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A.1 Catálogos
Menú de catálogos es la sección del sistema en la que se tendrá la posibilidad de dar de alta y consultar los diferentes catálogos disponibles en el sistema.
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A.1.1 Categoría De Productos
En este apartado se definen las categorías en las que se van a clasificar los productos.
fig. 1.2 Categoría de productos
NOMBRE: Nombre completo de la categoría
NOMBRE CORTO: Nombre corto de la categoría, de este nombre va a depender las búsquedas de los productos en facturación, compras, inventarios, etc.
MANEJA CONTROL DE UNIDADES: Se selecciona S para indicar que la categoría en la cual se va a clasificar el producto va manejar control de unidades (renta de unidades) o N en caso contrario.
% MÍNIMO DE UTILIDAD EN VENTAS DE CONTADO: Define el porcentaje mínimo de utilidad que se desea obtener en una venta de contado.
%MÁXIMO DE DESCUENTO PAGADO POR ANTICIPADO: Porcentaje máximo de descuento que se va a aplicar en una venta por pago anticipado.
CRITERIOS PARA EL CALCULO DE COMISIONES: Aplican para el calculo de comisiones a los vendedores tomando como base si la venta se paga al contado o a crédito. MÁXIMO DIAS EN VENTAS DE CONTADO: Máximo días en los que se va a considerar una venta como pago de contado.
MÁXIMO DIAS EN VENTAS DE CRÉDITO: Máximo días en los que se va a considerar una venta como de crédito
PORCENTAJE DE COMISIÓN EN VENTAS DE CONTADO: Porcentaje de comisión que se le va a proporcionar al ejecutivo en una venta de contado.
PORCENTAJE DE COMISIÓN EN VENTAS DE CRÉDITO: Porcentaje de comisión que se le va a proporcionar al ejecutivo en una venta de crédito.
DISMINUIR GRADUALMENTE COMISIÓN DE VENTAS DE CRÉDITO: Se selecciona si se desea disminuir gradualmente la comisión de ventas de crédito.
PORCENTAJE POR DÍAS DE CRÉDITO: Se define los días y el porcentaje adicional al precio mínimo de venta en una venta a crédito. Se debe de capturar para cada día de crédito otorgado a los clientes incluyendo si la venta es en efectivo con cero.
% DE DESCUENTO POR TIPO DE CLIENTES: Se define el porcentaje de descuentos a aplicar para cada tipo de cliente.
TIPO DE CLIENTE: Se obtiene del catalogo de tipos de clientes y se refiere a una clasificación en los clientes tales como distribuidores, frecuentes, etc.
% DESC1: Descuento base a aplicar por tipo de cliente.
>NOPZS: Mayor a número de piezas a aplicar el siguiente descuento.
%DESC2: Porcentaje de Descuento a aplicar cuando el número de piezas sea mayor a >NOPZS
VOLUMEN: Número de piezas a considerar como venta por volumen.
%DESC3: Porcentaje de descuento cuando la compra es igual o mayo al número de piezas consideradas como volumen.
NOTA: Cabe mencionar que los porcentajes de descuento se aplican en el modulo de Punto de Ventas y son acumulativos, es decir, se aplica el descuento base + %Desc2 + %Desc3 + %Pronto pago en caso de cumplir con los criterios respectivos.
IR A LA CATEGORÍA: Si se desea consultar una categoría, despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.2 Marcas De Productos
Se da de alta en el catálogo las marcas de productos a manejar. Se captura el nombre completo de la marca y un nombre corto.
fig. 1.3 Pantalla Marca De Productos
# MARCA: El sistema da un número predefinido conforme se ingresan los datos. NOMBRE: Ingrese el nombre de la marca que desea dar de alta en el sistema.
NOMBRE CORTO: Proporcione un nombre corto para la marca, de este nombre va a depender las búsquedas de los productos en facturación, compras, inventarios, etc.
IR A LA MARCA: Si se desea consultar una marca, despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.3 Modelos
Se capturan los modelos de productos a manejar.
Fig. 1.4 Pantalla Catálogo De Modelos
# MODELO: El sistema da un número predeterminado conforme el usuario ingresa los datos.
MODELO: Ingrese el modelo que desea dar de alta en el sistema, de este nombre va a depender las búsquedas de los productos en facturación, compras, inventarios, etc.
IR AL MODELO: Si se desea consultar un modelo, despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.4 Unidades
Agrega al catálogo las unidades de medida que se utilizarán para cada producto. Se captura nombre completo y nombre corto.
Fig. 1.5 Pantalla Catálogo de Unidades
# UNIDAD: El sistema da un número predeterminado conforme se ingresan los datos.
DESCRIPCIÓN CORTA: Proporcione un nombre corto para la unidad. Éste será dado de alta en el sistema.
DESCRIPCIÓN LARGA: Descripción con la que el usuario hace referencia a las unidades. IR A LA UNIDAD: Si se desea consultar una unidad, despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.5 Almacenes
Catálogo que permite ingresar los ALMACENES con los que contará una sucursal. Para SIAN el Almacén es indispensable para controlar el Inventarío de Mercancía, por lo tanto para todas las empresas que se dediquen al giro comercial de Mercancía, es indispensable que por lo menos tenga un Almacén
Fig. 1.6 Pantalla Catálogo de almacenes.
