González, M (2002) sostiene que el Área Financiera “está constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos de una empresa, a mantener los sistemas de información adecuados para el control de activos y operaciones de dicha empresa y a proteger el capital invertido”.
Para el Fondo de Cesantía el Área Financiera controla todas las cuentas contables de la organización, tales como activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, con la finalidad de que se eviten inconvenientes en la cancelación de aportes de los miembros cesantes.
Comúnmente, cuando existen problemas en el manejo de efectivo, solvencia o rentabilidad se debe a que no se han establecido políticas previas de financiamiento que se encaminen hacia la situación actual y futura de la entidad, es por ello a continuación se describen las siguientes políticas que se toman en cuenta para la organización:
93 1. Elaboración de presupuestos económico - financieros donde detalle
los posibles ingresos y gastos para los próximos cinco años.
2. Los gastos que se presenten en la organización se desembolsarán previa aprobación de la Junta Directiva y la Dirección Ejecutiva. 3. Cualquier desembolso que se requiera deberá reflejar en el
presupuesto anual de la organización.
4. Los rubros adicionales que no se reflejen en el presupuesto anual, se deberá solicitar previa aprobación de la Dirección Ejecutiva, quien en consenso con la Junta Directiva aceptará o negará dicho pedido. 5. Durante cada año la Junta Directiva en coordinación con el Jefe
Financiero y de Inversiones presentará un plan de los posibles rubros que se darán para el año siguiente.
6. Los indicadores financieros serán revisados cada vez que se realicen nuevas inversiones en el portafolio.
7. Las inversiones se realizarán previo presentación de un plan a la Dirección Ejecutiva, donde detalle los posibles cambios que pueden impactar en los estados financieros.
8. Creación de la cuenta de caja chica cuyo rubro no será superior a USD 100 dólares y para su desembolso se deberá solicitar la autorización del Analista de Contabilidad.
2.4.1 Organigrama Estructural
En el organigrama estructural para el Área Financiera intervienen tanto como el Jefe Financiero y el de Préstamos e Inversiones, quienes en coordinación con la Junta Directiva y la Dirección Ejecutiva planifican los futuros movimientos que impactarán en los estados financieros.
94 GRÁFICO No. 10. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA
(ÁREA FINANCIERA)
ASAMBLEA GENERAL
Representantes de Oficiales Generales, Representante de Oficiales Superiores, Representante de Oficiales Subalternos,
Representante de Clases Representante de Policías: De la Comandancia General; De las Direcciones Generales y Nacionales;
De los Comandos de Distrito; De los Comandos Provinciales y;
De las unidades Especiales
JUNTA DIRECTIVA
Director General de Personal Delegado de Ofic. Generales y Superiores.
Delegado de Ofic. Subalternos Delegado de Clases Un Delegado de Policías Director Técnico Financiero de la Policía Nacional
Jefe Económico Financiero del SCPN. Asesor Jurídico Director Ejecutivo DIRECCIÓN EJECUTIVA Director Ejecutivo COMISIÓN DE APELACIÓN Inspector General de la P.N. Delegado Oficiales Generales y Superiores
Delegado Oficiales Subalternos Delegado de Clases Delegado de Policías Asesor Jurídico
COMISIÓN FISCALIZADORA
Representante Oficiales Generales Representante Oficiales superiores Representante Oficiales Subalternos
Representante Clases Representante Policías
COMISIÓN DE INVERSIONES
Director Ejecutivo Representante de Comisión Fiscalizadora
Jefe Financiero del SCPN Representante del Cuadro Oficiales Subalternos
Representante de Clases Representante de Policías Profesional Universitario
Asesor Jurídico
COMITÉ DE RIESGOS
Delegado de la Junta Directiva Director Ejecutivo del SCPN Jefe Dpto. de Riesgos
Asesor Juridico UNIDAD DE AUDITORIA Auditor Interno Aux. de Auditoria ASESORÍA TÉCNICA Asesor Técnico ASESORÍA ACTUARIAL Asesor Actuarial ASESORÍA JURÍDICA Director de Asesoría Jurídica
