MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN

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Fecha de Elaboración: 18/02/2002

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE

INFORMACIÓN

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2 Índice

1. Introducción: ... 3

2. Objetivo del Manual: ... 4

3. Procedimientos: ... 5

4. Desarrollo de los procedimientos: ... 6

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1. Introducción:

Este manual tiene como propósito explicar e informar cómo se llevan a cabo las actividades en los departamentos y áreas que conforman la estructura organizacional de la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información.

Se encuentra organizado en cuatro secciones: la primera corresponde al objetivo del manual en donde especifica qué, para qué y para quienes se ha elaborado este manual.

Contiene el control de procedimientos, que es un listado donde se enumeran y observan los procedimientos con los que cuenta la Dirección.

Comprende el desarrollo de procedimientos, mediante una descripción narrativa y gráfica, en las cuales describe en forma ordenada, secuencial y detallada los pasos para la realización de las actividades, considerando los puestos y/o dependencias que participan y la delimitación de responsabilidades con sus respectivos diagramas de flujo.

El apartado de anexos contiene los formatos e instructivos utilizados en los procedimientos, para el buen desarrollo administrativo de la Dirección.

Este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la dirección, o bien en algún otro aspecto que influya la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.

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4 2. Objetivo del Manual:

Contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de la Dirección de Gestión de la Calidad, así como el de servir como un instrumento de apoyo en el quehacer cotidiano del personal que integra la estructura organizacional de la dirección y al de nuevo ingreso para su correcta inducción.

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3. Procedimientos:

1. Selección y solicitud de materiales 2. Adquisición por compra de materiales 3. Adquisición por donación de particulares

4. Adquisición por donación por titulación o egreso 5. Evaluación, transferencia y descarte

6. Procesamiento de materiales: Registro clasificación y catalogación y custodias

7. Procesamiento de custodias

8. Procesamiento: Restauración de materiales 9. Intercalación de libros

10. Inventario de acervos 11. Servicio de guarda objetos 12. Servicio de Consulta en sala

13. Servicio de Consulta de acervos especializados 14. Servicio de Videoteca

15. Servicio de Préstamo a domicilio 16. Servicio de Biblioteca Digital 17. Pago de multas

18. Pago de servicios 19. Desarrollo de sistemas 20. Creación de repositorios

21. Soporte de Recursos Electrónicos

22. Atención técnica a usuarios de cómputo

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6

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Selección y solicitud de materiales

Objetivo: Facilitar a los responsables de programas educativos la selección y solicitud de los materiales de apoyo a los programas educativos más idóneos para las bibliotecas.

Alcance: Profesores, investigadores, responsables de programas educativos, usuarios, Departamentos de Gestión

de Colecciones

Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión: 2 Pág. 1 de 7

DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Departamento de Gestión de

Colecciones

Responsables de Programas

Educativos Unidades Bibliotecarias

Inicio

1. Actualiza el Gestor de Colecciones con datos de responsables de PE

2. Actualiza fondos editoriales de los proveedores en el Gestor de Colecciones

3. Capacita a los responsables de PE para ingresar sus solicitudes de materiales para biblioteca

4. Administra el Gestor informando a los responsables de PE los períodos de apertura del sistema

7. Elabora informes de solicitudes por PE y por escuela o instituto

5. Seleccionan y solicitan capturando en el Sistema los materiales que requieren

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8

Colecciones

1

8. Verifica si ya existen los materiales solicitados en la unidad bibliotecaria involucrada

9. ¿Existen 4 o más materiales?

10. Descarta la solicitud

11. Solicita, nueva bibliografía, de ser necesario.

A

12 Depura los listados originales validando conforme a fecha de edición

13. Válida la solicitud 2

Si

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Colecciones

2

14. Valida vigencia y costo del material digital seleccionado

15. Determina los títulos que se compran de acuerdo con monto asignado de conformidad con las prioridades de cada PE

16. Identifica los títulos que no puedan adquirirse y los envía a lista de donaciones si no exceden costo establecido

17. Informa a los responsables de PE sobre la demanda de títulos para que en el Gestor siempre haya títulos disponibles

18. Elabora un archivo en Excel formatosgc.xls sobre los títulos de los libros-e

19. Abre el sistema a petición de los responsables cuando sea requerido.

20. Hacen lista de los materiales solicitados por usuarios

21. Previa evaluación de su colección propone materiales para descarte y solicita su reposición a Gestión de Colecciones

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10

Colecciones

3

22. Realiza tareas 14,15 y 16.

23. Entrega lista final de solicitudes a la Dirección de Bibliotecas

Termina A

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Gestión de Colecciones:

Semestralmente

1. Actualiza el Sistema de Gestión de Colecciones con información de los coordinadores y responsables de programas educativos de cada instituto y escuela, con la finalidad de que puedan acceder al Gestor de Colecciones;

2. Actualiza en el Gestor de Colecciones los fondos editoriales de los proveedores para su posible compra o solicitud de donación y sean materiales que estén disponibles en todas las bibliotecas de la universidad; estos materiales se ponen a disposición de los responsables de programas educativos como un apoyo para la selección de materiales; 3. Capacita a responsables de programas educativos sobre el Gestor de Colecciones en relación a la forma de ingresar sus solicitudes de libros de apoyo a los programas para que se adquieran por la biblioteca; seles muestra todo el proceso de desarrollo de la selección y la forma de utilizar los apoyos que el mismo gestor les ofrece;

4. Administra el Gestor de Colecciones informando a los responsables de programas educativos los períodos de apertura del sistema; cada inicio de semestre abre el sistema y en cada oportunidad que se tiene conocimiento de que hay fondos disponibles se abre el sistema, o bien a solicitud de los mismos responsables;

Responsables de programas educativos de escuelas e institutos:

Semestralmente y/o en cuanto se asignen recursos para adquisición de libros:

5. Seleccionan y solicitan los materiales requeridos, capturando en el Gestor de Colecciones los títulos que apoyen los programas educativos y que pueden ser en formato impreso o digital; con las especificaciones de que deben ser materiales con una antigüedad menor a cuatro años y que no existan demasiados ejemplares en biblioteca;

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7. Elabora los primeros informes de las solicitudes, de los materiales seleccionados por programa educativo y por instituto o escuela;

8. Verifica las solicitudes, en función de que ya existan materiales en la unidad bibliotecaria involucrada en la solicitud, mediante la consulta del catálogo en línea;

9. En caso de que existan cuatro ejemplares o más, pasa a la actividad 10. En caso contario pasa a la actividad 12; 10. Descarta la solicitud de ese material y pasa a la siguiente solicitud, de acuerdo con las prioridades establecidas por el responsable del programa educativo;