DESCRIPCIÓN: Nombre del Almacén, es importante la descripción ya que a través de ella se hacen búsquedas de Inventario en los diferentes módulos donde se hace referencia al Almacén
ENCARGADO: El nombre del empleado que se hace responsable de cualquier movimiento de inventario que se haga en el Almacén.
Para el proceso contable de generación de Pólizas de Inventario, el encargado va a determinar la Región y Departamento en el registro del Movimiento, que finalmente indica el Almacén y esto es el CENTRO DE COSTOS asociado al Empleado.
DIRECCIÓN: Domicilio, colonia, municipio, estado y RFC, si no se tiene el dato puede poner un “.”, De tal forma que se capture un valor. La dirección se utiliza en algunos reportes de Movimientos de Inventario, sobre todo en las Transferencias de Almacenes.
HABILITADO: Se puede tener dos clases de almacenes, Los ACTIVOS y NO ACTIVOS. Los ALMACENES ACTIVOS sólo se van a manejar en el módulo de VENTAS, no se puede facturar mercancía de un almacén NO ACTIVO.
De los Almacenes NO ACTIVOS se van a poder hacer todo tipo de Movimientos de Inventario, excepto los movimientos asociados al modulo de VENTAS. Un ejemplo de estos almacenes sería el Almacén de TALLER, ACCESORIOS DE RENTAS por describir algunos.
SUCURSAL/ DEPTO: La empresa puede estar formada por una Matriz y varias Sucursales y estas a su vez tiene uno o más empleados que la operan. Por cada Sucursal SIAN controla por separado el Inventario, las facturas, remisiones, cobranza y las unidades de Renta, esto quiere decir que el empleado asociado al usuario firmado en el Sistema va a poder sólo generar las facturas, remisiones, cobranza y las unidades de Renta correspondientes a su SUCURSAL, por ejemplo para el caso de la mercancía el usuario solo podrá ver el inventario de de los almacenes de su misma sucursal.
CENTRO DE COSTOS: Clave generada en el catálogo de Centro de Costos, que indica la ubicación en la Empresa, es decir en este catálogo se asocian por cada Región o Sucursal de la Empresa una o más Áreas o Departamentos, por ejemplo:
CVE SUCURSAL DEPTO. 100 ……… 1 MATRIZ…………100 VENTAS 101 ……… 1 MATRIZ…………101 ALMAEN MTZ1 102 ……… 1 MATRIZ…………102 ALMACÉN MTZ 2 200 ……… 2 FORANEO………200 VENTAS F 201 ……… 2 FORANEO………201 ALMACÉN F1
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A.1.6 Zonas Fiscales
La zona fiscal define el porcentaje de descuento a aplicar por región o por zona. En la zona centro el IVA a aplicar es del 15% y en la zona norte el IVA será del 10% para México.
Fig. 1.7 Pantalla Catálogo Zonas Fiscales.
ID ZONA FISCAL: El sistema da un número predeterminado conforme se ingresan los datos.
NOMBRE CORTO: Proporcione un nombre corto para la Zona fiscal. Éste será dado de alta en el sistema e identificará la zona en el sistema.
DESCRIPCIÓN: Descripción con la que el usuario hace referencia a las zonas fiscales.
% IVA APLICADO: Ingrese el porcentaje que se aplicará tanto en ventas como en compras. Es muy importante tomar en cuenta la zona en la que se estará trabajando va relacionada con la zona asociada a la sucursal a la que pertenece el usuario para el caso de la venta o la zona a la que pertenece el Proveedor para las compras. A continuación se agrega una tabla con los impuestos en las zonas económicas más importantes.
Impuestos Zonas Fiscales
PAÍS TASA (%) ABREVIATURA
Argentina 21 IVA Colombia 16 IVA Canadá 5 GST/TPS El Salvador 13 IVA Guatemala 12 IVA México 10 15 IVA fronterizo IVA centro Panamá 5 ITPBMS
U.S.A Varia según el estado TAX
Asia
Corea del sur 10 VAT
Indonesia 10 PPN Japón 5 TAX China 17 Tailandia 7 VAT Europa Alemania 19 UST España 16 IVA Francia 19.6 TVA
Reino unido 15 VAT
Suecia 25 Moms
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A.1.7 Monedas
Se definen los tipos de moneda a utilizar. El sistema tiene la capacidad de manejar diferentes tipos de moneda.
Fig. 1.8 Pantalla Catálogo Monedas.
# MONEDA: El sistema da un número predefinido conforme se ingresan los datos.
NOMBRE: Ingrese el nombre de la moneda que dará de alta, ésta puede ser moneda nacional o extranjera (dólar, euro, pesos mexicanos, etc.)
NOMBRE_CORTO: Ingrese un nombre corto para identificar la moneda.
