Implementación de procedimientos de control interno administrativos y financieros aplicados en el Fondo de Cesantía de la Policía

(1)

ii UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

DIRECCIÓN GENERAL DE POSGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN MICROFINANZAS

TEMA:

IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS APLICADOS EN EL FONDO DE

CESANTÍA DE LA POLICÍA

Plan de Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar el

Grado de Especialista en Micro finanzas

Autor

Ec. Miguel Eduardo Vásquez Román

Director

Dr. Rodrigo Albuja Chaves PhD.

Quito – Ecuador

(2)

iii CERTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE DE AUTORÍA DE TRABAJO

Yo, Miguel Vásquez Román, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido presentado por ningún grado o calificación profesional. Además, de acuerdo a la ley de Propiedad Intelectual, todos los derechos del Presente Trabajo de Grado, por su reglamento y normatividad institucional vigente, pertenecen a la Universidad Tecnológica Equinoccial.

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iv INFORME DE APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE GRADO

APROBACIÓN DEL DIRECTOR

En mi calidad de Director del Trabajo de Grado presentado por el Señor Miguel Vásquez Román, previo a la obtención del Grado de Especialista en Micro finanzas, considerado que dicho trabajo reúne los requisitos y disposiciones emitidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial por medio de la Dirección General de Posgrado para ser sometido por parte del Tribunal examinador que se designe.

En la Ciudad de Quito, a los 26 días del mes de Marzo del 2014

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v AGRADECIMIENTOS

La presente es el resultado, del apoyo incondicional de todas aquellas personas que, de alguna forma, son parte de su elaboración, al Dr. Rodrigo Albuja Chaves

PhD director de tesis, y amigo quien con su ayuda desinteresada, aportó a la culminación exitosa de este resultado. Mis sinceros agradecimientos a la noble

Institución Policial, quien a través de sus miembros, compañeros y amigos, proporcionaron información relevante para el desarrollo de la presente tesis, la misma que espero sea una contribución al desempeño del servicio de Cesantía de

la Policía Nacional, en retribución a su valioso aporte.

(5)

vi DEDICATORIA

(6)

vii Í N D I C E D E C O N T E N I D O S

Í N D I C E D E C O N T E N I D O S ... vii

Í N D I C E D E C U A D R OS ... xi

Í N D I C E D E G R Á F I C O S ... xiiii

R E S U M E N ... xvi

INTRODUCCIÓN ... 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...……….……….1

FORMULACION DEL PROBLEMA ……….……….2

SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA ………...2

OBJETIVOS ESPECIFICOS ……….3

JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION ……… .…………..3

TABLA DE PRESTAMOS CONCEDIDOS ……….……….4

TABLA DE PRESTAMOS CONCEDIDOS ……….………….5

ALCANCE DE LA INVETIGACIÓN………..……….…………6

MARCO REFERENCIAL……….………6

MARCO TEÓRICO………..7

GESTIÓN ADMINISTRATIVA………7

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA……….8

(7)

viii

CONTROL INTERNO ……….…………9

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO ………...9

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO……….………10

PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO………..…11

OBJETIVOS………12

COMPONENTES……….……….13

TÉCNICAS DE CONTROL………..14

ETAPAS DE CONTROL…...………17

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO………...………..18

MÉTODO C.O.S.O………..……….19

MARCO LEGAL ………...……….20

SEÑALAMIENTO DE HIPÓTESIS……….………23

SISTEMA DE VARIABLES……….………..25

MARCO METODOLÓGICO………...………..27

TIPO DE INVESTIGACIÓN………..31

FUENTES DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN……….32

POBLACIÓN Y MUESTRA………..……….34

1.1 Aspectos generales del Fondo de Cesantía de la Policía ... 37

1.1.1 Antecedentes del Fondo de Cesantía ... 37

(8)

ix

1.1.3 Misión ... 40

1.1.4 Visión ... 40

1.1.5 Organización Estructural Actual... 40

1.1.6 Políticas generales ... 41

1.1.7 Diagnóstico situacional ... 41

1.2 Marco Conceptual ... 47

1.2.1 Definición de Control Interno ... 47

1.2.2 Importancia ... 48

1.2.3 Objetivos ... 48

1.2.4 Clasificación... 50

1.2.5 Principios ... 51

1.2.6 Componentes ... 57

1.3 Métodos ... 58

1.3.1 Cuestionario... 58

1.3.2 Narrativo ... 61

1.4 Ambiente de Control... 62

1.4.1 Actividades de Monitoreo ... 62

1.4.2 Supervisión ... 64

1.4.3 Evaluación de Riesgos ... 64

(9)

x

CAPÍTULO II ... 68

IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PARA EL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA ... 68

2.1 Marco Metodológico de la Investigación ... 68

2.1.1 Diseño de la Investigación: ... 68

2.1.2 Tipo de Investigación: ... 68

2.1.3 Métodos de la Investigación. ... 699

2.1.4 Población y Muestra: ... 70

2.1.5 Técnicas e instrumentos de Recolección de datos. ... 70

2.1.6 Técnicas de procesamiento y análisis de datos... 71

2.2 Introducción ... 71

2.3 Políticas del Área Administrativa ... 72

2.3.1 Organigrama Estructural ... 75

2.3.2 Organigrama Funcional ... 78

2.3.3 Designación de funciones y responsabilidades del departamento Administrativo ... 79

2.3.4 Procedimientos Administrativos ... 86

2.3.4.1 Diseño del Manual de Funciones ... 87

2.3.4.2 Indicadores de gestión ... 87

2.4 Políticas del Área Financiera ... 92

(10)

xi

2.4.2 Organigrama Funcional ... 95

2.4.3 Designación de funciones y responsabilidades del departamento Financiero ... 97

2.4.4 Procedimientos Financieros ... 102

CAPÍTULO III ... 107

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 107

3.1 Conclusiones ... 107

3.2 Recomendaciones... 108

ANEXOS ... 110

Í N D I C E D E C U A D R O S CUADRO No. 1. ÁREA A LA QUE PERTENECE ... 114

CUADRO No. 2. TIEMPO QUE USTED LABORA EN LA ORGANIZACIÓN ... 115

CUADRO No. 3. PREGUNTA No. 1 ... 116

CUADRO No. 5. PREGUNTA No. 2a ... 118

(11)

xii

CUADRO No. 12. Pregunta No. 9 ... 125

(12)

xiii Í N D I C E D E G R Á F I C O S

GRÁFICO No. 1. MAPA DE LA CIUDAD DE QUITO DONDE SE REALIZARÁ EL PROYECTO ... 23 GRÁFICO No. 2. LOGOTIPO DEL FONDO DE CESANTÍA ... 39 GRÁFICO No. 3. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ... 58 GRÁFICO No. 4. PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DEL

