Comité del Patrimonio Mundial sobre una estrategia global. ¾ La labor del Comité del Patrimonio Mundial para mejorar la eficiencia de los procedimientos aplicados, reunión extraordinaria de Budapest, octubre de 2000 (comprendidos algunos aspectos relativos al seguimiento de la estrategia global).. El ejemplo de la tradición archivística española resulta paradigmático pues desde la puesta por escrito de las ordenanzas del Archivo General de Simancas, los aspectos de la conservación documental han constituido una preocupación constante para los archiveros, generación tras generación.. «Y porque la conservación de los dichos libros y escrituras no solo consiste en la buena compostura de todo, pero también en que estén limpios y bien tratados, encargamos y mandamos al dicho archivero, que es y fuere, tenga siempre cuidado de que no les falten cubiertas y las ataduras necesarias, y que estén limpios y sacudidos de polvo, y barridos los aposentos, procurando, en cuanto fuere posible, que no halla polilla, humedad, ni ratones...(Instrucciones para el Gobierno del Archivo de Simancas, art. 14). Así rezaban las ordenanzas que el organizado Rey Felipe II expidió en agosto de 1588 para el obligado cumplimiento de los archiveros del Imperio. Referentes más recientes de esa tradición lo constituyen personajes de la talla de Luis Sánchez Belda y Carmen Crespo. También alcanzaron una destacada reputación. 13.

(14) internacional a través de sus investigaciones y publicaciones John McIlwaine, John A Aarons, Marie-Thérèse Varlamoff, Beverley Lashley, Sofía Borrego, José de la Paz Naranjo, Maritza Dorta y Luis Montes de Oca, entre otros.. En relación con lo anterior Bello Urgellés (Bello, 2002) planteó que la edificación como local destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación del Patrimonio documental reúne una serie de características:. Ubicación en un lugar óptimo, seguro, con independencia, dentro de la estructura orgánica. Capacidad, teniendo en cuenta el volumen de la masa documental, áreas de trabajo y espacio para la prestación de servicios. Instalaciones eléctricas e hidráulico-sanitarias mínimas ubicadas por fuera de la edificación. Presencia de sistemas de alarmas de detección de incendios e intrusos. Condiciones del mobiliario, estanterías metálicas. Condiciones funcionales que faciliten la cómoda ejecución de tareas, actividades de los funcionarios y disposición de las estanterías. Condiciones ambientales en los depósitos (naves) para la conservación del acervo documental: temperatura entre 14 y 22 0C, humedad relativa entre 50 y 60% y luz artificial de 55 lux. Condiciones de mantenimiento (aspiradoras, brochas, alcohol, medios de protección). Señalización de las áreas permisibles para fumar e ingerir alimentos, así como de los riesgos.. Para conseguir el propósito de conservación de todo testimonio documental, manteniendo las características originales que física y funcionalmente definen la obra y teniendo bien presente la ineludible ley de caducidad que atañe a todo lo material, existen, exclusivamente dos posibilidades: la preservación y la restauración, siendo. 14.

(15) necesario el conocimiento de aquellos factores extrínsecos e intrínsecos que los afectan. Los factores intrínsecos están determinados por las características internas debido a la fabricación y confección del documento como lo son: el tipo y calidad del material fibroso, procesos y materiales para el encolado, materiales para el relleno, aditivos químicos, pH y la presencia de componentes metálicos. (Vaillant, 2003). El tipo y calidad del material fibroso está relacionado con las propiedades del papel, las características de las fibras y los procesos de pulpeo, blanqueo y molida. El largo de la fibra es determinante para que el papel tenga buena resistencia, fibras cortas de madera son débiles y poco durables como ocurre con los papeles del siglo XIX y XX. La pureza química de la pulpa (alto contenido de celulosa, menor número de cobre y bajo contenido de lignina) proporciona mayor estabilidad para el envejecimiento. La lignina es indeseable para la permanencia y durabilidad pues provoca efectos de reversión del color vinculada a los procesos degradativos, acidez, amarillamiento y fragilidad del papel. El encolado es imprescindible para papeles comerciales de imprentas y de escribir, le confiere al papel determinada resistencia a la penetración del líquido. Si se utiliza el encolado ácido proporcionaría desventajas en la permanencia ya que aumenta el contenido de alumbre y de azufre. Los rellenos y abrillantadores ópticos que se utilizan como aditivos químicos son sustancias que se agregan a los papeles para mejorar algunas de sus propiedades, entre las que se encuentran: imprimir mayor opacidad, brillantez y aumentar la flexibilidad. Estas sustancias introducen compuestos inorgánicos que pueden actuar como catalizadores, absorber luz ultravioleta y acelerar la degradación fotoquímica por lo que son indeseables para la durabilidad del papel. La fabricación del papel debe ser en un medio neutro o básico, pues la acidez provoca fragilidad y amarillamiento.. 15.

(16) Dentro de los extrínsecos podemos citar los factores medio-ambientales (variables como temperatura, humedad, iluminación y contaminantes atmosféricos), los factores bióticos (Son aquellos organismos que provocan biodeterioro como son: los roedores, insectos, y microorganismos), los factores antropológicos (involucran todos los daños que aporta el hombre durante el proceso de manipulación y almacenamiento de la documentación, debido fundamentalmente al uso indiscriminado y a la manipulación incorrecta, provocando deterioro físico- mecánico como lo son las roturas, fragmentación, dobleces, hasta deterioro de tipo físico-químico, que se manifiesta con manchas, oxidación y acidificación de los materiales y el factor desastre (pérdida de ejemplares como consecuencias de incendios, inundaciones, terremotos, robos).. Los factores internos no pueden ser modificados al contrario de los externos, para ello es necesario conocer su influencia sobre el material documental. (Vaillant y Valentín, 1999). 1.2 Influencia de los factores extrínsecos en la conservación del Patrimonio documental. ¾ Factores medio-ambientales. . Humedad.. De todos los factores ambientales, el más importante a controlar para la conservación de los materiales de Archivo es la humedad ya que es uno de los principales factores causantes de la degradación de los materiales, de sus roturas, emborronados, favorece el desarrollo de microorganismos y acelera las reacciones químicas. Sin embargo este factor presenta dificultad para el mantenimiento de su estabilidad, pues la humedad depende de la temperatura, la ventilación, y otros factores. Una humedad relativa alta, mayor del 65% favorece el crecimiento y la actividad de los microorganismos y las reacciones de oxidación de la celulosa. El papel se vuelve mucho más receptivo a los contaminantes atmosféricos y va perdiendo resistencia. Las tintas se oxidan y el proceso de acidificación del papel se acelera. Por otra parte, una humedad menor del 40% hace que se pierda parte de la humedad de equilibrio del 16.

