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Plan de Comunicación
PROYECTO PARA LA MODERNIZACIÓN DE LAS
INFRAESTRUCTURAS DE LAS REDES DE COMUNICACIONES DE
LOS CENTROS DE ENSEÑANZA SECUNDARIA (MIES)
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ÍNDICE
1 Objeto del Documento ... 3
2 Plan de Comunicación ... 4
2.1 Objetivo ... 4
2.2 Descripción y Alcance del Proyecto ... 4
2.3 Audiencia ... 5
2.4 Mensajes Clave ... 6
2.5 Flujo de Procesos del Proyecto MIES que Afectan a los Centros ... 8
2.6 Métricas ... 8
2.7 Otra Información Relevante ... 8
2.7.1 instrumentos de Comunicación ... 8
2.7.2 Elaboración de Materiales ... 9
2.7.3 Contactos ... 10
3 Calendario de Comunicación ... 12
3.1 Comunicaciones en la Fase de Elaboración del Proyecto Técnico (FASE I) ... 12
3.2 Comunicaciones en la Fase de Ejecución del Proyecto Técnico (Fase II) ... 13
4 Anexos... 14
4.1 Flujo de Procesos del Proyecto MIES que Afectan a los Centros ... 14
4.2 Encuesta de Satisfacción ... 15
4.3 Guía Rápida para los Directores de los Centros ... 16
4.4 Diseño del Cartel ... 17
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1 OBJETO DEL DOCUMENTO
El objeto del presente documento es establecer el Plan de Comunicación a implementar en el Proyecto para la Modernización de las Infraestructuras de las Redes de Comunicaciones de los Centros de Enseñanza Secundaria (MIES).
El Plan de Comunicación describe el modelo de comunicación entre los participantes del proyecto, principalmente el Centro, con el que se conocerá la información sobre el proyecto y ayudará a planificar las diferentes actividades en las sucesivas fases del Proyecto.
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2 PLAN DE COMUNICACIÓN
2.1 OBJETIVO
El objetivo del Plan de Comunicación es definir el modelo de comunicación que se utilizará durante la ejecución del Proyecto en cada uno de los Centros. Esta ejecución se realizará en dos Fases:
• Fase I: Consiste en el registro de la situación actual y de la propuesta de la solución para cada uno de los Centros (Informe de Diagnóstico). Esta propuesta tendrá que ser validada por cada uno de los Centros como se indicará más adelante.
• Fase II. Consiste en la ejecución y realización del Proyecto de Modernización de las Infraestructuras
de las Redes de Comunicaciones de los Centros de Enseñanza Secundaria (MIES), particularizado
para cada Centro. El fin de esta fase tendrá como conclusión la finalización del proyecto en el Centro.
2.2 DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO
Se trata de un proyecto a dos años que modernizará las infraestructuras de las redes de comunicaciones de los Centros de Educación Secundaria de la Comunidad de Madrid.
Los objetivos generales del Proyecto de Modernización y Mejora de las de las Redes de Comunicaciones de los Centros son:
• Crear una red personalizada e integrada en cada Centro: Modernizar y reorganizar las actuales instalaciones de las redes de comunicaciones de voz y datos de los Centros y extender su implantación al resto de edificios, aulas, departamentos y dependencias, con la instalación de los más avanzados sistemas de cableado estructurado.
• Dotar a cada Centro de un nodo de comunicaciones único, denominado Recinto TIC, que agrupe el equipamiento de la Red Educativa y de la Red de Administración y donde finalicen sus servicios los operadores de telecomunicación.
• Facilitar el despliegue de las redes locales Ethernet dentro de las dependencias de los Centros mediante la modernización y adecuación de la electrónica de red.
Plan de Comunicación_MIES_V17.doc Página 5/18 • Homogeneizar tecnologías y sistemas que conforman las redes de los diferentes Centros mejorando la gestión de la explotación, y optimizando el mantenimiento, la supervisión, administración e inventario de las redes.