CUESTIONARIO ... 61 GRÁFICO No. 5. RELACIÓN DEL OBJETIVO DEL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA NACIONAL CON LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS A

IMPLEMENTARSE ... 72 GRÁFICO No. 6. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA NACIONAL ... 74 GRÁFICO No. 7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA ... 76 GRÁFICO No. 8. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE

EJECUTARÁN POR EL PERSONAL DE RECURSOS HUMANOS ... 86 GRÁFICO No. 9. EVALUACIÓN DE 360º GRADOS PARA EL FONDO DE

(13)

xiv

GRÁFICO No. 14. PREGUNTA No. 2 ... 117

GRÁFICO No. 15. PREGUNTA No. 2a ... 118

GRÁFICO No. 22 PREGUNTA No. 9 ... 125

(14)

xv UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

DIRECCIÓN GENERAL DE POSGRADOS MAESTRÍA EN MICROFINANZAS

“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO EN EL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA”

Autor: Miguel Vásquez Román Director: Dr. Rodrigo Albuja Chaves

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xvi R E S U M E N

La presente investigación está dirigida a determinar la incidencia de la falta de normas de control interno en el manejo económico del Servicio de Cesantía de la Policía Nacional, entidad dedicada a la compensación económica a los miembros policiales que durante su permanencia en la institución, con un mínimo de 20 años se retiran del servicio policial.

Durante el análisis realizado mediante el método deductivo, se ha observado un desaceleración en el crecimiento de las inversiones que la entidad realiza con la finalidad de sostener el fondo de retiro, situación que podría ocasionar inestabilidad futura en su misión, hallándose como principal causa la falta de un sistema de control interno, que permita establecer niveles de gestión adecuados.

(16)

xvii SUMMARY

The present investigation is aimed at determining the impact of the lack of standards for internal control in the financial management of the Unemployment Service of the National Police, an organization dedicated to financial compensation for police members during their stay in the institution, with minimum of 20 years of police service they retire.

During the analysis performed by the deductive method, there has been a slowdown in the growth of the investments that the entity is in order to sustain the retirement fund, a situation that could cause future instability in their mission, being the main cause lack of an internal control system, in order to establish appropriate levels of management.

(17)

(18)

1 INTRODUCCIÓN

1. Planteamiento del Problema

La situación actual del Fondo de Cesantía de la Policía Nacional evidenciada por los miembros de dicho fondo, presenta deficiencias en el área administrativa y financiera en cuanto a los procedimientos, operaciones y funciones del personal de la organización, entre los más destacados se puede mencionar a continuación: los beneficios que se han propuesto recibir de los aportes no se están aprovechando al máximo, por lo que se está perdiendo la oportunidad de generar una mayor rentabilidad para el fondo de cesantía; los fondos con los que se cuenta no están siendo administrados de una manera adecuada, es decir, que tanto el nivel de gastos operativos e inversiones no están generando los resultados esperados. Se puede notar, la carencia de informes y reportes de resultados obtenidos durante un cierto período de tiempo por lo que se dificulta la medición en cuanto al logro de metas y objetivos planteados en cada área de trabajo; no existe un manual que indique los productos y actividades que se deben seguir en los procesos administrativos y financieros.

Por tal motivo, se ha tomado la decisión de implementar un Sistema de Control Interno que fomente un desarrollo enmarcado en todo el contexto de la entidad, con este sistema se evitará en gran medida la pérdida y la mala administración de recursos económicos, materiales y humanos, además se optimizará el tiempo en cada una de las actividades y operaciones que se realicen, haciendo de la organización productiva y rentable.

(19)

2 2. Formulación del Problema

Del presente estudio surge la siguiente interrogante:

¿La inexistencia de un sistema de control interno en el área administrativa y financiera del Fondo de Cesantía de la Policía Nacional, ha generado un incorrecto cumplimiento de las actividades por parte del personal influyendo en la administración de fondos, trayendo consecuencias negativas para la organización ?.

3. Sistematización del problema o Interrogantes

- ¿La fundamentación teórica de los procedimientos de control interno administrativos y financieros, servirán de apoyo para el desarrollo de la presente investigación? - ¿El diagnóstico de la organización servirá de apoyo para la implementación de un sistema de control interno administrativo y financiero?

- ¿El desarrollo de una propuesta de implementación del Control Interno permitirá que los objetivos organizacionales se alcancen y se manejen eficientemente los recursos?

4. Objetivos de la Investigación 4.1 Objetivo General

(20)

3 4.2 Objetivos Específicos

 Efectuar la fundamentación teórica referente a la implementación de un sistema de control interno administrativo y financiero aplicado al fondo de Cesantía de la Policía.

 Diagnosticar la necesidad de implementar un sistema de control interno administrativos y financieros en el Fondo de Cesantía de la Policía.

 Desarrollar la propuesta de implementación de un sistema de control interno administrativo y financiero aplicado al Fondo de Cesantía de la Policía con el fin de mejorar el manejo eficiente de los recursos y la consecución de los objetivos organizacionales.

5. Justificación de la Investigación

El Fondo de Cesantía, es una cooperativa de ahorro y crédito sin fines de lucro personales, que se define como “una prestación de seguridad social POLICÍAL, porque busca brindar al policía que se acoge a su bien merecido retiro una herramienta para que pueda crear un patrimonio o pueda emprender alguna actividad”.(Servicio de Cesantía de la Policia Nacional, 2010 - 2011)

En el planteamiento del problema se mencionó las falencias que se han venido sucitando en el área financiera y administrativa del Fondo de Cesantía, si la situación actual y pasada continuan el objetivo o misión de dicho fondo no se cumpliría, razón por la cual se ha desidido implementar un Sistema de Control Interno.

(21)

4 El área financiera es de suma importancia en todos las instituciones y su control es indipensable ya que es aquí donde se concentra el manejo del dinero. El control dentro de esta área se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la entidad en un período de tiempo determinado, además incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos.

El área administrativa es fundamental en cualquier institución, ya que es esta área la encargada de verificar que el funcionamiento de la empresa sea el correcto, ajustandose a politicas, normas y leyes. El control dentro de esta área se basa en la detección a tiempo de errores o desviaciones de procesos de la empresa, hay que tomar en cuenta que el control sobre esta área conlleva un control en el aspecto contable, de esta manera se abarca todo lo que tiene que ver con la administración de fondos.

