POLITICA CONTABLE DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO

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POLITICA CONTABLE DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO

Contenido 1. OBJETIVO ... 2 2. ALCANCE ... 2 3. GLOSARIO ... 2 4. POLÍTICA ... 4 4.1. RECONOCIMIENTO ... 4 5. MEDICIÓN POSTERIOR ... 5 6. REVELACIONES ... 6 7. BASE NORMATIVA ... 6

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1. OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y

revelación de las cuentas de efectivo y sus equivalentes1_{, en la Secretaría de Educación}

del Distrito.

2. ALCANCE

La presente política debe ser aplicada por la Secretaría de Educación del Distrito y Fondos de Servicios Educativos y será complemento del Nuevo Marco Normativo contable definido por la Contaduría General de la Nación dentro del ámbito de aplicación de la Resolución 533 de 2015 para las entidades de gobierno y sus modificatorios.

La actualización de esta política, estará a cargo de la Oficina de Tesorería y Contabilidad de la Secretaría de Educación del Distrito, y se hará cuando la Contaduría General de la Nación realice una modificación al Marco Normativo para Entidades de Gobierno. o cuando la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria de Hacienda emita o modifique sus directrices a través de la política transversal.

Esta política contable, abarca los activos financieros que se clasifican como:

 Efectivo y equivalentes al efectivo (Caja y Depósitos en instituciones financieras)

 Efectivo de uso restringido.

A continuación, se presentan las partidas que la conforman:

a. Caja

b. Depósitos en instituciones financieras c. Efectivo restringido

d. Equivalentes al efectivo

3. GLOSARIO

3.1. Caja: Representa el valor de los fondos en efectivo de disponibilidad inmediata.

3.2. Depósitos en instituciones financieras: Corresponde a los saldos en las cuentas corrientes y de ahorro a la vista en moneda funcional.

1_{Ver referencia normativa en numeral 1.3.5 de las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y}

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3.3. Moneda funcional: La moneda funcional corresponderá al peso colombiano.

3.4. Efectivo: Comprende tanto la caja como los depósitos en instituciones financieras a la vista.

3.5. Efectivo de uso restringido: Representa el valor de los recursos en efectivo y equivalentes al efectivo con destinación específica, es decir, que presentan restricciones de uso (recursos del Sistema General de Participaciones) o restricciones económicas de disponibilidad de acuerdo a los convenios, contratos y resoluciones para los que estos recursos están destinados. Estos recursos cuentan limitaciones para su disponibilidad, y por tanto son objeto de reclasificación a las subcuentas que conforman este rubro. Pueden ser, por ejemplo, Depósitos judiciales, Recursos del Sistema General de Participaciones, Recursos destinados específicamente a una obra civil, Recursos destinados específicamente a cubrir Riesgos y Calamidades.

Para este caso, se considera pertinente aplicar el juicio profesional para la evaluación de dos aspectos subyacentes en su reconocimiento, los cuales deben tenerse en cuenta para definir los procedimientos específicos. El primer aspecto hace referencia, a la naturaleza y el alcance de la restricción que pesa sobre el uso del recurso; El segundo, a la disponibilidad, es decir, el mayor o menor grado de aplicación de los fondos en su destinación correspondiente de forma inmediata.

3.6. Equivalentes al efectivo: Representa el valor de las inversiones a corto plazo (cuando tenga vencimiento próximo, es decir, tres meses o menos desde la fecha de adquisición) de alta liquidez que son fácilmente convertible en efectivo, y que están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor que se mantienen para cumplir los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión, y que no han sido clasificadas en alguna de las anteriores cuentas.

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4. POLÍTICA

4.1. RECONOCIMIENTO

4.1.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

El efectivo y los equivalentes al efectivo son considerados activos financieros que representan un medio de pago y con base en éste se valoran y reconocen todas las transacciones en los estados financieros. Estos activos son reconocidos en la contabilidad en el momento en que el efectivo es recibido o es transferido a una entidad financiera a manera de depósitos a la vista, cuentas corrientes o de ahorros y su valor es el importe nominal, del total de efectivo o su equivalente.

Desde el reconocimiento inicial, se incluyen en los equivalentes al efectivo las inversiones que cumplan con la totalidad de los siguientes requisitos, los cuales serán avalados por el Jefe de la Oficina de Tesorería y Contabilidad (o el contador en el caso de los Fondos de Servicios Educativos):

a) Que sean de corto plazo y de gran liquidez, con un vencimiento original igual o menor

a (3) tres meses.

b) Que sean fácilmente convertibles en un importe conocido de efectivo.

c) Que estén sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor, de acuerdo

con los parámetros establecidos por la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda, aplicados transversalmente en el nivel central de la Secretaría de Educación del Distrito.

Para aquellos recursos que por norma superior tengan que ser gestionados de una manera específica, la entidad se regirá por lo establecido en la respectiva norma.

4.1.1.1. EFECTIVO DE USO RESTRINGIDO

En caso de presentarse efectivo que tenga ciertas limitaciones para su disponibilidad y uso, ya sea por causas de tipo legal o económico o porque tiene una destinación específica con limitaciones en su uso y no pueda intercambiarse ni utilizarse para cancelar un pasivo durante los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros, estos deberán manejarse como activos no corrientes. Se presentará como activo corriente si la restricción es inferior a un (1) año.

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La Secretaría de Educación del Distrito considera recursos de uso restringido, los dineros que recibe de terceros que poseen destinación específica, tal como:

- Los recursos recibidos del SGP (Sistema General de Participaciones) que

correspondan a transferencias del Ministerio de Educación Nacional los cuales serán clasificados en la cuenta de efectivo restringido.

- Los recursos que la Secretaría de Educación del Distrito, transfiere a los Fondos de Servicios Educativos con uso y destinación especifica.

Los recursos restringidos serán reconocidos contablemente en la cuenta 1132 “Efectivo de uso restringido” con el propósito de diferenciarlos de los demás recursos disponibles para el uso de la Secretaría de Educación del Distrito, dada la destinación específica de dichos montos.

5. MEDICIÓN POSTERIOR

Tanto en el reconocimiento y medición inicial como en la medición posterior, el valor

asignado para las cuentas de efectivo constituye el valor nominal del derecho en

efectivo, representado en la moneda funcional, que corresponde al peso colombiano.

5.1. TRATAMIENTO CONTABLE DE PARTIDAS CONCILIATORIAS

Todas las partidas conciliatorias entre el valor en libros en contabilidad y extractos

bancarios, se procederán a tratar de la siguiente forma, al cierre contable mensual:

a) Consignaciones no identificadas: se deberán realizar las depuraciones contables con el objetivo de identificar y legalizar esas partidas. Aquellas partidas superiores a tres (3) meses, serán reclasificadas como un mayor valor de la cuenta de efectivo contra la cuenta contable 240720 “Recaudos por clasificar”. Las partidas incluidas en esta categoría deberán ser gestionadas con el fin de lograr su identificación ó serán objeto de depuración contable a través de ficha de saneamiento acorde con la normatividad vigente.

b) Pagos masivos autorizados y pendientes de cobro: se aceptan como partida conciliatoria, durante un plazo de 30 días. Con posterioridad a éste se procede a realizar la anulación definitiva del pago, incrementado el saldo en efectivo con contrapartida en la cuenta contable 249032 “Cheques no cobrados o por reclamar”. Las partidas incluidas en esta categoría deberán ser gestionadas con el fin de lograr su legalización ó serán objeto de depuración contable a través de ficha de saneamiento acorde con la normatividad vigente.

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c) Cheques girados pendientes de cobro: el valor de los cheques girados y entregados a terceros que no hayan sido cobrados pasados seis (6) meses de

girados, se abonan a la cuenta contable 249032 “Cheques no cobrados o por

reclamar”. correspondiente y al efectivo.”. Las partidas incluidas en esta categoría deberán ser gestionadas con el fin de lograr su legalización ó serán objeto de depuración contable a través de ficha de saneamiento acorde con la normatividad vigente

d) Cheques girados que se encuentran en custodia de la entidad: el valor de los cheques girados que se encuentran pendientes de entregar a terceros, incrementará el saldo de efectivo contra la cuenta contable 249032 “Cheques no cobrados o por reclamar””. Las partidas incluidas en esta categoría deberán ser gestionadas con el fin de lograr su legalización ó serán objeto de depuración contable a través de ficha de saneamiento acorde con la normatividad vigente

e) Se reconocerán los rendimientos financieros, con base en los informes en línea generados a través de la banca electrónica por cada cuenta bancaria en el mes correspondiente.

En el caso de los rechazos, la cuenta del efectivo y el pasivo original será incrementados mientras que surte el proceso efectivo de pago al tercero o el proceso de saneamiento contable.

6. REVELACIONES

La Secretaría de Educación del Distrito revelará, para cada componente del efectivo y equivalentes al efectivo los aspectos señalados en el numeral 1.3.5.2 del Capítulo VI del marco normativo para las entidades de gobierno.

7. BASE NORMATIVA

Capítulo VI, numeral 1 de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación, del Marco normativo aplicable a entidades de gobierno incorporado al Régimen de Contabilidad Pública, mediante Resolución 533 de 2015 y sus modificatorios.

Nombre Cargo Labor Firma

Karina Ricaurte Farfan Subsecretaria de Gestión

Institucional

Aprobó

Celmira Martin Lizarazo Directora de Talento Humano Aprobó

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Rubén Dario Carvajal Pardo

Jefe Oficina Contabilidad y

Tesorería