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PRESENTACION
El siglo XXI trajo consigo grandes cambios en el campo de la Ciencia y la tecnología, que dan origen a la transformación de los modelos económicos que necesitan modernizarse para estar en condiciones de responder a la apertura del mercado internacional.
Lo anterior se traduce en mejora continua en el proceso de producción, distribución de los bienes y servicios, atendiendo a los estándares de calidad y competencias internacionales del mercado.
Nuestro país inserto en el modelo Neoliberal necesita una urgente reestructuración en su política económica, capaz de administrar de manera eficiente los recursos humanos, financieros y naturales para atender de manera pertinente al sector educativo, que con su añejado y agotado modelo necesita replantearse en aras de elevar la calidad de vida y eficiencia en el trabajo; todo ello conllevará a que nuestro país participe en los escenarios mundiales y, a la vez el crecimiento económico que beneficia a la población en general.
Bajo este panorama, fue necesario implementar un modelo educativo acorde a los retos y exigencias en el contexto regional, nacional e internacional, así nace la Reforma Integrar de Educación Media Superior (RIEMS), como una respuesta que apuesta a que las nuevas generaciones de bachilleres en el corto, mediano y largo plazo se puedan circunscribir a los mercados laborales con las competencias necesarias para su eficacia y productividad.
Apreciados docentes y alumnos del Colegio de Bachilleres de Tabasco (COBATAB), es nuestro mayor deseo que el presente trabajo que tienen en sus manos: Guía de Aprendizaje, le sea de utilidad o como referente cuando incursionen en el maravilloso mundo de la enseñanza-aprendizaje con enfoque en competencias y normas técnicas y laborales; de tal suerte que el esfuerzo conjunto de los docentes que participaron del citado trabajo, empiece a dar fruto en un futuro cercano, en Hora Buena y “Éxito a todos”.
OBJETIVO
Facilitar a docentes y alumnos herramientas e instrumentos
pertinentes que coadyuve al logro de sus competencias; es decir,
que sirva de guía didáctica al momento que se construye el
conocimiento de forma significativa, contextualizada, incorporándole
las competencias y normas técnicas profesionales requeridas por la
RIEMS, logrando en los docentes y alumnos sujetos capaces de
responder a la demanda y retos que exige la globalización
económica en un contexto nacional e internacional.
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COMPONENTE DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO BASADA EN COMPETENCIA LABORAL
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LISTA DE COLABORADORES QUE REALIZARON EL SUBMODULO
IL.E. JAVIER RUIZ CAMACHO PLANTEL 2
LA ROSALINDA SANCHEZ CRUZ PLANTEL 11
LAE MIGUEL ANGEL BAUTISTA IZQUIERDO PLANTEL 7
C.P BLANCA EULALIA NOTARIO RAMIREZ PLANTEL 33
L.A ANTONIA RUIZ PONS PLANTEL 42
L.C.P MARIBEL PEREZ MARTINEZ PLANTEL 4
L.R.C ALVARO FALCON ZURITA PLANTEL 4
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“Nada es eterno, todo cambia”, ¿cuántas veces has escuchado
esta frase? Seguramente muchas, pero casi nunca prestamos verdadera atención a lo que significa.
El cambio es constante y lo podemos ver en todos los ámbitos: economía, ciencia, tecnología, salud, medicina... la lista es interminable, pero lo importante es adaptarse a esos cambios y no sólo verlos pasar. Para adaptarse en un mundo cambiante, sobre todo en el ámbito laboral, es necesario ser competente porque de otra forma se corre el riesgo de quedar rezagado.
Para satisfacer las necesidades de formación laboral que en la actualidad demanda el mundo del trabajo, muchas escuelas están aplicando un nuevo enfoque educativo denominado Formación Basada en Competencias Laborales (FBCL) con lo que se busca fomentar en los alumnos como tu, diversas habilidades y destrezas que te permitan responder de manera mas adecuada a estos requerimientos.
La capacitación de administración que se imparte en tu escuela, ha sido transformada de acuerdo a este nuevo enfoque; la conforman 2 módulos que serán impartidos durante 3º., 4º., 5º., y 6º semestres del bachillerato que estás cursando. Los contenidos de estos módulos son el resultado de un cuidadoso análisis realizado conjuntamente con el sector productivo y se han plasmado en los programas de estudios respectivos.
La guía de aprendizaje que tienes en tus manos corresponde al primer módulo que se denomina: Aplica el proceso y herramientas administrativas con visión emprendedora, que se forma de cinco submódulos, desarrollando en esta parte los primeros dos: “Planear Actividades y Asignar recursos” y “Dirección y Evaluación del Plan de Acción” que propone una nueva administración con una visión emprendedora.
Se busca que de acuerdo al enfoque de competencias laborales, adquieras habilidades relacionadas con la capacidad de organización, el trabajo en equipo y la comunicación efectiva, y desarrolles actitudes de compromiso y responsabilidad.
En este proceso es muy importante que te habitúes a realizar una evaluación continua que te permitirá identificar los avances que has alcanzado así como los aprendizajes que es necesario adquirir o reforzar para llegar a la competencia, la cual podrás demostrar a partir de la presentación de evidencias de conocimiento (qué conceptos manejas), de desempeño (cómo realizas los procedimientos que se te piden) y de producto (las cualidades que tienen tus productos finales). Esperando que esta guía sea un verdadero apoyo para ti.
LAS NORMAS TÉCNICAS DE COMPETENCIA LABORAL EN LA
EDUCACIÓN
Como se mencionó anteriormente, las constantes transformaciones que se están registrando en la organización del trabajo han provocado cambios importantes respecto a los requerimientos de las empresas para contratar a sus trabajadores. Con este propósito, desde hace algunos años grupos de empresarios, sindicatos y maestros, representantes de los diferentes sectores de la economía del país, se reunieron para definir las habilidades y conocimientos mínimos que debería poseer un trabajador para desarrollarse exitosamente en el mundo laboral. Estas habilidades y conocimientos (calificaciones) se expresan en documentos denominados Normas Técnicas de Competencia Laboral (NTCL).
Una NTCL está dividida en Unidades de competencia y éstas en Elementos de competencia, de tal forma que un trabajador puede cumplir con los criterios que se establecen en todas sus Unidades por lo que se dice que posee la calificación completa, o cumplir sólo con algunas de estas Unidades.
Es claro que las escuelas deben formar a sus estudiantes para dar respuesta a estas demandas, por ello, la Secretaría de Educación (SE) está llevando a cabo un proyecto muy importante para transformar sus programas de estudios denominada Reforma Integral de Educación Media Superior (RIEMS) bajo la modalidad de competencias: genéricas, disciplinares y profesionales, considerando los requerimientos definidos en las NTCL. Tu escuela no es ajena a este proceso y por esa razón está ofreciendo algunas capacitaciones con el nuevo enfoque de competencias laborales.
La capacitación de administración que estás cursando se diseñó tomando como referente la Norma de Competencia Laboral Institucional, esto quiere decir que fue elaborada por especialistas del sector educativo y productivo.
INDICE
Submódulo 1. Planear actividades y asignar recursos
Generalidades de la administración.• Concepto y características. • Proceso administrativo.
• Empresa (Concepto, clasificación, Globalización, Misión, Visión y Valores)
• Diagnóstico situacional del entorno.
Generalidades de la planeación. • Concepto
• Importancia de la planeación • Proceso de planeación.
• Características de la planeación.
• Ventajas y desventajas de la planeación. • Principios de la planeación.
• Tipos de planeación.
Estrategias de planeación.
• Técnicas y herramientas de planeación. • Estrategias para la toma de decisiones.
• Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.
Planeación de los recursos. • Recursos.
• La importancia de los recursos en el plan de acción. • Recursos financieros. • Recursos humanos. • Recursos materiales. • Recursos técnicos. Asignación de recursos. Concepto.
Premisas para la asignación de recursos.
Asignación de recursos a proyectos.
Organización • Etapas • Autoridad y responsabilidad • Tipología de organizaciones • Organigramas • Manuales
Submódulo 1. Planear actividades y asignar recursos
Generalidades de la administración.
Concepto y características.
• Introducción
La presente guía de aprendizaje correspondiente al submodulo 1 contiene diversas actividades de conocimientos, desempeño, habilidades y valores que permitirá al alumno obtener los elementos necesarios para certificar en la norma correspondiente habilidades y conocimientos (calificaciones) que se expresan en documentos denominados Normas Técnicas de Competencia Laboral (NTCL).
• Concepto.
La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.
Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos. HENRY SISK Y MARIO SVERDLIK.
El proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal. ROBERT F. BUCHELE.
Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. HAROLD KOONTZ Y CYRIL O´DONNELL.
Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados. ISAAC GUZMAN VALDIVIA.
Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. GEORGE R. TERRY.
La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros. AMERICAN MANAGEMENT ASSOCIATION.
Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. JOSE A. FERNANDEZ ARENA.
Método por el cual un grupo en cooperación dirige sus acciones hacia metas comunes. Este método implica técnicas mediantes las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras. JOSEPH L. MASSIE.
ACTIVIDADES.
l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos planeados por los diferentes autores.
2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. 3.-En equipos colaborativos los estudiantes elaboran un mapa conceptual que puede ser presentado en papel bond o en Power Point.
Características.
Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros
fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo
administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es
decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal,
por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.
Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las
diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
ACTIVIDADES
1.-Los estudiantes leen y analizan en forma individual las características de la administración.
2.-Los estudiantes se unen en equipo de trabajo colaborativo para elaborar un cuadro sinóptico o mapa conceptual, en papel bond o Power Point.
3.-Cada equipo de trabajo presentará su producto, exponiendo una de las características de la administración.
Proceso administrativo.
La administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es probable que la organización alcance sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar todos los recursos con los cuales cuenta la empresa.
El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar,
sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.
Planeación
En la organización, la planeación es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio fútil. Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organización.
La planeación es fundamental, ya que esta:
1.- Permite que la empresa este orientada al futuro 2.- Facilita la coordinación de decisiones
3.- Resalta los objetivos organizacionales
4.- Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.
5.- Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6.- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7.- La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y control, y es su fundamento.
8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estándares para facilitar el control. La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores como a lo que no lo son. Cuando todos los interesados saben a donde va la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia. Además cuando los medios y los fines están claros, las ineficiencias son obvias. En resumen los propósitos son:
1.- Disminuir el riesgo del fracaso
2. -Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa. 3. -Administrar con eficiencia los recursos de la empresa. 4.-Asegurar el éxito en el futuro
Organización
Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la informal.
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría ("staff"). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la "cadena de mando". Ejemplos son producción, compras y distribución. Los gerentes (unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades de "staff" no se halla en la cadena de mando. Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personales y legales.
Dirección
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la
organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación.
Control
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.
Propósito y función del control
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La función de control consta de cuatro pasos básicos:
• Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
• Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
• Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
• Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
ACTIVIDADES
1.-Visitar una empresa donde el estudiante mediante la observación sea capaz de identificar las etapas del proceso administrativo.
2.-Entregar por escrito lo observado en la empresa.
3.-Realizar la exposición de lo observado en la empresa de acuerdo a las etapas del proceso administrativo, en equipo de trabajo utilizando Power Point o papel bond.
Empresa (Concepto, clasificación, Globalización, Misión,
Visión y Valores)
La empresa nace para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. En la vida de toda empresa el factor humano es decisivo. La administración establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos y en ocasiones divergentes intereses de sus miembros: accionistas, empleados, trabajadores y consumidores.
La empresa no es un término nada fácil de definir, ya que a este concepto se le dan diversos enfoques ( económico, jurídicos, filosófico, social, etc.) en una simple acepción significa la acción de emprender una cosa con un riesgo implícito.
El diccionario de la Real Academia Española, define el concepto “empresa” como la entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción y dedicada actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad.
El código fiscal de la federación, en su artículo 16, menciona que es la persona física o moral que realiza las actividades comerciales, industriales , agrícolas, ganaderas, pesqueras, y silvicultura, ya sea directamente, a través de fideicomisos o por conducto de terceros, y como establecimiento se entenderá cualquier lugar o de negocios en que se desarrollen, parcial o totalmente, las citadas actividades empresariales.
CLASIFICAION DE LAS EMPRESAS
De acuerdo a su actividad o giro:
INDUSTRIALES.- su actividad primordial es la producción de bienes mediante
la transformación y/o extracción de materias primas, que a su vez se clasifican: extractivas, manufactureras.
COMERCIALES.- son intermediarias entre productor y consumidor, su función
primordial, es la compra-venta de productos terminados, y su vez se clasifican: mayoristas, minoristas, comisionistas.
SERVICIO.- son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden
tener o no fines lucrativo, a su vez se clasifican en: transporte, turismo, instituciones financieras y servicios varios públicos.
De acuerdo a origen de su capital
Publicas.-en este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y, generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social.
Privadas.- lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa.
Por su tamaño
Micro Pequeña Mediana Grande
Elementos que forman a la empresa
Bienes materiales.- escritorios, sillas, ventiladores, archiveros etc.
Hombres.- director, gerente, secretaria, intendente, obreros etc.
Sistemas. Formulas, sistemas de producción, sistemas de ventas, etc.
AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Cualquier tipo de empresa necesita, además de determinados recursos que apoyen su actividad de la organización y estructura de funciones que permitan una eficaz administración y división del trabajo.
Las aéreas de actividad de la empresa, también conocidas como aéreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, tienen relación directa con las funciones básicas que realiza a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones, y labores homogénias que en conjunto, coadyuvan a la consolidación de la institución. La efectividad de una empresa
no depende de un área funcional especifica, sino de la coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas de responsabilidad, mismas que son las siguientes.
Recursos humanos Recursos financieros Recursos técnicos Producción.
Actividades
• En equipo elabora un esquema de la definición de la empresa y los elementos y ‘áreas funcionales de la empresa.
• Con tus propias palabras elabora un concepto de empresa
• Elabora un dibujo de una empresa y señala los elementos que la forman
Diagnóstico situacional del entorno
.Diagnóstico situacional. Por Enrique René Velázquez
La palabra Diagnóstico, viene del griego (Diagnostikós), en alemán se escribe: Dianose; francés: Diagnostic; inglés: Diagnostic; italiano: Diagnostico. Perteneciente o relativo a la diagnosis.
El Diccionario Encarta[2] define Diagnóstico como perteneciente o relativo a la diagnosis. En medicina es definida como arte o acto de conocer la naturaleza de una enfermedad mediante la observación de sus síntomas y signos. Así también es la calificación que da el médico a la enfermedad según los signos que advierte. Diagnosis, del griego diagnosis, conocimiento. Es la acción y efecto de diagnosticar. Siendo Diagnosticar el recoger y analizar datos para evaluar problemas de diversa naturaleza. También se ha encontrado varias denominaciones que refieren al diagnóstico en el área de la administración, como más relevantes y difundidos se citan: Diagnóstico Empresarial,
Diagnóstico Organizacional, Diagnóstico Situacional y Diagnóstico Estratégico.
A continuación se analiza cada una de las denominaciones citadas:
Diagnóstico Empresarial: utilizada por el Dr. Martín Flor Romero (2006), en su libro "Organización y Procesos Empresariales". Lo define como: "… el resultado de un proceso de investigación relacionado con la organización y el funcionamiento de las empresas, que permite determinar y evaluar las relaciones de causas-efectos de los problemas detectados y dar solución integral a los mismos"[3].
Se ha detectado una importante diferencia entre organización y empresa, dos términos que muchas veces son utilizados como sinónimos pero en realidad tienen significados que no pueden ser igualados. Existen muchas definiciones de organización y empresa, casi tantas definiciones hay como autores de libros sobre organización y administración.
Se coincide con lo expresado por Juan Gerardo Garza Treviño (1999), cuando expresa: "Las organizaciones son cualquier tipo de institución social: la familia, un sindicato, la empresa, un club deportivo o una iglesia"[4].
Por lo que la empresa es una modalidad específica de organización, en donde su finalidad es netamente económica; en otras palabras, busca el lucro. Enfatiza que todas las empresas son organizaciones, pero no por eso todas las organizaciones son empresas. La organización viene a representar el género, y la empresa es una especie del complejo mundo de las organizaciones.
El principal objetivo del Diagnóstico Situacional es la de proporcionar información específica y fidedigna para así poder aplicar las medidas preventivas o correctivas, según sea el caso.
Milan Kubr (2002) considera que, a veces el diagnóstico es considerado como la simple tarea de reunir, clasificar y analizar una gran cantidad de datos, inclusive muchos de los cuales no tienen relación alguna con el objetivo perseguido. Sin embargo, esto puede ser una simple pérdida de tiempo y esfuerzo si es que no se lo realiza en base a los objetivos formulados. Los datos son importantes, es más la construcción del diagnóstico requiere de datos y hechos, pero también es cierto que:
1. el diagnóstico es mucho más que una simple recopilación y análisis de datos;
2. el diagnóstico puede ser efectivo si es que se trabaja con determinados datos, elegido con criterio y coherencia; y
3. el diagnóstico debe contestar una batería de preguntas en forma imparcial y con la mayor claridad posible para que el investigador pueda alcanzar los objetivos propuestos.
Su objetivo es exactamente el problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente de manera detallada y a fondo, poniendo al descubierto los factores y las fuerzas que ocasionan el problema que influyen en él, y preparar toda la información necesaria para decidir cómo se ha de orientar el trabajo encaminado a la solución del problema[21].
Como lo menciona Milan Kubr (2002), la decisión a ser tomada es lo más importante para una organización. Los conocimientos acerca de la situación
pueden minimizar el margen de error en la toma de decisiones. Así también como ya se ha expresado más arriba, el querer saberlo todo va en contra de la organización, porque el tiempo en que se incurre para el manejo de una cantidad inmensa de datos, genera una ventaja competitiva para los competidores, y estos pueden aprovecharla a su favor.
Teniendo en cuenta la importancia de realizar un Diagnóstico Situacional es necesario establecer la forma en que se va a llevar a cabo el mismo, para lo cual se ha investigado sobre las propuestas presentadas por varios teóricos y consultores de cómo obtener un diagnóstico efectivo, acorde a las necesidades y objetivos propuestos.
En este sentido, Rodolfo Biasca (2001) expresa "No hay un conjunto único de indicadores que sirva para todas las empresas. Pero si hay un conjunto mínimo de indicadores que permite tener una apreciación general o global de los resultados de una empresa con la finalidad de iniciar un diagnóstico competitivo"[22].
Jorge Vázquez (2006) expresa: "No conocemos la existencia de una metodología de diagnóstico estratégico concreta, práctica, simple, comprensible y que integre de manera fácil y de rápida aplicación la complejidad del mundo en el que las empresas actúan, que brinde, a su vez, un marco de referencia amplio y completo, que se suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades de todas las empresas que decidan utilizarla y que, además, no parametrice y acote rígidamente el análisis, sino que lo dote también de las subjetividades y la creatividad de quienes la apliquen."[23] No existe una forma única de evaluar la salud de una persona. Generalmente, los médicos inician su labor verificando la normalidad de los signos vitales a través del pulso, la presión sanguínea, la función respiratoria y otros reflejos. Tratan también de analizar a las personas en lo relacionado con su cuerpo, mente, vida espiritual, vínculos con otras personas, proyectos, etc.
