“Diseño e Implementación de una Aplicación Informática para el Control de Inventario, en el Departamento de Bodega del Área de Salud Nº4 del Cantón Jipijapa”

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(1)UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS INFORMÁTICAS Y SISTEMAS. CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES. TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE. INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES. TEMA: “Diseño e Implementación de una Aplicación Informática para el Control de Inventario, en el Departamento de Bodega del Área de Salud Nº4 del Cantón Jipijapa” AUTOR: Solís Ventura Julio Cesar. DIRECTOR DE TESIS: Ing. Holger Delgado Lucas Mg. Sc. JIPIJAPA – MANABI – ECUADOR 2012.

(2) APROBACIÓN DEL TUTOR. Ing. Holger Delgado Lucas, Mg. Sc, Director de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad Estatal del Sur de Manabí, certifica que el egresado Julio Cesar Solís Ventura realizo el trabajo de tesis “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA PARA EL CONTROL DE INVENTARIO, EN EL DEPARTAMENTO DE BODEGA DEL ÁREA DE SALUD Nº4 DEL CANTÓN JIPIJAPA”, bajo la dirección del que suscribe la presente. Habiendo completado con los requisitos reglamentarios establecidos para el efecto.. TUTOR DE TESIS. I.

(3) AUTORIA DE TESIS. Julio Cesar Solís Ventura, estudiantes de la Universidad Estatal del Sur de Manabí, de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales, asumo la responsabilidad de todos los criterios emitidos en el presente informe titulado “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA PARA EL CONTROL DE INVENTARIO, EN EL DEPARTAMENTO DE BODEGA DEL ÁREA DE SALUD Nº4 DEL CANTÓN JIPIJAPA” así como declaran su derecho de autoría de la investigación dejando constancia del conocimiento de las consecuencias que de orden legal pueda generar dicha acción.. Egresado en Ing. S.C. II.

(4) APROBACIÓN DEL TRIBUNAL EXAMINADOR. La Comisión de Profesionalización y Extensión aprueban el. informe de. investigación, sobre el tema “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA PARA EL CONTROL DE INVENTARIO, EN EL DEPARTAMENTO DE BODEGA DEL ÁREA DE SALUD Nº 4 DEL CANTÓN JIPIJAPA”. III.

(5) DEDICATORIA. A. Dios. por. darme. las. fuerzas. necesarias en los momentos en que más lo necesité y bendecirme la posibilidad de caminar a su lado durante toda mi vida. A mis padres, por la semilla de superación que han sembrado en mí, a mis hermanos, por su apoyo emocional y estímulo, que me brindaron cada día.. Julio Cesar Solís Ventura. IV.

(6) AGRADECIMIENTO. Un peldaño más de mi vida, que hubiera sido imposible alcanzar esta meta sin el apoyo de mi Padre celestial, que con su guía me ha gobernado y me ha dado la sabiduría para cumplir satisfactoriamente este trabajo investigativo.. A mis padres, Patricio Solís y Anita Ventura; quienes me han apoyado en todos los retos emprendidos, y han observado la lucha y el esfuerzo que he dedicado para cumplir mis objetivos propuestos.. A mis hermanos; quienes han sido un pilar fundamental para la continuidad de este trabajo.. Al tutor: Ing. Holger Delgado Lucas Mg. Sc., quien me brindo su valiosa y desinteresada orientación y guía en la elaboración del presente trabajo de investigación.. A mi enamorada, que cada día me brindó su apoyo incondicional y estímulo para tener fuerzas y seguir luchando hasta alcanzar lo establecido.. Y a todas las personas que en una u otra forma me apoyaron en la Realización de este trabajo.. Julio Cesar Solís Ventura. V.

(7) RECONOCIMIENTO. A la Universidad Estatal del Sur de Manabí, por brindarme la oportunidad de desarrollar capacidades, competencias y optar el Grado Académico de Ingeniero en Sistemas Computacionales. Julio Cesar Solís Ventura. VI.

(8) RESUMEN EJECUTIVO. Es importante saber que muchos de los requerimientos generados por organizaciones son solucionadas gracias a las herramientas informáticas que frecuentemente producen cambios necesarios para el desarrollo de la productividad.. Presenta una interfaz amigable capaz de realizar: las operaciones básicas de mantenimiento de archivos que proporcione una mejor manera de proveer información actualizada para la toma de decisiones, registro y control de todos los procesos inherentes del sistema de inventario, ofrecer reportes de acuerdo a la necesidad del usuario. El objetivo central “El Diseño e Implementación de una Aplicación Informática para el Control de Inventario en el Departamento de Bodega del Área de Salud Nº 4 del Cantón Jipijapa”, tiene importancia para la obtención de información y requerimientos necesarios en el Departamento, garantizando que estos niveles de procesos sean confiables, rápidos y seguros mediante la automatización de sus datos.. Los Procesos de administración de archivos, Ingeniería del Software y Bases de Datos tienen como objetivo el buen funcionamiento de toda una infraestructura organizacional.. Para el desarrollo de esta propuesta, la investigación científica; fue la principal herramienta que permitió proporcionar técnicas y procedimientos para recabar información, plantear hipótesis, identificar. necesidades, definir políticas, trazar. soluciones y establecer recomendaciones.. VII.

