TEMA 2
TRATAMIENTO DOCUMENTAL Y TÉCNICAS DE ARCHIVO
• CONTEXTO:
En la sociedad actual, caracterizada por tener innumerables recursos para acceder a toda clase de información, se hace necesario conocer la respuesta que la Administración da a las nuevas necesidades creadas por la sociedad.
Por ello, en esta unidad vamos a estudiar el modo de comunicación de la Administración con los ciudadanos.
Conoceremos también el proceso documental, en el que el cuidado, tratamiento y difusión del documento juegan un papel fundamental. Estudiaremos el proceso vital del documento administrativo desde su creación hasta su archivado definitivo. Por último, veremos las nuevas aplicaciones informáticas utilizadas en la Administración.
• OBJETIVOS:
Los objetivos que debes conseguir una vez finalizada esta unidad son los siguientes:
• Conocer las diferentes Administraciones y su relación con los ciudadanos.
• Aprender los derechos y limitaciones de los ciudadanos para acceder a los documentos administrativos.
• Estudiar los archivos por los que pasa el documento administrativo y las funciones de cada uno de ellos.
• Conocer los últimos avances informáticos aplicados a la gestión documental.
• SITUACIÓN.
Javier ha finalizado del ciclo superior de Administración y Finanzas y acaba de empezar a trabajar como becario en el departamento de personal del Decanato de los Juzgados de Primer Instancia e Instrucción de Badajoz. Lo Primero que descubre es un cierto caos a la hora de organizar toda la documentación que le presentan. El primer día, Javier se encuentra un poco perdido con respecto a sus responsabilidades y funciones en el departamento, no entiende muy bien qué debe hacer con tanta documentación.
Javier se enfrenta a una nueva situación como becario en la que tendrá que generar y tratar documentación de muchas procedencias y de muchos tipos, por ello se plantea lo siguiente:
Tema 1. La documentación y la información en las
Administraciones Públicas
Una de las primeras cosas que Javier debe aprender de su trabajo es que para ayudar a los ciudadanos, como empleado público su obligación es:
•
Ayudar.•
Informar.•
Colaborar.Además de los recursos humanos, Javier deberá contar con los medios materiales para poder desarrollar su labor.
Por ello, deberá seguir una serie de pasos que le ayudarán a desempeñar su trabajo con éxito:
Los temas relacionados con la gestión documental son:
• Tema 1. La información y documentación en las Administraciones Públicas. • Tema 2. La gestión documental: el tratamiento, difusión y conservación de los
documentos.
Paso 1.1. Entender la información como derecho constitucional.
Paso 1.2. Conocer la relación de la Administración Estatal con los ciudadanos. Paso 1.3. Estudiar la planificación de la información administrativa.
Paso 1.4. Establecer relaciones con los centros de información al ciudadano.
Paso 1.1. La información como derecho constitucional
La información en España está regulada por la máxima expresión del derecho, la Constitución en su artículo 105.
Sin embargo, el acceso a determinados archivos y documentos administrativos está restringido cuando afecte a:
• La seguridad y defensa del Estado. • La intimidad de las personas. • La investigación de delitos.
El derecho a la información está también regulado por otras leyes:
• Ley 16/1985 de patrimonio histórico español.
• Ley 30/1992 de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.
• Ley 7/1985 reguladora de las bases de régimen local.
Artículo 105 de la CE.
La Constitución, en su artículo 105, dice que la ley regulará:
a) La audiencia de los ciudadanos, directamente o a través de las organizaciones y asociaciones reconocidas por la ley,
en el procedimiento de elaboración de las disposiciones administrativas que les afecten.
b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en los que afecten a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.
Destaca la existencia de una agencia de protección de datos, cuya función general es "velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos".
La AGPD funciona tanto a nivel nacional como internacional. Del 26 al 28 de
septiembre de 2007 se celebró en Montreal (Canadá) la 29ª Conferencia Internacional de Autoridades de Protección de Datos y Privacidad.
El derecho de los ciudadanos a la información hace referencia a personas físicas y también a otras muchas entidades como:
•
Sindicatos.•
Bancos y Cajas de Ahorro.•
Sociedades y fundaciones.A todas ellas se las considera como personas jurídicas.
Los diferentes tipos de comunicación
Dentro de la Administración, existen dos tipos de comunicación:
•
De tipo interno, existente entre los diferentes órganos de la administración estatal.•
De tipo externo, de la administración hacia los ciudadanos, empresas, entidades u otras administraciones. Ésta se realiza a través del: BOE. Diarios oficiales de las Comunidades Autónomas.También existe la comunicación recíproca, del ciudadano a la administración,
normalmente realizada de forma escrita u oral, en los centros de atención al ciudadano.
La información administrativa permite la relación entre el órgano administrativo y los individuos. Para que ésta sea fluida, se tiene que apoyar en tres conceptos muy simples pero fundamentales:
•
La comunicación.•
El lenguaje.•
La documentación.Personas jurídicas
Según la Constitución Española, las personas jurídicas son todas aquellas
promover la igualdad y libertad individuales y colectivas. El objetivo es facilitar la participación de los ciudadanos en la vida política, económica, cultural y social.
La comunicación
La comunicación, desde el punto de vista administrativo, consiste en la distribución de datos facilitada a los ciudadanos, entidades u otras administraciones. Para que exista una comunicación debe haber:
• Un emisor, encargado de dar a conocer las informaciones requeridas. En este caso, el emisor puede ser cualquiera de las administraciones o el propio ciudadano.
• Un receptor, que reciba la información. Tanto los ciudadanos, empresas, entidades bancarias y otras administraciones son receptores potenciales.
•
El mensaje, que es la información transmitida desde la administración a ciudadanos, empresas, administraciones, o viceversa.El lenguaje
El lenguaje es el modo de comunicación entre el emisor y el receptor y se canaliza de formas muy variadas:
• Oralmente, puede ser verbal o telefónica.
• Escrita, puede ser mediante documentos, fax, burofax, mail, etc.
•
Telemática, es aquélla compuesta por las nuevas tecnologías, como Internet, gps, fibra óptica, etc.La documentación
Comunicación administrativa española
Paso 1.2. La relación de la Administración Estatal con los ciudadanos
La relación que se establece entre la administración estatal y los ciudadanos se
denomina Administración participativa, y se caracteriza por una aproximación de ésta al ciudadano.
Por Administración participativa se entiende el proceso en que los subordinados comparten un grado significativo de poder en la toma de decisiones junto a sus superiores inmediatos.
Este tipo de Administración sólo existe en aquellos países que cuentan con democracias consolidadas. Son las llamadas democracias directas.
Dos son las formas de participación de los ciudadanos en la Administración:
•
A través de representantes. Viene reflejado en la Constitución. Es laparticipación de instituciones o colectivos humanos en las diferentes entidades públicas como, por ejemplo, Administraciones Locales, colegios públicos, la Sanidad, etc.
•
Mediante la toma de decisiones en los asuntos administrativos. La Constitución establece la colaboración y participación, sea individual o colectiva, a través de representantes para la defensa de los intereses,La participación ciudadana en la administración de justicia
La creación de tribunales de jurado, establecido en el art. 24 de la Constitución, es uno de los ejemplos más claros de implicación y participación de los ciudadanos en la administración de justicia. No en vano, la Constitución dice que 'la Justicia emana del Pueblo'.
Existen algunas excepciones para formar parte de un tribunal de justicia. Es el caso de todos aquellos empleados en dicha administración y de los cuerpos y fuerzas de seguridad del Estado.
Paso 1.3. La planificación de la información administrativa
Uno de los fundamentos de la Administración Pública debe ser la transparencia en todas sus acciones, para facilitar la vida a los ciudadanos. La información debe ser:
•
Clara•
ConcisaEl plan de modernización de la Administración Pública, llevado a cabo a finales de la década de los 80, trajo consigo una mejora de los centros de atención y comunicación al ciudadano para dar una mayor respuesta:
•
Pública.La información administrativa se sustenta sobre cuatro pilares:
• Facilitar los servicios de cada órgano administrativo para mejorar su aprovechamiento.
• Dotar a la Administración de los recursos humanos y materiales necesarios para estructurar adecuadamente cada departamento. Distribuir y realizar el tratamiento documental.
• Mejorar la imagen de la Administración fomentando el diálogo con los ciudadanos, de tal forma que tengan claro que se les escucha y atiende.
• Simplificar los formularios aplicando las nuevas tecnologías de la comunicación.
Paso 1.4. Los centros de información al ciudadano
Hace algunos años, las oficinas que se encargaban de atender a los ciudadanos eran las denominadas oficinas de reclamaciones, peticiones e iniciativas. Su función era:
• La recepción y respuesta de iniciativas.
• La recogida y atención de peticiones de los ciudadanos.
Con la entrada en vigor de la ley 30/1992, estas oficinas desaparecieron, sustituyéndose por nuevos centros de información y atención al ciudadano.
Tres son los factores que motivan este cambio:
• Las propias necesidades sociales.
• Mayor publicidad en los medios de comunicación.
• La irrupción de las nuevas tecnologías de la información.
La ley 30/1992 atribuye competencias para la gestión de estos centros a las administraciones:
• Central. • Autonómica.
Competencias de las oficinas de información y atención al ciudadano
1.
Actualización y distribución en su oficina de publicaciones, catálogos, boletines, etc.2.
colaboración y aportación a otras unidades administrativas del apoyo técnico y documental que se le solicite.3.
actualización de las bases de datos.4.
intercambio con otras oficinas del material.5.
Facilitación a los ciudadanos de la información y atención que requieran de la oficina.Organismos de atención al ciudadano
Los dos organismos de información y atención al ciudadano más importantes son:
El centro de información administrativa, dependiente del Ministerio de Administraciones Públicas. Ofrece la información general sobre actividades, servicios y otras materias de los órganos de la Administración Pública. El libro de sugerencias y quejas, es un documento donde los ciudadanospueden dejar:
•
Reclamaciones.•
Quejas•
Sugerencias.Los libros de sugerencias y quejas se localizan en oficinas de información y atención al ciudadano. Una vez realizada la reclamación, la administración contará con un plazo de veinte días para responderla. Uno de los más importantes es el de la Seguridad Social.
Tema 2. La gestión documental: tratamiento, difusión y
conservación de los documentos
Después de unas semanas, Javier ya sabe qué tipo de información puede facilitar a los ciudadanos y el modo de comportarse ante ellos. También ha establecido las primeras relaciones con las oficinas de atención al ciudadano para que le faciliten ciertas
informaciones. Pero Javier todavía no ha trabajado con los documentos administrativos ni con los diferentes sistemas de archivado de toda la documentación con la que trabaja a diario.
Paso 2.1. Conocer la documentación administrativa.
Paso 2.2. Comprender los modos de transmisión y recepción de documentos. Paso 2.3. Acceder a la documentación de los archivos
Paso 2.4. Estudiar el tratamiento de los datos personales en los nuevos soportes documentales.
Paso 2.1. La documentación administrativa
La definición de documento, además de ser muy amplia resulta controvertida, pues archiveros e investigadores parecen no ponerse de acuerdo.
La palabra documento tiene su origen en el vocablo latino docere, que significa enseñar.
La ley 15/1985 de 16 de junio de patrimonio histórico español, en su artículo 49, entiende por documento 'toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos'.
Todo documento cuenta con:
•
Soporte:
Se denomina soporte al formato donde se ubica la información. Elobjetivo del soporte es:
Conservar la información sin perder parte de ella.
Impedir posibles falsificaciones.
Resistir el paso del tiempo sin deteriorarse.
Si se trata de un soporte informático, debe permitir a su destinatario ver lo que contiene el mensaje.
•
Mensaje:
Es la información que contiene el soporte enviado de un emisor aun receptor.
La administración central genera dos tipos de documentos:
•
Endógenos, surgidos como resultado del trabajo interno dentro de laAdministración. Son emitidos por la administración.
Diferencias entre documento administrativo y expediente
Conviene distinguir entre expediente y documento administrativo, pues en multitud de ocasiones se tiende a confundirlos.