(17) soporte y, como consecuencia, se reducen los enlaces intermoleculares de hidrógeno. El papel se vuelve quebradizo, pierde resistencia, las colas se craquelan y los aglutinantes de las tintas o pigmentos pierden flexibilidad y pueden escamarse. Dentro de un edificio, el vapor de agua puede llegar por diferentes caminos: Por vía exterior en el caso de lluvia, atmósferas muy hidratadas o terrenos húmedos o por vía interior, principalmente a causa de la capilaridad que ofrecen muros, tejados y suelos, por las labores de limpieza y por la respiración humana --un hombre en reposo produce cerca de 20 gramos de vapor de agua a la hora-- (Simonet, 1998). Dependiendo del grado en el que esta intromisión se produzca los ambientes mostrarán una tendencia seca o hidratada. Ello tiene una enorme importancia en el caso de los soportes orgánicos y en especial del papel, el cuero y el pergamino, pues al tratarse de materiales altamente higroscópicos son capaces de absorber o desabsorber humedad para llegar a un equilibrio con la atmósfera circundante. . Temperatura.. La temperatura siempre se considera ligada a la humedad. Una temperatura mayor de 220C se considera alta, de esa forma se acelera la acción de oxidación de la celulosa, se ve favorecida la aparición de microorganismos y de su actividad enzimática, así como la producción de ácidos orgánicos. Esto se traduce en la descomposición de la celulosa y el debilitamiento del soporte, además de su influencia sobre otros materiales constitutivos del papel. Si la temperatura es baja, menor de 140C, se producen problemas de condensación, fragilidad, pulverización, etc. Los investigadores Coremans, 1969; Wessel, 1970; Niuksha, 1975; Scicoba, 1976; Privalof, 1982 y Volkov, 1985 plantearon los siguientes límites, temperatura entre 1422ºC y humedad relativa entre 45-55% para prevenir la manifestación de las funciones vitales de los hongos en los documentos.. 17.

(18) Vaillant (Vaillant, 1999) planteó valores recomendables de temperatura, humedad, así como las fluctuaciones permisibles de humedad para los documentos, como indica la Tabla 1.1. Tabla 1.1: Valores de temperatura y humedad relativa permisibles para documentos:. Contenidos. Temperatura Humedad. Fluctuaciones permisibles de. (0C). humedad (+ o -). relativa. Libros y papeles. 16-210C. 40-55%. 3%. Materiales fotográficos. 14-190C. 35%. 3%. Libros, papeles y fotos.. 16-210C. 50%. 3%. . Luz. Junto con la humedad la luz es una importante causa de deterioro de los materiales, especialmente de la celulosa que los compone por lo que no deben exponerse a más de 50 Lux, ya que produce empalidecimiento, quemaduras, amarillamiento, el papel se pone quebradizo y con acidez. Existen dos tipos de iluminación: la natural y artificial que tienen incidencias sobre los documentos. La luz natural es la del sol y contiene rayos infrarrojos –que calientan- y rayos ultravioleta –que provocan reacciones de fotooxidación. La luz artificial tiene dos fuentes fundamentales de luz: la incandescente (bombillos), que emite rayos infrarrojos, que junto a luz también emiten calor, y la luz fluorescente (tubo de cristal que contiene vapor de mercurio), que emite radiaciones ultravioletas altamente oxidantes de la celulosa. (Vaillant, 2003) Como se planteó anteriormente los rayos infrarrojos aportan calor, por lo que en espacios cerrados la temperatura aumenta; esto provoca también una variación de la humedad relativa y, por lo tanto, desestabiliza el posible equilibrio existente y por consiguiente puede causar deterioro.. 18.

(19) Los rayos ultravioletas, además de los daños que provocan en la celulosa (fotooxidación, disminución de propiedades mecánicas, cambio de color), afectan a las tintas (las decoloran). Teóricamente, rebajando la intensidad de la luz se reduce el nivel de degradación, pero hay otro factor que debe tenerse en cuenta: el tiempo de exposición, pues la luz, como radiación, se va acumulando. Esto significa que si un objeto es iluminado suavemente pero durante períodos de tiempo muy largos, el efecto será el mismo que una iluminación muy fuerte durante un período corto. Por ello es necesario controlar la intensidad de radiación y también el tiempo de exposición de los materiales. . Contaminantes atmosféricos.. Los contaminantes atmosféricos, varían en su naturaleza desde gases hasta partículas como el hollín y el polvo. En el ambiente hay una serie de elementos químicos que actúan como degradantes de los. materiales. gráficos,. pero. su. presencia. es. prácticamente. inevitable.. La. contaminación ambiental y la polución atmosférica aumentan considerablemente la presencia de estos elementos químicos, y en zonas industrializadas y urbanas se encuentran además, otros elementos, como los carbonos, nitratos, sulfuros, y partículas sólidas (sal, fragmentos metálicos, carbón, etc.), que producen efectos abrasivos, catalización química, acidez, manchas y contaminación biológica sobre los documentos. Estos efectos se ven reforzados si la humedad ambiental es alta. (De la Paz, 2007) Entre los principales contaminantes ambientales se encuentran: -Dióxido de azufre: Aparece por la combustión de los combustibles fósiles. En presencia de humedad puede formar el ácido sulfúrico, fuertemente oxidante. Es uno de los contaminantes más habituales que existe en las ciudades, a veces en cantidades muy significativas, es absorbido con gran facilidad por las superficies y los materiales que se usan para cubrir las paredes. -Monóxido de carbono: Es otro de los contaminantes más habituales, proviene de la combustión de combustibles fósiles. Tiene propiedades reductoras muy fuertes y reacciona con los óxidos de los metales liberándolos.. 19.

(20) ¾ Factores Bióticos. El Biodeterioro es el deterioro de los materiales producidos por agentes bióticos (los roedores, insectos, microorganismos, y a veces las aves y las plantas inferiores). Ellos ocasionan alteraciones químicas, mecánicas y cromáticas en el papel. (Borrego, 2007). Los roedores (ratas y ratones) acuden a los depósitos en busca de desperdicios, pero causan sobre los documentos una destrucción mecánica, además son portadores de microorganismos que incrementan la contaminación microbiana en las naves y en muchos casos son perjudiciales. para la salud del hombre. Aunque los daños. observados con mayor frecuencia son los provocados por insectos y hongos.. Los insectos ocasionan daños físico-mecánicos y alteraciones cromáticas en el papel, cada uno produce un tipo de erosión biológica características, la cual permite su identificación. En general son muy geopolitas, por lo que las especies varían de región en región, se encuentran entre ellos los pececillos de plata, las cucarachas, las polillas, el piojo del libro, el escarabajo y las termitas. Algunos factores propician su presencia, tales como el mantenimiento de las instalaciones (aseo y cuidado del local así como de las Colecciones) y la humedad relativa.. El primer factor a considerar se refiere al edificio, el que debe estar a prueba de insectos invasores y tener una construcción compacta; otro elemento muy importante son los espacios donde se encuentran los armarios y estantes, en los que se guardan las Colecciones, la estantería deberá ser abierta, ya que los armarios cerrados de madera propician que los insectos celulófagos y las termitas aniden y se desarrollen.. Los hongos provocan alteraciones cromáticas tales como manchas de diferentes colores, tonalidades y texturas producto del crecimiento micelal debido a los pigmentos que ellos excretan. Al mismo tiempo, producto de su metabolismo, ellos degradan los componentes mayoritarios y otras fuentes carbonadas del papel, y excretan ácidos orgánicos tales como oxálico, fumárico, succínico y acético, los que se depositan sobre el soporte acidificándolo. Específicamente los celulolíticos atacan las fibras celulósicas y 20.

(21) la debilitan. Es decir, que además de las afectaciones cromáticas, producen daños químicos. (Borrego, 2007).. Además los hongos poseen potencialidades patogénicas, es decir, la capacidad que tienen muchas especies de provocar enfermedades al hombre que está en contacto con las colecciones. Este tema ha sido en general poco estudiado; no obstante, investigaciones realizadas por varios autores han demostrado que estos agentes son la causa de muchas enfermedades profesionales y patologías situacionales en las Instituciones de Archivos, Museos y Bibliotecas. Particularmente en los países tropicales este constituye un problema de gran relevancia.. ¾ Factores Antropológicos. Los factores Antropológicos son de gran importancia ya que los Archivos, Bibliotecas y Museos son instituciones que prestan servicio a la población y en el mismo se involucran todos los daños que aporta el hombre durante el proceso de manipulación y almacenamiento de la documentación, debido fundamentalmente al uso indiscriminado y a la manipulación incorrecta, provocando deterioro físico- mecánico (roturas, fragmentación, dobleces) hasta deterioro de tipo físico-químico, que se manifiesta con manchas, oxidación y acidificación de los materiales.. ¾ Factor Desastre. Un desastre, bien sea natural o causado por el hombre, es un suceso que ocurre de manera inesperada y cuyas consecuencias son seriamente destructivas ocasionando pérdida de ejemplares, pueden ser ocasionados por guerra, terrorismo, vandalismo, robos, incendios, inundaciones, explosiones, defectos de construcción o mantenimiento de edificaciones, accidentes provocados por productos químicos, entre otros, por lo que las Instituciones que atesoran patrimonio deben hacer todos los esfuerzos para prepararse, analizando su propia situación, riesgos, recursos y diseñando planes o acciones contra todo tipo de desastres.. 21.

(22) Como se planteó anteriormente, los factores extrínsecos causan pérdidas en la integridad física de los documentos, por lo que para llevar a cabo una política de preservación o restauración es necesario diagnosticar la documentación.. 1.3 El Diagnos como método de evaluación del estado de conservación de la documentación.. La aplicación del Método Diagnos, confeccionado por Maritza Dorta y Luis Montes de Oca (Dorta y Montes, 2005) permite evaluar el estado de conservación de las Colecciones o Fondos de esta manera se dictan políticas en cuanto a estrategias de preservación, prioridades en los recursos, políticas de reproducción o restauración y tareas específicas tales como limpiezas, desinfecciones, reenvolturas y adecuación y expansión de los almacenes entre otros aspectos. El diagnóstico puede realizarse a un grupo de Colecciones en conjunto o en una determinada de acuerdo a los objetivos que se propongan. El criterio para la selección de la Colección a estudiar puede basarse en su valor e importancia, la frecuencia de su uso, la existencia o no de duplicados y el grado de procesamiento que posee, entre otros aspectos. Una vez seleccionada existen dos tipos de diagnósticos, dependiendo de las circunstancias y los resultados deseados: El individual, volumen por volumen y por muestreo estadístico. El individual describe las características de cada documento o grupo de documentos, sin embargo es usual en este tipo de estudios el diagnóstico por muestreo. El diagnóstico por muestreo complementado por un análisis estadístico permite una aproximación al estado de conservación general del Fondo, haciendo el mismo más asequible y ejecutable. La teoría del muestreo tiene por objeto el estudio de las relaciones existentes entre una población y las muestras extraídas de ellas. Se propone como objetivo estimar valores tales como media, varianza, variabilidad, ente otros, valores que se denominan parámetros poblacionales o simplemente parámetros. 22.

(23) Los estimados de los parámetros poblacionales se obtienen mediante la determinación de los valores idénticos en las muestras que se denominan estadísticas muestréales o simplemente estadísticas. Para que los estimados de los parámetros poblacionales sean representativos del universo, las muestras deben seleccionarse al azar, es decir el proceso de muestreo debe ser aleatorio. En este procedimiento cada elemento o unidad de una población debe tener la misma posibilidad de ser incluido en la muestra. Una vez seleccionadas las unidades de la muestra de forma aleatoria, se comienza el trabajo de diagnóstico que conceptualmente tiene tres elementos; la recolección de datos, la interpretación de los mismos y el reporte de la información. Para aplicar los métodos de diagnostico a una colección debe conocerse la cantidad total de unidades que posee, considerando como unidades las cajas, dossieres, carpetas, tomos, libros etc. A continuación se determina el número de unidades a evaluar según la. fórmula. siguiente: n = N* p* q* Z2/d2(N-1) + p* q* Z2 donde: n: número de unidades seleccionadas para evaluar (muestra). N: cantidad total de unidades de la colección. p: proporción de unidades afectadas que siempre va a tener un valor constante igual a 0,5. q: proporción de unidades sanas que también tiene un valor constante, para nuestro caso de 0,5. d: fracción de error con el que se desee trabajar. Z: coeficiente de confianza.. 23.

(24) La fracción de error está relacionada con el nivel de confianza con que se desee trabajar. Por ejemplo, si se escoge un nivel de confianza de 95%, al dividirlo entre 100, la fracción resultante es 0,95, a la que le corresponde una fracción de error de 0,05. Si se considera que la distribución de frecuencia de los datos resultantes del diagnóstico describe una curva de distribución normal, se obtiene un valor denominado Z (valor crítico, coeficiente de confianza o cuantila), que depende del nivel de confianza seleccionado para trabajar. Para determinar los niveles de confianza deben remitirse a la tabla de valores standard, que aparece generalmente en los libros de estadística elemental. Una vez conocido el número de unidades a evaluar, se traslada hacia la colección y se determina aleatoriamente y sin reemplazo las muestras. Para seleccionarlas se empieza a numerar en orden consecutivo las unidades en los estantes, empezando por el entrepaño o bandeja superior y por las unidades de izquierda a derecha. Cada número representa una unidad y se corresponde con el orden en que se encuentra en la colección.. Para la observación del estado de conservación, se predeterminaron parámetros, los que se evalúan en cada hoja de cada unidad de la muestra.. Después de realizadas las observaciones en todas las unidades de la muestra, se determina la fracción de unidades afectadas, según la fórmula: p = n1 n donde: p: fracción de unidades afectadas. n 1: número de unidades afectadas. n: número de unidades de la muestra. La fracción de unidades sanas sería:. 24.

(25) q = 1-p donde: q: fracción de unidades sanas. Sin embargo, la fracción de unidades afectadas que se determina, está inferida al total de unidades de la muestra, para poder referirnos al porcentaje de unidades afectadas del total de la colección se debe realizar una corrección de ese valor, para lo cual se calcula la variabilidad del dato mediante el uso de la desviación estándar. Para ello se utilizan las siguientes fórmulas:. sigma =. p *q n-1. *. N-n N. variabilidad = ± (Z * sigma). FAC = p ± variabilidad donde: p: fracción de unidades afectadas en la muestra. q: fracción de unidades sanas en la muestra. N: cantidad total de unidades de la colección. n : número de unidades de la muestra. Z: Valor crítico utilizado. FAC: fracción de unidades afectadas en la colección. Si resulta importante calcular el porciento de unidades afectadas, es aún más importante determinar la intensidad del parámetro y la interpretación de los resultados. Para evaluar los datos que miden la intensidad de cada parámetro en la muestra, se calcula el promedio aritmético de los datos obtenidos, con la siguiente fórmula:. 25.

(26) X= Σ % hojas afectadas en cada unidad n1 donde: X: intensidad del parámetro en la muestra (promedio aritmético). n1: número de unidades afectadas por el parámetro evaluado. Una vez determinado el promedio aritmético, que se interpreta como la intensidad del parámetro en los afectados de la muestra, debe calcularse para la colección. Para ello se debe hacer una corrección del valor obtenido para la muestra, determinando la variabilidad del dato mediante el cálculo de la varianza y de la desviación estándar. S2 = Σ (X1-X)2 n1 Desviación estándar. S2 * n-n1 n1 n. Variabilidad = ± (Z * desviación estándar). IPC = X ± variabilidad donde: S2: varianza. X1: Cada uno de los datos que miden la intensidad en del parámetro en cada unidad. X: intensidad del parámetro en la muestra. n1: número de unidades que presentan el parámetro evaluado. n: número de unidades seleccionadas para evaluar (muestra). Z: valor crítico utilizado (cuantila). IPC: intensidad del parámetro en la colección. De todos los resultados obtenidos, los valores más importantes son el por ciento de unidades afectadas y la intensidad del parámetro evaluado en la colección. 26.

(27) Siempre se refiere al parámetro y no al deterioro, pues los tipos de pulpas y tintas o los tipos de soporte o emulsiones fotográficas no son deterioros sino características de las colecciones documentales. Para el procesamiento de los datos recogidos puede utilizarse una aplicación de Microsoft Excel 97, que permite sintetizar los resultados en cuadros generales que transforman esta información en datos cuantitativos, facilitando el cálculo estadístico, por lo que se convierte en una herramienta útil en la aplicación de los métodos de diagnóstico.. Posibilidades que brinda el uso de las hojas de cálculo. •. Determinar el número de unidades a evaluar.. •. Posibilita la generación de números aleatorios, sin reemplazo.. •. Calcula el número de hojas totales revisadas.. •. Calcula los porcientos de hojas afectadas en cada unidad para cada parámetro.. •. Calcula la fracción de unidades afectadas y la intensidad de cada parámetro en la muestra.. •. Calcula la población de unidades afectadas y el grado de afectación de cada parámetro en la colección.. Este método aplicado a las fotografías y mapas recibe el nombre de Fotodiagnos y Mapodiagnos respectivamente, solo cambian los parámetros atendiendo a las características de los soportes documentales.. 1.4 Los Archivos Históricos, Instituciones que atesoran Patrimonio documental.. Existen en cada Provincia cubana Archivos Históricos Municipales y Provinciales que constan con personal calificado para seleccionar, describir, conservar y. difundir el. Patrimonio documental, dentro de ellos se encuentra el Archivo Histórico Provincial de. 27.

(28) Villa Clara, Institución del Sistema CITMA (Ciencia Tecnología y Medio Ambiente) que tiene como Objeto Social: •. Atesorar, custodiar, conservar y difundir la documentación de valor archivístico o permanente que constituyen el Patrimonio Documental de sus territorios por encargo estatal.. •. Ejecutar servicios científico-técnicos y desarrollo de proyectos de investigación y de innovación tecnológica por encargo estatal.. •. Coordinar la organización y funcionamiento de los Archivos Históricos Municipales.. •. Prestar servicios de referencia especializada y diseminación selectiva de la información.. •. Ofrecer servicios de asesoría, consultoría y de organización en materia de archivos.. •. Ofrecer servicios especializados de acceso a la información disponibles en los fondos del Archivo Histórico Provincial y monitoreo de información.. •. Brindar servicios de restauración documental y encuadernación.. •. Ofrecer servicios de expedición de copias certificadas de Registro Mercantil, Registro Central de Compañías Anónimas y Actos Notariales con relación a Sociedades Mercantiles debidamente canceladas a previa autorización de la Dirección Provincial de Justicia.. •. Ofrecer servicios de expedición de copias certificadas de listas de pasajeros, herencias, casas de beneficencias, escrituras matrices de otros documentos existentes de los fondos documentales.. •. Brindar servicios de capacitación técnica sobre actividades archivísticas y preservación documental.. •. Realizar talleres, eventos y exposiciones con fines científico-técnicos en las temáticas de su competencia.. •. Brindar. servicios. referentes. a. documentos. paleográficos,. como. son. transcripciones literales y búsquedas en Protocolos Notariales.. 28.

(29) Actualmente el trabajo de dicha entidad se rige de acuerdo a las siguientes líneas estratégicas: ¾ Redimensión de los recursos humanos en áreas claves que den respuesta a la misión. ¾ Aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad. ¾ Realización de productos archivísticos de alto valor para los estudios e investigaciones. ¾ Introducción de tecnologías de novedad para la informatización, digitalización y conservación de los fondos documentales. ¾ Mejora constante del capital humano que favorezca e impulse el procesamiento de fondos documentales y la investigación.. Con respecto a los Fondos y Colecciones más importantes que custodia son las Actas Capitulares del Ayuntamiento (1690-1907) y los Protocolos Notariales (1845-1960). Todos los documentos son de primera prioridad, considerándose Patrimonio documental ya que son materiales únicos, manuscritos y auténticos, con excepción de los documentos impresos, los cuales han sido publicados por diferentes Editoriales, pertenecientes al fondo Biblioteca y Hemeroteca, por lo que son de segunda prioridad. Se custodian en estantes, ubicados en cinco depósitos o naves.. TIPOS DE DOCUMENTOS POR NAVES.. Naves 1 2. 3. Documentos que se custodian. Protocolos Notariales del 1900. ¾ Protocolos Notariales del 1900 ¾ Gacetas Oficiales ¾ Biblioteca. Protocolos Notariales del 1900.. 29.

(30) ¾ Protocolos Notariales del 1800. ¾ Ayuntamiento de Santa Clara (1690-1907). ¾ Registro de la Propiedad Antiguo. ¾ Registro General de Asociaciones (1886-1968). ¾ Audiencia de las Villas (1934-1968). ¾ Colección Centro de Veteranos de la Independencia (19111969). 4. ¾ Fondo Colegio Provincial de Arquitectos (1946-1964). ¾ Colección Ejército Libertador Cubano (1896-1916). ¾ Fondo Juzgado de Primera Instancia de Santa Clara (17851931). ¾ Colección General José Braulio Alemán (1890-1951). ¾ Colección Movimiento 26 de Julio (1955-1959). ¾ Fondo personal Manuel García Garófalo (1749-1937). ¾ Fondo personal Rafael Díaz Canel (1829-1980) ¾ Fototeca (1873-1981) ¾ Hemeroteca (1881-2008). 5. ¾ Gobierno Provincial (1869-1958). ¾ Protocolos Notariales del 1900 ¾ Mapoteca.. Sala(vitrina) Biblioteca.. La documentación del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara no está exenta del deterioro como consecuencia de la incidencia de los factores extrínsecos, entre ellos el ambiental y el biótico, además de las condiciones inadecuadas de almacenamiento y las necesidades constructivas de la edificación (Ver Anexo # 1), lo que conllevó en el 2005 a elaborar un Plan de conservación preventiva para la documentación, que como su nombre indica no tuvo en cuenta el proceso de restauración, ni las evaluaciones ambientales y microbiológicas, tampoco las especificidades dentro de las Colecciones.. 30.

(31) Estas acciones no resolvieron todos los problemas, pero constituyeron una premisa para frenar el deterioro.. Conclusiones parciales:. o La integridad física del Patrimonio documental depende de factores intrínsecos y extrínsecos. o El Diagnos permite evaluar el estado actual de los materiales de Archivo. o Es necesario cambiar la política de conservación donde se comprometan todos los trabajadores y administrativos, con objetivos de restauración, preservación, mantenimiento de las condiciones ambientales en los depósitos y de la seguridad biológica de los trabajadores; a partir del diagnóstico de la problemática ambiental y de los riesgos a que están sometidos los documentos, para planificar el trabajo por etapas teniendo en cuenta los recursos a utilizar.. 31.