Los resultados que se buscan alcanzar servirán como directrices que permitan evaluar y controlar de manera eficaz la correcta utilización de los recursos y los posibles inconvenientes que se presenten en el transcurso de sus operaciones, además de identificar las causas de posibles desequilibrios financieros actuales y futuros. A continuación se muestra datos que ratifican la situación actual del Fondo de Cesantía.

Tabla 1: Préstamos concedidos por el Fondo de Cesantía 2007 - 2008

Elaborado: Miguel Vásquez

Préstamos Monto Préstamos Monto Préstamos Monto

Quirografarios ordinarios 3294 10546350 3619 14363652 325 3817302 Quirografarios extraordinarios 1571 3173866 2006 9025460 435 5851594

Prendarios 100 1198050 101 13339000 1 12140950

Hipotecarios 108 2743432 133 4054548,53 25 1311116,53

TOTAL 5073 17661698 5859 40782660,53 786 23120962,5

2008

2007 Diferencia

Tipo de Préstamo.

(22)

5 En el período 2007-2008, se puede observar que en todos los préstamos existieron aumentos significativos de 10%, 28%, 1% y 23% correspondientes a los préstamos quirografarios ordinarios, extraordinarios, prendarios e hipotecarios.

Tabla 2: Préstamos concedidos por el Fondo de Cesantía 2009 - 2010

Elaborado: Miguel Vásquez

En el período 2009-2010 se evidencia que si bien es cierto que los préstamos quirografarios ordinarios aumentaron en un 4%, también es evidente que los préstamos quirografarios extraordinarios, prendarios e hipotecarios disminuyeron notablemente en porcentajes de 18%, 62% y 21% respectivamente.

Si observamos el comportamiento de los dos períodos se puede deducir que en el primer período hay un buen comportamiento ya que existe crecimiento es decir se realizaron buenas gestiones administrativas, no obstante en el segundo período se nota claramente un decrecimiento significativo, razón decisiva por la que es necesario tomar medidas correctivas a tiempo a fin de evitar problemas a futuro.

En el período 2008-2009 los activos y el patrimonio del Fondo de Cesantía tuvo un incremento de 57.2%, en el período 2009-2010 el incremento fue un 51.9% y finalmente en el período 2010-2011 fue de 46.03% con lo que se evidencia que a pesar de que en los informes expedidos por dicha entidad se menciona como incrementos se puede asegurar que más bien han sido bajas año tras año, lo que confirma que existen falencias en los procesos financieros.

Préstamos Monto Préstamos Monto Préstamos Monto

Quirografarios ordinarios 3916 20375200,00 4076 22544831,00 160 2169631,00 Quirografarios extraordinarios 4061 21717049,00 3332 21146824,60 -729 -570224,40 Prendarios 164 2400100,00 63 1661500,00 -101 -738600,00 Hipotecarios 284 9892273,98 225 8878700,00 -59 -1013573,98

TOTAL 8425 54384622,98 7696 54231855,60 -729 -152767,38

Tipo de Préstamo. 2009 2010 Diferencia

(23)

6 En el desarrollo del tema se irán mostrando indicadores con los que se justificará la necesidad de implementar el sistema de control interno.

6. Alcance de la Investigación

La presente investigación comprende la implementación de un sistema de control interno administrativo y financiero aplicado en el Fondo de Cesantía de la Policía, que agilite los controles en las áreas administrativas y financieras, el cual aborda políticas, normas y procedimientos a seguir para orientar la ejecución de los registros administrativos-financieros.

7. Marco Referencias

“En los últimos años, las Micro finanzas se han constituido en un mecanismo de desarrollo económico de diversos países subdesarrollados. Esto ha fomentado el crecimiento de actividades productivas y comerciales, rurales y urbanas, fuera de los circuitos tradicionales de la economía, de tal forma que el Microcrédito brinda la oportunidad a los pobres de ser sujetos de crédito y de mejorar sus niveles de ingresos.” (VAZQUES, 2010).

Estos tipos de estudios, lo que pretende es proteger, en este caso específico, a los fondos de cesantía, de los riesgos financieros y administrativos, que puedan afectar principalmente sobre el manejo de los recursos económicos recibidos, esto como consecuencia de una mala administración de fondos.

(24)

7 “Este tipo de trabajo investigativo, ayudará a mejorar el control interno y a desarrollar mejor las actividades administrativas-financieras, identificando los riesgos que se puedan presentar en las actividades cotidianas de la institución.” (ALVARES, 2010). Cabe recalcar que en el Fondo de Cesantías de la Policía Nacional no ha existido algún estudio referente al presente tema, por lo que se lo ha definido como atractivo y novedoso, además de necesario.

7.1 Marco Teórico

“Las instituciones de micro finanzas dan la oportunidad a los microempresarios de acceder a préstamos en el momento que lo necesitan. Las pequeñas empresas y los microempresarios buscan que este acceso potencial al crédito sea confiable, que de origen a desembolsos oportunos y flexibles y que siempre estén disponibles.” (FARDELLI, 2005).

En los últimos años, las instituciones de Micro finanzas se han constituido en un mecanismo de desarrollo económico y social de diversos países subdesarrollados. Esto ha fomentado el crecimiento de actividades productivas y comerciales, rurales y urbanas, fuera de los circuitos de la economía formal, de tal forma que el Microcrédito brinda la oportunidad a las personas de escasos recursos económicos de ser sujetos de crédito y a mejorar su calidad de vida.

7.1.1. Gestión Administrativa

(25)

8 “El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlar a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa” (CHIAVENATO, 2000).

La administración es un proceso por el cual los funcionarios de la empresa determinan los objetivos durante un tiempo determinado con el fin de lograr los fines propuestos.

7.1.2. Administración Financiera

“La administración financiera se enfoca en las decisiones que las empresas toman respecto de sus flujos de efectivo. En consecuencia, la administración financiera es importante en cualquier tipo de empresas, sean públicas o privadas, que manejen servicios financieros o fabriquen productos. El tipo de tareas que abarcan la gama de administración financiera va desde tomar decisiones, como ampliar la planta, hasta elegir qué tipos títulos emitir para financiar tales ampliaciones. Los gerentes de finanzas también tienen la responsabilidad de decidir los términos del crédito que podrán ofrecer a sus clientes, el tamaño del inventario que la empresa debe manejar, cuánto efectivo debe tener disponible, si es conveniente adquirir otras empresas (análisis de fusiones), y qué parte de las utilidades de la empresa se reinventaran en el negocio y cuánto pagar como dividendos” (SCOTT & BRIGMAN, 2001).

