Sourigues, Gastón David ; Villalobos, Cristian Rubén
ERP. Planificación de
Recursos
Empre-sariales
Tesis de Licenciatura en Sistemas y Computación
Facultad de Química e Ingeniería “Fray Rogelio Bacon”
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Cómo citar el documento:
Sourigues, G. D., Villalobos, C. R. ERP : Planificación de Recursos Empresariales [en línea]. Tesis de Licenciatura en Sistemas y Computación. Universidad Católica Argentina. Facultad de Química e Ingeniería “Fray Rogelio Bacon”, 2018. Disponible en:
http://bibliotecadigital.uca.edu.ar/greenstone/cgi-bin/library.cgi?a=d&c=tesis&d=erp-planificacion-recursos-empresariales [Fecha de consulta:...]
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA ARGENTINA
Facultad de Química e Ingeniería del Rosario
ERP
P
lanificación de
R
ecursos
E
mpresariales
TESINA
LICENCIATURA EN SISTEMAS Y COMPUTACIÓN
Realizada por:
Sourigues, Gastón David
Villalobos, Cristian Rubén
Director de tesis: Prof. Mgter. Luis Herrera
Rosario, Argentina 2018
RESUMEN
Toda empresa que desee competir en el mercado actual debe considerar la “información” como una herramienta clave. Por esta razón es necesario que la empresa tenga los sistemas de información adecuados para suministrar rápida y eficientemente la información.
La permanencia de las empresas en el mercado actual depende, en gran medida, de la posibilidad de disponer y gestionar eficientemente la información generada por todas las áreas de las mismas. Contar con un sistema de información y comunicación unificado y accesible de manera dinámica se ha tornado un requerimiento indispensable. Los sistemas de planificación de recursos empresariales, aún no habiendo tenido origen en el campo de la informática, comenzaron a informatizarse para su aplicación y utilización en el ámbito de los negocios y las finanzas, surgiendo así los llamados softwares de planificación de recursos empresariales, o softwares ERP.
Las ventajas de los softwares ERP han sido bien establecidas. Al utilizar un sistema de este tipo, una organización tiene una imagen bien integrada y continuamente actualizada de todos los procesos centrales de la empresa, a través de una base de datos común. De este modo, los datos se pueden compartir fácilmente entre todos los departamentos, ya que la información fluye de un lado a otro, lo que hace que la coordinación sea mucho más eficiente.
Durante muchos años, los ERP on-premise (propietario) han dominado el mercado. Sin embargo, actualmente existen otras modalidades que permiten a las pequeñas y medianas empresas una mayor accesibilidad a estos sistemas. Estos son los ERP en la nube.
En este trabajo se realiza una revisión de las diversas modalidades de ERP existentes, y una comparación de características, ventajas y desventajas de las soluciones ERP del mercado actual más utilizadas.
El propósito principal es evidenciar que los sistemas ERP en la nube constituyen una herramienta fundamental para la participación en el mercado global, teniendo en cuenta las necesidades de las pymes actuales cuyo objetivo es implantar esta estrategia de mercado.
INDICE GENERAL
1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LOS ERP 5
2. DEFINICIÓN DE LOS ERP 8
3. CARACTERISTICAS DE LOS ERP 10
4. UTILIDADES DE LOS ERP 13
5. MODULOS DE LOS ERP 15
5.1.MÓDULOS DE SISTEMAS ERP EN DIFERENTES ÁREAS 15
5.1.1 MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS (RRHH) 15
5.1.2 MÓDULO DE INVENTARIO 16
5.1.3 MÓDULO DE COMPRAS 16
5.1.4 MÓDULO DE VENTAS 16
5.1.5 MÓDULO FINANCIERO/CONTABLE 16
5.1.6 MÓDULO DE GESTIÓN DE RELACIONES CON LOS CLIENTES (CRM) 16
5.1.7 MÓDULO DE PRODUCCIÓN 17
5.1.8 MÓDULO DE GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTROS (SCM) 17
6. TiPOLOGIA GENERAL DE LOS ERP 18
6.1.ERPHORIZONTAL (O GENERALISTA) 18 6.2.ERPVERTICAL (O ESPECIALIZADO) 18
6.3.OTRAS CLASIFICACIONES: 19
7. NIVELES DE LOS ERP (Tiers) 21
7.1.DETALLE DE NIVELES 21
7.1.1 NIVEL I(TIER 1) 21
7.1.2 NIVEL II(TIER 2) 22
7.1.3 NIVEL III(TIER 3) 22
7.1.4 NIVEL IV(TIER 4) 22
7.2.PROBLEMÁTICA 23
8. VENTAJAS DE LOS ERP 24
9. DESVENTAJAS DE LOS ERP 25
10. ERP en la nube 26
10.1.NUBE PRIVADA 26
10.2.NUBE PÚBLICA 27
10.3.NUBE HÍBRIDA 27
11. Cloud computing - Servicios 29
11.1.ERP EN LA NUBE –SOFTWARE AS A SERVICE (SAAS) 30
11.1.1 VENTAJAS DEL ERP EN LA NUBE –SAAS 30
11.1.2 DESVENTAJAS DEL ERP EN LA NUBE -SAAS 31
11.2.MODELOS DE NEGOCIO DEL ERP EN LA NUBE 31
11.5.COSTOS OCULTOS DE UN ERP 33
11.6.TABLA COMPARATIVA 36
EN LA TABLA 2 SE REALIZA UNA COMPARATIVA ENTRE LOS ERP ON-PREMISE Y LOS ERPCLOUD MODALIDAD SAAS 36
12. ERP de Software Libre (ERP Opensource) 37
12.1.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS ERP DE SOFTWARE LIBRE 37
12.2.MODELOS DE NEGOCIO DE LOS ERP DE SOFTWARE LIBRE 38
12.3.ERP EN LA NUBE VS ERP OPENSOURCE 38
13. Criterios de evaluación de ERP 40
13.1.OPCIONES DE IMPLEMENTACIÓN 40
13.2.ESCALABILIDAD 40
13.3.AJUSTE TÉCNICO 40
13.4.REFERENCIAS 41
13.5.RETORNO DE LA INVERSIÓN 41
13.6.VIABILIDAD DEL PRODUCTO 41
14. SAP - Oracle - Microsoft Dynamics - Infor 43
14.1.MICROSOFTDYNAMICS 43
14.2.SAP 43 14.3.ORACLE 44 14.4.INFOR 44
15. Estrategia de dos niveles 49
16. Fallos más comunes en implantaciones en la nube 52
17. Los riesgos de la nube ERP 53
Conclusión 55
1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LOS ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP: Enterprise Resource Planning) no nacieron con la computación o el Internet. Los historiadores remontan sus inicios a los años 40, aunque no hay concenso de cuándo fue específicamente. Unos dicen que durante la Segunda Guerra Mundial y otros que al final de ésta. Su entrada al mundo de las finanzas ha hecho que muchos desconozcan que, como otros grandes inventos que disfrutamos hoy en día, nació con fines militares.
En los años 40 y 50 Estados Unidos empezó a utilizar programas especializados para gestionar complicadas tareas de producción y logística en su esfuerzo bélico.
En la actualidad los sistemas ERP son las estrellas del mundo de los negocios. Sus funciones permiten reducir los costos operativos y maximizan los beneficios del uso de los datos y la comunicación interdepartamental.
Realizando una pequeña línea histórica: la evolución de los sistemas ERP • 1960: Sistemas de Gestión y Control de Inventario
Muy similar a las estrategias de gestión de inventario actuales, se basaba en mantener las existencias al mínimo, aunque equilibrándolas de tal forma que su disponibilidad quedase siempre asegurada. Si suben los gastos de transporte, al tener que ser más continuados, se compensan con la disminución de costes de almacén y de inventario. Fue precisamente la comercialización de los primeros equipos informáticos para uso empresarial lo que impulsó las iniciativas de gestión automatizadas.