11. Solicita de ser necesario, nueva bibliografía a los responsables de programas educativos;

12. Depura los listados originales validando conforme a fecha de edición, se prefieren las ediciones más recientes y se establecen como máximo cuatro años de antigüedad, salvo que el programa requiera una edición específica o materiales en los que no importa su edición, por los contenidos que manejan;

13. Valida la solicitud;

14. Válida la vigencia y costo del material digital seleccionado por las áreas académicas;

15. Determina los títulos que se compran de acuerdo con los montos asignados y las prioridades establecidas por los responsables de programas educativos;

16. Identifica los títulos que no puedan ser adquiridos porque excedan del monto asignado, y los envía a la lista de donaciones siempre que su costo sea de 550 a 1650 pesos;

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17. Informa a los responsables de programas educativos sobre la demanda de títulos que requieren ser adquiridos, con la finalidad de que el Gestor siempre cuente con títulos, en caso de que el listado cuente con menos de 50 títulos, se solicitará el ingreso de nuevos títulos;

18. Elabora un archivo en Excel formatos gc.xls sobre los títulos de los libros-e. Este archivo deberá crearse y actualizarse periódicamente y lo enviarán a Biblioteca Digital para su importación al SGC;

19. Abre el sistema a petición de los responsables cuando sea requerido.; Unidades Bibliotecarias:

Mensualmente

20. Hacen lista de los materiales solicitados por usuarios; Semestralmente

21. Previa evaluación de su colección propone materiales para descarte y solicita su reposición a Gestión de Colecciones;

Departamento de Gestión de Colecciones:

22. Realiza tareas 14,15 y 16;

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Adquisición por compra de materiales

Objetivo: Adquirir por compra los materiales seleccionados por los responsables de los programas educativos.

Alcance: Departamento de Gestión de Colecciones, Dirección de Recursos Materiales, Departamento de Procesos

Técnicos.

Fecha de Elaboración: 01/04/2013 Fecha de Actualización: 29/10/2015 Versión:2 Pág. 1 de 3

DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información Dirección de Recursos Materiales Proveedores Departamento de Procesos Técnicos (DBCI) Departamento de Administración (DBCI) Departamento de Planeación (DBCI) Dirección General de Servicios Académicos Contraloría Inicio 1. Envía lista de libros solicitados a Dirección de Recursos Materiales B 15. Autoriza C 2. Recibe requerimientos de Biblioteca 3. Prepara bases de licitación 4. Entrega bases a proveedores interesados 5. Realiza licitación interesados 6. Adjudica a proveedores de oferta más favorable D 18. Libera pago. Termina 7. Entregan en biblioteca central los materiales solicitados

8. Recibe material de proveedores

9. Verifica factura contra orden compra

10. ¿Errores o materiales faltantes? 11. Reconviene a Proveedores 12. Propone los materiales que sigan en la solicitud según prioridades A 13. Avala 14. Avala B C 16. Otorga visto bueno 17. Verifica y recoge evidencias D A No Si

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información:

1. Envía la lista de solicitudes debidamente validadas a la Dirección de Recursos Materiales para su compra; Dirección de Recursos Materiales:

2. Recibe lista de solicitudes;

3. Prepara bases de licitación;

4. Entrega bases a proveedores interesados; 5. Realiza la licitación;

6. Adjudica a proveedores de oferta más favorable;

Proveedores:

7. Entregan en Biblioteca Central los materiales solicitados; Departamento de Procesos Técnicos:

8. Recibe materiales;

9. Verifica factura contra orden de compra;

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Procesos Técnicos:

En caso de libros agotados en el mercado:

12. Propone los materiales que siguen en la lista de solicitud de acuerdo con las prioridades establecidas por los responsables de programas académicos, y pasa a la actividad 7;

Departamento de Administración

13. Avala de acuerdo con la información recibida de Procesos Técnicos; Departamento de Planeación

14. Avala de conformidad con la información recibida de Procesos Técnicos y de la Administración; Dirección de Bibliotecas y Centros de Información:

15. Autoriza que se firme la factura para el trámite de pago; Dirección General de Servicios Académicos:

16. Otorga visto bueno de que el trámite de entrega se concluyó satisfactoriamente; Contraloría:

17. Verifica la entrega y recoge evidencias documentales y fotográficas; Dirección de Recursos Materiales:

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Adquisición por donación de particulares

Objetivo: Adquirir los materiales idóneos para apoyar los programas educativos y de investigación

Alcance: Profesores, investigadores, responsables de programas educativos, usuarios, Departamentos de Gestión

de Colecciones, Procesos Técnicos de la DBCI, Particulares

DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Bibliotecas

y Centros de Información Comisión Evaluadora Área de Trámites

Departamento de Procesos Técnicos

Inicio

1. Conoce de la posible donación 2. Nombra comisión evaluadora

3. Evalúa la donación 4. ¿Acepta donación? 5. Rechaza o descarta A 6. Envía a Área de

Trámites 7. Recibe material y lo separa por áreas de conocimiento

8. entrega al Depto. de Procesos Técnicos el material

9. Recibe, registra y procesa

10. Asigna el material a una unidad bibliotecaria

Si

No

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información:

1. Recibe las comunicaciones de intenciones de donación, cuando esto es posible;

2. Designa una comisión integrada por personal dela biblioteca y de ser necesario solicita el apoyo de académicos de algún instituto o escuela para la evaluación del material;

3. Evalúa el material donado en función de las condiciones físicas en que se encuentre y en relación a la idoneidad de los contenidos en cuanto a que puedan apoyar alguno de los programas educativos;

4. Si acepta el material pasa a la actividad 6. En caso contrario pasa a la actividad 5;

5. Rechaza o descarta los materiales, los cuales son enviados a en donación a alguna biblioteca de nivel educativo anterior o son enviados para reciclaje, y termina el procedimiento;

6. Envía al Área de Trámites el material considerado adecuado para integrarse a alguna biblioteca de la Universidad; Área de Trámites:

7. Separa el material por área académica y elabora relación;

8. Entrega material a Procesos Técnicos, para su procesamiento y entrega; Departamento de Procesos Técnicos:

9. Recibe, registra y procesa;

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Donación por titulación o egreso

Objetivo: Recibir los materiales que se adquieren en las bibliotecas con apego a las solicitudes de las áreas académicas y de acuerdo a las especificaciones de cada programa educativo.

