Universidad Nacional Autónoma de
México
Facultad de Contaduría y administración
Admón. IV
Manual de procedimientos
Acevedo Hernández Alfonso Amaro Reyes Oscar Avila Atempa Javier Vázquez Rodríguez Diego Velázquez Murillo Mónica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
I. CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE MANUALES.
1.1 ¿ QUE ES UN MANUAL?
Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistematica, información y/o instrucciones sobre historia, organizacion, politica, y/o procedimiento de una empresa, que se consideran necesarias para la mejor ejecuccion del trabajo.
Como puede verse, es un instrumento importante en la administracion, puesto que los manuales persiguen la mayor eficacia en la ejecucion del trabajo asignando al personal, para alcanzar los objetivos de la empresa.
George R. Terry dice que “un manual de oficina es funcion e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.
En realidad es un libro -guia-, una fuente de datos que se cree son esenciales para la mejor realizacion de las tareas”. Los manuales, agrega, son una forma sencilla, directa, uniforme y autorizada de presentar la informacion que trata de los deberes y responsabilidades de un empleado, los reglamentos bajo los cuales tendra que trabajar y las politicas y practicas de la empresa.
Duhalt Kraus Miguel A. lo define como: “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistematica, informacion y/o instrucciones sobre historia, organizacion, politica, y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecuccion del trabajo”.
1.2 OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
El objetivo principal de los manuales administrativos es el de instruir al personal, acerca de aspectos como: funciones, relaciones, procedimientos, politicas, objetivos, normas, etc., para que se logre una mayor eficiencia en el trabajo.
En esencial los manuales administrativos representan un medio de comunicacion de las decisiones administrativas, y por ello, que tienen como proposito señalar en forma sitematica la informacion administrativa.
De acuerdo con la clasificacion y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
*Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos,funciones,relaciones, politicas, procedimientos, normas, etc.
*Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evuitar publicidad y detectar omisiones.
*Coadyudar la ejecuccion xcorrecta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.
*Servir como medio de integracion y orientacion al personal de nuevo ingreso, facilitando su ioncorporacion a las distintas funciones operacionales.
*Proporcionar informacion basica para la planeacion e implementacion de reformas
1administrativas.2
Lo anterior implica poner empeño en la elaboración y uso del manual para comunicar información.Se diseñan los manuales con base en los anteriores objetivos para lograr claridad, sencillez y flexibilidad.El trabajo de elaborar manuales se considera para mantener informado al personal clave acerca de los deseos y actividades de la dirección superior.
1.3 CLASIFICACÓN BASICA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Los organismos diferentes (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes.El tipo de manual se determina dando respuesta a la siguiente pregunta:
1Los manuales de Procedimientos en las Oficinas Publicas. (Miguel Duhalt Krauss, 1990a) Fondo editorial FCA..
2Como elaborar y usar los Manuales Administrativos.(Joaquin Rodriguez Valencia, 1993) Editorial ECASA.
¿ Cual es el propósito que se ha de lograr?
En ciertos caso, solo sirve a un objetivo; y en otros, se logran varios objetivos.En la actualidad un gran numero de organismos han adoptado el uso de manuales administrativos como medio para satisfacer distintas necesidades.Existen diferentes clases de manuales administrativos como son:
POR SU CONTENIDO.
*Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias.Dentro de este tipo tenemos a los siguientes manuales.
Manual de Historia del organismo.
Manual de de organizacion.
Manual de politicas.
Manual de procedimientos
Manual de contebnido multiple (cuando trata de contenidos, por ejemplo politicas y procedimientos; historia y organizacion.
Manual de adiestramiento o isntructivo.
Manual tecnico.
POR FUNCION ESPECIFICA.
*Esta clasificacion se refiere a una funcion operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales.
Manual de Produccion.
Manual de Compras.
Manual de Ventas.
Manual de Finanzas.
Manual de Contabilidad.
Manual de Credito y Cobranza.
Manual de Personal.
Manual de generales ( los que se ocupan de dos o mas funciones operaciones).
POR SU AMBITO DE APLICACION.
*Se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ambito de aplicacion; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.A
continuacion mencionaremos su clasificacion de acuerdo a su ambito de aplicacion.
GENERAL.
Se refiere a todo el organismo en su conjunto. dentro de este tenemos a los manuales siguientes:
-Manual general de Organizacion.
-Manual general de Procedimientos -Manual genera de Politicas.
ESPECIFICO.
Basicamente se refiere al contenido de informacion de unidad organica.Dentro de esta clasificacion tenemos los manuales siguientes:
-Manual especifico de Reclutamiento y Seleccion.
-Manual especifico de Auditoria Interna.
-Manual especifico de Politica de personal.
-Manual especifico de procedimientos de tesoreria.