El documento administrativo es el soporte donde se concretan los diferentes actos de la Administración Pública.
Los objetivos del documento administrativo son:
•
Demostrar y dejar constancia ante los ciudadanos de un determinado acto administrativo.•
Modo de comunicación interno entre los diferentes órganos administrativos y externo con los ciudadanos.Por expediente se entiende el conjunto o recopilación de datos administrativos compilados y encaminados a la resolución de un determinado asunto.
Paso 2.2. Transmisión y recepción de la documentación
Una vez vista la documentación administrativa, el siguiente paso es registrarla.
Un registro es una oficina encargada de archivar, registrar y difundir información jurídica tanto de personas como de bienes.
Mientras un procedimiento no finaliza, todos los documentos quedan compilados en el libro de registros, organizados de dos maneras posibles:
• Alfabéticamente.
• Cronológicamente.
La Administración Pública dispone de tres tipos de registro:
• De entrada.
• De salida. • Auxiliares. En el registro se incluye:
• Asiento de todo documento recibido.
• Fecha de salida de escritos oficiales que se pueden dirigir tanto a órganos particulares como oficiales o administrativos.
• El número que le corresponde de entrada en registro.
• Naturaleza del asiento.
• Órgano al que va dirigido.
El ciclo de la documentación en el registro
Todo registro lleva a cabo una serie de actividades determinadas:
• Recepción de los documentos y comprobación de los mismos. El documento, sea de la naturaleza que sea, presentado ante un órgano administrativo, debe estar sellado por dicho órgano, apareciendo claramente la fecha de entrada en registro.
• Cotejo de la documentación presentada junto a los documentos originales para comprobar que son reales.
• Clasificación de la documentación y envío a su correspondiente órgano. Este paso se denomina reparto.
•
Entrega de un justificante o copia que certifica la entrega en el registro de esa documentación.El registro participa en el comienzo, desarrollo y decisión final de todo procedimiento. Cualquier decisión o resolución queda reflejada en el registro de salida.
Paso 2.3. Acceso a los documentos de archivo
Hasta la Revolución Francesa (1789) y la caída del Antiguo Régimen, el acceso a los documentos de archivo estaba permitido sólo a una pequeña minoría social. La
Declaración de los Derechos del Hombre (1789) incluyó el derecho de los ciudadanos a la información. Progresivamente se fueron separando los archivos históricos de los
administrativos y abriéndose los primeros a los ciudadanos.
En el siglo XIX ya se habla de depósito de documentos para definir los lugares de conservación de los mismos. Pronto se convirtieron en los centros de documentación e información de las administraciones estatales.
En España, durante el reinado de Isabel II, se abren los archivos a la investigación con la Real Orden de 1844 y, en el siglo XX, finaliza el proceso de restricciones a los archivos, creándose los Archivos Públicos.
Los archivos actuales se caracterizan por:
• Crecimiento de la documentación.
• Mejora documental gracias a:
La informática.
La reprografía.
El microfilmado.
Las nuevas tecnologías utilizadas en los archivos están potenciando la copia de los documentos originales para evitar su destrucción por el paso del tiempo. Actualmente, Google está procediendo al escaneado de diez mil ejemplares no sujetos a la ley de propiedad intelectual por ser más antiguos de 1923, para dar acceso público a ellos.
Documentos originales y copias
El soporte básico en los archivos ha sido tradicionalmente el papel. La tecnología actual permite copiar documentos delicados, propiciando la sustitución de originales por copias para:
• Una mejor conservación del documento original.
• Duplicidad documental, evitando el extravío de originales.
La pregunta que se plantea es la validez jurídica de los documentos copiados. Las copias están apoyadas por:
•
La LRJAPPAC.: La Ley de Procedimiento de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común valida las copias para documentos públicos. Aconseja, sin embargo, a los funcionarios públicos cotejar la copia con el documento original para garantizar la veracidad de la documentación presentada.•
El Tribunal Constitucional.: El Tribunal Constitucional deja claro en algunas sentencias que acepta la validez de las copias de documentos en lugar de los originales.Existen dos tipos de copia:
•
Copia auténtica, equivale al documento original. Tiene validez en cualquier organismo de la Administración Pública.Las lenguas en la documentación administrativa
España es un país plurinacional donde cohabitan cinco lenguas oficiales:
Por tanto, la difusión de los documentos de archivo se realiza en dichas lenguas. La LRJAPPAC en sus artículos 35d y 36 reconoce la existencia de diferentes lenguas dentro del Estado y de la Administración, y la obligación de ésta a utilizar ambas en las comunidades citadas.
Si un documento tiene efecto fuera del ámbito de la Comunidad Autónoma, aparecerá obligatoriamente en castellano. Asimismo, las Administraciones con lengua cooficial están obligadas a traducir al castellano cualquier documento si lo pide expresamente el interesado.
Paso 2.4. El tratamiento de los datos personales en los nuevos soportes
documentales
Todo documento recibido por la Administración estatal debe tratarse de forma rigurosa, ya que puede afectar la intimidad de las personas. Los nuevos soportes informáticos facilitan la vulneración de la misma. Para evitarlo se ha tenido que legislar. La Ley Orgánica de protección de datos de carácter personal, de 1999 define los parámetros de protección de la información personal.
•
Los datos personales sólo se pueden utilizar para el asunto en cuestión.•
Un determinado organismo no puede facilitar datos personales a organismosque no sean de la misma competencia.
•
Sólo el BOE puede autorizar la creación de un fichero automático a cualquier órgano público•
El tratamiento de los datos de carácter personal, necesita la autorización del afectado por escrito.Los nuevos soportes documentales El papel ha sido tradicionalmente el soporte documental en la Administración. En la actualidad, la Administración comienza a adaptarse a las nuevas tecnologías, sustituyendo el papel por el soporte electrónico.
A pesar de los inconvenientes, la LRJAPPAC confirma la necesidad de dotar a toda la administración de los medios telemáticos e informáticos necesarios para mejorar las relaciones con los ciudadanos.
El objetivo que se persigue es conseguir una auténtica administración electrónica con sistemas informáticos y telemáticos modernos, actuales y adaptados a las necesidades de los ciudadanos.
Tema 3. Los diferentes sistemas de archivo en la
Administración Pública
Una vez familiarizado con los diferentes tipos de documentación administrativa, Javier debe conocer las fases por las que pasa toda la documentación dentro de los archivos.
Paso 3.1. Conocer la tipología de los archivos y el archivo de oficina. Paso 3.2. Diferenciar entre el archivo central y el intermedio.
Paso 3.3. Estudiar la última fase del documento en el archivo histórico.
Paso 3.1. Tipología de los archivos y el archivo de oficina
Se entiende por archivo público todo lugar donde se conservan documentos de los órganos públicos.
Esta documentación puede ser:
• Administrativa.
• Cultural.
• Informativa.
Los archivos garantizan el control, organización y conservación de los documentos depositados en el fondo de archivo. Existen diferentes tipologías a la hora de clasificarlos, aunque la más general es la diferenciación entre archivos:
• Públicos.
• Privados.
Dentro de los archivos públicos, se pueden clasificar de dos formas:
• Territorialmente:
Los archivos del Estado.
Los archivos regionales.
Los archivos histórico provinciales.
• Cronológicamente: Archivos de oficina.
Archivos centrales.
Archivos intermedios.
LEGISLACIÓN DE LAS CCAA EN MATERIA DE ARCHIVOS
• Legislación de las CCAA en materia de archivos • Ley 3/1984 de 09 de Enero, de Archivos
• Decreto 323/1987 de 23 de Diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andalucía (AGA)
• Decreto 233/989 de 07 de Noviembre, por el que se establece el
funcionamiento de los Archivos Centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y empresas de la Junta de Andalucía y su coordinación con el Archivo General de Andalucía;
• Ley 3/1999 de 28 de Abril, por la que se modifica la Ley 3/1984 de 09 de Enero, de Archivos
• Decreto 97/2000 de 06 de Marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y el desarrollo de la Ley 3/1984 de 09 de Enero, de Archivos.
Conceptos Básicos
• Las CCAA tiene competencias exclusivas sobre “archivos que no sean de titularidad estatal…” (art. 13.28 de la Ley 3/1984), así como sobre el Patrimonio Histórico (art. 13.27 misma Ley);
• Según el art. 1.2) de esa misma Ley, son DOCUMENTOS “…toda expresión, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, así como cualquier otra expresión gráfica, que constituye testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las obras de creación y de investigación editadas y de las que, por su índole, formen parte del patrimonio bibliográfico, así como, de las expresiones aisladas de naturaleza arqueológica, artística o etnográfica.” • Según el art. 1.3) de la misma Ley, se define al ARCHIVO como “…el
conjunto orgánico de los documentos conservados total o parcialmente, con fines de gestión, defensa de derechos, información, investigación y cultura.” • Según el Decreto 97/2000, se entiende por TRANSFERENCIA REGULAR
“… el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro, siguiendo el ciclo vital de los documentos.” (Art. 50).
El art. 53 del mismo Decreto, establece que los traspasos serán del modo siguiente:
Del archivo de oficina al central 1 año después de finalizar su trámite Del archivo central al intermedio
10 años después de haber ingresado en el archivo central Del archivo intermedio al definitivo
Documentación de conservación permanente con más de 30 años de antigüedad.
• El EXPURGO queda definido en el art. 34) del Decreto 97/2000 del modo siguiente: “La eliminación de documentos es la destrucción física, por cualquier método, que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización, sin perjuicio del posible aprovechamiento
Como norma general, las copias, reproducciones y borradores de los documentos, deberán ser eliminados (art. 36 del mismo Decreto), salvo algunos casos concretos, como p.e., que hayan desaparecido los originales.
• En la legislación autonómica, el DERECHO DE ACCESO se recoge en los arts. 26 y 27 de la Ley 3/1984, del modo siguiente “Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz y a la información en ellos contenida, siempre que estos cumplan las condiciones de consultabilidad pública que se establecen en la presente ley, que dicha consulta no suponga riesgo para la seguridad de los documentos y de acuerdo con las precisiones
del artículo siguiente”. En ese artículo, se establece que la documentación sólo
podrá ser consultada a los 30 años de haber finalizado su trámite o la vigencia administrativa; si además esa información afecta a la seguridad, honor o intimidad de las personas físicas, hay que esperar a los 30 años desde su fallecimiento o a los 100 años si no se conoce esa fecha, contados, en este caso, desde la fecha de los documentos. Se resalta, además, que no se autorizará el acceso a la documentación que contenga datos que conlleven peligro para la defensa o seguridad del Estado o pueda afectar los intereses vitales de Andalucía.
Organización del Sistema Andaluz de Archivos
El Sistema Andaluz de Archivos, se configura como una red de centros, de cuya planificación y coordinación se encarga la Consejería de Cultura. Está formado básicamente por:
•
El Consejo Andaluz de Archivos, que es un órgano consultivo y asesor;•
Servicio de archivos de la Consejería de Cultura;•
Archivos de uso público y los privados que reciban de los poderes públicos subvenciones y ayudas superiores a la mitad de sus presupuestos.Archivo General de Andalucía
Se encarga de recoger, seleccionar, conservar y organizar como archivo definitivo, toda la documentación sin vigencia administrativa producida y recibida por toda la
Administración Pública y sus organismos dependientes, excepto, la de los servicios periféricos. También el Parlamento de Andalucía y el Defensor del Pueblo, si así lo quieren, puede remitirles su documentación.
Del mismo modo, también recibirán la documentación de cualquier entidad pública o privada que lo solicite.
Los archivos en las Consejerías y demás órganos.
de la Junta de Andalucía, denominado Archivo General de Andalucía. Estos archivos centrales:
•
Dependen orgánicamente de su Consejería, Organismo Autónomo o Empresa, a través de la Secretaría General Técnica u órgano equivalente;•
Dependen funcionalmente de la Consejería de Cultura, a través del Archivo General de Andalucía.La transferencia de documentación, se harán anualmente (art. 10).
