GUÍA DE ESTUDIOS PROPIOS
OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA, S.A.
SEPTIEMBRE DE 2003
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIÓN ... 4
2. PROGRAMAS DE ESTUDIOS PROPIOS... 4
2.1 PANTALLAS DE GESTIÓN DE LOS PROGRAMAS DE ESTUDIOS PROPIOS ... 4
2.1.1 TIPOS DE ESTUDIO ... 4
2.1.2 ESTUDIOS ... 4
2.1.3 MANTENIMIENTO DE ASIGNATURAS ... 5
2.1.4 CÓMO INTRODUCIR UN PROGRAMA... 5
2.1.5 VÍAS DE ACCESO ... 9
2.1.6 CENTROS ... 9
2.1.7 TABLA DE REQUERIMIENTOS ... 10
2.1.8 CIERRE DE UN PROGRAMA... 10
2.1.9 OFERTA DE ASIGNATURAS EN EL PROGRAMA ... 11
2.2 OTROS MANTENIMIENTOS Y PANTALLAS DE CONSULTA ... 13
3. MATRICULA EN UN PROGRAMA DE ESTUDIOS PROPIOS... 13
3.1 PREINSCRIPCIÓN ... 14
3.1.1 OFERTA DE PROGRAMAS PARA ESTUDIOS PROPIOS... 14
3.1.2 SOLICITUDES DE PREINSCRIPCIÓN... 14
3.2 MATRÍCULA... 15
3.2.1 AGRUPACIONES Y TIPOS DE MATRÍCULA ... 15
3.2.2 COMPOSICIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA... 16
3.2.3 ORDEN DE APLICACIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA... 16
3.2.4 MATRÍCULA ... 16
3.2.5 CONSULTA DE MATRÍCULA... 20
3.2.6 ANULACIÓN DE MATRÍCULA Y CAUSAS DE ANULACIÓN ... 21
3.2.7 DESHACER UNA ANULACIÓN DE MATRÍCULA ... 22
3.2.8 GESTIÓN DE GRUPOS DE ACTIVIDAD... 22
4 EXPEDIENTE DE UN ALUMNO EN ESTUDIOS PROPIOS... 27
4.1 MANTENIMIENTO DE EXPEDIENTES ... 27
4.2 MANTENIMIENTO DE LÍNEAS DE ACTA ... 31
4.3 AUDITORÍA DE EXPEDIENTE... 31
4.4 BLOQUEO/DESBLOQUEO MANUAL DE EXPEDIENTE...31
4.5 TRASLADO DE EXPEDIENTES ... 32
4.6 CONVALIDACIÓN ... 33
4.7 RECONOCIMIENTOS DE CRÉDITOS. ... 35
4.8 ACTA DE CONVALIDACIÓN ... 36
5 GESTIÓN DE ACTAS EN ESTUDIOS PROPIOS ... 37
5.1 ACTA GLOBAL ... 37
5.2 CALIFICACIÓN DE ASIGNATURAS ... 38
5.2.1 GRUPOS DE ACTA ... 38
5.2.3 CALIFICACIÓN DE ASIGNATURAS CON DURACIÓN INDEFINIDA. ... 39
5.3 GRUPOS DE ASIGNATURA POR PROFESOR ... 40
6. GESTIÓN ECONÓMICA... 40
6.1 MANTENIMIENTOS BÁSICOS ... 40
6.1.1 MANTENIMIENTO DE ACTIVIDADES ECONÓMICAS...40
6.1.2 CONCEPTOS IMPUTABLES... 41
6.1.3 COMPOSICIÓN DE CONCEPTOS IMPUTABLES ... 41
6.1.4 PERIODOS DE ACTIVIDAD ... 42
6.1.5 COMPOSICIÓN DE PERIODOS DE ACTIVIDAD... 42
6.1.6 FORMAS DE PAGO... 43
6.1.7 PLAZOS DE PAGO... 43
6.1.8 COMPOSICIÓN DE PLAZOS DE PAGO... 44
6.1.9 COMPOSICIÓN DE TASAS... 44
6.1.10 COMPOSICIÓN DE DESCUENTOS ... 45
6.1.11 BANCOS ... 45
6.1.12 INSTITUCIONES ... 45
6.2 GESTIÓN DE MOVIMIENTOS ECONÓMICOS... 46
6.2.1 MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS ... 46
6.2.2 CONSULTA DE MOVIMIENTOS Y MATRICULA... 48
6.3 RECIBOS... 48
6.3.1 CONSULTA DE RECIBOS ... 49
6.3.2 MANTENIMIENTO DE RECIBOS ... 49
6.3.3 AGRUPACIÓN DE RECIBOS ... 50
6.3.4 CONSULTA POR EXPEDIENTE ... 51
6.3.5 IMPRESIÓN MASIVA DE CARTAS DE PAGO ... 51
6.3.6 IMPRESIÓN DE CARTAS DE PAGO ... 51
6.4 ACCIONES DE IMPAGO... 52
6.4.1 ACCIONES DE IMPAGO ... 52
6.4.2 ACCIONES GENÉRICAS DE IMPAGO ... 52
6.5 CONCILIACIÓN DE RECIBOS... 53
6.5.1 CONCILIACIÓN MANUAL DE RECIBOS... 53
6.5.2 TIPOS DE REMESAS PARA LA CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA DE RECIBOS ... 53
6.5.3 CONSULTA DE REMESAS ... 54
6.5.4 CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA DE RECIBOS ... 54
7. TABLAS GENERALES ... 54
7.1 MANTENIMIENTO DE PROFESORES ... 54
7.2 MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS ... 55
1. INTRODUCCIÓN
Este documento ofrece un apoyo a los usuario de UNIVERSITAS XXI® para gestionar todas aquellas acciones relacionadas con la preinscripción, matrícula y gestión del expediente de un alumno en el modulo de Estudios Propios. Se describen a continuación las pantallas básicas de este módulo, así como los procesos fundamentales que se pueden realizar, no es por tanto una descripción exhaustiva de pantallas sino una guía necesaria para el usuario.
Esta guía rápida está actualizada con todas las modificaciones introducidas en la Versión 5.0. que integra funcionalidades de Gestión de Alumnado y Planificación Docente.
2. PROGRAMAS DE ESTUDIOS PROPIOS
Con el objetivo de facilitar al usuario la utilización de este módulo se ha estructurado a su vez en dos partes: en la primera de ellas se realiza una descripción pormenorizada de aquellas pantallas que van a ser necesarias para la gestión, mientras que la segunda parte se reserva para dar una breve pincelada de las pantallas de mantenimiento.
2.1 PANTALLAS DE GESTIÓN DE LOS PROGRAMAS DE ESTUDIOS PROPIOS
El objetivo de este epígrafe es describir los procesos y pasos que ha de ejecutar el usuario para dar de alta un programa de estudios propios y prepararlo para la realización de la matrícula de los alumnos. Por ello se han incluido tanto las pantallas de mantenimiento como las de ejecución de los procesos.
2.1.1 TIPOS DE ESTUDIO FORMA DE ACCESO
• Programas Estudios
Mantenimiento de tipos de estudio
Desde esta pantalla se recuperan los diferentes tipos de estudio que puede haber en la Universidad y se asocian a ellos los hitos (reconocimiento de que se ha obtenido una determinada situación académica).
Es obligatorio, en el caso del tipo de Estudios Propios marcar la casilla correspondiente (Est. Propios) y especificar en el segundo bloque de la pantalla los hitos que otorgan los planes de estudios asociados a cada tipo.
La casilla “Finalización” indica si con ese hito se finaliza ese tipo de estudio. Esta casilla es importante porque el grafo, representación gráfica de un programa, deberá tener al menos un nodo que sea de finalización, es decir, un nodo que tenga asociado un hito de finalización. La casilla “Certificado” indica si ese hito aparecerá impreso o no en un certificado. En esta pantalla se pueden realizar consultas, inserciones y modificaciones.
2.1.2 ESTUDIOS FORMA DE ACCESO
• Programas Estudios
Desde esta pantalla se dan de alta los distintos estudios que se imparten en la Universidad. Para cada tipo de estudio se definen los estudios asociados.
La pantalla se presenta en tres bloques: en el primero se consulta el tipo de estudio, para la definición de los programas será necesaria la asociación con el tipo de estudio con código “EP”. En el segundo bloque se da de alta el estudio especificando código y nombre, sin necesidad de completar el resto de datos (rama asociada, código para becas y código MECD).
Finalmente en el tercer bloque se especifica, para el estudio que se ha dado de alta, los centros en los cuales se imparte dicho estudio.
Para aquellas Universidades que deseen establecer una relación entre el programa de estudios y el centro, de forma directa y no mediante el estudio, bastará con pulsar el botón de enlace Asociación por plan. Pulsando el botón de planes se recupera, mediante la lista de valores, los programas de Estudios Propios que tengan asociado dicho estudio.
2.1.3 MANTENIMIENTO DE ASIGNATURAS FORMA DE ACCESO
• Programas
Mantenimiento de asignaturas
Por medio de esta pantalla, el usuario puede dar de alta una asignatura que será posteriormente incluida en el programa o programas correspondientes. Las asignaturas estarán siempre asociadas al tipo de estudio “Títulos Propios” (EP).
La pantalla se presenta en dos bloques: en el primero se consulta el tipo de estudio para el que se va a establecer la oferta de asignaturas. En el segundo se dan de alta las asignaturas desglosando el número de créditos teóricos y prácticos de la asignatura, los créditos teóricos y prácticos del profesor (el sistema cargará por defecto los créditos de la asignatura al grabar, pero en el caso en que los créditos que reciben los alumnos por cursar una asignatura difieren de los asignados a un profesor por su impartición podrá indicarse en estos nuevos campos), el tipo de calificación y se debe indicar además si la asignatura tiene un nombre personalizable para cada uno de los alumnos (por ejemplo, la asignatura de “Trabajos de investigación” cuya descripción cambia para cada alumno), y si es de finalización (como un proyecto fin de carrera).
El tipo de duración de la asignatura no es un dato obligatorio ya que lo fundamental será asociarla en los grupos establecidos para cada asignatura. Adicionalmente se podrá especificar un nombre corto y largo para la asignatura, además de su descripción, así como también el centro que se encarga de su docencia, si fuera éste el caso.
Los créditos de la asignatura se consideran valores susceptibles de cambio de un curso académico a otro: la posible variación de este valor se registra a través del botón de enlace Valores anuales. En esta pantalla se especificará, en función del curso académico, si la asignatura se oferta para ser cursada en otros programas o no.
Para dar de alta la oferta global de asignaturas es necesario haber realizado la carga previa de tipo de calificación y tipo de duración de las asignaturas.
Igualmente se pueden consultar las asignaturas incluidas en un determinado plan de estudios propios mediante la opción “Mantenimiento de vigencia de asignaturas por año y plan” (Programas/Oferta/Mantenimiento de vigencia de asignatura por año y plan).
2.1.4 CÓMO INTRODUCIR UN PROGRAMA
En este apartado se van a describir aquellos procesos que es necesario dar de alta para definir un programa de estudios propios y proceder a su cierre.
En primer lugar es necesario dar de alta los datos generales básicos de un programa (denominación, gestión...) para proceder a continuación a su definición académica en el grafo; finalmente se cierra el plan de estudios con una serie de validaciones que han de garantizar la coherencia de su definición, y dejándolo preparado para la matrícula de los alumnos.
2.1.4.1 APERTURA DE UN PROGRAMA FORMA DE ACCESO
• Programas
Apertura de plan de estudios
Desde esta pantalla se realiza la apertura del programa y se dan de alta todos los datos básicos referidos al plan:
• Se define un código y un nombre para el programa.
• La casilla Cerrado y Estado del plan de estudios se actualizarán automáticamente e indican si el plan está ya disponible para matricular (se ha cerrado) y si está vigente (todas sus asignaturas así lo están),
• Tipo de curso: se indica si es un curso de especialista , experto o master.
• Estudio asociado, es decir, si por ejemplo, se trata de un programa asociado a los estudios de humanidades. Esta asociación podrá utilizarse para la realización de estadísticas. En el caso de los títulos propios es obligatorio la asociación al tipo de estudio “EP”. El mantenimiento de esta dato debe realizarse en la pantalla Mantenimiento de estudios.
• Año de implantación, así como año de inicio de la extinción y de la extinción definitiva, si éste fuera el caso.
• Grado de experimentalidad. Los planes de estudios propios irán asociados a un grado de experimentalidad no oficial. Esta información no se explotará para el cálculo de tasas.
• Fecha de publicación en el BOE o en la publicación correspondiente.
• Con el campo Finalización se indicará si dicho programa tiene o no algún tipo de finalización especial (examen de finalización, proyecto fin de carrera o bastará con la superación de las asignaturas). Si se indica que el plan requiere algún tipo de finalización será necesario que, por lo menos, haya una asignatura definida en el grafo que tenga marcada la casilla Finalización.
• Otros datos: si se ajusta a normativa, si se podrán imputar cantidades pendientes del alumno a otros programas o viceversa, etc.
• Duración: es un campo de texto libre en el que puede indicar una determinada duración para el programa.
Es necesario definir los cursos que componen un programa de estudios propios. Esta definición se realiza en la segunda pantalla a la cual se accede por medio del botón de enlace Ciclos y cursos. Los cursos de un estudio propio estarán asociados al ciclo 4.
Al abrir un programa de estudios propios su estado es el de vigencia, otorgado por el sistema de acuerdo a que el estado de las asignaturas de un programa de estudios propios serán siempre de vigentes.
2.1.4.2 GESTIÓN DEL ESTUDIO FORMA DE ACCESO
• Programas
En esta pantalla el usuario ha de registrar cuál o cuáles son los departamentos que participan en dicho programa de estudios propios, el responsable y su grado de participación en el mismo. También se indicara quien es el coordinador o coordinadores que podrán ser profesores de la Universidad o de otras instituciones externas.
Será necesario definir el departamento responsable del programa antes de proceder a su cierre. Sólo uno de ellos podrá ser el responsable, es decir, será el que llevará el control administrativo del mismo. En las preinscripciones de los alumnos a cada programa, será obligatorio asociarla a un departamento de los especificados en esta pantalla.
Mediante el botón de enlace Coordinadores se puede indicar quién es el coordinador cada uno de los programas. El coordinador definido en esta pantalla será el que posteriormente califique el acta global de estudios propios. La asociación entre coordinador/departamento/programa, se realiza por año académico. De este modo, cada año académico va a poder calificar el acta de estudios propios un profesor diferente.
2.1.4.3 NODOS
Desde esta pantalla se definen los nodos de un programa de estudios propios, entendiendo por nodo cualquier estado en el que se pueda encontrar un alumno hasta la obtención del título.
FORMA DE ACCESO
• Programas Grafo
Mantenimiento de nodos
Esta pantalla se presenta en tres bloques: en el primero se consulta el programa de estudios propios para el que se van a definir los nodos. En el segundo bloque se definen los nodos mediante un código (lo asigna automáticamente el sistema al grabar) y una descripción, pudiendo indicar si dicho nodo supone la obtención de un curso.
Para cada uno de los nodos se debe especificar:
• Descripción: se marcará sólo para el nodo de ingreso, cuando se desea que la descripción de este nodo aparezca en el expediente del alumno.
• Ingreso: indica si el nodo es de ingreso en el programa. Hay tres tipos de nodos: ingreso, intermedios y de finalización. A los nodos de ingreso será necesario asociarles una vía de acceso.
Finalmente en el tercer bloque se indica, para cada uno de los nodos del programa, el hito que se consigue. En este caso tan sólo se podrán asociar hitos del tipo de estudio “Títulos propios”, cargados en la pantalla Mantenimiento de tipo de estudios. Se podrá especificar igualmente la descripción propia de ese hito para ese programa de estudios propios y si se desea que la descripción figure en los certificados expedidos.
En este punto de menú es posible realizar inserciones y modificaciones, si el programa no está cerrado.
2.1.4.4 ARCOS Y BLOQUES FORMA DE ACCESO
• Programas Grafo
Desde este punto de menú se definen los arcos y bloques que componen el grafo que representa el programa. Se entiende por bloque un conjunto de asignaturas (con una especificación mínima de créditos) que el alumno debe superar y por arco, el conjunto de bloques que están asociados a un mismo nodo de origen y a un mismo nodo de destino.
Para un determinado programa se definen los arcos, a los que se asocia un nodo origen y un nodo de destino y se indica si se trata de un arco genérico o específico. Un arco será genérico cuando sea común a todos los alumnos matriculados en ese programa y será específico cuando esté reservado para un alumno o un grupo de alumnos. El arco específico se creará si existe una diferencia entre lo que determinados alumnos deben hacer para superar un programa y el resto, y deberá evaluarse detenidamente si la definición del programa lo justifica. En cada arco se definen los bloques de asignaturas obligatorias y optativas, que un alumno debe superar en un programa de estudios propios, únicamente será necesario informar los campos:
Con la casilla Modif., si dicho bloque va a ser modificable, es decir, si en dicho bloque va a ser posible incluir más asignaturas, una vez cerrado el programa. Aunque esté marcada esta casilla, no se podrán borrar asignaturas del bloque, si el programa está cerrado. Se recomienda marcar esta casilla. Créditos mínimos, es decir, el número mínimo de créditos necesarios para superar el bloque. Créditos máximos. Es posible asociar a un determinado bloque un número máximo de créditos. Una
vez que el alumno ha superado el número máximo de créditos especificados, el sistema impedirá que el alumno se matricule de más asignaturas de ese bloque.
Es posible definir, en un programa, la reutilización de los créditos excedentes (no de asignaturas completas), si la Universidad permite que un alumno que, por ejemplo, haya superado más créditos de optativas de los que marca su programa, pueda utilizarlos para superar otro bloque de asignaturas. Para más información de la definición de créditos excedentes por bloques se deberá consultar el apartado 3.2.2 de la Guía de Planes de Estudios.
La definición de la composición de asignaturas de un bloque se realizará a través de los botones de enlace Composición por asignaturas y en Subbloques por bloque.
1.Composición por asignaturas. Se asocian desde aquí a cada bloque las asignaturas, indicando para cada una de ellas:
la tipología,
si tiene carácter vinculante, es decir, si para que la asignatura contabilice en la superación de dicho bloque ha de ser cursada con la tipología indicada o es independiente de la misma,
créditos bloque: con esta opción es posible alterar ficticiamente los créditos de las asignaturas para obligar al alumno a que curse esa asignatura. Ejemplo: (1, 2, 3, 4)7, donde la asignatura 1 tiene 1 crédito bloque, la asignatura 2 tiene1, la asignatura 3 tiene 1 y la asignatura 4 tiene 5 créditos ficticios. De este modo como el alumno tendrá que obtener 7 créditos ficticios, tendrá que cursar obligatoriamente la asignatura 4 para poder superar el bloque. Estos créditos sólo se tendrán en cuenta para la superación del bloque pero no a la hora de computar los créditos conseguidos que serán realmente los de las asignaturas superadas por el alumno.
el ciclo y el curso: estos campos son opcionales, pero en la matrícula siempre se asignará un ciclo y curso a cualquier asignatura.
la casilla Inc. Aut. se utiliza para aplicar el procedimiento de incorporación automática en el caso de que un alumno haya cursado una asignatura común a varios planes y la Universidad permite que se le reconozca en todos ellos (Véase la Guía de Expediente).
Igualmente se incluye un campo para indicar si la asignatura pertenece a un grupo cambiable, es decir, si va a poder ser abandonada por el alumno para matricularse de otra perteneciente al mismo grupo (Véase apartado 2.16. de la Guía de Planes e Estudios).
2.Subbloques. La definición de un subbloque conlleva los mismos pasos que los descritos para los bloques, con una única salvedad: los subbloques de un bloque pueden ser excluyentes o no. Para hacer que dos subbloques sean excluyentes se definirá el mínimo de créditos en el campo umbral, y para obligar al cumplimiento de todos los subbloques se definirá el mínimo de créditos en el campo reservado para tal. El campo Umbral será muy útil en aquellos programas en los que, por ejemplo, el alumno puede escoger entre realizar una combinación de asignaturas u otra y con una de estas combinaciones ya superaría el requisito del programa.
3.Especialidades. Hay universidades que quieren definir especialidades en determinados planes de estudios de tal forma que el alumno pueda en la matrícula seleccionar la especialidad que está cursando y determinados procesos como, por ejemplo, el cálculo de las tasas dependan de la especialidad seleccionada. Cualquier Universidad puede definirse las especialidades pero, si quiere que sean tenidas en cuenta en determinado procesos de gestión como el cálculo de tasas mencionado, deberán solicitarlo para proceder a adaptar los paquetes correspondientes.
2.1.5 VÍAS DE ACCESO
En este punto de menú se determina para un programa de estudios propios concreto sus posibles tipos de acceso, que son los requisitos necesarios para poder matricularse en un programa dependiendo de los estudios cursado por el alumno (pruebas de acceso, titulación, doctorado, etc). Las vías de acceso son los tipos de acceso concretos para un programa.
FORMA DE ACCESO
• Programas
Vías de acceso de estudios propios
La pantalla se presenta en tres bloques: en el primero se consulta el programa para el que se van a definir las vías. En el segundo se especifican los tipos de acceso válidos para el programa, indicando si están o no obsoletos. Finalmente, en el tercer bloque se especifica para cada vía de acceso el nodo o nodos de ingreso del programa al que da acceso. Es importante tener en cuenta que si no se ha definido ninguna vía de acceso para el programa, el sistema no permitirá el cierre del plan. Las vías de acceso a un plan que estén marcadas como obsoletas no se recuperarán en los expedientes de los alumnos de ese programa.
Para dar de alta las vías de acceso es necesario haber realizado la carga previa de tipos de acceso desde la pantalla de mantenimiento Tipos de accesos de estudios propios, la apertura del programa y la definición de los nodos del mismo en el grafo.
2.1.6 CENTROS FORMA DE ACCESO
• Programas Estudios
Centros
Desde este punto de menú se definen los centros académicos de la Universidad. Ejemplo: facultad de ciencias, escuela de óptica, facultad de ciencias empresariales…
centro inicia su actividad, si el centro es docente o no, si es público o no, el tipo de centro, la Universidad, el campus en el que se encuentra situado, el código del centro asignado por el MECD, código asignado por el MECD para becas y código MECD para títulos.
Igualmente se pueden informar otros campos no obligatorios como, el tipo de creación, es decir, si se trata de un centro de nueva creación, integración o desglose de centros preexistentes.
Otros campos opcionales son el código y descripción de la institución a la que pertenece el centro, dirección, teléfono, código postal, correo electrónico, provincia, municipio…, titular y cargo del responsable, nombre y sexo de la persona responsable del centro, nombre y sexo del administrador, número, fecha y año del Real Decreto de aprobación, boletín y fecha de publicación, institución de dependencia del centro (para el módulo de becas este campo es importante porque se incluye en el envío que se hace al MECD) y el perfil del usuario.
2.1.7 TABLA DE REQUERIMIENTOS FORMA DE ACCESO
• Programas
Mantenimiento de requerimientos
Desde esta pantalla se da de alta la tabla de requerimientos, es decir, el número de asignaturas y créditos mínimos del programa, estructurados por tipo de asignatura, ciclo y curso. Es imprescindible definir esta tabla antes del cierre del estudio, para que se apliquen correctamente las tasas económicas al realizar la matricula en cada programa de estudios propios.
En el primer bloque se recuperará el programa y en el segundo se irán sumando los créditos por tipología a medida que el usuario vaya introduciendo el detalle por curso y ciclo. En el tercer bloque se insertan el número mínimo de asignaturas y créditos que se deben cursar en cada uno de los cursos del programa. Es importante tener en cuenta que se deben insertar, en primer lugar, los créditos por ciclo y grabar, antes de insertar los créditos por curso.
También se permite definir créditos máximos por ciclos y/o cursos de los que el alumno puede matricularse por programa y por tipología. Cuando el alumno intente matricularse de más créditos de los definidos en la tabla de requerimientos para una determinada tipología, en la pantalla Matrícula por secretaría, el sistema lanzará un aviso de modo que se impida la matriculación.
2.1.8 CIERRE DE UN PROGRAMA FORMA DE ACCESO
• Programas
Cierre del estudio
Desde esta pantalla se efectúa el cierre del programa. Este proceso es de extrema importancia ya que garantiza la coherencia de los datos introducidos en el grafo así como una serie de condiciones necesarias para que un programa pueda ser matriculable.
En el primer bloque se recuperan todos los programas de estudios propios que aún están abiertos. Se selecciona el programa que se desea cerrar y con el icono Comprobación del cierre del segundo bloque se ejecuta la validación del programa.
El sistema automáticamente comprueba la coherencia de:
• la validación del programa
• la validación de los nodos
• la validación de arcos
• la validación de bloques
• la validación de asignaturas
• modificaciones en el programa que suponen que alumnos titulados dejen de serlo (en este caso, el sistema informa de que no se han podido recalcular los expedientes, pero permite el cierre)
Tras realizar la comprobación, el sistema muestra los resultados de la validación. El sistema devuelve tres tipos de información:
• Descripciones en rojo: se trata de errores. Indica que se ha violado una restricción. Ejemplo: el programa no tiene ninguna vía de acceso, el bloque tiene un mínimo superior a los créditos especificados… Un error (rojo) impide el cierre del programa. Hasta que no se corrija no se puede cerrar.
• Descripciones en azul: se trata de avisos. Indica cosas atípicas que el sistema ha encontrado en el programa. Ejemplo: no hay ningún nodo que permita obtener un ciclo. Un aviso (azul) no impide el cierre del programa.
• Descripciones en negro: se trata de la relación de comprobaciones realizadas. Es informativo. Ejemplo: validación de nodos: no se ha encontrado ningún problema…
Si el sistema no detecta ningún error, se cierra el programa con el botón Cerrar plan de estudios de la parte inferior de la pantalla (flecha roja).
Si se detecta algún problema, al situar el cursor sobre un error o un aviso, es posible consultar, mediante el icono Mostrar error (lupa), el nombre y descripción del mismo y la tarea a realizar, si es un error, y, si es un aviso, una advertencia de las consecuencias. Se permite volver atrás en la ejecución del proceso pulsando la flecha negra, situada en la parte inferior izquierda de la pantalla.
IMPORTANTE
Una vez cerrado el programa, si es necesario realizar alguna modificación que requiera que el programa este abierto podrá realizarse desde la pantalla Reapertura de planes, en el modulo de Planes de Estudios.
2.1.9 OFERTA DE ASIGNATURAS EN EL PROGRAMA
Para cada programa de estudios propios será necesario definir que las asignaturas que lo componen están vigentes y se ofertan para un determinado año académico. Si una asignatura no está ofertada para un año académico se entiende que no podrá ser matriculada por el alumno en ese año académico.
La definición de la oferta de las asignaturas de un programa se podrá realizar desde las pantallas Mantenimiento de vigencia de asignaturas y Mantenimiento de vigencia e asignaturas por año y programa
FORMA DE ACCESO
• Programas Oferta
Mantenimiento de vigencia de asignaturas
En este punto de menú se establece el mantenimiento de las características que adquiere una asignatura al asociarla a un programa de estudios propios, es decir, se va a definir si un determinado curso está vigente y se oferta en un año concreto.
La pantalla se presenta en tres bloques: en el primero se especifica el programa de estudios propios para el cual se van a definir los valores de sus asignaturas, en el segundo se presentan los valores de la asignatura que dependen del programa de estudios propios al que pertenece. Todas estas características se definen en los bloques del grafo del programa.
En el tercer bloque se establece el mantenimiento del estado de la asignatura y de la oferta. Para los planes de estudios propios, el único estado posible de la asignatura va a ser vigente. El estado de la asignatura no va a ser modificable una vez dado de alta ya que dicha casilla sirve para determinar la reducción del precio de las mismas y esto, en estudios propios, carece de sentido. Lo que sí va a ser posible para la universidad es especificar si la asignatura está o no ofertada.
FORMA DE ACCESO
• Programas Oferta
Mantenimiento de vigencia de asignaturas por año y programa
La función de esta pantalla es similar a la anterior, pero permite dar de alta la oferta y vigencia de las asignaturas asignadas a un programa de estudios propios de forma más rápida y ágil.
En el primer bloque se recupera el año académico para el que lo vamos a definir, reservando el segundo bloque para la selección del programa. En el tercer bloque se recuperan las asignaturas definidas en el grafo y se puede ejecutar mediante el botón de “oferta/no oferta” la actualización rápida de los datos. Como en el caso de la pantalla Mantenimiento de vigencia de asignaturas, no va a ser posible modificar la vigencia de las asignaturas una vez dadas de alta.
IMPORTANTE
Todas las asignaturas que no se hayan definido como ofertadas en un determinado año académico no se podrán recuperar en la matrícula.
OFERTA DE ASIGNATURAS DE LIBRE CONFIGURACIÓN
En el caso de que existan asignaturas con el tratamiento de libre configuración para un programa de estudios propios, la composición de la oferta de asignaturas de libre configuración no se define en los bloques sino que se realiza de forma genérica desde las siguientes pantallas:
1.Oferta genérica de libre elección. Desde esta pantalla se realiza el mantenimiento de la oferta genérica de asignaturas de libre configuración para todos los programas. Se realiza por año académico.
2.Mantenimiento de asignaturas de libre configuración. Igualmente se puede definir la oferta de libre configuración para un determinado año académico y un determinado programa. La oferta de asignaturas se puede realizar por afirmación o por negación.
Si en la pantalla “Oferta genérica” se ha definido que determinada asignatura no se oferta y, sin embargo, en esta pantalla se asocia a un determinado programa por afirmación, el sistema tendrá en cuenta esta última definición, es decir, el nivel más fino de definición
2.2 OTROS MANTENIMIENTOS Y PANTALLAS DE CONSULTA
En este epígrafe se enumeraran otras pantallas relacionadas con la gestión de un programa en estudios propios. Unicamente se indica cual es su aportación, para realizar los mantenimientos adecuados se deberá consultar la Guía de Planes de Estudios.
• Mantenimiento de adaptaciones. La aplicación permite establecer tablas de adaptaciones/convalidaciones automáticas entre programas. En la pantalla principal se definen los datos básicos de la adaptación entre los programas y a través del botón de enlace Agrupación, se definirán las tablas de equivalencia entre las asignaturas del plan de origen y el plan de destino.
• Mantenimiento de requisitos nodos: Esta pantalla permite definir nodos restrictivos, que permitirán establecer en un determinado programa los requisitos de acceso que deberá cumplir un alumno a un determinado nodo del programa. Se permite establecer las restricciones sobre un número de créditos, sobre un número de créditos de una determinada tipología o respecto a un nodo del propio programa. La definición de los requisitos nodo debe realizarse previamente al proceso de cierre del programa.
• Mantenimiento de prerrequisitos: Se pueden definir prerrequisitos para que un alumno pueda matricular o ser calificado de una o varias asignaturas en un programa de estudios propios.
• Mantenimiento de secretarias: Desde esta pantalla se darán de alta las secretarías en las que se gestionan los programas de estudios propios de la Universidad y se asocian a los centros correspondientes. Para dar de alta una secretaría se especifica un código y una descripción de la secretaría, el nombre y sexo de la persona responsable, el edificio en el cual se encuentra ubicada y datos sobre la ubicación geográfica tales como la dirección, el teléfono, fax, correo electrónico… Para cada secretaría se detallan los centros que dependen de esa secretaría.
• Mantenimiento tipos de centros: Desde esta pantalla se dan de alta los tipos de centros de la Universidad (facultad, escuela ...)
• Consulta de centros: Desde este punto de menú se consulta para cada centro las secretarías asociadas.
• Mantenimiento de dedicaciones: Por medio de esta opción se pueden registrar los departamentos que imparten la docencia de una determinada asignatura y para cada departamento se pueden indicar las áreas de conocimiento que lo componen
• Consulta de cursos y seminarios: Se puede consultar todo lo referente a una determinada asignatura: programas en los que se imparte , los departamentos asociados, valores académicos sobre la oferta y las áreas de conocimiento que lleva asociadas.
3. MATRICULA EN UN PROGRAMA DE ESTUDIOS PROPIOS
Para poder realizar la matricula de un alumno en un programa de estudios propios será necesario que el programa este ofertado y que el alumno este preinscrito en el programa, estos mantenimientos se verán en el primer apartado. Después se describirán las pantallas que permitirán la gestión propia de la matrícula del alumno.
3.1 PREINSCRIPCIÓN
3.1.1 OFERTA DE PROGRAMAS PARA ESTUDIOS PROPIOS
En esta pantalla, se recuperan todos los programas de estudios propios que ya se han cerrado y que por tanto son susceptibles de admitir una matrícula. El usuario no necesita dar de alta los programas en la oferta sino que se recuperan automáticamente con el cierre del programa. No obstante, se pueden consultar todos los programas preparados para matricular un determinado año académico, lo que permite al usuario tener una visión global de la situación.
FORMA DE ACCESO
• Preinscripción
Oferta de programas
En el primer bloque se recupera el año académico, en el segundo se recuperan todos los programas ofertados en ese año. El campo alias permite identificar con otro código el programa.
3.1.2 SOLICITUDES DE PREINSCRIPCIÓN FORMA DE ACCESO
• Preinscripción
Solicitudes de preinscripción
Paso previo a la realización de una matrícula de estudios propios es la gestión de la preinscripción en uno o varios de los programas ofertados. Sólo aquellas solicitudes que hayan sido aceptadas serán recuperadas en la matrícula.
La pantalla está estructurada en tres bloques:
• En el primero de ellos se recupera el año académico que está activo para matricular y para el que se van a gestionar las solicitudes.
• En el segundo bloque se debe consultar por el programa para el que se va a gestionar las solicitudes de preinscripción de los alumnos.
• Finalmente en el tercer bloque, el usuario debe introducir los DNIs de los alumnos en cuestión. Existen dos posibilidades al insertar el DNI de un alumno:
El alumno no se encuentra en la base de datos de la Universidad, bien porque no haya sido alumno de la misma, bien porque no se hayan introducido todavía los datos personales. En este caso el sistema avisará al usuario de que no cuenta con el DNI correspondiente y le llevará automáticamente a la pantalla de datos personales para darlo de alta. Una vez que se hayan grabado dichos datos, el sistema volverá a la pantalla de preinscripción.
El alumno ya se encuentre en la base de datos con lo que el usuario podrá introducir directamente la información sobre la solicitud.
Será necesario registrar el tipo y subtipo de acceso del alumno al programa, así como el departamento responsable del mismo, si así se desea, las fechas de entrega y resolución de la solicitud y finalmente el estado de la petición, es decir, si se ha aceptado, rechazado o está pendiente.
IMPORTANTE
En el caso de que la Universidad no gestione preinscripciones en los programas de estudios propios, podrá realizar la matricula de un alumno si previamente crea el expediente del alumno en el programa en el que se desea matricular.
3.2 MATRÍCULA
3.2.1 AGRUPACIONES Y TIPOS DE MATRÍCULA
Las agrupaciones de tipos de matricula son grupos de tipos de matrícula, con características comunes pero excluyentes entre sí. El sistema impedirá que el usuario seleccione más de un tipo de matricula dentro de una misma agrupación, de esta forma se podrán agrupar los tipos de descuento que sean incompatibles entre si.
FORMA DE ACCESO
• Matrícula Matrícula
Agrupaciones de tipos de matrícula
Las agrupaciones aquí definidas serán las que el sistema recupere en la pantalla de Matrícula. Por cada agrupación aparecerá una pestañas con el título de dichas agrupaciones y dentro de cada una de ellas se podrá seleccionar el tipo de matricula que corresponda. El alumno o el usuario solo podrá elegir uno u ninguno de los tipos de matricula incluidos en cada una de las pestañas.
Para definir las agrupaciones, basta con dar de alta un código y descripción e indicar el tipo de estudio “EP”. Se debe indicar si la agrupación debe recuperarse en el inicio de la matricula porque únicamente tiene repercusiones académicas (marcando la casilla Aca.) o en la parte de Gestión económica porque las repercusiones del tipo de matricula son administrativas, en las tasas económicas (marcar la casilla Adm.) Una vez definidas las agrupaciones de tipos de matricula, se pasa a incluir cada tipo de matrícula en cada una de las agrupaciones.
FORMA DE ACCESO
• Matrícula Matrícula
Tipos de matrícula
Los tipos de matricula permitirán asociar los descuentos correspondientes a las tasas académicas y administrativas de la matricula del alumno. El sistema ofrece todos los tipos de matrícula ya precargados y únicamente hay que indicar qué tipos de matrícula se incluyen en cada agrupación mediante la lista de valores. Con la casilla Aplicable se le indica al sistema los tipos de matrícula que van a ser utilizados por la Universidad. También pueden especificarse, si fuera el caso, el porcentaje de descuento que puede tener un tipo de matrícula y si ese descuento se aplicara tanto a los conceptos académicos como administrativos.
3.2.2 COMPOSICIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA FORMA DE ACCESO
• Matrícula Matrícula
Composición de Tipos de Matrícula
Desde esta pantalla asociamos a cada programa los tipos de matrícula que les serán aplicables. El usuario o alumno podrá seleccionar en matricula aquellos tipos de matriculas que se hayan asociado desde esta pantalla.
3.2.3 ORDEN DE APLICACIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA FORMA DE ACCESO
• Matrícula Matrícula
Orden de aplicación
Es necesario indicar para cada tipo de matricula, aplicable y perteneciente a una agrupación, el orden correspondiente de tal modo que al recuperarlo en la matrícula se apliquen correctamente los descuentos definidos. 3.2.4 MATRÍCULA FORMA DE ACCESO • Matrícula Matrícula Matrícula
A través de esta pantalla se va a realizar la matrícula de un alumno en un programa de estudios propios. Para comenzar a matricular será necesario introducir en el sistema el D.N.I. del alumno. Es posible además recuperar automáticamente el DNI del alumno si se introduce su nombre completo.
Para que un alumno pueda matricularse se tiene que encontrar en alguna de las siguientes situaciones:
• El alumno tiene ya un expediente en un programa.
• El alumno está dado de alta, ya que tiene una solicitud de preinscripción aceptada.
Lo primero que comprueba el sistema es si el DNI introducido es correcto, es decir, si el alumno ya está dado de alta; en caso negativo, ofrece al usuario la posibilidad hacerlo. Cuando es correcto, el sistema presenta una segunda pantalla en la que vemos el programa en que el alumno se puede matricular. Si el alumno tiene expediente en más de un programa o más de una preinscripción aceptada, todos los programas se recuperarán y podrán ser seleccionados por el usuario, siempre y cuando no haya ningún motivo que lo impida.
En el caso de que exista alguna razón que impida la matrícula de un alumno en un programa, aparece a la izquierda del programa una casilla de información. Si el usuario pulsa dicha casilla, el sistema informa del motivo por el que no se puede matricular: su expediente en el programa está bloqueado, el expediente está cerrado, etc.
Además de los programas en los que se puede matricular el alumno, en esta pantalla se ofrece información sobre el año académico activo y el periodo de actividad que está abierto en el momento de matrícula. Se podrán realizar modificaciones en las matriculas del alumno de años anteriores seleccionando el curso/periodo correspondiente. Estas modificaciones afectarán a la parte académica y la Universidad podrá decidir si quiere además, recalcular la parte económica del curso seleccionado, pero con las tasas del curso académico activo.
El usuario se ha de situar sobre el programa y pulsar la casilla “Realizar matrícula”. Si se ha equivocado de alumno puede cancelar esta operación pulsando “Cancelar matrícula”.
SELECCIÓN DE TIPOS DE MATRÍCULA CON EFECTOS ACADÉMICOS
Al acceder a la matrícula de un alumno en un programa por primera vez, se recuperan los tipos de matrícula que podrían traer consecuencias para pasar o no los controles de normativa (aquellos tipos de matricula que estén incluidos en una agrupación con la casilla Aca. marcada, mantenimiento realizado en la pantalla Agrupación de tipos de matricula). Por defecto siempre aparece marcado el valor No aplicable en cada una de las agrupaciones, de modo que si el alumno no debe seleccionar ningún tipo de matricula, se pulsará el botón “Aceptar matrícula”, accediendo así a la siguiente pantalla.
Si se accede a la matrícula para realizar una modificación, esta pantalla no aparecerá, dado por hecho que no hay ninguna modificación sobre los tipos de matricula definidos anteriormente.
PANTALLA PRINCIPAL DE BIENVENIDA
En primer lugar, el sistema informa si estamos en una nueva matrícula o una modificación. Desde esta pantalla, el usuario tiene la posibilidad de acceder a cualquiera de las opciones disponibles en la matrícula. En la parte izquierda de la pantalla se pueden visualizar los siguientes botones:
• Selección de asignaturas: pulsando esta opción se recuperan las asignaturas matriculables por el alumno, según su programa y distribuidos por tipologías.
• Resumen de asignaturas: desde aquí se puede consultar la relación de asignaturas que ha matriculado. Se especifica además el grupo y el curso.
• Datos económicos: se recupera información sobre el desglose de los conceptos (académicos y administrativos) generados por la matrícula; se indica también desde aquí el tipo de matrícula que el alumno efectúa, se selecciona la forma de pago y se visualizan los recibos generados.
• Documentación: si se hubieran definido tipos de matrícula para los que es necesario la entrega previa de determinada documentación por parte del alumno, pulsando esta opción se podrá consultar de qué documentos se trata. Se trata de una pantalla de consulta, no de inserción.
• Validar matrícula: desde esta opción el usuario graba la matrícula realizada.
En la parte inferior de la pantalla aparecen botones de enlace que llevan a diferentes pantallas del sistema para facilitar al usuario la gestión de diversos procesos antes o durante la matrícula.
SELECCIÓN DE ASIGNATURAS
Si se pulsa esta opción, el usuario va a recuperar todas las asignaturas del programa del alumno susceptibles de ser matriculadas, es decir, asignaturas que tienen definido grupo de actividad para este curso académico, que no han sido superadas, que están ofertadas y vigentes para este curso, y que no están afectadas por ningún requisito. Las asignaturas aparecen distribuidas según las tipologías del programa: obligatorias y optativas.
La información que se recupera para cada asignatura es la siguiente:
• Código y denominación de la asignatura.
• Créditos
• Duración
• Número de matrículas y número de convocatorias del alumno.
• Anulada: marca la casilla si la matrícula para este curso se ha anulado, y no se permite borrar ni modificar.
• Ocupación del grupo (parte inferior de la pantalla). En este caso, si el grupo tiene cubierta la capacidad no se permitirá que el usuario lo seleccione apareciendo marcado el porcentaje 100% de ocupación. El usuario deberá seleccionar las asignaturas marcando la casilla de la izquierda encabezada por una M.
BOTÓN ¿POR QUÉ NO PUEDO?
Esta opción permite que el usuario pueda saber por qué no está recuperando una determinada asignatura que, en principio, considera que es potencialmente matriculable. Los casos pueden ser muy variados: la asignatura no se oferta, no tiene grupo, etc.
En la parte inferior derecha de la pantalla de selección de asignaturas, en cualquier tipología, existe un botón de enlace a esta opción. Al pulsarlo, se abre una nueva pantalla en la que se puede introducir el código o la denominación de la asignatura buscada. Al ejecutar la consulta, el sistema devuelve la asignatura e indica los motivos por los que no se puede matricular.
QUÉ ASIGNATURAS SE HAN SELECCIONADO: RESUMEN DE ASIGNATURAS
Si el usuario quiere ver las asignaturas que ha seleccionado, de cualquier tipología, ha de pulsar esta opción situada en la parte izquierda de la pantalla. Al acceder a esta pantalla se recuperan todas las asignaturas que el alumno va a matricular con la siguiente información: código, denominación, tipología y curso.
No obstante, el usuario puede realizar las siguientes operaciones en esta pantalla:
• Cambiar el curso siempre y cuando la definición del grafo lo permita.
• Seleccionar el grupo de actividad de la asignatura que quiere el alumno. Es importante tener en cuenta que el sistema, por defecto, asigna al alumno el grupo con mayor capacidad disponible en el momento, por lo que se deberá revisar este campo con detenimiento.
• Marcar que para una asignatura, el alumno ha solicitado convalidación. Si este fuera el caso, es necesario marcar la casilla C que aparece en la parte derecha de la pantalla.
• Otorgar al alumno una convocatoria extraordinaria para una asignatura. Si el alumno solicita en matrícula una convocatoria que está definida como no ordinaria, debe marcar la casilla CE, situada en la parte derecha de la pantalla. Así, el sistema le genera una línea de acta adicional.
• Casilla An. Si alguna de las asignaturas que matriculó el alumno se anula esta casilla aparecerá marcada.
CUÁNTO HA DE ABONAR EL ALUMNO POR SU MATRÍCULA
Una vez seleccionadas las asignaturas, se ha de proceder a comprobar el cálculo de la matrícula en el sistema. Para hacer las comprobaciones que se mencionan a continuación es necesario pulsar la opción Datos económicos, situada en la parte izquierda de la pantalla principal:
• Selección del tipo de matrícula / tipo de descuento del alumno, en el caso de que disfrute de algún tipo de exención.
• Selección de la forma de pago.
• Consulta del recibo generado.
• Consulta de los desgloses académicos y administrativos.
SELECCIÓN DEL TIPO DE MATRÍCULA
En la primera pantalla, al acceder a matrícula, indicamos que se seleccionaban aquellos tipos que podían influir en que pasara o no los controles de normativa. En este momento de la matrícula se han de seleccionar aquellos que puedan implicar descuentos en la matrícula.
El procedimiento es sencillo: el usuario debe marcar los tipos de matrícula del alumno. Para ello se ha de desplegar la lista de valores de cada uno de las agrupaciones que se hayan definido y seleccionar el tipo de matrícula correspondiente.
SELECCIÓN DE LA FORMA DE PAGO
Dependiendo de los plazos de pago que se han asociado al programa, el usuario puede elegir entre pago único y fraccionado, generándose los recibos de acuerdo con esta elección. Igualmente puede elegir la forma de pago de cada uno de los plazos, en el caso de que se pueda optar por más de una de ellas (entre domiciliación o recibo bancario). Si la forma de pago seleccionada es domiciliación, se deberá indicar la cuenta bancaria (CCC) ya que el sistema valida dicha cuenta.
Con el botón de la flecha roja de la parte derecha es posible copiar la cuenta de un plazo a otro para no tenerla que incluir manualmente varias veces.
CONSULTA DEL RECIBO GENERADO
Finalmente, el usuario puede consultar el/los recibos generados comprobando los importes, fechas de emisión y vencimiento. También se informa si el recibo está impreso y si ha sido cobrado (Cob.), o se trata de un recibo agrupado (Agr. resultante de la agrupación de uno generado por una matrícula y otro procedente de un movimiento).
La casilla de la izquierda Imp. se chequeará para aquel o aquellos recibos que deseen ser impresos tras validar la matrícula. Si no se chequea esta casilla para ninguno de los recibos generados el sistema al validar la matrícula pregunta si desea imprimirse la carta de pago o no. Si se indica que si el sistema imprime únicamente la carta del pago correspondiente al plazo de pago actual.
CONSULTA DE LOS IMPORTES ASOCIADOS AL PAGO: DESGLOSE DE MATRÍCULA
En esta pantalla es posible consultar el importe correspondiente a la suma de los conceptos imputables académicos y el importe de la suma de los conceptos imputables administrativos que componen la matrícula. Aparece además el importe total de la matrícula.
En la parte inferior de la pantalla consta la relación de conceptos imputables académicos y administrativos que deben ser abonados por el alumno.
Para cada uno de ellos figura el tipo de concepto, es decir, si es D concepto administrativo o C concepto académico, la descripción del concepto, la cantidad o número de veces que se aplica dicho concepto, el importe unitario y el importe total.
modificables se dispone de dos casillas encabezadas por C (modificable la cantidad) y por I (modificable el importe). Finalmente la casilla V identifica los conceptos vigentes (asignaturas vigentes).
En el caso de que el concepto sea modificable en importe y cantidad, el usuario puede acceder a cualquiera de estos campos y variar la cantidad de veces que se aplica o el importe del concepto; el recálculo es automático. En esta pantalla vamos a recuperar automáticamente todos aquellos conceptos tanto académicos como administrativos que hayan sido definidos como de incorporación automática, y como aplicables en la pantalla Conceptos Imputables y que se hayan asociado al programa a través de la pantalla Composición de tasas y que correspondan a lo que el alumno matricula (curso completo o asignaturas sueltas), pero también va a ser posible insertar conceptos imputables manualmente. Para ello bastará con situarse sobre un nuevo registro y mediante la lista de valores disponible insertar los conceptos correspondientes. El sistema actualizará los importes correspondientes automáticamente. Para eliminar uno de estos conceptos que hemos insertado manualmente bastará con utilizar el icono del aspa roja que permite eliminar registros.
Desde esta pantalla también es posible actualizar, refrescar los datos económicos de la matrícula del alumno. Para realizar este proceso bastará con pinchar en el botón Recalcular.
VALIDACIÓN DE LA MATRÍCULA
Como finalización del proceso, y una vez que se ha confirmado que es correcto, el usuario puede validar la matrícula. Para ello sólo deberá pulsar la opción Validar matrícula situada en la parte izquierda de la pantalla principal. El sistema pedirá confirmación al usuario y procederá a grabar la matrícula.
CÓMO SALIR DE LA MATRÍCULA SIN GRABAR
En el caso de que el usuario desee abandonar el proceso de matrícula sin validar, puede hacerlo en todo momento. Para ello no tiene más que pulsar cualquiera de los dos botones de enlace situados en la parte izquierda de la pantalla:
• Salir
• Cambiar alumno: si pulsa esta opción, el usuario vuelve a la pantalla para la introducción del DNI del alumno.
• Cambiar prog.: si el alumno tiene más de un expediente matriculable, pulsando este botón, se vuelve a la pantalla de selección del programa.
