INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA VIGENCIA

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INFORME DE AUDITORÍA

MODALIDAD REGULAR

INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA

VIGENCIA 2011-2012

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INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA

DUMER CIFUENTES PIAMBA Contralor General del Cauca

MILGEN AMPARO TRUJILLO RIVERA

Directora Técnica de Auditorías y Control Fiscal Participativo

Equipo Auditor

MIGUEL ARMANDO VELASCO GOMEZ Profesional Universitario

MARTÍN ANTONIO BURBANO COLLAZOS Técnico Administrativo

GUSTAVO EDUARDO REYES FERNÁNDEZ Técnico Administrativo

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TABLA DE CONTENIDO

Pág. 1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1 Concepto sobre Fenecimiento 5

1.1.1 Control de Gestión 6

1.1.2 Control de Resultados 7

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal 7

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables 8

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 10

2.1. CONTROL DE GESTIÓN 10

2.1.1 Factores Evaluados 10

2.1.1.1 Ejecución Contractual 10

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta 78

2.1.1.3 Legalidad 80

2.1.1.4 Gestión Ambiental 81

2.1.1.5 Tecnologías de la Comunicación y la información (TICS) 82 2.1.1.6 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 84

2.1.1.7 Control Fiscal Interno 87

2.2. CONTROL DE RESULTADOS 89

2.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 90

2.3.1 Estados Contables 90

2.3.1.1 Concepto de Control Interno Contable 94

2.3.2 Gestión Presupuestal 97

2.3.3 Gestión Financiera 100

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Popayán, Septiembre de 2013

Doctor

CARLOS EDUARDO ALEGRÍA FERNÁNDEZ Representante Legal

Industria Licorera del Cauca

Asunto: Dictamen de Auditoría vigencia 2011 y 2012

La Contraloría General del Cauca con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2012, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General del Cauca, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Industria Licorera del Cauca, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: Gestión Contractual, Rendición y Revisión de la Cuenta, Legalidad, Gestión Ambiental, Tecnologías de la Información y Comunicación, Plan de Mejoramiento, Control Fiscal Interno, Planes y Programas, Estados Contables, Gestión Presupuestal y Gestión Financiera, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General del Cauca, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución

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del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales.

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO.

Con base en la calificación total de 62 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría General del Cauca No Fenece la cuenta de la Entidad por las vigencias fiscales correspondientes a los años 2011 y 2012.

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL ENTIDAD AUDITADA: INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA

VIGENCIA AUDITADA: 2011-2012

Componente Calificación Parcial Ponderación

60 0.5 30 59 0.3 18 72 0.2 14 Calificación total 1.00 62 Fenecimiento NO FENECE DESFAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Calificación Total 1. Control de Gestión 2. Control de Resultados 3. Control Financiero Concepto de la Gestión Fiscal

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Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión

La Contraloría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, determina que el concepto del Control de Gestión, es Desfavorable, como consecuencia de la calificación de 60 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN

ENTIDAD AUDITADA: INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA VIGENCIA: 2011-2012 Factores Ponderación 1. Gestión Contractual 57 0.65 37.0 81 0.02 1.6 3. Legalidad 51 0.05 2.6 4. Gestión Ambiental 69 0.05 3.4 71 0.03 2.1 6. Plan de Mejoramiento 45 0.10 4.5

7. Control Fiscal Interno 83 0.10 8.3

Calificación total 1.00 59.6

Concepto de Gestión a emitir Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Calificación Parcial Calificación Total 2. Rendición y Revisión de la Cuenta 5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)

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1.1.2 Control de Resultados

La Contraloría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, determina que el concepto del Control de Resultados, es Desfavorable, como consecuencia de la calificación de 59 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal

La Contraloría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Desfavorable, como consecuencia de la calificación de 72 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

ENTIDAD AUDITADA: INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA VIGENCIA: 2011-2012

Factores minimos Ponderación

59 1.00 59.4

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Calificación Parcial Calificación Total 1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos Concepto de Gestión de Resultados

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1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2012, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Con Salvedades.

PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los cinco (05) días siguientes al recibo del informe final.

