Comisión Europea
Iniciativa Europea para la
Democracia y los Derechos
Humanos
Proyecto piloto estableciendo una Red para la
Prevención de los Conflictos
Guía para los solicitantes de subvenciones
Convocatoria de propuestas 2004
Indice
I.
INICIATIVA EUROPEA PARA LA DEMOCRACIA Y LOS DERECHOS HUMANOS. 2
1.1 Antecedentes...2
1.2 Objetivos del programa y prioridades para 2004...2
1.2.1Los temas prioritarios de esta convocatoria...3
1.3 Importe de la dotación financiera asignada por la Comisión Europea ...4
II.
NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE PROPUESTAS.. 5
2.1 Criterios de elegibilidad...5
2.1.1 Criterios de selección de los solicitantes: Quien puede presentar una solicitud de subvención...5
2.1.2 Asociación y elegibilidad de los socios...6
2.1.3 Criterios de admisibilidad de las acciones: Actividades para las que se puede presentar una solicitud...7
2.1.4 Elegibilidad de los costes: Costes que pueden tomarse en consideración para la subvención...8
2.2 Cómo debe presentarse la solicitud y procedimientos que deben seguirse ...10
2.2.1 Formulario de solicitud y justificantes ...10
2.2.2 Dónde y cómo enviar las solicitudes ...11
2.2.3 Plazos para la presentación de las solicitudes ...11
2.2.4 Información adicional...12
2.2.5 Acuse de recibo ...12
2.3 Evaluación y selección de las solicitudes ...12
2.4 Comunicación de la decisión de la Comisión Europea sobre la asignación de las subvenciones...15
2.5 Condiciones aplicables a la puesta en marcha del proyecto tras la decisión de la Comisión de asignar una subvención ...15
III. LISTA DE ANEXOS... 18
I. INICIATIVA EUROPEA PARA LA DEMOCRACIA Y LOS DERECHOS HUMANOS
1.1 ANTECEDENTES
El principal objetivo de la Iniciativa Europea para la Democracia y los Derechos Humanos (IEDDH)1, creada por iniciativa del Parlamento Europeo en 1994, es de promover los derechos humanos, la democracia y la prevención de conflictos en países terceros2, ofreciendo ayuda financiera para actividades en apoyo a estos objetivos.
Informes sobre proyectos financiados en años recientes por la IEDDH están disponibles en el sitio: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/eidhr/index_en.htm.
A iniciativa del Parlamento Europeo la Comisión Europea (CE) apoyó en el pasado una Red de Prevención de Conflictos (Conflict Prevention Network, es decir CPN) con el fin de procurar experiencia externa en el ámbito de la prevención de conflictos. En esta época, los servicios necesarios fueron contratados por medio de un contrato de servicios.
Mas tarde, el Parlamento Europeo reiteró su deseo de mantener una red y decidió asignar, en diciembre 2003, un proyecto piloto a la línea presupuestaria IEDDH (19.04.05) con un monto de 1.125.000€ para 2004 para establecer la Red de Prevención de Conflictos.
En 2004 los diferentes servicios de la CE decidieron implementar el proyecto piloto con un contrato de subvención y lanzar una convocatoria de propuestas.
1.2 OBJETIVOS DEL PROGRAMA Y PRIORIDADES PARA 2002-2004
En mayo 2001 la Comisión Europea (CE) adoptó una Comunicación3 sobre el papel de la Unión Europea (UE) en la promoción de los derechos humanos y la democracia en países terceros. Con respecto al IEDDH, la Comunicación proponía un uso más estratégico de los recursos. En particular se recomendó concentrar el apoyo financiero en cuatro áreas temáticas prioritarias. Estas prioridades son:
• Consolidación de la democratización, del buen gobierno y del Estado de Derecho (incluyendo el apoyo a las medidas de prevención de conflictos dirigidas a facilitar la conciliación pacífica y democrática de grupos de interés , y resolución de tensiones) ;
• Actividades en apoyo de la abolición de la pena de muerte;
• Lucha contra la tortura y la impunidad y apoyo a tribunales internacionales y cortes penales (incluyendo un enfoque sobre la prevención por medio de programas de educación a los derechos humanos para la policía y otros posibles actores de torturas) ;
• Lucha contra el racismo, la xenofobia y la discriminación contra minorías y pueblos indígenas (incluyendo medidas de prevención de conflictos con el fin de promover oportunidades y reducir tensiones entre grupos de identidad diferente).
Además, la comunicación propuso la identificación de un número limitado de países prioritarios en el cual la Comisión debería concentrar el apoyo de la IEDDH.
1 La EIDHR está basada sobre los Reglamentos del Consejo CE No. 975/1999 y CE No. 976/1999 del 29 de Abril 1999
– Diario Oficial Serie L 120 del 8 de mayo 1999.
2 Países que no forman parte de la Unión Europea. 3 COM (2001) 252 Final, disponible en
En diciembre de 2001, la Comisión adoptó un documento de programación de la IEDDH que, aplicando las recomendaciones de la comunicación, establece detalladamente las principales prioridades temáticas y geográficas del EIDHR durante el período 2002 –2004. Puede consultarse este documento en http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/eidhr/index_en.htm
El documento ha sido puesto al día en 2004 y ha sido publicado en:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/eidhr/pdf/programming-doc-2004_en.pdf.
