Plan de Innovación
Presentación
PIN – Ayuntamiento de Málaga
Llévalo
ÍNDICE CONTROL DE VERSIONES Y CAMBIOS ... 3 ABREVIATURAS Y ACRÓNIMOS ... 3 DOCUMENTACIÓN PRINCIPAL RELACIONADA ... 3 OBJETO ... 4 1 EL PLAN DE INNOVACIÓN ... 5 2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PIN ... 8 3 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL Y SOPORTE COLABORATIVO ... 9 4 HERRAMIENTAS PARA EL FOMENTO DE LA INNOVACIÓN... 11 5 ETAPAS DEL PLAN ... 13 5.1 ESTADO ACTUAL ... 14
5.2 PROPUESTAS DE GRUPOS DE INNOVACIÓN ... 14
5.2.1 Seguimiento de GI ... 15
5.2.2 Otras Variables de funcionamiento ... 15
6 CÓMO PARTICIPAR EN EL PIN A PARTIR DE AHORA ... 16
7 ANEXO ... 19
Control de versiones y cambios
Versión Fecha Elaboradopor Revisado por Descripción de Cambios 01e00 25/01/2014 Servicio de Calidad y Modernización Servicio de Calidad y Modernización Primera Versión del Documento
Abreviaturas y acrónimos
Abreviatura Descripción PIN Plan de Innovación del Ayuntamiento de Málaga SCyM Servicio de Calidad y Modernización GD Grupo de Desarrollo GI Grupo de Innovación PAC‐MIDO Plan de Acción de Calidad, para la Modernización, Innovación y el Desarrollo Organizativo MEG Marco Estratégico de GestiónDocumentación principal relacionada
ID Nombre Descripción Nombre
1PIN Plan de Innovación Plan de Innovación del Ayuntamiento de Málaga 1PIN Plan de Innovación del Ayuntamiento de Málaga 2013‐ 06‐25_C 01e01.docx
Objeto
El propósito de este documento es presentar el Plan de Innovación del Ayuntamiento de Málaga. informar sobre cuál es el estado actual del Plan y lo que se ha realizado hasta ahora, en la fecha de elaboración de este documento, (y que esencialmente coincide con la realización de la 1º Etapa del Plan), es decir la programación de despliegue. dar a conocer las siguientes etapas, y los diferentes canales de participación en el mismo.1 El Plan de Innovación
El presente Plan de Innovación (PIN) del Ayuntamiento de Málaga está contemplado e integrado en el Plan de Acción en Calidad, el PAC‐MIDO (para la Modernización, Innovación y el Desarrollo Organizativo) 2012‐2015. Su elaboración fue aprobada en la Comisión Técnica de Calidad de julio de 2012, y encargada a un Grupo de Trabajo que ha colaborado con el Servicio de Calidad y Modernización (SCyM) en su elaboración.
EL objetivo es hacer un Plan que defina, delimite, coordine, impulse y dinamice actuaciones específicas que ayuden, mediante la innovación y la creatividad, a superar la situación actual de limitación de recursos y cambios normativos y organizativos, logrando un cambio profundo hacia la administración pública inteligente que la sociedad necesita y demanda, introduciendo nuevas formas de ver y hacer las cosas que rompan las barreras que imponen los habituales esquemas y condiciones de trabajo, para permitir la adaptabilidad a los requerimientos del entorno.
Por tanto, el Plan enmarcado dentro del Plan de Acción de Calidad no es un plan de innovación tecnológica, sino que se trata de uno de los protocolos de actuación que el PAC contempla para el cambio y la mejora organizativa. Así pues, la innovación y sus acciones se convierten en elemento favorecedor del cambio en estrecha relación con el resto de actuaciones del PAC: con la simplificación, con la optimización de recursos, con la modernización de la atención, la nueva gestión pública, la administración electrónica, etc.
Este PIN viene delimitado, pues, por:
La coyuntura y situación de cambio en las administraciones locales y la necesidad de desarrollo organizativo para afrontar los retos actuales; debe ayudar a desplegar ese cambio corporativo.
La existencia en el ayuntamiento de acciones de innovación tecnológica en otros departamentos (smartcity, gobierno abierto, etc.) Éste es, pues, un Plan insertado en el
INNOVACIÓN PARA BUSCAR VALOR AÑADIDO
AL SISTEMA DE GESTIÓN
plan de calidad, el PAC‐MIDO, como facilitador del resto de instrumentos de actuación. Surge para favorecer la mejora en la gestión diaria.
La elección, de conceptos, herramientas, estrategias y enfoques de innovación más adecuados para la Administración Pública, teniendo en cuenta el entorno social, económico, legal, formativo, etc. que actualmente rodea al mundo de la innovación. Líneas de Actuación Puesto que el PIN está integrado en el PAC‐MIDO su objetivo general, por tanto, no pueden ser otro que facilitar y contribuir al logro de los objetivos del Marco Estratégico de Gestión (MEG) y el Plan de Calidad (PAC‐MIDO), que se circunscriben a la mejora de la gestión de servicios y actividades, y ello accionándose de forma coordinada con otros planes y protocolos. Las 4 grandes líneas de innovación que refleja el Manual de Oslo (documento europeo de referencia en materia de innovación) se adaptarán a los ejes de actuación, del MEG y el PAC:
La simplificación y la orientación a resultados: innovación en procesos, simplificando al máximo y añadiendo valor para garantizar que los esfuerzos se traducen en resultados. La optimización de recursos y mejora de la gestión: innovación en productos y servicios, en los sistemas de gestión y en la propia organización para lograr la mejor prestación de servicios con menos recursos.
El buen gobierno y mejora de la imagen corporativa: innovación en el marketing, entendiendo éste desde una perspectiva amplia, como innovación orientada a cliente/usuario y a la imagen corporativa.
Distribuidas por ejes se relacionan las 12 líneas de actuación del PIN:
Innovación en procesos: I Simplificación de tareas y/o administrativa II Administración electrónica y aplicativos
tecnológicos. III Colaboración interadministrativa. Innovación en productos/servicios: IV Redefinición de servicios y actividades. V Atención a la ciudadanía. VI Relaciones con grupos de interés. Innovación en la organización: VII Sistemas de gestión. VIII Gestión del conocimiento. IX Competencias en innovación. Innovación en marketing: X Comunicación y redes sociales. XI Gobierno abierto. XII Evaluación de impacto.
2 Estructura organizativa del PIN
En el gráfico se observa la estructuración del PIN mediante Grupos.
El Grupo de Proyecto del Plan de Innovación es en sí mismo la Comisión Técnica de Calidad, grupo responsable de la buena marcha del plan, de su impulso, gestión, supervisión y mantenimiento. Ahora bien, la diversidad y amplitud de ámbitos del PIN, su configuración en 12 líneas de actuación, ha aconsejado la creación de un
Grupo de Desarrollo (GD) para cada una de esas líneas, que están definidos y ajustados a su
especificidad.
Los GDs surgen así como un apoyo al grupo de proyecto para poder garantizar la diversidad entre las líneas, y se convierten por tanto, en la estructura responsable de su mejor dinámica. La gestión de la innovación supone que se facilite el entorno de la innovación, se posibilite con los instrumentos oportunos, se impulse la creatividad, se realice un seguimiento y evaluación permanentes, etc. Esta labor de los GDs será fundamental para que los grupos de innovación puedan desarrollar su proceso innovador y logren sus metas de aportación de ideas y propuestas creativas.
Por otro lado, los Grupos de Innovación (GI) son los verdaderos protagonistas del PIN. Se entiende por GI al grupo de personas que, organizados como una entidad estable, desarrollan acciones dirigidas a la búsqueda y propuesta de ideas innovadoras para la mejora de la acción municipal en una Línea de Actuación concreta.
Serán de dos tipos:
Grupo de Innovación Transversal (GIT) propuesto y configurado para cada línea por el
Grupo de Desarrollo de la misma.
Grupo de Innovación Sectorial (GIS), creado voluntariamente por un grupo de personas con
un objetivo de innovación puntual o específico de un sector de actividad en el cual tienen interés.
