MICROSOFT ACCESS 2007
Base de datos.Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2007 o superior tienen la extensión .ACCDB para que el computador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes se pueda obtener información sobre los pedidos de éstos.
Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Si se considera una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:
Campos
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro 1 1 Luis Grande López C/ Germanías, 23 46723
Registro 2 2 Marta Martinez pérez C/ Mayor, 34 46625
Registro 3 3 Francisco Delgado López C/ Valle, 56 46625
Registro 4 4 María Ascencio Torres C/ Franciscano, 67 46521
Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.
Por ejemplo, se podría crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.
Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios, pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes.
Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Páginas.
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.
Macros.
Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podría crearse una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.
Módulos.
Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programación con Access.
Crear una base de datos
Para crear una nueva base de datos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla).
Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access. Seleccionar la opción Base de datos en blanco.
En la parte inferior también se podrá seleccionar una
plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.
A continuación aparecerá un panel a la derecha de la pantalla, Indicar el Nombre de archivo de la base de datos.
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo, hacer clic en el botón Buscar ubicación .
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde se va a guardar la base de datos.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre de la base de datos. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo y regresará a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. Presionar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará una nueva base de datos que Access asignará la extensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para empezar a rellenar con datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
A la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde se puede seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio sólo se encuentra Tabla1 que Access creará por defecto.
Puede ocultarse haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel se puede seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.
Cerrar la base de datos.
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botón de Office y presionar el botón Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.
Sin cerrar Access:
En el Botón de Office, elegir la opción Cerrar base de datos.
Abrir una base de datos.
Se puede abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Elegir la opción Abrir...
Desde los documentos recientes del Botón de Office:
Desplegar el menú del Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron bajo el título de Documentos recientes.
Desde la ventana de Introducción a Microsoft Office Access:
Abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio → Todos los Programas aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.
En la parte derecha en el marco Abrir base de datos reciente.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.
Crear tablas de datos
Para crear una tabla de datos hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco
Tablas podremos seleccionar las siguientes opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que se introduzca en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseño es el método que se detalla posteriormente.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo para rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que se podrá compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que tendrá y otras consideraciones como claves, etc...
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:
En la pestaña se tiene el nombre de la tabla (cuando no se le ha asignado un nombre a la tabla, Access le asigna Tabla1).
A continuación se tiene la rejilla donde se definen las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla se define la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior se tiene a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que se está definiendo.
Y a la derecha se tienen un recuadro con un texto que da algún tipo de ayuda sobre lo que se tiene que hacer, por ejemplo si el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access indica que el nombre de un
campo puede tener hasta 64 caracteres.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al presionar la tecla ENTER pasa al tipo de datos, por defecto pone Texto como tipo de dato. Si se quiere cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
A continuación presionar la tecla ENTER para ir a la tercera columna de la cuadrícula.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.
Tipos de datos.
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.
Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda del punto decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
El asistente para búsquedas
En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que está extraído de una lista de valores válidos para ese campo. Por ejemplo un campo Genero con los valores H o M, un campo Departamento con los valores (San Salvador, Santa Ana, San Miguel, etc...). Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que uno define (sería el caso del campo genero) o también puede ser una lista de valores extraídos de una tabla existente en una base de datos (podría ser el caso del campo Departamento si se tiene una tabla de
Departamento).
En Access se puede definir esta lista de valores válidos de una forma cómoda y rápida utilizando el Asistente para búsquedas. Para arrancar el asistente hay que posicionarse en la
ventana de diseño de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extraídos de la lista y seleccionar el tipo Asistente para búsquedas...
A continuación aparece la primera pantalla del asistente donde pide si se quiere obtener los valores de una tabla o consulta o si se quiere escribir los valores.
Columna de búsqueda basada en una lista de valores
Una vez introducidos todos los valores presionar en el botón Siguiente> para pasar a la última pantalla donde permite cambiar el nombre de la columna.
Luego hacer clic en el botón Finalizar. La pestaña Búsqueda - Lista de valores
Con el asistente se ha definido el campo con una lista de búsqueda basada en una lista de valores, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaña Búsqueda:
Las propiedades más importantes indican lo siguiente:
Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo, este aparecerá como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores.
Tipo de origen de la fila: puede ser una lista de valores introducidos.
Origen de la fila: en esta propiedad se tienen los diferentes valores de la lista separados por un punto y coma
Columna dependiente: Se puede definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indica es el número de orden de la columna.
Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor Sí tomará la primera fila de valores como fila de encabezados.
Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.
Filas en lista: indica cuántas filas se quiere que se visualicen cuando se despliega la lista.
Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista.
Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No se puede introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si se indica Sí obliga a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.
Mostrar solo valores de origen de la fila: Muestra sólo los valores que coinciden con el origen de la fila.
Columna de búsqueda basada en una tabla
Después de presionar el botón Siguiente aparece una ventana. Donde se selecciona la tabla o consulta desde la que se quiere obtener los datos.
En el recuadro Ver, si se selecciona Tablas, sólo aparecen las tablas definidas en la base de datos, si se selecciona
Consultas sólo aparecen las consultas y si se selecciona Ambas
aparecen tanto las tablas como las consultas.
Después de presionar el botón Siguiente aparece la pantalla donde se seleccionan las
columnas que
aparecerán en la lista. En la ventana se tiene en la lista de la izquierda, las columnas de la tabla o consulta elegida y en la lista de la derecha ir colocando las columnas que se
quieren aparezcan en la lista de búsqueda.
Para seleccionar una columna hacer clic sobre ella para que esté resaltada y después presionar el botón para pasar la columna resaltada a la lista de la derecha.
El botón permite pasar todas las columnas de la izquierda a la derecha.
El botón permite quitar una columna de la lista de la derecha.
El botón permite quitar todas las columnas de la derecha.
Cuando se hayan incluido las columnas presionar el botón Siguiente>.
Dando clic en
Siguiente se podrá elegir si los campos de la lista se ordenaran
ascendente o
Aparecerá una ventana donde se podrá ajustar el ancho de las columnas antes de llegar a la última pantalla.
La pestaña Búsqueda - lista basada en una tabla
Con el asistente se ha definido el campo con una lista de búsqueda basada en una tabla, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaña Búsqueda:
Las propiedades que aparecen son las mismas que en el caso de una lista de valores.
Lo único que cambia es el tipo de origen de la fila, es Tabla/Consulta, y el Origen de la fila, el asistente ha generado la instrucción SQL necesaria para obtener de la tabla origen las columnas que formarán parte de la lista de valores.
Nota: En el ejemplo se ha creado una lista compuesta por dos columnas de las cuales la primera será la que contiene el valor a almacenar en el campo, por lo que se indica en la propiedad Columna dependiente.
La clave principal
Antes de guardar la tabla se debe asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve de identificador de registros de forma que con esta clave se pueda saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No se puede definir más de una clave principal, pero si se puede tener una clave principal compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicando que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si se quiere definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos presionando
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando se quiera insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no permite crear la nueva fila y devuelve un error.
.
Guardar una tabla.
Para guardar una tabla:
Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.
O hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si no se ha asignado clave principal antes de guardar la tabla, aparece un cuadro de diálogo avisando de ello, y preguntando si se quiere que Access cree una, si se le dice que Sí, añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si se le dice que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatoria.
Cerrar una tabla.
Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.
2. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña.
Ejercicio. Crear, abrir y cerrar una base de datos
Objetivo:Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos de Access 2007.
1. Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco en la ventana de Introducción a Microsoft Office Access. También en el Botón de Office y hacer clic en la opción Nuevo.
2. En el panel Base de datos en blanco, hacer clic en el botón Buscar ubicación . Se abrirá el cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos.
3. Hacer clic sobre el icono .
5 Presionar el botón para crear una nueva carpeta y llámala Mis ejercicios.
6 Hacer doble clic sobre la carpeta Mis ejercicios para entrar en ella.
7 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el siguiente nombre: Materias.
8 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
9 Presionar el botón Crear. Observar la nueva base de datos llamada Clases.accdb preparada para crear una tabla.
Para cerrar la base de datos:
1. Abrir el Botón de Office.
2. Presionar el botón Salir de Access.
Volver a abrir la base de datos, para ello, volver a abrir el programa desde su icono en el Escritorio o desde Inicio → Todos los Programas.
Abrir una BD existente.
1. En la pantalla de Introducción hacer clic sobre el nombre de la base de datos en el marco Abrir base de datos reciente.
2. En el recuadro Buscar en: ubicarse en la carpeta Mis documentos. 3. Hacer clic sobre el archivo Clases.accdb.
4. Hacer clic sobre el botón Abrir.
Ejercicio Crear una tabla de datos
Objetivo.
Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access 2007.
1 Si no está abierto Access 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.
2 Abrir o crear la base de datos Clases.accdb.
Crear dos tablas en la base de datos. Una tabla se llamará alumnado y la otra tabla la de cursos. Para crear la tabla Alumnado:
3 Hacer clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear.
O bien hacer clic sobre el botón Tabla de la pestaña Crear, y luego ve a la vista de Diseño haciendo clic en Vista Diseño desde la pestaña Hoja de datos o desde la barra de estado.
4 En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Código alumnado.
5 Presionar la tecla ENTER para ir a la segunda columna del campo.
6 Por defecto al situarse en la segunda columna pondrá Texto como tipo de dato, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegir el tipo Autonumérico.
7 Presionar la tecla ENTER para ir a la tercera columna del campo, esta no se utilizara. Tampoco cambiar por ahora las propiedades de este campo.
8 Presionar la tecla ENTER para ir al siguiente campo.
9 Escribir Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. Dejar el tipo texto e ir la tercera columna.
10 En la columna Descripción de la rejilla escribir el texto Introducir el nombre del alumno. Presionar ENTER para pasar a la siguiente columna.
11 Escribir Apellidos alumnado.
12 Presionar FLECHA ABAJO para pasar a la fila siguiente.
13 Crear a partir de ahora los siguientes campos: Dirección, Ciudad que serán todos ellos de tipo
Texto.
14 Crear a continuación el campo Teléfono de tipo Número.
15 Crear a continuación el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora.
Luego definir el campo Código alumnado como Clave principal ya que no se puede tener dos alumnos/ as con el mismo código. Pueda que Access haya puesto automáticamente el primer campo como clave principal.
16 Hacer clic sobre el nombre del campo Código alumnado.
17 Hacer clic sobre el botón Clave principal de la pestaña Diseño.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicando que dicho campo es la clave principal de la tabla.
GUARDAR LA TABLA.
19 Elegir la opción Guardar.
20 Cuando pida el nombre de la tabla, escribir Alumnado.
21 Hacer clic sobre el botón Aceptar. CERRAR LA TABLA.
22 Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla.
23 En el menú desplegable seleccionar Cerrar. CREAR LA SEGUNDA TABLA:
24 Hacer clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear.
25 En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Código materia. 26 Presionar la tecla ENTER para ir a la segunda columna del campo.
27 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Número.
28 Presionar la tecla ENTER para ir a la tercera columna del campo, pero no se utilizara. Tampoco cambiar de momento las propiedades de este campo.
29 Presionar la tecla ENTER para ir al siguiente campo.
30 Escribir Nombre materia como nombre del segundo campo de la tabla.
31 Como no se quiere cambiar las demás características del campo, presionar la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo.
32 Escribir Nohoras, de tipo Número.
33 Crear de la misma forma los siguientes campos: Fecha inicio que serán de tipo Fecha/Hora. Definir el campo Código materia como Clave principal.
34 Hacer clic sobre el nombre del campo Código materia.
35 Hacer clic sobre el botón de la pestaña Diseño.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicando que dicho campo es la clave principal de la tabla.
GUARDAR LA TABLA.
36 Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
37 Escribe el nombre de la tabla, Materias.
38 Hacer clic sobre el botón Aceptar. CERRAR LA TABLA.
39 Hacer clic sobre el botón Cerrar a la derecha de la pestaña con el nombre de la tabla. Si se quiere cerrar la base de datos:
