Manual de Procedimientos

(1)

Manual de Procedimientos

(2)

2

Índice

3 . . . .Objetivo del manual 4 . . . .Presentación

5 . . . .Lineamientos 6 . . . .Marco Jurídico 7 . . . .Procedimientos

34 . . . .Glosario de términos

(3)

3

Objetivo del Manual

Estandarizar la metodología para definir y diseñar los

procedimientos en cada área de la dependencia, permitiendo

que el personal tenga una mejor y más accesible identificación de

éstos.

(4)

4

Presentación

Un manual de procedimientos es una herramienta que nos informa y describe en forma secuencial y cronológica, todas las actividades que son necesario llevar a cabo para la realización de las funciones de una dependencia u organismo.

¿Cuándo nace la necesidad de contar con un manual de procedimientos?

• Cuando se necesita uniformizar el desarrollo de los trámites en una dependencia u organismo.

• Cuando se justifica la simplificación de los procedimientos existentes.

• Cuando los trámites son complejos y se requiere una descripción precisa de cada uno de ellos.

• Cuando se contrata personal nuevo y requiere capacitación de las funciones a desempeñar.

• Cuando se quiere automatizar los métodos y sistemas de trabajo.

(5)

5

 Es requisito indispensable para que la dependencia u organismo inicie la elaboración del Manual de Procedimientos el que ya cuente con su Manual de Organización, ya que éste es el instrumento que deberá servir como marco de referencia para la elaboración del mismo.

 Es obligación de cada dependencia u organismo y dentro de las mismas las propias unidades administrativas que realizan los trámites, la elaboración de los manuales de procedimientos, pudiendo contar para esta tarea con la asesoría de la Coordinación de Innovación y Competitividad Gubernamental.

 La dependencia u organismo deberá proporcionar el marco jurídico aplicable a los procedimientos.

 Para la elaboración de los procedimientos se debe mantener la interrelación e identificación de dichos procedimientos con la estructura orgánica vigente.

 En la elaboración de los manuales deberá existir plena congruencia entre éstos y las funciones asignadas a las unidades administrativas de que se trate.

 Los proyectos de los manuales de procedimientos deberán pasar por una fase de validación y autorización de las autoridades correspondientes.

 La unidad administrativa correspondiente será la responsable de la operación, difusión interna e implantación del Manual de Procedimientos, así como de la actualización continua y permanente de éste, sometiéndose nuevamente al procedimiento de validación.

 Se utilizarán formatos de hojas intercambiables con la finalidad de facilitar las revisiones y actualizaciones de los manuales.

 Una vez aprobados e impresos los manuales, se deberán desarrollar talleres para difundir

e instruir sobre el uso de los mismos al personal encargado de realizar las funciones,

actividades y/o operaciones señaladas en el manual.

(6)

6

Marco Jurídico

 El Fideicomiso Fondo para la Vivienda de los Servidores Públicos al Servicio del Estado es regido bajo las siguientes leyes:

 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nuevo León.

 Ley Orgánica de la Administración Pública para el Estado de Nuevo León.

 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Nuevo León

 Ley del Servicio Civil del Estado de Nuevo León.

 Ley de Acceso a la Información Pública de Nuevo León.

 Código Fiscal del Estado de Nuevo León.

 Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León.

 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Nuevo León.

 Ley de Ingresos del Estado de Nuevo León.

 Ley de Egresos del Estado de Nuevo León.

 Ley de Hacienda del Estado de Nuevo León.

 Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Nuevo León.

 Reglas de Operación del Fideicomiso Fondo para la Vivienda de los Trabajadores al Servicio del Estado de Nuevo León.

 Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Nuevo León.

(7)

7 1. OBJETIVO:

Analizar la cartera en busca de irregularidades.

2. ALCANCE:

Todos aquellos beneficiarios de FOVILEON, servidores públicos estatales tanto activos como jubilados.

3. RESPONSABILIDAD:

-Es responsabilidad del coordinador de cuentas por cobrar el verificar que se cumpla con los descuentos correspondientes de cada quincena y la correcta aplicación de préstamos, reembolsos, pagos, ajustes y cualquier aplicación a la cartera.

-Es responsabilidad del coordinador de sistemas realizar el reporte de casos al área de cuentas por cobrar en tiempo y forma.

-Es responsabilidad del coordinador general, revisar y dar el visto bueno a los procedimientos para la correcta aplicación de los mismos, e informar de cualquier irregularidad al director del

fideicomiso.

4. POLITICA:

Analizar cada quincena los préstamos y descuentos que deben aplicarse.

5. PROCEDIMIENTO:

1. El área de sistemas realiza un reporte de casos mensual.

2. Se revisan las cuentas en base al tipo de caso que presenta cada estado de cuenta.

3. Se revisa cada estado de cuenta para realizar una de las acciones (Alta, Baja o Cambio de valor)

6. ANEXOS:

Ejemplo de Reporte de Sistemas FOVILEON

TITULO: ANALISIS DE CARTERA No. PAG. 1 de 2

ELABORADO POR: FOVILEON EMISION

ORIGINAL FECHA DE REVISION REVISION REVISADO POR:

02 FEBRERO 2015 02 FEBRERO 2015 1 COORDINACION DE

CUENTAS POR COBRAR

(8)

8 7. Diagrama de Flujo

FOVILEON

AL SERVICIO DEL ESTADO FOVILEON

TITULO: ANALISIS DE CARTERA No. PAG. 2 de 2

02 FEBRERO 2015 1 COORDINACION DE

CUENTAS POR COBRAR

(9)

9 1. OBJETIVO:

Captura de préstamos y envío de recursos.

2. ALCANCE:

Todos aquellos beneficiarios de FOVILEON, servidores públicos estatales.

3. RESPONSABILIDAD

-Es responsabilidad del coordinador general, revisar y dar el visto bueno a los procedimientos de la correcta aplicación de los mismos, para su posterior autorización y firma del director del fideicomiso.

-Es responsabilidad de la coordinación de cuentas por cobrar el confirmar su correcta aplicación vía nómina o en su caso la entrega de cheques a los servidores públicos vía caja (recepción) de FOVILEON.

4. POLITICA

Para poder autorizar el préstamo, se debe de cumplir al menos un año aportando a ISSSTELEON, así como los demás requisitos señalados en la solicitud de préstamo.

1. Recepción de documentos

2. Revisar si los documentos están completos y son verídicos 3. Revisar si no cuenta con algún adeudo pendiente.

4. Generar oficio y enviar a la dependencia correspondiente.

5. Verificar que se haya realizado la dispersión vía nomina por parte de la dependencia o en su caso entrega del cheque al servidor público en recepción de FOVILEON.

FOVILEON

TITULO: CAPTURA DE PRESTAMOS Y ENVIO DE RECURSOS No. PAG. 1 de 4 ELABORADO POR: FOVILEON

EMISION

02 FEBRERO 2015 1 COORDINACION DE CUENTAS

POR COBRAR

(10)

10 6. ANEXOS:

FOVILEON

EMISION

POR COBRAR

(11)

11 FOVILEON

EMISION

POR COBRAR

(12)

FOVILEON

AL SERVICIO DEL ESTADO Y DE LA EDUCACION FOVILEON

EMISION

POR COBRAR

(13)

13 1. OBJETIVO:

Generar la aplicación del propósito de la cobranza diaria en ventanilla de la oficina administrativa del fideicomiso

2. ALCANCE:

Áreas

Caja – Coordinación de Cuentas por cobrar – Coordinación General – Dirección

-Es responsabilidad de las partes involucradas:

-Cajera: Recibe y Revisa deposito

-Coordinación de cuentas por cobrar: Revisa la correcta aplicación de la cobranza en sistema, así como recibos de cobranza y reporte de cobranza.

-Coordinación de Contabilidad: Genera la instrucción de inversión -Coordinación General: Revisa reporte de inversión y pasa a dirección.

-Dirección: Firma y Autoriza la instrucción.

-Es responsabilidad del coordinador general, revisar y dar el visto bueno a los procedimientos para la correcta aplicación de los mismos, para su posterior autorización y firma del director del

fideicomiso.

4. POLITICA

Que se aplique en tiempo y forma la cobranza.

1. La cajera recibe y revisa los depósitos diarios, avisa al área de cuentas por cobrar para ver la correcta aplicación en el sistema para generar el reporte de cobranza.

2. La coordinación de contabilidad genera una instrucción de inversión.

3. La coordinación general revisa y pasa a dirección la instrucción.

4. Dirección firma y autoriza la instrucción para ser aplicada.

FOVILEON

TITULO: SOLICITUD DE INVERSION No. PAG. 1 de 3

ORIGINAL

FECHA DE REVISION REVISION REVISADO POR:

02 FEBRERO 2015 1 Coordinación de Contabilidad

(14)

14 6. ANEXOS:

FOVILEON

ORIGINAL

(15)

FOVILEON

ORIGINAL

(16)

16 1. OBJETIVO:

Generar el pago de un gasto operativo autorizado en el procedimiento anual, por el comité técnico en sesión ordinaria

2. ALCANCE:

Dirección, coordinador general, coordinador de contabilidad, Fiduciaria

-El coordinador de contabilidad -Realiza -El coordinador General -Revisa

-El director -Autoriza -Fiduciaria -Entrega

fideicomiso.

