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MANUAL DE USUARIO-SITOP
MODULO DE MATRICULACIÓN
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TABLA DE CONTENIDO 1 Contenido1.
INTRODUCCIÓN ... 4
1.1
Objetivo ... 4
2.
INTERFAZ GRÁFICA ... 4
2.1
Ingreso al Sistema ... 4
2.2
Usuario del Sistema... 5
3.
ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ... 5
3.1
Opciones generales del sistema ... 5
3.2
Menú principal ... 6
4.
TIPOS DE PERFILES DEL SISTEMA ... 6
4.1
Perfil Usuario Administrador ... 6
4.2
Perfil Usuario Operador Oficina ... 7
4.3
Perfil Usuario Operador de Tesorería ... 7
5.
TIPOS DE SOLICITUDES
... 7
5.1
INGRESO DE SOLICITUD (NUEVA) ... 7
5.1.1.1
Ingreso de Propietario ... 9
5.1.1.2
Modificar un propietario ... 10
5.1.2
Ingreso de Solicitud... 12
5.1.2.1
Agregar Varios Equipos ... 15
5.2
INGRESO DE SOLICITUD DE RENOVACIÓN ... 17
5.2.1
Verificar Propietario ... 17
5.2.2
Administración de Equipos ... 18
5.2.2.1
Verificar Matricula ... 19
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5.3
SOLICITUD DE RENOVACION CON CAMBIO DE PROPIETARIO ... 24
5.3.1
Cambio de propietario a un propietario existente ... 26
5.3.2
Cambio de propietario a un propietario nuevo ... 27
5.4
EMISIÓN DE ORDEN DE PAGO ... 29
5.5
Reimpresión de Órdenes de Pago ... 32
5.6
LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO ... 34
5.7
Reimpresión de la Liquidación ... 36
5.8
EMISIÓN DE MATRICULA ... 36
5.9
Reimpresión de la matricula ... 40
5.10
Consulta de matricula... 42
5.11
Mantenimiento de Matriculación ... 42
5.12
Consulta de Avalúos ... 43
5.13
Ingresar Marca... 43
6.
CONTACTOS ... 45
7.
ANEXOS ... 46
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1.
INTRODUCCIÓN
El presente documento es el manual de usuario sobre el sistema de SITOP-Módulo de Matriculación, herramienta informática que le apoyará en su proceso laboral y documental, al optimizar recursos y procesos.
1.1
ObjetivoEste manual de usuario a ha sido elaborado con la intención de ofrecer la información necesaria para el uso del Sistema SITOP – Módulo de Matriculación, en concreto para usuarios de la Unidad de Equipos de las diferentes Subsecretarías y Direcciones Provinciales.
2.
INTERFAZ GRÁFICA
2.1
Ingreso al SistemaPara el funcionamiento eficiente del SITOP (Sistema Integrado de Transporte y Obras Públicas). Se debe utilizar preferentemente el navegador Mozilla Firefox, el cual lo puede descargar gratuitamente del Internet.
Para el ingreso al sistema a través de Internet digitamos la siguiente dirección: www.mtop.gob.ec y presionamos ENTER.
Figura 1: Pagina del Ministerio (www.mtop.gob.ec)
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2.2
Usuario del SistemaLos “usuarios del sistema” son los usuarios creados por el administrador del Sistema de la Dirección de Tecnologías de la información y Comunicaciones.
El usuario accederá al Sistema mediante su USUARIO y CONTRASEÑA que le serán
proporcionados por el Administrador del Sistema, si el usuario no está creado, no podrá ingresar al sistema.
Figura 2: Ingreso Usuario y Contraseña
3.
ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal del sistema SITOP-Módulo de Matriculación, se encuentra dividida en 2 secciones principales que son:
• Opciones generales del sistema • Menú principal
Figura 3: Menú SITOP
3.1
Opciones generales del sistemaS
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Esta opción permite salir de la sesión el momento que no se desea continuar
Esta opción me permite regresar al menú principal en cualquier momento, sin grabar.
3.2
Menú principalFigura 4: Menú Matriculación
Matricula
Esta opción tiene todas las funcionalidades del Sistema como: Propietarios, ingreso de solicitudes, Solicitud de renovación, Emisión de órdenes de pago, Reimpresión de órdenes de pago, Liquidación de órdenes de pago, Emisión de matrícula, Reimpresión de matrícula, Administración de equipos, Consultas y Reportes, consulta de matriculas entre otras y serán visualizadas dependiendo del perfil del usuario.
Seguridad
Esta opción permite al usuario cambiar su contraseña para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave.
4.
TIPOS DE PERFILES DEL SISTEMA
El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario:4.1
Perfil Usuario AdministradorEste perfil tiene acceso a todas las funcionalidades del sistema.
Su misión fundamental es: la administración de usuarios y perfiles, el mantenimiento del sistema, etc. La contraseña de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema.
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4.2
Perfil Usuario Operador OficinaEste perfil tiene acceso a las siguientes funcionalidades: Ingreso de Solicitud, Solicitud de Renovación, Emisión de Orden de Pago, Consultas y Reportes, Consulta de Matricula, Emisión de Matricula, Reimpresión Matricula.
. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.
4.3
Perfil Usuario Operador de TesoreríaEste perfil tiene acceso a las siguientes funcionalidades: Liquidación Orden de Pago y reimpresión de Liquidación Orden de Pago,
5.
TIPOS DE SOLICITUDES
Figura 5: Menú desplegado de matriculación
5.1
INGRESO DE SOLICITUD (NUEVA)
Los pasos que se deben seguir para ingresar una solicitud son los siguientes:
5.1.1
PropietarioPara verificar el propietario nos dirigimos al menú en la parte de Conservación, escogemos Matricula y finalmente hacemos un clic en Propietario.
Aparece una pantalla como se indica en la Figura 6, la cual permite consultar datos de los propietarios registrados, o se puede registrar un nuevo.
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Figura 6: Ingreso de Solicitud nueva: Mantenimiento de Propietario Se puede consultar ingresando información en el campo señalado en la Figura 7
Figura 7: Ingreso de Solicitud nueva: Búsqueda de propietario
Una vez ingresado un criterio de búsqueda, presionamos el botón ;
Figura 8: Ingreso de Solicitud nueva: Seleccionar propietario
Si el propietario esta registrado aparece la información correspondiente a nuestra búsqueda, damos un clic en y a continuación podremos verificar la información ingresada del propietario.
En caso de no encontrarse registrado en el sistema SITOP, aparecerá el siguiente mensaje:
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5.1.1.1
Ingreso de Propietario
Una vez consultado un propietario, y, solo si no está registrado, presionamos la opción , que nos presenta la siguiente ventana, en la misma que debemos ingresar toda la información requerida:
Figura 10: Ingreso de Solicitud nueva: Ingreso de propietario
Apellidos Registrar los apellidos del propietario, en caso de ser una empresa, dejar en blanco.
Nombres Registrar los nombres del propietario, en caso de ser una empresa, registrar el nombre de la empresa.
C.I./R.U.C. Registrar el número de cédula en el caso que el propietario sea una persona natural, en el caso que sea una empresa debe registrar el número de R.U.C.
Empresa Registrar el nombre de la empresa, para personas naturales registrar el nombre y apellido
Tipo Persona
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CantónUbique y seleccione el cantón al que pertenece el propietario
Teléfono Ingrese el número de teléfono del domicilio o del trabajo del propietario
Celular Ingrese el número de celular del propietario Fax Ingrese el fax de celular del propietario Email Ingrese el correo electrónico del propietario
Pagina Web Ingrese la dirección de la página web del propietario (si posee) Entidad Pública
Seleccione Si, si el propietario es una entidad pública, caso contrario seleccione No
Dirección Ingrese la dirección domiciliaria del propietario
Una vez que ha registrado los datos se procede a guardar, para lo cual se debe hacer clic en el botón , caso contrario, si no desea guardar los datos registrados, únicamente damos clic en el botón.
5.1.1.2
Modificar un propietario
Para efectuar una modificación de un registro, realice una consulta previa del propietario ingresado. De clic en el botón Buscar para visualizar los datos almacenados. Se mostrará la siguiente pantalla:
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Figura 11: Ingreso de Solicitud nueva: Búsqueda de propietario
1. Seleccione el propietario que desea modificar dando clic en , se presenta la pantalla de la Figura 12.
Figura 12: Ingreso de Solicitud nueva: Modificar Datos propietario
2. Una vez realizados los cambios requeridos, de clic en el botón Guardar, para grabar el registro modificado. Para confirmar que los cambios han sido actualizados correctamente se mostrará el siguiente mensaje:
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5.1.2
Ingreso de Solicitud
Figura 14: Ingreso de Solicitud nueva: Menú, ingreso de solicitud Al dar clic en la opción indicada en la figura 14, se mostrará la siguiente pantalla:
Figura 15: Ingreso de Solicitud nueva: Ingreso de solicitud En esta pantalla, se deben ingresar todos los datos de la solicitud.
No.- Número de solicitud, es generado automáticamente por el sistema, una vez que hemos dado clic en el botón
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ProvinciaUbicamos la provincia en la que se encuentra el equipo y seleccionamos
Fecha de recepción Registramos la fecha de
recepción de la solicitud, para lo cual damos clic en el botón que se encuentra a la derecha del campo fecha, y seleccionamos el día que corresponde.
Gerente/Propietario Registramos el nombre del gerente
propietario, para lo cual damos clic en el botón Datos del Equipo/ Chasis
Clase
Registramos la clase del equipo, para lo cual debemos seleccionar una clase de la lista que se despliega
Codificación
Registramos la codificación del equipo, para lo cual debemos seleccionar una codificación de la lista que se despliega
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MarcaRegistramos la marca del equipo, para lo cual debemos seleccionar una marca de la lista que se despliega
Modelo Registre la el modelo del equipo Serie Registre la serie del chasis del equipo F./Adquisición Registre la fecha de adquisición del equipo,
Nuevo/Usado Registre si el equipo es, nuevo,
usado, remate o compraventa, seleccionando una de las opciones de la lista.
Condición
Registre la condición actual del equipo, seleccionando uno de la lista que despliega el sistema
Año Fabri. Registre el año de fabricación del equipo, el valor a ingresar es numérico entero.
Costo $ Registre el costo del equipo, el valor a ingresar es numérico decimal, con el punto “.” Como separador de decimales. Valor y Avalúo El valor y Avalúo del equipo se calculará de forma automática
al presionar el icono Datos del motor
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MarcaRegistramos la marca del equipo, para lo cual debemos seleccionar una marca de la lista que se despliega
Serie Registre la serie del chasis del motor
Potencia (hp) Registre la potencia del equipo, debe ingresar un valor numérico.
5.1.2.1
Agregar Varios Equipos
Una vez que ingresamos la información del equipo como se muestra en la Figura 16
Figura 16: Ingreso de Solicitud nueva: Ingreso de Informacion
Hacemos Clic en el botón de esta manera se me añade al detalle de equipos en la parte inferior como muestra la Figura 17.
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Al agregar el equipo se limpia los Datos del Equipo/Chasis y Datos del Motor
Figura 18: Ingreso de Solicitud nueva: Agregar uno o varios equipos Por lo que podemos ingresar varios equipos.
Figura 19: Ingreso de Solicitud nueva: Varios equipos agregados
Una vez ingresados todos los equipos, presionar el botón ,para registrar la solicitud , y esperamos a que se presente el siguiente mensaje:
Figura 20: Ingreso de Solicitud nueva: Mensaje de transacción exitosa El código de la Solicitud SONV2012.9.000004, significa:
SO: tipo de documento de Solicitud, NV: tipo de Solicitud nueva
2011: es el año de generación de la solicitud 9: es el código de provincia y
000004: el número secuencial correspondiente.
A continuación, presionar el botón , para imprimir el certificado de inspección.
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5.2
INGRESO DE SOLICITUD DE RENOVACIÓN
Los pasos que se deben seguir para el ingreso de una solicitud de renovación son los siguientes:
5.2.1
Verificar Propietario
Para verificar los datos de un propietario se realiza una consulta previa del propietario ingresado. Se procede a dar un clic en el botón Buscar para visualizar los datos almacenados. Se mostrará la siguiente pantalla:
Figura 21: Ingreso de Solicitud renovación: Verificar propietario
3. Seleccione el propietario que desea verificar dando clic en , se presenta la pantalla de la Figura 22.
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4. Una vez realizados los cambios requeridos, dar clic en el botón Guardar, para grabar el registro modificado. Para confirmar que los cambios han sido actualizados correctamente se mostrará el siguiente mensaje:
Figura 23: Ingreso de Solicitud renovación: Transacción exitosa-propietario
5.2.2
Administración de Equipos
Figura 24: Ingreso de Solicitud renovación: Administración de equipos
Al seleccionar la opción indicada en la figura 24 el sistema mostrará la siguiente pantalla, en la misma que podemos realizar modificaciones de los equipos registrados.
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a. Ingresamos el criterio de búsqueda según el Nombre/Ruc del propietario, Clase o Serie del chasis del equipo.
b. Procedemos a Buscar una vez ingresado el criterio de búsqueda
c. Hacemos clic en en el equipo que queremos verificar.
Figura 26: Ingreso de Solicitud renovación: Datos del equipo
5.2.2.1
Verificar Matricula
Es necesario cuando se realiza una solicitud de renovación verificar la matricula para lo que hacemos clic en el botón .
Una vez que hacemos clic en se despliega la ventana de la Figura 27.
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a. Verificamos que el año de la última matricula este correcto respecto a la matricula que se encuentra en la documentación que entrego el propietario para la solicitud de renovación.
b. De igual manera verificamos la fecha de emisión de esa matricula.
c. Verificamos la Fecha de caducidad normalmente es el 31 de diciembre del año de la última matricula.
d. Verificamos que los datos del equipo estén correctos. e. Procedemos a guardar
5.2.3
Ingresar solicitud de renovación
Figura 28: Ingreso de Solicitud renovación: Ingresar solicitud 1. Se mostrará la siguiente pantalla:
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2. Para registrar una solicitud de renovación, se debe dar clic en el icono , ubicado en la parte inferior izquierdo de la pantalla.
Figura 30: Ingreso de Solicitud renovación: Registrar nueva solicitud de renovación
3. Para el ingreso de la Solicitud de renovación se deben seguir los siguientes pasos fundamentales:
a. Seleccionamos el cantón del propietario.
b. Dar Clic en el icono para proceder a buscar el propietario
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i. Ingresamos el criterio de búsqueda puede ser el nombre o Ruc ii. Hacemos clic en el botón Buscar
iii. Seleccionamos el propietario que queremos para la solicitud de renovación. c. Una vez que buscamos al propietario procedemos a Agregar los Equipos del
propietario, seleccionando las maquinarias que deben realizar las renovaciones. Para este paso, una vez ubicados en la pantalla de Ingreso de Solicitud de Renovación, se debe dar click en , cuya acción nos va a llevar a la pantalla para seleccionar los equipos que queremos ingresar en la solicitud.
Figura 32: Ingreso de Solicitud renovación: Agregar Equipos
En la parte derecha de la pantalla encontraremos cajas de selección múltiple, para escoger los equipos que van a ser incluidos en la solicitud.
Una vez seleccionados los equipos dar clic en para regresar a la pantalla principal de Solicitud.
d. Una vez ingresados los equipos a ser renovados, nos presenta la siguiente pantalla:
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Figura 33: Ingreso de Solicitud renovación: Pantalla de equipos
Si es que fuera el caso, en esta pantalla podemos modificar el avaluó anterior, pero solo si comprobamos que esta incorrecto. Ingresamos el avaluo y para calcular el nuevo procedemos a presionar el botón .
Podemos eliminar de la solicitud, cualquier equipo que no vaya a renovarse, presionando el icono .
e. A continuación dar clic en el botón , para registrar la solicitud de renovación y esperar a que se visualice el siguiente mensaje:
Figura 34: Ingreso de Solicitud renovación: Transacción exitosa El código de la Solicitud SORN2012.13.000001, significa:
SO: tipo de documento de Solicitud, RN: tipo de Solicitud Renovación
2011: es el año de generación de la solicitud 13: es el código de provincia y
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f. Finalmente imprimimos el certificado de inspección, presionando el botón
Figura 35: Ingreso de Solicitud renovación: Certificado de Inspección
5.3
SOLICITUD DE RENOVACION CON CAMBIO DE PROPIETARIO
Los pasos que se siguen para el cambio de propietario son los siguientes: En el menú de Matricula, escogemos Administración de Equipos
Una vez que hacemos clic en Administración de equipos nos enseña la pantalla representada en la figura 36.
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Figura 36: Ingreso Solicitud renovación- cambio prop: Mantenimiento de equipos d. Ingresamos el criterio de búsqueda según el Nombre/Ruc del propietario, Clase o
Serie del chasis del equipo.
e. Procedemos a Buscar una vez ingresado el criterio de búsqueda
f. Hacemos clic en en el equipo que queremos verificar.
Figura 37: Ingreso Solicitud renovación- cambio prop: Datos Equipo
Para el cambio de propietario existen dos posibilidades las cuales son: Cambio de propietario a un propietario existente y el cambio de propietario a un usuario nuevo
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5.3.1
Cambio de propietario a un propietario existente
Para hacer el cambio de propietario a un propietario a un propietario existente se procede de la siguiente forma:
Hacemos clic en el botón que se encuentra ubicado en la parte superior izquierda
como se muestra en la figura 38.
Figura 38: Cambio propietario a uno existente: Buscar propietario
AL hacer clic aparece una nueva pantalla, en donde:
Figura 39: Cambio propietario a uno existente: Seleccionar propietario
a. Se ingresa el criterio de la búsqueda del propietario
b. Se procede a buscar
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AL seleccionar el nuevo propietario se me muestra en la pantalla donde esta mi equipo, como se muestra en la figura 40.
Figura 40: Cambio propietario a uno existente: Datos de equipo a. Se puede ver que hubo el cambio de propietario
b. Procedemos a guardar
c. Una vez guardado esta parte, es necesario verificar la matricula y comprobar que todos los datos estén de acuerdo a la documentación entregada por el propietario de la última matricula.
5.3.2
Cambio de propietario a un propietario nuevo
Para hacer el cambio de propietario a un propietario a un propietario nuevo se procede de la siguiente forma:
Hacemos clic en el botón que se encuentra ubicado en la parte
inferior izquierda como se muestra en la figura 41.
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Al hacer clic nos parece una nueva pantalla la cual se muestra en la Figura 42.
Figura 42: Cambio propietario a uno nuevo: Nuevo propietario
Procedemos a ingresar la información requerida del propietario y hacemos clic en el botón .
Finalmente guardamos la información con el nuevo usuario creado
Figura 43: Cambio propietario a uno nuevo: Nuevo propietario
Cuando ya se encuentra ingresada la solicitud nueva o una solicitud de renovación (sin cambio de propietario, con cambio de propietario), procedemos al siguiente paso el cual es la emisión de la orden de pago
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5.4
EMISIÓN DE ORDEN DE PAGO
Figura 44: Emisión de la Orden de Pago
La Emisión de Orden de Pago nos despliega la siguiente pantalla, en la misma que podemos buscar por: Año, número de solicitud, provincia, o propietario:
Figura 45: Emisión de la Orden de Pago: Búsqueda de Órdenes de pago
Al ingresar Un criterio de búsqueda procedemos a hacer clic en el botón en el detalle de la consulta nos va a enseñar todas las solicitudes según lo que buscamos.
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Figura 46: Emisión de la Orden de Pago: Selección de Ordenes de pago a. Criterio de búsqueda
b. Escogemos la o las solicitudes que vamos a hacer la orden de pago, haciendo “check” en el/los casilleros de la columna de acción.
c. Hacemos clic en y nos muestra otra pantalla que se indica en la Figura 47
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Antes de proceder a emitir la Orden de Pago obligatoriamente tenemos que verificar que todos los datos estén correctos de la siguiente forma:
a. Verificamos el avaluó de los equipos.
b. Según el avaluó registrado verificamos la matricula y la multa con respecto a la fecha de adquisición, hay que tener presente que la matricula es el 1 por mil de cada año que no se ha matriculado el equipo con respecto a la fecha de adquisición y la multa representa el 2 por mil de los años que no se ha matriculado (la multa se procede a cobrar a partir del tercer mes del año o después de dos meses de la fecha de adquisición por cada año que no se ha matriculado).
En la emisión de la Orden de Pago tenemos uno o varios equipos según el propietario, “es recomendable imprimir lo que se encuentra en pantalla”, de esta forma indicar el valor que debe cancelar el propietario antes de proceder a hacer clic en el botón
.
En esta pantalla existe la opción de quitar uno o varios equipos según indique el propietario, para lo que hacemos clic en el botón todos los valores son recalculados según los equipos escogidos, de igual manera podemos añadir de nuevo el equipo haciendo clic en el botón .
Figura 48: Emisión de la Orden de Pago: Quitar equipos
Cuando estamos seguros que la información presentada en la “Emisión de la Orden de Pago” se encuentra bien, hacemos clic en el botón .
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Al hacer clic aparecen la siguiente información representada en la Figura 49:
a. El número de la Orden de Pago que va a ser ingresado en la2 Liquidación del Orden de Pago”.
b. Despliega el mensaje de “transacción exitosa”, en el caso de que se haya quitado uno o varios equipos muestra el mensaje “Transacción exitosa. Los equipos que no se emiten en esta orden de pago, deberán ser ingresados cuando se requiera en una nueva solicitud”.
c. Aparece el botón en el cual debemos hacer clic para Imprimir la orden de Pago
Figura 49: Emisión de la Orden de Pago: Imprimir Orden de Pago
5.5
Reimpresión de Órdenes de Pago
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La reimpresión de la orden de pago se la puede realizar una vez que se emitió la orden de pago, en la pantalla que se muestra en la Figura 51 tenemos algunos criterios de búsqueda
a. Los criterios de búsqueda son por Año, por el número de la orden de pago, por la provincia o por propietario/ruc.
b. Cuando ingresamos uno o varios criterios de búsqueda procedemos a hacer clic en el
botón
Figura 51: Reimpresión Orden de Pago: Búsqueda de Órdenes de Pago
En el Detalle de consulta nos despliega la o las Órdenes de Pago según el criterio de búsqueda como se muestra en la Figura 52.
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Hacemos clic en el botón de la solicitud que queremos reimprimir, aparece la pantalla que se muestra en la Figura 53.
Figura 53: Reimpresión Orden de Pago: Detalle de la Orden de Pago Hacemos clic en el botón para reimprimir la orden de pago.
5.6
LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO
La Liquidación de la Orden de Pago solo se la puede visualizar en el perfil de Tesorería
Figura 54: Liquidación de la Orden de Pago
Al hacer clic en liquidación de Orden de Pago se nos despliega la pantalla de la Figura 55
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En esta pantalla lo primero que tenemos que hacer es ingresar el número de la Orden de Pago en el en la parte que dice No. Comprobante presionamos enter o hacemos clic en el botón
, si encuentra la orden de pago nos despliega la información requerida, en caso contrario aparece el mensaje “Registro no encontrado”.
En la pantalla de Liquidación de Orden de pago nos aparece la información tal como se muestra en la Figura 56
Figura 56: Liquidación de la Orden de Pago: Impresión de la Liquidación de la Orden de Pago
a. Escogemos la Forma de Pago del propietario
b. Ingresamos el Numero de referencia de depósito, cheque certificado o efectivo, si el pago es en efectivo le ingresamos s/n
c. Ingresamos el número de tesorería que se encuentra en las hojas de Tesorería.
d. Une vez que validemos que todos los datos ingresados se encuentran bien hacemos cli en el botón de
e. Si todo esta correcto aparece el mensaje de “Transacción exitosa”
f. Hacemos clic en el botón que aparece y procedemos a imprimir las copias que sean necesarias.
