Manual de Introducción
arrobaMail.com ©2010‐2012
By Tecsid.com
eMail Marketing Solutions
[email protected]
Instructivo
básico
para
utilizar
arrobaMail
Este documento pretende ser una guía rápida que describa los pasos y alternativas para lograr hacer
una campaña de envíos de emails a una lista de sus contactos.
Le será útil tanto si pretende evaluar el sistema o tenerlo como referencia, incluso considerarlo
como material de capacitación dentro de su empresa o para sus clientes.
Introducción
arrobaMail es un sistema de eMail Marketing que se destaca por su sencillez y practicidad a la hora
de planificar, crear, enviar y analizar la efectividad de una campaña de marketing directo o envíos
masivos de emails.
También puede acceder a este tutorial desde su página Web:
http://www.arrobamail.com/introduccion.php
No obstante, incluye varias herramientas y alternativas que enaltecen su funcionalidad, como ser la
creación automática de formularios de suscripción, la depuración de listas de contactos, campos
personalizados, plantillas de emails, inclusión de encuestas en sus newsletters, entre otras cosas,
que se obviarán en este tutorial.
Básicamente, se detallarán tres secciones:
¿cómo crear una lista de contactos?,
¿cómo diseñar y enviar una campaña?
Cómo primer paso, debe ingresar al sistema, con su nombre de
usuario y contraseña, que debió haber recibido en un email al
momento de contratar el servicio.
La dirección Web desde donde accederá puede variar, suele ser de
la forma www.arrobamail.com/login/ o bien la que se le indique, ya
que esto define el servidor de Internet en el cual estará su sistema.
¿
Cómo
crear
una
lista
de
contactos
?
arrobaMail le permite crear varias listas de contactos simultáneamente
para que pueda catalogar o agrupar a sus clientes o suscriptos de la
forma que desee. Luego enviarle emails, en cualquier formato (noticias,
newsletter, boletines, otros) mediante una campaña a un lista en
particular, a varias al mismo tiempo, o solo a un grupo de contactos de
una lista en particular.
Por lo pronto, para crear una lista debe ubicar la primer opción "Lista" en
la barra del menú superior, para escoger la acción "Crear nueva lista".
Cuando vea la pantalla con las propiedades de la Lista, deberá llenar algunos datos como ser:
Nombre: es el nombre con el que la identificará entre sus otras listas. Por ejemplo "Clientes de
Servicios".
Nombre del Remitente: es el nombre que verán los destinatarios de sus emails cuando lo reciban.
Ingrese el nombre de su empresa o el nombre por el cual lo conocen.
Email del remitente: es la dirección de correo electrónico desde
donde se emitirán sus envíos. Trate de utilizar la cuenta que ya
conoces sus contactos o la que más identifica a su actividad.
Cantidad Máxima de Miembros: es el tope de contactos que
establece para la lista. Utilice 0 (cero) para que sea ilimitada.
Requiere OptIn/OptOut: Cuando esta opción está activa indica una
forma especial en que las personas se suscriben (incorporan) a la
Lista, esto hace que al suscribirse mediante un formulario, se les
envíe automáticamente un email para que el reciente suscriptor
confirme definitivamente la incorporación. Esta alternativa es
recomendable para verificar el email del contacto y dejar asentado
una comunicación directa entre el emisor y receptor (suscripto),
Una vez creada la lista, debe seleccionarla para que sea su Lista Actual, de esta forma aparecerá una
nueva opción en la barra del menú llamada "Lista actual". Entre sus opciones, encontrará varias
acciones disponibles para gestionar los contactos de la lista como se ve en la imagen de la izquierda.
Cuando se crea una lista, por defecto solo tiene tres campos, el email, el nombre y una fecha de
suscripción, pero podrá agregar los que necesite mediante "Campos Personalizados".
En este tutorial, desarrollaremos la forma de importar contactos masivamente desde alguna fuente
de datos externa, como ser una planilla de cálculo, tipo Excel, ya que resulta ser lo más común.
