Manual de Procedimientos
DE LA SUBCONTRALORÍA DE EVALUACIÓN Y CONTROL
Autorizado el veintitrés de octubre de dos mil diecisiete con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal y 12 fracción VI del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
3
Índice Página
I Introducción 4
II Presentación de los Procedimientos 5
III Departamento de Organización y Normatividad Administrativa 6
Procedimiento para la revisión y registro de los Manuales de Organización, Procedimientos
y Lineamientos de las Dependencias y Entidades 6
IV Departamento de Contraloría Social 12
Procedimiento para la captación de Contralores Ciudadanos. 12
Procedimiento para verificar la entrega de Programas Sociales 17
V Departamento de Control 20
Procedimiento para llevar a cabo el registro de sellos oficiales utilizados por las
Dependencias y Entidades 20
Procedimiento para revisar y registrar Códigos de Conducta de las Dependencias y
Entidades. 30
Procedimiento para el seguimiento a las acciones emprendidas por las Dependencias y
Entidades en materia de Control Interno Institucional 40
VI Departamento de Evaluación 59
Procedimiento para la evaluación de trámites y servicios de alto impacto 59
Procedimiento para la revisión a los medios de verificación que comprueben el cumplimiento de los programas y acciones emprendidos por las Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla
63
4
I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos tiene como objeto servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento de la Subcontraloría de Evaluación y Control, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que realizan los Departamentos Organización y Normatividad Administrativa; de Contraloría Social; de Control; y de Evaluación, precisando sus responsabilidades y facilitando su interrelación.
De igual manera, sirve como un mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso en la Subcontraloría, facilitando su incorporación a la misma.
La actualización del Manual de Procedimientos se realizará cuando se presenten los siguientes casos: • Cuando la Unidad Administrativa haya sufrido cambios en su estructura orgánica o cambios de
denominación que afecten su funcionamiento.
• Como resultado del proceso de simplificación administrativa.
• Por asignación de nuevas funciones y responsabilidades o por omisión de las mismas. • Por el establecimiento de nuevos métodos o sistemas de trabajo.
• Por cambios en la normatividad aplicable. • Por carencia de autorización y registro.
• Por adaptación de las necesidades que se plasmen en la nueva Guía para la elaboración de Manuales de Procedimientos.
• Por observaciones derivadas de auditorías o certificaciones.
Asimismo, y con la intención de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Subcontraloría de Evaluación y Control, que considere los principios básicos de igualdad y equidad, que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contenido no se establezca que es para uno y otro género.
El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien lo emite así como sus modificaciones, cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en sus procedimientos, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.
5
II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA
1. Procedimiento para la revisión y registro de Manuales de Organización, Procedimientos y Lineamientos de las Dependencias y Entidades municipales.
DEPARTAMENTO DE CONTRALORÍA SOCIAL
2. Procedimiento para la captación de Contralores Ciudadanos. 3. Procedimiento para verificar la entrega de Programas Sociales.
DEPARTAMENTO DE CONTROL
4. Procedimiento para el registro de sellos oficiales utilizados por las Dependencias y Entidades.
5. Procedimiento para verificar las acciones emprendidas por las Dependencias y Entidades en materia de Control Interno.
6. Procedimiento para el registro de la misión y visión de las Dependencias y Entidades.
DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN
7. Procedimiento para la evaluación de trámites y servicios de alto impacto.
8. Procedimiento para la revisión a los medios de verificación que comprueben el cumplimiento de los programas y acciones emprendidos por las Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
6
III. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA Nombre del
Procedimiento: Procedimiento para la revisión y registro de los Manuales de Organización, Procedimientos y Lineamientos de las Dependencias y Entidades.
Objetivo: Otorgar el registro a los Manuales de Organización, Procedimientos y Lineamientos de Dependencias y Entidades, verificando que se apeguen al marco legal aplicable, así como a la metodología emitida por la Contraloría Municipal, a fin de lograr la uniformidad en su integración y aplicación.
Fundamento Legal Ley Orgánica Municipal, Artículo 169 Fracciones IX.
Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 12 Fracción VI, 32 Fracciones XI y XIII y 33 Fracción III y V.
Políticas de
Operación 1. Se registraran los documentos que cumplan con la metodología establecida en las “Guías para la elaboración de los Manuales de Organización, Procedimientos y Lineamientos”, que expida la Contraloría Municipal.
2. Las Dependencias y Entidades deberán realizar la solicitud por oficio al Titular de la Contraloría o de la Subcontraloría de Evaluación y Control, para revisión de los Manuales de Organización, Procedimientos y Lineamientos, adjuntando los proyectos en archivo digital.
3. El Departamento de Organización y Normatividad Administrativa proporcionará la asesoría necesaria para la adecuada elaboración de los manuales y lineamientos de las Dependencias y Entidades.
4. El Departamento de Organización y Normatividad Administrativa llevará el control de los registros asignados a los Manuales de Organización y de Procedimientos de Unidades Administrativas, los cuales se podrán otorgar a nivel Secretaría, Oficina del Secretario y Staff, Dirección o Departamento.
5. El número de registro se conformará por caracteres, integrados en grupos y a la vez separados por una diagonal (/) de la siguiente forma:
Primer grupo de dígitos Corresponde al Municipio de Puebla 2014-2018. GMP1114
Segundo grupo de
dígitos Corresponde a la inicial de cada una de las palabras que conforman el nombre del Manual de Organización o Manual de Procedimientos.
MO Tercer grupo de dígitos Corresponde a las siglas de la Dependencia o Entidad y al
número de Dependencia o Entidad asignado a la misma. CM01
Cuarto grupo de dígitos Corresponde a las siglas de la Dirección, Subdirección, Subcontraloría, etc., cuyo manual se autoriza y al número consecutivo en el registro.
SDASE Ejemplo: MPUE1418/MO/SA03/DAGM011
7 6. La revisión y actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos, deberá realizarse de manera periódica y en función de los cambios que sufran las Dependencias y Entidades del Gobierno Municipal en sus estructuras orgánicas, reglamentos interiores y forma de trabajo.
7. Los titulares de las Dependencias y Entidades nombrarán un enlace, mismo que será responsable del seguimiento para la elaboración y actualización de los manuales de las Unidades Administrativas que las conforman.
8. La información contenida en los Manuales de Organización y Procedimientos será responsabilidad de cada Unidad Administrativa.
9. Una vez registrados los Manuales de Organización, de Procedimientos y Lineamientos por la Contraloría Municipal ésta solicitará a cada Dependencia y Entidad que sean publicados en las plataformas de transparencia, tanto nacional como municipal.
Tiempo de
8
Descripción del Procedimiento: Para la revisión y registro de los Manuales de Organización,
Procedimientos y Lineamientos de las Dependencias y Entidades.
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos Jefe/a del Departamento de Organización y Normatividad Administrativa
1 Diseña y propone para visto bueno del Subcontralor/a de Evaluación y Control y autorización del Contralor Municipal las Guías para elaboración de Manuales de
Organización, Procedimientos y
Lineamientos
Proyecto de Guías Original
Contralor/a
Municipal 2 Aprueba Guías y gira instrucciones para solicitar, mediante oficio, a los Titulares de las Dependencias y Entidades la elaboración de los proyectos de manuales y lineamientos.
Guías/oficio Original y copia
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
3 Recibe proyecto en archivo electrónico adjunto al oficio de las Dependencias y Entidades y turna al Departamento de
Organización y Normatividad
Administrativa para su revisión.
Oficio
Proyecto de Manual Original en impreso y archivo electrónico Jefe/a del Departamento de Organización y Normatividad Administrativa
4 Verifica su correcta elaboración conforme a lo establecido en la Guía.
Si no hay observaciones continua en la actividad No. 9, en caso contrario:
Oficio
Proyecto de Manual Original en impreso y archivo electrónico
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
5 Envía oficio al Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, solicitando solventar las observaciones marcadas en el archivo electrónico adjunto.
Oficio
Proyecto de Manual Original en impreso y archivo electrónico Jefe/a del Departamento de Organización y Normatividad Administrativa
6 Recibe documento de la Unidad
Administrativa en archivo electrónico adjunto a oficio y verifica.
Si no existen observaciones
continúa en la actividad No. 9 en caso contrario: Oficio Proyecto de Manual solventado Original en impreso y archivo electrónico
9
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
7 Envía oficio al Titular de la Unidad Administrativa correspondiente para citar a reunión de trabajo a los responsables de la elaboración del manual o lineamiento.
N/A N/A Jefe/a del Departamento de Organización y Normatividad Administrativa y responsable(s) del manual.
8 Realizan reunión de trabajo para solventar
las observaciones pendientes. N/A N/A
Jefe/a de Departamento de Organización y Normatividad Administrativa
9 Asigna número de registro al documento e
imprime hoja de autorización. Autorización Hoja de Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
10 Envía oficio al Titular de la Unidad Administrativa adjuntando en impreso la hoja de autorización para recabar las firmas correspondientes. Oficio Hoja de autorización Original y copia Jefe/a de Departamento de Organización y Normatividad Administrativa
11 Recibe oficio y hoja de autorización firmados por el Titular de la Dependencia o Entidad y recaba firma del Contralor Municipal. Oficio Hoja de autorización Original Contralor/a Municipal/ Subcontralor/a de Evaluación y Control
12 Envía oficio al Titular de la Dependencia o Entidad adjuntando documento registrado en archivo electrónico y hoja de autorización. Termina Procedimiento Oficio Hoja de autorización Original y en archivo electrónico
10
Diagrama de flujo del Procedimiento para la revisión y registro de manuales de organización, procedimientos y lineamientos de las dependencias y entidades municipales
Jefe/a de Departamento de Organización y Normatividad
Administrativa
Contralor/a Municipal Subcontralor/a de Evaluación y Control
Inicio
Diseña y propone para visto bueno del Subcontralor de Evaluación y Control y autorización del Contralor Municipal las Guías para elaboración de manuales ylineamientos.
Proyecto de Guías
1
Aprueba Guías y gira instrucciones para solicitar mediante oficio a los Titulares de las Dependencias y Entidades la elaboración de los proyectos de manuales. Guías 2 Oficio ¿Hay observaciones? A No Si
Envía oficio al titular de la Unidad
Administrativa correspondiente,
adjuntando proyecto en archivo electrónico y solicita solventar las observaciones.
Oficio
5
Proyecto
Verifica su correcta elaboración conforme al contenido especificado en la Guía.
Oficio
4
Proyecto
Recibe proyecto en archivo electrónico adjunto al oficio de las Dependencias y Entidades y turna al Departamento de Organización y Normatividad Administrativa para su revisión.
Oficio
3
Proyecto
¿Se hicieron las correcciones?
Si
No
Recibe documento de la Unidad
Administrativa en archivo
electrónico adjunto a oficio y verifica. Oficio 6 Proyecto de manual B 11
11
Jefe/a de Departamento de Organización y Normatividad
Administrativa
Contralor/a Municipal Subcontralor/a de Desarrollo Administrativo, Seguimiento y
Control
Fin Envía oficio al Titular de la Unidad
Administrativa correspondiente
para citar a reunión de trabajo a los responsables de la elaboración del Manual.
7
A B
10
Realiza reunión de trabajo y se asesora a los responsables de las Unidades Administrativas para solventar observaciones.
8
Asigna número de registro al documento e imprime hoja de autorización.
Formato de autorización
9
Envía oficio al Titular de la Unidad
Administrativa adjuntando en
impreso la hoja de autorización
para recabar las firmas
correspondientes. Oficio
10
Formato de autorización Recibe oficio y hoja de autorización
firmados por el Titular de la Dependencia o Entidad y recaba firma del Contralor Municipal.
Oficio
11
Formato de autorización
Envía oficio al Titular de la Dependencia o Entidad adjuntando documento registrado en archivo electrónico y hoja de autorización.
Oficio
5
12
IV. DEPARTAMENTO DE CONTRALORÍA SOCIAL
Nombre del
Procedimiento: Procedimiento para la captación de Contralores Ciudadanos.
Objetivo: Fomentar la participación ciudadana en los jóvenes universitarios mediante la evaluación,
seguimiento y control de los programas, acciones, trámites y servicios ofertados por las Dependencias y Entidades que integran el H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
Fundamento Legal: Ley Orgánica Municipal, Artículo 169 Fracción VII
Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 12 Fracciones III y LIV y 34 fracciones I, II, VII y XIV.
Lineamientos Generales para la Operación de la Contraloría Ciudadana Municipal de Puebla, Artículos 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 y 24.
Políticas de
Operación: 1. Los estudiantes deberán presentar al Analista B la carta de asignación turnada por la Secretaría de Administración.
2. Los estudiantes deberán requisitar el formato Síntesis Curricular FORM.904/CM/2015.
3. El Analista B deberá integrar el expediente del estudiante para formalizar su incorporación como Contralor/a Ciudadano/a.
Tiempo Promedio
13
Descripción del Procedimiento: Para la captación de Contralores Ciudadanos
Responsable No. Actividad Formato o Documento Tantos
Estudiante 1 Acude a las oficinas de la Contraloría Municipal para solicitar ser aceptado como prestador de Servicio Social o Prácticas Profesionales bajo el esquema de Contralor Ciudadano.
Currículo (opcional) Original
Jefe/a de
Departamento 2 Recibe al estudiante, realiza una entrevista y lo acepta como prestador de Servicio Social o Prácticas Profesionales.
N/A N/A
3 Instruye al Analista B solicitar al estudiante los documentos necesarios para integrar su expediente como Contralor Ciudadano.
N/A N/A
Analista B 4 Solicita al estudiante carta de
presentación de la Universidad, carta de asignación de la Secretaría de Administración y requisitar el formato Síntesis Curricular para integrar su expediente como Contralor Ciudadano.
N/A N/A
Estudiante 5 Acude con el Analista B para entregarle los documentos solicitados e informar de los horarios de asitencia.
Carta de presentación de la Universidad, formato Síntesis Curricular y Carta de Asignación de la Secretaría de Administración Original
Analista B 6 Revisa la documentación recibida y la
archiva. Carta de presentación de la Universidad, Formato síntesis curricular y Carta
de Asignación de la Secretaría de Administración
Original
7 Convoca al estudiante para su
capacitación. N/A N/A
Estudiante 8 Acude con el Analista B para su
capacitación.
Termina procedimiento.
14
Diagrama de flujo del Procedimiento para la captación de Contralores Ciudadanos
Estudiante Analista B del Departamento de
Contraloría Social Jefe/a de Departamento de Contraloría Social
Si
No
1
Currículo
Acude a las oficinas de la Contraloría Municipal para solicitar ser aceptado como prestador de Servicio Social o Prácticas Profesionales bajo el esquema de Contralor Ciudadano.
Inicio 2
Recibe al estudiante, realiza una entrevista y lo acepta como prestador de Servicio Social o Prácticas Profesionales.
3
Instruye al Analista B solicitar al estudiante los documentos necesarios para integrar su expediente como Contralor Ciudadano.
4
Solicita al estudiante carta de presentación de la Universidad, carta de asignación de la Secretaría de Administración y requisitar el formato Síntesis Curricular.
5
Síntesis curricular Carta de asignación Carta de presentación
Acude con el analista B para entregarle los documentos solicitados e informar de los horarios de asistencia. ¿Aceptado? Si No Fin 6 Síntesis curricular Carta de asignación Carta de presentación
Revisa la documentación recibida y la archiva.
7
Convoca al estudiante para su capacitación.
8
Acude con el analista B para su capacitación.
16
17
Nombre del
Procedimiento: Procedimiento para verificar la entrega de Programas Sociales.
Objetivo: Verificar que la entrega de los programas sociales a los beneficiarios se realice conforme a las reglas de operación y lineamientos establecidos para tal efecto.
Fundamento Legal: Ley Orgánica Municipal, Artículo 169 Fracción VII
Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 12 Fracciones III y LIV; 34 fracciones I, II, VII y XIV Lineamientos Generales para la Operación de la Contraloría Ciudadana Municipal de Puebla, Artículos 21 y 22.
Políticas de
Operación: 1. El contralor ciudadano recibirá capacitación y asesoría en el programa social a verificar. 2. El contralor ciudadano deberá llenar el formato de verificación y encuestas, así como presentar evidencias del trabajo de campo para realizar el diagnóstico correspondiente a la entrega de los programas sociales
Tiempo Promedio
18
Descripción del Procedimiento para verificar la entrega de Programas Sociales
Responsable No. Actividad Documento Formato o Tantos
Jefe/a de
Departamento 1 Elabora plan de trabajo para las verificaciones. N/A N/A
2 Entrega al Analista A, el cuestionario y formato de verificación de programas sociales.
Formato /
Cuestionario Original
Analista A 3 Recibe documentos y convoca a los Contralores Ciudadanos para capacitarlos en el manejo del Cuestionario y formato de verificación.
Formato /
Cuestionario Original
4 Capacita a los Contralores Ciudadanos en el manejo del Cuestionario y formato de verificación.
N/A N/A
5 Asiste con los Contralores Ciudadanos a verificar y aplicar encuestas de satisfacción de forma aleatoria a los beneficiarios de los programas sociales.
Formato /
Cuestionario sean necesarias) Copias (las que 6 Recibe de los Contralores Ciudadanos los
formatos, encuestas y la evidencia generada en la verificación, para su estudio, análisis y procesamiento y archiva.
Formato /
Cuestionario sean necesarias) Copias (las que
7 Elabora un reporte con la información
recabada. Reporte Original
Jefe/a de
Departamento 8 Recibe y revisa el reporte y elabora diagnóstico de las verificaciones. Reporte Original 9 Entrega diagnóstico al Subcontralor/a de
Evaluación y Control. Termina Procedimiento.
19
Jefe/a de Departamento de
Contraloría Social Analista A del Departamento de Contraloría Social
1
Elabora plan de trabajo para las verificaciones.
Inicio
4
Capacita a los Contralores
Ciudadanos en el manejo del Cuestionario y formato de verificación.
2
Cuestionario Formato de verificación
Entrega al Analista el cuestionario y formato de verificación de programas sociales.
7
7
Reporte
Elabora un reporte con la información recabada.
Fin
3
Cuestionario Formato de verificación
Recibe documentos y convoca a los
Contralores Ciudadanos para
capacitarlos en el manejo del Cuestionario y formato de verificación.
6
Cuestionario Formato de verificación
Recibe de los Contralores Ciudadanos los formatos, encuestas y la evidencia generada en la verificación, para su estudio, análisis y procesamiento.
5
Cuestionario Formato de verificación
Asiste con los Contralores
Ciudadanos a verificar y aplicar encuestas de satisfacción de forma aleatoria a los beneficiarios de los programas sociales.
8
Reporte
Recibe y revisa el reporte y elabora diagnóstico de las verificaciones.
9
Reporte
Entrega diagnóstico a la
Subcontralora de Evaluación y Control.
20
V. DEPARTAMENTO DE CONTROL Nombre del
Procedimiento: Procedimiento para llevar a cabo el registro de sellos oficiales utilizados por las Dependencias y Entidades
Objetivo: Establecer las bases para el alta, modificación y baja de los sellos utilizados por las Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, en la recepción, registro, autorización y certificación de los asuntos de su competencia a fin de cumplir con la normatividad aplicable.
Fundamento Legal: Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículo 105 fracción III
Ley Orgánica Municipal, Artículos 82, 83, 84 y 169 fracciones VII y IX
Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 12 fracción I, 32 fracción X y 35 fracción II y V
Lineamientos para el Alta, Modificación y Baja de Sellos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal
Políticas de
Operación: 1.-registro y autorización de los sellos que son utilizados por las diversas Unidades El Departamento de Control, será el responsable de llevar a cabo el control, Administrativas.
2.- Los sellos se gestionaran por la Unidad Administrativa solicitante ante el Enlace Administrativo u área homologa, previa autorización de su Titular.
3.- El alta de los códigos de sellos deberá solicitarse mediante oficio emitido por el Enlace Administrativo u área homologa de la Dependencia o Entidad, a la Subcontraloría de Evaluación y Control.
4.- El oficio de solicitud de registro de sellos, deberá indicar los siguientes datos: I. Unidad Administrativa resguardante del sello;
II. Datos del sello o leyenda en su caso Tipo de sello (oficial, fechador y varios). III. Número de sellos por cada tipo.
5.- Todos los sellos oficiales y fechadores deberán contar como mínimo los siguientes elementos:
I. Imagen Institucional aprobada por el Honorable Ayuntamiento, para el ejercicio Constitucional correspondiente.
II. Periodo de la Administración Municipal;
III. Nombre completo de la/las Unidades Administrativas establecidas por nivel jerárquico, los cuales deberán coincidir con el nombre aprobado en la Estructura para la Administración Pública Municipal 2014-2018 y los reglamentos interiores correspondientes; y
21 6.- En el caso de sellos solicitados para algún programa especifico que operen las Dependencias o Entidades estos deberán contener:
I. Marca del Ayuntamiento aprobada en sesión extraordinaria de fecha 15 de febrero del 2014 por el Cabildo;
II. Logo de la Dependencia o Entidad en su caso y de ser procedente; cuya denominación deberá coincidir con el nombre aprobado en la Estructura para la Administración Pública Municipal 2014 – 2018 y los reglamentos interiores correspondientes;
III. Nombre del Programa;
IV. Periodo de la Administración Municipal; y
V. Código de Sello asignado por la Contraloría Municipal.
7.- La Subcontraloría de Evaluación y Control a través del Departamento de Control, será responsable de instrumentar una base de datos que contenga el registro de los sellos autorizados para el desahogo de los asuntos competencia de las Unidades Administrativas.
8.- Una vez otorgado el código de sello por la Contraloría y elaborado el mismo; el Enlace Administrativo u área homologa deberá enviar por oficio el formato de resguardo FORM.005-A/CM/0714 debidamente elaborado y firmado en original a la Subcontraloría de Evaluación y Control.
9- La destrucción de sellos deberá solicitarse mediante oficio dirigido a la Subcontraloría de Responsabilidades y Situación Patrimonial, por el Enlace Administrativo u área homologa con copia a la Subcontraloría de Evaluación y Control. 10.- La Subcontraloría de Evaluación y Control, en caso de reposición o requerimiento de sellos por destrucción, desgaste, pérdida o robo, reemplazará el código de sello mediante la asignación de uno nuevo remitiendo por oficio el mismo, a la Dependencia o Entidad correspondiente.
11.- En caso de requerir alguna modificación en la leyenda del sello autorizado o por cambios en los elementos del mismo, el Enlace Administrativo u área homologa deberá informarlo mediante oficio a la Subcontraloría de Evaluación y Control, para la asignación de un nuevo código.
12.- Para el cambio de resguardo se deberá informar a la Subcontraloría de Evaluación y Control, mediante oficio adjuntando formato de resguardo
FORM.005-A/CM/0714 en original y debidamente requisitado con los datos del nuevo
resguardante.
Tiempo Promedio
22
Descripción del Procedimiento: Para llevar a cabo el registro de sellos oficiales utilizados por las
Dependencias y Entidades
Responsable No. Actividad Documento Formato o Tantos
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista
1 Elabora los Lineamientos para el Alta,
Modificación y Baja de Sellos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal.
Lineamientos Original
2 Turna al Subcontralor/a de Evaluación y Control
para su revisión y en su caso autorización. Lineamientos Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
3 Recibe Lineamientos y revisa:
De tener observaciones regresa a actividad 2: En caso contrario:
Lineamientos Original 4 Turna hoja de autorización y Lineamientos al
Titular de la Contraloría para su firma. Autorización/ Hoja de Lineamientos
Original y Copia Titular de la
Contraloría 5 Firma la hoja de autorización y devuelve al Subcontralor/a de Evaluación y Control para su publicación en la página de internet.
Hoja de Autorización/ Lineamientos Original y Copia Subcontralor/a de Evaluación y Control
6 Recibe hoja de autorización e instruye al Jefe/a de Departamento de Control para que se coordine con el Departamento de Organización y Normatividad Administrativa para su publicación en la página web y se genere la circular correspondiente
Circular Original y
Copia
Jefe/a de
Departamento 7 Solicita al DONA su publicación e instruye al Analista la elaboración de la circular para dar a conocer los Lineamientos para el Alta, Modificación y Baja de Sellos a las Dependencias y Entidades y para que requieran los códigos correspondientes. Acuse de recibo de Circular Original y Copia Analista del
Departamento 8 Realiza la Circular y presenta proyecto al Jefe/a de Departamento. Circular Original y Copia 9 Recibe y revisa:
De tener observaciones regresa a actividad 8 En caso contrario:
Circular Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
10 Firma circular dirigida a los Enlaces
Administrativos y se notifica la misma. Circular Original y Copia
Dependencias y Entidades
11 Reciben circular y requieren vía oficio los códigos de sello necesarios para el desempeño de sus funciones.
Circular Original y
23
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Jefe/a de Departamento de Control/Analistas de Departamento
12 Revisan la congruencia de las solicitudes (oficios) de asignación de códigos de sellos con base en la Estructura Orgánica aprobada por cabildo así como en su Reglamento Interior.
Si es congruente continua en actividad 16 En caso contrario:
Papeles de
trabajo Original
13 Genera oficio señalando los motivos de improcedencia de la solicitud y turna al Subcontralor de Evaluación y Control para su firma.
Oficio Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
14 Recibe oficio y revisa:
De tener observaciones regresa a actividad 13 En caso contrario:
Oficio Original
15 Firma oficio y regresa al Jefe/a de Departamento
para su notificación y continúa en actividad 17. Oficio Original
Jefe/a de Departamento de
Control
16 Asigna códigos de sellos, captura en la base de datos el mismo y envía mediante oficio a la Dependencia o Entidad. Base de datos/Oficio Original Jefe/a de Departamento de Control/ Analistas de Departamento
17 Notifica oficio a las Dependencias y Entidades con los motivos de la improcedencia o en su caso la asignación de códigos de sellos y el resguardo de los mismos.
De recibir el resguardo de los sellos continúa en actividad 23. En caso contrario: Acuse de recibo de oficio, formato de resguardo FORM.005-A/CM/0714 Original
18 Realiza alcance de oficio solicitando el resguardo y comunicando que de hacer caso omiso se turnará a la Subcontraloría de Responsabilidades y Situación Patrimonial para el inicio del procedimiento correspondiente. Turna al Subcontralor/a para firma.
Oficio Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
19 Recibe oficio y revisa
De tener observaciones regresa a actividad 18. En caso contrario:
Oficio Original
20 Firma oficio y regresa al Jefe/a de Departamento
24
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Jefe/a de Departamento de
Control
21 Se notifica oficio y espera respuesta:
De recibir los resguardos continúa en actividad 23.
En caso contrario:
Oficio/Acuse
de recibo Original y Copia 22 Solicita vía memo a la Subcontraloría de
Responsabilidades y Situación patrimonial el inicio del procedimiento correspondiente.
Memorándum Original y Copia Jefe/a de Departamento de Control//Personal Comisionado
23 Integra expediente con los resguardos recibidos, actualiza base de daros y termina procedimiento. Termina Procedimiento.
Expediente. Resguardos, Base de Datos
25
Diagrama de flujo del Procedimiento para llevar a cabo el registro de sellos oficiales utilizados por las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista Subcontralor/a de Evaluación y Control Titular de la Contraloría Municipal
5 Lineamientos Calendario y oficio Turna al Subcontralor de Evaluación y Control para su revisión y en su caso autorización. Hoja de autorización Calendario y oficio Lineamientos Calendario y oficio Inicio 2 Lineamientos Calendario y oficio Elabora Lineamientos
para el Alta, Modificación y baja de sellos.
1
Recibe Lineamientos y revisa.
3
Firma la hoja de autorización y devuelve al Subcontralor de Evaluación y Control para su publicación en la página de internet. 26 ¿Tiene observaciones? SI No Hoja de autorización Calendario y oficio Turna hoja de autorización al Titular de la Contraloría para su firma.
4
Circular
Calendario y oficio Recibe hoja de autorización instruye al JDC para que se coordine con el DONA para su publicación y se genere la Circular correspondiente.
26
Diagrama de flujo del Procedimiento para llevar a cabo el registro de sellos oficiales utilizados por las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista Subcontralor/a de Evaluación y Control Dependencias y Entidades
Circular Calendario y oficio Oficio Calendario y oficio Circular Calendario y oficio Circular Calendario y oficio 8 Realiza la Circular y presenta proyecto al Jefe de Departamento.
Acuse Circular Calendario y oficio
Firma Circular y se notifica la misma. 10 25 11 Solicita al Departamento de Organización y Normatividad Administrativa su publicación e instruye al analista la elaboración de la Circular para dar a conocer los Lineamientos.
7
SI
9
Reciben Circular y requieren vía oficio los códigos de sellos necesarios. 9 Recibe y revisa. ¿Tiene observaciones? NO 27
27
Diagrama de flujo del Procedimiento para llevar a cabo el registro de sellos oficiales utilizados por las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista Subcontralor/a de Evaluación y Control
Oficio Calendario y oficio Oficio Calendario y oficio Oficios Calendario y oficio
Genera oficio señalando
los motivos de improcedencia y turna al SEC. 14 26 Revisa la congruencia de las solicitudes (oficios) de asignación de códigos de sellos. 12 28 ¿Es congruente? SI NO 13 A Recibe oficio y revisa.
¿Tiene observaciones?
SI
NO
Firma oficio y regresa al Jefe/a de Departamento
15
Asigna códigos de sellos, captura en la base de datos el mismo y envía mediante oficio a la Dependencia o Entidad
28
Diagrama de flujo del Procedimiento para llevar a cabo el registro de sellos oficiales utilizados por las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de Control/Analista Subcontralor/a de Evaluación y Control
Oficio Calendario y oficio Oficio Calendario y oficio SI Oficio Calendario y oficio Oficio Calendario y oficio Recibe oficio y revisa.
19 27 ¿Tiene observaciones? SI NO Oficio Calendario y oficio Firma oficio y regresa al Jefe/a de Departamento para su notificación. 20 A ¿Se recibe resguardo? Notifica oficio con los
motivos de la improcedencia o asignación de códigos de sellos y el resguardo de los mismos. 17 NO
Realiza alcance de oficio solicitando el resguardo y comunicando que de hacer caso omiso se turnara a la SRSP. del procedimiento
18
Se notifica oficio y espera respuesta 21 29 B C C
29
Diagrama de flujo del Procedimiento para llevar a cabo el registro de sellos oficiales utilizados por las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de Control/Analista
22 28 SI NO Memorándum Calendario y oficio Solicita vía memo a la SRSP el inicio del procedimiento correspondiente ¿Recibe resguardos? Expediente/base de datos
Integra expediente con los resguardos recibidos, y actualiza base de datos
23
FIN B
30
Nombre del Procedimiento:
Procedimiento para revisar y registrar Códigos de Conducta de las Dependencias y Entidades.
Objetivo: Proporcionar el proceso metodológico que permita a las y los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal elaborar el Código de Conducta de su Dependencia o Entidad, en el cual se establezcan de manera clara y concisa las conductas obligatorias, óptimas y deseables de las y los servidores públicos.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículos 108, 113 y 134. Ley General de Responsabilidades Administrativas, artículos 6 y 7.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla artículo 108. Ley Orgánica Municipal, artículo 169 fracción IX.
Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla artículo 12 fracción II.
Lineamientos Generales de Control Interno Institucional y sus Normas de Aplicación, artículo 33 fracción IV.
Código de Ética del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículo 13.
Políticas de Operación: 1. El Código de Conducta desempeña un papel orientador y de control para las y los servidores públicos en el desempeño de sus funciones, cargos, comisiones ante situaciones específicas que se les presenten, a efecto de normar sus actitudes, hábitos y su comportamiento en general.
2. El contenido del Código de Conducta debe presentar lo siguiente:
Lenguaje sencillo, no sexista, concreto y entendible para las y los servidores públicos.
Breve y disponible en digital para las y los servidores públicos. Estar respaldado por la normatividad aplicable.
Potenciar o fomentar siempre los principios, valores y virtudes de las y los servidores públicos.
Proporcionar un criterio sólido, claro y específico para poder adecuar la conducta de las y los servidores públicos en el buen ejercicio de la Administración Pública Municipal.
3. Cada servidor público deberá asumir con claridad los objetivos, metas, visión y misión del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla y de manera particular de su Dependencia o Entidad.
31 4. El Código de Conducta tiene la función y objetivo de proteger a las y los servidores públicos de eventuales injusticias y proteger la imagen de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal.
5. El Código de Conducta tendrá los siguientes beneficios:
Prevenir conflictos al interior y al exterior del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
Contribuir a la eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez con la que se administran los recursos públicos.
Generar lealtad, cooperación y compañerismo entre los servidores públicos de las dependencias y entidades, mejorando el clima laboral.
Establecer una cultura ética interna y externa del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
Actuar con apego y respeto a las leyes, normas, valores, principios y virtudes que establece el Código de Ética.
Tiempo Promedio de Gestión:
32
Descripción del Procedimiento: Para revisar y registrar Códigos de Conducta de las Dependencias y Entidades
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista
1 Elabora la Guía para la Elaboración del Código de Conducta de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal.
Guía Original
Jefe/a de Departamento de
Control
2 Turna al Subcontralor/a de Evaluación y Control para
su revisión y en su caso autorización. Guía Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
3 Recibe Guía y revisa
De tener observaciones, regresa a actividad 2 En caso contrario:
Guía Original
4 Turna hoja de autorización y Lineamientos al Titular de
la Contraloría para su firma. Autorización/ Hoja de
Guía
Original y Copia Titular de la
Contraloría 5 Firma la hoja de autorización y devuelve al Subcontralor/a de Evaluación y Control para su publicación en la página de internet.
Hoja de Autorización/ Guía Original y Copia Subcontralor/a de Evaluación y Control
6 Recibe hoja de autorización e instruye al Jefe de Departamento de Control para que se coordine con el Departamento de Organización y Normatividad Administrativa para su publicación en la página WEB y se genere la circular correspondiente.
Hoja de Autorización/ Circular Original y Copia Jefe/a de Departamento de Control
7 Solicita al Departamento de Organización y
Normatividad Administrativa su publicación e instruye al analista la elaboración de la circular para solicitar la realización o actualización del Código de Conducta en cada una de las Dependencias y Entidades.
Circular Original y Copia
Analista del
Departamento 8 Realiza la circular y presenta proyecto al Jefe/a de Departamento Circular Original y Copia Jefe/a de
Departamento de Control
9 Recibe y revisa:
De tener observaciones, regresa a actividad 8 En caso contrario:
33
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
10 Presenta al Titular de la Contraloría para su firma y
envío a los Titulares de las Dependencias y Entidades. Circular Original y Copia Titular de la
Contraloría Municipal
11 Recibe y revisa circular:
De tener observaciones, regresa a actividad 10 En caso contrario:
Circular Original 12 Firma circular e instruye su notificación para los
Titulares de las Dependencias y Entidades.
Circular Original Titulares de las
Dependencias y Entidades
13 Reciben circular y designan al personal encargado de elaborar o actualizar el Código de Conducta de su Dependencia o Entidad, de acuerdo a la Guía emitida por la Contraloría.
Acuse Circular Original
Personal
encargado 14 Elabora o actualiza el Código de Conducta de acuerdo a la Guía emitida por la Contraloría y la remite para su revisión. Código de Conducta Original Subcontralor/a de Evaluación y Control
15 Recibe Código de Conducta y se turna al Departamento de Control para su revisión.
Código de Conducta
Original Analista del
Departamento 16 Revisa Código de Conducta conforme a la Guía y emiten los comentarios y recomendaciones pertinentes, y se turnan al Jefe/a de Departamento para su revisión Código de Conducta Original Jefe/a de Departamento de Control
17 Recibe y revisa Código de Conducta
De tener observaciones, regresa a actividad 15 En caso contrario: Código de Conducta Original Subcontralor/a de Evaluación y Control
18 Instruye al Analista para que remita Código de
Conducta al Directivo Designado para su corrección. Código de Conducta Original Personal
encargado 19 Recibe Código de Conducta con correcciones. Código de Conducta Original 20 Realiza las correcciones pertinentes y las remite para
34
Responsable No. Actividad Documento Formato o Tantos
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
21 Recibe Código de Conducta y se turna al
Departamento de Control para su revisión. Código de Conducta Original Analista del
Departamento de control
22 Revisa las correcciones realizadas al Código de Conducta. Lo turna al Jefe de Departamento para su aprobación. Código de Conducta Jefe/a de Departamento de Control
23 Aprueba el Código de Conducta y realiza el registro en la base de datos para obtener el código de registro. Instruye al Analista para emitir el oficio de registro.
Código de Conducta
Analista del Departamento de
control
24 Realiza el registro en la base de datos de Códigos de Conducta y realiza el oficio con el número de registro correspondiente. Turna el oficio al Jefe de Departamento para su revisión.
Base de Datos Electróni co
Jefe/a de Departamento de
Control
25 Recibe y revisa oficio:
De tener observaciones, regresa a actividad 21 En caso contrario:
Oficio Original y Copia
26 Turna el oficio al Subcontralor/a para su firma Oficio Original
Subcontralor/a de
Evaluación y Control 27 Firma y turna al Jefe de Departamento para su notificación. Oficio originales 2 Analista del
Departamento de control
28 Notifica el oficio con el número de registro de Código de Conducta.
Termina Procedimiento.
Acuse de oficio 2 originales
35
Diagrama de flujo del Procedimiento para revisar y registrar Códigos de Conducta de las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista Subcontralor/a de Evaluación y Control Titular de la Contraloría Municipal
SI
5
Guía Inicio
Guía
Elabora la Guía para la Elaboración del Código de Conducta.
1
Guía
Turna al Subcontralor/a de Evaluación y Control para su revisión y en su caso autorización.
2
Guía
Recibe Guía y revisa.
3
¿Tiene observaciones?
Hoja de Autorización Turna hoja de autorización y Lineamientos al Titular de la Contraloría para su firma.
4
Guía
Hoja de Autorización Firma la hoja de autorización y devuelve al Subcontralor/a de Evaluación y Control para su publicación en la página de internet.
NO
Circular
Hoja de Autorización Recibe hoja de autorización e instruye al JDC para que se coordine con el JDONA para su publicación en la página WEB y se genere la circular.
6
36
Diagrama de flujo del Procedimiento para revisar y registrar Códigos de Conducta de las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista Subcontralor/a de Evaluación y Control Titular de la Contraloría Municipal
11
SI
Circular
Solicita al DONA su publicación e instruye al analista la elaboración de la circular para
solicitar la realización o
actualización del Código. 7
¿Tiene
observaciones? 35
Circular
Realiza la circular y presenta
proyecto al Jefe/a de Departamento. 8 Circular Recibe y revisa. 9 Circular Presenta al Titular de la Contraloría para su firma y envío a los Titulares de las Dependencias y Entidades. 10 Circular Recibe y revisa. ¿Tiene observaciones? SI NO NO Circular
Firma circular e instruye su notificación para los Titulares de las Dependencias y Entidades.
12
37
Diagrama de flujo del Procedimiento para revisar y registrar Códigos de Conducta de las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista Subcontralor/a de Evaluación y Control Dependencias y Entidades / Personal Encargado
Acuse Circular
Reciben circular y designan al
personal encargado de
elaborar o actualizar el Código de Conducta, de acuerdo a la Guía.
Reciben circular y designan al
personal encargado de
elaborar o actualizar el Código de Conducta, de acuerdo a la Guía.
Acuse Circular
Reciben circular y designan al
personal encargado de
elaborar o actualizar el Código de Conducta, de acuerdo a la Guía. 16 SI 13 ¿Tiene observaciones? NO 38 36 Código de Conducta Elabora o actualiza el Código de Conducta de acuerdo a la Guía emitida por la Contraloría y la remite para su revisión.
14 Código de Conducta
Recibe Código de Conducta y se turna al Departamento de Control para su revisión.
15
Código de Conducta Revisa Código de Conducta conforme a la Guía y emiten los
comentarios y
recomendaciones, y se turnan al Jefe/a de Departamento para su revisión
Código de Conducta Recibe y revisa Código de Conducta.
17
Código de Conducta Instruye al Analista para que remita Código de Conducta al Directivo Designado para su corrección.
38
Diagrama de flujo del Procedimiento para revisar y registrar Códigos de Conducta de las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista Subcontralor/a de Evaluación y Control Dependencias y Entidades / Personal Encargado
Acuse Circular
Reciben circular y designan al
personal encargado de
elaborar o actualizar el Código de Conducta, de acuerdo a la Guía.
Reciben circular y designan al
personal encargado de
elaborar o actualizar el Código de Conducta, de acuerdo a la Guía. 37 19 39 Código de Conducta Recibe Código de Conducta con correcciones.
20
Código de Conducta
Realiza las correcciones
pertinentes y las remite para su revisión.
21
Código de Conducta Recibe Código de Conducta y se turna al Departamento de Control para su revisión. 22
Código de Conducta
Revisa las correcciones
realizadas al Código de Conducta. Lo turna al Jefe de
Departamento para su
aprobación.
23
Código de Conducta Aprueba el Código de Conducta y realiza el registro en la base de datos para obtener el código de registro. Instruye al Analista para emitir el oficio de registro.
24
Base de Datos
Realiza el registro en la base de datos de Códigos de Conducta y realiza el oficio con el número de registro correspondiente. Turna el oficio al Jefe de Departamento para su revisión.
39
Diagrama de flujo del Procedimiento para revisar y registrar Códigos de Conducta de las Dependencias y Entidades
Jefe/a de Departamento de Control/Analista Subcontralor/a de Evaluación y Control
25 38
Oficio
Recibe y revisa oficio.
27
Oficio
Firma y turna al Jefe/a de
Departamento para su notificación. ¿Tiene observaciones? 21 26 Oficio Turna el oficio al
Subcontralor/a para su firma.
28
Oficio
Notifica el oficio con el número de registro de Código de Conducta.
40
Nombre del Procedimiento:
Procedimiento para el seguimiento a las acciones emprendidas por las Dependencias y Entidades en materia de Control Interno Institucional
Objetivo: Establecer los mecanismos de Control Interno Institucional que fortalezcan el cumplimiento de las leyes y disposiciones normativas para el cumplimiento de sus objetivos y metas y prevenir los riesgos que puedan afectar su logro.
Fundamento Legal: Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículo 105 fracción III
Ley Orgánica Municipal, Artículos 78 fracción IV, 82, 83, 84 y 169 fracciones I, VIII, IX y X.
Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 12 fracción II, 32 fracciones I, IV y 35 fracción I. Lineamientos de Control Interno Institucional y sus Normas de Aplicación.
Políticas de Operación: 1. Es responsabilidad de las y los Titulares de las Dependencias y Entidades, establecer y mantener el Control Interno Institucional estableciendo mecanismos, procedimientos específicos y acciones que se requieran para la debida observancia de las normas para conducir las actividades hacia el logro de sus objetivos y metas; evaluar y supervisar su funcionamiento y ordenar las acciones para su mejora continua.
2. Cada Titular de las Dependencias y Entidades designará a un Enlace de
Control Interno, cuya función recaerá en un Servidor Público con cargo medio
superior, así como un Auxiliar de Control Interno y otro Auxiliar de
Administración de Riesgos, quienes deberán ser servidores públicos del nivel
jerárquico inmediato inferior, debiendo comunicarlo por oficio al Titular de la Contraloría, dentro de los diez días hábiles posteriores a su publicación.
3. El Control Interno Institucional debe ser desarrollado e instrumentado en atención a las circunstancias y operaciones particulares de cada Dependencia o Entidad. Su aplicación y operación será para apoyar el logro de los objetivos y metas, que garanticen el ejercicio eficiente y trasparente de los recursos públicos. 4. El Control Interno Institucional, se divide en tres niveles de responsabilidad:
a) Estratégico: corresponde a las y los servidores públicos del primer y
segundo orden jerárquico.
b) Directivo: corresponde a las y los servidores públicos del tercer orden
jerárquico.
c) Operativo: corresponde a las y los servidores públicos del cuarto y
41 5. La Contraloría, conforme a sus atribuciones y a través del CODECII, podrá evaluar el funcionamiento del Control Interno Institucional, verificar el cumplimiento de los presentes lineamientos y sugerir las mejoras correspondientes.
6. Las Dependencias y Entidades constituirán un CODECII, que se integrará con los siguientes miembros titulares:
I. Presidente: Titular de la Dependencia o Entidad, con derecho a voz y voto, y en caso de empate tendrá el voto de calidad;
II. Secretario Técnico: Enlace de Control Interno de la Dependencia o Entidad, con derecho a voz y voto;
III. Vocales Ejecutivos:
a) Todos los Servidores Públicos con nivel dirección u homólogo de la Dependencia o Entidad, con derecho a voz y voto;
b) Enlace Administrativo, con derecho a voz y voto;
IV. Vocal Externo: Un Servidor Público de la Subcontraloría de Evaluación y Control, con derecho a voz y voto.
7. El CODECII tendrá los siguientes objetivos:
I. Contribuir al cumplimiento oportuno de los objetivos y metas con enfoque a resultados;
II. Impulsar el establecimiento, actualización y revisión de la eficiencia del Control Interno Institucional, mediante el seguimiento permanente a la implementación de los presentes lineamientos.
III. Contribuir a la administración de riesgos con el análisis y seguimiento de las estrategias y acciones determinadas, dando prioridad a los riesgos de atención inmediata;
IV. Impulsar la prevención de la materialización de riesgos, revisándolos y tipificándolos para evitar la recurrencia de las observaciones de alto riesgo; y
V. Emitir opinión respecto a la gestión de las normas de Control Interno. 8. Al inicio de cada periodo anual, el CODECII deberá aprobar el calendario de
sesiones ordinarias, debiendo celebrarse por lo menos cuatro al año y las sesiones extraordinarias cuando así se requiera, dependiendo de la importancia, urgencia o falta de atención de los asuntos.
9. Las sesiones que celebre el CODECII serán públicas y abiertas cuando así lo decida la mayoría de las y los integrantes y se llevarán a cabo en las instalaciones que para tal efecto se acuerde por la mayoría de sus integrantes. 10. Las Sesiones que celebre el CODECII deberán seguir los siguientes
42 conceptos y asuntos:
I. Pase de lista de asistencia;
II. Declaración del Quórum legal y apertura de la sesión; III. Lectura y aprobación del proyecto del orden del día; IV. Aprobación del acta de la sesión anterior;
V. Lectura, discusión y en su caso, aprobación del Análisis FODA;
VI. Lectura, discusión y en su caso, aprobación del proceso de Administración de Riesgos:
a) Matriz de Riesgos y Plan de Trabajo, correspondiente al periodo que se reporta;
b) Riesgos de atención inmediata;
VII. Lectura, discusión y en su caso, aprobación del Programa de Actividades:
VIII. Reporte de seguimiento de acuerdos tomados por el CODECII en sesiones previas;
IX. Revisión del incumplimiento o variaciones importantes, si los hubiera en los temas siguientes:
a) Resultado de quejas, denuncias, inconformidad y procedimientos administrativos de responsabilidad;
b) Observaciones de instancias fiscalizadoras pendientes de solventar; y
c) Comportamiento presupuestal y financiero. X. Asuntos Generales; y
XI. Declaración de cierre de la sesión.
11. El equipo de Control Interno de cada una de las Dependencias y Entidades deberá elaborar un Programa de Actividades, que incluirá las acciones de mejora para atender a las Cinco Normas de Control Interno, que será presentado y aprobado por el CODECII, para su seguimiento y actualización de manera trimestral.
12. Las Dependencias y Entidades deberán emitir un Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, el cual les permitirá reconocer posibles riesgos que puedan afectar al logro de los objetivos y metas, pero también fortalezas y oportunidades que coadyuven a minimizar su impacto, siguiendo lo
43 establecido en la Guía para la Elaboración del Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Éste se presentará y será aprobado por el CODECII, para su seguimiento y actualización de manera semestral. 13. Las Dependencias y Entidades deberán emitir un análisis de la
administración de riesgos a través de la emisión de una Matriz de Riesgos y Plan de Trabajo, siguiendo lo enmarcado en la Guía para la elaboración, actualización y evaluación de Matrices de Riesgos. Éste será aprobado por el CODECII, para su seguimiento y actualización de manera trimestral, mediante el editor en línea One Drive y cargando la evidencia pertinente en la plataforma GEMAR.
14. La Subcontraloría, a través del Departamento de Control deberá emitir las recomendaciones que considere pertinentes para la elaboración, actualización y seguimiento de los Formatos de Control Interno de las Dependencias y Entidades.
Tiempo Promedio de Gestión:
44
Descripción del Procedimiento: Para el seguimiento a las acciones emprendidas por las Dependencias y
Entidades en materia de Control Interno Institucional
Responsable No. Actividad Documento Formato o Tantos
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista
1 Elabora los Lineamientos de Control Interno Institucional y sus Normas de Aplicación
Lineamientos Original Jefe/a de
Departamento de Control
2 Turna al Subcontralor/a de Evaluación y Control para
su revisión y en su caso autorización. Lineamientos Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
3 Recibe Lineamientos y revisa
De tener observaciones, regresa a actividad 2 En caso contrario:
Lineamientos Original 4 Turna hoja de autorización y Lineamientos al Titular
de la Contraloría para su firma. Autorización/ Hoja de
Lineamientos
Original y Copia Titular de la
Contraloría 5 Firma la hoja de autorización y devuelve al Subcontralor/a de Evaluación y Control para su publicación en la página de internet.
Hoja de Autorización/ Lineamientos Original y Copia Subcontralor/a de Evaluación y Control
6 Recibe hoja de autorización e instruye al Jefe de Departamento de Control para que se coordine con el Departamento de Organización y Normatividad Administrativa para su publicación en la página WEB y se genere la circular correspondiente.
Hoja de Autorización/ Circular Original y Copia Jefe/a de Departamento de Control
7 Solicita al Departamento de Organización y Normatividad Administrativa su publicación e instruye al analista la elaboración de la circular para solicitar la designación del equipo de control interno en cada una de las Dependencias y Entidades; así como la difusión de los Lineamientos de Control Interno Institucional y sus Normas de Aplicación.
Circular Original y Copia
Analista del
Departamento 8 Realiza la circular y presenta proyecto al Jefe/a de Departamento Circular Original y Copia Jefe/a de
Departamento de Control
9 Recibe y revisa:
De tener observaciones, regresa a actividad 8 En caso contrario:
Circular Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
10 Presenta al Titular de la Contraloría para su firma y
45
Responsable No. Actividad Documento Formato o Tantos
Titular de la Contraloría Municipal
11 Recibe y revisa circular:
De tener observaciones, regresa a actividad 10 En caso contrario:
Circular Original
12 Firma circular e instruye su notificación para los
Titulares de las Dependencias y Entidades. Circular Original
Titulares de las Dependencias y
Entidades
13 Reciben circular, para proceder a notificar vía oficio el nombre, cargo, teléfono de oficina y correo electrónico de los servidores públicos que se designaron como Enlace de Control Interno, Auxiliar de Control Interno y Auxiliar de Administración de Riesgos.
Acuse Circular Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
14 Recibe oficio de designación y se turna al Jefe de
Departamento de Control. Oficio Original
Jefe/a de Departamento de
Control
15 Programa el calendario de capacitación para enlaces y directivos en relación a la conformación del CODECII y de los formatos de Control Interno Institucional, generando una circular para las Dependencias y Entidades; se presenta al Subcontralor/a para su visto bueno.
Circular Original
Subcontralor/a de Evaluación y
Control
16 Recibe y revisa circular
De tener observaciones, regresa a actividad 15 En caso contrario:
Circular Original
17 Firma circular e instruye su notificación. Oficio Original
Enlaces Dependencias y
Entidades
18 Reciben circular y emiten convocatoria a directivos
para capacitación en la fecha y hora señalada Acuse de circular Original Capacitador/Jefe/a
de Departamento de Control
19 Se imparte curso de capacitación, para la conformación e instalación de los CODECII y el llenado de los Formatos de Control Interno.
N/A N/A
Enlaces de las Dependencias y
Entidades
20 Conforman mesas de trabajo al interior de su Dependencia o Entidad para la elaboración de los Formatos de Control Interno y se envían a Contraloría para su revisión.
46
Responsable No. Actividad Documento Formato o Tantos
Jefe/a de Departamento de
Control/Analista del Departamento
de Control
21 Recibe formatos de las Dependencias y Entidades y revisa conforme a la normatividad.
De tener observaciones y recomendaciones, regresa a la actividad 20 En caso contrario: Formatos Electróni co Jefe/a de Departamento de Control/
22 Remite al Equipo de Control de las Dependencias y Entidades los Formatos revisados por el Departamento y los instruye para la convocatoria a la Sesión de Instalación del CODECII.
Memorándum Original y Copia Enlaces de las
Dependencias y Entidades
23 Convoca a los directivos y titular de su Dependencia o Entidad a la Sesión Ordinaria para la Instalación del CODECII, mediante la emisión de una Orden del Día.
Expediente. Resguardos, Base de Datos Original Comités de Desarrollo y Control Interno Institucional
24 Se sesiona y se presentan los Formatos de Control Interno que se trabajarán a lo largo del ejercicio anual, para su discusión y aprobación, así como la aprobación del calendario de sesiones.
Formatos de Control Interno 3 originales Enlaces de las Dependencias y Entidades
25 Emiten Acta de Sesión y gestionan las firmas correspondientes, enviando un juego a la Contraloría Municipal y resguardando otro juego al interior de su Dependencia o Entidad. Acta de Sesión 2 originales Jefe/a de Departamento de Control/
26 Instruye al Analista para la elaboración del Oficio donde se solicite a la Dirección de Gobierno Electrónico el alta de los Enlaces en la Plataforma GEMAR.
Oficio Original
Analista del Departamento de
Control
27 Realiza el proyecto de Oficio y lo presenta al Jefe/a de
Departamento Oficio Original
Jefe/a de Departamento de
Control/
28 Recibe y revisa
De tener observaciones, regresa a actividad 8 En caso contrario:
