UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS 1

(1)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAPRO - UNAJMA

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UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

(MAPRO) DE LA UNIVERSIDAD

NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS

Andahuaylas – Perú

2013

(3)

ÍNDICE

PÁG.

INTRODUCCIÓN ... 04

TITULO I: DISPOCISIONES GENERALES ... 07

1.1. CONTENIDO ... 07

1.2. OBJETIVO ... 07

1.3. ALCANCE ... 07

1.4. BASE LEGAL ... 07

1.5. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN ... 08

TITULO II: PROCEDIMIENTOS DE LOS ÓRGANOS DE GOBIERNO Y DIRECCIÓN ... 09

2.1 PRESIDENCIA DE LA COMISIÓN ORGANIZADORA (CO) ... 09

2.2 VICEPRESIDENCIA ACADÉMICA (VIAC)... 16

2.3 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA (VIAD) ... 21

TITULO III: PROCEDIMIENTOS DEL ÓRGANO DE CONTROL ... 26

3.1 ORGANO DE CONTROL INTERNO (OCI) ... 26

TITULO IV: PROCEDIMIENTOS DE LOS ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO ... 35

4.1 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA (OAJ) ... 35

4.2 OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN (OPA) ... 39

TITULO V: PROCEDIMIENTOS DE LOS ÓRGANOS DE APOYO ... 60

5.1 SECRETARIA GENERAL (SEGE) ... 60

5.2 OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO (OBUN) ... 73

5.3 DIRECC. DE INVESTIGACIÓN, CREACIÓN INTELECTUAL Y ARTÍSTICA (DICIA) ... 97

5.4 OFICINA DE ADMISIÓN (OFAD) ... 106

5.5 OFICINA DE REGISTROS ACADÉMICOS (ORA) ... 118

5.6 BIBLIOTECA CENTRAL (BICENT) ... 131

5.7 CENTRO PRE UNIVERSITARIO (CEPRE) ... 140

5.8 OFICINA DE PRESUPUESTO Y FINANZAS (OPF) ... 149

5.9 OFICINA DE LOGISTICA Y PATRIMONIO (OLP) ... 168

5.10 OFICINA DE INFRAESTRUCTURA (OFIN) ... 179

5.11 OFICINA DE RECURSOS HUMANOS (ORRHH) ... 192

5.12 OFICINA DE TESORERÍA (OTES) ... 204

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5.14 LABORATORIO (LAB) ... 234

5.15 DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL Y EXTENSIÓN UNIVERSITARIA (DPSEU) ... 241

5.16 OFICINA DE SERVICIOS GENERALES (OSEG) ... 249

5.17 OFICINA DE CALIDAD EDUCATIVA (OCE)... 254

5.18 CENTRO DE IDIOMAS (CEID) ... 257

5.19 FACULTADES (FACU) ... 266

5.20 CENTRO DE PRODUCCIÓN AGRICOLA Y PECUARIA (CPAP) ... 316

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INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos Externo (MAPRO), es un instrumento indispensable que

permitirá apoyar la gestión de la Universidad Nacional José María Arguedas, ya que en él se

describen en forma clara, sistemática, ordenada y secuencial el conjunto de operaciones

importantes de su quehacer institucional, lo cual redundará en mejorar de manera continua y

permanente la calidad de los servicios que se prestan.

Este documento también contiene de forma detallada, las acciones que se rigen en la

ejecución de los procesos, en el cual se encontrará la descripción de actividades que deben de

seguirse para la realización de las funciones de una unidad orgánica, y que para una mejor

familiarización se ha graficado, bajo los criterios de Diagrama de Flujo.

Asimismo, en la descripción de los procedimientos se ha previsto que los mismos guarden

coherencia con los dispositivos legales o administrativos vigentes, que regulan a cada una de

las dependencias orgánicas responsables de ejecutar cada proceso administrativo

considerado en el presente MAPRO.

Al formular el presente Manual de Procedimientos – MAPRO, se ha tenido en cuenta el

funcionamiento de los diferentes procesos y los pasos para el eficaz servicio y se han

simplificado acorde con las políticas de modernización de la Administración.

El Manual de Procedimientos deberá ser trabajado en coordinación en cumplimiento a la

normatividad vigente y del diseño metodológico dispuesto en la Directiva Nº

002-77-INAP/DNR, aprobada por Resolución Jefatural Nº 059-77-002-77-INAP/DNR, Normas para la

elaboración de Manuales de Procedimientos, es la que se utilizará en la formulación del

manual en mención.

(6)

Así mismo en cumplimiento a la Ley General del Procedimiento Administrativo, que se ha

definido como Procedimiento Administrativo, al conjunto de actos y diligencias tramitados en

las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos

jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los

trabajadores administrativos o público en general.

El Manual de Procedimientos ha requerido para su formulación, la participación directa de

los actores en cada una de las actividades reguladas en el MAPRO para la realización de sus

procedimientos que no son de carácter indefinido, sino de carácter temporal; por cuanto los

cambios tecnológicos y la legalización variante obliga a rediseñarlo en sus etapas, actividades,

tiempo y competencias resolutivas de allí el gran compromiso de los trabajadores de la

institución, de seguir trabajando conjuntamente ya que mejorando e implementando los

procedimientos administrativos contribuye a mejorar la administración cumpliendo con los

objetivos y fines que la institución se ha trazado.

(7)

(8)

TITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

1.1. CONTENIDO

El Manual de Procedimientos (MAPRO) de la Universidad Nacional José María Arguedas;

establece las pautas, fases, acciones, pasos y períodos para el cumplimiento de las

funciones, sobre la base de las atribuciones y competencias de las unidades orgánicas

que lo conforman.

1.2. OBJETIVO

El Manual de Procedimientos Externo (MAPRO) tiene por objetivo formalizar,

estandarizar y uniformar los pasos y procesos que componen un procedimiento, el

mismo que responde a un preceptuado normativo y una necesidad social.

1.3. ALCANCE

Lo establecido en el presente manual son de aplicación a todas la Unidades Orgánicas de

la Universidad Nacional José María Arguedas.

1.4. BASE LEGAL



Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.



Resolución Jefatural Nº 059-77-INAP/DRN, que aprueba la Directiva Nº

002-77-INAP/DNR, que Norma el Proceso de Formulación, Aprobación, Difusión y

Actualización de los Manuales de Procedimientos de las entidades de la

Administración Pública.



Resolución N° 0194-2010-CO-UNAJMA, que aprueba el Reglamento de

Organización y Funciones de la Universidad Nacional José María Arguedas.

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1.5. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) de la Universidad Nacional José

María Arguedas, será aprobado por Resolución de Comisión Organizadora. Su

actualización y/o modificación deben ser revisadas periódicamente, y de ser necesario

rediseñados cuando existan cambios en las etapas o pasos de algún procedimiento.

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TITULO II

PROCEDIMIENTOS DE ÓRGANOS DE

GOBIERNO Y DIRECCIÓN

2.1 PRESIDENCIA DE LA COMISIÓN

ORGANIZADORA (CO)



UNAJMA-CO-01: PRESENTACIÓN DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO Y

FUNCIONAMIENTO DE LA UNIVERSIDAD

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PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-CO-01

PRESENTACIÓN DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIVERSIDAD Fecha: 20/08/2013

Versión: 1.0 Página : 1 de 2 1. Órgano:

Universidad Nacional José María Arguedas (UNAJMA)

2. Unidad Orgánica:

Presidencia de la Comisión Organizadora (CO)

3. Objetivo:

Presentar el Plan Anual de Desarrollo y Funcionamiento de la UNAJMA, las cuales servirán de guía para que las oficinas académicas, administrativas y centros de producción, puedan concretar sus respectivos planes operativos y presupuestos.

4. Ámbito de Aplicación:

En la Universidad Nacional José María Arguedas.

5. Base Legal:

- Ley N° 23733, Ley Universitaria

- Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto - Ley N° 29289, Ley de Presupuesto del Sector Público.

- Derogatorias y Modificatorias de la Directiva N° 006-2007-EF/76.01

6. Inicio de Trámite:

La Presidencia de la Comisión Organizadora, solicita información a las unidades orgánicas involucradas para la formulación del Plan.

7. Requisitos:

a) Oficio requiriendo información

8. Descripción de Actividades:

Responsable Etapa Actividad Tiempo

01

- Conforma el equipo de trabajo para la elaboración del Plan Anual.

- Distribuye las funciones entre los miembros del equipo de trabajo.

- Ordena que se elabore el documento oficial para solicitar la información.

- La Secretaria elabora oficio para solicitar información a las unidades orgánicas para la formulación del Plan Anual y pasa a despacho para la firma.

- Presidente de la CO revisa, firma y dispone su distribución.

- Secretaria distribuye documentación.

10 días

Unidades

Orgánicas 02

- Recepciona, registra y pasa a despacho.

- Jefe toma conocimiento y deriva con profesional encargado de recopilar información.

- Profesional encargado recepciona documento, revisa y ubica información.

- Procesa información, prepara informe, imprime y pasa a despacho.

(12)

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS 12 - Jefe revisa informe y documentación adjunta, y procede a

la firma.

- Secretaria traslada documentación.

03

- Recepciona documentación, registra y pasa a despacho. - Jefe toma conocimiento y deriva con encargado de la

elaboración del Plan Anual.

- Profesional encargado, recepciona toda la documentación, procesa y consolida.

- Coordina con las unidades orgánicas cualquier observación que se presente.

- Una vez terminada la revisión procede a imprimir el Plan Anual de Desarrollo y Funcionamiento de la Universidad, en la cantidad de ejemplares que sean necesarios.

- Eleva documentación a despacho.

- El presidente de la comisión Organizadora, toma conocimiento y programa una sesión de Comisión Organizadora.

- En sesión de Comisión Organizadora es evaluado el Plan Anual y aprobado con Resolución de CO.

- Las unidades orgánicas son notificadas con la Resolución de Aprobación del Plan Anual de Desarrollo y Funcionamiento de la Universidad.

20 días

(13)

UNIDAD ORGÁNICA: PRESIDENCIA DE LA COMISIÓN ORGANIZADORA (CO)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

PRESENTACIÓN DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIVERSIDAD

Unidades Orgánicas

= Unidades Orgánicas (Resolución)

FLUJOGRAMA

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS Presidencia de la Comisión Organizadora (CO)

1= Arch. Unidades Orgánicas (Informe) 2= CO (informe + Información)

1 2

Recepciona documentación, registra y pasa a despacho.

Jefe toma conocimiento y deriva con profesional encargado de recopilar información.

Procesa información, prepara informe, imprime y pasa a despacho.

INICIO

Conforma el equipo de trabajo para la elaboración del Plan Anual.

Profesional encargado recepciona documento, revisa y ubica información.

Jefe revisa informe y documentación adjunta, y procede a la firma.

Distribuye las funciones entre los miembros del equipo de trabajo.

Ordena que se elabore el documento oficial para solicitar la información.

La Secretaria elabora oficio para solicitar información a las unidades orgánicas para la formulación del Plan Anual y pasa a despacho para la firma.

Presidente de la CO revisa, firma y dispone su distribución.

Secretaria distribuye documentación. OFICIO

Secretaria traslada documentación.

INFORMACIÓN 2

INFORME 1

Jefe toma conocimiento y deriva con encargado de la elaboración del Plan Anual.

Profesional encargado, recepciona toda la documentación, procesa y consolida.

Coordina con las unidades orgánicas cualquier observación que se presente.

Una vez terminada la revisión procede a imprimir el Plan Anual de Desarrollo y Funcionamiento de la Universidad, en la cantidad de ejemplares que sean necesarios.

Plan Anual de Desarrollo y Funcionamiento de la UNAJMA

Eleva documentación a despacho.

El presidente de la comisión Organizadora, toma conocimiento y programa una sesión de Comisión Organizadora.

En sesión de Comisión Organizadora es evaluado el Plan Anual y aprobado con Resolución de CO.

Las unidades orgánicas son notificadas con la Resolución de Aprobación del Plan Anual de Desarrollo y Funcionamiento de la Universidad.

RESOLUCIÓN QUE APRUEBA EL PLAN ANUAL

FIN

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PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-CO-02

PROPUESTA ANUAL DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO Fecha: 20/08/2013

3. Objetivo:

Presentar la propuesta anual del Proyecto de Presupuesto de la Universidad con el cual se podrá llevar a cabo el proyecto en pro del desarrollo de la UNAJMA.

5. Base Legal:

- Ley N° 23733, Ley Universitaria

- Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto - Ley N° 29289, Ley de Presupuesto del Sector Público.

