PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL PATROCINIO DE LA CELEBRACIÓN EN LA CIUDAD DE A CORUÑA DE UN TORNEO DE PADEL
INCLUÍDO EN EL CIRCUITO “WORLD PADEL TOUR 2016”
PRIMERO.- OBJETO DEL CONTRATO
El presente Pliego tiene por objeto determinar las condiciones técnicas que han de regular el contrato de patrocinio a suscribir con la empresa SETPOINT EVENTS SA (en adelante CONTRATISTA), para la organización y desarrollo, en la ciudad de A CORUÑA, como sede oficial, de una de las pruebas del World Padel Tour 2016, bajo la denominación
provisional ABANCA CIUDAD DE A CORUÑA OPEN 2016 (en adelante EL TORNEO),
con fecha de inicio el día 9 de octubre de 2016, y fecha de finalización el día 16 de octubre de 2016, con la finalidad de dar publicidad y promocionar la ciudad de A Coruña.
La empresa SETPOINT EVENTS SA ha concebido y diseñado el circuito internacional de pádel anteriormente mencionado, y manifiesta tener todos los derechos sobre el mismo (en adelante EL CIRCUITO)
Por este motivo, el CONSORCIO DE TURISMO Y CONGRESOS DE A CORUÑA (en adelante el Consorcio) y el AYUNTAMIENTO DE A CORUÑA, interesados en su celebración, asumen la obligación de poner a disposición de SETPOINT EVENTS S.A. el recinto e instalaciones en las que vaya a celebrarse el TORNEO objeto del presente contrato.
SEGUNDO.- DERECHOS Y OBLIGACIONES GENERALES DE LAS PARTES 2.1. Por parte del contratista
1.- La empresa deberá disponer de los medios materiales, económicos y humanos suficientes para cumplir los compromisos asumidos en este contrato, especialmente los de carácter financiero, siendo plenamente conocedor de las implicaciones que la preparación y puesta a disposición del Ayuntamiento de las instalaciones, equipos y otros medios previstos en el ANEXO 2 conlleva.
2.- Disponer de todos los permisos, licencias o autorizaciones necesarias para llevar a cabo la celebración del TORNEO en los términos y con las condiciones señaladas, incluyendo las relativas a las actividades de restauración u otras, siempre dentro del marco legal, tanto local como nacional, correspondiéndole la obligación de facilitar la documentación necesaria de dichos permisos, licencias y autorizaciones.
2 3.- Proceder a la inclusión del TORNEO en el calendario oficial del CIRCUITO, así como la exclusividad territorial en la ciudad de A Coruña.
4.- Garantizar que EL TORNEO contará con la participación en exclusiva de al menos 64 de los 100 mejores jugadores profesionales de pádel del mundo, según el ranking World Padel Tour. De entre los 64 jugadores referidos anteriormente, SETPOINT EVENTS S.A. garantiza que participarán al menos 8 de los 10 mejores del mundo, salvo lesión certificada por un médico o causa de fuerza mayor
5.- Pagar los premios a los jugadores.
6.- Organizar, en las fechas previstas, para el ABANCA CIUDAD DE A CORUÑA OPEN, todos los aspectos relativos al TORNEO de índole técnico, deportivo, publicitario, comercial y organizativo, que no sean de expresa obligación del Ayuntamiento, según quede reflejado en el propio CONTRATO y en sus diferentes ANEXOS.
7.- Facultar al Ayuntamiento para identificarse como "Sede Oficial" del TORNEO, tanto en su web y documentación corporativa como en otros soportes, utilizando al efecto los logotipos y signos distintivos del mismo, pero sólo en la forma y condiciones que la empresa contratista autorice.
8.- Disponer de un seguro de daños y de un seguro de cancelación.
Estos derechos tendrán carácter exclusivo, en la ciudad de A Coruña en el sentido de que ninguna otra persona o entidad podrá ejercer los mismos respecto del TORNEO, en dicha ciudad, pero en ningún caso restringirán la capacidad y facultades de SETPOINT EVENTS S.A. para adoptar las decisiones últimas en lo relativo a la comercialización de los derechos publicitarios.
2.2. Por parte del Ayuntamiento de A Coruña
1.- Ceder a la empresa contratista los espacios e instalaciones necesarias para la celebración del TORNEO, espacios e instalaciones que deberán necesariamente reunir las características que se detallan en el ANEXO 2.
Dichas instalaciones serán puestas a disposición de SETPOINT EVENTS S.A. mientras dure el TORNEO, incluyendo los días necesarios para su perfecto montaje y desmontaje, sin que deba abonar por ello cantidad alguna.
emplazamiento, sede o instalaciones reúne las condiciones adecuadas para la celebración del TORNEO.
La cesión de las instalaciones incluirá el consumo de agua, electricidad y calefacción, así como aquellos otros servicios necesarios para su correcto funcionamiento.
La empresa contratista se reserva el derecho a escoger a sus proveedores de recursos humanos y seguridad, ADECCO y Castellana de Seguridad, para las funciones de control de accesos y seguridad en torneo.
2.- Prestar cualesquiera servicios de apoyo al contratista en cuanto a la organización del TORNEO que éste requiera, facilitando en lo menester las gestiones que la empresa deba realizar con entidades y proveedores locales.
3.- Colaborar con el contratista en la identificación y contacto con proveedores, así como apoyar en la negociación de condiciones con los mismos.
4.- Prestar su más amplia colaboración para la realización de los controles de calidad y auditoría prescritos por la normativa interna del CIRCUITO.
5.- Asumir la obligación de entregar y garantizar a la empresa contratista, como precio del contrato, la cantidad de 28.400 euros IVA incluido (vigente en el periodo).
6.- Adquirir el compromiso de no utilizar la marca y signos distintivos del CIRCUITO, salvo para aquellos casos en que haya sido expresamente autorizado por la empresa contratista.
En cualquier caso, el Ayuntamiento conoce que la marca World Padel Tour y sus logotipos, son propiedad exclusiva del contratista, estando registrados y protegidos por la legislación vigente. 11.- La utilización del logotipo por parte del Consorcio y del Ayuntamiento (ubicación, tamaño, colores, etc.) en cualquier formato (papel, fotografía digital, textil, vídeo, etc.) deberá cumplir con las instrucciones establecidas al efecto en el Manual de Organizador de World Padel Tour y contar con autorización expresa y por escrito de la contratista.
La autorización expresa de utilización de la marca o el logo por parte de la empresa a favor del Consorcio y del Ayuntamiento, no significará, en ningún caso, cesión o transmisión de la misma.
12.- No podrá ceder a ningún tercero la explotación de la marca, el logo u otros signos distintivos del World Padel Tour.
13.-En atención a las obligaciones de hacer y de resultado asumidas en este contrato tendrá, el Consorcio y el Ayuntamiento tendrán derecho a las contraprestaciones detalladas en el ANEXO
4 3.
TERCERO.- DIRECCIÓN DEL TORNEO
Una vez iniciado el ABANCA CIUDAD DE A CORUÑA OPEN y hasta su finalización, corresponderá a la empresa contratista el adoptar cualesquiera decisiones de índole técnico, administrativo o deportivo que sean necesarias para su adecuado desarrollo.
El Consorcio por su parte, se compromete a acatar tales decisiones en todo momento y colaborar en su ejecución.
La contratista hará uso de esta facultad de modo que no perturbe ni impida el legítimo ejercicio de los derechos conferidos y en este Contrato, siempre que sean conformes con las especificaciones recogidas en el ANEXO 2.
Asimismo, la empresa contratista se compromete a comunicar al Consorcio las decisiones que pudiesen afectar a este último con el objeto de justificar la necesidad de las mismas.
ANEXOS: ANEXO 1
World Padel Tour es el Circuito Profesional de Pádel y cuenta con los mejores jugadores del mundo.
World Padel Tour tiene previsto, sin carácter de obligación contractual, un plan de comunicación que abarca:
− Televisión: Programa magazine resumen de cada torneo y emisiones en directo.
− Canal Web TV: Programas resumen, entrevistas, partidos en directo/diferido, contenidos
extra.
− Prensa: Cobertura nacional redaccional y publicitaria en cabeceras líderes y medios
deportivos.
− Radio: Cobertura nacional redaccional y publicitaria en emisoras locales y programas
deportivos nacionales.
y redes sociales.
ANEXO 2
OBLIGACIONES ORGANIZATIVAS ESPECÍFICAS
El Ayuntamiento y el Consorcio están obligados a gestionar, instalar, habilitar y financiar los siguientes elementos en materia de infraestructuras:
1.- INSTALACIONES DEL PABELLÓN O PISTA CENTRAL:
Un pabellón o similar con aforo mínimo de 4.200 personas en asientos de grada (espectadores sentados).
Un espacio de pista mínimo de 800m' para el montaje de la Pista Central y la infraestructura añadida (perimetral de LEO, espacios técnicos, grada de Palcos VIP, espacio para árbitros, etc.).
Uno o dos vestuarios para jugadores/as acondicionado y habilitado. Una sala para uso de Fisioterapia de jugadores/as.
Una sala para uso de producción/staff (mínimo 90m²)
Un espacio para zona de prensa (mínimo 25 m²)
Una sala o espacio para habilitar zona o sala de descanso y calentamiento para jugadores (mínimo 50 m²)
Un espacio o sala para habilitar zona VIP y almacén catering (mínimo 300 m²)
Un espacio interior para tareas de cocina o en su defecto espacio exterior próximo donde instalar carpa exterior (en este caso deberán tener permiso o licencia correspondiente a cargo del Ayuntamiento).
Una sala para uso logístico de personal (azafatas, voluntarios, seguridad, etc. de mínimo 15 m²) Tomas de corriente trifásica (neutro + tierra) de 63A y 125A desde donde la empresa contratista distribuirá toda la instalación eléctrica correspondiente con sus cuadros y acometidas.
6 Espacio a pie de pista o sala para el almacenaje de Fligt Case (20 m²)
La empresa contratista indicará al Ayuntamiento las fechas y todos los horarios de apertura y cierre de la instalación para el buen desarrollo del TORNEO, desde comienzo de montaje a cierre de desmontaje.
El Ayuntamiento facilitará la persona de contacto durante la celebración del evento, indicando persona y teléfono de contacto.
La climatización del evento será a cargo del Ayuntamiento si así lo indicara SETPOINT EVENTS S.A.
SETPOINT EVENTS S.A. será el encargado de acondicionar, amueblar cada sala o espacio correspondiente.
El Ayuntamiento queda obligado, a su vez, a lo siguiente:
− Facilitar el acceso de todos los materiales necesarios del evento.
− Deberá facilitar un punto de conexión de fibra óptica de Internet o equivalente para
garantizar la emisión en Streaming. Este servicio será gestionado y supervisado por personal de la empresa contratista.
El Ayuntamiento deberá contar con los Seguros de Responsabilidad Civil que le correspondan y la empresa contratista contará con el seguro general del evento.
2.- REQUISITOS EXTERNOS Y GENERALES AÑADIDOS AL EVENTO
La sede del TORNEO deberá estar a disposición de la contratista al menos 3 días antes de la fecha prevista para el inicio del mismo. Esta deberá estar plenamente equipada, lista con las instalaciones necesarias y contar con todas sus autorizaciones y permisos necesarios siempre y cuando la empresa haya aportado la documentación legal solicitada por los organismos competentes.
Búsqueda, petición y presentación de presupuestos de proveedores locales a petición del PROMOTOR en el caso de ser necesarios.
El Consorcio prestará a la empresa contratista una campaña promocional con los medios locales para promover acciones de comunicación relevantes de la provincia con toda la información relativa al TORNEO. Asimismo también facilitará una memoria completa de
apariciones de noticias, entrevistas, reportajes o información relativa al TORNEO en los medios de comunicación de la provincia del TORNEO.
ANEXO 3
CONTRAPRESTACIONES PARA EL CONSORCIO Y EL AYUNTAMIENTO COMO SEDE OFICIAL
El Consorcio recibirá por parte de la empresa contratista las siguientes contraprestaciones:
1. Opción en cabecera del cartel como Sede Oficial unida al Title Sponsor del Torneo.
Ejemplo: "ABANCA CIUDAD DE A CORUÑA OPEN" 2. Logotipo en toda la comunicación oficial del evento.
3. 2 palcos VIP para 6 pax, cuya parcelación correrá a cargo de la WPT. 4. 50 entradas de grada general diarias.
5. Campaña publicitaria de LEDs en Pista Central. 6. 3 policarbonatos en el perimetral de la pista. 7. Presencia en la entrega de premios.
8. Saludo institucional en la Revista Oficial del Torneo.
9. 1 carpa 5x5 en Village Comercial, cuyo montaje correrá a cargo de la WPT
10. Entradas gratuitas ilimitadas para escolares de centros educativos de A Coruña los días 12, 13 y 14 de octubre.
11. El Ayuntamiento se reserva el derecho a mantener a la empresa de hostelería,
adjudicataria de este servicio, Galicia Vella, sin prejuicio de que se vendan productos de algún patrocinador.
A Coruña, 19 de septiembre de 2016
D. Alberto Lema Suárez Presidente