Alcance: Alumnos que egresan, profesores, investigadores, responsables de programas educativos, usuarios,

Departamentos de Gestión de Colecciones, Procesos Técnicos de la DBCI

DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Responsables de

Programa Educativos Unidades Bibliotecarias Alumnos Área de Trámites

Inicio

1. Informan a egresados de bachillerato y pasantes que deben donar un libro para la biblioteca

2. Orientan al alumno para el acceso a portal de biblioteca

3. Ingresa al Sistema de Donaciones con número de cuenta institucional 4. Verifica si tiene adeudos

5. ¿Tiene adeudos?

6. Paga adeudo

7. Elige opción individual o colectiva 8. Selecciona área académica y programa que cursó

Si

(20)

1

9. Elige el título que desea donar 10. Imprime su elección como comprobante.

11. ¿Localiza título?

12. Entrega el material impreso en Biblioteca Central

13. Recibe y revisa los materiales donados

14. Recibe tres tipos de formato: libros impresos libros electrónicos para acceso desde plataforma y libros-e 15. Pide al alumno reenvíe el correo de acceso de la descarga del título, y el comprobante de la compra al correo de donaciones que se le indique, en libros electrónicos

16. Proporciona al alumno el e-reader en el cual se realizará la descarga del libro, en libros e-

17. Informa a Servicios de Cómputo de los materiales en formato electrónico donados

18. Acepta el título que el alumno eligió en el sistema solamente 19. Ingresa número de cuenta y número de donación

2

Si No

(21)

2

20. Confirma en el Sistema de Control Escolar la recepción del libro

21. Entrega materiales a Procesos Técnicos mediante relación

22. Entrega listado y notas de compra para tramitar factura, para materiales electrónicos

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Responsables de Programas Académicos:

1. Informan a los alumnos que egresan de bachillerato y/o a los pasantes que desean titularse, que deben donar un libro para la biblioteca;

Unidades Bibliotecarias:

2. Orientan a los alumnos sobre el acceso a portal de biblioteca, vía telefónica o personalmente; Alumno:

3. Ingresa al sistema de gestión de colecciones en portal de biblioteca, en la sección de donaciones, con su número de cuenta;

4. Verifica en el Sistema de Gestión de Colecciones que no tenga adeudos en las bibliotecas de la Universidad: 5. En caso de tener adeudos pasa a la actividad 6: En caso contrario pasa a la actividad 7;

6. Paga en caja, después de haber pasado al Área de Circulación para que le informen sobre la multa o devolución de algún material, y vuelve a la actividad 3;

7. Selecciona entre las opciones individual o colectiva, la forma de realizar la donación, si es donación individual el costo máximo del libro es de 550 pesos, de 550 a 1100 pesos será entre dos personas, y , de 1100 a 1650 pesos será entre tres personas;

8. Selecciona su área académica y el programa educativo que cursó; 9. Elige el título que desea donar;

10. Imprime su elección, como un comprobante de la donación que va a realizar;

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Alumno:

12. Entrega en el área de trámites de la Biblioteca Central (una vez adquirido el libro), con su comprobante de donación y/o su credencial institucional y la nota de compra, en el horario en que presta servicio;

Área de Trámites:

13. Recibe y revisa físicamente los libros y su edición, con la finalidad de que no tenga defectos de impresión y la edición se encuentre dentro de los parámetros aceptados en biblioteca (cuatro años máximo de haber sido editados;

14. Recibe solo tres tipos de formatos para las donaciones de bibliografía: libros impresos (físicos), libros electrónicos (para acceso desde plataforma) y libros-e (para descarga en e-readers);

Para los títulos de libros electrónicos:

15. Pide al alumno que reenvíe el correo de acceso de la descarga del título, así como el comprobante de la compra al correo de donaciones que se le indique, una vez recibido le confirma por el mismo medio que el título ha sido descargado y que puede continuar con sus trámites administrativos;

Para e-readers:

16. Proporciona al alumno el e-reader en el cual se realizará la descarga del libro, esta puede ser en formato EPUB o PDF;

17. Informa a servicios de cómputo de la DBCI para que se realice el respaldo de los libros descargados en los e-readers de manera semanal;

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Trámites

19. Ingresa el número de cuenta del alumno y el número de donación;

20. Confirma en el Sistema de Administración Escolar la recepción del libro, para que el alumno continúe con su trámite de titulación;

21. Entrega el material de donación al Departamento Procesos Técnicos, con el listado que obtendrá automáticamente del SGC, para su procesamiento e inclusión en el catálogo;

Para el caso de los libros electrónicos y libros-e :

22. Entrega el listado, junto con las notas de compra de los títulos, con la finalidad de generar las facturas electrónicas a nombre de la UAEH.

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5. Evaluación, transferencia y descarte de materiales

Objetivo: Mantener actualizada y con materiales pertinentes la colección de cada unidad bibliotecaria Alcance: Unidades bibliotecarias

DESCRIPCIÓN GRÁFICA:

Unidades Bibliotecarias Dirección de Bibliotecas

y Centros de Información

Área de Adquisiciones de

Procesos Técnicos Academias

Inicio

1. Revisan la colección a su cargo

2. ¿Detectan material que tiene

que ser restaurado?

3. Entregan material que pueda ser restaurado a biblioteca central 4. Reservan materiales que no puedan ser restaurados para descarte

A

Si

No

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1

5. ¿Hay libros que no son usados?

6. Registran los títulos de los que se tiene un excesivo número de volúmenes y se reportan a DBCI 7. Registran títulos no idóneos para programas educativos e informa a DBCI

12. Seleccionan los materiales contaminados, deteriorados o mutilados

2

8. Identifica materiales a transferir y selecciona la unidad bibliotecaria que los requiere

9. registra la baja en la biblioteca de origen

10. Asigna número y coloca sello de biblioteca de destino

11. Entrega material al área de Catalogación para modificar etiquetas y el catálogo Si No B A B

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2

13. Integran listado de libros que se han detectado como extraviados 14. Identifican materiales que puedan ser considerados obsoletos

15. Identifican los materiales audiovisuales dañados, obsoleto o en formato inaccesible

16. Piden a la Secretaría de la escuela convoque academias involucradas

19. Levanta una minuta con la firma de los involucrados

20. Entrega copias a la escuela, Contraloría. Inventarios y a la Biblioteca.

21. Decide el destino de los materiales descartados

22. Entrega una copia a Procesos Técnicos para que realice los registros pertinentes

Termina

17. Revisan los materiales

18. Validan los libros propuestos, de acuerdo a su especialidad

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Unidades Bibliotecarias:

1. Revisan la colección a su cargo mensualmente, para detectar el estado en que se encuentran los materiales, su grado de uso y proponer alternativas de aprovechamiento;

2. Si detectan material que tiene que ser restaurado pasa a la actividad 3. En caso contario pasa a la actividad 5;

3. Entregan materiales que puedan ser restaurados a la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información mediante relación;

4. Reservan materiales que no puedan ser restaurados, debido a su grado de deterioro, para su descarte;

5. Si hay libros que no son usados pasa a la actividad 6. En caso contrario pasa a la actividad 7;

6. Registran los materiales de los cuales se tenga un número excesivo de ejemplares no necesarios para las necesidades de su unidad bibliotecaria;

7. Registran los materiales no idóneos para los programas educativos de la escuela o instituto y que no se usan e informa a la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información;

Dirección de Bibliotecas y Centros de Información:

8. Identifica materiales a transferir y selecciona la unidad bibliotecaria donde se requieren: El Área de Adquisiciones del Departamento Procesos Técnicos:

9. Registra la baja en la biblioteca de origen;

10. Asigna números de alta y coloca sello de la biblioteca de destino;

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Unidades Bibliotecarias:

12. Seleccionan los materiales contaminados o deteriorados, mutilados siempre que el daño no pueda ser reparado por restauración o por alguna sustitución o copia de las hojas faltantes;

13. Integran un listado inicial de los materiales que se han identificado como extraviados, señalando el número de adquisición, autor y título;

14. Identifican los materiales que se consideren obsoletos;

15. Identifican material audiovisual que se encuentre dañado, obsoleto y/o en formatos inaccesibles;

16. Piden a la Secretaría de la Escuela convoque a las academias involucradas de acuerdo al área de conocimiento, para que en una breve reunión se les presenten los materiales propuestos para descarte, y se da aviso a Inventarios y a la Contraloría.

Academias:

17. Revisan los materiales propuestos;

18. Validan los materiales propuestos para descarte; Dirección de Bibliotecas y Centros de Información:

19. Levanta una minuta con la firma de todos los involucrados;

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Procesamiento de materiales

Objetivo: Procesar los materiales que se adquieren en las bibliotecas con la finalidad de registrar y ordenar los materiales para su difusión y recuperación

Alcance: Departamentos de Gestión de Colecciones y Procesos Técnicos de la DBCI

DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Adquisiciones de Procesos Técnicos Área de Catalogación de Procesos Técnicos Área de Terminación Física Departamento de Procesos Técnicos Administración de la DBCI Inicio 1. Recibe materiales adquiridos y los revisa

2. ¿Existen defectos en los

materiales?

3. Devuelve los materiales a los proveedores para su reposición

4. Registra en el libro, sella y asigna número de adquisición

1

Si

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DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Adquisiciones de Procesos Técnicos Área de Catalogación de Procesos Técnicos Área de Terminación Física Departamento de Procesos Técnicos Administración de la DBCI 1 5. Ordena materiales en estantería interna 6. Localiza en Gestor de Colecciones Programa Educativo que solicitó los materiales

7. Hace anotaciones en Sistema Bibliotecario y en orden de compra

8. Pasa los materiales al Área de Catalogación

9. Clasifica y cataloga materiales

10. Actualiza el catálogo en línea

11. Entrega los materiales al área de terminación física

12. Recibe materiales

13. Coloca sobre y tarjeta de control a cada material 14. Coloca cinta magnética y etiquetas a los materiales 15 Entrega los materiales al Depto. de Procesos Técnicos

16. Elabora listados de materiales para cada unidad bibliotecaria

17. Empaca materiales por escuela o instituto

18. Notifica a la Administración de la DBCI

19. Gestiona transporte 20. Entrega materiales en cada unidad bibliotecaria

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Adquisiciones de Procesos Técnicos:

1. Recibe materiales y los revisa físicamente una vez más;

2. Verifica que el material no tenga defectos físicos de impresión o encuadernación; 3. Si tiene defectos lo devuelve al proveedor para su reposición;

4. Si el material no tiene defectos de impresión y encuadernación, registra en el Libro de Adquisiciones, asigna número de adquisición y sella;

5. Ordena los materiales en estantería interna con la identificación del proyecto, en el rango de la numeración, y con copia de orden de compra y factura o listado en caso de donación, en espera de ser catalogados;

6. Localiza en el Gestor de Colecciones el Programa Educativo que solicitó los materiales;

7. Hace las anotaciones en el Sistema Bibliotecario y en la copia de la orden de compra; 8. Pasa los materiales al Área de Catalogación;

Área de Catalogación de Procesos Técnicos: 9. Clasifica y cataloga materiales;

10. Actualiza el catálogo en línea en caso de canje, transferencia, descarte, extravío de materiales; 11. Entrega materiales al área de terminación física;

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Terminación Física:

12. Recibe del área de catalogación los materiales clasificados;

13. Coloca sobre y tarjeta de control a cada material; 14. Coloca cinta magnética y etiquetas a los materiales; 15. Entrega los materiales a Jefatura de Procesos Técnicos; Departamento de Procesos Técnicos:

16. Elabora listados de materiales para cada unidad bibliotecaria; 17. Empaca materiales por escuela o instituto;

18. Notifica a la Administración de la DBCI que tiene materiales para entrega; Administración de la DBCI

19. Gestiona transporte en la Dirección de Servicios Generales; 20. Entrega materiales en cada unidad bibliotecaria;

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Si Procesamiento de Custodias

Objetivo: Procesar los materiales que se adquieren en las bibliotecas con la finalidad de registrar y ordenar los materiales para su difusión y recuperación

Alcance: Departamento de Procesos Técnicos de la DBCI, Investigadores

DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO:

Departamento de Procesos Técnicos de la DBCI Investigador

Inicio

1. Recibe los materiales que cada investigador recibe como parte de los proyectos que realizan

2. Registra los materiales en la biblioteca de la escuela a la que corresponda el investigador

3. Clasifica y cataloga los materiales y los mantiene ocultos en el catálogo 4. Entrega los materiales al investigador fijando fecha de devolución

8. Cambia estatus de materiales en el Sistema 9. Envía materiales a la biblioteca que corresponda

10. Notifica a la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información 11. Libera al investigador

Termina

5. Usa los materiales hasta que cumple el término

6. ¿Devuelve materiales?

7. Renueva la custodia con nueva fecha de devolución

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Procesos Técnicos de la DBCI:

1. Recibe los materiales de los investigadores que han adquirido como parte de los proyectos que realizan, debido a los presupuestos que les asignan;

2. Registra los materiales en la biblioteca de la escuela o instituto al que pertenece el investigador;

3. Clasifica y cataloga los materiales, manteniendo ocultos en el sistema bibliotecario para que no sean visibles al usuario común, ya que estos materiales no estarán a disposición de los usuarios en forma inmediata;

4. Entrega los materiales en custodia a investigadores, estableciendo fechas de devolución Investigador:

5. Hace uso de los materiales hasta que se cumple el término fijado para devolución;

6. Si el investigador devuelve los materiales pasa a la actividad 8. En caso contrario pasa a la actividad 7; 7. Renueva la custodia con nueva fecha de devolución y pasa a la actividad 5;

Departamento de Procesos Técnicos de la DBCI:

8. Cambia estatus de los materiales devueltos, en el sistema, para que dejen de estar ocultos; 9. Envía materiales a la biblioteca que corresponda para uso de los usuarios;

10.Notifica a la Dirección de Bibliotecas y se expide oficio de liberación a favor del investigador;

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Restauración de materiales

Objetivo: Reparar los materiales que se han dañado por el uso para mantener en condiciones de servicio la colección de las unidades bibliotecarias

Alcance: Dirección de Bibliotecas, Procesos Técnicos, Unidades bibliotecarias

Área de Restauración Área de Catalogación Área de Terminación

Física

Departamento de Procesos Técnicos

Inicio

1. Recibe materiales de unidades bibliotecarias

2. Prioriza materiales de acuerdo a su demanda en cada biblioteca

3. Repara materiales y los entrega a Área de Catalogación

4. Verifica su clasificación y actualiza 5. Entrega a Área de Terminación Física

6. Coloca elementos de seguridad y etiquetas

7. Entrega materiales a Departamento

de Procesos Técnicos 8. Entrega a unidades bibliotecarias Termina

(37)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Restauración:

1. Recibe materiales de Biblioteca Central y de otras unidades bibliotecarias, semanalmente para su reparación;

2. Prioriza los materiales de acuerdo a su demanda en cada biblioteca, de acuerdo a los requerimientos hechos por los responsables de bibliotecas;

3. Repara los materiales y los entrega a Catalogación; Área de Catalogación:

4. Verifica que la clasificación sea correcta y si es necesario asigna nueva clasificación; 5. Entrega al Área de Terminación Física;

Área de Terminación Física:

6. Renueva etiquetas y tarjetas de control de préstamo, así como elementos de seguridad; 7. Entrega a Jefatura de Procesos Técnicos;

Departamento de Procesos Técnicos:

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Intercalación de libros

Objetivo: Ordenación y registro de los libros consultados en la estantería, para contar con información respecto al material de mayor demanda, el material que no se usa, y la labor desarrollada por cada empleado de acervo general. Alcance: Dirección de Bibliotecas y Centros de Información, Departamento de Servicios al Usuario o Unidades Bibliotecarias: Encargados de Acervo General

DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Servicios al Usuario o Unidades

Bibliotecarias: Encargados de Acervo General Dirección de Bibliotecas y Centros de Información

Inicio

1. Recibe materiales nuevos y/o los consultados por usuarios

2. Intercala en estantería de acuerdo con etiqueta de clasificación (LC) 3. Anota manualmente o registra en línea, con su número los libros acomodados

4. Consulta el sistema y/o formato manual 5. Elabora estadísticas de consulta de materiales 6. Elabora estadísticas de desempeño del personal

(39)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO:

Departamento de Servicios al Usuario o Unidades Bibliotecarias: Encargados de Acervo General: 1. Reciben materiales nuevos y los libros consultados en sala por los usuarios, los clasifican por áreas;

2. Intercalan en la estantería de acuerdo con el orden de la clasificación LC (De la Biblioteca del Congreso de USA), señalado en la etiqueta que llevan en el lomo;

3. Anotan en el control respectivo, en forma manual o registran en línea el número de adquisición de cada libro (Sistema de consulta en sala) con su número de empleado;

Mensualmente:

Dirección de Bibliotecas y Centros de Información:

4. Consulta el sistema y/o formato manual para obtener datos;

5. Elabora el reporte para obtener la estadística de libros consultados por área, títulos y volúmenes consultados, lo que le permite tener criterios respecto a preferencias de usuarios y necesidades de bibliografía;

(40)

Inventario de acervos

Objetivo: Controlar y actualizar el inventario de acervos de cada unidad bibliotecaria

Alcance: Dirección, Procesos Técnicos, Servicios al Usuario, Servicios de Cómputo, Unidades Bibliotecarias

DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Servicios de Cómputo de la DBCI Unidades Bibliotecarias (UB) Departamento de Procesos Técnicos Dirección de Bibliotecas y Centros de Información Inicio

1. Actualiza e instala sistemas

3. Revisa sistema y obtiene lista de libros no inventariados

4. Devuelve lista de faltantes a U.B.

9. Obtiene el reporte definitivo que se entrega a la DBCI y al Depto. de Procesos Técnicos

2. Registran materiales impresos en Sistema de bibliotecario y al término notifica a Servicios de Cómputo

5. Revisan nuevamente lista de faltantes y localizan los materiales 6. Anotan como perdidos los materiales no encontrados o bien como prestados si tuvieren esa condición

7. Registra en el inventario los libros que localice físicamente

8. Devuelve la lista de faltantes a Servicios de Computo

10. Procesa los materiales no procesados o con errores

11. ¿Materiales procesados

excesivos?

12. Hace el procesamiento en cada UB 13. Cambia estatus a libros perdidos, en custodia o devueltos. 14. Entrega inventario a Responsables de U.B. a Directores de institutos y escuelas y a Dirección de Recursos Materiales de manera formal

Termina

Si

(41)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Servicios de Cómputo de la DBCI:

1. Actualiza verifica y en su caso instala sistemas en la unidad bibliotecaria y en los equipos de cómputo necesarios para el inventario;

Unidades bibliotecarias:

2. Registran materiales impresos, en el Sistema Bibliotecario, con el número de adquisición y una vez terminados sus registros notifica a Servicios de Cómputo;

Servicios de Cómputo de la DBCI:

3. Revisa el sistema Bibliotecario y obtiene lista de libros no inventariados;

4. Devuelve lista de faltantes a la unidad bibliotecaria Unidades bibliotecarias:

5. Revisan nuevamente lista de faltantes, localizando los materiales de la lista que recibió;

6. Anota como perdidos, los materiales no encontrados o bien como prestados los que tuvieren esa condición;

7. Registra en el inventario los libros que localice físicamente y que no hubieran aparecido en el primer registro; 8. Devuelve lista de faltantes a servicios de cómputo.

Servicios de Cómputo de la DBCI:

(42)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Procesos Técnicos:

10. Procesa los materiales que no tienen esa condición y aquellos que tengan errores;

11. Si los materiales procesados son excesivos pasa a la actividad 12. En caso contrario pasa a la actividad 13; 12. Hace el procesamiento en cada unidad bibliotecaria, con las actividades inherentes de sellado, registro y

terminación física;

13. Cambia estatus en el sistema a los libros prestados, perdidos, en custodia o devueltos; Dirección de Bibliotecas y Centros de Información:

14. Entrega inventario a Responsables de unidades Bibliotecarias, a Directores de institutos y escuelas y a Dirección de Recursos Materiales de manera formal.

(43)

Servicio de Guarda Objetos Objetivo: Proteger los objetos personales de los usuarios de la biblioteca. Alcance: Servicios, Usuarios

Usuario Área de Guarda Objetos

Inicio

1. Ingresa a Biblioteca

2. ¿Deposita pertenencias en locker?

3. Entrega sus pertenencias en el Área de Guarda Objetos

5. Recibe una ficha

6. Deposita una moneda y retira llave 7. Hace uso de servicios

4. Recibe pertenencias del usuario y entrega ficha

8. Verifica funcionamiento de lockers y vigila pertenencias

9. ¿Existe reporte de extravió de objeto? 1 Si No Si A No

(44)

11. ¿Extravió llave de locker?

12. Realiza pago en caja universitaria para reponer la ficha

B

13. ¿Extravió otro objeto?

1

10. Recibe todos los reportes de extravío

14. Llena un formato de incidencias en la libreta respectiva 15. Notifica al Jefe de Servicios

16. Revisa los videos de las cámaras de seguridad en Servicios de Cómputo si fuera necesario

17. Solicita fotos de implicados 2 No Si No Si C

(45)

A

21. Termina su trabajo

22. Devuelve la ficha en área de guarda objetos o si lo dejo en locker recoge su moneda y devuelve la llave

23. Recoge sus pertenencias y se retira Termina

2

18. Publica las fotos en el atril para localizar y citar a los implicados para aclarar situaciones.

19. ¿Recupera objetos?

20. Devuelve pertenencias a los dueños

D

Si

No

B C

(46)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Usuario:

1. Ingresa a la biblioteca;

2. Si deposita sus pertenencias en un locker pasa a la actividad 6. En caso contrario pasa a la actividad 3; 3. Opta por entregar sus pertenencias en Área de Guarda objetos;

Área de Guarda Objetos:

4. Recibe pertenencias del usuario y entrega ficha; Usuario:

5. Recibe una ficha e ingresa a biblioteca;

6. Deposita una moneda en el locker que haya seleccionado y retira la llave, conservándola en tanto permanezca en la biblioteca;

7. Hace uso de los servicios bibliotecarios;

Área de Guarda Objetos:

8. Verifica funcionamiento de lockers y vigila pertenencias de usuarios;

9. En caso de existe reporte de extravió de objeto pasa a la actividad 10. En caso contrario, pasa a la actividad 21;

10. Recibe los reportes de todas las áreas de la biblioteca.

(47)

11. Si extravía la ficha, lo reporta al área de Guarda Objetos y pasa a la actividad 12. En caso contrario pasa a la actividad 13;

12. Realiza pago en caja universitaria de diez pesos para reponer la ficha y entrega el recibo en Área de Guarda Objetos y pasa a la actividad 23;

13. Si extravió otro objeto pasa a la actividad 14. En caso contrario pasa a la actividad 23; Área de guarda objetos:

14. Llena un formato de incidencias en la libreta respectiva; Área de guarda objetos:

15. Notifica al Departamento de Servicios al Usuario;

16. Revisa los videos de las cámaras de seguridad en el área de Servicios de Cómputo si fuera necesario; 17. Solicita fotos de implicados;

18. Publica fotos para localizar y citar a implicados para aclarar situaciones; Área de guarda objetos:

19. Si se recuperan los objetos pasa a la actividad 20, y termina el procedimiento. En caso contrario termina el procedimiento;

(48)

21. Termina su trabajo;

22. Devuelve ficha en Área de Guarda objetos recoge su moneda y devuelve la llave; 23. Recoge sus pertenencias y se retira.

(49)

Servicio de Consulta en sala

Objetivo: Proporcionar las condiciones para que los usuarios puedan hacer uso de los materiales en el interior de la biblioteca.

Alcance: Usuario, Área de Acervo General

Usuario Área de Acervo General

Inicio

1. Ingresa a Biblioteca 2. Consulta el catalogo en línea

4. Selecciona material

6. Consulta materiales

7. Deposita materiales en mesas al terminar de utilizarlos

3. Apoya al usuario en el uso del catálogo en línea

5. Apoya al usuario localizando los materiales

8. Intercala materiales en su lugar 9. Mantiene el orden en la sala

(50)

1. Ingresa a biblioteca;

2. Consulta el catálogo en línea para localizar los materiales que desea consultar, si fuera necesario, solicita la ayuda del personal de la biblioteca;

Área de Acervo General:

3. Apoya al usuario en el uso del catálogo en línea, orientándole sobre los diversos formatos de que se dispone; Usuario:

4. Selecciona materiales de su interés; Área de Acervo General:

5. Apoya al usuario en la localización de materiales en la estantería; Usuario:

6. Consulta los materiales necesarios para su trabajo;

7. Deposita materiales en mesas, al término de su consulta, a fin de que sean intercalados por el personal Área de Acervo General:

8. Intercala los materiales en su lugar;

(51)

Servicio de Consulta de Acervos Especializados (Hemeroteca, tesiteca, mapoteca): Objetivo: Proporcionar a los usuarios información especializada de los acervos de que dispone la biblioteca Alcance:

Usuario Áreas de Acervo Especializado

Inicio

1. Realiza registro mostrando su identificación 2. Consulta el catalogo

4. Selecciona materiales

6. Consulta materiales

7. ¿Requiere copias?

8. Deposita su identificación y sale con el material sacar copias

3. Orienta al usuario en el manejo de los tipos y formatos de materiales disponibles

5. Localiza y entrega materiales al usuario

10. Revisa y ordena los materiales usados cuando el usuario deje de utilizarlos

No Si

(52)

.