“Algunos autores consideran que debe comprender las siguientes actividades: planificación y control financiero; administración del capital de trabajo; inversiones en activo fijo y decisiones sobre estructura de capital” (GARCIA, 2010).

El objetivo de la administración financiera es que la empresa cuente con la liquidez necesaria para realizar sus operaciones normalmente, administrar de una manera correcta los recursos económicos de la empresa, saber elegir las fuentes de financiamiento y maximizar el patrimonio de los accionistas.

(26)

9 “Es un negocio personal; una asociación en participación; una sociedad de personas; un fideicomiso o una corporación (o sociedad por acciones). Es un grupo de personas con intereses comunes de cualquier clase, en el ejercicio lícito de cualquier actividad económica, que constituyen una unidad reconocida comúnmente, con una existencia separada y distinta de la de sus asociados” (LEON, 2009).

“La empresa es una organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de recursos (financieros, materiales, tecnológicos y humanos) para lograr determinados objetivos, como la satisfacción de una necesidad o deseo de su mercado meta con la finalidad de lucrar o no; y que es construida a partir de conversaciones específicas basadas en compromisos mutuos entre las personas que la conforman” (SAMUELSON, 2004).

Por lo mencionado anteriormente se puede decir que la empresa es una asociación que hace uso de recursos económicos, humanos y financieros para alcanzar un objetivo en común, que puede ser lucrar o satisfacer una necesidad.

7.1.4. Control Interno

“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información confiable y salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa” (PERDOMO, 2001).

El control interno es diseñado e implementado por la administración para mitigar los riesgos de las empresas, evitar fraudes, detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo entre otros, detectar los fallos y poder contra restarlos, con esto lograr mayor productividad en la empresa.

(27)

10 “Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno. Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño muchos empleados, y muchas tareas delegadas, es necesario contar con un adecuado sistema de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y completo según se requiera en función de la complejidad de la organización.

Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.

Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, más necesario se hace la existencia de un sistema de control interno adecuadamente estructurado”. (Sofía, 2009).

(28)

11 7.1.6. Elementos del control interno.

Fuente: PERDOMO, Abraham. “Fundamentos de Control Interno”. Novena Edición. Pág. 3-4.

7.1.7. Principios del control interno. 1. “Los principios de control interno.

2. Separación de funciones de operación, custodia y registro.

3. Dualidad o plurilateralidad de personas en cada operación; es decir, en cada operación de la empresa, cuando menos deben invertir dos personas.

4. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad.

5. El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión.

6. La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de contabilidad

ELEMENTOS. Organización

Catálogo de cuentas

Sistemas de contabilidad

Estados financieros Presupuestos y

pronósticos Entrenamiento,

eficiencia y moralidad de

personal. Supervisión. Posteriormente

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12 7.1.8. Objetivos.

 Prevenir fraudes.

 Descubrir robos y malversaciones

 Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna.

 Localizar errores administrativos, contables y financieros.

 Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa en cuestión.

 Promover la eficiencia del personal.

 Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, entre otros.

 Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis comprobación

(pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoría” (PERDOMO, 2001).

7.1.9. Clasificación

“Control interno contable: son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos, la habilidad y validez de los registros y sistemas contables” (AGUIRRE, 1997).

El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables.

El control interno contable son todos los procedimientos que tienen las empresas para asegurar el cumplimiento de normas y reglas que se relacionan con los procesos intercambiando la eficiencia y eficacia de los trabajadores.

“Control interno administrativo: son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la Dirección”. (AGUIRRE, 1997).

(30)

13 de intercambios, sino que se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente. (Sofía, 2009).

El control interno administrativo es el encargado de realizar planes y procedimientos que estén relacionados para la toma de decisiones de la empresa, relacionándose a la eficiencia y eficacia de las actividades que se realizan en la institución.

7.1.10. Componentes. Ambiente de control

“El ambiente de control da el tono de una organización, influenciado la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad, la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna autoridad y responsabiliza, y cómo organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el consejo de directores” (MANTILLA, 1995).

El ambiente de control interno nos permite establecer los lineamientos que se debe seguir dentro de una organización con el fin de que todas las personas sean capaces y se encuentren informados de cumplir con el régimen establecido.

Valoración de riesgos

(31)

14 las regulaciones y las condiciones de operación continuarán cambiando, se requieren mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio” (MANTILLA, 1995).

Cuando en una organización se plantean metas y objetivos se debe ser conscientes que los mismos están sujetos a cambios ya que los medios internos y externos tienden a cambiar con forme el tiempo transcurre muchos de estos a veces no se pueden controlar por lo que la organización debe acoplarse a dichos cambios sin perder la esencia y el fin de los objetivos, por lo que es importante contar con un estudio de valoración de riesgos.

Actividades de control. “Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad” (MANTILLA, 1995). Las actividades de control se aplican todas las áreas, niveles y funciones, por lo que nos sirve como una guía a todos los pasos y procedimientos que se deben seguir para el fiel cumplimiento de normas establecidas.

Información y comunicación. “Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio” (MANTILLA, 1995).

(32)

15 actividades de monitoreo ongoing 1_{, evaluaciones separadas o combinación de las}

dos. El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración y supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá primeramente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo ongoing. Las deficiencias de control interno deberán reportarse a lo largo de la organización, informando a la alta gerencia y al consejo solamente los asuntos serios”.

Es el proceso que evalúa si se está cumpliendo con el sistema de control interno y en qué medida está siendo favorecida la empresa con esta aplicación, en el caso de existir falencias detectar los motivos y causas que nos permita establecer medidas para combatir esto.

7.1.11. Técnicas de control.

A través de las técnicas de control los altos mandos pueden acceder a todo tipo de información que requieran en algún momento dado, para esto se requiere de herramientas auxiliares que permitan cumplir con este proceso.

Las técnicas de control que se utilizan pueden ser desde simples agendas en las que se anote cada día lo que debe recibirse, hasta los sistemas más modernos. A continuación se muestran las técnicas de control (controles) más usuales.

1_{Concepto de ongoing:}_{Estar actualmente en proceso, que se está moviendo continuamente hacia}

(33)

16

Fuente: Extraído de

http://web.archive.org/web/20071021014822/http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/V/DirYCon-Velazquez.htm

• Contabilidad

• Auditoria (financiera, administrativa)

• Presupuestos

• Reportes, informes

• Formas

• Archivos (memorias, expedientes)

• Computarizados

• Mecanizados

Sistemas de información

• Proceso, procedimientos, Gantt

• Procedimiento, hombre-máquina

Gráficas y Diagramas

• Tiempos y movimientos, estándares

Estudio de métodos

• Redes (camino critico, PERT)

• Modelos matemáticos

• Investigación de operaciones

• Estadística

• Cálculos probabilísticos

Metodos cuantitativos

• Programas

(34)

17 7.1.12. Etapas de control.