(32) Capítulo 2: Diagnóstico de la problemática ambiental del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.. La edificación del Archivo Histórico se encuentra ubicada en el centro histórico de la ciudad de Santa Clara. La edificación data de principios del siglo XX y consta de un nivel de piso, teniendo sólo en una parte dos niveles (el segundo nivel construido posterior al 1959). La morfología del entorno se caracterizan por predominar la sección de calle fachada-acera-calle-acera-fachada, siendo las edificaciones continuas y conformando manzanas compactas por lo que el inmueble colinda con otras edificaciones que se encuentran a su alrededor. Tiene una orientación de la fachada principal hacia el Norte y el patio interior está orientado hacia el oeste, siendo poco favorecida por las condiciones ambientales del entorno. La función original de la edificación para la cual fue concebida era para vivienda de la Mediana Burguesía por lo que alcanza valor ambiental en el contexto en que está enclavada. Presenta un puntal de 4-5 m y la solución de cubierta es de enrrajonado y soladura. En la planta baja se encuentran los depósitos de la documentación y oficinas. Lo anteriormente planteado es evidencia de que la Institución no fue construida como edificación de Archivo lo que conlleva a que las condiciones que presenta no sean las ideales para preservar documentos patrimoniales.. Mediante un análisis de las condiciones macroscópicas de los documentos se detectaron las siguientes problemáticas:. -Existen dos tipos de iluminación que tienen incidencias en los documentos de todas las Naves, sobre todo los custodiados en la 3 y 4, que se ilumina de forma natural, lo que ha provocado empalidecimiento, acidez y amarillamiento. -Presencia de polvo y hollín en los documentos, que son abundantes en los pertenecientes a las Naves 1, 2, 3, debido a que las mismas se encuentran cercanas a la calle Tristá, arteria de la ciudad muy transitada, además en estas naves las persianas se mantienen abiertas para que circule el aire y haya mejor iluminación ya que las mismas sirven de sala de consulta. El sistema de ventilación contribuye a la 32.

(33) diseminación de estos contaminantes y a su circulación por la instalación, ya que la misma está construida con el sistema de Patio Central, que crea un cajón de aire desde la puerta y persianas del frente del Archivo (calle Tristá) y el fondo. -Se observa la presencia de manchas de diversos colores y orificios o galerías en la documentación que indican la presencia de hongos e insectos, como consecuencia de la ausencia de equipos controladores de la temperatura y humedad. -Durante el examen se detectó la presencia de la plagas ocasionadas por Termobia doméstica (Thysanura, Lepiomatidae) conocida como traza; Desmometopa sp. (Díptera, Melechiidae), pequeñas mosquitas negras y gusano de cartucho (Microlepidóptero).. Es necesario complementar el análisis anterior con el estudio de la temperatura, humedad e identificación de los microorganismos presentes en los documentos para mitigar el efecto de los mismos.. 2.1 Diagnóstico de las variables climáticas (temperatura - humedad relativa) y microbiológicas.. Para el diagnóstico se seleccionaron como puntos de estudio todas las naves de almacenamiento de documentación y se elaboró la siguiente guía metodológica: Determinar la cantidad y calidad de la documentación y locales que se tengan. Identificar los factores formadores del clima en el lugar de estudio. Realizar el estudio de las variables temperatura y humedad de los locales de almacenamiento de la documentación. Realizar el estudio de la microbiota presente en los documentos y en el aire de los depósitos. Procesar toda la información recopilada y analizar los resultados.. Se llevaron a cabo diversos procedimientos: o Levantamiento de los locales, la cantidad y calidad de la documentación.. 33.

(34) o Colocación del instrumental adecuado con todos los requisitos técnicos establecidos para realizar el estudio de la temperatura y humedad. o Las mediciones las realiza una sola persona, recopilando los datos en una libreta o registro. o Para un adecuado análisis microbiológico del aire, determinando la composición cuantitativa y cualitativa de la microbiota que contienen los locales se utilizan en cada local Aeroscopios Chirana. La medición se realiza las 10:00am. o Se toman las muestras por el método aleatorio simple sin reemplazo y análisis secuencial de la documentación, se usa microscopio (eléctrico y electrónico). o Análisis de los resultados.. A continuación se muestran los datos obtenidos en los procedimientos aplicados.. 2.1.1- Determinación de la cantidad y calidad de la documentación y locales que se tengan.. La estabilidad climática de los locales destinados al Archivo de la documentación está directamente relacionada con la climatología de la zona y la época del año, la arquitectura y tipo de edificio, el tamaño de los locales, la presencia o no de trabajadores e incluso con la disposición de los ejemplares y de las estanterías.. Las diversas causas inciden produciendo notables desequilibrios y por ello el mero registro de los datos no es suficiente para justificar una determinada política medioambiental.. Desde el punto de vista funcional la edificación consta de zaguán, sala, saleta, cuatro habitaciones, dos baños, cocina-comedor y un patio interior. De forma general no se le. 34.

(35) han realizado transformaciones a la construcción conservándose la esencia de cada espacio según su concepción original.. SALA DE LECTURA:. En la Sala se ubica la sala de lectura que es donde se brinda el servicio de préstamo de la documentación. Este espacio se relaciona directamente con el exterior a través de dos ventanas que permanecen abiertas durante el día. Se encuentra una vitrina con documentos del Fondo Biblioteca.. NAVE 1:. En la primera habitación se encuentra la nave 1 con nueve estantes, en el mismo se almacenan Protocolos Notariales del 1900. El local presenta una ventana a la calle la cual permanece cerrada. Hacia otra pared hay una puerta, que da al patinejo, con posibilidades de abrirla y otra hacia el baño de la dirección. En general el local es poco ventilado y sus paredes, en ocasiones, permanecen húmedas. Colinda con una de las paredes húmedas del Servicio sanitario por el cual pasan instalaciones hidráulicas.. NAVE 2:. En la saleta se encuentra la nave 2 con cuatro estantes que contienen Gacetas Oficiales, Protocolos Notariales del 1900 y el Fondo Biblioteca. Tienen conexión con el exterior por medio de dos ventanas donde hay evidencia de entrada de humedad. El techo se encuentra descorchado.. NAVE 3:. 35.

(36) Seguido se encuentra la nave 3 con nueve estantes de Protocolos Notariales del 1900. Tiene acceso al exterior a través de una ventana apaisada con persianas y dos puertas por las cuales circula el personal, es válido aclarar que en esta nave hay circulación de aire e iluminación natural en exceso por lo que permanece cerrado la mayor parte del tiempo. Se observa humedad en el techo y paredes. NAVE 4:. En la tercera habitación se encuentra la nave 4 con siete estantes, donde se encuentra el Fondo Ayuntamiento de Santa Clara que es el más antiguo, los Protocolos Notariales del 1800, Fototeca entre otras Colecciones y Fondos. Tiene acceso al patio interior a través de una puerta y conexión con el área metodológica por una puerta; otra puerta que se mantiene clausurada a la Dirección. Se observa humedad en el techo y paredes.. NAVE 5:. En la cocina – comedor de la edificación se encuentra la nave 5 con cuatro estantes que contienen Protocolos Notariales del 1900 y la Mapoteca. Este local es el que mayores evidencias de humedad presenta al tener oquedades (huecos) en paredes y techo, además de tener paredes húmedas por donde pasan instalaciones hidráulicas. De forma general se percibe que en todas las naves existe poca ventilación, abundante iluminación natural y sus paredes, en ocasiones, permanecen húmedas hasta 1.20 metros de altura dada la presencia de instalaciones o por las características del material de construcción utilizado en la misma (en este caso muros de ladrillo donde por capilaridad pasa la humedad hasta 1.0 m ó 1.5 m de altura), caracterizándose este lugar por temperaturas y humedades relativas altas.. 2.1.2- Identificación de los factores formadores del clima en el lugar de estudio.. Para la identificación de los factores formadores del clima en el lugar de estudio se contó con los datos de la estación meteorológica del Yabú, por lo que se dispuso. 36.

(37) información desde el año 1977 y de un estudio que determinó la guía climática de esta zona (Saura, 2000) donde se encontró el comportamiento histórico de las principales variables meteorológicas que puedan influir en la variación del comportamiento de la temperatura y la humedad relativa en el local de estudio, así como el comportamiento de estas. Según la clasificación de Köppen (modificada), en la mayor parte de Cuba el clima predominante es del tipo cálido tropical, con estación lluviosa en el verano.. En general es bastante aceptado expresar que el clima de Cuba es tropical, estacionalmente húmedo, con influencia marítima y rasgos de semicontinentalidad, tanto la provincia de Villa Clara como el municipio de Santa Clara también responden a estas características. En Santa Clara, las temperaturas son generalmente altas. Los valores medios anuales van desde los 20.9 ºC hasta 26.4 ºC. El mes más frío es enero con 16.1ºC y el más caluroso es agosto con 32,3 ºC. La humedad relativa media es alta, con promedios cercanos al 82%. Los máximos diarios, generalmente superiores al 90%, ocurren a la salida del sol, mientras que los mínimos descienden, al mediodía, hasta 50 - 60%. En nuestro municipio imperan los vientos de componente Este, con velocidades entre 6.1 y 9.4 Km. /h. Como factores determinantes en la formación del clima se identifican la cantidad de radiación solar que se recibe, las particularidades de la circulación atmosférica sobre el territorio, y la diferente influencia de las características físico–geográficas propias del mismo.. El elemento que más varía en el clima de Santa Clara son las precipitaciones. En la mayor parte del territorio, se reconocen dos temporadas fundamentales: lluviosa (de. 37.

(38) mayo a octubre) y poco lluviosa (de noviembre a abril). El mes más lluvioso es Junio con 231 mm. Además de la influencia del clima de la zona de estudio también se encuentran factores físicos que influyen en que las temperaturas y humedad relativa del local sean altas, como tener locales cerrados sin ventilación natural ni artificial.. 2.1.3- Estudio de las variables temperatura y humedad de los locales de almacenamiento de la documentación.. Se realizó la observación meteorológica con un instrumental adecuado con todos los requerimientos técnicos establecidos para la confiabilidad del dato y un personal especializado. El instrumental utilizado para medir la temperatura y la humedad relativa estuvo constituido por siete Higrotermógrafos calibrados que se corregían a las 8:00 am y a las 2:00 pm mediante el Psicrómetro Asman (de cuerda) equipo que se utiliza para estos fines porque trabajan las 24 horas facilitando la obtención de una mayor cantidad de información. Fueron colocados teniendo en cuenta las condiciones de los locales, a partir de la ubicación de los estantes; las observaciones fueron realizadas con ayuda de los Especialistas en Meteorología. Las mediciones se realizaron en verano (Julio) e invierno (Enero) del año 2007, en todas las naves habilitadas para el almacenamiento de la documentación, durante 24 horas, como muestran los resultados. (Ver Anexos # 2 al 7, donde aparecen los gráficos de las mediciones.) Nave: 1. 38.

(39) Tabla 2.1: Valores medios de la temperatura por estación climática en la Nave 1. Nave 1 Variables Temperatura Media Temperatura Máxima Media Temperatura Mínima Media. Estación Climática Verano 28.9 31.0 26.0. Invierno 23.6 26.6 19.0. Tabla 2.2: Valores medios de la humedad relativa por estación climática en la Nave 1. Nave 1 Variables Humedad Relativa Media Humedad Relativa Máxima Media Humedad Relativa Mínima Media. Estación Climática Verano Invierno 65.0 66.0 78.0 83.0 52.0 45.0 Nave: 2. Tabla 2.3: Valores medios de la temperatura por estación climática en la Nave 2. Nave 2. Estación Climática. Variables. Verano. Invierno. Temperatura Media. 29.5. 23.6. Temperatura Máxima Media. 30.1. 24.5. Temperatura Mínima Media. 28.4. 22.3. Tabla 2.4: Valores medios de la humedad relativa por estación climática en la Nave 2. Nave 2. Estación Climática. Variables. Verano. Invierno. Humedad Relativa Media. 66.0. 65.0. Humedad Relativa Máxima Media. 71.0. 72.0. Humedad Relativa Mínima Media. 58.0. 58.0. 39.

(40) Nave: 3. Tabla 2.5: Valores medios de la temperatura por estación climática en la Nave 3.. Nave 3. Estación Climática. Variables. Verano. Invierno. Temperatura Media. 29.2. 22.8. Temperatura Máxima Media. 30.4. 24.0. Temperatura Mínima Media. 28.3. 21.5. Tabla 2.6: Valores medios de la humedad relativa por estación climática en la Nave 3. Nave 3. Estación Climática. Variables. Verano. Invierno. Humedad Relativa Media. 69.0. 64.0. Humedad Relativa Máxima Media. 75.0. 77.0. Humedad Relativa Mínima Media. 61.0. 60.0. Nave: 4 Temperatura constante de 180C.. Tabla 2.7: Valores medios de la humedad relativa por estación climática en la Nave 4.. Nave 4. Estación climática. Variables. Verano. Invierno. 40.

(41) Humedad Relativa Media. 67.0. 69.0. Humedad Relativa Máxima Media. 71.0. 73.0. Humedad Relativa Mínima Media. 64.0. 63.0. Nave: 5. Tabla 2.8: Valores medios de la temperatura por estación climática para la Nave 5.. Nave 5. Estación Climática. Variables. Verano. Invierno. Temperatura Media. 28.2. 23.8. Temperatura Máxima Media. 28.5. 24.4. Temperatura Mínima Media. 27.5. 23.1. Tabla 2.9: Valores medios de la humedad relativa por estación climática para la Nave 5.. Nave 5. Estación Climática. Variables. Verano. Invierno. Humedad Relativa Media. 70.0. 66.0. Humedad Relativa Máxima Media. 73.0. 70.0. Humedad Relativa Mínima Media. 68.0. 62.0. Sala de lectura:. Tabla 2.10: Valores medios de la temperatura por estación climática en la sala de lectura.. Sala de Lectura. Estación Climática. Variables. Verano. Invierno. 41.

(42) Temperatura Media. 30.0. 24.2. Temperatura Máxima Media. 30.9. 24.8. Temperatura Mínima Media. 28.6. 22.3. Tabla 2.11: Valores medios de la humedad relativa por estación climática en la sala de lectura.. Sala de Lectura. Estación Climática. Variables. Verano. Invierno. Humedad Relativa Media. 64.0. 63.0. Humedad Relativa Máxima Media. 70.0. 73.0. Humedad Relativa Mínima Media. 58.0. 57.0. Como se puede apreciar en las tablas anteriores la temperatura y humedad relativa de los locales se encuentran por encima de los parámetros recomendados para la conservación de la documentación, lo cual contribuye a la proliferación de microorganismos, por lo que se fue realizando a la par el estudio de la microbiota presente en el aire de los depósitos y en los documentos.. 2.1.4- Estudio de la microbiota presente en los documentos y en el aire de los depósitos.. Para la determinación de la contaminación microbiana del aire en los depósitos se realizan muestreos en todos los depósitos de documentación. El análisis microbiológico del aire se efectúa con el fin de determinar la composición cuantitativa y cualitativa de la microbiota que contiene el mismo. Para ello se empleó un Aeroscopio Chirana. El volumen de aire que aspira el equipo está en dependencia del número de la rejilla y el voltaje empleados, permitiendo cuantificar el número de. 42.

(43) microorganismos por metro cúbico de aire mediante el centro de las colonias emergentes en los diferentes medios de cultivos utilizados. Se empleó la rejilla número dos. Para el muestreo, en todos los casos, se tomaron como mínimo cinco puntos en forma diagonal a una altura de dos metros.. Se elaboraron los siguientes criterios para la identificación de los hongos. 1). Grado de crecimiento. 2). Color de la colonia. 3). Color del reverso de la colonia. 4). Cambios en el color del medio. 5). Textura superficial. 6). Olor (si existe o no). 7). Características del líquido transpirado. 8). Características de las hifas sumergidas. 9). Grado de desarrollo de las estructuras de fructificación. 10). Características y disposición de los órganos de fructificación maduros. 11). Color, forma y tamaño de los órganos de fructificación maduros. 12). Detalles sobre la estructura de las fructificaciones incluyendo medidas de las partes esenciales y disposición en ellas de las esporas. 13).Detalles. completos. de. las. esporas:. color,. forma,. tabicación,. tamaño. (comprendiendo el promedio y las medidas extremas (Smith, 1963). Para la clasificación de las cepas se emplearon los manuales tradicionales de clasificación para género como: Barron (1987), Barnett y Hunter (1987);. para las. especies Raper y Fennel (1965).. Para identificar las bacterias se siguieron los criterios morfológicos y culturales siguientes: 1). Criterios morfológicos y tintoriales. •. Forma y agrupación de células.. •. Motilidad.. 43.

(44) •. Tinción de Gram y tinción simple.. 2). Criterios culturales. •. Forma de la colonia.. •. Tamaño.. •. Propiedades ópticas.. •. Color.. •. Superficie.. •. Bordes de la colonia.. •. Consistencia.. •. Elevación.. •. Descripción del crecimiento por estrías.. La identificación se efectuó por el Bergey’s Manual of Determinative Bacteriology, 1974.. Para el aislamiento de los contaminantes microbianos del aire se emplearon los medios de cultivos siguientes:. -. Agar nutriente: Para el aislamiento de las bacterias.. -. Sabouraud Glucosa: Para el aislamiento de los hongos.. -. Agar celulosa: Para facilitar el aislamiento de los microorganismos.. Las placas de bacterias fueron incubadas a 30º C durante 24 horas y las de hongos, a temperatura ambiente por espacio de 7 días. Al cabo de este tiempo se procedió al aislamiento y purificación de las cepas. Estas se conservan por el método de siembra en tubos con medios de cultivo adecuados a los microorganismos y se guardan en refrigeración a una temperatura de 4º C, efectuándose pases sucesivos. Se observaron al microscopio.. 44.