Tanto en los Grupos de Desarrollo, como los de Innovación se define un conjunto de roles que deben permitir obtener el mejor funcionamiento de los mismos en la búsqueda de sus objetivos. Los roles identificados son los siguientes:
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En esta primera etapa del Plan se ha realizado la elaboración de la Documentación, Manuales y Fichas de actuación para lograr el buen funcionamiento, comprensión y organización del mismo. La siguiente figura muestra estos elementos y la interacción entre ellos. Quienes se muestren interesados en participar podrán consultar toda esta documentación en el espacio del PIN.
Coordinador/a Interlocutor/a y responsable del Grupo Secretario/a Ayudante y sustituto/a del coordinador/a.
Miembro Personal del Ayuntamiento propuesto para participar y aportar ideas para la buena marcha de su LA.
Facilitador/a Persona del SCyM encargado de supervisar, impulsar, facilitar y dinamizar la buena marcha del Grupo. Será la conexión entre el mismo con el SCyM.
Colaborador/a Normalmente una persona externa que facilitará información, documentación, asesoramiento, etc. Al grupo.
Así mismo, para dar soporte al Plan se está utilizando la herramienta de trabajo colaborativo Teamlab instalada en los servidores del Centro Municipal de Informática (CEMI). Esta es la plataforma en la que los diferentes grupos actuales y futuros pueden interactuar y compartir información y por tanto constituye el entorno virtual para el desarrollo de sus actividades en el marco del Plan de Innovación. Este será el espacio de trabajo habitual, evitando desplazamientos y facilitado las relaciones, en particular, con personas externas al ayuntamiento.
4 Herramientas para el fomento de la Innovación
Dado que la innovación no surge deforma espontánea en una organización, ésta debe ser promovida e impulsada de manera decidida mediante actuaciones dirigidas. En el Plan se han identificado herramientas para el fomento de la creatividad y generación de ideas con los siguientes objetivos o ámbitos de actuación: Capacitación y desarrollo en las competencias de innovación como motor e impulso del cambio: – Definición de las competencias claves de innovación y sus niveles para la corporación municipal (creatividad, colaboración, autoaprendizaje, proactividad,...) – Dotar a las personas en las diversas unidades y departamentos de los conocimientos, técnicas y habilidades en las competencias definidas según el nivel necesario.
Fomento de la colaboración y el intercambio como instrumento que favorece el logro de soluciones innovadoras:
– Adhesión a redes y foros de referencia: Club Innovación, Selecta,... – Creación de una red interna en materia de innovación.
– Repositorio de conocimiento externo organizado por temáticas
– Repositorio de conocimiento interno: definición de competencias, plan de innovación, proyectos de éxito (banco de buenas prácticas)… – Grupos de trabajo: proyectos,… – Foros de intercambio, Blogs – Impulso a prácticas de análisis y benchmarking, interno y externo, en todas las áreas de la corporación como fuente de conocimiento: – Formación en técnicas y herramientas de análisis y benchmarking. – Sensibilización de la importancia del análisis y benchmarking.
– Definición del proceso y sistemática: qué consultar, dónde consultar, cuándo‐ frecuencia‐ consultar, dónde volcar la información, permisos de acceso y consulta,... – Definición de responsables y tareas: quién consulta, quién valida y quién lo mantiene
Gestión el conocimiento generado en beneficio de la organización: – Repositorio de conocimiento externo organizado por temáticas. – Facilitación de acceso a gestores del conocimiento externos (INAP,…) – Bancos de buenas prácticas internas. – Programas para la difusión y acceso al capital organizacional, humano y relacional a nivel interno.
Puesta en marcha de proyectos innovadores: materializado a través de los Grupos de Innovación (GI), es el verdadero espacio de innovación que se desarrollará en etapas de : – Etapa de configuración y definición de alcance y objetivos del GI, programación de la actividad. – Etapa de innovación propiamente dicha. – Etapa de elaboración y presentación de la propuesta innovadora. – Seguimiento a la propuesta. La puesta en marcha de estas herramientas se ha operativizado mediante el uso de 4 Fichas 5PGI Ficha de Propuesta de Creación de Grupo de
Innovación 01e01.docx
6GCOL Ficha de Herramienta Grupos de Colaboración y Redes 01e01.docx
7BBPP Ficha de Herramienta BBPP 01e01.docx 8BENC Ficha de Herramienta Benchmarking 01e01.docx 9FORM Ficha de Herramienta Formación 01e01.docx La cumplimentación y uso de estas fichas permiten: – Impulsar y fomentar el uso de cada herramienta – Facilitar la comunicación al Servicio de Calidad y Modernización, sobre la realización de la actividad asociada a la herramienta y la solicitud de ayuda si procede. – Tener un soporte documental que recoge toda la información asociada a la actividad, facilitando su gestión.
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En el Plan de Innovación se han definido 3 Etapas, como puede verse en el siguiente gráfico. 1º Etapa de Preparación. Es la etapa que ha sido ya abordada. Resumidamente en esta etapa se han realizado las siguientes actividades: o Diseño conceptual y operativo del Plan de Innovación o Elaboración documental de procedimientos, manuales y fichas o Puesta en marcha de Soporte Colaborativo basado en TeamLab o Constitución y despliegue de Grupos de Desarrollo
o Elaboración de Análisis Situacional y Recogida de Documentación, BBPP, etc. para cada Línea por los Grupos de Desarrollo
o Elaboración de Informe final de Etapa y propuesta de constitución de Grupos de Innovación.
2º Etapa de despliegue. Es la etapa en la que se desplegarán los Grupos de Innovación, tanto transversales como sectoriales, que deberán terminar realizando sus Propuestas de Innovación.
3º Etapa de Seguimiento de la Innovación. Será la etapa de puesta en marcha de las Propuestas de Innovación aprobadas.
5.1 Estado Actual
En el momento actual la primera Etapa de Preparación se ha terminado, un resumen en números es el siguiente:
7 Grupos de Desarrollo activos que gestionan 12 Líneas de Actuación (varios son responsables de 2 Líneas simultáneamente, dado que los perfiles de sus integrantes lo han hecho posible, optimizando con ello además las dedicaciones y recursos en el propio Plan). 12 Informes de delimitación de objetivos de cada línea, de facilitación de información y documentación y de propuesta para conformar GI. Estos informes pueden consultarse por los interesados, son el instrumento de información para analizar posible interés en participar.
5.2 Propuestas de Grupos de Innovación
Como resultado del análisis situacional, de la información recogida, de la documentación y opinión facilitada por los colaboradores, del análisis de BBPP de otras administraciones, etc. cada Grupo de Desarrollo ha propuesto dos tipos de grupos de innovación para cada Línea de Actuación:
GIT: uno o varios GI de carácter transversal, para propuestas innovadores a aspectos de interés para toda la organización municipal, ámbitos de amplio alcance y con un objetivo muy concreto y determinado. Para cada GIT se han propuesto departamentos concretos, en función de su idoneidad para el mayor éxito del grupo.
GTS: los grupos de innovación sectoriales deben tener, en cambio, un carácter voluntario y su objetivo de trabajo será más específico o su ámbito más sectorial a un tipo de departamento/s concreto/s. Cada GD ha propuesto ámbitos innovación para fomentar estos grupos, a los que, una vez propuestos, dará su conformidad y ayudará a delimitar su actuación.
5.2.1 Seguimiento de GI
Una vez que los GI se pongan en marcha, el GD correspondiente mantendrá una relación con los mismos mediante actividades concretas:
El apoyo presencial que se produzca por asistencia a las reuniones del GI de parte de cualquier miembro del GD.
Facilitación de documentación, información, contactos, BBPP, etc. que se vaya consiguiendo. Reuniones de seguimiento entre el coordinador o coordinadora de cada GI y el facilitador o facilitadora del GD (perteneciente al SCyM) para analizar la dinámica de trabajo, necesidades, etc.
5.2.2 Otras Variables de funcionamiento
Duración: parece obvio que los GI tendrán un periodo de vigencia, al menos, hasta 2015, año en que finaliza el PAC‐MIDO; la innovación no es algo puntual, exige un tiempo de desarrollo.
Variaciones en la composición: a propuesta de los integrantes, de los Departamentos y del SCyM se procederá a cuantas altas o bajas en los GI se estimen convenientes.