El sistema pedirá confirmación al usuario de que desea abandonar la matrícula sin grabar los cambios efectuados. 3.2.5 CONSULTA DE MATRÍCULA FORMA DE ACCESO • Matrícula Matrícula Gestión de matrícula Consulta de matrícula
Desde este punto de menú se puede acceder en modo consulta (no se podrán realizar ni modificaciones de los datos existentes ni inserción de nuevos datos sino sólo consultar los existentes) a la matrícula de cualquier alumno. Esta pantalla tiene gran utilidad pues se puede examinar toda la información referente a la matrícula de un alumno de forma rápida y sencilla.
En primer lugar se recupera el programa al que pertenece el alumno, su número de expediente, campus, la fecha de matrícula y de modificación de la misma, si se hiciera, e información sobre la actividad económica y el periodo en que se efectuó la matrícula.
En segundo término, los datos personales del alumno y en tercer lugar, datos sobre la matrícula en cuestión: si el pago de la matrícula es único o fraccionado, el importe académico, el administrativo y el importe total.
Finalmente, figuran una serie de casillas donde se indica si el alumno ha solicitado beca, si su expediente está bloqueado, si la matrícula no ha sido pagada, si es la primera matrícula en este estudio, y si han quedado cantidades pendientes de pago.
Existen tres botones de ANULACIÓN, DESANULACIÓN Y BORRADO que están inactivos pues ésta es una pantalla de consulta y no se pueden ejecutar esas acciones desde ella. Finalmente por medio de varios botones de enlace se accede a información complementaria sobre matrícula:
• Líneas de matrícula: Se pueden consultar todas las asignaturas que el alumno ha matriculado.
• Tipo de descuento: los descuentos que se han aplicado a esa matrícula según su tipo de matrícula.
• Recibo: figuran todos los datos del recibo, además de la fecha de cobro del mismo, con la posibilidad de imprimirlo.
• Desglose de movimientos: se especifican los importes académicos y administrativos por cada uno de los conceptos imputables que los componen.
Además, mediante el botón de enlace Documentación se accede a una pantalla desde la que se puede llevar el control de la documentación que debe entregar el alumno adjunta a la matrícula.
3.2.6 ANULACIÓN DE MATRÍCULA Y CAUSAS DE ANULACIÓN FORMA DE ACCESO
• Matrícula Matrícula
Gestión de matrícula Anulación de matrícula
El aspecto de esta pantalla es igual al de la pantalla anterior, salvo que en ésta el botón de Anulación de Matrícula está activo y se puede ejecutar. Si se desea anular la matricula completa, basta con recuperar la matrícula deseada mediante una consulta y pulsar sobre este botón. El sistema solicitará una causa de anulación. Todos estos datos quedan registrados en la pantalla en los campos de “Anulación y código de anulación”. Si se quiere anular una asignatura de la matrícula del alumno se deberá pulsar el botón de enlace Líneas de matrícula y, desde aquí, situándose sobre la asignatura en concreto, pulsar el botón Anulación de líneas de matrícula. El recálculo de los desgloses económicos de la matricula dependerán de la definición de la causa de anulación.
Se pueden realizar anulaciones de matrículas de años anteriores, pero en estos casos no se recalculará automáticamente la matricula y deberá realizarse cualquier devolución manualmente
A través de la pantalla Causas de anulación, se dan de alta las posibles causas por las que se puede proceder a la anulación de una matrícula.
FORMA DE ACCESO
• Matrícula Básicos
Causas de anulación
En el primer bloque se especifica las posibles causas de anulación con un código y una descripción, indicando el valor de las siguientes casillas:
• Acad.: si esta casilla está marcada supone que la causa de anulación implica la devolución de todos los conceptos académicos aplicados en la matrícula del alumno.
• Adm.: si esta casilla está marcada supondrá que si se anula matrícula por esta causa se procederá a la devolución de todos los conceptos administrativos aplicados. Se debe tener en cuenta las implicaciones de la casilla que se indica a continuación para definirlas correctamente.
• Conct. Adm.: si no se desea proceder a la devolución del total de los conceptos administrativos sino solo a alguno de ellos, se deberá marcar esta casilla y especificar en el segundo bloque de la pantalla que conceptos en concreto son los que hay que devolver.
• Cobro: por medio de esta casilla se establece si la Universidad quiere mantener la deuda del alumno cuando se realiza la anulación.
3.2.7 DESHACER UNA ANULACIÓN DE MATRÍCULA FORMA DE ACCESO
• Matrícula Matrícula
Gestión de matrícula Desanulación
La desanulación de una matrícula se realiza de forma idéntica a la anulación sólo que en este caso el botón activo es el de Desanulación. Si se realiza este proceso, la matrícula del estudiante volverá a activarse de forma automática con lo que se podrá ejecutar cualquier otro proceso.
3.2.8 GESTIÓN DE GRUPOS DE ACTIVIDAD
En este apartado se describen exclusivamente las nuevas pantallas que se han introducido como consecuencia de la integración entre la gestión de alumnado y la gestión de recursos docentes. Se recomienda por tanto la consulta de las Guías de Grupos de Recursos docentes o la Guía de matrícula para cualquier otra aclaración adicional.
3.2.8.1 CLASES DE ACTIVIDAD FORMA DE ACCESO
• Matrícula
Gestión de grupos Clases de actividad
En esta pantalla se van a dar de alta los diferentes tipos de actividades que se manejan en la Universidad, por ejemplo, clases de teoría, clases de prácticas, laboratorios, etc. y cada una de ellas se relacionará con el tipo o forma de impartición (teoría o práctica).
Para dar de alta una clase de actividad bastará con insertar un identificador y una descripción. En la parte inferior de la pantalla se asociará cada clase de actividad al tipo o modo correspondiente, desplegando la correspondiente lista de valores. Por ejemplo, actividad 1, teoría, modo Teórico. Actividad 2, laboratorios, modo práctico 3.2.8.2 MANTENIMIENTO DE ACTIVIDADES FORMA DE ACCESO • Matrícula Gestión de grupos Actividades compartidas
En esta pantalla se realiza el mantenimiento de las actividades, sea cual sea su tipología. El sistema permite la definición de tres tipos de actividades:
• Específicas: asociadas a una asignatura. Una determinada asignatura puede estar organizada en diferentes actividades que van a influir directamente en las condiciones de impartición; por ejemplo, la asignatura Física I puede estar compuesta de clases teóricas y prácticas (laboratorios). Para la generación de los grupos puede ser interesante poder definir grupos según estas condiciones ya que los requisitos pueden variar considerablemente (los grupos de teoría pueden tener una capacidad máxima de 100 personas mientras que los grupos de clases prácticas pueden verse reducidos a 25 personas).
• Compartidas: relacionadas con más de una asignatura.
• No específicas: no asociadas a ninguna asignatura; por ejemplo, una conferencia, foro, etc.
El tipo de actividad viene determinado por el número de relaciones que la actividad guarda con la asignatura y que se informan al usuario en esta pantalla mediante las casillas “Esp” y “Com”. De esta manera, una actividad será específica cuando esté relacionada con una sola asignatura. En caso de estar asociada a más de una asignatura, se tratará de una actividad compartida; y, por último, si la actividad no se relaciona con ninguna asignatura, se tratará de una actividad no específica (que el usuario podrá reconocer por no tener marcada la casilla “Esp” ni “Com”).
El mantenimiento de actividades cualquiera de estas tipologías se realiza desde esta pantalla, debiendo seguir los siguientes pasos:
• La Universidad puede definirse para el Modo práctico y para el Modo teórico diferentes clases de actividad. Por ejemplo, para el Modo práctico pueden existir Laboratorios, Salidas al campo, Prácticas, etc.
Identificador de la actividad (como máximo 8 caracteres). En caso de no informar este campo, al grabar la actividad, el sistema le asignará al identificador el valor del código interno con que se graba la actividad que es un número secuencial.
Descripción de la actividad.
Nº de créditos de la actividad, que se guardan para cada modo (teórico y práctico) validando el sistema que de ser asociada la actividad a asignaturas, este número de créditos no exceda a los definidos para las asignatura/s.
El campo % de reparto hace referencia a la distribución de los créditos de la actividad entre los profesores que la imparten. Si una actividad tiene dos grupos y en cada grupo hay dos profesores, cada profesor, como parte de su plan docente, recibirá los créditos de la actividad dependiendo del % de reparto. Por ejemplo, si se ha establecido un 100% para el reparto: si hay dos profesores se le asignará a cada uno de ellos el 50% de la carga docente. Si fuera un 200%, la carga docente sería de un 100% para cada uno. En el caso de que la Universidad no utilice el resto de funcionalidades del módulo de recursos docentes, este campo no tendrá ninguna implicación.
• Se indicará si el responsable de la actividad es el Departamento o el Centro. Este control es a efectos de creación de grupos, es decir, si se indica que una actividad es gestionada por un centro, sólo el centro podrá dar de alta grupos para dichas actividades y los departamentos sólo podrán consultar. Si la actividad es responsabilidad del departamento, sólo éste podrá dar de alta los grupos.
• Los campos N.A.R (número de alumnos reales) y N.A.P (número de alumnos planificados) son campos de salida que muestran diferentes datos dependiendo del ejercicio seleccionado:
Si se trata de un ejercicio en planificación, el campo N.A.R muestra el número de alumnos matriculados en la actividad en el ejercicio en ejecución correspondiente al año académico anterior; el campo N.A.P muestra la suma de la capacidad de los grupos de la actividad.
Si se trata de un ejercicio en ejecución, el campo N.A.R muestra los alumnos matriculados en la actividad en ese año académico; campo campo N.A.P. indica (como en el caso anterior) la suma de la capacidad de los grupos de la actividad.
Los campos “Esp” y “Comp” son completados de manera automática por el sistema dependiendo del número de veces que la actividad esté relacionada con asignaturas.
• Tipo de calificación: campo opcional que se cumplimentará si la Universidad utiliza el sistema de calificaciones parciales. Recuperará los sistemas de calificación dados de alta en el Módulo de actas.
3.2.8.3 ACTIVIDADES POR ASIGNATURA FORMA DE ACCESO
• Matrícula
Gestión Grupos
Actividades por asignatura
Desde esta pantalla se realiza la asociación de una actividad a la asignatura. La pantalla se estructura en dos bloques:
• En el primero de ellos se recupera el código, nombre y créditos teóricos y prácticos de la asignatura.
• En el segundo bloque se definen las actividades (teoría y práctica) asociadas a la asignatura. En primer lugar se selecciona la clase de actividad de la actividad a asociar.
Mediante la lista de valores de actividad seleccionamos la actividad (que previamente habremos registrado en Mantenimiento de actividades), recuperando el identificador y la descripción, % de reparto, créditos teóricos o prácticos de la actividad (según el modo a que pertenezca), número de alumnos reales y planificados (campos N.A.R y N.A.P) y responsable de la actividad (centro o departamento).
Los campos de créditos validarán:
Que la suma de todos los créditos asociados a las diferentes actividades del mismo modo no supere el número de créditos teóricos o prácticos del profesor (pantalla de Mantenimiento de asignaturas).
Que en caso de que la actividad contenga grupos que ya tienen asignado el plan docente, no se pueda modificar el número de créditos de la actividad a un nuevo valor que sea inferior a la suma de los créditos asignados al grupo en plan docente
Las siguientes casillas se deberán marcar para la actividad en los siguientes casos:
• Académica: la Universidad puede permitir que el alumno se matricule para una misma asignatura en los diferentes grupos de teoría, prácticas, laboratorio, etc., o bien puede establecer que no todas han de ser matriculadas por el alumno, es decir, puede considerar que es suficiente con que el alumno se matricule en el grupo de la actividad principal y organizar a posteriori, y de forma externa al sistema, el reparto en el resto de actividades. La gestión de los grupos que se recuperarán en la matrícula se referirá exclusivamente a los de aquellas actividades definidas como "matriculables" para la asignatura.
• Principal: la casilla se marca de manera automática al insertar una actividad, si bien sólo podrá existir una actividad marcada como principal; no obstante el sistema permite que una asignatura quede definida sin actividad principal si el usuario así lo decide y desmarca la casilla. En cualquier caso advertimos que aquellas asignaturas que no tengan ninguna actividad principal no se recuperarán en matrícula puesto que la matrícula en los grupos de esta actividad serán los que determinarán la generación de las líneas de acta. En el caso de que para una asignatura existan diferentes actividades en función del centro en el que se imparten, podrá existir una actividad principal por centro.
• Ofertable: si una actividad es matriculable y está además marcada como ofertable, el alumno podrá seleccionar el grupo correspondiente, pero, si no está así definida, se asignará al alumno un grupo por defecto. Una vez finalizado el proceso de matrícula, sí podrá reajustar sus grupos manualmente en la aplicación mediante la opción de cambios de grupo.
• Responsable: esta casilla aparecerá por defecto marcada para aquellas actividades que pertenecen a una única asignatura. En el caso de actividades compartidas se marcará de manera automática para la primera asignatura asociada a la actividad, permitiendo posteriormente modificar la responsabilidad a otra asignatura. Como en el caso de la casilla principal, el usuario puede desmarcar la casilla de responsable quedando una actividad compartida sin asignatura responsable. La responsabilidad de una asignatura repercute en los cálculos de carga que el sistema realiza en los casos de actividades asociadas a asignaturas que pertenecen a diferente departamento y/o área.
Finalmente, una determinada actividad de una asignatura puede asociarse a un Centro de tal modo que si una misma asignatura está en varios programas y estos se imparten en diferentes centros, podría tener diferentes actividades en función del mismo
3.2.8.4 MANTENIMIENTO DE AGRUPACIONES DE GRUPOS DE ACTIVIDAD FORMA DE ACCESO
• Matrícula
Gestión de grupos. Agrupaciones
Esta pantalla será utilizada por las Universidades en el caso de que se quieran definir determinadas agrupaciones de asignaturas (grupos de actividad de las asignaturas) para que puedan ser recuperadas en la matrícula o con cualquier otro objetivo. Se deberán dar de alta los siguientes campos:
• Se indicará si la agrupación que se va a crear es para utilizarla en matrícula o no, marcando la casilla correspondiente.
• Se podrá asociar la agrupación a un centro, plan, curso o turno. Estos campos serán utilizados en el caso de que la Universidad utilice el asistente para generar agrupaciones ya que buscará por el criterio seleccionado.
Pulsando el botón de enlace Grupos de actividad, se accederá la pantalla en la que se asociarán los grupos de actividad que van a formar parte de la agrupación. Basta con desplegar la lista de valores de las asignaturas y seleccionar la actividad y grupo que se desea incluir en la agrupación. Sólo se recuperarán aquellas asignaturas y grupos que cumplan los criterios establecidos para la actividad.
3.2.8.5 GRUPOS DE ACTIVIDAD
Para poder matricular a un alumno en una asignatura es imprescindible haber definido previamente al menos un grupo de actividadpara dicha asignatura y para el año académico activo. Si para una asignatura no se define al menos un grupo, dicha asignatura no va a ser recuperada en la opción Selección de asignaturas de la pantalla Matrícula.
FORMA DE ACCESO
• Matrícula
Gestión de grupos Grupos de actividad
En el caso de que la Universidad haya generado los grupos automáticamente o los haya copiado del curso académico anterior, bastará con proceder a actualizar los datos que sea necesario. No obstante, si, en algún momento, es necesario proceder a dar de alta nuevos grupos, se habrán de registrar los siguientes datos:
• Periodo académico: desplegando la lista de valores se seleccionará el curso académico para el que se está dando de alta el grupo.
• Asignatura: se seleccionará de la lista de valores la asignatura para la que se quiere dar de alta el grupo de actividad.
• Actividad: será necesario incluir la actividad para la que se va a dar de alta el grupo. Esto es debido a que una asignatura puede tener diferentes actividades (teoría, práctica, laboratorios, etc.) y el usuario puede querer definir nuevos grupos para una actividad en concreto.
• Duración: se indicará la duración del grupo. Este campo es de gran importancia ya que, en función de dicha duración, y siempre y cuando la Universidad gestione sus actas por grupo, las convocatorias a las que tendrá derecho un alumno dependerán de ello. No se realiza ninguna validación con la duración de la asignatura. Si la Universidad desea gestionar solamente un acta única global por programa, deberá indicar que el tipo de duración es EP, de tipo propio, para que no se generen líneas de acta por asignatura matriculada.
• Una vez definidos estos datos, se insertará un código y descripción para el Grupo de actividad.
• Los campos Turno e Idioma ofrecen la posibilidad de recoger esta información del grupo de actividad y su explotación, si fuera necesario, en determinadas estadísticas.
• El campo Capacidad mínima permite que la Universidad controle, una vez finalizada la matrícula, si el grupo se ha quedado por debajo de su capacidad mínima. De este modo, esta información puede servir a la Universidad para tomar las correspondientes decisiones y quizás proceder a efectuar un cambio de grupo. Para que el usuario pueda consultar cuántos grupos se han quedado por debajo de la capacidad