En el documento de programación puesto al día la Comisión ha identificado los temas que serán objeto de convocatorias. Además, el documento subraya que la prevención de conflictos es un elemento fundamental de la política de la UE en el ámbito de los derechos humanos y de la democratización en los países terceros. En consecuencia, parece importante asegurar que todos los actores tales como los de la sociedad civil, incluyendo instituciones dedicadas a la investigación y las instituciones de la UE, puedan tener acceso a un análisis profundo y independiente en el ámbito del fomento de la paz y la prevención, gestión, resolución de conflictos para que la toma de decisiones políticas se base en una información mas precisa y basada en evidencias. Igualmente es esencial que la sociedad civil sea representada con fuerza en diversas ocasiones a través el dialogo y consultaciones. A este efecto, una red independiente de Prevención de Conflictos compuesta por organizaciones de la sociedad civil, incluyendo instituciones de investigación será apoyada para sacar la mejor experiencia, combinando análisis riguroso con experiencia de trabajo de terreno práctica y proporcionando tanto instrumentos prácticos como información precisa.
1.2.1 Los temas prioritarios de esta convocatoria
La presente convocatoria pretende dar apoyo al establecimiento de la Red de Prevencion de Conflictos (CPN). En este proyecto piloto los diferentes niveles de acción deben ser tomados en cuenta:
Formulación de políticas: se sugiere que el Beneficiario trabaje para conseguir productos específicos (briefings, estudios, talleres, seminarios, etc…) con el fin de desarrollar estrategias de prevención de conflictos a corto plazo y largo plazo. El objetivo global es que los resultados de las actividades contribuyan positivamente a la formulación de políticas que sirvan a la vez a las ONGs y las instituciones de la UE.
Este objetivo requiere que el Solicitante conozca las experiencias de terreno realizadas por los actores relevantes, incluyendo la sociedad civil, las Naciones Unidas, la Unión Europea, los estudios acumulados en el ámbito de gestión de conflictos y los instrumentos políticos de la UE tales como la Comunicación de la Comisión de la UE sobre la Prevención de los Conflictos (2001),
el Programa de la UE para la Prevención de los Conflictos (2001), la Estrategia Europea en materia de Seguridad « A Secure Europe in a Better World» (2003), dirigidas específicamente a la
prevención de conflictos.
El Beneficiario tendría que tomar en cuenta también la Comunicación de la Comisión sobre el
papel de la UE en la promoción de los derechos humanos y democratización en los países terceros (2001) y reflejar las prioridades establecidas por la IEDDH, puesta al día en 2004. Así
mismo, el Beneficiario debería ponerse al tanto de los temas identificados como prioritarios en la agenda de las crisis mundiales.
Estrategia : la CE ha hecho esfuerzos para aumentar el impacto y la eficacia de la implementación de los programas de cooperación. Por eso, las instituciones de la UE quieren evaluar el impacto de sus acciones exteriores e integrar « Conflict Impact Assessment » en todos los aspectos de sus políticas exteriores. El marco común de los Country Strategy Papers (CSP) requiere que la situación política y la seguridad sean consideradas en un contexto mas global, incluyendo una dimensión regional, la situación de los derechos humanos, es decir los derechos económicos, culturales y sociales así como los derechos civiles y políticos, los factores culturales y sociales con un impacto directo sobre el proceso político, la potencialidad de los conflictos y la
inestabilidad. Incluyendo cuestiones de participación democrática, derechos humanos y Estado de Derecho.
.
1.3 IMPORTE DE LA DOTACIÓN FINANCIERA ASIGNADA POR LA COMISIÓN EUROPEA
La cantidad indicativa global asignada a la presente convocatoria de propuestas asciende a € 1.125.000. La Comisión Europea se reserva la posibilidad de no atribuir todos los fondos disponibles.
Monto de las subvenciones
La subvención otorgada dentro del programa estará incluida entre los siguientes montos mínimos y máximos:
• monto mínimo: € 1.000.000
• monto máximo: € 1 125.000.
La subvención no podrá ser inferior al 50% del total de los costos elegibles del proyecto.
Por otra parte, la subvención no podrá ser superior al 80 % del total de los costes elegibles del proyecto (véase también el punto 2.1.4). El saldo restante deberá provenir de los recursos propios del solicitante o de sus socios, o de cualquier otra fuente que no sea el presupuesto de la Comunidad Europea o el FED.
II. NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE PROPUESTAS
En las presentes directrices se definen las normas para la presentación, selección y ejecución de actividades del programa arriba mencionado, de acuerdo con la Guía Práctica4
2.1 CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD
Hay tres grupos de criterios de elegibilidad, que se refieren, respectivamente a:
• las entidades que pueden solicitar una subvención (puntos 2.1. 1 & 2.1.2);
• las actividades que pueden beneficiarse de una subvención (punto 2.1.3);;
• los tipos de costos que se pueden tener en cuenta para determinar el importe de la subvención (punto 2.1.4).
2.1.1 Criterios de selección de los solicitantes: Quien puede presentar una solicitud de subvención
(1) Los solicitantes deberán cumplir las siguientes condiciones para poder aspirar a una subvención:
• ser una persona jurídica sin fines de lucro;
• ser una organización no gubernamental5 o institución de enseñanza superior;
• tener su sede en la Unión Europea;
• encargarse directamente de la preparación y gestión del proyecto y no limitarse simplemente a actuar como intermediario;
(2) No podrán participar en las convocatorias de propuestas ni ser beneficiarios de una subvención los solicitantes que:
(a) se encuentren en situación o sean objeto de un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza existente en la legislación o reglamentación nacional aplicable al solicitante;
(b) hayan sido condenados mediante sentencia definitiva (sin posibilidad de apelación) por un delito que ponga en entredicho su honestidad profesional;
4 Disponible en la siguiente dirección : http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index_en.htm
5 Es decir, no puede tratarse de organizaciones o instituciones del sector público, nacionales o internacionales, ni de
organizaciones que dependan de las anteriores de manera efectiva. En el caso de que se pueda considerar que un solicitante potencial está efectivamente controlado por una institución de este tipo, dependerá de hasta qué punto dicho solicitante pueda demostrar que es independiente de dichas organizaciones en lo que se refiere a la toma de decisiones, el control presupuestario y el nombramiento del personal (incluidos los miembros de su organismo de control).
