Sistema de registro y control de calificaciones (SRyCC).

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Sistema de Registro y Control de Calificación Esc. Sec. Lic. A L M

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Instituto Tecnológico de

Tuxtla Gutiérrez Chiapas

Proyecto Residencia

Licenciatura en Informática

Presentan

Carlo Eduardo Santiago Mendoza

Manuel Antonio Sánchez Náfate

José miguel Niño José

Nombre del proyecto

SRyCC (sistema de registro y control de calificaciones)

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INDICE

PAGINAS

INTRODUCCIÓN 1

I.- JUSTIFICACIÓN 3

II.- OBJETIVOS 4

III.- CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DONDE SE PARTICIPO 5

IV.- PROBLEMAS A RESOLVER PRIORIZANDOLOS 11

V.-ALCANCES Y LIMITACIONES 12

V.1.- Alcances 12

V.2.- Limitaciones 12

VI.-FUNDAMENTO TEÓRICO 13

VI.1.-Marco teórico conceptual 13

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VII.-PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 24

VII.1.-Investigación preliminar. 24

VII.2.- Determinación de los requerimientos del sistema. 25

. VII.3.- Diseño del sistema. 26

VII.4.- Desarrollo del software. 26

VII.5.- Prueba del sistema. 26

VII.6.- Implementación y evaluación. 27

VII.7.- Elaboración de informe. 27

VIII.-RESULTADOS, PLANOS, GRAFICAS, PROTOTIPOS 28

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 49

Conclusiones 49

Recomendaciones 50

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA 51

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INTRODUCCIÓN

Actualmente en las empresas, dependencias de gobierno e instituciones educativas se maneja la sistematización de la información ya que es una herramienta informática que facilita el manejo de la información indispensable para las empresas, reduce tiempo y costo haciéndolas más productivas.

¿Por qué contar con la sistematización de la información?

Toda empresa tiene que estar actualizada ya que pueden llegar a hacer más competitivas en el mundo laboral, como ejemplo los bancos, tiendas departamentales como Wal-Mart, Samborn's, Liverpool entre muchas más que cuentan con sistemas de bases de datos para el manejo de sus mercancías y personal, dentro de las instituciones educativas que cuentan con sistemas de información están el Tecnológico de monterrey campus Tuxtla, Tecnológico de Tuxtla Gutiérrez, centros de bachilleres de Chiapas y centros de bachillerato industrial y de servicios entre otras dependencias educativas.

Las empresas y dependencias que no cuenta con una sistematización de información quedan obsoletas, las empresas deben de ser dinámicas y actualizarse conforme a las necesidades de las demandas.

Por lo consiguiente nos dimos a la tarea de realizar una investigación para llevar a cabo un proyecto de residencia en la escuela secundaria Lic. Adolfo López Mateos.

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Segundo Paso: se reunió al personal administrativo quienes comentaron que se le hacía muy difícil y laborioso manejar la información de los alumnos manualmente, detectando que era el problema más grave que tiene la institución.

Tercer Paso: se tomo la decisión de seleccionar el departamento más afectado siendo este el departamento de control escolar, que lleva acabo el manejo de información de las calificaciones de alumnos con ayuda de una PC y de cuadernos especiales llenados manualmente, pero esto no resuelven los problemas en un cien por ciento a la institución, en cuanto a tener la información a tiempo y en orden, teniendo como consecuencia la poca eficiencia del personal y el desgaste del mismo, ya que invierte mucho tiempo en la realización de las operaciones del departamento.

Por lo anterior se detecta la problemática dándole inmediata atención, teniendo en cuenta la importancia del manejo de las calificaciones de los alumnos y el registro de las mismas para hacer un reporte anual y la impresión de las boletas bimestrales.

Para ello es necesario la sistematización de información de calificaciones de alumnos con ello concluimos la importancia de estar actualizados en cuanto a tecnología de la información.

Detectando la problemática de la institución es necesario saber si la institución cuenta con un sistema que ayude al buen funcionamiento de la información, con ello se percata de que existe un sistema de la (SEP, Secretaria de Educación Pública), el cual contiene datos de alumnos inscritos en la institución así como promedios, el final de cada año. Este sistema no resuelve las necesidades de la institución teniendo en cuenta lo anterior.

Se determinó hacer un proyecto que abarcara la información de calificaciones, exclusivo para el área de control escolar.

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I.-JUSTIFICACIÓN

El SRyCC (sistema de registro y control de calificación) se implementará en el departamento de control escolar de la escuela secundaria Lic. Adolfo López Mateos como un apoyo para el personal en el control de calificaciones de los alumnos durante cada ciclo escolar, dando como resultado la optimización del tiempo y esfuerzo que normalmente se realiza en el departamento. Este permitirá mejorar y modificar el proceso que actualmente se realiza, como pasar información manualmente de un documento a otro y transportar información mediante memorias USB (memorias portátiles) y que a su vez esté diseñado para que se pueda integrar con los proyectos futuros de la institución.

El SRyCC estará proyectado para el turno matutino de la institución como una prueba de inicio y posteriormente se implementará en ambos turnos.

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II.-OBJETIVOS

GENERAL

Desarrollar el diseño e implementar un sistema computarizado capaz de registrar y controlar las calificaciones (SRyCC) de los alumnos inscrito dentro de la institución con la finalidad de poder sistematizar los procesos de entrega de boletas y así ser más eficientes.

ESPECIFICOS

 Analizar el procedimiento que se lleva a cabo actualmente para la realización de los registros de calificaciones.

 Registrar los alumnos de nuevo ingreso para un mejor control del área.

 Asignar materias a los alumnos de acuerdo a su nivel dentro de la institución.

 Registrar calificaciones de manera computarizada para una mayor confiabilidad.

 Generar boletas bimestrales de manera automatizada.

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III.- CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DONDE SE PARTICIPO

NOMBRE DE LA EMPRESA Ó INSTITUCIÓN

Esc. Sec. Lic. Adolfo López Mateos

GIRO DE LA EMPRESA Ó INSTITUCIÓN

Servicio educativo publico

NOMBRE DEL TITULAR

Mtro. Adelfo Arévalo Mota

DIRECCIÓN

8va y 9na Pont. Entre 3ra Sur, Col. Centro.

TELÉFONO

(961) 60 3 26 02

MISIÓN

Proporcionar las condiciones necesarias con carácter formativo para que los jóvenes alumnos concluyan la educación secundaria, de tal manera, que adquiera las herramientas para aprender a lo largo de la vida, reflexionar, tener un sentido crítico, desarrollar todas sus competencias de los conocimientos adquiridos, para mejorar las condiciones de vida y satisfacer sus necesidades en armonía con su entorno natural y social.

VISIÓN

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ACTIVIDADES, FUNCIONES Y METAS DE LA INSTITUCIÓN

La educación secundaria es la que tiene como objetivo capacitar al alumno para proseguir estudios superiores o bien para incorporarse al mundo laboral. Al terminar la educación secundaria se pretende que el alumno desarrolle las suficientes habilidades, valores y actitudes para lograr un buen desenvolvimiento en la sociedad. En particular, la enseñanza secundaria debe brindar formación básica para responder al fenómeno de la universalización de la matrícula que se tiene en la institución.

ACTIVIDADES, FUNCIONES Y METAS DEL ÁREA EN DONDE SE LLEVÓ A CABO EL DESARROLLO DEL PROYECTO

1.-Clasificar, registrar y depurar la documentación escolar y la generada por el plantel.

2.-Despachar la correspondencia escolar que se requiera y elaborar una relación de la misma.

3.-Vigilar, organizar y mantener actualizado el archivo de los documentos recibidos o generados en el plantel; abrir expedientes y llevar minutario y registro de los documentos.

4.-Elaborar los documentos relacionados con los trámites de control escolar que deban efectuarse para regularizar o comprobar la situación del alumno del plantel.

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN

DIRECTOR

SUBDIRECTOR

- DIRECTOR - SUBDIRECTOR -ORIENTADOR -ASESOR DE GRUPO -JEFE LOCAL DE CLASE

-ALUMNADO -ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIAS

-PROFESORES DE ENSEÑANZA

-AYUDANTE DE LABORATORIO

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN EN ÉL ÁREA DONDE SE LLEVÓ A CABO EL DESARROLLO DEL PROYECTO

DIRECCIÓN

SUBDIRECCIÓN

SERVICIOS DOCENTES

SERVICIOS DE ASISTENCIA

EDUCATIVA

SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS CONSEJO

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UBICACIÓN FÍSICA DE LA DEPENDENCIA

La Escuela Secundaria Lic. Adofo Lopez Mateos se encuentra localizada en la ciudad de Tuxtla Gutierrez, Chiapas. Ubicada en la sigiente dirección.

DIRECCIÓN

8va y 9na Pont. Entre 3ra Sur, Col. Centro.

REFERENCIA: a tres cuadras al sur poniente del parque de la marimba de la capital chiapaneca.

TELÉFONO

(961) 60 3 26 02

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RESUMEN DE LA INFRAESTRUCTURA DE EQUIPO DE CÓMPUTO, EN CUANTO A HARDWARE Y SOFTWARE

Actualmente la institución cuenta con 8 equipos de cómputo que son utilizados por el personal administrativo las características de los equipos son:

Hardware: 80gb. en disco duro, 512Mb. en memoria Ram,

1.8Gb. En microprocesador Celeron, Antena de red inalámbrica, monitor de 17 pulgadas,

Mouse, teclado, bocinas.

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IV.-PROBLEMAS A RESOLVER PRIORIZANDOLOS

Actualmente el proceso de registro de calificaciones se realiza de forma manual en un concentrado, lo cual genera pérdida de tiempo y gasto de materiales.

La búsqueda de calificaciones de los alumnos egresados o dados de baja de la institución no se localizan fácilmente puesto que se encuentran archivados de forma manual y esto hace que genere más tiempo de búsqueda.

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V.-ALCANCES Y LIMITACIONES

De acuerdo a las necesidades que se presentan en la institución para llevar a cabo el sistema de registro y control de calificaciones, es necesario tomar en cuenta los alcances y limitaciones.

V.1.-ALCANCES

 Contar con una base de datos que contenga los registros de alumnos.

 Contará con el registro de las calificaciones de los alumnos.

 Controlará las calificaciones bimestrales o de acuerdo a las necesidades del usuario.

 Manejará un historial académico de cada alumno.

 Imprimirá boletas bimestrales de alumnos para entregárselos a los tutores.

 Imprimirá el historial académico de alumnos si se requiere.PE

 El sistema estará implantado en la red local.

 El acceso al sistema estará restringido mediante una cuenta de usuario personal esto servirá para que otros personas no tengan acceso al sistema.

V.2.-LIMITACIONES

 El sistema de base de datos solo estará en la máquina del encargado de control escolar.

 La impresión de boletas originales de acuerdo al estándar de la SEP queda restringido por decisión del director, ya que estas tienen un folio.

 El sistema será local sin acceso a internet ya que solo se usará en la red local de

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VI.-FUNDAMENTO TEÓRICO

VI.1.-MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para llegar a un objetivo común. Aunque existen una gran variedad de sistemas, la mayoría de ellos pueden presentarse a través de un modelo formado por cinco bloques básicos: elementos de entrada, elemento de salida, sección de transformación, mecanismo de control y objetivos. Tal y como muestra la siguiente figura, los recursos acceden al sistema a través de los elementos de entradas para ser modificado en la sección de transformación. Este proceso es controlado por el mecanismo de control con el fin de lograr el objetivo marcado. Una vez se ha llevado a cabo la transformación, el resultado sale del sistema a través de los elementos de salida.

Entrada de información

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

Objetivos

Mecanismo de

control

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Almacenamiento de información

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de información

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de información

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EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.

El ciclo de de vida del desarrollo de sistema (SDLC, Systems Development Life Cycle), es un enfoque por fases para el análisis y el diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo especifico de actividades del analista y el usuario.

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

Esta primera fase del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el éxito del resto del proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo trabajando en un problema que no era el que se debía resolver.

La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un negocio. A continuación, en conjunto con otros miembros de la organización, el analista determina con precisión cuales son los problemas.

Determinación de los requerimientos de información.

La siguiente fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar los requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos interactivos como las entrevista, los muestreos, la investigación de datos impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la observación del comportamiento de los encargados de tomar las decisiones y su entorno de oficina, al igual que métodos de amplio alcance como la elaboración de prototipos.

C

1.45M

1.00M 0.14M

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Análisis de las necesidades del sistema.

La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y salidas de las funciones del negocio en una forma grafica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, a si como sus respectivas especificaciones.

Diseño del sistema recomendado.

En la fase de diseño del sistema de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema de información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran que los datos que ingresen al sistema sean correctos. Además, el analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.

Desarrollo y documentación del software.

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Prueba y mantenimiento del sistema.

Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.

El mantenimiento de sistemas es el mantenimiento continuo después del inicio del funcionamiento. Cuando se elaboran planes para la estrategia de información, las organizaciones no pueden dejar de considerar que el mantenimiento de sistemas es la fase más prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas. Las implicaciones del volumen de trabajo para mantenimiento para los planes de estrategia de información en una organización es un tema que merece atención especial. La estructura de organización necesita flexibilidad para apoyar el mantenimiento de los sistemas

IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA.

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VI.2.-FUNDAMENTO TEÓRICO ESPECÍFICO

LENGUAJES A UTILIZAR

SQL

El Lenguaje de consulta estructurado Structured Query Language) es un lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar diversos tipos de operaciones en éstas. Una de sus características es el manejo del álgebra y el cálculo relacional permitiendo efectuar consultas con el fin de recuperar -de una forma sencilla- información de interés de una base de datos, así como también hacer cambios sobre ella.

Lenguaje SQL está compuesto por comandos, cláusulas, operadores y funciones de agregado. Estos elementos se combinan en las instrucciones para, crear, actualizar y manipular las bases de datos.

EL XAMPP

XAMPP, un instalador de Apache, PHP y la base de datos MySQL, que permite contar con estos programas correctamente configurados, sin tener que preocuparnos en los pormenores de cada uno.

Lo que realmente hace especial a XAMPP es que tiene distribuciones para distintos sistemas operativos: Linux, Windows, Mac OS X y Solaris. Así que podemos utilizarlo casi en cualquier sistema operativo que podamos tener.

Instala básicamente los siguientes programas: • MySQL 5.0.41

• PHP 5.2.2 • PHP 4.4.7

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ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS A UTILIZAR

PhpMyAdmin es una herramienta escrita en PHP con la intención de manejar la administración de MySQL a través de páginas web, utilizando Internet. Actualmente puede crear y eliminar Bases de Datos, crear, eliminar y alterar tablas, borrar, editar y añadir campos, ejecutar cualquier sentencia SQL, administrar claves en campos, administrar privilegios, exportar datos en varios formatos y está disponible en 50 idiomas. Se encuentra disponible bajo la licencia GPL.

PhpMyAdmin es un proyecto de más de diez años con base de código estable y flexible.

Características

 Interfaz Web intuitiva

 Apoyo a las características más MySQL:

o buscar y borrar bases de datos, tablas, vistas, campos e índices

o crear, copiar, eliminar y cambiar el nombre de alterar las bases de datos, tablas, campos e índices.

o Mantenimiento de servidores, bases de datos y tablas, con propuestas sobre la configuración del servidor.

o ejecutar, editar y marcar cualquier SQL-declaración, incluso lotes de consultas.

o gestión de usuarios y privilegios de MySQL

 Importar datos de CSV y SQL

 Administración de múltiples servidores

PhpMyAdmin es un programa de libre distribución en PHP, creado por una comunidad sin ánimo de lucro, que sólo trabaja en el proyecto por amor al arte.

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DB DESIGNER

DB Designer for MySQL es un sistema de desarrollo visual previsto para el diseño, modelado, creación, modificación e ingeniería reversa de base de datos de forma potente y fácil.

No solo acelera y clarifica el proceso de creación de bases de datos sino que también simplifica su mantenimiento.

Designer for MySQL te permite construir tu base de datos trabajando con representaciones gráficas de tablas, columnas, relaciones, etc. en un ambiente visual fácil de entender.

LENGUAJE DE PROGRAMACION

VISUAL STUDIO C#

C♯ (pronunciado si sharp en inglés) es un lenguaje de programación orientado a objetos desarrollado y estandarizado por Microsoft como parte de su plataforma .NET, que después fue aprobado como un estándar por la ECMA e ISO.

Su sintaxis básica deriva de C/C++ y utiliza el modelo de objetos de la plataforma.NET el cual es similar al de Java aunque incluye mejoras derivadas de otros lenguajes (entre ellos Delphi).

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Aunque C♯ forma parte de la plataforma.NET, ésta es una interfaz de programación de aplicaciones (API); mientras que C♯ es un lenguaje de programación independiente

diseñado para generar programas sobre dicha plataforma.

Microsoft Visual C# 2008 es un lenguaje de programación diseñado para crear una amplia gama de aplicaciones que se ejecutan en .NET Framework. C# es simple, eficaz, con seguridad de tipos y orientado a objetos. Con sus diversas innovaciones, C# permite desarrollar aplicaciones rápidamente y mantiene la expresividad y elegancia de los lenguajes de tipo C.

Visual Studio admite Visual C# con un editor de código completo, plantillas de proyecto, diseñadores, asistentes para código, un depurador eficaz y fácil de usar, además de otras herramientas. La biblioteca de clases .NET Framework ofrece acceso a una amplia gama de servicios de sistema operativo y a otras clases útiles y adecuadamente diseñadas que aceleran el ciclo de desarrollo de manera significativa.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración gerencial en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a los listados basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados.

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Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales.

Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

Tipos de programas para la automatización de las oficinas.

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos:

o Procesador de palabras

o Hoja de cálculo

o Base de datos

o Programa editorial

o Administrador de proyectos

o Presentaciones

o Administrador de archivos de cómputo

o Correo electrónico

o Explorador de internet

o Editor de internet

o Organizador personal

o Sistema de administración financiero

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Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Registro de calificaciones para escuelas.

Registro de Calificaciones es un programa destinado escuelas, su función es almacenar las notas y calcular promedios.

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VII. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

REALIZADAS

VII.1.-INVESTIGACION PRELIMINAR

La investigación preliminar sirve principalmente para poder ver la verdadera situación del problema, los alcances que proporcionara dicha investigación así como el resultado que se obtendrá de la misma.

La investigación preliminar en primer punto se enfoca en la localización del problema en cuestión, se debe verificar desde un punto de vista general la situación que la empresa tiene en el desarrollo de alguna actividad donde se requiera un mayor requerimiento en la tecnología.

Una vez determinado la situación que afecta el desarrollo de dicha empresa se analizará de forma muy específica los tipos de situaciones y problemas que aqueja dicha organización esto se llevará a cabo mediante diversas herramientas que nos ayudarán en la obtención de resultados estas herramientas pueden ser entrevistas, encuestas, indagatorios todo este tipo de herramientas nos arrojarán un resultado ya sea satisfactorio o no,

Y así poder concretar del porque de la situación que afronta dicha empresa y posteriormente poder sacar conclusiones para dar opciones de resolver dicho problema.

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El primer paso fue localizar el problema en general y realizar un análisis de los problemas que causan al hacer el proceso de registro de calificaciones dentro de la institución, en particular en el departamento de servicios escolares, debido a que contaban con un sistema de registro y control de calificaciones manual muy antiguo que hacía muy laborioso el trabajo debido a esto se planteo la idea de elaborar un nuevo sistema computarizado que tenga la capacidad de optimizar los recursos necesarios y agilizar el trámite en el proceso de boletas.

VII.2.-DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMAS

Una de las herramientas utilizadas en la investigación fue una entrevista (ANEXO 1) donde se elaboraron diferentes tipos de pregunta enfocadas y dirigidas a recolectar la mayor información a cerca de la problemática que encierra el sistema manual actual de registro y control de calificaciones ,donde se pudo comprobar que el sistema se hacía con mayor esfuerzo y demasiado tiempo

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VII.3.-DISEÑO DEL SISTEMA

Para crear el diseño del sistema nos dimos a la tarea de hacer prototipos de las interfaces graficas en borradores de acuerdo a las necesidades que se requieren resolver, los prototipos se desarrollaron en papel para después poder implementarlos en la computadora con el programa de visual estudio C# interfaz grafica.

VII.4.-DESARROLLO DEL SOFTWARE

Es en esta etapa donde nos damos la tarea de programar el sistema de acuerdo a las interfaces creadas anteriormente. Para poder programar las interfaces se debe de conocer cómo debe de elaborar el sistema en sí, en la programación como en las interfaces nos damos a la tarea de crear prototipos pero en la programación se hace un seudocódigo por cada interfaz a programar.

VII.5.-PRUEBA DEL SISTEMA

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VII.6-IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN

En la implementación del sistema su utilizo un servidor que tiene la escuela donde alojamos la base de datos para que el sistema este en red, se instalaron en las 8 maquinas del personal administrativo que va a usar el sistema ya instaladas las aplicaciones del sistema, posteriormente pasamos a otro punto la capacitación del personal donde el personal administrativo de ambos turnos se les dio una explicación de que es un sistema y sus ventajas, posteriormente se les enseño como manejar el sistema SRyCC, y así poder manejarlo correctamente.

VII.7.-ELABORACIÓN DE INFORME

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VIII. RESULTADOS, PLANOS, GRÁFICAS, PROTOTIPOS

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DIAGRAMA DE CONTEXTO

13 14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Consulta datos del alumno Consulta de promedio bimestral Consulta de boletas

Captura de calificaciones Captura de ciclo escolar

1.- Cambio de contraseña 2.- Registro de profesores 3.- Captura datos de alumnos 4.- Captura de ciclo escolar 5.- Define grado y grupo alumno 6.- Captura de calificaciones 7.- Consulta de boletas

8.- Consulta datos del alumno 9.- Consulta promedio bimestral

10.- Impresión de boletas 11 12 11.- Solicita historial

12.- Impresión de Historial 13.- Solicita boleta bimestral 14.- Impresión de boletas

ASESORES JEFE DE

CONTROL ESCOLAR

S

istema

R

egistro

yC

ontrol

C

alificacion

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USUARIOS GRADOS GRUPOS ALUMNOS

BOLETAS

CICLO ESCOLAR

BOLETAS GRUPO

JEFE DE CONTROL ESCOLAR

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DIAGRAMA NIVEL CERO

_________ BOLETAS

SOLICITA BOLETAS BIMESTRAL

13.0 ASESORES

SOLICITA HISTORIAL ACADÉMICO

10.0

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__________ USUARIOS

_________ ALUMNOS

CREAR 1.1

ACTUALIZAR

1.2

QUITAR 1.3

CAPTURA 2.1

BAJA 2.2

ACTUALIZA 2.3

IMPRIME DATOS

2.4

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_________ BOLETAS_ __________ ALUMNOS_ _________ BOLETA_ __________ ALUMNOS_ _______ Boletas_ ______ Grado_ ______ Grupo_ _______ Alumno CONSULTA DE BOLETAS BIMESTRALES 4.1 SOLICITA HISTORIAL ACADÉMICO 10.1 ALUMNOS

SOLICITA BOLETAS

13.1

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DICCIONARIO FISICO DE DATOS

Tablas Nombre del campo Tipo Ancho Descripción

Alumnos Id Alumno entero 11 Código de alumno Alumnos Nombres texto 50 Nombre de alumno Alumnos Ap_paterno texto 50 Apellido del alumno Alumnos Ap_materno texto 50 Apellido del alumno Alumnos Curp texto 50 curp del alumno Alumnos Domicilio texto 50 Domicilio del alumno Alumnos Colonia texto 50 colonia del alumno Alumnos Teléfono texto 50 teléfono del alumno Alumnos Población texto 50 población del alumno Alumnos Estado texto 50 estado del alumno Alumnos Lugar_naci texto 50 lugar de nacimiento Alumnos Fecha_naci date fecha de nacimiento Alumnos Id_Tutor entero 11 Código del tutor migrante

Alumnos Activo entero 2 si el alumno esta activo o esta inactivo AlumnosXgrupo Id_AlumnosXgrupo entero 11 Código de alumnosxgrupo

AlumnosXgrupo Id_Grupo entero 11 código migrante de grupos AlumnosXgrupo Id_Alumno entero 11 código migrante de alumnos AlumnosXgrupo Id_Materia entero 11 código migrante de materias Asesores Id asesor entero 11 código de asesor

Asesores Nombres As texto 50 Nombre de asesores Boletas Id_Boleta entero 11 código de boletas

Boletas Id_AlumnosXgrupo entero 11 código migrante de alumnosxgrupo Boletas Id_Materia entero 11 código migrante de materias

Boletas Id_Unidades entero 11 código migrante de unidades Boletas Conducta texto 50 conducta del alumno

Boletas Inasistencia entero 11 inasistencia del alumno Boletas Aprovechamiento entero 11 Aprovechamiento del alumno Ciclo_escolar Id_cicloescolar entero 11 código del ciclo escolar Ciclo_escolar Inicio date inicio del ciclo escolar Ciclo_escolar Fin date fin del ciclo escolar Ciclo_escolar Turno texto 30 turno de la institución Grados Id_Grado entero 11 código de grados

Grados Id_cicloescolar entero 11 código migrante del ciclo escolar Grados Nombre_Grado texto 50 Nombre del grado

Grupos Id_Grupo entero 11 código del grupo

Grupos Id_Grado entero 11 código migrante de grados Grupos Nombre_Grupo texto 50 Nombre del grupo

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Tablas Nombre del campo Tipo Ancho Descripción

Materias Nombre_Materia texto 50 Nombre de la materia Materias Id Grado entero 11 código migrante de grados

Materias Materia taller entero 11 código para asignar taller o materias generales Representantes Id_representantes entero 11 código de representantes

Representantes NombreR texto 50 Nombre del representante

Representantes Puesto texto 50 puesto que ocupa el representante Tutores Id_Tutor entero 11 código de tutor

Tutores NombresT texto 50 Nombre del tutor Tutores Domi_part texto 50 Domicilio del tutor Tutores Dom_trab texto 50 Domicilio de trabajo Tutores Grado_estudio texto 50 Grados de estudios Tutores Ocupacion texto 50 Ocupación del tutor Tutores Tel_par texto 50 teléfono del tutor

Tutores Tel_Trab texto 50 Teléfono donde trabaja el tutor

Tutores Activo entero 2 código para ver si el tutor existe o no Unidades Id_Unidades entero 11 código de unidades

Unidades Descripción texto 50 Nombre del bimestre asignado Usuarios Id_Usuarios entero 11 Código de usuario

Usuarios Nombre texto 50 Nombre del administrador o secretaria Usuarios Usuario texto 50 Nombre del usuario asignado

Usuarios Contraseña texto 50 Contraseña del usuario

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i

DISEÑO DE SISTEMA INICIO DE SESION

Al inicio del sistema proporciona una ventana de inicio de sesión para los usuarios donde se anotara la cuenta de usuario correspondiente ya sea administrativo o secretaria (1) posteriormente ingresara su contraseña asignada (2) y finalmente accesar al ciclo escolar correspondiente (3) y así poder ingresar al sistema.

Una vez ingresado al sistema se mostrara la pantalla principal con un menú de las funciones más principales a realizar en el sistema.

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ii

REGISTRO DE ALUMNOS NUEVO INGRESO Y REINGRESO

Uno de los menú principales, es el menú de alumnos dentro de esto encontraremos los submenú registro de alumnos para poder registrar los alumnos de nuevo ingreso o de reingresos donde nos mostrará la siguiente pantalla.

REGISTRO DE ALUMNOS

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iii

CON LA OPCIÓN NUEVO

Una vez seleccionado la opción nuevo, nos dedicamos a ingresar los datos del nuevo alumno que se inscribirá con todos los datos que se piden tanto del alumnos como del tutor.

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iv

CON LA OPCIÓN BUSCAR

Si el alumno ya fue inscrito alguna vez tendremos la opción de buscarlo

mediante una opción de búsqueda que nos aparecerá si lo queremos buscar mediante dos opciones nombre o curp, una vez localizado lo seleccionaremos para verificar si sus datos están correctos y así poderlo imprimir (ANEXO 2).

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S R y C C

v

ASIGNACIONES DE MATERIA, TALLER, ASESORES.

En esta opción del menú nos muestra las asignaciones que tendrán todos y cada uno de los alumnos inscritos dentro de la institución así como son materias, talleres y asesores de acuerdo a su grado y grupo respectivamente.

ASIGNACIÓN DE MATERIAS

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S R y C C

vi

ASIGNACIÓN DE TALLER

Primeramente se verifica si esta el taller dentro de la lista de talleres, si en dado caso no se encontrara tenemos la opción de agregar taller mediante al opción

editar donde nos aparece una nueva herramienta donde tenemos las opciones de nuevo, guardar, eliminar o cancelar para los talleres.

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S R y C C

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ASIGNACIÓN DE ASESORES

Una vez ya establecidos los grados y los grupos que se tendrán en el ciclo escolar se hará la asignación de asesores por cada grupo.

Mediante le botón agregar tendremos la opción de capturar a nuevos asesores que no estén asignados como asesor, mediante una herramienta donde podremos tener las opciones de nuevo, actualizar o eliminar si así lo desea.

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REGISTRO DE CALIFICACIONES, IMPRESIÓN DE BOLETA BIMESTRAL E HISTORIAL ACADEMICO

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REGISTRO DE CALIFICACIONES.

En esta herramienta se asignaran la conducta, inasistencia y aprovechamiento

de cada alumno de acuerdo a su materia correspondiente y a su grado, grupo y bimestre que se está cursando en ese instante.

IMPRESIÓN DE BOLETAS

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HISTORIAL ACADÉMICO:

En esta herramienta nos mostrara el historial académico referente a los 3 años cursado dentro de la institución por cada alumno una vez mostrada se imprimirá

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xi

REGISTROS DE CICLO ESCOLAR, GRADOS Y GRUPOS, USUARIOS

Esta herramienta únicamente podrá usarlo el administrador ya qué será el único que podrá registrar el ciclo escolar, los grados, grupos y los usuarios

correspondientes.

REGISTRAR CICLO ESCOLAR

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xii

REGISTRAR NUEVOS GRADOS Y GRUPOS

Esta herramienta es para poder agregar los grados y grupos si así se requiere dentro del sistema.

REGISTRO DE USUARIOS

En esta herramienta nosotros podremos registrar los usuarios mediante las opciones de nuevo, ya sea como administradores o secretarias para poder deslindar obligaciones dentro de esta herramienta tenemos las opciones de

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REGISTRO DE DIRECTIVOS

En este menú tenemos el menú de representantes donde se registraran los subdirectores que darán su autorización dentro de la boletas.

REGISTRO DE REPRESENTANTES

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Durante la investigación preliminar del proyecto se plantearon diversos puntos a tratar especialmente el problema más significativo que es el de la elaboración de las boletas bimestrales, ya que estas son elaborados manualmente y esto hace que a la institución le genere gastos, tiempo de elaboración y desgaste del personal.

Efectivamente este problema se resuelve con la implementación del proyecto de residencia SRyCC. El cual es un sistema que cuenta con el registro de alumnos, registro de calificaciones y la elaboración de boletas bimestrales e historial académico.

Durante la realización del proyecto se hicieron varias pruebas al sistema para que este arroje los resultados esperados y especificados anteriormente.

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Recomendaciones

El SRyCC, fue creado con la finalidad de facilitar la elaboración de boletas y registro de calificaciones de la institución, cabe de mencionar que el sistema tiene cuentas de usuario y administrador quien es el que llevara el control de cuantos usuarios son registrados en el sistema para que puedan trabajar con el sistema.

Cada usuario deberá ser capacitado antes, para poder empezar a utilizar el sistema, para que pueda hacer buen uso del funcionamiento del SRyCC y no dañarlo ya que este produciría perdida de información valiosa para la institución.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS 6° EDICIÓN

KENDALL & KENDALL RUNGERS UNIVERSITY

SCHOOL OF BUSSINESS-CAMDEN NEW JERSY PEARSON PRETICE HALL

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION JEMES A. SEM

2° EDICION

GEORGIA STATE UNIVERSITY MC GRAW HILL

FUNDAMENTO DE BASE DE DATOS 4° EDICION

SILBER CHAT KORTH SUDARSHAN MC GRAW HILL

PROGRAMACION EN WINDOWS CON VISUAL BASIC. NET CHARLES PET ZOLD

MC. GRAW HILL

INTRODUCCION A SQL PARA USUSARIOS Y PROGRAMADORES 2° EDICION

THOMSON

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ANEXO 1

Escuela Secundaria “Lic. Adolfo López Mateos”

Objetivo de la entrevista: Recabar el máximo de información con el fin de entender cuáles son los procesos del departamento de control escolar y detectar el principal problema.

1. ¿Cuáles son las funciones del departamento?

2. ¿Qué procesos son los más frecuentes que realizan y cada cuanto lo llevan a cabo?

3. ¿Cuáles son los pasos para hacer el proceso?

4. ¿Cuántas personas son las encargadas de realizar el proceso?

5. ¿Actualmente cuales son las herramientas para el apoyo de los procesos?

6. ¿La institución cuenta con algún sistema de base de datos?

7. ¿Todo el personal encargado de llevar a cabo el proceso sabe utilizar la PC?

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ANEXO 2: IMPRESIÓN DE RESPONSIVA

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ANEXO 3: IMPRESIÓN DE BOLETAS POR BIMESTRE

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Cronograma preliminar de actividades

Periodo: Agosto-Diciembre del 2009

ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1.- Investigación Preliminar. P

R

2.- Determinación de los requerimientos del sistemas.

P

R

3.- Diseño del sistema. P

R

4.-Desarrollo del software. P

R

5.- Prueba de sistema. P

R

6.-Implementaciòn y evaluación. P

R

7.- Elaboración de informe P