CÓDIGO DE ÉTICA POLÍTICA

Texto completo

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Código de Ética V.2 aprobado por la Junta Directiva de Reforestadora de la Costa S.A.S. el 8 de noviembre de 2017

CÓDIGO DE ÉTICA

El objetivo del Código de Ética de REFORESTADORA DE LA COSTA S.A.S., es trazar las pautas generales de comportamiento que deben mantener sus colaboradores, de manera que sus actuaciones se ajusten a los valores corporativos, a las obligaciones asumidas en virtud de la relación laboral y a los principios éticos indispensables para asegurar la transparencia en las relaciones internas, con terceros y con la sociedad.

El Código reúne un conjunto de normas que deben regir en el trabajo y las cuales aplican a todos los que formamos parte de la empresa, sin excepción alguna. Además, terceras partes, como consultores, agentes o contratistas independientes deberán cumplir igualmente con el código siempre que actúen en representación de REFORESTADORA DE LA COSTA S.A.S.

En REFORESTADORA DE LA COSTA S.A.S., nos esforzamos por ser ciudadanos corporativos responsables, contribuyendo de forma positiva en nuestras relaciones con los principales grupos de intereses en nuestra empresa, incluidas las comunidades en las que trabajamos y vivimos, además con nuestros clientes, proveedores, empleados y accionistas.

POLÍTICA

REFORESTADORA DE LA COSTA S.A.S. entiende el comportamiento ético como la única manera de actuar en busca de los objetivos corporativos. Por ello, la actuación de sus colaboradores en las relaciones con sus grupos de interés y en el cumplimiento de las responsabilidades que se les asignen se enmarcará bajo los principios de justicia, equidad, respeto, confianza, transparencia y competencia leal.

REFORESTADORA DE LA COSTA S.A.S. tiene cero tolerancia frente a cualquier conducta que pueda considerarse soborno o que sea de alguna manera corrupta, y está comprometida con la lucha frente al lavado de activos y financiación del terrorismo. Por esa razón cuenta con una Política Anticorrupción y Antisoborno y un Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo –SARLAFT–, que son aplicados conjuntamente y de manera complementaria con el Código de Ética.

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Código de Ética V.2 aprobado por la Junta Directiva de Reforestadora de la Costa S.A.S. el 8 de noviembre de 2017

VALORES CORPORATIVOS:

 Justicia: Respetamos la verdad y ponemos en práctica el derecho que asiste a toda persona en REFOCOSTA a que cada individuo le sea reconocido lo que le corresponde o por derecho le asista, así como también las consecuencias de su comportamiento

 Equidad: En REFOCOSTA creamos condiciones que garantizan la inclusión social, generando así un mayor bienestar integral para la comunidad. Consagramos la igualdad de derechos y oportunidades para todos, sin distinción de género, raza, nacionalidad, religión, condición social u opinión política

 Respeto: En REFOCOSTA valoramos, escuchamos y entendemos a los demás como seres humanos, buscando armonía en las relaciones interpersonales, laborales y comerciales, impulsando un vínculo estrecho con nuestros grupos de interés.

 Confianza: Construimos y generamos un sentimiento de credibilidad en todas nuestras actuaciones con los grupos de interés, lo cual permite mantener relaciones sólidas y duraderas. La honestidad y la ética son esenciales en el día a día de REFOCOSTA.

 Transparencia: Es nuestro deber mantener en condiciones claras la información de las operaciones que se llevan a cabo en REFOCOSTA, generando tranquilidad y compromiso con nuestros clientes, colaboradores, junta directiva, entidades de control y la comunidad en general.

 Competencia Leal: REFOCOSTA rechaza cualquier actuación que suponga el ejercicio de prácticas de competencia desleal y se compromete a velar por el cumplimiento de las leyes y normas aplicables en el territorio nacional.

MANEJO Y USO DE LA INFORMACION:

 Guardar estricta reserva de información de productos, servicios, procedimientos y cualquier otra materia que se llegue a conocer como resultado de nuestro trabajo y cuyo conocimiento por terceros ajenos a la empresa pudiera perjudicar su competitividad o afectar su patrimonio.

 Respetar y hacer respetar los acuerdos de confidencialidad suscritos con los contratistas, proveedores y clientes.

 Suministrar información veraz y oportuna que refleje la realidad de la compañía, tanto a las áreas internas como a los entes de control externos que la soliciten, de acuerdo con las directrices internas y dentro del marco legal vigente.

