Administración de procesos.
MATERIA: ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS SEMANA 3
TEMAS SEMANA 3:
a) Documentación de Procesos
¿Cómo se emplea un Diagrama de Flujo?
Cuando una organización, una empresa o un individuo tiene una serie de acciones o pasos a desarrollar para resolver un problema y desea mostrarlo de manera gráfica, deberá hacer uso del Diagrama de Flujo.
El cuál tiene cierta simbología ya predeterminada y estandarizada que deberá usar para que el diagrama sea de uso general. Una etapa previa al Diagrama de Flujo (DF) es la creación de un algoritmo, (secuencia de pasos lógicos para resolver un problema de forma escrita).
Los diagramas de flujo surgen en la parte informática y de sistemas, pero cada vez es más frecuente su uso en aspectos generales o comunes a la vida del ser humano. Normalmente cada paso del algoritmo debe ser representado por un símbolo del diagrama.
Por ejemplo:
Problema.
Preparar un café instantáneo para una persona.
Algoritmo.
Agrego el agua a una taza.
Preguntar si una cucharada de café es suficiente.
Si me dice que sí, lo agrego.
Si me dice que no, pregunto la cantidad y lo agrego.
Preguntar si una cucharada de azúcar es suficiente.
Si me dice que si, le agrego.
Si me dice que no, pregunto la cantidad y lo agrego.
Agito el café con una cuchara y entrego el café.
Administración de procesos.
Diagrama de flujo
café nstanáneo inicio
agregar agua a la taza
Con 1 cucharada de café?
Si
No
cantidad de café
agregar el café
Con 1 cucharada de azúcar
Si
No
cantidad de azúcar
agregar el azúcar
Administración de procesos.
¿Qué es un cursograma o Diagrama de Procesos?
Son las representaciones gráficas de las operaciones básicas que debemos registrar dentro de una empresa, negocio u organización, por lo general el cual debe contener los símbolos más comunes como son: transporte, operación, almacenaje, inspección y espera.
En muchas ocasiones estos símbolos se combinan para determinar procesos dobles como pueden ser la espera y la inspección. Las empresas acostumbran emplear formatos generales que ayuden al registro de los diagramas de procesos.
La simbología estandarizada es:
Por ejemplo:
Operación - Para ejecutar
Inspección - Para verificar
Demora - Para esperar
Transporte - Para mover
Almacenaje - Para proteger
Para actividades simultáneas
Administración de procesos.
Para representar el diagrama de proceso de una etiquetadora industrial y por ende los productos que en ella se generan, al empresa "Douglas Ink" podría tener un primer cursograma o diagrama de procesos como el siguiente:
Administración de procesos.
Administración de procesos.
El formato nos indica de manera precisa como se "mueve" el operador o los trabajadores para poder desarrollar el proceso de las etiquetas. Es una herramienta que nos permite identificar áreas de oportunidad y proponer mejoras a los originales, creados desde el inicio de operaciones de la empresa.
Referencias de imágenes:
UPIICSA. SF. Cursograma Analítico. Recuperado el 21 de marzo del 2019.
Disponible en:
http://www.sites.upiicsa.ipn.mx/polilibros/terminados/ASPI/POLILIBRO/2%20P ORTAL/P4%20CURSOGRAMA%20ANALITICO/GENERALIDADES_4.HTM
¿Cómo se emplea un Flujograma?
Cuando las organizaciones han tenido ya una relación directa con el uso de los diferentes tipos de diagramas, surge la necesidad de involucrar a los departamentos, áreas, funciones o cargos dentro de los mismos; es así, que surgen los flujogramas, en donde cada uno de los departamentos puede revisar de manera gráfica las acciones a seguir en un proceso determinado.
Por ejemplo:
Consideremos que la empresa desea hacer un flujograma de cuando un cliente entra a nuestro negocio, compra un articulo y se retira de la tienda.
Intervienen 4 áreas, departamentos o funciones, tal como se observa.
Cliente Vendedor Cajero Empaque
entra a tienda realiza venta verifica y
empaca
emite comprobante Recibe y va a
pagar
cobra y sella para entrega Recibe y va a
recoger
verifica y entrega entra a tienda
Administración de procesos.
La empresa puede determinar al revisar el flujograma si la función del empacador es una gran pérdida de tiempo, o incluso si el puesto es necesario, sirve para una gran base de información y para la toma de decisiones futuras.
¿Qué son los bucles o ciclos?
Cuando en una organización, negocio, empresa o de manera personal tenemos una actividad o un proceso que se estará repitiendo constantemente o hasta que se cumpla cierta condición.
Por ejemplo:
Dentro de la administración de procesos podríamos tener una política de calidad que nos indica que cada 100 piezas producidas y que lleguen a la estación de trabajo "X" se procede a verificar su estructura, de lo contrario podrá continuar sin mayor dificultad. Dado que es una acción repetitiva, no puede ser representada con un flujograma o un diagrama de proceso de manera simple, así que la mejor alternativa gráfica puede ser el Diagrama de flujo.
Pudiendo quedar de la siguiente manera con ese bucle o ciclo identificado.
Producción inicio
producir material
prod. es igual a la pza 100
Si
No
verifico estructura
continuar
proceso producción
fin