Los archivos de oficina
Los archivos de oficina también son conocidos como archivos de gestión. Están encargados de reunir la documentación del propio organismo productor y receptor de los mismos. Mientras los expedientes cuentan con plena vigencia administrativa, permanecen clasificados en los archivos de oficina de los órganos administrativos donde se tramita. El tiempo máximo de permanencia de un documento en ellos es de cinco años.
Una vez pasado este tiempo, se lleva a cabo una transferencia o traspaso de la documentación de un archivo a otro cumpliendo los plazos de permanencia establecidos. Las transferencias son obligatorias y afectan a toda la documentación.
Las funciones a cumplir en el archivo de oficina o de gestión son:
•
Organización y conservación de la documentación producida y recibida.•
Formación de las series documentales que eviten la pérdida o eliminación de documentos.•
Preparación de las futuras transferencias documentales.•
Cumplimiento de la normativa impuesta por el archivo general.Toda la documentación que llega a los archivos de oficina se clasifica en dos tipos de inventario:
•
Somero, con una mínima información y descripción.•
Analítico, con información más detallada y completa.El inventario consiste en una sencilla ficha descriptiva con una serie de elementos:
•
Fecha límite del expediente.Paso 3.2. El archivo central y el intermedio
Tras pasar cinco años en los archivos de oficina, los documentos pasan al archivo central. Los archivos centrales reúnen documentación de uno o más archivos de órganos jerárquicamente inferiores y con menor vigencia administrativa y jurídica. Sin embargo, es posible que todavía sean requeridos por la Administración. La documentación debe cumplir una serie de requisitos para ser remitida al archivo central:
•
Identificación y valoración de los documentos. Antes de enviarlos al archivo deben ser organizados.•
Revisión de los expedientes para comprobar que no falta ningún documento. Es conveniente que los expedientes no vayan divididos en cajas distintas.•
Destrucción de duplicados y fotocopias de documentos originales.•
Envío de la documentación en cajas normalizadas.Tras comprobar la documentación en el archivo central, se lleva a cabo la:
•
Clasificación.•
Inventariado.•
Instalación.El tiempo de permanencia de los documentos en el archivo central es de diez años como regla general y, pasado dicho tiempo, son llevados al archivo intermedio.
Existe también el Archivo Central General, responsable de la documentación de organismos administrativos que por su localización geográfica o por otras circunstancias, no tienen asignado Archivo Central. Suelen estar ubicados en el mismo lugar que el Archivo Intermedio y el Histórico.
El archivo intermedio
Transcurridos diez años en el archivo central, la documentación carece de vigencia, propiciando su traslado al archivo intermedio donde permanecen aproximadamente entre quince y veinte años, antes de pasar definitivamente al archivo histórico.
En los archivos de oficina e intermedios se realiza un proceso selectivo de la documentación denominado expurgo. Se entiende por expurgo la operación técnica de retirada de una parte de la documentación con la finalidad de seleccionar los documentos que pasarán definitivamente al archivo histórico. El expurgo tiene una serie de requisitos:
• Realizarse por especialistas y profesionales en técnicas de archivo. • Hacerse en los periodos establecidos por la Administración.
• Llevar a cabo un proceso selectivo siguiendo las pautas y criterios que marcan las leyes.
Dentro de los archivos intermedios podemos destacar:
• Los Archivos Histórico Provinciales, encargados de clasificar y archivar la documentación de las provincias y órganos periféricos correspondientes. Un ejemplo sería el archivo histórico provincial de Sevilla.
• Archivo General de Andalucía. Con sede en Sevilla. Es el depositario y el responsable de recoger, preservar, y tutelar el volumen de la documentación generado por la Administración Autonómica. Orgánicamente depende de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico de la Consejería de Cultura.
• El Archivo General de la Administración, con sede en Alcalá de Henares (Madrid). A él se remiten los documentos tanto de los organismos estatales como de los diferentes Ministerios.
Paso 3.3. El archivo histórico
La última etapa en la vida de un documento administrativo es el archivo histórico, al que llegará toda documentación con interés histórico de más de 25 años de existencia. La finalidad principal de este archivo es servir de ayuda para investigaciones:
•
Históricas.•
Científicas.Los documentos administrativos que han pasado el expurgo en el Archivo General de la Administración, van a parar al Archivo Histórico Nacional, situado en Madrid.
Existen además otros archivos históricos en España:
•
Archivo General de Simancas (Valladolid), fundado a mediados del siglo XVI por Carlos I, a pesar de ser Felipe II el valedor del proyecto archivístico.•
Archivo General de Indias (Sevilla), creado en 1785 bajo el reinado de Carlos III para conservar los documentos concernientes a Indias.•
Archivo General de la Guerra Civil Española (Salamanca), creado en 1999 para reunir, conservar y disponer sus fondos documentales a la investigación de la Guerra Civil Española.Puede consultar otros Archivos Históricos.
Desde hace aproximadamente dos años, los fondos de los archivos históricos españoles se pueden consultar a través de Internet.
Tema 4. Aplicaciones informáticas en la Administración
Pública
Javier ya ha adquirido los suficientes conocimientos para saber dónde debe archivar los diferentes documentos con los que trabaja. Le falta, sin embargo, conocer las nuevas tecnologías aplicadas a la administración, especialmente las bases de datos
documentales y su función dentro de la administración.
Para aprender a utilizar las nuevas tecnologías, Javier debe seguir los siguientes pasos:
Paso 4.1. Conocer Internet y las nuevas tecnologías utilizadas por la Administración. Paso 4.2. Aprender a utilizar las bases de datos de la Administración.
Paso 4.3. Saber diferenciar las tipologías de las bases de datos.
Paso 4.4. Conocer las nuevas tecnologías en la Administración Pública.
Paso 4.1. Internet y las nuevas tecnologías
La progresiva incorporación de las nuevas tecnologías a la Administración Pública ha variado el panorama laboral dentro de ella. Muchas de las arduas tareas realizadas con medios humanos anteriormente, se finalizan hoy en escasos minutos gracias a:
•
Internet.•
Bases de datos.Internet permite una rápida comunicación entre las diferentes Administraciones, acortando esperas innecesarias. Es una enorme red de ordenadores conectados entre sí a nivel mundial, que permite, a través de unos protocolos concretos de comunicación, que todos estos ordenadores puedan transferir información de cualquier tipo:
• Sonora. • Textual.
• Gráfica.
Hasta los años 70, los ordenadores eran enormes máquinas que ocupaban grandes espacios dentro de las oficinas y que se limitaban a contener grandes cantidades de datos que procesaban muy lentamente. Dichos datos sólo se podían conseguir en el lugar donde se encontraba el ordenador.
También requerían un personal altamente especializado y unos soportes concretos donde poder guardar la información, como:
• Tarjetas perforadas.
Los datos eran sólo referencias, nunca textos completos y la búsqueda de estos datos era extremadamente larga y laboriosa.
La incorporación de Internet a la Administración Pública ha provocado una gran transformación a nivel:
• Nacional.
• Internacional.
Los orígenes de Internet
A finales de la década de los 70, el Departamento de Defensa de Estados Unidos desarrolló proyectos para transferir información de unos ordenadores a otros de forma segura, independientemente de la ubicación de cada ordenador. Se crearon unos
protocolos de comunicación concretos y nació Arpanet, la primera red de ordenadores. Arpanet fue extendiéndose por Estados Unidos, dando lugar a otras redes de
comunicación. En la década de los 90, gracias al aumento del uso del ordenador personal, crecen y se perfeccionan las redes y los protocolos de comunicación.
Lo que nació como una red interna y privada se ha convertido hoy en una gran red pública en la que, tanto los ciudadanos como las Administraciones, pueden solicitar o recibir información en el menor tiempo posible.
Las nuevas tecnologías en la Administración Pública
Las nuevas tecnologías cuentan con una serie de ventajas respecto a los sistemas impresos:
• Mayor capacidad de almacenamiento.
• Rapidez en la distribución de la información.
•
Acceso a todo tipo de documentos, al margen del formato en que se encuentrenLa utilización de bases de datos facilita la búsqueda de cualquier tipo de información. Anteriormente, la información oficial se recopilaba en papel y su recuperación era difícil y laboriosa. Ahora se puede obtener de manera fácil y sencilla.
Gracias a Internet y las bases de datos encargadas de acumular información de todo tipo, se pueden consultar documentos oficiales a tiempo real. Permite además realizar infinidad de acciones que acortan el tiempo de espera:
• Transacciones bancarias.
• Declaraciones de la Renta.
•
Consulta sobre disposiciones publicadas en los Boletines Oficiales del Estado y las Comunidades Autónomas.Paso 4.2. Las bases de datos de la Administración.
Una base de datos tiene como misión el almacenamiento de información. Una definición bastante concreta es la expuesta por Luís Fernando Ramos, quién afirma que "una base de datos es el conjunto de información grabada en un soporte magnético u óptico y organizada según un programa de gestión documental que permita su localización y recuperación".
Las bases de datos administrativas pueden estar conectadas entre sí a través de una red de telecomunicaciones, permitiendo el acceso de los usuarios en cualquier parte del mundo. Son las denominadas bases de datos en línea.
Las bases de datos se pueden clasificar según:
Su difusión.•
Pública.•
Privada. Su ámbito territorial.• Internacional. • Nacional. • Autonómico. • Local.
Su contenido.•
Bases de datos factuales, recogen información concreta y actualizada, sobre todo de carácter numérico. Un ejemplo es la base de datos del INE.•
Directorios, recogen datos sobre personas o instituciones. Un ejemplo es el directorio de bibliotecas españolas.•
Bases de datos documentales, recopilan documentos de cualquier tipo y en cualquier soporte, ya sean archivos gráficos, sonoros, publicaciones impresas. Un ejemplo es Iberlex, la base de datos de legislación del BOE.Esta clasificación es habitual pero no la única, pues existen infinidad de bases de datos con estructuras completamente diferentes.
Paso 4.3. Tipología de las bases de datos administrativas
Podemos establecer dos tipologías de bases de datos:
1.
Según el organismo productor:-Suprancional. -Nacional. -Autonómica. -Provincial.
Pueden ser de acceso público y gratuito, aunque en algunas hay que pagar un canon para acceder. Otras son de uso interno y restringido, pues no toda la documentación puede ser consultada por todo el mundo. Un ejemplo de bases de datos de organismo público es la del Senado.
•
De entidades sin ánimo de lucro. Son las realizadas por Organizaciones No Gubernamentales, fundaciones, asociaciones, etc. Un ejemplo es la base de datos de la Fundación de Ayuda contra la Droga.•
De entidades privadas o comerciales. Pueden ser de uso interno y restringido o de libre acceso. Un ejemplo es la base de datos de la editorial Ciss Praxis.2.
Según el modo de acceso.• Acceso local. Su consulta requiere desplazarse al lugar donde se encuentra la base de datos en cuestión, pudiendo realizar consultas monopuesto o en puntos de conexión diferentes a través de una red de conexión. La base de datos de cualquier biblioteca universitaria cuenta con acceso local.
• CD Rom o DVD. Bases de datos en un soporte determinado adquirido mediante compra o suscripción. Su consulta también se realiza en monopuesto o mediante una red interna. La adquisición de un mayor número de licencias, permite usarlo por diferentes usuarios de manera simultánea. Un ejemplo de este tipo es la base de datos de legislación y jurisprudencia de la editorial La Ley.
• En línea. Todas aquellas bases de datos que pueden consultarse a través de Internet de manera gratuita o no, exigiendo una clave de usuario. La editorial Aranzadi tiene una base de datos en línea.
Paso 4.4. Las nuevas tecnologías en la Administración Pública
La incorporación de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en la actividad de la Administración mejoran la calidad de vida del ciudadano, proporcionando herramientas eficaces para la reducción de:
• Tiempo
•
CostesEl grado de implantación de los servicios on-line en la Administración española ha experimentado un incremento considerable en los últimos años situándose en el 64%, por encima de la media europea y entre los seis países europeos con mayor grado de desarrollo en servicios básicos accesibles vía web, según datos del informe de Telefónica La Sociedad de la Información en España 2003.
En este sentido, los mejores resultados se han alcanzado en los servicios públicos coordinados a nivel central, como la búsqueda de empleo o la declaración de la renta.
El desarrollo de la e-administración supone numerosas ventajas para el usuario como:
• Reducción del tiempo de respuesta.
• Simplificación de los trámites burocráticos. • Mejora de la interacción con el ciudadano. • Mayor proximidad con la Administración.
• Entre las diversas iniciativas orientadas a introducir los procedimientos
electrónicos en la actividad de la Administración figuran el Programa de Apoyo para el Desarrollo de la sociedad de la información en España:
"España.es", promovido por el Ministerio de Ciencia y Tecnología.
Conecta 2004-2007
Este Plan, estructurado en cinco grandes proyectos, tiene como ámbito de actuación la Administración General del Estado, otros organismos públicos, Comunidades
Autónomas, Entidades Locales y empresas en sus relaciones con la Administración. Su misión es la modernización de la Administración del Estado con base en iniciativas de
Administración electrónica.
Rediseño de los procesos.
Coordinación interadministrativa y cooperación.
Atención multicanal a los ciudadanos.
Formación de los empleados públicos.
Los 5 megaproyectos, que a su vez se subdividen en un total de 43 proyectos, tienen definida una clara misión, objetivos y plazos/coste y entre los objetivos se encuentran temas tan esperados como:
La introducción masiva de la firma electrónica.
La reducción de los tiempos de tramitación.
Promoción de la Administración electrónica.
Mejora de las comunicaciones y de la seguridad de la propia infraestructura de la Administración.
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en Andalucía
Andalucía ha sido de las primeras regiones europeas, después de Extremadura, en contar con recursos de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en todo su territorio. En el Decreto 72/2003, de 18 de marzo, sobre Medidas de Impulso de la Sociedad del Conocimiento (Boja, n.º 55, de 21 de marzo de 2003) sen detallan los siguientes objetivos en el ámbito educativo:
Garantizar que todos los andaluces y andaluzas puedan acceder a las TIC sin discriminación alguna por razón del lugar de residencia, la situación social o de cualquier otro tipo.
Facilitar el acceso a través de Internet a la información y servicios que preste la Administración Pública Andaluza.
Adaptar la prestación de servicios públicos básicos, a las demandas y potencialidades de la sociedad del conocimiento.
Tan importante como el hecho de incorporarse a la Sociedad del Conocimiento, es el modo en que se produce esta incorporación. Por esta razón se ha optado por la implantación de software libre, con la distribución Guadalinex, que significa incorporarse en libertad e igualdad, de forma solidaria y cooperativa.
El Gobierno Andaluz aprobó, en diciembre de 2003 el documento titulado Un proyecto, diez iniciativas y cien medidas para la Segunda Modernización de Andalucía.
El texto agrupa en diez iniciativas un conjunto de medidas concretas, que ya están en marcha, para situar a nuestra comunidad entre el grupo de regiones avanzadas de la Unión Europea.
Andalucía, comunidad de emprendedores
Invertir en conocimiento es la llave del progreso de Andalucía Andalucía bilingüe
Andalucía, nuevos derechos y nuevos prestaciones para todos Igualdad real de los hombres y de las mujeres de Andalucía
Una Andalucía de alta velocidad, cohesionada y conectada con el mundo Una Andalucía de ciudades abiertas al mundo, a la cultura y al conocimiento Una Andalucía que ponga en valor el patrimonio natural y cultural
Andalucía con voz propia en el mundo
LA ADMINISTRACIÓN ANDALUZA, AL SERVICIO DE LA SEGUNDA MODERNIZACIÓN.
Medidas de Impulso de la Sociedad del Conocimiento.
El apoyo digital se traduce en cuatro portales, que con diferente estructura y funciones pretende colaborar en la formación y en la difusión digital:
•
El portal www.andaluciajunta.es es el que recoge noticias y el lugar donde se accede al correo electrónico vía web. Constituye el lugar principal dentro del proyecto y tiene marcado carácter institucional•
El portal www.guadalinfo.net está dedicado a los centros digitales rurales. Trata de dar apoyo a ciudadanos y a empresas.•
Un tercer apoyo lo tenemos en www.guadalinex.org, donde se difunden las bondades del código abierto mediante la creación de un cd-live, de foros, de consultas. Se pueden obtener imágenes del cd y otras ayudas para instalación, etc.• Y, por último, la versión educativa, que encontramos en and@red dentro del portal especifico de la Consejería de Educación
(www.averroes.juntaandalucia.es). Este espacio sirve de contacto y de difusión de la evolución del proyecto, que empezó en el curso 2003/2004. En la
Formación Profesinal a distancia.
El artículo 17. 1. del Decreto 72/2003 indica que Los Institutos de Educación Secundaria impartirán formación profesional específica a distancia, mediante la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones, conforme a las condiciones que para su autorización, organización y funcionamiento se determinen. Se regula mediante Orden en junio de 2003 y se comienza a impartir en el curso 2003-04. Derogada por la Orden de 20 de julio de 2006. Se crea el portal de la Formación Profesional a distancia desde el que podemos hacer este curso.
SINTESIS
En esta unidad hemos analizado las diferentes Administraciones que existen y sus modos de relacionarse con los ciudadanos. Hemos visto también el concepto de documento administrativo y todo su ciclo vital hasta su archivado final, además de las nuevas tecnologías utilizadas por la administración para agilizar las tareas que debe desarrollar.
Recordemos: Tema 1:
•
La información como derecho constitucional.•
La relación de la Administración Estatal con los ciudadanos.•
La planificación de la información administrativa.•
Los centros de información al ciudadano.Tema 2:
•
La documentación administrativa.•
Los modos de transmisión y recepción de documentos.•
La documentación de los archivos.•
El tratamiento de los datos personales en los nuevos soportes documentales Tema 3:
• La tipología de los archivos y el archivo de oficina.
• El archivo central y el intermedio.