(9) SUMMARIZE EXECUTIVE. IMPORTANTLY, MANY OF THE REQUIREMENTS GENERATED BY ORGANIZATIONS ARE SOLVED THANKS TO THE TOOLS THAT OFTEN CHANGES NECESSARY FOR THE DEVELOPMENT OF PRODUCTIVITY.. IT PRESENTS A FRIENDLY INTERFACE ABLE TO CARRY OUT: THE BASIC OPERATIONS OF MAINTENANCE OF FILES THAT IT PROVIDES A BETTER WAY TO PROVIDE UP-TO-DATE INFORMATION FOR THE TAKING OF DECISIONS, REGISTRATION AND CONTROL OF ALL THE INHERENT PROCESSES OF THE SYSTEM OF INVENTORY, TO OFFER REPORTS OF AGREEMENT TO THE USER'S NECESSITY.. THE CENTRAL OBJECTIVE THE DESIGN AND IMPLEMENTATION OF A COMPUTER. APPLICATION. FOR. INVENTORY. CONTROL. IN. THE. DEPARTMENT OF BODEGA HEALTH AREA N° 4 CANTON JIPIJAPA, IS IMPORTANT FOR OBTAINING INFORMATION AND REQUIREMENTS NEEDED IN THE DEPARTMENT, ENSURING THAT THESE LEVELS OF PROCESSES ARE RELIABLE, FAST AND SECURE.. THE FILE MANAGEMENT PROCESSES, SOFTWARE ENGINEERING AND DATABASES ARE AIMED AT PROPER FUNCTIONING OF AN ENTIRE ORGANIZATIONAL INFRASTRUCTURE.. FOR THE DEVELOPMENT OF SCIENTIFIC RESEARCH PROPOSAL, WAS THE MAIN TOOL THAT ALLOWED TO PROVIDE TECHNIQUES AND PROCEDURES FOR GATHERING INFORMATION, HYPOTHESES, IDENTIFY NEEDS, DEFINE POLICIES AND TRACE SOLUTIONS.. VIII.

(10) INDICE. UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ............................................................I APROBACIÓN DEL TUTOR..................................................................................................I AUTORIA DE TESIS............................................................................................................. II APROBACIÓN DEL TRIBUNAL EXAMINADOR ........................................................... III DEDICATORIA ....................................................................................................................IV AGRADECIMIENTO ............................................................................................................ V RECONOCIMIENTO............................................................................................................VI RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................... VII INDICE ..................................................................................................................................IX I.. INTRODUCCION ........................................................................................................... 1. II.. ANTECEDENTES .......................................................................................................... 4 2.1.. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ..................................................................... 6. 2.2.. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 6. 2.3.. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................... 7. 2.4.. DELIMITACION DEL PROBLEMA ..................................................................... 8. 2.5.. OBJETIVOS ............................................................................................................ 9. 2.5.1.. OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 9. 2.5.2.. OBJETIVO ESPECIFICO ............................................................................... 9. 2.6.. HIPÓTESIS............................................................................................................ 10. 2.6.1.. VARIABLE INDEPENDIENTE ................................................................... 10. 2.6.2.. VARIABLE DEPENDIENTE ....................................................................... 10. III. MARCO TEÓRICO....................................................................................................... 12 UNIDAD 1........................................................................................................................ 12 3.1.1.. ADMINISTRACION ......................................................................................... 12. 3.1.1.1.. Importancia de la Administración .............................................................. 13. 3.1.1.2.. Estado actual de la teoría administrativa.................................................... 14. 3.1.1.3.. Perspectivas futuras de la administración .................................................. 15. 3.1.1.4.. Administradores ......................................................................................... 16. 3.1.1.5.. Departamentalización................................................................................. 17. 3.1.1.6.. Disposiciones Generales del Departamento de Bodega ............................. 18. 3.1.2.. ORGANIZACIÓN ............................................................................................. 19. 3.1.2.1.. Tipos de organizaciones ............................................................................. 20. 3.1.2.2.. Principios de organización ......................................................................... 21. IX.

(11) 3.1.3.. CONTROL......................................................................................................... 25. 3.3.1.1.. Importancia del control .............................................................................. 26. 3.3.1.2.. Propósito y función del control .................................................................. 27. 3.3.1.3.. Bases del control ........................................................................................ 28. 3.3.1.4.. Control como un sistema de retroalimentación.......................................... 29. 3.3.1.5.. Áreas del control ........................................................................................ 29. 3.3.1.6.. Fallas en el proceso de control ................................................................... 32. UNIDAD. 2...................................................................................................................... 34. 3.2.1.. INVENTARIO ................................................................................................... 34. 3.2.1.1.. Características y Análisis del Inventario .................................................... 36. 3.2.1.2.. Administración de inventarios ................................................................... 37. 3.2.1.3.. Minimización de la inversión en inventario ............................................... 38. 3.2.1.4.. Tipos de Inventarios................................................................................... 39. 3.2.2.. MANEJO DE INVENTARIO ........................................................................... 41. 3.2.2.1.. Inventario de Seguridad ............................................................................. 44. 3.2.2.2.. Métodos de costeo de inventarios .............................................................. 46. 3.2.2.3.. Técnicas de Administración de Inventarios ............................................... 47. 3.2.2.4.. Control Interno Sobre Inventarios.............................................................. 49. UNIDAD 3....................................................................................................................... 50 3.3.1.. DEFINICIÓN DE SISTEMA ............................................................................ 50. 3.3.1.1. Actividades de un sistema de información..................................................... 50. 3.3.1.1.. Objetivos de los Sistemas de Información ................................................. 52. 3.3.1.2.. Tipos de Sistema de Información............................................................... 53. 3.3.2.. LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN................................................................ 56. 3.3.2.1.. Elementos de Programación: ..................................................................... 57. 3.3.2.2.. Implementación de Sistemas:..................................................................... 58. 3.3.2.3.. Lenguaje de Programación Visual Basic ................................................... 61. UNIDAD 4....................................................................................................................... 62 3.4.1.. BASE DE DATOS............................................................................................. 62. 3.4.1.1.. Objetivos de los sistemas de base de datos en disminuir aspectos............. 65. 3.4.1.2.. Tipos de base de datos ............................................................................... 66. 3.4.1.3.. Sistema de Procesamiento de Base de Datos ............................................. 70. 3.4.1.4. Gestor de Base de Datos ................................................................................ 72. IV. DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ................................. 78 4.1.. ALCANCE............................................................................................................. 78. 4.2.. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD ........................................................................... 78. X.

(12) 4.2.1.. Factibilidad Técnica ....................................................................................... 78. 4.2.2.. Factibilidad Operativa.................................................................................... 80. 4.2.3.. Factibilidad Económica.................................................................................. 81. 4.3.. BENEFICIOS ........................................................................................................ 81. 4.3.1.. Beneficios Tangibles ...................................................................................... 81. 4.3.2.. Beneficios Intangibles .................................................................................... 81. 4.4.. DISEÑO ................................................................................................................. 82. 4.4.1.. V.. Diseño Conceptual ......................................................................................... 82. 4.4.1.1.. Diseño Archivo de Base de Datos.............................................................. 82. 4.4.1.2.. Diagrama de Flujo del Sistema procesa ..................................................... 92. 4.4.2.. Diseño Lógico ................................................................................................ 93. 4.4.3.. Diseño Físico ................................................................................................. 99. 4.4.4.. Interfaces ...................................................................................................... 100. METODOLOGÍA ........................................................................................................ 104 4.4.5.. METODOS ...................................................................................................... 104. 4.4.5.1.. Método Hipotético - Deductivo .................................................................. 104. 4.4.5.2.. Método Estadístico .................................................................................. 104. 4.4.5.3.. Método Bibliográfico ............................................................................... 104. 4.4.6. 4.4.6.1. 4.4.7.. TECNICAS ...................................................................................................... 105 Instrumentos............................................................................................. 105 RECURSOS ..................................................................................................... 106. 4.4.7.1.. Humanos .................................................................................................. 106. 4.4.7.2.. Materiales................................................................................................. 106. 4.4.7.3.. Tecnológicos ............................................................................................ 106. 4.4.7.4.. Recursos Económicos .............................................................................. 107. 4.2.1.. POBLACIÓN Y MUESTRA ........................................................................... 107. 4.2.1.1.. Población.................................................................................................. 107. 4.2.1.2.. Tamaño de la muestra .............................................................................. 107. VI. ANALISIS Y DISCUSION ......................................................................................... 109 5.1.1.. Verificación de Hipótesis ............................................................................. 127. VII. CONCLUSIONESY RECOMENDACIONES............................................................ 129 Conclusiones ................................................................................................................ 129 Recomendaciones ........................................................................................................ 130 BIBIOGRAFIA .................................................................................................................... 131 ANEXOS ............................................................................................................................. 134. XI.

(13) INDICE DE GRÁFICOS. GRAFICO Nº 1. Sistema Manejador de Base de Datos………………………….74. GRAFICO Nº 2 El control de Inventarios que se realiza en los diferentes Departamentos de la Institución, debe ser tecnificada ……………………….……109. GRAFICO Nº 3. El trabajo manual realizado por el encargado del Departamento de Bodega hace el proceso de inventario de la institución lento……………………...111. GRAFICO Nº 4. Considera que las herramientas que tiene la institución para llevar un control de registro de inventario deben modernizarse……………………….....113. GRAFICO Nº 5. El proceso actual que lleva en control de las perdidas y daños de los medicamentos, insumos y materiales deben optimizarse………………………115. GRAFICO Nº 6. El Departamento de Bodega los reportes son entregados de forma………..……………………………………………………………………...117. GRAFICO Nº 7. Cree necesario que el Departamento automatice sus registros…119. GRAFICO Nº 8. Esta de acuerdo que se Implante un Sistema de Control………..120. GRAFICO Nº 9. Cree que esta propuesta ayudaría el encargado de Bodega….....122. GRAFICO Nº 10. Con la Implementación de la Aplicación Informática habrá retrasos de reportes...………………………………………………………………124. GRAFICO Nº 11. El Sistema ayudara al Departamento en la presentación de reportes en sus diferentes periodos………………………………………………..126. XII.

(14) INDICE DE TABLAS. TABLA Nº 1 El control de Inventarios que se realiza en los diferentes Departamentos de la Institución, debe ser …………………………………..….109. TABLA Nº 2 El trabajo manual realizado por el encargado es factible…..........111. TABLA Nº 3 Considera que las herramientas que tiene la institución para llevar un control de registro de inventario deben modernizarse ……………………...123. TABLA Nº 4 Se debe optimizar una Aplicación para las perdidas y daños de los medicamentos, insumos y materiales…………………………………………....115. TABLA Nº 5 El Departamento de Bodega entrega los reportes de forma……………………………………………………………………………117. TABLA Nº 6 Cree necesario que el Departamento automatice sus datos……..119. TABLA Nº 7 Esta de acuerdo que se Implante un Sistema de Control…….......120. TABLA Nº 8 Cree que esta propuesta ayudaría el encargado de Bodega……...122. TABLA Nº 9 Con la Implementación de la Aplicación Informática habrá retrasos de reportes………………………………………………………………….……124. TABLA Nº 10 El Sistema ayudara al Departamento en la presentación de reportes en sus diferentes periodos………………………………………………………126. XIII.

(15) CAPITULO I. INTRODUCCION.

(16) I. INTRODUCCION Siendo. participes de este ciclo evolutivo, es momento de cambiar como seres. humano, profesionales y ciudadanos, en procura de ser mejores en todo sentido del mundo que circunda, fuera de las fronteras, avanza a ritmo ágil y vertiginoso.. El desarrollo que ha tenido la tecnología en todos los campos del conocimiento humano, científico; ha generado gran necesidad en cada una de las áreas de las diferentes instituciones tantos públicas como privadas, y no podría quedarse atrás la tecnología informática, ya que ha formado propuestas de transformación, mediante ordenadores, permitiendo a los usuarios mayor facilidad para el procesamiento de la información.. Mediante las posibilidades que nos permite el computador, podemos crear programas denominados software con la habilidad de registrar, guardar, controlar y modificar datos, dependiendo de las necesidades de los usuarios.. Valiéndonos de las destrezas de los software en los diferentes campos profesionales, y para dejar atrás el proceso manual típico utilizado en algunas instituciones, es necesario establecer un sistema de automatización en el Área de Salud Nº 4 del cantón Jipijapa, y en unos de los principales sectores de trabajo, como es el Departamento de Bodega, que lleva un proceso de control y registro de medicamentos, insumos y materiales en forma inadecuada y no factible para este Centro de Salud.. Siendo así ineludible este proceso de investigación, que tiene como principal objetivo desarrollar una Aplicación Informática para llevar el Control de Inventario en el Departamento de Bodega; como solución óptima para cada uno de los procesos realizados en el mismo, permitiendo al personal agilizar su trabajo y facilitar cada necesidad. presentada en las labores diarias, ayudando a llevar el control de sus. medicamentos, insumos y materiales; para mejorar la calidad de sus servicios prestados.. 1.

(17) El desarrollo de la tesis está distribuido por seis capítulos los cuales están seccionados por la Introducción; los Antecedentes, tales como: la formulación, planteamiento y justificación del problema, objetivos, hipótesis y variables; el Marco Teórico dividido en cuatro unidades; la estructura de la Metodología empleada; los Análisis y Resultados de las técnicas esgrimidas; al finalizar el proceso de la tesis se determinan las Conclusiones y Recomendaciones. Se anexa la bibliografía utilizada.. 2.

(18) CAPITULO II ANTECEDENTES.

(19) II. ANTECEDENTES La Historia de los Institutos de Investigaciones del Ministerio de Salud Pública refleja la importancia relativa que los gobiernos de turno asignaron a la comprensión de la realidad Ecuatoriana, a la necesidad de crear cuerpos de conocimientos orientados a identificar las necesidades, a la búsqueda de soluciones profundas a los problemas de salud y a los grupos en más alto riesgo y por otro lado la importancia que a nivel internacional se asignaron a algunos problemas que afectaban a la población. El 16 de junio de 1967, la Asamblea Nacional Constituyente creó el Ministerio de Salud Pública que se encargaría de “Atender las ramas de sanidad, asistencia social y demás que se relacionan con la salud en general”.. El Ministerio de Salud Pública se constituyó por consiguiente, en el organismo que en representación de la Función Ejecutiva, formularía y ejecutará la política integral de salud del país. Con el tripe sentido de aumentarla, defenderla y restaurarla como deber del Estado y como derecho inalienable del pueblo ecuatoriano. Desde entonces, se creó el Sector Salud formado por un conjunto de entidades, organismos e instituciones públicas y privadas, que realizan acciones de salud, tanto como producen servicios, formados de capital social básico o como colaboradores de las autoridades nacionales de salud.. El Centro de Salud de Jipijapa y la Jefatura del Área de Salud N° 4 se encuentra ubicado en la parroquia del mismo nombre. Es una institución que depende de la Dirección Provincial de Salud de Manabí y del Ministerio de Salud Pública.. Comenzando en el año 1954, en vista de que esta obra no fue culminada, se decidió darle funcionamiento como Dispensario Municipal. Después de poco tiempo se adhiere al dispensario de IESS, como esto no bastó ante la necesidad del pueblo, se crea en 1967 un control asistencial bajo el programa estatal denominado PISMA (Programa Integral de Salud de Manabí) con el propósito de dar atención de salud con los programas del área preventiva en la zona rural y urbana, bajo la tutela del Ministerio de Salud Pública apoyado por la UNICEF y OPS. 4.

(20) Descripción del Centro de Salud Jipijapa El Centro de Salud Jipijapa es una unidad operativa dependiente del Ministerio de Salud Pública, construyendo para la comunidad el núcleo donde se atiende a las personas, niños o adultos que presentan síndromes de enfermedad y requieren atención de salud, brindando atención de tipo ambulatorio en el área de curación, protección y prevención de enfermedades, tanto en la zona urbana como en el área de influencia. Siendo dirigida actualmente por la. Dra. Amanda Sánchez. Gutiérrez.. Como Objetivo General del Área de Salud Nº4 tenemos que permite garantizar el bienestar integral en salud a la población atendida, por medio de una atención oportuna y continua en la prestación de servicios de salud, desarrollando así un mejor nivel de salud y de educación para la salud, principalmente en los grupos de mayor riesgo.. Brinda sus servicios a las Parroquias Rurales del Cantón Jipijapa y a deferentes lugares de la zona sur de Manabí, como son: Centro Salud Jipijapa, Parroquia La América, El Anegado, Pedro Pablo Gómez, Julcuy, La Unión, Membrillal , Albajacal, Delicias, San Pablo, Vargas Torres, Clínica Móvil, Cárcel (C.R.J) ,Puerto López,. Puerto Cayo, Salango, Machalilla. Fomentando, protegiendo y. recuperando el bienestar integral y optimizando los recursos disponibles en la institución. Cumpliendo así con el derecho inalienable e impostergable que la Constitución Política de la nación promulga y que es el Derecho a la atención integral y gratuita en salud.. 5.

(21) 2.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿De qué manera se puede llevar un Control de Inventario en el Departamento de Bodega en el Área de Salud Nº 4 del Cantón Jipijapa?. 2.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Desde la creación del ser humano, el hombre ha tenido muchas necesidades que le ha permitido buscar con su sabiduría cada una de las soluciones para tener una vida con éxito. El hombre con la capacidad que ha adquirido, creo la medicina con el principal motivo de llevar una vida saludable; desde ese entonces fueron creados diferentes centros de salud para llevar un control al estado físico del hombre.. La salud es uno de los factores más importante de un ser humano, por tal situación fue creado el Ministerio de Salud Pública para identificar las necesidades y buscar soluciones para bienestar del ser humano.. El Área de Salud Nº4 del Cantón Jipijapa, se preocupa positivamente por las necesidades de este Cantón; y está distribuido por varios Departamentos, que cumplen sus respectivas funciones, para que la ciudadanía se sienta satisfecha por su labor encomendada; como una de las Áreas principales se encuentra el Departamento de Bodega, el cual presenta un gran problema; la lentitud en el proceso de Información y Registro de Datos de medicamentos, insumos y materiales de manera no confiable, y en muchos casos hasta la duplicación de Información y entrega de reportes a las diferentes unidades de salud en tiempos no especificados.. Este Departamento no ha tenido la posibilidad de adquirir un Sistema de Automatización que lleve un Control apropiado de Inventario, y así facilitar la búsqueda de Información, y seguridad en la obtención de reportes, ya que en la actualidad con la evolución de la tecnología podemos obtener y registrar con mayor precisión los datos, por medio de los sistemas informáticos. 6.

(22) Para que esta Área pueda suplantar el proceso manual típico y permitirle a la Institución obtener información de una manera rápida, confiable y oportuna, de los informes requeridos por el encargado del Departamento de Bodega.. Como estudiante de la Universidad Estatal del Sur de Manabí, de la carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales, Institución de nivel superior con potestad reconocida para otorgar grados académicos que fomenta el progreso y la difusión de la enseñanza y la investigación para formar profesionales competitivos capaces de adaptarse en un mundo que presenta retos a los cuales se dará soluciones, y por esta contexto, se presenta una Aplicación Informática que permitirá sistematizar el Control de las mismas, facilitándole a su vez la mayor rapidez en la búsqueda de información, y satisfaciendo las necesidades para los diferentes procesos a realizaren el Departamento.. 2.3. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Los entornos informáticos han facilitado los procesos mecánicos y manuales de la información, facilitando las mismas con programas adaptables, que indica que se debe hacer y cómo hacerlo, entregando resultados, confiables y rápidos.. En la actualidad la mayoría de las empresas tienen como finalidad establecer mecanismos que permiten realizar funciones de manera eficaz. Por esta razón las instituciones tanto públicas como privadas cada día están inmersas a la tecnología, ya que permiten obtener información con mayor rapidez y precisión.. En al Are de Salud Nº4 del Cantón Jipijapa, el tratamiento de la información no automatizada, le genera pérdida de tiempo, causando muchos inconvenientes para el encargado del Departamento de Bodega, e inclusive en muchos casos entregando datos erróneos. Motivo por la cual la información debe ser tratada digitalmente, para mejorar el proceso evolutivo de la investigación.. 7.

(23) El Departamento de Bodega del Área de Salud Nº 4 no debe dejar pasar por alto las facilidades que presentan la Tecnología Informática,. implementando. Sistemas que faciliten el procesamiento de la Información.. Con el Desarrollo de la Aplicación Informática para el Control de Inventario, permitirá, llevar un mejor proceso para el registro de los datos, ayudándole a la Institución obtener Información de una manera rápida y confiable, generando los diferentes métodos con mayor seguridad y a su vez le permitirá al encargado del Departamento obtener y entregar los reportes de sus datos sin perder mucho tiempo y recursos; motivo por la cual esta propuesta tiene una aceptación fiable en el Departamento de Bodega del Área de Salud Nº4 de la ciudad de Jipijapa.. 2.4. DELIMITACION DEL PROBLEMA Campo: Departamento de Bodega Aspecto: Aplicación Informática para Inventario Espacio: Área de Salud Nº 4 Jipijapa Tiempo: La investigación se desarrollara en 8 meses. 8.

(24) 2.5. OBJETIVOS. 2.5.1. OBJETIVO GENERAL Desarrollar e implementar una Aplicación Informática para llevar el Control de Inventario en el Departamento de Bodega del Área de Salud Nº4 de la Ciudad de Jipijapa.. 2.5.2. OBJETIVO ESPECIFICO Ø Analizar el proceso de control actual que realiza el encargado del departamento de bodega del Área de salud Nº 4. Ø Determinar las ventajas y desventaja que traería para el departamento, automatizar los procesos manuales realizados por el encargado del departamento. Ø Diseñar la estructuración de la base de datos de la aplicación e Ø informática para el control de Inventario. Ø Desarrollar una interfaz gráfica agradable y segura para el fácil manejo de la información para encargado del departamento.. 9.

(25) 2.6. HIPÓTESIS. Con la Aplicación Informática para el Control de Inventario, mejoraran los procesos administrativos, obteniendo resultados confiables que ayudarán al desenvolvimiento del personal del Departamento de Bodega del Área de Salud Nº4 del Cantón Jipijapa.. 2.6.1. VARIABLE INDEPENDIENTE Aplicación Informática. 2.6.2. VARIABLE DEPENDIENTE Departamento de Bodega. 10.

(26) CAPITULO III MARCO TEORICO.

(27) III. MARCO TEÓRICO UNIDAD 1 3.1.1. ADMINISTRACION. La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.. En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores, etc.. Dentro de la Administración es necesario recalcar la labor del gerente, porque este es el responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados. Objetivos de la Administración 1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.. Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.. 2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla. 3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.. 12.

(28) 3.1.1.1. Importancia de la Administración La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica porque una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.. La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.. Dentro de la administración encontramos:. -. Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.. -. Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad.. -. Desempeño de ciertas funciones específicas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc.. -. Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.. Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual.. 13.

(29) 3.1.1.2. Estado actual de la teoría administrativa El estado actual de la teoría administrativa es bastante complejo, pues permite enfocar su objeto de estudio de varias maneras y agrupar un gran abanico de variable que deben ser tenidas en consideración.. En la actualidad, la teoría administrativa estudia la administración de empresas y demás tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de las cinco variables principales, cada una de las cuales es objeto específico de estudio de una o más corriente de la teoría administrativa. Las cinco variables básicas, (tarea, estructura, personas, tecnología y ambiente) constituyen los principales componentes en el estudio de administración de las empresas. El comportamiento de estas variables es sistémico y complejo: cada una ellas influye y es influenciada por las demás; si se modifica una ellas, las otras también se modifican en mayor o menor grado. El comportamiento del conjunto de estas variables es diferente de la suma del comportamiento de cada variable por separado.. La adecuación de estas cinco variables constituye el principal desafío de la administración. En una subunidad especializada (por ejemplo, un departamento, una división, una sección), algunas de estas variables pueden cumplir un papel predominante.. A medida que la administración enfrenta nuevos desafíos y nuevas situaciones, las teorías administrativas requieren adaptar sus enfoques o modificarlos por completo para que sean útiles y aplicables, lo cual explica en parte los pasos graduales de la teoría administrativa en el transcurso de este siglo.1. 1. http://www.monografias.com/administracion-empresas.shtml. 14.

(30) 3.1.1.3. Perspectivas futuras de la administración. Estos cambios tienden a aumentar debido a la inclusión de otras nuevas variables a medida que el proceso se desarrolla y crea una turbulencia que perturba y complica la tarea administrativa de planear, organizar, dirigir y controlar una empresa eficiente y eficaz. El futuro parece complicar la realidad, puesto que innumerables factores producirán impactos profundos en las empresas. Las próximas décadas se caracterizarán por los desafíos y turbulencias que deberá enfrentar la administración:. Las empresas están en continua adaptación a sus ambientes. Esta adaptación continua puede provocar el crecimiento, la estabilidad transitoria o la reducción de la empresa. El crecimiento se presenta cuando la empresa satisface sus demandas ambientales y el ambiente requiere mayor volumen de salidas y resultados de la empresa.. Existe la tendencia de la continuidad de tasas elevadas de inflación. Los costos de energía, materias primas y fuerza laboral están elevándose de forma notoria. La inflación exigirá cada vez mayor eficiencia en la administración de las empresas para obtener mejores resultados con los recursos disponibles y los programas de reducción de costos operacionales.. La competencia es cada vez más aguda. A medida que aumentan los mercados y los negocios, también crecen los riesgos en la actividad empresarial.. Existe la tendencia a una creciente sofisticación de la tecnología. Los nuevos procesos e instrumentos introducidos por la tecnología en las empresas causan impactos en la estructura organizacional.. 15.

(31) La internalización del mundo de los negocios, denominada globalización, es el factor más importante de desarrollo de las empresas. Gracias al proceso de la comunicación, del computador y el transporte, las empresas están internacionalizando sus actividades y operaciones.. Mayor presencia de las empresas. Mientras crecen o se reducen, las empresas se vuelven más competitivas, sofisticadas tecnológicamente, se internacionalizan más y, con esto, aumenta su influencia ambiental. En consecuencia, las empresas llaman más la atención del ambiente y del público, son más visibles, y la opinión pública las percibe mejor.. 3.1.1.4.Administradores Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos:. - Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados. - Los administradores dirigen las actividades de otras gentes. - Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva. Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.. 16.

(32) Los administradores se clasifican en:. - Los administradores de primera línea por lo general lo llamamos supervisores. - Los de mandos medios pueden ostentar títulos como de jefe de departamentos o de oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano, obispo o gerente divisional. - Los. administradores. vicepresidente,. por. presidente,. lo. común. canciller,. ostentan. director. títulos. de. administrativo,. director general.. 3.1.1.5.. Departamentalización A medida que la organización crece, el organigrama también. Es común. encontrar. una. conjugación. de. diversos. tipos. de. departamentalización expuestos no son suficientes para que a través de ellos mismos, se estructure una organización por cuanto no indican claramente como son establecidas las interrelaciones entre los diversos departamentos, ni cómo deben estar subordinados.. "La departamentalización busca organizar las actividades de una empresa, de forma tal que facilite el logro de sus objetivos. No es tampoco la solución ideal, pues la separación de actividades, cualquiera que sea el tipo adoptado, crea problemas de coordinación generalmente de difícil solución".. La ventaja principal de la departamentalización según criterios funcionales, además de su lógica intrínseca, es la larga experiencia que existe al respecto. Por otra parte, este sistema al colocar los más altos directivos al frente de los departamentos que realizan las funciones básicas de la empresa, asegura a ésta que la realización de 17.

(33) estas funciones será la preocupación permanente de ellos, quienes naturalmente trataran de defender el poder y el prestigio de sus posiciones, de las amenazas de su seguridad por parte de los departamentos de servicios o de los grupos de staff.. La especialización ocupacional que mantiene por funciones y por tanto una mayor eficiencia en el uso de los recursos humanos, es otra ventaja de la departamentalización funcional. Otras ventajas son la facilidad de entrenamiento del nuevo personal, y de un estricto control puesto que la responsabilidad por el rendimiento económico de la empresa, se halla localizada totalmente al más alto nivel.. 3.1.1.6.Disposiciones Generales del Departamento de Bodega La Sección Bodega depende directamente del Departamento de Adquisiciones e Inventarios. Objetivo La Sección Bodega tiene por objetivo la adecuada recepción, custodia y entrega de todos los elementos adquiridos por el municipio de acuerdo a los reglamentos y procedimientos establecidos para cada caso.. Función que realiza el Departamento de Bodega. -. Programar la adquisición de suministros de oficina y aseo.. -. Coordinar con la sugerencia técnica la adquisición de materiales accesorios y repuestos que se utilizan en los trabajos que realiza la empresa dentro de los servicios que presta a la comunidad.. -. Llevar actualizados el registro de ingresos y egresos de bodega y reportarlos a contabilidad.. 18.

(34) -. Elaboración de actas de entrega recepción de activos fijos a cargo de cada funcionario y empleado.. -. Entregar los. materiales. y accesorios. requeridos. por los. funcionarios y trabajadores previa la solicitud correspondiente. -. Llevar el control de consumo de combustible de los vehículos de la empresa.. -. Mantener un stock suficiente suministros y materiales.. -. Ordenar el adecuado mantenimiento y conservación.. -. Organizar y mantener actualizado el inventario.. -. Mantener clasificados y codificados los activos fijos de la empresa.. -. Tramitar solicitudes de adquisiciones de materiales en general.. -. Presentar los informes mensuales a la gerencia general, y subgerencia técnica y administrativa.. 3.1.2. ORGANIZACIÓN. Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.. Estructura organizativa Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la informal Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.. 19.

(35) Propósitos de la organización - Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo. - Eliminar duplicidad de trabajo. - Establecer canales de comunicación. - Representar la estructura oficial de la empresa. 3.1.2.1. Tipos de organizaciones Organización formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando. se dice que una. organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo. La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la más formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo y de la organización. Organización Informal: La organización informal es cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aun cuando contribuya a resultados conjuntos. El ejemplo de una organización informal son las personas que juegan ajedrez.. 20.

(36) 3.1.2.2. Principios de organización Unidad de mando Un subordinado sólo deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas. Especialización Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas. Paridad de autoridad y responsabilidad La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad. Equilibrio de Dirección–Control Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma. Definición de puestos Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos. Pasos básicos para organizar. - Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.. 21.

(37) - Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados. y tareas. se suele. conocer. como. la departa. mentalización. - Especificar quien depende de quién en la organización, esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización. - establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación. Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable. Factores que influyen en la estructura organizacional. Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional. Factores internos 1. Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad. 2. Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor). 3. Diversidad de productos y clase de operación. 4. Tamaño de la organización. 5. Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores) 22.

(38) Factores externos 1. Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción). 2. Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes). 3. Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero) La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización. Dirección: Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación. Motivación: La motivación fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la administración científica. los gerentes. 23.

(39) determinaban cuales eren la forma más eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto más producían los trabajadores más ganaban el supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización. Liderazgo: En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre los líderes y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes manera. Comunicación: La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en más de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.. 24.

(40) 3.1.3. CONTROL. Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas.. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas específicas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.. A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:. - Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad. con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.. - Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación. con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.. - George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,. valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.. 25.

(41) También hay otras connotaciones para la palabra control: -. Comprobar o verificar. -. Regular. -. Comparar con un patrón. -. Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar). -. Frenar o impedir. Requisitos de un buen control. -. Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.. -. Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.. 3.3.1.1.Importancia del control Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:. Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. 26.

(42) Producir ciclos más rápidos: Es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas.. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.. 3.3.1.2.Propósito y función del control El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.. La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La función de control consta de cuatro pasos básicos:. - Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.. 27.

(43) - Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.) - Determinar si existe alguna variación de los niveles medios. - Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.. 3.3.1.3. Bases del control Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo está conformado por dos elementos principales: base y altura.. Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:. Planear y organizar: Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse.. Hacer: El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando.. Evaluar: El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qué medidas, deben ser necesarias tomar.. Mejorar: La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.2 2. http://www.monografias.com/control.shtml 28.

(44) 3.3.1.4. Control como un sistema de retroalimentación El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a sí mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar información se compara el desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva.. Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este aspecto se puede ver con claridad al observar el proceso de retroalimentación en el control administrativo en la figura.. Este sistema presenta el control en una forma más compleja y realista que si se considera solamente como un asunto de fijación de estándares, medición. del. desempeño. y. corrección. de. desviaciones.. Los. administradores miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las correcciones necesarias deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en práctica a fin de al desempeño deseado.. 3.3.1.5. Áreas del control El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.. 29.

(45) Las principales áreas de control en la empresa son:. -. Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:. -. Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.. -. Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).. -. Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.. -. Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.. -. Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto sub ensamblados como terminados, entre otros.. -. Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.. -. Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.. 30.

(46) Técnicas para el control. Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:. Contabilidad, Auditoria, Presupuestos, Reportes, informes, Formas Archivos (memorias de expedientes).. Computarizados,. Mecanizados,. Gráficas. y. diagramas,. Proceso,. procedimientos, Gantt, etc.. Procedimiento hombre máquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.. Métodos cuantitativos, Redes, Modelos matemáticos, Investigación de operaciones, Estadística, Cálculos probabilísticas. Reportes: Un reporte es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede ser impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información, aunque puede tener diversos objetivos. Existen reportes divulgativos, persuasivos y de otros tipos.. Definición de Kardex Un Kardex, no es más que un registro de manera organizada de la mercadería que se tiene en una bodega. Generalmente, para poder hacerlos hay que hacer un inventario de todo el contenido que tiene la bodega, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el precio unitario, esta información pasaría a ser el inventario inicial con el que se parte. Luego se pueden clasificar los productos por sus características comunes, y una vez. 31.

(47) que se hace todo eso se puede llenar los Kardex, que se pueden encontrar en papelerías o en cualquier programa contable.. En estos registros se hace una tarjeta de kardex por producto, en donde se registra el nombre del producto, el código del producto, la cantidad existente, unidad de medida el valor unitario y el valor total, y de ahí en adelante se seguirá registrando en el mismo kardex todas las salidas y entradas del producto, y cada una de estos procesos se ira registrando los mismos datos, es decir la cantidad del producto que entró, la unidad de medida, el valor unitario y el total. También hay que tomar en cuenta que para efectos de valorización de ese inventario, se utilizan diferentes métodos:. los más comunes son el LIFO, FIFO; Promedio Ponderado, Promedio o ultimo precio, dependiendo del método que se utilice, el valor del producto aumenta o disminuye, y el orden en el que salen o entran las mercaderías también varía. 3 3.3.1.6. Fallas en el proceso de control Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicación que se fundamenta en la búsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en errores típicos de la supervisión como son los siguientes:. Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como decía WEINER "los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor. 3. http://grupos.emagister.com/mensaje/bueno_un_kardex_no_es_mas_que_un_registro_de/6610-. 1215940. 32.

(48) intento de explicación que el resto", pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen.. Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.. Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, además, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse. Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.. 33.

(49) UNIDAD. 2. 3.2.1. INVENTARIO Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.. Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.. Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la conclusión correcta por rezones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tiene una miopía similar. Por lo general creen que mientras más mejor. 34.

(50) Concepto de Inventario. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.. Objetivos. Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.. 35.