• Reducir costes de operación y mantenimiento.
• Facilitar la introducción de nuevos servicios de banda ancha, incrementando la velocidad de trabajo y los servicios de red en los Centros: VoIP, Gigabit Ethernet y servicios de video.
• Mejorar la calidad de servicio y minimizar las incidencias de las redes de cable para reducir los tiempos de inactividad.
• Sentar las bases para futuras ampliaciones mejorando las comunicaciones entre dependencias.
2.3 AUDIENCIA
El Plan de Comunicación garantizará que todos los colectivos afectados dispongan de la información necesaria que permita conocer el alcance, contenido, implicación, beneficio y duración del mismo.
Se identifican los siguientes grupos que requieren comunicación o instrucciones específicas:
• Dirección de los Centros de Educación Secundaria: Dispondrán de la información necesaria que asegure la máxima colaboración e implicación en la ejecución del Proyecto.
• Profesorado: Dispondrán de información genérica sobre el Proyecto en lo que afecta al Centro.
• Alumnos de los Centros y sus familias: Dispondrán de información genérica sobre el Proyecto en lo que afecta al Centro.
• Ciudadanos: Dispondrán de información genérica sobre el Proyecto en el marco general de las iniciativas de mejora de la enseñanza.
• Consejería, DGIS y DAT: Recibirán información detallada del Proyecto para poder atender las cuestiones que les planteen los Centros.
• ICM: Diseñará y supervisará la ejecución del Proyecto.
• Adjudicatario Lote 1: Como ejecutores del Proyecto en la Fase I, identificarán un interlocutor único con el Centro para dicha fase.
• Adjudicatarios Lote 2 y 3: Como ejecutores del Proyecto en la Fase II, identificarán un interlocutor único con el Centro, de su ámbito de actuación, para dicha fase.
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2.4 MENSAJES CLAVE
Este Plan de Comunicación propone unos mensajes clave para audiencias o colectivos específicos en función de cuál sea el papel que desempeñan en el Proyecto.
En algunos casos se trata de mensajes que requieren una acción específica por parte de la audiencia a la que va dirigido y en otros casos serán de carácter informativo:
• Mensajes genéricos sobre los beneficios del Proyecto: se hará de forma genérica para todos los ciudadanos a través de la Página Web www.madrid.org y a través de las notas de prensa sobre los planes y actuaciones que se emitan periódicamente en este espacio Web.
• Información del objetivo y alcance del Proyecto: La Consejería de Educación enviará al comienzo del Proyecto un comunicado oficial a los Directores de los Centros con el contenido básico del mismo.
• Colaboración y participación de la Dirección de los Centros: Las responsabilidades o actividades a realizar por los Centros son:
Identificar dentro de su personal al Responsable para la implantación del Proyecto.
Perfil:
− Que conozca bien la infraestructura TIC actual del Centro.
− Con capacidad para tomar decisiones en relación con las TIC.
− Con capacidad para informar y consensuar en todo momento las decisiones con el Equipo Directivo.
Funciones:
− Actuará como interlocutor único del Centro con ICM, con la Consejería y con la DAT (quienes a su vez también definirán únicos interlocutores).
− Realizará el seguimiento y coordinará las actuaciones correspondientes.
− Informará del estado del proyecto al director del Centro, identificando las acciones necesarias, para su buen desarrollo.
− Facilitará el inventario de PCs existentes en el IES clasificados por departamentos (se entregará un documento al respecto para rellenar por el responsable designado), previo a la visita de toma de datos.
Plan de Comunicación_MIES_V17.doc Página 7/18 − Estará presente durante la toma de datos para facilitar información técnica complementaria que se precisa para la elaboración de los documentos de proyecto, p.e.: Estructura y topología de la redes existentes: Administrativa y Educativa, etc.
− Autorizará, previo a la elaboración del Informe de Diagnostico, la ubicación del Recinto TIC y las obras singulares, especialmente aquellas que requieren licencia del Ayuntamiento en el interior y exterior del Centro.
− Informará sobre las necesidades especiales que pueda tener el Centro (si las necesidades exceden los criterios de alcance del proyecto deberán ser sometidas a la Jefatura del Proyecto y a la Consejería de Educación).
− Informará acerca de otras Organizaciones que puedan estar alojadas en el Centro.
Facilitar a ICM las labores de instalación y despliegue de infraestructuras y comunicaciones por parte del Responsable o de las personas que por delegación él designe, estas estarán informadas sobre las actuaciones a realizar.
En caso de que se dispongan de planos más actualizados a los entregados, facilitar una copia a ICM, preferentemente en formato digital.
Planificar y concertar horarios excepcionales, fuera del horario escolar, para optimizar las molestias al personal del Centro.
Validaciones necesarias dentro del Proyecto:
− Fase I: Validar el Informe de Diagnóstico (necesidades del Centro).
− Fase II: Aceptación de la finalización de la ejecución en el Centro. Asistencia a la presentación del Plan de Ejecución.
Identificación de la ubicación del cartel informativo.
Identificación de la ubicación de la placa explicativa permanente. Cumplimentación de la encuesta de satisfacción.
Potenciar el uso de las infraestructuras entre el personal del Centro, identificando las acciones necesarias (internas y externas).
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2.5 FLUJO DE PROCESOS DEL PROYECTO MIES QUE AFECTAN A LOS CENTROS
El Flujo de Procesos del Proyecto se adjunta en el apartado 4.1.
2.6 MÉTRICAS
En este apartado se describe cómo medir el éxito de la comunicación. Asimismo, se pretende recoger la opinión proporcionada por los Centros para mejorar la ejecución de los proyectos siguientes.
Las preguntas que se plantearán al director del Centro o a quien éste delegue son:
• ¿Fue informado adecuadamente del alcance del Proyecto ejecutado en el Centro?
• ¿Se han cumplido los plazos establecidos?
• ¿Sus interlocutores estaban bien definidos?
• Si lo ha solicitado, ¿ha sido debidamente informado de la evolución del Proyecto ejecutado en el Centro?
• ¿Ha cubierto sus expectativas el Proyecto ejecutado en el Centro?
• ¿Qué comentarios o sugerencias tiene sobre cualquier aspecto del Proyecto ejecutado en el Centro? La encuesta de satisfacción se adjunta en el apartado 4.2.
2.7 OTRA INFORMACIÓN RELEVANTE
Este punto refleja aspectos del Plan de Comunicación que no han sido tratados en puntos anteriores. Estos son: los instrumentos de comunicación, las recomendaciones para la elaboración de los materiales y los contactos de las personas que participan en el Proyecto.
2.7.1 INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN
Aquí se presentan los instrumentos o medios de comunicación que se van a emplear en la ejecución del Plan de Comunicación.
• Página Web / Nota de prensa.
• Correo electrónico / Envío postal.
Plan de Comunicación_MIES_V17.doc Página 9/18 • Cartel.
• Placa Explicativa Permanente.
2.7.2 ELABORACIÓN DE MATERIALES
A continuación se describen los materiales a entregar durante la ejecución del Plan de Comunicación.
2.7.2.1 CARTA DE PRESENTACIÓN A LOS DIRECTORES DE CENTRO
La Consejería de Educación enviará una carta donde definirá el objetivo del presente proyecto, las actuaciones que serán necesarias por parte de los Centros y los distintos hitos que formarán parte del proyecto.
Los mensajes que se incluirán son:
• Informar del alcance del Proyecto.
• Los beneficios que supone el Proyecto para los Centros.
• La necesidad de colaboración por parte de los Centros.
• Enfatizar el mensaje de que se trata únicamente de la parte de infraestructuras de las redes de comunicaciones del Plan de Mejora y Modernización de Tecnologías de la Información y la
Comunicación en los Institutos de Educación Secundaria.
Esta carta se enviará junto con la Guía Rápida (ver apartado 2.7.2.2).
