Esquema para la evaluación del desarrollo de proyectos de construcción aplicado al proceso de aprendizaje y mejoramiento continuo

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(1)ESQUEMA PARA LA EVALUACION DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. JUAN CARLOS NIVIA ESPEJO. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA CIVIL Y AMBIENTAL AREA DE INGENIERIA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN BOGOTÁ, D.C. 2003..

(2) ESQUEMA PARA LA EVALUACION DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. JUAN CARLOS NIVIA ESPEJO. Tesis de grado par optar al titulo de MAGISTER EN INGENIERIA CIVIL. Asesor: DIEGO ECHEVERRY CAMPOS Ingeniero Civil. Ph.D.. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA CIVIL Y AMBIENTAL AREA DE INGENIERIA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN BOGOTÁ, D.C. 2003..

(3) A mi padre, mi esposa y la eterna memoria de mi madre..

(4) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. I. CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 1. 2. OBJETIVOS ............................................................................................. 3. 2.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................... 2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS .............................................................. 3 3. 3. ALCANCE ................................................................................................ 4. 4. ANTECEDENTES Y MARCO CONCEPTUAL ........................................ 5. 4.1. ANTECEDENTES ............................................................................. 4.2. MARCO TEORICO ........................................................................... 4.2.1. La gerencia del conocimiento y la gestión tecnológica .............. 4.2.2. El mejoramiento continuo ............................................................ 5 6 12 28. 5. METODOLOGÍA ...................................................................................... 32. 5.1. COMPONENTE INVESTIGATIVO Y DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ......................................................................... 5.2. COMPONENTE DE ANÁLISIS Y CLASIFICACION DE INFORMACIÓN ................................................................................ 5.3. GENERACIÓN DEL DOCUMENTO FINAL ...................................... 6. LOS PROCEDIMIENTOS Y EL PERSONAL VINCULADO A LOS PROYECTOS ................................................................................... 6.1. EL PAPEL DEL GERENTE O LIDER DEL PROYECTO .................. 6.2. EL RESIDENTE O ENCARGADO DIRECTO EN OBRA .................. 6.3. EL JEFE ADMINISTRATIVO O ADMINISTRADOR DE OBRA ........ 6.4. LOS EMPLEADOS O PERSONAL VINCULADO DIRECTAMENTE CON EL PROYECTO ....................................................................... 6.5. LOS SUBCONTRATOS Y SUBCONRATISTAS ............................... 6.6. LA DOCUMENTACIÓN DE LOS TRABAJOS REALIZADOS POR LA EMPRESA .................................................................................... 6.7. LA CAPACITACION DEL PERSONAL DE PLANTA Y FLOTANTE ... 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 41.

(5) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. II. 6.8. LA EMPRESA CONTRATANTE ........................................................ 6.9. ESQUEMA SIMPLE DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN .............. 42 42. 7. EL CONOCIMIENTO EN LAS ETAPAS DE LOS PROYECTOS ............. 45. 7.1. LA PREPARACIÓN DE LA OFERTA ................................................. 7.2. LA INICIACIÓN Y EL DESARROLLO DE LAS OBRAS ..................... 7.2.1 Reunión de iniciación .................................................................... 7.2.2. El desarrollo de la obra ................................................................ 7.3. FINALIZACION DE LAS OBRAS ....................................................... 45 49 50 52 55. 8. EL REGISTRO HISTORICO .................................................................... 57. 9. CONCLUSIONES ..................................................................................... 66. 10. RECOMENDACIONES .......................................................................... 70. 11. BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................... 72.

(6) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. III. LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1. Pirámide jerárquica del conocimiento ......................................... Figura 2. Árbol de proceso en un sistema de gerencia de conocimiento .. Figura 3. Esquema simple del manejo de información ............................... Figura 4. Flujo simple del conocimiento en la etapa de oferta .................... Figura 5. Flujo mejorado de conocimiento en la oferta ............................... Figura 6. Esquema simple desarrollo de proyectos .................................... Figura 7. Esquema reunión de iniciación .................................................... Figura 8. El registro histórico en la reunión de iniciación ............................ Figura 9. El registro histórico en e l desarrollo de la obra ............................ Figura 10. El registro histórico en la finalización ......................................... Figura 11. Presentación carpeta principal ................................................... Figura 12. Presentación subcarpetas y archivo principal ............................ Figura 13. Presentación subcarpeta proyecto 0001 .................................... Figura 14. Ejemplo final ................................................................................ 9 10 43 46 48 50 51 52 53 56 59 62 63 64.

(7) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. IV. LISTA DE TABLAS. Pág. Tabla 1. Cuadro general de proyectos para el modelo .............................. Tabla 2. Cuadro específico para un proyecto ............................................. 61 64.

(8) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. 1. INTRODUCCIÓN. El proceso de Mejoramiento Continuo involucra el aprendizaje que se genera a través del desarrollo de cualquier actividad, la investigación de nuevos y mejores procesos y tecnologías y el compromiso de todos y cada uno de los integrantes que desarrollan un proyecto específico. Si se logra un proceso de referencia circular en donde se generen mecanismos que aporten a la eficiencia y mejor desarrollo de cada proyecto, y estos alimenten un registro histórico que a su vez alimente nuevamente el desarrollo del mismo u otro proyecto, se estarán optimizando y mejorando cada vez los resultados, reflejándose en forma directa en la parte técnica, económica y de calidad, lo cual hace a la empresa o persona que lo implementa mas competitiva y eficaz.. Todos los proyectos se encuentran enmarcados en el tiempo y por ende tienen un inicio y una terminación. Durante ese periodo de vida los proyectos de carácter civil, en general, pasan por tres etapas; factibilidad, desarrollo y construcción y en algunos casos operación y mantenimiento, de cualquier forma es durante estas etapas en donde se desarrolla y es aquí, durante toda la vida del proyecto, donde se encuentra la etapa de aprendizaje y aplicación.. Los recursos humanos son sin lugar a dudas los principales actores en el desarrollo de un proyecto y cada vez que una persona desarrolla una actividad repetitiva o similar lo hace cada vez mejor porque está aprendiendo o eventualmente mejorando una técnica; esto es lo que se conoce como “Experiencia”. Pero las personas que cuentan con una vasta experiencia, por si solas no son suficientes para una empresa, ya que su funcionamiento no puede ni. 1.

(9) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. debe depender de estas personas, porque si faltan, la empresa debe seguir operando normalmente. Entonces deben existir procedimientos de recolección de información en donde se documente el desarrollo de los proyectos, procedimientos de almacenamiento ó archivo de estos documentos y finalmente y el más importante un procedimiento en donde esos conocimientos se difundan a los integrantes de la organización, con el fin de transmitir experiencias para aplicarlas en otros proyectos y así mejorar la competitividad.. 2.

(10) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. 2. OBJETIVOS. 2.1. OBJETIVO GENERAL. Proponer un esquema de evaluación de proyectos durante la construcción, de tal forma que las experiencias que se adquieran en el desarrollo de un proyecto se puedan implementar en otro similar ó que sirvan de base para dar soluciones en proyectos diferentes.. 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS •. Investigar esquemas teóricos existentes para la evaluación de proyectos de construcción,. considerando. su. aplicabilidad. en. nuestro. medio. ó. identificando parámetros que permitan extraer ciertos aspectos que se pueden aplicar en un nuevo esquema. •. Consultar con firmas nacionales y si es posible extranjeras, los mecanismos que implementan para la evaluación de sus proyectos y su forma de aplicación en una retroalimentación para sus futuros proyectos.. •. Generar un primer esquema a aplicar y verificar su aceptación en diferentes empresas que se comprometan con el proyecto, mediante su posible implementación y estudio por parte de estas empresas.. •. Crear un esquema aplicable a nuestro medio y forma de trabajo tomando como base el esquema preliminar evaluado y complementándolo con los comentarios surgidos durante la implementación.. 3.

