GESTIÓN DEL TIEMPO Y MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD
Es la gestión de nuestras propias actividades para asegurarnos que se desarrollarán en el tiempo disponible o determinado, ya que el tiempo es un recurso escaso y continuo.Hay que EVITAR el CONFORT, es decir el acomodamiento
COMPORTAMIENTOS A EVITAR
1. Factores de fracaso• Miedo a cambiar hábitos
• Incertidumbre sobre cómo y cuándo empezar
• Presión del tiempo. ¡PARA AHORRAR HAY QUE INVERTIR! • Falta de voluntad
2. Barreras iniciales
• Falta de objetivos
• Actividades sin programar
Ejemplo: e-mail tiempo a dedicar en cada parte de la jornada, inicio, mitad de mañana, final jornada (10-15 min)
Clasificar los correos según la importancia para responder o analizar: CALIENTE – TEMPLADO - FRÍO (carpetas, para priorizar respuestas o acciones)
Programar y Planificar. Conocer la carga de trabajo
3. Perfiles improductivos.
a) Chapucero: LO MENOS Hay que presionarlo
La prisa y la presión llevan a finalizar una tarea de forma prematura. Trabajo mediocre b) Perfeccionista. LO MÁS
Quiere hacer las cosas a la perfección y se dedica más tiempo del requerido. Lo peor y lo mejor son enemigos de lo bueno. Hay que mantener el nivel de eficacia, es decir, alcanzar la suficiente calidad pero sin obsesión.
c) Complaciente. A todo dice sí
Acepta trabajos no interesantes con el fin de satisfacer a los demás.
Se debe aprender a decir NO. Cuando la última opción sea realizar la tarea, se debe apuntar el tanto.
d) Adicto al riesgo. Es el que apura hasta el final. Añade excitación a su vida. Hay que ponerse plazos cortos. Si es otra persona, darle más tareas para que se administre. Apura hasta el final. Exponerse a no conseguir algo añade excitación a su vida laboral Si alguien de tu entorno necesita riesgo ofrécelo con más tareas. Si eres tú, establece plazos cortos.
e) Laboradicto. Vive por y para el trabajo. Es enfermo psicosomático. No delega, se carga con todo. Siente orgullo y frustración al mismo tiempo. Reflexionar
La sobrecarga de tareas puede hacer perder la calidad de los resultados. La acción solo es inteligente cuando precede una mínima reflexión.
EL MÉTODO GTD. UNA TÉCNICA PARA AUTOORGANIZARSE MEJOR
El Método GTD (Getting Things Done): Consigue que las cosas se haganGetting Things Done es un método de productividad desarrollado por David Allen que ha sido aceptado mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización personal. Qué es GTD y sus conceptos principales.
GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en la efectiva relación de aquellas tareas.
Parte de la base que nuestra memoria es ineficiente. Utiliza a menudo este ejemplo: ¿cuantas veces nuestra memoria nos ha recordado algo en algún momento en el que no podíamos hacer nada al respecto? ¿Y cuantas veces nuestra memoria no nos recuerda algo cuando sí podemos o debemos hacerlo?
El método GTD apuesta por tener un sistema organizativo con el que podamos confiar, externo a nuestra memoria, que nos permita acordarnos de las cosas que tenemos que acordarnos en el momento que tenemos que acordarnos.
Con este sistema, nuestra mente puede estar tranquila sabiendo que no se le escapa nada y, por lo tanto, puede dedicarse a hacer lo que toca: trabajar en acciones concretas, de forma creativa y eficiente. Busca conseguir hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda nuestra vida, de todo lo que tenemos o queremos hacer.
Un ejemplo. Cinco bandejas:
1ª) TAREAS PENDIENTES
Mini notas, para no cambiar de actividad y quitarlas de “pendiente en mi mente”
Para todo elemento que requiere tu atención, se define el próximo hito…por ejemplo, para redactar un informe, necesito una reunión previa con X (hito). Se organiza según contexto: trabajo, hogar…
Hacer “2 minutos” o Agendar
3ª) PROYECTOS
Todo conjunto abierto de tareas que no están concluidas. Un proyecto es un conjunto de tareas.
4ª) EN ESPERA
Para acciones que has delegado y estás en espera del. Yo no me ocupo. Son tareas a delegar
5ª) CUARENTENA
“Me gustaría …”. Cosas que te interesan pero para las que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi alemán.
PRINCIPIOS DEL GTD
Los principios esenciales de GTD son los siguientes:
1. Recopilar
Depositar en la "bandeja de entrada" todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Se refiere a los correos electrónicos, teléfonos, libretas de notas, PDAs y agendas como simples "bandejas" de almacenamiento.
El objetivo es "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos.
Tras el procesamiento, todas los "bandejas" deberían vaciarse al menos una vez por semana.
2. Procesar
Cuando estés procesando tu "bandeja", deberías seguir estrictamente este orden: • Empezar siempre por el principio
• No procesar más de un elemento a la vez.
• No enviar de vuelta a la "bandeja de entrada" ningún elemento. • Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
Ø Si lleva menos de dos minutos, hazlo. Ø Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente. Ø Posponlo y agéndalo (programar).
• Si un elemento no requiere una acción, Ø Archívalo como referencia. Ø Deséchalo si no es procedente.
Ø Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
Ø Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa que está para revisarlo por el área correspondiente
Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.
3. Organizar
El método GTD describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:
• Acciones próximas. Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo.
Por ejemplo, si el elemento significa “Escribir un informe”, la acción próxima puede ser "Escribir email al jefe de operaciones para reunirnos unos minutos esta tarde" o “Llamar al comercial para preguntarle los requisitos del informe” o cosas similares.
Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: “en la oficina”, “por teléfono”, o “en la tienda”.
• Proyectos - toda tarea inconclusa (que se denomina open loop o “bucle abierto”) en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un “PROYECTO”. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
• En espera - cuando has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
• Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser “aprender alemán” o 'tomarme unas vacaciones para hacer submarinismo'.
Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, GDT recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que denomina "paisaje yermo" (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista “Pendiente” deberían reservarse para la lista de “acciones próximas”.
La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. GTD afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.
4. Revisar
Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.
La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, se sugiere la creación de un fichero de carpetas / bandejas con las tareas y proyectos más destacados.
5. Hacer
Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. Hay que simplificar el proceso de organización, y así estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.