2.7.2.2 GUÍA RÁPIDA PARA LOS DIRECTORES DE LOS CENTROS
Junto con la carta anterior se entregará una Guía Rápida que incluya información resumida sobre:
• Objetivo del Proyecto.
• Fases del Proyecto.
• Duración de las Fases del Proyecto.
• Contacto del Centro de Atención al Usuario y reseña a las Direcciones de Área Territoriales (DAT).
• Acciones a realizar por el Centro.
Esta Guía Rápida se entregará en papel, plastificado y en tamaño A4. En el apartado 4.3 se adjunta el diseño de esta Guía.
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2.7.2.3 CARTEL
Con el propósito de comunicar, a los profesores y alumnos del Centro en el que van a ejecutar las obras, el objeto del proyecto, se requiere la instalación por parte del adjudicatario del Lote 2 o 3, según corresponda, de un cartel informativo donde se informe de las actuaciones que se van a realizar.
Este cartel será instalado antes de iniciar la ejecución en el Centro. Será responsabilidad de los adjudicatarios de los Lotes 2 y 3 garantizar que el cartel estará visible durante el tiempo que dure la ejecución de la operación.
Se ha de colocar un cartel, tamaño A2 y con calidad de imprenta, en lugar visible y donde determine el Responsable del Centro. Preferentemente, se ubicará en la entrada del edificio principal de cada Centro. En el apartado 4.4 se adjunta el diseño de este cartel.
2.7.2.4 PLACA EXPLICATIVA PERMANENTE
Antes de finalizar la ejecución, el adjudicatario del Lote 2 o 3, según corresponda, deberá instalar una placa explicativa permanente en el Centro, en lugar visible y donde determine el Responsable del Centro. Preferentemente, se ubicará en la entrada del edificio principal de cada Centro.
La placa deberá ser de metacrilato y tamaño A4, y fijada en la pared. Se personalizará con el nombre del Centro correspondiente y el mes y año de finalización de la ejecución. En el apartado 4.5 se adjunta el diseño de la misma.
2.7.3 CONTACTOS
• CONSEJERIA DE EDUCACIÓN:
Jefe de Servicio DGIS: José Quirino Vargas. Asesor Técnico Docente: Isabel Barquero Palacios. Asesor Técnico Docente: Ismael Senés.
• DAT / DGIS: Capital:
− Asesor Técnico Docente: Javier Zabala Camarero-Núñez.
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Norte: Asesor Técnico Docente: Fernando Fuentes Notario. Sur: Asesor Técnico Docente: José Ángel Navarro Piera. Este: Asesor Técnico Docente: Mª Jose Ovejero Molero. Oeste:
− Asesor Técnico Docente: Jesús Trejo Fernández.
− Asesor Técnico Docente: Francisca García Bernal.
• CENTROS 1 a n: Responsable del Centro.
• ICM:
Jefe de Proyecto: Ramiro Antonio Fernández Toral. Responsable Técnico: Carlos Nuevo Gonzalo. Responsable Calidad: Juan Contreras Navas.
• ADJUDICATARIO LOTE 1:
Jefe de Proyecto: Julio Vázquez.
Responsable de Ingeniería: Félix Martín Gallego.
Responsable de la Oficina Técnica: Ignacio Martí Pascual del Pobil.
• ADJUDICATARIO LOTE 2:
Director de Obra: Fernando Díaz – Zorita González.
• ADJUDICATARIO LOTE 3:
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3 CALENDARIO DE COMUNICACIÓN
A continuación, se indican en las tablas siguientes el calendario de comunicaciones definidas en los apartados anteriores de este Plan de Comunicación.
3.1 COMUNICACIONES EN LA FASE DE ELABORACIÓN DEL PROYECTO
TÉCNICO (FASE I)
Ítem / Acción Objetivo del
Mensaje Audiencia
Vehículo o Medio de Comunicación
Fecha de envío
/ Frecuencia Responsable Estado Comunicar Objetivo y Beneficios del
Proyecto
Informativo Ciudadanos Página Web/ Nota de Prensa:
www.madrid.org
Al comienzo del Proyecto
Consejería
Enviar comunicado: Carta de Presentación y Guía Rápida
Informativo Directores de los Centros
Correo-e y/o papel A definir por la Conserjería
Consejería
Fijar, Comunicar y Confirmar la fecha de Toma de Datos
Identificar Interlocutor Único para la Fase I.
Acción requerida Responsable del Centro y Adjudicatario Lote 1 (Gestión)
Correo-e y Teléfono 2 semanas antes de la planificación fijada por el Proyecto Adjudicatario Lote 1
Enviar el Informe de Diagnóstico Acción requerida Responsables de los Centros y DAT Correo-e Máx. 2 semanas después de la Toma de Datos Adjudicatario Lote 1 / ICM
Aceptar el Informe de Diagnóstico Acción requerida Adjudicatario Lote 1, ICM y DAT
Correo-e Máx. 2 días Responsable del Centro
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3.2 COMUNICACIONES EN LA FASE DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO TÉCNICO
(FASE II)
Ítem / Acción Objetivo del
Mensaje Audiencia
Vehículo o Medio de Comunicación
Fecha de envío
/ Frecuencia Responsable Estado Fijar y Comunicar la fecha de
Inicio de la Ejecución
Identificar Interlocutor Único para la Fase II.
Acción requerida Responsable del Centro y Adjudicatario Lote 1 Correo-e 2 semanas antes de la planificación fijada por el Proyecto Adjudicatario Lote 2 o 3
Presentar el Plan de Ejecución Informativo Responsable del Centro y
Adjudicatario Lote 1
Presencial Primer día de la Ejecución
Adjudicatario Lote 2 o 3
Colocar Carteles Informativo Alumnos, Padres, Profesorado, Dirección del Centro
Carteles Antes del inicio de la Ejecución
Adjudicatario Lote 2 o 3
Colocar la Placa Explicativa Permanente
Informativo Alumnos, Padres, Profesorado, Dirección del Centro
Placa Al término de la Ejecución
Adjudicatario Lote 2 o 3
Validar el Fin de Ejecución Acción Requerida ICM / Adjudicatario Lote 1 Papel Al término de la Ejecución Responsable del Centro Entregar la Encuesta de Satisfacción Acción Requerida Responsable del Centro
Correo-e o Papel Al término de la Ejecución Adjudicatario Lote 2 o 3 Cumplimentar la Encuesta de Satisfacción Acción Requerida Adjudicatario Lote 2 o 3
Correo-e o Papel Al término de la Ejecución
Responsable del Centro
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4 ANEXOS
4.1 FLUJO DE PROCESOS DEL PROYECTO MIES QUE AFECTAN A LOS CENTROS
FLUJO DE PROCESOS QUE AFECTAN A LOS CENTROS - PROYECTO MIES
4 se m an as 1 a 6 m es es 8 se m an as
ICM CENTROS, DGIS Y DAT CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN INICIO REALIZAR TOMA DE DATOS REALIZAR INFORME DE DIAGNÓSTICO ¿ES CORRECTO? NO (2 días para validar)
SI (2 días para validar)
PRESENTAR PLAN DE EJECUCIÓN EJECUCIÓN ENVIAR DOCUMENTACIÓN ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DOCUMENTACIÓN FINAL FIN ENVIAR CARTA Y GUÍA RÁPIDA REALIMENTACIÓN VALIDACIÓN Y CONTROL ACORDAR CITA PARA TOMA DE DATOS COMUNICAR INICIO DE EJECUCIÓN FÍSICA DEL PROYECTO CERTIFICACIÓN FINAL INICIAR PROYECTO COMUNICAR VALIDACIÓN DEL PROYECTO
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4.2 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
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4.3 GUÍA RÁPIDA PARA LOS DIRECTORES DE LOS CENTROS
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4.4 DISEÑO DEL CARTEL
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