(11) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. 3. ALCANCE. Esta tesis presenta un esquema, que se puede implementar para la evaluación y seguimiento de cualquier proceso de un proyecto de construcción, evaluando las etapas que se pueden presentar desde el punto de vista del contratista o empresas contratistas de obras, de tal forma que alimente una base de datos y sirva como pie de apoyo para nuevos proyectos o problemas que se presenten en determinada circunstancia relacionada con el aprendizaje y el mejoramiento continuo.. Se pretende entonces generar un procedimiento de evaluación de cada componente de los proyectos desde el punto de vista del constructor o contratista de las obras, principalmente a una entidad constructora de infraestructura eléctrica creada en Bogotá, con actividad nacional, y no un proceso para ejecución y desarrollo de proyectos de construcción.. 4.

(12) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. 4. ANTECEDENTES Y MARCO CONCEPTUAL. 4.1 ANTECEDENTES.. En la gran mayoría de los casos, la experiencia de los proyectos queda en los participantes directos. Es decir, los conocimientos adquiridos quedan en aquellas personas que están directamente vinculadas con la obra que se este construyendo; El director de obra, el residente de obra, los maestros, los oficiales, los almacenistas y los mismos ayudantes quedan cada uno con un registro en su memoria de lo ocurrido en su proyecto. Luego cada uno implementa nuevamente esos conocimientos adquiridos en otros proyectos en los cuales se vincula.. Si en determinado momento se ejecuta un proyecto similar y las personas que estuvieron en el otro proyecto no están disponibles, se debe iniciar nuevamente el ciclo de aprendizaje y de experiencia, lo cual es ineficiente y es lo que le da en parte sustento a esta tesis.. No se debe desconocer que en nuestro medio, las personas son demasiado celosas con la información y muchos guardan ciertos conocimientos para sí mismos, pero es precisamente este paradigma el que se debe cambiar y empezar a crear una sociedad en donde todos miremos para el mismo lado y no caigamos en procedimientos innecesarios, únicamente con el argumento de la competencia desleal.. Una obra, para nuestro caso, es un conjunto de actividades que finalmente dará como resultado una construcción que servirá a una determinada comunidad ó familia. Por lo general los proyectos de gran envergadura son resaltados y muy. 5.

(13) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. bien documentados, por lo tanto, obtener información de estos y algunas experiencias a aplicar son muy fáciles de encontrar, sin embargo siempre se resaltan los aspectos positivos y rara vez se resaltan los negativos, entonces esta información es rica pero a la vez pobre dado que en muchos casos se aprende mas de lo negativo que de lo positivo.. Y en los proyectos pequeños, se puede decir que la documentación es prácticamente inexistente y hay proyectos pequeños de los cuales se puede aprender muchísimo y que están pasando desapercibidos y están siendo desaprovechados para generar conocimiento.. Entonces existen dos problemas; el primero es la falta de disposición para transmitir conocimientos por parte de los que ejecutan las obras y segundo la poca e inclusive inexistente documentación de los proyectos que se realizan.. La ingeniera Rocío Arrieta, ya realizó una investigación y propuso un modelo que se puede aprovechar eficazmente para difundir conocimiento a través de Internet, y el Ing. Mauricio Cárdenas y Jaime Castro ya han investigado en la materia, con lo cual se puede continuar el proceso de mejoramiento continuo de la investigación para evaluación de proyectos. 4.2 MARCO TEORICO.. El concepto de gerencia del conocimiento, ha implementado la toma y reutilización de datos, dándole así valor a la información a través del tiempo. Sin embargo los avances tecnológicos y las herramientas de comunicación han incrementado las oportunidades y nuevas pla taformas para compartir, acceder y crear información. La tecnología, en combinación con los cambios de procesos operativos y sus. 6.

(14) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. mejoras están cambiando los conceptos básicos de gerencia de conocimiento, en programas de tiempo real en muchas corporaciones.. Existen dos niveles de conocimiento en una organización; conocimiento tácito y conocimiento explicito. El conocimiento explicito se encuentra en libros, manuales, documentos, cursos de entrenamiento, reportes, páginas blancas, planos, hojas de cálculo, diseños, memos, etc. El Conocimiento Tácito es el conocimiento usado para crear conocimiento explicito. Este incluye intuiciones, perspectivas, opiniones y valores que han sido resultado de la experiencia. Este conocimiento es tan importante como el explicito.. Los proyectos de construcción poseen características que hacen difícil a las firmas la participación en sus construcciones para aprender y mejorar de esos conocimientos. En esencia esas características son: (1) Los proyectos son únicos, en este sentido dos proyectos pueden ser similares pero nunca idénticos en naturaleza; (2) Los equipos de trabajo en los proyectos son en consecuencia únicos, dificultando que para cada proyecto el equipo de trabajo haga buen uso de su experiencia y conocimiento; (3) Los proyectos tienen un inicio y un final, diferente a una actividad continua y rutinaria.. Por otra parte, el conocimiento aprendido a través del desarrollo de proyectos es normalmente adquirido por las personas involucradas en los mismos proyectos. Las organizaciones (por ejemplo las firmas constructoras) confían sus proyectos a la experiencia de su personal clave como su principal fuente de conocimiento del proyecto. Estos es importante evaluarlo porque el personal clave puede rotar y en consecuencia su conocimiento se puede perder para la organización.. Durante el curso de cada proyecto de ingeniería civil, se involucran muchos otros subcontratistas que hacen realidad los proyectos. Durante ese periodo una 7.

(15) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. temporal “comunidad de conocimientos” esta creada y consiste en un ensamblaje de personas, quienes tienen grandes diferencias de pensamiento, habilidad y necesidades soportadas en sus conocimientos. Esta comunidad de conocimiento puede ser considerada en términos de gerencia organizacional como un “organismo” que aprende y recuerda en forma individual. La diferencia con un proyecto de ingeniería grande es que este organismo es una temporal comunidad de conocimiento antes que una institución permanente.. Estos problemas se puede plantear en dos áreas: Primero el proyecto debe funcionar. efectivamente. y. la. diversidad. de. conocimiento. debe. ser. satisfactoriamente integrado. Segundo, si este conocimiento organizacional se esta perdiendo cuando el proyecto se completa y la comunidad de conocimiento se dispersa ento nces probablemente se este enfrentando un gran problema. El mantenimiento de los proyectos y nuevos trabajos pueden resultar difíciles y costosos sin el acceso a los conocimientos generados en ese proyecto. Adicionalmente a esto, es el desgaste de recursos si en cada nuevo proyecto se debe formar una nueva comunidad de conocimiento y la organización nuevamente queda como al principio.. El conocimiento puede ser dividido en dos tipos, explicito (conocimiento formal que esta fácilmente documentado) y tácito (conocimiento informal que se basa en la experiencia) (Murray, 1998). El conocimiento explicito es de fácil manejo, mientras el conocimiento tácito es mucho más difícil de encapsular y por ende de documentar, volviéndose difícil de manejar de una manera formal. Esto es un problema, porque el conocimiento tácito es un tipo de conocimiento que puede ser benéfico en las organizaciones “…el conocimiento tácito es frecuentemente visto como una clave real para obtener cosas terminadas y crear nuevos valores.” (Barclay and Murray, 1997).. 8.

(16) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. En la jerarquía de Bellinger (1999) “Conocimiento” tácito y explicito construido sobre “datos” e “información” y precedido de “entendimiento”:. -. Dato (símbolo). -. Información (Dato que es procesado para ser usado; genera respuestas a que?, quien?, donde? y cuando?). -. Conocimiento (aplicación de datos e información; respuestas a como?). -. Entendimiento (apreciación de porque). Cada nivel es llevado a cabo antes del siguiente paso del escalón para poder ascender, en la siguiente figura se puede apreciar. “Dato” es el más básico y el nivel más común, en él las cosas se asuman como tal. Por ejemplo, el numero las unidades de la fuerza requerida para romper una viga de concreto es un “dato”. La “Información” tomada de ese “dato” puede incluir el tipo de carga o de mezcla de concreto. El “Conocimiento” acorde con el diagrama de Bellinger es la colección de “información” con la intención de ser usada. El “Conocimiento” puede ser una comparación de cuanto varían las mezclas de material de concreto afectadas por el esfuerzo de un especifico tamaño de la viga. Un “Entendimiento” de este escenario en el diagrama de Bellinger podría observarse en el porque, diferentes mezclas tienen un efecto sobre los esfuerzos de la viga.. ENTENDIMIENTO CONOCIMIENTO INFORMACION DATO Fig 1: Piramide jerarquica del conocimiento. 9.

(17) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. El árbol de procesos principales de gerencia del conocimiento se muestra en la figura 2. como el conocimiento fluye a través del sistema este puede ser capturado y archivado. En el desarrollo de un sistema de gerencia de conocimiento, esto es importante para facilitar la interacción social la cual es esencial para el desarrollo del conocimiento tácito.. Adquisición de Conocimiento. Clasificación de Conocimiento. Diseminación de Conocimiento. Figura 2: Arbol de proceso en un sistema de gerencia de conocimiento. Un sistema de gerencia de conocimiento es necesario para facilitar la clasificación y almacenamiento de conocimiento existente en nuevos pedazos (pequeñas unidades de conocimiento) de conocimiento. Estos pueden ser archivados como alguna combinación de sus principales usos en sistemas nacientes como en Jardín de respuestas (Ackerman,1994) y Árbol de conocimiento (Brailsford, 1997) conceptos jerárquicos, un diagnostico para un ramal de preguntas con una semántica destinada a los pedazos de conocimiento. El almacenamiento y clasificación de conocimiento utilizando estos principios hace que el conocimiento explicito sea reutilizable y asigna el conocimiento tácito para ser intercambiado y desarrollado.. El contexto es requerido para dar a los “pedazos” de conocimiento significados relativos. Sin embargo, encajar un pedazo de conocimiento con un y solo un. 10.

(18) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. específico dominio (categoría, para asistir, la clasificación de conocimiento y áreas expertas en un conocimiento dado) puede prevenir la diseminación de conocimiento. Por ejemplo, estos son ciertos pedazos de conocimiento específico para la construcción de un puente, los cuales pueden ser aplicados en otras estructuras de carga o procesos constructivos. Si el conocimiento es únicamente clasificado en el dominio de “Construcción de un Puente” solo se puede obtener si se busca con este dominio. Entonces se encasilla el uso de ese conocimiento únicamente a proyectos similares, por lo tanto el sistema esta siendo subutilizado. Finalmente el conocimiento necesita estar en su forma más pura con la jerarquía de un “Concepto de árbol" (Bailsford, 1997). ubicando el conocimiento en un. contexto para ser usado en proyectos similares y también en proyectos con principios similares.. En proyectos de construcción el aprendizaje organizacional de la comunidad de conocimiento consiste en una compleja red de interacción social mas que algo informal (Egbu, 2001). Esto es el dialogo que puede ocurrir entre colegas, cada uno para solucionar un problema especifico (i.e. algunos con un problema buscan un “experto” quien gustosamente tiene una solución) o una alternativa tácitamente (i.e. un grupo de compañeros de trabajo discuten u área de interés común). Cualquiera de estos sistemas está encaminado a ser usado en esta área mas que en obtener un modelo de interacción social.. Con un efectivo sistema de gerencia de conocimiento implementado, toda la productividad de la industria de la construcción puede ser mejorada. Esto podría incrementar el pool de conocimientos (información útil). El cruce de proyectos alimentando el sistema de gerencia de conocimiento podría cubrir un entorno para la fertilización de ideas y conceptos, continuamente sacando adelante la innovación para solucionar problemas.. 11.

(19) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. 4.2.1. La Gerencia del Conocimiento y la Gestión Tecnológica.. Existen múltiples definiciones de datos, información y conocimiento, de las cuales se presentan dos relevantes. En el artículo "Knowledge Management: a Strategic Agenda" (3), los autores presentan la siguiente definición que permite comprender la relación entre estos tres conceptos:. La información está compuesta de datos y hechos organizados, el conocimiento consiste en verdades y creencias, perspectivas y conceptos, juicios y expectativas, metodologías y 'know-how'".. David B. Harris (5) presenta otra definición que ayuda a comprender los diferentes niveles en los que se encuentran los tres:. El nivel más bajo de los hechos conocidos son los datos. Los datos no tienen un significado. intrínseco.. Deben. ser. ordenados,. agrupados,. analizados. e. interpretados. Cuando los datos son procesados de esta manera, se convierten en información. La información tiene una esencia y un propósito.. Cuando la información es utilizada y puesta en el contexto o marco de referencia de una persona, se transforma en conocimiento. El conocimiento es la combinación de información, contexto y experiencia.". Por otra parte, existen variadas formas de concebir lo que se conoce como Gerencia del Conocimiento. Un estudio realizado por los investigadores Paul Quintas, Paul Lefrere y Geoff Jones y presentado en el artículo "Knowledge Management: a Strategic Agenda" (3), revela que al hacer una búsqueda en más 12.

(20) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. de 100 sitios de Internet que mencionaban aspectos de la Gerencia del Conocimiento, se encontró una gama de intereses, perspectivas y asuntos relacionados entre los que figuran:. -. El conocimiento como capital económico u organizacional.. -. Enfoques de ingeniería que pretenden mejorar el uso de la información en apoyo a los procesos de manufactura.. -. Aspectos de computación y medios de conocimiento.. -. Estudios organizacionales desde el punto de vista antropológico, de biología evolutiva, sociología , etc.. -. Epistemología, Aprendizaje, sicología del conocimiento etc.. -. Aspectos de definición y clasificación desde el punto de vista de la Inteligencia artificial, ciencia de la información, lingüística, filosofía, etc.. -. Sitios sobre recursos humanos que mencionan categorías de trabajo. -. Director de Capital Intelectual, Directos de Capital de Conocimiento, así como otros trabajos tradicionales tales como Director de Información, Bibliotecario de Investigación y Desarrollo etc.. No obstante, con el fin de proponer una definición con un enfoque heurístico, el artículo define la Gerencia del Conocimiento así:. "Gerencia del Conocimiento es el proceso de administrar continuamente conocimiento de todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos de conocimiento tanto existentes como adquiridos y para desarrollar nuevas oportunidades.". Ann Macintosh (1) propone como definición la siguiente:. 13.

(21) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. "La Gerencia del Conocimiento envuelve la identificación y análisis del conocimiento tanto disponible como el requerido, la planeación y control de acciones para desarrollar activos de conocimiento con el fin de alcanzar los objetivos organizacionales.". Las dos definiciones anteriores reconocen en el conocimiento un recurso importante que debe adquirirse, clasificarse, conservarse y explotarse para lograr los objetivos de la organización y hallar nuevas oportunidades. También coinciden en que la Gerencia del Conocimiento es un proceso, el cual debe formar parte de las actividades cotidianas de una organización.. Según Macintosh (1) el ambiente competitivo que se vive en la década de los 90's ha hecho crítica la calidad del conocimiento que las empresas aplican a sus procesos claves de negocio. En cualquier empresa, la cadena de suministros depende del conocimiento que se tenga sobre materias primas, planeación, manufactura, distribución, etc. Así mismo, el desarrollo de nuevos productos requiere conocimiento sobre las necesidades de los consumidores, nuevos descubrimientos científicos, nue va tecnología, mercadeo, etc.. El reto de aplicar el conocimiento en una empresa para crear ventajas competitivas se hace aun más desafiante debido a:. El mercado es cada vez más competitivo, lo que demanda mayor innovación en los productos. Debido a esto, el conocimiento debe desarrollarse y ser asimilado cada vez con mayor rapidez.. Las empresas están organizando sus negocios enfocando sus esfuerzos en crear mayor valor para sus clientes.. 14.

(22) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. Las funciones del personal de administración se han ido reduciendo, así como los mismos niveles administrativos. Existe la necesidad de reemplazar la manera informal en la que se gerenciaba el conocimiento en las funciones administrativas por métodos formales dentro de procesos de negocios orientados al cliente.. La presión de la competencia está reduciendo el tamaño de los grupos de empleados que poseen el conocimiento de la empresa. Se requiere tiempo para adquirir conocimiento y lograr experiencia a partir de él. Los empleados cada vez tienen menos tiempo para hacer esto.. Está creciendo la tendencia dentro de los empleados de retirarse cada vez más temprano en su vida laboral o de aumentar su movilidad entre empresas, lo cual ocasiona que el conocimiento se pierda.. Existe la necesidad de manejar cada vez mayor complejidad en empresas pequeñas y con operaciones trans-nacionales.. Cambios en la dirección estratégica de la empresa pueden causar pérdida de conocimiento en una área especifica. Una decisión posterior que retome la orientación anterior puede requerir ese conocimiento, pero el empleado que lo posee puede ya no estar en la empresa.. El conocimiento es un activo intangible, volátil y difícil de concretar y retener. En el mismo artículo, Macintosh (1) menciona que existen muchos problemas asociados con encontrar los activos de conocimiento requeridos y luego ser capaz de utilizarlos de una manera eficiente y con una relación costo-beneficio apropiada. Para. manejar. adecuadamente. las. dificultades. asociadas. al. manejo. y. administración del conocimiento, las empresas necesitan:. 15.

(23) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. Tener un lenguaje uniforme y estandarizado a lo largo de la empresa, que asegure que el conocimiento se entiende correctamente.. Ser capaz de identificar, modelar y representar explícitamente su conocimiento.. Compartir y reutilizar su conocimiento entre diferentes aplicaciones por varios tipos de usuarios. Esto implica ser capaz de compartir las fuentes de conocimiento existentes y también las que haya en el futuro.. Algunos métodos y herramientas enfocadas a la ingeniería del conocimiento permiten desde, hace algún tiempo, resolver el problema del uso del conocimiento de la empresa. Estos métodos proporcionan procedimientos estrictos de diseño y construcción de aplicaciones basadas en conocimiento. También existen herramientas que ayudan en la captura, modelamiento, validación, verificación y mantenimiento del conocimiento para desarrollar dichas aplicaciones. Sin embargo, estas herramientas no dan apoyo al proceso de gerenciamiento del conocimiento corporativo.. Con todo y eso, Macintosh opina que las técnicas que existen actualmente para modelar el conocimiento y dar apoyo a su uso, junto con las técnicas tradicionales de Gerencia, proporcionan un punto de partida para llevar a cabo la gerencia del conocimiento en una empresa.. El profesor Thomas H. Davenport de la Universidad de Texas, enfoca la gerencia del conocimiento desde un punto de vista pragmático al describir diez principios generales para el gerenciamiento del conocimiento los cuales, una vez comprendidos por una organización, pueden servir de base para generar estrategias y tácticas detalladas. Los diez principios expuestos por Davenport son:. 16.

(24) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. Gerenciar el conocimiento es costoso:. “El conocimiento es un activo, pero su administración efectiva requiere inversiones en otros activos.”. Existen muchas actividades particulares en la gerencia del conocimiento que requieren inversiones y esfuerzo, algunas de ellas son:. 1. Captura del conocimiento, por ejemplo: creación de documentos y. transferencia de documentos a un sistema computarizado. 2. Adicionar. valor. al. conocimiento. mediante. edición,. compactación,. empaquetamiento, etc. 3. Desarrollar formas de categorización del conocimiento y categorizar nuevas. contribuciones de conocimiento. 4. Desarrollar infraestructura y aplicaciones de tecnología de información para. la distribución del conocimiento. 5. Educar a los empleados en la creación, uso y formas de compartir el. conocimiento.. Aunque pocas firmas han calculado el costo de la gerencia del conocimiento existen algunos estimativos: Robert Buckman de Buckman Laboratories estima que su firma gasta el 7% de sus ingresos en gerencia del conocimiento. McKinsey and Company esperan llegar a la meta de invertir el 10% de sus ingresos en desarrollo y gerencia de su capital intelectual. Sin embargo, mientras gerenciar el conocimiento es costoso, la reflexión obvia es que no hacerlo es más costoso aun. ¿Cuál es el costo de la ignorancia? ¿Cuánto le cuesta a una organización olvidar lo que sus empleados claves saben, el no poder contestar oportunamente las. 17.

(25) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. preguntas de sus clientes, o tomar decisiones inapropiadas basadas en un conocimiento insuficiente?. La gerencia efectiva del conocimiento requiere soluciones híbridas de gente y tecnología. A pesar de los avances en la inteligencia artificial, no puede decirse aun que se tenga una máquina que pueda reemplazar a los humanos completamente. Los hechos demuestran que las organizaciones que desean una efectiva gerencia de su conocimiento, requieren una alta dosis de esfuerzo humano. Los humanos son muy buenos para ciertos tipos de actividades, los computadores lo son para otras.. Los seres humanos son costosos y malhumorados, pero se acomodan mejor en ciertos aspectos del manejo del conocimiento. Cuando se busca entender el conocimiento, interpretarlo en un contexto amplio, combinarlo con otros tipos de información, o sintetizar varias formas no estructuradas de conocimiento, los humanos son la mejor opción. Los computadores y los sistemas de comunicación, por otra parte, son buenos para otro tipo de tareas, por ejemplo para la captura, transformación y distribución de conocimiento altamente estructurado que cambia rápidamente. Los computadores se están haciendo cada vez más útiles en realizar las mismas tareas sobre conocimiento menos estructurado tal como texto e imágenes. Dada esta mezcla de habilidades, se requiere construir ambientes de gerencia de conocimiento "híbridos" en el que se utilice tanto a personas como a computadores de manera complementara.. Cuando se están compilando bases de datos de conocimiento organizacional se requiere incluir apuntadores a personas. Por ejemplo en GM Huges Electronics, durante el trabajo de definición de las mejores prácticas de reingeniería de procesos, se capturó en la base de datos el conocimiento combinado de 18.

(26) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. computadores y personas. Cada entrada de conceptos y prácticas se envió a un editor quien definió su utilidad y relevancia. Estos conceptos y prácticas se describían de manera concisa para captar el interés del lector e incluían el nombre y número telefónico de una persona que podía describirla en detalle. El uso de esta base de datos está creciendo y consolidándose, y cada director de división se preocupa porque su división se encuentre bien representada en la base de datos.. La gerencia del conocimiento es altamente política. No es para nadie un secreto que "El conocimiento es poder" y por lo tanto no sorprende que la gerencia del conocimiento tenga un trasfondo altamente político. Si el conocimiento está asociado con el poder, dinero y éxito, entonces también está asociado con intrigas "lobbying" y tratos velados. ¿Qué significa la política alrededor del conocimiento para una gerencia del conocimiento efectiva? Algunos gerentes despreciarán la política alegando que ellos solos pueden encontrar la solución. Pero un gerente del conocimiento astuto debe reconocer y cultivar la política. Él hará lobby para lograr el uso y la valoración del conocimiento, hará negocios entre quienes tienen el conocimiento y quienes lo utilizan, cultivará la opinión de ciertos líderes de gran influencia para que sean quienes adopten las propuestas nuevas sobre gerencia del conocimiento. Al nivel más alto, él tratará de moldear la manera como se gobierna el conocimiento para su mejor utilización en la organización.. La gerencia del conocimiento requiere gerentes del conocimiento. Los recursos claves. de. un. negocio. como. el. trabajo. y. el. capital. tienen. funciones. organizacionales dedicadas a su administración y gerencia. El conocimiento no puede ser bien gerenciado hasta que algún grupo en la empresa te nga la clara responsabilidad de hacer ese trabajo. Dentro de las tareas que ese grupo puede llevar a cabo está el recolectar y categorizar el conocimiento, establecer una infraestructura orientada al conocimiento y monitorear el uso del conocimiento.. 19.

(27) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. Varias firmas de servicios profesionales ya tienen definidos roles de "Gerencia del Conocimiento":. McKinsey,. Andersen. Consulting,. Ernst. &. Young,. Price. Waterhouse, A. T. Kearney, Hewlett Packard y Buckman Laboratories entre otros.. La función de Gerencia del Conocimiento pudiera inspirar resentimiento y preocupación en una organización si buscara ensamblar y controlar todo el conocimiento. El objetivo de la gerencia del conocimiento debe ser solamente el de facilitar la creación, distribución y uso del conocimiento por otras personas. Además los gerentes de conocimiento no deben dar a entender por sus palabras o acciones que son más "instruidos" o que poseen más conocimiento que ninguno otro en la organización. De hecho, un gerente de conocimiento de Hewlett Packard sostiene que la cualidad más importante para este rol es no ser egoísta.. La gerencia del conocimiento brinda más beneficios a partir de "mapas" que a partir de modelos, más a partir de mercados que a partir de jerarquías. Existe la tentación en la gerencia del conocimiento a crear un modelo jerárquico o arquitectura del conocimiento similar a la Propedia de la Enciclopedia Británica, la cual gobierna la colección y categorización del conocimiento. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones ha n tenido mejores resultados dejando que el "mercado" del conocimiento actué mediante, sencillamente proveer y ubicar el conocimiento que sus clientes parecen querer. La dispersión del conocimiento tal como se describe en un mapa puede ser ilógica, pero es más útil para un usuario que un modelo hipotético de conocimiento que sea bien entendido por sus creadores, pero que tal vez nunca se llegue a implantar completamente. La ubicación del conocimiento organizacional es la actividad individual que probablemente más influye en que haya mayor acceso al mismo. Dejar que el "mercado" funcione quiere decir que los gerentes de conocimiento tratan de hacer el conocimiento tan atractivo y accesible como sea posible y luego observan qué tipo de conocimiento es solicitado y con qué términos específicos. La compañía 20.

(28) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. Teltech, que administra una red de conocimiento de expertos en la ciudad de Mineapolis, ha observado que casi nunca los clientes que llaman para solicitar asesoría utilizan los mismos términos que utilizan los expertos para describir su trabajo. La función de conectar las necesidades del cliente con la experticia disponible, se realiza por medio de un sistema de búsqueda y recuperación en línea diseñado por Teltech y llamado "Knowledgescope". Este sistema es un "mapa", diccionario o libro de sinónimos de más de 30.000 términos técnicos. El sistema es mantenido por varios ingenieros de conocimiento que trabajan de tiempo completo. Cada término tiene un significado principal y varios sinónimos. El objetivo de Teltech es que en la base de datos figuren los términos que utilizan los clientes para describir sus necesidades. Para hacerlo, diariamente los ingenieros de conocimiento reciben una lista de términos que no tuvieron una búsqueda exitosa en la base de datos. Muchas de las búsquedas infructuosas se deben a errores de escritura, pero algunos son nuevos términos o sinónimos que se agregan a la base de datos.. Hasta hace poco la forma como Teltech modelaba el conocimiento era de manera jerárquica en vez de basada en diccionario de sinónimos. Su base de datos anterior era llamada "Tech tree" y tenía varias ramas de conocimiento tales como científico, técnico, médico, químico, etc. Sin embargo, tanto los clientes como los analistas de Teltech encontraban difícil navegar a través del árbol y los nuevos términos tendían a quedar ubicados a niveles inapropiados dentro del árbol. Teltech ha encontrado que el enfoque de diccionario de sinónimos es mucho más satisfactorio. Dicho enfoque ha producido un mapa de conocimiento en vez de un modelo del mismo. Compartir y utilizar conocimiento, con frecuencia son acciones no naturales. ¿Si mi conocimiento es un recurso valioso, por qué debo yo compartirlo?, ¿Si mi trabajo es crear conocimiento, por qué debería yo poner en peligro mi empleo al utilizar el conocimiento de otro en vez del mío?... Algunas veces nos sorprendemos cuando el conocimiento no se comparte o no se utiliza, 21.

(29) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. pero se podría ejercer mejor la función de gerentes de conocimiento si se reconociera que la tendencia natural es la de esconder nuestro conocimiento y mirar con sospecha a los demás. Para poner nuestro conocimiento en un sistema y buscar el conocimiento de otros se necesita no solamente tratar sino, además conducir un gran esfuerzo motivador para lograr ese objetivo.. Si un gerente del conocimiento está consciente de este principio, no debe dar por hecho el que el conocimiento se comparta. No debería asumir que con instalar Lotus Notes, automáticamente cambiará la actitud de los usuarios y comenzarán a compartir, o que hacer la información disponible necesariamente hace que la gente la utilice. Debemos estar conscientes que compartir y utilizar el conocimiento y la información tiene que ser una acción motivada a través de premios, evaluación de desempeño, compensación etc.. Hay algunas firmas que están comenzando a evaluar y recompensar a su personal por compartir y utilizar el conocimiento. Lotus Development, ahora una división de IBM, tiene definido que el 25% del total de la evaluación de desempeño de sus empleados de soporte a clientes, está dado por el compartir el conocimiento. Buckman Laboratories hace una mención de sus 100 mayores "compartidores" de conocimiento, en una reunión anual especial. ABB evalúa a sus gerentes basada no solo en el resultado de sus decisiones sino también en el conocimiento e información aplicados en su proceso de toma de decisiones.. La gerencia del conocimiento significa mejorar los procesos del negocio que se basan en conocimiento. Es importante direccionar y mejorar el proceso genérico de la "gerencia del conocimiento", pero donde el conocimiento es generado, utilizado y compartido intensivamente es en unos pocos y específicos procesos del negocio que se basan en conocimiento. Los procesos específicos varían en cada firma e industria, pero de todas maneras incluyen investigación de mercado, 22.

(30) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. diseño y desarrollo de productos, y aun hasta procesos transaccionales tales como configuración de ordenes y precios. Si se reconoce que se deben hacer mejoras reales en la gerencia del conocimiento también se deben hacer mejoras en los procesos claves del negocio. El acceso al conocimiento es solo el principio.. Si el acceso al conocimiento fuera suficiente habrían largas filas a la entrada de las bibliotecas. El acceso es importante, pero la gerencia exitosa del conocimiento también requiere atención y compromiso. Se dice que la atención es el dinero efectivo de la era de la información. Para que los consumidores o clientes del conocimiento presten atención al conocimiento, deben llegar a ser más que receptores pasivos. Se puede lograr un contacto más estrecho con el conocimiento mediante tener que resumirlo o reportarlo a otros, utilizando juegos basados en roles y juegos basados en el uso del conocimiento, y por medio de recibir el conocimiento por contacto estrecho con los proveedores del mismo. Esto es particularmente importante cuando el conocimiento que se va a recibir es tácito, tal como Ikurijo Nanaka lo ha descrito.. Algunas firmas ya han empezado a ayudar a sus gerentes y empleados a involucrarse con el conocimiento. Jane Linder, gerente de información, investigación de mercado y planeación estratégica de Polaroid Corportation, trabaja con el presidente de la división de soporte para crear "juegos de guerra" para entrenar y ejercitar a gerentes de división y profesionales.. Los participantes estudian investigaciones de mercado y luego asumen roles como competidores o como representantes de ventas de Polaroid frente a los clientes. Los ejercicios orientados al mercadeo han tenido gran éxito y ahora Polaroid está planeando utilizar este mismo enfoque para otros tipos de conocimiento. Toyota y Nissan han enviado a sus diseñadores de autos a los Estados Unidos para recibir. 23.

(31) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. conocimiento tácito mediante fraternizar con segmentos particulares de sus clientes.. La gerencia del conocimiento nunca termina. Los gerentes del conocimiento pueden sentir que si pudieran poner el conocimiento de su organización bajo control, su trabajo estaría hecho. Sin embargo, las tareas de la gerencia del conocimiento son de nunca acabar. Tal como ocurre con la gerencia de personal o financiera, nunca llega el momento en que se pueda decir que el conocimiento está completamente administrado o gerenciado.. Una razón por la cual la gerencia del conocimiento no termina es que las categorías del conocimiento requerido siempre están cambiando. Nuevas tecnologías, enfoques administrativos, asuntos de regulación, inquietudes de los clientes siempre están apareciendo. Las compañías cambian sus estrategias, estructuras organizacionales, productos y enfatizan el servicio.. Los nuevos gerentes y profesionales tienen nuevas necesidades de conocimiento. Este cambio rápido en el ambiente del conocimiento significa que las firmas no deberían gastar mucho tiempo en modelar un área particular de conocimiento. Mientras transcurre el tiempo para terminar pudiera ser que las necesidades hayan cambiado completamente. En vez de esto, las descripciones de ambiente de conocimiento pudieran ser una solución rápida, aunq ue no perfecta, y solo tan extensa como su uso lo requiera.. La gerencia del conocimiento requiere un contrato de conocimiento. No es claro en muchas organizaciones quien es el dueño o quien tiene el derecho de uso del conocimiento de sus empleados. El conocimiento de los empleados ¿es comprado o alquilado?, ¿Es todo el conocimiento en la cabeza del empleado propiedad del empleador?, ¿Qué hay del conocimiento almacenado en archivadores o discos de 24.

(32) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. computador?, ¿Qué hay del conocimiento de los consultores, mientras están prestando el servicio?, o ¿los empleados de una firma en outsourcing?. Pocas firmas tienen políticas que tengan en cuenta estos asuntos.. Muchas organizaciones han retenido el conocimiento de sus empleados (al menos el que han desarrollado entre los 5 y 9 años) como propiedad de la corporación. Sin embargo, muchos cambios han hecho ese enfoque más difícil. Los empleados cambian con más frecuencia a nuevos empleos y organizaciones, la distinción entre la vida del trabajo y la vida del hogar es menos acentuada, hay más trabajadores de "contingencia". De cualquier manera, pocas firmas han hecho un buen trabajo para extraer y documentar el conocimiento de sus empleados en el pasado. Sí el conocimiento está llegando a ser un recurso más valorado en las organizaciones, debemos prestar más atención a los aspectos legales de la gerencia del conocimiento. Posiblemente el mayor problema en aumentar los aspectos legales de la gerencia del conocimiento será el aumento del número de abogados que requieran. La rama de la propiedad intelectual es el campo de mayor crecimiento en la profesión legal y crecerá aun más rápido. Los cambios tecnológicos de los últimos años están reflejados en lo que ocurre con el uso de Internet y toda la nueva revolución en la forma de hacer los negocios y la sinergia con los nuevos paradigmas empresariales orientándose la construcción de organizaciones virtuales, la productividad de los trabajadores del conocimiento, las alianzas estratégicas y la globalización de los mercados. Las empresas también comprenden que tienen que ser organizaciones mas abiertas donde no sólo se maneja la cadena de valor interna sino que tiene que extenderse a manejar en forma asociada partes de las cadenas de sus proveedores y clientes. Un aspecto importante que se esta dando en las organizaciones es la administración de la cadena de valor virtual, todo ese conjunto de información. 25.

(33) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. denominado ahora sistema nervioso digital. Es aquí donde se van a generar la mayor cantidad de servicios en los próximos años creando cada vez mayor valor para la organización. Así mismo, se esta presentando una alta movilidad de personal en las organizaciones producto de reestructuraciones, fusiones, reducción de tamaño, reingenierias, competitividad. Las empresas se están dando cuenta de que es importante saber lo que saben y están convenciéndose de que el conocimiento resulta ser el activo más importante, más importante aun que otros recursos de la empresa porque es el conocimiento el que les va a permitir generar nuevos servicios y recursos y por ende crear cada vez mas valor para la organización. Por esta razón están definiendo acciones no solo para preservarlo sino también para adquirir nuevo conocimiento, administrarlo, protegerlo y divulgarlo en la organización a fin de enriquecer el trabajo. La información es el dato procesado y el conocimiento tiene como uno de sus insumos a la información que asociado con la experiencia y cultura compuesta por actitudes, creencias, en un contexto configuran el conocimiento. La gerencia del conocimiento comprende la labor de crear, incorporar, representar, mantener, transformar, consolidar, organiza, proteger, transferir, y divulgar el conocimiento dentro de la organización. Existe una definición concreta, gerencia del conocimiento es el proceso de administrar conocimiento de todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar nuevos conocimiento y desarrollar nuevas oportunidades. Está actividad debe formar parte de la organización.. 26.

(34) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. La gestión de conocimiento es un arte que integra formalmente la información, las personas, la tecnología, métodos y lo más fundamental en este concepto la acción. Acciones que deben tomarse con el conocimiento para generar valor para los clientes aprender una metodología de desarrollo de sistemas en un curso es información, de los libros de las separatas entregadas por el profesor, de lo escuchado en las clases, esto es solo información y entendimiento, conocimiento será haber desarrollado el sistema con la metodología, y haber obtenido un resultado de un sistema en operación exitoso, haber obtenido una experiencia. El conocimiento explícito puede ser transmitido de una manera estructurada en forma de documentos, formatos, pantallas, reportes, y por lo tanto puede ser registrado en el computador, el conocimiento tácito es lo que cada persona mantiene producto de su experiencia, de sus estudios, de su forma de ser, de las culturas organizacionales por las que paso, sus actitudes. Pueden haber dos grupos de trabajo a los cuales les encargamos un proyecto grupo a y grupo b cada uno compuesto por un jefe de proyecto y por 6 personas adicionales. Los dos grupos reciben las mismas enseñanzas sobre metodologías, se les entrena igual, se les entrega las mismas herramientas computadoras y otros dispositivos software y hardware requeridos. Los dos grupos reciben el mismo proyecto pero para sorpresa nuestra el grupo a lo termina en 5 meses con alta calidad y el grupo b lo termina en 9 meses y con problemas ¿Qué paso? Tenían el mismo conocimiento explícito las charlas, los manuales, las metodologías, los formatos, pero fallo el equipo b como nos gustaría que el equipo b trabaje como el equipo a. Este es el conocimiento tácito del equipo a, en que consistía trabajaron en equipo, definieron está ndares de trabajo, hubo liderazgo, innovaron mejorando la metodología propuesta con experiencias anteriores del jefe del proyecta. Todo esto deberíamos poder trasladarlo al equipo b, equipo c o d y a cualquier otro tipo de organización. ¿Cómo hacerlo?.. 27.

(35) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. Reuniones de intercambio de experiencia, casuística que se registre y que permita que lo tácito se convierta en explícito entonces el equipo aprenderá lo que hizo y como lo hizo el equipo a Lo explícito registrado con el apoyo de la T.I. y lo tácito vía intercambio, Pero resulta que la persona del equipo y no va a ser líder de la noche a la mañana pero si no ha sido líder tendrá que asumir actitudes y aptitudes de líder. Tenemos que ver la manera de generar y motivar esto aspectos al interior de los demás grupos pero es parte de lo que queremos salvaguardar y que deseamos transmitir al interior de la organización. 4.2.2. El Mejoramiento Continuo. Se ha definido al Mejoramiento del personal como una forma de lograr la calidad total, y como una conversión en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo competitivo y desarrollado. Para mejorar un proceso y llegar a la calidad total, y ser en consecuencia más competitivos, es necesario cambiar dicho proceso, para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable. Qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del proceso. La clave del éxito es la Calidad Total de mantener sistemáticamente ventajas que le permitan alcanzar determinada posición en el entorno socioeconómico. El término calidad total es muy utilizado en los medios empresariales, políticos y socioeconómicos en general. A ello se debe la ampliación del marco de referencia de nuestros agentes económicos que han pasado de una actitud auto protectora a un planteamiento más abierto, expansivo y preactivo. La ventaja comparativa de una empresa estaría en su habilidad, recursos, conocimientos y atributos, etc., de los que dispone dicha empresa, los mismos de. 28.

(36) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. los que carecen sus competidores o que estos tienen en menor medida, que hace posible la obtención de unos rendimientos superiores a los de aquellos. El uso de estos conceptos supone una continua orientación hacia el entorno y una actitud estratégica por parte de las empresas grandes como en las pequeñas, en las de reciente creación o en las maduras y en general en cualquier clase de organización. Por otra parte, el concepto de éxito nos hace pensar en la idea "excelencia", o sea, con características de eficiencia y eficacia de la organización. Colombia esta experimentando cambios de la calidad total; pero aún existen algunas empresas en nuestro país que no mostraban estas nuevas formas de hacer empresa y poco a poco están haciendo los cambios y otras ya fueron absorbidas por otras para no tener que cerrar sus puertas, la calidad de los productos, la red de distribución, las relaciones con la comunidad, el desempeño de los trabajadores, son puntos primordiales en la lucha para desarrollar empresas en estos tiempos. El mejoramiento continuo es una herramienta que en la actualidad es fundamental para todas las empresas porque les permite renovar los procesos administrativos que ellos realizan, lo cual hace que las empresas estén en constante actualización; además, permite que las organizaciones sean más eficientes y competitivas, fortalezas que le ayudarán a permanecer en el mercado. Para la aplicación del mejoramiento es necesario que en la organización exista una buena comunicación entre todos los órganos que la conforman, y también los empleados deben estar bien compenetrados con la organización, porque ellos pueden ofrecer mucha información valiosa para llevar a cabo de forma óptima el proceso de mejoramiento continuo. La definición de una estrategia asegura que la organización está haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus objetivos. La definición de su sistema determina si está haciendo estas cosas correctamente.. 29.

(37) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. La competitividad no es producto de una casualidad ni surge espontáneamente; se crea y se logra a través de un largo proceso de aprendizaje y negociación por grupos colectivos representativos que configuran la dinámica de conducta organizativa, como los accionistas, directivos, empleados, acreedores, clientes, por la competencia y el mercado, y por último, el gobierno y la sociedad en general. Una organización, cualquiera que sea la actividad que realiza, si desea mantener un nivel adecuado de competitividad a largo plazo, debe utilizar antes o después, unos procedimientos de análisis y decisiones formales, encuadrados en el marco del proceso de "planificación estratégica". La función de dicho proceso es sistematizar y coordinar todos los esfuerzos de las unidades que integran la organización encaminados a maximizar la eficiencia global. Para explicar mejor dicha eficiencia, consideremos los niveles de competitividad, la competitividad interna y la competitividad externa. La competitividad interna se refiere a la capacidad de organización para lograr el máximo rendimiento de los recursos disponibles, como personal, capital, materiales, ideas, etc., y los procesos de transformación. Al hablar de la competitividad interna nos viene la idea de que la empresa ha de competir contra sí misma, con expresión de su continuo esfuerzo de superación. La competitividad externa está orientada a la elaboración de los logros de la organización en el contexto del mercado, o el sector a que pertenece. Como el sistema de referencia o modelo es ajeno a la empresa, ésta debe considerar 30.

(38) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. variables exógenos, como el grado de innovación, el dinamismo de la industria, la estabilidad económica, para estimar su competitividad a largo plazo. La empresa, una vez ha alcanzado un nivel de competitividad externa, deberá disponerse a mantener su competitividad futura, basado en generar nuevas ideas y productos y de buscar nuevas oportunidades de mercado. Esta técnica se ha considerado como una herramienta de mucha ayuda para todo tipo de empresa, ya que su filosofía está definitivamente muy orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada una de los elementos que constituyen el sistema de empresa, (proveedores, proceso productivo, personal y clientes). La filosofía del "justo a tiempo" se fundamenta principalmente en la reducción del desperdicio y por supuesto en la calidad de los productos o servicios, a través de un profundo compromiso (lealtad) de todos y cada uno de los integrantes de la organización así como una fuerte orientación a sus tareas (involucramiento en el trabajo), que de una u otra forma se va a derivar en una mayor productividad, menores costos, calidad, mayor satisfacción del cliente, mayores ventas y muy probablemente mayores utilidades.. 31.

