Automatización y análisis del proceso de Severance en la empresa Globant

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Trabajo de Grado - Segundo Semestre 2021

Trabajo de Grado en la Modalidad de Proyecto Líder Nombre: Víctor Manuel Martínez López

Automatización y análisis del proceso de Severance en la empresa Globant

Abstract:

The automation of processes is a variable that is positively linked to the productivity of companies, mainly in those that are presenting accelerated growth such as Globant, increasing more and more the tasks of the Financial Planning & Analysis area. Therefore, the objective of this project is to automate one of the processes of the area: the distribution of Compensation or “Severance”.

Which is recognized as messy and with many delays. From this, the procedure is modified with the help of tools such as Excel, Google Sheets and Power BI, achieving a reduction of approximately 60%

in the execution time of the process, leaving way to be able to assimilate new tasks or analysis over the saved time. In the same way, an analysis of the Severance cost determined as a time series is proposed, to be able to estimate, through a statistical analysis, the best model that can explain its average behavior. The Stata tool and the ARMA regression are used to identify this model, which exposes approximately $ 177,000 of severance costs for the company as average behavior. This value is recommended for the 2022 budget, due to its high precision as a result of an exhaustive statistical analysis.

Keywords: Automation, process, finance, resource, analysis.

Resumen:

La automatización de procesos es una variable que está ligada positivamente a la productividad de las empresas, principalmente en aquellas que están presentando un crecimiento acelerado como lo es Globant, aumentando cada vez más las tareas del área de Financial Planning

& Analysis. Por lo tanto, el objetivo de este proyecto es automatizar, uno de los procesos del área:

la distribución de Indemnizaciones. El cual, se reconoce como desordenado y con muchas demoras.

A partir de esto, se modifica el procedimiento con la ayuda de herramientas como Excel, Google Sheets y Power BI, logrando una reducción de aproximadamente 60% en el tiempo de ejecución del proceso, dejando vía para poder asimilar nuevas tareas o análisis con el tiempo ahorrado. De igual forma, se plantea un análisis del costo de Indemnizaciones determinado como una serie de tiempo, para así lograr estimar a través de un análisis estadístico, el mejor modelo que pueda explicar su comportamiento medio. Se utiliza la herramienta Stata y la regresión ARMA para lograr identificar este modelo, el cual expone 177.000 dólares aproximadamente de costo de Indemnizaciones para la empresa como comportamiento medio. Este valor, es recomendado para el presupuesto del año 2022, debido a su alta precisión como resultado de un exhaustivo análisis estadístico.

Palabras claves: Automatización, proceso, finanzas, recurso, análisis.

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1. INTRODUCCIÓN

1 1. Dimensión de la Entidad

Globant es una empresa dedicada a la informática y el desarrollo de software con sede principal en Argentina. Esta compañía utiliza las últimas tecnologías en el campo de lo digital y lo cognitivo para transformar a las organizaciones en los siguientes aspectos:

• Sustainable Business Strategy: Ayudar a definir una estrategia para garantizar el éxito en el futuro de las empresas.

o Business Hacking: Implementar formas no tradicionales de crear mayor valor comercial.

o Sustainable Business: Crear legitimidad empresarial ligada a la nueva economía verde, es decir, cambiar la forma en que la sociedad percibe a las empresas y sus acciones.

o Digital sales: Transformar la interacción con los consumidores a través de la digitalización.

• Technology and Data: Se crean entornos tecnológicos que se adaptan al futuro, es decir, se toma el poder de nuevas tecnologías y la ciencia de datos para desarrollar mejoras en los procesos y estrategias de las empresas.

• Augmented Capabilities: Transformación de las empresas en “Organizaciones Aumentadas”

estructuradas alrededor de la Inteligencia Artificial, uso de datos, tecnología y nuevas experiencias. De esta forma, Globant ayuda a las organizaciones a descubrir cómo estas pueden evolucionar teniendo en cuenta la tecnología y el máximo potencial de la empresa.

• Engaging Experiences: Creación de experiencias en donde el usuario es prioridad con un enfoque “holístico” que toma en cuenta múltiples interacciones, variables y enfoques para favorecer el acercamiento del usuario a la marca.

• Adaptive Organizations: Creación de culturas digitales para la toma de decisiones. Por ejemplo, Globant es dueño del programa “Salesforce”, el cual ayuda a gestionar el flujo de clientes de las empresas. Este programa es un eje fundamental en esta unidad de negocio.

• Culture & Agility: Creación de culturas de alto rendimiento que ayuden a gestionar la participación de equipos, alinear los esfuerzos para lograr objetivos comerciales, gestionar el cambio, entre otras cosas denominadas “el camino a seguir” para crear la cultura adecuada.

Globant ha demostrado crecer en el sector tecnológico y de consultoría, tanto así que se convirtió en uno de los Unicornios Argentinos, llegando a un valor actual de más de 13,5 billones de dólares (Market Cap). Además, Globant nunca perdió dinero después del inicio de la pandemia de covid-19 ya que sus ingresos crecieron en un 23,5% en el 2020, con márgenes de beneficio que no bajan del 10%

de facturación (El País, 2021), teniendo como objetivo llegar a los 2 billones de dólares en ventas para el 2022 (véase Anexo 1).

Todo esto sin dejar de lado que el precio de la acción ha tenido una subida increíble para Agosto del 2021 (Gráfica 1). Para inicios del mes, el precio de la acción se encontraba en 235,40 USD llegando a 314,25 a finales del mes, es decir, un crecimiento del 33% en menos de 28 días y un 700% en los últimos 5 años.

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Gráfica 1. Comportamiento de la acción de Globant (Abril-Agosto/2021).

Tomado de: Google Graph

La revolución tecnológica es una tendencia que llegó para quedarse, más aún con la llegada de la pandemia, ya que el trabajo remoto incrementó la necesidad de tener soluciones tecnológicas de rápido y largo alcance en las empresas, lo que ayuda a Globant a tener cifras tan altas en su crecimiento.

La empresa fue la primera en ser un proveedor externo para Google, oportunidad que le abrió paso a otros clientes como Coca-Cola, American Express, Disney, entre otras. (véase anexo 2 para ver algunos clientes de Globant). De esta forma, ha logrado tener algunos casos de éxito, donde se destaca el mejoramiento del sistema de respuestas de la Policía Metropolitana de Londres y el codesarrollo de juegos con Electronic Arts (véase anexo 3 para ver casos de éxito).

Todas estas características y logros han llevado a que Globant se posicione en el mercado, contando actualmente con más de 20.000 empleados en 16 países, 37 ciudades y 57 locaciones.

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Figura 1. Mapa de países donde Globant tiene presencia.

Tomado de: Globant Integrated Report 2020.

De esta manera, el sector en el que se ha posicionado Globant se compara diariamente con otras empresas del mismo sector en diferentes indicadores financieros. Estos competidores son los siguientes:

• EPAM: Compañía estadounidense especializada en desarrollo de productos, ingeniería de plataformas y diseño de productos.

o Ingresos: 2,7 miles de millones de USD para el 2020.

o Fundación: 1993

• Envada: Empresa Inglesa de tecnología de la información, con servicios de arquitectura digital, distribución ágil e ingeniería de software.

o Ingresos: 100 millones de USD para el 2020.

• Wipro: Multinacional India que brinda servicios tecnología de la información, consultoría y procesos comerciales.

Ingresos: 614,4 miles de millones de INR (8,2 miles de millones de USD) para el 2020.

• Infosys: Multinacional India de servicios de tecnología.

o Ingresos: 1,027 billones de INR (13,8 billones de USD) para el 2020.

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• Cognizant: Multinacional Americana de externalización de procesos, tecnologías de la información y consultoría.

o Ingresos: 16,8 miles de millones de INR (226 millones de USD) o Fundación: 1994

• Accenture: Empresa multinacional de consultoría estratégica, servicios tecnológicos y externalización.

o Ingresos: 44.44 miles de millones de USD 44.327.039.000 USD o Fundación: 1989

Esta información del sector muestra el liderazgo de Accenture con el 63% de participación de mercado, mientras que Globant tiene el 1,15% del mercado total de Tecnología y Servicios de Software, teniendo en cuenta las ventas del año 2020.

Gráfica 2. % de participación de mercado en el sector.

Tomado de: Investing y elaboración propia.

Los indicadores financieros se ven en el anexo 4, en donde Globant, para Agosto del 2021 tiene una acción con un precio de 314,3 USD, es decir, la tercera con el precio más alto entre las peers por debajo de EPAM y Accenture y siendo la segunda con un crecimiento más alto en los últimos tres años (406%), debajo de Endava que tiene un 408%.

Globant, 1,1563%

EPAM, 3,7780%

Endava, 0,1421%

Wipro, 11,7900%

Infosys, 19,8423%

Cognizitant, 0,3217%

Accenture, 62,9696%

% de participación

Globant EPAM Endava Wipro Infosys Cognizitant Accenture

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1 2. Dimensión del área de practica

El área de práctica corresponde a Corporate Finance - Planning & Analysis, la cual se encarga de la planeación financiera de la empresa, ejecutando funciones como:

• Presupuesto para toda la empresa.

• Presupuesto y seguimiento de costos por área.

• Análisis de empresas adquiridas.

• CE de los empleados (Costo empresa)

• Creación de la estructura de costos de la empresa: Creación de CECOS, órdenes y cadena de aprobación.

• Distribución de salarios y análisis de variación por país.

• Reclasificación de costos.

De esta manera, el área se encarga de velar por la apropiada imputación de costos y seguimiento de estos, para que vayan alineados junto a los objetivos, incluyendo los límites de presupuesto. Esto permite la respectiva publicación de resultados financieros a stakeholders (internos y externos).

Organigrama

La empresa consta de 7 áreas fundamentales, incluida el área de Finanzas, en donde se encuentra la dependencia de Corporate Finance - Finalcial Planning & Analysis

Figura 2. Organigrama de Globant.

.

Tomado de: Globant y elaboración propia.

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Las áreas/dependencias con las que más contacto tiene el área de Corp Finance-Finance Planning &

Analysis son:

• Payroll: Manejan el tema de sueldos por país, cuentas en el salario de cada uno de los empleados y cálculos por país.

• People Compensation: Bonos para empleados y motivos de incrementos de salario.

• Staffing: Asignación de empleados a diferentes proyectos con los que está trabajando la empresa. Licencias por enfermedad, paternidad y maternidad.

• Globant Apps: Seguimiento de las herramientas tecnológicas internas de la empresa y reporte de errores.

1.1.3 Diagnóstico del área

El diagnóstico del área se apoya en el análisis DOFA, realizado a través de una investigación de los documentos de la empresa en la página web e información proporcionada por los miembros del área a través de pequeñas entrevistas estructuradas que guiaron a tener las siguientes consideraciones:

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Para darle mayor consistencia al análisis se proponen vinculaciones entre los apartados de la siguiente forma:

• Estrategia FO (guiada por fortalezas y oportunidades identificadas): Proponer estructuras de digitalización que se apropiarán de forma adecuada debido a la buena sintonía del equipo la constante capacitación en los procesos. Además, la digitalización puede incluir el análisis de datos, ya que como se menciona, cada vez hay más datos a analizar debido al crecimiento de la empresa.

• Estrategia DO(guiada por debilidades y oportunidades identificadas): Implementación de automatización que ayude principalmente en los puntos críticos del área en el mes, como lo es el cierre. La herramienta debe tener un proceso de fácil adopción al equipo y claridad al momento de qué se ejecuta y quién lo hace. Esto ayudaría a tener una mejor efectividad en el momento del cierre y en general en toda la gestión de procesos.

• Estrategia FA(guiada por fortalezas y amenazas identificadas): Generar un sistema de comunicación coordinación adaptado a las áreas de Planning y Payroll, debido a la gran dependencia que tienen. Esto puede ir acompañado de diferentes momentos del mes en donde las partes se reúnen a discutir diferentes temas de interés en pro de una mejor gestión de procesos que requieren de ambas áreas.

• Estrategia DA(guiada por debilidades y amenazas): Las demoras en las herramientas actuales son las que pueden ocasionar que en cierre de mes se entorpezca aún más la operación, generando mayores jornadas laborales, cansancio y baja efectividad. La automatización de procesos y migración a plataformas/softwares con mayor capacidad y opciones es una opción para que esto no siga sucediendo.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Teniendo en cuenta que la empresa está presentando un crecimiento acelerado y que se expande a través de compañías adquiridas, se identifica que esto tiene un alto impacto ya que se crean nuevos procesos y actividades para el área de finanzas, un área que está teniendo inconvenientes con la ejecución y el tiempo de realización de sus procedimientos debido a la falta de automatización de estos, lo que genera demoras y carencia de optimización en el tiempo.

El proceso de distribución de Severance (Indemnizaciones) es uno de los procesos que continúa, siendo manual y para llevarse a cabo consume demasiado tiempo, ya que involucra la extracción de información de diferentes bases de datos, comparación entre los costos imputados en las cuentas de pérdidas y ganancias y los ajustes del área de Payroll (ya que la suma total de ambos lados debe coincidir), comunicación con el área anteriormente mencionada en caso de encontrar errores y herramientas como Excel que manejan bases de datos demasiado pesadas entorpeciendo aún más el proceso. El conjunto de estos aspectos hace un claro llamado de atención a la ejecución del proceso, sumado al análisis de la forma en que se están llevando los costos en la empresa.

Como el área de finanzas hace parte importante del crecimiento de la empresa, ya que esto lleva consigo la administración de mayores sumas de dinero y relaciones empresariales, el hecho de

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optimizar el proceso permitiría realizar más tareas de forma oportuna, entre estas, el análisis del comportamiento de los costos para proponer posibles mejoras en su gestión, llevando incluso a realizar este ejercicio en otros procesos que de igual forma se están haciendo de forma manual o requieren de mayor automatización.

De esta forma el planteamiento del problema se basa en contestar la siguiente pregunta: ¿Cómo puede mejorar el proceso de Severance a través de un análisis más profundo de la cuenta y la creación de una herramienta para su automatización?, dejando así múltiples vías para abordar el cuestionamiento y llegar a la mejor forma de mejorar este proceso.

3. ANTECEDENTES

En primera medida Katz y Callorda (2016) hicieron un análisis detallade de la digitalización de procesos productivos en América Latina, mencionando que la implicación de tecnologías digitales no implica su incorporación en procesos industriales para ser más eficientes y flexibles. El estudio busca analizar el nivel de digitalización de procesos de procesos productivos en cada una de sus etapas en algunas industrias como la de Comercio, Energía, Servicios Financieros y demás, en países como Argentina, Brasil, Chile, Colombia y España. Los resultados del estudio muestran una gran diferencia entre las regiones de América Latina y la península Ibérica teniendo en cuenta factores de medición como: Infraestructura, Insumos, Procesamiento, Distribución y Digitalización, en donde de 0 a 100, América Latina tiene un valor de 55,01 y la Península Ibérica de 66,17, siendo el segundo pilar con mayor diferencia. El primero, es el procesamiento, ya que la Península Ibérica tiene una puntuación de 79,36 y América Latina de 42,37 (véase anexo 5), en este apartado se tiene en cuenta principalmente “el grado en que se automatizan los procesos internos a través de los sistemas internos o cualquier interfaz digital con los proveedores de las funciones externalizadas” de acuerdo con los autores.

La conclusión del estudio es que los mayores avances de digitalización se presentan en infraestructura, es decir, el nivel de adopción de tecnologías a nivel horizontal de la empresa, caso que es de especial interés para este trabajo. Además, se demuestra que los pilares de procesamiento y distribución son los que más entorpecimiento tienen, suponiendo un desafío para América Latina, en donde se deben introducir tecnologías digitales, lo que requiere de implementación de nuevos softwares y capacitar a la mano de obra para poder utilizar de manera eficiente estas herramientas.

Rapado (2018) muestra un proyecto de digitalización de procesos con herramientas de Office 365 para las empresas que desean adentrarse en el mundo de la Industria 4.0, es decir, la cuarta revolución Industrial que conlleva una etapa de revolución Industrial con las tecnologías actuales.

De esta forma, el autor menciona la necesidad de pequeñas y medianas empresas de utilizar recursos tecnológicos para tener los beneficios de la tendencia de la revolución, dejando de lado un alto costo de servidores propios o automatización muy costosa. Esto se respalda aún más en que las herramientas de Office son conocidas por todos en el mundo empresarial y pueden ser de utilidad cuando se les saca el 100% de su provecho.

Es importante recalcar que las herramientas de Office 365 se compone principalmente de Excel, Word y PowerPoint, pero el proyecto utiliza otras herramientas de Microsoft para un análisis

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más detallado como SQL y Power BI. El texto explica en sí, la forma en que se programaron ciertas herramientas para mejorar los procesos, mencionando los posibles problemas existieron, “aunque fueron unos más graves que otros, ralentizaron e incluso cambiaron por completo el enfoque que se tenía sobre cómo realizarlo” (García, 2018), destacando los siguiente:

• Errores en el código.

• Limitación en las herramientas de Microsoft, en cuanto a opciones y configuraciones.

• Improvisación por falta de opciones, en algunos casos se debía sacrificar algo si se quería impulsar más la herramienta.

• Problemas con Excel como mediador de datos, ya que, al utilizar diferentes programas, ya que por ejemplo, no funcionaban los datos obtenidos del servidor de SQL.

• Número limitado de módulos en Power BI.

A pesar de estos inconvenientes, era ciertamente fácil superarlos debido a los grandes foros que tienen las herramientas y el saber que tienen los grandes conocedores de la herramienta. El proyecto presentó mejoras importantes en la presentación de reportes, logrando análisis estructurados (véase anexo 6).

Cociancih (2017) proponen un proyecto de digitalización que involucra diferentes áreas de una organización como: Riesgo Crediticio, Banca Corporativa, Gerencia Financiera, entre otras, el cual tiene como objetivo el desarrollo, simplificación e implantación de procesos informáticos para el desempeño de nuevos procedimientos administrativos que optimicen el área de Riesgo Crediticio, conforme a la estrategia corporativa de la entidad financiera, el cual surge como respuesta a la necesidad de controlar el aumento de expedientes físicos, el cual dificulta la ejecución de operaciones por el incremento de procesamiento de información, provocando una baja eficiencia en las áreas y como tal, aumento de respuesta al cliente interno y externo.

El proyecto busca como tal la digitalización de estos documentos que llegan al área/áreas a través de un scanner automático de información, para generar un aumento en la productividad, aprovechamiento del tiempo, ahorro de papel y mejora en el tiempo de respuesta al cliente.

4. JUSTIFICACIÓN

La problemática planteada tiene dos elementos importantes que son la apropiada gestión de los recursos y la administración de costos. En primera medida, la administración de recursos se enfoca en el tiempo, ya que Pérez (2016) nos menciona que el tiempo es un recurso no renovable, llevando a la conclusión que el hecho de malgastar tiempo en la vida deja de lado cosas importantes como el cumplimiento de objetivos, metas, propósitos y realización en general. De esta forma, el tiempo es un aliado valioso para cualquier organización, ya que, si se administra de forma adecuada, se convierte en el principal pilar de productividad y efectividad en los negocios (UP Spain, s.f.)

Así, con la implementación de una herramienta se lograría administrar el tiempo de forma eficiente, dejando espacio para otras tareas que incluyen cumplimiento de objetivos y propuesta de mejoras. En este espacio, el análisis más a profundidad de los costos para llegar a tener una gran

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relevancia en el área, ya que más allá de la ahorrar tiempo en las tareas se trata de ver cómo se puede administrar esta nueva cantidad de tiempo disponible.

Lambretón (2015), explica

Es fundamental el poder clasificar, analizar, acumular, controlar y asignar los costos correctamente a los procesos y actividades que se llevan a cabo en las organizaciones. No se trata sólo de determinar cuánto cuesta algo, sino de una comprensión de los factores que generan costos como son el de calidad, el ciclo de vida, las innovaciones tecnológicas y los sistemas productivos, entre otros.

Con esto en mente, el análisis del comportamiento del costo de Severance con el tiempo optimizado es fundamental para lograr ver cómo se comporta, identificando ciertas variables que pueden llevar a proponer mejoras en la administración de este costo, y de otros que pueden estarse manejando de forma similar.

Académicamente hablando, el hecho de realizar un ejercicio de análisis empresarial de procesos y costos de forma constante, se vuelve una prioridad en las metas mensuales del área y de la empresa, ya que un acompañamiento de inspección ligado a investigación reciente aumenta la efectividad de las estrategias propuestas.

5. OBJETIVOS

Objetivo General:

Generar una herramienta que permita la automatización del proceso de distribución de Severance (Indemnizaciones) logrando disminuir su tiempo de ejecución, para proceder a un análisis del costo a través de tiempo.

Objetivos Específicos:

1. Proponer una interfaz fácil de usar en la herramienta.

2. Identificar posibles características y patrones que lleven a proponer mejoras en la gestión del costo.

6. REVISIÓN DE LA LITERATURA

La productividad, es un elemento esencial en el éxito de una empresa, tanto así que se convierte en un pilar fundamental para que se logre ser competitivo en un mercado que está en

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constante cambio y la competencia crece cada vez más. De acuerdo con Bonilla (2012), el desarrollo de la productividad lleva a ser competitivos y esto conlleva dejar de lado la formalidad, toda vez que sea una de las limitaciones para el crecimiento, teniendo como objetivo a largo plazo eliminar las barreras estructurales que impidan la construcción de productividad. Así, los niveles de productividad en cada organización tienen diferencias omnipresentes, es decir, son imposibles de negar debido a la cantidad de factores que se pueden tener en cuenta para su medición y concepto, tales como como el liderazgo, prácticas de operación, procesos internos y el entorno (Syverson, 2011).

Esto nos indica que se deben tomar ideas y soluciones creativas e innovadoras para seguir creciendo en términos de productividad, lo cual está directamente ligado a la digitalización de procesos. Zhou, Kautonen, Dai y Zhang (2021) explicaron “si bien la digitalización por sí sola no mejora el desempeño de las operaciones, la interacción entre la digitalización y la orientación emprendedora puede contribuir al desempeño a medida que se fortalece la orientación emprendedora.”. Esto quiere decir, que la digitalización brinda grandes frutos cuando está acompañada de una buena orientación empresarial, ya que está asociada a eficiencia, crecimiento y estrategias innovadoras. Además de los beneficios mencionados anteriormente, de acuerdo con Mishra (2017) se explica lo siguiente

Los incentivos empresariales actualizan y enriquecen continuamente las lógicas de administración que mejoran la ejecución del mecanismo del modelo en el que reside la ventaja competitiva de la empresa ... esta ejecución superior del mecanismo del modelo empresarial sostenido por la orientación empresarial proporciona una ventaja competitiva sostenible. (p.2)

Además de esto, el tiempo es un factor fundamental en los pilares anteriormente mencionados: productividad, digitalización y orientación empresarial, ya que está ligado a cada uno de ellos. De hecho, existe algo denominado modelo de compensación tiempo-costo o Time Cost Trade (TCT) en inglés, donde que de acuerdo con Lin y Lai (2020) las técnicas de optimización de fallas tradicionales, que involucran sobredotación, superposición o sustitución costosa, no tienen un efecto en la productividad como lo tiene buscar soluciones optimizadas en una de las plataformas más populares (Excel) en lugar, además, de programas específicos, ya que las hojas de cálculo mejoran los resultados de aprendizaje y cada vez se utilizan más (Barreto, 2015). Por lo tanto, aplicar este modelo de TCT a proyectos o procesos internos resulta mucho más fácil para los tomadores de decisiones o ejecutores de procesos. Esto, además de generar mayor productividad a través de la reducción de tiempo, evita la sobredotación ineficiente y la sustitución costosa tal como se mencionaba anteriormente, debido a que se buscan soluciones de forma económica, en herramientas conocidas, precisamente como se busca en este proyecto de grado.

Por esta razón, Ng (2017) menciona que la optimización de procesos es una herramienta clave para la gestión del “flujo de trabajo”, el cual se refiere a la serie de pasos por los que se atraviesa desde el inicio de un proceso hasta el final. El autor menciona que tener una buena gestión de este

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flujo, mejora la satisfacción del cliente y mejora la productividad en la empresa. De hecho, “Los académicos han asociado los atributos del flujo de trabajo en el entorno empresarial con los de los conceptos de programación para facilitar el uso de técnicas de programación de talleres para resolver problemas de flujo de trabajo.” (Ng, 2017), lo que quiere decir que cuando se habla de planificación y agendamiento, existe una evidencia positiva a la hora de hablar de flujo de trabajo, y en las últimas investigaciones no ha resultado tan llamativo la implementación de un flujo de trabajo estructurado, porque las herramientas que se usan para la gestión de trabajo no pueden ser las mismas en operaciones comerciales y manufactureras, son flujos de trabajo. El artículo propone un programa que se puede implementar en ambos casos ya que utiliza el denominado “algoritmo hormiga”, el cual se basa en buscar los mejores caminos o rutas, tal y como lo hacen las hormigas. El resultado del análisis concluyó que el uso del algoritmo es factible, pero no consideró la incertidumbre del tiempo de procesamiento por tarea.

El análisis de costos, además, es un componente importante en la solución de problemas y mejora continua en la gestión empresarial, “por lo tanto la misión de los empresarios será el implementar y promover el desarrollo de sistemas de costos y herramientas que sistematicen la mejora continua, utilizando un marco sistémico y un lenguaje universal de eficiencias de costos”

(Artieda, 2015). De esta forma, algunas empresas (principalmente medianas y pequeñas) pueden generar empleo, pero se diluye su rentabilidad al no manejar de manera óptima su sistema de costos, que permita tomar decisiones estratégicas que generen valor agregado. Además, el análisis de costos, cumple un papel fundamental en la planeación financiera y de presupuesto, la cual, de acuerdo a Melnichuk (2015), cumple un papel muy relevante en la gestión financiera, debido al entorno cambiante, ya que es importante una planeación flexible, que tenga en cuenta múltiples variables, porque incluso cualquier sistema de planificación se puede volver obsoleto si no cambia paulatinamente. Todo esto sin dejar de lado que el mundo entero se está reconfigurando para insertarse cada vez más en el mundo de la globalización, políticas claras y buena gestión empresarial de acuerdo con López (2019).

Por otro lado, un costo muy importante en este trabajo es el de Severance, Boeri, Garibaldi y Moen (2017) mencionan que todos los países de la OCDE tienen indemnizaciones por despido o compensaciones impuestas por acuerdos a la hora de la terminación de la relación laboral, mencionando que se establece un vínculo entre la separación óptima de la relación laboral con el sistema legal, debido a que las empresas en diferentes ocasiones pueden evadir de estándares legales y dar liquidaciones menores a las merecidas por los trabajadores, cosa que no pasa en caso que se promueva un sistema legal óptimo que vele por los deberes del trabajador y realmente cumpla. Los resultados del estudio indican la importancia de evaluar propuestas de indemnizaciones obligatorias en la constante tendencia de los países que se caracterizan por un dualismo contractual, es decir, la existencia de un segmento laboral que se encuentra altamente protegido y otro, con ausencia de protección laboral, si es que nula.

De esta manera, en Colombia, en 1990, se reemplazó su sistema de cesantías por un nuevo sistema de cuentas de ahorro (Kugler, 2005). En su artículo, menciona que este cambio es una oportunidad única para estudiar las consecuencias de implementar un sistema de cuentas de ahorro en el mercado laboral, ya que garantizan las indemnizaciones por despido (el dinero ya está en la

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cuenta) y eliminan la incertidumbre. Además, el sistema propone que se convierte en una especie de

“autoseguro de empleo” donde se mentaliza a los trabajadores a mantener un ahorro con un menor consumo porque parte de su salario se va al ahorro, pero servirá más adelante cuando haya ausencia de empleo.

7. METODOLOGÍA Y RECOLECCIÓN DE DATOS

La metodología busca recoger información en primera medida sobre el proceso, pasos para su realización y tiempo estimado de ejecución a través de entrevistas a las personas del equipo que manejaban anteriormente el proceso. De esta forma, se logrará conocer en qué puntos específicos se puede mejorar el procedimiento, al igual que comentarios de retroalimentación por parte de los entrevistados sobre la importancia de llevar a cabo este ejercicio de mejoras en el área. Además de esto, trabajando en conjunto con la persona que se encarga de la automatización de procesos en el área, se utilizarán las siguientes herramientas y funciones:

• Excel & Carpetas Compartidas: En las carpetas compartidas con el área de Payroll se encuentra la información de las personas que se fueron de la empresa, su costo a imputar y el país, todo en archivos de Excel. Es decir, esta es la información base para hacer la distribución de Indemnizaciones. Cada país tiene un archivo diferente, por lo que sacar la información de cada archivo es algo que toma mucho tiempo, de esta forma aquí se utilizan algunas macros, fórmulas y comandos de Excel para identificar los países que tienen costo de Severance en todo el P&L de la empresa y no tener que abrir todos los archivos de todos los países. Esto sumado a tablas dinámicas, filtros y fórmulas como “buscarv”, para tener la información únicamente de la cuenta de Severance, es decir la 54-15.

• Power BI & MicroStrategy: Aquí se encuentran todos lo reportes e información de gran relevancia para el área. Para el proceso de Severance se necesita el reporte de todos los empleados de la empresa y su asignación, es decir si pertenecen a producción o a Staff. Esto es importante ya que la distribución del costo se da a partir de la asignación de los empleados, si son de producción el costo se va a un proyecto llamado “Severance”, es decir, el costo lo asume la empresa. En caso contrario, al área de STAFF se le debe cargar el costo. Junto a esto, se necesita el reporte de órdenes, las cuales se utilizan para enviar el costo al proyecto y país o sociedad deseados.

• Google Drive: Esta herramienta es muy importante en Globant debido a que se interconecta con Power BI para el armado de reportes y sincronización de información a través del correo y Google Sheets. Aquí, se utiliza esa interconexión para traer la información de todos los reportes anteriormente mencionados y vincularlos con las hojas de cálculo. La información necesaria se compila a través del programa “Apps Script”, el cual es el desarrollador de Google Drive y algunas fórmulas como IF, IFERROR, VLOOKUP, SUMIF, INDEX, MATCH, entre otras.

De esta forma, presenta una herramienta al equipo que disminuye el tiempo de ejecución del proceso, para su respectiva aprobación como proceso oficial interno y se empieza un análisis de la cuenta de Severance de los meses y años pasados para determinar su comportamiento y posibles recomendaciones al área sobre el manejo de este costo y otros costos que se pueden comportar de

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manera similar, ejercicio fundamental en este semestre del año, donde se está armando el presupuesto para el 2022.

Para analizar los costos involucrados por las indemnizaciones, se parte del principio de que estos costos conforman una serie de tiempo, es decir, una secuencia de variables ordenadas e equidistantes cronológicamente. 𝑦𝑡 denota la suma pagada por concepto de indemnizaciones en el período 𝑡 y 〈𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 representa la serie de tiempo correspondiente desde un período inicial (0) hasta un período final (𝑁).

Al respecto, 𝑦𝑡 se conceptualiza como una variable aleatoria y por lo tanto una variable sujeta a cierta volatilidad de acuerdo a un espacio de probabilidad. En consecuencia, 〈𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 se define como un proceso estocástico (Das, 2019). Para comprender las propiedades de este proceso, se proponen tres etapas. Primero, las estadísticas descriptivas serán una manera preliminar de describir la serie de tiempo: estadísticas de ubicación (media, mediana, min/max, modo y primer y tercer cuartiles), de dispersión (desviación estándar) y de forma (asimetría y kurtosis). Igualmente, se propondrá una visualización de la serie de tiempo a través de su histograma y su correlograma. Segundo, la estacionaridad de 〈𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 será analizada. Se determinará si 〈𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 es estacionario, es decir, la esperanza, la varianza y la autocovarianza se mantienen constantes a través del tiempo. Además de ser necesario para aplicar ciertos modelos a una serie de tiempo, la estacionariedad es la conceptualización matemática de una serie de tiempo que tiende a ser estable a pesar de posibles fluctuaciones. En otras palabras, la volatilidad de una serie estacionaria ocurre alrededor de un valor de referencia. La estacionariedad se determinará mediante la prueba llamada “de raíz unitaria”. Según esta prueba, y de acuerdo con la metodología de Dickey-Fuller, se trata de estimar la siguiente regresión:

Δ𝑦_𝑡= 𝛼 + 𝛽 ⋅ 𝑦_𝑡−1+ ∑ 𝜁Δ𝑦_𝑡−𝑝

𝑃

𝑝=1

+ 𝜀_𝑡

Δ representa el operador de diferencia regular de primer orden, es decir, Δ𝑦𝑡= 𝑦𝑡− 𝑦𝑡−1. En este orden de ideas, se descompone la variación de 𝑦 entre 𝑡 − 1 y 𝑡 (Δ𝑦𝑡) como la suma de cuatro términos:

1. Una constante (𝛼)

2. El valor pasado de 𝑦 ponderado por 𝛽 3. La suma de las últimas 𝑃 variaciones de 𝑦 4. El término residual (𝜀𝑡)

Se estima la regresión según el método estándar de los menores cuadrados ordinarios (MCO). Luego, con base en la estimación de 𝛽, la prueba de raíz unitaria consiste en determinar si la probabilidad de que 𝛽 sea inferior a 1 en valor absoluto es suficientemente pequeña. En este caso, se rechaza la hipótesis de raíz unitaria (𝛽 = 1) y se acepta la hipótesis alternativa (|𝛽| < 1), la cual equivale a la estacionariedad de la serie.

En caso de que 〈𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 no sea estacionaria, se determinará si una transformación de 〈𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 es estacionaria. Se utilizarán una transformación tradicional tal como la diferencia 〈Δ𝑦𝑡〉_𝑡=1^𝑁 o el logaritmo 〈ln 𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 . Igualmente, se estudiará la oportunidad de una transformación en la forma de una normalización de 𝑦𝑡 tal como la razón de 𝑦𝑡 por la nómina total u otra variable análoga.

Tercero, se aplicará un modelo a 〈𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 o una transformación de 〈𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 para describir su comportamiento y preverlo. Se realiza una regresión de tipo ARMA (auto-regressive moving average).

El punto de partida es el siguiente modelo (asumiendo una aplicación a 〈𝑦𝑡〉_𝑡=0^𝑁 ), el cual se basa en una serie estacionaria:

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𝑦𝑡= 𝜇 + ∑ 𝜙𝑝 𝑝 ∈ 𝑃

𝑦𝑡−𝑝 + 𝐴𝑡+ ∑ 𝜃𝑞 𝑞∈𝑄

𝐴𝑡−𝑞

𝜇 es una constante y A es una variable aleatoria tipo “ruido blanco” con media igual cero y varianza constante en el tiempo. P es el conjunto de períodos anteriores a t que se tienen en cuenta en el proceso auto-regresivo (AR) y 𝜙𝑝 es el coeficiente ponderando 𝑦𝑡−𝑝. Q es el conjunto de períodos anteriores a t que se tienen en cuenta en el proceso de media móvil (MA) y 𝜃𝑞 es el coeficiente ponderando 𝐴𝑡−𝑞. Los coeficientes 𝜙𝑝 conceptualizan la tendencia en la serie de tiempo mientras los coeficientes 𝜃𝑝

conceptualizan las innovaciones alrededor de la tendencia. Dependiendo de las estimaciones de estos coeficientes, será posible inferir ciertas proposiciones en cuanto al comportamiento de la serie de tiempo. La estimación se hará según el método de la maximización de la verosimilitud. Para seleccionar los períodos en los conjuntos P y Q, se tendrán en cuenta los siguientes criterios (Becketti, 2020):

1. Significancia estadística de todos los coeficientes de tipo 𝜙 (proceso AR) y 𝜃 (proceso MA). Se utiliza el p-valor estándar del 10% para determinar dicha significancia, es decir, se rechaza la hipótesis de un coeficiente igual a cero si dicha hipótesis tiene una probabilidad menor al 10% de acuerdo a la estadística z correspondiente.

2. Aceptar la hipótesis nula de ruido blanco respecto a A de acuerdo a los fundamentos de las series de tiempo conceptualizadas como procesos estocásticos. Para ello, se utiliza la prueba de Ljung-Box. Se utiliza el p-valor estándar del 10% para aceptar la hipótesis nula, es decir, se acepta un modelo si la estadística Chi-2 correspondiente tiene una probabilidad mayor al 10%.

3. Capacidad del modelo para minimizar las diferencias al cuadrado entre el valor tomado por 𝑦_𝑡 y el valor previsto por el modelo.

4. Capacidad del modelo para minimizar los criterios de información de Akaike y Schwarz, los cuales son mediciones de la calidad de un modelo.

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8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

El cronograma del proyecto es el siguiente:

9. DESARROLLO DE ACTIVIDADES Y RESULTADOS

Objetivo General:

Generar una herramienta que permita la automatización del proceso de distribución de Severance (Indemnizaciones) logrando disminuir su tiempo de ejecución, para proceder a un análisis del costo a través de tiempo.

El objetivo general está dividido en dos partes importantes, en la creación de una herramienta que lleve a la automatización del proceso de Severance y un análisis del costo a través del tiempo.

Para la primera parte, se realizó una entrevista semiestructurada a la líder del área (Alejandra Pimiento) para saber su opinión sobre el proceso y posibles puntos de mejora, las preguntas y principales respuestas se encuentran a continuación:

• ¿Qué piensas sobre el proceso de Severance?: Me parece un proceso muy importante porque afecta el Gross Margin, imputa en los márgenes directamente dependiendo de donde caiga, por lo que puede cambiar los costos o los márgenes de la empresa. Por otro lado, es un proceso muy desordenado y creo que hay que mejorarlo.

• ¿En qué partes del proceso crees que hay más demora?: Al no ser tan estructurado el proceso, las demoras pueden estar en todos lados porque no se sabe qué hacer, delinear el proceso y poner de forma clara cada uno de sus pasos es fundamental para poder hacerlo.

• ¿Cuál crees que es el tiempo aproximado en realizar la totalidad del proceso (teniendo en cuenta la comunicación con Payroll)?: Payroll es una parte importante del proceso, la demora también radicaba en que nosotros no somos claros con lo que necesitamos, lo ideal

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es enviarles de forma clara y concisa qué es lo que se necesita para tener una respuesta más rápida por parte de ellos y así terminar más rápido la distribución.

• ¿Crees que hay algún otro costo que se pueda comportar de forma similar al de Severance a través del tiempo?: Básicamente todos los costos distribuibles, como por ejemplo los sueldos y la distribución de celulares puede ser una opción.

Después de esto, como se mostró en la metodología se identificaron los puntos de retraso a través de la ejecución del proceso, estos puntos son:

• Descargar cada uno de los archivos de los países en los que está la empresa para posteriormente filtrar y copiar todas las líneas del P&L que tienen a la cuenta 54-15 (Indemnizaciones). Los files en ciertas ocasiones se demoran mucho en abrir. Tiempo estimado: 1 hora.

• Verificar qué asignación tiene cada empleado de la base de datos, de producción o de STAFF, junto al proyecto al que pertenece. Para algunos empleados la asignación era difícil de encontrar, por lo que se debía recurrir a otra herramienta que genera más tiempo en este paso. Tiempo estimado: 1 hora.

• Identificar la orden a la que debe ir el costo de Severance, ya que cada país tiene diferentes sociedades. Esto genera tiempo debido a que para el área de Staff y Producción, se tienen diferentes criterios de imputación, si el empleado es de producción, el costo irá al proyecto

“Severance” en la sociedad correspondiente, en caso contrario, al pertenecer a Staff, el costo se debe imputar en el proyecto o “área” en la que está asignado, es decir, como se mencionó anteriormente en un caso el costo lo asume la empresa y en otro el proyecto. Tiempo estimado: 30 minutos.

• Comparación de la información entre el P&L de la empresa y todos las líneas filtradas y copiadas en el primer paso mencionado. Lo que sucede en esta parte es que los totales entre el área de Planning (P&L Global de la empresa) y Payroll (Información descargada en carpetas compartidas) generalmente nunca concuerdan en el primer intento, razón por la cual se debe contactar al área de Payroll vía mail para verificar la información faltante. Este paso se ve un poco entorpecido por las demoras del área en responder y subir el resto de información, esto tiene un tiempo estimado de 2:30 minutos teniendo en cuenta esta demora.

Tiempo total de ejecución: 5 horas y 20 minutos.

A partir de esta información, se empieza la automatización del proceso teniendo como objetivo la reducción en el tiempo de ejecución y una interfaz fácil de usar (más detallado en objetivo específico 1). De esta forma, se empieza con el análisis y mejoramiento del archivo de Excel que anteriormente se utilizaba para la realización del proceso, realizando mejoras como:

• Tablas dinámicas para verificar los montos impactados en el P&L de la empresa y los archivos de Payroll en USD y moneda por país, junto a las sociedades que tuvieron costo de Severance, para no tener que revisar todos los archivos. (Anexo 7).

• Tablas dinámicas para verificar el número de compra (número único de asiento contable) que puede estar faltando en los asientos de Payroll y así agilizar el proceso con el área para garantizar una respuesta más rápida a la hora de comunicarse con ellos vía mail. La

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información de los asientos faltantes se genera en un tablero aparte con el monto faltan y sociedad. (Anexo 8)

• Eliminación de hojas que ya no sirven en el archivo de Excel porque esa parte del proceso migra a Drive, las cuales son “Sap Orders” y “All Globers legal ID”, las cuales servían para ver la asignación del empleado y determinar a donde tenía que ir el costo a través de una orden. (Anexo 9).

Después de esto, para lograr disminuir la identificación de la orden a la que debe ir el costo a partir de la asignación de los empleados, se desarrolló un file en Google Sheets, ya que estaría conectado al correo de Gmail, por lo tanto, a los reportes de Power BI vinculados a la información actualizada de la empresa en cuanto a las órdenes, empleados y su asignación, el proceso en Drive es el siguiente:

1. Pegar la información que finalmente concordó con la información del P&L y es la que se va a distribuir. Esto, a partir de algunas fórmulas, trae el costo en dólares, la asignación del empleado y la orden a la que debe caer el costo.

2. A modo de control se debe revisar que todas las ordenen estén en cada una de las filas de la columna “Orders” para asegurarse de que todo se imputará de forma correcta.

3. Automáticamente se arma un “Batch” en la primera hoja en la forma en que se debe subir el documento a SAP. Es importante verificar que traiga el valor en dólares y que dé el mismo que en el total de la hoja SAP HR y que no tenga títulos.

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4. Finalmente, se descarga la hoja como archivo de texto y se sube a SAP, concluyendo tota la distribución.

A partir de la realización de este proceso en la distribución de Octubre, en comparación con el mes anterior con el proceso anterior, se lograron los siguientes resultados en cuanto al tiempo en las demoras:

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• Disminución de 15 minutos en buscar la información en las carpetas de SAP, nuevo tiempo:

45 minutos.

• La verificación de asignación y orden tienen 20 minutos, teniendo en cuenta el control que se debe hacer. Esta es una de las reducciones más importantes en el proceso, ya que es prácticamente automático con el drive.

• Comparar la información con el P&L y enviar mail a Payroll tiene un nuevo tiempo de 20 minutos y 30 minutos respectivamente, con un total de 50 minutos en los dos procesos.

El nuevo tiempo del proceso fue de una hora y 55 minutos, es decir, una reducción del 64.06% en el tiempo de ejecución de la distribución de Severance.

Para la segunda parte del Objetivo General, se utilizaron los pasos mencionados en la metodología, en donde inicialmente se toma una base de datos del costo desde Enero del 2015 hasta Agosto del 2021, es decir el total de 78 meses para el costo de Severance en la empresa.

Gráfica 3. Total de costo de Indemnizaciones por mes en Globant.

Fuente: Elaboración propia.

Para lograr comenzar con el análisis, en primera medida se debe demostrar si la serie de tiempo cumple con el requisito de estacionariedad, es decir, la media y la varianza de la serie de tiempo se puede considerar como constantes¹. Al respecto, se utiliza la prueba estándar llamada DFA (Dickey-Fuller Aumentada). Esta prueba parte de la estimación de la siguiente ecuación:

𝑋_𝑡= 𝛼 + 𝜌 ⋅ 𝑋_𝑡−1+ 𝑢_𝑡

Es decir, la variable de interés (𝑋𝑡) depende de una constante, del valor anterior (𝑋𝑡−1) y de un término de error (𝑢𝑡). La prueba consiste en establecer si |𝜌|<1. En caso de comprobar esto, la serie es estacionaria y por lo tanto es posible estimar un modelo ARMA sin sesgo alguno. La estimación resulta en cierto de valor de 𝜌 y se calcula la probabilidad de que este valor sea igual a 1. La

1 Todos los conceptos econométricos se pueden encontrar en Das (2019).

$(100.000,00) $- $100.000,00 $200.000,00 $300.000,00 $400.000,00 $500.000,00 $600.000,00

1 3 5 7 9 1 1 1 3 5 7 9 1 1 1 3 5 7 9 1 1 1 3 5 7 9 1 1 3 5 7 9 1 1 1 3 5 7 9 1 1 1 3 5 7

2 0 1 5 2 0 1 6 2 0 1 7 2 0 1 8 2 0 1 9 2 0 2 0 2 0 2 1

TOTAL

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probabilidad en cuestión se denomina “p-value for Z(t)” en el modelo propuesto. La tabla X muestra el resultado de la prueba realizada en el programa Stata:

Tabla 1. Resultado de la prueba DFA.

El valor-p la estadística Z(t) correspondiente a la hipótesis 𝜌 = 1, es decir que la probabilidad de que 𝜌 sea igual a 1 (serie de tiempo no estacionaria) tiende a ser igual a 0. En consecuencia, esto significa que la probabilidad de que 𝜌 sea menor a 1 en valor absoluto tiende a ser igual a 1 – 0 = 1, por lo que podemos aceptar con certeza que la serie de tiempo es estacionaria.

Es posible hacer otra prueba del tipo ADF. En esta prueba adicional, se controla por una posible autocorrelación en la serie de tiempo, la cual hace que la estimación de 𝜌 pueda ser sesgada:

Δ𝑋𝑡= 𝛼 + 𝜌 ⋅ 𝑋𝑡−1+ 𝜁Δ𝑋𝑡−1+ 𝑢𝑡

Es decir, la variación en 𝑋 (Δ𝑋𝑡) depende de una constante, del valor anterior (𝑋𝑡−1), de la variación anterior (Δ𝑋𝑡−1) y de un término de error (𝑢_𝑡). Es Δ𝑋𝑡−1que permite controlar por un posible sesgo involucrado por la autocorrelación en 𝑋. El resultado de esta segunda prueba es el siguiente:

Tabla 2. Resultado de la prueba con autocorrelación.

Fuente: Cálculos propios.

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El valor-p la estadística Z(t) correspondiente a la hipótesis 𝜌 = 1, es igual a 0.0003. En consecuencia, la probabilidad de que 𝜌 sea igual a 1 (serie de tiempo no estacionaria) es igual a 0.0003.

Nuevamente, esto significa que la probabilidad de que 𝜌 sea menor a 1 en valor absoluto es igual a 1-0.00003=0.9997. Podemos por lo tanto aceptar con casi-certeza que la serie de tiempo es estacionaria con esta prueba adicional.

Según la misma lógica, es posible controlar el sesgo antes mencionado con dos rezagos, obteniendo la siguiente estimación:

Δ𝑋_𝑡= 𝛼 + 𝜌 ⋅ 𝑋_𝑡−1+ 𝜁₁Δ𝑋_𝑡−1+ 𝜁₂Δ𝑋_𝑡−2+ 𝑢_𝑡

La tabla 3 describe el resultado de la prueba. El valor-p es inferior al 1%, por lo que podemos rechazar con aceptar con casi-certeza que la serie de tiempo es estacionaria con esta prueba adicional:

Tabla 3. Resultado de la prueba con autocorrelación y dos rezagos.

Para concluir, las tres pruebas se consideran como suficientes para poder implementar los modelos ARMA de manera consistente, ya que se comprueba que la serie de tiempo cumple con el criterio de estacionariedad y se puede continuar con la siguiente parte de la metodología

Comprobado esto, se estima el modelo ARMA de la siguiente manera: el proceso autorregresivo en 𝑡 se compone de una combinación de períodos pasados entres los 4 periodos anteriores a 𝑡. Lo mismo se aplica al proceso de medias móviles (MA). En este orden de ideas, se toman hasta 4 posibles rezagos tanto para la variable de interés (Datos de indemnizaciones, proceso AR), como para la perturbación estocástica (proceso MA) que da cuenta de manera sintética de todos los valores diferentes de las indemnizaciones que influyen en las indemnizaciones. La tabla 4 describe algunos ejemplos de los modelos subsecuentes:

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Tabla 4. Conjuntos de rezagos: Ejemplos. Fuente: cálculos propios.

Conjunto de rezagos AR (𝑃)

Conjunto de rezagos MA (𝑄)

Conjunto de rezagos AR (𝑃)

Conjunto de rezagos MA (𝑄)

1, 3 4 2 1, 2, 3, 4

2, 4 1, 2, 3 1, 2, 3 4

∅ 1, 2 1, 4 ∅

Lo anterior genera 255 posibles modelos entre las combinaciones con los 4 rezagos en AR y los 4 rezagos en MA anteriormente mencionados, un número que va de acuerdo con las limitaciones del proyecto, ya que 5 rezagos dejarían más de 1000 escenarios posibles.

Para lograr determinar el mejor modelo, se utilizan diferentes pasos. En primera medida, es necesario seleccionar los modelos cuyos coeficientes se caracterizan cada uno por un p-value inferior o igual al 10%, es decir la probabilidad de que la constante y los coeficientes 𝜙𝑡 𝑦 𝜃_𝑡 tomen el valor de 0. Si esta probabilidad es muy alta, el coeficiente y por lo tanto la variable saldrían del modelo, lo cual no tendría sentido y le quitaría precisión. Viendo este criterio en lo 255 modelos, se descartaron lo que tenían un p-value superior al 10% en por lo menos 1 coeficiente, dejando los siguientes modelos con P=Rezagos para la variable de interés y Q = Rezagos para la perturbación estocástica.

Tabla 5. Modelos con coeficientes significativos.

En el segundo paso, se debe comprobar si la variable A sí se puede modelizar como un “ruido blanco”, es decir, que las perturbaciones estocásticas demuestren cierta estabilidad para generar poder confiar en su diagnóstico sin sesgos. Para ello, se realiza la prueba llamada “Portmanteau”. Al realizar la prueba, cada modelo acepta la hipótesis nula: “la perturbación estocástica se puede modelizar como un ruido blanco”. Dejando como resultado para cada modelo, las siguientes probabilidades en cada uno de los casos:

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Tabla 6. Probabilidad por modelo de ser modelizado como “ruido blanco”

Cada probabilidad es mayor al 10%, por lo que no puede rechazar la hipótesis de ruido blanco. Entonces, cada modelo no presenta ningún sesgo en cuanto a sus fundamentaciones teóricas de las series de tiempo.

Después de esto, como tercera etapa se clasifican los nueve modelos de acuerdo con sus capacidades respectivas para minimizar los errores entre los valores calculados de acuerdo con el modelo y los verdaderos valores, es decir según el total de errores al cuadrado.

Tabla 7. Resultado de error al cuadrado por modelo.

Tabla 8. Ranking de menor a mayor error al cuadrado.

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En la cuarta etapa, se clasifican los nueve modelos de acuerdo con sus capacidades respectivas para minimizar los criterios AIC y BIC (criterios de información), es decir, los criterios que permiten evaluar el equilibrio alcanzado por un modelo entre precisión y complejidad.

Tabla 9. Resultados de criterios AIC y BIC con rango medio por modelo.

Finalmente, se clasificaron los modelos de acuerdo con el rango promedio entre el rango generado por los errores y el rango promedio de AIC y BIC, lo que dejó la siguiente tabla como la clasificación final de los modelos.

Tabla 10. Clasificación final de los 9 modelos.

Rango

medio total Modelo

1 4

2 2

3,75 5

4,25 7

5,25 9

5,5 3

7 1

7,75 6

8,5 8

Todo el proceso anterior dejó como ganador al modelo 4, el cual toma como P=1 y Q=4, esto significa que para la variable de interés se toma el periodo anterior (un rezago) y para la perturbación estocástica, el periodo de t-4, por lo que el modelo quedaría de la siguiente manera:

𝑦𝑡= 𝜇 + 𝜙1𝑦𝑡−1 + 𝐴𝑡+ 𝜃4𝐴𝑡−4

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Los coeficientes respectivos, vienen de ejecutar el modelo ARMA en STATA, arrojando los resultados mostrados en la tabla.

Tabla 11. Cuadro de resultados de modelo ARMA.

En consecuencia, el modelo es el siguiente:

𝑦𝑡= 125.3218 + 0.2956155𝑦𝑡−1 + 𝐴𝑡+ 0.3696431𝐴𝑡−4

Gráfica 4. Valores reales vs. mejor modelo.

Fuente : Elaboración propia en Stata.

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Con esto en cuenta, ya se tiene una ecuación que permite modelar las indemnizaciones y calcular la esperanza matemática de la variable aleatoria, es decir, el costo mensual de indemnizaciones. Este valor refleja el valor medio que representa el fenómeno de la variable, o también, un valor esperado (López, s.f.). A partir de la siguiente simplificación del Anexo 8, se llegó al siguiente resultado como valor medio :

𝐸(𝑦_𝑡) = 𝜇

1 − 𝜙₁= 125.3218

1 − 0.2956155= 177.9167486

Finalmente, todo este análisis lleva a mencionar en qué casos se podría utilizar este valor del comportamiento medio de Severance. Teniendo en cuenta que el área se encuentra realizando el presupuesto para el año 2022, este valor de 177.917 dólares se puede tener en cuenta en la proyección del presupuesto para el próximo año. Esto es importante por que el costo de Severance afecta los márgenes del P&L de la empresa, razón por la cual una apropiada proyección, lleva a reflejar márgenes más precisos.

Objetivo específico 1: Proponer una interfaz fácil de usar en la herramienta.

Durante la creación de la herramienta en compañía de las personas que se encargan de la automatización de procesos, se realizaron algunas pruebas para verificar que el proceso se entendía y efectivamente estaba funcionando. Por esta razón, se adoptó el orden que se encuentra en el archivo de Excel y drive, ya que esta organización permite una mejor ejecución e interfaz teniendo el mismo orden que el P&L de la empresa, logrando que la filtración de información sea completa y no columna por columna.

De igual forma la implementación de algunos colores, disminución de hojas a utilizar, botón en la macro, tablas dinámicas, el tablero que muestra la sociedad de los asientos faltantes, son algunos ejemplos de las herramientas y funciones que se utilizaron en pro de un procedimiento sencillo y fácil de usar para cualquier empleado, precisamente porque como este proceso lo manejan los practicantes, al menos cada 6 meses o incluso menos una nueva persona deberá aprender a ejecutar la distribución de Severance, sin dejar de lado la escritura del paso a paso en el manual de procesos de la empresa, para tener una guía formal.

Objetivo específico 2: Identificar posibles características y patrones que lleven a proponer mejoras en la gestión del costo.

De acuerdo con el análisis estadístico se pudo observar que la cuenta tiene muchas altas y bajas a lo largo de los años. Sin embargo, al momento de tomar 4 rezagos para hacer el procedimiento, se logró determinar que al tomar el periodo inmediatamente anterior en la función de la regresión y el 4 en la perturbación estocástica quiere decir que el costo depende de sí mismo. Esto quiere decir, que cuando una persona de va de la empresa, puede haber una reacción en cadena haciendo que otros empleados deseen irse.

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A pesar de esto, el costo no tiene un comportamiento progresivo a través del tiempo, si no que puede ser un poco variable con esos altos y bajos, razón por la cual el valor de 177.000 dólares mensuales como presupuesto se tiene debería tener en cuenta como valor promedio en todos los meses del presupuesto del 2022. Precisamente porque al no tener un aumento o baja tan lineal, hace que el valor final del año se “nivele” a un promedio muy acercado a la estimación mencionada.

10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones:

1. Con la revisión de literatura y la ejecución del nuevo proceso, la automatización es una variable muy importante en la productividad de la empresa. El nuevo proceso logró reducir en aproximadamente 64% el tiempo de ejecución de la distribución de Severance, dejando 205 minutos libres para otros procesos o análisis. Es decir, esta automatización le deja al área 3 horas y 25 destinados a otras cosas que pueden ser importantes, llegando a bajar la carga laboral en época de cierre de mes principalmente.

2. A partir de una serie de pasos que filtraron 255 posibles modelos que explicaran el costo de Indemnizaciones, se logró identificar que el valor medio que se debe tener en cuenta para tomar decisiones estratégicas es de 177.916 dólares mensuales. Resultado que va en línea con el comportamiento que viene presentando en costo y se considera lo más preciso posible de acuerdo con las limitaciones del ejercicio.

3. El nuevo proceso de distribución tiene un paso a paso fácil de entender debido a la necesidad de que la tarea esté cambiando entre practicantes. Además, su interfaz cumple con la automatización que se debe realizar mes a mes y es agradable con el analista que la esté realizando.

Recomendaciones

1. El área debe utilizar este proceso los próximos meses y buscar formar de mejorarlo cada vez más ya que a través del tiempo se puede perfeccionar. Además, se debe implementar la automatización en más procesos y buscar el manejo de nuevas herramientas es fundamental para lograr responder al crecimiento de procesos con el nivel al que está creciendo la empresa con sus nuevas adquisiciones, cada vez mayor cantidad de empleados y más ventas. De esta forma se logra un crecimiento sostenible en un área que está aumentando sus tareas.

2. Se le recomienda a la empresa Globant y al área de Financial Planning & Analysis que al hacer la proyección de presupuesto del 2022 se tome un valor de 177.216 dólares como presupuesto mensual, dejando un total de 2’126.592 dólares como presupuesto total del año, ya que este valor figura como el comportamiento medio del costo y es una predicción muy precisa a través del análisis presentado.

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3. La entrevista realizada a la jefe del área arrojó algunos procesos que pueden seguir un procedimiento similar de sacar información de diferentes lugares para si ejecución y comportarse de forma similar a través del tiempo para así, poder utilizar una herramienta o proceso similar, junto a un análisis a través de herramientas estadísticas como STATA teniendo series de tiempo que cumplen con el criterio de estacionariedad. De acuerdo con Alejandra, estos procesos podrían ser básicamente todos los costos distribuibles, donde por distribuible se entiende, llevar el costo que está en una cuenta más grande, a cada lugar donde corresponde. Esto quiere decir, llevar el costo a proyecto ya sea de producción o proyectos que toman el papel de áreas dependiendo de lo que se quiera distribuir. De esta forma, se puede hacer un análisis similar en la distribución de celulares, distribución de sueldos, análisis de nóminas por país, análisis de áreas, entre otros.

11. LIMITACIONES Y FUTURAS LÍNEAS DE INVESTIGACIÓN

Limitaciones:

1. Una de las principales limitaciones fue tener que dividir el proceso en dos plataformas diferentes: Excel y Drive, debido a que a partir de lo que se quería hacer en la primera parte del procedimiento, se tenía más conocimiento del manejo de la herramienta de Excel, con macros, Visual Basic y botones.

2. Al realizar el análisis estadístico, se tuvo que escoger hasta 4 rezagos para poder empezar con un análisis de 255 modelos que podrían explicar el comportamiento del costo de Indemnizaciones. Al tomar más rezagos, puede ser posible encontrar más opciones y modelos más precisos, sin embargo, el tiempo y herramientas tecnológicas limitaron hacer un análisis con una mayor cantidad de modelos.

3. Una de las principales demoras del proceso es buscar la información en cada uno de los documentos por país que sube Payroll a las carpetas compartidas. El tiempo de ejecución de este paso se logró disminuir identificando qué países tienen costo por mes, sin embargo, el hecho de entrar a cada documento y filtrar la información para proceder a copiarla y pegarla en el archivo de Severance es un proceso muy operativo, pero que se debe seguir haciendo de esta forma por ahora ya que los documentos que se suben son “nuevos” y no hay forma de tomar la información automáticamente, al menos no con las herramientas propuestas en este proyecto.

Futuras Líneas de Investigación:

1. En esencia, nuevos lenguajes de programación y herramientas para el mejoramiento de este proceso y los demás que tiene el área. Una futura línea de investigación podría involucrar la forma de hacer el proceso en solo una herramienta y no en dos, esto, además de nuevos

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lenguajes de programación, puede involucrar el profundizamiento del lenguaje de programación de Drive “Apps Script”.

2. Análisis de comportamientos de costo con más rezagos, logrando tener una mayor cantidad de modelos a analizar y, por ende, la posibilidad de un modelo más preciso.

3. Exploración de otros modelos estadísticos para la elección de un mejor modelo regresivo. Por ejemplo, se podría determinar un modelo ARIMA en vez de uno ARMA, ya que el primero funciona con series de tiempo no estacionarias y se podría utilizar en costos que no cumplan con ese criterio.