LEYENDA CHEQUES (MONEDA): Ingrese el nombre de la moneda en la cantidad con letra en el cheque.
LEYENDA CHEQUES (ABREVIADO): Ingrese la abreviatura de la moneda en la cantidad con letra en el cheque.
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A.1.8 Bancos
Se da de alta en el catálogo los nombres de los bancos a utilizar.
Fig. 1.9 Pantalla Catálogo Bancos.
No: El sistema da un número predefinido conforme se ingresan los datos. NOMBRE CORTO: Ingrese el nombre corto del banco que dará de alta. NOMBRE: Ingrese el nombre completo del banco que dará de alta.
# DIG. CTA.: Se refiere al número de dígitos que se utilizan en ese Banco para formar la cuenta bancaria. Este se utiliza en los pagos a proveedores. En el módulo de Compras, en el proceso de Pagos a Proveedores, se generan archivos en Excel para exportar las transferencias y cheques emitidos por Banco, el formato de las cuentas de transferencia la toma de este catálogo y precisamente del valor contenido en # DIG CTAS.
F. LIQUID. DEFAULT TR: Se utiliza en los pagos a proveedores, y es que cuando se genera la Cuenta por Pagar, si el proveedor tiene configurado en su catálogo correspondiente un Banco y una Cta. Transferencia, el sistema va asignar por default esta
forma de Liquidación, sin embargo el usuario la puede modificar posteriormente si es que así lo requiere. Esta Forma de Liquidación es la que con más frecuencia se utiliza y además es por Transferencia.
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A.1.9 Tipos de Cambio
Para SIAN el tipo de cambio es un movimiento fundamental que deberá ser registrado diariamente. En éste modulo se captura el tipo de cambio oficial y comercial con respecto a la moneda local.
Fig. 1.10 Pantalla Catálogo Tipos de Cambio.
# MOVIMIENTO: El sistema da un número predefinido conforme se ingresan los datos. # MONEDA: Despliegue una lista de moneda, previamente dadas de alta en el sistema, dando clic en el combo.
FECHA DEL MOVIMIENTO: Captura la fecha en la que se realiza el movimiento.
TIPO DE CAMBIO OFICIAL: Se refiere al tipo de cambio monetario que aparece en el diario oficial.
TIPO DE CAMBIO COMERCIAL: Se refiere al tipo de cambio monetario que se maneja en el ámbito comercial.
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A.1.10 Formas de Pago
Se utiliza en el modulo de Punto de Ventas, en la caja y se refiere a las posibles formas con las que se podrá aplicar la cobranza.
Fig. 1.11 Pantalla Catálogo Formas de Pago.
ID FORMA PAGO: El sistema da un número predefinido conforme se ingresan los datos. SIGLAS: Abreviatura con la que se podrá identificar la forma de pago en la aplicación de los pagos (EFECTIVO, TARJETA, CHEQUE, ETC)
DESCRIPCIÓN: Descripción con la que el usuario identificara la forma de pago. NO. DE CUENTA POR SUCURSAL:
SUCURSAL: Nombre de la sucursal en la que la forma de pago estará activa.
CUENTA BANCARIA: cuenta bancaria en la que estará asociada la forma de pago, puede ser una cuenta bancaria o una cuenta puente.
TIPO DE PAGO: Seleccione el tipo de manejo de la forma de pago, crédito, depósito, efectivo, etc.
FORMA DE PAGO ACTIVA: SI para que pueda desplegarse en la lista de forma de pagos validas en la aplicación, NO para deshabilitar la forma de pago.
FORMA DE PAGO: Si se desea consultar una forma de pago, despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.11 Formas De Liquidación
En SIAN las Formas de Liquidación se utilizan en él modulo de Compras, para los pagos a proveedores y en el módulo de Gastos, para los egresos generados a los diferentes tipos de beneficiarios.
Fig. 1.12 Pantalla Formas de Liquidación “SI es cuenta bancaria”.
ES CUENTA BANCARÍA: La forma de Liquidación puede ser SI o NO de una Cuenta bancaria. “SI”, significa que cuando se genere un pago de esta forma de liquidación, va afectar el saldo de la cuenta bancaria a la que pertenece la forma de liquidación. “NO” significa que la forma de liquidación va a funcionar como una cuenta puente en la que no se va ver afectado ningún saldo en bancos.
NO. DE CUENTA: Si la forma de liquidación es de una Cuenta Bancaria, es necesario capturar el No de Cuenta, que precisamente se refiere a la cuenta que va afectar cuando exista un movimiento con esta forma de liquidación.
TIPO DE APLICACIÓN: Se comentaba que las formas de liquidación se utilizan en él modulo de Compras y Gastos, y precisamente en este campo se captura a que módulo se va a poder utilizar. El tipo de aplicación, puede tener tres valores: “COMPRAS”, “GASTOS” y “AMBOS”.
CHEQUE O CAJA: La forma de liquidación puede ser “CONTABILIDAD”, significa que es una forma x transferencia y se aplica solo si es “CUENTA BANCARÍA”.
Fig. 1.13 Pantalla Formas de liquidación “NO es cuenta bancaria”.