Martín Flor Romero (2006), menciona que el enfoque del diagnóstico debe ser integral y sistémico de manera a abarcar la totalidad de las situaciones positivas (beneficios de las fortalezas y oportunidades) y negativas (importancia de las debilidades y amenazas) que permitan un análisis minucioso y profundo de las variables o condiciones ambientales, externas e internas que influyen o pueden influir en la organización y en el funcionamiento de una empresa o de un proyecto concreto[24].
Comenta sobre otro error muy frecuente que es buscar resolver los problemas ejerciendo acciones sobre los síntomas, sin que se consideren las causas intermedias y originales del problema. Siendo la causa, la razón fundamental del problema explicando la existencia del mismo no se van a obtener los cambios esperados si se efectúan acciones sobre los efectos detectados. Enrique Benjamín Franklin (2000) explica que para que el diagnóstico aporte elementos de decisión sustantivos tiene que incorporar la descripción de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria histórica. Así también, se ha encontrado a otros autores que desarrollan un diagnóstico específico a un sector o proceso, pero no toman en cuenta (o lo toman muy superficialmente) el entorno de la misma. La interrelación e interdependencia
hacen que resulte más apropiado visualizarla con un enfoque sistémico, por lo que se considera que desde la óptica que presentan, se encuentra sesgada por manejarlo como una isla y no como parte de un todo mayor.
Atendiendo lo expuesto con respecto a las distintas denominaciones de los diagnósticos a ser efectuados en una organización, el propósito del trabajo y las características de la organización a ser estudiada se considera que la denominación más pertinente a la intensión de este trabajo es el de
"Diagnostico Situacional".
En este sentido, el Diagnóstico Situacional:
a) Tiene como objetivo examinar el problema que afronta la organización y debe considerar con claridad y precisión qué se pretende conseguir con el desarrollo del diagnóstico.
b) Debe considerar factores internos y externos de la organización, valorados por su incidencia y repercusión.
c) No tiene una forma única de llevarse a cabo, pues cada autor pone a consideración alternativas y combinaciones diferentes.
d) Permite al investigador adelantar un pronóstico. Es decir, la evolución probable según las decisiones adoptadas.
e) No incluye la puesta en práctica de soluciones. Esto se lleva a cabo en una fase siguiente.
Con respecto a la relevancia que las distintas teorías administrativas dan a estas variables, factores o dimensiones, se puede señalar cuanto sigue:
a) La tarea o actividad desarrollada por la organización en cuestión. Pone énfasis en esta variable las teorías que consideran a la administración como una ciencia aplicada a la racionalización y a la planeación de actividades operativas.
b) La estructura que se refiere tanto a la estructura organizacional como a los recursos físicos con que cuenta la organización. Esta variable es enfatizada por aquellas teorías que consideran a la Administración como una ciencia encargada de configurar y estructurar los componentes de la organización.
c) Las personas, recursos humanos y talentos que integran la misma. Esta variable es relevante para las teorías que consideran la Administración como una ciencia aplicada a las personas y sus actividades en las organizaciones.
d) El ambiente, lugar donde se desarrolla la organización. Acentúan la importancia de esta variable las teorías que consideran la Administración como una ciencia que busca la adecuación de las organizaciones a las demandas y situaciones que ocurren en su contexto externo.
e) La tecnología o métodos y técnicas utilizadas. Dan especial énfasis a esta variable las teorías que consideran la Administración como una ciencia encargada de la aplicación exitosa de la tecnología en la actividad organizacional. Y,
