UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIA LA OBTENCION DEL TITULO PROFESIONAL DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CONTADOR PÚBLICO
AUTORIZADO. CPA.
TEMA:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA MILDEPORTES S.A”
Elaborado por:
Angélica Alexandra Barreno Cevallos
Directora de Tesis: Msc. Alexandra Gutiérrez
i DEDICATORIA
A Dios por ser el pilar en mi vida.
A mi madre porque sin su amor y apoyo no hubiera podido cumplir mis sueños.
A mis hermanos y sobrina por su compañía.
A mi hijo Joaquín que es la razón de mi vida.
ii AGRADECIMIENTO
A Dios, a mi Madre, mis hermanos, sobrina e hijo que sin su apoyo y amor no hubiera podido finalizar esta meta en mi vida.
A mi Directora de Tesis, Msc. Alexandra Gutiérrez por su atina dirección en la elaboración de este proyecto.
A la Empresa MilDeportes S.A por permitirme viabilizar este proyecto.
iii AUTORÍA
Yo, Angélica Alexandra Barreno Cevallos, soy la responsable de la realización de la presente tesis, en tal virtud declaro que el contenido, las conclusiones, los efectos legales y académicos que se desprendan del trabajo propuesta son de exclusiva responsabilidad de la autora.
iv CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor para la elaboración de la Tesis “Diseño de un sistema de control interno para el manejo de las cuentas por cobrar de la empresa MilDeportes S.A” certifico que fue elaborada por la Srta. Angélica Alexandra Barreno Cevallos, sobre la base de una investigación de campo en la referida compañía, por tanto abaliza el nivel de conocimientos como requisito previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, CPA.
Quito, del 2013
v RESUMEN
La importancia de DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR permite mejorar la recuperación de la cartera, aminorar índices de morosidad, colocar prolijamente créditos obteniendo liquidez, solvencia y rentabilidad y el cumplimento eficaz de los objetivos planteados por la empresa detallados a continuación:
Controles de Cartera de Clientes
Análisis de Créditos
Incremento de Flujo del Efectivo
Disminución de Morosidad
El contar con este diseño beneficia a la empresa en su administración ya que de manera práctica y oportuna se ve el buen funcionamiento del área de crédito y cobranza proporcionándoles las siguientes ventajas:
Se profundiza el análisis para el otorgamiento del crédito
Incorpora un conjunto de funciones que brinda el control, administración y seguimiento centralizado y seguro de la cartera de clientes.
Aumenta la eficiencia en el personal involucrado del área de créditos y cobranzas para la recuperación, permitiendo obtener los resultados que la administración espera.
Proporciona a la administración un apoyo para el control de operaciones de una forma eficiente como para la toma de decisiones.
vi Un mal manejo de las cuentas por cobrar o de sus procedimientos retarda el flujo de dinero afectando el departamento contable y arrastrando los saldos incorrectos que tienen las cuentas por cobrar.
Con el diseño del sistema de control interno se pretende a más de determinar falencias implementar controles eficaces y fortalecer los ya existentes de manera que el proceso contable y administrativo del cobro y recuperación de cartera se vea sellado en su totalidad sin opciones a errores y fraudes por parte de los funcionarios.
Con la segregación de funciones se prevé que los colaboradores de la empresa no sean juez y parte y los errores sean detectados ya que cada departamento independiente se convierte en un filtro en la gestión.
Alcanzar este conjunto de objetivos contribuye a generar bases sólidas que permitan controlar y agilizar la actividad administrativa.
El establecimiento favorable a la ejecución nos asegura satisfactoriamente un estado elevado de excelencia de manera que logrando la esperada rentabilidad en la cobranza se logra un éxito y mejor funcionamiento en la organización.
Para la consecución de los objetivos es imprescindible que se utilice los controles internos detallados y todos los que se estime conveniente, mediante los reportes de antigüedad de saldos, estados de cuenta confirmaciones de saldos no solo se establece las cuentas por cobrar por recuperar sino también se puede realizar programas de cobros a futuro, no es eficaz iniciar un gestión de cobranza cuando el crédito está en mora, la gestión debe prever que todo el dinero ingrese en las fechas que lo estipulan los plazos e inclusive un buen manejo de la cartera logra que el dinero ingreso antes de lo previsto , aplicando descuentos por pronto pago o definiendo políticas que sean atractivas para el cliente y que sin lugar a dudas ayuden al flujo del efectivo.
vii ABSTRACT
The importance of DESIGN AN INTERNAL CONTROL SYSTEM FOR THE MANAGEMENT OF ACCOUNTS RECEIVABLE recovery improves the portfolio, reduce delinquency rates, placed neatly obtaining credit liquidity, solvency and profitability and effective fulfillment of the objectives set by the company listed below:
• Client Portfolio Controls • Credit Analysis
• Increase Cash Flow • Decrease in Delinquency
Having this design benefits the company in its administration as a practical and timely is the proper functioning of credit and collection area by providing the following advantages:
• It deepens the analysis for the granting of credit
• Incorporates a set of functions that provides the control, management and monitoring of centralized and secure customer base.
• Increase efficiency of personnel involved credit and collection area for recovery, allowing to obtain the results that management expects.
• Provides management support for control operations in an efficient manner to decision making.
viii Mishandling of accounts receivable or delayed procedures affecting cash flow accounting department and dragging the incorrect balances with accounts receivable.
With the design of the internal control system is intended to implement more effective controls to determine weaknesses and strengthen existing ones so that the accounting and administrative process of collection and portfolio recovery looks completely sealed with no options to errors and fraud the officials.
With the segregation of duties is expected that employees of the company are not judge and jury and errors are detected as each separate department becomes a filter in management.
Achieving this set of objectives contributes to solid bases to control and streamline administrative activity.
The friendly establishment assures us successfully implementing a high state of excellence so that achieving the expected profitability in collections and achieves a better performance success in the organization.
To achieve the objectives it is essential to use the detailed internal controls and all that is deemed appropriate by age reports balances, statements, balance confirmations not only provides accounts receivable to recover but also can make future billing programs is not effective start a collection management when credit is delinquent, management should provide all the money enter in the dates stipulated deadlines and included a portfolio management obtains that income money ahead of schedule, using cash discounts or defining policies that are attractive to the customer and no doubt help the cash flow.
ÍNDICE
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA Pág. 1
1.1 Planteamiento del Problema Pág. 1
1.1.1 Formulación del Problema Pág. 1
1.1.1.1 Sistematización del Problema Pág. 1
1.2 Objetivo General Pág. 2
1.2.1 Objetivos Específicos Pág. 2
1.3 Justificación Pág. 2
1.4 Limitaciones o Alcances Pág. 3
1.4.1 Limitaciones de Tiempo Pág. 3
1.4.2 Limitaciones de Espacio Pág. 3
1.5 Variables de la Investigación Pág. 3
1.5.1 Variable Independiente Pág. 3
1.5.2 Variable Dependiente Pág. 4
1.6 Idea a Defender Pág. 4
CAPÍTULO II
2. MARCO REFERENCIAL- CONCEPTUAL – LEGAL Pág. 5
2.1 Marco Referencial Pág. 5
2.1.1 Antecedentes Pág. 5
2.1.2 Fundamentación Teórica Pág. 6
2.1.2.1 Empresa Pág. 6
2.1.2.1.1 Clasificación de las Empresas Pág. 6
2.1.2.2 Contabilidad Pág. 7
2.1.2.2.1 Concepto Pág. 8
2.1.2.2 .2 Objetivo de la Contabilidad Pág. 8
2.1.2.2.3 Características Pág. 9
2.1.2.2.4 Importancia Pág. 10
2.1.2.2.5 Información Contable Pág. 10
2.1.2.2.5.1 Estructura de un sistema contable Pág. 12
2.1.2.3 Cartera Vencida Pág. 12
2.1.2.3.1 Concepto Pág. 12
2.1.2.3.2 Tipos Pág. 13
2.1.2.4 Control Interno Pág. 13
2.1.2.4.1 Definición de Control Interno Pág. 14
2.1.2.4.2 Importancia Pág. 15
2.1.2.4.3 Objetivos Pág. 15
2.1.2.4.4 Componentes del Control Interno Pág. 15
2.1.2.4.6 Tipos del Control Interno Pág. 25
2.1.2.4.7 Principios y Normativas del Control Interno Pág. 26
2.1.2.5 Control Interno de las Cuentas por Cobrar Pág. 31
2.1.2.5.1 Evaluación del Control Interno Pág. 31
2.2 Marco Conceptual Pág. 33
2.3 Marco Legal Pág. 36
2.3.1 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Pág. 36
2.3.2 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno Pág. 37
2.3.3 Impuesto a la Renta Pág. 39
2.3.4 Impuesto al Valor Agregado Pág. 40
2.3.5 Retenciones en la fuente del IVA Pág. 40
2.3.5.1 Casos especiales Pág. 40
2.3.6 Retenciones en la fuente del IR Pág. 41
2.3.6.1 Sanciones Pág. 43
2.3.4 Normas Internacionales de Información Financiera Pág. 44
2.3.4.1 Adopción de las NIIF a nivel internacional Pág. 44
2.3.4.2 Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público Pág. 45
2.3.4.3 Estructura de las NIIF Pág. 45
2.3.4.4 NIIF para Pequeñas y Medianas Empresas Pág. 46
2.3.4.5 Marco Conceptual Pág. 46
2.3.4.6 Elementos de los Estados Financieros Pág. 47
2.3.4.7 Contenido de los Estados Financieros Pág. 47
2.3.4.8 Propiedades Plantas y Equipos Pág. 48
2.3.4.9 Inventarios Pág. 48
2.3.5 Normas Internacionales de Contabilidad Pág. 49
2.3.5.1 NIC Vigentes Pág. 50
2.3.6 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Pág. 51
2.3.6.1 Principios Pág. 53
CAPÍTULO III
3. MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipos de investigación Pág. 59
3.1.1 Investigación Correlacional Pág. 59
3.1.2 Investigación Explicativa Pág. 59
3.1.3 Investigación De campo Pág. 59
3.1.4 Investigación Explorativa Pág. 60
3.2 Diseño Estadístico Pág. 60
3.3 Métodos de la investigación Pág. 60
3.3.1 Método Inductivo Pág. 60
3.3.2 Método de Análisis Pág. 60
3.3.3 Métodos Estadísticos Pág. 61
3.3.4 Método de Síntesis Pág. 61
3.4. Población y determinación del tamaño de la Muestra Pág. 62
3.5 Técnicas e instrumentos Pág. 62
3.5.1 Diseño del cuestionario Pág. 62
3.6 Tratamiento de la información Pág. 63
3.7 Tabulación, Graficación y Análisis de Resultados. Pág. 63
3.7.1 Tabulación de cuestionario: Pág. 63
3.7.2 Representación Gráfica por Pregunta Pág. 66
3.7.3 Análisis de Resultados Pág. 76
CAPITULO IV
4. SITUACIÓN DIAGNÓSTICA Pág. 78
4.1 Localización Pág. 78