MONEDA: Si “ES CUENTA BANCARÍA es SI”, tendrá la misma moneda de la Cuenta bancaria a la que pertenece la forma de liquidación, y si es “NO”, es importante que se capture la MONEDA.
CUENTA INTERNA Y CUENTA EXTERNA: La condición para que estos campos se capturen necesariamente es que, la contabilidad esta ACTIVA y además la Forma de Liquidación no sea Cuenta Bancaria. Se refieren a la cuenta contable que se utiliza en los
procesos contables de PAGOS A PROVEEDORES Y GASTOS y que van a representar la Cuenta Bancaria Puente, como puede ser ANTICIPO; CASAS DE CAMBIO, etc.
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A.1.12 Formatos De Cheques
Se captura la ubicación de los archivos de formato de cheques, estos formatos están realizados en Crystal Reports. Se da de alta la descripción del formato y se selecciona la ruta en la que se encuentra el archivo.
Fig. 1.14 Pantalla Catálogo Formas de Cheques.
FORMATO ID: Ingrese un número de identificación del formato. Éste facilitará su búsqueda.
DESCRIPCIÓN: Nombre con el que el usuario identificara el formato del Cheque.
RUTA DEL ARCHIVO DE CHEQUE: Seleccione la ubicación donde se localiza el archivo del formato de cheque, el botón lo llevara a la ruta de una forma mas rápida.
IR AL FORMATO: Si se desea consultar un formato, despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.13 Centro de Costos
En este catálogo se asocian por cada Región o Sucursal de la Empresa una o más Áreas o Departamentos, por ejemplo:
CVE SUCURSAL DEPTO. 100 ……… 1 MATRIZ…………100 VENTAS 101 ……… 1 MATRIZ…………101 ALMAEN MTZ1 102 ……… 1 MATRIZ…………102 ALMACÉN MTZ 2 200 ……… 2 FORANEO………200 VENTAS F
201 ……… 2 FORANEO………201 ALMACÉN F1
Se captura el centro de costo, descripción y opcionalmente el sub-proyecto.
Fig. 1.15 Pantalla Catálogo de Centro de Costos.
CENTRO DE COSTOS: Ingrese un valor numérico con el que identificará el centro de costos.
DESCRIPCIÓN: Descripción con la que el usuario hace referencia al concepto de centro de costos.
PROYECTO: Se habilita solo cuando está activo el PRESUPUESTO. Se refiere a la sucursal. SUBPROYECTO: Se habilita solo cuando está activo el PRESUPUESTO. Se refiere a los departamentos.
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A.1.14 Prorrateo Automático
En el catálogo de Egresos se mencionaron que podía haber 4 tipos de prorrateos de Egresos y uno de ellos era el “PRORRATEO AUTOMATICO”, en este caso el usuario va prorratear manualmente el gasto a varios centros de costos. Es en esta pantalla donde el usuario determina el Porcentaje del prorrateo correspondiente a cada uno de los centros de costos involucrados.
Fig. 1.16 Pantalla Captura de Prorrateo de Gastos Automático.
CONCEPTO DE GASTO: Se refiere al concepto de Egreso (configurado con tipo de prorrateo AUTOMATICO) al que se va a prorratear el gasto en varios centros de costos.
CENTRO DE COSTOS: Clave generada en el catálogo de Centro de Costos, que indica la ubicación en la Empresa (Región ó Sucursal y Áreas ó Departamentos).
PORCENTAJE DE PRORRATEO: Es el porcentaje para determinar la parte del monto del gasto que le corresponde a cada centro de costos.
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A.1.15 Empleados
En este catálogo se van a registrar los empleados que laboran en la empresa, para entrar al Sistema se requiere de un USUARIO y PASWORD, cada Usuario esta asociado a un Empleado, pero no necesariamente un Empleado tiene que tener un Usuario de Acceso al Sistema, por ejemplo los vendedores son empleados que se requieren para el registro de las facturas, pero no siempre los vendedores ingresan al SISTEMA.
Fig. 1.17 Pantalla Catálogo Empleados.
DATOS PERSONALES: Nombre, domicilio, colonia, municipio, y estado, RFC, si no se tiene el dato puede poner un “.”, De tal forma que se capture un valor.
Los datos Clave empleado, Número de Seguro Social, RFC, No. Nacional de Empleado, Fecha Contratación, Fecha Nacimiento, son importantes que se capturen si el SISTEMA DE NOMINA esta Activo.
CENTRO DE COSTOS: Clave generada en el catálogo de Centro de Costos, que indica la ubicación en la Empresa, es decir en éste catálogo se configuran por cada Región o Sucursal de la Empresa uno o más departamentos o Áreas, por ejemplo:
CVE SUCURSAL DEPTO. 100 ……… 1 MATRIZ…………100 VENTAS
101 ……… 1 MATRIZ…………101 ALMAEN MTZ1 102 ……… 1 MATRIZ…………102 ALMACÉN MTZ 2 200 ……… 2 FORANEO………200 VENTAS F 201 ……… 2 FORANEO………201 ALMACÉN F1
En el proceso contable de GENERACIÓN DE PÓLIZAS DE INVENTARIOS, la sucursal y departamento del registro contable va a corresponder al Centro de costos asociado al Empleado responsable del Almacén, que finalmente van indicar el ALMACÉN donde sé esta generando el Movimiento.
SUCURSAL/ DEPTO: La empresa puede estar formada por una Matriz y varias Sucursales y estas a su vez tiene uno o más empleados que la operan. Por cada Sucursal SIAN controla por separado el Inventario, las facturas, remisiones, cobranza y las unidades de Renta, esto quiere decir que el empleado asociado al usuario firmado en el Sistema va a poder sólo generar las facturas correspondientes a su SUCURSAL, por ejemplo para el caso de las unidades de renta, si el usuario no corresponde a la misma sucursal del equipo, este no la podrá facturar.
Como comentario final, un usuario puede ver el Inventario de todas las sucursales independientemente de la Sucursal a la que pertenezca.
Los campos como los teléfonos, Correo electrónico, persona y teléfono en caso de emergencia, Nombre de la Esposa y Notas, son datos informativos para el personal de Recursos Humanos, pero no son obligatorios.
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A.1.16 Concepto de Egresos
En este catálogo se configuran las características a las que estarán sujetos los productos (Mercancía, Servicios, Activos y Consumibles), tales como, % IVA, % IMP ESPECIAL, si esta sujeto a ISR, si esta sujeto a RET IVA, % RET IVA, tipo de personas (Clientes) a las que se le van a poder aplicar el calculo de RET IVA y en caso de que exista la Interfaz contable entre SIAN y SICCORP también se especifican las cuentas contables.
A partir de este concepto, se van hacer los cálculos de impuestos que estarán sujetos en los módulos de compras y ventas cualquier tipo de producto, por eso es muy importante tener mucho cuidado al asociar un concepto al producto.
Fig. 1.18 Pantalla Concepto de Egresos.
1. Sólo cuando el presupuesto está activo. 2. Sólo cuando la contabilidad está activa.
TIPO DE GASTOS: Ingrese el valor numérico con el cuál identificará el egreso. DESCRIPCIÓN: Digite el nombre del egreso.
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TIPO DE CONCEPTO: Despliegue una lista de conceptos del combo y seleccione. Indica el módulo en el que se va a poder utilizar el concepto de Egreso y este puede ser: Proveedores, Gastos, Consumibles, Amortizaciones, Depreciaciones, Provisiones.
TIPO DE PRORRATEO: Despliegue una lista de prorrateos del combo y seleccione. Se utiliza para el módulo de Compras y puede ser: “AUTOMATICO AL 100%”, significa que todo el gasto va ser aplicado al centro de costo asociado al concepto de Egreso, “AUTOMATICO” y “MANUAL”, que indica que el pago que se genere con este concepto va ser prorrateado manualmente a varios centros de costos(Configuración en la pantalla de Prorrateos automáticos), “POR ENTRADA AL ALMACEN” significa que el gasto va ser aplicado al movimiento de inventario por entrada al almacén por compras, principalmente este tipo de prorrateo se utiliza en el proceso de importación de mercancía en los costos indirectos tales como los Honorarios de Agentes Aduanales, Fletes, etc., sin embarco también puede ser utilizado para cualquier costo adicional de una compra nacional.
CENTRO DE COSTOS: Clave generada en el catálogo de Centro de Costos, que indica la ubicación en la Empresa, es decir en este catálogo se asocian por cada Región o Sucursal de la Empresa una o más Áreas o Departamentos, por ejemplo:
CVE SUCURSAL DEPTO. 100 ……… 1 MATRIZ…………100 VENTAS 101 ……… 1 MATRIZ…………101 ALMAEN MTZ1 102 ……… 1 MATRIZ…………102 ALMACÉN MTZ 2 200 ……… 2 FORANEO………200 VENTAS F 201 ……… 2 FORANEO………201 ALMACÉN F1
En el proceso contable de GENERACIÓN DE PÓLIZAS DE COMPRAS, la sucursal y depto. del registro contable va a corresponder al Centro de costos asociado al Concepto de egresos asociado al producto, siempre y cuanto el tipo de prorrateo sea “AUTOMATICO AL 100%”. PORCENTAJE IVA: No puede tener un valor Nulo y se refiere al factor por el que se va a calcular el IVA a partir del Importe de una Compra o Venta de un producto.
PORCENTAJE IMP ESPECIAL: Este campo se utiliza para cualquier producto que además del IVA, se le aplica un impuesto adicional, por lo que en este espacio se especifica el factor por el que se va obtener el Impuesto Especial a partir del Importe de una Compra o Venta de un producto.
% IMP. ZONA FISCALES: Los impuestos que se van a calcular a partir del importe de una Compra o Venta de un producto van a depender de la ZONA FISCAL asociado en el concepto de Egresos, la zona fiscal del proveedor(Compra) y la zona fiscal de la sucursal de facturación(Venta).
% IVA: No puede tener un valor Nulo y se refiere al factor por el que se va a calcular el IVA a partir del Importe de una Compra o Venta de un producto y la Zona Fiscal relacionada
% IMP. ESP: Este campo se utiliza para cualquier producto que además del IVA, se le aplica un impuesto adicional, por lo que en este espacio se especifica el factor por el que se va obtener el Impuesto Especial a partir del Importe de una Compra o Venta de un producto.
% OTROS: Este campo se utiliza para cualquier producto que además del IVA e IMP. ESP. Se le aplica un impuesto adicional, por lo que en este espacio se especifica el factor por el que se va obtener OTRO Impuesto a partir del Importe de una Compra o Venta de un producto.
ISR: Se aplica en la generación de una Orden de Compra y el valor esta asociado con el Tipo de Proveedor, es decir que no todos los proveedores están sujetos a retención de ISR. El valor de este campo se indica con “SI”, que significa que el producto asociado al concepto esta sujeto a Retención de ISR y “NO”, que independientemente que el Proveedor este sujeto a Retención no se va a calcular ISR.
PORCENTAJE RET IVA Y APLICA A PERSONAS: Si el tipo de persona del Proveedor Interno no esta sujeta a retención, el Sistema no va a permitir configurar % de RET IVA y el Tipo de personas (Clientes) a las que se les van a poder aplicar RET IVA en el módulo de ventas.
Es importante mencionar que para que se pueda calcular Retención de IVA en el módulo de ventas, el concepto de Egreso o Ingreso al que pertenece el producto, debe estar configurado
como sujeto a RET IVA, % RET IVA y el Tipo de personas(Clientes) a las que se le van a poder aplicar RET IVA.
SUJETO A RET IVA: Indica con “SI”, que el producto asociado al concepto, esta sujeto a Retención de ISR, este se aplica en la generación de la Orden de Compra y Facturas. “NO”, que independientemente que el Proveedor este sujeto a Retención no se va a calcular RET IVA.
Si la contabilidad esta ACTIVA es importante que se configuren cada una de las cuentas contables que representan los conceptos sujetos al producto:
CUENTA INGRESOS: Esta cuenta es muy importante, sobre todo porque es la que va a representar el concepto en cualquier módulo(Compras, Gastos, Inventarios, Consumibles, etc.). En una compra representa el gasto, en el inventario representa la contrapartida de la mercancía, en el gasto representa el
CUENTA EGRESOS: Se utiliza para el proceso contable de Ventas, siempre y cuando el parámetro “Póliza venta” sea 1, que significa que el auxiliar que representa la venta se va obtener del concepto de egreso asociado al producto.
CUENTA DEVOLUCIONES: Se utiliza para el proceso contable de Ventas, siempre y cuando el parámetro “Póliza venta” sea 1, que significa que el auxiliar que representa la devolución se va obtener del concepto de egreso asociado al producto.
CUENTA IVA CHEQUES: Se utiliza en el proceso contable de Compras, y va a representar el IVA PENDIENTE DE PAGO cuando se genera la cuenta por pagar.
CUENTA IVA TRANSFERENCIA: Se utiliza en el proceso contable de Compras, y va a representar el IVA PAGADO cuando se aplica el pago total o parcial de la cuenta por pagar. CUENTA ISR: Se utiliza en el proceso contable de Compras, y va a representar la retención de ISR cuando se genera la cuenta por pagar.
CUENTA RETENCIÓN IVA: Se utiliza en el proceso contable de Compras, y va a representar la retención de IVA cuando se genera la cuenta por pagar.
CUENTA ABONO RET IVA: Se utiliza en el proceso contable de Compras, y va a representar el cargo de la retención de IVA para el caso que el parámetro de “Desglosar RET IVA sea SI”.
IR A CONCEPTO: Despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.17 Concepto de Ingresos
Para cualquier ingreso es necesario, un Monto, una Cuenta Bancaria y un Tipo de Ingreso, y es precisamente en este catálogo donde se registran tantos como Tipos de Egresos se requieran.
SIAN, maneja por default un tipo de Ingreso que es: 1: Ingreso por pago de facturas
Este movimiento, no se puede modificar y deben de existir en el catálogo desde que inicia SIAN, a partir del tipo 2 el usuario podrá agregar y modificar cualquier otro tipo de Ingreso
que se requiera para los Ingresos llamados Manuales.
Fig. 1.19 Pantalla Concepto de Ingresos.
# DE CONCEPTO: El sistema asigna un número predeterminado al concepto de ingresos para identificarlo.
DESCRIPCIÓN: Ingrese el nombre con el que identificará el ingreso.
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A.1.18 Cuentas Predeterminadas
Las cuentas predeterminadas a las que hace referencia este catálogo sólo se utilizan en los procesos de generación de pólizas contables, siempre y cuando la contabilidad esta ACTIVA.
Fig. 1.20 Pantalla Catálogo de Cuentas Predeterminadas.
Son cuentas generales pero necesarias en un proceso contable, que más adelante se van a mencionar cada uno de estos procesos que requieren de cada una de estas cuentas predeterminadas, por lo pronto mencionaremos las 25 Cuentas Predeterminas que por default se encuentran registradas en este catálogo y que tanto la CUENTA INTERNA COMO LA EXTERNA tienen que tener un auxiliar contable que representa el concepto de la cuenta predeterminada.
1. IVA ACREDITABLE 2. ISR POR HONORARIOSF 3. IVA RETENIDO POR PAGAR 4. IVA PENDIENTE DE PAGO 5. COSTO DE INVENTARIOS
6. COMPRA VENTA PESOS 7. COMPRA VENTA DLL 8. TUA 9. CLIENTES 10.PROVEEDORES FISICOS 11. PROVEEDORES MORALES
12.DIFERENCIA DE SALDO DEUDOR 13.DIFERENCIA DE SALDO ACREDOR 14.IVA POR PAGAR(COBRANZA) 15.IMP ESPECIAL PEND. DE PAGO 16.IMP ESPECIAL POR PAGAR 17. UTILIDAD CAMBIARIA 18.PERDIDA CAMBIARIA
19.MERCANCIA IMP PEND INGRESAR 20.IVA DE ANTICIPOS
21.MERCANCIA NAC PEND INGRESAR
22.TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS PROPIAS 23.CLIENTES REVALUADOS
24.PROVEEDORES REVALUADOS 25.COSTO DE INVENTARIO SALIO
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A.1.19 Matrices Contables I
En el catálogo de Egresos se mencionaron que podía haber 3 tipos de prorrateos de Egresos y uno de ellos era el “PRORRATEO AUTOMATICO”, en este caso el usuario va a relacionar la Cuenta Contable correspondiente a cada uno de los centros de costos involucrados, cabe mencionar que aplica solo cuando la contabilidad esta ACTIVA
Fig. 1.21 Pantalla Matrices Contables I.
CONCEPTO: Asociado a los conceptos de gastos cuyo tipo de prorrateo sea automático. TIPO PRORRATEO: Éste no se captura se refiere al tipo de prorrateo asociado al concepto (automático).
CENTRO DE COSTO: Clave generada en el catálogo de Centro de Costos, que indica la ubicación en la Empresa, es decir en éste catálogo se configuran por cada Región o Sucursal de la Empresa uno o más departamentos o Áreas, por ejemplo:
% PRORRATEO AUT: Indica el porcentaje que se le aplicará al centro de costos.
CUENTA INTERNA: Se refieren a la cuenta contable que se utiliza en los procesos contables de PAGOS A PROVEEDORES Y GASTOS.
DESCRIPCIÓN: No se captura y se refiere a la descripción de la cuenta contable relacionada.
TOTAL DE PORCENTAJE: Calcula el porcentaje acumulado en los diferentes centros de costos.
IR A CONCEPTO: Si se desea consultar un concepto, despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.20 Matrices Contables III
Este catálogo se configura si la contabilidad esta ACTIVA y se utiliza en el proceso contable de generación de pólizas de Ingresos Manuales.
Para cualquier ingreso diferente de INGRESO POR PAGO DE FACTURAS se requiere de un Monto, una Cuenta Bancaria y un Tipo de Ingreso, contablemente la cuenta que representa el Tipo de Ingreso se configura precisamente en este catálogo en el campo CUENTA INTERNA Y EXTERNA.
Fig. 1.22 Pantalla Matrices Contables III.
CONCEPTO: Indique el tipo de ingreso por el cual desea realizar su configuración contable. CUENTA INTERNA Y CUENTA EXTERNA: Se refiere a la cuenta contable que va a representar el ingreso en los movimientos de ingresos manuales de bancos.
DESCRIPCIÓN: Descripción con la que el usuario hace referencia al tipo de ingresos (notas).
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A.1.21 Causas de no Pago
Para SIAN el registro de todos los movimientos es prioridad, es por esto que las causas de no pago son también parte fundamental para el óptimo control. En éste apartado SIAN permite al usuario dar de alta en el catálogo la descripción que identificará una Causa de No Pago.
Las causas de No pago son aplicables a facturas compras, para indicar porque motivo no se va a liquidar una factura a un proveedor.
Fig. 1.23 Pantalla Causas de No Pago.
CAUSA: Número consecutivo que el sistema otorga predeterminadamente.
DESCRIPCIÓN: Descripción con la que el usuario hace referencia a la causa de no pago. IR A CAUSA: Si se desea consultar una causa, despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.22Tipo Movimientos Bancarios
SIAN permite al usuario dar de alta al catálogo cualquier tipo de movimiento bancario y se utilizan sobre todo en el registro de los movimientos del banco y la conciliación bancaria.
Fig. 1.24 Pantalla Tipos de Movimientos Bancarios.
MOVIMIENTO: Número consecutivo que el sistema otorga de manera predeterminada. DESCRIPCIÓN: Descripción con la que el usuario hace referencia al tipo de movimiento bancario.
AUXILIAR: Si la contabilidad esta Activa, en necesario capturar la cuenta contable que va representar la cuenta bancaria en el proceso contable de generación de EGRESOS e INGRESOS.
MOVTO. BANCO: Se refiere al Código que el banco maneja y hace referencia al tipo de movimiento y se utiliza para bajar los movimientos del banco (Estado de cuenta) al Sistema por importación del archivo.
ORIGEN: “PROPIO” si el movimiento se maneja exclusivamente para el uso interno del sistema (Depósitos en efectivo) y “BANCO” Si el movimiento es bancario (Comisiones, Intereses, etc.), el sistema permite seleccionar la opción.
TIPO DE MOVIMIENTO: Existen dos tipos de movimientos, Cargo (Salida económica) y Abono (Entrada económica), SIAN permite seleccionar la opción que se desea aplicar.
MUESTRA: Si se desea consultar un movimiento bancario, despliegue una lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.23 Factores de Comisión
En este apartado SIAN le permite capturar el porcentaje de comisión por monto que se aplicara en las comisiones a vendedores.
Fig. 1.25 Pantalla Factores de Comisión.
MONTO: Indique el monto.
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A.1.24 Días de pago
En caso de que la empresa tenga la política de que solo en ciertos días del mes se realicen pagos a proveedores, es precisamente en este catálogo donde se dan de alta estos días y se utiliza cuan se programan los pagos a proveedores, para facilitar el proceso se especifica el día y el Sistema automáticamente asigna a todas las factura que no tengan programado su pago el día/mm/aa en la pantalla de “Autorización de Liquidación de Facturas”.
Fig. 1.26 Pantalla Días de Pago.
DÍA DE PAGO: Indique fecha de día de pago.
DESCRIPCIÓN: Descripción con la que el usuario hace referencia al día de pago.
IR A DÍA DE PAGO: Si se desea consultar un día de pago, despliegue la lista de registros previamente dados de alta en el sistema con sólo un clic sobre el combo.
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A.1.25 Catálogos Continuación
Fig. 1.27 Pantalla Catálogos Continuación.
CAPAS DE DEPRECIACIÓN: Lo dirige hacia la pantalla de capas de depreciación. CLAVES DE INVENTARIO: Lo dirige hacia la pantalla clases de inventarios. CLASES: Lo dirige hacia la pantalla de clases.
TIPOS DE DOCUMENTOS COMPROBACIÓN DE GASTOS: Lo dirige hacia la pantalla tipo de documentos comprobación de gastos.
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A.1.25 Catálogos Continuación
A.1.25.1 Capas de Depreciación
Agrega al catálogo los porcentajes de depreciación de los activos.
Fig. 1.28 Pantalla Captura de Capas de Depreciación.
CAPAS: Número consecutivo que el sistema otorga predeterminadamente. PORCENTAJE: Indique el porcentaje de depreciación a la fecha de captura. FECHA: Fecha en la que se captura el movimiento de depreciación.
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A.1.25 Catálogos Continuación
A.1.25.2 Claves De Inventarios
Se dan de alta en el catálogo las claves de inventario que serán utilizados en el modulo de Administración de Activos con los que van a poder clasificar y controlar el inventario de Activos.
Fig. 1.29 Pantalla Claves de Números de Inventario.
CLAVE: Identificador para los diferentes tipos de inventario de activos.
CONSECUTIVO: Número de activos dados de alta con la esa clave de inventario. DESCRIPCIÓN: nombre que se asociará a la clave de inventario.
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A.1.25 Catálogos Continuación
A.1.25.3 Clases
Se dan de alta en el catálogo las clases de activos que serán utilizados en el modulo de Administración de Activos.
Fig. 1.30 Pantalla Catálogo de Clases.
CÓDIGO DE CLASE: Número consecutivo que el sistema otorga predeterminadamente. NOMBRE DE CLASE: Nombre que se le asigna a la clase.
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A.1.25.4 Tipos de Documentos comprobación de
gastos
Se utilizan en el modulo de Gastos en “Comprobación de Gastos” y se refieren a los tipos de documentos permitidos en una gasto por comprobar.
Fig. 1.31 Pantalla Tipos de Documentos Comprobación de Gastos.
ID DOCUMENTO: Número consecutivo que el sistema otorga predeterminadamente. DESCRIPCIÓN: Descripción con la que el usuario hace referencia al tipo de movimiento. TIPO: Puede ser de tipo EGRESO (recibo de honorarios), INGRESO (Devolución de Efectivo) o COMPRAS(Factura Proveedor), para seleccionarlo de clic en el combo elija el que desea aplicar.
NOMBRE CORTO: Se refiere al nombre corto con el que se identifica el documento de comprobación de gastos.
TIPO DE DOCUMENTO: Existen distintos tipos de documentos con los que se pueden comprobar los gastos, recibo de honorarios, facturas, vales, etc. El combo abre un listado de opciones para que el usuario pueda seleccionar el que desee ocupar.
Cuando el tipo de comprobación sea COMPRAS ésta estará ligada a facturas (compras) pendientes por liquidar y al momento de comprobar el gasto la factura seleccionada quedará pagada automáticamente.