Horarios de reunión: aunque el trabajo se realizará, en gran parte, a través del sistema de gestión teamlab, las sesiones presenciales se llevarán a cabo en horario de mañana (cada
analizará, a través del SCyM, con los Departamentos de Personal correspondientes la incidencia de esta labor extra fuera de horario).
Sedes de reunión: aunque cada GI podrá organizar su actividad, la sede de reuniones presenciales será, fundamentalmente, el CMF.
Convocatorias: toda la gestión de tarea se realizará a través del especio en teamlab reservado expresamente para cada GI.
Formación: los miembros de cada GI, en especial el coordinador o coordinadora y el secretario o secretaria, contarán con la ayuda y tutorización necesarias para desplegar su labor, a través del SCyM.
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El siguiente gráfico resume los cuatro canales para participar en el Plan de Innovación una vez que entramos en la 2º Etapa, en la de Despliegue. Para hacerlo se deben cumplimentar las fichas elaboradas al respecto y remitirlas al SCyM, tal y como se refleja en la documentación elaborada al respecto.
• Definidos en la primera Etapa
• Participación promovida con las
direcciones/gerencias
Grupos de Innovación
Transversal (GIT)
• Solicitado por un grupo de personas
• Propuesta de los departamentos de
crear un GI específico
Grupos de Innovación
Sectorial (GIS)
• Solicitud individual para participar en
GIS
• Solicitud para participar en GIT
Ofrecimiento
participación Individual
• A proponer por departamento/s
• A proponer por grupos intra o inter
departamentos o persona individual
Nuevas líneas u
objetivos de
Grupos de Innovación Transversal. Han sido propuestos como resultado de esta primera
Etapa, así como las áreas y departamentos más idóneos para participar en los mismos. El SCyM concretará con dichas áreas las personas concretas que podrán formar parte de cada uno de estos GIT.
Grupo de Innovación Sectorial. Como resultado de esta primera Etapa, los GDs han
identificado los ámbitos más adecuados para la formación un GIS aunque pueden solicitarse para otros objetivos de innovación relacionados. Podrán solicitar la creación de estos GIS:
o Cualquier grupo de personas interesadas, sean de un solo departamento o de varios (Áreas, Empresas, Organismos,…), estos últimos tendrán un especial interés por su visión transversal.
o A propuesta de un departamento o unidad de trabajo concreta.
Ofrecimiento de Participación Individual. También se contempla que una determinada
persona a nivel individual pueda solicitar participar en este Plan de Innovación, encontrándose en alguna de estas situaciones: o Solicita participar en un GIS de los ya propuestos, incluso GIT, aunque no haya sido contactado o propuesto por su unidad. o No encuentra personas con las que proponer un GIS que considere de interés. Puede trasladar su solicitud al SCyM y comunicar su ofrecimiento o idea, proporcionando la información oportuna para poder canalizar esta participación. El SCyM analizará las propuestas de participación aisladas, e intentará promover la creación de GISs entre aquellas personas con interés y perfiles afines. Nuevas líneas y objetivos de innovación. Como ya ha quedado dicho las propuestas de innovación quedan abiertas al interés de los departamentos y grupos de interés internos:
o Cualquier departamento o unidad de trabajo de forma aislada o en colaboración con otros podrá proponer objetivos de innovación distintos a los sugeridos por los GD e, incluso, no relacionados con alguna de las 12 líneas.
o Igualmente podrá hacerlo cualquier grupo de personas, de un solo departamento o de forma transversal.
o Aunque el PIN favorece la innovación en grupo, cabe la opción de que alguna persona aisladamente aborde un proyecto de innovación; para ser considerado dentro del PIN debe solicitarlo igualmente al SCyM, razonando los motivos de su propuesta en exclusiva. Como se ha dicho, los Grupos de Desarrollo continuarán su labor de impulso, en esta etapa siguiendo los Grupos de Innovación creados, fomentando la creación de nuevos, y valorando las propuestas de innovación que se realicen.
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La Información de Grupos de Innovación propuestos en cada Línea de Actuación se detalla en el informe ya citado, a continuación se expresan unos cuadros resumen de esos GI propuestos:
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