SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ACADÉMICOS DEL COLEGIO MIS PRIMERAS LETRAS EN VALLEDUPAR

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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ACADÉMICOS DEL COLEGIO MIS PRIMERAS LETRAS EN VALLEDUPAR

LUIS RAFAEL SILVA MORENO SINDRY JULIETH RUEDA DUARTE

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR FACULTAS DE INGENIERÍA Y TECNOLÓGICAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS VALLEDUPAR

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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ACADÉMICOS DEL COLEGIO MIS PRIMERAS LETRAS EN VALLEDUPAR

LUIS RAFAEL SILVA MORENO SINDRY JULIETH RUEDA DUARTE

Trabajo de tesis para optar el título de Ingeniero de Sistemas

DIRECTOR

LEIDYS CONTRERAS CHINCHILLA Msc. Ingeniería de Sistemas y Computación

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR FACULTAS DE INGENIERÍA Y TECNOLÓGICAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS VALLEDUPAR

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CONTENIDO

pág.

INTRODUCCIÓN ... 12

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO ... 14

1.1 TÍTULO DEL PROYECTO DE GRADO... 14

1.2 DIRECCIÓN DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO ... 14

1.3 LAPSO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO ... 14

1.4 ORGANISMO RESPONSABLE DEL PROYECTO ... 14

1.5 IDENTIFICACIÓN DE LOS ALUMNOS PROYECTISTAS Y DIRECTOR ... 14

1.6 LÍNEA Y SUBLINEA DE INVESTIGACIÓN AL QUE SE SUSCRIBE EL PROYECTO ... 15

2. DESCRIPCIÓN SITUACIONAL ... 16

2.1 IDENTIFICACIóN DEL PROBLEMA ... 16

2.1.1 Formulación del problema. ... 18

2.2 IMPACTO DEL PROYECTO ... 18

2.2.1 Aspecto social. ... 18

2.2.2 Aspecto económico. ... 18

2.2.3 Aspecto tecnológico. ... 18

2.4 ANÁLISIS DE PARTICIPACIÓN ... 19

2.4.1 Beneficiarios. ... 19

2.4.2 Aliados. ... 19

2.4.3 Opositores. ... 19

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2.5.1 Objetivo general. ... 19

2.5.2 Objetivos específicos... 20

2.6 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ... 20

3. MARCO TEÓRICO ... 22

3.1 ANTECEDENTES ... 22

3.1.1 A nivel local. ... 23

3.1.2 A nivel nacional. ... 23

3.1.3 A nivel internacional. ... 25

3.2 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS ... 26

3.2.1 MySQL. ... 26

3.2.2 Visual Studio. ... 26

3.2.3 C#. ... 26

3.2.4 Bootstrap. ... 27

3.2.5 Tortoise. ... 27

3.2.6 Workbench. ... 27

3.2.7 Enterprise Architect. ... 27

3.2.8 Moodle. ... 27

3.2.9 Gantter. ... 27

3.2.10 Google code. ... 27

3.2.11 Joomla. ... 27

3.2.12 CSS. ... 27

3.2.13 ORM. ... 28

3.2.14 Wampserver. ... 28

(5)

3.2.16 Jquery. ... 28

3.2.17 Ajax. ... 28

4. MARCO METODOLÓGICO ... 29

4.1 TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN ... 29

4.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ... 29

4.3 INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN ... 30

4.4 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO ... 30

4.4.1 Fase de Planeación. ... 31

4.4.2 Fase de Diseño. ... 32

4.4.3 Fase de Codificación. ... 33

4.4.4 Fase de Pruebas. ... 33

5. COSTOS DEL PROYECTO ... 34

6. NIVEL DE DESARROLLO CIENTÍFICO - TECNOLÓGICO ... 36

6.1 DESARROLLO DE LAS FASES DE LA METODOLOGÍA PROPUESTA ... 36

6.1.1 Fase de planeación. ... 36

6.1.2 Fase de diseño. ... 46

6.1.3 Fase de codificación. ... 56

6.1.4 Fase de prueba. ... 63

7. ESTRATEGIAS PARA LA TRASFERENCIA DE LOS RESULTADOS ... 70

7.1 PROTECCIÓN LEGAL DE LOS RESULTADOS DE INVESTIGACIóN. ... 70

7.1.1 Derechos de Autor. ... 70

(6)

7.1.3 Propiedad del Copyrigth. ... 72

7.1.4 Sistema de información en el sector educativo. ... 72

CONCLUSIONES ... 73

RECOMENDACIONES ... 74

BIBLIOGRAFÍA ... 75

(7)

LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1. Opiniones de IBM a cerca de la Programación Extrema ... 31

Figura 2. Proceso de la Programación Extrema ... 32

Figura 3. Cronograma de iteraciones ... 44

Figura 4. Diagrama de gannt del cronograma de iteraciones ... 45

Figura 5. Continuación del diagrama de gannt del cronograma de iteraciones ... 45

Figura 6. Diagrama de caso de uso del sistema ... 47

Figura 7. Diseño de la base de datos ... 48

Figura 8. Diseño de la arquitectura 3 capas del sistema ... 53

Figura 9. Estructura de navegación de la página del súper usuario en el aplicativo web. (C# .Net) ... 53

Figura 10. Estructura de navegación de la página del administrativo en el aplicativo web. (C# .Net) ... 54

Figura 11. Estructura de navegación de la página del profesor en el aplicativo web. (C# .Net) ... 54

Figura 12. Estructura de navegación de la página del acudiente en el aplicativo web. (C# .Net) ... 55

Figura 13. Estructura de navegación de la plataforma educativa. (Moodle 2.7) .... 55

Figura 14. Estructura de navegación de la página principal del sitio web (Joomla 3.2) ... 56

Figura 15. Módulos del sistema de información ... 56

Figura 16. Formulario principal del aplicativo web ... 57

Figura 17. Modelo de formulario para gestionar los procesos ... 57

(8)

Figura 19. Modelo de las ventanas de dialogo al confirmar una acción ... 58

Figura 20. Modelo de listar los registros del sistema ... 58

Figura 21. Simulación en un dispositivo: Google Nexus 7 y Samgung Galaxy S4 58 Figura 22. Página principal de la plataforma educativa luego de iniciar sección ... 59

Figura 23. Formulario de cursos de la plataforma educativa ... 59

Figura 24. Formulario para el apoyo de actividades complementarias ... 60

Figura 25. Sitio principal del sistema de información ... 60

Figura 26. Panel de administración del sitio principal ... 61

Figura 27. Enlaces desde el sitio principal a los módulos ... 61

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Alumnos proyectistas y director ... 14

Tabla 2. Costos del Proyecto (Materiales)... 34

Tabla 3. Costos del Proyecto (Equipos/Hardware) ... 34

Tabla 4. Costos del Proyecto (Software) ... 34

Tabla 5. Costos del Proyecto (Recurso Humano) ... 35

Tabla 6. Costos Totales del Proyecto ... 35

Tabla 7. Historia 1: Gestionar asignaturas ... 36

Tabla 8. Historia 2: Gestionar grupos ... 36

Tabla 9. Historia 3: Gestionar personas ... 37

Tabla 10. Historia 4: Gestionar periodos ... 37

Tabla 11. Historia 5: Gestionar bitácoras ... 37

Tabla 12. Historia 6: Gestionar usuarios ... 38

Tabla 13. Historia 7: Gestionar matriculas ... 38

Tabla 14. Historia 8: Gestionar reportes ... 39

Tabla 15. Historia 9: Gestionar grados ... 39

Tabla 16. Historia 10: Gestionar observaciones disciplinarias ... 40

Tabla 17. Historia 11: Gestionar logros académicos ... 40

Tabla 18. Historia 12: Gestionar notas ... 40

Tabla 19. Historia 13: Consultar asignaturas de profesores ... 41

Tabla 20. Historia 14: Consultar asignaturas por grados ... 41

Tabla 21. Historia 15: Desarrollar plataforma educativa ... 41

Tabla 22. Historia 16: Consultar estudiantes por asignaturas ... 42

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Tabla 24. Historia 18: Consultar profesores por grados ... 42

Tabla 25. Historia 19. Desarrollar un sitio web ... 43

Tabla 26. Asignatura ... 49

Tabla 27. Usuarios ... 49

Tabla 28. Personas ... 49

Tabla 29. Bitácora ... 50

Tabla 30. Grados ... 50

Tabla 31. Matricula 1 ... 50

Tabla 32. Matricula 2 ... 50

Tabla 33. Grupos ... 51

Tabla 34. Notas ... 51

Tabla 35. Observaciones ... 51

Tabla 36. Logros ... 52

Tabla 37. Periodos ... 52

Tabla 38. Roles ... 52

Tabla 39. Jornadas ... 52

Tabla 40. Historias de usuario y criterios de aceptación ... 63

Tabla 41. Cronograma de actividades ... 78

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RESUMEN

El presente trabajo se desarrolla como una idea para automatizar los procesos académicos del colegio mis primeras letras, tales como; gestión de notas, gestión de hojas de vida de estudiantes y profesores, gestión horarios, reportes académicos y disciplinarios y gestión de material complementario. Para ello se llevó a cabo un periodo de recolección de información por medio de la observación de los procesos actuales, entrevistas al coordinador y demás cuerpo administrativo, para así tomar nota de las problemáticas que más afectan al desarrollo de la gestión académica del colegio.

De este modo, se abre paso al desarrollo del Sistema de información haciendo uso de la metodología ágil Programación Extrema, dentro de la cual se proponen cuatro fases incrementales e iterativas: i) Fase de Planeación: es donde se analiza la información recolectada por medio de las historias de usuario y se define claramente lo que el sistema de información debe hacer; ii) Fase de diseño: de acuerdo a lo planeado se prosigue seleccionar las herramientas necesarias para el desarrollo, se diseña la base de datos, se crea un modelo del sistema con el diagrama de casos de uso, se esboza el sistema basado en una arquitectura en capas teniendo en cuenta algunos de los requisitos no funcionales como la escalabilidad, mantenibilidad, amigabilidad, entre otros, además, se muestra un diseño de las interfaces de interacción del usuario con el sistema de información; iii) Fase de desarrollo: donde se construye las pruebas unitarias y se desarrolla el código acorde con las historias de usuario planteadas; iv) Finalmente se encuentra la fase de pruebas: donde el usuario determina si el sistema de información cumple con requerimientos funcionales descritos en las historias de usuario.

Como conclusión se expone el cumplimiento satisfactorio de los objetivos propuestos contribuyendo a la mejora de la gestión académica del Colegio Mis Primeras Letras mediante el uso de un Sistema de Información que a sus ves es adaptable a dispositivos móviles y compatibles con los navegadores más usados.

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INTRODUCCIÓN

La búsqueda de una mejor forma de llevar el control de un factor muy valioso como lo es la información, haciendo uso de las herramientas tecnológicas de vanguardia, ha hecho que exista en el mercado una variedad de opciones que ofrecen múltiples beneficios. Esto ha llevado a percibir las Tecnologías de la Información y la Comunicación como una herramienta fundamental, proliferándose en las últimas décadas la utilización de estas en los Sistemas de Información.

Existen varias formas de gestionar la información académica que se maneja en un centro educativo, una de ellas es mediante el uso de herramientas ofimáticas como lo son Word y Excel, pero esta forma resulta ineficiente al momento de generar reportes que se puedan compartir en tiempo real con los usuarios interesados en conocer dicha información, debido a que lo más probable es que estos archivos solo se encuentren en manos del cuerpo administrativo sin permiso de acceso a terceros, de esta manera, se estaría desperdiciando muchas herramientas de las Tecnologías de la Información y la Comunicación que están al alcance para brindar un excelente servicio a los usuarios del colegio. Por otro parte existen muchos Sistemas de Información creados por desarrolladores locales, nacionales e internacionales, que integran una variedad de herramientas informáticas tanto para escritorio como para dispositivos móviles, con el objetivo de aumentar la eficacia, reducir gastos, mejorar la dirección, la administración y mantener a los padres actualizados sobre el rendimiento y la asistencia de sus hijos. Algunos de ellos son:

GNOSOFT, GIMBOX, SIIGO, SISTAC, entre otros.

En este orden de ideas, el Colegio mis Primeras Letras actualmente utiliza una forma deficiente para la gestión de sus procesos académicos, debido a que se basan en formatos que son diligenciados de manera manual por los profesores y administrativos del colegio, este proceso se ha vuelto tedioso, dando como resultado largas horas de tiempo, dedicación y además un gasto excesivo de papelería, sin la opción de guardar un respaldo de la información procesada, quedando expuesta a pérdidas o deterioro físico. Por ello se hace necesario el uso de una herramienta que tenga las características del SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ACADÉMICOS DEL COLEGIO MIS PRIMERAS LETRAS, EN VALLEDUPAR.

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adaptable a dispositivos móviles que actué como herramienta para la gestión los procesos académicos, de este modo se eliminaran los inconvenientes que se presentan al momento de crear, almacenar, procesar, actualizar, y verificar la información correspondiente a los estudiantes, profesores y procesos académicos, además, con el objetivo de brindar apoyo a los procesos pedagógicos se desarrollará un módulo de gestión de contenidos para las asignaturas, talleres, actividades complementarias, evaluaciones y foros, haciendo uso de la plataforma Moodle.

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1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO

1.1 TÍTULO DEL PROYECTO DE GRADO

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ACADÉMICOS DEL COLEGIO MIS PRIMERAS LETRAS, EN VALLEDUPAR

1.2 DIRECCIÓN DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

El proyecto se ejecutará en la carrera 34d - 20 Cicerón Maestre, teléfono 5700116.

1.3 LAPSO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Para la ejecución de este proyecto se incluyen cada uno de los procesos que son necesarios los cuales serán ejecutados en un lapso de 9 meses a partir del mes de abril del 2014.

1.4 ORGANISMO RESPONSABLE DEL PROYECTO

El organismo responsable del proyecto es el colegio mis Primeras Letras ubicado en la ciudad de Valledupar.

1.5 IDENTIFICACIÓN DE LOS ALUMNOS PROYECTISTAS Y DIRECTOR

Tabla 1. Alumnos proyectistas y director

Categoría Nombre Apellido Cedula Teléfono Correo

Estudiante Sindry Rueda 1064111848 3116010398 sijulieth@gmail.com Estudiante Luis Silva 1124034673 3016079049 l.r.s.m.2013@gmail.com

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1.6 LÍNEA Y SUBLINEA DE INVESTIGACIÓN AL QUE SE SUSCRIBE EL PROYECTO

La línea de investigación de este proyecto es sistemas de información, porque permite dar una solución a las organizaciones automatizando procesos de gran importancia y que son complejos de controlar manualmente, pero al ser digitalizados permite dar mejor manejo a la información y de esta forma tomar buenas decisiones en la organización.

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2. DESCRIPCIÓN SITUACIONAL

2.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

En los últimos años se ha producido un cambio radical del modelo de gestión académica de las instituciones educativas, el sistema tradicional anteriormente se caracterizaba por ser manual y poco flexible, sin embargo, este escenario está cambiando progresivamente debido a la creciente incorporación de las nuevas tecnologías de la información, que ofrecen muchos beneficios a estas instituciones como la rapidez, organización, flexibilidad y seguridad, los cuales son fundamentales para tener un control total sobre los datos y registros que son la fuente principal en toda institución. [1]

Por otro lado, el Gobierno Nacional de Colombia mediante el decreto 1526 de Julio 24 de 2002 el artículo 5° numeral 5.4 de la Ley 715 de 2001, en los artículos 1o_{, 3}o_,

4o_{, 5}o_{, 6}o_{, 7}o_{de esta misma ley los cuales estipulan que el sistema de información}

de las instituciones educativas nacionales estarán compuestos por información que permita realizar un monitoreo constante y evaluar sus resultados, integrando principios de objetividad con el fin de permitir el uso de datos medibles. [2]

Según el trabajo de campo realizado bajo entrevista y observación directa en la ciudad de Valledupar a una muestra de 45 instituciones, 34 de ellas han optado por el uso de herramientas tecnológicas para llevar sus procesos académicos ya que les permite gestionarlos de una manera más rápida y eficiente (ver anexo C). Sin embargo en el centro educativo “Mis Primeras Letras” ubicado en el barrio Cicerón Maestre de la ciudad, no se ha implementado un sistema de información para la gestión y el manejo de datos que permita tener una mejor organización en su estructura operacional, por lo tanto se encuentra en desventaja frente a otras instituciones.

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Al respecto, según entrevista informal realizada al Director de la institución (ver anexo c) el sistema actual que maneja este colegio presenta deficiencias en labores académicas como el registros de notas, que se encuentra a cargo de los directores de grupo quienes no cuentan con un sistema que detecte errores, así mismo la creación de boletines es realizada por el cuerpo de profesores quienes usan un formato manual suministrado por la administración, lo cual se convierte en una labor repetitiva y tediosa que consume tiempo en ejecución y respuesta; quedando expuesto a alteraciones y pérdidas, que pueden causar consecuencias y fallas debido a que no es posible tener un registro exacto sobre la información que no es consignada para someterlas a futura verificación.

En lo referente al uso de un sistema de información, la visión actual de las entidades educativas apunta hacia los conceptos de globalización y el uso adecuado de las Tecnologías de Información y Comunicación con el objetivo de que la comunidad educativa tenga una interacción directa con las innovaciones tecnológicas, en consecuencia con lo anterior, en el colegio mis Primeras Letras se nota un atraso en la implementación de las mismas.

Por lo antes mencionado, se visualiza problemas causales como: déficit en la gestión de boletines. Una mala organización de la información y generación de reportes de estudiantes, profesores y personal administrativo, dando como resultado un gasto excesivo en papelería y tiempo laboral extra. Además promueve un atraso en la interacción del personal de la institución con las tecnologías de la información y comunicación.

De no ser implementado este sistema de información se estaría apoyando el estancamiento administrativo, académico y tecnológico de la institución, ya que incrementarían los gastos en papelería debido al aumento del alumnado y con ello los procesos académicos tardarían más tiempo en realizarse, los padres de familia no estarán al tanto de lo que sucede con sus hijos en el colegio, no se contaría con una información organizada que permita la toma de decisiones y no se estaría aprovechando el potencial de la tecnología de esta época.

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2.1.1 Formulación del problema. ¿De qué manera el sistema de información para la gestión de los procesos académicos en el colegio Mis Primeras Letras de Valledupar, ayudaría al mejoramiento del servicio que se presta a la comunidad de la institución para que sea oportuno y eficaz?

2.2 IMPACTO DEL PROYECTO

En la institución Educativa mis primeras letras, actualmente se manejan algunos procesos de gestión de manera manual según lo observado en la entrevista informal realizada en la institución. Con la finalidad de solucionar esta problemática se plantea el uso de un sistema de información que se encargue de mejorar la organización y el control de la información en el área académica y que además de esto ayude a los usuarios encargados de gestionar la información a llevar un mejor manejo de los datos de entrada y salida.

2.2.1 Aspecto social. En cuanto al aspecto social, este proyecto contribuye al crecimiento de la prestación de un mejor servicio de calidad a la comunidad; en vista de esto la institución se verá beneficiada por el reconocimiento que recibirá en un futuro por parte de la comunidad en general al aceptar la implementación de este proyecto, además contribuye a un mejor control de los procesos académicos para la toma de decisiones por parte del director de la institución, también los padres de familia serían beneficiados al tener acceso a una revisión constante de las observaciones disciplinarias, académicas y lúdicas de sus hijos actualizado con los eventos concurrentes que se llevan a cabo por la institución.

2.2.2 Aspecto económico. Por otro lado, en cuanto al aspecto económico, se disminuiría considerablemente el gasto excesivo en papelería debido a que los procesos para poder gestionar los informes periódicos y observaciones tendrán la opción de ser emitidos de forma virtual, lo que reduciría de forma significativa el gasto por concepto de papelería.

2.2.3 Aspecto tecnológico. En el aspecto tecnológico, este sistema de información contribuye a reforzar la capacidad de interacción de los profesores y administrativos con las tecnologías de información y comunicación, ubicando a la institución en una posición más actualizada debido a que no se encontrará en desventajas frente a las otras instituciones que ya han implementado un sistema similar.

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recibir una capacitación para el manejo adecuado del sistema. También los padres de familia deberán ser preparados para poder acceder a la plataforma y revisar las observaciones realizadas por los profesores.

2.4 ANÁLISIS DE PARTICIPACIÓN

2.4.1 Beneficiarios. Una vez implementado el sistema de información, los principales beneficiarios de este proyecto serán el cuerpo administrativo y profesores de la institución, quienes son los encargados de manejar las transacciones diarias a nivel académico que se requieren para el adecuado funcionamiento de la institución, los cuales estarían con un profundo sentido de agradecimiento al obtener la solución a los problemas frecuentes en el área de ofimática que enfrentaban desde hace algunos años. En consecuencia con los padres de familias, también serán directamente beneficiados, ya que podrán obtener reportes confiables y oportunos a cerca del rendimiento de sus hijos en la institución.

2.4.2 Aliados. Por lo que respecta a los aliados de esta propuesta, se identifican: el Ministerio de educación nacional debido a que busca fortalecer y promover en las instituciones supervisadas el uso de sistemas de información para la gestión académica del sector educativo en todos sus niveles, otorgando un reconocimiento con el propósito de incentivar a las instituciones a obtener estadísticas claras, confiables y oportunas que facilite la toma de decisiones para el ministerio.

2.4.3 Opositores. Por otro lado, las empresas desarrolladoras de software de la ciudad de Valledupar se verían como los posibles opositores de la ejecución de este proyecto, debido a que con la elaboración de este sistema se reduce el terreno laboral de las mismas y en consecuencia la disminución de sus ingresos económicos.

2.5 OBJETIVOS DEL PROYECTO

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2.5.2 Objetivos específicos. Se plantean los siguientes objetivos específicos en esta tesis:

 Diagnosticar la situación actual de los procesos de gestión académicos en el colegio Mis Primeras Letras en la ciudad de Valledupar.

 Diseñar la base de datos de acuerdo a los módulos de la gestión académica.

 Desarrollar los módulos para gestionar los procesos de: matrícula, carga académica, notas, hojas de vida de estudiantes y profesores, observaciones disciplinarias, reportes académicos y horarios de clases.

 Gestionar los contenidos de las asignaturas, talleres, actividades complementarias, evaluaciones y foros, haciendo uso de la plataforma Moodle.

 Implementar el sistema de información bajo ambiente web con diseño adaptable para dispositivos móviles en la institución educativa.

2.6 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

En Valledupar el Colegio Mis Primeras Letras en su función de prestar el servicio de educación en básica primaria a una población de 240 estudiantes beneficiados directamente. En los últimos años ha tenido una baja en su calidad educativa y administrativa, debido a que no existe un sistema basado en las tecnologías de la información y las comunicaciones que gestione la administración y organización de los procesos académicos de forma integral. La empresa está interesada en mejorar su calidad del servicio educativo y pedagógico para la toma de decisiones oportunas y coherentes en un futuro.

Al respecto, los Profesores y padres de familia han sufrido las consecuencias de la inadecuada gestión y administración en la sección coordinación académica de la institución. Aun la coordinación de ella misma se ha sentido insatisfecha debido a que los reportes no son eficaces y eficientes en cuanto a la ejecución de ellos se refieren.

Por otro lado, debido a la evolución tecnológica en la gestión académica de las instituciones educativas y las nuevas necesidades por satisfacer, la institución no está siendo ajena a la competencia en su área de influencia, al observar que en otras instituciones con la misma o menor población han mejorado su sistema de administración académica y lo han enfocado a la gestión de una mejor calidad en el servicio.

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para la gestión sistemática de los procesos académicos, de este modo se eliminarían los inconvenientes que se presentan al momento de crear, almacenar, procesar, actualizar, y verificar la información correspondiente al nivel académico de los estudiantes.

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3. MARCO TEÓRICO

3.1 ANTECEDENTES

Diariamente las empresas se encuentran implicadas con procesos que se llevan a cabo para la realización de una tarea específica, algunos desarrollados de forma manual y otros de forma sistematizada. Para las empresas es fundamental que la calidad ofrecida por estos procesos provean resultados eficientes de la información suministrada por ellos, problemática que con el paso del tiempo se fue solucionando gradualmente y con ello se abrió paso a la evolución de los sistemas de información que hoy día forman parte fundamental de las pequeñas, medianas y grandes empresas que consideran la información un activo clave en el crecimiento de las mismas.

Con respecto a lo anterior, Chiavenato expresa que la información "es un conjunto de datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta el conocimiento de algo. En verdad, la información es un mensaje con significado en un determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona orientación a las acciones por el hecho de reducir el margen de incertidumbre con respecto a nuestras decisiones". [3]

En este sentido, el sistema de información es definido según Peña, como un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. [4]

De acuerdo con lo anterior, los sistemas de información juegan un papel de gran importancia hoy día, sobre todo en las empresas que manejan gran volumen de información y que dependen del procedimiento que se le dé a esta. Por otro lado, la apreciación de los usuarios depende, en gran estima, de la calidad en el tratamiento que se les dé a esta, debido a que esto permite, la obtención de estabilidad, control y satisfacción a los usuarios finales.

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comunicaciones a través de su programa en TIC confío, el cual busca promover el uso adecuado de la tecnología en las entidades educativas de nuestra nación. [5]

3.1.1 A nivel local. Se puede encontrar diferentes sistemas de información en lo referente a la gestión de procesos académicos en una institución, uno de ellos se encuentra con el nombre de GNOSOFT Académico implementado por la institución educativa Gimnasio del Norte. Este software permite gestionar y registrar toda la información de esta entidad educativa relacionada con el calendario académico, estudiantes, profesores, padres de familia, procesos de notas y reportes. Además ofrece la oportunidad de permitirles a los usuarios ver horarios por grados y profesores. [6]

Por otra parte, en la misma ciudad, se puede encontrar un sistema para la gestión virtual de los procesos académicos llamado GIMBOX, el cual es implementado por el instituto Gimnasio del Saber. Este sistema permite gestionar la carga de estudiantes, profesores, notas y reportes. Además, GIMBOX es enlazado con un módulo llamado SCHOOL PACK que permite a los profesores asignarles actividades extras a los estudiantes y reportar su calificación a la base de datos de GIMBOX. [7]

Al respecto existen algunos sistemas para la gestión académica elaborados por estudiantes de la Universidad Popular del Cesar como tesis de grado, entre ellos se encuentra: AcademicVOLD, realizado para la Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano del Litoral (CORPOINSTEL). Este sistemapermite a los estudiantes la gestión de la matrícula académica, ingreso y actualización de los datos personales, reporte académico y consulta de notas por asignatura; a los profesores le permite el registro de notas por asignatura y gestión de datos personales. Otra funcionalidad del sistema es que le permite a la parte administrativa ofertar nuevos cursos y horarios. [8]

VCNAAD es un sistema de gestión académica, desarrollado para la Institución Agrícola del Copey. Este vortal académico permite el registro y manipulación de notas tanto en los grados de primaria como en los grados de secundaria, carga académica de profesores y consulta de notas de los estudiantes por parte del acudiente. [9]

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gestionar y registrar toda la información de las entidades educativas, relacionada con estudiantes, profesores y padres de familia.

Al respecto SIIGO académico se adecua a cada tipo de calendario educativo facilitando el registro y la consulta de la información bajo múltiples formas de búsqueda, y posibilitando la autonomía al permitir crear formatos propios de certificados, constancias, folios de matrículas entre otros documentos mejorando así la calidad de servicio prestado a cada miembro de la comunidad educativa. Además SIIGO académico permite registrar variedad de datos. Para los estudiantes la solución gestiona información que incluye datos generales, evaluaciones, observaciones por materia y periodos entre otros. [10]

Por otro lado en la ciudad de Bogotá se encuentra el proyecto DIAMANTE ACADÉMICO, un aplicativo web que tiene como objetivo la sistematización de notas de los estudiantes de una entidad de educación es decir mantener en computador un registro de todos los alumnos con sus datos personales y sus notas periódicas con el fin de producir informes útiles para la Secretaría y la Dirección Académica, los profesores y los Padres de familia del plantel. Además de producir los boletines de notas en forma oportuna, es posible obtener informes estadísticos adicionales que permiten realizar análisis completos del rendimiento académico de los alumnos.

En este orden de ideas, DIAMANTE ACADÉMICO permite en cualquier momento consultar los datos personales de un alumno así como su situación académica, admite registrar las evaluaciones de los alumnos y observaciones de tipo actitudinal y de tipo académico por parte de profesores y coordinadores, logra llevar un seguimiento del alumno a través de los años de permanencia en el colegio e imprimir certificados de estudios de forma instantánea. Además la base de datos de alumnos que allí se genera será la base para todos los subsistemas que se ofrecen con este producto, tales como el control de pensiones, manejo de rutas, magnetización, historia clínica, entre otros. [11]

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3.1.3 A nivel internacional. Existe gran información de múltiples sistemas de información, entre ellos se encuentra: SISTAC es un sistema de gestión para colegios y establecimientos educativos en general, a través de la implementación de un conjunto de sistemas modulares desarrollados integralmente por profesionales peruanos, este sistema se adapta a colegios con necesidades y realidades muy distintas, desde 400 hasta 5000 alumnos, colegios privados, estatales, de distintas lenguas, congregaciones religiosas, entre otros. Cada nuevo cliente que se incorpora amplia las facilidades del programa e impulsa su desarrollo, por ende la flexibilidad de SISTAC sobrepasa las necesidades básicas de los colegios.

Al respecto, SISTACNET es el complemento de SISTAC o de cualquier sistema de gestión para consultar la información por internet e ingresar las notas del profesorado. Su bajo costo y alto rendimiento brinda la mejor alternativa para un centro educativo de vanguardia.

En este contexto, SISTAC es el módulo principal y también el nombre genérico del sistema. Es un poderoso sistema de gestión escolar y académica que permite automatizar gran parte de las tareas rutinarias y administrativas del personal Profesor del colegio. Ya sea instalado en un sistema cliente/servidor o mono usuario. Este sistema permite que los profesores ingresen las notas bajo diferentes modalidades directamente al sistema, llevar registros de inasistencia, conducta, datos médicos, datos de orientación, históricos, datos completos de alumnos, apoderados, tutores, cuerpo Profesor y administrativo, generación de todo tipo de informes: estadísticos, oficiales, inventarios, control total de tesorería, bancos, ficha del educando, entre otros. [13]

Otro software de gestión académica es ACADEMICSOFT, producto que fue creado por la empresa BYTECH S.A en el Salvador. ACADEMICSOFT es un sistema de gestión de escuelas basado en web para aumentar la eficacia, reducir gastos y mejorar la dirección y la administración. Esta plataforma fue creada específicamente para escuelas privadas, públicas y experimentales, así como para universidades. Este sistema le permite a las escuelas o colegios una total automatización de los procesos administrativos y académicos, ayuda a capacitar a los profesores y estudiantes con una plataforma de comunicación muy fácil de usar con la que el flujo de información dentro de la escuela se convierte en algo intuitivo y debido a sus innovaciones permite que los padres puedan mantenerse actualizados sobre el rendimiento y la asistencia de sus hijos.

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asistencia, lleva un control de la asistencia de los estudiantes, gestiona los grupos y salones de clases, permite registrar las notas de los estudiantes, gestiona horarios de estudiantes y profesores, entre otros. [11]

En este mismo contexto se encuentra EDMODO que es una plataforma social educativa que cuenta con herramientas informáticas para el escritorio y dispositivos móviles. Este sistema cuenta con las siguientes funcionalidades: compartir carpetas de archivos (con conexión directa con Google Drive o subidos directamente a esta plataforma) y enlaces, enviar mensajes (notas) adjuntando archivos de la librería, enviar alertas que se reflejarán en la agenda del grupo, asignar actividades estableciendo fechas límites de entrega, crear pruebas o cuestionarios, enviar encuestas, consultar el progreso de las notas asignadas a las actividades y pruebas propuestas, así como añadir otras notas obtenidas por otros procedimientos, como por ejemplo, pruebas escritas, observaciones de clase. Además, los padres pueden tener acceso a las notas de sus hijos. [14]

3.2 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

A continuación se define los términos básicos usados en el desarrollo de esta tesis:

3.2.1 MySQL. Es un sistema de administración de bases de datos relacional cuyas siglas en ingles se traslada a My Structured Query Language o Lenguaje de Consulta Estructurado. Este sistema es rápido, multiusuario y gratuito, dispone de funciones de volcado online e incorpora un gran número de funciones nuevas, convirtiéndose en la actualidad en una solución viable y de misión crítica para la administración de datos. [15]

3.2.2 Visual Studio. Según Microsoft; visual studio es una colección completa de herramientas y servicios que permiten crear una gran variedad de aplicaciones, tanto para plataforma de Microsoft como para otras plataformas, además, conecta todos los proyectos, equipos y partes interesadas, para así trabajar con agilidad y desde cualquier parte, independientemente de la herramienta de desarrollo. [16]

(27)

27

3.2.4 Bootstrap. Es un framework o conjunto de herramientas de software libre para diseño de sitios y aplicaciones web. Contiene plantillas de diseño con tipografía, formularios, botones, cuadros, menús de navegación y otros elementos de diseño basado en HTML y CSS, así como, extensiones de JavaScript opcionales adicionales. [18]

3.2.5 Tortoise. Software libre para Windows para el control de revisiones, basado en Apache Subversión (SVN). Se puede usar con cualquier herramienta de desarrollo y tipo de archive. [19]

3.2.6 Workbench. Herramienta visual unificada para los arquitectos de Bases de datos, desarrolladores y administradores de bases de datos, además proporciona el modelo de datos, desarrollo de SQL y herramientas completas de administración para la configuración del servidor, la administración usuarios, copia de seguridad, entre otros. [20]

3.2.7 Enterprise Architect. Herramienta grafica diseñada para ayudar a sus equipos a construir sistemas robustos y fáciles de mantener. [21]

3.2.8 Moodle. Sistema de gestión de aprendizaje online y gratuito que permite crear un sitio web que contenga cursos dinámicos para poder acceder al aprendizaje, en cualquier momento y en cualquier lugar. [22]

3.2.9 Gantter. Herramienta de gestión de proyectos online que permite guardar y compartir los proyectos en la nube en cualquier momento y desde cualquier lugar. [23]

3.2.10 Google code. Sitio de google para desarrolladores, que permite almacenar y guardar códigos fuentes abiertos.

3.2.11 Joomla. Sistema de gestión de contenido (videos, fotos, música, documentos, foros, encuestas, blogs, formularios) que permite construir sitios web dinámicos e interactivos. [24]

(28)

28

3.2.13 ORM. El mapeo objeto-relacional o por sus siglas en ingles Object-Relational mapping, es una forma automática de conectar un modelo de objetos a una base de datos relacional, mediante el uso de información estructurada y organizada. [25]

3.2.14 Wampserver. Es un entorno de desarrollo web de Windows que permite crear aplicaciones web usando las herramientas; un servidor (apache), lenguaje de programación (php), gestor de base de datos (MySQL) y PhpMyAdmin quien administra de forma sencilla dicha bases de datos. [26]

3.2.15 Javascript. Es un lenguaje de desarrollo de aplicaciones cliente/servidor (usado principalmente del lado del cliente) a través de internet. JavaScript reconoce eventos para realizar determinada acción creada por el usuario, definiendo así un sistema interactivo y con mejoras en la interfaz. [27]

3.2.16 Jquery. Es un framework o librería de JavaScript, libre y de código abierto, del lado del cliente. El objetivo de jquery es simplificar los comandos comunes de JavaScript, “escribir menos para hacer más”. [28]

(29)

29

4. MARCO METODOLÓGICO

4.1 TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

Para la realización de este proyecto se llevará a cabo una investigación proyectiva [29], debido a que existe una necesidad de tipo práctico, la cual se busca solucionar óptimamente a través de: un diagnóstico preciso de las necesidades, identificación de los procesos causales que han originado las condiciones actuales del colegio y por último con base en esta información se crea la solución capaz de producir los cambios deseados en la gestión de los procesos académicos.

4.2 POBLACIÓN Y MUESTRA

Se define como población al recurso humano relacionado con los procesos académicos del Colegio Mis Primeras Letras, la cual se encuentra conformada por una población aproximada de 494 personas, distribuidas de la siguiente manera:

 Un coordinador

 Un director

 Dos secretarias

 Diez profesores

 240 estudiantes

 240 acudientes

De acuerdo con lo anterior se realizó el cálculo del tamaño de la muestra haciendo uso de siguiente formula:

𝑛 = 𝑁𝜎

2_𝑍2

(𝑁 − 1)𝑒2_{+ 𝜎}2_𝑍2

Donde:

𝑛 = Tamaño de la muestra. 𝑁 =Tamaño de la población.

𝜎 =Desviación estándar de la población.

(30)

30 De ahí que:

𝑛 = ? 𝑁 =494 𝜎 =0.5 𝑍 =1.96 𝑒 =0.7

Por consiguiente:

𝑛 = 494 ∗ 0,5

2_{∗ 1,96}2

(494 − 1)0,072_{+ 0,5}2_{∗ 1,96}2 =

474,4376

3.3761 = 140,5283

Finalmente se obtuvo una muestra de 140 personas de las cuales se tomará la cantidad por grupo a conveniencia del proyecto.

4.3 INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

Para lograr la recolección de la información requerida se hizo uso de la observación directa, ya que se realizaron constantes visitas al centro educativo para analizar la forma en que se gestionan los procesos académicos, el registro y administración de los datos y conocer los formatos usados en la gestión académica. Por otro lado, se realizó una entrevista al coordinador del colegio con el objetivo de corroborar lo observado, para ello se le hicieron preguntas que permitieran exponer las inquietudes que se han presentado en su periodo laboral vigente. (Ver anexo C)

4.4 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO

La metodología seleccionada para este proyecto fue adaptada de la metodología XP (Extreme Programming) [30], Programación Extrema, ya que forma parte del desarrollo ágil de software, que se basa en la adaptabilidad de cualquier cambio como medio para aumentar las posibilidades de éxito del proyecto.

Además, esta metodología tiene los siguientes principios:

(31)

31

 Colaborar con el cliente en lugar de la negociación de contratos.

 Responder abiertamente al cambio en lugar de seguir un plan cerrado.

Por otro lado, la mejor manera de reflejar las diferentes posturas sobre las preferencias de la programación extrema, es hacer referencia a una encuesta realizada por IBM en octubre del año 2000 como lo muestra la figura 1, donde se formulaba precisamente la opinión de profesionales sobre este método de programación.

Figura 1. Opiniones de IBM a cerca de la Programación Extrema

Fuente: Una explicación de la Programación extrema: aceptar el cambio. Kent Beck.

A. Lo he probado y no me gusta nada

B. Es una mala idea, no puede funcionar nunca

C. Es una buena idea, pero no funcionará

D. Lo he probado y me gusta mucho.

De acuerdo con la figura 2, para la aplicación de este proyecto se implementará las siguientes fases, las cuales son iterativas e incrementales:

(32)

32

utilizarán en el proyecto. Para el desarrollo de esta fase se desarrollan los siguientes ítems:

 Se priorizan las historias de usuarios y se acuerda el alcance del primer prototipo. Los programadores estiman cuánto esfuerzo requiere cada historia y a partir de allí se define el cronograma. Se deben incluir varias iteraciones para lograr un prototipo.

 Se fija un cronograma con un número de iteraciones, cada uno toma de una a cinco semanas en ejecución. La primera iteración crea un diseño con la arquitectura del sistema de información completo, seleccionando las historias que harán cumplir la construcción de la estructura de este. Se seleccionan las historias para cada iteración. Las pruebas funcionales creadas se ejecutan al final de cada iteración. Al final de la última iteración el sistema deberá estar listo para funcionar.

Figura 2. Proceso de la Programación Extrema

Fuente: Roger S. Pressman, Ingeniería del Software, Pág. 85.

4.4.2 Fase de Diseño. En esta fase se desarrollarán los siguientes ítems:

 Realizar el diagrama del caso de uso del sistema.

(33)

33

 Plantear el sistema de información teniendo en cuenta los requerimientos de escalabilidad, usabilidad, amigabilidad, mantenibilidad y además las buenas prácticas de la programación extrema tales como: programación en parejas, integración continua y diseño simple.

 Diseñar la base de datos del sistema de información.

 Explorar el diseño del sistema basado en una arquitectura por capas.

 Realizar las representaciones gráficas de las interfaces de interacción entre el usuario y el sistema de información de acuerdo a las historias de usuarios.

4.4.3 Fase de Codificación. En esta etapa se desarrollarán los siguientes ítems:

 Construir pruebas unitarias por cada historia de usuario.

 Codificar las historias de usuarios.

 Construir un prototipo.

4.4.4 Fase de Pruebas. En esta etapa se desarrollarán los siguientes ítems:

 Aplicar pruebas de aceptación de acuerdo a los criterios de las historias de usuarios por el cliente.

(34)

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5. COSTOS DEL PROYECTO

En las tablas 2, 3, 4, 5 y 6 se muestra el costo del proyecto de acuerdo a los materiales, equipos, software y recurso humano a utilizar.

Tabla 2. Costos del Proyecto (Materiales)

Material Cantidad Costo en $

Papelería / Impresiones - 100.000

Fotocopias - 20.000

Transporte - 108.000

Total 228.000

Fuente: Elaboración propia, 2014

Tabla 3. Costos del Proyecto (Equipos/Hardware)

Equipo Cantidad Costo en $

Portátil 2 3.000.000

Smartphone 1 300.000

Total 3.300.000

Tabla 4. Costos del Proyecto (Software)

Software Cantidad Costo en $

Mysql 1 0

Visual Studio Express

2013 1 0

Plan de hosting +

dominio 1 120.000

Plantilla Joomla 1 0

Total 120.000

(35)

35 Tabla 5. Costos del Proyecto (Recurso Humano)

Actividad Personas Costo

Hora en $

Horas trabajadas

(h/mes)

Meses trabajados

Costo en $

Autores 2 25.000 90 9

40.500.000

Director 1 50.000 30 9 13.500.000

Total 54.000.000

Tabla 6. Costos Totales del Proyecto

Concepto Costo en $

Materiales 228.000

Equipos/hardware 3.300.000

Software 120.000

Recursos Humanos 54.000.000

Total 87.348.000

(36)

36

6. NIVEL DE DESARROLLO CIENTÍFICO - TECNOLÓGICO

6.1 DESARROLLO DE LAS FASES DE LA METODOLOGÍA PROPUESTA

6.1.1 Fase de planeación. Para la fase de planeación se realizaron las historias de usuarios que cumplen un papel importante dentro de la metodología ágil XP. Con la ayuda del cliente, en las historias de usuarios, se describen los requerimientos funcionales que el sistema debe poseer. A continuación, se muestran las historias de usuario donde se especifican: el nombre, los usuarios involucrados, la prioridad en el negocio, el riesgo en el negocio, la descripción y las observaciones estas deben tener. (Ver las tablas 7 al 25)

Tabla 7. Historia 1: Gestionar asignaturas

Número: 1 Nombre: Gestionar asignaturas Usuario: Administrativo / Profesor / Acudiente / Súper usuario

Prioridad en Negocio: Baja / Media / Alta Riesgo en desarrollo: Baja / Media / Alta Descripción:

El sistema debe permitir a los usuarios registrar, consultar, actualizar y eliminar las asignaturas de la institución educativa.

Observación:

Para poder registrar las asignaturas deben de existir los grados.

Tabla 8. Historia 2: Gestionar grupos

Número: 2 Nombre: Gestionar grupos

Usuario: Administrativo / Profesor / Acudiente / Súper usuario

Prioridad en Negocio: Baja / Media / Alta Riesgo en desarrollo: Baja / Media / Alta

Descripción:

El sistema debe permitir a los usuarios registrar, eliminar, modificar y consultar los respectivos grupos del colegio. Los cuales deben de contener la siguiente información identificación del grupo, código del grado asignado, año y jornada en que existe.

Observación:

(37)

37 Tabla 9. Historia 3: Gestionar personas

Número: 3 Nombre: Gestionar personas

Prioridad en Negocio: Baja / Media / Alta

Riesgo en desarrollo: Baja / Media / Alta Descripción:

 Administrativo: El sistema debe permitir registrar, consultar, modificar y eliminar los estudiantes, acudientes y profesores en el sistema.

 Súper usuario: El sistema debe permitir registrar, consultar, modificar y eliminar los estudiantes, acudientes, profesores y administrativos en el sistema.

Observaciones:

 El usuario raíz del sistema debe ser el súper usuario, por lo tanto al implementarse debe existir obligatoriamente el registro de este.

 En el sistema, de forma automática, después del registro o actualización de una persona se debe generar la identificación de su usuario, el cual debe ser el mismo con el que hizo el registro como persona, y una contraseña predeterminada en la base de datos.

Tabla 10. Historia 4: Gestionar periodos

Número: 4 Nombre: Gestionar periodos

El sistema debe permitir a los usuarios registrar, consultar y eliminar los periodos académicos. Observación:

Ninguna

Tabla 11. Historia 5: Gestionar bitácoras

Número: 5 Nombre: Gestionar bitácoras

El sistema debe permitir consultar, filtrar y vaciar todos los eventos registrados en la bitácora del sistema.

Observación:

 En el sistema debe permitir registrar de forma automática cada evento o acción realizada: tales como registrar, consultar, modificar y eliminar registros del sistema. La bitácora debe tener la siguiente información: fecha, sección, identificación y nombre del usuario e que realizó la acción y que información fue afectada.

(38)

38 Tabla 12. Historia 6: Gestionar usuarios

Número: 6 Nombre: Gestionar usuarios

 Administrativo: El sistema debe permitir consultar y actualizar la contraseña de los usuarios registrados con los roles como acudiente, profesor y estudiantes.

 Súper usuario: El sistema debe permitir consultar, modificar y eliminar los todos los usuarios del sistema.

Observación:

Ninguna

Tabla 13. Historia 7: Gestionar matriculas

Número: 7 Nombre: Gestionar matriculas

Descripción:

El sistema debe permitir a los usuarios registrar, consultar, modificar y eliminar las matriculas académicas de los estudiantes y las delegaciones de asignaturas en sus respectivos grupos a los profesores.

Observaciones:

(39)

39 Tabla 14. Historia 8: Gestionar reportes

Número: 8 Nombre: Gestionar reportes

Riesgo en desarrollo: Baja / Media / Alta

Descripción:

 Administrativo y Súper usuario: El sistema debe permitir a los usuarios:

 Generar un archivo por estudiante del reporte académico (boletín) y dar la opción de emitirlos por grupo.

 Generar la hoja de vida por estudiante.

 Generar un archivo por profesor de su hoja de vida.

 El sistema debe generar un quinto periodo que compute las notas de los periodos anteriores de cada estudiante.

 Acudiente: El sistema debe permitir visualizar e imprimir los reportes académicos de los estudiantes que tenga en estado activo dentro de la institución.

Observaciones:

 De forma automática, el sistema debe habilitar a los acudientes, en la sesión de reportes de su cuenta, los informes académicos de los estudiantes que este tiene en la institución.

 El boletín o reporte debe contener los datos básicos del estudiante, los logros alcanzados con sus respetivas descripciones y notas por asignatura en el periodo seleccionado.

 Todos los profesores deben emitir sus notas respectivas para que el reporte se pueda generar. No pueden quedar campos vacíos ni asignaturas sin calificar.

 En caso de ser un docente al que se le realiza la operación de generar su hoja de vida la información a mostrar deben ser los datos personales, materias asignadas, experiencia laboral y observaciones durante su periodo laboral. Estas dos últimas pueden ser modificadas al momento de generarse la consulta. En caso de ser un estudiante la información será: datos personales, datos del acudiente e historial de observaciones disciplinarias.

Tabla 15. Historia 9: Gestionar grados

Número: 9 Nombre: Gestionar grados

Riesgo en desarrollo: Baja / Media / Alta

Descripción:

El sistema debe permitir a los usuarios registrar, eliminar, modificar y consultar los respectivos grados del colegio.

Observación:

(40)

40

Tabla 16. Historia 10: Gestionar observaciones disciplinarias

Número: 10 Nombre: Gestionar de observaciones disciplinarias Usuario: Administrativo / Profesor / Acudiente / Súper usuario

Descripción:

 Súper usuario, Administrativo y Profesor: El sistema debe permitir a los usuarios registrar, eliminar y consultar las observaciones disciplinarias, y además, debe generar un archivo con las respectivas observaciones disciplinarias.

 Acudientes: El sistema debe permitir a los usuarios consultar y generar un archivo en determinado periodo académico con las respectivas observaciones disciplinarias de los estudiantes que este tiene matriculados actualmente en la institución.

Observaciones:

 El registro de las observaciones deberá tener la siguiente información: Identificación de los estudiantes y profesores, asignatura que el profesor dicta, fecha en que se hizo y la respectiva descripción de ella.

Tabla 17. Historia 11: Gestionar logros académicos

Número: 11 Nombre: Gestionar logros académicos Usuario: Administrativo / Profesor / Acudiente / Súper usuario

El sistema debe permitir a los usuarios registrar, consultar, eliminar y modificar los logros académicos de la institución.

Observación:

 Los logros deben contener la siguiente información: Identificación del logro, descripción, grado y código de la asignatura a la que se referencia y su respectiva descripción.

 Para poder registrar los logros deben estar los grados y las asignaturas registradas en el sistema.

Tabla 18. Historia 12: Gestionar notas

Número: 12 Nombre: Gestionar notas

El sistema debe permitir registrar, consultar y eliminar las respectivas notas de cada estudiante de acuerdo a la asignatura y el periodo.

Observación:

 Para el caso del profesor, solo puede establecer las notas a los estudiantes que están cursando las asignaturas que este tenga matriculadas.

(41)

41

Tabla 19. Historia 13: Consultar asignaturas de profesores

Número: 13 Nombre: Consultar asignaturas de profesores Usuario: Administrativo / Profesor / Acudiente / Súper usuario

Al seleccionar un profesor el sistema debe mostrar todas las asignaturas que tiene habilitadas y que está dictando.

Observación:

Ninguna

Tabla 20. Historia 14: Consultar asignaturas por grados

Número: 14 Nombre: Consultar asignaturas por grados Usuario: Administrativo / Profesor / Acudiente / Súper usuario

Al seleccionar un grado, el sistema debe mostrar las materias que se le hallan asignado. Observación:

Ninguna

Tabla 21. Historia 15: Desarrollar plataforma educativa

Número: 15 Nombre: Desarrollar plataforma educativa Usuario: Ninguno

Prioridad en Negocio: Baja / Media / Alta Responsables: Desarrolladores

Se requiere el desarrollo de una plataforma educativa basada en un sitio web, que permita a los profesores subir contenidos como: talleres, documentos, evaluaciones, foros, entre otros, para que el estudiantes lo desarrolle como actividades complementarias.

Observación:

(42)

42

Tabla 22. Historia 16: Consultar estudiantes por asignaturas

Número: 16 Nombre: Consultar estudiantes por asignaturas Usuario: Administrativo / Profesor / Acudiente / Súper usuario

 Administrativo y Súper usuario: El usuario debe seleccionar un profesor, un grupo y una asignatura que este tenga matriculada y luego el sistema debe mostrar los estudiantes que están viendo esa asignatura en el grupo.

 Profesor: El usuario debe seleccionar un grupo y una asignatura que este tenga matriculada y luego el sistema debe mostrar los estudiantes que están viendo esa asignatura en el grupo. Observaciones:

 La información de los estudiantes a mostrar en el listado seria nombres, apellidos e identificación.

 El sistema debe dar la opción de generar un archivo de la consulta realizada.

Tabla 23. Historia 17: Consultar estudiantes por acudientes

Número: 17 Nombre: Consultar estudiantes por acudientes Usuario: Administrativo / Profesor / Acudiente / Súper usuario

 Administrativo y Súper usuario:

El usuario al seleccionar un acudiente, el sistema debe mostrar los estudiantes que este tiene matriculados actualmente en la institución.

 Acudiente:

El sistema debe mostrar los estudiantes que este usuario tiene matriculados actualmente en la institución.

Observaciones:

Ninguna

Tabla 24. Historia 18: Consultar profesores por grados

Número: 18 Nombre: Consultar profesores por grados Usuario: Administrativo / Profesor / Acudiente/ Súper usuario

Al seleccionar un grado, el sistema debe mostrar los profesores con su información básica. Observación:

(43)

43 Tabla 25. Historia 19. Desarrollar un sitio web

Número: 15 Nombre: Desarrollar un sitio web

Usuario: Ninguno

Responsables: Desarrolladores

El sistema de información debe tener un sitio web principal que enlace las plataformas del colegio. Este debe permitir a toda la comunidad educativa e interesados tener acceso a toda la información general de la institución. Tal como: valores institucionales, misión, visión, manual de convivencia, noticias de eventos y difusión, cursos ofertados con sus respectivos horarios, una galería fotográfica, ubicación en el mapa y un módulo de contactos.

Observación:

Este sitio debe diseñarse para que sea visible tanto en las computadoras como en los dispositivos móviles.

(44)

(45)

45

Figura 4. Diagrama de gannt del cronograma de iteraciones

(46)

46

6.1.2 Fase de diseño. Con la intención de que el sistema sea: mantenible, abierto a integración continua y que permita el desarrollo en equipo de forma paralela, se seleccionó un versionador llamado TortoiseSVN, con repositorio en el sitio de google para desarrolladores de códigos fuentes llamado Google Code.

 Respecto a los requerimientos de amigabilidad y usabilidad del sistema, se empleará un framework de twitter llamado Bootstrap, el cual es un conjunto de herramientas de software libre para diseño de sitios y aplicaciones web con un formato llamativo y adaptable a dispositivos móviles.

 Para el diseño de la plataforma educativa, la cual deberá gestionar los contenidos de las asignaturas, talleres, actividades complementarias, evaluaciones y foros, se hizo uso del sistema de gestión de aprendizaje Moodle

que permite crear un sitio web para acceder al aprendizaje, en cualquier momento y en cualquier lugar.

(47)

47 Figura 6. Diagrama de caso de uso del sistema

uc Diagrama - Caso de uso del sistema

Sistema de información

Acudiente

Administrativ o Gestionar

asignaturas Gestionar

bitacoras Gestionar grados

Gestionar grupos

Gestionar logros

Gestionar matriculas

Gestionar notas Gestionar observ aciones

Gestionar periodos

Gestionar personas

Gestionar reportes

Docente Super usuario

Gestionar usuarios

Gestionar contenidos en

sitio w eb

(48)

48

 Por otro lado, para diseñar la base de datos del sistema de información, se utilizó

MySQL Workbench, en su versión 6.1.7, la cual es una herramienta visual de diseño de bases de datos como lo ilustra la Figura 7:

(49)

49

 Descripción de las tablas de la Bases de datos: En las tablas del 26 al 39 se explica el contenido correspondiente a la base de datos que se muestra en la figura 7.

Tabla 26. Asignatura

ASIGNATURA Esta tabla almacena los datos de las asignaturas que se dictan en el colegio NOMBRE DEL

CAMPO DESCRIPCIÓN TIPO REQUERIDO

LLAVE PRIMARIA

LLAVE FORÁNEA

id Identificación de la asignatura

que se va registrar VARCHAR(11) SI SI NO nombre Nombres de la asignatura VARCHAR(30) SI NO NO

horas Horas semanales de la

asignatura VARCHAR(4) SI NO NO

Tabla 27. Usuarios

USUARIOS Esta tabla almacena los datos necesarios de un usuario para poder iniciar sesión en el sistema NOMBRE

DEL CAMPO DESCRIPCIÓN TIPO REQUERIDO

id Identificación del usuario en el

sistema VARCHAR(15) SI SI NO

password Contraseña de acceso al sistema del

usuario VARCHAR(30) SI NO SI

acceso Indicador para la autorización al inicio al sistema

Tabla 28. Personas

PERSONAS

Esta tabla almacena los datos de las siguientes personas: profesores, estudiantes, administrativos y acudientes.

OBSERVACIÓN: Esta tabla contiene un disparador (InsertaUser) que se ejecuta después del registro de una persona, almacenando en la tabla usuarios la identificación y una contraseña predeterminada como: 1234

NOMBRE

id Identificación de la persona en el _sistema VARCHAR(15) SI SI NO id-tipo Tipo de identificación de la persona VARCHAR(2) NO NO NO nombres Nombres de la persona VARCHAR(30) SI NO NO apellidos Apellidos de la persona VARCHAR(30) SI NO NO teléfono Teléfono de la persona INT(11) NO NO NO cel Numero celular de la persona VARCHAR(10) NO NO NO

email E-mail de la persona VARCHAR(30) NO NO NO

dirección Dirección residencial de la persona VARCHAR(30) SI NO NO

sexo Sexo de la persona CHAR(1) SI NO NO

rol Tipo de usuario de la persona en el

sistema VARCHAR(30) SI NO NO

rol-secundario Tipo de usuario secundario de la

persona en el sistema VARCHAR(30) SI NO NO

edad Edad de la persona VARCHAR(3) NO NO NO

f-naci Fecha de nacimiento de la persona VARCHAR(15) NO NO NO jornada

Jornada del día en la que desempeña sus labores dentro del

colegio

(50)

50 Tabla 29. Bitácora

BITÁCORA Esta tabla almacena todos los eventos realizados por los siguientes usuarios: docente, administrativos y súper usuario

NOMBRE

id-bitácora

Número de identificación generado por el sistema para una acción

realizada

INT SI SI NO

sección Hace referencia al módulo donde se

realizó la acción VARCHAR(20) NO NO NO acción Evento realizado en el sistema por un

usuario VARCHAR(13) NO NO NO

usuario Tipo de usuario que llevó a cabo una

acción VARCHAR(20) NO NO NO

id-usuario Identificación del usuario que llevó a

cabo una acción VARCHAR(16) NO NO NO

fecha Fecha en la que se llevó a cabo la

acción VARCHAR(15) NO NO NO

observación Descripción de lo que se realizó en el

evento TEXT NO NO NO

Tabla 30. Grados

GRADOS Esta tabla almacena los datos de los grados escolares existentes en el colegio NOMBRE

id-grado Número de identificación del _grado VARCHAR(3) SI SI NO nom-grado Nombre descriptivo del grado VARCHAR(14) SI NO NO

Tabla 31. Matricula 1

MATRICULA1 Esta tabla almacena los datos de las materias asignada a los docentes en determinado grupo NOMBRE

referencia Numero referencia generada por el

sistema para una materia registrada INT(11) SI SI NO id-asignatura Número de identificación de la

asignatura VARCHAR(11) SI NO SI

id-grupo Número de identificación del grupo VARCHAR(5) SI NO SI id-profesor Número de identificación del profesor

que va a dictar la asignatura VARCHAR(11) NO NO SI

Tabla 32. Matricula 2

MATRICULA2 Esta tabla almacena los datos de los acudientes y estudiantes matriculados en un grupo determinado

NOMBRE

referencia

Numero referencia generado por el sistema para el registro de matrícula

de un estudiante

INT(13) SI SI NO

id-estudiante Número de identificación del _{estudiante matriculado} VARCHAR(11) SI NO SI id-grupo Grupo en el que el estudiante fue

matriculado VARCHAR(3) SI NO SI

id-acudiente

Número de identificación del acudiente del estudiante matriculado

en el colegio