Guía de nuevas funcionalidades Versión 9.12

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Guía de nuevas funcionalidades

Versión 9.12

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Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid

Tabla de contenido

CAFirma ... 4 Modificaciones masivas ... 4 Entidades ... 5 Agregador Financiero ... 8 Configuración ... 8 Parámetros generales ... 8 Datos de acceso ... 9 Productos ... 10 Consultas ... 11 Filtros ... 11 Actualizar ... 12 Productos ... 12 Movimientos ... 13

Contabilización del Agregador Financiero ... 14

Solicitud de fecha de corte ... 14

Contabilización automática ... 15

Algunos ejemplos de movimientos ... 16

Selector de entidad... 17

¿Sugerencias por defecto? ... 17

Recalcular sugerencias ... 17

Procesar ... 18

Contabilización avanzada ... 18

Check ¿Procesado? ... 19

Acciones de contabilización ... 19

Pagar el vencimiento de la factura ... 19

Sólo vincular con el vencimiento de la factura ... 20

Crear factura y pagarla ... 20

Crear sólo el apunte directo en asientos ... 21

Restaurar acción por defecto ... 22

Salir sin hacer nada ... 22

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Mandatos SEPA ... 24 Cambio de IBAN ... 24 Firmar mandatos ... 25 Órdenes de domiciliación ... 25 Generar cartas ... 26 Editar mandato ... 27

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CAFIRMA

La utilidad de CAFirma le permite generar el fichero de solicitud de certificados electrónicos para gestiones telemáticas. De esta forma la generación del fichero es más rápida, porque se extrae la mayor parte de los datos de Colmadwin, le evita tener que teclear de forma manual los diferentes datos que se solicitan por cada entidad. Es más fiable porque se evitan errores a la hora de introducir los datos.

Los datos que Colmadwin no pueda cumplimentar automáticamente los podrá rellenar manualmente desde la propia pantalla de generación del fichero, o automáticamente y de forma masiva desde la utilidad de “modificaciones masivas”.

En la pantalla se diferencian dos zonas, la zona donde realizar modificaciones masivas y la zona donde se muestran las diferentes entidades susceptibles de ir en el fichero de solicitud de certificados electrónicas.

Modificaciones masivas

Si necesita modificar el valor de una determinada columna de la rejilla, para todas las entidades, lo puede hacer desde aquí.

Cada campo se corresponde con una de las columnas de la rejilla, lo puede comprobar observando que la etiqueta del campo coincide con la etiqueta de la columna.

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Rellene los campos que quiera modificar de forma masiva y pulse el botón “Modificar”, automáticamente la columna correspondiente modificará su valor con el que acaba de introducir en el campo. Si el campo está en blanco no modifica el registro.

No todas las columnas admiten modificaciones masivas porque hay algunos valores que son específicos de cada entidad.

Si por equivocación o simplemente queremos deshacer las acciones de modificaciones masivas, con salir de la opción y volver a entrar nos permite reanudar las acciones para generar el fichero Excel con el listado de las entidades.

Entidades

En esta rejilla verá las diferentes entidades que pueden solicitar un certificado electrónico. Una entidad es:

• Una comunidad. • Una empresa.

• En una mancomunidad, los bloques / portales cuyo NIF sea diferente al resto de bloques / portales. En caso de existir más de un bloque / portal con el mismo NIF la información se obtendrá del primer bloque / portal que tenga dicho NIF.

• En una empresa con delegaciones, las delegaciones cuyo NIF sea diferente al resto de delegaciones. En caso de existir más de una delegación con el mismo NIF la información se obtendrá de la primera delegación que tenga dicho NIF.

• En un arrendador, las propiedades cuyo NIF sea diferente al resto de propiedades. En caso de existir más de una propiedad con el mismo NIF la información se obtendrá de la primera propiedad que tenga dicho NIF.

Los datos que se muestran / solicitan por cada entidad son:

• Entidad: Razón social completa de la entidad que representa el certificado. Debe de aparecer cumplimentado tal cual aparece en la tarjeta de identificación fiscal

• CIF: NIF de la entidad según figura en la tarjeta de identificación fiscal. • Domicilio: Dirección de la entidad.

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• ID municipio: N.º interno e identificativo del municipio. Para obtenerlo, visite la siguiente URL y

seleccione provincia y municipio:

https://secure.camerfirma.com/solicitudes_status/ver_codigo_municipio.php • Código postal: Código postal de la entidad.

• Nombre solicitante: Nombre de pila del colegiado que será representante de la entidad, de acuerdo con el DNI o pasaporte. Siempre tiene que ser una persona física.

