APERTURA DEL PRESUPUESTO Y DE LA CONTABILIDAD

A

P

C

1. CARGA DEL PRESUPUESTO ... 3

1.1. Estructura del presupuesto ... 3

1.2. Carga del presupuesto de ingresos ... 4

1.3. Carga del presupuesto de gastos ... 6

1.4. Nuevas aplicaciones presupuestarias ... 7

1.4.1. Nuevas clasificaciones por programas de gastos ... 8

1.4.2. Nuevas clasificaciones económicas de gastos ... 9

1.4.3. Nuevas clasificaciones económicas de ingresos ... 10

1.4.4. Nuevos conceptos no presupuestarios ... 11

2. APERTURA DEL PRESUPUESTO ...11

3. COMUNICACIÓN...12

3.1. Relación de aplicaciones ...14

3.2. Visualización de datos ...15

3.2.1. Datos Generales ... 16

3.2.2. Formularios F.1.1.1 a F.1.1.7 ... 16

3.2.3. Formularios F.1.1.7.B ... 17

3.2.4. Formularios F.1.1.12 ... 18

3.2.5. Formularios F.1.1.13 y F.1.1.14 ... 20

3.2.6. Formularios F.1.1.15 ... 20

3.2.7. Formularios F.1.1.16 y F.1.1.17 ... 22

3.2.8. Formularios F.1.1.B1 ... 22

3.3. Fichero XML ...22

4. APERTURA DE LA CONTABILIDAD ...22

4.1. Asiento de apertura de la contabilidad ...22

4.2. Operaciones de inicio de ejercicio ...23

1. CARGA DEL PRESUPUESTO

Lo primero que necesitamos para poder trabajar con el programa de gestión presupuestaria y contabilidad local SicalWin es un Presupuesto. Para iniciar un ejercicio presupuestario la primera tarea que realizaremos será, pues, la carga de las aplicaciones de ingresos y gastos de ese Presupuesto. La estructura de gastos e ingresos a la que deberán adaptarse los Presupuestos de las entidades locales y los Organismos autónomos de ellas dependientes está regulada en la Orden EHA/3565/2008, de 3 de diciembre, por la que se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales.

En este apartado estudiaremos la carga del presupuesto desde el punto de menú Procesos de Apertura  Carga de Aplicaciones del Presupuesto de … Esta será la opción para aquellas entidades que inician por primera vez su contabilidad con SicalWin. Sin embargo, para aquellas otras Entidades que trabajen habitualmente con esta herramienta informática y deseen elaborar un nuevo presupuesto, deberán utilizar las opciones del módulo Procesos de Apertura  Elaboración y Simulación de Presupuestos. De esta forma, si llegado el 1 de enero, no se ha aprobado todavía el Presupuesto definitivo se podrán prorrogar los créditos iniciales del ejercicio anterior, créditos que aparecen cargados por defecto en los formularios de Procesos de Apertura  Carga de Aplicaciones del Presupuesto de … Más detalles sobre la prórroga del Presupuesto en el punto 2 de este mismo Capítulo. Para más detalles sobre el funcionamiento del módulo de elaboración y simulación de presupuestos se puede consultar el Capítulo 14 de este mismo Manual.

Sólo se cargará el Presupuesto inicial desde Procesos de Apertura  Carga de Aplicaciones del Presupuesto de … el primer ejercicio económico que se inicie en SicalWin. El Presupuesto de los ejercicios posteriores se cargará desde el módulo de Elaboración y Simulación de Presupuestos.

1.1. Estructura del presupuesto

En primer lugar tendremos que definir la estructura de nuestro presupuesto. Para ello ejecutaremos Administración del Sistema  Opciones de Instalación (pestaña Estructura del Presupuesto).

La estructura del presupuesto que aparece por defecto es la misma que la definida en el presupuesto del ejercicio anterior. Si queremos cambiarla indicaremos en los campos correspondientes el número de dígitos que utilizaremos en nuestras clasificaciones de gastos, ingresos y conceptos no presupuestarios.

Hemos de tener en cuenta que la Orden EHA/3565/2008, de 3 de diciembre, por la que se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales indica que el detalle de los créditos se presentará como mínimo, en el nivel de grupos de programas de gasto (3 dígitos). No obstante, este detalle se deberá presentar en el nivel de programas de gasto (4 dígitos) cuando éstos estén desarrollados en la mencionada Orden. Por lo que a la clasificación económica se refiere, los créditos se presentarán de acuerdo con la estructura que por capítulos, artículos, conceptos y subconceptos (5 dígitos) se detalla en la Orden EHA/3565/2008. Es decir, la estructura del Presupuesto tendrá que tener, al menos, cuatro dígitos para la clasificación por programas y 5 para la económica de gastos e ingresos.

1.2. Carga del presupuesto de ingresos

Si no vamos a prorrogar el presupuesto del ejercicio anterior, como es el caso, podemos cargar el presupuesto de ingresos directamente desde Procesos de Apertura  Carga de Aplicaciones Presupuesto de Ingresos¹.

Hemos de tener en cuenta que por defecto aparecen ya cargadas las aplicaciones presupuestarias de ingresos del ejercicio anterior. Tendremos que modificar los importes de aquellas aplicaciones presupuestarias que se repitan en el nuevo presupuesto, eliminar las que no se repitan e introducir las nuevas. Como veremos más adelante, en el caso de que no exista la aplicación presupuestaria nueva que intentamos introducir, la crearemos en Administración del Sistema  Tablas Básicas  Clasificaciones.

1Si hemos prorrogado el Presupuesto del ejercicio anterior la carga de las aplicaciones del definitivo se realizaría desde Procesos de Apertura  Elaboración y Simulación de Presupuestos. Para más información, se puede consultar el Capítulo 14 de este Manual.

En la casilla Financia gastos indicaremos²:

• “S” en el caso de que sea una aplicación presupuestaria que financia gastos. Cuando realicemos operaciones de ingresos contra estas aplicaciones presupuestarias, el sistema siempre nos pedirá que la imputemos a un proyecto de gasto³.

• “N” en el caso de aplicaciones presupuestarias que no financian gastos. En ningún caso se activarán los campos correspondientes a proyectos.

• “O” cuando a esta aplicación presupuestaria vayamos a imputar tanto ingresos que financien gastos como otros que no financien gastos. Cuando realicemos operaciones contra estas aplicaciones presupuestarias, el sistema activará los campos correspondientes al proyecto pero permitirá no introducir ningún dato en ellos.

En la casilla Aplicación asociada a IVA indicaremos:

• “N” cuando las operaciones contra estas aplicaciones presupuestarias no lleven IVA repercutido. El programa nunca nos dejará introducir IVA.

• “S” cuando las operaciones contra estas aplicaciones presupuestarias siembre lleven IVA repercutido. El programa nos obligará a introducir IVA en las operaciones contra estas aplicaciones.

• “O” en el caso de que a la aplicación presupuestaria imputemos tanto operaciones con IVA repercutido como operaciones sin IVA. El programa nos dará la opción de introducir IVA o no en las operaciones contra estas aplicaciones.

En cualquier momento podemos ver la totalidad de aplicaciones presupuestarias e importes introducidos situándonos en alguno de los campos de la clasificación económica y pulsando la tecla F5 dos veces.

2Esta casilla sólo se activará si hemos indicado, en Opciones de Instalación, que vamos a utilizar proyectos de gastos.

3Los Proyectos de Gastos se analizan en el Capítulo 12 de este Manual.

1.3. Carga del presupuesto de gastos

Si no se va a prorrogar el presupuesto del ejercicio anterior podemos cargar el presupuesto de gastos directamente desde Procesos de Apertura  Carga de Aplicaciones Presupuesto de Gastos⁴.

Hemos de tener en cuenta que por defecto aparecen ya cargadas las aplicaciones presupuestarias de gastos del ejercicio anterior. Tendremos que modificar, en su caso, aquellas aplicaciones que se repitan en el nuevo presupuesto, eliminar las que no se repitan e introducir las nuevas. En el caso de que no exista la aplicación presupuestaria nueva que intentamos introducir, la crearemos en Administración del Sistema

 Tablas Básicas  Clasificaciones.

El campo Nivel Vinculación Orgánica no se activará si no utilizamos esta clasificación de gastos.

En el campo Nivel Vinculación por Programas introduciremos el número de dígitos de las clasificaciones que deseamos vincular:

• “1”, vinculación a nivel de Área de Gasto (es la que aparece normalmente por defecto).

• “2”, vinculación a nivel de Política de Gasto.

• “3”, vinculación a nivel de Grupo de Programas.

• “4”, vinculación a nivel de Programa.

• “5”, vinculación a nivel de Subprograma.

La misma mecánica se seguirá en el campo Nivel Vinculación Económica:

• “1”, vinculación a nivel de Capítulo (es la que aparece siempre por defecto).

• “2”, vinculación a nivel de Artículo.

• “3”, vinculación a nivel de Concepto.

• “5”, vinculación a nivel de Subconcepto.

• “7”, vinculación a nivel de Partida.

4Si hemos prorrogado el Presupuesto del ejercicio anterior la carga de las aplicaciones del definitivo se realizaría desde Procesos de Apertura  Elaboración y Simulación de Presupuestos. Para más información, consultar el Capítulo 14 de este Manual.

El campo Enlace con Proyectos podrá tomar los siguientes valores:

• “S” en el caso de que sea una aplicación presupuestaria financiada con ingresos específicos.

Cuando realicemos operaciones de gastos contra estas aplicaciones presupuestarias, el sistema siempre nos pedirá que indiquemos un proyecto de gasto.

• “N” en el caso de aplicaciones presupuestarias no financiadas con ingresos específicos. En ningún caso se activarán los campos correspondientes a proyectos.

• “O” en el caso de que sea una aplicación presupuestaria a la que vayamos a imputar operaciones que formen parte de un proyecto de gastos y operaciones financiadas con recursos generales.

Cuando realicemos operaciones contra estas aplicaciones presupuestarias, el sistema activará los campos correspondientes al proyecto pero permitirá no introducir ningún dato en ellos.

En el campo Aplicación Ampliable indicaremos una “S” o una “N” según se trate de aplicaciones presupuestarias que admitan o no este tipo de modificación presupuestaria, según las Bases de Ejecución.

En el primer caso, la aplicación presupuestaria tendrá que estar vinculada sobre sí misma (total de dígitos de la clasificación por programas y económica).

Definiremos en el campo Enlace con Terceros el valor “D” o “O” que indica la fase a partir de la cual será necesario introducir los datos de un tercero. En fases anteriores, si no introducimos datos de terceros el programa nos dejará continuar.

En el campo Pagos a Justificar indicaremos uno de los siguientes valores:

• “0”, cuando queramos que la aplicación presupuestaria no permita realizar sobre ella pagos a justificar ni anticipos de caja fija⁵.

• “1”, cuando queramos que la aplicación presupuestaria admita pagos a justificar.

• “2”, cuando queramos que la aplicación presupuestaria admita anticipos de caja fija.

• “3”, cuando queramos que la aplicación presupuestaria admita tanto pagos a justificar como anticipos de caja fija.

El campo Aplicación Asociada a IVA podrá tomar uno de los siguientes valores:

• “N” cuando el IVA soportado en las operaciones contra estas aplicaciones presupuestarias no sea deducible. El programa nunca nos dejará introducir IVA.

• “S” cuando el IVA soportado en las operaciones contra estas aplicaciones presupuestarias sea deducible. El programa siempre nos obligará a introducir IVA en las operaciones contra estas aplicaciones presupuestarias.

• “O” en el caso de que la aplicación presupuestaria recoja tanto operaciones con IVA soportado deducible como operaciones sin IVA deducible. El programa activará el campo de IVA pero permitirá no introducir ningún dato en él.

En cualquier momento podemos ver la totalidad de aplicaciones presupuestarias e importes introducidos situándonos en alguno de los campos de las clasificaciones y pulsando la tecla F5 dos veces.

1.4. Nuevas aplicaciones presupuestarias

Como se ha comentado más arriba, cuando la aplicación presupuestaria no exista tendremos que darla de alta en Administración del Sistema  Tablas Básicas  Clasificaciones. Desde aquí podremos crear:

• Nuevas clasificaciones orgánicas (si se utiliza).

• Nuevas clasificaciones por programas de gastos.

• Nuevas clasificaciones económicas de gastos.

• Nuevas clasificaciones económicas de ingresos.

• Nuevos conceptos no presupuestarios.

5Los Pagos a Justificar y Anticipos de Caja Fija se desarrollan en los Temas 10 y 11, respectivamente, de este Manual.

Hemos de tener en cuenta que, según los criterios de la Dirección General de Coordinación Financiera con las Entidades Locales, la aprobación y ejecución de los presupuestos ha de efectuarse cumpliendo la estructura de clasificaciones, por programa y económica, normalizadas en la Orden EHA/3565/2008, de 3 de diciembre, por la que se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales, lo cual es perfectamente compatible con el desarrollo de dicha estructura a niveles de detalle superiores que la gestión pueda demandar, siempre que no la desvirtúen. La comunicación de los datos a la Dirección General de Coordinación Financiera con las Entidades Locales ha de efectuarse únicamente al nivel de desarrollo y tipificación contemplados en la mencionada Orden, de ahí la importancia de que los desarrollos estén bien encuadrados en la misma.

1.4.1. Nuevas clasificaciones por programas de gastos

Siguiendo los criterios interpretativos de la Dirección General de Coordinación Financiera con las Entidades Locales y por lo que a la clasificación por programas se refiere, los créditos se ordenarán según su finalidad y los objetivos que con ellos se propongan conseguir, con arreglo a la clasificación por áreas de gasto, políticas de gasto y grupo de programas que se detallan en el Anexo I de la citada Orden EHA/3565/2008.

En consecuencia no pueden crearse clasificaciones paralelas que puedan dar lugar al incumplimiento obligatorio de las ya tipificadas, impidiendo el tratamiento uniforme y homogéneo de los datos suministrados a efectos de la elaboración de la Contabilidad Nacional, el análisis de los datos que pueda corresponder al Órgano que ejerza la tutela financiera, así como el análisis conjunto de los datos y su tratamiento estadístico. Por lo tanto, la creación de nuevas clasificaciones por Programas tiene que respetar la naturaleza de la política de gasto, del grupo de programas o del programa, con la definición que para éste contempla la Orden EHA/3565/2008, bajo la cual se crea.

En SicalWin, para las nuevas clasificaciones por programas marcaremos las casillas de verificación Gastos y Programa e introduciremos el Código de Clasificación y el nombre de la misma. Puesto que estas clasificaciones se mantendrán de un ejercicio a otro, es aconsejable utilizar nombres genéricos; el nombre específico para un ejercicio en concreto se puede introducir en la carga de las aplicaciones del Presupuesto vista más arriba. Hay que tener en cuenta que para dar de alta una nueva clasificación tendrá que estar dada de alta la clasificación correspondiente al nivel anterior. Por ejemplo, para dar de alta un nuevo Programa (4 dígitos) deberá estar dado de alta el correspondiente Grupo de Programas (tres dígitos).

Si la clasificación dada de alta va a financiar gastos marcaremos la casilla de verificación Financiación afectada. En el campo Nivel de Vinculación indicaremos el número de dígitos correspondientes: un dígito

para la vinculación a nivel de Área de Gasto, dos para Política de Gastos, tres para la vinculación a nivel de Grupo de Programas, etc. Es aconsejable indicar aquí el máximo nivel de vinculación jurídica permitido por la normativa actual⁶: Área de Gasto (1 dígito). Estos parámetros se podrán cambiar con posterioridad desde la rejilla de carga del Presupuesto de gastos vista más arriba.

1.4.2. Nuevas clasificaciones económicas de gastos

Por lo que a la clasificación económica de gastos se refiere, los créditos se clasificarán de acuerdo con la estructura que por capítulos, artículos, conceptos y subconceptos, se detalla en los anexos III y IV de la citada Orden. En consecuencia, y siguiendo los criterios interpretativos de la Dirección General de Coordinación Financiera con las Entidades Locales, no pueden crearse Conceptos o Subconceptos paralelos por los motivos ya expuestos en la clasificación por programas. De esta forma, la creación de nuevas clasificaciones económicas (concepto o subconcepto) tiene que respetar la naturaleza presupuestaria del artículo o concepto, con la definición que para éste contempla la Orden EHA/3565/2008, bajo la cual se crea.

Para las nuevas clasificaciones económicas de gastos marcaremos la casilla de verificación Gastos y Económica e introduciremos el Código de Clasificación y el nombre de la misma. Como se ha señalado, es aconsejable utilizar nombres genéricos para las nuevas clasificaciones; el nombre específico para un ejercicio en concreto se puede introducir en la carga de las aplicaciones del Presupuesto. Hay que tener en cuenta que para dar de alta una nueva clasificación deberá estar dada de alta la clasificación correspondiente al nivel anterior. Por ejemplo, para dar de alta un nuevo Concepto (3 dígitos) tendrá que estar dado de alta el Artículo (2 dígitos) correspondiente, así como el Capítulo (1 dígito).

Es importante asociar correctamente la nueva aplicación presupuestaria a la cuenta, o cuentas, del Plan General de Contabilidad Pública Adaptado a la Administración Local. Ante cualquier duda en la asignación de cuentas ponerse en contacto con el Servicio Provincial de Asesoramiento a Municipios.

6El artículo 29 del RD 500/1990 indica que las entidades locales deberán respetar, en todo caso, las siguientes limitaciones en cuanto a los niveles de vinculación: respecto de la clasificación por programas, el área de gasto; respecto de la clasificación económica, el capítulo.

Para la correcta asignación de cuentas a las clasificaciones económicas de gastos e ingresos ponerse en contacto con el SEPAM.

En el campo Retribución Modelo 190 indicaremos uno de los siguientes valores:

• “N”, si no queremos incluir nunca las operaciones realizadas contra esta clasificación económica en el resumen anual de retenciones de IRPF.

• “S”, si queremos incluir siempre las operaciones realizadas contra esta clasificación económica en el resumen anual de retenciones de IRPF. En este caso, cuando realicemos operaciones contra esta clasificación, el sistema nos obligará siempre a introducir un descuento a conceptos de IRPF.

• “O”, si opcionalmente queremos incluir con posterioridad las operaciones realizadas contra esta clasificación en el resumen anual de retenciones de IRPF.

Estas opciones se podrán modificar con posterioridad en la generación del modelo 190 desde Administración del Sistema  Exportación de Datos y Soportes Magnéticos  Obtención de Soportes Magnéticos.

Si la clasificación dada de alta va a financiar gastos marcaremos la casilla de verificación Financiación afectada. Esta opción se podrá modificar posteriormente en la carga del Presupuesto de gastos.

Si deseamos que las operaciones registradas contra la nueva clasificación sean tenidas en cuenta para el cálculo del resumen anual de operaciones con terceros, marcaremos la casilla de verificación Modelo 347.

En este caso tendremos que indicar el código correspondiente en el campo Clave:

• “A”, para adquisición de bienes y servicios.

• “B”, para entregas de bienes y servicios.

• “C”, para cobros por cuenta de terceros.

• “D”, para adquisiciones por parte de administraciones públicas.

• “E”, para las subvenciones de administraciones públicas.

En el caso de arrendamiento de bienes marcaremos, en su caso, la casilla de verificación Arrendamiento.

Todos estos datos se podrán modificar con posterioridad en la generación del modelo 347 desde Administración del Sistema  Exportación de Datos y Soportes Magnéticos  Obtención de Soportes Magnéticos.

1.4.3. Nuevas clasificaciones económicas de ingresos

Por lo motivos ya expuestos en la clasificación por programa y económica de gastos, la creación de nuevas clasificaciones económicas de ingresos tiene que respetar la naturaleza presupuestaria de las contempladas en la Orden EHA/3565/2008.

Para las nuevas clasificaciones económicas de ingresos marcaremos la casilla de verificación Ingresos y Económica e introduciremos el Código de Clasificación y el nombre de la misma. Como se ha señalado, es aconsejable utilizar nombres genéricos para las nuevas clasificaciones; el nombre específico para un ejercicio en concreto se puede introducir en la carga de las aplicaciones del Presupuesto. Hay que tener en cuenta que para dar de alta una nueva clasificación tendrá que estar dada de alta la clasificación correspondiente al nivel anterior. Por ejemplo, para dar de alta un nuevo Concepto (tres dígitos) deberá estar dado de alta el Artículo (dos dígitos) correspondiente, así como el Capítulo (un dígito).

El resto de campos a introducir ya se han comentado en el punto anterior.

1.4.4. Nuevos conceptos no presupuestarios

Para los nuevos conceptos no presupuestarios marcaremos la casilla de verificación No Presupuestaria y Económica e introduciremos el Código de Clasificación (cinco dígitos), el nombre de la misma y la cuenta del Plan General de Contabilidad Pública adaptada a la Administración Local. Como se ha comentado más atrás, ante cualquier duda en la cuenta a utilizar es aconsejable ponerse en contacto con el Servicio Provincial de Asesoramiento a Municipios.

2. APERTURA DEL PRESUPUESTO

Una vez introducido el presupuesto de gastos y el de ingresos podemos proceder a la apertura del mismo.

Para ello ejecutaremos Procesos de Apertura  Proceso de Apertura del Presupuesto.

Marcaremos en el bloque Tipo de Apertura la opción correspondiente, dependiendo de que se quiera prorrogar el presupuesto anterior o abrir como definitivo el que hemos cargado.

En el campo Fecha indicaremos la correspondiente a la apertura definitiva o la prórroga, en su caso, del presupuesto anterior (por defecto 1 de enero).

Si el presupuesto está nivelado o presenta superávit el sistema nos indicará esta circunstancia y se nos permitirá continuar. Si el presupuesto presentase déficit no se nos permitirá continuar con el proceso de apertura.

Tras confirmar, SicalWin realiza automáticamente todas las operaciones indicadas en el bloque Subsistemas. Una vez finalizadas estas operaciones se nos informará de los asientos contables generados.

A partir de este momento ya podríamos realizar operaciones de ejecución del presupuesto de gastos e ingresos del ejercicio corriente.

3. COMUNICACIÓN

El artículo 169.4 del Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales especifica que “del presupuesto general definitivamente aprobado se remitirá copia a la Administración del Estado y a la correspondiente comunidad autónoma”.

Por su parte, el artículo 15.2 de la Orden HAP/2105/2012, de 1 de octubre, por la que se desarrollan las obligaciones de suministro de información previstas en la Ley Orgánica 2/2012, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, establece que antes del 31 de enero de cada ejercicio, las corporaciones locales comunicarán la siguiente información:

a) Los presupuestos aprobados y los estados financieros iniciales de todos los sujetos y entidades comprendidos en el ámbito de aplicación de la mencionada Orden.

b) Las inversiones previstas realizar en ejercicio y en los tres siguientes, con su correspondiente propuesta de financiación.

c) Estados de previsión de movimiento y situación de la deuda.

d) La información que permita relacionar el saldo resultante de los ingresos y gastos del presupuesto con la capacidad o necesidad de financiación.

e) El informe de la intervención de evaluación del cumplimiento del objetivo de estabilidad, de la regla de gasto y del límite de la deuda.

f) Información relativa a personal.

La Dirección General de Coordinación Financiera con las Comunidades Autónomas y con las Entidades Locales ha puesto a disposición de las entidades locales, a través de su portal web, una aplicación para la captura de datos de los presupuestos. Para la entrega de los datos correspondientes al punto a) anterior se hace uso del estándar XML⁷ de transmisión de información financiera. Para ello se ha diseñado la taxonomía PENLOC.

Desde SicalWin podemos generar el fichero XML desde Administración del Sistema  Exportación de Datos y Soportes Magnéticos  Presentación Presupuestos al Ministerio de Economía y Hacienda (formato Xbrl y XML).

En el caso de entidades locales de ámbito provincial, marcaremos la casilla de verificación Provincia y elegiremos la provincia y la entidad provincial correspondiente. En el caso de entidades locales municipales, marcaremos la opción Municipio y elegiremos, por este orden, la Provincia, el Municipio y la Entidad. Para generar el fichero pulsaremos el botón Comenzar. El sistema nos informará del código del archivo a generar.

7El estándar XML sustituye, a partir de la comunicación del Presupuesto del 2022, al XBRL. No obstante, SicalWin generará, para los presupuestos del ejercicio 2021 y anteriores, el fichero de intercambio en formato XBRL.

A continuación, el sistema nos pedirá la aplicación presupuestaria en la que, en su caso, hayamos habilitado créditos para al fondo de contingencia al que se refiere el artículo 31 de la Ley Orgánica de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera. No se indicará nada si se ha utilizado el programa 929 y el concepto 500 o no se han contemplado créditos para el fondo de contingencia.

3.1. Relación de aplicaciones

Los datos para el fichero de intercambio han de presentarse según la estructura presupuestaria definida por la Orden EHA/3565/2008 (Orden) que desarrolla la estructura de los Presupuestos de las entidades locales.

Si esta estructura difiere de la que tenga nuestro presupuesto, SicalWin nos obligará a relacionar aquellas aplicaciones de nuestro presupuesto que no existen en la Orden con aplicaciones que sí existan en la misma. Así, si es el caso, el sistema nos pedirá en primer lugar que relacionemos las aplicaciones de nuestro presupuesto de ingresos.

En la parte superior de la ventana se nos muestran los conceptos de nuestro presupuesto de ingresos que no existen en la estructura de la Orden. En la parte inferior se nos muestran los conceptos posibles según la mencionada estructura.

Para cada una de las aplicaciones de ingresos elegiremos el concepto correspondiente de la estructura del Ministerio de Economía y Hacienda.

Tras pulsar el botón Aceptar repetiremos la operación, si es el caso, para el resto de clasificaciones de nuestro presupuesto: económica de gastos y programas de gastos.

3.2. Visualización de datos

Tras los procesos anteriores, el sistema calculará y nos mostrará todos los datos necesarios para generar el fichero XML. En este proceso de cálculo, se nos preguntará si deseamos agrupar los proyectos de inversiones de importe poco significativo:

El usuario indicara un importe de referencia para agrupar en un solo proyecto todas las inversiones con un coste total inferior al mismo. Esto afectará al formulario F.1.1.15 “Inversiones Reales” y por defecto el importe indicado es 0,00 €, lo que supone que no se agruparán inversiones.

3.2.1. Datos Generales

En la pestaña Datos Generales introduciremos la fecha de aprobación del Presupuesto, el estado de aprobación del mismo (Aprobado o Prórroga) y el tipo de entidad.

Desde el botón , en la parte inferior derecha seleccionaremos la unidad y el directorio donde queremos guardar el archivo XML. Se deberá guardar en alguna unidad de la máquina desde la que nos conectamos a SicalWin: “Disco local (‘Unidad:’ en ‘Nombre de la máquina’)”; donde ‘Unidad’ se refiere al disco duro local donde podremos guardar los datos (C:, D:, E:, etc.) y ‘Nombre de la máquina’ se refiere a la denominación del ordenador desde el que nos estamos conectando.

Llegados a este punto, si pulsamos el botón Generar Fichero, el sistema generará el XML en la ruta seleccionada con los datos de los formularios F.1.1.1 a F.1.1.7 ya completados⁸ y con los datos del formulario F.1.1.7.B según los que SicalWin toma por defecto (ver detalles sobre este formulario más abajo).

Esto supondrá que los datos del resto de formularios no se habrán trasladado al XML y, por tanto, deberán ser completados en la plataforma de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las EE.LL.

Si se genera el fichero XML sin completar ninguno de los formularios, sólo se reflejarán en el fichero los datos de los formularios F.1.1.1 a F.1.1.7. y los del F.1.1.7.B con los datos por defecto. En este caso, el resto de formularios deberán ser completados en la OVCFEELL.

3.2.2. Formularios F.1.1.1 a F.1.1.7

Los datos se extraen directamente de SicalWin y no puede ser modificados. No obstante, el botón Cambiar Económicas permite reasignar en el XML aquellas operaciones realizadas sobre aplicaciones existentes en la Orden EHA/3565/2008 que desarrolla la estructura de los Presupuestos de las Entidades Locales pero que están restringidas para las entidades locales. Por ejemplo, un Ayuntamiento ha previsto ingresos en el

8Estos son los datos que ya se reflejaban en el antiguo formato XBRL, pero el nuevo formato XML permite recoger más datos de los solicitados por Hacienda.

concepto 210 “Impuesto sobre el Valor Añadido”, concepto que este tipo de entidad local no debe utilizar. Es posible generar el XML de forma que las previsiones se imputen a otro concepto, por ejemplo el 299 “Otros ingresos indirectos”. Para ello nos situaremos en la pestaña Formulario F.1.1.1 – F.1.1.2 – F.1.1.3 y pulsaremos el botón Cambiar Económicas. Introduciremos la aplicación erróneamente utilizada en el campo Económica Origen y la aplicación correcta en el campo Económica Destino.

Desde el botón Exportar a Excel podremos guardar en este formato los datos presentados en cada una de las pestañas.

3.2.3. Formularios F.1.1.7.B

En este formulario se recoge el detalle económico y por grupos de programas de las transferencias de la Entidad Local a sus entidades dependientes y vinculadas.

En la pestaña Información de las columnas se relaciona la codificación de las agrupaciones de las clasificaciones económicas de transferencias (capítulos 4 y 7), tal y como constan en el formulario de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las EE.LL.

En la pestaña Datos se agrupan los créditos iniciales según la clasificación por programas de gastos. Por defecto SicalWin agrupará los totales en las codificaciones correspondientes a “Resto…” (44c, 467c, 48c, etc.):

Será el usuario el que deberá, en su caso, repartir estos totales en las agrupaciones correspondientes.

SicalWin controlará, en todo caso, que la suma de los subtotales coincida con los créditos iniciales del Presupuesto para la concreta clasificación por programas.

El botón Recalcular Datos borrará las modificaciones que el usuario haya realizado y se volverá a la situación inicial por defecto.

El botón Guardar Datos almacenerá las modificaciones realizadas, con la posibilidad de permitir continuar con la cumplimentación de datos en un momento posterior.

Por defecto está marcada la casilla de verificación Aportar información en el fichero. Esto significa que los datos introducidos en el formulario se reflejarán en el XML a generar y, por lo tanto, se trasladarán de forma automática al formulario de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las EE.LL. una vez se importe allí el fichero. Si por alguna razón no se desea que los datos se trasladen al fichero, desmarcaremos esta casilla de verificación.

3.2.4. Formularios F.1.1.12

Podremos cumplimentar desde aquí la información sobre el número de empleados y retribuciones para cada uno de los sectores de actividad, según lo establecido en el artículo 7.1 y 7.2 de la Orden HAP/2105/2012.

Por defecto está marcada la casilla de verificación Aportar información en el fichero. Esto significa que los datos introducidos en el formulario se reflejarán en el XML a generar y, por lo tanto, se trasladarán de forma automática al formulario de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las EE.LL. una vez se importe allí el fichero. Si por alguna razón no se desea que los datos se trasladen al fichero, desmarcaremos esta casilla de verificación.

Podremos introducir los datos desde el botón Calcular de cada uno de los sectores.

El botón Guardar Datos almacenerá las modificaciones realizadas, posibilitando continuar con la cumplimentación de datos en un momento posterior.

El botón Recalcular tomará los datos por defecto desde el Presupuesto cargado en SicalWin. Para ello será necesario que informemos al sistema sobre qué aplicaciones se están utilizando en el Presupuesto para los tipos de retribuciones especificados en el artículo 7.2 de la Orden HAP/2105/2012, que deben recogerse en conceptos o subconceptos no desarrollados en la Orden EHA/3565/2008, de 3 de diciembre, por la que se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales.

De no indicarse nada, no se totalizarán los créditos iniciales de esos artículos y conceptos.

3.2.5. Formularios F.1.1.13 y F.1.1.14

Trasladaremos aquí la deuda viva y previsión de vencimientos en los tres primeros meses del ejerció y en los 10 años posteriores.

Como en los casos anteriores, si por alguna razón no se desea que los datos se trasladen al fichero XML, desmarcaremos la casilla de verificación Aportar información en el fichero. En ese caso, los datos deberán trasladarse de forma manual a los formularios de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las EE.LL.

El botón Guardar Datos almacenerá las modificaciones realizadas, pudiendo continuar con la cumplimentación de datos en un momento posterior.

El botón Recalcular Datos tomará los datos que se pueden extraer del módulo de gestión de pasivos de SicalWin: operaciones de crédito, deudas con administraciones públicas y otras operaciones de créditos.

Los datos referidos a otra tipología de deuda financiera no serán objeto de recalculo, manteniéndose los que, en su caso, hayamos introducido de forma manual.

3.2.6. Formularios F.1.1.15

En este formulario se incluirán los proyectos de inversión (capítulo 6) que se vayan a ejecutar en el ejercicio presupuestario, así como los previstos para los tres ejercicios siguientes.

Los datos de este formulario se introducirán de forma manual o bien se tomarán desde el módulo de Proyectos de Gastos de SicalWin, para lo que será necesario que todos los proyectos estén traspasados y actualizados en ese módulo.

Hay que tener en cuenta que no será posible informar inversiones cuya fecha de inicio sean aterior al año 2000 o cuya fecha de finalización sea posterior al 2030. Si se da el caso, la línea correspondiente a esa inversión tendrá un fondo amarillo, lo que supondrá que se deberán corregir las fechas de inicio y/o finalización para que los datos se trasladen de forma correcta al XML. Si no se corrigen, estas líneas no se incluirán en el XML.

El botón Guardar Datos almacenerá las modificaciones realizadas, pudiendo continuar con la cumplimentación de datos en un momento posterior.

El botón Recalcular Datos volverá a tomar por defecto los datos de las inversiones que consten en el módulo de Proyectos de Gastos, aunque se mantendrán las líneas que, en su caso, hayamos introducido de forma manual. Al pulsar este botón, el sistema volverá a preguntar el importe de referencia para agrupar en una sóla línea las inversiones con un coste total inferior a ese importe.

