Lección Lección 2. Conceptos básicos sobre presentaciones. Conceptos básicos sobre presentaciones

(1)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones

Lección 2

Conceptos básicos sobre

presentaciones

(2)

Lección 2

Conceptos básicos sobre

presentaciones

MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCIÓN

Habilidades Objetivo del examen Número del

objetivo

Crear una nueva presentación en blanco

Ingresar texto en un marcador de posición 2.5.4

Guardar una presentación Utilizar las opciones de guardado de PowerPoint 1.4.2 Crear una presentación a partir de

una plantilla

Agregar, eliminar y organizar las diapositivas

Eliminar diversas diapositivas simultáneamente Duplicar diapositivas seleccionadas

Incluir diapositivas que no son continuas

2.3.5 2.3.4 2.3.6 Crear una presentación utilizando

un contenido existente

Volver a utilizar una dispositiva de una biblioteca de diapositivas

Utilizar la función Pegado especial

2.3.3 2.5.7 Agregar notas a las diapositivas

Imprimir una diapositiva Ajustar las opciones de impresión 7.3.1

Continua Documento Nivel de sangría Diseño No continua Nota

Vista del moderador Biblioteca de diapositivas

Plantilla Temas

Vistas en miniatura

Viento del Norte es una empresa minorista que vende ropa y accesorios de alta calidad para hombres, mujeres y niños. La empresa tiene seis sucursales en Minneapolis, St. Paul y también cuenta con un exitoso sitio en línea. Como subdirector general, ayuda a supervisar las operaciones diarias de la empresa, contratar y capacitar nuevos empleados así como desarrollar planes estratégicos. También realiza funciones cotidianas que le asigna el gerente general. Su trabajo frecuentemente requiere que presente información a una audiencia, por ejemplo, cuando capacita a los nuevos trabajadores sobre las políticas de la empresa o cuando les da información a los ejecutivos sobre ingresos o gastos. Estas actividades a menudo requieren que cree presentaciones desde cero y PowerPoint 2010 le permite realizar esto de diversas maneras. En esta lección aprenderá diferentes métodos para crear presentaciones. También aprenderá a organizar las diapositivas de una presentación, agregar notas a las diapositivas, seleccionar opciones de impresión, previsualizar una presentación de diapositivas y guardar una presentación por primera vez.

(3)

Orientación sobre el software

VENTANA NUEVA PRESENTACIÓN DE MICROSOFT POWERPOINT

La ventana Nueva presentación de PowerPoint ofrece muchas opciones para crear una nueva presentación. La Figura 2-1 muestra la ventana Nueva presentación. Se puede tener acceso a esta ventana haciendo clic en la ficha Archivo para ingresar a la vista Backstage y después hacer clic en Nuevo.

Esta ventana le permite crear una nueva presentación en blanco, trabajar con una plantilla o tema almacenada en la computadora, buscar plantillas en línea o crear una nueva presentación a partir de una existente.

Figura 2-1

Ventana Nueva presentación

Haga clic aquí para iniciar con una presentación en blanco

Seleccionar una de estas categorías

El panel Vista preliminar muestra como lucirá su tema o plantilla selecionada

Las plantillas o temas en la categoría seleccionada aparecerán

en este espacio

Después de seleccionar una opción, haga clic en Crear para

(4)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones TOME NOTA EN RESUMEN

Crear una nueva presentación en blanco

Cuando inicia PowerPoint, aparece una nueva presentación en blanco la cual contiene una sola diapositiva. La manera más rápida y sencilla de crear una nueva presentación es empezar con una en blanco. Puede agregar texto a la presentación y después aplicar formato a las diapositivas.

CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO

Puede utilizar la única diapositiva que está incluida en la nueva presentación en blanco para empezar a crear una nueva. En este ejercicio aprenderá a abrir una presentación en blanco.

Crear una presentación en blanco

PREPÁRESE. Antes de seguir estos pasos, asegúrese que la computadora esté encendida. Inicie sesión, en caso de ser necesario.

1. INICIE PowerPoint, en caso de que el programa no se encuentre abierto. 2. Haga clic en la ficha Archivo. Se abrirá la vista Backstage.

3. Haga clic en Nuevo. Se abrirá la ventana Nueva presentación, como se muestra en la Figura 2-1.

Puede utilizar la ventana Nueva presentación cuando se encuentra abierta otra presentación o cuando desea crear una nueva basándose en una plantilla o tema.

4. En el panel Plantillas y temas disponibles, haga clic en el icono Presentación en blanco y después en el botón Crear que se encuentra en la parte inferior derecha de la venta Nueva presentación. Aparecerá una nueva presentación en blanco en la vista Normal, como se muestra en la Figura 2-2.

PAUSA. DEJE abierta la presentación en blanco para utilizarla en el siguiente ejercicio. Existen dos ventajas de utilizar una presentación en blanco para crear una nueva. La primera ventaja es que PowerPoint muestra una presentación en blanco cada vez que se inicia el programa, de manera que siempre tiene acceso inmediato a la primera diapositiva de una nueva presentación. La segunda ventaja es que debido a que la presentación no tiene formato (lo cual significa que no tiene fondos, colores o imágenes) puede enfocarse en escribir su texto. Muchos de los usuarios con experiencia en PowerPoint prefieren iniciar con una presentación en blanco debido a que saben que pueden aplicar formato a las diapositivas después de ingresar el texto.

Presione la combinación de teclas Ctrl + U para abrir una nueva presentación en blanco en vez de utilizar la ventana Nueva presen-tación. Si se encuentra abierta otra, se abrirá la presentación en blanco en otra ventana.

OTRA MANERA Figura 2-2

Una presentación en blanco empieza con una Diapositiva de título

Diapositiva predeterminada que utiliza el diseño Título La vista en miniatura de la diapositiva aparece en blanco

debido a que los marcadores de posición vacíos no

(5)

CAMBIAR EL DISEÑO DE LA DIAPOSITIVA

La mayoría de las diapositivas tienen un diseño, es decir, un orden predefinido de los marcadores de posición para el texto y los objetos (por ejemplo, gráficos o imágenes). PowerPoint cuenta con una gran variedad de diseños predefinidos que puede utilizar

en cualquier momento. Los diseños se muestran en la galería Diseño como vistas en

miniatura, que son imágenes pequeñas que muestran los diseños disponibles. Seleccione el diseño que más se ajusta a sus necesidades para mostrar el texto o los objetos que desea insertar en la diapositiva. Puede cambiar el diseño de una diapositiva en cualquier momento para organizar el texto o los objetos en la diapositiva para que queden exactamente como lo desea. El siguiente ejercicio muestra cómo aplicar un diseño diferente a la diapositiva actual.

Seleccionar un diseño diferente

UTILICE la nueva presentación en blanco del ejercicio anterior.

1. Haga clic en la ficha Inicio para activarla en caso de que sea necesario, después haga clic en el botón Diseño. Aparecerá un menú desplegable (llamado galería) el cual muestra los diseños predeterminados de PowerPoint, como aparece en la Figura 2-3. El título de la galería es Tema de Office, lo cual indica que todos los diseños están basados en el tema predeterminado (llamado Office).

2. Haga clic en la vista en miniatura que dice Título y objetos en la galería. Se cerrará la galería y PowerPoint aplicará el diseño seleccionado a la diapositiva actual, como se muestra en la Figura 2-4.

PAUSA. DEJE abierta la presentación para utilizarla en el siguiente ejercicio.

En este ejercicio seleccionó el diseño Título y objetos, el cual contiene un marcador de posición para el título de la diapositiva y otro marcador de posición para mostrar un texto, una imagen, una tabla u otro tipo de objeto. Puede cambiar el diseño de una diapositiva cuando esté en blanco o cuando tenga texto. Si la diapositiva tiene texto,

Figura 2-3

Seleccionar un nuevo diseño

Haga clic en Diseño para que se abra una galería de diseños disponibles

XREF

Trabajará con otros diseños de diapositiva en la Lección 4.

OTRA MANERA

Para cambiar el diseño de una diapositiva, haga clic derecho en un área en blanco de la misma, fuera del marcador de posición. Cuando se abra el menú contextual, haga clic en Diseño y después seleccione un diseño de su elección.

Figura 2-4

Nuevo diseño aplicado a la diapositiva actual

Marcador de posición para otro contenido como texto o

un objeto gráfico Marcador de posición de

(6)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones TOME NOTA

PowerPoint ajusta el texto en los marcadores de posición del nuevo diseño. Si el nuevo diseño no tiene un marcador de posición adecuado para el contenido existente, éste permanecerá en la diapositiva pero no será parte del diseño.

AGREGAR TEXTO A UNA DIAPOSITIVA EN BLANCO

Si una diapositiva en blanco tiene uno o más marcadores de posición, fácilmente puede agregar texto. Para agregar información, sólo haga clic en el texto de muestra del marcador de posición y después escriba su texto. En este ejercicio, ingresará texto en los marcadores de posición de una diapositiva en blanco para crear un conjunto de puntos de discusión para una reunión de gerentes de tiendas. La diapositiva con la cual trabajará en este ejercicio tiene un marcador de posición de título y uno de objetos en el cual se puede ingresar texto u otros tipos de contenido.

Agregar texto a una diapositiva en blanco

UTILICE la diapositiva del ejercicio anterior que todavía se encuentra en pantalla. 1. Haga clic en el marcador de posición de título en la parte superior de la

diapositiva. El texto Haga clic para agregar título desaparecerá y se mostrará un punto de inserción que parpadea en el marcador de posición.

2. Escriba Puntos de discusión.

3. Haga clic en el texto del marcador de posición de objetos. Las palabras Haga clic para agregar texto desaparecerán y se mostrará el punto de inserción.

4. Escriba Encuestas a clientes y después presione Intro para mover el punto de inserción a la siguiente línea.

5. Escriba Seguimiento de inventario y presione Intro. 6. Escriba Política de absentismo y presione Intro. 7. Escriba Descanso y presione Intro.

8. Escriba Seguridad de la tienda y presione Intro. 9. Escriba Procesos para cerrar la tienda y presione Intro.

10. Escriba Administración de la caja, después haga clic en cualquier parte del área en blanco fuera del marcador de posición para que desaparezcan sus bordes de la pantalla. La diapositiva debe ser similar a la que se muestra en la Figura 2-5.

Si hace clic en cualquiera de los íconos en el marcador de posición, PowerPoint mostrará las herramientas para agregar contenido que no tiene texto, por ejemplo una tabla o un gráfico. Este tipo de contenido se cubrirá en las siguientes lecciones.

Figura 2-5

Diapositiva terminada

LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN

¿Cómo se ingresa texto en un marcador de posición? -2.5.4

(7)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones EN RESUMEN

Incluso cuando no se necesita una presentación con varias diapositivas para una reunión, mostrar una agenda, una lista de puntos de discusión o una lista de salas de descanso puede ser de utilidad para el grupo.

Guardar una presentación

Cuando crea una nueva presentación, únicamente se almacena en la memoria de su computadora. Si desea conservar la presentación, debe guardarla en un disco, en una ubicación en la red o en un dispositivo flash. Después de guardar un archivo, puede cerrarlo, y volver a abrirlo para continuar trabajando en el documento. Los siguientes ejercicios muestran cómo guardar una nueva presentación en un disco, cómo guardar la presentación en un formato diferente y cómo trabajar con las opciones de PowerPoint.

GUARDAR UNA NUEVA PRESENTACIÓN POR PRIMERA VEZ

Cuando guarda una presentación por primera vez, PowerPoint muestra el cuadro de diálogo Guardar como para que pueda asignarle un nombre a la presentación antes de guardarla. En este ejercicio asignará un nombre y guardará la presentación que creó anteriormente.

Guardar una nueva presentación

UTILICE la presentación que todavía se encuentra en pantalla del ejercicio anterior. 1. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar. Se abrirá

el cuadro de diálogo Guardar como.

2. Navegue en la ubicación en donde desea guardar sus archivos.

3. Seleccione el texto en el cuadro Nombre de archivo arrastrando el puntero del mouse sobre el nombre y después presione la tecla Supr para eliminar el texto. 4. Escriba Reunión_gerentes.

5. Haga clic en Guardar. PowerPoint guarda la presentación en la ubicación que seleccionó con el nombre asignado.

Cuando guarda una presentación (o cualquier otro tipo de documento), asegúrese de asignarle un nombre que describa su contenido. Esto le ayudará a identificar sus presentaciones fácilmente cuando busque alguna en específico.

Figura 2-6

Guardar la presentación por primera vez

OTRA MANERA

Cuando se guarda una presentación por primera vez, puede abrir el cuadro de diálogo Guardar como presionando las teclas Ctrl + G.

(8)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones TOME NOTA

SELECCIONAR UN FORMATO DE ARCHIVO DIFERENTE

PowerPoint puede guardar presentaciones en diferentes formatos de archivo. En este ejercicio, guardará su presentación en un formato que es compatible con versiones anteriores de PowerPoint.

Seleccionar un formato de archivo diferente

UTILICE la presentación Reunión_gerentes que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la ficha Archivo, después en el comando Guardar como. Se abrirá

el cuadro de diálogo Guardar como.

2. En la sección Tipo, haga clic en el formato actual: Presentación de PowerPoint. Se abrirá un menú con los tipos de archivos.

3. Haga clic en Presentación de PowerPoint 97-2003. El tipo de archivo cambia, como se muestra en la Figura 2-7.

4. Navegue a la ubicación en donde desea guardar sus archivos (este paso no es necesario si desea guardar sus archivos en la misma ubicación que utilizó en el ejercicio anterior).

Debido a que está guardando la presentación en un formato diferente, no es necesario asignarle un nuevo nombre al documento. Los archivos con formatos diferentes pueden tener el mismo nombre de archivo. Sin embargo, en este ejercicio se le asignará otro nombre al archivo.

5. Seleccione el texto que se encuentra en el cuadro Nombre de archivo, elimínelo y después escriba Puntos_discusión_formato_anterior.

6. Haga clic en Guardar y después cierre la presentación.

PAUSA. DEJE abierto PowerPoint para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

De manera predeterminada, PowerPoint 2010 guarda las presentaciones en un formato XML, el cual no es compatible con versiones anteriores de PowerPoint. Si desea utilizar una presentación con una versión anterior de PowerPoint, puede guardarla utilizando el formato de archivo Presentación de PowerPoint 97-2003 (PowerPoint 2007 utiliza el mismo formato XML al igual que PowerPoint 2010, por lo que no se necesita una versión especial para compartir los archivos con usuarios de PowerPoint 2007).

XREF

Figura 2-7

Guardar con un formato de archivo diferente

La Lección 10 cubre a detalle cómo guardar en diferentes formatos, incluyendo guardar diapositivas como imágenes y guardar presentaciones en formato PDF o XPS.

(9)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones TOME NOTA TOME NOTA También puede guardar una presentación en otros formatos. Por ejemplo, si selecciona

el formato Presentación con diapositivas de PowerPoint, ésta siempre se abrirá en la vista Presentación con diapositivas y no en la vista Normal. También puede guardar una presentación como una plantilla, una serie de gráficos o en un formato habilitado para macros.

TRABAJAR CON LAS OPCIONES DE GUARDADO

PowerPoint cuenta con opciones que controlan la ubicación predeterminada de los archivos, el formato de archivo predeterminado, etc. Si con frecuencia cambia la ubicación o el tipo de archivo cuando guarda una presentación, es buena idea cambiar las opciones de PowerPoint que especifican la configuración predeterminada. En el siguiente ejercicio, aprenderá a modificar las opciones de guardado de la aplicación.

Establecer las opciones de guardado

Ninguna presentación se encuentra abierta al momento de iniciar este ejercicio, pero eso no importa. Estos pasos se pueden seguir sin tener una presentación abierta.

PREPÁRESE. Para establecer las opciones de guardado, realice lo siguiente: 1. Haga clic en la ficha Archivo y después haga clic en Opciones. Se abrirá el

cuadro de diálogo Opciones de PowerPoint.

2. Haga clic en la categoría Guardar en el panel izquierdo del cuadro de diálogo. Aparecerán las opciones de guardado en el panel derecho.

3. Abra la lista desplegable Guardar archivos en este formato y revise los tipos de archivo disponibles. Vea la Figura 2-8. No cambie la configuración actual (Presentación de PowerPoint).

4. En el cuadro de texto Ubicación de archivopredeterminada, tome nota de la ubicación a la cual se hace referencia.

De manera predeterminada, los archivos se encuentran almacenados en la carpeta Documentos (o Mis Documentos) del usuario actual. En Windows Vista y Windows 7, la ubicación es la siguiente C:\Users\username\Documents, en donde el nombre de usuario es el usuario actual. Esta ubicación es la que aparece como la ubicación predeterminada en la Figura 2-8.

5. (Opcional) Cambie la ubicación en el cuadro de texto Ubicación de archivo predeterminada a la ubicación en donde está almacenando todo su trabajo

Figura 2-8

Opciones disponibles para el formato de archivo predeterminado en el cual se va a guardar la presentación.

(10)

terminado para este curso. Si realiza lo anterior, no tendrá que cambiar la ubicación para guardar y abrir archivos cada vez que desee almacenar o abrir archivos referentes a los ejercicios y proyectos de la clase.

6. Haga clic en Aceptar

PAUSA. DEJE abierto PowerPoint para utilizarlo en el siguiente ejercicio

De manera predeterminada puede seleccionar crear presentaciones de PowerPoint 2010, Presentaciones de PowerPoint 97-2003, Presentaciones de PowerPoint habilitadas para macros o Presentaciones de Open Document. Éste último es un formato genérico ampliamente aceptado para los archivos de presentaciones, el cual es útil para compartir archivos con personas que utilizan Open Document u otras suites de office gratuitas.

Puede establecer una ubicación de guardado predeterminada de cualquier dispositivo accesible, no solo incluyendo carpetas en su disco duro sino también en ubicaciones en la red y en dispositivos flash (por lo general no es buena idea establecer la ubicación predeterminada en un dispositivo que no siempre se encuentra disponible). La ubicación que especifique aparecerá de manera predeterminada en los cuadros de diálogo Guardar como y Abrir.

También en las opciones de guardado, puede establecer un intervalo en el cual PowerPoint guarda automáticamente su trabajo. La función Autoguardar le ayuda a PowerPoint a recuperar cualquier trabajo que se pudiera perder en caso de que la computadora se apague o falle mientas existan cambios sin guardar en una presentación. El intervalo predeterminado es de 10 minutos.

Crear una presentación a partir de una plantilla

Las plantillas de PowerPoint le ayudan a iniciar la creación de presentaciones completas. Una plantilla

es un archivo de muestra que se puede volver a utilizar y el cual incluye un fondo, diseños, fuentes combinadas y otros elementos de diseño que funcionan en conjunto para crear una presentación con diapositivas que llama la atención y que está completa. Las plantillas también pueden (pero no es necesario) incluir contenido de muestra. Las plantillas de la categoría Plantillas y temas disponibles en la ventana Nueva presentación no contienen contenido de muestra sino únicamente formato. Puede insertar su propio texto y objetos (como gráficos o imágenes) y crear una presentación completa de manera rápida.

UTILIZAR UNA PLANTILLA COMO LA BASE DE UNA PRESENTACIÓN

Cada plantilla utiliza uno o más temas. Un tema es un conjunto de opciones que incluye colores, fuentes, fondos, viñetas, márgenes y ubicación del contenido. PowerPoint cuenta con diversas plantillas predefinidas y puede crear las suyas o descargarlas de Microsoft Office Online. En este ejercicio utilizará una plantilla predefinida para empezar a crear una presentación la cual, cuando la termine, le ayudará a mostrar imágenes y descripciones de productos nuevos a un grupo de gerentes de tiendas.

Crear una presentación a partir de una plantilla

PREPÁRESE. Para crear una presentación a partir de una plantilla, realice lo siguiente: 1. Haga clic en la ficha Archivo.

2. Haga clic en Nuevo en el panel izquierdo de la vista Backstage para abrir la ventana Nueva presentación.

3. En la sección Plantillas y temas disponibles, haga clic en Plantillas de ejemplo. Aparecerán vistas en miniatura de las plantillas que están almacenadas en su computadora, como se muestra en la Figura 2-9. Aparecerá una vista previa de la plantilla seleccionada en el panel Vista previa en el panel derecho de la ventana Nueva presentación.

¿Cómo se establecen las opciones de guardado en PowerPoint? -1.4.2

(11)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones TOME NOTA TOME NOTA 4. Haga clic en la vista en miniatura con el nombre Álbum de fotos clásico, después

haga clic en el botón Crear en el panel Vista previa. PowerPoint abre una nueva presentación basada en la plantilla seleccionada, la cual contiene diversas diapositivas de muestra con texto y gráficos.

5. En la diapositiva 1, seleccione ÁLBUM DE FOTOS CLÁSICO y escriba VIENTO DEL NORTE.

6. Haga clic en el texto del marcador de posición del subtítulo para colocar ahí el punto de inserción y después escriba Vista previa de los productos nuevos. Vea la Figura 2-10.

La Lección 3 cubre el uso de la función Ortografía.

7. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

8. Navegue a la ubicación en donde desea guardar sus archivos y después guarde

la presentación con el nombre Vista_previa_productos_nuevos.

Puede cambiar el tema de una presentación utilizando la ficha Diseño. No es necesario que cree una nueva presentación basada en un plantilla solo para tener una nueva apariencia. Aprenderá a cambiar el tema en la Lección 4.

Figura 2-10

Presentación después de personalizar el texto en la primera diapositiva

Una muestra de la plantilla aparece aquí

Figura 2-9

Seleccionar una plantilla de ejemplo

Seleccione una plantilla Haga clic en Atrás para regresar a la

(12)

Agregar, eliminar y organizar las diapositivas

Las diapositivas de una plantilla de ejemplo ofrecen una estructura básica como un punto de inicio, pero es posible que desee realizar algunos cambios. En PowerPoint es fácil agregar, eliminar y volver a ordenar las diapositivas de una presentación para que se ajusten a sus necesidades.

AGREGAR UNA NUEVA DIAPOSITIVA A UNA PRESENTACIÓN

Puede agregar las diapositivas que sean necesarias en una presentación. El siguiente ejercicio muestra cómo insertar una nueva diapositiva en la presentación actual de dos maneras diferentes: utilizando el comando Nueva diapositiva y utilizando el panel Diapositivas/Esquema.

Agregar una nueva diapositiva

UTILICE la presentación Vista_previa_productos_nuevos que quedó abierta del ejercicio anterior.

1. En la ficha Inicio, haga clic en la flecha desplegable Nueva diapositiva. Se abrirá una galería la cual muestra vistas en miniatura de los diseños de diapositivas que están disponibles para esta plantilla, como se muestra en la Figura 2-11.

2. Desplácese hacia abajo en la galería y después haga clic en la opción Título y objetos.

Para ver la galería Nueva diapositiva, debe hacer clic en la flecha desplegable Nueva diapositiva. Si sólo hace clic en el botón Nueva diapositiva, PowerPoint insertará la nueva diapositiva predeterminada en la plantilla actual.

3. En la nueva diapositiva, haga clic en el marcador de posición de título y escriba NUEVOS PRODUCTOS DE ESTE AÑO.

4. Haga clic en el texto de muestra del segundo marcador de posición y después escriba la siguiente información, colocando cada porción de información en su propia línea:

Chamarras para mujer Chamarras para hombre

Botas

Mochilas

Camisas de franela Ropa de lana

Suéteres con cuello de tortuga Ropa interior

Calcetines

Haga clic en el diseño que le agrade

Figura 2-11

Galería Nueva diapositiva

(13)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones TOME NOTA 5. Haga clic en el área alrededor de la diapositiva para que desaparezca el

contorno del marcador de posición. Cuando termine, la diapositiva debe ser similar a la que se muestra en la Figura 2-12.

6. En la ficha Vista, haga clic en el botón Normal para cambiar a la vista Normal y en el panel Diapositivas/Esquema, haga clic en la ficha Esquema.

Algunas de las diapositivas en la ficha Esquema no muestran texto en el marcador de posición de título. Esto se debe a que esta presentación está basada en una plantilla de álbum de fotos.

7. Haga clic para colocar el punto de inserción después de la palabra Calcetines en la diapositiva 2 y presione Intro para crear un nuevo párrafo. Hasta este momento el nuevo párrafo es una viñeta en la diapositiva 2.

8. Presione las teclas Mayús + Tab. El nuevo párrafo ascenderá a una nueva Diapositiva de título y objetos.

9. Escriba Artículos de liquidación y presione Intro. Aparecerá una nueva diapositiva. Debido a que la diapositiva anterior tenía el diseño Título y objetos, la nueva diapositiva también tendrá ese diseño.

10. Presione la tecla Tab. La nueva diapositiva se convertirá en una viñeta en la diapositiva Artículos de liquidación.

11. Escriba la siguiente información, presione Intro después de escribir cada porción de información para que quede en su propio párrafo:

Accesorios para ciclismo Suministros para campamento Equipo de espeleología

12. Después de escribir toda la información en la nueva diapositiva, aparecerá en la ficha Esquema, como se muestra en la Figura 2-13.

PAUSA. DEJE abierta la presentación para utilizarla en el siguiente ejercicio. Figura 2-13

Nueva diapositiva insertada utilizando la ficha Esquema

Figura 2-12

Diapositiva insertada

Con la ficha Diapositivas seleccionada en el panel Diapositivas/Esquema, puede hacer clic para colocar una línea horizontal que parpadea después de la diapositiva existente y después presionar Intro para crear una nueva diapositiva en blanco que utilice el mismo diseño de la diapositiva anterior.

OTRA MANERA

(14)

DUPLICAR DIAPOSITIVAS SELECCIONADAS

Si desea tener diversas diapositivas similares en una presentación, puede ahorrar tiempo duplicando algunas de las diapositivas y después modificar las copias. El siguiente ejercicio muestra cómo seleccionar las diapositivas que desea duplicar, incluso cuando no son continuas, para hacer copias de ellas. También aprenderá cómo utilizar el comando Duplicar diapositivas seleccionadas para hacer duplicados de las diapositivas.

Duplicar diapositivas que no son continuas

UTILICE la presentación Vista_previa_productos_nuevos que quedó abierta en el ejercicio anterior.

1. Haga clic en el botón Clasificador de diapositivas en la ficha Vista para cambiar a la vista Clasificador de diapositivas. Aparecerán las diapositivas de la presentación en un solo panel.

2. Cambie el Nivel de zoom a 90% en el panel Clasificador de diapositivas haciendo clic en el botón del signo de menos que está al final del control deslizante de Zoom. Vea la Figura 2-14.

3. Haga clic en la diapositiva 4. Aparecerá un contorno amarillo alrededor de la diapositiva, lo cual indica que está seleccionada.

4. Presione la tecla Ctrl y haga clic en la diapositiva 7. También aparecerá un contorno amarillo alrededor de la diapositiva.

5. Haga clic en la ficha Inicio y haga clic en Copiar. Las dos diapositivas se copiarán al Portapapeles.

6. Haga clic a la derecha de la diapositiva 9. Aparecerá una línea vertical que parpadea.

7. En la ficha Inicio, haga clic en Pegar. Las diapositivas copiadas se pegarán después de la diapositiva 9, como se muestra en la Figura 2-15

También puede presionar las teclas Ctrl + C para copiar y las teclas Ctrl + V para pegar.

OTRA MANERA

Nivel de zoom establecido en 90% Seleccione la vista Clasificador

de diapositivas Figura 2-14 Vista Clasificador de diapositivas con un zoom de 90% Figura 2-15 Diapositivas pegadas en otra ubicación Copias pegadas Ficha Inicio LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN

¿Cómo se seleccionan diapositivas que no son continuas? -2.3.4

¿Cómo se duplican las diapositivas seleccionadas? -2.3.6

(15)

8. Haga clic en la diapositiva 2 para seleccionarla.

9. En la ficha Inicio, abra la flecha desplegable Nueva diapositiva.

10. Haga clic en la opción Duplicar diapositivas seleccionadas. Una copia de la diapositiva 2 se pegará directamente después de la diapositiva 2 original. 11. GUARDE y CIERRE la presentación.

Continuas significa “juntas”. Las diapositivas no continuas no son adyacentes en la presentación. Como aprendió anteriormente, para seleccionar diapositivas que no son continuas, presione la tecla Ctrl a medida que seleccionan las diapositivas que desea incluir. Para seleccionar diapositivas que son continuas, puede utilizar la tecla Mayús. Haga clic en la primera diapositiva del grupo y después presione la tecla Mayús a medida que selecciona la última diapositiva en el grupo. Todas las diapositivas que están entre esas dos diapositivas también se seleccionarán.

También puede seleccionar diapositivas en el panel Diapositivas/Esquema. En la ficha Diapositivas, seleccione la diapositiva tal y como lo hizo en la vista Clasificador de diapositivas. En la ficha Esquema, haga clic en el pequeño rectángulo (el ícono Diapositiva) que está a la izquierda del título de la diapositiva para seleccionar todo el contenido de la misma. Vea la Figura 2-16.

VOLVER A ORGANIZAR LAS DIAPOSITIVAS DE UNA PRESENTACIÓN

Es importante organizar las diapositivas para que se manipule mejor el mensaje de la presentación. En PowerPoint, volver a organizar las diapositivas es un proceso sencillo de “arrastrar y soltar”. En la vista Clasificador de diapositivas (o en la ficha Diapositivas en la vista Normal), puede hacer clic en una diapositiva y arrastrarla a una nueva ubicación en la presentación. Una línea muestra en qué parte se colocará la diapositiva cuando deje de arrastrarla. Mover una diapositiva es un proceso sencillo, esto lo aprenderá en el siguien-te ejercicio.

Volver a organizar las diapositivas de una presentación

PREPÁRESE. Para volver a organizar las diapositivas de una presentación, realice lo siguiente:

1. ABRA la presentación Valores_administración y guárdela con el nombre Valores_administración_final.

2. Haga clic en la ficha Vista, después en el botón Clasificador de diapositivas para cambiar a la vista Clasificador de diapositivas. Las diapositivas de la presentación aparecerán en una sola ventana.

Figura 2-16

Para seleccionar una diapositiva en la ficha Esquema, haga clic en el icono Diapositiva

(16)

3. Utilice el control deslizante de zoom en la Barra de estado para establecer el Zoom a 70%.

4. Haga clic en la diapositiva 5 y empiece a arrastrarla al espacio entre las diapositivas 3 y 4. Cuando aparezca una línea vertical entre las diapositivas 3 y 4 (como se muestra en la Figura 2-17), deje de presionar el botón del mouse. La diapositiva movida ahora es la diapositiva 4.

5. Cambie a la vista Normal y haga clic en la ficha Esquema en el panel Diapositivas/ Esquema.

6. En la ficha Esquema, haga clic en el ícono que está a la izquierda del título de la diapositiva 7. Se seleccionará todo el contenido de la diapositiva 7.

7. Arrastre el icono de la diapositiva 7 hacia abajo. Cuando aparezca una línea horizontal entre las diapositivas 8 y 9, deje de presionar el botón del mouse. La diapositiva movida ahora es la diapositiva 8. Vea la Figura 2-18.

8. En el panel Diapositivas/Esquema, haga clic en la ficha Diapositivas y seleccione la diapositiva 8.

9. Arrastre la diapositiva 8 hacia abajo. Cuando aparezca una línea horizontal entre las diapositivas 9 y 10, como se muestra en la Figura 2-19, deje de presionar el botón del mouse. La diapositiva movida ahora es la diapositiva 9.

Figura 2-17

Mover una diapositiva en la vista Clasificador de diapositivas

Figura 2-18

Mover una diapositiva en la ficha Esquema en el panel Diapositivas/Esquema

Arrastre la diapositiva de esta ubicación… …a esta ubicación

Arrastre una diapositiva hacia arriba o hacia abajo utilizando su icono

(17)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones 10. GUARDE la presentación.

ELIMINAR UNA DIAPOSITIVA

Cuando no desea conservar una diapositiva en la presentación, puede eliminarla. El siguiente ejercicio le muestra cómo hacerlo.

Eliminar una diapositiva

UTILICE la presentación Valores_administración_final que quedó abierta en el ejercicio anterior.

1. En la vista Clasificador de diapositivas, haga clic en la diapositiva 10. 2. Presione la tecla Supr. Se eliminará la diapositiva de la presentación. 3. GUARDE la presentación

CIERRE la presentación. DEJE abierto PowerPoint para utilizarlo en el siguiente ejercicio. Para seleccionar más de una diapositiva a la vez y eliminarlas, presione la tecla Ctrl y haga clic en cada diapositiva que desee eliminar (si cambia de parecer, puede quitar la selección de las diapositivas seleccionadas haciendo clic en el área en gris de la ventana de PowerPoint). Después puede eliminar todas las diapositivas seleccionadas al mismo tiempo.

PowerPoint no pregunta si está seguro de que desea eliminar una diapositiva y por ello es importante ser cuidadoso antes de eliminar diapositivas. Si de manera accidental elimina una diapositiva, inmediatamente haga clic en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido para recuperar la diapositiva. Vea la Figura 2-20.

También puede utilizar el Portapapeles para mover las diapositivas: seleccione una diapositiva y utilice el comando Cortar (Ctrl + X) para moverla al Portapapeles y después coloque el punto de inserción y utilice el comando Pegar (Ctrl + V) para pegarla.

OTRA MANERA Figura 2-19

Mover una diapositiva en la ficha Diapositivas en el panel Diapositivas/ Esquema

Figura 2-20

Utilizar Deshacer para recuperar una diapositiva eliminada

Línea horizontal que indica la ubicación a la cual se moverá la

diapositiva

También puede eliminar una diapositiva selecciona-da h a c i e n d o c l i c d e re c h o y s e l e c cionando El i m i n a r d i a positiva. OTRA MANERA Botón Deshacer LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN

¿Cómo se eliminan diversas diapositivas simultáneamente? -2.3.5

(18)

Crear una presentación utilizando un contenido

existente

Si el contenido que desea presentar ya existe en otro formato, en razonable que desee utilizarlo en vez de empezar desde cero. PowerPoint importa contenido fácilmente de una variedad de formatos, incluyendo esquemas de Word, otras presentaciones de PowerPoint y bibliotecas de diapositivas.

UTILIZAR EL CONTENIDO EN WORD

La vista Esquema de Microsoft Word le permite crear un esquema bien estructurado jerárquicamente el cual consiste de diversos niveles de título. Puede abrir dichos esquemas en PowerPoint, en donde cada uno de los títulos principales se convierte en una diapositiva de título y cada subtítulo se convierte en una viñeta del texto del cuerpo.

Iniciar una presentación a partir de un Esquema de Word

PREPÁRESE. Para iniciar una presentación a partir de un Esquema de Word, realice lo siguiente:

1. Haga clic en la ficha Archivo.

2. Haga clic en Abrir para que aparezca el cuadro de diálogo Abrir.

3. En caso de ser necesario, navegue a la ubicación en donde se encuentran sus archivos para esta lección. El cuadro de diálogo Abrir pudo haber abierto esa ubicación de manera automática.

4. Abra la lista desplegable Tipo de archivo haciendo clic en el botón Todas las presentaciones de PowerPoint.

5. En la lista desplegable, haga clic en Todos los esquemas. La lista de archivos en el cuadro de diálogo cambia para mostrar los esquemas (incluyendo los documentos de Word). La ubicación del archivo es la misma, lo único que cambia es el filtro el cual determina los tipos de archivo que se muestran. Vea la Figura 2-21.

6. Haga clic en el archivo Política_uso_computadora.

7. Haga clic en el botón Abrir. Se abrirá el esquema como una nueva presentación. 8. GUARDE la nueva presentación con el nombre Política_uso_computadora_final.

A pesar de que utilizó el comando Abrir y no el comando Nuevo, de todos modos PowerPoint abrió una nueva presentación. Observe el nombre del archivo en la Barra de título de la aplicación. Es un nombre genérico como Presentación 5 y no el nombre original del documento de Word. Por esta razón tiene que guardarla en el paso 8.

PAUSA. DEJE abierta la presentación para utilizarla en el siguiente ejercicio. Figura 2-21

Abrir un archivo de esquema de Word

(19)

Si crea un esquema en Microsoft Word, puede importarlo a PowerPoint y crear diapositivas a partir de ese esquema. Antes de crear diapositivas utilizando un esquema de Word, éste debe tener un formato correcto. Los párrafos con el estilo de formato Título 1 de Word se convierten en diapositivas de título. Los párrafos con los estilos de formato para los subtítulos (por ejemplo, Título 2 o Título 3) se convierten en listas de viñetas en los marcadores de posición de las diapositivas. Cualquier documento de Word se puede abrir en PowerPoint para convertirlo en una presentación, pero los documentos que no están estructurados como esquemas pueden necesitar un poco más de atención en PowerPoint después de importarlos.

AUMENTAR O DISMINUIR EL NIVEL DEL CONTENIDO DE UN ESQUEMA

Después de importar datos de un esquema de Word u otra fuente externa, puede darse cuenta que los niveles del esquema no están establecidos como le gustaría para algunas partes del texto. Puede aumentar el nivel de un párrafo para colocarlo en un nivel más alto en el esquema o puede disminuirlo de nivel para colocarlo en un nivel inferior.

Subir o bajar de nivel el contenido

UTILICE la presentación Política_uso_computadora_final que todavía se encuentra abierta del ejercicio anterior.

1. Seleccione la diapositiva 2 y haga clic al inicio de la segunda línea de la lista de viñetas (PCs de escritorio, PCs portátiles y sistemas de bolsillo).

2. Presione la tecla Tab. La segunda lista de viñetas disminuye de nivel, lo cual la hace subordinada al elemento anterior en la lista (PCs), como se muestra en la Figura 2-22.

3. Haga clic al inicio de la tercera línea de la lista de viñetas (Servidores de red y hardware) y presione la tecla Tab. El elemento disminuye de nivel.

4. Seleccione las últimas dos viñetas en la diapositiva y presione la tecla Tab. Ambas disminuyeron a un nivel inferior. La Figura 2-22 muestra la diapositiva terminada.

5. En el panel Diapositivas/Esquema, haga clic en la ficha Esquema.

6. En la ficha Esquema, seleccione los últimos tres párrafos en la diapositiva 2 (el título Software y los dos puntos en viñetas).

7. Presione las teclas Mayús + Tab. El título Software aumenta de nivel a su propia diapositiva y los dos puntos en viñetas debajo del título aumentan al primer nivel de puntos en viñetas.

8. Elimine los dos puntos (:) después de Software en la diapositiva de título. Vea la Figura 2-23.

Figura 2-22

Diversos párrafos se han disminuido de nivel para crear una lista multinivel

(20)

9. Seleccione el título de la diapositiva 2 (Titularidad) y presione la tecla Supr para eliminarlo. Las viñetas que estaban debajo de ese título se moverán a la diapositiva 1.

10. En la diapositiva 1, seleccione las viñetas que anteriormente estaban debajo del título Titularidad (PCs: y los dos puntos en viñetas debajo de él) y presione las teclas Mayús + Tab. El texto seleccionado aumenta de nivel a su propia diapositiva.

11. Seleccione el título PCs: en el diseño de la diapositiva y escriba Hardware para reemplazar el texto anterior. La Figura 2-24 muestra la diapositiva terminada.

12. GUARDE la presentación y CIERRE el archivo.

Al igual que un título en un libro, algunos de los elementos en una lista son superiores mientras que otros son subordinados. En una diapositiva de PowerPoint, la relación entre los elementos de una lista se muestra por el nivel de sangría. El nivel de sangría de un elemento es la distancia a la que tiene una sangría del borde izquierdo del marcador de posición. Los elementos superiores tienen una sangría menor que los elementos subordinados. Puede cambiar el nivel de sangría de un elemento en una lista utilizando los botones Disminuir nivel de lista y Aumentar nivel de lista en la ficha Inicio en la Cinta de opciones. Al aumentar un párrafo al nivel superior lo convierte en el título de su propia diapositiva y todo lo subordinado a ese título se convierte en el contenido de la misma.

VOLVER A UTILIZAR LAS DIAPOSITIVAS DE PRESENTACIONES Y BIBLIOTECAS

Es fácil volver a utilizar una diapositiva de una presentación en otra. Esta técnica le ahorra tiempo al no tener que crear la misma diapositiva desde cero más de una vez. Además, algunas empresas almacenan con frecuencia diapositivas que se han utilizado en las Bibliotecas de diapositivas en sus servidores de archivo para que otros usuarios las puedan utilizar más adelante. El siguiente ejercicio muestra cómo buscar una diapositiva en una presentación diferente o en la biblioteca de diapositivas para insertarla en la presentación actual.

Figura 2-23

El título Software se ha movido a su propia diapositiva al aumentar de nivel Figura 2-24 Hardware (previamente PCs) se movió a su propia diapositiva al aumentar de nivel

(21)

Volver a utilizar una diapositiva de una presentación

VUELVA A ABRIR la presentación Vista_previa_productos_nuevos que creó en uno de los ejercicios anteriores.

1. En la ficha Inicio, haga clic en la flecha desplegable Nueva diapositiva. En la parte inferior de la galería que aparece, haga clic en la opción Volver a utilizar diapositivas. Se abrirá el panel Volver a utilizar diapositivas del lado derecho de la ventana de PowerPoint, como se muestra en la Figura 2-25.

2. En el panel de tareas, haga clic en el botón Examinar. Aparecerá una lista desplegable. Haga clic en Examinar archivo. Se abrirá el cuadro de diálogo Examinar.

3. Busque y abra el archivo Nuevas_chamarras. Las diapositivas de la presentación aparecerán en el panel de tareas, como se muestra en la Figura 2-26.

4. En el panel de tareas, coloque el puntero del mouse sobre la diapositiva 2. Aparecerá una versión más grande de la diapositiva.

Figura 2-25

El panel Volver a utilizar diapositivas ofrece acceso al contenido existente

Figura 2-26

La presentación Nuevas_chamarras está abierta en el panel Volver a utilizar diapositivas

Accesos directos a las presentaciones que se utilizaron previamente, de ser así, aparecerán en esta sección

Seleccione el comando Volver a utilizar diapositivas para que se abra el panel Volver a utilizar diapositivas

Coloque el puntero del mouse sobre una vista en miniatura de la diapositiva para ver una versión más grande de ella

(22)

5. En el panel Diapositivas/Esquema, en la ficha Diapositivas, haga clic en la diapositiva 2 para seleccionarla.

6. En el panel de tareas, haga clic en la diapositiva 2 de la presentación Nuevas_chamarras. La diapositiva se insertará en la presentación Vista_previa_productos_nuevos y será la diapositiva 3.

7. Haga clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha del panel de tareas. 8. GUARDE y CIERRE la presentación Vista_previa_productos_nuevos.

Con el tiempo, es probable que cree muchas presentaciones y algunas de ellas pueden tener información en común. El comando Volver a utilizar diapositivas le permite copiarlas de una presentación a otra. Al copiar diapositivas terminadas de esta manera, puede evitar volver a crear diapositivas similares una y otra vez.

Puede importar diapositivas de otra presentación, tal y como lo acaba de hacer, o puede importarlas de bibliotecas de diapositivas. Una biblioteca de diapositivas es una función en un servidor SharePoint que le permite a las personas publicar presentaciones con cada una de las diapositivas que se guardaron como archivo separado de manera que otros usuarios puedan volver a utilizarlas con frecuencia sin tener que pensar de cual presentación provinieron. Debido a que una biblioteca de diapositivas requiere acceso a un servidor SharePoint el cual cuenta con un software especial instalado para las bibliotecas de diapositivas, este libro no practica su uso. Sin embargo, los pasos para seleccionar una biblioteca de diapositivas son muy parecidos a aquellos para seleccionar una diapositiva de una presentación. Siga los pasos anteriores, pero en el paso 2, en vez de hacer clic en Examinar archivo, haga clic en Examinar biblioteca de diapositivas.

PEGAR EL CONTENIDO DE OTRAS FUENTES

PowerPoint acepta de manera inmediata el contenido de casi cualquier aplicación de Windows. Una manera de importar contenido es utilizar el Portapapeles, debido a que casi todas las aplicaciones de Windows soportan el uso del Portapapeles. Puede utilizar el ícono Opciones de pegado después de pegar contenido para seleccionar cómo se pegará o puede utilizar la función Pegado especial para seleccionar métodos de pegado especial. En este ejercicio, aprenderá a pegar el contenido de un documento de Word en PowerPoint y practicará el uso del comando Pegado especial para conservar el formato original del contenido.

Pegar el contenido de Word en PowerPoint

INICIE con PowerPoint abierto.

1. ABRA la presentación Capacitación_cajeros y GUÁRDELA con el nombre Capacitación_cajeros_final.

2. Inicie Microsoft Word y abra el documento Otros_recursos.docx. El proceso para abrir archivos en Word es el mismo que en PowerPoint. 3 . U t i l i c e l a B a r ra d e t a re a s d e Wi n d ow s y c á m b i e s e a l a rc h ivo

C a p a c i t a c i ó n _cajeros_final en PowerPoint.

4. En el panel Diapositivas/Esquema en PowerPoint, haga clic en la ficha Esquema y desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la presentación. 5. Haga clic después de la última viñeta en la última diapositiva y presione

Intro para crear un nuevo párrafo.

6. Presione las teclas Mayús + Tab para aumentar el nivel del nuevo párrafo a una nueva diapositiva. Vea la Figura 2-27.

¿Cómo se vuelve a utilizar una diapositiva de una biblioteca de diapositivas? -2.3.3

(23)

7. Utilizando la Barra de tareas de Windows, cambie al archivo Otros_recursos en Word. Seleccione el título (Otros recursos) y presione las teclas Ctrl + C para copiarlo al Portapapeles.

8. Regrese a PowerPoint. Si el punto de inserción todavía no se encuentra en la ficha Esquema al lado del ícono de la diapositiva 9, haga clic para colocarlo en ese punto.

9. Presione las teclas Ctrl + V para pegar el texto. El texto aparecerá como el título de la diapositiva y también aparecerá el icono Opciones de pegado debajo del texto. Si no ve el icono, mueva el puntero del mouse sobre el icono de la diapositiva 9 que está a la izquierda del texto pegado.

10. Haga clic en el icono Opciones de pegado para que se abra su menú, el cual contiene tres iconos, como se muestra en la Figura 2-28.

11. Haga clic en la opción Mantener formato de origen (el icono del centro). La fuente del texto pegado cambia a la fuente original que tenía en el documento de Word.

12. Cámbiese al archivo de Word Otros_recursos y seleccione la lista con viñetas. Presione las teclas Ctrl + C para copiarlo al Portapapeles.

13. Cámbiese a PowerPoint y haga clic en el marcador de posición Haga clic para agregar texto en el lado izquierdo de la diapositiva (en el panel Diapositiva) para mover el punto de inserción dentro de ese cuadro de texto. 14. En la ficha Inicio, haga clic en la flecha desplegable Pegar.

Se abrirá un menú que contiene los mismos tipos de iconos que se encuentran en el menú del icono Opciones de pegado (paso 6) y también contiene el comando Pegado especial. Vea la Figura 2-29.

15. Haga clic en la opción Pegado especial. Se abrirá el cuadro de diálogo Pegado especial.

Figura 2-27

Crear una nueva diapositiva al final de la presentación para colocar el contenido importado

Nueva diapositiva

Figura 2-28

Utilice los iconos del menú Opciones de pegado para especificar cómo se debe pegar el contenido

Mantener sólo texto

Haga clic en la parte superior del icono para activar el comando predeterminado Pegar Haga clic en la parte

inferior del icono para tener acceso a su menú Mantener formato de origen Usar tema de destino Figura 2-29

Utilizar el menú del botón Pegar para seleccionar tipos especiales de pegado

(24)

16. Verifique que la opción Pegar se encuentre seleccionada.

17. En la lista Como, haga clic en la opción Texto con formato(RTF), como se muestra en la Figura 2-30.

18. Haga clic en Aceptar. El texto se pegará en la diapositiva conservando el formato original del texto. El texto se sale de los bordes del marcador de posición. Esto es normal hasta el momento.

19. Haga triple clic en la última viñeta de la diapositiva (Capacitación especial) para seleccionarla y presione las teclas Ctrl + X para cortarla y colocarla en el Portapapeles.

20. Haga clic en el marcador de posición Haga clic para agregar texto del lado derecho de la diapositiva y presione las teclas Ctrl + V para pegar la viñeta dentro de ese marcador de posición. La diapositiva terminada debe ser similar a la que se muestra en la Figura 2-31.

21. GUARDE la presentación Capacitación_cajeros_final.

22. CIERRE Word sin guardar los cambios en el documento Otros_recursos.

PAUSA.DEJE abierta la presentación para utilizarla en el siguiente ejercicio.

Pegar de una aplicación a otra utilizando el Portapapeles funciona para casi todas las aplicaciones de Windows, esto debido a que soportan el uso del Portapapeles. También puede “arrastrar y soltar” el contenido de otra aplicación en PowerPoint, pero esto únicamente funciona si la aplicación de origen utiliza el método “arrastrar y soltar” (no todas las aplicaciones lo utilizan).

Cuando pega contenido en PowerPoint de otra aplicación a través del Portapapeles, de manera predeterminada, el contenido se ajusta al formato de la diapositiva de PowerPoint en la cual lo colocó. Utilice las Opciones de pegado o el comando Pegado especial para que el contenido conserve el formato del archivo de origen.

Existen otros usos del comando Pegado especial. En la Figura 2-30, puede ver que el cuadro de diálogo Pegado especial le permite seleccionar entre las opciones Pegar o Pegar vínculo. Cuando se pega un vínculo se crea una conexión dinámica entre el original y la copia a manera de que si el original cambia, la copia en PowerPoint también cambie.

Si selecciona un formato de la lista Como que incluya la palabra “Objeto” por ejemplo Objeto Documento de Microsoft Word 97-2003 en la Figura 2-30, el contenido se incrustará y podrá volver a abrirlo en la aplicación original en el cual se creó haciendo doble clic en él más adelante. En el ejercicio anterior, no pegó ni incrustó sino que simplemente realizó el pegado utilizando un formato no predeterminado.

Figura 2-30

Cuadro de diálogo Pegado especial

Formato conservador de la fuente de datos original

Esta viñeta se cortó y pegó del panel izquierdo del marcador

de posición

Figura 2-31

Contenido importado

¿Cómo se utiliza el comando Pegado especial? -2.5.7

(25)

Agregar notas a las diapositivas

Una nota es una porción de información adicional que está relacionada con una diapositiva. Es posible que las notas no se ajusten en una diapositiva pero pueden contener información que el presentador desea transmitirle a la audiencia a medida que ven la diapositiva. Por ejemplo, suponga que está utilizando un gráfico para mostrar datos financieros a la audiencia pero no tiene espacio en la diapositiva para proporcionar muchos detalles. Puede agregar esos detalles como notas las cuales le recordarán que debe compartir los detalles con la audiencia durante su presentación. Las notas no aparecen en la pantalla cuando muestra su presentación a una audiencia pero puede ver las notas de diferentes maneras. El siguiente ejercicio le mostrará cómo agregar notas a sus diapositivas.

AGREGAR NOTAS EN EL PANEL NOTAS

Cuando solamente tiene unas cuantas líneas de notas para escribir, es más fácil trabajar en el panel Notas en la vista Normal que cambiar a la vista Página de notas. Sólo haga clic en el panel Notas y comience a escribir. Las notas que ingrese en esa sección no se mostrarán a la audiencia durante la presentación con diapositivas sino que únicamente le servirán como referencia.

Agregar notas en el panel Notas

UTILICE la presentación Capacitación_cajeros_final que se encuentra abierta del ejercicio anterior.

1. Muestre la diapositiva 2 en la vista Normal.

2. Haga clic en el panel Notas (debajo del panel Diapositiva) para colocar el punto de inserción ahí.

3. En el panel Notas, escriba Hacer énfasis en la importancia de que el cajero ofrezca buen servicio al cliente. La pantalla debe ser similar a la que se muestra en la Figura 2-32.

4. GUARDE la presentación.

Puede modificar y eliminar texto en el panel Notas tal y como lo hace en el panel Diapositiva o en la ficha Esquema. Seleccione el texto utilizando el puntero del mouse. Utilice las teclas Retroceso y Supr para eliminar texto. Las notas no aparecen en la pantalla en la vista Presentación con diapositivas para que la audiencia no las vea. Puede ver sus notas imprimiéndolas o utilizando la Vista del moderador de PowerPoint. La Vista del moderador le permite utilizar dos monitores

Figura 2-32

Escribir notas en el panel Notas debajo de la diapositiva en la vista Normal

(26)

al momento de mostrar su presentación a la audiencia. Un monitor muestra sus diapositivas en la vista Presentación con diapositivas. Puede utilizar el segundo monitor para ver sus notas entre otras cosas.

AGREGAR NOTAS EN LA VISTA PÁGINA DE NOTAS

La vista Página de notas es una vista especial la cual muestra cada diapositiva con sus respectivas notas. Cada diapositiva y sus notas aparecen en un fondo blanco. El contenido tiene el mismo tamaño que tendrá cuando se imprima en una hoja estándar. Puede ver y modificar las notas directamente en el marcador de posición de notas el cual se encuentra debajo de la diapositiva. En este ejercicio aprenderá a agregar anotaciones en la vista Página de notas.

Agregar notas en la vista Página de notas

1. Muestre la diapositiva 2 en caso de que aún no se muestre.

2. En la ficha Vista, haga clic en el botón Página de notas para cambiar a la vista Página de notas.

3. En la barra de desplazamiento vertical, haga clic una vez en el botón de desplazamiento hacia abajo para avanzar a la diapositiva 3.

4. Haga clic en el cuadro Haga clic para agregar texto que está debajo de la diapositiva y escriba Bienvenidos empleados a la sesión de capacitación y presentación. De manera breve, se comentarán los puntos de la agenda. La diapositiva terminada debe ser similar a la que se muestra en la Figura 2-33.

5. GUARDE la presentación.

Imprimir una presentación

PowerPoint ofrece muchas opciones para imprimir sus diapositivas. En el siguiente ejercicio aprenderá a previsualizar una presentación antes de imprimirla, seleccionar una impresora, establecer las opciones de impresión e imprimir una presentación a color y en escala de grises.

UTILIZAR LA VISTA PRELIMINAR DE IMPRESIÓN Y CAMBIAR EL DISEÑO DE

IMPRESIÓN

La función Vista preliminar de impresión de PowerPoint muestra cómo lucirán sus XREF

Aprenderá más sobre la Vista del moderador en la Lección 11.

Figura 2-33

Escribir notas debajo de la diapositiva en la vista Página de notas

Escriba notas en esta sección

Si tiene problemas para ver lo que está escribiendo, utilice el control deslizante de Zoom para aumentar el tamaño.

(27)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones PASO APASO TOME NOTA diapositivas en papel antes de imprimirlas. Cuando cambia a un diseño de impresión

diferente, la Vista preliminar de impresión muestra el cambio para que pueda probar diferentes diseños posibles para su presentación antes de imprimirla. Este ejercicio le muestra cómo utilizar la Vista preliminar de impresión.

Utilizar la Vista preliminar de impresión y cambiar el diseño de

impresión

1. Cambie a la vista Normal y muestre la diapositiva 1.

2. Haga clic en la ficha Archivo y haga clic en Imprimir. Una vista preliminar del trabajo de impresión aparecerá del lado derecho de la ventana. El diseño

de impresión predeterminado se mostrará en el modo Diapositivas de página

completa, como se muestra en la Figura 2-34.

Si la impresora seleccionada en la sección Impresora únicamente imprime en blanco y negro, la Vista preliminar de impresión mostrará sus diapositivas en una escala de grises. La impresora predeterminada está establecida en Windows y no en PowerPoint. Abra la carpeta Impresoras en el Panel de control en Windows y cambie la impresora predeterminada.

3. Haga clic en la flecha que apunta hacia la derecha en la parte inferior de la ventana. Aparecerá una vista preliminar de la diapositiva 2.

4. A la izquierda de la Vista preliminar de impresión, en la sección Configuración, haga clic en Diapositivas de página completa para que se abra el menú de diseños.

5. Haga clic en la opción 6 diapositivas verticales en el menú de diseños. La Vista preliminar de impresión cambia para mostrar una página que contiene seis imágenes pequeñas de las diapositivas, como se muestra en la Figura 2-35.

Figura 2-34

La Vista preliminar de impresión aparece del lado derecho de las opciones de impresión en la vista Backstage Figura 2-35 La Vista preliminar de impresión muestra cómo se imprimirá la página con el diseño seleccionado

Haga clic en la flecha para ir a la siguiente página

Haga clic aquí para cambiar a un diseño diferente

(28)

6. Haga clic en la opción 6 diapositivas verticales y después en Esquema. La Vista preliminar de impresión muestra la presentación como un esquema de sólo texto.

7. Haga clic en la ficha Inicio para salir de la vista Backstage sin imprimir ningún documento.

La Vista preliminar de impresión le permite ver cómo lucirán sus diapositivas antes de imprimirlas. En PowerPoint 2010, la Vista preliminar de impresión se encuentra en la sección Imprimir en la vista Backstage para que pueda ver cómo los cambios que realiza en las opciones de impresión cambian la impresión.

Puede previsualizar e imprimir una presentación en diferentes formatos:

Diapositivas de página completa: Se imprime una diapositiva por página, lo más grande posible.

Páginas de notas: Se imprime una diapositiva por página con las notas que le acompañan. Esquema: El texto de la presentación se imprime en un formato de esquema. Los gráficos no se imprimen.

Documentos: Se imprimen diversas diapositivas por página, diseñadas para su distribución a una audiencia. El número exacto de diapositivas depende de la configuración seleccionada (entre 2 y 9).

ESTABLECER LAS OPCIONES DE IMPRESIÓN

Además de seleccionar un diseño, PowerPoint le permite establecer otros atributos antes de imprimir una presentación. El siguiente ejercicio muestra cómo establecer algunas de estas opciones de impresión. Una de estas opciones es el modo en escala de grises, en el cual no hay colores. Cada color aparece como una escala de grises. Este modo frecuentemente se utiliza para copias en borrador debido a que minimiza el uso de la costosa tinta de color o tóner.

Establecer las opciones de impresión

UTILICE la presentación Capacitación_cajeros_final que está abierta del ejercicio anterior

1. Haga clic en la ficha Archivo y luego en Imprimir. Las opciones de impresión y la Vista preliminar de impresión aparecerán en la vista Backstage. 2. En el cuadro Copias que está en la parte superior de la ventana, teclee 2 para

que se impriman dos copias.

3. Haga clic en el nombre de la impresora en la sección Impresora. Aparecerá un menú con otras impresoras disponibles (en caso de haber alguna). Vea la Figura 2-36.

También puede presionar las teclas Ctrl + P para abrir la sección Imprimir de la vista Backstage. OTRA MANERA Figura 2-36 Aparecen otras impresoras disponibles en la lista Impresora

(29)

Conc ept os básic os sobr e pr esen taciones TOME NOTA TOME NOTA 4. Haga clic fuera del menú abierto para que se cierre sin realizar ningún cambio.

5. En el cuadro de texto Diapositivas (en la sección Imprimir todas las diapositivas), tecle 1-3. Esto establece únicamente las tres primeras diapositivas para que se impriman y la sección Imprimir todas las diapositivas cambia a Rango personalizado.

6. Haga clic en el botón Rango personalizado y observe el comando Imprimir diapositivas ocultas en la parte inferior de su menú.

7. Haga clic fuera del menú para cerrarlo sin realizar ningún cambio.

8. Haga clic en el botón Intercaladas para abrir un menú con opciones de intercalación. Cuando imprime diversas copias, puede seleccionar que se intercalen las copias o no.

9. Haga clic fuera del menú Intercaladas para que se cierre sin realizar ningún cambio.

10. Haga clic en el botón Color para que se abra un menú con opciones de color. Si está seleccionada una impresora en blanco y negro, el botón Color aparecerá como un botón Escala de grises.

11. Haga clic en la opción Blanco y negro puros en el menú del botón Color. La Vistapreliminar de impresión cambia para mostrar cómo la configuración afectará las impresiones.

En algunas presentaciones, existe diferencia entre los modos Escala de grises y Blanco y negro puros. En esta presentación específica, no hay diferencia debido a que no existen gráficos en el fondo que se puedan convertir a imágenes en escala de grises. La Figura 2-37 muestra la vista preliminar de la diapositiva 1 en el modo Blanco y negro puros.

12. Haga clic en el botón Diapositivas de página completa para que se abra su menú.

13. En la parte inferior del menú, haga clic en Enmarcar diapositivas. Se insertará un borde en cada diapositiva.

14. Si desea imprimir en este momento, haga clic en el botón Imprimir. De lo contrario, haga clic en la ficha Inicio o presione la tecla Esc para salir de la vista Backstage sin imprimir.

Seleccione Blanco y negro puros como el modo de color

La impresión no mostrará el fondo y el texto en negro

Figura 2-37

Vista preliminar de la diapositiva 1 en el modo Blanco y negro puros

¿Cómo se ajustan las opciones de impresión antes de mandar a imprimir una presentación? 7.3.1