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Factores minimos Ponderación

1. Estados Contables 90 0.70 63.0

2. Gestión presupuestal 92 0.10 9.2

3. Gestión financiera 64 0.20 12.9

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE FINANCIERO

Calificación Parcial Calificación Total Concepto de Gestión Financiero y Pptal

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El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Atentamente,

DUMER CIFUENTES PIAMBA Contralor General del Cauca

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:

2.1.1. Factores Evaluados

2.1.1.1. Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Industria Licorera del Cauca, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Cauca, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación:

VIGENCIA 2011: En total celebró 1142 contratos por valor de $14.878.643.436, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 1 $ 3.900.000

Prestación de Servicios 325 1.830.308.170

Suministros 229 10.189.014.468

Consultoría u Otros 587 2.855.420.798

TOTAL 1142 $14.878.643.436

Fuente: cuenta SIA 2011 Elaboró: Comisión de auditoría

Se realizó la aplicación de una muestra técnica de selección de los contratos vigencias 2011 y 2012, según información consignada en los formatos respectivos rendidos a través del SIA. Lo anterior se resume de la siguiente manera, para cada una de las vigencias objeto de evaluación:

VIGENCIA 2011: Formato F20_13a_agr. VIGENCIA 2012: Formato F20_1a_agr.

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VIGENCIA POBLACIÓN MUESTRA VALOR POBLACIÓN VALOR MUESTRA PORCENTAJE 2011 1142 Contratos 21 Contratos $13.358.830.164 $ 9.405.081.735 70.40% 2012 1045 Contratos 28 Contratos $14.875.508.501 $10.755.581.531 72.30% TOTAL 2187 Contratos 49 Contratos $28.234.338.665 $20.160.663.266 71.40%

Además de esta muestra, se analizaron aquellos contratos que guardan relación directa con publicidad, viáticos y gastos de viaje, producto de denuncias verbales transmitidas al equipo auditor para ser tenidas en cuenta en la presente Auditoría:

N° N°

Contrato Objeto Valor ($)

1 07--2011

EL CONTRATISTA: prestará sus servicios profesionales a LA INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA mediante asesoría en estrategias comerciales y publicitarias asesoría en la innovación de nuevos productos y servicios, acompañamiento en los procesos internos y externos de la empresa relacionados con la imagen y posicionamiento de la empresa y sus productos, Asesoría a la alta Gerencia en o concerniente a marca, imagen, mercadeo, publicidad, ventas y tecnología de la información y las comunicaciones, sondeos aleatorios al mercado con el fin de ajustar las propuestas comerciales y/o publicitarias.

49.000.000

2 019--2011

El contratista prestará sus servicios profesionales a LA INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA EN MATERIA DE ASESORÍA TRIBUTARIA Y DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESO DEL IMPUESTO AL PATRIMONIO.

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3 081--2012

El contratista, empresa especializada y con certificación de calidad para realizar el control de plagas y roedores, mediante un seguimiento mensual, asegurando la efectividad del método usado en todas las dependencias internas y externas de la Industria Licorera del Cauca, con suministro de cebos en 22 puntos, utilizando productos químicos vigentes en el mercado que cumplan con el INVIMA, con la presentación de informes mensuales correspondientes donde se detalle lo obtenido y medidas posteriores a tomar.

6.824.048.

4 370--2012

Servicio para el refuerzo de la carrocería y cabina del camión NISSAN que se adecuara como carro rumba mediante estructura metálica para la instalación de audio y video. La estructura metálica tendrá un área de 6.60. mts de longitud x 2.10 mts de ancho x 4.0 mts de longitud, se instalará una estructura con columnas y vigas en canal de 4” para soportar las cajas batientes de audio, alojar la planta eléctrica diesel y sostener la pantalla móvil para publicidad. Sobre la cabina va un voladizo de 2.60 metros de longitud x 2.10 mts de ancho fabricada en el mismo material con una capacidad de carga de 300 kg, la cual será utilizada para el alojamiento de equipos electrónicos de audio y bodega utilitaria para mercancía. Los parámetros para el diseño y cálculo estructural son: Alto de voladizo – 265 cms. Cantidad de vigas que soportan la carga – 6. Carga soportada por cada viga – 300 kgs/6 = 50 kg. Fórmula aplicada: Momento flector máximo=Rx=Momento flector máximo/tensión admisible del elemento Rx=13.250/1200=11,04. Aplicamos un factor de seguridad adicional de 2,5 tenemos Rx=27,6 cms3. Será fabricada en canal de 4” arriostrada con ángulo de 2”x1/8” y tubo cuadrado estructural de 1 ½ de 2mm de espesor, con puertas abatibles y cerramiento en lámina galvanizada calibre 20, tanque auxiliar de combustible de 75 litros.

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5 396--2012

Prestación de servicios profesionales de asesoría técnica para la revisión de las correcciones presentadas en desarrollo de los contratos 021 y 022 de 2010 donde mediante el concepto de ingenieros y arquitectos se evidencie el nivel de cumplimiento de los productos entregados por los consultores a efectos de decidir de fondo si existe o no cumplimiento a dichos contratos.

11.000.000

6 431--2012

Asesoría técnica con el fin de establecer y definir los principales aspectos con los que debe contar una roneria en la Industria Licorera del Cauca.

9.280.000

7 Convenio 14--2012

Impulsión de programas actividades de interés público como son los carnavales de blancos y negros del corregimiento de los milagros Municipio de Bolívar.

3.000.000

8 Convenio 15--2012

Impulsión de programas actividades de interés público como son los carnavales de blancos y negros del corregimiento de San Lorenzo Municipio de Bolívar.

5.000.000

9 Convenio 16--2012

Impulsión de programas actividades de interés público como son los carnavales de blancos y negros 2012 en el municipio de Silvia.

12.000.000

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CONTRALORÍA GENERAL DEL CAUCA GUÍA DE AUDITORÍA TERRITORIAL

Aplicativo Cálculo de Muestras para Poblaciones Finitas

Area de Control Fiscal

Ente o asunto auditado INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA

Período Terminado: 31 de diciembre de 2011

Preparado por: Miguel Armando Velasco, Martín Antonio Burbano, Gustavo Eduardo Reyes

Fecha: Abril 5 de 2013

Revisado por: Miguel Armando Velasco

Referencia de P/T

INGRESO DE PARAMETROS

Tamaño de la Población (N) 1,142 1 Tamaño de Muestra

Error Muestral (E) 6% 1 Fórmula 21

Proporción de Éxito (P) 95% 1

Proporción de Fracaso (Q) 5% 1 Muestra Optima 21 Valor para Confianza (Z) (1) 1.28 1

5 (1) Si: Z Confianza el 99% 2.32 Confianza el 97.5% 1.96 Confianza el 95% 1.65 Confianza el 90% 1.28

Formulas para el cálculo de muestras

EXTRACCIÓN DE LA MUESTRA

DIRECCIÓN TÉCNICA DE AUDITORÍAS Y CONTROL FISCAL PARTICIPATIVO

1. En ocasiones resulta de más relevancia la forma como se extrae la muestra, que el mismo tamaño de la muestra.

2. Existen varios métodos para la obtención del tamaño de la muestra a saber: Aleatorio o probabilistico, por proporción por conglonerados, etc.

3. Se debe garantizar la representatividad de la población en la muestra.

Muestra para Poblaciones Infinitas

Variable Atributo

n = s2 * z2 E2

n = z2 * P* Q E2

n = s2 * z2 * N N * E2 + z2 * s2 n = P * Q * z2 * N N * E2 + z2 * P * Q S2 _{= Varianza} Z = Valor normal E = Error N = Población P = Proporción Q = 1-P

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MUESTRA CONTRACTUAL VIGENCIA 2011 N° N°

1 26--2011

Prestación de servicios profesionales de abogado especialista en derecho comercial. Administrativo, laboral.

$ 52.896.000

2 20--2011

Prestación de servicio de transporte terrestre automotor de carga para el envase, infraestructura y producto terminados de la ILC bajo la responsabilidad de una empresa de transporte legalmente constituida y debidamente habilitada por el Ministerio de transporte.

196.500.000

3 05--2011 Servicio de vigilancia armada y seguridad privada en las instalaciones de la ILC.

122.531.706 4 29--2011 Suministro de tapas de seguridad para los

productos de la industria licorera del cauca

84.334.320

5 43--2011

El contratista se obliga para con la ILC a entregar mediante el contrato de compraventa los denominados por almacenes éxito s.a. tarjetas regalo - reconocimiento- los cuales adquiere la empresa con destino al cumplimiento de la cláusula 18 de la convención colectiva de trabajo y las órdenes de suministro del personal de la industria Licorera del Cauca. (compra de tarjetas éxito con destino al cumplimiento de la cláusula 18 de la convención colectiva de trabajo y las órdenes de suministro del personal de la industria licorera del cauca)

89.566.800

6 31--2011

El contratista deberá suministrar personal en misión para las áreas de personal, áreas administrativas y operativas de la industria licorera del cauca

120.000.000

7 08--2011 Suministro de etiquetas 160.283.000

8 30--2011 Adquisición de envase de vidrio para producir aguardiente caucano tradicional y sin azúcar.