Para los proyectos que provengan de ejercicios cerrados, el coste total será el acumulado hasta el 31 de diciembre del ejercicio anterior más los remanentes incorporados al ejercicio corriente, en el caso de que ya se hayan incorporado.

Como en los casos anteriores, por defecto está marcada la casilla de verificación Aportar información en el fichero. Esto significa que los datos introducidos en el formulario se reflejarán en el XML a generar y, por lo tanto, se trasladarán de forma automática al formulario de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con

las EE.LL. una vez se importe allí el fichero. Si por alguna razón no se desea que los datos se trasladen al fichero, desmarcaremos esta casilla de verificación, lo que supondrá que se deberán cumplimentar en los formularios de la Oficina Virtual.

3.2.7. Formularios F.1.1.16 y F.1.1.17

No existe información en SicalWin sobre los pasivos contingentes ni sobre los beneficios fiscales, por lo que esta información se ha de cumplimentar íntegramente de forma manual por el usuario.

El botón Guardar Datos almacenerá las modificaciones realizadas, pudiendo continuar con la cumplimentación de datos en un momento posterior.

Como en los casos anteriores, si se desea incorporar esa información dierectamente en los formularios de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera se podrá desmarcar la casilla de verificación Aportar información en el fichero.

3.2.8. Formularios F.1.1.B1

En este formulario introduciremos los importes y observaciones de los ajustes que sean de aplicación al resultado presupuestario en términos SEC2010. Los importes se tendrán que introducir con el signo correspondiente en función del tipo de ajuste.

El botón Guardar Datos almacenerá las modificaciones realizadas, pudiendo continuar con la cumplimentación de datos en un momento posterior.

Como en los casos anteriores, si por alguna razón no se desea que los datos se trasladen al fichero XML, desmarcaremos la casilla de verificación Aportar información en el fichero. En ese caso, los datos deberán trasladarse de forma manual a los formularios de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las EE.LL.

3.3. Fichero XML

Como hemos visto más arriba, para generar el fichero XML desde cualquiera de los formularios pulsaremos el botón Generar Fichero. Esto generará el fichero de intercambio y lo guardará en la ruta indicada en el campo Fichero.

Hay que recordar que el fichero se deberá guardar en alguna unidad de la máquina desde la que nos conectamos a SicalWin: “Disco local (‘Unidad:’ en ‘Nombre de la máquina’)”; donde ‘Unidad’ se refiere al disco duro local donde podremos guardar los datos (C:, D:, E:, etc.) y ‘Nombre de la máquina’ se refiere a la denominación del ordenador desde el que nos estamos conectando. Podremos indicar esa ruta desde el botón .

Si hay errores de coherencia de datos, el sistema mostrará una tabla con la relación de los formularios con incoherencias y el detalle del error.

4. APERTURA DE LA CONTABILIDAD 4.1. Asiento de apertura de la contabilidad

Mediante el asiento de apertura se abonan todas las cuentas cargadas en el asiento de cierre del ejercicio anterior y se cargan todas las cuentas abonadas en el mencionado asiento. Así pues, para realizar el asiento de apertura de la contabilidad es necesario que la contabilidad del ejercicio anterior esté cerrada.

También es necesario que estén traspasadas todas las resultas del ejercicio anterior, en la medida en que los saldos reflejados en este asiento son el resultado de las operaciones pendientes de ejercicios anteriores.

Para contabilizar el asiento de apertura de la contabilidad es necesario que se haya contabilizado el cierre de la contabilidad del ejercicio anterior.

Para realizar el asiento de apertura de la contabilidad en SicalWin ejecutaremos Procesos de Apertura  Asiento de Apertura de la Contabilidad.

Si alguno de los saldos reflejados en este asiento no coincide con su correspondiente en el asiento de cierre del ejercicio anterior, SicalWin nos informará de ello. En este caso, tendremos que realizar previamente las operaciones necesarias para subsanar el problema.

Si todos los saldos coinciden, SicalWin nos pedirá que informemos, si lo deseamos, sobre el Grupo de Apuntes al que queremos imputar el asiento de apertura y una breve descripción del mismo en el campo Texto Explicativo.

Para poder trabajar en un ejercicio económico es necesario que, al menos, esté abierto el Presupuesto. La apertura de la contabilidad puede realizarse más adelante.

4.2. Operaciones de inicio de ejercicio

De forma simultánea a la apertura de la contabilidad es aconsejable realizar la cancelación de los gastos e ingresos anticipados contabilizados, en su caso, en el ejercicio anterior. Para ello ejecutaremos Procesos de Apertura  Operaciones Inicio Ejercicio.

Marcaremos la casilla de verificación correspondiente y, tras pulsar el botón Aceptar, el sistema nos irá presentando, uno a uno, los asientos a generar.

Para grabarlos y pasar al siguiente pulsaremos el botón de la barra de herramientas.