7.1.13. Limitaciones del control interno.

Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e irreales. Consideran que:

“El control interno puede asegurar el éxito de una entidad, esto es, el cumplimiento de los objetivos básicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia” (MANTILLA, 1995).

Si bien es cierto que el sistema de control interno es una herramienta de control que ayuda a que se cumplan las normas a cabalidad con fines a alcanzar eficiencia en la organización, también es cierto que si el sistema es ineficaz desde un inicio no se obtendrán buenos resultados, por lo que se dice que este no puede cambiar una administración ineficiente por una buena. El control interno no asegura éxito ni supervivencia.

“El control interno puede asegurar la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones” (MANTILLA, 1995).

Establecimiento de estándares.

Medición de resultados

(35)

18 Esta aseveración también es equivocada ya que la información que se obtiene es razonable y consecuencia de la forma en que se ha adoptado el sistema, hay que tener claro que en todo proceso existen limitaciones inherentes a los mismos, lo que quiere decir es que a veces puede suceder que por parte de la alta gerencia se tome malas decisiones o se intérprete mal la información, por lo que esto ya no depende del sistema de control interno.

Entonces, aunque el control interno pueda ayudar a una entidad a lograr sus objetivos, no es la solución completa a todos los problemas.

7.1.14. Método C.O.S.O

“Proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones, Fiabilidad de la información financiera, Cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables” (ROBERTO, 1992).

El modelo COSO, menciona que el control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (alta dirección) y por el resto del personal, diseñado con el objeto de proporcionar seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las tres siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones, Suficiencia y confiabilidad de la información financiera, Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

(36)

19 7.1.15. Importancia

Con el transcurrir del tiempo, los problemas de control interno en las empresas, ha centrado la preocupación de la gerencia moderna, así como de los profesionales responsables, en implementar nuevas formas para mejorar y perfeccionar dichos controles, esto es muy importante en cuanto a que el control interno bajo el modelo C.O.S.O, es fundamental para que una empresa logre alcanzar a través de una evaluación de su misión y visión el logro de sus objetivos y metas trazadas, pues de lo contrario, sería imposible que se puedan definir las medidas que se deben adoptar para alcanzarlos y evaluar el grado de cumplimiento.

La importancia de tener un buen sistema de control interno, bajo el modelo C.O.S.O en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto, debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

7.2 Marco Conceptual

 Cajas de Ahorro

Son instituciones autorizadas a captar recursos pero no otorgar préstamos.

 Control

(37)

20

 Control interno administrativo

Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la Dirección.

 Cooperativas de Ahorro y Crédito

“Son instituciones que se estructuran para promover el desarrollo de sus socios. Estas instituciones son propiedad de sus miembros, los que también son sus administradores. Las cooperativas operan con capital propio y la mayoría de sus préstamos son financiados por los ahorros de sus miembros” (BRANCH, 2010).

 Pruebas de Controles

“Pruebas que se centran en el diseño o funcionamiento de un control, a fin de garantizar que logre prevenir o detectar los errores materiales de las afirmaciones de los estados financieros” (CARVAJAN, 2012).

 Reducción de los Costos de Transacción

(38)

21 7.3 Marco Legal

“NORMATIVA CONSTITUCIONALES Y LEGALES EN LOS FONDOS DE CESANTÍA” (Normativa Constitucional y Legal, 2012)

El artículo 61 de la Constitución Política de la República del Ecuador, aprobada el 5 de junio de 1998, publicada en el Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 1998 dispone que los seguros complementarios y cesantía estarán orientados a proteger contingencias de seguridad social no cubiertas por el seguro general obligatorio y que serán de carácter opcional. Se financiarán con el aporte de los asegurados, y que los empleadores podrán efectuar aportes voluntarios.

(39)

22 La Superintendencia de Bancos y Seguros según el artículo 222 de la actual Constitución Política de la República, controlará que las actividades económicas y los servicios que brinden las instituciones públicas y privadas de seguridad social, atiendan al interés general y se sujeten a las normas legales vigentes.

7.4 Marco Temporal Marco Temporal

La implementación del sistema de control interno en el Fondo de Cesantía de la Policía Nacional se llevara a cabo en un lapso de tiempo de un año. Cabe recalcar que los datos serán tomados del año 2011 o situación actual de los fondos de Cesantía de la Policía Nacional. Con la implementación del sistema de control interno administrativo y financiero se pretende disminuir tiempos, alcanzar los objetivos institucionales, generar mayores beneficios para los afiliados y captar más inversiones que permitan a la organización obtener liquidez y mayor rendimiento.

7.5 Marco Espacial

(40)

23 GRÁFICO No. 1. MAPA DE LA CIUDAD DE QUITO DONDE SE REALIZARÁ EL

PROYECTO

Fuente: Google Maps

8. Señalamiento de Hipótesis Hipótesis General

 La implementación de un sistema de control interno administrativos y financieros permitirá controlar de mejor manera los recursos económicos del Fondo de Cesantía de la Policía.

Hipótesis Específicas

(41)

24 conceptos y definiciones relevantes relacionadas con la implementación de los procedimientos de control interno administrativos y financieros.

 En el diagnóstico del Fondo de Cesantía de la Policía, revelará la necesidad de implementar un procedimiento de control interno administrativo y financiero.

 La implementación de los procedimientos de control interno administrativos y financieros del Fondo de Cesantía de la Policía permitirá corregir las falencias operativas en las respectivas áreas.

 La presente investigación arrojará conclusiones y recomendaciones acordes con la realidad del Fondo de Cesantía de la Policía.

(42)

25 8.1 Sistema de Variables

VARIABLES INDICADORES ITEMS

BÁSICOS

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

VARIABLE INDEPENDIENTE

La implementación de un sistema de control interno administrativos y financieros

Herramientas de investigación

Disminuir Costos Brindar

seguridad al cliente y al personal Disminuye riesgos

FODA

Observación de las instalaciones con la implementación del control.

VARIABLE DEPENDIENTE

controlar de mejor manera los recursos económicos del Fondo de Cesantía de la Policía.

Indicadores de eficiencia

Planificación

Toma de

decisiones acertadas y oportunas

(43)

26 VARIABLES INDICADORES ITEMS BÁSICOS TÉCNICAS E

INSTRUMENTOS

La fundamentación teórica Investigación Brindar seguridad al cliente y al personal Disminuye riesgos

Como

instrumentos se utilizará la historia existente en varios boletines.