• Primer apellido solicitante: Primer apellido del colegiado que será representante de la entidad, de acuerdo con el DNI o pasaporte. Siempre tiene que ser una persona física.

• Segundo apellido solicitante: Segundo apellido del colegiado que será representante de la entidad, de acuerdo con el DNI o pasaporte. Siempre tiene que ser una persona física.

• NIF solicitante: DNI/NIE de la persona que gestionará el certificado. Siempre tiene que ser una persona física.

• Departamento solicitante (1): Deberá indicarse la misma información que en la columna “Entidad”. • Cargo solicitante: Puesto o cargo de la persona física suscriptora del certificado.

• Teléfono: Teléfono de contacto de la entidad.

• E-mail solicitante: Correo electrónico de la persona responsable del certificado. A esta dirección de e-mail se le enviarán los comunicados.

• Seal sign user name: Usuario de acceso a CAFirma – Plataforma de Centralización de Claves. • Facturación: Indica a quien se debe facturar el certificado emitido. Tiene los posibles valores:

o AF: Administrador de finca.

o CV: Comunidad de vecinos.

o SM: Sociedad mercantil.

• Razón social: Razón social del administrador de fincas en caso de que el certificado se le facture a él. • NIF: NIF de la razón social a la que se tenga que facturar.

• Cuenta bancaria: IBAN de la finca o del administrador de fincas a quien se va a facturar. • CAF usuario: Nombre del CAF territorial al que pertenece el administrador de fincas.

• Última generación solicitud: Este campo no va en la solicitud de certificados, es meramente informativo. Indica la fecha en la que se solicitó por última vez un certificado para esta entidad.

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• ¿Seleccionar?: Con este campo indica a Colmadwin si la entidad debe de incluirse o no en el fichero de solicitud de certificado.

Colmadwin tratará de cumplimentar la mayor información posible, usted tendrá que revisar la información que Colmadwin ha cumplimentado y completar la que falte.

En este sentido en Colmadwin se han seguido los siguientes criterios:

• Las columnas “Entidad”, “CIF”, “Domicilio”, “ID provincia”, “ID municipio”, “Código postal” y “Departamento solicitante (1)” cogen sus valores de la correspondiente entidad.

• Se considera que el certificado lo solicita el administrador a su nombre, de ahí que en el resto de columnas figure la información de la empresa del administrador.

Preste especial atención a las columnas “Nombre solicitante”, “Primer apellido solicitante”, “Segundo apellido solicitante”, “NIF solicitante” y “Seal sign user name”. En estas columnas tienen que ir datos referentes a una persona física, no a una entidad jurídica. Por lo normal, en la empresa del administrador figuran datos de la empresa del administrador, no del administrador, por lo que tendrá que modificar los datos que se muestren en estos campos.

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AGREGADOR FINANCIERO

El módulo de Agregador Financiero le permite consultar todas sus cuentas bancarias desde un único punto, evitándole tener que ir entidad bancaria por entidad bancaria consultando cada una de sus cuentas.

Gracias a esto notará como ahorra tiempo de forma considerable, no ya por el hecho de que desde un único sitio consultará toda la información, sino porque dicha información será guardada automáticamente en la aplicación, ahorrándole el tiempo de introducción de datos en la misma y posterior revisión en caso de haberse equivocado al introducirlos.

El módulo de Agregador Financiero se compone únicamente de dos pantallas, la de configuración y la de consultas, que se explican a continuación.

Configuración

En la pantalla de configuración tendrá que dar de alta los distintos accesos a entidades bancarias que disponga. Al introducir satisfactoriamente los datos de acceso podrá ver las cuentas bancarias accesibles mediante dichos datos.

También dispone de la posibilidad de configurar parámetros generales del módulo.

Parámetros generales

Los parámetros generales afectan a todos los datos de acceso y por defecto ya vienen configurados con unos valores ampliamente aceptados por los colegiados usuarios de Colmadwin.

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• Descarga inicial: Cuando se dé de alta una cuenta bancaria ésta no tendrá movimientos descargados. Cuando se haga la primera descarga, al no tener movimientos descargados, ¿desde cuándo descargamos?. Con este parámetro damos respuesta a esta pregunta. Por defecto se descargan los movimientos de los últimos 12 meses, de esta forma nos aseguramos descargar los movimientos del ejercicio contable en curso a la par que no descargamos movimientos muy antiguos que, por su antigüedad, ya no interesan. Tenga en cuenta que el rango temporal puede estar limitado por su entidad bancaria.

• Tiempo de espera: Cualquier consulta del Agregador Financiero, bien sea para obtener productos como para obtener movimientos, requiere de una conexión a Internet. En ocasiones, alguno de los dispositivos implicados en la conexión puede estar funcionando de forma lenta o directamente no estar funcionando. Por defecto se espera 60 segundos en cada consulta de producto, por un lado, no estamos esperando indefinidamente en caso de que existir problemas en la conexión y, por otro lado, damos tiempo suficiente a que las consultas que impliquen un gran volumen de datos finalicen de forma satisfactoria.

Datos de acceso

Lo primero que debe hacer es dar un nombre identificativo al perfil de acceso, le permitirá reconocer rápidamente a qué entidad bancaria y con qué credenciales se conecta al banco.

Posteriormente debe seleccionar el servicio adecuado, que será aquel que coincida con el nombre de su

entidad bancaria y el tipo de producto contratado.

Fíjese que, por lo normal, para una misma entidad bancaria existirá un servicio para empresas (se reconoce por tener el texto (Empresas) al final del nombre) y otro para particulares.

En función del servicio seleccionado se habilitarán hasta cuatro campos (marcados en rojo en la imagen arriba mostrada), en estos campos tendrá que introducir los datos requeridos por el servicio.

El significado de cada campo varía en función del servicio seleccionado por lo que es inviable explicarle todas las combinaciones, sin embargo, podemos darle unas nociones genéricas sobre cada uno de ellos.

• El primer campo (no siempre visible) es un selector del tipo de documento que queremos usar para conectarnos contra la entidad bancaria. Observamos, por ejemplo, que en el caso de ING podremos conectarnos mediante DNI, pasaporte o tarjeta de residencia.

• El segundo campo (siempre visible) es lo que denominamos, de forma genérica, usuario. En función del servicio se solicitará un NIF, número de tarjeta, número de contrato…

• El tercer campo (siempre visible) es lo que denominamos, de forma genérica, contraseña, que, en la mayor parte de los servicios, junto con el usuario, da acceso a la entidad bancaria.

• El cuarto campo (no siempre visible) es lo que denominamos, de forma genérica, segunda contraseña, ya que en algunos servicios se solicitará algún dato adicional para poder autenticarse contra la entidad bancaria.

Tras guardar los datos de acceso, y si éstos son correctos, se mostrarán los productos accesibles mediante dichos datos de acceso. Si quiere actualizar los productos, no existiendo cambios en los datos de acceso, dispone del botón Actualizar productos asociados a los datos de acceso.

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Debe saber que puede borrar los datos de acceso siempre que quiera, acción que también borrará los productos pertenecientes a dichos datos de acceso. Sin embargo, si se han descargado movimientos para los productos, los movimientos permanecerán en el módulo, aunque no serán accesibles. Si posteriormente vuelve a introducir los datos de acceso, y por consiguiente los productos, volverá a ver los movimientos ya descargados.

Productos

En esta pantalla podrá configurar los productos (cuentas bancarias), indicando cómo deben ser tratados en el resto del módulo de Agregador Financiero.

Cada producto se compone de los siguientes datos:

• Producto: es un código interno que asigna la entidad bancaria al producto, por lo tanto, no podrá ser modificado.

• IBAN: es el código internacional de cuenta bancaria asignado al producto. Cuando sea posible el IBAN será calculado por el módulo a partir del producto y emparejado con las cuentas contables bancarias existentes en Colmadwin, en caso contrario, usted deberá introducir y asociar manualmente el IBAN asociado al producto. Es importante que tenga en cuenta lo siguiente: sólo los productos con IBAN podrán ser manejados por el módulo. Una vez introducido el IBAN no podrá modificarlo, esto es así porque los movimientos que se obtengan estarán asociados al IBAN, si se cambiase se perderían los movimientos ya descargados.

• Descripción del banco: es la descripción que facilita la entidad bancaria para el producto, por lo tanto, no podrá ser modificada.

• Nuestra descripción AF: es una descripción completamente configurable por usted y que le permitirá identificar el producto dentro del módulo. Por defecto su valor será: código de entidad + descripción de la entidad.

• Saldo: es el saldo disponible del producto, meramente informativo, se irá actualizando automáticamente cuando haga consultas de productos o movimientos.

En caso de que cancele algún producto el banco ya no lo facilitará, pero se seguirá manteniendo en el módulo. Debe saber que puede borrar los productos siempre que quiera. Para ello, seleccione el producto y pulse SHIFT+F2 o el botón . Si borra un producto y, si se han descargado movimientos para el producto, los movimientos permanecerán en el módulo, aunque no podrán ser accesibles.

Tenga presente que al actualizar los productos se volverán a obtener los que borró previamente, por lo que tendrá que volver a borrarlos.

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NOTA. En algunas ocasiones los bancos han cambiado el código de los productos, a pesar de no existir cambio en el IBAN.

Si la descarga de movimientos falla merece la pena probar a actualizar productos, por si hubo algún cambio en el código de los productos. Si éste fuese el caso es recomendable que borre los productos identificados con el código antiguo, esto lo puede hacer producto a producto o borrando los datos de acceso al completo y volviendo a introducirlos. No se preocupe por los movimientos ya descargados, el código de producto no suele implicar cambio de IBAN, por lo que seguirá manteniendo los movimientos.

Consultas

A la siguiente pantalla se accede desde Contabilidad -> Agregador financiero o bien a través del icono existente en la barra de herramientas ( ).

En la pantalla de consultas podrá actualizar los movimientos de los productos, descargándolos en su equipo y teniéndolos siempre accesibles sin necesidad de ir a la entidad bancaria.

Filtros

Gracias a los filtros podrá acotar los productos que se muestran en el report control situado en la zona izquierda inferior.

Los productos podrán ser filtrados por:

• Banco: se mostrarán los productos pertenecientes al banco seleccionado. En los casos que el banco diferencie entre particulares y empresas dicha diferencia no será tenida en cuenta a la hora de filtrar, se mostrarán todas las cuentas para dicho banco, sean particulares o de empresa.

• Que la descripción contenga…: se mostrarán los productos cuya descripción personalizada para el módulo contenga el texto introducido, sin diferenciar entre mayúsculas y minúsculas.

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Actualizar

Si quiere descargar nuevos movimientos pulse el botón Actualizar, se descargarán los nuevos movimientos de las cuentas que cumplan con los filtros, es decir, los que se ven en la parrilla situada en la esquina izquierda inferior. Cuando la descarga finalice se mostrará un mensaje informativo.

A medida que se van consultando los movimientos de los productos verá como el report control o parrilla se sitúa en el producto que se acaba de consultar, permitiéndole ver los movimientos descargados mientras la descarga de movimientos de otros productos continúa.

Al buscar nuevos movimientos se consultará desde la fecha del último movimiento descargado para cada producto.

Cuando un producto no tenga movimientos descargados se producirá lo que llamamos descarga inicial. Esta descarga inicial consiste en descargar los movimientos del último año (por defecto, pero es configurable). Algo que debe saber sobre la obtención de movimientos es que no todos los bancos permiten descargar todos los movimientos en una sola consulta. Esto es algo que se aprecia especialmente cuando se consulta un rango de tiempo muy amplio. Por ejemplo, si tratamos de descargar los movimientos del último año igual tenemos que pulsar el botón Actualizar 3 o 4 veces.

Productos

En el report control situado en la esquina izquierda inferior podrá ver la totalidad de los productos que participan en el módulo, es decir, aquellos que tienen IBAN. Estos productos pueden ser filtrados como se ha comentado en la sección anterior.

Al entrar en la vista, por defecto, se seleccionará el producto cuyo IBAN coincida con el principal banco emisor de recibos de la entidad activa.

De un producto podemos ver su IBAN, la entidad bancaria, nuestra descripción personalizada, el saldo y la fecha de última actualización.

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Movimientos

En el report control situado en la esquina derecha inferior podrá ver los movimientos descargados hasta la fecha del producto que tenga seleccionado. Verá que los movimientos pueden tener diferente color de fondo:

• Sin color de fondo: El movimiento ha sido descargado, pero no se ha contabilizado ni se ha marcado como procesado.

• Color verde: El movimiento ha sido descargado y contabilizado a través del módulo de contabilización del Agregador Financiero.

• Color azul: El movimiento ha sido descargado y procesado. Procesado significa que usted lo ha marcado como tal porque dicho movimiento ha sido contabilizado mediante mecanismos ajenos al módulo de contabilización del Agregador Financiero.

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CONTABILIZACIÓN DEL AGREGADOR FINANCIERO

El módulo del Agregador Financiero permite seguir la evolución de las cuentas bancarias de las entidades de manera más rápida y eficaz.

Gracias al módulo de contabilización del Agregador Financiero verá como se crea la contabilidad de sus comunidades con una mínima intervención por su parte, ahorrándole tiempo de introducción de la contabilidad y minimizando los posibles errores.

Solicitud de fecha de corte

Se accede desde Contabilidad -> Contabilización automática AF.

La primera vez que se entre en el módulo de contabilización del Agregador Financiero, para cada entidad, se le pedirá la fecha de corte (se recomienda introducir la fecha desde la cual no exista contabilidad de gastos introducida en la entidad). No podrá acceder a la contabilización hasta que indique una fecha de corte. ¿Qué es la fecha de corte?

Dado que el módulo del Agregador Financiero lleva tiempo funcionando es posible que usted ya disponga de muchos movimientos descargados, movimientos que probablemente ya tenga contabilizados. La fecha de corte le permitirá ignorar los movimientos anteriores a la misma para que se centre únicamente en la contabilización de los movimientos recientes, aquellos que todavía no tiene contabilizados por otros medios. Resumiendo, nos permite ignorar movimientos anteriores que no son de relevancia para nuestra contabilidad actual filtrando movimientos a partir de la fecha solicitada.

La fecha de corte la puede modificar siempre que quiera, tanto para indicar una fecha mayor como una fecha menor, variando la cantidad de movimientos que se muestran en las pantallas del módulo de contabilización del Agregador Financiero. Lo podrá hacer desde la pantalla de configuración de la contabilización AF.

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Contabilización automática

A la siguiente pantalla se accede desde Contabilidad -> Contabilización automática AF.

El objetivo de la pantalla de contabilización automática es que usted apruebe las propuestas de contabilización/conciliación planteadas para los movimientos con una sola sugerencia, o que escoja una de las propuestas planteadas en los movimientos con más de una sugerencia.

Por defecto la pantalla cargará las sugerencias referentes a los productos de la entidad activa. Si la entidad activa no dispone de sugerencias de contabilización automáticamente será redirigido a la pantalla de contabilización avanzada, aunque en otras entidades haya sugerencias de contabilización.

Una vez que haya dado el visto bueno a las propuestas no tiene más que pulsar en el botón “Procesar” para que se genere la contabilidad o se concilie el/los movimientos respectivamente.

¿Echa en falta algún movimiento? No se asuste, recuerde que en esta pantalla sólo aparecen los movimientos que pueden ser contabilizados/conciliados automáticamente, es decir, sin necesidad de que usted rellene datos. Tan sólo tiene que seleccionar o aceptar las propuestas sugeridas. El resto de movimientos se encuentran en la pantalla de contabilización avanzada, que se explicará más adelante.

Cuando un movimiento sólo disponga de una sugerencia verá el siguiente icono: , en estos casos usted únicamente podrá aceptar, o no, la sugerencia.

Cuando un movimiento disponga de varias sugerencias tendrá que seleccionar la sugerencia adecuada, seleccionándola del menú contextual que se abre al pulsar sobre la columna “Acción” de dicho movimiento. Al seleccionar una sugerencia se marcará automáticamente el check de conformidad.

En los movimientos con varias sugerencias puede ser que ya le aparezca alguna seleccionada, significa que esa es una opción muy probable.

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Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid Los movimientos con varias sugerencias se reconocen por el siguiente icono:

Algunos ejemplos de movimientos

En este caso vemos un movimiento que dispone de una única sugerencia, consistente en pagar el vencimiento de una factura. Observamos que la fecha del movimiento y de la factura coincide, el concepto parece acorde a la cuenta contable de la factura… parece que esta es una sugerencia correcta. Nos da la opción de pagar el vencimiento porque éste se encuentra generado en el módulo de facturas recibidas, pero no pagado.

En este caso vemos un movimiento que dispone de una única sugerencia, consistente en vincular el vencimiento de una factura. Observamos que la fecha del movimiento y de la factura coincide, el concepto parece acorde a la cuenta contable de la factura… parece que esta es una sugerencia correcta. Nos da la opción de vincular el vencimiento porque éste ya ha sido generado y pagado, en el módulo de facturas recibidas.

En este caso vemos un movimiento que dispone de una única sugerencia, consistente en pagar el vencimiento de una factura. Observamos que la fecha del movimiento y de la factura no coincide, el concepto no parece acorde a la cuenta contable de la factura… todo parece indicar que esta sugerencia no es correcta, por lo que debemos de desmarcar el check de confirmación.

Recuerde, las sugerencias deben de ser supervisadas.

En este caso vemos un movimiento que dispone de más de una sugerencia y que una de ellas ya viene seleccionada por defecto, esto es así porque la fecha del vencimiento de dicha sugerencia es coincidente con la fecha del movimiento bancario. De todas formas, siempre podemos ver el resto de sugerencias disponibles por si una de ellas fuese más adecuada.

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En este caso vemos un movimiento que dispone de más de una sugerencia, a diferencia del ejemplo anterior aquí no hay ninguna sugerencia ya seleccionada, puesto que ninguna de las sugerencias hace referencia a vencimientos que coincidan en fecha con el movimiento bancario.

Observamos que el concepto del movimiento parece acorde en ambas sugerencias, sin embargo, la fecha del movimiento parece más acorde a la fecha de la segunda sugerencia. Una vez que hemos determinado la sugerencia adecuada no tenemos más que seleccionarla, si no fuese así, no tenemos más que pulsar en “Salir sin hacer nada”.

Observe que algunas sugerencias para este movimiento son las mismas que en el movimiento anterior. Si por algún motivo selecciona la misma sugerencia en más de un movimiento sólo se procesará la sugerencia en el primer movimiento, en el resto de movimientos obtendrá incidencias al ir a procesar la sugerencia.

Selector de entidad

El selector de entidad le ayudará a tener un mejor control de la situación.

Por defecto usted verá y procesará los movimientos de todas las entidades, pero si lo desea, podrá ir entidad a entidad. Cuando selecciona una entidad sólo los movimientos marcados en esa entidad se procesarán, el resto, aunque sigan marcados, no se procesarán.

¿Sugerencias por defecto?

La primera vez que use esta pantalla, y mientras no se familiarice con ella, puede que se asuste al ver la gran cantidad de movimientos que se contabilizarán de forma automática. No se preocupe, hemos incorporado el check “¿Sugerencias por defecto?” que al desmarcarlo quitará la marca de aceptación a todos los movimientos, ahora usted podrá ir contabilizando movimientos de uno en uno.

Volviendo a marcar el check “¿Sugerencias por defecto?” se le presentarán todos los movimientos configurados como al entrar en la pantalla.

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El proceso de recalculo de sugerencias vuelve a calcular los movimientos que pueden ser contabilizables automáticamente y sus respectivas sugerencias de contabilización.

Si está trabajando usted sólo, con una sola instancia de Colmadwin abierta, no será necesario que recalcule sugerencias.

Sin embargo, si está trabajando más gente con Colmadwin quizás sea conveniente que recalcule las sugerencias si ha pasado mucho tiempo desde la última vez que se calcularon (tras abrir la pantalla, por ejemplo). De esta forma se tendrán en cuenta los posibles cambios realizados en la contabilidad desde otras instancias de la aplicación.

Procesar

La contabilización/conciliación de los movimientos se llevará a cabo al pulsar el botón “Procesar”.

El proceso mirará qué movimientos tienen el check de aceptación marcado y la sugerencia que tienen seleccionada. Si el movimiento pertenece a la entidad indicada en el filtro se llevará a cabo la contabilización conforme a la sugerencia de contabilización seleccionada.

Tras finalizar el proceso de contabilización se mostrará un mensaje informativo, así como un listado de incidencias en caso de que las hubiese. Finalmente se recalcularán las sugerencias con el fin de actualizar los movimientos mostrados en pantalla. Tras recalcular sugerencias, si la entidad activa no dispone de más, se cerrará esta pantalla y se abrirá la pantalla de contabilización avanzada, aunque en otras entidades haya sugerencias.

Contabilización avanzada

Se accede desde Contabilidad -> Contabilización automática AF, pulsando en el botón “Ir a contabilización avanzada” o automáticamente en caso de que la entidad activa no disponga de sugerencias de contabilización.

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El objetivo de la pantalla de contabilización avanzada es que usted vaya contabilizando los movimientos uno a uno, bien sea aceptando las sugerencias que se le proponen o bien introduciendo la información que se solicita en el caso de las opciones manuales (crear factura, crear apunte directo…).

Por defecto la pantalla muestra los movimientos de los productos de la entidad activa.

Las opciones manuales son exclusivas de esta pantalla. En la contabilización avanzada hay dos tipos de movimientos, aquellos que tienen múltiples sugerencias de contabilización, automáticas o manuales ( ) y aquellos que no tienen ninguna sugerencia de contabilización ( ).

Pulsando sobre el icono verá un menú contextual con las diferentes sugerencias de contabilización disponibles para el movimiento en cuestión.

Check ¿Procesado?

Con este check podrá indicar al sistema que el movimiento figure como procesado, sin necesidad de realizar la contabilización del movimiento. De esta forma evitamos que el movimiento siga apareciendo como pendiente de contabilizar.

Para revertir esta acción no tiene más que desmarcar el check (para ello tiene que seleccionar el filtro “Mostrar procesados”), volviéndole a aparecer el movimiento como pendiente de contabilizar. Tenga en cuenta que no podrá desmarcar el check en aquellos movimientos que hayan sido contabilizados, en dicho caso tendrá que descontabilizar la factura o el asiento creado.

Por ejemplo, a día de hoy los ingresos no se pueden contabilizar a través del Agregador Financiero, por lo que quizás quiera marcarlos como procesados.

Acciones de contabilización

A continuación, describimos las diferentes acciones de contabilización que se pueden realizar con el módulo de contabilización del Agregador Financiero.

Las acciones de contabilización pueden ser automáticas, la contabilización se realiza sin intervención por su parte, o manuales, la contabilización se realiza tras solicitarle determinada información. Todas ellas son accesibles mediante un menú contextual.

Pagar el vencimiento de la factura

Pagar el vencimiento de la factura es una acción automática, usted la selecciona y la acción se realiza sin más intervención.

Por cada movimiento descargado del Agregador Financiero se revisan los vencimientos de las facturas recibidas pendientes de pagar coincidentes en importe, que pertenezcan a la entidad cuyo IBAN coincida con el que figura en el movimiento y que estén dentro del margen de búsqueda de sugerencias.

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Se le ofrecerán tantas propuestas como vencimientos cumplan con los criterios comentados previamente. El resultado será que se dará como pagada la factura, rellenando los campos correspondientes de la misma y creando el asiento de pago en la contabilidad.

Sólo vincular con el vencimiento de la factura

Vincular el vencimiento de la factura es una acción automática, basta con seleccionarla para que se complete. Por cada movimiento descargado del Agregador Financiero se revisan los vencimientos de las facturas recibidas pagados coincidentes en importe, que pertenezcan a la entidad cuyo IBAN coincida con el que figura en el movimiento y que estén dentro del margen de búsqueda de sugerencias.

Se le ofrecerán tantas propuestas como vencimientos cumplan con los criterios comentados previamente. Esta opción no realiza ningún tipo de contabilización, tan sólo establece un vínculo entre el vencimiento de la factura y el movimiento. Esto será especialmente útil cuando se disponga de documentación asociada.

Crear factura y pagarla

Crear y pagar la factura es una acción manual, usted la selecciona y se le solicitará determinada información necesaria para poder finalizar el proceso.

Este proceso le permitirá dar de alta la factura recibida y contabilizar su pago, quedando debidamente registrada en la pantalla de facturas recibidas y asientos la operación realizada.

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Cuando selecciona esta acción se abre inmediatamente un diálogo que usted deberá de cumplimentar. En el caso de las fechas se mostrará por defecto la fecha del movimiento bancario.

Si por algún motivo todavía no tiene el proveedor creado puede pulsar en el icono , se abrirá el asistente de creación de proveedores.

Sabía que… puede ver el extracto del proveedor si está situado en el campo Proveedor y pulsa la combinación de teclas ALT+F9.

Crear sólo el apunte directo en asientos

Esta opción evita tener que acceder a diario para introducir apuntes de forma manual.

Crear sólo el apunte directo en asientos es una acción semiautomática, usted la selecciona y se le solicitará determinada información necesaria para poder finalizar el proceso.

El proceso de creación de apunte directo le permitirá dar de alta un asiento con dos apuntes, uno al debe y otro al haber, quedando debidamente registrado en la pantalla de asientos.

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Cuando selecciona esta acción se abre inmediatamente un diálogo que usted deberá de cumplimentar. Deberá indicar la cuenta contable contra la que crear el asiento y el concepto (por defecto el concepto del movimiento bancario).

Sabía que… puede ver el extracto de la cuenta contable si está situado en el campo Cta. contable y pulsa la combinación de teclas ALT+F9.

Restaurar acción por defecto

Restaurar acción por defecto no es una acción como tal, simplemente le selecciona la acción sugerida inicialmente.

Por ejemplo, si se detecta que existe un vencimiento creado y no pagado que coincida en fecha e importe se le seleccionará automáticamente dicha acción, lo mismo ocurriría si existiese un vencimiento creado y pagado coincidente en fecha e importe.

Salir sin hacer nada

Salir sin hacer nada le permitirá cerrar el menú contextual en caso de que no quiera seleccionar ninguna acción.

El menú contextual puede ser cerrado de diferentes formas, haciendo clic con el ratón fuera del menú contextual, pulsando la tecla ESC y, para mayor comodidad, seleccionando esta acción.

Configuración de la contabilización

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En la pantalla de configuración de la contabilización del Agregador Financiero podrá configurar los parámetros necesarios para el mismo.

El “Margen sugerencias (días)” entra en juego a la hora de buscar sugerencias para un movimiento dado, delimitando cuántos días hacia atrás se tendrán en cuenta en la búsqueda de sugerencias.

Si contabilizamos frecuentemente no percibiremos la ayuda brindada por este parámetro, sin embargo, si no contabilizamos frecuentemente, lo encontraremos de gran utilidad. Por ejemplo, en las facturas de periodicidad mensual no veremos como sugerencia la factura del mes anterior al ir a contabilizar un movimiento del mes en curso, tan sólo veremos como sugerencia la factura del mes en curso.

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MANDATOS SEPA

Con la implantación de la normativa de adeudos directos SEPA, siguiendo la norma de la asociación española de banca (AEB), se ha introducido la figura de mandato u orden de domiciliación.

Es requisito necesario que, antes de realizar cualquier presentación al cobro, el acreedor disponga de una orden de domiciliación firmada por el titular de la cuenta de cargo.

Colmadwin genera y mantiene estos mandatos de forma automática, lo que reduce considerablemente el tiempo dedicado a su gestión.

Puede consultar, editar, imprimir… los mandatos desde la pantalla de órdenes de domiciliación.

La generación y mantenimiento automáticos de los mandatos se basa en el principio de que todos los deudores que dispongan de un IBAN tendrán un mandato asociado, por el contrario, cualquier deudor que no tenga IBAN (en blanco) tampoco dispondrá de mandato.

Este comportamiento permite que la mayor parte de la gestión de los mandatos se realice paralelamente al trabajo habitual, mientras se añaden, modifican o borran números de cuenta.

Todos los registros que representan un deudor (fincas registrales, direcciones de pago y clientes) con mismo IBAN y NIF utilizarán el mismo mandato para sus adeudos directos SEPA a un mismo acreedor.

Cambio de IBAN

Si bien la mayor parte de la automatización se realiza en segundo plano, sin requerir interacción, cuando se cambia el IBAN de un deudor por otro nuevo es necesario conocer la intención de dicho cambio.

Dado que un mismo mandato puede estar asociado a varias fincas registrales, direcciones de pago y clientes; cambiar el IBAN en alguno de estos registros puede implicar un cambio global (modificar el mandato y todos los registros asociados) o un cambio individual (solo cambiar el registro actual, para el que se genera un nuevo mandato).

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Firmar mandatos

Sin una fecha de firma los mandatos no son aptos para la generación de adeudos SEPA.

Por defecto, los nuevos mandatos llevan la fecha de firma del día de su creación para permitir su uso inmediato.

Sin embargo, este comportamiento puede ser modificado desde el menú: Utilidades > Configuración de CMW.

Tanto si los mandatos se crean con o sin fecha, es necesario generar las cartas y enviarlas a los deudores para que sean firmadas. Una vez devueltas hay que modificar los mandatos para introducir la fecha de firma adecuada en cada uno de ellos.

Tenga en cuenta que el plazo de devolución de un adeudo se incrementa hasta 13 meses si no dispone del mandato firmado (la carta).

Órdenes de domiciliación

Los mandatos de adeudos directos SEPA se generan en Colmadwin de forma automática. La pantalla de

órdenes de domiciliación presenta la lista de mandatos de una entidad, agrupados por su acreedor y con la posibilidad de consultar los deudores asociados. Incluye también la funcionalidad de editar mandatos y de generar las cartas/documentos que deben ser firmadas por los deudores.

Se accede desde:

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• Los botones “Ver mandato” de las pantallas de propiedades de la división horizontal y clientes (pestaña facturación)

• El icono de la barra de herramientas de contabilidad .

La rejilla, estilo ReportControl, es altamente personalizable y permite organizar las columnas además de pre-visualizar, imprimir o exportar el contenido.

La información se presenta en modo árbol, el grupo del acreedor y los mandatos pueden expandirse (+) o colapsarse (-) mediante el primer icono de cada línea.

Al expandir (+) una línea de un mandato se muestra la lista de todas las fincas registrales, direcciones de pago y clientes asociadas a dicho mandato.

Es posible acotar los resultados mostrados mediante el campo de búsqueda. La búsqueda se realiza en toda la rejilla y se muestran solamente los mandatos en los que el valor de alguna de sus columnas (Nombre, IBAN, NIF…) coincida con el valor buscado.

Generar cartas

El botón al pie de la pantalla abre el diálogo de combinación de correspondencia con Microsoft Word para generar las cartas/documentos de los mandatos seleccionados en la rejilla.

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Editar mandato

En caso de necesitar modificar valores del mandato (referencia, fecha de firma…), o querer adjuntar documentos al mismo (Ej.: la carta firmada), hay que acceder al diálogo de edición haciendo doble clic en la línea deseada.