• 1970: MRP: Material Requirement Planning (Planificación de los requerimientos de
material)
La informatización llega a los procesos de producción. El MRP buscaba gestionar la cadena de suministro en su fase inicial, centrándose en los materiales. Mediante este sistema, se automatizan todos los procesos de compra y organización de la materia prima adecuándose al estado del inventario y las necesidades de producción.
De forma muy innovadora, el MRP también controla las existencias en previsión de cuándo serán necesarias y en qué cantidad. El MRP puede ser considerado el precedente más directo y cercano a los actuales ERP.
• 1980: MRP II
El MRP II supone un paso adelante con respecto al MRP. Si el MRP se ocupa de todo aquello relacionado con la gestión de materiales, el MRP II gestiona la cadena de suministro de principio a fin. El fin último del MRP II consistía en analizar el estado de los inventarios y los procesos de venta para invertir en ellos de la manera adecuada en el momento adecuado.
Este sistema tiene que responder a las preguntas cuánto, cuándo y cuáles serán los recursos necesarios. Esto era posible teniendo en cuenta variables como los costes de adquisición de materiales, mano de obra, logística, etc.
• 1990: ERP: Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) Se atribuye a la consultora Gartner haber acuñado el término "ERP" para definir los nuevos programas de planificación empresarial que llegaban al mercado y cuyo alcance superaba ampliamente los ámbitos tradicionales de la fabricación y las finanzas, por lo que no tenía sentido seguir llamándolos MRP. Según éste enfoque, más que un sistema de planificación, un ERP consistía en un sistema de información con la capacidad de respaldar las decisiones tomadas en cualquier área de la compañía. Por lo tanto, ya no se trataba de software exclusivo para empresas de fabricación, sino que podía ser utilizado por negocios de cualquier tipo. Éste cambio de paradigma coincidió con la aparición de nuevas empresas de software que desarrollaban ERP alternativos a los grandes fabricantes.
Los sistemas ERP utilizan un tipo de software multi-módulo, de esta manera podemos mejorar el rendimiento de los procesos internos de nuestro negocio. Estos sistemas integran las actividades y funciones de todos los departamentos funcionales: planificación, compras, inventario, distribución, finanzas, contabilidad, atención al cliente, etc. Gracias a este concepto abierto de gestión modular, el ERP puede en este momento abrirse a múltiples perfiles de negocios.
• 2000: Extended ERP (ERP Extendido)
Los ERP se popularizaron y empezaron a integrar funciones que hasta entonces realizaban otras aplicaciones, como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) o la gestión de la cadena de suministro (SCM). Eso llevó a algunos autores a proponer una nueva categoría denominada "Extended ERP" para referirse a los productos lanzados en esa década, que iban mucho más allá de la planificación de la producción y las finanzas.
• Los ERP en la actualidad: Cloud Computing / SaaS
En la segunda década del siglo XXI, estamos asistiendo a profundas transformaciones en los ERP con el fin de adaptarlos a las nuevas tendencias tecnológicas como el cloud computing, los dispositivos móviles o el Software como Servicio (SaaS). Paralelamente, los ERP están aumentando su penetración en el mercado de las pymes, se crean soluciones cada vez más verticalizadas y se reducen los tiempos de implementación, una de las barreras que siempre han frenado la popularización de estas herramientas.
El mercado global y en especial el entorno empresarial está evolucionando de forma muy considerable en los últimos años y esto obliga a las empresas a ser cada vez más competitivas. Estos cambios suelen relacionarse con la creciente globalización de la economía, la internacionalización de los mercados y la rapidez del cambio tecnológico. Hoy en día los sistemas de información y la tecnología en particular, Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), ocupan un papel imprescindible en el éxito global de la competencia para las grandes, medianas y pequeñas empresas. Por ello, las compañías se han visto obligadas a tener que adaptar sus sistemas de información para poder sobrevivir en el mercado, mantener su posición en el mercado e incluso para
diferenciarse del resto de empresas. Las empresas han ido incorporando las nuevas tecnologías de la información y de las telecomunicaciones, las cuales se han convertido en activos muy importantes para las empresas. Es necesario que la empresa tenga los sistemas de información adecuados para suministrar rápida y eficientemente la información.
Antes de que existieran los sistemas ERP las compañías solían utilizar un software independiente para cada departamento. Esto suponía un problema para las empresas y sobre todo para las multinacionales ya que tenían que utilizar los datos procedentes de sistemas de información situados en diferentes países en los que desarrollaban su actividad. Es por esto que los sistemas de información de cada unidad fueron sustituidos por uno solo, el sistema ERP que adquiere todos los datos necesarios y que integra todas las funciones empresariales. Así es como se han venido desarrollando los sistemas ERP.
2. DEFINICIÓN DE LOS ERP
Podemos encontrar múltiples definiciones acerca de un Sistema ERP. Se citan a continuación algunas de ellas.
“Una aplicación de software estándar que incluye soluciones de negocio para los procesos básicos y las principales funciones administrativas (contabilidad, recursos humanos, etc.) de una empresa” (Rosemann, 1999).
“Un paquete de software integrado que se encarga de la mayoría de los requisitos de la empresa en todas las áreas funcionales tales como finanzas, recursos humanos, fabricación, ventas y marketing. Tiene la arquitectura de un software que facilita el flujo de la información entre todas las funciones dentro de una empresa. Está construido en una base de datos común y con el apoyo de un único entorno de desarrollo” (Watson y Schneider, 1999).
“Un sistema de planificación de los recursos y de gestión de la información que, de una forma estructurada, satisface la demanda de necesidades de la gestión empresarial. Se trata de un programa de software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos. Los sistemas ERP se caracterizan por su gran capacidad de adaptación, de modularidad, de integración d la información de universalidad, de estandarización e interfaces con otro tipo de programas…” (Muñiz y Alemany, 2000).
“Los sistemas ERP son paquetes de sistemas de información configurables que integran información y procesos basados en información, dentro y entre las áreas funcionales de una organización” (Kumar y Van Hillsgerbeg, 2000).
“Un sistema integrado de software de gestión empresarial, compuesto por un conjunto de módulos funcionales (logística, finanzas, recursos humanos, etc.) susceptibles de ser adaptados a las necesidades del cliente” (Gomez y Suarez, 2003).
“Es un sistema de información que maneja todos los aspectos de la compañía a través de la integración de los procesos” (Hsu et al., 2006).
“Un conjunto integrado de programas que ofrece apoyo para los procesos de negocio como la producción, la logística, finanzas y contabilidad, ventas y marketing, y recursos humanos. Un sistema ERP ayuda a diferentes partes de una organización a compartir datos e información para reducir los costos y mejorar la gestión de procesos de negocio” (Aarabi et al., 2012).
Tras analizar diversas definiciones, podemos concluir que un Sistema de ERP es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa. Se compone de un conjunto de módulos que permite a las empresas automatizar e integrar las diferentes operaciones que se realizan en las diferentes áreas de la empresa (contabilidad, finanzas, ventas, compras, recursos humanos etc.). Un ERP captura la información de estas áreas y lo centraliza en una sola base de datos. Esto permite garantizar la integridad y unicidad de los datos a los que accede cada departamento, evitando que estos tengan que volver a ser introducidos en cada módulo.
Por otro lado, al tener una mayor rapidez para consultar la información de forma verídica, precisa y oportuna, se facilita la toma de decisiones a los mandos competentes, ejecución más
rápida y con más probabilidades de éxito. Todo ello lleva a la reducción de tiempos y de los costes de los procesos implicando un incremento de la productividad.
3. CARACTERISTICAS DE LOS ERP
Los ERP se consideran software integrado en contraposición con el software a medida diseñado para un cliente en particular. Esto significa que cuando se adquiere un ERP, se obtiene una versión estándar del producto final, el cual no está diseñado para la empresa concreta que lo compra. Por tanto, se deben realizar modificaciones y parametrizaciones para adaptarlo, aunque también debe existir una adaptación de la empresa a ese ERP.
La característica más significativa de los sistemas ERP es la integración de la información que ha de entenderse como la utilización de definiciones y códigos comunes para toda la organización. Además, la integración de la información implica, la utilización de una única base de datos común para toda la compañía y mayores posibilidades de acceso a la información requerida para todos los usuarios.
Entre las características más destacadas de los ERP podemos señalar las siguientes:
§ Tecnología-Cliente-Servidor. Existe un ordenador central (servidor) que almacena los
datos generados en las diferentes áreas organizativas y procesa la información para suministrarla a las diferentes terminales (clientes).
§ Tecnología abierta. Se pueden utilizar diferentes plataformas, sistemas operativos o
bases de datos, puesto que no se requieren de un hardware especifico.
§ Estandarización. Los ERP pueden ser diseñados genéricamente e implantados en
diferentes tipos de organizaciones.
§ Modularidad. Se organizan en módulos que se suelen corresponder con las principales
áreas de la empresa (Financiera, Logística, Recursos Humanos, etc.). Así se pueden contratar los módulos requeridos por la empresa, sin necesidad de contratar todo el paquete.
§ Capacidad de adaptación. Poseen un grado de abstracción muy elevado que permite
su adaptación a las distintas posibilidades de gestión que pueda desarrollar una sola compañía o todo un grupo empresarial, a empresas de diferentes sectores e incluso de distintas nacionalidades.
§ Orientación a los procesos de negocio. Los ERP se centran en los procesos de negocio
de la empresa.
§ Flexibilidad. La implantación de un ERP puede realizarse modificando los procesos de
trabajo ya existentes en una organización o, según sus necesidades, llevando a cabo una reingeniería que mejore los mencionados procesos e incluso permita eliminar aquellos que no creen valor. De este modo, deben quedar reflejadas las funciones desempeñadas dentro de las distintas áreas organizativas, tanto genéricas – Producción, Ventas, Distribución-, como específicas de un sector, por ejemplo, la gestión de los pacientes en los hospitales.
§ Integración. Esta característica es una de las grandes ventajas respecto a sistemas
aislados que había décadas atrás. La información que se genera es recogida en una única base de datos que reduce la repetición de documentos y los datos transaccionales, así como la obtención de informes en tiempo real y el empleo de los 6 procesos de trabajo comunes para las distintas organizaciones, siendo esta integración una de las causas del éxito de este tipo de aplicaciones.
§ Capacidad de personalización (customize). Se trata de la característica diferencial de
los ERPs frente a la mayor parte de las soluciones de gestión orientadas a pequeñas empresas. La personalización de un ERP permite adaptar el funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de cada empresa así como incorporar nuevas funciones o modos de funcionamiento a medida que la empresa en cuestión lo requiera.
Otras características que deben cumplir los sistemas ERP son las siguientes:
§ Procesar todas las transacciones que se producen en todos los departamentos de la empresa, que constituyen las operaciones habituales de la actividad.
§ Tener un papel clave en la medición de los resultados de la empresa.
§ Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolución de los acontecimientos sucedidos en la empresa u organización.
§ Dar soporte a las funciones básicas del negocio o actividad.
§ El sistema debe responder a los cambios significativos en los procesos y en las necesidades de información de la empresa.
§ Debe permitir recoger la información de diferentes ubicaciones, procesarla y ofrecerla a los distintos departamentos y usuarios.
§ Debe ofrecer una alta adaptabilidad a la situación particular de cada empresa. En algunos casos, incluso se ofrece al usuario final la utilización del código fuente, pudiendo con ello realizar las modificaciones y adaptaciones a medida de cada empresa.
§ Deben tener la capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes usuarios de diferentes áreas funcionales.
§ Debe ser el programa que soporte el sistema de información y le de todo el apoyo necesario para que este funcione y sea eficaz.
§ El sistema ERP debe basarse en una única base de datos que permita la integridad, consistencia e integración de los mismos, permitiendo disponer de los diferentes módulos interconectados y actualizados.
Estas características facilitan que los ERP aporten una serie de ventajas principalmente para las grandes empresas y en particular para las multinacionales.
4. UTILIDADES DE LOS ERP
La principal utilidad de los ERP es dar soporte a los procesos administrativos y económico-financieros de la empresa, es decir, sirven para gestionar procesos de soporte al negocio.
Algunas de las principales utilidades que aportan los ERP a las organizaciones son:
1. Facilitan a la empresa un sistema integrado de la información que cubre las siguientes funcionalidades:
§ Contabilidad general y financiera § Cuentas a pagar, cuentas a cobrar § Nomina - Gestión de activos § Gestión de materiales
§ Planificación de Requerimientos de Capacidad § Planificación de Requerimientos de Material § Programación general de la producción § Control de Costes, control de planta
§ Mantenimiento, Gestión de recursos humanos § Logística, Compras y aprovisionamientos
§ Marketing y ventas, Comercio electrónico, e-Business
2. Dan soporte al desarrollo de las actividades corporativas e incrementan el servicio al cliente.
3. Cubren las necesidades de información existentes a lo largo de la organización e interconectan todos los departamentos mediante un único punto de acceso a la información bajo una misma gestión.
4. Son una solución clave para mejorar la Gestion de Proyectos 5. Permiten la introducción automática de tecnologías como:
§ Electronic Fund Transfer (EFT) § Electronic Data Interchange (EDI) § Internet
§ Intranet
§ Video conferencia § Comercio electrónico
6. Solucionan muchos problemas de la operativa del negocio como: Disponibilidad del material, Servicio al cliente, Problemas de inventario, Entregas a tiempo, etc.
7. Proveen la oportunidad de redefinir y mejorar de forma continua los procesos de negocio de la empresa.
8. Proveen herramientas de business intelligence tales como: § Decision Support Systems (DSS)
§ Executive Information System (EIS) § Reporting
5. MODULOS DE LOS ERP
Los sistemas ERP se componen de un conjunto de módulos que permite a las empresas automatizar e integrar las diferentes operaciones que se realizan en las diferentes áreas de la empresa.
Los módulos de un sistema ERP varían dependiendo de las características de la empresa pero todas las empresas necesitan disponer de un sistema automatizado compuesto de diferentes módulos que les permita gestionar toda su actividad administrativa y de gestión operativa.
Los módulos se pueden clasificar en tres tipos:
• Módulos Básicos: Son aquellos de se deben comprar obligatoriamente ya que son necesarios para que funcione un ERP.
• Módulos Opcionales: Son los que se seleccionan porque existen necesidades concretas de la empresa, y se complementan con los módulos básicos.
• Módulos Verticales: Se trata de los diseñados específicamente para resolver las necesidades de una empresa concreta o para un sector específico.
La mayoría de los ERP adoptan una estructura modular que soporta los diferentes procesos de una empresa: el módulo de gestión financiera, el módulo de gestión de compras, el módulo de gestión de ventas, el módulo de recursos humanos, etc. Todos estos módulos están interconectados y comparten una base de datos común, garantizando la coherencia e integración de los datos generados.