Tema 4:
• Internet y las nuevas tecnologías.
• Las bases de datos de la Administración. • Tipología de las bases de datos.
Actividades individual 1
Santos Mateos Rodríguez es el representante de la Asociación de Pescadores del norte y va a solicitar en la oficina de información del Dpto de Agricultura y Pesca de la Xunta de Galicia información sobre las posibles subvenciones existentes para dichos
pescadores.
La respuesta la tendrá en una semana donde se le explica los pasos a seguir, los plazos, el área geográfica dentro de Galicia donde sí se admiten peticiones y la documentación que tiene que entregar.
Es Javier ahora quien tiene que elaborar la notificación pertinente.
Tareas
Se explicará ahora quien sería el receptor, mensaje y emisor de la notificación además de explicar el tipo de información de que se trata.
Tiempo estimado
90 minutos
Objetivo
Seleccionar correctamente quién es el receptor, el emisor y el mensaje de las
notificaciones. Aquí se pide que indiquen con más precisión los diferentes aspectos y objetivos que conlleva las tres funciones
Conocer la tipología de la información que estamos tratando.
Medios o información necesaria
Saber y conocer la asociación de pescadores del norte. Disponer de la pag WEB de la Xunta de Galicia. Recordar la función de las oficinas de información.
Secuencia o desarrollo
1. Imagina que tú eres Javier. Tienes que ponerte en su lugar y hacer la notificación a los pescadores.
Indicaciones de entrega
• La tarea debes redactarla en un texto en formato MS Word (no debe superar 6 páginas de extensión), a espacio simple y a un tipo de letra 12, utilizando el formulario situado en la parte inferior de esta página.
• Utiliza como nombre del archivo tu nombre, las iniciales del módulo, el número de la unidad didáctica y de la tarea, por ejemplo: tunombreAPunidad2tarea1.
• No dejes espacios en blanco ni utilices la letra ñ o tildes en el nombre del archivo.
Actividad individual 2
Reproducción de la actividad en grupo que sirve para la individual
En una reunión de la comunidad de propietarios de la calle de la Fé de Madrid, un vecino ha realizado una obra ilegal en el bajo que es un local convertido en restaurante. Esta obra ha puesto en peligro toda la finca pues se ha quitado un muro de carga sin autorización alguna del resto de propietarios. Lógicamente, al negarse a correr con los gastos de reparación, los propietarios en acta y reunión de la comunidad deciden denunciarle. Valorar y reflexionar si tiene derecho el dueño del local a denunciar a su vez al resto de los inquilinos al considerar que no es tan grave lo ocurrido, pues él tiene metros cuadrados de su propiedad prestados a la comunidad, y también ver si el dueño del local tiene derecho a asistencia jurídica.
Enunciado de esta actividad
a- Ahora tú solo, piensa y realiza este ejercicio: Siguiendo con el ejemplo anterior de la actividad en grupo, ¿crees que el resto de propietarios además de denunciar lo ocurrido, pueden informarse en el Registro de la Propiedad sobre la verdadera propiedad del dueño del bajo (el local restaurante)?
b- ¿Crees que pueden reclamar ante la Junta de Arbitraje y Consumo esta irregularidad? explícalo.
Tiempo estimado
UNA HORA Y MEDIA, PUDIENDO AMPLIARSE A DOS
Objetivo
Saber y conocer la posibilidad real de acceso al Registro de la Propiedad por parte de los ciudadanos.
Medios o información necesaria
Saber y conocer las funciones que tiene el Registro de la Propiedad.
Recordar la función de las oficinas de información, para saber el acceso que tenemos a la documentación Pública.
Secuencia o desarrollo
1. Buscar quién es el organismo competente para dirigirte a la Junta de Arbitraje y Consumo, si es la Administración Local, la Autonómica o la Administración estatal.
2. A través de un ejemplo, debes valorar si efectivamente tienen derecho los dueños de la Comunidad a poner una reclamación ante la Junta de Arbitraje y Consumo.
Indicaciones de entrega
• La tarea debes redactarla en un texto en formato MS Word (no debe superar 3 páginas de extensión), a espacio simple y a un tipo de letra 12, utilizando el formulario situado en la parte inferior de esta página..
• Utiliza como nombre del archivo tu nombre, las iniciales del módulo, el número de la unidad didáctica y de la tarea, por ejemplo: tunombreAPunidad2tarea2.
• No dejes espacios en blanco ni utilices la letra ñ o tildes en el nombre del archivo.
Los soportes de información tradicionales y actuales
Planteamiento de un foro donde se pone a debate la ventaja de los nuevos soportes de información, ventajas e inconvenientes de las nuevas herramientas informáticas, y especialmente ¿el hecho de ser más ventajoso el uso de los soportes telemáticos hace que se pierda el verdadero valor y trabajo documental realizado por los archiveros de forma tradicional en soporte papel?.
Pasos a los que corresponde
Modulo 5 Unidad 2. Temas 3 y 4
Tiempo estimado
60 minutos
Objetivo
Medios necesarios
Apuntes de los temas 3 y 4 Después de estudiar el tema y valorar los diferentes sistemas telemáticos, las diferentes herramientas que utiliza la administración estatal, debe de apoyarse con otros medios tales como entrevistas a funcionarios de la Junta de Andalucía.
Deberán consultar la página web de la Junta de Andalucía para recabar información sobre el uso de las herramientas informáticas y sobre la historia más reciente en el uso de la informática en dicha Comunidad Autónoma.
El desarrollo del foro se hará atendiendo a los criterios de imparcialidad, investigación y búsqueda de información y aprendizaje.
Secuencia o desarrollo
1. Repasa los apuntes relativos a las nuevas tecnologías aplicadas en la administración.
2. Responde a las siguientes preguntas:
1. Los soportes telemáticos ofrecen más seguridad y más garantías?. 2. No peligrará el verdadero valor del trabajo documental que
tradicionalmente han realizado los archiveros (tratamiento documental en formato papel) con la irrupción de las nuevas tecnologías?.
Contenidos
Temas 3 y 4.
Indicaciones de entrega
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