1. Realiza su registro mostrando su identificación, debido a que son áreas con servicio de estantería cerrada; 2. Consulta el catálogo para localizar los materiales que le pueden ser útiles;

Áreas de Acervo Especializado:

3. Orienta al usuario en el manejo de los tipos y formatos de materiales disponibles y las especificaciones para su consulta;

Usuario:

4. Selecciona los materiales de su interés; Áreas de Acervo Especializado:

5. Localiza y entrega materiales al usuario para su consulta; Usuario:

6. Consulta los materiales;

7. Si requiere copias, solicita al personal su autorización y pasa a la actividad 8. En caso contrario pasa a la actividad 10;

8. Deposita su identificación y sale con el material a sacar las copias, las cuales siempre serán restringidas a artículos específicos o bien un máximo de 10 páginas tratándose de tesis;

(53)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Áreas de Acervo Especializado:

(54)

Servicio de Videoteca

Objetivo: Facilitar a los usuarios los materiales audiovisuales disponibles para su consulta y/o proyección Alcance: Área de Videoteca, usuario

Área de Videoteca Usuario

Inicio

1. Elabora y actualiza el catálogo de materiales audiovisuales

4. Realiza la programación de las proyecciones mensualmente

6. Apoya en la proyección de los materiales

7. Rebobina material y ordena en estantería, al término de la proyección Termina

2. Solicita videos de acuerdo a catálogo

3. Solicita la programación de la proyección colectiva o individual

(55)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de videoteca:

1. Elabora y actualiza el catálogo de materiales audiovisuales disponibles; Usuario:

2. Solicita videos de acuerdo al catálogo;

3. Solicita la proyección colectiva o individual, que puede ser en ese momento si hay la disponibilidad o bien en fecha posterior;

Área de videoteca:

4. Realiza la programación de las proyecciones mensualmente, con la finalidad de atender todas las solicitudes de los usuarios;

Usuario:

5. Asiste el día y hora de la proyección programada con anterioridad. En el caso de los docentes acuden con sus grupos;

Área de videoteca:

6. Apoya en la proyección de materiales, vigilando a lo largo de la proyección;

(56)

Servicio de préstamo a domicilio

Objetivo: Facilitar los materiales a los usuarios para que los consulten fuera de las instalaciones de la biblioteca Alcance: Usuarios, Área de Circulación

Usuario Área de Circulación

Inicio

1. Selecciona material de estantería y va al mostrador de circulación 2. Llena tarjeta de control

7. Paga multa y/o devuelve libros

A

9. ¿Devuelve material al término del plazo de préstamo establecido?

10. Entrega material en mostrador

3. Recibe material seleccionado y la identificación del usuario 4. Consulta en el sistema estatus del usuario

5. ¿Usuario con adeudos?

6. Informa al usuario monto y necesidad de pago de multa y/o devuelva libros

8. Presta el material previa revisión física del libro y registro en sistema

11. Revisa material B No Si A Si No C 1 D

(57)

1

12. ¿Renueva préstamo?

C

13. Debe cubrir una multa por realizar la devolución extemporánea

14. ¿Cubre multa?

15. Bloquea a los usuarios deudores en el Sistema bibliotecario , para suspender el préstamo de material

16. Coteja los libros de los alumnos deudores con la existencia de libros, de forma mensual

17. Envía la lista de alumnos deudores al área de trámites para que se bloqueen en el Sistema de Gestión de Colecciones, semestralmente

18. Envía la lista de alumnos de alumnos deudores al Sistema de Administración Escolar para que se bloqueen, semestralmente

19. Envía la lista a la DBCI quien la envía a Secretaría General, en caso de empleados y profesores deudores

E B

20. ¿Material en buen estado?

21. Solicita al usuario la reposición del material

Si No Si No F No D E Si

(58)

2

22. Realiza la reposición del material y entrega en el Departamento de Servicios al Usuario

F

23. Registra en sistema y devuelve credencial 24. Intercala el material en su lugar

(59)

1. Selecciona y toma el material de estantería y va al mostrador de circulación;

2. Llena tarjeta de control que el libro tiene en un sobre en su interior, anotando su nombre y la fecha de devolución; Área de Circulación:

3. Recibe el material seleccionado y la identificación del usuario, para los alumnos debe ser la tira de materias debidamente sellada por biblioteca, para los profesores su credencial única y su último recibo de pago;

4. Consulta en el sistema el estatus del usuario respecto a posibles adeudos, ya sea por falta de devolución de los libros o por multas no cubiertas;

5. Si el usuario tiene adeudos pasa a la actividad 6. En caso contrario pasa a la actividad 8;

6. Informa al usuario el monto y necesidad de pago de la multa y/o devolución de los libros que tenga en su poder; Usuario:

7. Paga en caja universitaria su multa y en su caso devuelve el material y pasa a la actividad 4;

Área de Circulación:

8. Presta el material previa revisión física del mismo , registra el número de adquisición del libro, en el sistema y el número de cuenta del usuario, o el número de empleado, retiene credencial y tarjeta de control, entrega el material;

(60)

9. Si devuelve material al término del plazo de préstamo establecido pasa a la actividad 10. En caso contrario pasa a la actividad 12;

10. Entrega material en mostrador;

11. Revisa el material y pasa a la tarea 20; Usuario:

12. Si renueva préstamo del material pasa a la actividad 9 (puede renovar el préstamo por una vez más e igual término, pero debe acudir personalmente a la biblioteca llevando el libro que tiene en préstamo. Puede renovar en línea, entrando a la página de biblioteca) .En caso contrario pasa a la actividad 13;

13. Debe cubrir una multa por realizar la devolución extemporánea por no devolver los materiales ni renovar el préstamo dentro del término establecido, lo que propicia que cuando devuelva los materiales deba cubrir la multa;

14. Si cubre la multa por realizar la devolución extemporánea del material, pasa a la actividad 10. En caso contrario pasa a la actividad 15;

15. Bloquea a los usuarios deudores en el Sistema Bibliotecario, el usuario no puede hacer uso de este servicio hasta que devuelva los materiales y cubra sus adeudos;

16. Mensualmente coteja el estado de los libros prestados a los usuarios deudores contra existencias para establecer si el bloqueo es solo por multa o por falta de devolución de libros;

(61)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Circulación:

Semestralmente:

17. Envía al área de Trámites la lista de alumnos deudores para que sean bloqueados en el Sistema de Gestión de Colecciones;

Semestralmente:

18. Envía al área de Trámites la lista de alumnos deudores para que sean bloqueados en el Sistema de Administración Escolar;

19. Envía la lista a la Dirección de Bibliotecas para que se informe a Secretaría General. En caso de profesores y empleados deudores, y pasa a la actividad 14;

20. Si el material está en buen estado pasa a la actividad 23. En caso contrario pasa a la actividad 21;

21. Solicita al usuario la reposición del material; Usuario:

22. Realiza la reposición del material, entregándolo en el Área de Trámites, se solicita que de preferencia sea el mismo título , pero en edición más reciente;

El libro en reposición se entrega al Departamento de Procesos Técnicos con la anotación correspondiente de que es reposición;

(62)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Circulación:

(63)

Servicio de Biblioteca Digital

Objetivo: Proporcionar a los integrantes de la comunidad universitaria el servicio de biblioteca que pueda ser consultada a distancia

Alcance: Dirección, Departamentos de Servicios de Cómputo y Servicios al usuario

DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Área de Producción de Servicios

de Cómputo Servicios de Cómputo Usuario

Inicio

1. ¿Recursos creados por la institución ?