(c) hayan cometido una falta profesional grave constatada por cualquier medio que la Comisión Europea pueda justificar;
(d) no estén al corriente en el pago de las cotizaciones a la seguridad social o en el pago de impuestos de acuerdo con las disposiciones legales del país en que estén establecidos, del país de la Comisión Europea o del país donde deba ejecutarse el contrato;
(e) hayan sido condenados mediante sentencia definitiva por fraude, corrupción, participación en una organización delictiva o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de las Comunidades;
(f) a raíz del procedimiento de adjudicación de otro contrato o del procedimiento de concesión de una subvención financiados con cargo al presupuesto comunitario, hayan sido declarados culpables de falta grave de ejecución por incumplimiento de sus obligaciones contractuales.
También quedarán excluidos de las convocatorias de propuestas, y no podrán ser beneficiarios de una subvención, los solicitantes que, al publicarse dicha convocatoria de propuestas:
(g) se hallen en una situación de conflicto de intereses;
(h) hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información exigida por la Comisión Europea para poder participar en la convocatoria de propuestas o no hayan facilitado dicha información;
(i) hayan intentado obtener información confidencial del Comité de Evaluación o la Comisión Europea, o influir en sus decisiones, durante el proceso de evaluación de las actuales o de anteriores convocatorias de propuestas.
En las situaciones previstas en las letras a), c), d), f), h) e i), la exclusión tendrá una validez de dos años a partir del acta de infracción. En las situaciones previstas en las letras b) y e), la exclusión tendrá una validez de cuatro años a partir de la notificación de la sentencia.
Los solicitantes deberán presentar junto con sus solicitudes una declaración jurada de que no se encuentran en ninguna de las situaciones enumeradas en los párrafos a) a f) precedentes.
2.1.2 Asociación y elegibilidad de los socios
Los solicitantes tendrán que actuar dentro de un consorcio constituido con organizaciones asociadas.
La cantidad de socios implicados en el acción y responsables frente el solicitante no esta limitada. El objetivo de incluir socios es de aumentar la credibilidad de la acción y respetar la estructura en red. Por eso, el beneficiario de la subvención tendrá que comprobar la existencia de una cooperación bien establecida con organizaciones y expertos con experiencia relevante en el ámbito de los derechos humanos y la prevención de conflictos.
Las organizaciones asociadas deberán participar en la definición y ejecución del proyecto, y los costes en los que incurran serán elegibles al mismo título que los incurridos por el beneficiario de la subvención. Deberán, por lo tanto, cumplir los mismos criterios de elegibilidad que los solicitantes, con la excepción de la sede que puede encontrarse fuera de Unión Europea. La Comisión Europea llama a la atención de los solicitantes que se invita encarecidamente a actuar con organizaciones asociadas en países terceros.
No son considerados como socios:
También podrán colaborar en el proyecto otras entidades. Estas entidades colaboradoras participan efectivamente en el proyecto pero no gozan de financiación en virtud de la subvención. Las entidades colaboradoras no tienen que responder a los criterios de elegibilidad mencionados en el punto 2.1.1.
Los posibles subcontratistas no se consideran ni asociados ni entidades colaboradoras y estarán sujetos a las normas expuestas en el anexo IV del contrato estándar de subvención.
Por consecuente, ni las organizaciones/instituciones colaboradoras ni los subcontratistas tienen el estatus de organizaciones asociadas y no tienen que firmar la declaración de asociación. El solicitante será la organización principal y, si resulta seleccionado, será la parte contratante («el beneficiario»).
2.1.3 Criterios de admisibilidad de las acciones: Actividades para las que se puede presentar una solicitud
Duración de las acciones
Se trata de un acción pilota y su duración no podrá ser superior a 12 meses. Sectores o temas
Ver punto 1.2 arriba Cobertura geográfica
Las acciones se ejecutarán tanto en la Unión Europea así como fuera del territorio de la UE. Tipos de acciones
Se sugiere que el Beneficiario participe en la promoción de un intercambio regular de información entre los actores principales, las ONGs, las instituciones de la UE, los Estados Miembros, seleccionando los temas específicos y países prioritarios que deben ser discutidos y analizados. La cobertura tendrá que ser global, regional y subregional, nacional y subnacional, así que temática. Pero la selección debería ser flexible y permitir una redefinición de las prioridades durante el proyecto.
Sin embargo, las actividades elegidas por el Beneficiario no implicarán un poder discrecional de decisión. Se establecerán dos comités consultativos, uno incluyendo representantes de la Red de Prevención de Conflictos así como de la sociedad civil y de las instituciones de investigación con competencias relevantes, el otro reuniendo también funcionarios de la instituciones de la UE que deseen seguir las actividades del proyecto.
A la hora de someter la proposición, se pide al Solicitante que desarrolle una metodología con el fin de asegurar que el dialogo sobre la prevención de los conflictos entre la sociedad civil y los funcionarios de la UE así como con otros actores claves sea fortalecido. Los funcionarios de la UE participaran en las actividades que se decidan caso por caso. Estas actividades combinarán análisis riguroso con trabajo de terreno práctico. Además, el Beneficiario debería tomar en cuenta los resultados de los talleres regionales financiadas por la IEDDH reuniendo socios locales que implementan proyectos cofinanciados por la IEDDH, donantes activos regionalmente, representantes de los Estados Miembros, sociedad civil y personal de la Comisión Europea.
El Beneficiario debería ser capaz de elaborar un peritaje externo con el fin de asegurar una participación de la mejor calidad. Esfuerzos serán desplegados para identificar expertos quienes serán invitados en los plazos mas cortos posibles y trabajando sobre temas relativos a los
derechos humanos y prevención de los conflictos al nivel europeo, a dentro de las ONGs y otras organizaciones intergubernamentales. Se podrán organizar reuniones informales y confidenciales con funcionarios europeos de rango elevado o alternativamente en foro abierto para la discusión y diseminación de las informaciones con una audiencia más amplia.
Las actividades tomaran la forma, entre otras, de reuniones, mesas redondas, informes, estudios, tele-conferencias o conferencias más amplias, creación de un sitio Internet con el fin de facilitar el acceso información relevante y a enlaces hacia otras bases de datos, documentos y mapas actualizados. Se aconseja reunir a expertos claves con funcionarios políticos de la UE y representantes de la sociedad civil para mejorar la concienciación en materia de prevención de conflictos.
No podrán subvencionarse los siguientes tipos de actividades:
• ayudas individuales para la participación en talleres, seminarios, conferencias o congresos;
• becas individuales de estudios o de formación;
• Conferencias aisladas. Las conferencias pueden solo ser financiadas si forman parte de un conjunto más amplio de iniciativas puestas en marcha a lo largo de la vida del proyecto. En este respecto actividades preparatorias para una conferencia y la publicación de sus actas no constituyen de por si un “conjunto mas amplio de iniciativas”;
• Acciones en apoyo a partidos políticos específicos;
• Acciones con aspectos de proselitismo.
Número de propuestas y subvenciones por solicitante
Cada solicitante no puede presentar más de una propuesta de acción.
2.1.4 Elegibilidad de los costos: Costos que pueden tomarse en consideración para la subvención
Únicamente pueden tomarse en consideración para una subvención los « costos elegibles ». Estos costos se especifican a continuación de forma detallada. Por consiguiente, el presupuesto constituye al mismo tiempo una estimación y un límite máximo de los « costos elegibles ». Se hace observar al solicitante que los costos elegibles deben consistir en costos reales y no pueden adoptar la forma de una cantidad a tanto alzado (salvo por gastos de viajes, dietas o costos indirectos)
Las recomendaciones de adjudicación de una subvención siempre están sujetas a la condición de que el procedimiento de verificación que precede a la firma del contrato de subvención no revele problemas que requieran modificaciones del presupuesto. Esta verificación puede traducirse en solicitudes de aclaración y, en su caso, puede llevar a la Comisión Europea a imponer reducciones.
Es por lo tanto, del interés de los solicitantes presentar un presupuesto realista y económico. Costes directos elegibles
Para ser considerados elegibles a efectos de esta convocatoria, los costos deberán:
– haber sido efectivamente incurridos por el beneficiario o sus socios durante el período de ejecución del proyecto, de conformidad con lo especificado en el artículo 2 de las Condiciones Particulares, independientemente de en qué momento el beneficiario o sus socios hayan desembolsado los fondos correspondientes y sin perjuicio de la elegibilidad de dichos costos en la auditoria final;
– estar consignados en la contabilidad o en los documentos fiscales del beneficiario o de sus socios, ser identificables y verificables y estar justificados con documentos originales.
Sin perjuicio de lo anteriormente expuesto, y siempre que se respeten los procedimientos pertinentes de concesión de los contratos, serán elegibles, en particular, los siguientes costos directos:
– Los costos del personal asignado a la acción, correspondientes a salarios reales más cargas sociales y otros costos que forman parte de la remuneración; los salarios y costos no deben exceder de los que normalmente corren a cargo del beneficiario o, en su caso, de sus socios; – los gastos de viaje y dietas del personal que participe en el proyecto, siempre que se ajusten a
los sostenidos habitualmente por el beneficiario o, en su caso, por sus socios. Por otra parte, cuando se trate de una asunción a tanto alzado, sus niveles no deberán ser superiores a los baremos aprobados anualmente por la Comisión Europea:
– los costos de adquisición de equipamiento (nuevo o de segunda mano) y servicios, siempre que estos costos correspondan a los del mercado;
– los costos de materiales fungibles y suministros; – los gastos de subcontratación;
– los costos directamente derivados de los requisitos del Contrato (por ejemplo, para difusión de información, evaluación específica del proyecto, auditorias, traducciones, reproducción, seguros, etc. ;) incluidos los gastos de servicios financieros (en particular, el costo de las transferencias y las garantías financieras).
Costes no elegibles
No serán elegibles los siguientes costos:
– las provisiones para posibles pérdidas o deudas; – los intereses adeudados;
– partidas financiadas ya en otro contexto
– las compras de terrenos o edificios, salvo si estas compras son indispensables para la ejecución directa del proyecto, en cuyo caso la propiedad de los mismos deberá transferirse a los beneficiarios finales al finalizar la acción;
– las pérdidas debidas al cambio de moneda;
– los impuestos, incluido el IVA, a menos que el beneficiario (o, en su caso, sus socios) no pueda recuperarlos y siempre que la reglamentación aplicable autorice su cobertura.
Costos indirectos (gastos de administración) elegibles
Podrá subvencionarse una cantidad a tanto alzado, hasta un límite equivalente al 7% del importe de los costes directos elegibles del proyecto, a título de costos indirectos correspondientes a los
costos generales de administración asumidos por el beneficiario que puedan considerarse directamente afectados a la acción.
Los costos indirectos son elegibles siempre que no incluyan costos asignados a otra partida del presupuesto del contrato.
Los costes indirectos no son elegibles cuando el beneficiario goza de otra subvención de la Comisión Europea para gastos de funcionamiento.
Estas disposiciones no serán aplicables cuando la solicitud se refiera a una subvención de funcionamiento.
Aportaciones en especie
Las posibles aportaciones en especie por parte del beneficiario o, si procede, de sus socios, que deben mencionarse por separado en el anexo B, no corresponden a gastos efectivos y no constituyen costos elegibles. Dichas aportaciones no pueden considerarse una cofinanciación por el beneficiario.
No obstante, el beneficiario se compromete a que, si se le concede una subvención, estas aportaciones se efectuarán en las condiciones previstas en su formulario de solicitud.
2.2 CÓMO DEBE PRESENTARSE LA SOLICITUD Y PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN SEGUIRSE
2.2.1 Formulario de solicitud y justificantes
Los solicitantes deben presentar el formulario de solicitud que figura como anexo a la presente Guía (anexo A). Deben respetar estrictamente el formato de solicitud y seguir el orden de numeración de las páginas.
Los solicitantes deben presentar su candidatura en inglés, francés o español.
El formulario de solicitud deberá completarse con atención y con la mayor claridad posible para facilitar su evaluación. Sean precisos y proporcionen detalles suficientes para que su solicitud sea clara, sobre todo en cuanto a la forma en que se lograrán los objetivos del proyecto, los resultados positivos que se espera conseguir con éste y los aspectos del proyecto propuesto relevantes para los objetivos del programa.
No se aceptarán las solicitudes escritas a mano. Justificantes
Las solicitudes deben ir acompañadas de los siguientes justificantes:
1. Estatutos o Artículos de Asociación de la entidad solicitante y de cada uno de sus socios;
2. el informe anual y los estados financieros más recientes del solicitante (cuenta de resultados y balance del último ejercicio cerrado);
3. un informe de la auditoria externa realizada por un auditor de cuentas certificado, en el que se certifican las cuentas del último ejercicio disponible y se proporciona una apreciación, por parte del auditor, de la viabilidad financiera del solicitante a efectos de la participación en esta financiación y por el periodo durante el cual el proyecto se llevará a cabo.
4. Ficha de Entidad Legal cumplimentado y firmado por el solicitante, acompañado por los documentos justificativos solicitados (véase anexo D).
Los justificantes solicitados deben presentarse en forma de documento original o, en su defecto, de fotocopias.
En el caso de que estos documentos estén redactados en una lengua que no sea una lengua oficial de la Unión Europea, se adjuntará una traducción fiable en una de las lenguas admisibles en el marco de la presente convocatoria que tendrá primacía a efectos de la interpretación de la propuesta.
En el caso de que estos documentos estén redactados en una lengua distinta a las lenguas admisibles en el marco de la presente convocatoria pero que sea una lengua oficial de la Unión Europea, es muy recomendable que el solicitante adjunte una traducción fiable en una de estas lenguas que tendrá primacía a efectos de la interpretación de la propuesta.
2.2.2 Dónde y cómo enviar las solicitudes
Las solicitudes deben presentarse en un sobre sellado, remitido por correo certificado, servicio de mensajería urgente o entregado en mano (en este caso se entregará al portador un acuse de recibo firmado y fechado) en la dirección que se indica a continuación:
Dirección postal: Comisión Europea
Oficina de Cooperación EuropeAid Att. Sr. André DEBONGNIE Oficina J-54 01/34
B – 1049 Bruselas - BELGICA
Dirección para el envío por servicio de mensajería urgente y la entrega en mano Comisión Europea
Oficina de Cooperación EuropeAid Att. Sr. André DEBONGNIE Oficina J-54 01/34
Servicio de Correo Central Rue de Genève 1-3-5
B – 1140 Bruselas - BELGICA
Las solicitudes que se envíen por otros medios (por ejemplo, por fax o correo electrónico) o se expidan a otras direcciones serán rechazadas.
Las solicitudes (formulario de solicitud, presupuesto, marco lógico y justificantes) deberán presentarse en un ejemplar original y una copia. El formulario de solicitud, presupuesto, marco lógico y justificantes se remitirán al mismo tiempo en versión electrónica (disquete o CD Rom compatible con windows).
En el sobre debe figurar el número de referencia del anuncio de la convocatoria de propuestas, el nombre completo y la dirección del solicitante, así como la mención « No abrir antes de la sesión de apertura ».
Los solicitantes deben comprobar si la solicitud está completa utilizando la lista de control que figura en el formulario de solicitud.
2.2.3 Plazos para la presentación de las solicitudes
La fecha límite de recepción de las solicitudes será el 01/03/2005 a las 16.00 horas (horas de Bruselas). Se rechazará automáticamente cualquier solicitud recibida fuera de plazo, incluso
si el matasellos fuera de fecha anterior a la de expiración de dicho plazo o si el retraso es imputable a la compañía de mensajería.
2.2.4 Información adicional
Los solicitantes pueden enviar preguntas por correo electrónico o por fax, a más tardar 21 días antes del plazo de presentación de propuestas, a una de las direcciones que figuran a continuación, indicando claramente la referencia de la convocatoria de propuestas:
Dirección de correo electrónico: [email protected]
Se les contestará, a más tardar, 11 días antes del plazo de presentación de las propuestas.
Las preguntas que puedan ser de interés para los demás solicitantes, así como sus respuestas, se publicarán en su caso en el sitio Internet: http://europa.eu.int/comm/europeaid/cgi/frame12.pl.
2.2.5 Acuse de recibo
Tras la sesión de apertura de los sobres, la Comisión Europea enviará un acuse de recibo a todos los solicitantes indicándoles si su solicitud ha sido o no recibida dentro de plazo y comunicándoles el número de referencia asignado a la misma.
2.3 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS SOLICITUDES
Las solicitudes serán examinadas y evaluadas por la Comisión Europea, con posible asistencia de expertos exteriores. Todos los proyectos propuestos por los solicitantes se evaluarán de acuerdo con los criterios siguientes:
(1) Conformidad con las disposiciones administrativas
• Verificación de que la solicitud está completa, de acuerdo con la lista de control.
(2) Elegibilidad de los solicitantes, socios y proyectos
• Verificación de la admisibilidad del solicitante, los socios y el proyecto, según los criterios definidos en los puntos 2.1.1, 2.1.2 y 2.1.3.
(3) Evaluación de la calidad de las propuestas y evaluación financiera
Se evaluará la calidad de las propuestas, incluido el presupuesto propuesto, de conformidad con los criterios de evaluación que figuran en la tabla de evaluación reproducida en las páginas siguientes. Los criterios de evaluación constan de criterios de selección y criterios de subvención. Los criterios de selección tienen por objeto evaluar la capacidad financiera y operativa del solicitante, asegurándose de que:
• dispone de fuentes de financiación estables y suficientes para mantener su actividad durante el periodo de realización del proyecto, así como, en su caso, para participar en su financiación;
Como norma general, si un solicitante propone actividades que impliquen una financiación anual equivalente a más del doble de su volumen de negocios anual, se entenderá que sobrepasa su capacidad de gestión.
Los criterios de subvención permiten evaluar la calidad de las propuestas presentadas respecto de los objetivos y las prioridades establecidos y conceder las subvenciones a los proyectos que optimicen la eficacia global de la convocatoria de propuestas. Se refieren, en particular, a la pertinencia del proyecto y a su coherencia con los objetivos de la convocatoria de propuestas, calidad, impacto previsto y sostenibilidad del proyecto, así como a su eficacia en relación con su costo.
Observaciones importantes:
Puntuación:
Las tablas de criterios de evaluación se dividen en secciones y subsecciones. A cada subsección se le atribuye una puntuación de entre 1 y 5 de acuerdo con las siguientes pautas: 1 = muy deficiente; 2 = deficiente; 3 = suficiente; 4 = bien; 5 = muy bien. Para la concesión de subvenciones se dará prioridad a las solicitudes que hayan obtenido las puntuaciones más altas.
Sección 1 de la tabla (capacidad financiera y operativa):
Si la puntuación obtenida en la sección 1 es inferior a 12 puntos ("suficiente") la propuesta estará automáticamente rechazada.
Sección 2 de la tabla (pertinencia del proyecto):
Si la puntuación obtenida en la sección 2 es inferior a 20 puntos ("bien") la propuesta estará automáticamente rechazada.
Ficha de evaluación
Sección Puntuación
máxima
Formulario de solicitud
1. Capacidad financiera y operativa 20
1.1 ¿Tienen el solicitante y sus socios una experiencia de gestión de proyectos adecuada?
5 II.4.1
1.2 ¿Tienen el solicitante y sus socios una experiencia técnica adecuada? (en particular, conocimientos de las cuestiones de que se trate)
5 II.4.1
1.3 ¿Tienen el solicitante y sus socios una capacidad de gestión adecuada? (en particular en cuanto al personal, equipamiento y capacidad de gestionar el presupuesto del proyecto)
5 II.4.2
1.4 ¿Dispone el solicitante de fuentes de financiación estables y suficientes? 5 II.4.2
2. Pertinencia 25
2.1 ¿Es pertinente la propuesta con respecto a los objetivos y a una o varias prioridades de la convocatoria de propuestas? Nota: Sólo podrá atribuirse una puntuación de 5 (muy bien) si la propuesta responde específicamente a una prioridad como mínimo.
5 I.1.6(a)(b)
2.2 ¿Es pertinente la propuesta con respecto a las necesidades y limitaciones específicas del país/países o región/regiones destinatarios? (en particular, ausencia de solapamientos y sinergia con otras iniciativas de la CE).
5 I.1.6(c)
2.3 ¿Están claramente definidos los participantes (intermediarios, beneficiarios finales,
grupos destinatarios) y es su elección pertinente desde el punto de vista
estratégico?
5 I.1.6(e)
2.4 ¿Están claramente definidas las necesidades de los grupos destinatarios propuestos y de los beneficiarios finales y responde a ellas la propuesta de forma pertinente?
5 I.1.6 (c)(f)
2.5 ¿Contiene la propuesta elementos específicos de valor añadido, tales como enfoques innovadores, modelos de buenas prácticas, promoción de la igualdad entre hombres y mujeres y de la igualdad de oportunidades, protección del medio ambiente?