Los fabricantes de software ERP, ofrecen una gestión integral de la empresa, para dicho objetivo y con la finalidad de facilitar la adaptación del software a la empresa donde se realizará la implantación, se divide el ERP en distintos módulos. De un software a otro puede variar la distribución de los módulos, es decir la nomenclatura de los mismos e incluso el alcance de cada uno. Sin embargo, la mayor diferencia entre los ERP, radica en la especialización de cada uno en cada módulo. Los módulos donde hay mayor diferencia en especialización, suelen ser fabricación y proyectos, aunque también puede haber pequeñas diferencias en finanzas y gestión documental.
Las empresas que fabrican sus productos en serie suelen implantar el módulo de producción, sin embargo aquellas que fabrican un producto personalizado, suele trabajar por proyectos, por lo que deben implantar el módulo de proyectos.
Conocer la especialización del software en cada uno de estos módulos centrales puede ser clave a la hora de seleccionar un ERP.
5.1. Módulos de sistemas ERP en diferentes áreas
5.1.1 Módulo de Recursos Humanos (RRHH)
Un ERP ayuda en los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. También realiza un seguimiento de la productividad del trabajador. Con el módulo ERP de recursos
humanos cada empleado puede entrar en el sistema e indicar el tiempo trabajado. Además gestiona peticiones de permisos y fechas de vacaciones. El ERP automatiza los procesos que intervienen en la elaboración de las nóminas, eliminando la necesidad de contar con personas dedicadas exclusivamente a esta función. El software ERP envía encuestas y noticias a los empleados, proporciona una comunidad online que promueve la participación de los trabajadores e incluye las políticas y procedimientos de una empresa.
5.1.2 Módulo de Inventario
Tanto los procesos de compras como los de ventas deben concluir sin problemas con la intervención del equipo que administra el inventario. Las características del módulo ERP de inventario ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de las existencias, informes de unidades y localizar los artículos dentro del almacén. El módulo de inventario se integra con el módulo de compras.
5.1.3 Módulo de Compras
Este módulo se encarga de todos los procesos que forman parte del aprovisionamiento de artículos o materias primas. El módulo de compra incluye listado de proveedores, vinculación de proveedores y artículos, solicitud de presupuesto a proveedores, recepción y análisis de presupuestos, preparación de órdenes de compra, seguimiento de los artículos adquiridos, actualización de existencias y varios informes. El módulo de compras se integra con el módulo de inventario y el módulo de ingeniería/producción para la actualización de las existencias.
5.1.4 Módulo de Ventas
El módulo de ventas de un sistema ERP incluye informes y análisis, aceptación de pedidos, generación de facturas, seguimiento de pedidos pendientes, etc. El módulo CRM colabora con el módulo de ventas en la captación de clientes potenciales y creación de futuras oportunidades.
5.1.5 Módulo Financiero/Contable
Un ERP puede automatizar, simplificar y evaluar la mayoría de los procesos contables. Lo que lleva a los empleados días de análisis y cálculo puede lograrse en cuestión de minutos utilizando este software. Un ERP puede facilitar la gestión de nóminas, presupuesto, facturación y banca. El software puede realizar análisis de costes para gestionar mejor el flujo de caja y prever el crecimiento futuro. El uso del ERP para realizar estas funciones reduce los errores humanos y los costes.
5.1.6 Módulo de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM)
El módulo CRM incrementa las ventas como consecuencia de la mejora del servicio y relación con los clientes. Todos los datos que se generan en las interacciones entre cliente y empresa se registran en el módulo CRM.
El módulo CRM ayuda a gestionar y realizar un seguimiento detallado de la información del cliente. Se registra el historial de contactos, llamadas, reuniones, detalles de las compras realizadas por el cliente, etc. El módulo CRM se integra con el módulo de ventas para aumentar la eficacia.
5.1.7 Módulo de Producción
Algunas características incluidas en un ERP que benefician a este departamento son el control de producción, uso de la materia prima, sincronización de procesos y evaluación de calidad. Un ERP también ajusta automáticamente los procesos basándose en el análisis de costes y las previsiones.
5.1.8 Módulo de Gestión de la Cadena de Suministros (SCM)
El módulo SCM gestiona el flujo de productos desde el fabricante hasta el consumidor y desde el consumidor hasta el fabricante.
Los roles comunes involucrados son fabricante, distribuidores, minoristas, etc. El SCM implica la gestión de la demanda y la oferta, la devolución de las ventas y el proceso de sustitución, el envío y el seguimiento del transporte, etc.
6. TIPOLOGIA GENERAL DE LOS ERP
En cuestiones de ERP, existe una primera diferenciación tipológica general, mediante la cual podríamos englobarlos en dos grandes grupos: ERP horizontal y ERP vertical.
6.1. ERP Horizontal (o generalista)
La cualidad principal del ERP horizontal es que constituye una herramienta estándar. Un ERP generalista cubre con sus funcionalidades los procesos básicos de una empresa, que pueden ir desde la contabilidad, hasta el control de inventarios, y gestión comercial.
Dado que estos procesos son una constante a todas las empresas, independientemente de su sector u ocupación, podemos decir que el ERP horizontal se adapta al 100% a cualquier empresa. Sin embargo, esta es una premisa que no funciona bidireccionalmente, dado que cada empresa tiene sus propias necesidades y particularidades, por lo que también podemos decir que no todas las empresas se adaptan al 100% a un ERP horizontal.
Ventajas del ERP horizontal
§ Al ser una solución estándar, su coste es más reducido.
§ Por la misma razón, el tiempo de implementación también será menor.
§ Este tipo de ERP suelen ofrecerlo grandes proveedores, por lo que, por cuestiones de competitividad, se innova tecnológicamente con mayor frecuencia.
§ Los ERP horizontales suelen ser de una usabilidad muy sencilla, presentando interfaces muy intuitivas y de muy fácil adaptación.
Los primeros ERP eran de tipo horizontal, sobre los cuales se aplicaban los desarrollos necesarios para terminar de ajustar sus funcionalidades a las necesidades de la empresa en cuestión. De hecho, tras la implementación de un ERP horizontal, lo más común es realizar algún tipo de desarrollo con estos fines. Los desarrollos extra pueden acarrear algunos inconvenientes, como el aumento del coste de implementación o desencadenar la pérdida de soporte por parte del proveedor original.
6.2. ERP Vertical (o especializado)
El ERP vertical se diseña pensando en empresas y sectores con necesidades muy específicas. El focalizarse a un nicho concreto garantiza la prestación de funcionalidades que jamás estarían presentes por defecto en un ERP horizontal.
Ventajas del ERP vertical
§ Cuenta con las funcionalidades básicas que cubre un ERP horizontal, además de los módulos específicos del sector al que se orienta.
§ En principio, no es necesario trabajar en desarrollos a medida.
Es cierto que un ERP vertical es el producto adecuado para una empresa con particularidades típicas de su sector.
En este sentido, la solución puede adecuarse a la empresa en la medida que se adapta al cuadro general del sector en el que se inscribe, pero no ofrece la flexibilidad necesaria que
implica la adaptación a las vicisitudes propias de cada una de las empresas (que son diferentes en cada caso). Por otro lado, los costes de las licencias y soporte son más elevados, ya que, por lo general, estamos hablando de productos de proveedores más pequeños.
6.3. Otras clasificaciones:
Según su diseño
Dependiendo de cómo esté diseñado el ERP utilizado por la empresa encontraremos:
• ERP a medida. Es la solución más cara ya que es un sistema creado específicamente para tu empresa en concreto. Por lo general, general este tipo de diseño es adaptable a nuestro negocio al 100%. El principal inconveniente es su alto coste.
• ERP predefinido. Tienen la ventaja de que ya está probado y que es más fácil de introducir en la empresa. Como tienen módulos adicionales permiten ser muy personalizables, suponiendo un coste menor que un sistema a medida. Este sistema es muy utilizado por aquellas empresas de menor tamaño.
Según su instalación
Haciendo referencia al lugar en el que se encuentra el software ERP diferenciaremos:
• ERP on-premise (local). Los servidores y dispositivos están instalados en la propia empresa. Es decir, su utilización se va a limitar al equipo donde tengas instalado este sistema de planificación de recursos.
• ERP cloud (en la nube). Los servidores están instalados en la nube. Esto significa que se puede acceder a este programa desde cualquier dispositivo, siempre y cuando este último cuente con una conexión a Internet. El problema es que la información está ubicada en los servidores del proveedor y no el equipo propio. Además, los proveedores suelen hacer copia de seguridad de los datos, por lo que se puede prevenir cualquier tipo de pérdida. Esto quiere decir que en cualquier momento se puede recuperar los datos de manera inmediata.
Según el tipo de software utilizado
Existen diferentes ERP según el tipo de código que utilicen:
• ERP open source (de código abierto). Permiten el acceso a su código fuente de forma libre, permitiendo modificarlos según las necesidades sin pagar al desarrollador. Por el contrario se necesita disponer de informáticos preparados. A cambiose pueden incorporar funcionalidades que más se ajusten a las necesidades de negocio. El principal inconveniente es el tiempo que se empleará en el desarrollo de los módulos a añadir al ERP.
• ERP closed source (de código cerrado). Este no permite el acceso al código fuente. Sólo pueden ser modificados por sus desarrolladores. En el caso de pymes, no suelen
demandar unas funcionalidades muy específicas. Esto hace que puedan utilizar estos modelos de ERP estandarizados sin mayor problema. De hecho, la mayor parte de ellas elige este sistema de ERP.
7. NIVELES DE LOS ERP (TIERS)
Tradicionalmente se ha venido utilizando una clasificación basada en Tiers o Niveles para diferenciar las distintas soluciones ERP. Debido a la falta de un organismo regulador o un consorcio encargado de la estandarización de las soluciones ERP, estas clasificaciones no dejan de tener un componente arbitrario que varía dependiendo de la institución o analista que realice esa clasificación. No obstante existe un cierto consenso sobre la metodología utilizada. En primer lugar se aceptan tres niveles Tier que vienen a corresponderse a groso modo con las siguientes categorías:
• Tier 1: Soluciones orientadas a grandes negocios globales • Tier 2: Soluciones orientadas al midmarket.
• Tier 3: Soluciones orientadas a negocios de tamaño pequeño y medio.
Algunos analistas han propuesto la existencia de un Tier 4, orientado a empresas más pequeñas todavía. No obstante esas soluciones orientadas a este tipo de empresas pueden no considerarse como auténticos ERP.
Diferentes tipos de software Tier (Figura 1)
Figura 1: Características de los diferentes Tiers
7.1. Detalle de Niveles
7.1.1 Nivel I (Tier 1)
Estos son los paquetes más caros, orientados a la “gran empresa” o corporaciones multinacionales y se caracterizan por el hecho de que requieren un equipo de consultores con un conocimiento muy profundo del software para “configurar” el software para su negocio. El peligro es que se pueden transferir todos los viejos vicios y problemas al nuevo sistema si no hay reingeniería.
Una empresa con ingresos superiores a los $200 millones de dólares, con varias plantas o ubicaciones y 100 o más usuarios probablemente necesite un paquete del Nivel 1. Para las consultoras internacionales, en este nivel figuran:
§ SAP
§ Oracle (e-business Suite, JDE, People Soft)
7.1.2 Nivel II (Tier 2)
En términos de cantidad de empresas, potenciales clientes, este es el nivel medio. Los clientes del Nivel II son compañías con facturación entre los 20 millones a 200 millones de dólares. Por lo general las firmas tienen un solo sitio o un conjunto bien localizados. El software debería ser posible (y preferible) para la mayoría de las empresas que sean capaces de implementar estos paquetes como el “out of the box” y dejar para otro momento las personalizaciones (customizaciones). Las empresas con más de 50 usuarios concurrentes y/o más de 200 empleados deberán considerar paquetes del nivel II.
Para los proveedores del nivel II problema que enfrentan es que los jugadores de Nivel 1 adaptaron su oferta para disputar este espacio. El mercado del Nivel 1 es pequeño y los vendedores no pueden continuar expandiendo sus negocios allí.
En este nivel, los especialistas ubican a: § CDC Software
§ Epicor § IFS § Infor
§ Microsoft Dynamics (AX, NAV) § QAD
7.1.3 Nivel III (Tier 3)
Estos paquetes están diseñados para ser implementado “tal cual son”, es decir casi sin modificaciones, y son para empresas con entre 30 y 200 empleados, con un sitio único y menos de $40 millones de dólares de facturación. Se trata de compañías con 5 a 30 usuarios y con necesidades menos exigentes que, mayormente, son familiares.
Para los analistas, forman parte del nivel 3 los siguientes paquetes: § Netsuite § Sage Software § Microsoft Dynamics GP § Syspro § Exact
7.1.4 Nivel IV (Tier 4)
La mayoría de los paquetes del Nivel 4 (e incluso algunos de Nivel 3) no son paquetes ERP. Se trata de software administrativo-financiero, con algunas calculadoras básicas de planificación
de materiales para ordenar materias primas. Son aplicables a las empresas con menos de 50 empleados que en su mayoría operan un sistema de planificación manual.
7.2. Problemática
El principal problema de basar esta clasificación en criterios de tamaño de la empresa destinataria de la solución, es que este criterio varía entre regiones económicas e incluso entre países de una misma área económica.
Otra forma de definir un poco más esta clasificación es basarnos también en la funcionalidad ofrecida.
Para los productos de Tier1 la cuestión está bastante clara. Las soluciones de Tier1 tienen un altísimo nivel de escalabilidad, llegando a lograr que decenas de miles de usuarios estén conectados a la solución.
Los productos Tier1 al haber sido diseñados para servir las necesidades de las multinacionales y tiene que ser capaces de gestionar muchas compañías integradas en un único sistema, sujetas a distintas regulaciones y normas fiscales y con usuarios trabajando en distintos idiomas. Sin duda estas cuestiones suponen la principal barrera entre el Tier1 y el resto. No obstante, las soluciones de Tier1 ofrecen también una funcionalidad mucho más amplia, con un mayor número de módulos. Necesitan de menos desarrollos para poder adaptarse a las necesidades de cada empresa y las adaptaciones son llevadas a cabo basándose en parametrizaciones. Esto tiene muchas ventajas, la principal es una menor complejidad a la hora de migrar a nuevas versiones.
Lógicamente los requerimientos en infraestructura y hardware para soportar este tipo de soluciones son mayores también y están casi siempre fuera del alcance de las compañías de tamaño medio. La arquitectura del software propiamente dicha es también mucho más compleja. Todo este tiene un reflejo en el coste final de la solución a todos los niveles: licencias, hardware, servicios, soporte, etc.
Si los fabricantes detrás de las soluciones de Tier1 son capaces atender una demanda a nivel global, los de Tier2, aunque cada vez más presentes en más países, suelen tener un alcance geográfico mucho más limitado.
8. VENTAJAS DE LOS ERP
Facilita la toma de decisiones
La posibilidad de tener toda la información centralizada y compartida por todos los miembros de la empresa, facilita la toma de decisiones. Y es que cualquier empleado puede acudir a la información que se almacena en el ERP en tiempo real.
Tanto es así que este acceso ilimitado nos ayuda a prever escenarios futuros de forma que será fácil planificar a medio y largo plazo.
Reducción de duplicidades
Ya lo hemos comentado anteriormente, pero queremos que quede bien claro porque supone un enorme ahorro tanto de tiempo como de recursos.
Modularidad
Los ERP suelen estar integrados por diferentes módulos, correspondientes a cada departamento que compone la empresa. Gracias a ello podremos implantar lo que necesitemos a medida que la empresa vaya creciendo.
Completa adaptación
Las empresas son diferentes y sus necesidades también. Es por ello que la gran mayoría de los ERP se adaptan perfectamente a la coyuntura de cada organización.
Automatización
La idea es que todas las tareas que realizan las personas de manera estandarizada y más o menos automáticamente pasen a no necesitar intervención humana. Tareas como la facturación, la contabilidad, la generación de impuestos, el control del stock y otras muchas son generadas automáticamente por la aplicación ERP.
Mayor productividad
El ahorro de tiempo es enorme, de forma que la productividad aumenta exponencialmente. Esto es así porque todo ese tiempo que antes se invertía en tareas manuales, ahora podrá dedicarse a generar ideas y estrategias de negocio.
Reducción de errores
También gracias a la automatización, evitamos la posibilidad de caer en los errores que tan fácil se generan por despistes.
9. DESVENTAJAS DE LOS ERP
Costo inicial
Uno de los mayores problemas es el costo de la implementación del programa ya que el software requiere de equipo nuevo, se necesita capacitación para utilizar la plataforma y además se tiene que ajustar a las necesidades de la empresa. Esto puede resultar contraproducente porque el sistema ERP no puede ser lo que se esperaba y al final no habría beneficios y solo quedarían los números rojos.
Capacitación
Preparar al personal para trabajar con un sistema ERP es un proceso largo y exhaustivo porque aunque el programa, si bien no es difícil, requiere de tiempo para usarlo correctamente.
Tiempo
Implementar adecuadamente esto puede llevar muchos meses y si la empresa y sus departamentos correspondientes son muy grandes se puede llevar más tiempo. Además, personalizar la aplicación de acuerdo a las necesidades de cada quien también es un proceso largo y en caso de que haya actualizaciones, éstas tardaran más si la compañía es grande.
Vulnerabilidad
Esto no deja de ser un programa que está expuesto a los problemas comunes de la tecnología y en este caso si no hay seguridad, se puede comprometer la información de la empresa. Es vulnerable a infecciones de programas maliciosos, perdida de contraseñas y el hecho de que más personas tengan acceso al software también debilita la seguridad porque si éstos no tienen precaución, sus equipos personales pueden comprometer todo el trabajo.
Especialización
10. ERP EN LA NUBE
Introducción
El cloud computing, o software en la nube, surgió de la necesidad de compartir grandes cantidades de información y de hacer las aplicaciones más accesibles. Aunque aparentemente es una tendencia muy reciente, fue en la década de los 50 cuando empezaron a asentarse las bases de esta tecnología. Sin embargo, el elevado costo de la infraestructura y el escaso espacio de la banda ancha de Internet, no la hicieron factible hasta la década de los 90.
Los proveedores de los primeros servicios cloud computing fueron Google y Amazon AWS. Los técnicos de Amazon definieron esta nueva infraestructura de la siguiente forma: “Avanzado
sistema de almacenamiento que ofrece un conjunto completo de infraestructuras y aplicaciones que permiten al usuario ejecutar prácticamente todo en Internet, desde aplicaciones empresariales y proyectos de grandes datos hasta juegos y aplicaciones móviles”
La implantación de un ERP en la nube ofrece la posibilidad de implementar en una nube privada, pública o híbrida:
10.1. Nube Privada
Una nube privada está compuesta por recursos informáticos que utiliza exclusivamente una empresa u organización. La nube privada puede ubicarse físicamente en el datacenter local de su organización u hospedarla un proveedor de servicios externo. Sin embargo, en una nube privada, los servicios y la infraestructura siempre se mantienen en una red privada, y el hardware y software se dedican únicamente a su organización. De esta forma, una nube privada puede lograr que una organización pueda personalizar de forma más sencilla sus recursos para cumplir requisitos específicos de TI.
Las nubes privadas suelen usarlas agencias gubernamentales, instituciones financieras y cualquier organización mediana o grande que realice operaciones esenciales para la empresa y busque aumentar el control sobre su entorno.
Ventajas
§ Flexibilidad: su organización puede personalizar el entorno de la nube para satisfacer
necesidades empresariales específicas.
§ Seguridad: los recursos no se comparten con otros, por lo tanto, es posible contar con
mayores niveles de control y seguridad.
§ Escalabilidad: las nubes privadas todavía pueden ofrecer la escalabilidad y la eficacia
10.2. Nube pública
Las nubes públicas son la forma más común de implementar la informática en la nube. Los recursos de la nube (como servidores y almacenamiento) son propiedad de otro proveedor de servicios en la nube, que los administra y ofrece a través de Internet. Con una nube pública, todo el hardware, software y demás componentes de la infraestructura subyacente son propiedad del proveedor de nube, que también los administra.
En una nube pública, comparte el mismo hardware, almacenamiento y dispositivos de red con otras organizaciones o "inquilinos" de la nube. El cliente accede a los servicios y administra su cuenta a través de un explorador web. Con frecuencia, las implementaciones de nube pública se usan para proporcionar correos electrónicos web, aplicaciones de ofimática en línea, almacenamiento, y entornos de desarrollo y prueba.
Ventajas
§ Costo: no es necesario adquirir hardware o software, y solo paga por el servicio que
usa.
§ Mantenimiento: el proveedor de servicios se encarga de ello.
§ Escalabilidad: existen recursos a petición para satisfacer sus necesidades
empresariales.
§ Confiabilidad: una amplia red de servidores garantiza que no se produzcan problemas.
§ Disponibilidad: El proveedor está obligado a garantizar que el servicio siempre esté
disponible para el cliente.
10.3. Nube híbrida
Las nubes híbridas, que suelen llamarse "lo mejor de ambos mundos", combinan infraestructura local (o nubes privadas) con nubes públicas, de modo que las organizaciones puedan beneficiarse de las ventajas de ambas.
En una nube híbrida, los datos y las aplicaciones pueden moverse entre nubes privadas y públicas para obtener más flexibilidad y opciones de implementación. En una nube híbrida, también es una opción la "ampliación en la nube". Esto se refiere a cuando una aplicación o recurso se ejecutan en la nube privada hasta que se produce una subida en la demanda. En este punto, la organización puede "ampliarse" hacia la nube pública para aprovechar más recursos informáticos.
Actualmente existen dos modalidades de nube híbrida
§ Housing: Vender o alquilar un espacio físico de un centro de datos para que el cliente
coloque ahí su propia máquina. La empresa le da la corriente y la conexión a Internet, pero el servidor lo elige completamente el usuario (hasta el hardware)
§ Hosting: Es un servicio que consiste en el alojamiento de diferentes productos en
páginas web, aplicaciones web, servidores dedicados e incluso servidores virtuales y todo lo pone el propio data center, el cliente final no tiene que comprar nada.
Ventajas
§ Control: su organización puede mantener una infraestructura privada para los recursos
confidenciales.
§ Flexibilidad: puede aprovechar los recursos adicionales de la nube pública cuando los
necesite.
§ Rentabilidad: gracias a la posibilidad de escalar a la nube pública, solo pagará por la
capacidad informática adicional cuando sea necesaria.
§ Facilidad: realizar la transición a la nube no tiene por qué ser compleja, ya que puede
11. CLOUD COMPUTING - SERVICIOS
XaaS, Anything as a Service o todo como un servicio, es el nombre colectivo para el ofrecimiento del uso de un servicio o producto TIC (Tecnologías de la información y la comunicación). Las empresas que adquieren una solución XaaS no son propietarios de la solución, sino que reciben una especie de abono de uso. El acceso se realiza casi siempre a través de Internet, excepto en aquellos casos excepcionales en los que se instala un producto físico para el uso del cliente.
La oferta de XaaS es contraria al punto de vista tradicional de venta de productos o servicios La “x” de la abreviatura XaaS significa “cualquier cosa”. De esta manera, el término sirve para todos aquellos nuevos productos o servicios que se ofrecen en forma de uso.
Algunos ejemplos de XaaS son:
§ Hardware como Servicio (HaaS, Hardware as a Service) § Almacenamiento como Servicio (SaaS, Storage as a Service) § Base de Datos como Servicio (DBaaS, DataBase as a Service)
§ Recuperación ante Desastres como Servicio (DRaaS, Disaster Recovery as a Service) § Comunicaciones como Servicio (CaaS, Communications as a Service)
§ Red de trabajo como Servicio (NaaS, Network as a Service)
Pero son los XaaS más conocidos los que nos importan en este apartado. Los servicios de cloud computing vienen dados en tres modelos:
• Software as a Service (SaaS): Software como Servicio, está destinado para el usuario o negocio final. Supone la distribución del software a través de internet dirigido a múltiples usuarios.
• Platform as a Service (PaaS): Plataforma como Servicio, es la distribución de herramientas, servicios y plataformas dirigidas a desarrolladores de software a través de internet. Esto les permite construir aplicaciones SaaS.
• Infraestructure as a Service (IaaS): Infraestructura como Servicio, distribución de software y hardware dirigido a los administradores. La empresa paga lo que necesita de acuerdo con el desarrollo de su negocio.
11.1. ERP en la nube – Software as a Service (SaaS)
SaaS es un modelo de distribución de un software a través de internet. El software se aloja en los servidores de la compañía, que se encarga del mantenimiento y del soporte. La empresa cliente accede al software y a todos sus datos a través de un navegador web desde cualquier ordenador.
En lo que concierne a los sistemas de gestión ERP, la modalidad de ERP SaaS ofrece la posibilidad de disponer del software de gestión en la nube, usando el software como un servicio. Las empresas pueden hacer uso de estas aplicaciones accediendo a Internet en cualquier momento y desde cualquier ordenador. Ambos ofrecen las mismas funciones, pero desaparece la necesidad de la implementación física.
11.1.1 Ventajas del ERP en la nube – SaaS
A las ya conocidas ventajas de un sistema ERP clásico, podemos mencionar las siguientes ventajas específicas de los sistemas ERP en la nube.
Reducción de costos: es la principal ventaja, y uno de los motivos por los que las pequeñas y
medianas empresas se deciden por este tipo de modalidad de distribución de los ERP. Debido a que el ERP en la nube con modalidad SaaS permite hacer uso del software mediante el pago del servicio, la inversión inicial es menor. La adquisición del hardware, la instalación y la configuración del software ERP corre a cargo del proveedor. El cliente pagará una cuota mensual que le da derecho a usar la aplicación.
Esta cuota mensual también incluye el soporte técnico, las actualizaciones y el mantenimiento. A su vez, este pago dependerá del número de usuarios que dentro de la empresa necesiten acceso al ERP.
Accesibilidad: el entorno de la nube en el que se encuentra el software ERP incrementa las
opciones de accesibilidad. La aplicación ERP estará disponible en cualquier lugar donde haya conexión a Internet. De este modo, cualquier trabajador puede acceder al sistema de gestión sin necesidad de encontrarse físicamente en el lugar de trabajo.
Implementación escalable: con el ERP en la nube se pueden adquirir módulos según las
necesidades del cliente. De este modo, se consigue una optimización de las herramientas. En el caso de que se produzca un incremento de usuarios en la empresa, la modalidad ERP en la nube ofrece la posibilidad de habilitar otro sistema SaaS alojándolo en el mismo proveedor.
Interconectividad: la integración con otros servicios ERP es más fácil en el entorno de la nube.
Facilidad de uso: las soluciones SaaS son más intuitivas de usar. Además, muchos de los ERP en
la nube, ofrecen la posibilidad de probar de forma gratuita diversos módulos del sistema de gestión. Esto favorece la facilidad de uso de estas aplicaciones para los usuarios.
Reducción del tiempo de implementación: el software ERP en la nube ya se sirve configurado.
La instalación, la preparación de la infraestructura y parte de la configuración la realiza el proveedor del ERP en la nube. Dado que no existe una implantación física en cada uno de los ordenadores, el tiempo de implementación se ve considerablemente reducido.
Actualizaciones: el proveedor del ERP en la nube realiza actualizaciones continuas, eliminando
automáticamente la versión anterior. Los clientes de ERP tendrán disponibles en la nube estas actualizaciones. También se reduce el personal destinado a la actualización del ERP.
Optimización de recursos: la externalización del control de estas aplicaciones ERP permite a
las empresas centrar sus esfuerzos en las actividades propias de su negocio.
11.1.2 Desventajas del ERP en la nube - SaaS
Rigidez y escasez de personalización: el usuario no tiene acceso al código fuente del
programa, por lo que no puede realizar modificaciones según sus necesidades. Por tanto, tiene que limitarse a las funciones ofrecidas por defecto por el proveedor del ERP en la nube.
Seguridad: la gran disponibilidad de la información a través de la nube incrementa la
posibilidad de que se produzcan brechas de seguridad. Los datos de la empresa cliente del ERP no están localizados en sus propios servidores. La pérdida del control de los datos genera desconfianza.
Dependencia con el proveedor del ERP: las empresas no controlan el funcionamiento del
sistema de gestión, depositando toda la confianza en el proveedor del software. Cada organización no tiene el poder de decisión en lo que a las actualizaciones se refiere. Además, deberá acatar y cumplir con sus políticas del proveedor del ERP, existiendo el riesgo de que se produzca algún incumplimiento en los acuerdos entre ambas partes.
Pérdida de competencias del departamento de tecnología: al trabajar en la nube, muchas de
las actividades del departamento de tecnología del cliente deben ser trasladadas al proveedor. Esto puede provocar pérdidas de competencias del departamento incluso su resistencia al cambio.
Servicio de Internet no disponible: si el servicio de Internet no está disponible, el usuario no
tendrá acceso al ERP. Para evitar estos problemas, es necesaria una conexión a internet estable, así como estaciones para los usuarios con alta capacidad.
11.2. Modelos de negocio del ERP en la nube
Para la obtención de ingresos mediante la implementación de un ERP en la nube, se ha definido 6 modelos de negocio, que se describen a continuación:
1. Servicios Premiun: se obtienen ingresos al ofrecer versiones premiun con ventajas a los clientes.
2. Pago por uso: se paga por los servicios consumidos.
3. Pago por suscripción: los clientes pagan una suscripción mensual por el uso del software.
4. Low Cost: este modelo se basa en la optimización de recursos para ofrecer productos a bajo precio.
5. Servicio, no producto: se ofrece el servicio, no el producto en sí.
6. Servicios externalizados: productos de baja demanda con costo.
11.3. Diferencias entre SAAS y ASP
Cuando las empresas caen en la necesidad de implantar un ERP, encuentran múltiples opciones y esto da lugar a confusión de términos. Dos de los términos que llevan a situaciones de desconcierto son SaaS y ASP. ASP atiende a las siglas de Application Service Provider (Proveedor de Servicios de Aplicaciones).
Ambos ofrecen la posibilidad de adquirir un ERP, pero presentan una serie de diferencias. ASP es un alojador de software propietario de diferentes proveedores. En el modelo SaaS son los propios desarrolladores los que alojan y ofrecen el software.
Las aplicaciones ASP no se ofrecen a través de internet, y es necesaria una instalación física. Tampoco fueron diseñadas para dar respuesta a múltiples clientes de distintas empresas. Sin embargo, ASP puede ofrecer distintas aplicaciones dependiendo de los acuerdos que llegue con las compañías propietarias del software. Los desarrolladores de los modelos SaaS ofrecen un único software, por lo que se pierde en personalización.
Por último, al no haber intermediarios, los modelos SaaS cuentan con mayor garantía de soporte y mantenimiento.
En la Tabla 1 se muestran las diferencias entre ambos modelos.
SaaS ASP
Tecnológica Escrito especialmente para Internet Escrito para ejecutar localmente en una PC
Económica Se paga una suscripción periódica por el uso Se compra licencias o se paga una suscripción periódica por el uso
Operativa
Muy dependiente de internet y de la carga de usuarios que tenga el Proveedor. La misma aplicación es utilizada por cientos o
miles de usuarios.
Medianamente dependiente de Internet (se puede usar local o remoto a demanda). Como son de uso privado siempre se tiene la misma
performance.
Funcionalidad funcionalidades que son muy complejas o a Limitada por el medio. Hay algunas veces imposibles de implementar.
Casi sin limitaciones debido a que son las mismas aplicaciones que se usan desde hace
años.
Portabilidad
Es su mayor ventaja ya que es posible con la misma aplicación tener la información
disponible en cualquier dispositivo (pc, tablet, movil, etc.)
Esta es una limitación ya que dependiendo de la aplicación, en algunos dispositivos es muy
incómodo operar. Se compensa con apps escritas para móviles que pueden “conectar” con
la base de datos remotamente.
Tiempo de Implementación
La experiencia de ya varios años de existencia de estas soluciones dice que,
puede parecer rápido porque uno se suscribe y empieza a usarla, pero la realidad es que una implementación seria
en toda la empresa lleva casi el mismo tiempo que una tradicional.
Lógicamente depende de la complejidad del software y la implementación, pero hoy ya es un
dato muy conocido y trasparente donde casi no hay sorpresas.
11.4. ERP on-premise vs ERP en la nube
Una de las principales diferencias entre ambas formas de distribuir un ERP se encuentra en el propio nombre. Con el ERP en propiedad es necesaria una implementación física en la organización. La instalación, el hardware necesario para el funcionamiento y la preparación de la infraestructura pueden extenderse en el tiempo, dando lugar a largos periodos de implementación. El tiempo medio de implementación de un ERP en propiedad se encuentra entre 6 meses y 1 año. Por el contrario, los ERP en la nube presentan una aplicación más rápida e intuitiva, por lo que los plazos de implementación se reducen.
Otro de los principales aspectos en los que se diferencian es el costo. La modalidad SaaS del ERP en la nube permite usar el software mediante el pago de una cuota mensual. De esta forma, desaparece la elevada inversión inicial de los ERP en propiedad. También se eliminan los costos de hardware, mantenimiento y soporte. En el caso de los ERP en propiedad suele ser necesaria la contratación de profesionales que ayuden al correcto funcionamiento del sistema de gestión.
En el caso del ERP en la nube tampoco existe este costo, dado que todo esto es gestionado por el proveedor del software. Sin embargo, el desembolso relacionado con las cuotas mensuales en los ERP SaaS puede ser considerablemente alto. Además, hay que tener algunos costos iniciales en el caso de que se realice una migración de datos a la nube, así como los costos ocasionales de formación del personal y servicio de consultoría externa.
En la Figura 3 se muestra la repartición de costos entre los ERP porpietarios y los ERP en la nube
Figura 3: Repartición de costos para los ERP en propiedad y los ERP en la nube
11.5. Costos ocultos de un ERP
En ocasiones, hay costos ocultos durante la implantación de un sistema ERP que no se aprecian a simple vista o que no se especifican por parte de los proveedores. Estos costos pueden aumentar el precio final del producto, tanto a nivel económico como en el del tiempo de implantación. A continuación se encuentran 7 costos ocultos que pueden aparecer en cualquier proyecto ERP.
1. Recursos internos para diseñar y ejecutar el proyecto
Normalmente una consultora no tiene en cuenta el tiempo y esfuerzo que desde dentro de la propia empresa se va a realizar para la implantación de un proyecto. A la hora de comparar ofertas, hay que tener en cuenta este trabajo extra, que puede venir, por ejemplo en forma de formación para empleados. El equipo de la empresa que adopta el ERP debe entender que es una prioridad para el funcionamiento interno y dedicarle la atención necesaria para una cuestión tan importante.
2. Adaptación a los cambios
En el mundo de la tecnología, los avances llegan muy rápido, pero también pueden llegar en la empresa gracias a un cambio de tendencias de mercado, de gestión de la propia empresa o incluso de legislación. La falta de planificación puede obligar a la empresa a realizar muchas modificaciones en el último momento, lo que significará no sólo un sobrecosto, sino que además alterará el rendimiento del sistema. Esto acabará creando un ERP con un proceso operativo demasiado complejo, lleno de operaciones de última hora que no han sido estudiadas atentamente. Además, todas estas modificaciones pueden convertir un cambio de versión o una migración en una tarea imposible, incluso llegando a elevar los costos de soporte y mantenimiento.
3. Costo de actualización a nuevas versiones
Con una planificación correcta, se debe contemplar este tipo de costos. En este caso los costos de una actualización pueden elevarse si también, como ya hemos dicho, incluimos una gran carga de operaciones en el sistema ERP. Que el sistema esté organizado claramente puede ayudar a que una actualización sea mucho más asequible y rápida.
4. Costos de formación de personal
Tanto para la instalación de un nuevo módulo, la contratación de nuevos empleados o el cambio de funciones hay que tener en cuenta la formación. Una planificación que no tenga en cuenta estos aspectos puede encontrarse con unos costos de formación desmesurados, lo que puede llevar a la ralentización de los procesos de la empresa. Además, no sirve de nada tener una excelente solución implantada si ninguno de los usuarios sabe qué hacer con ella, ya que al final caerá en desuso y no tendrá un retorno de la inversión (ROI) positivo.
5. Ampliación de licencias
Este caso guarda relación con el punto anterior. Un aumento de la actividad o del número de empleados de la empresa puede traer consigo la necesidad de ampliar el sistema ERP. La ampliación de licencias en algunos casos es necesaria para poder permitir un mayor número de usuarios en el ERP, por lo que resulta imprescindible planificar con antelación estos posibles imprevistos.
6. Desesperación por el retorno de la inversión (ROI)
La mayoría de soluciones ERP no reportan un aumento de su valor hasta que llevan un tiempo implantadas en la empresa. Esto se consigue gradualmente, pero en muchos casos la urgencia puede llevar a descartar una solución ERP antes incluso de que esta haya llegado a optimizar los procesos de negocio de forma clara, y se opte por adoptar otra solución. El costo que esto implica puede tener consecuencias en los presupuestos de una empresa y por ello es mejor analizar el rendimiento del ERP progresivamente y con un amplio margen.
7. Depresión post-ERP
En mayor o menor medida, las personas son reticentes a los cambios y esto también se demuestra en el mundo de los ERP. En muchos casos, tras la implantación de un nuevo sistema pueden aparecer problemas de rendimiento al tener que cambiar toda una serie de procesos de trabajo. Que todo en el nuevo ERP se vea y funcione de forma distinta puede ser un elemento negativo para algunos usuarios, de ahí que la formación de los mismos adquiera una gran importancia en estos casos. De lo contrario, el costo para su empresa puede ser doble, tanto para la moral de sus empleados, como para la demora del punto de retorno de la inversión del proyecto.
