Sistema Integral de Información para el Control Financiero
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Manual de Usuario propiedad de ASA, prohibida su reproducción o uso fuera de la empresa.
Manual de Operaciones de Contratos
Contratos
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Tabla de contenido
1
CONTRATOS 0
1.1 ADMINISTRAR CONTRATOS DE SERVICIOS
0
1.2 PLANTILLAS DE CONTRATO
0
1.3 CREAR CONTRATOS CON BASE A PLANTILLAS
0
1.4 REPORTES
0
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1 CONTRATOS
1.1 Administrar Contratos de Servicios
Módulo:
Contratos
Proceso:
Ingresar Contrato de Servicios
Objetivo:
Ingresar un nuevo contrato
Prerrequisitos:
Cliente existente en catálogo maestro de clientes del módulo de
cuentas por cobrar
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Seleccionar del menú de herramientas la opción de Nuevo que aparece en la lista que se desplegó.
Esto nos sirve para comenzar el proceso de la creación de un nuevo contrato para un cliente ya
existente en él catalogo de clientes de ASA.
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Seleccionar la categoría
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría
Seleccionar la categoría que se necesite para dar de alta un nuevo contrato que será de acuerdo al
tipo de contrato que se va a crear.
TIPO DE CONTRATO
CATEGORIA
Combustibles Acuerdo
Servicio
Servicios Aeroportuarios
Acuerdo Servicio
Tua
Acuerdo Servicio
Gasolinería Gasolinería
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Seleccionar la intención del contrato.
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos>Resumen
En este campo hay que indicar la intención del contrato que para efectos de esta empresa siempre
va a ser Vender porque se va a estar vendiendo un servicio si tomamos en cuenta que pueden ser:
Combustible, Servicios Aeroportuarios, TUA, Arrendamientos y Gasolina.
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Seleccionar Duración de Contrato
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos>Resumen
La duración del Contrato se va a obtener de manera automática ya que el sistema tiene esa función
simplemente hay que llenar los campos de Duración y el de Período y después de esto dar un
“enter” y el sistema les dará la fecha final.
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Seleccionar Ingresar Descripciones
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría->
Contratos>Resumen>Texto
En estos campos se pueden capturar dos diferentes tipos de descripciones las cuales se podrán ver
en la pantalla del Navegador de Contrato, en la sección donde están los grupos de contrato y
aparecen los contratos relacionados a ese grupo.
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Ingresar Información Adicional
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>Resumen
>Flexfields Descriptivo
En los “flexfields” descriptivos se va a capturar toda la información de carácter legal del cliente del
cual sé esta elaborando el nuevo contrato y que es información de suma importancia que se
necesita este en el sistema para efectos documentales.
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Verificar Aseguramiento de Calidad
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos>
Resumen>Detalles
En el campo de Lista de Verificación QA hay que seleccionar de la lista de valores que se despliega
la opción de “Aseguramiento de Calidad ASA”, el cual cumple con los campos que son requeridos y
si se omite alguno en el momento en que se ejecute el QA mandara un error y no se podrá terminar
el contrato de manera exitosa.
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Verificar Grupo del Contrato
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>
Resumen>Detalles
En el campo que se llama “Nombre Grupo” se va a indicar a que grupo pertenece el contrato que sé
esta creando, este se va a seleccionar de la lista de valores que se despliega al darle clic al icono
de los puntos suspensivos, y se selecciona el grupo correcto.
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Ejecutar “Salvar el Contrato”
Navegar por: Iniciar Contrato>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos
Hay que darle un clic en icono de”Diskette” que se encuentra en los iconos de la parte superior de la
pantalla debajo de la barra de menús y nos dará el número automático del contrato que ya esta
definido mediante la configuración para que lleve un consecutivo de numeración automática.
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Actualizar “Manejo de Anexos”
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>Menú>
Ver>Anexos
En esta pantalla veremos la forma en la cual vamos a ir seleccionando la información para hacer el
anexo al contrato.
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Primer Paso.- Seleccionar en el campo llamado Categoría que se encuentra dentro de la pestaña
Principal el tipo de documento que se quiere anexar, después de esto darle un clic en el botón de
aceptar.
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Segundo Paso.- Seleccionar la pestaña Origen y se abrirá una pagina Web en donde hay que darle
la ruta de donde vamos a tomar el archivo que se va a anexar al contrato, después de que se dio la
ruta hay que darle un clic al botón de aceptar.
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Tercer Paso.- Aparecerá un cuadro de decisión en el cual vamos a darle un clic al botón si siempre
y cuando se haya cargado bien el archivo.
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Cuarto Paso.- En la pestaña de Origen aparecerá en el campo de llamado Archivo o URL el nombre
del archivo que fue anexado a ese contrato.
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Quinto Paso.- En el botón llamado Abrir Documento le da un clic y nos mostrara una pagina Web en
la cual veremos el documento que fue anexado.
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Actualizar “Partes del Contrato” - Arrendatario
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>Partes>
Rol>Arrendatario
En el campo de Rol se va a ingresar el nombre de Arrendatario que se selecciona de la lista de
valores que se despliega, en el campo de Nombre Parte se va a ingresar el nombre de la empresa
que se va a obtener de la lista de valores ya que esta contiene los nombres de todas las empresas
que están incluidas en él catalogo maestro de clientes de ASA.
TIPO DE CATEGORIA
TIPO DE ROL
Acuerdo Servicio
Cliente
Acuerdo Arrendamiento
Arrendatario
Gasolinería Cliente
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría >contratos>
Partes>Rol>Arrendador
En el campo de Rol se va a ingresar el nombre de Arrendador que se selecciona de la lista de
valores que se despliega, y en el campo de Nombre Parte siempre va a ser ASA.
Nota: En el caso de la categoría de Acuerdo de Servicio va a ser Proveedor.
TIPO DE CATEGORIA
TIPO DE ROL
Acuerdo Servicio
Proveedor
Acuerdo Arrendamiento
Arrendador
Gasolinería Proveedor
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría-> Contratos>
Partes>Flexfields Descriptivos
En este flexfield descriptivo se ingresaran los datos en cuanto al representante o representantes legal
de acuerdo a como lo tenga el arrendatario o cliente, y los socios si es una cooperativa, según sea el
caso del tipo de Contrato. Esto solo se hara para el caso de el arrendatario o cliente según sea el tipo
de contrato que se va a elaborar.
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Ejecutar QA
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría-> Contratos>
Resumen>Detalles
NOTA: Para ejecutar el QA hay que darle un clic en el botón que esta en la parte inferior de la
pantalla que dice Controlar Contrato
Se ejecuta el QA para verificar que todos los datos hayan sido capturados en los campos que son
requeridos para este QA y que nos mande el mensaje de que se ejecuto satisfactoriamente.
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Definir el Grupo de Reglas que se necesitan para los contratos
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría->Contratos>Reglas
En esta opción del sistema se va a tomar en el campo que se llama Grupo Regla de la lista de
valores el que sé a tomar de manera automática ya que el sistema tiene esa funcionalidad.
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Definir los artículos que corresponden a este contrato
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>Artículos
En la pestaña de artículos se van a seleccionar los artículos (Declaraciones y Cláusulas) que están
relacionados al tipo de categoría del contrato nuevo que se va a elaborar.
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Definir los artículos que corresponden a este contrato
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>
Artículos
Aquí van a aparecer los artículos que se seleccionaron después de haberle dado un clic al botón de
Referenciar en el punto anterior.
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Ordenar los artículos que se seleccionaron para ver la manera en que se va a
visualizar en Word para su impresión
Navegar por : Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>
Secciones
En esta opción vamos a ir indicando la secuencia de las secciones para ver como se van a ir
visualizando en el cuerpo del contrato.
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Ordenar los artículos que se seleccionaron para ver la manera en que se va a
visualizar en Word para su impresión
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>
Secciones
En esta opción vamos a ir relacionando cada artículo a su respectiva sección de la forma en que va
a ser visualizada en el contrato.
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Visualizar de que forma es que se exportara el contrato para su impresión
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría->
Contratos>Herramientas>Presentación Preliminar MS Word
En esta pantalla se va a seleccionar el tipo de informe en el cual vamos a utilizar para la impresión
del contrato que hemos creado.
TIPO DE CONTRATO
TIPO DE INFORME
Combustibles Combustibles
Servicios Aeroportuarios
Servicios Aeroportuarios
Tua
Tua
Arrendamiento Arrendamiento
Gasolinería Gasolinería
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1.2 Plantillas de Contrato
Módulo:
Contratos
Proceso:
Grabar Plantillas de Contrato
Objetivo:
Grabar el contrato que se creo para tenerlo como una plantilla
Prerrequisitos:
Contrato manual previamente creado.
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría>Contratos>
Procesos>Grabar como Plantilla
Este proceso nos va a servir para guardar el tipo de contrato que se acaba de elaborar y grabarlo
como plantilla para contratos futuros con las mismas características de este que se elaboró.
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Guardar la Plantilla creada
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría> Contratos>
Procesos>Grabar como Plantilla
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1.3 Crear Contratos con Base a Plantillas
Módulo:
Contratos
Proceso:
Crear Contrato mediante Plantilla.
Objetivo:
Elaborar un nuevo contrato mediante una plantilla ya definida.
Prerrequisitos:
Creación de plantilla modelo previamente grabada.
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla
En esta opción vamos a seleccionar el tipo de plantilla que se necesite para el tipo de contrato que
se va a crear en el cual solo se le harán los cambios necesarios.
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla
Después que se selecciono el tipo de plantilla de la lista de valores que se desplegó hay que darle
un clic al botón que dice crear para que ingresemos al contrato creado desde plantilla.
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos
Hay que darle un clic en el botón de crear para que ingrese al nuevo contrato creado desde una
plantilla, el sistema dará el número automático del contrato ya que la numeración automática ya esta
definida mediante la configuración.
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Intención
La intención nunca va a cambiar siempre en todos los contratos va a ser la de vender.
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Navegar por:Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Resumen>Duración
Solo se cambiara la duración del contrato siempre y cuando la que esta ya definida como se grabo
la plantilla no sea la misma para este nuevo contrato.
Cambiar las Descripciones ya que estas estarán con los nuevos datos que se
necesiten para este nuevo tipo de contrato
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>
Autoría Contratos>Resumen>Texto
Aquí se le va a cambiar la descripción que vayan de acuerdo a este nuevo contrato que sé esta
elaborando.
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Resumen>Flexfield Descriptivos
En estos campos de “flexfields" descriptivos” vamos a capturar la información del cliente de este
nuevo contrato ya que cada cliente tiene información diferente.
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Resumen>Detalles
En el campo de Aseguramiento de Calidad (QA), no se va a modificar nada ya que el que se tomo
como base en la plantilla es el mismo para todo tipo de contratos.
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>
Autoría Contratos>Resumen>Detalles
Aquí vamos a indicar a que grupo pertenece este nuevo contrato, si es que pertenece a otro grupo
ya que las plantilla ya tienen un grupo pre-establecido, y por lo regular van a pertenecer a ese grupo
que ya viene establecido en la plantilla.
Indicar las partes involucradas de acuerdo al tipo de contrato que sé esta
elaborando
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Plantilla>Autoría Contratos>
Partes>Rol>Arrendatario
Aquí vamos a cambiar el nombre del nuevo arrendatario con el cual sé esta celebrando este nuevo
contrato.
TIPO DE CATEGORIA
TIPO DE PARTE
Acuerdo Servicio
Cliente
Acuerdo Arrendamiento
Arrendatario
Gasolinería Cliente
Indicar las partes involucradas de acuerdo al tipo de contrato que sé esta
elaborando
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Partes>Rol>Arrendador
En esta pantalla no hay que hacer cambios ya que en la plantilla ya va estar establecido el dato que
se requiere.
TIPO DE CATEGORIA
TIPO DE ROL
Acuerdo Servicio
Proveedor
Acuerdo Arrendamiento
Arrendador
Gasolinería Proveedor
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Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Partes >Rol>Flexfields Descriptivos
En este “flexfield descriptivo” se ingresaran los datos en cuanto al representante o representantes
legal de acuerdo a como lo tenga el arrendatario o cliente, y los socios si es una cooperativa, según
sea el caso del tipo de Contrato. Esto solo se hara para el caso de el arrendatario o cliente según sea
el tipo de contrato que se va a elaborar.
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Ejecutar el QA que se definió y verificar que los datos hayan sido capturados
correctamente
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Resumen>Detalles
Se ejecuta el QA para verificar que todos los datos hayan sido capturados en los campos que son
requeridos para este QA y que nos mande el mensaje de que se ejecuto satisfactoriamente.
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Definir el Grupo de Reglas que se necesitan para los contratos.
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Reglas
En esta opción del sistema se va a tomar en el campo que se llama Grupo Regla de la lista de
valores el que sé a tomar de manera automática ya que el sistema tiene esa funcionalidad.
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Modificar algunas de las declaraciones y artículos
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Artículos
Seleccionar el artículo que se necesita cambiar y darle un clic en el botón nombrado mostrar texto,
en la ventana que aparece hay que ingresar el texto en la parte donde dice Texto Variado, ya que
ingresamos el nuevo texto darle un clic en el botón que se llama Comparar.
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Aparecerá una ventana con la pregunta ¿Desea grabar y continuar?, hay que darle un clic en el
botón de Aceptar.
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}
Se abrirá una pagina de Internet en la cual muestra los cambios que se le hicieron al artículo, ya
que el texto que se modifico aparecerá con una raya sobre cada palabra, y la el texto que quedara
en el sistema será el que aparezca sin ninguna raya.
Esto solo será necesario siempre y cuando el texto de cada artículo de acuerdo a cada contrato
necesite alguna modificación, pero hay que recordar que las plantillas ya tienen la estructura que
necesita cada tipo de contrato para que no se le hagan cambios.
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Ordenar los artículos que se seleccionaron para ver la manera en que se va a
visualizar en Word para su impresión
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Secciones
En esta opción vamos a ir indicando la secuencia de las secciones para ver como se van a ir
visualizando en el cuerpo del contrato.
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Ordenar los artículos que se seleccionaron para ver la manera en que se va a
visualizar en Word para su impresión
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Crear Contrato desde Plantilla>Autoría
Contratos>Secciones
En esta opción vamos a ir relacionando cada artículo a su respectiva sección de la forma en que va
a ser visualizada en el contrato.
En esta opción vamos a ir relacionando cada artículo a su respectiva sección de la forma en que va
a ser visualizada en el contrato.
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Visualización del Contrato
Navegar por: Iniciar Contratos>Herramientas>Nuevo>Categoría>Autoría Contratos>
Herramientas>Presentación Preliminar MS Word
En esta pantalla se va a seleccionar el tipo de informe en el cual vamos a utilizar para la impresión
del contrato que hemos creado.
TIPO DE CONTRATO
TIPO DE INFORME
Combustibles Combustibles
Servicios Aeroportuarios
Servicios Aeroportuarios
Tua
Tua
Arrendamiento Arrendamiento
Gasolinería Gasolinería
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1.4 Reportes
Módulo:
Contratos
Proceso:
Ejecutar Reportes Estándar
Objetivo:
Identificar los reportes que ofrece el sistema por estándar
Prerrequisitos:
Contratos manuales y por plantilla previamente elaborados.
Navegar por: Iniciar Contratos->Menú->Ver->Solicitudes->Ejecutar una nueva
solicitud>Solicitud única
Dar click en aceptar y seleccionar en el campo de “nombre”, de la lista de valores que aparece el
informe deseado.
Reportes Módulo Contratos.
Informe QA de Contratos.
Informe Administración de Pronóstico de Contrato de Servicio.
Informe Configuración de Service Contracts
Informe Detallado de Service Contracts.
Informe Reservas de Contrato de Servicio
Informe Resumen de Pronósticos de Service Contracts.
Informe de Service Contracts por Estado Oks.
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