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9 41--2011

Compra de stock mínimo de repuestos originales italianos para la línea de envasado filling systems.

173.003.964

10 09--2011 Suministro de Cajas de Cartón 347.095.200 11 11--2011 Suministro de tapas de seguridad para los

productos de la ILC

1.571.027.904 12 21--2011 Suministro de Alcohol Etílico 1.872.500.000

13 10--2011 Suministro de Envase 3.156.400.729

14 37--2011 Compraventa de Vehículo Automotor 75.805.200

15 04--2011 Administración de Seguros 96.304.204

16 17--2011 Opalizado de envase de vidrio para los productos de la industria licorera del cauca

175.285.678 17 33--2011 Opalizado de envase de vidrio para los

335.565.720

21 18--2011

Licencia, instalación, soporte técnico y capacitación del software APOTEOSYS como un software integrado de gestión administrativa, financiera y comercial que permita la optimización de las operaciones de la industria bajo los parámetros de seguridad, confiabilidad y adaptación que evite la redundancia en la información y mejore la operatividad. Disponibilidad de la información y la comunicación de los diferentes procesos de la empresa, además que permita la integración con otros sistemas tales como producción y crm.

96.653.520

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CONTRALORÍA TERRITORIAL DE CAUCA GUÍA DE AUDITORÍA TERRITORIAL

Aplicativo Cálculo de Muestras para Poblaciones Finitas

Area de Control Fiscal

Ente o asunto auditado INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA

Período Terminado: 31 de diciembre de 2012

Preparado por: Miguel Armando Velasco, Martín Antonio Burbano, Gustavo Eduardo Reyes

Revisado por: Miguel Armando Velasco

Referencia de P/T

INGRESO DE PARAMETROS

Tamaño de la Población (N) 1,045 1 Tamaño de Muestra

Error Muestral (E) 6% 1 Fórmula 29

Proporción de Éxito (P) 93% 1

Proporción de Fracaso (Q) 7% 1 Muestra Optima 28

Valor para Confianza (Z) (1) 1.28 1 5 (1) Si: Z Confianza el 99% 2.32 Confianza el 97.5% 1.96 Confianza el 95% 1.65 Confianza el 90% 1.28

Formulas para el cálculo de muestras

EXTRACCIÓN DE LA MUESTRA

DIRECCIÓN TÉCNICA DE AUDITORÍAS Y CONTROL FISCAL PARTICIPATIVO

1. En ocasiones resulta de más relevancia la forma como se extrae la muestra, que el mismo tamaño de la muestra.

2. Existen varios métodos para la obtención del tamaño de la muestra a saber: Aleatorio o probabilistico, por proporción por conglonerados, etc.

3. Se debe garantizar la representatividad de la población en la muestra.

Variable Atributo

n = s2 * z2 E2

n = z2 * P* Q E2

n = s2 * z2 * N N * E2 + z2 * s2 n = P * Q * z2 * N N * E2 + z2 * P * Q S2 _{= Varianza} Z = Valor normal E = Error N = Población P = Proporción Q = 1-P

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MUESTRA CONTRACTUAL VIGENCIA 2012 N° N°

1 30--2012

Construcción de una tarima de 12 metros de fondo por 12 metros de frente por 1.50 centímetros de altura con su respectivo faldón.

$ 51.092.339

2 41--2012 Servicios Profesionales 68.440.000

3 04--2012

Servicio de vigilancia armada y seguridad privada en las instalaciones de la Industria Licorera del Cauca

141.436.896

4 46--2012

Diseño, elaboración instalación sobre vehículo y puesta en funcionamiento a todo costo de una carrocería multifuncional para espectáculos dotado de equipo para amplificación de sonido de altas calidades técnicas

101.697.200

5 09--2012 Opalizado de envase de vidrio para los

productos de la ILC. 158.992.848

7 26--2012

Prestación de SERVICIOS DE TRANSPORTE terrestre automotor de carga para el envase, infraestructura y los productos terminados de la ILC bajo la responsabilidad de una empresa de transporte legalmente constituida y debidamente habilitada por el ministerio de transporte.

180.000.000

11 56--2012 Suministro de tapas de seguridad para los

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12 52--2012 Suministro de etiquetas para los productos de

la Industria Licorera del Cauca. 81.954.418

13 55--2012

El contratista se obliga para con la Industria a entregar mediante el contrato de compraventa los denominados por almacenes éxito SA tarjetas regalo - reconocimiento los cuales adquiere la empresa con destino al cumplimiento de la cláusula 18 de la convención colectiva de trabajo y las órdenes de suministro del personal de la ILC.

89.620.000

15 05--2012

Expedición pólizas de seguros 1 todo riesgo daños materiales 2 automóviles 3 responsabilidad civil extracontractual 4 transporte de valores 5 manejo global 6 transporte de mercancías 7 infidelidad y riesgo financiero 8 seguro de vida grupo, requeridas para la adecuada protección de los funcionarios y de los bienes e intereses patrimoniales de la ILC, Supervisión jefe división administrativa y financiera firmado el 31 de enero de 2012, Comprobante de egreso Nº 29109, 28314, acta de liquidación unilateral sin fecha.

104.017.607

16 19--2012 Suministro de etiquetas para los productos de

la Industria Licorera del Cauca. 141.487.300

17 45--2012

El contratista deberá suministrar personal en misión para las áreas administrativas y operativas de la ILC mediante la labor desarrollada por personas naturales contratadas directamente por la contratista la cual asume frente a ellas el carácter de empleador y estas a su vez asumen frente a ella la categoría de trabajadores en misión de acuerdo con las necesidades de personal requeridas por la ILC.

150.000.000

18 43--2012

Adquisición envase vidrio cherry verde antique opalizada 750cc y tapas metálicas de seguridad 31.5X43mms para productos ILC.

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19 33--2012 Adquisición de envase de vidrio para producir

aguardiente cauca. 215.667.542

21 22--2012

Suministro de cajas de cartón para los productos de la ILC aguardiente tradicional y sin azúcar.

433.514.460 22 27--2012 Adquisición de envase de vidrio para

producción aguardiente cauca. 1.185.685.595 23 01--2012

Suministro de envase de vidrio para producir aguardiente tradicional y sin azúcar / contrato: Adquisición de envase de vidrio para producir aguardiente caucano tradicional y sin azúcar.

1.394.381.835

productos de la ILC 1.549.068.224

25 24--2012 Adquisición de envase de vidrio para producir

aguardiente caucano tradicional y sin azúcar. 2.638.208.954 26 13--2012

OBJETO: Esta destinado a la impulsión de programas y actividades de interés público como son los Carnavales de Pubenza aguardiente caucano 2012 en Popayán.

250.000.000 27 39--2012 Compraventa de vehículo automotor 78.911.320 28 40--2012 Compra de tafias DE 3 Y 8 AÑOS para

elaboración de ron. 249.962.832

TOTAL $ 10.755.581.531

VIGENCIA 2012: En total celebró 1045 contratos por valor de $13.358.830.164, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 0 $0.00

Prestación de Servicios 263 2.455.722.229

Suministros 369 10.305.466.947

Consultoría u Otros 413 597.640.988

TOTAL 1045 $13.358.830.164

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Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Con deficiencias, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 57, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

2.1.1.1.1. Prestación de Servicios

VIGENCIA 2011:

De un universo de 325 contratos de Prestación de Servicios se auditaron 3 en esta vigencia; por valor de $371.927.706, equivalente al 20.32% del valor total contratado por este concepto, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio Ponderación Q Q Q Q 100 12 100 32 100 3 0 0 100.00 0.50 50.0 0 13 0 32 0 3 0 0 0.00 0.05 0.0 33 12 31 32 11 3 0 0 30.50 0.20 6.1 0 13 0 32 0 3 0 0 0.00 0.20 0.0 23 13 16 32 0 3 0 0 16.67 0.05 0.8

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1.00 56.9

Calificación Eficiente 2 1 Ineficiente 0 VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido Prestación Servicios Contratos Suministro Contratos Consultoría y Otros Contrato Obra Pública Cumplimiento de las especificaciones técnicas Cumplimiento deducciones de ley Cumplimiento del objeto contractual Labores de Interventoría y seguimiento Liquidación de los contratos Con deficiencias Con deficiencias

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HALLAZGOS

N° N° Contrato Observaciones (Documentos Soportes Faltantes)

1 26-2011

Cámara de Comercio; Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo Comité evaluador; Pólizas; Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Registro Presupuestal; Acta de inicio; Pago Parafiscales; Pago de Seguridad Social; RUT; aprobación garantía única (AGU); Publicación SECOP, antecedentes Procuraduría y Contraloría; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, estudios previos y de conveniencia (EPC); Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), faltó informe de actividades de los meses de septiembre a diciembre de 2011 y de enero a febrero de 2012, además de los tres meses adicionados. Hace falta Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