Asesor Jurídico SECRETARIA GENERAL
Secretaria General Pro Secretaria
DEP. ECONÓMICO FINANCIERO Jefe Dpto. ec. Financiero
INVERSIONES Operador de inversiones Analista de Inversiones ADMINISTRADOR DE CAJA Inv. No Privativas ACTIVOS FIJOS Y BODEGA Encargado de Act. Fijos. Y Bodega PRESUPUESTO Analista Presupuestos Auxiliar Presupuestos Inv. Privativas
SECCIÓN PRESTAMOS Y COBRANZAS Jefe Sección Prestamos Analista de Operaciones y Crédito Analista de Operaciones y Crédito Analista de Operaciones y Crédito Analista de Cobranzas
Parqueadero DEP. DE RIESGOS Jefe Dpto. Riesgos
ANÁLISIS DE RIESGOS
Analista de Riesgos
DEP. DE CONTABILIDAD Jefe Dpto. de Contabilidad
REGISTRO
Auxiliar de Contabilidad POLICÍAS ESPECIALES Auxiliar Contabilidad CUSTODIA
Custodia De inversiones
DEP. ADMINISTRATIVO
Crnl. Ing. Com. Patricio Franco
Jefe del Dpto. Administrativo
ARCHIVO Auxiliar de archivo DESARROLLO ORGANIZACIONAL Analista de Desarrollo Organizacional. SERVICIOS GENERALES Conductor Mensajero Guardia SERVICIO AL CLIENTE Atención al Cliente Aux. de Atención al Cliente LOGÍSTICA Jefe de Logística Analista de Adquisiciones DEP. DE PRESTACIONES Subp. CPA. Carlos Marcillo Jefe Dpto. Prestaciones
LIQUIDACIONES Jefe Sección Liquidaciones APORTES Analista de Aportes DEP. DE SISTEMAS Jefe Dpto. Sistemas
BASE DE DATOS Adm. Base de Datos
SOPORTE Y MANTENIMIENTO Dpto. Admt. De Ahorro Programado y Gestión de Compra Jefe Dpto. Analista Admt. Contador ÁREA FINANCIERA
95 2.4.2 Organigrama Funcional
Como se había mencionado anteriormente, el organigrama funcional hace énfasis en las actividades que desarrolla cada departamento y puesto establecido. En el Área Financiera del Fondo de Cesantía, de acuerdo al organigrama estructural se identifican los siguientes departamentos que lo componen:
Comisión de Inversiones
Dirección de Asesoría Técnica Financiera
Departamento Económico – Financiero
Departamento de Contabilidad
Comisión de Inversiones. “La Comisión de Inversiones es el órgano técnico, bajo cuya responsabilidad se efectuarán las inversiones, operaciones financieras y más transacciones fiduciarias del Servicio de Cesantía de la Policía Nacional. Responderá por la seguridad y rentabilidad de los bienes y capitales invertidos. Los miembros con voto serán responsables civil y penalmente por sus actos." (Reglamento a la Ley de Servicio de Cesantía de la Policía Nacional, 2000)
Se añade también que la Comisión de Inversiones estará integrada por los siguientes miembros (Reglamento a la Ley de Servicio de Cesantía de la Policía Nacional, 2000):
a. El Director Ejecutivo del Servicio de Cesantía de la Policía Nacional, quien la presidirá;
b. Un representante de la Comisión Fiscalizadora, como observador; c. El Jefe Financiero del Servicio de Cesantía de la Policía Nacional; d. El representante del cuadro de oficiales subalternos de la Junta
Directiva;
e. El representante del cuadro de clases de la Junta Directiva; f. El representante del cuadro de policías de la Junta Directiva;
96 g. El Director de la Asesoría Jurídica del Servicio de Cesantía; y,
h. Un profesional universitario especializado en mercado de valores y negocios
Dirección de Asesoría Técnica Financiera. El Jefe de Asesoría Técnica Financiera será elegido por la Junta Directiva de acuerdo a la experiencia y conocimientos profesionales del candidato, ya que el artículo 62 del Reglamento del Fondo de Cesantía (2000), así lo señala: “El Jefe de la Asesoría Técnica Financiera será elegido por la Junta Directiva de entre el personal en servicio activo de la Policía Nacional o personal civil contratado acorde a las necesidades del Servicio de Cesantía evaluando los conocimientos profesionales y experiencia del candidato. En el caso de que sea designado un miembro en servicio activo de la Policía Nacional, la Junta Directiva solicitará el correspondiente pase al Comandante General”.
