Diseño e implementación de la estructura organizacional y manual de funciones para la toma de decisiones en la empresa soluciones y proyectos laborales S A S

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(1)i.

(2) ii. DISEÑO E IMPLEMENCION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y MANUAL DE FUNCIONES PARA LA TOMA DECISIONES EN LA EMPRESA SOLUCIONES & PROYECTOS LABORALES S.A.S.. Daniela Cano Pescador & Mónica Walles Sanchez. Director: Juan Martin Ramírez Mahecha. Febrero 2017.. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ECONOMICAS Y CONTABLES ADMINISTRACION DE EMPRESAS SEDE CALI.

(3) iii Resumen En la actualidad la dinámica de la economía se desarrolla en un mundo globalizado donde la competitividad de las empresas no depende solamente de su capacidad de realización o de su fuerza de ventas. La integración de diferentes técnicas de administración con un direccionamiento estratégico diseñado apropiadamente, marca la diferencia a la hora de permanecer activos en los mercados. En este sentido se debe tener en cuenta que el diseño de la estructura organizacional, entendiéndolo como “El soporte de la organización”, es donde se apoyará la misma para su funcionamiento. Cada empresa debe tener una estructura organizacional o administrativa de acuerdo con su actividad, conformación, entorno social y prospectivo empresarial. Al analizar la empresa Proyectos & Soluciones Laborales S.A.S. y sus entornos, se identificó que es una sociedad legalmente constituida, su actividad económica, definida en su objeto social, la ubica en el sector de las afiliaciones y tiene una experiencia comercial de 13 años. Así mismo, se evidenció que la empresa tiene unas faltas de organización y asignación de puestos que resultan esenciales para desarrollar su actividad de manera eficiente a nivel de productividad. Esta condición ayudó a identificar la necesidad de diseñar e implementar una estructura organizacional y manual de funciones que le permita a la empresa tener un funcionamiento apropiado donde se relacionen ordenadamente las áreas de Ventas, Talento Humano y Financiera, esenciales para un correcto funcionamiento y dirección. De ésta manera crear valor a sus clientes, accionistas, colaboradores y demás grupos de interés. Para la realización de éste trabajo se tuvo en cuenta un marco teórico fundamentado en los conocimientos adquiridos en el curso de la carrera de Administración de Empresas en la.

(4) Universidad Cooperativa de Colombia, sede Cali, donde se ha logrado conocer los diferentes avances que ha tenido la Administración de Empresas a nivel universal y la importancia de ejecutar dichos avances de manera programada con el fin de lograr la permanencia estable en el mercado, basándose en la organización integral de sus procesos y así llevar la compañía a un nivel de productividad mayor. En éste sentido, se propuso diseñar e implementar la estructura organizacional en la empresa Proyectos & Soluciones Laborales S.A.S. Estructura que se ajusta a las características propias de la empresa, capaz de hacer frente a las condiciones actuales de los mercados y que permita darle base sólida a un proceso de dirección que ayude lograr un crecimiento en cultura organizacional y productividad. Al culminar éste trabajo, se hizo entrega del diseño y se implementó la estructura organizacional y manual de funciones de la Proyectos & Soluciones Laborales S.A.S., siendo éste, eje fundamental para desempeño eficientemente de la compañía, acorde a las condiciones actuales del mercado y alineada con las nuevas tendencias administrativas. Generando valor a sus clientes, accionistas, colaboradores y demás grupos de interés.. iv.

(5) v Abstract At present, the dynamics of the economy take place in a globalized world where the competitiveness of companies depends not only on their capacity to realize or their sales force. The integration of different management techniques with appropriately designed strategic addressing makes the difference when it comes to remaining active in the markets. In this sense it must be taken into account that the design of the organizational structure, understanding it as "The support of the organization", is where it will support the same for its operation. Each company must have an organizational or administrative structure according to its activity, conformation, social environment and prospective business. When analyzing the company Proyectos & Soluciones Laborales S.A.S. And its surroundings, it was identified that it is a legally constituted company, its economic activity, defined in its social object, located in the sector of affiliations and has a commercial experience of 13 years. Likewise, it was evidenced that the company has a lack of organization and assignment of positions that are essential to develop its activity efficiently at the level of productivity. This condition helped to identify the need to design and implement an organizational and manual structure of functions that allows the company to have an appropriate operation where the Sales, Human Talent and Financial areas are related in an orderly manner, essential for a correct functioning and direction. In this way, create value for its customers, shareholders, employees and other stakeholders. In order to carry out this work, a theoretical framework based on the knowledge acquired during the course of the Business Administration course at the Cooperative University of Colombia, Cali, was taken into account, where it was possible to know the different advances.

(6) that the Business Administration at a universal level and the importance of executing these. vi. advances in a programmed way in order to achieve stable permanence in the market, based on the integral organization of its processes and thus lead the company to a higher level of productivity. In this sense, it was proposed to design and implement the organizational structure in the company Proyectos & Soluciones Laborales S.A.S. Structure that conforms to the characteristics of the company, able to face the current conditions of the markets and that allows to give solid foundation to a process of direction that helps to achieve a growth in organizational culture and productivity. At the end of this work, the design and implementation of the organizational and manual structure of the SAS Projects & Solutions was implemented, being this fundamental axis for efficient performance of the company, according to the current market conditions and aligned with The new administrative trends. Generating value to its customers, shareholders, collaborators and other interest groups..

(7) vii Tabla de Contenidos. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 1 1.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................ 2 1.1.Antecedentes ..................................................................................................................... 4 2.FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ..................................................................................... 6 3.OBJETIVOS ............................................................................................................................ 7 3.1.Objetivo general ................................................................................................................ 7 3.2.Objetivos específicos ........................................................................................................ 7 4.JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................... 8 5.MARCOS REFERENCIALES .............................................................................................. 12 5.1.Marco teórico .................................................................................................................. 12 5.2.Marco conceptual ............................................................................................................ 21 5.3.Marco contextual ............................................................................................................ 25 5.4.Marco legal ..................................................................................................................... 26 6.metodología............................................................................................................................ 30 6.1.Tipo de estudio ................................................................................................................ 30 6.2.Método de investigación: ................................................................................................ 30 6.3.Fases de la investigación ................................................................................................. 31 7.DESARROLLO DE OBJETIVOS ........................................................................................ 32 7.1.Proponer procesos estructurales en la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S... ............................................................................................................................... 32 7.1.1.Resultados de la encuesta............................................................................................. 43 7.2.Documentar los procesos que serán implementados y manejados por el personal de la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S., ............................................................... 52 7.3.Socialización del proyecto en base a la implementación y formalización de los procesos y el manual de funciones en la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S., ............ 104 7.3.1.Resultados de la implementación: ............................................................................. 107 7.4.Elaborar un análisis financiero de la empresa............................................................... 114 8.CONCLUSIONES ............................................................................................................... 121 8.1.Conclusiones de acuerdo al número de objetivos Específicos ...................................... 121 9.RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 124 Lista de referencias ..................................................................................................................... 125 Apéndice ..................................................................................................................................... 126 Vita.............................................................................................................................................. 130.

(8) Lista de tablas. viii. Tabla 1. Colaboradores (2017). .................................................................................................... 36 Tabla 2. Análisis FODA ............................................................................................................... 42 Tabla 3. Valores Corporativos .................................................................................................... 103 Tabla 4.Políticas Generales ......................................................................................................... 115 Tabla 5. Proyecciones de gastos generales ................................................................................. 115.

