Gestión del Cambio modelando con BRM

(1)

Victor Villar, PMP® MBA

Noviembre 04, 2016

(2)

Expositor

1. Ingeniero Industrial, MBA, CPIM, PMP_®

2. 30 años en Industria de Ingeniería y Construcción y TI 3. Profesor Diplomado Gerencia de Proyectos desde 2001

4. Director de la Maestría en Administración y Dirección de Proyectos de Universidad UPC acreditada por PMI GAC ®

5. Consultor en Dirección de Proyectos y PMO 6. Instructor: MS Project, Primavera, PRISM

1. PMI Lima Peru Chapter, Past President 2005-2006

2. Past PMI Component Mentor South Latin America 2007-2009

3. Program Manager del Tour Cono Sur 2007 al 2010

4. PMI Leadership Institute Master Class Alumni 2010

5. Conferencista en USA, Perú, Chile, Argentina, Uruguay, México, Bolivia, Brasil y Paraguay.

6. PMI ERC (Ethics Review Committee) member 2013-2015

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Agenda

Contenido Minutos

1

_Conceptos

10

2

_{Caso de Estudio Sam Delivers}

5

3

_{Modelando cambios y Beneficios (BRM)}

10

4

_{Gestión del Cambio Organizacional}

5

_{Propuesta de Valor}

8

6

_{Conclusiones y Recomendaciones}

2

7

_{Preguntas y Respuestas}

10

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Gestión del Cambio modelando con BRM 4 Procesos de Planeamiento Procesos de Ejecución Procesos de cierre Procesos de iniciación Procesos de seguimiento y control Trasladar Estrategia Formular Estrategia

Guía del PMBOK®

Portfolio Management Standard

Formulación y Evaluación de Proyectos Planificación Estratégica Formulación y Evaluación de Proyectos

Fuente: Elaborado por Víctor Villar © Propiedad Intelectual

Caso de Negocio

V1

Caso de Negocio

Vn

Modelamiento y seguimiento de Beneficios

1. Conceptos

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Fuente: “2013® PMI Managing Change in Organizations: a Practice Guide” traducido por Victor Villar

Ejecución Estrategia Gerencia Ejecutiva Operaciones Gerencia de Portafolios Dirección de Proyectos y Programas

1. Conceptos

5

(6)

AREAS DE

CONOCIMIENTO

GRUPOS DE PROCESOS

Definiendo Alineando Autorizando y Controlando

Gestión

estratégica

4.1 Desarrollar plan estratégico del portafolio

4.2 Desarrollar Acta de Constitución 4.3 Definir la Hoja de Ruta

4.4 Gestionar el cambio estratégico

Gestión del gobierno

5.1 Definir el Plan para la Dirección 5.2 Definir el Portafolio

5.3 Optimizar el portafolio 5.4 Autorizar el portafolio 5.5 Proveer seguimiento al portafolio

Gestión del

desempeño

6.1 Definir el plan de gestión del desempeño

6.2 Gestionar la Oferta y Demanda 6.3 Gestionar el valor del portafolio

Gestión de las comunicaciones

7.1 Definir el plan de gestión de comunicaciones

7.2 Gestionar la información del portafolio

Gestión del Riesgo

8.1 Definir el plan de gestión del riesgo

8.2 Gestionar los riesgos del portafolio

Fuente: “The Standard for Portafolio Management – Third Edition” traducido por Victor Villar

1. Conceptos

(7)

4.4 Gestionar el cambio estratégico

Evaluar y determinar las respuestas a los cambios actuales en la estrategia de la organización o de los componentes del portafolio, actualizando el Plan de Gestión del Portafolio y planes

subsidiarios para reflejar el impacto y responder a los procesos de Gestión del Portafolio.

Fuente: “The Standard for Portafolio Management – Third Edition” traducido por Victor Villar

Innovación Estratégica

Cultura de la Innovación INNOVACIÓN Recorte y espiral hacia

abajo buscando desesperadamente el futuro REACIÓN rReactivo Proactivo rOperacional Estratégico 4 Tipos de Cambio

1. Conceptos

7 Gestión del Cambio modelando con BRM

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DEFINICION DE BENEFICIO

• es un resultado del cambio que es percibido como positivo por un interesado”

ESPECULATIVO: ALTO RIESGO PERO ALTA

RECOMPENSA

SOPORTE: “NICE TO HAVE” MEJORAS A ACTIVIDADES NO CRITICAS OPERACIONAL: CRITICAS MEJORAS A LAS OPERACIONES ACTUALES: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD ESTRATEGICO: SOPORTA OPORTUNIDADES, DESARROLLO Y CRECIMIENTO 4 Tipos de Beneficios

1. Conceptos

Adaptado y traducido por Víctor Villar del libro: “Benefit Realisation Management” Gerald Bradley

(9)

Fuente: “The Standard for Program Management – Third Edition” traducido por Victor Villar

PROCESOS DE SOPORTE DE LA GESTION DE PROGRAMAS

FASES DEL CICLO DE VIDA DEL PROGRAMA

DEFINICION OBTENCION DE BENEFICIOS CIERRE Gestión de Comunicaciones 1 2 Gestión de Finanzas 3 3 1 Gestión de Integración 3 2 2 Gestión de Adquisiciones 1 2 1 Gestión de Calidad 1 2 Gestión de Recursos 1 2 Gestión de Riesgos 1 4 Gestión de Cronograma 1 1 Gestión de Alcance 1 1 TOTALES = 36 13 19 4

1. Conceptos

• Fuente: “The Standard for Program Management – Third Edition” traducido por Victor Villar

(10)

1. Conceptos

PORTAFOLIO: decisiones de valor PROGRAMAS Y PROYECTOS: entregables OPERACIONES: Realización del valor del negocio GESTION EL CAMBIO ESTRATEGIA

Análisis del impacto del Negocio Análisis del Rendimiento del Valor

(11)

“La realización de beneficios ilustra y mide con precisión, la manera en que

los proyectos y programas

añaden un verdadero valor

a la empresa.

Esta investigación indica que solo el

20%

de las organizaciones tienen alto

nivel de madurez en la

realización de beneficios.

“

¿Cómo captar el valor de la DIRECCIÓN DE PROYECTOS? Pulse of Profession 2015

Adaptado y traducido de “Capturando el Valor de la Dirección de Proyectos PMI 2015 por Víctor Villar

BRM Definición

“proceso de organización y gestión, por el cual podemos lograr los beneficios potenciales derivados de las inversiones en proyectos.”

BRM es un proceso continuo que acompaña el ciclo de vida completo del producto.

1. Conceptos

(12)

FASES DEL PROCESO DE GESTION DE CAMBIOS AL MAS ALTO NIVEL es un proceso cíclico, iterativo y tiene puertas de revisión (Gates), para validar si el cambio está en

control y aún genera valor.

1. Conceptos

1. Establecer Visión y Objetivos 3. Definir Iniciativas 5. Gestionar Iniciativas 6. Gestionar rendimiento 2. Identificar Beneficios y Cambios 4. Optimizar Iniciativas Compromiso de Interesados R6 R1 R2 R3 R4 R5

(13)

Gestión del Cambio modelando con BRM 13

Focus en la meta

real: Beneficios

Actual Posición Actual

Factores de

Cambio Interesados Factores Culturales

Proceso Final Facilitadores Benefit Realization Management Cambio del negocio Visión Objetivos Beneficios

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Agenda

1

_Conceptos

10

2

_{Caso de Estudio Sam Delivers}

5

3

_{Modelando cambios y Beneficios (BRM)}

10

4

_{Gestión del Cambio Organizacional}

5

_{Propuesta de Valor}

8

6

_{Conclusiones y Recomendaciones}

2

7

_{Preguntas y Respuestas}

10

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Sam se ha dedicado a la entrega de muebles y electrodomésticos

para tiendas y fabricantes más pequeños en Toronto durante los

últimos 20 años; con una flota de seis furgonetas

tipo

cubo que salen

por la mañana,

cargan

en una tienda y entrega en el resto del día.

El negocio ha sido afectado por dos factores:

• Tráfico en Toronto se ha vuelto tan congestionado que permite solo tres o cuatro entregas en un día, cuando la furgoneta puede cargar un máximo de diez entregas, por lo que las rutas no se completan en un día

• Tiendas y fabricantes también han disminuido en volumen, no hay suficiente como para cargar un camión y mantener la flota ocupada

2. Caso de Estudio – Sam

Delivers

Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago

15

(16)

Sus

ingresos

dependen del

número de entregas en un día, y esto ha ido

disminuyendo debido al tráfico y menos pedidos; actualmente en $ 2M /

año

El costo variable es principalmente de gasolina,

que está

subiendo cada

año, además de las reparaciones, neumáticos, etc. Actualmente el costo

variable es de $ 500 / día /

furgoneta

Sam arrienda la flota y los conductores

son empleados, y esto representa costos

fijos actualmente en $ 1,200k / año

2. Caso de Estudio – Sam

Delivers

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Agenda

1

_Conceptos

10

2

_{Caso de Estudio Sam Delivers}

5

3

_{Modelando cambios y Beneficios (BRM)}

10

4

_{Gestión del Cambio Organizacional}

5

_{Propuesta de Valor}

8

6

_{Conclusiones y Recomendaciones}

2

7

_{Preguntas y Respuestas}

10

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Gestión del Cambio modelando con BRM $40k $40k $760k $86k $675k $466k $338k $493k $986M $466k $420k $1.400M $840k $210k $350k $1,000k $600k $600k $300k $200k $300k 25% 60% 60% 20% 15% Reemplazar Flota Definir Territorios para Ruteo Dinamico Implementar Ruteo Dinamico Implementar Terminales Moviles GPS Camionetas mas pequeñas Sistema de ruteo dinamico Terminales Moviles GPS Entrega el mismo dia Ruteo Dinamico de Ordenes Entregas por dia por camion incrementadas

Ordenes por dia incrementadas Resultados Generales Mejorados Ingresos Incrementa dos Costos Variables Reducidos Costos Fijos Reducidos 20% $100k $86k $493k $600k $760k

3. Modelando con BRM

$155k $200k 60% Objetivos de Negocio

Beneficios

Cambios

Facilitadores Proyectos

(19)

1. Si Sam hubiera utilizado la gestión tradicional de portafolios el Ruteo dinámico no habría sido Aprobado

2. Los resultados globales probablemente se verían comprometidos

3. Se puede ver claramente que los beneficios se logran como resultado del cambio organizacional

4. Los facilitadores (p.e. nuevo sistema de información, nueva línea de fabricación, edificio, carrretera, etc) permiten realizar los cambios

5. Se necesita la gestión del cambio para que realmente se realice el cambio en el proceso de negocio y como resultado se generen los beneficios.

6. El modelo permite ver en forma integral, la secuencia y las precedencias

necesarias para modelar tanto los cambios como sus resultados mas importantes,

los cuales son los beneficios

7. El modelo es completo al considerar la valoración de costos y retornos de inversión.

3. Modelando con BRM

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Agenda

1

_Conceptos

3

2

_{Caso de Estudio Sam Delivers}

2

3

_{Modelando con BRM}

4

_{Gestión del Cambio Organizacional}

5

_{Propuesta de Valor}

3

6

_{Conclusiones y Recomendaciones}

2

7

_{Preguntas y Respuestas}

10

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Gestión del Cambio modelando con BRM Objetivos del Negocio Formular Cambios Planear Cambios Implementar Cambios Gestionar la transición

V

alor R

ealiz

ado

Soporte al Cambio

21

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ESTADO DE TRANSICION

4. Gestión del Cambio Organizacional

Fuente: “2014 ACMP ® Standard for Change Management traducido y adaptado por Victor Villar

22 TIEMPO R E N D I M I E N T O ESTADO ACTUAL ESTADO FUTURO CAMBIO ADOPTADO REALIZACION DE BENEFICIOS NO HAY GARANTIA

ACMP ® ASSOCIATION OF CHANGE MANAGEMENT PROFESSIONALS

CHANGE MANAGEMENT PROCESS

1. EVALUAR IMPACTO 2. FORMULAR

3. DESARROLLAR EL PLAN 4. EJECUTAR

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Agenda

1

_Conceptos

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2

_{Caso de Estudio Sam Delivers}

5

3

_{Modelando cambios y Beneficios (BRM)}

10

4

_{Gestión del Cambio Organizacional}

5

_{Propuesta de Valor}

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_{Conclusiones y Recomendaciones}

2

7

_{Preguntas y Respuestas}

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5. Propuesta de Valor (V.Villar)

Propuesta de Valor de Victor Villar

R

e

c

u

r

s

o

s

Cambios

a procesos de

negocios

Producto

Tangible

(Facilitadores)

A c t I v I d a d e s E n t r e g a b l e s

R

e

q

u

I

s

I

t

o

s

Objetivos del Negocio Beneficios

Costo Tiempo Alcance Calidad _Valor

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Agenda

1

_Conceptos

10

2

_{Caso de Estudio Sam Delivers}

5

3

_{Modelando cambios y Beneficios (BRM)}

10

4

_{Gestión del Cambio Organizacional}

5

_{Propuesta de Valor}

8

6

_{Conclusiones y Recomendaciones}

2

7

_{Preguntas y Respuestas}

10

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CONCLUSIONES

 Funciona en los escenarios de transformación, donde el enfoque tradicional no funciona

 Crea un marco para la gobernanza basada no en el trabajo, pero si en los resultados

 Proporciona una solución simple que cubre:

 Implantación de la estrategia

 Gestión de Realización de Beneficios

 Gestión de Portafolio

RECOMENDACIONES

 Se requiere un alto nivel de madurez en OPM

 Recomendable para organizaciones en cambios constantes

 Actualizarse con tendencias (PMI, ACMP, BRM, otros)

6. Conclusiones y Recomendaciones

(27)

Preguntas y Respuestas

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