(39) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. 5. METODOLOGIA. El proceso para la realización del proyecto de grado involucró en términos generales tres componentes así: •. Componente Investigativo y de recopilación de información.. •. Componente de análisis y clasificación de información.. •. Generación del documento final.. 5.1.. COMPONENTE. INVESTIGATIVO. Y. DE. RECOPILACIÓN. DE. INFORMACIÓN.. Durante el desarrollo de este componente, se realizó la revisión bibliográfica preliminar y específica, relacionada con la gerencia del conocimiento, el mejoramiento continuo y el manejo de la información, mediante libros, journals, revistas, Internet, entrevistas y consultas con profesionales y experiencias personales del autor.. La revisión de libros, journals y revistas, mostró la documentación que existe y los diferentes puntos de vista de los escritores frente al tema.. Para las entrevistas y consultas con profesionales, se manejaron entrevistas informales en donde a manera de charla se obtenía información y sus puntos de vista libremente expresados relacionados con el tema, lo cual ayudó al autor a formarse una idea clara y a visualizar lo que realmente piensan las personas acerca del conocimiento, su manejo y su importancia en el desarrollo de proyectos de construcción.. 32.

(40) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. La revisión en internet, mostró diferentes puntos de vista del conocimiento en el mundo, sus inquietudes, sus virtudes, defectos y la gran importancia que tiene este tema en áreas diferentes a la ingeniería civil, pero que se pueden implementar y adaptar a sus necesidades desde el punto de vista de la gerencia y su interrelación con las demás profesiones y personas que están involucradas con los proyectos durante su desarrollo. 5.2. COMPONENTE DE ANÁLISIS Y CLASIFICACION DE INFORMACION.. Una vez obtenida la información, se clasifico y organizó en dos grandes grupos; uno que conformó el marco conceptual de la tesis y otro que permitió el desarrollo de los aportes del autor.. La información obtenida para el marco conceptual se clasificó, atendiendo a la relevancia que tenia frente a otros artículos y entrevistas, de tal forma que no fuese repetitiva y que mostrara el estado actual del manejo del conocimiento desde varios puntos de vista.. La otra parte de la información se utilizó para estructurar el desarrollo del aporte del autor al trabajo de grado, permitiendo la conformación de los capítulos siguientes en cuanto a las etapas de los proyectos su desarrollo e importancia en el manejo del conocimiento para las firmas contratistas.. Es a partir de este análisis donde se puede enfocar este trabajo de grado a las firmas o personas contratistas que desarrollan proyectos de carácter civil, y se pueden aplicar cosas de otras áreas que también manejan el conocimiento para mejorar su competitividad y eficacia frente a sus competidores de mercado.. 33.

(41) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. Lo anterior permitió observar el panorama actual que las empresas le dan al manejo del conocimiento y la visión que tienen algunos profesionales y el mundo en cuanto al tema, que para unos presenta una gran importancia y para otros no tanto, lo cierto es que para la gran mayoría, el conocimiento es una gran fuente de ingresos, no solo económicos sino intelectuales ya que permiten un mejor desarrollo de las empresas, sus proyectos y de las personas que las integran.. Una vez analizados los diferentes tópicos encontrados, se conformó la reseña de las personas y procedimientos que están involucrados en el desarrollo de un proyecto desde el panorama de las firmas o personas contratistas y la estructuración de los proyectos también bajo este punto de vista.. En el análisis de los componentes de un proyecto, éste se dividió en sus fases principales y se analizó la forma para involucrarlas en el aprendizaje y procesos de mejoramiento continuo. 5.3. GENERACIÓN DEL DOCUMENTO FINAL.. Finalmente, se organizó toda la información adquirida y generada junto con las conclusiones y recomendaciones aportada por el autor y se conformó este documento, que presenta el manejo de la información en los procesos identificados de un proyecto, la importancia del conocimiento y las posibles aplicaciones para las empresas contratistas, que se identifiquen con la clasificación que aquí se presenta.. 34.

(42) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. 6. LOS PROCEDIMIENTOS Y EL PERSONAL VINCULADO A LOS PROYECTOS.. Para la realización de cualquier obra de carácter civil, se debe contar con personal plenamente capacitado y con ciertos conocimientos específicos en el área y más aún si las obras tienen algún componente en donde se necesite poseer cierta técnica y especialidad.. Estas personas son las que desarrollaran una serie de subprocesos o procedimientos a lo largo del desarrollo del proyecto que llevarán a su finalización y entrega, en donde se busca una plena satisfacción para el cliente, un beneficio económico para los realizadores del proyecto y la empresa contratista y un valor agregado de conocimiento para los involucrados en el proyecto.. El conocimiento busca en este sentido, un proceso de aprendizaje y mejoramiento continuo, y para esta clase de proyectos involucra en términos generales diferentes procedimientos y personas que se pueden sintetizar en los siguientes:. -. El papel del Gerente ó líder del proyecto.. -. El residente de obra ó encargado directo en obra.. -. Los empleados ó personal involucrado directamente en el proyecto.. -. Los Subcontratos y Subcontratistas.. -. La documentación de los trabajos realizados por la empresa.. -. La capacitación del personal de planta y flotante.. -. La empresa contratante.. 35.

(43) MIC 2003-II-16 ESQUEMA PÁRA LA EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN APLICADO AL PROCESO DE APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO. 6.1. EL PAPEL DEL GERENTE O LÍDER DEL PROYECTO.. En los proyectos de carácter civil y en empresas emergentes, el papel del gerente es vital, el cual va desde la atención al cliente hasta la dirección de los proyectos por más grandes o peque ños que estos sean. En este caso es el gerente quien cada vez que se desarrolla un proyecto, esta ampliando su experiencia y conocimientos, y si el gerente es también socio de la empresa, las lecciones aprendidas quedan en la empresa y se implementan fácilmente en otros proyectos de similares características o bajo condiciones que permitan la implementación de algunos tipos de procesos. Sin embargo, el gerente no hace todo solo, ni sabe absolutamente todo, por lo cual el papel de gerente también involucra su capacidad de liderazgo y de interacción con su grupo de trabajo, el saberse rodear y saber escuchar es parte vital para el éxito y el proceso de aprendizaje. La motivación que se genere hacia los empleados para adquirir y desarrollar conocimientos y para generar un sentido de pertenencia hacia la empresa facilita la comunicación, y permite que el conocimiento fluya a través de todos y cada uno de los integrantes comprometidos en forma directa e indirecta con determinado proyecto.. Por otra parte en proyectos en gran envergadura es preciso contar con un diseño administrativo en donde la cabeza es el Gerente del proyecto y su función fundamental será la dirección de la ejecución de la obra, buscando obtener un producto final con base en las especificaciones previamente establecidas, cumpliendo con las limitaciones presupuestales y desde luego con la programación acordada.. Para cumplir con los objetivos se le deberá dotar de completa autonomía y autoridad para el desarrollo del proyecto y será desde luego el responsable directo 36.