2 20-2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo Comité evaluador; Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Acta de inicio; Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto). Hace falta Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

3 05-2011

Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Acta de inicio; Pago parafiscales; Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto). Hace falta Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

(23)

VIGENCIA 2012:

De un universo de 263 contratos de Prestación de Servicios se auditaron 10 en esta vigencia; por valor de $1.974.289.723, equivalente al 80.39% del valor total contratado por este concepto, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS N° N°

Contrato

Observaciones (Documentos Soportes Faltantes)

1 30--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), Acta de Inicio; Pago de parafiscales; Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Rubro 6.1.7 mantenimiento de vehículos, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo

2 41--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Acta de inicio; Parafiscales; Publicación SECOP; IAS Procuraduría y Contraloría; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

3 04--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), Acta de Inicio; Pago de parafiscales; Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

(24)

4 46--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo) ; Publicación SECOP, IAS Procuraduría y CGR; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Verificar el registro y la aplicación correcta y de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo Rubro presupuestal Nº 3 D6105 compra de maquinaria y equipo.

5 09--2012 Sin observaciones.

6 32--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Pago de parafiscales; Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

7 26--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), Acta de Inicio; Pago de parafiscales; Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

8 02--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo) Seguridad Social; RUT; Publicación SECOP, IAS Procuraduría y CGR; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

(25)

9 28--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Pago de parafiscales; Seguridad social; Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios ; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

10 38--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Pago de parafiscales; Seguridad social; Publicación SECOP, IAS Procuraduría y CGR; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

2.1.1.1.2. Suministros

VIGENCIA 2011:

De un universo de 229 contratos de suministros se auditaron 18 en esta vigencia; por valor de $9.033.154.029, equivalente al 88.66% del valor total contratado por este concepto, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS N° N°

Contrato

1 29-2011

Acta de apertura del proceso, evaluación de ofertas, adjudicación (Audiencia y acto administrativo); publicación Secop; Antecedentes Procuraduría, CGR; Definición de las condiciones de costos y calidad de bienes; Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, cumplimiento de deducciones de ley; recibo a satisfacción, verificación de pagos (actas), Acta de liquidación del contrato.

(26)

2 43-2011

Acto de apertura del proceso, Pagina web y Secop, evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador,, Adjudicación ( audiencia y acto administrativo, RUT, Publicación SECOP, antecedentes procuraduría y CGR, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, asignación de Interventoría Interna o externa, cumplimiento de deducciones de ley, recibo a satisfacción, verificación de pagos (actas).

3 31-2011

Cámara de comercio, Acto de apertura del proceso, Página web, evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo, RUT, Publicación SECOP, Antecedentes fiscales y disciplinarios, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones; Supervisión, Interventoría y/o coordinación, Recibo satisfacción, verificación pagos (actas).

4 008-2011

Evaluación de ofertas, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión e Interventoría y/o coordinación, Recibo a satisfacción, Verificación de Pagos, Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación

5 30-2011

Acta de apertura del proceso, evaluación de ofertas, adjudicación (Audiencia y acto administrativo); Seguridad social, Publicación secop; Antecedentes Procuraduría, CGR; Definición condiciones de costos y calidad de bienes; Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión e Interventoría y/o coordinación, recibo a satisfacción, verificación pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación contratado (Impacto), Acta de liquidación.

6 41-2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo

(27)

7 9—2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), Seguridad social, Publicación SECOP, IAS( procuraduría , contraloría)Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

8 11..2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), Seguridad social, Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo

9 21--2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo Cámara de comercio

10 10--2011

Evaluación de ofertas, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión e Interventoría y/o coordinación, Recibo a satisfacción, Verificación de Pagos, Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación

(28)

administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), Registro Presupuestal; Seguridad social, Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Verificar el registro y la aplicación correcta y de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo; Verificar el registro y la aplicación correcta y de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación Rubro 6.1.7 mantenimiento de vehículos

12 04--2011

Pólizas, Adjudicación (audiencia y acto administrativo), RUT, Publicación SECOP, Aprobación de garantía única, IAS; contraloría Procuraduría; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, EPC Estudios previos y de conveniencia; Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo

13 17--2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo

14 33--2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto).

(29)

administrativo comité evaluador, Pólizas; Parafiscales; Seguridad social; RUT; Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Publicación SECOP, IAS Procuraduría y contraloría; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

16 42--2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Pólizas; Parafiscales; Seguridad social; RUT; Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Publicación SECOP, IAS Procuraduría y contraloría; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo

17 12--2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador; Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo

18 18--2011

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador; Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Publicación SECOP, Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios, Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo

(30)

VIGENCIA 2012:

De un universo de 369 contratos de suministros se auditaron 15 en esta vigencia; por valor de $8.574.345.362, equivalente al 83.2% del valor total contratado por este concepto, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS

N° N° Contrato

1 56--2012

2 52--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Pago de parafiscales; Seguridad social; Publicación SECOP, IAS Procuraduría y CGR; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley; Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo. Debido a que el registro del invita de la etiqueta del ron Gorgona no ha salida, se decide cancelar el contrato de la producción de etiquetas por vencimiento en el tiempo fecha del informe 20 de enero de 2013, de Jaime Humberto Mendoza Chacón. Jefe de División de producción ILC.

(31)

administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Pago de parafiscales; Seguridad social; Publicación SECOP, IAS Procuraduría y CGR; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo

4 51--2012

5 05--2012

6 19--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Publicación SECOP, IAS Procuraduría y CGR; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

7 45--2012 Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto

(32)

administrativo); Pago de parafiscales; Publicación SECOP; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación y paz y salvo.

8 43--2012

9 33--2012

10 08--2012

11 22--2012 Sin Observaciones

12 27--2012 Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto

(33)

administrativo); Pago de parafiscales; Seguridad social; Publicación SECOP; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

13 01--2012

14 18--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Seguridad social; Publicación SECOP, IAS Procuraduría y CGR; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

15 24--2012

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2.1.1.1.3. Consultoría u otros Contratos

VIGENCIA 2011: (Por fuera de la muestra)

N° N°

Contrato Observaciones (Documentos Soportes Faltantes)

1 07--2011

Primera: Según la CLAUSULA CUARTA VALOR Y FORMA DEL PAGO, el contratista se obligas para con la empresa entregar los documentos y soportes requeridos para el pago, y dar cumplimiento al objeto contractual; así mismo en la CLAUSULA NOVENA OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA en sus numerales 1, 2 y 3, el contratista se obliga para con el contratante a entregar informes requeridos para el cumplimiento del objeto contractual. Por lo anterior el contrato y sus anexos carecen de los informes periódicos que avalen el cumplimiento del objeto contractual, en este mismo sentido no existe dentro de la información contractual requerida, el acta de liquidación final del contrato donde se especifique el balance del contrato, y la entrega de un informe final con respecto al cumplimiento de las obligaciones contraídas en el contrato que nos atañe.

Segunda: este contrato se llevo a cabo para la vigencia de 2011, y tiene conexión con el hallazgo que la Contraloría formuló por la inadecuada gestión en la inversión de los recursos en el Departamento del Caquetá, donde la empresa por no estar asesorada en la parte publicitaria y de comercialización, que es el objeto contractual de este contrato, perdió unos importantes recursos, como lo podemos evidenciar en el hallazgo.

ESTADO: la anterior observación se configura en un detrimento al patrimonio público, por carecer de los informes que den fe del cumplimiento del objeto contractual pactado, y la asesoría necesaria a la empresa hallazgo con una presunta connotación fiscal.

2 019--2011

Primera: Los estudios de conveniencia y necesidad aparecen justificando la suma de $15.000.000 y el contrato fue suscrito por la suma de $22.000.000.

Segunda: se contrata a una persona externa con el objetivo de que asesore al personal de la Industria Licorera del Cauca en materia de asesoría tributaria y devolución en exceso del impuesto al patrimonio, quien además cobrará adicionalmente por comisión el 30% de lo recuperado en las declaraciones del impuesto al patrimonio.

(35)

ESTADO: lo anterior se configura en un detrimento al patrimonio público, puesto que estas obligaciones están inmersas dentro del manual de funciones del Secretario Administrativo y Financiero, Acuerdo 020 de 2009, numeral 5 en la funciones del citado cargo que dice: Organizar, dirigir, y controlar el movimiento general de los ingresos y egresos, hallazgo con una presunta connotación fiscal.

VIGENCIA 2012:

De un universo de 413 contratos de consultoría u otros, se auditaron 3 en esta vigencia; por valor de $578.874.152, equivalente al 96.86% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS

N° N° Contrato

1 13--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador, Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Pago de parafiscales; Publicación SECOP; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo. CLAUSULA QUINTA DEL CONVENIO ... CON POSTERIORIDAD A LA REALIZACION DE LOS PAGOS SE DEBERAN ADJUNTAR LOS RESPECTIVOS SOPORTES DE LA UTILIZACION DE LOS RECURSOS. PARA LO ANTERIOR SERA NECESARIO ANEXAR COPIA DE LOS CONTRATOS HECHOS CON LOS ENCARGADOS DE LA PRODUCCION DE CADA EVENTO...INFORME DEL INTERVENTOR.

2 39--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador; Seguridad social; Publicación SECOP; Definición de las condiciones de costo y calidad de

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bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, Cumplimiento de deducciones de ley, Supervisión Interventoría y/o coordinación, Recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo Verificar el registro y la aplicación correcta y de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación Rubro 3D6105 compra de maquinaria y equipo de oficina.

3 40--2012

Evaluación de ofertas y sus respectivas observaciones y acto administrativo comité evaluador; Adjudicación (audiencia y acto administrativo); Pago de parafiscales; Seguridad social; Publicación SECOP; Definición de las condiciones de costo y calidad de bienes, Consulta de precios; Asignación de Interventoría interna o externa, recibí a satisfacción, Verificación de pagos (Actas), Verificar funcionamiento y aplicación de lo contratado (Impacto), Acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo.

VIGENCIA 2012: (Por fuera de la muestra)

N° N° Contrato Observaciones

1 081--2012

Primero: el contrato tiene un termino de duración desde el 5 de marzo de 2012 al 5 de febrero de 2013, como se puede ver en el cuadro de liquidado de la parte superior del presente, este fue terminado el 11 de diciembre de 2012, en la información documental no aparece un documento el cual justifique la terminación prematura del contrato.

Segundo: el objeto contractual es muy claro y es: “El contratista, empresa especializada y con certificación de calidad para realizar el control de plagas y roedores, mediante un seguimiento mensual, asegurando la efectividad del método usado en todas las dependencias internas y externas de la Industria Licorera del Cauca, con suministro de cebos en 22 puntos, utilizando productos químicos vigentes en el mercado que cumplan con el INVIMA, con la presentación de informes mensuales correspondientes donde se detalle lo obtenido y medidas posteriores a tomar”; teniendo en cuenta lo anterior nos remitimos al certificado de disponibilidad presupuestal con el que fue pagado este gasto, y nos remite al rublo D6202 que lo identifican como: “CERTIFICACIÓN ISO 9001 y

(37)

CAPACITACIONES”; así las cosas el objeto contractual no corresponde a la partida presupuestal asignada para este gasto.

ESTADO: no hay justificación en la terminación del contrato y el gasto efectuado no corresponde a la partida presupuestal registrada, hallazgo con una presunta connotación disciplinaria.

2 370--2012

Primera: en la información suministrada no aparece el recibido por el interventor, además, será objeto de un análisis pericial por parte de un experto que designe la Contraloría General del Cauca, para que recibe y analice las inversión hecha por la ILC.

ESTADO: hallazgo pendiente del informe pericial. este hallazgo tiene una presunta connotación fiscal por los costos del vehículo en total.

3 396--2012

Primera: No aparece el informe final donde el contratista relacione las actividades desarrolladas en torno al objeto contractual pactado entre las partes.

Segundo: Los contratos 021 y 022 de 2010 a que hace referencia el objeto contractual se refieren a: Contrato 021 de 2010, objeto contractual: “REALIZAR LOS ESTUDIOS TECNICOS Y DISEÑOS PARA EL TRASLADO DE LA SEDE DE LA ILC”, por valor de $195.000.000, contratista WILLIAM FERNANDO FERNANDEZ ZEMANATE; y el Contrato 022 de 2010, objeto contractual: “INTERVENTORIA AL CONTRATO DE COSULTORIA PARA REALIZAR LOS ESTUDIOS TECNICOS Y DISEÑO PARA EL TRASLADO DE LA SEDE DE LA ILC HACIA UNOS TERRENOS UBICADOS EN EL PARQUE INDUSTRIAL DE LA CIUDAD DE POPAYAN”, por valor de $14.000.000, contratista JUAN CARLOS VIDAL TAFUR. Como se puede evidenciar el contrato inicial tiene Interventoría, y con el contrato que nos atañe se vuelve a pagar para este mismo concepto.

ESTADO: el contrato se deja a cargo por pagar dos veces para el mismo fin; hallazgo con una presunta connotación fiscal y disciplinaria.

4 431--2012 Primera: el contrato en mención no tiene el informe de actividades desarrolladas en torno al objeto contractual, y un