Conocer a los colaboradores del Fondo de CESANTÍA de la Policía Nacional los conceptos y definiciones relevantes

relacionadas con la

implementación de los procedimientos de control interno administrativos y financieros

Indicadores de conocimiento

Planificación

Toma de decisiones

acertadas y

oportunas

Valores

(44)

INSTRUMENTOS

En el diagnóstico del Fondo de Cesantía de la Policía,

FODA Disminuir Costos

Brindar seguridad al cliente y al personal

Fortaleza Debilidades Oportunidades Amenazas

la necesidad de implementar un procedimiento de control interno administrativos y financieros.

Eficiencia Planificación Encuesta

(45)

INSTRUMENTOS

La implementación de los procedimientos de control interno administrativos y financieros del Fondo de Cesantía de la Policía

Tiempos por cada proceso

Disminuir Costos Disminuye riesgos

Observación de los diferentes procesos.

Corregir las falencias operativas en las respectivas áreas.

Eficiencia Planificación

Toma de decisiones

acertadas y

oportunas

Encuestas

(46)

29

VARIABLES INDICADORES ITEMS

BÁSICOS

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

El mejoramiento del control Desempeño del sistema

Disminuir Costos Disminuye

riesgos

Evaluación de los resultados

optimizar las condiciones de trabajo y el alcance de los objetivos del Fondo de Cesantía de la Policía Nacional

Eficiencia Planificación

Toma de

decisiones acertadas y oportunas

Encuestas

Evaluación por competencias.

Observación

(47)

30 Conceptualización de las Variables:

La implementación de los procedimientos de control interno administrativos y financieros. lo que se pretende con la implementación de los procedimientos de control, es contar con nuevas técnicas, métodos o procedimientos que ayuden a mejorar los procesos, consiguiendo optimizar los aspectos administrativos y financieros del Fondo de Cesantía de la Policía.

El mejoramiento del control de los recursos económicos del Fondo de Cesantía de la Policía, lo que se pretende con la presente investigación es controlar de manera eficaz la correcta utilización de los recursos y los posibles inconvenientes que se presenten en el transcurso de las operaciones del Fondo de Cesantía.

9. Marco Metodológico

9.1 Diseño de la Investigación

“El diseño de investigación constituye el plan general del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. El diseño de investigación desglosa las estrategias básicas que el investigador adopta para generar información exacta e interpretable” (ORTIZ, 2012).

En otras palabras se establece las herramientas necesarias para obtener la información así se cuenta:

 Cuestiones estadísticas.

 Control de calidad y gestión de datos.

 Calendario y organigrama.

(48)

31 9.2 Tipo de Investigación:

Existen diferentes tipos de estudio a continuación se mencionarán y detallará las que se utilizarán para el desarrollo del presente caso.

Investigación histórica. “Relaciona sucesos del pasado con otros acontecimientos de la época o con sucesos actuales” (SALKIND, 2009).

En nuestra propuesta de investigación, nos respaldaremos en el estudio histórico, ya que tendremos que investigar la manera en que se han llevado a cabo los procesos del área contable y administrativo del Fondo de Cesantía de la Policía. Además es importante la utilización de este estudio ya que el presente proyecto requiere de datos estadísticos anteriores para poder analizar y comparar con los datos presentes.

Investigación Explicativa. “La investigación explicativa tiene como fundamento la prueba de hipótesis y busca que las conclusiones lleven a la formulación o al contraste de leyes o principios científicos” (BERNAL, 2010)

El estudio explicativo se da en las mayorías de las investigaciones científicas, y este caso no es la excepción, ya que al culminar la elaboración de la presente investigación, se tendrá que corroborar la hipótesis general de la investigación, y consecuentemente en ese momento entra en acción el estudio explicativo.

Investigación descriptiva. “Capacidad para seleccionar las características fundamentales del objeto de estudio y su descripción detallada de las partes, categorías o clases del objeto” (BERNAL, 2010).

(49)

32 9.3 Métodos de la Investigación.

 Método de investigación Cualitativa y Cuantitativa

En el proceso de investigación se analizaran datos cualitativos y cuantitativos en el área administrativa y financiera por lo que este método es muy útil para la interpretación correcta de los datos.

 Método Deductivo

Este método será utilizado en el desarrollo del marco teórico puesto que parte desde las condiciones generales para llegar a lo particular que para el caso del presente proyecto será la propuesta.

 Método Inductivo

Este método se utilizará para obtener las conclusiones generales del presente proyecto.

 Método analítico.

De acuerdo a este método nos menciona que se separa a un todo en partes o elementos para observar las causas, la naturaleza y los efectos, en este caso se tomarán en cuenta el área administrativa y financiera del Fondo de Cesantía de la Policía.

9.4 Fuentes de recolección de la información

 Fuentes primarias

(50)

33 El personal operativo del Fondo de Cesantía de la Policía Nacional nos servirá como una fuente de información primaria para el desarrollo del presente proyecto.

 Fuentes Secundarias

Son todas aquellas que ofrecen información sobre el tema por investigar pero que no son la fuente original de los hechos o Situaciones.

Para el proyecto las fuentes secundarias a ser utilizadas son:

 Documento

 Libros

 Revistas

9.5 Técnicas de recolección de información.

Estas técnicas permitirán el levantamiento de la información y facilitaran la obtención de resultados. Las técnicas a utilizarse son:

Las encuestas, estas se fundamentan en el cuestionario o conjunto de preguntas que se preparan con el objetivo de obtener información de las personas.

Entrevista, “técnica orientada a establecer contacto directo con las personas que se consideren fuente de información. Se obtiene información más espontánea y abierta” (BERNAL, 2010).

Observación directa, esta técnica permite obtener información directa y confiable, esta utiliza medios audiovisuales muy completos que permiten tener mejores percepciones de la realidad.

(51)

34 Internet, esta técnica es la más utilizada especialmente en la búsqueda de información de aspectos generales que permitan tener claridad en el tema.

9.6 Población y Muestra:

 Población

“Es la parte de la población que se selecciona y de la cuál realmente se obtiene la información para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuará la medición y la observación de las variables objeto de estudio” (BERNAL, 2010).

La población que se tomará en cuenta para el desarrollo del presente caso corresponde al total de trabajadores que laboran en el Fondo de Cesantía de la Policía Nacional, es decir 40 empleados.

