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PAQUETE DE INDICADORES PARA LA DIRECCIÓN INTEGRADA DE
PROYECTOS. APLICACIÓN EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE
SOFTWARE.
José Alejandro Lugo García1, Pedro Y. Piñero Pérez1, Roberto Delgado Victore1, Ernesto Ahmed Mederos Franqueiro1, Surayne Torres López1, Michael González Jorrín1.
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Laboratorio de Gestión de Proyectos, Dirección Técnica de la Producción, Universidad de las Ciencias Informáticas, Cuba, carretera San Antonio de los Baños Km 2 ½, Boyeros, Ciudad de la
Habana, Cuba, Tel (53) (7) 8372408, Fax (53) (7) 8358196, CP: 19370.
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Resumen:
Los indicadores más importantes para el control de ejecución de proyectos están asociados al tiempo, costo, calidad, logística y desempeño. Disponer de estos valores permite la evaluación del proyecto así como la toma de decisiones en función de sus objetivos y estrategia.
En el trabajo se definen un conjunto de indicadores para la Herramienta de Dirección Integrada de Proyectos GESPRO que cubre las áreas fundamentales de la gestión de proyectos. Estos indicadores están siendo utilizados con buenos resultados por la red de centros de desarrollo de la Universidad de las Ciencias Informáticas de Cuba (UCI) para el control de ejecución de más de 150 proyectos de software.
Palabras claves: Paquete de Indicadores, Dirección Integrada, GESPRO. Abstract:
The most important indicators for project execution control are related to time, cost, quality, logistics and performance. Having these values makes possible the project evaluation and taking decision based on the objectives and strategy of the project.
The paper defines a set of indicators for the Tool of Integrated Project Management GESPRO, that covering key areas of project management. These indicators are being used successfully by the network of development centers at the University of Information Sciences of Cuba (UCI) for the execution control of more than 150 software projects.
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Introducción.
Para lograr el éxito en la ejecución de proyectos, es necesario desarrollar un trabajo de dirección en equipo donde el papel del director como líder es decisivo, evaluando un conjunto de indicadores. El desarrollo del proyecto es un proceso en el que cada una de las etapas tiene sus funciones (Delgado Victore, 2003). Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, definiciones de calidad y presupuesto, facilita la tarea de dirección en la etapa de ejecución. El proceso de ejecución y control se repite tantas veces como cortes tenga el proyecto, tal y como se muestra en la figura 1.
Figura 1 Proceso para el control de la ejecución de proyectos.
Los indicadores evaluados deben cubrir las áreas fundamentales de la gestión de proyectos como el manejo del tiempo, costo, calidad, logística y desempeño. Los mismos deben poder ser obtenidos por niveles, entre los que se proponen: organización o empresa, proyecto y persona.
El control de ejecución de los proyectos se realiza chequeando el estado de la información resultante del proceso de planificación. Dado el incremento constante de la complejidad para gestionar esta información se hace imprescindible el empleo de herramientas que automaticen dicho proceso.
La Herramienta de Dirección Integrada de Proyectos GESPRO (Piñero & et.al, 2010) está formada por la integración de más de 18 módulos basados en software libre y se comercializa bajo licencia GPL. Posee funcionalidades que permiten: la gestión de portafolios de proyectos, la gestión del alcance de productos, la gestión del tiempo, la gestión de riesgos de proyectos, la gestión de comunicaciones, la gestión de recursos humanos y materiales, el monitoreo y control de la plataforma, el control de versiones y la gestión documental. Es una plataforma extensible que incluye actualmente más de 60 reportes como apoyo al proceso de toma de decisiones en la gestión de proyectos y permite además la generación dinámica de nuevos reportes. Basada en tecnologías web, incorpora en su arquitectura elementos de integración de aplicaciones a nivel de servicios. Actualmente es utilizada por más de 7000 usuarios que gestionan las actividades de más de 150 proyectos entre los que se encuentran proyectos para la informatización nacional así como para la exportación.
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El objetivo del presente artículo es la presentación de un paquete de indicadores para la Herramienta de Dirección Integrada de Proyectos GESPRO. Los indicadores están siendo utilizados con buenos resultados por la red de centros de desarrollo de la Universidad de las Ciencias Informáticas de Cuba (UCI) para el control de la ejecución de más de 150 proyectos de software.
En el contenido del trabajo se expone el conjunto de indicadores propuesto, la manera en que se implementaron, así como su aplicación en la red de centros productivos de la UCI. Finalmente se exponen las conclusiones.
Desarrollo
Paquete de indicadores para GESPRO.
Habiendo identificado a la herramienta GESPRO como fuente de datos del proceso de planificación de los proyectos de una organización, se propone la construcción de un paquete de indicadores asociado que brinde la información requerida para el control de ejecución de sus proyectos. Luego de un estudio de factibilidad, se llega a la conclusión de que esta herramienta ofrece en efecto, las medidas necesarias para la obtención de indicadores claves, empleados para el control de la ejecución de los proyectos. Indicadores propuestos:
Índice de Ejecución del Proyecto (IE): Se define como el porciento de realización de la ejecución dada
la relación entre la sumatoria del impacto de los hitos cerrados y la sumatoria total del impacto de los hitos del proyecto. Adquiere valores entre 0 y 100.
Interpretación: a mayor por ciento, mayor nivel de ejecución. Se calcula según la fórmula (1).
(1)
Índice de Rendimiento de la Ejecución (IRE): Relación entre la sumatoria del impacto de los hitos
cerrados y la sumatoria total del impacto de los hitos del proyecto planificados hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa.
Interpretación: IRE < 1, baja; IRE = 0, atrasada; IRE =1, buena; IRE > 1, adelantada. Se calcula según la fórmula (2):
(2)
Donde: n es la cantidad de hitos planificados desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha de corte.
Índice de Rendimiento de la Planificación (IRP): Muestra el estado de avance o progreso del proyecto.
Relación entre la sumatoria de los porcientos de ejecución real y la sumatoria de los porcientos de ejecución planificado para cada una de sus tareas según la fecha de corte dd/mm/aaaa.
Interpretación: IRP < 1, atraso; IRP = 0, atraso por no haber comenzado; IRP =1, en tiempo; IRP > 1, adelantado. Se calcula según la fórmula (3):
4 (3)
Donde: n es la cantidad de tareas del proyecto, desde su fecha de inicio hasta la fecha de corte.
Índice de Rendimiento de Costos (IRC): Muestra el estado del presupuesto del proyecto. Relación entre
el costo planificado del proyecto (CPP) y el costo real (CR) según la fecha de corte dd/mm/aaaa. Interpretación: IRC < 1, sobregirado; IRC ≥ 1, en presupuesto. Se calcula según la fórmula (4):
(4)
Donde:
n: cantidad de tareas del proyecto, desde su fecha de inicio hasta la fecha de corte.
Índice de Calidad del Dato (ICD): Propone el análisis de la completitud y correcta entrada de los datos
a la aplicación. Se calcula a partir de cuatro sub-indicadores:
Índice de Calidad del Dato de la Planificación (ICDP): Relación entre las tareas con fecha de fin no nulo (TFFNN) y tiempo estimado no nulo distinto de cero (TENNDC) y la cantidad total de tareas del proyecto (TTP) hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa. Adquiere valores entre 0 y 1. Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (5):
(5)
Índice de Calidad del Dato de la Ejecución (ICDE): Relación entre el índice de calidad del dato
de ejecución de la tarea (ICDET) y la cantidad total de tareas del proyecto (TTP) hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa. Adquiere valores entre 0 y 1.
Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (6):
(6)
Donde:
n: cantidad de tareas del proyecto, desde su fecha de inicio hasta la fecha de corte.
Índice de Calidad del Dato de la Evaluación (ICDV): Relación entre el índice de calidad del
dato de evaluación de la tarea (ICDVT) y la cantidad total de tareas cerradas del proyecto (TTCP) hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa. Adquiere valores entre 0 y 1.
Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (7):
5
Donde:
n: cantidad de tareas del proyecto, desde su fecha de inicio hasta la fecha de corte.
Índice de Calidad del Dato de la Planificación General (ICDPG): Relación entre la cantidad de tareas con fecha de fin mayor que la fecha de fin del proyecto (TFFMFFP) y el total de tareas del proyecto (TTP). Adquiere valores entre 0 y 1.
Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (8):
(8)
Índice de Rendimiento de la Logística (IRL): Propone el análisis en torno al movimiento de recursos
materiales asociados al proyecto, desde los proveedores hasta el usuario final. Se calcula a partir de cuatro sub-indicadores:
Índice de Cantidad de Recursos Recibidos (ICARR): Relación entre la cantidad total de recursos recibidos (CTRR) y la cantidad total de recursos planificados en el proyecto (CTRP) hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa. Adquiere valores entre 0 y 1.
Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (9):
(9)
Índice de Costo de Recursos Recibidos (ICORR): Relación entre el costo total de los recursos
recibidos y el costo total de los recursos planificados en el proyecto hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa. Adquiere valores entre 0 y 1.
Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (10):
(10)
Donde: n es la cantidad de recursos del proyecto, desde su fecha de inicio hasta la fecha de corte.
Índice de Solicitudes Aprobadas (ISA): Relación entre la cantidad total de solicitudes de
recursos aprobadas (CTSRA) y la cantidad total de recursos planificados en el proyecto (CTRP) hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa. Adquiere valores entre 0 y 1.
Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (11):
6 Índice de Solicitudes Rechazadas (ISR): Relación entre la cantidad total de solicitudes de
recursos rechazadas (CTSRR) y la cantidad total de recursos planificados en el proyecto (CTRP) hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa. Adquiere valores entre 0 y 1.
Interpretación: más cercano a 0, mejor. Se calcula según la fórmula (12):
(12)
Índice de Desempeño de los Recursos Humanos (IRRH): Propone el análisis del desempeño del recurso
humano en torno al desarrollo e impacto de las tareas asignadas. Se calcula a partir de cuatro sub-indicadores:
Índice de Correlación del Recurso Humano con respecto al Trabajo (IRHT): Correlación entre la estandarización de los tiempos estimados (TE_Tarea) y los tiempos dedicados (TD_Tarea) de las tareas involucradas con el recurso humano (Tejeda Rodríguez, 2011). Adquiere valores entre -1 y 1. Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (13):
(13)
Índice de Rendimiento del Recurso Humano con respecto a la Eficacia (IRHE): Relación entre
la cantidad de tareas evaluadas de Bien o Excelente (CTBERH) del recurso humano y el total de tareas cerradas del proyecto (CTC) hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa. Adquiere valores entre 0 y 1.
Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (14):
(14)
Índice de Rendimiento del Recurso Humano con respecto a su Aprovechamiento (IRHA):
Relación entre los totales de tiempo planificado (TTP) y disponible (TTD) asignados al recurso humano hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa.
Interpretación: IRHA < 0.75, sub-utilizado; 0.75 <= IRHA <=1, aprovechado; IRHA > 1, sobrecargado. Se calcula según la fórmula (15):
(15)
Índice de Rendimiento de los Recursos Humanos con respecto a la Eficiencia (IRHF): Muestra
el estado de avance o progreso del recurso humano en la realización de las tareas que tiene asignadas. Relación entre la sumatoria de los porcientos de ejecución real y la sumatoria de los porcientos de ejecución planificado para cada una de sus tareas según la fecha de corte dd/mm/aaaa.
Interpretación: IRHF < 1, atraso; IRHF = 0, atraso por no haber comenzado; IRHF =1, en tiempo; IRHF > 1, adelantado. Se calcula según la fórmula (16):
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El valor numérico final de ICD, IRL e IRRH se calcula construyendo, para cada indicador, un sistema de inferencia borroso (Mendel, Jerry M., 1995) en el cual se consideran como variables de entrada sus respectivos sub-indicadores. Cada variable es sometida a un conjunto de reglas para la clasificación del resultado lingüístico correspondiente a la evaluación (Bien, Regular o Mal) alcanzada por el indicador. Por último, empleando el método de Mamdani (Mamdani, 1977) se obtiene el valor numérico definitivo a partir de la evaluación final otorgada.
Índice de Calidad de las Tareas (ICT): Relación entre la evaluación adquirida por la tarea cerrada
(Eval_T_C) y la cantidad de tareas cerradas (CTC) del proyecto hasta la fecha de corte dd/mm/aaaa. Adquiere valores entre 0 y 1. Interpretación: más cercano a 1, mejor. Se calcula según la fórmula (17):
(17)
Donde: n es la cantidad de tareas del proyecto, desde su fecha de inicio hasta la fecha de corte.