- Derogatorias y Modificatorias de la Directiva N° 006-2007-EF/76.01

La Presidencia de la Comisión Organizadora, solicita información a las unidades orgánicas involucradas para la formulación de la propuesta del proyecto de presupuesto.

7. Requisitos:

a) Oficio requiriendo información

01

- Solicita información a las unidades orgánicas que posean información, para la elaboración del Proyecto de Presupuesto de la UNAJMA.

- La Secretaria elabora oficio para solicitar información y pasa a despacho para la firma.

- Presidente de la CO revisa, firma y dispone su distribución.

- Secretaria distribuye documentación.

10 días

Unidades

Orgánicas 02

- Recepciona, registra y pasa a despacho.

- Jefe toma conocimiento y deriva con profesional encargado de recopilar información.

- Profesional encargado recepciona documento, revisa y ubica información presupuestal.

- Procesa información, prepara informe, imprime y pasa a despacho.

- Jefe revisa informe y documentación adjunta, y procede a la firma.

- Secretaria traslada documentación.

15 días

Presidencia de la

Comisión 03

- Recepciona documentación, registra y pasa a despacho.

(15)

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS 15 Organizadora (CO) elaboración del Proyecto Anual de Presupuesto.

- Profesional encargado, recepciona toda la documentación, procesa y consolida.

- Coordina con las unidades orgánicas cualquier observación que se presente.

- Una vez terminada la revisión procede a imprimir la propuesta de Proyecto de Presupuesto.

- Eleva documentación a despacho.

- El presidente de la Comisión Organizadora, toma conocimiento y programa una sesión de Comisión Organizadora.

- En sesión de Comisión Organizadora es evaluado el Proyecto de Presupuesto y es aprobado con Resolución de CO.

- Las unidades orgánicas son notificadas con la Resolución de Aprobación del Presupuesto Anual de la UNAJMA.

(16)

UNIDAD ORGÁNICA: PRESIDENCIA DE LA COMISIÓN ORGANIZADORA (CO) NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO: PROPUESTA ANUAL DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

Unidades Orgánicas

= Unidades Orgánicas (Resolución)

FLUJOGRAMA

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS Presidencia de la Comisión Organizadora (CO)

1= Arch. Unidades Orgánicas (Informe) 2= CO (informe + Información)

1 2

Recepciona documentación, registra y pasa a despacho. Jefe toma conocimiento y deriva con profesional encargado de recopilar información.

Procesa información, prepara informe, imprime y pasa a despacho.

INICIO

Solicita información a las unidades orgánicas que posean información, para la elaboración del Proyecto de Presupuesto de la UNAJMA.

Profesional encargado recepciona documento, revisa y ubica información presupuestal.

Jefe revisa informe y documentación adjunta, y procede a la firma.

La Secretaria elabora oficio para solicitar información y pasa a despacho para la firma.

Presidente de la CO revisa, firma y dispone su distribución.

OFICIO

Secretaria traslada documentación.

INFORMACIÓN 2

INFORME 1

Recepciona documentación, registra y pasa a despacho. Jefe toma conocimiento y deriva con encargado de la elaboración del Proyecto Anual de Presupuesto.

Profesional encargado, recepciona toda la documentación, procesa y consolida.

Coordina con las unidades orgánicas cualquier observación que se presente.

Una vez terminada la revisión procede a imprimir la propuesta de Proyecto Anual de Presupuesto.

Proyecto Anual de Presupuesto

Eleva documentación a despacho.

El presidente de la Comisión Organizadora, toma conocimiento y programa una sesión de Comisión Organizadora.

En sesión de Comisión Organizadora es evaluado el Proyecto de Presupuesto y aprobado con Resolución de CO.

Las unidades orgánicas son notificadas con la Resolución de Aprobación del Presupuesto Anual de la UNAJMA.

RESOLUCIÓN QUE APRUEBA EL PRESUPUESTO ANUAL

FIN

2

(17)

2.2 VICEPRESIDENCIA ACADEMICA

(VIAC)



UNAJMA-VIAC-01: REALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN



UNAJMA-VIAC-02: PROPUESTA DE ESTADOS FINANCIEROS Y BALANCE ANUAL ANTE

(18)

PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-VIAC-01

REALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Fecha: 12/08/2013

Vicepresidencia Académica (VIAC)

3. Objetivo:

Realizar y ejecutar programas de capacitación para el personal administrativo de la UNAJMA a fin de brindar un mejor servicio a los estudiantes.

5. Base Legal:

- Resolución N° 0194-2010-CO-UNAJMA, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Universidad Nacional José María Arguedas.

Presentación de la propuesta

7. Requisitos:

a) Propuesta del curso de capacitación

Unidades

Orgánicas 01

- Elabora propuesta del curso de capacitación, debidamente justificado.

- Elabora documento oficial y eleva expediente a la VIAC.

01 día

Vicepresidencia

Académica (VIAC) 02

- Recepciona registra y pasa a despacho.

- Vicepresidente toma conocimiento y deriva con profesional especialista para que se encargue de la programación del evento.

- Profesional encargado toma conocimiento y efectúa coordinaciones para la realización del evento:

 Coordina con la unidad orgánica para definir el tema.  Presupuesta los gastos referidos a la contratación del

ponente, material a otorgar y coffee break.

 Separa el día programado para la utilización del auditorio.

- Elabora cronograma de actividades para la realización del curso de capacitación.

- Eleva propuesta a jefatura.

- Vicepresidente revisa y de ser conforme visa propuesta y dispone su ejecución.

- En el día y hora programada se lleva a cabo la capacitación. A la culminación del mismo se elabora una evaluación de lo ejecutado.

15 días

(19)

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS 19 UNIDAD ORGÁNICA: VICEPRESIDENCIA ACADÉMICA (VIAC) NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

REALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

Vicepresidencia Académica (VIAC) FLUJOGRAMA

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS Unidades Orgánicas

Vicepresidente toma conocimiento y deriva con profesional especialista para que se encargue de la programación del evento.

INICIO

Elabora propuesta del curso de capacitación, debidamente justificado.

Profesional encargado toma conocimiento y efectúa

coordinaciones para la realización del evento:

Coordina con la unidad orgánica para definir el tema.

Presupuesta los gastos referidos a la contratación del ponente, material a otorgar y coffee break.

Separa el día programado para la utilización del auditorio. Elabora cronograma de actividades para la realización del curso de capacitación.

Elabora documento oficial y eleva expediente a la VIAC.

PROPUESTA

FIN

Eleva propuesta a jefatura.

Vicepresidente revisa y de ser conforme visa propuesta y dispone su ejecución.

CRONOGRAMA

En el día y hora programada se lleva a cabo la capacitación. A la culminación del mismo se elabora una evaluación de lo ejecutado.

(20)

PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-VIAC-02

PROPUESTA DE ESTADOS FINANCIEROS Y BALANCE ANUAL ANTE LA COMISIÓN ORGANIZADORA PARA SU APROBACIÓN Fecha: 12/08/2013

Vicepresidencia Académica (VIAC)

3. Objetivo:

Efectuar la propuesta de los estados financieros y balance anual ante la Comisión organizadora para su aprobación.

5. Base Legal:

Presentación de la propuesta

7. Requisitos:

No hay requisitos.

Vicepresidencia

Académica (VIAC) 01

- El Vicepresidente coordina con el Jefe de Contabilidad sobre las cuentas del Balance para explicar y/o revelar hechos o situaciones cuantificables que forman parte de los Estados Financieros, para una correcta interpretación de los mismos, en la sesión de Comisión Organizadora. - Junto con los responsables en el Módulo de Contabilidad

del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP), verifican y analizan cada rubro de las cuentas del Activo, Pasivo, Gastos e Ingresos. - En el día y hora programada en que se lleva a cabo la

sesión, se procede a explicar situaciones sobre el Saldo del Balance General y Saldo del Estado de Gestión.

- Se sustentan con las Notas a los Estados Financieros, se resuelven las preguntas planteadas por los miembros de la CO, con lo que se da por terminada la sesión.

05 días

(21)

UNIDAD ORGÁNICA: VICEPRESIDENCIA ACADÉMICA (VIAC)

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

PROPUESTA DE ESTADOS FINANCIEROS

Y BALANCE ANUAL ANTE LA COMISIÓN

ORGANIZADORA PARA SU APROBACIÓN

FLUJOGRAMA

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS

Vicepresidencia Académica (VIAC)

INICIO

FIN

El Vicepresidente coordina con el Jefe de Contabilidad sobre

las cuentas del Balance para explicar y/o revelar hechos o

situaciones cuantificables que forman parte de los Estados

Financieros, para una correcta interpretación de los mismos,

en la sesión de Comisión Organizadora.

Junto con los responsables en el Módulo de Contabilidad del

Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector

Público (SIAF-SP), verifican y analizan cada rubro de las

cuentas del Activo, Pasivo, Gastos e Ingresos.

En el día y hora programada en que se lleva a cabo la sesión,

se procede a explicar situaciones sobre el Saldo del Balance

General y Saldo del Estado de Gestión.

Se sustentan con las Notas a los Estados Financieros, se

resuelven las preguntas planteadas por los miembros de la

CO, con lo que se da por terminada la sesión.

(22)

2.3 VICEPRESIDENCIA

ADMINISTRATIVA (VIAD)



UNAJMA-VIAD-01: ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE ASISTENCIA Y ESTIMULO DE

LOS TRABAJADORES DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS

(23)

(*) El tiempo puede variar

PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-VIAD-01

ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE ASISTENCIA Y ESTIMULO DE LOS TRABAJADORES DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS

Fecha: 12/08/2013 Versión: 1.0

Página : 1 de 1 1. Órgano:

Vicepresidencia Administrativa (VIAD)

3. Objetivo:

Controlar los depósitos efectuados en el fondo de asistencia y estimulo.

5. Base Legal:

- El CAFAE con conformidad con el D.S Nº 006-75-PM-INAP, se constituye en base a los documentos por tardanzas, inasistencias y multas de carácter disciplinario impuesto a los docentes y administrativos cualquiera sea el régimen bajo el cual prestan servicio

-

7. Requisitos:

No hay requisitos.

Vicepresidencia Administrativa

(VIAD)

01

- Se solicita al Banco de la Nación la apertura de una cuenta, bajo la denominación fondo de asistencia y estimulo para los docentes y administrativos respectivamente de la UNAJMA Sub Cuentas:

 Descuentos por tardanzas e inasistencias aplicados a los docentes.

 Descuentos por tardanzas e inasistencias aplicados a los administrativos.

 Transferencias de premios honoríficos del personal docente y administrativo. 02 días Oficina de Presupuesto y Finanzas (OPF) 02

- El Tesorero deposita mensualmente a las subcuentas los montos de los descuentos y multas respectivas, y a la sub cuenta de premios honoríficos.

- Se da cuenta documentada de cada depósito, al Presidente del CAFAE.

- El docente o administrativo presenta solicitud para utilizar el fondo de asistencia y estimulo.

01 día (*)

CAFAE 03

- Se recepciona Solicitud y se evalúa en sesión ordinaria. - De cumplir con el propósito del CAFAE mediante votación

se aprueba dicha solicitud.

- Se otorga el cheque por el motivo de la solicitud recibida al solicitante.

01 día

(24)

UNIDAD ORGÁNICA:

VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA (VIAD)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE

ASISTENCIA Y ESTIMULO DE LOS

TRABAJADORES DOCENTES Y

ADMINISTRATIVOS

Vicepresidencia Administrativa (VIAD)

Oficina de Presupuesto y Finanzas (OPF)

CAFAE

FLUJOGRAMA

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS

INICIO

Se solicita al Banco de la Nación la apertura

de una cuenta, bajo la denominación fondo

de asistencia y estimulo para los docentes y

administrativos respectivamente de la

UNAJMA Sub Cuentas.

El Tesorero deposita mensualmente a las

subcuentas los montos de los descuentos y

multas respectivas, y a la sub cuenta de

premios honoríficos.

Se da cuenta documentada de cada

depósito, al Presidente del CAFAE.

SOLICITUD

FIN

Sub Cuentas:

Descuentos

por

tardanzas

e

inasistencias

aplicados

a

los

docentes.

Descuentos

por

tardanzas

e

inasistencias

aplicados

a

los

administrativos.

Transferencias

de

premios

honoríficos del personal docente y

administrativo.

El docente o administrativo presenta

solicitud para utilizar el fondo de asistencia y

estimulo.

Se recepciona Solicitud y se evalúa en sesión

ordinaria.

De cumplir con el propósito del CAFAE

mediante votación se aprueba dicha

solicitud.

Se otorga el cheque por el motivo de la

solicitud recibida al solicitante.

(25)

PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-VIAD-02

APROBACIÓN PARA EL INICIO DE CURSOS DE ACTUALIZACIÓN Fecha: 12/08/2013

Vicepresidencia Administrativa (VIAD)

3. Objetivo:

Actualizar los conocimientos y preparar a los participantes para que durante su desarrollo se proporcione conocimientos teóricos y prácticos.

5. Base Legal:

- Ley Universitaria Nº 23733.

-

7. Requisitos:

No hay requisitos.

UNAJMA /

Unidades Orgánicas 01

- La Dependencia solicita la viabilidad para establecer los lineamientos que deben aplicarse para los cursos de actualización. 05 días Oficina de Planificación y Autoevaluación (OPA) 02

- La Oficina de Planificación evalúa los citados cursos, si son concordantes con los lineamientos para la realización de los cursos de actualización autofinanciados.

01 día

Vicepresidencia Administrativa

(VIAD)

03

- El Vicepresidente Administrativo, mediante oficio indica que habiéndose analizado los documentos de la referencia con respecto al curso de actualización, se eleva a la Comisión Organizadora para su conocimiento.

01 día

Comisión

Organizadora 04

- Emite la Resolución de Comisión Organizadora con cargo a dar cuenta al Consejo Universitario oficializando la realización de los cursos.

05 días

(26)

UNIDAD ORGÁNICA:

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO:

Unidades Orgánicas

Oficina de Planificación y

Autoevaluación (OPA)

Vicepresidencia Administrativa

(VIAD)

Comisión Organizadora

FLUJOGRAMA

VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA (VIAD)

APROBACIÓN PARA EL INICIO DE CURSOS DE ACTUALIZACIÓN

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS (UNAJMA)

INICIO

La Oficina de Planificación

evalúa los citados cursos, si

son concordantes con los

lineamientos

para

la

realización de los cursos de

actualización

autofinanciados.

La Dependencia solicita la

viabilidad para establecer los

lineamientos

que

deben

aplicarse para los cursos de

actualización.

REQUERIMIENTO

FIN

El

Vicepresidente

Administrativo,

mediante

oficio indica que habiéndose

analizado los documentos de

la referencia con respecto al

curso de actualización, se

eleva

a

la

Comisión

Organizadora

para

su

conocimiento.

OFICIO

Emite la Resolución de

Comisión Organizadora con

cargo a dar cuenta al Consejo

Universitario oficializando la

realización de los cursos.

(27)

TITULO III

PROCEDIMIENTOS DEL ÓRGANO DE

CONTROL

3.1 ÓRGANO DE CONTROL INTERNO

(OCI)



UNAJMA-OCI-01: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL



UNAJMA-OCI-02: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS, EVALUACIÓN DE

CONTROL INTERNO Y OTROS

(28)

PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-OCI-01

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL Fecha: 12/08/2013

Órgano de Control Interno (OCI)

3. Objetivo:

Regular los procesos de formulación, evaluación del proyecto del plan anual, la aprobación y ejecución del mismo.

5. Base Legal:

- Ley N° 28716, Ley de Control Interno y sus modificatorias.

- Ley N° 277785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

- Resolución de Contraloría General N° 459‐2008‐CG, que aprueba el Reglamento de los Órganos de Control Institucional.

- Directivas Anuales de Lineamientos de Políticas para la Formulación de los Planes de Control de los Órganos del Sistema Nacional de Control.

Presentación del proyecto del Plan Anual de Control de la Institución

7. Requisitos:

a) Presentar el Proyecto del Plan Anual de Control de la Institución.

b) Emisión de directiva anual para la formulación y evaluación de los planes anuales de Control Institucional.

Contraloría de la

República 01

Aprueba la Directiva de formulación y Evaluación del Plan

Anual de Control 01 día

Órgano de Control

Interno (OCI) 02

- El Jefe de la Oficina y su personal, en función de su capacidad operativa y disposiciones para la programación de acciones y actividades de control, elabora el Proyecto del Plan Anual de Control

- Revisa e imprime el Proyecto del Plan Anual de Control y eleva a la Comisión Organizadora.

- La secretaria elabora el documento oficial, imprime y pasa a despacho para la firma correspondiente.

- El jefe de la OCI verifica y firma el documento. - La secretaria traslada el documento.

15 días

Comisión

Organizadora (CO) 03

- Recepciona expediente, sella cargo, registra y pasa a

(29)

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS 29 - Revisa la documentación al mínimo detalle.

- Visa y firma el Plan Anual de Control, documento que describe la planificación de las labores de control, a fin de garantizar los recursos presupuestales para la ejecución del Plan Anual de Control.

- Secretaria traslada el documento hacia la OCI. Órgano de Control

Interno (OCI) 04

- Recepciona documentación, sella cargo y registra.

- Se envía vía web del Proyecto del Plan Anual de Control a la Contraloría General de la República para su revisión.

01 día Contraloría de la

República 05

- Aprueba la Directiva de formulación y Evaluación del Plan

Anual de Control 01 día

(30)

UNIDAD ORGÁNICA: OFICINA DE CONTROL INTERNO (OCI)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

Órgano de Control Interno (OCI) Comisión Organizadora (CO) FLUJOGRAMA

Contraloría de la República

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS

INICIO

El Jefe de la Oficina y su personal, en función de su capacidad operativa y disposiciones para la programación de acciones y actividades de control, elabora el Proyecto del Plan Anual de Control.

El jefe de la OCI verifica y firma el documento. Aprueba la Directiva de Formulación y Evaluación del

Plan Anual de Control.

DIRECTIVA DE FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN

ANUAL DE CONTROL

DOCUMENTACIÓN

Revisa la documentación al mínimo detalle. Visa y firma el Plan Anual de Control, documento que describe la planificación de las labores de control, a fin de garantizar los recursos presupuestales para la ejecución del Plan Anual de Control.

Secretaria traslada el documento hacia la OCI. PLAN ANUAL DE

CONTROL OFICIO

Aprueba la Directiva de formulación y Evaluación del Plan Anual de Control.

FIN

Revisa e imprime el Proyecto del Plan Anual de Control y eleva a la Comisión Organizadora.

La secretaria elabora el documento oficial, imprime y pasa a despacho para la firma correspondiente.

Se envía vía web del Proyecto del Plan Anual de Control a la Contraloría General de la República para su revisión.

(31)

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE CONTROL Fecha: 12/08/2013

3. Objetivo:

Informar a la Contraloría General de la República, el grado de avance en la ejecución de las labores de control contenidas en el plan anual de control, así mismo, informar sobre realización de labores de control no planificación.

5. Base Legal:

Programación de actividades en el Plan Anual de Control.

7. Requisitos:

a) Presentar el informe de la evaluación del plan anual de control de los Órganos de Control Institucional que se emiten cada año por la Contraloría General de la República.

Auditor Encargado 01

Según la programación de actividades en el Plan Anual de Control el Jefe OCI dispone al encargado de la actividad de control para realizar la evaluación del Plan Anual de Control.

15 días

Órgano de Control

Interno (OCI) 02

- El Jefe de la Oficina supervisa la labor realizada del auditor encargado

- Autoriza el ingreso al Sistema de Control Gubernamental y su posterior envío vía web a la Contraloría General de la República.

- Emite el Informe Final de la Evaluación

- Suscribe el documento y gestiona la firma del auditor encargado para remitirlo juntamente con los formatos validados en el Sistema de Control Gubernamental a la Oficina Regional de Control.

02 días

Auditor Encargado 03 Presencia el proceso de presentación de propuestas y

suscribe el Acta como veedor. 01 día

(32)

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS 32 UNIDAD ORGÁNICA: OFICINA DE CONTROL INTERNO (OCI)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

Órgano de Control Interno (OCI)

1= Oficina Regional de Control (Inf. Final de Evaluación + Formatos) 2= Arch. OCI (Informe Final)

3= Arch. Auditoría (Informe Final) FLUJOGRAMA

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS Auditor Encargado

1= Arch. Auditoría (Acta) 2= Arch. OCI (Acta)

INICIO

El Jefe de la Oficina supervisa la labor realizada del auditor encargado.

Según la programación de actividades en el Plan Anual de Control el Jefe OCI dispone al encargado de la actividad de control para realizar la evaluación del Plan Anual de Control.

Autoriza el ingreso al Sistema de Control Gubernamental y su posterior envío vía web a la Contraloría General de la República.

Suscribe el documento y gestiona la firma del auditor encargado para remitirlo juntamente con los formatos validados en el Sistema de Control Gubernamental a la Oficina Regional de Control. Presencia el proceso de presentación de propuestas y

suscribe el Acta como veedor.

2 ACTA FIN 2 2 1

Emite el Informe Final de la Evaluación.

FORMATOS VALIDADOS 3 2 INFORME FINAL DE LA EVALUACIÓN 1 Ingresa al Sistema de Control Gubernamental y envía información la Contraloría General de

(33)

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS, EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Y OTROS

Fecha: 12/08/2013 Versión: 1.0

3. Objetivo:

Ejercer el control posterior a los actos y operaciones de la entidad sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del plan anual de control. Así mismo se efectúa el seguimiento de las medidas correctivas que implemente la entidad como resultado de sus labores de control comprobando y calificando la materialización efectiva conforme a las disposiciones de la materia.

5. Base Legal:

- Ley 27815 del Código de Ética de la Función Pública y sus modificatorias.

- Directivas Anuales de Lineamientos de Políticas para la Formulación de los Planes de Control de los Órganos del Sistema Nacional de Control.

- Directiva Nº 002-2009-CG/CA R.C.Nº 094-2009-CG y sus modificatorias

Incorporación del Plan Anual de Control.

7. Requisitos:

a) El veedor debe ser un personal del OCI debidamente acreditado por su Jefe inmediato y debe contar con el documento de acreditación y utilizar en las actas el sello de veedurías dispuesto por la Contraloría.

Órgano de Control

Interno (OCI) 01

- Incorpora en el Plan Anual de Control las actividades de control dispone que el auditor encargado realice la actividad de control según lo programado.

15 días

Auditor 02 - Planifica, programa y ejecuta la actividad de control y emite informe.

Según plan de Trabajo Órgano de Control

Interno (OCI) 03

- Supervisará las acciones desarrolladas por el auditor

encargado así como el informe emitido. 02 días Auditor 04 - Ingresa al sistema de control gubernamental el informe

(34)

** El tiempo puede variar dependiendo de la planificación, programación y ejecución de

Control.

Órgano de Control

Interno (OCI) 05

- Emite documento para la Oficina Regional de Contraloría

y el Titular remitiendo el Informe de la actividad. 01 día Comisión

Organizadora (CO) 06 - Dispone la implementación de las recomendaciones plasmadas en el Informe de OCI. 01 día

DURACIÓN 20 días

(35)

UNIDAD ORGÁNICA:

OFICINA DE CONTROL INTERNO (OCI)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS

CORRECTIVAS, EVALUACIÓN DE

CONTROL INTERNO Y OTROS

Auditor Encargado

Órgano de Control Interno (OCI)

Comisión Organizadora (CO)

FLUJOGRAMA

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS

INICIO

Planifica, programa y ejecuta la actividad

de control y emite informe.

Incorpora en el Plan Anual de Control las

actividades de control dispone que el

auditor encargado realice la actividad de

control según lo programado.

PLAN ANUAL DE

CONTROL

Ingresa al sistema de control gubernamental

el informe de la actividad.

FIN

Se envía vía web del Proyecto del Plan

Anual de Control a la Contraloría General

de la República para su revisión.

Emite documento para la Oficina Regional

de Contraloría y el Titular remitiendo el

Informe de la actividad.

INFORME

Supervisará las acciones desarrolladas por

el auditor encargado así como el informe

emitido.

Informe de la

actividad.

Plan Anual de

Control

(36)

TITULO IV

PROCEDIMIENTOS DE LOS ÓRGANOS

DE ASESORAMIENTO

4.1 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA

(OAJ)

(37)

PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-OAJ-01

RECURSO IMPUGNATORIO DE RECONSIDERACIÓN Fecha: 12/08/2013

Oficina de Asesoría Jurídica (OAJ)

3. Objetivo:

El Recurso de Reconsideración tiene como objetivo revocar una decisión controvertida que se presenta ante la misma autoridad emisora adjuntando una nueva prueba instrumental.

5. Base Legal:

- Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

El Administrado presenta recurso ante una decisión que considera controvertida en Trámite Documentario, dentro de los quince (15) días de haber sido notificada la Resolución Impugnada.

7. Requisitos:

a) Escrito refrendado por Letrado en Derecho. b) Nueva prueba instrumental.

c) Copia de simple del DNI

NOTA:

El término de la interposición de los recursos es de quince (15) días perentorios y deberán resolverse en el plazo de treinta (30) días.

Administrado 01 - Presenta en Trámite Documentario el Recurso de

Reconsideración. 05 min.

Trámite

Documentario (TD) 02

- Recepciona expediente verifica los requisitos, coloca sello de recepción y foliación por la cantidad de hojas ingresadas.

- Registra documentación, imprime hoja de envío y adjunta. - Traslada documentación a la Comisión Organizadora.

30 min.

Comisión

- Recepciona documentación, registra y pasa a despacho. - Toma conocimiento de lo solicitado y deriva a la Oficina

de Asesoría Jurídica.

- Secretaria descarga y traslada documentación.

01 hora

Oficina de Asesoría Jurídica (OAJ) 04

- Recepciona documentación, registra y pasa a despacho. - Toma conocimiento y designa al profesional responsable

para que resuelva el recurso.

(38)

(*) El tiempo varía dependiendo la complejidad del caso. El recurso deberá resolverse

en el plazo de 30 días, según lo indicado en la Ley N° 27444, Ley del procedimiento

Administrativo General.

- Profesional responsable toma conocimiento y con toda la información obtenida procede a evaluar.

- Estudia los fundamentos de hecho y derecho, y elabora el informe legal que resuelve el recurso impugnativo. - Elabora Proyecto de Resolución.

- Arma expediente y lo traslada a jefatura.

- Jefe revisa y si es conforme firma el informe y visa el Proyecto de Resolución.

- Secretaria eleva documentación a la CO.

Comisión

- Recepciona documentación y pasa a despacho.

- Director revisa y de no haber observaciones procede a la visación y firma de la documentación.

- Secretaría lleva Resolución a Trámite Documentario para su numeración.

01 día

Comisión

- Coloca número a Resolución y distribuye documentación a órganos involucrados.

- Notifica con la documentación al Administrado.

01 día DURACIÓN 02 días 01 hora 30 min. (*)

(39)

UNIDAD ORGÁNICA:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Trámite Documentario (TD) Comisión Organizadora (CO) Oficina de Asesoría Jurídica (OAJ)

1= Arch. OAJ (Informe Legal) 1= Arch. CO 3= Arch. TD 2= CO (Inf. Legal + Expediente + Acto Resolutivo) 2= Arch. OAJ 4= Arch. Administrado

FLUJOGRAMA

ADMINISTRADO

OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA (OAJ)

RECURSO IMPUGNATORIO DE RECONSIDERACIÓN

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS

INICIO

Recepciona expediente verifica los requisitos, coloca sello de recepción y foliación por la cantidad de hojas ingresadas.

Registra documentación, imprime hoja de envío y adjunta.

Traslada documentación la Comisión Organizadora. Presenta en Trámite Documentario el Recurso de

Reconsideración.

EXPEDIENTE

Toma conocimiento y designa al profesional responsable para que resuelva el recurso.

Profesional responsable toma conocimiento y con toda

1

DOCUMENTACIÓN

Toma conocimiento de lo solicitado y deriva a la Oficina de Asesoría Jurídica.

Secretaria descarga y traslada documentación. EXPEDIENTE HOJA DE ENVÍO EXPEDIENTE 2 1 INFORME LEGAL

Estudia los fundamentos de hecho y derecho, y elabora el informe legal que resuelve el recurso impugnativo.

Elabora Proyecto de Resolución, arma expediente y lo traslada a jefatura.

Recepciona informe, proyecto de resolución y pasa a despacho.

Director toma conocimiento y evalúa.

Firma Acto Resolutivo.

Secretaría lleva Resolución a Trámite Documentario para su numeración.

Envía con el courrier la documentación al Administrado. Coloca número a Resolución y distribuye documentación a órganos involucrados.

4 2 3 2 PROYECTO DE RESOLUCIÓN FIN 2 DOCUMENTACIÓN

Jefe revisa y si es conforme firma el informe y visa el Proyecto de Resolución.

Secretaria eleva documentación a la Comisión Organizadora. ¿Es conforme? sí no A 4 3 2 PROYECTO DE RESOLUCIÓN 4 3 2 PROYECTO DE RESOLUCIÓN A

(40)

4.2 OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y

AUTOEVALUACIÓN (OPA)



UNAJMA-OPA-01: ASIGNACION DE CALENDARIOS DE COMPROMISOS



UNAJMA-OPA-02: FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO

INSTITUCIONAL (POI)



UNAJMA-OPA-03:

ELABORACIÓN

DE

LA

PROGRAMACIÓN

ANUAL

DE

REQUERIMIENTOS RO Y RDR



UNAJMA-OPA-04: FORMULACION Y/O ACTUALIZACIÓN DEL TEXTO UNICO DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ‐ TUPA



UNAJMA-OPA-05: ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)



UNAJMA-OPA-06: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL CUADRO PARA ASIGNACION

DE PERSONAL – CAP

(41)

PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-OPA-01

ASIGNACION DE CALENDARIOS DE COMPROMISOS Fecha: 12/08/2013

Oficina de Planificación y Autoevaluación (OPA)

3. Objetivo:

Autorizar, a la dependencia solicitante, los egresos a ejecutar en un mes determinado, mediante el calendario de compromisos trimestralizado y/o adicional.

5. Base Legal:

- Ley Nº 29289 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal en ejercicio.

Elaboración de Calendarios de Compromiso.

7. Requisitos:

Para CALENDARIOS TRIMESTRALIZADOS

a) POI y Programación Anual de requerimientos, para lo cual la dependencia solicitante debe haber presentado sus requerimientos.

Para CALENDARIOS ADICIONALES

b) Oficio solicitando adicional de calendario

ASIGNACIÓN DE CALENDARIOS TRIMESTRALIZADOS

Oficina de Planificación y Autoevaluación

(OPA)

01

- Los profesionales especializados elaboran los calendarios de compromisos trimestralizados en base al POI y a la Programación Anual de Requerimientos de RO y RDR, e impresión por duplicado.

- Aprobación por parte del Jefe de la Oficina de Planificación y Autoevaluación.

- Gestiona la aprobación del Calendario de Compromisos Trimestral Mensualizado.

- Al siguiente día es distribuida copia a todas las dependencias de la Universidad y a las Oficinas Administrativas ejecutoras, según sea el caso para su ejecución.

- Asimismo se remiten uno de los originales de c/u de las Notas de Calendarios Trimestralizado a la Unidad de Abastecimiento de la Oficina de Logística y Patrimonio.

(*)

(42)

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS 42 (*) El tiempo puede variar.

Unidades Orgánicas 01

- La dependencia elabora oficio solicitando al Jefe de OPLA: • Adicional de Calendario de Compromisos

• Modificación de Calendario de Compromisos • Reprogramación de Calendario de Compromisos

- Detalla brevemente las razones de la solicitud indicando: la dependencia a la que será asignada el gasto, el clasificador de gasto, el concepto de gasto, el monto estimado y el fondo que será afectado, por cada requerimiento. 01 día Oficina de Planificación y Autoevaluación (OPA) 02

- Recepciona documentación, registra y pasa a despacho. - Autorización de asignación de calendario mediante

proveído

- Elaboración de calendario adicional de compromisos, y asignación en función al cumplimiento de metas y a la disponibilidad de recursos (en el caso de RO se verá la disponibilidad de recursos en la programación en SIAF y en caso de RDR de acuerdo a los Estados de Cuenta remitidos por Tesorería).

- Distribución de copia de Calendarios Adicionales de Compromisos a las dependencias ejecutoras.

05 días

DURACIÓN 06 días

(43)

UNIDAD ORGÁNICA: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FLUJOGRAMA

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN (OPA) ASIGNACION DE CALENDARIOS DE COMPROMISOS UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS

Unidades Orgánicas Oficina de Planificación y Autoevaluación (OPA) ASIGNACIÓN DE CALENDARIOS TRIMESTRALIZADOS

ASIGNACION DE CALENDARIOS ADICIONALES DE COMPROMISOS

2= Arch. OPA (Oficio + Documentación) 1= Arch. Unidad Orgánica (Oficio)

INICIO

Los profesionales especializados elaboran los calendarios de compromisos trimestralizados en base al POI y a la Programación Anual de Requerimientos de RO y RDR.

CALENDARIOS DE COMPROMISOS

Aprobación por parte del Jefe de la Oficina de Planificación y Autoevaluación. Gestiona la aprobación del Calendario de Compromisos Trimestral Mensualizado.

Al siguiente día es distribuida copia a todas las dependencias de la Universidad y a las Oficinas Administrativas ejecutoras, según sea el caso para su ejecución.

Calendario de Compromisos Trimestral

Mensualizado

Asimismo se remiten uno de los originales de c/u de las Notas de Calendarios Trimestralizado a la Unidad de Abastecimiento de la Oficina de Logística y Patrimonio.

FIN

INICIO

La dependencia elabora oficio solicitando al Jefe de OPLA:

• Adicional de Calendario de Compromisos • Modificación de Calendario de Compromisos • Reprogramación de Calendario de Compromisos

Detalla brevemente las razones de la solicitud indicando: la dependencia a la que será asignada el gasto, el clasificador de gasto, el concepto de gasto, el monto estimado y el fondo que será afectado, por cada requerimiento.

DOCUMENTACIÓN 2 OFICIO

1

Recepciona documentación, registra y pasa a despacho. Autoriza la asignación de calendario mediante proveído. Elaboración de calendario adicional de compromisos, y asignación en función al cumplimiento de metas y a la disponibilidad de recursos (en el caso de RO se verá la disponibilidad de recursos en la programación en SIAF y en caso de RDR de acuerdo a los Estados de Cuenta remitidos por Tesorería).

Distribución de copia de Calendarios Adicionales de Compromisos a las dependencias ejecutoras.

Calendarios Adicionales de Compromisos

FIN 1

(44)

PROCEDIMIENTO Código: UNAJMA-OPA-02

FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)

Fecha: 12/08/2013 Versión: 1.0

Oficina de Planificación y Autoevaluación (OPA)

3. Objetivo:

Elaborar un instrumento de gestión institucional que consolide y permita medir el avance de las principales actividades académicas y administrativas desarrolladas por las Facultades, Oficinas y Centros Descentralizados, orientados a la consecución de los resultados y metas institucionales previstas, y que permita la evaluación y control de los resultados alcanzados.

5. Base Legal:

- Ley Nº 29289 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal en ejercicio. - Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

- Resolución Directoral Nº 027-2007-EF-76.01 Aprueba la Directiva Nº 010-2007.EF-76.01 Directiva para la Programación y Formulación del Presupuesto de los Programas Estratégicos en el marco del Presupuesto por Resultados.

- Resolución Jefatural Nº 003-94-INAP/DNR que aprueba la Directiva Nº 002-94-INAP/DNR Normas para la Orientación, formulación, aplicación, evaluación y actualización del Plan de Trabajo Institucional correspondientes a las Entidades de la Administración Pública.

El jefe de la OPA designa a un responsable.

7. Requisitos:

No hay requisitos para iniciar el procedimiento.

Oficina de Planificación y Autoevaluación

(OPA)

01

- El Jefe de OPLA designa un responsable quien formulará el POI. Asimismo se remiten copia de las Notas de Calendarios Trimestralizado a la Unidad de Abastecimiento de la Oficina de Logística y Patrimonio. - Elaboración de informe y formatos usados para la

Formulación del POI (en formato digital) para c/u de las dependencias de la Universidad.

- Elaboración y distribución de los oficios circulares para las unidades académicas y administrativas, adjuntando los formatos (en CD) para la elaboración del POI, e indicando el cronograma de sesiones de trabajo conjuntas con las dependencias y el plazo de entrega.

(45)

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS 45 Unidades Orgánicas 02

- El personal realiza las sesiones de trabajo de acuerdo al cronograma; para orientarse y asesorarse. A la culminación remito el Plan Operativo de su Unidad Orgánica. 05 días Oficina de Planificación y Autoevaluación (OPA) 03

- Se realiza el análisis, ajustes y consolidación de la información, obteniendo como resultado el Proyecto de Plan Operativo Institucional.

- Se eleva el Proyecto del Plan Operativo Institucional a la Comisión Organizadora para su aprobación mediante Resolución.

03 días