 Muestra

La muestra que se establecio para el desarrollo del presente estudio esta definida por el número de trabajadores que conforman el área administrativa y financiera del Fondo de Cesantía de la POLICÍA Nacional, esto como consecuencia de que son ellos quienes estarán sujetos a estudio.

 Cálculo de la muestra.

Fondo de Cesantía

Departamento Nº Trabajadores Administrativo 20

Financiero 20

TOTAL

(52)

35 9.7 Operacionalización de Variables:

VARIABLES INDICADORES TÉCNICAS FUENTES DE INFORMACIÓN Procedimientos de

control interno administrativos y

financieros

Procesos de control interno, distribución de

tareas

Encuesta Directivos, personal administrativos y financieros

Recursos económicos del Fondo de Cesantía

Políticas y normas, formas

de distribución de los recursos

por cada área

Encuesta Directivos, personal administrativos y financieros

9.8 Confiabilidad de Validez de Instrumentos:

 Confiabilidad:

La confiabilidad de un instrumento de medición se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto, produce iguales resultados.

Este proceso se aplica en el desarrollo de una investigación, con la finalidad de evaluar la consistencia del diseño de la estructura de los instrumentos de recolección que se usaran para el acopio y recolección de la información necesaria para la ejecución de una investigación.

 Validez:

La validez en términos generales, se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir.

(53)

(54)

37 CAPÍTULO I

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA

1.1 Aspectos generales del Fondo de Cesantía de la Policía 1.1.1 Antecedentes del Fondo de Cesantía

A partir del Registro Oficial No. 91 del día martes 20 de diciembre de 1960, se decretó establecer la Cooperativa de la Cesantía de la Policía Nacional, la cual se constituye como tal brindando beneficios a los señores oficiales y miembros de tropa de la Policía Nacional. A través de los años se realizaron reformas a la Ley de la Cooperativa de Cesantía de la Policía Nacional. En Registro Oficial No. 131 del día martes 17 de diciembre de 1963 se efectúan transformaciones, de las cuales se puede mencionar que:

La Cooperativa de la Cesantía la Policía Nacional estuvo administrada por una Junta constituida por:

 El Comandante General de la Policía Nacional o el que haga sus veces en calidad de Presidente.

 El Auditor General

 El Jefe del Departamento de Personal

 El Jefe del Departamento de Comisariato

 El Fiscal del Primer Distrito

 Un representante del cuadro de oficiales subalternos.

 Un representante del cuadro de clases

 Un representante del cuadro de policías.

(55)

38 La Cooperativa para el cumplimiento de sus finalidades contó con dos clases de fondos:

 Fondos de Reserva

 Fondo Ordinario

La Cooperativa de Cesantía de la Policía Nacional del Ecuador queda transformada en Servicio de Cesantía de la Policía Civil Nacional a partir de la emisión Ley del Servicio de Cesantía de la Policía Civil Nacional publicada en el Registro Oficial No. 17 del día martes 14 de Julio de 1970.

El Servicio de Cesantía de la Policía Civil Nacional es una entidad con personería jurídica, capaz de adquirir derechos y contraer obligaciones. Su domicilio será la Ciudad de Quito y estará representada legalmente por el Presidente de la Junta Calificadora de la Cesantía.

Las finalidades del Servicio de Cesantía de la Policía Civil Nacional serán:

 Otorgar el Seguro de Cesantía y la Devolución de Aporte a los miembros cesantes de la Institución de Policía de conformidad con las disposiciones constantes en la Ley y sus reglamentos.

El Servicio de Cesantía de la Policía Civil Nacional estará integrado por los siguientes Organismos:

 Asamblea General

 La Junta Calificadora de Apelación

 La comisión Fiscalizadora

(56)

39 Conforme el Registro Oficial No. 127 del día miércoles 23 de diciembre de 1970, mediante Decreto Supremo No. 46 del 6 de Julio de 1970 fue expedida la nueva Ley del Servicio de Cesantía de la Policía Nacional, en sustitución de la que fue expedida con Decreto Legislativo de 5 de noviembre de 1960.

La Ley del Servicio de Cesantía de la Policía Nacional indica que el Servicio de Cesantía, conforme lo dispone el Decreto Supremo No. 46 cuenta entre sus fondos con un aporte fiscal equivalente al 6% de los sueldos del personal de la institución Policial, el mismo que debe atenderse mediante una asignación anual a través del Presupuesto General del Estado;

En el Registro oficial No. 662 del viernes 13 de septiembre del 2002, se publicó la nueva Ley del Servicio de Cesantía de la Policía Nacional, la cual en la actualidad se encuentra vigente. (Fondo de Cesantía, 2012)

Quienes somos:

GRÁFICO No. 2. LOGOTIPO DEL FONDO DE CESANTÍA

Fuente: http://www.CESANTÍApn.gob.ec/index.php/institucional/planestrategico.html

(57)

40 1.1.2 Objetivos

“Otorgamiento integral y equitativo del Seguro de Cesantía, así como la devolución de los aportes a todos los miembros cesantes de la Policía Nacional, de acuerdo a las aportaciones, para garantizar el bienestar individual y familiar al acogerse a la situación de retiro” (Fondo de Cesantía, 2012).

1.1.3 Misión

“Ser una institución permanente en el tiempo, manteniendo un crecimiento sustentable y sostenido, con un impacto patrimonial positivo, en procura de garantizar y mejorar las prestaciones del personal que cumpla con los requisitos, promoviendo el desarrollo y bienestar de sus afiliados, mediante la otorgación de créditos y generación de inversiones rentables” (Fondo de Cesantía, 2012).

1.1.4 Visión

“El Servicio de Cesantía para el año 2015, será una institución sólida, eficientemente estructurada y económicamente fortalecida, conformada por personal altamente calificado, que realice un trabajo en equipo, responsable, ético, participativo y solidario, desarrollando un modelo de compromiso, servicio y gestión de calidad, creciendo en el tiempo para buscar un permanente fortalecimiento patrimonial que satisfaga las aspiraciones de toda la comunidad POLICÍAL” (Fondo de Cesantía, 2012).

1.1.5 Organización Estructural Actual

(58)

41 empleados, sin embargo, la denominación de cada uno de ellos se detallan a continuación:

 Director Ejecutivo

 Jefe Financiero

 Director de Asesoría Jurídica

 Asesor Jurídico

 Asesor Técnico Financiero

 Jefe de Sistemas

 Administrador del Parqueadero

 Analistas de Contabilidad

 Jefe de Prestaciones

 Secretaria de la Junta Directiva

 Auxiliar de Administración de Caja

 Encargado de Archivo

 Analista de Inversiones

 Guardias del Parqueadero

 Analista de Préstamos Hipotecarios

 Analistas de Préstamos Prendarios

 Secretario de la Dirección Ejecutiva

 Analista de Auditoría

 Administradora de Caja

 Analista de Archivo

 Secretaria de Inversiones

 Analista de Compras Públicas

 Analista de Préstamos

 Analista de Sistemas

 Mensajero

 Analista de Activos Fijos

1.1.6 Políticas generales

El Fondo de Cesantía de la Policía Nacional no cuenta con un manual de políticas previamente establecidas por parte de los integrantes de la organización, y es necesario detallarlas en la propuesta del presente proyecto.

1.1.7 Diagnóstico situacional

(59)

42 Para ello se utilizaron las herramientas como la encuesta y la observación que fueron muy útiles en la aplicación para determinar el diagnostico interno de la institución.

La elaboración de la Matriz FODA se la realizó en la presente investigación (ANEXO No. 1 y ANEXO No. 2), para conocer cómo se vive el clima laboral y recompensa salarial, la misma que nos ayuda a analizar la situación actual de hechos concretos, y poder implementar un sistema de control interno en el Fondo de Cesantía de la Policía Nacional.

Por lo tanto las encuestas que se realizaron permiten orientar los factores que rigen en la organización como: fortaleza, oportunidades, debilidades, amenazas

Fortalezas.

Son los aspectos positivos propios e internos que pertenecen a la entidad, y se identifican de la siguiente manera:

Sistemas de Profesionalismo del personal.

CUADRO No. 1. FORTALEZAS DEL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA NACIONAL

ÁREA FORTALEZA

Sistemas Profesionalismo del personal

Sistemas Asistencia técnica oportuna

(60)

43 Prestaciones Cultura de servicio al cliente

Prestaciones Imagen institucional positiva

Riesgos Disponer de las herramientas de monitoreo y análisis del riesgo de inversiones

Financiero Manejo adecuado de los fondos

Financiero Transferencias electrónicas

Financiero Nivel de .liquidez

Compras públicas Equipo informático adecuado

Compras públicas Confianza en el trabajo en equipo

Préstamos Experiencia del personal

Préstamos Eficiencia en el trabajo

Contabilidad Software adecuado para el cumplimiento del trabajo

(61)

44 Oportunidades

Son los aspectos positivos que se encuentran en el entorno de la organización, y de se detallan de la siguiente manera:

CUADRO No. 2. OPORTUNIDADES DEL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA NACIONAL

FACTOR OPORTUNIDADES

Social Reconocimiento del cumplimiento de los deberes de la organización a nivel nacional

Político Apoyo por parte del estado en los reglamentos constitutivos para el Fondo de Cesantía de la Policía Nacional

Económico Apoyo por parte de las instituciones financieras al solicitar préstamos

Cultural Intervención de otros organismos ajenos a la organización en el desarrollo de actividades recreativas.

Debilidades

(62)

45 CUADRO No. 3. DEBILIDADES DEL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA

NACIONAL

ÁREA DEBILIDADES

Sistemas Escasez de personal

Sistemas Rotación de personal

Sistemas Concentraciones de fines de semana como personal de apoyo

Sistemas Falta de conocimiento del idioma inglés

Auditoría Rotación de la dirección ejecutiva

Auditoría Falta actualización de la normativa legal interna acordes con los entes de control

Auditoría No existe área de Recursos Humanos

Prestaciones Comunicación con el afiliado es de baja calidad por la falta de medios

Riesgos Falta de estructuración orgánica

(63)

46 Financiero Falta de seguimiento al plan operativo

Compras públicas Falta de Recurso Humano capacitado

Compras públicas Escasez de un plan de programación de gastos emitida por la función ejecutiva

Compras públicas Falta de delegación funcional

Préstamos Software inadecuado de préstamos

Contabilidad Falta de información oportuna a tiempo

Contabilidad Falta de estructuración documental de políticas administrativas

Amenazas

Se incorporan los aspectos negativos externos de la organización, entre los que se detallan:

CUADRO No. 4. AMENAZAS DEL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA NACIONAL

FACTOR AMENAZAS

(64)

47 Social No se ha incrementado el personal de la policía

Social Especulaciones que generan pánico institucional

Social Falta de capacitación nacional especializada en los paquetes informáticos

1.2 Marco Conceptual

1.2.1 Definición de Control Interno

“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa.” (ABRAHAM, 2004)

El éxito se mide de la misión y visión empresarial, se debe a un eficiente manejo del control interno. Entendiéndose como control interno a la implementación de políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por la administración de una entidad cualquiera que esta sea, para la conducción ordenada y eficiente de una empresa.

No necesariamente la abundancia en documentación garantiza un buen control interno, puede ser que desvíe la atención en lo fundamental, se deben implementar los registros necesarios para asegurar un buen control.

(65)

48 1.2.2 Importancia

“Todas las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras, deben contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico; además de un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y repones de los estados financieros.

Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante desde el punto de vista de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y práctico de control interno dificulta la colusión de empleados, fraudes, robos, etc.” (GAITAN, 2006)

Una de las importancias más destacas en el control interno son: la vigilancia y la supervisión, para la obtención máxima del sistema de control interno, es necesaria su vigilancia periódica y metódica, por parte de la Gerencia General, el contralor, los auditores externos, auditores internos, entre otros.

1.2.3 Objetivos

“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración.

De acuerdo a lo establecido anteriormente, podemos detallar los siguientes objetivos para el control interno:

 Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.

 Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes de contabilidad.

(66)

49

 Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados (GAITAN, 2006)

Promover la eficacia, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios.-

Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo a criterios de eficacia, eficiencia y economía. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones en los programas, así como sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.

Proteger y conservar los recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos contra cualquier pérdida, despilfarros, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.-

Este objetivo está relacionado con las medidas adoptadas por la administración para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidades o uso ilegal.

El talento debe retenerse y potenciarse porque el conocimiento queda obsoleto si no se actualiza. En un mundo global donde la tecnología y las nuevas tendencias cambian los procesos, renuevan las estrategias o rediseñan modelos de negocio, es necesario contar con una plantilla flexible al cambio y con la capacidad adecuada para afrontar las nuevas circunstancias. Es por esto que, el director de recursos humanos de una empresa actual, debe estar muy atento a los conocimientos que necesita su empresa, a los talentos con los que cuenta para satisfacer esas necesidades y a cómo mantener esos conocimientos "a la última", antes de dejar de ser competitivos.(Conrado, 2009)