4. POLITICA

Que el gasto esté debidamente autorizado en el acta de sesión de comité técnico del ejercicio actual.

1- La oficina operativa del fideicomiso solicita y necesita solventar un gasto operativo.

2- El coordinador general revisa su correcta aplicación, el área de contabilidad recibe, y solicita la factura del mismo, revisa que los datos fiscales estén correctos y emite la instrucción de pago via (cheque o transferencia)

3- Se envía a la coordinación general para revisión y visto bueno, para posteriormente pasar al área de dirección para firma y autorización.

4- Se envía un correo electrónico a fiduciaria para generar el cheque o transferencia, fiduciaria solicita el cheque o transferencia a BBVA Bancomer México. En un lapso de 5 a 7 días hábiles llega el cheque o se realiza la transferencia.

5- Si es cheque la coordinación General lo recibe y entrega a coordinación de contabilidad para que se entregue y liquide el pago y se reciba la mercancía y/o servicio en la oficina administrativa del fideicomiso.

FOVILEON

TITULO: SOLICITUD DE GASTO OPERATIVO No. PAG. 1 de 3

ORIGINAL

(17)

17 6. ANEXOS:

FOVILEON

ORIGINAL

(18)

FOVILEON

ORIGINAL

(19)

19 1. OBJETIVO:

Generar las solicitudes de préstamo para entregar a los interesados en recibir un préstamo de la institución.

2. ALCANCE:

Todos aquellos beneficiarios de FOVILEON, servidores públicos estatales, activos y jubilados.

-Es responsabilidad del coordinador general, revisar y dar el visto bueno a los procedimientos para la correcta aplicación de los mismos, para su posterior autorización y firma del director del fideicomiso.

-Es responsabilidad de secretaria imprimir los formatos con folio, el día anterior al día de la entrega de solicitudes.

-Es responsabilidad de la coordinación de cuentas por cobrar, verificar que se entreguen las solicitudes.

-Es responsabilidad del interesado acudir el día establecido para la entrega de las solicitudes.

4. POLITICA

Las solicitudes son entregadas solo el día primero de cada mes.

1. Se verifica el archivo de la solicitud para modificar y continuar con el número de folio consecutivo de solicitud.

2. Se imprime la cantidad de solicitudes a entregar, determinadas por el área de contabilidad.

3. Las solicitudes se entregan el día primero de cada mes, en horario laboral hasta agotar existencias.

FOVILEON

TITULO: SOLICITUDES DE PRESTAMO ( EMISION) 1 de 4

POR COBRAR

(20)

20 6. ANEXOS:

FOVILEON

POR COBRAR

(21)

21 FOVILEON

POR COBRAR

(22)

FOVILEON

POR COBRAR

(23)

23 1. OBJETIVO:

Llevar un registro escrito sobre los ajustes que se deben de hacer a los estados de cuenta, que presentan alguna irregularidad.

2. ALCANCE:

El procedimiento es utilizado por el área de cuentas por cobrar y por el área de sistemas.

3.1 Es responsabilidad del usuario de caja la aplicación del presente procedimiento:

a) Revisar el llenado correcto del formato a presentar b) Revisar que el tipo de movimiento sea el correcto c) Que el fideicomiso sea el correcto

d) Que los datos de numero de empleado correspondan con el estado de cuenta e) De entregar a el área de cuentas por cobrar para su revisión y autorización 3.2 Es responsabilidad del Área de Cuentas por cobrar:

a) Revisar el correcto llenado del formato

b) Verificar la información en el sistema para corroborar lo escrito.

c) Autorizar el ajuste al estado de cuenta.

3.3 Es responsabilidad del Área de Sistemas

a) Revisar que el formato de ajuste este autorizado b) Aplicar el ajuste al estado de cuenta descrito

c) Avisar de cualquier irregularidad al aplicar el ajuste.

3.4 -Es responsabilidad del coordinador general, revisar y dar el visto bueno a los procedimientos para la correcta aplicación de los mismos, para su posterior autorización y firma del director del fideicomiso.

4. POLITICA

Es política de FOVILEON que los ajustes del sistema se generen el mismo mes en el que fueron reconocidos.