4.1.1 Macro localización Pág. 78
4.1.2 Micro localización Pág. 79
4.1.3Croquis de Ubicación Pág. 80
4.2 Estructura funcional de la empresa Pág. 81
4.3 Organización Interna Pág. 81
4.3.1 Organigrama Estructural Pág. 81
4.4. Análisis FODA Pág. 82
4.5 Análisis FODA de la empresa MILDEPORTES S.A Pág. 84
CAPÍTULO V PROPUESTA
5.1 Introducción Pág. 85
5.2 Objetivo General de la Propuesta Pág. 87
5.3 Objetivos Específicos: Pág. 87
5.4 Ámbito de Aplicación Pág. 87
5.5 Normas de Control Interno Cuentas por Cobrar Pág. 88
5.6 Registros Contables Pág. 126
5.6.1 Asiento de Factura a Crédito Pág. 126
5.6.2 Asiento de Provisiones Pág. 126
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones Pág. 127
6.2 Recomendaciones Pág. 128
6.3 Bibliografía Pág. 129
TABLAS
Tabla 1 Pág. 66
Tabla 2 Pág. 67
Tabla 3 Pág. 68
Tabla 4 Pág. 69
Tabla 5 Pág. 70
Tabla 6 Pág. 71
Tabla 7 Pág. 72
Tabla 8 Pág. 73
Tabla 9 Pág. 74
Tabla 10 Pág. 75
GRÁFICOS
Gráfico 1 Pág. 66
Gráfico 2 Pág. 67
Gráfico 3 Pág. 68
Gráfico 4 Pág. 69
Gráfico 5 Pág. 70
Gráfico 6 Pág. 71
Gráfico 7 Pág. 72
Gráfico 8 Pág. 73
Gráfico 9 Pág. 74
Gráfico 10 Pág. 75
FIGURAS
Figura 1 Pág. 78
Figura 2 Pág. 79
Figura 3 Pág. 80
Figura 4 Pág. 82
FLUJO GRAMAS
Procedimiento del Crédito Pág. 105
Control de los Pedidos Pág. 109
Cobro de las Cuentas por Cobrar Pág. 112
Notas e Crédito Pág. 115
Cobro Cuentas Castigadas Pág. 116
1 CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema
La empresa MilDeportes S.A dedicada a la comercialización de artículos y ropa deportiva, actualmente no dispone de un sistema de control interno claro y definido para el manejo de las cuentas por cobrar motivo de la investigación, tampoco de una normativa para el buen desempeño de los funcionarios involucrados, lo que ocasiona problemas de recuperación de cartera.
La falta de políticas de control y normativas es una de las preocupaciones del tema de estudio ya que responde a la importancia que tiene la cartera dentro de los activos y el problema que representa el mantener índices de cartera vencida elevados, esta situación incide en los resultados además de la falta de liquidez que esto representaría.
Podemos anotar además que existe muy poca capacitación al personal del departamento de crédito y que no hay segregación de funciones, en su mayoría los procesos son realizados de principio a fin por una misma persona lo que dificulta evitar errores o posibles fraudes, al no contar con gente capacitada y con un perfil acorde se dificulta la aplicación de procesos de control.
2
1.1.1 Formulación del Problema
¿Qué tipo de control tiene el departamento de cobranzas para conceder créditos? ¿Cuáles son las políticas o normativas del departamento de crédito y cobranzas? ¿Quién analiza solicitudes de crédito y bajo que parámetros los otorga?
1.1.1.1 Sistematización del Problema
¿Qué sistemas de control interno existen para el área de crédito y cobranzas?
¿Cuál es el que más se ajusta a este caso en particular?
¿Cómo se puede implementar un sistema de control interno?
1.2 Objetivo General
Diseñar un sistema de control interno para el manejo de las cuentas por cobrar de la empresa Mildeportes S.A. de una forma técnica y eficiente que ayude a la administración a mitigar los riesgos existentes.
1.2.1 Objetivos Específicos
Realizar el diagnóstico institucional que nos permita conocer el área de crédito y cobranzas aplicando el sistema FODA.
Conocer los procesos operativos de crédito y cobranzas vigentes en la empresa.
3
Crear procedimientos claros, pero sobre todo comprensibles para un mejor control de procesos actuales para disminuir cualquier deficiencia existente.
1.3 Justificación
La empresa Mildeportes S.A demanda de un conjunto de estrategias, pautas y sobre todo la actualización de los instrumentos y procesos administrativos, operativos de crédito y cobranzas, diseño y aplicación de los procedimientos de control interno a fin de optimizar los recursos con el propósito de mejorar su situación actual.
Es importante el control interno por cuanto su utilización puede prevenir fraudes, errores voluntarios e involuntarios, por ello el control interno desempeña un papel importante, además de asegurar el correcto cumplimiento de los procesos del área de crédito y cobranzas.
Con la aplicación del control interno se quiere llegar a la separación de funciones del personal involucrado en el área motivo de estudio, ya que un concepto fundamental del control interno es que ningún departamento o persona debe manejar todos los aspectos de una transacción desde el principio hasta el final, se analizará la división de responsabilidades de los funcionarios del área.