(9) Lista de figuras. ix. Figura 1. Ubicación geográfica (2017) ......................................................................................... 26 Figura 2. Cadena de Mando (2017). ............................................................................................. 34 Figura 3. Diagrama de Flujo (2017) ............................................................................................. 37 Figura 4. Ventas (2017). ............................................................................................................... 39 Figura 5. Matriz de perfil competitivo .......................................................................................... 40 Figura 6. Misión ............................................................................................................................ 43 Figura 7. Visión ............................................................................................................................ 44 Figura 8. Valores corporativos ...................................................................................................... 44 Figura 9. Socialización de estrategias ........................................................................................... 45 Figura 10. Manual de Funciones ................................................................................................... 45 Figura 11. Evaluación de desempeño ........................................................................................... 46 Figura 12. Planeación estratégica ................................................................................................. 47 Figura 13. Quejas y Reclamos ...................................................................................................... 47 Figura 14. Equipamiento e infraestructura tecnológica ................................................................ 48 Figura 15. Servicio al cliente ........................................................................................................ 49 Figura 16. Estandares de Calidad.................................................................................................. 49 Figura 17. Niveles de estudio........................................................................................................ 50 Figura 18. Resultados.................................................................................................................... 51 Figura 19. Estructura Organizacional ......................................................................................... 103 Figura 20. PHVA ........................................................................................................................ 106 Figura 21. Proyección Financiera I ............................................................................................. 117 Figura 22. Proyección Financiera II............................................................................................ 118.

(10) INTRODUCCIÓN. Las organizaciones como entes dinámicos tienen que demostrar su capacidad por mantenerse competitivamente en el mercado donde participan cumpliendo con las exigencias y parámetros que los clientes determinen. El panorama anterior da origen al desarrollo de este trabajo, que tiene como objetivo principal, diseñar e implementar la estructura organizacional y manual de funciones para la toma decisiones en la empresa Soluciones & Proyectos Laborales S.A.S. La estructura organizacional, es una base esencial en todas las empresas ya que define particularidades de cómo se organizara, como se establecerán la jerarquía, autoridad, organigrama, distribución de departamentos, entre otros. Lo cual se espera mejorar con las dificultades que se presentan en la oficina de Soluciones y Proyectos Laborales S.A.S. En este punto, se dará inicio a analizar las diversas falencias que tiene la empresa en la organización de sus departamentos, mediante el cual se llevara cabo la planificación para el diseño de la estructura organizacional. De esta manera la empresa pueda aprovechar al máximo sus recursos..

(11) 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad los mercados se encuentran en constante cambio lo que genera que las empresas busquen ser altamente competitivas. Por tal razón es imperativo establecer elementos que permitan a las organizaciones desarrollar procesos dirigidos, medibles y controlables. Ya que al mejorar los procesos se logra ser eficientes, incrementan el prestigio y permiten diferenciarse de los competidores. Es importante caracterizar un modelo estratégico, con el fin de evidenciar que las acciones orientadas al logro de los objetivos empresariales, a través del cumplimiento y la óptima aplicación del proceso administrativo enmarcado en las fases de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las consecuencias que obtendría la empresa al no implementar la propuesta de diseño e implementación de la estructura organizacional, generara que su desempeño y competitividad se vea afectado, ya que estas determinan las gestiones estratégicas y funcionamientos de las áreas que interactúan entre sí. Llega a ser deficiente y crea una variedad de problemas que ya se están evidenciando como son, la sobrecarga de responsabilidades y un alto índice de falta de comunicación. En el análisis de la empresa Soluciones y Proyectos Laborales S.A.S. se evaluó su entorno interno y el impacto del ambiente externo, identificando que es una empresa ha venido elaborando actividades de consultoría, asesoría, diseño y la prestación de servicios para el desarrollo de proyectos, procesos y subprocesos en el área de administración, siendo una microempresa han logrado subsistir en el mercado, con falencias como la falta de definición clara y formal de las funciones del personal, las.

(12) cuales han sido manejadas de manera empírica en los diferentes cargos permanentes, periódicos u ocasionales. Su crecimiento inicio con un planteamiento empírico desde el punto de vista administrativo y se encuentra ubicada en el sector de los servicios, siendo parte de la tendencia de la subcontratación de procesos empresariales o BPO. El interés constante de las compañías de disminuir los costos fijos y de aumentar su nivel de productividad, han hecho que la tendencia del mercado sea la implementación de nuevos procesos que buscan el fortalecimiento empresarial. Uno de estos conceptos es el BPO (business process outsourcing), el cual ha venido cobrando un mayor interés debido a que apunta al fortalecimiento de las compañías. La empresa al ser parte de esta tendencia y al contar con 13 años en el mercado se encuentra en desventaja al no tener una estructura organizacional debido al proceso de globalización. Se observó que sus áreas no están definidas ni constituidas como lo son (Finanzas, Talento humano, Mercadeo, Ventas), por lo cual el progreso eficiente de la empresa se ve obstruido. Así mismo, carece de elementos fundamentales de identidad corporativa como: Misión, Visión, Objetivos, Reglamentos, Manuales de funciones y Plan estratégico. El proyecto determino las áreas y estrategias para la toma de decisiones, a través de encuestas a los trabajadores donde se conoció las funciones que cada uno realiza en su puesto de trabajo y así pudimos establecer el perfil de cargo de los trabajadores con sus funciones correspondientes, considerando que es lo ideal para que el trabajo y las actividades diarias no se entorpezcan por evasión a las responsabilidades..

(13) Como resultado se busca que los trabajadores que componen la empresa trabajen de manera eficiente y ágil; donde podrán contar con la capacidad de establecer una mejor ruta para implementar los procesos y alcanzar los objetivos que se encuentran estipulados en la empresa.. 1.1. . ANTECEDENTES DESARROLLO DE UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LA EMPRESA DE ENERGIA DE PEREIRA S. A E.S. P, Pereira (2009) Realizado por Benjamín Villa Ramírez y Carlos Andrés Cruz. En donde responde a las necesidades para mejorar la estructura organizacional de la empresa de energía S.A. ESP, el planteamiento de una nueva estructura organizacional la. cual conlleva un análisis administrativo, organizacional y humano. Para la metodología se utilizó un trabajo de investigación de carácter cuantitativo y cualitativo, para la recolección de datos fueron utilizados: La Matriz Transaccional de Cargas de Trabajo y los formatos de Manual de Funciones y Competencias. Los resultados que fueron obtenidos gracias a la tabulación de los datos al realizar el análisis de la eficacia y eficiencia del desarrollo actual de los procesos fueron validados por la gerencia para mejorar el direccionamiento de la empresa para lograr una optimización de personal.. . DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA SALITRE MARAMAO’S CLUB S.A. Bogotá (2008) Realizado por Diana.

(14) Milena Guerrero Castro y Alexandra Perico Quimbaya de la universidad de la Salle facultad de administración de empresas. Se tomó como referencia éste trabajo de grado por la semejanza en la identificación del problema en cada una de las empresas analizadas. Las dos carecen de una estructura organizacional que les permita desarrollar su misión de manera más productiva. Por otra parte es ambos casos es una gran oportunidad de aplicar los conocimientos y avances que ha tenido la administración de empresas en el mundo.. . ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES PARA. CONTROLAR. Y. ESTABLECER. LA. MEJOR. RUTA. PARA. IMPLEMENTAR LAS FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN LAS OFICINAS DE LA EMPRESA TRAPICHE LUCERNA S.A. Cali (2012) realizado por Lina Marcela Rivas de la universidad cooperativa de Colombia. Su trabajo se basó en la elaboración del manual de funciones a través de una estandarización de los procesos que contribuyan al mejoramiento de las actividades de las oficinas de la empresa Trapiche Lucerna dando como resultado la implementación del manual en la empresa eliminando los cuellos de botella y demoras en los procesos..

(15) 2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cuál debe ser el diseño e implementación de la estructura organizacional para la empresa Soluciones y proyectos laborales SAS, para ser más competitiva en el mercado?.

(16) 3. OBJETIVOS 3.1.. OBJETIVO GENERAL Diseñar e implementar la estructura organizacional y manual de funciones para. la toma decisiones en la empresa soluciones y proyectos laborales S.A.S.. 3.2.. OBJETIVOS ESPECÍFICOS . Proponer procesos organizacionales en la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S.. . Documentar los procesos que serán implementados y manejados por el personal de la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S.. . Socialización del proyecto en base a la implementación y formalización de los procesos y el manual de funciones en la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S.. . Elaborar un análisis financiero de la empresa..

(17) 4. JUSTIFICACIÓN En la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S, se identificó la necesidad que tiene la empresa de diseñar e implementar una estructura organizacional que le permita ejercer su funcionamiento con mayor eficiencia y eficacia. Este proyecto, resulta como una gran oportunidad para establecer los requisito necesarios para formalizar la empresa de una manera práctica, basados en todos los conocimientos teóricos, que se han adquirido a lo largo de la formación profesional en el programa de Administración de Empresas en la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Cali. A su vez, la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S., inicia una nueva etapa de existencia aprovechando toda la experiencia que ha recogido por más de 13 años, empleando algunos de las teóricas científicas que para la administración de organizaciones se han utilizado en todo el mundo durante el último siglo, buscando dar lugar a la etapa de la Organización Empresarial. Se busca que la empresa tenga una transformación viéndose reflejados en la productividad de sí misma en: reducción de costos, planeación general, mejor clima laboral, reducción de tareas, manejo del tiempo, mayor competitividad, etc. Una de las diferencias más evidentes entre las pequeñas y las grandes empresas es la estructura organizacional, si bien algunas empresas no formalizan sus funciones y aun así sobreviven en el mercado, es claro que cuando existen una estructura precisa que determina procesos formales e informales se delimitan funciones para cada cargo y puesto de trabajo, así como el alcance de la forma de decisiones por parte de una.

(18) directiva definida , siendo más fácil cumplir los objetivos para lograr un crecimiento empresarial. Por lo anterior, este trabajo encuentra justificación desde lo teórico en la valoración de los conceptos, en la conformación y consolidación de una estrategia empresarial, a través del estudio de los modelos existentes y su injerencia empresarial. De acuerdo con lo anterior, el diseño de la estructura organizacional y el manual de funciones en la empresa Soluciones y Proyectos Laborales S.A.S., permitirá generar una estrategia ajustada a las necesidades de esta. La estandarización de procesos, hoy en día es una herramienta que genera una ventaja competitiva en muchas organizaciones, para este caso la empresa Soluciones y Proyectos Laborales S.A.S., para quien las exigencias las impone el mercado globalizado, que es quien ha hecho cambiar la visión de los negocios. Es fundamental, entender el concepto moderno de calidad que implica una revolución del pensamiento gerencial sabiendo que la puesta en marcha de un proceso de estandarización para la empresa Soluciones y Proyectos Laborales S.A.S. permitirá mejorar la eficiencia productiva en las oficinas de la empresa. Por tanto el convencimiento, compromiso y liderazgo por parte de la alta dirección es el primer gran paso que se debe dar al iniciar un proceso de estandarización. Establecer, documentar, implantar y mantener por escrito los procesos es lo que hace falta para lograr que la toma de decisiones sea certera dentro de la empresa, la eliminación de tiempos muertos y reproceso por ausencia de soportes en papel, que eviten entorpecimiento en las labores de los colaboradores..

(19) De ésta manera la empresa Proyecto y Soluciones Laborales S.A.S, implementa un modelo divisional o diversificado, ya que se basa en la organización de los departamentos y subordinados. “ejercen un impulso dominante hacia la fragmentación” (Mintzberg, en Mintzberg y Quinn, 1993, pág. 388), o sea, tienden hacia la independencia. Este modelo fue diseñado de acuerdo con sus características, que le permite funcionar organizadamente dándole la oportunidad de crecer en productividad y así competir en mercados globalizados como los actuales. Mediante esta estructura, la empresa consigue disminuir los riesgos y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda de nuevas oportunidades en los mercados. Las características del modelo que se implementó en la empresa son: . Alcance limitado. La gerencia asigna el trabajo a cada subordinado, y este se encarga de la parte asignada a él y a su equipo de trabajo.. . Toma de decisiones. Para la gerencia es imposible tomar todas las decisiones de la empresa, para esto, la estructura divisional brinda a los empleados la autoridad para tomar decisiones. Esto conlleva a que los empleados lleven sus niveles de satisfacción de trabajo muy alto pues sus opiniones son valoradas por la gerencia.. . División de trabajo. La gerencia puede concentrarse en la toma de decisiones ya que las ordenes están dividas por departamento y el trabajo se hace menos pesado..

(20) . Control de las desviaciones. La administración toma medidas para contratar a los empleados con las habilidades, calificaciones y experiencia adecuadas..

(21) 5. MARCOS REFERENCIALES 5.1.. MARCO TEÓRICO Drucker (1954) en su libro The practice of management, afirma lo siguiente: “el. todo es más que la suma de las partes”. Es en éste libro donde Peter Drucker aborda la gerencia como un factor determinante para el correcto funcionamiento de los procesos. La gerencia se convierte en el pilar principal para obtener resultados positivos en el desarrollo de objetivos. Para la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S., se debe determinar este concepto de gerencia en cuanto a la gestión que realiza, para poder así tener un conocimiento específico el cual se enfoca a que los lineamientos de la empresa que ayudaran al crecimiento de esta. Como afirma Drucker (2002) en su libro Los desafíos de la gerencia para el siglo XXI: “el éxito de una organización depende de la implementación de estrategias que le permitan tener ventajas competitivas, y esto, implícitamente está relacionada con el personal que las ejecuta”. Los resultados eficientes de los integrantes de la organización, serán el producto no solo de sus habilidades para llevar a cabo sus funciones, sino además del grado de motivación y satisfacción dentro de su campo de trabajo. Ser competitivos dentro del mercado es el resultado de una innovación constante la cual es la prueba que se refleja cuando produce un valor. “Innovar significa producir nuevo valor y nueva satisfacción para el cliente, una novedad apenas entretiene. Sin embargo, una y otra vez, hay gerentes que deciden innovar sin otra razón que la de estar aburridos haciendo la misma cosa, o fabricando el mismo producto, día tras día” (Drucker, p.105).

(22) Chiavenato (2007), según su libro Introducción a la teoría general de la administración hace una recopilación de los planteamientos e interpretaciones que múltiples autores desarrollaron entre 1958 y 1973. Autores como James D. Thompson con su obra “Organizations in action” o Víctor A. Thompson con “Modern Organization”. Cuando se plantea la organización empresarial como una estructura que funciona como resultado del correcto accionar de todos sus componentes, adicionalmente entender que el funcionamiento de cada área depende de la diligencia y capacidad de gestión del encargado (Gerente), necesita de un liderazgo preparado para asumir ese roll de manera pro activa con un modelo de comunicación oficial, legal y efectivo. Como lo aporta Max Weber para Chiavenato en éste libro. “Se debe contar con dos caracteres en la organización burocrática: 1. El carácter legal de las normas y 2. El carácter formal de las comunicaciones”. Chiavenato (2002 a), profundiza sobre la era moderna y actualizada de la administración del personal dentro de las organizaciones, los recursos humanos, la gestión de los talentos, el capital humano e intelectual. Innova sobre los horizontes actuales y las tendencias desafiantes del mercado. Las organizaciones deben tener muy presente la importancia de su personal y del buen manejo que deben hacer de él, así como brindarles lo necesario para el cumplimiento de sus tareas. Si desean alcanzar sus objetivos, Según Chiavenato (2002b), “la mejor manera, debe ser canalizar los esfuerzo de las personas para que estas también alcancen sus objetivos individuales (mejores salarios, beneficios, estabilidad, satisfacción en el trabajo, oportunidad de crecimiento, entre otros.) Y, de ese modo, se benefician ambas partes”. Al establecer una estructura.

(23) organizacional formal, se establecerá de este modo un clima laboral estable en donde los empleados tienen definidas sus actividades a realizar y se dará un mejor rendimiento de las habilidades en la prestación de los servicios. Chiavenato (2000c) en su libro Administración De Recursos Humanos, afirma: El ciclo motivacional comienza cuando surge una necesidad. Esta es una fuerza dinámica y persistente que origina comportamiento. Cada vez que parece una necesidad, esta rompe el estado de equilibrio del organismo y produce un estado de tensión liberarlo un comportamiento o acción capaz de descargar la tensión y liberarlo de la inconformidad del desequilibrio. Si el comportamiento es eficaz, el individuo satisfará la necesidad, por ende, descargara la tensión provocada por aquella. Una vez satisfecha la necesidad, el organismo recobra su estado de equilibrio anterior, su manera de adaptarse al ambiente. (p, 70). El concepto motivación (en el nivel individual) conduce al de clima organizacional (en el nivel organizacional). Los seres humanos están obligados a adaptarse continuamente a una gran variedad de situaciones para satisfacer sus necesidades y mantener un equilibrio emocional. Esto puede definirse como estado de adaptación, el cual se refiere no solo a la satisfacción de as necesidades fisiológicas y de seguridad, sino también la necesidad de pertenecer a un grupo social, necesidad de autoestima y autorrealización. (p.85) Los empleados son la base fundamental para la empresa, ya que de ellos depende el rendimiento laboral y cumplimiento de los objetivos. Este aporte de Chiavenato aporta al desarrollo del proyecto indicando que los empleados deben sentirse 100% integrados,.

(24) apoyados y valorados por la empresa pues estos hará más eficientes a la hora de desempeñar sus funciones.. -. La ARH como responsabilidad de línea y función de Staff. El responsable de la administración de recursos humanos en el nivel institucional es el máximo ejecutivo de la organización: el presidente. Desde una perspectiva más amplia, es el responsable de la organización entera, pues le competen las decisiones acerca de la dinámica y los destinos de la organización de los recursos disponibles o necesarios. En el nivel departamental o de división, esa responsabilidad la tiene cada ejecutivo de línea; por ejemplo, el jefe o gerente responsable del organismo. En consecuencia, cada jefe o gerente responde por los recursos humanos puestos a su disposición en la dependencia, ya sea de línea o de asesoría, de producción, de ventas, de finanzas, de personal, etc. En resumen, toda la organización comparte la responsabilidad de la ARH. El presidente y cada jefe o gerente deben saber lo básico acerca de recursos humanos. La primera función del presidente es lograr que la organización tenga éxito. constate en todos los aspectos posibles. Por eso debe tener en cuenta que entre más grande sea la organización, mayor será el número de niveles jerárquicos, por tanto, mayor el desfase que exista entre la decisión tomada en la cúpula y la acción que se desarrolle en las escalas inferiores. Cuanto más distanciado este de las operaciones rutinarias, menor será el efecto cotidiano del presidente sobre estas. Sus decisiones influyen sobre el futuro, no sobre el presidente; afectan lo que sucederá, no lo que está aconteciendo. Por.

(25) consiguiente, es necesario que el presidente comparta con su equipo de colaboradores las decisiones respecto de la organización y sus recursos. Lo mismo sucede a la ARH: es una responsabilidad de línea y una función de staff, lo cual significa que cada gerente o jefe toma de decisiones con respeto sus subordinados: decide sobre las nuevas admisiones, ascensos y transferencias, evaluación del desempeño, méritos, capacitación, retiros. Disciplina, métodos y procesos de trabajo, etc.; supervisa, imparte ordenes, suministra información y orientación y recibe de los subordinados los informes, solicitudes y de las indicaciones dadas. En estas condiciones, la ARH es una responsabilidad de línea-de cada jefe-y una función de staff-asesoría que el organismo de RH ofrece a cada jefe-.El área de ARH funciona aquí como un organismo de staff. En staff de RH asesora el desarrollo de directrices en la solución de problemas específicos de personal, en el suministro de datos que posibilitan la toma decisiones al jefe de línea y en la prestación de servicios especializados, debidamente solicitados.(p,157-158). La línea de Staff es decisiva para la toma de decisiones en la empresa Proyectos & Soluciones laborales S.A.S ya que se requiere de conocimientos especializados para contribuir a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia a favor de la empresa. -. Planeación de personal. Es un proceso de decisión respecto de los recursos humanos necesarios para conseguir los objetivos organizacionales en un periodo determinado..

(26) Se trata de prever cuales serán la fuerza laboral y los talentos humanos necesarios para la realización de la acción organizacional futura. No siempre la dependencia de ARH elabora la planeación de recursos humanos de la organización. El problema de anticipar en la organización la cantidad y calidad de las personas necesarias es sumamente importante. En la mayor parte de las empresas industriales el órgano encargado de la planeación y el control de la producción (PCP) lleva a cabo la planeación de la llamada “mano de obra directa” (personal de nivel operacional contratado por horas, directamente ligado a la producción industrial). Al programar la producción, esta dependencia la compone en programación de máquinas y equipos, programación de materiales y programación de MOD (mano de obra directa implicada en la producción), para cumplir dichos programas. (p, 210).. -. Descripción de cargos. La descripción del cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y los diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (como lo hace) y los objetivos del cargo (por que lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende (p, 331)..

(27) -. Análisis de cargos. Después de la descripción, sigue el análisis del cargo. Una vez identificado el contenido (aspectos intrínsecos), se analiza el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige a su ocupante. Aunque la descripción y el análisis de cargos están estrechamente relacionados en sus finalidades y en el proceso de obtención de datos, se diferencian entre sí: la descripción se orienta al contenido del cargo (que hace el ocupante, cuando lo hace, como lo hace y por qué lo hace), en tanto que el análisis pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada. Este análisis es la base para evaluar y clasificar los cargos, con el propósito de compararlos (p, 333). Este un proceso utilizado para establecer y desarrollar los objetivos de la función del personal, conociendo sus fortalezas y debilidades. En esta empresa la planeación del personal podrá contar con las herramientas necesarias para la toma de decisiones dentro de una estrategia.. -. Estructura de análisis de cargos. La descripción de cargos es una simple exposición de las tareas o funciones que desempeña el ocupante de un cargo, en tanto que el análisis de cargos es una verificación comparativa de las exigencias (requisitos) que dichas tareas o funciones imponen al ocupante. En otras palabras, cuales son los requisitos físicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeño.

(28) adecuado del cargo, cuales son las responsabilidades que el cargo le impone y en qué condiciones debe desempeñar el cargo. En general, el análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo: . Requisitos intelectuales. . Requisitos físicos. . Responsabilidades implícitas. . Condiciones de trabajo.(p, 334). Para la estructura de un cargo según Chiavenato debe cumplir con una serie de requisitos que en este caso el manual de funciones propuesto cumple con todos los requisitos para definir la persona que va a desempeñar el cargo de una manera explícita y coherente.. -. Desarrollo organizacional. Tanto las organizaciones como las personas que trabajan en ellas están en constante cambio. Se revisan y se modifican objetivos, y se establecen otros nuevos; se crean nuevos departamentos y se reestructuran los viejos; las personas dejan la empresa o cambian de cargos; se contratan nuevas personas; los productos experimentan variaciones notables; la tecnología avanza inexorablemente. Las personas también se desarrollan, aprende cosas nuevas, modifican su comportamiento y sus actitudes, tienen nuevas motivaciones, crean nuevos problemas. Los tiempos cambian. En las organizaciones, algunos cambios se.

(29) presentan el curso de los procesos, en tanto que otros se proyectan con anticipación. El termino desarrollo se aplica cuando el cambio es intencional y se proyecta con anticipación. (p, 587). El desarrollo organizacional para la empresa tiene como objetivo principal maximizar el potencial del recursos humano, en este caso se imparte desde la gerencia general hasta el mensajero que es el último cargo, porque creemos que es importante la mejora que todos los empleados juegan un papel muy importante en la organización sin excluir ningún cargo por más mínimo que sea..

(30) 5.2.. MARCO CONCEPTUAL. Eficiencia: capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función.. Implementar: poner en funcionamiento o llevar a cabo una cosa determinada.. Diseño: actividad creativa que tiene por fin proyectar objetos que sean útiles y estéticos.. Competitividad: es la capacidad de una empresa para producir bienes con patrones de calidad específicos atiriciando más eficientemente los recursos.. Empírico: procedimiento fundado en la práctica y la experiencia. En la empresa soluciones y proyectos laborales SAS, la mayoría de los procesos se iniciaron de ésta manera.. Estructura: sistema de elementos relacionados e interdependientes entre sí. Se entiende por estructura el armazón o esqueleto que soporta todo el funcionamiento de la organización.. Globalización: término asociado a globo terráqueo. Nos indica que un término, técnica, tendencia o información es utilizada fácilmente en todo el mundo. En la actualidad los mercados no tienen fronteras por las telecomunicaciones, en ese sentido decimos que el mercado está globalizado..

(31) Organización: (organizar), es un conjunto de cargos, cuyas reglas y normas de funcionamiento deben ajustarse a todos sus miembros generando la oportunidad de desempeñarse ordenadamente. Toda institución es una organización, por tanto la empresa soluciones y proyectos laborales SAS. También lo es.. Outsourcing: proceso de contratación de servicios de manera externa a una organización.. Proceso: es un conjunto de actividades organizado de manera lógica que tiene: dueño, cliente, entrada, procedimiento y salida. El concepto de proceso resulta necesario para que una organización funcione de manera sistémica y se fundamentes bases sólidas para la productividad.. Productividad: es el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.. Estrategia: una planificación de algo que se propone un individuo o grupo.. Rentabilidad: relación existente entre los beneficios que proporciona una determinada operación o cosa y la inversión o el esfuerzo que se ha hecho; cuando se trata del rendimiento financiero; se suele expresar en porcentajes.. Diagnóstico: análisis que se realiza para determinar cualquier situación y cuáles son las tendencias. Esta determinación se realiza sobre la base de datos y hechos.

(32) recogidos y ordenados sistemáticamente, que permiten juzgar mejor qué es lo que está pasando.. Mercado: conjunto de transacciones de procesos o intercambio de bienes o servicios entre individuos. El mercado no hace referencia directa al lucro o a las empresas, sino simplemente al acuerdo mutuo en el marco de las transacciones.. Función: actividad particular que realiza una persona o una cosa dentro de un sistema de elementos, personas, relaciones, etc., con un fin determinado.. Bpo: la subcontratación de procesos de negocios o externalización de procesos de negocio.. Decisión: determinación definitiva adoptada en un asunto.. Cargo: agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa.. Objetivo: es el resultado o sumatoria de una serie de metas y procesos.. Organigrama: representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas..

(33) Cadena de mando: es un sistema de envío de información característico de organizaciones con estructuras jerárquicas fuertes, verticales y autoritarias.. Proceso: es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico..

(34) 5.3.. MARCO CONTEXTUAL. Reseña histórica La empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S. inicio como una cooperativa ubicada en la Av 4 Norte # 8N-67 oficina 203 Ed. Don Sebas en el barrio Centenario, hoy en día con 13 años de servicio se legalizo como una S.A.S. brindado servicios de asesoría y como BPO en el área administrativa donde realizan parte de nómina y afiliaciones a la salud (EPS, ARP, PENSION). Cuenta con aproximadamente 300 clientes de diferentes sectores como son ferreterías, peluquerías, salones de belleza, industrias de madera y aceites, papelerías, mueblerías y aparta hoteles. Dentro de sus instalaciones cuenta con 15 empleados los cuales se encargan del servicio al cliente y de brindar el servicio solicitado.. Ubicación. La empresa se encuentra ubicada estratégicamente incluyendo zonas desde la avenida 8N con av. 4n y avenida 9n, zona influencia de muchas entidades bancarias, hotelería, restaurantes entre otros, que hacen parte del proceso realizado por la empresa para la prestación de sus servicios. Geográficamente esta zona es definida como norte donde según el POT (plan de ordenamiento territorial) se encuentra concentrado el mayor porcentaje de empresas de prestación de servicios en la zona urbana de Cali..

(35) Figura 1. Ubicación geográfica (2017). 5.4.. MARCO LEGAL Para la constitución y formación de una empresa de Outsourcing o tercia. rizadora administrativa es necesario cumplir con una serie de requisitos básicos para lograr un buen funcionamiento de acuerdo a las normas existentes para este efecto en el país. El cual, la empresa PROYECTO Y SOLUCIONES LABORALES S.A.S cumple a cabalidad.. -. Legislación comercial relacionada con el objeto del servicio. El decreto 2025 de Junio 08 de 2011, donde se prohíbe la intermediación laboral realizado por medio de las cooperativas de trabajo desfigurando toda relación laboral con su mano de obra las empresas. De ahí que todas las empresas deben contratar sus procesos misionales de forma directa a todo su personal..

(36) -. Formación comercial. La empresa está registrada como una sociedad Limitada inscrita en la cámara de comercio y tiene como domicilio la ciudad de Cali; Dentro de lo cual se cumple con los requisitos de matrícula y de inscripción de los libros.. -. Empresa. El artículo 25 del código de comercio, la define como “toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios”.. -. Tipo de sociedad. La entidad está constituida como una sociedad por acciones simplificada (SAS) únicamente conformada por una o varias personas naturales o jurídicas, su naturaleza es comercial, pero puedes hacer actividades tanto comerciales como civiles, se crea por documento privado y nace después del registro en la cámara de comercio, a menos de que los aportes iníciales incluyan bienes inmuebles se requiere de escritura pública.. Según el artículo 5 de la ley 1258; por regla general, SAS se constituye por Documento Privado donde consta: . Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas.. . Razón Social seguida de las letras “SAS”.. . El domicilio principal de la sociedad y las sucursales..

(37) -. Requisitos para el funcionamiento del establecimiento comercial. La empresa deberá cumplir con unos requisitos tales como ser inscritos ante la cámara de comercio, obtener el concepto de bomberos, tramitar la identificación tributaria, además de los siguientes requisitos especiales: -. Cumplir con las normas vigentes en materia de seguridad.. -. Cumplir las normas referentes al uso del suelo, ubicación y destinación, expedida por la secretaria de planeación municipal.. -. -. Realizar la inscripción debida ante la DIAN y la cámara de comercio de Cali.. -. Mantener vigentes los requisitos solicitados por la supe sociedades.. Generalidades. La empresa se encuentra inscrita en la cámara de comercio y es conocida como Soluciones Proyectos Laborales S.A.S, sus propietarios son la señora Cristina Mejía y el señor Yepes Vélez. El teléfono de la empresa es: 6687540, se comunica con la mayoría de sus clientes a través de una plataforma que contiene toda su información llamada Solinixx. Se encuentra ubicada en la Av. 4 N # 8N-67 oficina 203 Ed Don Sebas en el barrio Centenario. Brinda servicios de asesoría administrativa en la parte del departamento de recursos humanos: afiliaciones (EPS, PENSION, ARL). Su personal es eficiente, responsable y amable, con una alta preparación en atención al cliente y financieramente debido a las capacitaciones ofrecidas. Cuentan con personal comprometido con la cultura y los valores de la empresa. Son tres políticas generales que son:.

(38) . Deben realizar todos los procedimientos de afiliaciones y asesorías de inmediato, los clientes de afiliaciones le corresponden a una persona en específico y los clientes nuevos deben entrar a gerencia en primer plano. Las políticas de métodos de pago son tres, en los 5 primeros días hábiles pagos, se realiza extemporánea a fin de mes el día 30 y se realizan un pago de retiro.. . Las políticas personales en principal instancia, la contratación del personal se hace por medio de dos filtros, el primero es ingresar a gerencia donde será entrevistado (a) por el señor James Vélez o la Señora Cristina Mejía. Solo se contrata por medio de la experiencia en liquidaciones o trabajos de recursos humanos. Deben ser recomendados por algún conocido de la empresa.. -. La política de privacidad en donde se maneja una ficha de requerimientos que es firmada por el cliente en donde se anexan todos los datos y documentos importantes de la empresa que son requeridos para los procedimientos, la cual no puede ser copiada ni sacada de la empresa..

(39) 6. METODOLOGÍA 6.1.. TIPO DE ESTUDIO Teniendo en cuenta que esta investigación tiene como objetivo el diseño de la. estructura organizacional y manual de funciones para la toma decisiones en la empresa Soluciones y Proyectos Laborales S.A.S. se realizara un estudio descriptivo, ya que se particulariza los procesos en los cuales la organización presenta falencias , para los cuales mediante un diagnóstico procederá a ejecutar un diseño e implementación de una estructura organizacional propuesta, acorde a las necesidades de la organización.. 6.2.. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN: Los métodos utilizados para el desarrollo de esta investigación son los. siguientes: -. Deductivo: porque a través de la descripción de esa particularidad se procederá a deducir la estructura organizacional y las actividades que corresponden a cada empleado. La primera parte de la investigación requiere un diagnóstico del actual estado de la empresa y la descripción de las actividades realizadas por cada colaborador del área administrativa de la oficina de Soluciones y Proyectos Laborales S.A.S. De acuerdo a la percepción y observaciones encontradas en la etapa de diagnóstico, se parte de lo general que en este caso en generar cambios en la organización y administración empresarial dirigidas a prestar un buen servicio a la comunidad. Se plantean aportes y mejoras, de este modo para llegar a una idea concreta de la propuesta de la estructura organizacional..

(40) 6.3.. FASES DE LA INVESTIGACIÓN -. Recopilación de la información. conocimiento de la organización para este caso la oficina Soluciones y Proyectos S.A.S., su conformación, las actividades desarrolladas y obtención de la información requerida.. -. Diagnóstico. establecer el estado actual de la empresa y la propuesta de mejoramiento, para este caso la implementación de un buen sistema de planeación estratégica y manual de funciones a fin de que sea adaptado a los requerimientos de la oficina.. -. Informe. Presentación del informe final..

(41) 7. DESARROLLO DE OBJETIVOS. 7.1.. Proponer procesos estructurales en la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S.. Ya que no se cuenta con una estructura definida, se propone los siguientes procesos que permitirán lograr un mejor posicionamiento, dirección, proyección, identificación, y sentido de pertenencia en la ORG:. Reseña histórica. La empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S. inicio como una cooperativa ubicada en la Av. 4 Norte # 8N-67 oficina 203 Ed. Don Sebas en el barrio Centenario, hoy en día con 13 años de servicio se legalizo como una S.A.S. brindado servicios de asesoría y como BPO en el área administrativa donde realizan parte de nómina y afiliaciones a la salud (EPS, ARP, PENSION). Cuenta con aproximadamente 300 clientes de diferentes sectores como son ferreterías, peluquerías, salones de belleza, industrias de madera y aceites, papelerías, mueblerías y aparta hoteles. Dentro de sus instalaciones cuenta con 15 empleados los cuales se encargan del servicio al cliente y de brindar el servicio solicitado.. Misión. Brindar servicios de alta calidad en outsourcing administrativo, basados en principios solidos de confidencialidad, respeto y eficiencia, enfocados en una atención integra y benéfica para cada uno de los clientes en términos administrativos y de gestión, utilizando un recurso humano altamente calificado y comprometido con el bienestar de la organización y sus clientes..

(42) Visión. Constituirse para el año 2022 como una empresa reconocida por su eficiencia en el área de servicios outsourcing para el apoyo administrativo y de gestión, teniendo como compromiso básico el reconocimiento de la dignidad y satisfacción de los asociados contribuyen a mejorar su competitividad.. Ubicación. La empresa se encuentra ubicada estratégicamente incluyendo zonas desde la avenida 8N con av. 4n y avenida 9n, zona influencia de muchas entidades bancarias, hotelería, restaurantes entre otros, que hacen parte del proceso realizado por la empresa para la prestación de sus servicios. Geográficamente esta zona es definida como norte donde según el POT (plan de ordenamiento territorial) se encuentra concentrado el mayor porcentaje de empresas de prestación de servicios en la zona urbana de Cali.. Cadena de mando. Cuando el equipo de trabajo se realizó el análisis a empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S, se observó que tenía una cadena de mando con la cual ha ejecutado su actividad durante más de 13 años y se describe a continuación:.

(43) Asamblea de accionistas. Figura 2. Cadena de Mando (2017).. . Asamblea de accionistas. Está compuesta por los socios de la empresa, los que se encargan de tomar las decisiones estratégicas, legales y financieras. El asesoramiento legal es (outsourcing).. . Gerencia general. Encargada de administrar todos los recursos de la empresa. En la actualidad es responsable de todos los procesos con el apoyo directo del área contable.. . Contabilidad. Su función principal es el registro contable de todas transacciones de la empresa, liquidar los impuestos y apoyar administrativamente a la gerencia general..

(44) . Cartera. Realizar gestiones efectivas diseñando estrategias y herramientas de recaudo efectivo de la cartera para evitar altos índices de morosidad.. . Auxiliar administrativa. Ayuda a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las oficinas.. . Asistente administrativa. Ayuda a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las oficinas.. . Asistente administrativa. Llevan a cabo una gran variedad de tareas de oficina y administrativas, como la actualización, registro y almacenamiento de información, fotocopiado, archivado, tratamiento de texto, atender al teléfono y encargarse del correo.. . Gerente comercial. Tiene como función la comercialización de los productos, atención al cliente y cobro de la cartera.. . Afiliaciones. Garantizar la afiliación de los usuarios que lo soliciten y cumplan con los requisitos correspondientes, verificar la multiafiliación y auditoria de afiliación. . Asesor de seguridad social. Registrar, mantener actualizadas y dar trámite en las diferentes entidades que prestan servicios de seguridad social,. . Salud ocupacional. Coordinar las acciones básicas del programa de salud ocupacional para los trabajadores, gestionar los recursos del programa, evaluar, vigilar, identificar enfermedades de origen profesional y accidentes de trabajo controlar las actividades de seguridad industrial e higiene ocupacional.

(45) . Mensajero. Recibe y distribuye la correspondencia que se tramita dentro de la oficina, para su entrega a dependencias oficiales, fuera de la empresa.. Número de colaboradores por área:. AREA. # DE COLABORADORES. ASAMBLEA DE ACCIONISTAS. 2. GERENCIA GENERAL. 1. CONTABILIDAD. 3. AREA COMERCIAL. 5. SALUD OCUPACIONAL. 1. MENSAJERO. 2. REPRESENTANTE LEGAL. 1. Tabla 1. Colaboradores (2017). Horario de trabajo. Su horario de trabajo es el siguiente, de 8 a.m. a 12:00 p.m. con una hora de almuerzo y de 2 p.m. A 6 p.m. de lunes a viernes y los sábados 9 a.m. A 1 p.m..

(46) DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS DE ENTRADA Y SALIDA.. Si. No. Figura 3. Diagrama de Flujo (2017).

(47) Figura 4. Mapa de procesos (2017). . VENTAS..

(48) Figura 5. Ventas (2017).. . MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO..

(49) Figura 6. Matriz de perfil competitivo. . ANÁLISIS FODA. Fortalezas: F1: Control y dirección sobre las ventas al cliente final F2: Mejoras continuas al servicio. F3: Buena comunicación con nuestros proveedores, fidelidad y confianza. F4: Personal eficiente, responsable y amable.. Oportunidades: O1: Aumento de la actividad económica de la zona. O2: Clientes nuevos O3: Imagen positiva antes los clientes O4: Crecimiento.

(50) Debilidades: D1: Falta de innovación por parte de los dueños. D2: Falta de medidas de control adecuadas. D3: Centralización de la toma de decisiones en el gerente general. D4: Descripción de funciones poco claras. Amenazas: A1: Eficiencia en el servicio al cliente de la competencia A2: Falsificaciones de afiliaciones A3: Cambios de directrices políticas, económicas y sociales del país. A4: En Cali existe aproximadamente 25 microempresas como agencias de empleo.. FORTALEZAS .F1: Control y dirección sobre las ventas al cliente final F2: Mejoras continúas al servicio. F3: Buena comunicación con nuestros proveedores, fidelidad y confianza.. DEBILIDADES D1: Falta de innovación por parte de los dueños. D2: Falta de medidas de control adecuadas. D3: Centralización de la toma de decisiones en el gerente general..

(51) F4: Personal eficiente, responsable y D4: Descripción de funciones poco amable. claras. OPORTUNIDADES. ESTRATEGIAS: FO. ESTRATEGIAS: DO D1+O4= Hacer el uso más inteligente. F1+O1= gracias al aumento de los. O1: Aumento de la actividad económica de la zona. O2: Clientes nuevos O3: Imagen positiva antes los clientes O4: Crecimiento. AMENAZAS. y productivo de las herramientas que continuamente la empresa diseñe continuamente el futuro de la misma para asegurar su éxito.. clientes potenciales es una oportunidad de venta pues permite integrar de manera inmediata, clara e innovadora la información comercial D2+D4+O2= organizar a la empresa de los productos/o servicio de la para que las personas conozcan sus empresa. funciones y tengan una mejor comunicación. Esto incluye F2+F4+O2= brindar un servicio encontrar la estructura correcta eficiente y especializado que (organigrama), definir las funciones satisfaga las necesidades y de cada puesto de trabajo (manuales exigencias de los clientes de funciones) y los perfiles necesarios para realizar estas funciones (perfiles).. ESTRATEGIAS: FA. ESTRATEGIAS: DA. F1+F2+A1= la empresa debe ponerse A1: Eficiencia en el servicio al cliente de al margen del mercado y establecer la competencia estrategias realistas que sean D1+A1+A4: Realizar planes estimulantes para los equipos que estratégicos a largo, mediano y corto A2:Falsificaciones de afiliaciones trabajan en la empresa. plazo para así atender y prever problemas futuros y mejorar la A3: Cambios de directrices políticas, F4+A2+A4: Penetración de atención en todos los aspectos, económicas y sociales del país. mercado. Se trata de ascender en los desarrollando eficiente y eficazmente servicios de la empresa, aumentando las funciones de la empresa. A4: En Cali existe aproximadamente 25 la participación al profundizar las microempresas como agencias de empleo. estrategias de innovación y planeación planteadas por los directivos.. Tabla 2. Análisis FODA Fuente. Elaboración propia.. Puesto de trabajo . Externo. Soluciones y proyectos laborales S.A.S. presenta 15 puestos de trabajo existentes actualmente, todas ocupadas. Sus requerimientos a largo plazo (5 años).

(52) son de contar con un total de 24 trabajadores, es decir requerimiento a futuro de 9 nuevos puestos de trabajo a las ya existentes para poder satisfacer sus necesidades y atender eficiente y eficazmente a sus clientes. . Capacitación. La capacitación se hace de forma planificada, ya que se realiza 2 veces al año, y es dirigido por la Administradora (Dueña) con la finalidad de mejorar la atención hacia el cliente.. 7.1.1.. RESULTADOS DE LA ENCUESTA 1. ¿Conoce usted la mision de la empresa? 15 10 5 0 A. B. C. D. Figura 7. Misión. Según los datos arrojados 10 personas conocen la misión de la empresa mientras que un promedio de 5 decían conocerla en algún momento. La importancia de conocer La misión radica porque es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe..

(53) 2. ¿Conoce usted la vision de la empresa? 10 8 6 4 2 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 8. Visión. De acuerdo a los datos arrojados 2 personas conocen la visión dela empresa, mientras que la mitad de los encuestados dicen conocerla no al pie de la letra pero tienen una idea clara, y 6 restantes la han leído ocasionalmente. Es importante replantear la visión porque de esta manera se tiene una idea clara hacia dónde quiere llegar la empresa.. 3. ¿Conoces los valores corporativos de la empresa? 10 8 6 4 2 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 9. Valores corporativos. En la pregunta No 3 se puede notar gran parte de los empleados conoce los valores corporativos de la empresa pues ya que son importantes, porque de ello depende.

(54) el comportamiento de la empresa y un buen clima laboral. Que se ha diligenciado en las visitas por parte de las practicantes del proyecto.. 4.¿ Ha sido socializado en una o varias oportunidades sobre los objetivos generales y especificos o estretagias a corto, mediano y largo plazo? 15 10 5 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 10. Socialización de estrategias Según las respuestas 10 personas contestaron que han sido informados sobre los planes de la empresa lo cual es un factor positivo porque demuestra que existe un lapso de comunicación entre los jefes y subordinados.. 5. ¿Ha sido socializado en una o varias oportunidades sobre el manual de funciones de su cargo dentro de la empresa? 12 10 8 6 4 2 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 11. Manual de Funciones.

(55) Gran mayoría de los encuestados respondieron que sí, han sido informados sobre sus funciones y responsabilidades pero no se ha estipulado un manual de funciones para designar dichas funciones, mientras que las personas restantes contestaron saberlas pero o de una manera idónea.. 6.¿Ha sido participado en reuniones en donde se expone el proceso de evaluacion para los trabajadores de la empresa? 10 8 6 4 2 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 42. Evaluación de desempeño. En la pregunta número 6 los empleados contestaron de una manera positiva, pues de alguna u otra forma han sido comunicados de los procesos de evaluación que beneficiara la empresa en todos sus aspectos..

(56) 7.¿Ha sido socializado(a) sobre el desarrollo de planes estratregicos de la empresa? 15 10 5 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 13. Planeación estratégica. Los empleados manifiestan que no hay una comunicación clara para ciertos trabajos que se deben desarrollar, de igual forma todos entregan con responsabilidad sus tareas asignadas al finalizar la jornada, aunque con un poco de retrocesos debido a la falta de comunicación sobre los objetivos que se pretenden alcanzar.. 8.¿Ha tenido la oportunidad de comunicar sus sugerencias u opiniones a sus jefes inmediatos? 14 12 10 8 6 4 2 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 14. Quejas y Reclamos.

(57) Su comunicación con los superiores es sin ningún tipo de filtro pueden hablar directamente con ella, para realizar todo tipo de aportes, aunque informan que no es mucho lo que pretenden innovar ya que siempre realizan los mismos procesos y se sienten conformes de cómo se desarrolla el trabajo.. 9.¿Considera que la empresa cuenta con equipos tecnologicos y software altamente capacitados acordes al desarrollo de procesos? 12 10 8 6 4 2 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 15. Equipamiento e infraestructura tecnológica. La empresa cuenta con el equipo necesario para el desarrollo de las tareas de sus empleados al igual con el cumplimiento y requisitos de los clientes. Siendo Solinix, el software que manejan desde sus inicios en el mercado. El cual les ha dado los aportes necesarios para su trabajo..

(58) 10.¿Ha sido informado sobre programas de servicio al cliente? 12 10 8 6 4 2 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 16. Servicio al cliente. Cada dos semanas se realiza una charla con una capacitadora especialista en servicio al cliente, para tener una retroalimentación de la parte ética y vocabulario para dirigirse a un cliente, ya que sus empleados están en constante contacto con él.. 11.¿considera que en su puesto de trabajo se maneja los estandares de calidad correctos? 12 10 8 6 4 2. 0 1. 2. 3. 4. Figura 17. Estándares de Calidad. 5.

(59) Cada uno maneja su puesto de tal forma que puedan cumplir con las tareas del día, manejando sus propios procesos y estándares de calidad. Estos no se encuentran estipulados en ningún lugar.. 12.¿Su nivel de estudios es acorde a su cargo laboral? 14 12 10 8 6 4 2 0 1. 2. 3. 4. 5. Figura 18. Niveles de estudio. Sus empleados, algunos empíricos y otros con estudios técnicos administrativos los cuales el jefe ha realizado la propia inducción al puesto del trabajo..

(60) 14 12 10 A B C D. 8 6 4 2 0 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Figura 19. Resultados. Por estos resultados podemos concluir que la mayoría de la gente tiene conocimiento sobre la misión y visión de la empresa .Como también expresan la importancia del conocimiento sobre la socialización y participación de los procesos de evaluación, proyectos y manual de funciones La mayoría de los encuestados contestaron asertivamente, sin embargo la mitad de la población demostró mediante sus respuestas que aún falta reforzar los lineamientos de comunicación y ejecución delos procesos. Nuestra conclusión tras analizar las encuestas es que eliminar viabilidad en un proceso, optimizar recursos y tiempo, acondicionar los puestos de trabajo y establecer funciones de cada trabajador..

(61) 7.2.. Documentar los procesos que serán implementados y manejados por el personal de la empresa Soluciones y proyectos laborales S.A.S.,. El manual de funciones de la oficina Proyectos y Soluciones S.A.S. Está basado en la metodología de descripción y análisis de cargos según Chiavenato, por lo se propone el siguiente manual:. CONTENIDO. 1. Introducción 2.. Descripción de cargos. 3. GERENCIA GENERAL 4. Coordinador administrativo y financiero 5. Coordinador Comercial 6. Coordinador salud ocupacional 7. Contador 8. Revisor fiscal 9. Abogado 10. Auxiliar Administrativa 11. Auxiliar de Recursos humanos 12. Auxiliar contable 13. Auxiliar de cartera 14. Auxiliar de afiliaciones.

(62) 15. Asesor de seguridad social 16. Recepcionista 17. Mensajero INTRODUCCIÓN. El Manual de Cargos es un documento que constituye la oficialización de las prácticas administrativas, lo deben realizar todos los empleados de la organización para el buen funcionamiento de las empresas e instituciones. Además, facilita el acceso a la información de manera organizada, sistemática y con criterio. El análisis de cargos nos suministra el perfil que debería tener el empleado, las características generales, las funciones específicas, los requisitos mínimos exigidos, conocimientos, habilidades, los recursos que maneja, su superior inmediato y los subordinados a su cargo, proporcionando al nuevo funcionario la orientación adecuada para que logre integrase fácilmente a la Institución. El proceso de análisis de cargos comprende dos fases principales: La primera relacionada con la descripción de funciones y la segunda a la especificación del cargo: habilidades, Conocimientos, responsabilidades y condiciones de trabajo..

(63) ELABORO:. REVISO:. APROBO:. CARGO:. CARGO:. CARGO:. FECHA:. FECHA:. FECHA: PR-CO01 Fecha de 01-11elaboración: 2016 Fecha de modificación: Versión: 01 Código:. GERENTE GENERAL. JUNTA DIRECTIVA. IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL CARGO: GERENTE GENERAL LÍNEA DE DEPENDENCIA: JUNTA DIRECTIVA CANTIDAD DE PERSONAS EN EL CARGO: 4 NOMBRE DEL CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ASAMBLEA DE SOCIOS OBJETIVO GENERAL . El Gerente General actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados, lograr un crecimiento rentable tan en corto como a largo plazo, involucra su dirección de los aspectos comerciales y financieros de la empresa junto con la responsabilidad de ejecutar las estrategias propuestas. Sus funciones se limitan a planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.. COMPETENCIAS GENERALES  Capacidad de análisis y síntesis  Capacidad de comunicación.