Departamento Económico – Financiero. En el artículo 68 señala que el Departamento Económico Financiero está conformado por (Reglamento de la Ley del Fondo de Cesantía de la Policía Nacional, 2000) :
Jefe Financiero
Contador
Administrador de Caja
97 2.4.3 Designación de funciones y responsabilidades del departamento
Financiero
Las funciones del departamento financiero igualmente están dadas por el Reglamento a la Ley del Servicio de Cesantía de la Policía Nacional, estas funciones están contempladas en sus artículos 47, 72 y 73 donde dan a conocer las actividades principales y ocasionales del Área Financiera:
98 CUADRO No. 7. DETALLE DE LAS FUNCIONES DEL ÁREA FINANCIERA DEL
FONDO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA NACIONAL NIVEL JERÁRQUIC O DEPARTAMEN TO FUNCIONES REPORTA SU DESEMPEÑO A: PRINCIPALES OCASIONALES DIRECTIVO Comité de Inversiones
- Efectuar las negociaciones dispuestas por la asamblea general y la Junta Directiva
- Analizar toda clase de inversiones a fin de establecer la conveniencia de éstas
- Invertir los recursos económicos a fin de obtener los mejores réditos, bajo los principios de seguridad, eficiencia, rentabilidad y diversificación
- Recomendar a la Junta Directiva la negociación de bienes inmuebles previa la elaboración de informes técnicos que permitan determinar la conveniencia de las negociaciones - Emitir el informe técnico correspondiente, previa la fijación de cupos, cuantías y porcentajes de bonificación para oficiales, clases y policías, el mismo que remitirá al seno de la Junta Directiva.
Dirección Ejecutiva
99 ASESOR Dirección de Asesoría Técnica Financiera
- Analizar el mercado financiero, bursátil y de valores, y proponer alternativas de inversiones a los órganos del Servicio de Cesantía - Preparar informes, documentos, opiniones dentro del área de su competencia, que soliciten los órganos del Servicio de Cesantía - Las demás que le asignen en esta área, los órganos del Servicio de Cesantía y el Director Ejecutivo.
- Emitir informes previos a efectuarse negociaciones e inversiones
- Colaborar en la elaboración del presupuesto anual del Servicio de Cesantía
Las demás que le asignen en esta área, los órganos del Servicio de Cesantía y el Director Ejecutivo.
Dirección Ejecutiva OPERATIVO Departamento Económico Financiero
- Firmar los cheques y autorizar pagos dentro de los límites determinados, notas de egreso conjuntamente con el Administrador de Caja
- Presentar los estados financieros a la Junta Directiva a través del Director Ejecutivo del Servicio de Cesantía en forma semestral, para el estudio y análisis correspondientes
Dirección Ejecutiva
100 - Controlar el manejo de los recursos
del Servicio de Cesantía; de acuerdo al presupuesto anual
- Vigilar la marcha y organización del Departamento Económico Financiero - Cumplir las resoluciones y disposiciones emitidas por la Junta Directiva, Comisión Fiscalizadora, Comisión de Apelaciones y Director Ejecutivo
- Presentar el proyecto del presupuesto anual al Director Ejecutivo hasta el 30 de septiembre de cada año
- Las demás establecidas en la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y más normas de la materia
OPERATIVO Departamento de Contabilidad
- Suscribir bajo su responsabilidad, los estados financieros y llevar, vigilar y controlar la contabilidad del Servicio de Cesantía;
- Mantener actualizado el sistema de contabilidad establecido en la entidad de acuerdo con los principios y
- Presentar semestralmente, al Jefe Financiero, los estados financieros del Servicio de Cesantía; y,
- Las demás funciones propias de su naturaleza y las que le fueren asignadas por el Jefe Financiero.
Dirección Ejecutiva
101 normas técnicas contables
generalmente aceptadas;
- Verificar el análisis y registro contable de las operaciones patrimoniales, presupuestarias, de rentas y de gastos, en orden cronológico de su realización;
- Mantener el archivo actualizado de los documentos originales fuente de las operaciones registradas y de comprobantes de sustentación contable del diario general;
- Llevar el control de las cuentas de mayor para los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos que conforman los estados financieros, así como el control de la ejecución presupuestaria de los fondos ordinario y de reserva;
Fuente: Fondo de Cesantía de la Policía Nacional y su reglamento correspondiente
102 2.4.4 Procedimientos Financieros
Se conoce como procedimiento a la “sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación” (Definición.org, n.d).
Los procedimientos financieros en cambio están relacionados con las bases de contabilidad, presupuestos y dentro de ellos, se encuentran los bienes, obligaciones económicas, las aportaciones de capital, así como también los ingresos y gastos que efectúe la institución.
A continuación se detallan los Balances Generales y los Estados de Resultados del Fondo de Cesantía de la Policía Nacional para el período 2011 – 2012:
SERVICIO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA NACIONAL FONDOS ADMINISTRADOS
BALANCES CONSOLIDADOS DE SITUACIÓN PERIODO: 2012-2011
(Expresados en U.S. Dólares)
CUENTAS 2012 2011 VARIACIÓN ABSOLUTA VARIACIÓN RELATIVA ACTIVOS 18.564.973,89 1.611.500,81 -16.953.473,08 -91,32% FONDOS DISPONIBLES 18.069.730,32 1.107.907,90 -16.961.822,42 -93,87% CAJA 1.216,51 2.866,98 1.650,47 135,67% Efectivo 1.216,25 2.866,75 1.650,50 135,70% Fondo Fijo 0,26 0,23 -0,03 -11,54%
BANCOS Y OTRAS INSTITUCIONES FINANCIERAS 18.068.513,81 1.105.040,92 -16.963.472,89 -93,88%
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR 200.479,66 113.873,78 -86.605,88 -43,20%
BANCOS E INSTITUCIONES FINANCIERAS LOCALES 17.868.034,15 991.167,14 -16.876.867,01 -94,45% CUENTAS POR COBRAR 152.470,58 281.452,68 128.982,10 84,59%
AL PERSONAL 9.393,89 3.235,07 -6.158,82 -65,56%
Por anticipo de sueldos 9.233,75 1.489,92 -7.743,83 -83,86%
Cargos al personal 160,14 1.745,15 1.585,01 989,77%
ANTICIPOS 102.513,98 54.505,05 -48.008,93 -46,83%
Anticipos a contratistas 47.195,08 44.652,42 -2.542,66 -5,39%
Crédito Tributario 55.318,90 9.852,63 -45.466,27 -82,19%
CUENTAS POR COBRAR VARIAS 40.562,71 223.712,56 183.149,85 451,52%
Cheques protestados 31.192,82 10.800,74 -20.392,08 -65,37%
Arrendatarios 5.302,66 10.721,80 5.419,14 102,20%
Juicios a terceros 138,51 138,51 0,00 0,00%
Depósitos en garantía 864,17 864,17 0,00 0,00%
Varios deudores 3.064,55 201.187,34 198.122,79 6464,99% MATERIALES SUMINISTROS E INSUMOS 56.803,71 47.640,63 -9.163,08 -16,13%
Suministros de oficina 53.110,95 45.721,03 -7.389,92 -13,91%
Materiales de aseo y limpieza 3.682,18 1.919,60 -1.762,58 -47,87%
Materiales de mant. Eléctrico, carpintería y plomería 10,58 0,00 -10,58 -100,00% ACTIVOS FIJOS 224.771,11 141.023,85 -83.747,26 -37,26% BIENES MUEBLES 602.494,23 473.159,90 -129.334,33 -21,47%
Muebles y enseres 161.797,48 104.920,58 -56.876,90 -35,15%
Equipo de oficina 47.856,52 33.499,52 -14.357,00 -30,00%
103
Vehículos 105.658,35 98.855,50 -6.802,85 -6,44%
Equipos especializados 16.926,82 4.631,14 -12.295,68 -72,64% BIBLIOTECAS Y OBRAS DE ARTE 5.627,66 5.627,66 0,00 0,00% (DEPRECIACIÓN ACUMULADA) -383.350,78 -337.763,71 45.587,07 -11,89% PAGOS ANTICIPADOS 61.198,17 33.475,75 -27.722,42 -45,30% Seguros 1.505,76 2.968,18 1.462,42 97,12% Licencias 11.310,38 5.139,43 -6.170,95 -54,56% Programas de computación 48.382,03 25.368,14 -23.013,89 -47,57% PASIVO 18.527.391,01 1.558.110,32 -16.969.280,69 -91,59% CUENTAS POR PAGAR 18.045.631,49 1.049.615,40 -16.996.016,09 -94,18% FONDOS ADMINISTRADOS POR 18.045.631,49 1.049.615,40 -16.996.016,09
Cuentas por pagar administración fondos 18.045.631,49 1.049.615,40 -16.996.016,09
ACREEDORES VARIOS 481.609,52 310.697,30 -170.912,22 -35,49%
Proveedores 413,89 -413,89 -100,00%
RETENCIÓN A TERCEROS 13.340,73 11.502,41 -1.838,32 -13,78%
Retención SRI 13.340,73 11.502,41 -1.838,32
RETENCIÓN Y DESCUENTOS AL PERSONAL 2.687,91 2.189,34 -498,57 -18,55% PROVISIONES 2.720,06 1.946,88 -773,18 -28,43% DEPÓSITOS 7.064,19 7.096,19 32,00 0,45% OTROS ACREEDORES 455.382,74 287.962,48 -167.420,26 -36,76% POR PERD. EMITIDAS Y OTROS CONCEPTOS 150,00 197.797,62 197.647,62
OTROS CONCEPTOS 150,00 197.797,62 197.647,62 Arriendos 150,00 150,00 0,00 0,00% Otros 0,00 197.647,62 197.647,62 PATRIMONIO 37.582,88 53.390,49 15.807,61 42,06% RESULTADOS 37.582,88 53.390,49 15.807,61 ACUMULADOS 55.017,79 0,00 -55.017,79 -100,00% Utilidad Acumulada 55.017,79 0,00 -55.017,79 DEL EJERCICIO -17.434,91 53.390,49 70.825,40 -406,23%
Resultado del Ejercicio -17.434,91 53.390,49 70.825,40
TOTAL PASIVO/PATRIMONIO 18.564.973,89 1.611.500,81 -16.953.473,08 -91,32%
Fuente: Fondo de Cesantía de la Policía Nacional
Elaborado por: Miguel Vásquez
SERVICIO DE CESANTÍA DE LA POLICÍA NACIONAL PARQUEADERO COLON
BALANCES DE RESULTADOS PERIODO: 2012-2011
CUENTAS 2012 2011 VARIACIÓN
ABSOLUTA VARIACIÓN RELATIVA INGRESOS:
CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 212.687,96 212.665,06 -22,90 -0,01%
SERVICIOS PARQUEADERO COLON 212.687,96 212.665,06 -22,90 -0,01% GASTOS:
CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORES 63.703,91 44.317,37 -19.386,54 -30,43% GASTO DE PERSONAL 38.681,16 31.538,55 -7.142,61 -18,47%
REMUNERACIONES BÁSICAS UNIFICADAS 21.024,00 16.370,35 -4.653,65 -22,13% REMUNERACIONES COMPLEMENTARIAS 4.207,99 3.277,52 -930,47 -22,11% REMUNERACIONES TEMPORALES 7.963,43 7.308,48 -654,95 -8,22% APORTES PATRONALES A LA SEGURIDAD SOCIAL 5.485,74 4.582,20 -903,54 -16,47%
104
SERVICIOS BÁSICOS 1.914,84 2.325,66 410,82 21,45% SERVICIOS GENERALES 500,00 0,00 -500,00 -100,00% INSTALACIONES, MANTENIMIENTO Y 8.529,96 1.570,00 -6.959,96 -81,59% GASTOS DE INFORMÁTICA 5.940,00 3.246,67 -2.693,33 -45,34% BIENES DE USO Y CONSUMO CORRIENTE 3.956,50 2.674,53 -1.281,97 -32,40%
OTROS GASTOS 3.650,93 2.618,88 -1.032,05 -28,27%
IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES 3.650,93 2.618,88 -1.032,05 -28,27%
DEPRECIACIONES 530,52 343,08 -187,44 -35,33%
GASTOS DE DEPRECIACIÓN 530,52 343,08 -187,44 -35,33%
RESULTADO DEL EJERCICIO 148.984,05 168.347,69 19.363,64 -11,50%
Fuente: Fondo de Cesantía de la Policía Nacional
Elaborado por: Miguel Vásquez
Análisis financiero
En el control interno la forma más común de establecer parámetros de medición es a través de los indicadores financieros, entre los cuales se encuentran:
Indicadores de liquidez
Es uno de los elementos más importantes dentro de la organización, la misma que nos indica la disponibilidad de liquidez que dispone la empresa para cubrir sus obligaciones a corto plazo.
La prueba acida mide la capacidad de la empresa para pagar sus deudas a corto plazo sin necesidad de recurrir a la realización de sus inventarios. Este índice financiero nos indica que por cada dólar de deuda a corto plazo que mantiene la empresa, así tenemos que para el año 2011 cuenta con $0.92 centavos y para el año 2012 tiene $0.986 centavos para cubrir dicha deuda.
INDICE FORMULA 2012 2011
1. Razón Acida Activo Corriente+ Invent / Pasivo Corriente 0.986593558 0.9222718
INDICE
FORMULA
2012
2011
105 El Capital de Trabajo son todos los egresos que requiere la empresa para iniciar su operación, así tenemos que en el año 2011 fue de $-121,109,110 y para el año 2012 tenemos $-248,3846,400.
El índice de liquides inmediata es una variable de la Prueba Acida, pero este es más exigente. Para este índice se considera solamente el efectivo para cubrir la deuda corriente, así podemos observar que la empresa cuenta en el año 2011 con $0.71 centavos y para el año 2012 con $0.975 centavos
Indicadores de solvencia
Este índice nos indica la disponibilidad de liquidez para cubrir las obligaciones a largo plazo, de la misma manera nos permite medir la capacidad de la empresa para resistir la deuda.
El índice se Solvencia nos indica cuantas unidades monetarias Corrientes disponemos para cubrir nuestra deuda Corriente, así vemos que por cada dólar de deuda Corriente disponemos en el año 2011 $0.92 centavos, y para el año 2012 tenemos $0.986 centavos.
Indicadores de Apalancamiento
El indicador de apalancamiento, muestra la participación de terceros en el capital de la empresa; es decir coteja el financiamiento originado por tercero con los recursos de aportados por los accionistas, socios o dueños, para establecer cuál de las dos partes corre mayor riesgo.
INDICE
FORMULA
2012
2011
3. Liquidez Inmediata
(Caja Bancos + Inv.Temporal) / Pasivo Corriente 0.975298158 0.711058701
INDICE
FORMULA
2012
2011
106
Podemos establecer con la Razón de Deuda Total que para el año 2011 se refleja un 103.43% sobre el total de los activos y para el año 2012 tenemos una variación del 3.23% los cual indica que es un nivel no muy riesgoso.
Podemos observar que la empresa presenta un nivel alto de Pasivos Totales frente al patrimonio es decir que la empresa tiene obligaciones con terceros en la cuenta llamada cuenta por pagar Administración de fondos, lo que ocasiona porcentajes significativos de variabilidad.
Este índice nos ayuda a observar el nivel de capital propio que se tiene en la empresa contra el Activo Total, la misma que se puede deducir que la empresa tiene un aumento de fondos disponibles frente al Patrimonio.
INDICE
FORMULA
2012
2011
1. Razón de Deuda Total
Activo Total / Pasivo Total
100.20%
103.43%
INDICE
FORMULA
2012
2011
2. Razon Apalancamiento Financiero
Pasivo Total / Patrimonio Total
49297.42%
2918.33%
INDICE
FORMULA
2012
2011
107 CAPÍTULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 3.1 Conclusiones
El control interno del Fondo de Cesantía de la Policía Nacional se fundamenta en la adecuada ejecución de las actividades por parte de los trabajadores en el área administrativa y financiera de la entidad, que incluyen desde el Director Ejecutivo, Jefes Intermedios, y los respectivos subordinados.
A través de las herramientas de control utilizadas, se permite comprobar si se ha alcanzado los objetivos y metas planificadas en los departamentos administrativos y financieros de la organización en el corto, mediano y largo plazo, de modo que se comprenda el incremento o desaceleración en el desarrollo del Fondo de Cesantía.
Los organigramas estructural y funcional del Fondo de Cesantía de la Policía Nacional se consideran también como medios de organización y control estratégico interno, pues en ellos se detallan el nivel de jerarquía y las funciones de cada miembro de la entidad, es decir, la supervisión otorgada por los directivos y jefes intermedios hacia sus subordinados respectivos.
A través de los indicadores de control interno, se evaluó la eficiencia, eficacia, y ambiente laboral de la organización, es decir, se utilizó índices para medir la correcta ejecución de las actividades encomendadas, qué objetivos y metas se están alcanzando y el impacto que se presenta en el clima de trabajo entre los propios funcionarios.
El análisis financiero también se constituye como una herramienta de control interno, en vista de que resulta necesario y hasta en ciertos casos indispensables, conocer la liquidez y solvencia del Estados Financieros en
108 relación con los años posteriores o con otras entidades similares cuyo propósito es el de verificar la capacidad de efectivo que se tenga en un tiempo dado.
3.2 Recomendaciones
Las evaluaciones no deben realizarse de forma eventual, sino más bien de forma permanente, y que se encaminen hacia el mejoramiento de las áreas administrativa y financiera de la organización, dicha evaluación deberá ser opcional de manera semanal, pero obligatoria de forma mensual.
A más de los indicadores expuestos en la presente investigación, se pueden agregar otros adicionales que complementen el control interno de la entidad, cuya intención es la comparar resultados y valores que proporcionen información adicional a la que ya se dispone actualmente.
Si se crean nuevas áreas o departamentos dentro de la organización, es recomendable que estas modificaciones se reflejen en los organigramas estructurales y funcionales de la entidad en relación con el nivel jerárquico al que pertenecería, pues al incrementar el número de colaboradores puede darse una variación no favorable en los indicadores de control.
En cuanto al análisis financiero del Fondo de Cesantía, es aconsejable realizar comparaciones de los Estados Financieros con otras entidades que ejecuten funciones similares, cuyo propósito fundamental es el de verificar el crecimiento económico de la organización.
110 ANEXOS
ANEXO No. 1. CUESTIONARIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL CUESTIONARIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
Objetivo del cuestionario: Conocer el impacto que tiene el clima organizacional en la eficiencia del Fondo de Cesantía de la Policía Nacional.
ÁREA A LA QUE PERTENECE:
ADMINISTRATIVA FINANCIERA
TIEMPO QUE USTED LABORA EN LA ORGANIZACIÓN………