4 1.4 Limitaciones o Alcances
1.4.1 Limitaciones de Tiempo: La presente investigación se pretende realizar en un tiempo no mayor a seis meses.
1.4.2 Limitaciones de Espacio: Esta investigación se efectuará en las instalaciones de la Empresa Mildeportes S.A ubicado en la ciudad Quito, tomando como base los registros y operaciones de crédito es decir el proceso de crédito y cobranzas son parte del tema de investigación.
1.5 Variables de la Investigación
1.5.1 Variable Independiente
El diseño de un sistema de control interno para el manejo de las cuentas por cobrar.
1.5.2 Variable Dependiente
Con el diseño del sistema de control interno:
- Se definirán políticas para el correcto manejo de la cuenta Cuentas por Cobrar.
- Se asignarán responsabilidades y funciones según los perfiles del talento humano del departamento de cobranzas,
5 1.6 Idea a Defender
6 CAPÍTULO II
2. MARCO REFERENCIAL - TEÓRICO – CONCEPTUAL - LEGAL
2.1 Marco Referencial
2.1.1 Antecedentes
En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad de partida simple. En la edad media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Paccioli escribió un libro sobre la contabilidad de partida doble.
Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por varias personas.
Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del crecimiento económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por tanto en su administración.
7 desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
2.1.2 Fundamentación Teórica
2.1.2.1 Empresa
“Una empresa es toda entidad u organización, dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias inversiones”.1
2.1.2.1.1 Clasificación de las Empresas2
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras, a continuación se presentan los tipos de empresas.
Según la actividad o giro:
Industriales.- La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas.
Comerciales.- Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta de productos terminados.
Servicio-. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad
1 Reyes Ponce, Agustín. (1968). Administración de Empresas Teórica y Práctica. (2da Edición) México.
Editorial Limusa
2 Anzola Rojas, Sérvulo (1993). Administración de Pequeñas Empresas. (4ta. Edición) México. Editorial
8 Según la forma jurídica:
Empresas individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar3.
Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad por acciones simplificada SAS.
Según su tamaño:
Micro empresa.- Si posee 10 o menos trabajadores.
Pequeña empresa.- Si tiene un número entre 11 y 49 trabajadores. Mediana empresa.- Si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores. Gran empresa.- Si posee entre 250 y 1000 trabajadores.
Macro emprendimiento.- Si tiene más de 1000 trabajadores
2.1.2.2 Contabilidad
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica más pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran
9 cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría pública altamente capacitados.
Si una empresa no lleva adecuadamente sus registros contables es poco probable su crecimiento por no decir nulo, ya que de ahí parten las decisiones en función del crecimiento de la misma.
2.1.2.2.1 Concepto
“Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias de los varios intereses que se afecten por las operaciones de una empresa”4.
“La contabilidad es una ciencia aplicada de carácter socio-económica que tiene por objetivo primordial brindar información eficiente desarrollando sistemas de comunicación contable que permita la interpretación, proyección, planificación, control y determinación entre otros del estado económico –financiero de la entidad donde se desempeñe expresando básicamente en unidades monetarias satisfaciendo las necesidades de sus usuarios”.
“La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa”.5
10 2.1.2.2 .2 Objetivo de la Contabilidad:
“El objetivo final de la contabilidad es la utilización de la información, su análisis e interpretación”. 6
"Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público.
Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:
Administrativo: Ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
6 Zapata Sánchez, Pedro. (2004). Contabilidad General. (5ta. Edición). Santa Fe - Colombia. Editorial
11 Financiero: Proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.
Es preciso concebir a la contabilidad como un proceso mediante el cual se identifica, registra, mide y comunica la información económica de una organización, esta tarea se realiza con los siguientes fines:
Controlar
Evaluar
Tomar decisiones cruciales que involucran a la entidad en cuestión
2.1.2.2.3 Características
La contabilidad debe cumplir con las siguientes características:
Objetiva.- Ante un mismo dato cualquier usuario debe interpretar lo mismo. Para ello se han convenido unas normas, de forma de quien elabora la información sabe que ha de ajustarse a los patrones establecidos para que no queden distintas lecturas.
Si no se aplica un criterio en común puede inducir a que el usuario decida erróneamente.
Creíble.- La información debe ser fidedigna, por ello es comprobada y verificada por los auditores que han de ser completamente independientes de la unidad económica a la que auditan.
Oportuna.- Un dato que llega a destiempo no vale para nada, o para poco. Por lo tanto, la información se ha de emitir a tiempo,
12 estos han de ser lo suficientemente comprensibles, puesto que son muchos los sujetos que los han de utilizar.
2.1.2.2.4 Importancia
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
2.1.2.2.5 Información Contable
“Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, flexibilidad y una relación aceptable costo-beneficio”.7
El tener un buen sistema contable le garantiza a la empresa tener protegidos sus activos y asegurar sus registros contables, el sistema contable debe tener compatibilidad y operar sin problemas
La información contable debe servir fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
7 Palavecinos Bertha. (2003). Fundamentos del Sistema Contable: Nuevos Enfoques y Actualización. (4ta.
13
Predecir flujos de efectivo.
Tomar decisiones en materia de inversión y crédito.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
La información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
La información es útil cuando es pertinente y confiable.
Cualquier persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
2.1.2.2.5.1 Estructura de un sistema contable
Todo sistema contable debe seguir los tres pasos básicos:
Registro de la actividad financiera: En un sistema contable se registran sistemática y de forma diaria en términos económicos las transacciones que se pueden expresar en términos monetarios en el libro de contabilidad
14
Resumen de la información: Para una acertada toma de decisiones la información debe estar resumida.
2.1.2.3 Cuentas por Cobrar
2.1.2.3.1 Concepto
“Obligaciones a las que se les ha cumplido el plazo establecido o valores que no se ha recuperado oportunamente. Valor de los créditos, cuotas dividendos o cánones de arrendamiento mercantil, en todas sus modalidades que no hubieren sido cancelados dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento”.8
“Son valores que se encuentran impagos por deudores, son considerados pagos vencidos cuando al haber llegado la fecha de pago el mismo no se ha realizado”
“La recuperación de cartera vencida, es uno de los rubros en donde se h centrado la preocupación de las empresas y esta es una de las actividades en las que es preciso buscar alternativas y amplia experiencia, para la viabilidad en la recuperación”.
2.1.2.3.2 Cuentas Incobrables
“Cuando una compañía o individuo encuentra que una cuenta a cobrar no puede cobrarse, esta cuenta particular ya no tiene ningún valor, y por lo tanto, no debe llevarse (contabilizarse) como un activo. Debe moverse de los libros y
8Chiriboga Rosales, LuisAlberto. (2005). Diccionario Técnico Financiero Ecuatoriano: Glosario de Términos.
15 cuando esto sucede, la compañía incurre simultáneamente en un nuevo tipo de Gasto”9
2.1.2.3.3 Provisión Cuentas Incobrables
“El método de provisión se basa en cifras estimadas; por consiguiente, no es tan exacto como pudiera desearse. Sin embargo de un modo general, se cree que es una mejora sobre el método de Anulación Directa, por cuanto el método de provisión tiende a eliminar la alegada inconsistencia de este último, y de este modo se suministra un método más seguro para contabilizarlas”10
2.1.2.3.4 Clasificación de las Cuentas por Cobrar
Cliente.- Cuentas abiertas, basadas en la confianza y la solvencia del deudor originadas por venta de mercancías o servicios
Funcionarios y Empleados.- Representan préstamos a empleados, ejecutivos, o directivos de la empresa.
Anticipos a Proveedores.- Pagos efectuados a proveedores anticipadamente por las compras.
2.1.2.3.5 Tipos de Cuentas por Cobrar
Se puede clasificar por la naturaleza del crédito original, en cartera a corto plazo y a largo plazo.
La cartera a corto plazo se produce cuando la deuda original corresponde a un tiempo inferior a un año. Mientras que la cartera a largo plazo se presenta en
9 Hargadon, Bernard. (1998). Principios de Contabilidad (2da. Edición). Cali Colombia. Editorial Norma
16 las obligaciones a largo plazo, las mismas que pueden estar sustentadas con documentos o no.
2.1.2.3.6 Métodos para Calcular la Provisión de Cuentas Incobrables:
Método de Provisiones:
Porcentaje de Ventas
Porcentaje de Cuentas por Cobrar
Método Directo:
Cancelación Directa
2.1.2.4 Control Interno
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una organización. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes, la eficiencia y eficacia operativa11.
Todas las empresas requieren llevar un sistema de control interno que se define como “Un proceso" efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:”
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Fiabilidad de la información financiera y operativa.
Salvaguardad recursos de la entidad.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Prevenir errores e irregularidades
11 Estupiñán Gaitán, Rodrigo. (2006). Administración de Riesgos E.R.M. y la Auditoría Interna. (1ra. Edición).
17 “El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables”12
“El concepto y sentido de responsabilidad del control interno es una empresa debe ser el mismo que tiene la Dirección de una Sociedad a la hora de administrar los activos o inversiones de accionistas y proveerles de información adecuada y fiable. De lo que se trata es de evitar riesgos importantes a los que se pueda estar expuestos”13
Debido a que muchas empresas tienen sistemas poco eficientes que no dan resultado en la aplicación de control es imprescindible valerse de un marco de control interno que lo respalde y lo torne eficiente.
“El control interno de una compañía consta de las políticas y los procedimientos establecidos para asegurarse razonablemente de que los objetivos se alcanzarán, entre ellos el de preparar estados financieros confiables”
2.1.2.4.1 Definición de Control Interno
“El sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objeto proteger los activos de la organización”14
“El control interno es una función que tiene por objeto salvaguarda y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que se no contraerán obligaciones sin autorización”
12 Madariaga, Juan María. (2008). Manual Práctico de Auditoría. (3ra. Edición). Barcelona. Editorial Deusto Ediciones.
13 Aguirre, Juan (2001), Auditoria III Control Interno: Áreas específicas de implantación, procedimiento y control. (Edición Especial). Madrid. Editorial Cultura de Ediciones Ecafsa.
18 2.1.2.4.2 Importancia
“El control interno es una trama bien pensada de método y medida de coordinación ensambladas de tal forma que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad, que garanticen los objetivos de preservar con la máxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones, las políticas administrativas, las normativas económicas, la confiabilidad, la exactitud de las operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio, y el uso inadecuado”15
2.1.2.4.3 Objetivos
Con el conocimiento previo del control interno es más fácil identificar los objetivos del mismo los cuales señalan específicamente los aspectos a beneficiar, entre los que se pueden indicar:
Proteger los activos de la organización evitando perdidas por fraudes o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones
Promover la eficiencia de la explotación
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
2.1.2.4.4 Componentes del Control Interno
15 Whittington, O. Ray; Pany, Kurt. (2000). Auditoría: Un enfoque integral. (12ava. Edición). Bogotá. Editorial
19 Los componentes del Control Interno pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura (también denominado sistema) de control interno se requiere de los siguientes componentes16:
Ambiente de control
Marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración.