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Código de Ética V.2 aprobado por la Junta Directiva de Reforestadora de la Costa S.A.S. el 8 de noviembre de 2017

 Guardar reserva en relación con la información confidencial que llegue a su conocimiento en razón de su cargo o su vinculación laboral. No podemos obtener ventajas, ganancias ni evitar pérdidas personales mediante su utilización, ya sea directa o indirectamente, o para beneficio propio o ajeno.

 Tener siempre presente que la utilización o divulgación de la información que maneja, puede poner en riesgo el buen nombre, la seguridad o la integridad de Directivos, Compañeros y/ o de la Compañía.

 Guardar estricta reserva con la información contenida en archivos físicos y electrónicos y en documentos a cargo en razón del desempeño de nuestras funciones.

RELACION CON LOS CLIENTES:

 Si algún trabajador tiene relaciones personales, de parentesco o de amistad con clientes, competidores u otros con quienes debe relacionarse en su condición de trabajador de la empresa, lo pondrá en conocimiento de la Gerencia respectiva.

 Los colaboradores que atienden a clientes deben ofrecerles un trato equitativo y honesto en cada transacción, proporcionando los productos y servicios que les competen con la mayor calidad y oportunidad a su alcance.

 Se debe prestar una atención suficiente al cliente antes, durante y después de la venta. Incluso si esta no llegase a completarse.

 La información de los clientes y proveedores es confidencial, por lo que queda estrictamente prohibido dar a conocer información de los mismos.

 No podrá otorgarse descuentos a los clientes ni cambiarse las condiciones de comercialización sin contar con la autorización pertinente, debidamente ajustada a la política de descuentos de la empresa.

 No podrá aceptarse comisiones, propinas o regalías o favores de parte de los clientes

RELACIÓN CON PROVEEDORES Y TERCEROS:

 La celebración de contratos y compromisos con proveedores de bienes y servicios será absolutamente imparcial, sin favoritismos de ningún tipo, privilegiándose el interés comercial y patrimonial de la empresa.

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Código de Ética V.2 aprobado por la Junta Directiva de Reforestadora de la Costa S.A.S. el 8 de noviembre de 2017

 Toda oferta de proveedores será sometida a evaluación y comparación con el fin de obtener continuamente mejores condiciones, mayor calidad y mejor servicio.

 Las decisiones comerciales estarán basadas en el mérito de las ofertas recibidas sin verse influidas por favores, regalos, invitaciones, préstamos o servicios de cualquier naturaleza.  Ningún colaborador podrá insinuar, solicitar ni pedir obsequios o beneficios como

condiciones para establecer relaciones comerciales con la empresa.

MANEJO DE BIENES Y DINEROS:

 No podrá comprarse bienes o servicios en la empresa por cuenta de un tercero, favoreciéndolo con las ventajas especiales que la compañía otorgue en forma exclusiva al personal.

 Quien esté autorizado para incurrir en gastos de operación, rendirá cuenta exacta y oportuna de ellos, ciñéndose a las políticas y procedimientos establecidos para tal efecto. Todos los gastos rendidos deberán ser debidamente respaldados por los documentos que lo sustentan.

 Se solicitarán las aprobaciones requeridas para realizar una transacción y se registrará con detalle para mantener la contabilidad conforme a los principios contables establecidos.  El tratamiento que debe darse a los obsequios, donaciones y contribuciones políticas está

estipulado en la Política Anticorrupción y Antisoborno de la compañía

CONFLICTOS DE INTERÉS:

 Si el interés personal, directo o indirecto, de un trabajador puede afectar su independencia de juicio en una decisión o actuación que involucre los intereses de la empresa, existe conflicto de interés.

 Se debe evitar toda situación en que nuestro interés personal entre o parezca entrar en conflicto con los intereses de la empresa, los que como trabajadores de ella debemos, en toda circunstancia hacer prevalecer.

 No se aceptará que en relaciones laborales de dependencia directa, los trabajadores involucrados tengan vínculos de parentesco directo (padre – hijo, cónyuges, hermanos)

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Código de Ética V.2 aprobado por la Junta Directiva de Reforestadora de la Costa S.A.S. el 8 de noviembre de 2017

 Ningún trabajador podrá actuar a nombre de la empresa en transacciones que estén involucradas personas u organizaciones con quienes el trabajador o su familia tengan alguna conexión o interés económico directa o indirectamente.

Lo dispuesto en este Código es de carácter obligatorio y aplica a todos los trabajadores de la empresa independientemente del cargo que ocupen o el nivel de autoridad que posean por razón de su cargo. Todos los colaboradores de la compañía suscribirán anualmente una Manifestación de Conocimiento, Entendimiento y Aceptación del Código de Ética.

La administración de estas disposiciones será responsabilidad de cada jefe, así como verificar el cumplimiento de las mismas, asumiendo así un rol regulador de las prácticas y los estándares éticos establecidos.

El incumplimiento de este Código y los documentos que lo complementen por parte de los miembros de REFORESTADORA DE LA COSTA implica sanciones y medidas disciplinarias, incluyendo el despido con justa causa de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y el Código Sustantivo del Trabajo.

LÍNEA ÉTICA

REFOCOSTA cuenta con un canal para que todas las personas (naturales y jurídicas) que de una u otra forma tengan algún tipo de relación con la compañía (laboral, contractual, comercial, financiera, etc.) puedan comunicar sus inquietudes y/o quejas de tipo ético, reportar hechos o conductas sospechosas que puedan estar atentando en contra de los intereses de la empresa, los accionistas, los empleados, clientes, proveedores, etc. Todos los mensajes tendrán carácter confidencial y pueden ser reportados de manera anónima, para que quien realice el reporte se sienta en total libertad de expresar sus comentarios sin sentir ningún tipo de presión. Todos los mensajes llegarán sin excepción al Presidente y al Oficial de Cumplimiento de la compañía, y a la auditoría externa. Este mecanismo de 3 destinatarios permite que las denuncias sean incluso por actos o conductas de alguna de las personas encargadas de la revisión.

Para acceder a la Línea Ética se puede ingresar a la página web de la compañía www.refocosta.com, Opción Línea Ética, o enviar un correo directamente a la dirección lineaetica@refocosta.com, administrado por la firma de auditoría externa Deloitte & Touche.

Las conductas ilícitas o ilegales que ocurran en la empresa y de las que se tengan conocimiento, deben ser informadas a la empresa, y quienes lo hagan gozarán del amparo de la organización. El no informarlas será objeto de sanción.

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Código de Ética V.2 aprobado por la Junta Directiva de Reforestadora de la Costa S.A.S. el 8 de noviembre de 2017

En caso de recibir una denuncia anónima no se tendrá en cuenta para ejecutar ninguna acción inmediata en contra del denunciado, sin embargo dará pie para iniciar una investigación sobre el hecho.

REFORESTADORA DE LA COSTA S.A.S. no admitirá denuncias o quejas que se formulen de mala fe, falsas o temerarias. Quien presente una denuncia falsa o temeraria y esta sea comprobada, se considerará una violación al Código de Ética de la Compañía y será sujeto de las sanciones correspondientes.

PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DENUNCIAS

Todos los informes de denuncia que se realicen a través de la Línea Ética serán revisados por el Presidente y el Oficial de Cumplimiento de la compañía, con acompañamiento de la auditoría externa y serán tratados de la siguiente manera:

 El asunto se asigna a un equipo conformado por un miembro del Comité Ejecutivo de la compañía y el Oficial de Cumplimiento

 La investigación de la situación se realiza de manera imparcial, contando con documentos y testimonios de las personas a quienes se considere pertinente contactar.

 El equipo en un término prudencial, con la mayor agilidad que el caso permita, informará de la existencia o no de violaciones al Código de Ética y presentará las recomendaciones a que haya lugar al Presidente

 El Presidente y/o la Gerencia Administrativa implementarán las decisiones a que haya lugar, iniciarán los procesos disciplinarios correspondientes y aplicarán las sanciones disciplinarias o terminación de contrato si fueran pertinentes al caso. En todo caso se tomarán las decisiones aplicando los más altos criterios éticos, en procura de la protección de la compañía.

 En caso que la denuncia no haya sido presentada de manera anónima, el Oficial de Cumplimiento informará el resultado de la investigación a quien haya reportado la situación.

La Presidencia de REFORESTADORA DE LA COSTA S.A.S. invita a sus colaboradores a que adopten la presente Política y reporten a su jefe inmediato, Área de Gestión Humana y/o Línea Ética cualquier violación o incumplimiento a las políticas de la compañía que pueda afectar el correcto desempeño de la empresa y que atente contra su prestigio y buen nombre.

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Referencias

  1. ía www.refocosta.com
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