Para este caso, debe escoger la acción "Importar Suscriptores" del menú "Lista actual" y presentará
una pantalla con tres alternativas:
1‐ Importar utilizando copiar/pegar: esta opción es rápida y sencilla para cuando se quiere agregar a
una lista un grupo reducido de emails (no más de 5.000) que pueda copiar (ctrl+c) desde una
columna de su planilla u otro documento, como ser Word y pegarlos (ctrl+v) en el campo para la
ocasión.
Tenga en cuenta que los datos deben tener un formato homogéneos, por ejemplo la columna de su
Excel debe tener solo cuentas de emails, sino el sistema rechazará los que no tengan esa forma.
2 ‐ Importar desde un archivo: esta es la opción más
utilizada, debe escoger desde su computadora el archivo
que tiene los contactos, y arrobaMail se encarga de analizar
su formato y proponerle como se incorporarán al sistema.
No solo detecta la columna que contiene el emails, sino
también todas las existentes, como por ejemplo el nombre
u otro dato que le interese.
Note en la imagen de la izquierda, que el sistema le
presenta una muestra de una fila del archivo, para que le
indique que columna contiene los datos que le interesa
incorporar a su Lista.
El sistema de importación de arrobaMail soporta varios formatos, pero recomendamos que utilice
CSV. Si tiene un Libro o planilla de Excel con extensiones .xls o .xlsx encontrará la forma de Guardar
Como *.CSV (Archivo delimitado por comas). Si cuenta con bases de datos de tipo Access (MDB)
podrá tomar una tabla y también exportarla a *.CSV o en su defecto a un archivo de textos, separado
por puntos y comas que también resulta apropiado.
3 ‐ Importar desde una base de datos: esta posibilidad es para usuarios avanzados, webmasters o
administradores de sitios Web, ya que permite sincronizar un Lista con motores de bases de datos
MySQL, como por ejemplo la lista de usuarios registrados en un sitio Joomla, o clientes en algún otro
¿
Cómo
diseñar
y
enviar
una
Campaña
?
Una Campaña de envíos de emails está acotada por una estrategia,
propuesta comercial, o un conjunto selecto de sus contactos, y para
todos esos casos necesitará diseñar y enviar uno o más mensajes, que
pueden adoptar diferentes formas según su diseño.
arrobaMail cuenta con un poderoso editor Gráfico y Web que le
permitirá crear mensajes personalizados y muy elegantes de forma
muy simple, o bien utilizar alguna de las plantillas existentes para que
le sea más fácil aun.
También podrá utilizar una página Web o imagen para el diseño de su mensaje, con solo indicar la
dirección de Internet (URL) el sistema convierte el contenido de la página en un mensaje a enviar.
Diseñar un Mensaje:
Para diseñar un mensaje nuevo debe elegir la opción "Mensaje" desde la barra de menú principal y
luego la acción "Archivo de mensajes", de esta forma le mostrará un listado detallado de los
mensajes pendientes y enviados para que pueda acceder a ellos cuando lo necesite.
Para crear uno nuevo encontrará en la parte superior derecha del listado, el botón "Crear nuevo",
que invocará a una ventana donde cargará o escribirá el encabezado y el contenido propio del
mensaje.
Es importante aclarar que el mensaje tiene dos aspectos, uno en HTML, que es la forma habitual de
ver los mensajes, incluyendo imágenes y textos con formatos, y la otro en Texto plano, que es lo que
verán aquellos gestores de emails que no soporten o
descarten los contenidos gráficos. Es conveniente
que el mensaje se construya en ambos aspectos,
aunque generalmente leerán la versión en HTML.
Como encabezado, debe indicar el Nombre y el
Email desde el cual el sistema emitirá todo el envío
(De:), preferentemente debe ser como lo conocen sus contactos.
También debe indicar el Asunto del mensaje, esta es la parte más importante ya que es lo primero
que ve su contacto, y con ello debe decidir si lee o no el contenido.
Tanto la Prioridad, como los emails de Responder a, y Rebotados a, no son necesarios completarlos,
el sistema adopta los parámetros más adecuados. En el caso de las respuestas, asume el email del
remitente, si debe ser otro, entonces escríbalo.
Luego, se encuentra el propio editor gráfico en el cual podrá diseñar el mensaje a enviar, valiéndose
de alguna plantilla de las que le provee el sistema, importando un contenido HTML desde una URL
de Internet, o inserte tablas, textos e imágenes mediante las barras de botones del propio editor.
Pronto le proveeremos un nuevo tutorial con detalles exclusivos del diseño de mensajes
personalizados, con ejemplos, trucos y consideraciones de optimización. Por lo pronto le
recomendamos que utilice alguna de las plantillas prediseñadas que podrá insertar desde el botón
Plantillas, luego modifíquelas a su gusto.
Al pie le resultará útil activar la
opción Seguimiento de emails
leídos, esto hará que se registre e
identifique cada email que lean sus
contactos. Por otro lado, la opción
Incluir desuscripción debe estar
activada, esto da la posibilidad que
se desuscriban de sus listas si ya no
quieren recibir más mensajes suyos.
Finalmente y para terminar, con el
botón Siguiente que se encuentra al
pie de la página, pasará a la
ejecución o envío del mensaje; podrá
adjuntar archivos, elegir la o las listas a la cual se hace el envío, probar el mensaje a un email en
particular y enviar o programar para que se envíe cuando usted prefiera. Finalmente clic en el botón
"Enviar mensaje".
¿
Cómo
ver
y
analizar
los
reportes
?
Durante el envío, al finalizar y por mucho tiempo más, podrá acceder y ver en tiempo real las
estadísticas de sus campañas de envíos.
Sus contactos pueden leer su mensaje hasta varias semanas después, también pueden dejarlo
guardado o sin leer para acceder unos días después. Esto hará que las estadísticas en general y los
reportes de actividad cambien y se actualicen constantemente.
Desde la barra de menú principal con la opción "Mensaje" y luego la acción "Archivo de mensajes"
verá la lista completa de los mensajes pendientes y enviados; para estos últimos, encontrará del lado
En una simple página le presenta un resumen de la evolución y rendimiento de la campaña, con
información del estado y características del mensaje, los mensajes entregados, fallidos, rechazados e
incluso los contactos que se han desuscripto de sus listas.
También quedan registradas las lecturas del mensaje y las
veces que son leídos por el mismo usuario, como así también
si este se lo envió a un conocido y si este a su vez lo leyó,
logrando datos importantes para el análisis de la viralidad.
Todos estos valores son presentados en gráficos claros y
elegantes, incluso mostrando la evolución temporal desde el
envío, con las lecturas día por día, por semana y por horas.
Al lado de los valores más significativos tendrá un enlace
para ver en detalle las cuentas de emails de los destinatarios
que, por ejemplo, han leído el mensaje o que fueron
rechazados y con su correspondiente motivo. Además,
tendrá disponible acciones correctivas e incluso la
exportación a otras fuentes de datos.
Para destacar, en la parte superior del reporte se encuentra el botón Hacer pública que le genera
una dirección de Internet pública (URL) que podrá ofrecer para que accedan al informe sin necesidad
de loguearse (entrar) al sistema, ideal para mostrar a nivel gerencial o a sus clientes, ya que pueden
visualizar e imprimir el progreso y resultado en tiempo real.
Además pude comparar hasta 4 compañas de envíos al mismo tiempo, esta función resulta muy útil
para evaluar el resultado según el target de usuarios, la temporada del año u otros factores que
permitan la diferenciación. Para hacerlo simplemente seleccione los envíos concluidos desde la lista
de mensajes tildando la casilla de la última columna, y presione el botón "Comparar resultados" para
que muestre el reporte comparativo.