"El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo”.17
Propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan.
Evaluación de los riesgos:
Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos
16 Cook, John W. (2000). Auditoría. (1ra. Edición).México. Editorial Mc Graw-Hill.
20 relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.
"La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas".18
Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran así como las posibles consecuencias.
La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre.
Debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los procesos.
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa.
Técnicas de Evaluación de Riesgo
Gubernamentales - económicas -
21 * Análisis del GESI
sociales - informáticas
* Análisis FODA Internas = Fortalezas y debilidades
Externas = Oportunidades y Amenazas
* Análisis de Vulnerabilidad Riesgos del País, crédito, mercado,
jurídico, auditoría, etc.
* Análisis estratégico de las cinco
fuerzas Proveedores, clientes, competencia
productos sustitutos, y competidores
Potenciales.
* Análisis del perfil de capacidad de
la entidad
* Análisis del Manejo de Cambios
Actividades de control:
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.
22 acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la unidad19".
Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de funciones.
En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles informáticos o de tecnología de información, y controles de la dirección. Independientemente de la clasificación que se adopte, las actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos.
Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control global.
Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto que las actividades de control les impidan operar de manera eficiente, lo que disminuye la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de aprobación que requiera firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un proceso que requiera una o dos firmas autorizadas de funcionarios competentes que realmente verifiquen lo que están aprobando antes de estampar su firma. Un gran número de actividades de control o de personas que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de control.
Entre estas actividades tenemos:
19 Coopers & Lybrand e Instituto de Auditores Internos. (1997). Los nuevos conceptos de Control Interno. (1ra.
23
Aprobaciones y autorizaciones
Reconciliaciones
Segregación de funciones.
Salvaguarda de activos
Indicadores de desempeño
Fianzas y seguros
Verificaciones
Revisión de desempeños operacionales
Seguridades físicas
Control sobre procedimientos de información
Estas actividades tienen distintas características, puede clasificarse en:
Manuales o computarizadas
Administrativas u operativas
Generales o específicos
Tipos de Controles TIPOS DE CONTROLES
DETECTIVOS PREVENTIVOS CORRECTIVOS
Propósito Característica Propósito Característica Propósito Característica
* Diseñado * Detienen el * Diseñado Está * Diseñado * Es el
para detectar proceso o para prevenir incorporados para corregir complemento
hechos aíslan las resultados en los procesos efectos del detectivo
indeseables causas del indeseables de forma de un hecho al originar una
riesgo o las imperceptible indeseable acción luego
registran. * Pasivos de la alarma
* Ejercen una construidos * Corrige la
función de dentro del evasión a falta
vigilancia sistema de preventivos
* Actúan inconsciente
24
evaden los
preventivos
* Detectan la * No evitan las * Reduce la * Guías que * Corrigen * Ayuda a la
manifestación causas, las posibilidad evitan que existan las causas investigación
u ocurrencia personas de que se las causas del riesgo y corrección
de un hecho. involucradas detecten Impedimento que se de las causas
* Consientes y a que algo detectan * Permite que
obvios miden la suceda mal la alarma se
efectividad de * Mas barato escuche y se
controles evita costos remedie el
preventivos de problema
* Más costosos correcciones * Mucho mas
pueden implicar costoso
correcciones * Implican
correcciones
y reprocesos
Información y comunicación:
Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.20
Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros. También debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa. El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro; las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los
25 empleados tienen que comprender cuál es el papel en el sistema de control interno y como las actividades individuales estén relacionadas con el trabajo de los demás. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicación eficaz con terceros, como clientes, proveedores, organismos de control y accionistas.
En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin sistemas de información. La tecnología de información se ha convertido en algo tan corriente que se da por descontada. En muchas organizaciones los directores se quejan de que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar demasiados datos para extraer la información pertinente.
En tales casos puede haber comunicación pero la información está presentada de manera que el individuo no la puede utilizar o no la utiliza real y efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la TI debe estar integrada en las operaciones de manera que soporte estrategias proactivas en lugar de reactivas.
Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones operativas o financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección, de que las obligaciones en materia de control deben tomare en serio. Asimismo debe conocer su propio papel en el sistema de control interno, así como la forma en que sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás.
26 El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La comunicación en sentido ascendente es con frecuencia la más difícil, especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la importancia que tiene.
Los empleados que trabajan en la primera línea cumpliendo delicadas funciones operativas e interactúan directamente con el público y las autoridades, son a menudo los mejor situados para reconocer y comunicar los problemas a medida que surgen.
El fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y efectiva está fuera del alcance de los manuales de políticas y procedimientos. Depende del ambiente que reina en la organización y del tono que da la alta dirección.
Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los problemas, y que no se limitarán a apoyar la idea y después adoptarán medidas contra los empleados que saquen a luz cosas negativas. En empresas o departamentos mal gestionados se busca la correspondiente información pero no se adoptan medidas y la persona que proporciona la información puede sufrir las consecuencias.
Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes. Ello contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre dentro de la organización y se mantengan bien informadas. Por otra parte, la información comunicada por entidades externas a menudo contiene datos importantes sobre el sistema de control interno.
27 Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberán ser informados de los aspectos significativos observados.
"Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias".21
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.
El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el proceso de control. La supervisión de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de auditoría interna o de personas independientes. Las actividades de supervisión
21 Aguirre O, Juan Ramón. (2001). Auditoría III: Control Interno, Áreas Específicas de Implantación,
28 continua destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones, conciliaciones, y otras acciones de rutina.
2.1.2.4.5 Elementos Control Interno
De autocontrol.- Es la capacidad que ostenta cada trabajador, al servicio de la empresa, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
De Autorregulación.- Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de la administración, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación.
De Autogestión.- Es la capacidad institucional de la Empresa., para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por los directivos.
2.1.2.4.6 Tipos del Control Interno22
Existen dos tipos de controles internos:
Control Interno Administrativo.- “El control interno se puede definir como todas las acciones coordinadas e integradas que son ejecutadas por las
22 Whittington, O. Ray; Pany, Kurt. (2000). Auditoría: Un enfoque integral. (12ava. Edición). Bogotá. Editorial
29 personas en cada nivel de la entidad para otorgar un grado razonable de confianza en la consecución de los objetivos de eficiencia y eficacia de las operaciones, los objetivos estratégicos y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables”23.
Control Interno Contable.- Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles contribuyen brindando una seguridad razonable
2.1.2.4.7 Principiosy Normativas del Control Interno
Como hemos planteado anteriormente el control interno comprende el plan de organización, el conjunto de métodos debidamente clasificados y coordinados, las medidas tomadas en una entidad para asegurar sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas.
Deben ser tareas priorizadas de cada dirigente y trabajador, la implantación de las medidas de control interno, así como la realización sistemática de los controles y de la aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias con el objetivo de lograr un incremento de la eficiencia económica y la calidad y el resultado positivo de las actividades realizadas por cada entidad.
Para lograr establecer un eficaz sistema de control interno, se deberá tomar en cuenta previamente la organización de la entidad sobre la base de determinados principios, entre ellos los fundamentales son los siguientes:
30 División del trabajo: En ningún caso una sola persona tendrá el control íntegro de una operación, para procesar cada tipo de transacción el control interno debe pasar por cuatro etapas separadas:
- Autorizada. - Aprobada. - Ejecutada. - Registrada.
De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la operación realizada posibilitando la detección de errores.
Fijación de responsabilidad: Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo.
Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la autoridad es delegable, no siendo así la responsabilidad.
31 Debe quedar bien claro en qué forma y momento una cuenta recibe los créditos y los débitos, es por ello que toda anotación que no obedezca a las normas de una cuenta se debe investigar en detalle.
La supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, permitirá observar si las operaciones registradas se corresponden con el contenido de cada cuenta.
Resulta conveniente además aplicar la práctica de rotar a los trabajadores en sus distintos puestos de trabajos teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que limita los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse éstos y tiene además la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento más integral.
Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, debe suceder lo siguiente24:
a) Toda empresa antes de comenzar sus operaciones debe tener definida correctamente su organización, como mínimo debe poseer:
- Gráfico de organización.
- Manual de funciones por cargos.
b) Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de contabilidad y tesorería, además de estar bien segregadas y establecidas las relaciones y puntos de convergencias de las mismas.
c) El administrativo de la contabilidad debe ser responsable de sus actos ante el funcionario de primer nivel de la empresa, lo cual quiere decir que este
24 Whittington, O. Ray; Pany, Kurt. (2000). Auditoría: Un enfoque integral. (12ava. Edición). Bogotá. Editorial
32 debe tener independencia de criterio absoluto ante el resto de los funcionarios de la empresa.
d) Toda entidad clasificada como mediana o grande de acuerdo a sus actividades económicas, debe poseer la función de auditoría interna, subordinada directamente al funcionario de primer nivel de la organización, ante el cual debe rendir sus informes. La intervención interna consiste fundamentalmente en la comprobación periódica de los mecanismos de control interno establecidos en los procedimientos contables.
e) La entidad debe contar antes del inicio de sus operaciones con un clasificador de cuentas donde se detalle el plan de cuentas que utiliza la contabilidad para registrar los hechos económicos, el contenido económico de cada cuenta con el detalle de sus abonos y créditos fundamentales y el sistema informativo que emite la contabilidad periódicamente a la dirección de la empresa, para dirigir económicamente la misma.
f) Otro documento de dirección con que debe contar la entidad antes del inicio de sus operaciones es el manual de procedimientos de contabilidad y control interno, en el cual se describirán los procedimientos contables y los requisitos de control interno a que cada operación descrita esté sujeta, con el objetivo de su chequeo y comparación.
g) El sistema informativo periódico debe proporcionar a la dirección el instrumento apropiado para dirigir, debe brindar entre otros aspectos los siguientes:
- Variaciones de importancia con cifras normales - Presupuestos o periodos anteriores.
33 etc., con vista a la toma de decisiones económicas encaminadas a una mayor efectividad de la empresa.
h) Para una dirección eficiente la institución debe contar con los siguientes elementos:
- Sistema de Costo.
- Control Presupuestario de costos y gastos. - Análisis de la interpretación de ambos.
El sistema de costo es un documento donde se recogen el conjunto de métodos, normas y procedimientos que rigen la determinación y el análisis del costo, así como el proceso del registro de los gastos de una o varias actividades. Este sistema debe garantizar los requerimientos informativos para una correcta dirección de la entidad.
i) El control presupuestario establece la comparación de la ejecución real con el pronóstico o presupuesto, determinando las desviaciones y sus causas.
j) El análisis de los costos y el presupuesto permite la adopción de medidas concretas para erradicar los efectos negativos de las desviaciones.
k) La entidad debe tener definida la política general en cuanto a la cobertura de seguro, así como la definición del funcionario en el cual recae la responsabilidad de la revisión periódica de dicha cobertura.
l) En esta debe estar definido el formato de los comprobantes de diario, la forma en que deben estar justificados y la persona y cargo del funcionario que los aprueba.
34 n) Debe estar establecido que todos los funcionarios y empleados administrativos tomen vacaciones anuales y que en ese periodo sean sustituidos por otros funcionarios o empleados según sea el caso.
o) En poder de un funcionario debe existir un calendario o archivo de fechas relativo al vencimiento de liquidaciones de impuestos e informes especiales y los términos para reclamaciones.
p) Los accionistas principales o funcionarios ejecutivos de la empresa, deben estar obligados a declarar sus nexos con otras empresas con las que tiene negocios la primera.
q) Recopilación de las Normas y Procedimientos a aplicar, basados en las regulaciones emitidas por los organismos globales y ramales, así como los específicos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su organización y dirección.
r) Diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en la entidad, tanto de uso común que establezcan relaciones con terceros, como los que soporten las operaciones de carácter interno, así como los de uso específico, de acuerdo a las peculiaridades de las actividades que desarrollan, incluyendo sus correspondientes metodologías y previendo el adecuado archivo y conservación de los mismos, acorde a las regulaciones que en materia de prescripción se legislen al efecto.
35 2.1.2.5 Control Interno de las Cuentas por Cobrar25
El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:
Otorgar descuentos especiales
Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
Todas las funciones de efectivo
Verificación de facturas y Notas de créditos.
Pases a cuentas control.
Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
2.1.2.5.1 Evaluación del Control Interno26
Su evaluación generalmente se realiza por la propia entidad, sin embargo considerando el control posterior de evaluar el control interno el auditor debe determinar los posibles riesgos, excepciones del control interno, deficiencias,
25Holmes, Arthur W. (1992). Auditoría: Principios y Procedimientos. (1ra. Edición). México. Editorial Uthea.
36 inconsistencias, indicios de irregularidades y en muchos casos el cometimiento de fraudes. Estos hechos deben ser analizados bajo los parámetros de materialidad e importancia relativa y acompañarnos de recomendaciones o diagnósticos puntuales.
Los métodos de evaluación más conocidos son:
Pruebas de cumplimiento
Son aquellas que tienen como finalidad asegurarse de la efectividad de un sistema de control, por lo tanto se deben efectuar pruebas para dar a conocer si el procedimiento de control se está ejecutando y si las mismas son las correctas. Dichas pruebas requieren:
Pruebas de detalle (Revisión de documentos) Técnicas de observación e indagación
Las pruebas de cumplimiento están muy relacionadas con las pruebas sustantivas.
Para determinar el tipo de pruebas es necesario que se evalúe el control interno mediante la matriz de riesgos y sobre ella se planifiquen pruebas.
Naturaleza de las pruebas de cumplimiento.- El control interno requiere de ciertos procedimientos realizados sean adecuados a los objetivos establecidos, este tipo de procedimientos incluye la aprobación y verificación de documentos y básicamente se realiza mediante la inspección de firmas, iniciales, sellos de autorizaciones y otros controles similares para conocer si se realizaron, quien lo hizo y evaluar la veracidad de su ejecución y si funcionan los controles claves de la organización.
37 cuestión de juicio para el auditor, ya que depende de su naturaleza, periodo, extensión de la prueba y resultados alcanzados.
Las pruebas de cumplimiento deben aplicarse a todo el periodo que se está auditando por lo general con sistema de muestreo.
Cuando se dé el caso se podrán aplicar estas pruebas a todo el periodo restante dependería de ciertos factores como:
a) Los resultados y las pruebas durante el periodo preliminar b) Las indagaciones concernientes al periodo restante
c) La extensión del periodo restante
d) La naturaleza, el número de transacciones y los saldos involucrados. e) La evidencia del cumplimiento dentro del periodo restante
f) Otros puntos que el auditor considere de interés
Las pruebas de cumplimiento deben aplicarse sobre bases subjetivas y/o bases estadísticas.
2.2 Marco Conceptual
Control Interno: El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
38 vencida es automático, para evitar errores que signifiquen una sanción para el banco”.
Cobranza: “Es un procedimiento que aplica una empresa para solicitar el pago de sus cuentas por cobrar”. 27
Norma:Esun término que proviene del latín y significa “escuadra”. Una norma es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o actividades
Gestión de Cartera: Acciones gerenciales ejercidas sobre las acciones y valores que componen la cartera de un inversionista individual o grupo.
Documentación del Crédito: Es el mecanismo legal mediante el cual se documenta una operación de crédito, pudiendo ser mediante pagaré, bonos, contratos, etc.
Crédito: Operación mediante la cual una persona o institución se obliga a poner una suma de dinero a disposición del acreditado, para que este hago uso de los fondos en la forma, términos y condiciones convenidos, quedando obligado el acreditado a restituirle al acreditado.
Liquidez: es la capacidad que tiene una empresa de cumplir con sus obligaciones de corto plazo. Para un activo individual, es la facilidad con la que dicho activo puede venderse a un precio razonable28
Interés: “Rédito, tasa de utilidad o ganancia del capital, que generalmente se causa o se devenga sobre la base de un tanto por ciento del capital y en
27 Dávalos, A., Nelson; Córdova J., Geovanny. (2003). Diccionario Contable y más. (1ra. Edición). Ecuador.
Editorial Edi-Abaco.
