Gestion de la innovación

(1)

Normalización de procesos

documentales: ISO 15489 e

ISO 23081

Manuela Moro Cabero

[email protected]

FESABID. Madrid, 15/04 2005

(2)

(3)

Capital humano Capital estructural

Capital relacional

CONOCIMIENTO

INNOVACIÓN CALIDAD

USUARIOS

(4)

Componentes activos del

records continuum

•El individuo y su

espacio

•El grupo de trabajo

•La organización o

entidad

•La sociedad en un

entorno local,

autonómico,

nacional, etc.

1. Creación

2. Incorporación

3. Gestión

4. Uso y

conservación

(5)

ISO 15489:2001 ISO/TR

15489-2

ISO 15489-1

ISO/DIS 19853 ISO 23081

MoReq

Lista de verificación

requisitos

Manuales

Instru-mentos

Encuestas Revisión

Una constelación normativa

Metadatos

Evaluación

(6)

ISO 15489:2001 ISO/TR

15489-2

ISO 15489-1

ISO/DIS 19853 ISO 23081

MoReq

Lista de verificación

requisitos

Manuales

Instru-mentos

Encuestas Revisión

Una constelación normativa

Metadatos

Evaluación

(7)

ISO 15489-1 RECORDS MANAGEMENT PART. 1

GENERAL, 2001

Principios

Componentes de Gestión de documentos

Resultados

ISO/TR 15489-2 RECORDS MANAGEMENT PART

2 GUIDELINES, 2001 (TR)

Metodología para lograr los resultados

(8)

Alcance de la norma

15489-1/2

Documentos de archivo en todo tipo de soporte

Base documental ISO 9000 y

AS 4390

Aplicación a todo tipo de organizaciones. Creación,

incorporación, mantenimiento y

control de un SGD

(9)

Elementos básicos integrantes de la gestión de

documentos de archivo

• _{“Gestores de los documentos”}

(archiveros)

• _{Delegaciones de autoridad y}

distribución y asignación de

responsabilidades

• _{Políticas (conjunto asignado)}

• _Usuarios

Capital intelectual: plantilla y liderazgo

(10)

Elementos que incluye la gestión de documentos

• Procedimientos

• Directrices, instrucciones y

otros documentos

• _{Documentos utilizados para}

la gestión y rediseño de

sistemas

• _{Software y Hardware}

• Documentos de archivo

Capital estructural: enfoque basado en procesos

(11)

Estructura

15489-2

1 Campo de aplicación o alcance

2 Políticas y Responsabilidades

3 Estrategia, diseño e implantación

4 Métodos de archivo y de control

5 Control y auditoría

6 Formación

Anexos

Bibliografía

(12)

Ciclo PDCA

P D C A Identifican objetivos de calidad Planifican obje tivos de C.

Asignan

Responsabilidades Realización del producto/servicio Asegurar

metodologías y normas Gestión de

Recursos Análisis de datos

Control de no conformidades Medición y seguimiento de procesos, servicios, etc. Acciones correctoras y preventivas Planificar la mejora continua

Control

Evaluación Mejora

ANÁLISIS

Ubicación de la estructura en un ciclo

de gestión

(13)

Análisis e identificación de requisitos

Etapa A

Encuesta preliminar

E

Etapa D

Evaluación Sistemas existentes

Etapa B

Análisis de actividades

Etapa C

Identificación De requisitos

F

H

(14)

Estrategias, diseño, implantación y control

Etapa G

Implantación

Etapa H

Control del sistema

Etapa E

Identificación de

estrategias

Etapa F

Diseño del sistema C

A

FASES PARA LA PLANIFICACIÓN, DISEÑO, PUESTA

(15)

Capital estructural: enfoque basado en procesos

PROCESOS DE

SOPORTE

PROCESOS CLAVE O

DE REALIZACIÓN

PROCESOS

ESTRATÉGI-COS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS USUARIOS

Gestión de Recursos Planificación de objetivos y políticas Procesos orientados

(16)

Procesos estratégicos

Procesos de realización

Procesos de soporte

Capital estructural: enfoque sistémico basado en procesos

USUARIOS SISTEMA

(17)

(18)

Procesos de

realización

Organización

Archivo



_{Incorporación de documentos}



_{Registro (}

_{establecimiento de metadatos}

₎



_{Organización lógica para la recuperación:}

clasificación e indización



_{Clasificación para la seguridad y acceso}



_{Valoración de documentos}



_{Almacenamiento}



_{Trazabilidad (}

_{seguimiento del uso}

₎



_{Disposición (}

_{ejecución del calendario de}

conservación)

(19)

Procesos

clave

Organización

Archivo



_{Incorporación de documentos}



_{Registro (}

_{establecimiento de metadatos}

₎



_{Organización lógica para la recuperación:}

clasificación e indización



_{Clasificación para la seguridad y acceso}



_{Valoración de documentos}



_{Almacenamiento}



_Trazabilidad

₍

_{seguimiento del uso}

₎



_{Disposición (}

_{ejecución del calendario de}

conservación)

(20)

PRINCIPALES

ESPECÍFICOS

NO ESPECÍFICOS

Productos del sistema o de procesos:

•Políticas, procedimientos,

instrucciones, manuales de gestión

•Informes DAFO, de riesgos, mapas de procesos

•Planes de proyectos de diseño y de implantación, programas de

formación

•Documentos y esquemas de metadatos, especificaciones

detalladas de software y hardware, planes de conversión, migración y digitalización.