Es importante que la gestión de un producto y su calidad sea un proceso que no estorbe a quienes lo construyen y siguiendo este principio, cada proceso de análisis y generación de reportes de indicadores debe tratar de ajustarse a la forma más simple posible (Lugo García & et.al, 2011). En consecuencia con esta premisa, se implementaron en lenguaje PL/PGSQL un conjunto de funciones con el fin de obtener automáticamente los indicadores propuestos a partir de la base de datos de GESPRO. Estas funciones sirven como núcleo para un paquete de reportes de indicadores integrado a un módulo de dicha herramienta.
Aplicación en la red de centros
El Paquete de reportes de Indicadores de GESPRO se encuentra siendo utilizado por la red de centros de la universidad. El mismo está conformado por un reporte general donde se evalúan automáticamente cada uno de los proyectos del centro a partir del análisis de los indicadores obtenidos. Además, para cada indicador ICD, IRL e IRRH existe un reporte detallado donde se puede conocer el valor de los sub-indicadores que lo conforman.
La figura 2, muestra el reporte Evaluación General de los Proyectos del Centro, el cual propone la evaluación cualitativa Bien (B), Regular (R) o Mal (M) de los proyectos utilizando un sistema de inferencia borroso Sugeno grado 0 (Sugeno, 1997), donde se emplean como variables de entrada los valores de los indicadores IRE, IRP, ICD, IRC, IRL, IRRH e ICT.
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Figura 2 Reporte Evaluación General de los Proyectos del Centro.
La figura 3 muestra el reporte Índice de Calidad del Dato, el cual ofrece el valor numérico del indicador ICD de los proyectos del centro formado a partir del sistema de inferencia borroso Mamdani que utiliza como variables de entrada los valores de ICDP, ICDE, ICDV e ICDPG.
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Conclusiones
El control de ejecución por cortes de los proyectos genera un alto nivel de información que es necesaria organizar en un conjunto de reportes en función de los intereses del equipo y las partes interesadas. El trabajo con indicadores permite evaluar el avance y el comportamiento. En este trabajo se muestran los indicadores implementados IRE, IRP, ICD, IRC, IRL, IRRH e ICT para la Herramienta de Dirección Integrada de Proyectos GESPRO, los cuales cubren las áreas fundamentales de la gestión de proyectos como son el manejo del tiempo, costo, calidad, logística y desempeño.
Disponer de los valores históricos generados por este paquete de indicadores, permite una observación integral de la que pueden identificarse regularidades y mediante un análisis de tendencias, obtener las proyecciones estratégicas que deben garantizar la mejora continua del proceso de dirección integrada de los proyectos de la universidad.
El Paquete de Reportes de Indicadores construido pertenece al producto GESPRO y se distribuye bajo licencia GPL, lo cual potencia la independencia tecnológica de la organización que lo implante.
Referencias
Delgado Victore, R. (2003). La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las Nuevas
Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones. Ciudad de La Habana: CETA ISPJAE.
Lugo García, J., & et.al. (2011). Colección automática de métricas hacia un repositorio de mediciones.
Revista Facultad Ingeniería Universidad Antioquia.Medellín,Colombia(58), 199-207.
Mamdani, E. H. (1977). Applications of fuzzy logic to approximate reasoning using linguistic synthesis. IEEE Transactions on Computers, 26(12), 1182–1191.
Mendel, Jerry M. (1995). Fuzzy Logic Systems for Engineering: A Tutorial. Proceedings Of The IEEE.
vol. 83, págs. 345-377. Los Angeles, EE.UU: IEEE.
Piñero, P., & et.al. (29 de Junio de 2010). Patente nº 1540-2010. Cuba.
Sugeno, M. (1997). Fuzzy Measures and fuzzy integrals. Fuzzy Automata and Decision Processes (págs. 89-102). North-Holland, Amsterdanm: A Survey.
Tejeda Rodríguez, Y. (15 de Abril de 2011). Correlación entre dos variables aleatorias. (J. Lugo García, Entrevistador)
