MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

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CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

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Presentación

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I

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad con

una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzana

espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle las

actividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientos de la

Unidad Administrativa, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se da

cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección General

de Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*Organigrama, muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.

*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de

flujo de cada procedimiento.

*Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica

(diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Unidad Administrativa.

a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollan

las actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,

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Presentación

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I

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad con

una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzana

espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle las

actividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientos de la

Unidad Administrativa, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se da

cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección General

de Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*Organigrama, muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.

*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de

flujo de cada procedimiento.

*Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica

(diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Unidad Administrativa.

a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollan

las actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,

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Organigrama

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II

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL FINANCIERO DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE INFORMATICA UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS OFICINA DE NOMINA OFICINA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS OFICINA DE ADQUISICIONES OFICINA DE TRANSPORTES OFICINA DE DESARROLLO DE APLICACIONES OFICINA DE INFORMACION Y DISEÑO OFICINA DE SOPORTE TECNICO ENLACES ADMINISTRATIVOS

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Simbología

í

III

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Terminal

Indica el inicio y término del procedimiento.

Operación

Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con

excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa

Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o

alternativas (preguntas o verificación de decisiones).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere

o salga del procedimiento.

Archivo permanente

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informático

Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Conector de actividad

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con

otra parte lejana del mismo.

Dirección de flujo o líneas de unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las

distintas operación.

Aclaración

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del

procedimiento.

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Simbología

í

III

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Disquete

Representa la acción de respaldar la información generada en el

procedimiento en una unidad mágnetica.

Disco compacto

Representa la acción de respaldar la información generada en el

procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Preparación o conector de procedimiento

Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin

para poder continuar el descrito.

Dirección de flujo de actividades simultáneas

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más

actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Conector de página

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con

otra página del mismo.

Objeto

Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del

procedimiento.

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í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos IV

DESCRIPCIONES DE

PROCEDIMIENTOS

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Procedimiento

Normas

Elaboración Autorización

Autorización

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Sept./2003

Unidad

Administrativa Contralor General Dirección General de Desarrollo Administrativo UA/DI 1 Sept./2003 Nombre:

Mantenimiento de Sistemas. Objetivo: Frecuencia:

Eventual.

La Solicitud de Mantenimiento de Sistemas se recibirá de las áreas de la Contraloría General por escrito o vía telefonica; asi mismo deberá ser registrada en el formato de Control de

acti-vidades en el Departamento de Informática.

El tiempo de modificación del Sistema Informático dependerá de la cantidad y complejidad de los procesos a actualizar.

El Departamento de Informática proporcionará la capacitación al personal usuario sobre las adecuaciones realizadas al Sistema Informático.

L a a c t u a l i z a c i ó n d e S i s t e m a s I n f o r m á t i c o s s e r e a l i z a r á c o n b a s e e n l a i n f o r m a c i ó n q u e proporcionan las áreas usuarias del mismo, a través de entrevistas con el personal involucrado. El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Departa-mento de Informática como área responsable de su elaboración, por las iniciales de la Oficina de Desarrollo de Sistemas, iniciales de documentación y objetivo que cumple en el Manteni-miento y Documentación de Sistemas, por lo que se explica a continuación:

-

El Formato INF-DS-DOC-MIT es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documentación-Minuta de Trabajo.

- El Formato INF-DS-DOC-OBJ es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documentación-Objetivo del Sistema.

- El Formato INF-DS-DOC-ALB es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documentación-Alcances-Beneficios.

- El Formato INF-DS-DOC-DFP es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documentacón-Diagrama de Flujo de Procesos.

Atender las necesidades de actualización de los sistemas en funcionamiento en las diversas áreas de la Contraloría General, a manera de estar a corde a las necesidades y requerimientos de procesamiento de información actuales.

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Normas

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UA/DI 2

- El Formato INF-DS-DOC-DMP es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Descripción de Métodos y Porcedimientos.

- El Formato INF-DS-DOC-DJM es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Diagrama Jerárquico de Módulos.

- El Formato INF-DS-DOC-DIT es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Dicionario de Tablas.

- El Formato INF-DS-DOC-DID es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Dicionario de Datos.

- El Formato INF-DS-DOC-DIR es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Diagrama de Relaciones.

- El Formato INF-DS-DOC-DFD es relativo a Informática-Desarrollo del Sistema-Documenta-ción-Diagrama de Flujo de Datos.

- El Formato INF-DS-DOC-E/S es relativo a Entradas y Salidas del Sistema.

- El Formato INF-DS-MAN-USU es relativo a Informática-Desarrollo del Sistema-Manual del Usuario.

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CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UA/DI 3

Area

Actividad

Descripción

3

Recibe de las áreas de la Contraloría General, la solicitud para adecuar los Sistemas Informáticos de acuerdo a sus necesidades actuales en el mane-jo de datos.

Completa el formato Solicitud de control de actividades en original, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de atención.

Acude a las áreas de la Contraloría General que solicitan adecuaciones a los Sistemas Informáticos y realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar información que permita determinar las necesidades.

Completa el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos, establece compromisos y solicita al área la Documentación adicional necesaria que permita recopilar información para realizar las modificaciones al Sistema Informático.

Recaba firma del titular del área solicitante de la Contraloría General en el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos.

Entrega al área solicitante de la Contraloría General el formato

INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de manera

cronológica permanente.

Recibe del área de la Contraloría General solicitante la Documentación

adicional y la analiza para obtener mayor información.

Completa, en su caso los formatos INF-DS-DOC-OBJ e INF-DS-DOC-ALB, ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios del Sistema Informático de acuerdo a las necesidades actuales del área de la Contraloría General.

Complementa el diagrama de flujo de procesos en el formato

INF-DS-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida de

información que requiera el Sistema Informático.

Complementa la descripción de métodos y procedimientos en el formato

INF-DS-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la información

que permita modificar o dar mantenimiento al Sistema Informático.

Complementa el diagrama jerárquico de módulos en el formato

INF-DS-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerárquica del Sistema

Infomático modificado.

Complementa el diccionario de tablas en el formato INF-DS-DOC-DIT en original, para modificar la base de datos del Sistema Informático.

Complementa el diccionario de datos de cada una de las tablas en el forma-to INF-DS-DOC-DID en original, para complementar de acuerdo a las modi-ficaciones la nueva base de datos.

Departamento de Informática 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

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CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UA/DI 4

Area

Actividad

Descripción

Complementa el diagrama de relaciones en el formato INF-DS-DOC-DIR en original, para determinar la conexión que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informático en modificación o mantenimiento. Complementa el diagrama de flujo de datos en el formato

INF-DS-DOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de las modificaciones

o mantenimiento de los datos del Sistema Informático.

Complementa el formato INF-DS-DOC-E/S y determina las fuentes y pro-ductos del Sistema Informático en mantenimiento.

Realiza la modificación, el mantenimiento y la programación del Sistema Informático.

Realiza pruebas de funcionalidad y operación del Sistema Informático y verifica su correcto arranque y funcionamiento.

¿Existen fallas en el Sistema? En caso de existir fallas:

Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Sistema Informático.

Continúa con la actividad número 18. En caso de no existir fallas:

Complementa el Manual del usuario en dos tantos, detallando el proce-dimiento y generalidades para la operación del Sistema Informático. Presenta al área de la Contraloría General solicitante, el Sistema Informático modificado e instruye a los usuarios sobre el funcionamiento del mismo, además entrega un tanto del Manual del usuario.

Archiva de manera cronólógica permanente en expediente la documenta-ción técnica del Sistema los formatos en original siguientes:

-INF-DS-DOC-OBJ -INF-DS-DOC-ALB -INF-DS-DOC-DFP -INF-DS-DOC-DMP -INF-DS-DOC-DJM -INF-DS-DOC-DIT -INF-DS-DOC-DID -INF-DS-DOC-DIR -INF-DS-DOC-DFD -INF-DS-DOC-E/S -INF-DS-MAN-USU

-Manual del Usuario, en un tanto.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. Departamento de Informática 14 15 16 17 18 18A 19 20 21

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UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA MANTENIMIENTO DE SISTEMAS MANTENIMIENTO DE SISTEMAS INF-DS-DOC-ALB O INF-DS-DOC-MIT 2T DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA INICIO COMPLETA Y SOLICITA INF-DS-DOC-MIT 2T AREAS DE LA CONTRALORIA GENERAL RECIBE SOLICITUD ACUDE Y REALIZA ENTREVISTA RECABA FIRMA TITULAR DEL AREA

SOLICITANTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DOCUMENTACION ADICIONAL RECIBE Y ANALIZA AREA DE LA CONTRALORIA GENERAL SOLICITANTE INF-DS-DOC-OBJ O COMPLETA INF-DS-DOC-DFP O ELABORA DIAGRAMA INF-DS-DOC-DMP O ELABORA DESCRIPCION INF-DS-DOC-DJM O ELABORA DIAGRAMA INF-DS-DOC-DIT O ELABORA DICCIONARIO DE TABLAS INF-DS-DOC-DID O ELABORA DICCIONARIO DE DATOS INF-DS-DOC-DIR O ELABORA DIAGRAMA DE RELACIONES INF-DS-DOC-DFD O ELABORA DIAGRAMA INF-DS-DOC-EIS O ELABORA Y DETERMINA T T AREA SOLICITANTE DE LA CONTRALORIA GENERAL 1 SOLICITUD DE CONTROL DE ACTIVIDADES O COMPLETA Y ESTABLECE PERIODO AREAS DE LA CONTRALORIA GENERAL ENTREGA INF-DS-DOC-MIT C

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UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA MANTENIMIENTO DE SISTEMAS MANTENIMIENTO DE SISTEMAS O O 1 FIN ARCHIVA C REALIZA PRUEBAS Y VERIFICA SISTEMA INFORMATICO ¿EXISTEN FALLAS EN EL SISTEMA? SI NO CORRIGE FALLAS SISTEMA INFORMATICO 1 1 DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA O O O O O O O O INF-DS-DOC-OBJ INF-DS-DOC-ALB INF-DS-DOC-DFP INF-DS-DOC-DMP INF-DS-DOC-DJM INF-DS-DOC-DIT INF-DS-DOC-DID INF-DS-DOC-DIR INF-DS-DOC-DFD INF-DS-DOC-E/S COMPLEMENTA INF-DS-MAN-USU O MANUAL DEL USUARIO PRESENTA Y ENTREGA SISTEMA INFORMATICO AREA DE LA CONTRALORIA GENERAL MANUAL DEL USUARIO T REALIZA MODIFICACION, MANTENIMIENTO Y PROGRAMACION SISTEMA INFORMATICO 2T MANUAL DEL USUARIO T

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Procedimiento

Normas

Autorización

Fecha Elaboró Revisó

Manual de Procedimientos Autorizó

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Sept./2003 Unidad

Desarrollo de Sistemas. Objetivo: Frecuencia:

Eventual.

Las solicitudes para el análisis, diseño y desarrollo de sistemas de las áreas de la Contraloría General, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presen-tarse por escrito o vía telefónica en el Departamento de Informática.

E l t i e m p o d e l a e n t r e g a d e l S i s t e m a I n f o r m á t i c o a l a s á r e a s d e l a C o n t r a l o r í a G e n e r a l , dependerá de la complejidad del sistema a desarrollar.

El Departamento de Informática proporcionará a los usuarios del Sistema, la capacitación ne-cesaria, a fin de que se aproveche a su máxima capacidad.

El lenguaje de programación que se utilizará para elaborar el Sistema Informático será Access o Visual Basic, de acuerdo a las necesidades que se requieran para el desarrollo del mismo. El Departamento de Informática proporcionará mantenimiento y asesoría técnica permanente sobre los Sistemas Informáticos que se desarrollen para las areas de la Contraloría General. E l d e s a r r o l l o d e S i s t e m a s I n f o r m á t i c o s s e r e a l i z a r á c o n b a s e e n l a i n f o r m a c i ó n q u e proporcionen las áreas de trabajo a través de entrevistas con el personal usuario, además de considerar los documentos tales como cuestionarios, cédulas, tarjetas y formatos.

El área de trabajo solicitante será responsable de proporcionar la información para el desarrollo d e S i s t e m a s I n f o r m á t i c o s , c o n a p e g o a l m a r c o n o r m a t i v o q u e c o r r e s p o n d a a l p r o c e s o a desarrollar.

Atender las necesidades para el manejo de la información que las áreas de la Contraloría General requieran, implementando sistemas informáticos que permitan emitir informes oportunos para la toma de decisiones.

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Normas

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UA/DI 8

El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Depar-tamento de Informática como área responsable de su elaboración, por las iniciales de la Ofici-na de Desarrollo de Sistemas, iniciales de Documentación y objetivo que cumple en el Desa-rrollo y Documentación de Sistemas, por lo que se explican a continuación:

-

El Formato INF-DS-DOC-MIT es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Minuta de Trabajo.

- El Formato INF-DS-DOC-OBJ es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Objetivo del Sistema.

- El Formato INF-DS-DOC-ALB es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Alcances-Beneficios.

- El Formato INF-DS-DOC-DFP es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Diagrama de Flujo de Procesos.