(21)

Instrumentos de trabajo PRINCIPALES



_{Plan de clasificación}

basado en las actividades

del organismo

(criterio

funcional)



_{Calendario de}

conservación



_{Clasificación para la}

seguridad y el acceso

Organización Lógica: Clasificación

Disposición

(22)

Instrumentos de trabajo ESPECÍFICOS



_Tesauros



_{Glosario de términos}

empleados



_{Otros vocabularios}

controlados (listas de

autoridades)

(23)

Instrumentos de trabajo NO ESPECÍFICOS



_{Registro de la legislación, normativa y}

códigos de mejores prácticas



_{Informe de análisis y gestión de riesgos}



_{Inventario de Descripción y de Perfiles}

de Puestos de Trabajo (responsabilidades,

delegaciones de poder, tareas, recursos,

capacidades y habilidades)



_{Inventario de fichas de habilidades y}

necesidades formativas

Planificación:Evaluación

Formación Planificación y

(24)

Control y auditoría

Auditoría de

conformidad

Auditoría de evidencia

Medidas de

rendimiento

(25)

Conceptos y proceso

Evidencias

Criterios

Hallazgos

(26)

Auditoría

AR

CHI-VO

Como archivero puedo auditar múltiples

sujetos

Sociedad

Procesos

sistemas

Servicios

Recursos

(27)

ISO/CD

19853

Modelo ISO/CD 19853: Guía de autoevaluación. 2004

ESTRUCTURA DE LA NORMA

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

ALCANCE

EVIDENCIAS DE AUDITORÍA

MODELO DE MEDIDA O DE ANÁLISIS

(28)

Modelo ISO 15489:2001

Modelo ISO 9000:2000

Modelos Premios EFQM

Norma ISO/CD 19853

Norma ISO 19011:2002

Criterios de Evaluación EFQM

ISO 15489-1 ISO 15489-2

Norma ISO 9000 Norma ISO 9001 Norma ISO 9004 Norma ISO

10013

Agentes: Liderazgo, políticas y estrategias, recursos,

procesos y personal

Resultados: de los clientes, de las personas, impacto en la sociedad, resultados de la organización

Gestión de documentos de archivo

Gestión de un sistema de

calidad en una organización

Unidades de información

Ejemplo: servicios

(29)

ISO/DIS 23081: 2004 Información y

Documentación- Procesos de gestión de

documentos. Metadatos para los documentos

Parte 1

DIS: Principios

Parte 2

TS: Implantación de los

principios

Parte 3

TS: Evaluación del conjunto de

metadatos existentes (ISO 15489)

ISO/TC 46 SC1--- ISO/TC 10 --- ISO/TC 171

Archives/Records Management----Documentación de productos técnicos--- Aplicaciones de Gestión de

(30)

Estructura

1-Campo de aplicación

2-Normas para consulta

3-Términos y definiciones

4-Metadatos de gestión de documentos

5-Finalidad de los Metadatos de GD

6-Funciones y Responsabilidades 7-Metadatos de GD en relación con otras áreas de metadatos 8-Gestión de Metadatos

9-Tipos de metadatos

compatibles ISO 15489-1

Concepto y alcance Requisitos previos,

percepciones, beneficios y perspectivas

RR.HH. Y Liderazgo

Contenidos

E-negocio; Preservación; Descripción del recurso; Visualización-recuperación, gestión de derechos

(31)

Estructura

8-Gestión de

Metadatos Diferenciación de áreas de gestión de metadatos y de normas

Introducción a tipos de metadatos.

Metadatos sobre documentos. Sobre normas

empresariales, políticas y mandatos. Metadatos de los procesos y sobre procesos de gestión de

documentos

Contenidos

9-Tipos de metadatos

compatibles ISO 15489-1

Niveles de aplicación de metadatos

Fases en la existencia de documentos en las que deben crearse y aplicarse metadatos

Procesos de gestión de metadatos

Estructuras de los metadatos

(32)

Gestión de Metadatos

Gestión de

documentos

Datos que describen el contexto, contenido y

estructura de los documentos así como su gestión durante toda su vida

Identificar, autenticar,

contextualizar documentos, individuos, procesos y

sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan y las políticas por las que se rigen

Concepto

alcance

Control de la gestión del documento

(33)

METADATOS DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS *Necesidades de gestión empresarial *Entorno normativo *Riesgos Selección +Percepción empresarial

+Percepción de la gestión de documentos

(características y contexto y gestión en el tiempo)

+Percepción del uso interno y externo

Percepciones

--M. Que documentan contexto de negocio, contenido, estructura y presencia.

--M que documentan gestión de documentos y procesos de negocio en el que los documentos son

utilizados.

(34)

M. Momento de la incorporación M. Después de la incorporación

Contexto de creación del documento Contexto empresarial

Contexto sobre los individuos implicados Contenido

Presencia

Estructura física o técnica y lógica Atributos técnicos de los mismos documentos

Procesos de gestión que han sido o serán aplicados para cada documento

•Procesos de contexto de negocio •Procesos de gestión de metadatos •Proceso de gestión del sistema •M. De agentes

•M. De políticas y mandatos

DOCUMENTO METADATO (Historial y gestión)

Metadatos sobre los documentos

(35)

Normas de negocio, políticas y mandatos

Agentes Procesos de negocio Procesos de Gestión de documentos Documentos Crea Usados por Establecen competencias Hacen Son documentados en Establecen competencias Crea, incorpora, gestiona, dispone y usa