Gestión del Control y Mejoramiento Continuo Evaluación de la gestión del riesgo

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Gestión del Control y Mejoramiento Continuo

Evaluación de la gestión del riesgo

Código: PV-GC-2.6-PR-1 Versión: 4 Fecha de actualización: 15-02-2018 Página 1 de 5

1.PROCESO/SUBPROCESO

RELACIONADO Gestión del Control / Control y Evaluación de la Gestión

2. RESPONSABLE(S): _{Jefe Oficina de Control Interno}

3. OBJETIVO:

Asesorar y acompañar a los procesos, respecto de metodologías y herramientas para la identificación, análisis y evaluación de riesgos, hacer seguimiento a su gestión, para ayudar y asegurar que los riesgos claves se definan y sean gestionados apropiadamente.

4. ALCANCE: Inicia con la programación de las actividades de asesoría y

acompañamiento, y termina con el archivo del informe final.

5. MARCO NORMATIVO:

Ley 87 de 1993 - Ejercicio del control interno. Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción.

Decreto 648 de 2017- Define roles e instancias de control interno.

Decreto 1499 del 2017 que regula los Sistemas de Gestión Decreto 124 de 2016, actualiza las estrategias para la gestión del riesgo de corrupción.

Decreto 2641 de 2012 reglamentario del Estatuto Anticorrupción.

Guía Rol de las Unidades de Control Interno-2017 Guía Administración del Riesgo DAFP. 3ª. V. 2014 Guía de Auditoría Interna Universidad del Cauca 2018 6. CONTENIDO:

Nº Actividad / Descripción Cargo

Responsable

Punto de Control

Asesoría y acompañamiento a la Gestión del Riesgo

1

Programa las actividades de asesoría y acompañamiento a los procesos de primera línea de defensa, sobre las metodologías y herramientas de gestión del riesgo.

NOTA: Esta actividad complementa a los procesos de segunda línea de defensa, en su responsabilidad de acompañar en la identificación de los riesgos y el diseño de sus controles.

Jefe OCI Plan de Acción

2 Designa al responsable de la asesoría y/o

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Evaluación de la gestión del riesgo

3

Planea la actividad de asesoría y/o acompañamiento, con base en las herramientas metodológicas y técnicas disponibles, y acuerda cronograma con los procesos.

Designado OCI

4 Realiza la asesoría y/o acompañamiento, y la

documenta cuando sea necesario. Designado OCI

Registro de la actividad Evaluación y Seguimiento a la gestión del riesgo

5

Incluye en el Plan de Acción las actividades de seguimiento a la gestión del riesgo de los procesos (primera línea de defensa).

Jefe OCI Plan de acción

6

Revisa la política institucional de administración del riesgo y verifica su implementación.

NOTA: De no existir o ser incipiente informará a la Dirección para impulsar su adopción o su mejoramiento.

Designado OCI

7

Examina la identificación, análisis y valoración de los riesgos frente al cumplimiento de la política institucional y de la metodología aplicada, e informa al proceso y a la Dirección, cuando se evidencie amenaza inminente a los objetivos del proceso y/o los institucionales.

NOTA: Los riesgos de gestión se verificarán semestralmente, y los de corrupción con la periodicidad establecida por las disposiciones normativas generales.

Designado OCI

8

Evalúa la pertinencia y efectividad de los controles, su monitoreo, y el plan de contingencia.

Designado OCI

9

Proyecta el pre-informe sobre el estado de madurez de la administración del riesgo de acuerdo a los criterios de:

1. Incipiente: inexistencia de la política y del mapa de riesgos.

2. Débil: política sin atributos de calidad, riesgos incoherentes con el objetivo del proceso. 3. Implementado: existe política, riesgos

congruentes con los objetivos del proceso y controles efectivos.

4. Administrado: gestiona los riesgos adecuadamente y tiene procesos claros para el monitoreo y evaluación periódica.

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Código: PV-GC-2.6-PR-1 Versión: 4 Fecha de actualización: 15-02-2018 Página 3 de 5 5. Optimizado: gestión del riesgo útil a la Alta

Dirección, transversal a la operación institucional y los servidores de las líneas de defensa disponen de conocimiento y recursos.

10

Retroalimenta con el proceso involucrado el informe preliminar, para dar oportunidad a la réplica.

NOTA: La OCI considerará los argumentos y hará los ajustes pertinentes.

Jefe y designado

OCI Informe ajustado

11

Envía el informe final a los procesos involucrados y a la Dirección y realiza, de ser requerida, la sustentación.

Jefe OCI Informe final

12

Solicita al proceso evaluado proponer las actividades de mejora y fija su término.

NOTA: Para la actividad, el proceso podrá acompañarse de la OPDI, el CGCAI y la OCI.

Jefe OCI Requerimiento

13 Realiza seguimiento a la propuesta de mejora Designado OCI 14 Analiza la pertinencia de los ajustes propuestos y

actualiza el mapa de riesgos. OPDI y CGCAI

Mapa de Riesgos actualizado 15 Archiva el informe. Delegado OCI

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Evaluación de la gestión del riesgo

9. REGISTRO DE MODIFICACIONES:

10. ANEXOS:

7. FORMATOS: PV-GC-2.6-FOR-1 Acta acompañamiento y asesoría.

PV-GC-2.6-FOR-2 Acta de seguimiento.

PV-GC-2.6-FOR-5 Seguimiento plan de mejoramiento.

8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES:

 OCI: Oficina de Control Interno.

 OPDI: Oficina de Planeación y de Desarrollo Institucional.

 CGCAI: Centro de Gestión de la Calidad y de la Acreditación Institucional.

 Plan de acción: Instrumento orientador del quehacer del proceso en una vigencia determinada.

 Registro: Documento que proporciona evidencias de

actividades realizadas (acta de reunión, oficio, formato de seguimiento, entre otros.).

 Modelo de las 3 Líneas de Defensa: Esquema de asignación

de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la Universidad. Se conforman:

• Línea Estratégica: Dirección.

• Primera Línea de defensa: Líderes de procesos.

• Segunda Línea de defensa: Servidores responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo (Jefe de la OPDI, supervisores e interventores de contratos y proyectos, integrantes de Comités)

• Tercera Línea de defensa: Oficina de Control Interno.

FECHA VERSIÓN:

Nº CÓDIGO MODIFICACIONES

26-01-2010 0 MV-GC-2.4-PR-1 Construcción: Procedimiento Asesoría, y acompañamiento.

30-06-2010 1 MV-GC-2.4-PR-1 Construcción: Ajuste en las actividades del procedimiento.

21-08-2015 2 PV-GC-2.4-PR-1

Cambio de codificación y actualización de objetivo, marco normativo, flujograma y actividades.

11-11-2016 3 PV-GC-2.6-PR-1

Actualización: Nombre del procedimiento, objetivo, alcance, marco normativo, actividades y responsables

15-02-2016 4 PV-GC-2.6-PR-1

Actualización: Nombre del procedimiento, objetivo, alcance, marco normativo, actividades y responsables

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Evaluación de la gestión del riesgo

ELABORACIÓN REVISIÓN

Nombre: Nombre:

Responsable Subproceso Responsable Proceso

Cargo: Jefe Oficina Cargo: Jefe Oficina

Fecha: Fecha:

REVISIÓN APROBACIÓN

Nombre:

Responsable de Gestión de la Calidad

Cargo: Director Rector

Fecha: Fecha: