UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
DISEÑO DE CENTROS DE COSTOS EN LA ESTACIÓN DE
SERVICIOS AMAZONAS, QUITO 2015
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
Autora:
DIGNA DEL ROCÍO PESANTES MOREIRA
Director de Tesis:
ING. XAVIER ORTEGA HARO MCA-CPA
ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Por medio del presente, declaro que la información, análisis, criterios y
resultados detallados en este Trabajo de Investigación denominado
“DISEÑO DE CENTROS DE COSTOS EN LA ESTACIÓN DE
SERVICIO AMAZONAS, QUITO 2015” son de mi autoría y exclusiva
responsabilidad.
iii
DECLARACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
Por medio del presente, CERTIFICO que la Tesis denominada
“DISEÑO DE CENTROS DE COSTOS EN LA ESTACIÓN DE
SERVICIO AMAZONAS, QUITO 2015” fue realizada por la señora
Digna del Rocío Pesantes Moreira bajo mi dirección.
iv
AGRADECIMIENTO
A
l Dador de vida, por caminar a mi lado y sostenerme cuando mis fuerzas decaen,A
mi Director de Tesis, ingeniero Xavier Ortega, por su gentileza y paciencia,A
mis hermanas y hermanos, por estar siempre pendiente de mis logros,A
mis sobrinas y sobrinos, por su amor y ejemploA
mis hijos putativos, por su amor e insistencia,A
mis amigos, que son pocos, pero suficientes para mi vida,v
DEDICATORIA
Como no dedicar esta meta alcanzada a mis hijos: Mariely y Greg por su
generosidad en compartir su tiempo con mis sueños espirituales, personales
y profesionales, por ser el motor que mueve mi espíritu.
A mi mamacita, Ángela Zoraida Moreira Bravo, siempre presente con su
ejemplo de lucha y tenacidad, quien me enseñó que no importa cuál era la
tarea encomendada, siempre tenía que hacerla bien.
Para mi amigo incondicional Miguel y Yoli que siempre están presentes
vi
ÍNDICE
DECLARACIÓN DE AUTORÍA ... ii
DECLARACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ... iii
AGRADECIMIENTO ... iv
DEDICATORIA ... v
ÍNDICE ... vi
ÍNDICE DE FIGURAS ... viii
ÍNDICE DE TABLAS ... ix
Resumen Ejecutivo ... 2
Executive Summary ... 3
Capítulo 1 ... 4
Introducción ... 4
1.1. El problema de Investigación ... 4
1.1.1. Problema a investigar. ... 4
1.1.2. Objeto del estudio teórico. ... 4
1.1.3. Objeto del estudio práctico. ... 4
1.1.4. Planteamiento del problema. ... 5
1.1.5. Formulación del problema. ... 9
1.1.6. Sistematización del problema. ... 9
1.1.7. Objetivo general. ... 9
1.1.8. Objetivos específicos. ... 10
1.1.9. Justificaciones. ... 10
1.2. Marco referencial ... 11
1.2.1. Marco teórico. ... 11
1.2.1.1. Contabilidad de costos. ... 11
1.2.1.2. Sistemas de costeo ... 12
1.2.1.3. Clasificación de costos ... 13
1.2.1.4. Estructuración de centros de costos ... 16
1.2.1.5. Presupuestos ... 17
1.3. Marco conceptual ... 19
Capítulo 2 ... 20
Método ... 20
2.1. Metodología general ... 20
2.1.1. Nivel de estudio. ... 20
2.1.2. Modalidad de investigación. ... 20
2.1.3. Método. ... 20
2.1.4. Población y muestra... 21
2.1.5. Selección instrumentos de investigación. ... 21
2.1.6. Procesamiento de datos. ... 21
2.2. Metodología de levantamiento de procesos ... 22
2.3. Metodología Financiera ... 25
vii 2.3.1.1. Definiendo los centros de costo y revisando y/o adoptando el plan de cuentas 27
2.3.1.2. Estableciendo y/o confirmando los presupuestos por centro de costo y
procediendo a la ejecución de actividades. ... 27
2.3.1.3. Consolidando la información contable y elaborando reportes ... 28
2.3.2. Metodología Legal ... 29
Constitución de la República. ... 29
2.3.2.1. Ley de Hidrocarburos ... 30
2.3.2.2. Ley de Empresas Públicas ... 30
2.3.2.3. Decreto Ejecutivo 2024 publicado en Registro Oficial No. 45 de noviembre 01 de 2001 ... 30
Capítulo 3 ... 32
Resultados ... 32
3.1. Recolección y tratamiento de datos ... 32
3.1.1. Sistema contable EP Petroecuador. ... 32
3.1.2. Estructura de Costos ... 33
3.1.3. Presupuesto ... 34
3.1.4. Estación de Servicio Amazonas ... 35
3.1.5. Levantamiento de procesos ... 40
3.1.5.1. Proceso primario: Adquirir combustible. ... 41
3.1.5.2. Proceso primario de Almacenar combustible. ... 43
3.1.5.3. Proceso primario de Venta de combustible. ... 43
3.1.5.4. Proceso de apoyo para la Gestión Financiera. ... 44
3.1.5.5. Proceso de apoyo para la Gestión de Atención al Cliente. ... 44
3.1.5.6. Proceso de apoyo para la Gestión Administrativa. ... 45
3.1.5.7. Proceso de apoyo para Gestión del Talento Humano. ... 45
3.2. Presentación y análisis de resultados ... 45
3.2.1. Política de costos. ... 45
3.2.2. Levantamiento de procesos y actividades. ... 56
3.2.2.1. Procesos y actividades primarias. ... 56
3.2.2.2. Procesos y actividades de apoyo. ... 57
3.2.3. Definición de Centros de Costos y Plan de Cuentas. ... 58
3.2.4. Distribución de Presupuesto ... 62
3.2.5. Distribución por centro de costos ... 63
Capítulo 4 ... 67
Discusión ... 67
4.1. Conclusiones ... 67
4.2. Recomendaciones ... 69
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... 71
ANEXOS ... 72
Anexo A.- Estructura Presupuestaria de la Gerencia de Comercialización ... 72
Anexo B.- Clasificador de Gastos de EP Petroecuador ... 73
Anexo C.- Estructura Organizacional de EP Petroecuador ... 74
Anexo D.- Balance General EP Petroecuador ... 75
viii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1.- Estructura de precios de combustibles para el segmento automotriz ... 5
Figura 2.- Compañías contables creadas en el sistema CG/IFS ... 7
Figura 3.- Clasificación de los Costos. ... 14
Figura 4.- Componentes del Presupuesto Maestro ... 18
Figura 5.- Estructura del Plan de Cuentas ... 32
Figura 6.- Grupos de cuenta del Plan de Cuentas ... 32
Figura 7.- Impresión de pantalla donde se refleja el centro de costos de la Estación Amazonas ... 34
Figura 8.- Fotografía de la Estación de Servicio Amazonas ... 36
Figura 9.- Estructura Organizacional de la Estación de Servicio Amazonas ... 37
Figura 10.- Comercialización de combustibles en la provincia de Pichincha ... 39
Figura 11.- Participación de Mercado de Estación Amazonas - Producto: Gasolina extra ... 39
Figura 12.- Participación mercado Estación Amazonas - Producto: Gasolina súper ... 40
Figura 13.- Cadena de Valor Estación de servicios Amazonas ... 40
Figura 14.- Levantamiento de procesos primarios ... 56
Figura 15.- Levantamiento de procesos de apoyo ... 57
Figura 16.- Planteamiento de Estructura de Costos - Estación Amazonas ... 58
Figura 17.- Composición de las cuentas contables ... 59
Figura 18.- Plan de Cuentas con nueva estructura... 61
Figura 19.- Cuentas para registro de ventas y costo de ventas ... 62
Figura 20.- Formato para distribución de Presupuesto ... 62
ix
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1.- Ejecución Presupuestaria 2014 - Estación Amazonas ... 35
Tabla 2.- Venta de combustibles por provincia - 2014... 38
Tabla 3.- Venta de combustibles Provincia del Pichincha por cantón ... 38
Tabla 4.- Ingresos y Costo de Venta - Estación Amazonas... 63
Tabla 5.- Detalle de Gastos 2014- Estación Amazonas ... 63
Tabla 6.- Distribución de Gastos por Centro de Costos ... 65
2
Resumen Ejecutivo
El análisis de los costos de una empresa ha sido sujeto de una serie de estudios a
lo largo del tiempo, independientemente de la actividad económica que realiza, el
tamaño de la misma, si la fuente del capital es familiar, de accionistas o si es de carácter
público o privado, debido a que la rentabilidad, estabilidad y permanencia de las
organizaciones depende en gran parte del manejo de los mismos. Mientras más
conocimiento técnico y tecnología existe, de igual forma, se incrementan las facilidades
para que los accionistas, autoridades, entes de control, inversionistas, entre otros,
puedan tener acceso, de forma oportuna, de la información financiera contable de las
empresas para poder tomar decisiones oportunas.
Por lo tanto, es importante que cualquier tipo de empresa analice conjuntamente
con los directivos de las áreas operativa, financiera, administrativa y demás que
considere necesarias, hasta que nivel requiere conocer los costos y el uso que le dará a
la información que se obtenga, pues esto permitirá definir, las políticas de costos, la
estructura de costos, el plan de cuentas, informes y las acciones que se tomarán una vez
que se cuente con los resultados.
Para establecer hasta qué nivel se requiere conocer los costos, es importante, en
primer lugar determinar los procesos y actividades principales de la empresa; así como,
la estructura organizacional de la empresa, a fin contar con información oportuna y fácil
de analizar. El resultado también es indispensable para establecer las políticas de
precios y el margen de utilidad que las entidades esperan obtener, en función de la
oferta y demanda.
Este estudio permite aplicar todos estos conceptos en la estación de servicios
Amazonas, a fin de que sirva para la toma de decisiones oportunas, maximizando la
3
Executive Summary
The cost analysis of a company has been subject to a series of studies over time,
independent of the economic activity to which it is dedicated, the size of it, if the source
of capital is familiar, shareholders or whether it is public or private, because
profitability, stability and permanence of organizations depends largely on the handling
of them. The more knowledge and technology exists, likewise, increase facilities for
shareholders, authorities, control authorities, investors, among others, may have access,
on a timely basis, to the financial accounting information from companies to take timely
decisions.
Therefore, it is important for any company to analyze together with the
management of operational, financial, administrative areas, at what level requires
knowledge of costs and use that will give the information obtained, as this will define,
cost policies, the cost structure, the chart of accounts, reports and actions to be taken
once you have obtained results.
To establish to what extent it is necessary to know the costs, it is important, first
determine the processes and main activities of the company; as well as the
organizational structure of the company, in order to have timely and easy to analyze.
The result is also indispensable for establishing pricing policies and the profit margin
that banks expect to obtain, depending on supply and demand.
This study allows to apply these concepts in the Amazon service station, to serve
4
Capítulo 1
Introducción
1.1.
El problema de Investigación
1.1.1. Problema a investigar.
La Estación de Servicios Amazonas, es la primera estación de servicios de
propiedad del Estado Ecuatoriano, que depende administrativa y operativamente de la
Gerencia de Comercialización Nacional de EP PETROECUADOR, no cuenta con
personería jurídica ni independencia financiera y administrativa.
En lo que respecta a la asignación de costos y su contabilización, la imputación,
control y registros contables de los costos y gastos son realizados por el área contable
de la Gerencia de Comercialización Nacional en un centro de costos general que no
identifica las actividades y procesos que se realizan en la estación de servicios, carece
de una estructura de costos independiente, lo que no permite realizar el análisis de la
gestión operativa, administrativa y financiera que identifique, de forma clara, los
procesos o productos que generan menor o mayor impacto en los ingresos o costos; así
como, no se conoce el costo de venta real de los productos que se comercializan.
1.1.2. Objeto del estudio teórico.
Diseñar una estructura de costos apropiada, el Plan de Cuentas y las políticas de
costos de una empresa, para lo cual se identificarán los procesos: operativos y de
soporte; así como, se determinaran los costos directos, indirectos, fijos o variables; y,
los tipos de gastos a fin de asignarles una codificación apropiada que permita el análisis
de los mismos y la toma de decisiones oportuna.
1.1.3. Objeto del estudio práctico.
Diseñar una estructura de centros de costos en la estación de servicios Amazonas
5
1.1.4. Planteamiento del problema.
La estación de servicios Amazonas es de propiedad del Estado Ecuatoriano, se
encuentra bajo la administración de la Gerencia de Comercialización Nacional de EP
Petroecuador y forma parte de su red de estaciones de servicio, los ingresos por la
comercialización de combustibles provienen de los márgenes de comercialización,
para el caso de la gasolina extra y diésel, dichos márgenes se encuentran establecidos
mediante Decreto Ejecutivo 338 emitido el 2 de agosto de 2005, y el de la gasolina
súper, es libre, es decir, varía en función del precio de venta al público, conforme se
expone a continuación:
COMPONENTES DIESEL GASOLINA EXTRA GASOLINA SÚPER
PRECIO EN TERMINALES DE PETROECUADOR $ 0,8042 $ 1,1689 $ 1,5000 MARGEN ESTABLECIDO EN D.E. 338
12% IVA $ 0,0965 $ 0,1403 $ 0,1800
MARGEN DE COMERCIALIZACIÓN (incluye 12% IVA) $ 0,1370 $ 0,1710 $ 0,6200 MARGEN LIBRE
PRECIO DE VENTA AL PÚBLICO $ 1,0377 $ 1,4802 $ 2,3000
PVP VARIABLE PVP MÁXIMO
Figura 1.- Estructura de precios de combustibles para el segmento automotriz
Fuente.- Artículos 1 y 2, Decreto Ejecutivo 338 publicado en Registro Oficial 073 de agosto 02 de 2005
Los ingresos por márgenes de comercialización se dividen entre la
comercializadora y la estación de servicio, que generalmente se legalizan con un
contrato de abastecimiento de combustibles; sin embargo, para el caso de la estación de
servicios Amazonas, al ser una dependencia de la empresa pública Petroecuador, no
puede utilizar éste rubro para cubrir sus costos y gastos, como lo hace cualquier
empresa privada, pues de acuerdo al Código Orgánico de Planificación y Finanzas
Públicas, todos los ingresos que se generen en las empresas e instituciones del Estado,
se transfieren o depositan, en forma íntegra, a la cuenta única del tesoro nacional, por lo
tanto, en la estación no se realiza y evalúa el presupuesto de ingresos pues no se utiliza
6 En la estación Amazonas, ni en ningún otro centro operativo a cargo de la
Gerencia de Comercialización Nacional de EP Petroecuador, no existe el costo de los
productos que se comercializan, por cuanto son entregados en calidad de
“transferencia”, por esta transacción únicamente se emite una guía de remisión por el
traslado del producto, pero dichos volúmenes no son facturados y por lo tanto no se
registran en la contabilidad general. De acuerdo a lo establecido en la Ley Reformatoria
para la equidad tributaria publicada en diciembre de 2007, el Servicio de Rentas
Internas, tiene la facultad de determinar los precios de transferencia entre partes
relacionadas, que aplica para este caso; pero hasta la fecha Petroecuador no ha cuenta
con estos precios. El control de ingresos y egresos de volúmenes en la estación de
servicios se efectúa a través de un sistema automatizado denominado Fuel Control y
Mopro.
Los gastos de operación, de mantenimiento, de gestión que se generan en la
comercialización y distribución de combustibles en dicho centro operativo; tales como:
remuneraciones, viáticos, seguros, energía eléctrica, mantenimiento de las instalaciones,
fletes y cualquier otro tipo de adquisición de bienes y servicios necesarios para el
normal desenvolvimiento de la estación se cancelan con las asignaciones
presupuestarias entregadas por el Ministerio de Economía y Finanzas a la empresa
pública EP Petroecuador quien a su vez distribuye el Presupuesto a cada uno de los
centros de costos de la empresa. Es importante resaltar, que la proforma presupuestaria
no se elabora con relación a los ingresos, sino en función de las necesidades operativas
o administrativas de la estación.
El registro contable de todas las transacciones económicas que se realizan en EP
Petroecuador se realizan en el sistema CG/IFS de propiedad de la empresa española
T&G, el mismo que fue implementado en el año 1992 y se ha ido acoplando en función
de las nuevas necesidades y las modificaciones a la estructura orgánica de la empresa.
La Gerencia de Comercialización Nacional a fin de separar las transacciones de venta
de combustibles que se realizan en las actividades de: abastecedora, comercializadora,
estaciones de servicio, depósitos de distribución de pesca artesanal, depósitos de venta
de gas, distribución de lubricantes, a lo largo del tiempo ha creado en el sistema CG/IFS
varias compañías contables, las cuales se detallan en la figura No. 2, en las cuales se
7 A la estación de servicio Amazonas, se le ha asignado la compañía W4, en la cual
se registran únicamente las transacciones relacionadas a la venta de combustible, pero
no se asientan los registros de costo del producto, gastos de operación, mantenimiento,
ni ninguna otra relacionada al negocio, por lo que no se pueden generar estados
financieros, determinar costos unitarios, establecer qué proceso o actividad que se
realiza en dicho centro operativo está generando pérdida o ganancia.
ITEM CODIGO DESCRIPCIÓN
1 A4 PETROCOMERCIAL - Administracion Quito 2 C4 CONSOLIDACION K4 - W4
3 E4 CENTRO DE DISTRIBUCION GLP ESMERALDAS 4 FD FONDO DE JUBILACION PCO (DOLARES) 5 FJ FONDO DE JUBILACION DE PETROCOMERCIAL 6 F1 PETROPRODUCCION F1
7 F4 CENTRO DISTRIB. GLP-GALAPAGOS 8 GC PETROCOMERCIAL - SUCURSAL GALAPAGOS 9 G4 GASOLINERAS GALAPAGOS
10 H4 HOLDING PETROCOMERCIAL 11 J4 HOLDING PCO - Comercializadora 12 KC COMERCIALIZADORA PETROCOMERCIAL 13 K4 PETROCOMERCIAL - COMERCIALIZADORA 14 P4 GERENCIA REGIONAL NORTE
15 Q4 GASOLINERA GUAYAQUIL SUR 16 SD ESTACION SERVICIO - ESMERALDAS 17 SE ESTACIÓN DE SERVICIOS SAN LORENZO 3 18 SF PETROCOMERCIAL 6 DE OCTUBRE (HUAQUI 2) 19 SG ESTACION DE SERVICIOS ARENILLAS 4 20 SH PETROCOMERCIAL MIRA
21 SI ESTACION DE SERVICIOS HUACA 22 SJ ESTACION DE SERVICIOS TULCAN
23 SK PETROCOMERCIAL HUAQUILLAS (H 3 SAN LUIS) 24 SL PETROCOMERCIAL 11 DE ABRIL (TULCAN 6) 25 SM ESTACION SERVICIO PCO 11 DE NOV/ARENILLA 26 SN PETROCOMERCIAL SANTA ROSA (EL ORO) 27 SO ESTACIÓN SERVICIO PCO EL ÁNGEL 28 SP EST-SERVICIO PCO PUERTO JELY (PUNTILLA) 29 SQ DEPOSITO PESCA ARTESANAL PCO CRUCITA 30 SR DEPOSITO PESCA ARTESANAL PCO SALINAS 31 SS ESTACIÒN SERVICIO PETROCOMERCIAL EL ORO 32 ST ESTACION DE SERVICIO MONTUFAR
33 SU ESTACION DE SERVICIO ESPEJO 34 SV E/SERVICIO CENTINELA DEL NORTE 35 SW ESTACION DE SERVICIO PCO CARCHI 36 SX ESTACION DE SERVICIO PCO SUCUMBIOS 37 SY ESTACION DE SERVICIO PCO LITA 38 SZ ESTACION DE SERVICIO PCO EL PAILON 39 S4 CENTRO DISTRIBUCIÓN G.L.P. SHUSHUFINDI 40 W4 PETROCOMERCIAL - GASOLINERA
41 Y4 PETROCOMERCIAL-Administracion Guayaquil 42 Z4 PETROCOMERCIAL - Unidad Gas
Figura 2.- Compañías contables creadas en el sistema CG/IFS
8 La imputación de los gastos que se generan para mantener la operatividad de la
estación de servicio Amazonas, se realizan en la compañía A4, en el centro de costos
codificado con el número 7 205 01 que se encuentra determinado en la Estructura
Presupuestaria general de la Gerencia de Comercialización Nacional, conforme consta
en el anexo A., por ende no posee una estructura de costos propia ni una política de
costos específica para este centro operativo.
Tampoco se ha definido la cadena de valor de la estación que identifique los
procesos primarios y de apoyo que permitan la asignación y reconocimiento de los
costos directos e indirectos que se generan en cada proceso o producto a fin de medir la
eficiencia de forma independiente y tomar las acciones que correspondan.
Debido a las debilidades financieras contables expresadas en los párrafos
anteriores, las autoridades no cuentan con estados financieros oportunos y confiables
obtenidos de un sistema automatizado, por lo que, para tener alguna información, se ha
delegado a varios funcionarios que realicen una simulación de un Balance de Resultados
en una hoja excel, por cada una de las 50 estaciones propias, 12 depósitos de
distribución de pesca artesanal y 5 depósitos de distribución de gas, además deben
consolidarlos por zonas, provincias y tipo de negocio, generando una alta carga de
trabajo manual con el consecuente desperdicio del recurso humano y tecnológico, pese a
este esfuerzo, los reportes, muchas veces no son entregados a tiempo y adolecen de
errores substanciales que generan desconfianza, además, los informes no son
presentados de forma gerencial y son demasiado extensos para su análisis.
Para poder obtener información financiera contable confiable, oportuna, que
pueda ser generada desde un sistema automatizado y que los informes o reportes que se
obtengan tengan mayor diversidad, dependiendo del uso o decisiones que se van a tomar
en función de éstos, es necesario que se realice, en primer lugar un diagnóstico de las
actividades y procesos que se realizan en la estación de servicios Amazonas para
determinar su cadena de valor y sobre esa base, definir las políticas de costos,
estructura de costos, plan de cuentas, clasificador de gastos e informes apropiados.
Una vez definido lo expuesto en el párrafo anterior, las transacciones económicas
se deben registrar en la compañía contable W4, creada en el sistema contable CG/IFS
9 sistema se obtengan los estados financieros y reportes necesarios para que las
autoridades cuenten con las herramientas esenciales que les permita analizar los
resultados y tomar decisiones oportunas.
Debido a que el precio de la gasolina extra está fijado mediante Decreto Ejecutivo
338, la información que se obtiene de la creación de una estructura de costos no puede
utilizarse para determinar el precio de venta, pero si aporta suficiente conocimiento para
tomar decisiones sobre una reducción de los costos; sin embargo, para el caso de la
gasolina súper, cuyo precio de venta puede ser modificado, la implementación de este
estudio brinda la base económica y técnica para determinar el precio de venta a fin de
que cubra los costos y genere un margen de utilidad razonable para la estación
Amazonas.
1.1.5. Formulación del problema.
¿La identificación e implementación de una estructura de centros de costos
proporcionará información financiera precisa, relevante y oportuna para la toma de
decisiones en cada uno de los procesos establecidos en la estación de servicios
Amazonas ubicada en la ciudad de Quito?
1.1.6. Sistematización del problema.
Para identificar y plantear la solución propuesta es necesario plantear las
siguientes interrogantes:
¿Cuál es la estructura de costos actual en la Estación de Servicios Amazonas?
¿Cuál es el marco legal y teórico que se debe aplicar para la estructuración de
centros de costos?
¿Cuál es la estructura de costos apropiada para aplicar en la Estación de Servicios
Amazonas?
1.1.7. Objetivo general.
Diseñar una estructura de centros de costos apropiada para la Estación de
Servicios Amazonas, ubicada en la ciudad de Quito, que provea información confiable
10
1.1.8. Objetivos específicos.
Realizar el diagnóstico del sistema financiero contable y la estructura de costos
actual que utiliza Petroecuador para el control de costos y gastos generados en la
estación de servicios.
Determinar los procesos primarios de la Estación de servicios Amazonas, los de
servicios y los que se deben aplicar a los Resultados, como son los administrativos
financieros que se realizan en dicho centro operativo.
Diseñar una estructura de centros de costos apropiada para los procesos que se
desarrollan en dicho centro operativo.
1.1.9. Justificaciones.
Esta investigación y sus resultados es conveniente para las autoridades y
funcionarios de la estación de servicio Amazonas, por cuanto su aplicabilidad permite
reducir el tiempo y recurso humano y tecnológico que se utiliza para la elaboración
manual de informes y reportes de los resultados, además de tener información
sistematizada confiable y oportuna que permita que las autoridades de EP Petroecuador
tomen decisiones oportunas tendientes a optimizar los ingresos y costos que se generan
en la comercialización de combustibles. También se conocen los costos unitarios por
producto, por proceso y por tipo de gasto que son indicadores de gestión para
maximizar la rentabilidad de éste centro operativo.
El diseño de una estructura de costos en la estación de servicios Amazonas y el
levantamiento de información y manuales relacionados, se debe considerar como un
plan piloto que posteriormente puede implementarse en las 49 estaciones de servicio; así
como en los 12 depósitos de distribución de gasolina de pesca artesanal y 5 de
distribución de gas de propiedad del Estado Ecuatoriano y que son administradas por la
Gerencia de Comercialización Nacional de EP Petroecuador.
Al contar con la información clasificada por centros de costos primarios y de
apoyo de cada unidad operativa, también proporcionará las herramientas necesarias a
los funcionarios públicos responsables para que analicen si es conveniente
11 instalaciones operativas para el servicio directo al público o si es preferible que estos
sean manejados por el sector privado.
1.2.
Marco referencial
1.2.1. Marco teórico.
La estructura de costos tiene su base en la contabilidad de costos, la cual ha sido
estudiada, analizada, actualizada y puesta en práctica por diferentes investigadores y
empresarios, por ello es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos:
1.2.1.1. Contabilidad de costos.
La contabilidad de costos es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo.
Los objetivos de la contabilidad de costos son:
1. Generar informes para medir la utilidad, proporcionando el costo de ventas correcto.
2. Valuar los inventarios para el estudio de situaciones financieras. 3. Proporcionar reportes para ayudar a ejercer el control administrativo. 4. Ofrecer información para la toma de decisiones.
5. Generar información para ayudar a la administración a fundamentar la estrategia competitiva.
6. Ayudar a la administración en el proceso de mejoramiento continuo, eliminando las actividades o procesos que no generen valor.
Los informes clásicos que genera la contabilidad de costos facilitan que se cumpla con los primeros tres objetivos. Sin embargo, para poder colaborar con los tres últimos, los costos deben reclasificarse y reordenarse en función de la circunstancia específica que se esté analizando, ya sea por actividades, procesos o productos. (Ramírez y Noel, 2002, p.34).
Para el diseño de una nueva estructura de costos para la estación de servicios
Amazonas, los objetivos que se prevé alcanzar con la contabilidad de costos es:
proporcionar el costo de ventas correcto de los productos que se expenden en dicho
centro operativo, que se provea información para la toma de decisiones y que ayude a la
administración en el proceso de mejoramiento continuo, eliminando las actividades o
12
1.2.1.2. Sistemas de costeo
A lo largo del tiempo se ha definido varios sistemas de costos, los mismos que son
sintetizados, conforme se detalla a continuación:
Según la forma de producir:
Sistema de costeo por órdenes de trabajo.- es el más apropiado cuando los productos manufacturados difieren en cuanto a los requerimientos de materiales y de conversión…El costo incurrido en la elaboración de una orden de trabajo específica debe asignarse, por lo tanto, a los artículos producidos….En un sistema de costeo de órdenes de trabajo, los tres elementos básicos del costo-materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación-se acumulan de acuerdo a los números asignados a las órdenes de trabajo.
Sistema de costeo por procesos.- es un sistema de acumulación de costos de producción, por departamento o centros de costo…Cuando dos o más procesos se ejecutan en un departamento, puede ser conveniente dividir la unidad departamental en centros de costos. A cada proceso se le asignaría un centro de costos y los costos se acumularían por centros de costos en lugar de por departamentos….Los departamentos o los centros de costos son responsables por los costos incurridos dentro de su área. (Polimeni, Fabozzi y Adelberg, 1994, p.180 y 223)
Según la fecha de cálculo:
Sistema de costeo histórico.- son los que acumulan costos de producción reales, es decir, costos pasados o incurridos; lo cual puede realizarse en cada una las órdenes de trabajo o en cada una de las fases del proceso productivo.
Sistema de costeo predeterminado.- son los que funcionan a partir de costos calculados con anterioridad al proceso de fabricación, para ser comparados con los costos reales con el fin de verificar si lo incorporado a la producción ha sido utilizado eficientemente para un determinado nivel de producción, y tomar las medidas correctivas (Neuner, 1998).
Según el tratamiento de los costos indirectos:
13 Sistema de Costeo Variable.- son los que considera y acumula sólo los costos variables como parte de los costos de los productos elaborados, por cuanto los costos fijos sólo representan la capacidad para producir y vender independientemente que se fabrique (Backer, 1997).
El sistema de costeo basado en actividades (ABC).- Este sistema parte de la diferencia entre costos directos y costos indirectos, relacionando los últimos con las actividades que se realizan en la empresa. Las actividades se plantean de tal forma que los costos indirectos aparecen como directos a las actividades, desde donde se les traslada a los productos (objeto de costos), según la cantidad de actividades consumidas por cada objeto de costos. De esta manera, el costo final está conformado por los costos directos y por los costos asociados a ciertas actividades, consideradas como las que añaden valor a los productos (Sáez, 1997).
Según el método de costo:
Costo real.- Es aquel en el cual los tres elementos del costo (costos de materiales, costos de mano de obra y costos indirectos de fabricación) se registran a valor real, tanto en el débito como en el crédito.
Este método de contabilización presenta inconvenientes, ya que para determinar el costo de un producto habría que esperar hasta el cierre del ejercicio para establecer las partidas reales después de haberse efectuado los ajustes necesarios.
Costo normal.- Es aquel en el cual los costos de materiales y mano de obra se registran al real y los costos indirectos de fabricación con base en los presupuestos de la empresa. Al finalizar la producción, habrá que hacer una comparación de los costos indirectos de fabricación cargados al producto mediante los presupuestos y los costos realmente incurridos en la producción, para determinar la variación, la cual se cancela contra el costo
de ventas.
(http://www.monografias.com/trabajos90/sistemas-costos/sistemas-costos).
1.2.1.3. Clasificación de costos
Los costos tienen diversas maneras de clasificación, dependiendo del origen,
actividad que se realiza, período en que se evalúan o registran contablemente, de la
importancia que tienen para la toma de decisiones, las mismas que se sintetizan en la
14 Costos de producción
Costos de distribución y venta Costos de administración Costos de financiamiento
Costos directos
Costos indirectos
Costos históricos Costos predeterminados
Costos del período Costos del producto
Costos controlables
Costos no controlables
Costos variables
discrecionles comprometidos Costos semivariables o semifijos
Costos relevantes costos irrelevantes
Costos desembolsables Costos de oportunidad
Costos sumergidos
Decrementales Incrementales
Costos evitables Costos inevitables
10.-De acuerdo con su relación con una
disminución de actividades
C la si fi ca ci ó n de l o s co sto s
7.- De acuerdo con su importancia en
la toma de deciisones
8.- De acuerdo con el tipo de sacrifico
en que se ha incurrido
Costos diferenciales De acuerdo con el cambio originado
por un aumento o disminución de la actividad
9.-
4.- De acuerdo con el tiempo en que se
cargan o se enfrentan a los ingresos
5.-De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo
Costos fijos De acuerdo con su comportamiento
6.-De acuerdo a la función en la que se originan
1.-
2.-De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto
De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados
3.-Figura 3.- Clasificación de los Costos.
Fuente: Ramírez Padilla, David Noel, Mc Graw Hill 2002, P.36
A continuación se define aquellos que de una u otra forma serán considerados en
el presente estudio:
Costos de producción son los que se originan en el proceso de transformación
15 Materia prima: que es el costo de los materiales que forman parte del
producto.
Mano de obra: son los costos de las personas que se utilizan para transformar
el producto.
Gastos indirectos de fabricación: son todos los costos adicionales que se
generan para transformar el producto, sin considerar obviamente la materia
prima y la mano de obra directa.
Costos de distribución o venta: son los costos que se generan para
comercializar o vender el producto o servicio al consumidor final.
Costos de administración: son los gastos de las áreas administrativas
financieras; tales como: útiles de oficina, sueldos, teléfono, entre otros.
Costos de financiamiento: corresponden a los cargos financieros como los
intereses por préstamos que sirven para financiar la empresa.
Costos directos: son aquellos relacionados directamente con las actividades
departamento o productos que son la razón de ser de la empresa.
Costos indirectos: son aquellos que no se pueden relacionar e identificar
directamente con la actividad o producto que es la razón de ser de la empresa.
Costos históricos: son los costos o gastos que se generaron en un determinado
periodo y generalmente se utilizan como base para el cálculo de los costos
predeterminados.
Costos predeterminados: son costos estimados que se efectúan en base a los
costos históricos y se usan para la elaboración de los presupuestos.
Costos del período: son aquellos que se refiere a un período de tiempo, sean
estos a corto o largo plazo, sin que se relacionen con los los productos y
servicios.
Costos del producto: son los costos directos de los productos o bienes que se
comercializan en la empresa y que están relacionados con los ingresos.
Costos variables: se refiere a aquellos que se alteran en proporción directa
con los volúmenes producidos o comercializados.
Costos fijos: son los que permanecen constantes durante una producción
16
Costos semivariables o semifijos: es la combinación entre costos fijos y
variables.
1.2.1.4. Estructuración de centros de costos
Para la creación de la estructura de costos, es necesario que los siguientes conceptos
estén claramente identificados:
Centro de Costos
Es la división organizada que se efectúa en una empresa o departamento de los
procesos que generan utilidad, los cuales son codificados en los planes de cuenta y
aplicados en los sistemas contables, de tal forma, que cualquier tipo de costo o
gasto relacionado se registre en el mismo, lo que permite realizar el análisis,
control y toma de decisiones de forma oportuna y ágil.
Plan de cuentas
Es un listado organizado de las cuentas contables que se utilizan en una empresa y
tiene que tiene el propósito de facilitar el registro de las transacciones económicas
que se realizan; así como, todo hecho que afecte a situación económica de la
entidad.
Las fases para la implementación de una estructura de centros de costos se detallan a
continuación:
Análisis previo
Comprende realizar un estudio de la organización, determinar y clasificar los productos, seleccionar el sistema y centros de costos a utilizar.
Selección y clasificación de los costos y centros de costos
Consiste en una clasificación de todos los costos en que se ha incurrido en el período, su relación con el producto, la cuantía y periodicidad con que se realizan, la relación de los costos con las funciones que se efectúan en una organización a fin de poder realizar una distribución de los mismos.
17 Consiste en asignar los costos, ya clasificados, a los distintos centros e costos en que ha tenido lugar el consumo. Lo ideal sería que cada elemento del costo corresponda a un centro de responsabilidad, departamento o actividad pata tener un mejor control de los costos totales.
Imputación de los costos
Consiste en la atribución o registro contable de los costos clasificados y localizados a los departamentos o actividad que forman parte del proceso productivo.
Análisis de rendimientos y resultados
Una vez que se obtenga la información registrada contablemente, es necesario que forme parte de los informes gerenciales a fin de que sea analizada y pueda servir para la toma de decisiones. (Pinillos, 2010).
1.2.1.5. Presupuestos
Para medir la rentabilidad de una empresa es necesario contar con presupuestos o
estimaciones donde se plasme los objetivos que se prevé alcanzar en una organización y
que puedan evaluarse periódicamente para tomar acciones tendientes a su cumplimiento
y a la obtención de los resultados económicos planteados.
El presupuesto es una expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales y un medio para controlar el progreso hacia el logro de tales objetivos. Para que sea efectivo debe estar coordinado con la gerencia y los sistemas de contabilidad….debe existir un diagrama de cuentas y un organigrama completo, que indique las responsabilidades de cada ejecutivo que justifica el presupuesto. Otro requisito importante de un buen presupuesto es un sistema de costos estándares.
Los costos estándares son los costos por unidad que se espera lograr en determinado proceso de producción, mientras que los costos presupuestados son los costos totales que se espera incurrir. (Polimeni, Fabozzi y Adelberg, 2004, p.345).
Los principales componentes del presupuesto maestro se esquematizan en la
18
Presupuesto de ventas
Presupuesto de Producción
Mano de obra directa Gastos indirectos de fabricación Materiales directos
Cos to de manufactura y cos to de l os artículos
vendi dos
Gastos de venta Gastos administrativos
Presupuesto de Caja
Inventario final de materiales
directos
Inventario final de artículos
terminados
Ba l ance general pres upuestado Es tado de flujo
de ca ja pres upuestado Es ta do de
i ngresos pres upuestado
Figura 4.- Componentes del Presupuesto Maestro
Fuente.- Polimeni, Fabozzi y Adelberg, 2004, p.346
Los conceptos más generalizados que se utilizan en el estudio, referente a
presupuestos son:
Presupuesto de Ingresos.- Es la estimación de los volúmenes de venta valorados
que la empresa espera obtener a corto, mediano o largo plazo, se realiza en
función de las estadísticas de ventas y comportamiento del mercado; así como, las
expectativas de crecimiento.
Presupuesto de Gastos.- Es la estimación de los costos y gastos que se generan en
la empresa para la comercialización de productos o prestación de servicios y está
19
1.3.
Marco conceptual
Dentro del estudio, existen términos netamente relacionados al negocio por lo que
es importante definir los siguientes términos:
Isla de despacho
Es una superficie destinada para la instalación de surtidores o dispensadores para
el expendio de combustibles.
Gasolinas
La gasolina es una mezcla de hidrocarburos líquidos, inflamables y volátiles
logrados tras la destilación del petróleo crudo. Tradicionalmente, se la emplea como
combustible en los motores de explosión interna con encendido a chispa convencional,
o en su defecto, por compresión y también como disolvente.
La indicación más característica es la de índice de octano; éste nos indica la
presión y la temperatura a la cual podrá ser sometido un combustible carburado, o
mezclado con aire, antes de llegar a auto detonarse al alcanzar la temperatura de auto
ignición. Las gasolinas comerciales se encuentran clasificadas en función de su número
de octanos
Tanques de almacenamiento
Son estructuras de diversos materiales, por lo general de forma cilíndrica, que son
usadas para guardar y/o preservar líquidos o gases a presión ambiente, por lo que en
ciertos medios técnicos se les da el calificativo de Tanques de Almacenamiento
Atmosféricos. Los tanques de almacenamiento suelen ser usados para almacenar
líquidos, y son ampliamente utilizados en las industrias de gases, del petróleo, y
química, y principalmente su uso más notable es el dado en las refinerías por sus
requerimientos para el proceso de almacenamiento, sea temporal o prolongado; de los
20
Capítulo 2
Método
2.1.
Metodología general
2.1.1. Nivel de estudio.
Para el análisis y diseño de la estructura de costos se usa el método descriptivo,
porque permite evaluar todas las variables que directa o indirectamente se relacionan
con el tema, a través de éste método se logra recopilar, organizar, resumir, analizar,
presentar y proponer una estructura de costeo que considere los procesos operativos,
administrativos y financieros de la estación y en función de ello asignar los costos y
gastos de manera correcta.
El método descriptivo permite además detallar cada uno de los hechos relevantes
que generan los costos para poder agruparlos de forma ordenada y lógica para que
puedan servir para la toma de decisiones.
Además, a través del método explorativo, se logra conocer los antecedentes del
problema y porque a lo largo del tiempo no se replanteó los centros de costos,
compañías contables del sistema CG/IFS, ajustándolo a las necesidades del negocio.
2.1.2. Modalidad de investigación.
Para poder cumplir con el objeto del trabajo de titulación se aplicará, de forma
paralela, una investigación de campo y documental, por cuanto se debe recopilar y
verificar in situ, es decir, en EP Petroecuador y la estación Amazonas, la información
confiable y ver los procesos que se efectúan para minimizar el margen de error; y,
adicionalmente, se revisará y analizará los documentos, registros contables, egresos,
procedimientos, normativa vigente de carácter financiero, legal, sea que se encuentren
impresos o en medios electrónicos.
2.1.3. Método.
Durante la elaboración de este proyecto se usa el método deductivo-inductivo por
21 estación y en función de ello determinar aquellas que deben ser diferenciadas y
plasmadas en la estructura de costos; así como, definir los procesos más relevantes que
deben ser considerados en la propuesta.
2.1.4. Población y muestra.
Debido al objeto de la investigación, la población y muestra son iguales porque se
analizan todos los procesos operativos, administrativos, financieros y de servicios; así
como, los costos y gastos que se generan en la estación de servicios para determinar una
estructura de costos apropiada.
Para ejemplificar los resultados que se obtienen de establecer una estructura de
costos apropiada se utilizan los datos ejecutados en el año 2014 relativos a ventas,
costos y gastos.
2.1.5. Selección instrumentos de investigación.
Para conocer todos los datos que sirven para la elaboración del trabajo de
investigación se usan los siguientes instrumentos de recolección:
Entrevistas al supervisor de la estación, analistas técnicos y financieros de la
Estación de servicio.
Observación directa de los procesos que se realizan para identificar aquellos que se
relacionan entre sí.
Análisis de los documentos y registros contables que se generan y servirán de base y
sustento para asignar los costos al proceso que corresponda.
2.1.6. Procesamiento de datos.
Las actividades que se realizan en la estación son procesadas y plasmadas en
diagramas de flujo en programas o aplicativos para diagramación, tales como: Excel o
Visio, luego de lo cual, se establecen los procesos que deben ser diferenciados en la
estructura de costos. La información de costos y gastos que se obtiene de los
documentos o sistema contable de EP Petroecuador son analizados y procesados en
hojas excel, a través de este programa se realiza la segregación y asignación de los
22 El diseño de la estructura de costos, plan de cuentas y codificación presupuestaria
se efectúa en hojas de cálculo de excel y las políticas de costo se realizan en el formato
que EP Petroecuador tiene establecido en los programas Word o Visio.
2.2.
Metodología de levantamiento de procesos
Para determinar los procesos que deben reflejarse en la estructura de costos que se
plantean en la estación de servicios Amazonas, es necesario iniciar con el mapeo de las
actividades, conforme la siguiente metodología:
El Modelo para el Análisis Paramétrico y Evaluación Organizacional, MAPEO,
consiste en una plataforma de herramientas para analizar el perfil de composición y
articulación de la estructura y los procesos internos de entidades organizacionales. El
propósito de MAPEO se enfoca a la identificación de los parámetros con los que se
deben formular el perfil de estructura y procesos internos, para que una entidad
organizacional tenga éxito en el cumplimiento de sus objetivos, metas y expectativas de
utilidad proyectadas, así como en la cobertura de sus funciones y compromisos.
Para esto se debe:
Identificar el proceso "Clave" y asignarle un nombre.
Identificar las funciones más importantes involucradas en el proceso mediante una
lista al costado izquierdo del mapa.
Identificar el punto de partida representándolo en el lado superior izquierdo.
Moviéndose hacia abajo y a la derecha ingresar las actividades asociadas con cada
participante. Evitar los detalles.
Conectar las actividades mediante una flecha desde el proveedor hasta su cliente
más inmediato.
Identificar las mediciones que existan para cada salida una vez que haya terminado
el Mapeo.
El Mapeo de los Procesos permite obtener:
Un medio para que los Equipos examinen los Procesos Interfuncionales
23 Un panorama de todos los pases, actividades, tareas, pasos y medidas de un
proceso.
La comprensión de cómo varias actividades están interconectadas y donde
podrían estar fallando las conexiones o actividades.
Una vez efectuado el mapeo de los procesos, se realizará Diagramas de Flujo para
establecer cada uno de los puntos donde se generan costos y gastos y poder
identificarlos de forma clara en el diseño de la estructura de costos. Un Diagrama de
Flujo es una representación pictórica de los pasos en un proceso, útil para determinar
cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado, el resultado puede ser
un producto, servicio, información o una combinación de los tres.
Los Diagramas de Flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el
flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto, describen
la mayoría de los pasos en un proceso desarrollando una versión de arriba hacia abajo y
con frecuencia revela los problemas potenciales tales como: cuellos de botella, pasos
innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunas aplicaciones comunes son:
Definición de proyectos:
Identificar oportunidades de cambio en el proceso.
Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del
equipo.
Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para
reducir la resistencia futura al cambio.
Identificación de las causas principales:
Desarrollar planes para reunir datos.
Generar teorías sobre las causas principales.
Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis e identificar las
24 Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías de proceso.
Diseño de Soluciones:
Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
Identificar las organizaciones que serán afectadas por los cambios propuestos.
Aplicación de Soluciones:
Explicar a otros el proceso actual y la solución propuesta.
Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos
simplificarán el proceso.
Control (Retener las Ganancias):
Revisar y establecer controles y monitoreo al proceso.
Auditar el proceso periódicamente para asegurar que se están siguiendo los
nuevos procedimientos.
Entrenar a nuevos empleados.
El propósito central de esta fase es evidenciar las características de las
operaciones de la empresa. En otras palabras, es alcanzar una comprensión compartida y
esquemática de cómo trabaja la empresa en base a la selección de dimensiones de
análisis relevantes (por ejemplo: ubicación física, áreas operativas, financieras,
actividades, entre otros). Al realizar esto se explicitan también los diversos usuarios, los
vacíos y/o redundancias, y las necesidades específicas de información.
A continuación se presentan las principales actividades durante esta fase.
Mapear los diferentes niveles operativos de la empresa y el flujo de costos. Identificar los agrupamientos de costos
Reconocer los costos indirectos y valorar la importancia de una asignación
apropiada.
Analizar cómo responde nuestro sistema contable actual a nuestras necesidades y
25 Establecer la frecuencia para la emisión de reportes y bosquejar las características de
los reportes.
2.3.
Metodología Financiera
La estructuración de costos es un proceso orientado a organizar de manera
práctica la gestión de costos, basado en las prioridades estratégicas y operativas de la
organización. Como tal, debe cubrir todas las operaciones de la organización, definir
mecanismos para el procesamiento de datos financieros, y desarrollar la capacidad de
diseminación de información oportuna y de calidad a nivel interno y externo.
De manera ideal, el proceso de estructuración de costos debe derivarse de la
política de costos. Esta secuencia permite optimizar tanto el alineamiento entre lo
programático y financiero como la vinculación de los temas clave de corto y largo
plazo. Sin embargo, por lo general se aprecia que el proceso de estructuración de costos
es abordado de una manera reactiva, es decir, emerge como una respuesta del área
financiera a las condiciones y presiones cotidianas en un ambiente caracterizado por un
limitado involucramiento y/o interés del área programática sobre las repercusiones
financieras de la gestión de proyectos.
De este modo, el desencuentro entre lo programático y financiero impide un
análisis concienzudo sobre las implicancias de los centros de costos a implementar, el
detalle del plan de cuentas a adoptar, la clasificación de costos, la asignación y
distribución de costos indirectos, y la naturaleza de los reportes necesarios.
Se ha identificado un conjunto de condiciones que favorecen una apropiada
estructuración de costos. Tales elementos son presentados a continuación:
Compromiso directivo para la implementación de una eficiente estructura de costos.
Definición y alineamiento de la política de costos con los objetivos y prioridades
organizacionales.
Involucramiento de personal clave del área programática y financiera.
Enfoque participativo para la identificación de temas / información clave.
Amplio conocimiento de la manera en que la empresa desarrolla sus operaciones.
26
Políticas y procedimientos escritos que respalden la estructura de costos con
instrucciones de cómo usar el sistema.
Es importante remarcar que una apropiada estructuración de costos es el
fundamento esencial para la aplicación de procedimientos y de sistemas contables. Así,
cuando se ha logrado esquematizar claramente cómo opera una empresa y cuáles son los
requerimientos de información, se puede empezar tanto a formalizar las diversas
operaciones con procedimientos contables como a implementar sistemas que permitan
optimizar las actividades financieras. Una implementación de procedimientos y sistemas
contables basada en una visión parcial y/o solamente en requerimientos externos
evidenciará más temprano que tarde vacíos y limitaciones y sobre todo no podrá apoyar
apropiadamente los esfuerzos estratégicos de la organización.
Dentro de la gestión de costos se debe considerar los siguientes aspectos
Separar y asignar los fondos por centros de costos (especialmente por fuente de
financiamiento).
Estimar y monitorear apropiadamente los costos indirectos.
Monitorear apropiadamente los costos directos por proyecto/actividad.
Asignar gastos a los centros de costos apropiados.
Si el sistema contable no puede dar información a las entidades o no puede
proveer reportes relevantes, un eventual financiador puede tener serias dudas sobre
continuar financiando costos directos (proyectos / actividades) y mayores
preocupaciones sobre el reconocimiento de costos indirectos, si una empresa tiene
dificultad en desagregar apropiadamente los costos directos a fin de demostrar claridad
y buen manejo de fondos, es improbable que pueda manejar la asignación de costos
indirectos.
2.3.1. Proceso de Estructuración de Costos.
A continuación se presentan las diferentes fases y actividades que facilitan un
proceso participativo de estructuración de costos. Cabe indicar que el objetivo central de
este proceso es crear los fundamentos para la generación de información significativa
para la toma de decisiones, por tanto, las fases que se presentarán no sólo comprenden
27 También es importante señalar que de acuerdo a la complejidad interna y
necesidades particulares de una empresa los pasos descritos son fáciles de ajustarse a fin
de reflejar requerimientos específicos. Lo que se presenta no es una fórmula a seguir
paso a paso o un proceso lineal, sino, un conjunto de lineamientos que facilitan el
proceso de estructuración de costos.
2.3.1.1. Definiendo los centros de costo y revisando y/o adoptando el plan de
cuentas
Durante esta fase se persigue adoptar una estructura de costos funcional, es decir,
crear o recrear un ordenamiento contable que responda de forma eficaz a las
necesidades de información financiera y programática. Así, se busca clarificar las
expectativas de los usuarios respecto a la información y detalle requerido a fin de definir
los aspectos clave que facilitarán una apropiada gestión de costos (ej. agrupamiento de
costos, plan de cuentas, entre otros.). Es importante no sobredimensionar los
requerimientos de información, lo crucial es definir la información que se requiere y que
se va a usar.
En base al mapeo de operaciones de la empresa se procede a analizar si el sistema
actual brinda la información requerida o si existen vacíos. Del mismo modo, el mapa
también nos presenta varias alternativas para poder rastrear información financiera
relevante para la toma de decisiones. Luego de definir los centros de costo, se procede a
determinar el nivel de desglose de costos a nivel de cuentas. Esta actividad es
particularmente importante porque establecerá la pauta para las actividades de
presupuestación, registro contable, y reportes. La formulación de un plan de cuentas
tiene que atender tanto a consideraciones contables como a los requerimientos de los
usuarios.
2.3.1.2. Estableciendo y/o confirmando los presupuestos por centro de costo
y procediendo a la ejecución de actividades.
Configurada la estructura de costos, se debe revisar las disponibilidades y/o
estimaciones de fondos para cada centro de costo. Esta práctica, junto con la
identificación de responsables para cada agrupamiento de costo, facilitará claridad en la
28 fondos. Lo importante de los presupuestos, en el contexto de la gestión de costos, es que
ellos deben seguir a las prioridades programáticas. Esto implica que antes de establecer
y/o confirmar un presupuesto se debe contar con un plan que describa como se
alcanzarán los objetivos y metas. Así, definido el plan, se generará el presupuesto
respectivo, proyección que dará origen a un centro de costo específico contra el que se
registrarán los desembolsos del proyecto.
A fin de realizar una apropiada identificación de actividades y costos, el área
financiera debe coordinar con los responsables de cada centro de costo el uso de códigos
específicos. De esta manera, se debe establecer procedimientos y autorizaciones que
cubran desde el requerimiento de servicios y/o compra de bienes hasta el pago
respectivo a fin de salvaguardar el buen registro de costos.
2.3.1.3. Consolidando la información contable y elaborando reportes
El propósito central de esta fase radica en producir y diseminar información
financiera significativa y oportuna para apoyar el análisis y toma de decisiones. En esta
fase se aprecia de manera tangible los resultados del proceso de estructuración de
costos. Así, si éste ha sido efectuado de una manera concienzuda, los usuarios (internos
y externos) podrán disponer de los reportes requeridos tanto a nivel específico como a
nivel de la empresa en su conjunto.
Durante la consolidación de la información contable, se procede también a
determinar los costos totales de cada centro de costo. Es así que, dependiendo del
método de costos indirectos adoptado, los agrupamientos directos recibirán su parte
justa de costos indirectos. De este modo, cada responsable de centro de costo está en
capacidad de monitorear, cuestionar costos, y hacer los ajustes programáticos necesarios
a fin de alcanzar los objetivos y metas previstos.
Del mismo modo, la información que provee el sistema contable será útil para
desarrollar estrategias de recuperación de costos. Generalmente, la tarea de consolidar y
procesar la información contable está a cargo del equipo financiero de la ONG, personal
que debe cultivar una “cultura de servicio” a fin de responder apropiadamente a las
29 capacidad de respuesta a fin de facilitar información específica cuando la empresa
enfrenta retos estratégicos difíciles de predecir.
En el método simple de asignación de costos indirectos, la tasa de costos
indirectos se presenta como el cociente de los costos indirectos divididos entre el total
de costos directos.
2.3.2.
Metodología Legal
La estructura que se plantee en la estación de servicios Amazonas, debe cumplir
con la siguiente normativa vigente por ser un departamento o unidad de una empresa
pública:
Constitución de la República.
Los artículos relacionados con la comercialización de combustibles son
principalmente los siguientes:
CAPÍTULO QUINTO
SECTORES ESTRATÉGICOS, SERVICIOS Y EMPRESAS PÚBLICAS
Art. 313.- El Estado se reserva el derecho de administrar, regular, controlar y gestionar los sectores estratégicos, de conformidad con los principios de sostenibilidad ambiental, precaución, prevención y eficiencia.
Los sectores estratégicos, de decisión y control exclusivo del Estado, son aquellos que por su trascendencia y magnitud tienen decisiva influencia económica, social, política o ambiental, y deberán orientarse al pleno desarrollo de los derechos y al interés social.
Se consideran sectores estratégicos la energía en todas sus formas, las telecomunicaciones, los recursos naturales no renovables, el transporte y la refinación de hidrocarburos, la biodiversidad y el patrimonio genético, el espectro radioeléctrico, el agua, y los demás que determine la ley.
Art. 314.- El Estado será responsable de la provisión de los servicios públicos de agua potable y de riego, saneamiento, energía eléctrica, telecomunicaciones, vialidad, infraestructuras portuarias y aeroportuarias, y los demás que determine la ley.
30 El Estado dispondrá que los precios y tarifas de los servicios públicos sean equitativos, y establecerá su control y regulación.
Art. 315.- El Estado constituirá empresas públicas para la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y el desarrollo de otras actividades económicas.
2.3.2.1. Ley de Hidrocarburos
Art. 68.- El almacenamiento, distribución y venta al público en el país, o una de estas actividades, de los derivados de los hidrocarburos será realizada por PETROECUADOR o por personas naturales o por empresas nacionales o extranjeras, de reconocida competencia en esta materia y legalmente establecidas en el país, para lo cual podrán adquirir tales derivados ya sea en plantas refinadoras establecidas en el país o importarlos. En todo caso, tales personas y empresas deberán sujetarse a los requisitos técnicos, normas de calidad, protección ambiental y control que fije la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburifero, con el fin de garantizar un óptimo y permanente servicio al consumidor. El almacenamiento, la distribución y la venta de los derivados en el país, constituyen un servicio público que por su naturaleza no podrá ser suspendido por las personas naturales o por las empresas nacionales o extranjeras que lo realicen.
Art. 72.- Los precios de venta al consumidor de los derivados de los hidrocarburos serán regulados de acuerdo al Reglamento que para el efecto dictará el Presidente de la República.
2.3.2.2. Ley de Empresas Públicas
Título II DE LA DEFINICIÓN Y CONSTITUCIÓN DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS
Art. 4.-Definiciones.-Las empresas públicas son entidades que pertenecen al Estado en los términos que establece la Constitución de la República, personas jurídicas de derecho público, con patrimonio propio, dotadas de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de gestión. Estarán destinadas a la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y en general al desarrollo de actividades económicas que corresponden al Estado.
2.3.2.3. Decreto Ejecutivo 2024 publicado en Registro Oficial No. 45 de
noviembre 01 de 2001
Contiene el Reglamento para la autorización de actividades de comercialización
31 Art. 45.- PETROECUADOR a través de su filial PETROCOMERCIAL actuará como suministradora de combustibles líquidos derivados de los hidrocarburos a las comercializadoras autorizadas y éstas a u
vez abastecerán a las distribuidoras registradas, para estos propósitos, en cada caso, se suscribirán los contratos de suministro o abastecimiento que correspondan, los que estipularán, entre otras cláusulas, la suspensión del suministro o la terminación del contrato a pedido de la Dirección Nacional de Hidrocarburos.
