UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA:
ESTRATEGIAS DE CONTROL INTERNO PARA EL INGENIO AZUCARERO DEL NORTE “IANCEM” CEM.
AUTORA: JOHANNA LIZBETH SALAZAR VILLARRUEL
ASESOR: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS, MSC.
II
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es “ESTRATEGIAS DE CONTROL INTERNO PARA EL INGENIO AZUCARERO DEL NORTE “IANCEM” CEM.”, fue elaborado por la Señorita: JOHANNA LIZBETH SALAZAR VILLARRUEL, y cumple con los requisitos metodológicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” exige, por lo tanto, autorizó su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, declaro que el contenido de la tesis “ESTRATEGIAS DE CONTROL INTERNO PARA EL INGENIO AZUCARERO DEL NORTE “IANCEM” CEM.” para la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., es original, de mi autoría y total responsabilidad.
Atentamente,
IV
DEDICATORIA
Este trabajo va dedicado a:
Dios por darme la oportunidad de culminar una etapa más en mi educación, por darme, paciencia, sabiduría y rodearme de personas que creen en mí.
A mis padres Manuel Salazar y Teresa Villarruel por su apoyo constante e incondicional, quienes no permitieron que me rinda, que me impulsaron a seguir, enseñándome que todo sacrificio tiene su recompensa.
A mis hermanos Johnny y Joselyn Salazar por darme la fuerza de seguir adelante de luchar para alcanzar mis metas, por la comprensión, cariño, y amor que me brindan día a día.
A la Dra. Germania Arciniegas y al Ing. Wilmer Arias por brindarme todo su apoyo incondicional, su guía y sus sabios conocimientos para poder seguir adelante sin mirar atrás y poner siempre el máximo esfuerzo para terminar de la mejor manera esta etapa importante de mi vida académica.
V
AGRADECIMIENTO
A Dios por darme la vida, a mis padres por creer en mí, por brindarme el apoyo moral y económico para culminar mi carrera.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES-IBARRA por haberme brindado un espacio en sus aulas y poder adquirir conocimientos que me serán útiles en la vida diaria.
A la Doctora Germania Arciniegas y al Ing. Wilmer Arias, quienes supieron orientarme, y brindarme sus valiosos conocimientos para la culminación de este trabajo de investigación.
Al Ing. Oscar Mosquera Gerente General del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM., por darme la apertura y confianza para la realización de mi investigación, así como al personal de la empresa quien supo colaborarme en todo momento.
Y a todas aquellas personas que de una u otra manera estuvieron apoyándome en cada momento de mi vida.
VI
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ... 1
Antecedentes de la Investigación……….1
Planteamiento del problema……….1
Formulación del problema………...1
Objeto de Investigación y campo de acción……….1
Identificación de la Línea de Investigación ……….1
Objetivos: objetivo general y objetivos específicos...………..2
Hipótesis, Idea a defender, Preguntas científicas……….2
Justificación del tema………...2
Breve investigación de la metodología a emplear………2
Resumen de la estructura de la tesis……….2
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica, en dependencia del alcance de la tesis………..………...3
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1. Origen y evolución de los Procesos de Auditoría ... 4
1.1.1 Origen de la Auditoría ... 4
1.1.2 Origen del Control Interno ... 5
1.2. Análisis de las Distintas Posiciones Teóricas de los Procesos de Auditoría. ... 6
1.2.1. Análisis Teórico según Robbins, Gaitán, Blanco y Otros... 6
1.2.2. Análisis Teórico según el Marco Integrado De Control Interno Para Latinoamérica y otros ... 7
1.2.3. Análisis Teórico de los principios básicos de Control Interno según Maldonado, Singen, Slossen y otros ... 7
1.3. Valoración Crítica de los Conceptos Principales de las Distintas Posiciones Teóricas sobre el Objeto de Investigación. ... 9
1.3.1. Diagnóstico del control interno en el departamento financiero. ... 9
1.3.2 Empresa ... 10
VII
1.3.2.2 Objetivos de la Empresa ... 10
1.3.2.3 Funciones de la Empresa ... 11
1.3.2.4 Agentes que Intervienen en las Organizaciones ... 12
1.3.2.5 Clasificación de las Empresas ... 13
1.3.3 Control Interno ... 13
1.3.3.1 Objetivos del Control Interno ... 15
1.3.3.2 Características del Control Interno ... 16
1.3.3.3 Principios del Control Interno ... 17
1.3.3.4 Limitaciones del Control Interno ... 18
1.3.3.5 Clases de Controles Internos ... 19
1.3.4 Sistemas ... 20
1.2.3.5. Tipos de Sistemas ... 21
1.3.4.1 Sistema de Control Interno ... 22
1.4. Análisis Crítico sobre los Procesos de Auditoría del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM. ... 24
1.5. Conclusiones Parciales del Capítulo. ... 26
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 2.1 Caracterización del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM. ... 27
2.2 Descripción del Procedimiento Metodológico para el Desarrollo de la Investigación. ... 28
2.2.1 Modalidad de la Investigación ... 28
2.2.1.1 Modalidad Cuali-Cuantitativa ... 28
2.2.2 Tipos de Investigación ... 28
2.2.2.2 Investigación Bibliográfica ... 28
2.2.2.3 Investigación de Acción ... 29
2.2.2.4 Investigación Aplicada... 29
2.2.2.5 Investigación Descriptiva ... 29
2.2.3 Población y Muestra ... 29
2.2.4 Métodos Técnicas e Instrumentos ... 29
2.2.4.1 Métodos ... 29
VIII
2.2.4.3 Instrumentos ... 30
2.2.5 Interpretación de Resultados ... 31
2.2.5.1 Entrevista al Jefe de Producción del “IANCEM” CEM. ... 31
2.2.6 Interpretación de Resultados Encuestas Personal de Producción. ... 32
2.3 Propuesta del Investigador: Modelo, Sistema, Metodología, Procedimiento, entre otros que realice El Investigador. ... 32
2.4 Conclusiones Parciales del Capítulo. ... 38
CAPÍTULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA 3.1. Diagnóstico Situacional del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM. ... 39
3.1.3.1 Sistema Administrativo ... 42
3.1.4 Diagnóstico FODA - Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM”. CEM……...…………..50
3.1.5 Análisis de Impactos ... 57
3.1.5.1 Impacto financiero. ... 57
3.1.5.2 Impacto Ambiental ... 58
3.1.5.3 Impacto Administrativo ... 59
3.1.6 Validación de la Propuesta ... 60
3.2. Conclusiones Parciales del Capítulo. ... 62
CONCLUSIONES GENERALES ... 63
RECOMENDACIONES ... 64
BIBLIOGRAFÍA ... 65
IX
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Distribución de Áreas………….……… 29
Tabla 2 Matriz de análisis de impactos……… 57
Tabla 3 Matriz de ponderación Financiera..……… 57
Tabla 4 Matriz de ponderación ambiental……… 58
Tabla 5 Matriz de ponderación administrativa……… 59
Tabla 6 Resultados de la encuesta de Control Interno……… 87
Tabla 7 Resultados de la encuesta de Control Interno ...……… 87
Tabla 8 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 88
Tabla 9 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 88
Tabla 10 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 89
Tabla 11 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 89
Tabla 12 Resultados de la encuesta de Control Interno ...……… 90
Tabla 13 Resultados de la encuesta de Control Interno ……….. 90
Tabla 14 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 91
Tabla 15 Resultados de la encuesta de Control Interno ………..……… 91
Tabla 16 Resultados de la encuesta de Control Interno ………..……… 92
Tabla 17 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 92
Tabla 18 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 93
Tabla 19 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 93
Tabla 20 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 94
Tabla 21 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 94
Tabla 22 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 95
Tabla 23 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 95
Tabla 24 Resultados de la encuesta de Control Interno ...……… 96
Tabla 25 Resultados de la encuesta de Control Interno….……… 96
Tabla 26 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 97
Tabla 27 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 97
Tabla 28 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 98
X
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Áreas funcionales de una empresa………. 10
Figura 2 Funciones de la empresa………..………. 11
Figura 3 Agentes que intervienen en las organizaciones……….. 12
Figura 4 Clasificación de las empresas……… 13
Figura 5 Elementos de los sistemas………. 21
Figura 6 Estrategias de control interno………. 33
Figura 7 Mapa de procesos generales……….. 34
Figura 8 Proceso de ventas……….. 35
Figura 9 Proceso contable……… 36
Figura 10 Proceso de producción……….. 37
Figura 11 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 87
Figura 12 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 87
Figura 13 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 88
Figura 14 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 88
Figura 15 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 89
Figura 16 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 89
Figura 17 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 90
Figura 18 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 90
Figura 19 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 91
Figura 20 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 91
Figura 21 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 92
Figura 22 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 92
Figura 23 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 93
Figura 24 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 93
Figura 25 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 94
Figura 26 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 94
Figura 27 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 95
Figura 28 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 95
Figura 29 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 95
XI
Figura 31 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 97
Figura 32 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 97
Figura 33 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 98
Figura 34 Resultados de la encuesta de Control Interno ……… 98
Figura 35 Estructura del sistema de control interno………. 103
Figura 36 Organigrama del “IANCEM”……….. 105
Figura 37 Instalaciones de la fábrica de producción……… 128
Figura 38 Área de calderos (donde se cocina el jugo de caña hasta la melaza) 128 Figura 39 Depósito de bagazo (residuos de la caña extraída el jugo)……….. 129
XII
RESUMEN EJECUTIVO
Entre los cultivos de importancia nacional y mundial tanto para la alimentación como para la industria de bioenergía y productos derivados, está la caña de azúcar. En Ecuador se cosechan anualmente unas 81,000 ha para producción de azúcar y etanol. Otras 50,000 ha se destinan para producción de panela y alcohol artesanal. Se estima que más de 30 mil empleos directos representan la industria azucarera (según el Centro de Investigación de la caña de azúcar del Ecuador).
El Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM., que fue instalada en 1908, es la primera industria azucarera en la Provincia de Imbabura y se constituye la empresa agroindustrial más importante de Imbabura y Carchi con programas de 4600 hectáreas de caña de azúcar, la misma que dota de una producción total de 600.000 sacos de azúcar al año de 50 kg c/u, llevando a cubrir los mercados de las provincias de Imbabura y Carchi. La problemática central de esta empresa de Economía Mixta tiene relación directa con el desarrollo de estrategias de control interno, las mismas que permita dinamizar la gestión interna, además de un sistema de control interno sobre los departamentos de la empresa que sea basa directamente en el diagnóstico de la situación actual del IANCEM, esperando por tanto sirvan de apoyo a todo el personal de la misma, para la toma de decisiones con el fin de estimular el crecimiento empresarial para el beneficio de todos los trabajadores involucrados en esta industria.
XIII
EXECUTIVE SUMMARY
Among the national and global crops for both food and bioenergy industry importance and derived products is sugarcane. In Ecuador are harvested annually about 81,000 ha for sugar and ethanol production. Other 50,000 ha are used for sugarcane production and artisanal alcohol. It is estimated that more than 30 thousand direct jobs represent the sugar industry (according to the Center for Research on Sugarcane Ecuador).
The Sugar Mill North " IANCEM " CEM., Which was installed in 1908, is the first sugar industry in the Province of Imbabura and most important agroindustrial company Imbabura and Carchi constitutes programs 4600 hectares of sugarcane, the same which gives a total production of 600,000 bags of sugar annually 50 kg c / u, leading markets to cover the provinces of Imbabura and Carchi.
The central problem of this company mixed economy is directly related to the development of internal control strategies, the same to spur internal management, and a system of internal control over the departments of the company that is based directly on the diagnostic of the current situation IANCEM, hoping thus supportive to all staff of the same, for decision making in order to stimulate business growth for the benefit of all workers involved in this industry.
1 INTRODUCCIÓN
Para el desarrollo de la presente investigación, se ha tomado como base y fuentes de información varias investigaciones que se has realizado anteriormente en diferentes universidades de nuestro país, y encontramos un tema similar que en el año 2012 se realizó una Investigación con el tema: “Estrategias de Control y Mejoramiento Continuo en el Instituto de la Niñez y la Familia (INFA)” en Tungurahua. De Jácome Yánez, Sandy Amparo, estudiante de la Universidad Técnica de Ambato. En el presente trabajo se analiza la problemática del control interno y como incide en el mejoramiento continuo de la institución, de igual manera en la Universidad Técnica del Norte en el 2011, la Estudiante Torres Leidy Elena, realizó una investigación con el tema: “Diseño e Implementación de un Proceso de Auditoría y Control de Gestión Ambiental dentro de las Normas ISO 14001, en los Procesos Productivos del Ingenio Azucarero del Norte, Provincia de Imbabura”. Con su desarrollo se enfocan normas de gestión ambiental que deben ser consideradas como parámetro para las diferentes revisiones ambientales de cada una de las fases que intervienen en el proceso productivo, de manera que se evidencien las falencias a través de procedimientos definidos para aplicar los correctivos oportunos.
¿Cómo mejorar la asignación y el manejo de los Recursos empresariales del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM? Es la pregunta que establecemos para identificar la problemática de esta investigación que se basa fundamentalmente en la falta de un control de los recursos empresariales del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM, los mismos que provocan un desorden involuntario dentro y fuera de la organización, debido a que no se ha logra que los trabajadores del mismo obtengan un control correcto, minucioso y adecuado para los recursos que este necesita para la elaboración de sus procesos, supo manifestar el Ingeniero Castro, Jefe de Personal de la empresa.
2
procesos de auditoría. En la actualidad es importante contar con adecuadas estrategias de control interno ya que de acuerdo al tipo de estrategias aplicadas en los procesos dependerá el aprovechamiento de los recursos.
Para ello nos hemos trazado como objeto de investigación a los procesos de auditoría que consiste en la búsqueda de evidencias objetivas a que exista documentación de acuerdo a las normas y que los requisitos estén de acuerdo a lo documentado, de igual manera nuestro campo de acción se fundará en el control interno e identificando la línea de investigación que enmarca el tema de investigación es auditoría, la misma que permite generar estrategias para el cumplimiento de objetivos trazados por la empresa, a la vez determinado riesgos que puedan ser limitantes para alcanzar la visión de la empresa.
El objetivo general de esta investigación es realizar Estrategias de Control Interno para el mejoramiento de la asignación y manejo de los recursos empresariales para el Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM., de la misma forma los objetivos específicos de esta investigación son: sustentar teóricamente la realización de Estrategias de Control Interno y recursos empresariales, diagnosticar la situación actual de los recursos empresariales del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM”, identificar los aspectos que implica la realización de Estrategias de Control Interno en el Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” y la validación de la Propuesta a través de expertos.
La idea a defender planteada para el desarrollo de la siguiente investigación se formuló de la siguiente manera; con la realización de Estrategias de Control Interno, se logra la asignación y manejo adecuado de los Recursos empresariales en el Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM”.
3
El segundo capítulo trata el marco metodológico y planteamiento de la propuesta, aquí se describe la propuesta del autor según los resultados avanzados y aportados por la metodología de la investigación, caracterización del sector, rama, empresa o contexto institucional, descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación, la propuesta del investigador y conclusiones parciales de este capítulo.
En el tercer capítulo contiene el desarrollo de la propuesta sobre un sistema y estrategias de control interno para el Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM., de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura, basado en el modelo COSO, aplicando cada uno de sus componentes, junto con la elaboración de funciones, políticas, y procedimientos que requiere la empresa.
Juan Ventura Victoria señala que “el control interno es un programa que precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente” mientras que Samuel Alberto Mantilla Blanco redacta: “Control Interno, conjunto de normas, procedimientos y técnicas a través de las cuales se mide y corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos y técnicas” en el aporte teórico.
4 CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1.Origen y evolución de los Procesos de Auditoría 1.1.1 Origen de la Auditoría
Se sabe qué hace varios siglos atrás ya se practicaban auditorias. En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecutar funciones de auditorías, destacándose entre ellas los consejos Londinenses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581. La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas (donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio). Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificación anual de los balances que debían hacer los auditores. También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las normas de auditoría, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943. El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoria es realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza cátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan. (ESPOL, 2011)
5
La auditoría iba siendo una parte fundamental en la vida de las personas, donde cada vez era mucho más clara y más conocida, dice: “Cargo o dignidad de auditor en el aspecto de intervención de cuentas” (Gross Pelayo & García, 1964). “Empleo de auditor, tribunal o despacho del auditor donde revisa cuentas conjuntas de una entidad” (Arre - Buru, 1973). “Empleo del auditor, tribunal o despacho del auditor. Balance que tiene por objeto reflejar la situación de una empresa en un momento dado” (García, 1982). Como nos podemos dar cuenta estas definiciones no varían mucho y todos nos dan a conocer de la misión del auditor y la relación tan estrecha que este debe tener con su profesión.
La palabra Auditoría viene del inglés audit, que significa verificar, inspeccionar. El término inglés audit encuentra su origen a su vez, al igual que la palabra española audiencia, en las voces latinas audire, auditio (acto de oír o audición de una lectura pública o de una declamación) o auditus (oído, facultad de oír) (Bermúdez, 2000). Generalmente se dice que la Auditoría es un acto o actividad de control que nace de un movimiento económico y financiero, producto de la desconfianza de algunas personas y la necesidad de la seguridad en el buen uso de la información de los recursos, esto sucede más a menudo cuando dejaron de ser administrados por los dueños o accionistas de la entidad y pasa a manos de terceras personas.
1.1.2 Origen del Control Interno
En un principio el Control Interno comienza en las funciones de la administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba en la rendición de cuentas de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito.
6
El término de Control Interno reemplazó al de comprobación interna, debido a un cambio conceptual, ya que el contenido del mismo ha sufrido una considerable evolución. (Rojas J. , 2009)
En resumen, el desarrollo industrial y económico de los negocios, propició una mayor complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la imperiosa necesidad de establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones. Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales.
1.2.Análisis de las Distintas Posiciones Teóricas de los Procesos de Auditoría. 1.2.1. Análisis Teórico según Robbins, Gaitán, Blanco y Otros
“El proceso de vigilar el desempeño, compararlo con las metas y corregir todas las desviaciones sustantivas”. (Robbins & Decenzo, 2009)
La auditoría vista como un proceso tiene como objetivo obtener evidencia suficiente y competente, a través de la aplicación de procedimientos de auditoría que permita emitir una opinión sobre si los estados financieros son razonablemente correctos de acuerdo con normas de información financiera.
En cumplimiento de las normas de auditoría relativas a la ejecución del trabajo y a la rendición de informes, el auditor realiza varios procedimientos que en su conjunto lo llevan a conocer en forma objetivas las operaciones bajo examen. Para cumplir con los procedimientos, el auditor utiliza las denominaciones técnicas de auditoría.
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1.2.2. Análisis Teórico según el Marco Integrado De Control Interno Para Latinoamérica y otros
El Control Interno es un proceso aplicado en la ejecución de las operaciones, es una herramienta y un medio utilizado para apoyar la consecución de los objetivos institucionales. El Control Interno definido como un proceso integrado a las actividades operativas de la entidad y es necesario debido a las condiciones que las grandes organizaciones enfrentan.
Su identificación e incorporación en el funcionamiento de las entidades importante, al formar parte de las actividades sustantivas de la empresa. El Marco Integrado del Control Interno está inmerso en los programas de calidad y es esencial para que estos tengan éxito. (MICIL, 2010)
El Control Interno Integrado tiene incidencia relevante en la contención o restricción de los costos de operación y en los tiempos de respuesta por las reacciones automáticas que generan los controles internos eficientes debidamente aplicados por el personal de las organizaciones. (Holmes, 2009)
El proceso completo en que están integrados los controles internos diseñados y aplicados incluye las siguientes actividades:
Las que generan valor agregado (también conocidas como operativas o sustantivas), Las de infraestructura (sustento directo para las operaciones que generan valor), Las de gestión institucional (administración, finanzas, riesgos, planificación y
otras),y,
Las referidas a los procesos de control y gestión financiera (procesos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorería, análisis y conciliaciones, entre otras).
1.2.3. Análisis Teórico de los principios básicos de Control Interno según Maldonado, Singen, Slossen y otros
8
se organizan de forma tal que dos o más empleados intervienen en cada transacción, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de una persona controla la exactitud del trabajo de la otra.
2. La eficiencia de todo procedimiento de control Interno contable depende de: 3. La consistencia de los empleados que realizan la función.
4. Conocimiento de los procedimientos y políticas de la empresa.
5. La efectividad entonces, depende del número adecuado de empleados competentes para hacer el trabajo en cada nivel. (Rivera, 2013)
Ningún sistema de control interno es perfecto y siempre deberá darse seguimiento a la mejora continua del mismo.
A continuación se presentan las definiciones sobre auditoría expresadas por algunos autores.
William P. Leonard “Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos”.
E. Hefferon “Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras”.
Chapman y Alonso “Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico”.
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Estas diferentes teorías expresadas por estos autores nos ayudarán a entender de una mejor manera sobre lo que es una auditoría. La teoría que se acerca a nuestro criterio y de la misma manera utiliza palabras muy sencillas y muy usuales simplificando de esta manera la comprensión del concepto, es la de E. Hefferson debido a que la define como un arte de evaluar independientemente las políticas, procedimientos, controles, etc., para realizar recomendaciones sobre estos aspectos. Aunque podríamos decir que la teoría de William P. Leonard es parecida solo explica que es un examen compresivo y constructivo sobre ciertas áreas de la empresa, pero no menciona cual es el motivo de la realización de una auditoría en la organización.
Por otro lado podríamos referirnos a la teoría del autor Fernández Arena J. A, el mismo que de igual manera nos especifica que la auditoría es una revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos de la empresa, pero como podemos darnos cuenta este autor tampoco nos alude sobre el objeto de aplicar una auditoría en una empresa u organización. Además el autor Chapman y Alonso se refiere a la auditoría como una función técnica, realizada por un experto realizando procedimientos encaminados a permitirle emitir un juicio técnico de la organización, definición muy bien establecida.
1.3.Valoración Crítica de los Conceptos Principales de las Distintas Posiciones Teóricas sobre el Objeto de Investigación.
1.3.1. Diagnóstico del control interno en el departamento financiero.
El Sistema de Control Interno del Departamento Financiero se encuentra en un nivel medio, La importancia de tener un buen control interno en el departamento se hace necesario ya que ayudaría a medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlo, es de gran utilidad recalcar que en esta unidad no cuenta con un control apropiado para sus necesidades, como son las de pago oportuno.
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figura 1. Áreas Funcionales de una empresa fuente. (adminisempresarial.blogspot.com)
en todas las operaciones realizadas, el director del área financiera como parte fundamental de sus responsabilidades, deberá desarrollar y mantener un programa continuo
1.3.2 Empresa
“Una empresa es una unidad económica de producción. En ella se da la combinación de una serie de factores (materiales, maquinaria, personal, etc.), que son necesarios para obtener unos productos que luego se venden en el mercado”. (REY, 2009). Así podríamos decir que en una fábrica de quesos compra leche, la elabora y obtiene quesos, la leche es la materia prima y los quesos es el producto terminado.
De igual manera (ZAPATA, 2011) nos dice: “Empresa es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta que beneficia al empresario, al Estado y a la sociedad en general”.
1.3.2.1 Áreas Funcionales de una Empresa
Las áreas funcionales de una empresa son las siguientes:
1.3.2.2 Objetivos de la Empresa
La meta final de toda empresa es obtener ganancias, eso es cierto, un hecho de la causa indesmentible, sin embargo, para alcanzar dicho logro, tomemos en cuenta los siguientes:
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2. Obtener una cuota de mercado. El objetivo de demasiadas empresas se centra en reunir el mayor número de clientes.
3. Rendimiento sobre ventas. Algunas empresas se enfocan a conseguir o mantener un cierto margen. Pero el margen no tiene sentido si no se acompaña con volumen de ventas (rotación de activos).
4. Crecimiento de los beneficios por acción. Algunas compañías establecen objetivos de rentabilidad para sus acciones. (negociosybolsa.blogspot.com, 2011)
5. Obtener Reputación. Muchas empresas deberían luchar por conseguir una buena fama. La mejora de la reputación de las compañías debería incluir cuatro subobjetivos:
1. Ser el suministrador preferido por los clientes. 2. Ser la empresa preferida por los trabajadores. 3. Ser el socio elegido por los canales de distribución. 4. Ser la compañía preferida por los inversores.
La mejora de su reputación ayudará a la compañía a conseguir su objetivo primario: conseguir un rendimiento superior al coste del capital.
1.3.2.3 Funciones de la Empresa
De acuerdo con Fayol, toda empresa industrial tiene que tener presentes los siguientes seis grupos de funciones:
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figura 3. Agentes que intervienen en las Organizaciones fuente: (Agentes que intervienen en las Organizaciones, 2009)
1. Funciones técnicas: aquellas a través de las cuales se realiza la producción de bienes y servicios.
2. Funciones comerciales: la empresa necesita tanto saber producir eficientemente como comprar y vender bien.
3. Funciones financieras: es imprescindible una hábil gestión financiera con el fin de sacar el mayor provecho las disponibilidades evitando aplicaciones imprudentes de capital.
4. Funciones de seguridad: protección de las personas y bienes de la compañía contra robos, inundaciones, etc.
5. Funciones contables: relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.
6. Funcionesadministrativas: las encargadas de coordinar y sincronizar las otras cinco funciones. Constituyen el objeto principal de estudio para Fayol, pues en su época aún están en pleno desarrollo y concreción. (Fayol, 2012)
13
figura 4. Clasificación de las empresas fuente: (Zapata S. P., 2011)
1.3.2.5 Clasificación de las Empresas
La clasificación de la empresa se realiza bajo los siguientes criterios:
SEGÚN SU NATURALEZA SEGÚN EL SECTOR O LA PROCEDENCIA DEL
CAPITAL
SEGÚN LA
INTEGRACIÓN DEL CAPITAL O NÚMERO DE
SOCIOS
INDUSTRIALES: Transforman
materias primas en nuevos productos. Ej.: Textiles San Pedro, Pronaca S.A.
COMERCIALES: Compra y
venta de productos, intermediarias entre productores y compradores. Ej.: Importadora Tomebamba S.A.
SERVICIOS: Generación y
ventas de productos intangibles.
Ej.: Banco del Pichincha, Multicines.
AGROPECUARIAS: Explotan
productos agrícolas y pecuarios.
MINERAS: Explotan los
recursos del subsuelo.
PÚBLICAS: El capital pertenece al sector público. Ej.: empresa de Correos del Estado.
PRIVADAS: El capital pertenece al sector privado. Ej.: Pintulac Cía. Ltda.
MIXTAS: El capital es público y privado. Ej.: ExploCEM.
UNIPERSONALES: El capital es el aporte de una sola persona.
SOCIEDADES: Aporte de capital por personas
jurídicas o naturales. Sociedad de personas. Sociedad de capital.
1.3.3 Control Interno
De forma genérica, el Control Interno puede ser descrito como aquellas acciones que realice una organización para ayudar a aumentar las probabilidades de que se alcancen los objetivos marcados por la dirección.
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embargo, sí es importante presentar el Control Interno desde un amplio alcance, y considerando, por tanto, los distintos matices que implica. (Gaitan, 2008)
Según la definición del Informe Internal Control – Integrated framework de COSO (Committee of Spon Sponsoring Organizatión of the Treadway Commission), que se analizará posteriormente, pero por ahora el Control Interno se podría definir como: “el conjunto de procesos efectuados por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad para conseguir garantizar una seguridad razonable respecto al cumplimiento de los objetivos estratégicos marcados por la entidad”. (Blanco, 2008)
Pero en esta definición podemos darnos cuenta que nos falta un elemento clave. La definición e implementación del Control Interno dentro de una organización debe ayudar a mejorar y potenciar la operativa interna de la compañía. Por tanto, podemos entender el Control Interno como conjunto de procesos continuos en el tiempo que va evolucionando al mismo ritmo que la compañía y la dinámica de los mercados donde compite, que persigue dos finalidades:
Disponer de seguridad razonable sobre varios aspectos: la eficiencia de las operaciones, la finalidad e integridad de la información, disponer de una adecuada gestión de riesgos y el cumplimiento legal y de políticas y procedimientos de la entidad.
Potenciar la operativa: interna de la entidad, incrementar la capacidad de gestión, así como identificar y ayudar a orientar los planes de acción precisos para solucionar posibles deficiencias significativas en los procesos y estructuras de la entidad.
15 1.3.3.1 Objetivos del Control Interno
Atendiendo los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales: (Isaza, 2012)
a) Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; el manejo de los recursos de la compañía, debe estar estandarizados en un manual de procesos y procedimientos; además, debe estandarizarse en el manual de funciones el cargo (no estandarizamos funcionarios) que tiene la responsabilidad de velar porque ese proceso o procedimientos se cumpla.
b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad, cada proceso debe estar estandarizado. d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, en
términos de eficacia, para determinar el cumplimiento de metas y objetivos propuestos; eficiencia, para establecer el manejo adecuado de los recursos para el cumplimiento de las metas y objetivos alcanzados.
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros cumpliendo los planes de gestión y los estándares que integran el componente de control, como son, manuales de procesos, procedimientos y que los ejecute el componente que establece en el manual de funciones para cada cargo.
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; tenemos que implantar y desarrollar el nivel 2 o área de auditoría interna, que es la encargada de verificar y evaluar el cumplimiento de los estándares en el nivel 1, en cada uno de los procesos de la compañía.
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estandarizando cada uno de los procesos de la compañía mediante el autocontrol, además, mejorando continuamente cada punto crítico de éxito que se presente.
1.3.3.2 Características del Control Interno
a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información operacionales de la respectiva entidad; quiere decir que todas las áreas de la compañía deben estar estandarizadas con la misma metodología, que la único relación que tiene el Sistema de Control Interno con los sistemas contables, financieros, de planeación, de información operacionales, es la implantación y desarrollo de la metodología en la misma forma y proporción, ósea, implantando todos los planes de gestión y los respectivos manuales.
b) Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización, para que sea de obligatorio cumplimiento internamente en la empresa pública o privada, y el desconocimiento es causal de despido por mala conducta.
c) En cada área de la organización, el funcionamiento encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su Jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad, cada jefe de área tiene la responsabilidad de asimilar la metodología que imparte un asesor metodológico para compartir con su equipo de trabajo e implantar y desarrollar en cada uno de los procesos de la compañía;
d) La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces en la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer el representante legal del respectivo organismo.
17 1.3.3.3 Principios del Control Interno
Los principios de Control Interno son: Igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad e imparcialidad. (VIRTUX, 2013)
Responsabilidad delimitada: por escrito deben constar las funciones, deberes y atribuciones que corresponden a cada uno de los servicios. Delimitación de procesos.
Separación de funciones de carácter incompatible: esto es evitar que una persona haga funciones que puedan conducir a fraudes o errores porque con incompatibles. Ninguna persona debe ser responsable por una transacción completa: no
conviene que una sola persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones.
Selección de servidores hábiles y capacitados: política empresarial en lo privado, para tener empleados con capacidad y experiencia. La Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, el Código de Trabajo y otras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de Control Interno en el Sector Público. (Munch, 2007)
Pruebas continúas de exactitud: las funciones que realiza una persona deben ser revisadas aritmética, contable y administrativamente por otra persona.
Rotación de deberes: es conveniente que cada servidor tome normalmente sus vacaciones y sea remplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente.
Fianzas: todas las personas encargadas del registro, custodio o inversión de bienes o recursos públicos deben prestar una garantía o caución.
Instrucciones por escrito: cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal y que se equivoquen en sus labores. Para evitar estos problemas es preciso que se den por escrito. (Hernández, 2008)
Control y uso de formularios pre numerados: los formularios que respaldan transacciones financieras deben ser numerados al momento de su impresión en la imprenta.
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cuantía que se atienden por caja chica, todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad.
Contabilidad por partida doble: este principio es concordante con la práctica de la profesión del Contador Público que lleva por Partida Doble la Contabilidad de cualquier entidad pública o privada.
Depósitos intactos e inmediatos: todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco, tal como fueron recibidas, al siguiente día de su recaudación, medida que facilita el control de las operaciones y cruce de información.
Uso y mantenimiento del mínimo de cuentas bancarias: es conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos servidores puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones.
Uso de cuentas de control: esto es abrir cuentas de mayor general, auxiliares y subcuentas para registrar contablemente las operaciones financieras de la institución. (Aguirre, 2006)
Uso del equipo mecánico con dispositivos de control y prueba: con el avance de la computación se ha automatizado la gestión financiera de las entidades, siendo importante el uso de dispositivos de control como: alarmas, claves.
1.3.3.4 Limitaciones del Control Interno
Es indudable que el establecimiento de controles internos adecuados reduce el riesgo y proporcionan una seguridad razonable acerca del cumplimiento de los planes establecidos por la dirección, pero es imprescindible tener siempre presente que no garantizan indefectiblemente su estricta observancia.
Existen fundamentalmente dos clases de errores a cuya reducción y detección debe ir dirigido un sistema de control interno:
a) Errores involuntarios.- Los errores son acciones equivocadas u omisiones que se producen de forma involuntaria. Pueden ser:
- Omisiones o errores matemáticos en los registros contables. - Errores de aplicación de principios o de interpretación de hechos.
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- Manipulación o falsificación de registros o documentos.
- Errores intencionados en la aplicación de principios o en la interpretación de hechos.
- Omisiones en la información de hechos o registros. - Apropiación de activos.
Un sistema de Control Interno puede detectar fácilmente los errores o irregularidades materiales, pero los errores de juicio o interpretación y los cometidos con el acuerdo de dos o más personas son, por el contrario, muy difíciles de descubrir.
Aspectos tales como las características particulares de la organización y la relación coste – beneficio, constituyen puntos de partida a la hora de diseñar un sistema de control interno. Una complejidad excesiva puede conducir a una relación coste – beneficio no satisfactoria en la que el coste necesario para el estacionamiento de un determinado control sea superior al beneficio que cabe esperar del mismo. (Nieto, 2007)
1.3.3.5 Clases de Controles Internos
Por la Función
a. Administrativo: incluye, aunque no queda limitado a este, el plan de organización y los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisió n que llevan a la autorización de las transacciones por parte de la dirección. (Estupiñan, 2006) b. Financiero o Contable: consiste el plan de organización y los procedimientos y
registros referentes a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros y, en consecuencia, está diseñado para proporcionar una razonable seguridad de que:
a. Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o específica de la dirección.
b. Las transacciones se registran, según sea necesario:
1. Para permitir la preparación de estados financieros de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o cualesquiera otros criterios aplicables a tales estados; y,
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c. El acceso de los activos está permitido únicamente con la autorización de la dirección.
d. El activo contabilizado se compara con el existente intervalo de tiempo razonables y adoptan medidas correspondientes en el caso de que existan diferencias.
Por la acción
a. Previo: está constituido por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas, implantados para evitar errores en el proceso de las transacciones.
b. Concurrente: está por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas, implantados y cuya finalidad es detectar errores o desviaciones en el proceso de transacciones, que no hubieran sido determinados en los controles previos.
c. Posterior: examen de las operaciones financieras y administrativas que se efectúa después de que estas se han producido, con el objeto de verificarlas, revisarlas, analizarlas y, en general, evaluarlas de acuerdo a la documentación y resultados de las mismas. (Dávalos, 2008)
Por la ubicación
a. Control Interno: elemento básico y fundamental de toda administración y expresión utilizada para definir, en general, las medidas adoptadas por los propietarios, administradores, verificar la precesión y empresa o titulares de las entidades para dirigir y controlar las operaciones financieras y administrativas. b. Control externo privado: examen o vigilancia a cargo de personas que actúan por
mandato de una entidad o empresa o de sus accionistas, socios o acreedores.
c. Control externo público: examen o vigilancia a cargo de organismos del Estado, cuyas facultades y ámbito de acción son determinados en la Constitución Política y en Leyes Orgánicas o especiales. (Reeve Cashin Netwirt Llevy & Catchin, 2007)
1.3.4 Sistemas
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sobre sistemas de producción, sistemas de contabilidad, sistemas bancarios, político de un país, el sistema cardiovascular etc. Pero podríamos decir que sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr alcanzar un objetivo deseado. (Blanchard Fowler & Hawkins, 2009)
1.2.3.5. Tipos de Sistemas
Pueden ser físicos o abstractos:
Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados, abiertos y aislados:
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera.
Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa.
Sistemas aislados: son aquellos sistemas en los que no se produce intercambio de materia ni energía.
figura 5. Elementos de los sistemas
22 1.3.4.1 Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad. (CGR, 2012)Se fundamenta en una estructura basada en cinco componentes funcionales:
Ambiente de Control
El ambiente de control es denominado también entorno de control, “se refiere al ambiente en que se desenvuelve la entidad con su filosofía empresarial, los atributos del personal especialmente su integridad, valores éticos y profesionalismo con los cuales trabajan”. (Maldonado, 2010)
Establecimiento de objetivos
Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que afecten su consecución. La administración de riesgos corporativos asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella, además de ser consecuentes con el riesgo aceptado. (Nasaudit, 2009)
Identificación de eventos
Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.
Técnicas e identificación de riesgos
Existen técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro. Existen técnicas de diverso grado de sofisticación.
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Análisis DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas). (Nassaudit, 2009)
Evaluación de Riesgos
La valoración de riesgos o evaluación de riesgos, la entidad debe conocer los riesgos que le amenazan o afectan y afrontarlos con una estrategia que permita mitigar su impacto. “El riesgo de auditoria puede definirse como la posibilidad de emitir un informe de auditoría incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían el sentido de la opinión vertida en el informe”. (Slosse, 2010) “La evaluación de riesgo de auditoría es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso.” (Maldonado, 2010, pág. 60)
El nivel de riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados posibles. Estas son:
Mínimo.
Bajo.
Medio.
Alto.
Respuesta al riesgo
La dirección selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos - desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.
Las categorías de respuesta al riesgo son:
Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que generan riesgo.
Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos.
Compartirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo.
24 Actividades de Control
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados: (SINGEN, 2011)
Las operaciones
La confiabilidad de la información financiera El cumplimiento de leyes y reglamentos
Información y Comunicación
“Toda entidad requiere un sistema de información gerencial (MIS) para la toma de decisiones y una fluida comunicación entre sus departamentos y personal. El sistema COSO da mucha importancia a este subsistema.” (Maldonado, 2010, pág. 54)
Monitoreo
“Todo el proceso de control interno debe ser permanentemente supervisado con el fin de tomar medidas correctivas de manera oportuna con el fin de reaccionar rápidamente y cambiar según las circunstancias. Finalmente, están las actividades de control.” (Maldonado, 2010, pág. 55)
1.4. Análisis Crítico sobre los Procesos de Auditoría del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM.
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El objetivo de una Auditoría dentro de este sector en cada uno de sus procesos tanto productivos como administrativos es evaluar y comparar contra el proceso de producción modelo utilizado a nivel nacional e internacional por las diferentes industrias dedicadas a este proceso, encontrando posibles diferencias que puedan afectar de una u otra manera la producción de azúcar y por ende la calidad de la misma, para así poder emitir criterios adecuados de dichas diferencias, buscando sus causas y sus posibles efectos que puedan generar estas, y así lograr conseguir un producto de calidad y que pueda competir a un mismo nivel tanto dentro y fuera de nuestro país.
La falta de un control de los recursos del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM, provoca un desorden involuntario dentro y fuera de la organización, debido a que no se ha logra que los trabajadores del mismo logren tener un control correcto, minucioso y adecuado para los recursos que este necesita para la elaboración de sus procesos, supo manifestar el Ingeniero Castro, Jefe de Personal de la empresa.
Por otra parte La desorganización administrativa en el Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM. Se origina a causa de la falta de un control interno tanto en el departamento como en el talento humano, debido a que existe muchas personas que están realizando funciones que no son necesarias e indispensables y mucho menos son funciones de acuerdo al título, conocimientos o cargos en el que se desenvuelven, para la organización y ejecución de las tareas asignadas a los mismos, lo que produce como efecto el no poder obtener un mejoramiento continuo, provocando el incumplimiento de metas y objetivos en la institución y por ende la perdida de horas de trabajo que podrían ser utilizadas en aspectos sumamente importante para la organización y evitar así el desperdicio innecesario de los recursos administrativos.
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El Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM, ha dedicado todos sus esfuerzos para tratar de llegar a cumplir con todas las expectativas que cada uno de sus clientes tanto internos como externos las poseen, pero esto queda frustrado cuando no se realiza las asignaciones y manejos de carga correcto, ocasionando así un descontento e inconformidad de los mismos, menciona el Ingeniero Pérez Carlos, Jefe de Producción.
1.5.Conclusiones Parciales del Capítulo.
El sistema de control interno y sus componentes proporcionan seguridad razonable para alcanzar los objetivos de la entidad y en el caso de esta investigación nos ayudaran a mejorar la asignación y el manejo de los recursos empresariales del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM., obteniendo así confiabilidad de la información financiera y el respectivo cumplimiento de leyes y normas del mismo.
El proceso de auditoria debe ser sistemático, independiente, documentado para obtener evidencia, poder evaluarla y así determinar las fortalezas y debilidades del sistema de gestión, detectar oportunidades para la mejora continua, verificar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados e identificar problemas y poder corregirlos o prevenirlos oportunamente dentro de la entidad.
27 CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 2.1Caracterización del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM.
Desde su aparición formal en 1890, el sector azucarero del país ha experimentado un crecimiento sostenido a lo largo del tiempo, pasando de una producción de 260,000 sacos de 50 kg en sus inicios a 10,2 millones en el 2009 (Sarmiento & Díaz, 2009). Esto permitió al sector obtener una importante participación en la economía nacional contribuyendo en alrededor del 1,4% del PIB y 9% de la población económicamente activa (30,000 empleos directos y 80,000 indirectos en la época de la zafra). (FENAZÚCAR, 2010)
Actualmente, el sector está compuesto por seis grandes ingenios azucareros: La Troncal, San Carlos, Valdez, Isabel María, IANCEM y Monterrey. De los cuales, los tres primeros representan el 90% de la producción nacional. Adicionalmente, se estima que la superficie sembrada de caña de azúcar se encuentra entre las 110,000 ha, con la siguiente distribución: 80% son pequeños cañicultores (hasta 50 ha), 15% medianos cañicultores (50-200 ha) y 5% grandes cañicultores con (más de 200 ha). Finalmente, la superficie sembrada se encuentra distribuida de la siguiente manera: Guayas 72,4%, Cañar 19,60%, Imbabura-Carchi 4,20%, Los Ríos 2,4% y Loja 1,40%. (CINCAE, 2012)
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32).(MCPEC, 2010). El precio actual del saco de azúcar en el país, es consecuencia del control de precios establecido por el Gobierno en el año 2008, cabe señalar que el precio oficial ha sido cambiado por tres ocasiones en los últimos 4 años.(Acuerdos Interministeriales, 2008) Esto, sumado al establecimiento de todos los salarios del sector azucarero por parte del Gobierno, en lugar de buscar abastecer el mercado interno, prefieran los mercados de los países vecinos donde el precio es mucho más rentable y permite cubrir los costos de producción de la industria.(América Económica, 2010)
Al momento, el Gobierno está controlando las fronteras y abasteciendo de manera directa a los consumidores a través del Ingenio la Troncal, actualmente de propiedad Estatal. No obstante, la escasez de la azúcar persiste. Esto, debido a que la función de los precios es transmitir información indicando a los productores cuando producir más o menos. En este sentido, si se desea evitar problemas de escasez, en lugar de establecer más controles, el Gobierno debería liberar tanto los precios de venta como de costos (salarios) dentro del sector azucarero, lo cual permitiría sincerar los precios y evitar aquella escasez consecuencia de un control y no de la falta de oferta del sector.(Clavijo, 2013)
2.2Descripción del Procedimiento Metodológico para el Desarrollo de la Investigación.
2.2.1 Modalidad de la Investigación
2.2.1.1Modalidad Cuali-Cuantitativa: La modalidad que se aplicó en la investigación es cualitativa, porque permitió conocer objetivos, actividades, procesos, riesgos, y demás requerimientos de cada una de las áreas, es cuantitativa porque se tabuló y analizó la información recopilada en la encuesta, y cuestionario aplicado en la empresa.
2.2.2 Tipos de Investigación
2.2.2.1Investigación de Campo: Se aplicó en las múltiples visitas efectuadas a la empresa para identificar aspectos prioritarios referentes a objetivos, funciones, y procesos, a través de la aplicación de encuestas, y conversación con el personal de la empresa.
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importante para la estructuración adecuada del marco teórico sirviendo de base para el desarrollo de la propuesta.
2.2.2.3Investigación de Acción: es de acción porque permitió efectuar cambios en la estructura organizacional de la empresa a través de la implementación de controles, políticas, y detectar riesgos que podrían afectar a los objetivos de la empresa.
2.2.2.4Investigación Aplicada: Ayudó a establecer procedimientos, funciones, y un sistema y estrategias de control con la aplicación de riesgos, para el cumplimiento de objetivos, así como permitió controlar el uso eficiente de los recursos de la empresa.
2.2.2.5Investigación Descriptiva: Se buscó detallar y definir funciones, procedimientos a través de organizadores gráficos el establecimiento de eventos positivos y negativos, mitigando los riesgos detectados, logrando obtener un control interno que optimicé los recursos de la empresa, y que cumpla con la normativa vigente.
2.2.3 Población y Muestra
Para la presente investigación se tomó como población a todo el personal que labora en el “IANCEM” CEM., la misma que se encuentra constituido por 244 personas por lo que se verifico en nómina de la empresa. La empresa está distribuida de la siguiente manera:
TABLA 1. Distribución de áreas
Área Cantidad
Producción 188
Administrativos 56
Total 244
Fuente: Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM.
2.2.4 Métodos Técnicas e Instrumentos 2.2.4.1Métodos
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en forma de redacción; la información captada (bibliográfica y de campo) permitió entenderla y describirla, para así emitir juicios de valor y exposición personal.
Inductivo – Deductivo: Permitió llegar a conclusiones de carácter general sobre el análisis de la información captada de hechos y acontecimientos de carácter particular en donde tuvo mayor aplicación en el diagnóstico, también sirvió para llegar a definir elementos puntuales en la ejecución de la investigación.
Histórico – Lógico: Permitió recopilar información cronológica relacionada al crecimiento de la empresa, conociendo su desarrollo a través de los años, y observar la situación actual de la empresa.
2.2.4.2Técnicas
Encuesta: mediante esta técnica los Jefes Departamentales nos proporcionaron información acerca de la existencia de procedimiento, funciones y políticas que existe en la empresa para elaborar procedimientos mediante organizadores gráficos y establecer controles en cada área.
Entrevista: Se aplicó la entrevista al Jefe del Departamento de Producción del “IANCEM” Ingeniero Jaime Pérez, para obtener información que permitió diagnosticar la situación actual de la empresa y la necesidad de implementar el sistema de control interno.
2.2.4.3Instrumentos
Guía de Entrevista: permitió planificar la temática que se abordó en la entrevista con el Ing. Jaime Pérez Jefe de Producción del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM., y poder tener criterios más directos en función del nivel gerencial.
31 2.2.5 Interpretación de Resultados
2.2.5.1Entrevista al Jefe de Producción del “IANCEM” CEM.
La entrevista se realizó al Ing. Jaime Pérez Jefe de Producción del Ingenio Azucarero del Norte “IANCEM” CEM., obteniendo la siguiente información:
Se inició con un saludo, presentación y explicación del procedimiento para la realización de la entrevista, comenzando el Ingeniero explico brevemente la historia de la empresa, que antes de iniciarse con el “IANCEM” era una hacienda constituida por varias personas que al analizar que el clima era adecuado para el cultivo de azúcar, tomaron la decisión de formar el Ingenio, de igual manera menciono que la empresa se dedicaba exclusivamente a la elaboración de azúcar y que su mercado actual era Imbabura y Carchi.
Al preguntarle sobre la producción de la fábrica respondió muy rápidamente que era 600.000 sacos de azúcar al año, la misión de la empresa la definió como la fabricación de azúcar de excelente calidad para satisfacción del consumidor, la visión; llegar hacer una empresa de elaboración de azúcar líder en el norte del país. De la misma manera supo manifestar que existen manuales para cada área de trabajo que se encuentra en el departamento de recursos humanos, que las funciones se asignaban de acuerdo a estos manuales y que el personal conoce los procedimientos para cada una de las áreas de la empresa. Al mismo tiempo cuando se preguntó de la existencia de control interno en la empresa explico que si existe en cada departamento de la empresa y que es importante para un mejor manejo de los recursos, aunque insinúa que no existe la optimización de recursos en todas las áreas o departamentos. Cuando pasamos al ambiente laboral incide que es bueno pero que no existe la suficiente comunicación entre los departamentos.