1. Al encontrar algún estado de cuenta que requiera un ajuste.

2. Revisar todo el estado de cuenta.

3. Determinar donde se hará la corrección.

4.Llenar el formato de ajuste.

5.Entregar al área de cuentas por cobrar para su revisión y autorización

6. Entregar el formato ya con las firmas de autorización y revisión al área de sistemas FOVILEON

TITULO: FORMATE DE AJUSTE DE SALDO No. PAG. 1 de 3

02 FEBRERO 2015 02 FEBRERO 2015 1 COORDINACION DE CUENTAS

POR COBRAR

(24)

24 6. ANEXOS:

FOVILEON

POR COBRAR

(25)

25

Diagrama de Flujo

FOVILEON

ELABORADO POR: FOVILEON

EMISION ORIGINAL FECHA DE REVISION REVISION REVISADO POR:

POR COBRAR

(26)

26 1. OBJETIVO:

Mantener los estados de cuenta de los préstamos otorgados actualizados y brindar información en tiempo y forma a los trabajadores que soliciten dicha información.

Mantener los saldos de Cuentas por Cobrar debidamente actualizados y así poder brindar al departamento de Contabilidad los datos al cierre de mes y lograr concretar el proceso de cierre.

2. ALCANCE:

a. Los reportes al final de cada actualización serán hechos llegar al departamento de Cuentas por Cobrar para con ellos tomar las decisiones que crean convenientes en cuanto a Altas, Bajas y Cambios de Valor.

b. Los reportes de Cuentas por Cobrar serán hechos llegar al departamento de Contabilidad para su correcta interpretación y llegar los campos relacionados a dichos rubro en el sistema de contabilidad y terminar de manera completa el proceso de cierre de cada mes.

c. Mantener los estados de cuenta actualizados mes con mes permite a los trabajadores tener una noción más precisa de su situación en cuanto a su deuda con la dependencia pudiendo llegar un mejor control y de la misma y puede ayudarlos a tener una mejor organización financiera.

-El departamento de Cuentas por Cobrar tiene la responsabilidad de estar al pendiente de los departamentos de Nóminas de las distintas dependencias con el fin de que mantengan.

fideicomiso.

4. POLITICA

No existen políticas actuales

1. Se reciben los listados por dependencia de los descuentos hechos a los trabajadores 2. Se procesa la información y se separan los descuentos que fueron de especial y tradicional.

3. Se agregan los descuentos a las bases de datos de los estados de cuenta de los trabajadores del fideicomiso y dependencia.

4. Se agregan los pagos en caja, reembolsos y préstamos nuevos a las bases de datos.

5. Se ejecuta la corrida de la información para esta sea procesada y arroje el saldo actual de cada trabajador.

FOVILEON

TITULO: ACTUALIZACION DE BASE DE DATOS No. PAG. 1 de 1

02 FEBRERO 2015 1 COORDINACION DE SISTEMAS

(27)

27 1. OBJETIVO:

Mantener informado al departamento de cuentas por cobrar sobre los avances en cuestión de cartera y puedan tomar las decisiones pertinentes y así tener los estados de cuenta analizados y en orden.

2. ALCANCE:

Los reportes se les harán llegar al departamento de cuentas por cobrar para su análisis.

En base a los reportes ellos tomarán las decisiones correspondientes en cuanto a movimientos en la cartera.

Se regresará el análisis con las acciones a realizar en la cartera al departamento de sistemas.

El departamento de sistemas realizará los movimientos solicitados por los encargados de la cartera.

-El Coordinador de Sistemas deberá entregar el reporte una vez terminado el proceso de cierre de mes.

Los movimientos generados por el análisis de cartera deberán ser aplicados en el cierre inmediato posterior de haber recibido la documentación autorizada.

4. POLITICA

No existen políticas actualmente

1. El coordinador de sistemas correrá el proceso de cierre de mes.

2. Al terminar el proceso generará mediante la información arrojada de cartera los reportes correspondientes a la situación actual.

3. Se le entregarán los reportes correspondientes al departamento de Contabilidad, así como al departamento de Cuentas por Cobrar.

4. Se confirmará de recibido y de haber sido entregada la información completa.

FOVILEON

TITULO: ELABORACION DE REPORTES No. PAG. 1 de 1

ORIGINAL

02 FEBRERO 2015 1 COORDINACION DE SISTEMAS

(28)

28 1. OBJETIVO:

Revisar que la cobranza de los créditos otorgados a los empleados de cada dependencia y no sea depositado cada quincena y se detalle cada descuenta de manera individual.

2. ALCANCE:

Todos aquellos beneficiarios de FOVILEON, servidores públicos estatales, activos y jubilados.

3. RESPONSABILIDAD

-Que la recuperación de la cobranza realizada por las diversas dependencias sea transferida a FOVILEON de manera oportuna.

1. Se lleva un registro de los depósitos que efectúan las dependencias, indicando a que quincena corresponden y por qué banco nos transfieren el capital.

2. Las dependencias mandan el comprobante de pago a FOVILEON 5. ANEXOS:

FOVILEON

TITULO: Pagos de Dependencias a FOVILEON No. PAG. 1 de 1 ELABORADO POR: FOVILEON

EMISION ORIGINAL

02 FEBRERO 2015 COORDINACION DE CUENTAS

POR COBRAR

(29)

29 1. OBJETIVO:

Elaboración de Actas de Comité Técnico.

2. ALCANCE:

Las actas de comité, rigen el comportamiento de la dependencia.

Es responsabilidad del Coordinador general en conjunto con la coordinación de contabilidad, elaborar las actas de comité técnico.

1. Revisar y elaborar los acuerdos que sean necesarios para el correcto funcionamiento y alcance de los fines objetivos de FOVILEON.

5. ANEXOS:

Página 2 y 3 FOVILEON

TITULO: Elaboración de Actas de Comité Técnico No. PAG. 1 de 2 ELABORADO POR: FOVILEON

EMISION ORIGINAL

02 FEBRERO 2015 COORDINACION GENERAL

(30)

30

(31)

31

(32)

32 1. OBJETIVO:

Atención al público que acude a las oficinas.

2. ALCANCE:

Todos aquellos beneficiarios de FOVILEON, servidores públicos estatales, activos y jubilados.

-Es Responsabilidad de la coordinación de Cuentas por cobrar Atender a los beneficiarios de FOVILEON que acuden a las oficinas centrales para pedir un préstamo o para solicitar una aclaración de su estado de cuenta.

4. POLITICA

Dar atención personal a los beneficiarios

Los beneficiarios llegan a las oficinas y dependiendo de lo que necesiten, son atendidos por la secretaria, el analista o el coordinador de cuentas por cobrar.

6. ANEXOS:

No existen anexos para este procedimiento FOVILEON

TITULO: ATENCION AL PUBLICO No. PAG. 1 de 1

ORIGINAL

02 FEBRERO 2015 COORDINACION DE CUENTAS

POR COBRAR

(33)

33 1. OBJETIVO:

Recibir los comunicados de carácter oficial a fin de que sean canalizados a su área correspondiente.

2. ALCANCE:

Todos los oficios, solicitudes y demás comunicados que se reciban en FOVILEON 3. RESPONSABILIDAD:

-Es responsabilidad del Coordinador general, recibir los oficios, comunicados y demás documentos, para canalizarlos a sus áreas correspondientes.

-Es responsabilidad de las demás coordinaciones, dar atención a estos documentos y dar conocimiento de resultados al coordinador general.

4. POLITICA

Todo documento recibido debe de pasar por el coordinador general, antes de ser referido al área correspondiente.

Se recibe el Documento (Oficio, Comunicado, Etc.) se analiza y se pasa a el coordinador correspondiente del área que puede darle seguimiento y respuesta.

6. ANEXOS:

FOVILEON

TITULO: Recepción de Documentos No. PAG. 1 de 1

ORIGINAL

02 FEBRERO 2015 COORDINACION GENERAL

(34)

34

Glosario de Términos

1.- ABROGAR: Es la supresión total de la vigencia y, por lo tanto, de la obligatoriedad de una ley.

2.- DEPENDENCIA: Son los órganos vinculados directamente al ejecutivo por una relación de subordinación jerárquica que los faculta a actuar en su nombre, para atender en la esfera administrativa los asuntos que le sean conferidos.

3.- DEPURAR: Eliminar lo innecesario.

4.- MANUAL: Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial las operaciones que deben seguirse para la realización de un fin.

5.- MARCO JURÍDICO: Conjunto de leyes que son aplicables a cada procedimiento en particular.

6.-MÉTODO: Es la manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones.

7.-NORMAR: Regularizar o poner en orden lo que no estaba.

8.-ORGANISMO: Conjunto de oficinas, dependencias o empleos que forman un cuerpo o institución.

9.-PROCESO: Conjunto de fases sucesivas.

10.-PROCEDIMIENTO: Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones concatenadas, y su método de ejecución, que realizada por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una función o un aspecto de ella.

Manual de Procedimientos