5 En general
3. Metodología 30
3.1 ¿Son las actividades propuestas apropiadas, prácticas y coherentes con los objetivos y los resultados?
5 I.1.7 3.2 ¿Es globalmente coherente la concepción del proyecto?
(En particular, ¿tiene en cuenta los factores externos y el análisis de los problemas; prevé una evaluación?
5
I.1.8
3.3 ¿Es satisfactorio el nivel de implicación y participación de los socios en las
actividades?
Nota: Si no hay socios la puntuación será automáticamente 1
5 I.1.8(e)
3,4 ¿Es satisfactorio el nivel de implicación y participación de los grupos destinatarios
y de los beneficiarios finales en las actividades?
5 I.1.8(e)
3.5 ¿Es claro y factible el plan de acción? 5 I.1.9 3.6 ¿Incluye la propuesta indicadores objetivamente comprobables para medir los
resultados del proyecto?
5 Marco lógico
4. Sostenibilidad 15
4.1 ¿Es probable que el proyecto tenga un efecto tangible sobre los grupos destinatarios? 5 I.2.1 4.2 ¿Puede la propuesta tener efectos multiplicadores?(en particular, posibilidades de
reproducción y de extensión de los resultados del proyecto, difusión de información)
5 I.2.2 y I.2.3
4.3 ¿Son sostenibles los resultados esperados del proyecto?
- desde un punto de vista financiero (¿Cómo se financiarán las actividades cuando
cese la subvención de la CE?)
- desde un punto de vista institucional (¿habrá estructuras que permitan continuar las
actividades una vez finalizado el proyecto? ¿Habrá una "apropiación" local de los resultados del proyecto?)
- desde un punto de vista político (cuando proceda) (¿cuál será el impacto estructural
del proyecto - por ejemplo, dará lugar a una mejora de la legislación, los códigos de conducta, los métodos, etc.?)
5 I.2.4
5. Presupuesto y relación coste-eficacia 10
5.1 ¿Es el presupuesto claro y detallado? 5 I.3 5.2 ¿Son necesarios para la realización del proyecto los gastos propuestos? 5 I.3
2.4 COMUNICACIÓN DE LA DECISIÓN DE LA COMISIÓN EUROPEA SOBRE LA ASIGNACIÓN DE LAS SUBVENCIONES
Se informará a los solicitantes por escrito sobre la decisión de la Comisión Europea referente a su solicitud. La decisión de rechazo de una solicitud o de no conceder una subvención se basará en las siguientes razones:
• solicitud recibida fuera de plazo;
• solicitud incompleta o no conforme con las condiciones administrativas establecidas;
• el solicitante o uno o varios socios no son elegibles;
• el proyecto no es admisible (por ejemplo: la actividad propuesta no figura en el programa, la duración de la propuesta excede del plazo máximo permitido, la contribución solicitada es superior a la contribución máxima permitida, etc.);
• la pertinencia de la propuesta y la capacidad financiera y operativa del solicitante han sido consideradas insatisfactorias o inferiores a las de las propuestas seleccionadas;
• la calidad técnica y financiera de la propuesta ha sido considerada inferior a la de las propuestas seleccionadas.
La decisión de la Comisión Europea de rechazar una solicitud o no conceder una subvención será definitiva.
A título indicativo, la fecha prevista para comunicar la decisión de la Comisión Europea, una vez finalizado el procedimiento de adjudicación, es el 01/07/2005.
2.5 CONDICIONES APLICABLES A LA PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO TRAS LA DECISIÓN DE LA
COMISIÓN DE ASIGNARLE UNA SUBVENCIÓN
Tras la decisión de asignar una subvención a un proyecto, se propondrá un contrato al beneficiario de acuerdo con el modelo de contrato normalizado de la Comisión Europea que figura como anexo a la presente Guía (anexo E).
A título indicativo, la posible fecha de inicio de los proyectos, una vez firmado el contrato por las partes, se prevé que sea el 01/09/2005.
En el contrato se especificarán, en particular, los derechos y las obligaciones que se enumeran a continuación:
Importe total de la subvención
El contrato estipulará el importe máximo de la subvención. Tal y como se indica en el punto 2.1.4, este importe se basa en el presupuesto, que sólo constituye una estimación. Por consiguiente, este importe únicamente será definitivo una vez finalizado el proyecto y presentada la contabilidad definitiva (véanse los apartados 1 y 2 del artículo 17 de las Condiciones Generales del contrato). Incumplimiento de los objetivos
Si el beneficiario no ejecuta el proyecto de conformidad con sus obligaciones contractuales, la Comisión Europea se reserva el derecho de interrumpir los pagos, y/o de rescindir el contrato (véase el artículo 11 de las Condiciones Generales). Si el beneficiario incumple las condiciones del contrato, la Comisión Europea podrá reducir su contribución y/o exigir la devolución total o
parcial de las sumas desembolsadas (véanse el apartado 4 del artículo 11 y el apartado 4 del artículo 17 de las Condiciones Generales del contrato).
Modificaciones del contrato y variaciones en el presupuesto
Toda modificación del contrato deberá introducirse mediante un apéndice escrito del contrato original (apartado 1 del artículo 9 de las Condiciones Generales del contrato). Sin embargo, determinadas modificaciones (direcciones, cuenta bancaria, etc.) podrán ser objeto de una mera notificación a la Comisión Europea (apartado 2 del artículo 9 de las citadas Condiciones Generales).
Cambios en el presupuesto.
Los importes de las partidas presupuestarias podrán variar con respecto a las estimaciones originales siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
(1) no afecten al objetivo principal del proyecto; y
(2) la incidencia financiera se limite a una transferencia dentro de una misma partida del presupuesto, o a una transferencia entre partidas presupuestarias que implique una variación inferior al 15 % del importe original de cada partida presupuestaria afectada.
En ese caso, el beneficiario podrá aplicar la modificación, debiendo informar de ello a la Comisión Europea.
Este procedimiento no podrá utilizarse para modificar la partida correspondiente a "gastos de administración" (apartado 2 del artículo 9 de las Condiciones Generales).
En todos los demás casos, deberá remitirse por adelantado una petición escrita a la Comisión Europea y se requerirá una modificación del contrato.
Informes
Los informes deben redactarse en la lengua estipulada en el contrato. Los informes técnicos y financieros se presentarán junto con las solicitudes de pago. Los informes presentados para los pagos provisionales deben ir acompañados de un plan de acción y de un presupuesto de la siguiente fase de ejecución del proyecto.
Información adicional
De acuerdo con el apartado 1 del artículo 2 de las Condiciones Generales del contrato, la Comisión Europea podrá solicitar información adicional.
Pagos
Se abonará al beneficiario una cantidad en concepto de prefinanciación. Si la duración total del proyecto no es superior a 12 meses o la subvención es inferior a €100.000, esta prefinanciación ascenderá al 80% del importe de la subvención.
Si la duración total de la acción es superior a 12 meses y si la subvención es igual o superior a € 100.000, el primer anticipo ascenderá al 80% del presupuesto previsto para los primeros 12 meses de la operación (véase el apartado 1 del artículo 15 de las Condiciones Generales). En ese caso, los siguientes pagos de prefinanciación podrán realizarse previa presentación por parte del beneficiario y aprobación por parte de la Comisión Europea del informe intermedio y de un plan de acción y un presupuesto provisional para el siguiente periodo (véase el apartado 1 del artículo 15
El saldo se abonará previa presentación por parte del beneficiario y aprobación por parte de la Comisión Europea del informe final (véase el apartado 1 del artículo 15 de las Condiciones Generales).
Los pagos se efectuarán en una cuenta o subcuenta bancaria específica de la Acción, que permite identificar los fondos abonados por la Comisión Europea.
Contabilidad de la acción
El beneficiario deberá mantener registros precisos y sistemáticos, así como una contabilidad separada y transparente de la ejecución del proyecto (apartado 1 del artículo 16 de las Condiciones Generales). Deberá mantener estos documentos hasta 7 años después del pago del saldo.
Auditoría
Una auditoría externa de la contabilidad del proyecto, realizada por un auditor de cuentas autorizado, miembro de una asociación de supervisión y control legal de cuentas reconocida internacionalmente, deberá adjuntarse:
• a toda solicitud de nuevos pagos de prefinanciación si el importe acumulado de la prefinanciación anterior y del nuevo pago de prefinanciación solicitado es superior a 750 000 euros;
• a toda solicitud de abono del saldo a título de subvención superior;
• a toda solicitud de pago que exceda de € 75 000 por ejercicio, si se trata de una subvención de funcionamiento.
El auditor deberá certificar, mediante un certificado de auditoría según el modelo adjunto como anexo IV del contrato, que la contabilidad en cuestión es honesta, fiable y está respaldada por justificantes adecuados, y que los costes cuyo pago se solicita han sido incurridos de conformidad con las disposiciones del contrato.
El contrato preverá la posibilidad de que los servicios de la Comisión Europea, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude o el Tribunal de Cuentas Europeo puedan proceder a una inspección de los documentos y/o en el lugar de ejecución del proyecto (véase el apartado 2 del artículo 16 de las Condiciones Generales).
Publicidad
Se debe dar la visibilidad adecuada a la subvención de la Comunidad Europea a través, por ejemplo, de informes y publicaciones suscitados por el proyecto o de eventos de carácter público asociados al mismo, etc. (véase el artículo 6 de las Condiciones Generales).
Contratación para la ejecución
Cuando para la ejecución de las acciones subvencionadas el beneficiario tuviera que recurrir a la contratación, deberá adjudicar el contrato a la oferta económicamente más ventajosa, es decir, la oferta que presente la mejor relación entre calidad y precio, en cumplimiento de los principios de transparencia, igualdad de trato de los posibles contratistas y procurando que no exista conflicto de intereses. Para ello, el beneficiario deberá aplicar los procedimientos enunciados en el anexo IV del contrato.
II. LISTA DE ANEXOS
DOCUMENTOS PARA COMPLETAR:
ANEXO A: FORMULARIO DE SOLICITUD DE SUBVENCIÓN (FORMATO WORD) ANEXO B: PRESUPUESTO (FORMATO EXCEL)
ANEXO C: MARCO LÓGICO (FORMATO EXCEL) ANEXO D: LEGAL ENTITY SHEET (EXCEL FORMAT)
HTTP://EUROPA.EU.INT/COMM/BUDGET/EXECUTION/LEGAL_ENTITIES_FR.HTM
DOCUMENTOS A TÍTULO INFORMATIVO:
ANEXO E: CONTRATO NORMALIZADO (FORMATO WORD) http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index_es.htm
ANEXO F: DIETAS (PER DIEM) PARA EL AÑO EN CURSO (FORMATO WORD)