2. Integra repositorios

3. Recibe solicitud de usuarios para digitalización de materiales para repositorio

4. Procesa materiales, cataloga y crea metadatos y sube a repositorio

5. Notifica a Depto. de Servicios de Computo para que avise a usuario que ya puede consultar materiales

A

6. ¿Recursos adquiridos por la institución? capturando en el Sistema los materiales que requieren

7. Recibe información de Dirección, Trámites, CONRICYT, de los recursos adquiridos

8. Localiza opciones de recursos gratuitos que hubiera en línea

9. Prueba la operación de los recursos adquiridos y los que haya localizado

10. Realiza la difusión masiva de las adquisiciones 11. Ofrece talleres de capacitación para uso de Biblioteca Digital

12. Hace uso de los recursos de la Biblioteca Digital

Si

No

Si

No

(64)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Producción de Servicios de Cómputo

1. Si son recursos creados por la institución pasa a la actividad 2. En caso contrario pasa a la actividad 6; Biblioteca Digital, ofrece contenidos de dos tipos:

 Recursos creados en la institución por profesores y alumnos, que se requieren como apoyo de los programas

educativos;

 Recursos adquiridos y que corresponden a editoriales reconocidas.

2. Integra repositorios para uso de comunidades restringidas o abiertos a toda la comunidad universitaria, de acuerdo con las necesidades institucionales;

3. Recibe solicitud de usuarios para digitalización de materiales para repositorio; 4. Procesa los materiales: cataloga y crea metadatos y sube a repositorio;

5. Notifica a Jefe de Servicios de Cómputo que se ha concluido la producción y pasa a la actividad 12; Departamento de Servicios de Cómputo

6. Si son recursos adquiridos por la institución pasa a la actividad 7. En caso contrario termina el procedimiento;

7. Recibe información sobre los recursos adquiridos por los distintos proyectos institucionales, de los editores/proveedores, Consorcio Nacional de Recursos de Información en Ciencia y Tecnología (CONRICYT); 8. Localiza opciones de recursos gratuitos que hubiera en línea, que resultaran de interés para las comunidades

académicas;

(65)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de Servicios de Cómputo

10. Realiza difusión sobre los recursos de la Biblioteca Digital, mediante envíos masivos de mensajes sobre los recursos electrónicos;

11. Ofrece talleres de capacitación sobre el uso de los recursos para su aprovechamiento; Usuario

12. Hace uso de los recursos de Biblioteca Digital y puede hacer sugerencias sobre los servicios que recibe otros recursos que pudieran resultarle útiles.

(66)

Pago de multas

Objetivo: Facilitar al usuario el pago de multas a la biblioteca, con transparencia

Alcance: Usuarios, División de Finanzas, Dirección de Bibliotecas y Centros de Información, Unidades Bibliotecarias

Área de Circulación / Unidades Bibliotecarias Usuario

Inicio

1. Informa al usuario de la multa a la que se ha hecho acreedor y retiene su identificación

4. Recibe el comprobante verde y devuelve al usuario su identificación 5. Libera al usuario en el sistema

6. Entrega a la Administración de la DBCI reporte de los ingresos y las copias de los recibos de forma mensual

7. Entrega a la División de Finanzas los recibos y el reporte Termina

2. Paga en la caja universitaria y recibe dos recibos: blanco y verde

3. Acude al área de circulación de la unidad bibliotecaria y entrega el recibo verde

(67)

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Circulación/Unidades Bibliotecarias:

1. Informa al usuario de la multa a la que se ha hecho acreedor por demora en la devolución de libros y retiene su identificación;

Usuario:

2. Paga en la caja de la escuela o instituto y le dan dos recibos: blanco y verde, si no hubiera una caja cercana deberá pagar en la dependencia de la escuela autorizada por la División de Finanzas;

3. Entrega el recibo verde al mostrador de circulación; Área de Circulación/Unidades Bibliotecarias:

4. Recibe el comprobante verde y devuelve al usuario su identificación;

5. Libera al usuario en el sistema;

6. Entrega a la Administración de la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información el reporte de los ingresos y las copias de los recibos en forma mensual;

(68)

Pago Impresiones Objetivo: Simplificar al usuario el servicio de impresión de documentos Alcance: Usuario, Servicios de Cómputo, Cajas de la División de Finanzas

Usuario Servicios de Cómputo / Unidades Bibliotecarias

Inicio

1. Solicita impresiones en Servicios de Cómputo

3. Paga en caja el importe de las impresiones y entrega comprobante de pago en Servicios de Cómputo

6. Envía su impresión desde su PC 7. Obtienen sus impresiones en el kiosco

2. Informa al usuario que pague en caja el importe de las impresiones

4. ¿Existe kiosco de impresión?

5. Registra a usuario

8. Entrega usb para impresión del documento en impresora común

9. Entrega mensualmente un reporte detallado de las impresiones realizadas y del total de los recursos

Termina

Si

(69)

1. Solicita impresiones en Servicios de Cómputo; Servicios de Cómputo / Unidades Bibliotecarias:

2. Informan al usuario que pague en caja el importe de las impresiones, de acuerdo al número de hojas:

Usuario:

3. Paga en caja el importe de las impresiones y entrega recibo en Servicios de Cómputo;

Servicios de Cómputo / Unidades Bibliotecarias:

4. Si existe un kiosco de impresiones pasa a la actividad 5. En caso contrario pasa a la actividad 8; 5. Registra a usuario en el kiosco;

Usuario:

6. Envía su impresión desde la computadora que está utilizando, si se trata de una impresora común; 7. Obtiene sus impresiones en el kiosco previo registro;

8. Entrega su USB y el recibo de pago si se tiene una impresora común en biblioteca; Servicios de Cómputo / Unidades Bibliotecarias: