Manual de Usuario MÓDULO FIGL. Contabilidad General

(1)

Manual de Usuario

MÓDULO FIGL

Contabilidad General

(2)

Manual de Usuario

Proyecto SEFLogiC – Módulo FIGL

Identificación del documento

Código del documento FOR030-MUS-FIGL Contabilidad General v1.1 Nombre del documento Manual de usuario de FIGL (Contabilidad General)

Versión V1.1

Tipo documento: Formación

Finalidad: Formación a usuarios

Información del documento

Preparado por: Equipo UTE FIGL Fecha de entrega:

Validado por Fecha de revisión:

Firma: Fecha de _validación:

Control de Cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

1.1 _18.08.2015 Modificación de la descripción de las divisiones. Mantis 61793 Pto 3.3

(3)

Manual de Usuario

Índice

1. Introducción. ... 5

2. Objetivo del módulo FIGL ... 5

3. Estructuras organizativas y Datos Maestros ... 6

3.1. Entidad CP ... 6 3.2. Sociedad FI ... 6 3.3. Divisiones ... 8 3.4. Estructura presupuestaria ... 9 3.5. Clases de Documentos. ... 12 3.6. Claves de contabilización ... 12 3.7. Plan de Cuentas. ... 14 3.8. Grupos de cuentas ... 15 4. Procesos de Gestión ... 18

4.1. Mantenimiento del Plan de Cuentas. ... 18

4.1.1. Crear Cuenta de Mayor a Nivel de Plan de Cuentas ... 18

4.1.2. Crear Cuenta de Mayor a Nivel de Sociedad ... 21

4.1.3. Modificar Cuenta de Mayor a nivel Plan de Cuentas ... 26

4.1.4. Modificar Cuenta de Mayor a nivel Sociedad ... 28

4.1.5. Visualización de Cuenta de Mayor a nivel Plan de Cuentas ... 29

4.1.6. Visualización de Cuenta de Mayor a Nivel de Sociedad. ... 30

4.1.7. Bloqueo de Cuentas de Mayor a nivel Plan de Cuentas ... 31

4.1.8. Bloqueo de Cuentas de Mayor a nivel Sociedad ... 32

4.1.9. Borrado de Cuentas de Mayor a nivel Plan de Cuentas ... 32

4.1.10. Bloqueo de Cuentas de Mayor a nivel Sociedad ... 33

4.1.11. Creación de cuentas a nivel Central. ... 34

4.2. Contabilización ... 36

4.2.1. Registrar Asiento Directo. ... 36

4.2.2. Contabilización de ajustes ... 39

4.3. Gestión de cuenta. ... 40

4.3.1. Visualización de saldos... 40

4.3.1. Visualización de partidas de cuenta de mayor. ... 43

4.3.2. Compensación de una cuenta ... 47

4.3.3. Anulación de la compensación ... 52

4.4. Gestión de Documentos Contables ... 55

4.4.1. Visualización de documentos FI ... 55

4.4.2. Modificación de documentos en FI ... 60

4.4.3. Anulación de documentos en FI ... 62

4.4.4. Anulación de documentos en FI en masa. ... 64

4.4.5. Impresión de documentos. ... 66

4.5. Cierre ... 70

4.5.1. Arrastre de saldos ... 70

(4)

Manual de Usuario

4.6. Sistema de Información ... 76

4.6.1. Plan de cuentas ... 76

4.6.2. Plan de cuentas por sociedad ... 78

4.6.3. Listado de cuentas no creadas por sociedad. ... 79

4.6.4. Saldos de cuenta de mayor. ... 80

4.6.5. Sumas y saldos de cuentas de mayor. ... 82

4.6.6. Balance / Cuenta de Pérdidas y Ganancias. ... 84

4.6.7. Diario de documentos ... 87

(5)

Manual de Usuario

1. Introducción.

Este documento, constituye el Manual de referencia del usuario que trabaje en el área de Contabilidad General. Se ha elaborado como material de apoyo al alumno, para practicar los conocimientos teóricos adquiridos durante el desarrollo de las mismas. Este Manual está dirigido a los usuarios del sistema SEFLogiC, que llevan las tareas relacionadas con la contabilidad general y no presupuestaria (Área FIGL en terminología de proyecto), es decir, destinados a aquellas unidades administrativas encargadas de gestionar la contabilidad financiera.

2. Objetivo del módulo FIGL

El objetivo principal de la contabilidad general consiste en proporcionar un cuadro general de la contabilidad y las cuentas externas. El registro de todas las operaciones contables en un sistema de software completamente integrado con todas las otras áreas operacionales de una empresa garantiza que los datos de contabilidad siempre estén completos y sean exactos.

El módulo de libro mayor se utiliza para la contabilidad financiera del sistema SAP. Recoge las operaciones contables en un sistema completamente integrado que garantiza que los datos de contabilidad siempre estén completos, exactos y actualizados en tiempo real.

El módulo de Contabilidad General (FIGL) permitirá registrar todas aquellas operaciones que por su naturaleza o carácter no puedan realizarse desde los módulos auxiliares (Activos Fijos, Contabilidad Presupuestaria, Facturación, Compras, Tesorería, etc.).

La Contabilidad General sirve como registro completo de todas las operaciones contables. Se trata de una referencia actualizada y centralizada relativa a la presentación de las cuentas. Esto nos permite visualizar documentos contables, partidas individuales y cifras de movimientos.

Una operación individual real se puede verificar en cualquier momento en tiempo real mediante la visualización de los documentos originales, las partidas individuales y las cifras de movimientos en diferentes niveles, como por ejemplo:

• Gestión de cuenta • Diarios

• Totales/cifras de movimientos

• Evaluaciones de balance/pérdidas y ganancias

Todas las contabilizaciones producidas en los módulos auxiliares y operativos tienen su reflejo dentro del libro mayor y en las cuentas asignadas para dicha contabilización.

(6)

Manual de Usuario

3. Estructuras organizativas y Datos Maestros

SEFLogiC, como sistema SAP, divide la organización empresarial en entidades organizativas. A continuación, procedemos a comentar las agrupaciones que más afectan a los procesos definidos para el módulo de Contabilidad General y No Presupuestaria.

3.1. Entidad CP

La entidad CP es la estructura organizativa, básica de SAP, de contabilidad presupuestaria y recoge todos los elementos que configuran el Presupuesto.

Sin esta Entidad no es posible presupuestar ni ejecutar el Presupuesto, siendo un dato más a la hora de presupuestar y ejecutar. La Entidad CP en el sistema SEFLogiC es la 1000.

Este presupuesto es único, es decir, sólo podemos trabajar con un único Presupuesto, aunque como veremos más adelante podemos tener versiones del Presupuesto, pero sólo una versión será la definitiva. Si quisiéramos trabajar con más de un Presupuesto es necesario crear una entidad CP por cada Presupuesto diferenciado con el que queramos trabajar.

A este nivel se definen:

La estructura presupuestaria: clasificación orgánica, y el resto de las clasificaciones que configuran una partida presupuestaria.

Elaboración y seguimiento del Presupuesto. Ejecución del Presupuesto.

3.2. Sociedad FI

La estructura organizativa en la Gestión Financiera se basa en las sociedades FI: representa una entidad legal independiente a nivel de reporting de acuerdo con la legalidad vigente. Se describe la Sociedad FI como la unidad organizativa básica de la contabilidad financiera, a la que se asocia de forma unívoca un NIF.

Tenemos una Sociedad FI por cada entidad de la Comunidad Autónoma de Canarias, las cuales tienen NIF propio, y podemos obtener balances y cuentas de pérdidas y ganancias de forma diferenciada por cada una. Además, cada una de ellas utiliza datos maestros a nivel propio como los acreedores, clientes, etc.

Las sociedades FI están íntimamente relacionadas con los centros gestores, necesarios para generar la estructura presupuestaria.

El listado de entidades FI que afectan a la Entidad CP 1000, es el siguiente: ACDS: Ag. Can. Desar. Sosten. y Cambio Climático.

(7)

Manual de Usuario

ACS: Academia Canaria de Seguridad

APMUN: Agencia de protección del Medio Urbano y Natural ATC: Agencia Tributaria Canaria

CAC: Comunidad Autónoma de Canarias CES: Consejo Económico y Social

ICAP: Instituto Canario de Administración Pública ICCA: Instituto Canario Calidad Agroalimentar ICI: Instituto Canario de Igualdad

ICIA: Instituto Canario de Investigaciones Agrarias ICV: Instituto Canario de la Vivienda

ISTA: Instituto Canario de Estadística RTPC: Radiotelevisión Canaria SCE: Servicio Canario de Empleo SCS: Servicio Canario de Salud

Características generales de las sociedades financieras:

País y moneda de la sociedad. Para el ámbito del proyecto será España y

EURO respectivamente.

Plan de cuentas utilizado. A la sociedad se le asigna un plan de cuentas operativo, aquel con el que se registran las operaciones diarias. Se ha definido el Plan de cuentas del Servicio Canario de la Salud, cuya identificación es

PSCS – Plan de cuentas sistema convergencia.

Variante de ejercicio (cantidad de periodos y definición de estos). La variante de ejercicio que se definirá y asignará a la sociedad será una con 12 períodos según el año natural + 4 periodos especiales (K4) para ajustes de final de ejercicio.

Para la gestión de los periodos de cada ejercicio contable, se definirá un ejercicio de doce periodos naturales más cuatro periodos adicionales. Estos períodos especiales se emplean para registrar las contabilizaciones de gastos o ingresos (presupuestarios o extrapresupuestarios) que son imputables a todo el ejercicio, por lo que al contabilizarse generalmente al final de un ejercicio, no deben desvirtuar el saldo y movimientos del último periodo contable. La variante de ejercicio para todas las sociedades será K4 (12 periodos corrientes + 4 periodos especiales)

Variante de periodos contables. La variante de períodos contables permitirá la apertura y cierre de cada uno de los periodos contables de forma independiente por Sociedad FI. Se ha definido una variante de períodos contables por sociedad de SEFLogiC.

(8)

Manual de Usuario

Contabilizaciones negativas: Se permitirán las contabilizaciones negativas en todos los ámbitos de la implantación. La finalidad es ubicar dichas contabilizaciones (normalmente correcciones, barrados o anulaciones) en la misma posición en la que los originales se registraron.

Si el indicador está fijado, el saldo de cuenta de las cuentas afectadas se representará tras la anulación de un documento como si el documento no se hubiese contabilizado nunca. En caso contrario, las cifras de movimiento de la cuenta se incrementarán en el mismo importe en el Debe y en el Haber mediante el documento y el documento de anulación.

3.3. Divisiones

La división es una unidad organizativa de Finanzas que corresponde a un área de actividad delimitada de la empresa o a un área de responsabilidad específica de una sociedad financiera. Dentro del alcance del proyecto SEFLogiC se han definido las siguientes divisiones:

División Denominación

0010 SERVICIOS CENTRALES

0050 HOSP UNIVERSITARIO DE CANARIAS

0051 HOSP. GRAN CANARIA DR. NEGRÍN

0052 GERENCIA SERV. SAN. LANZAROTE

0053 GERENCIA SERV. SAN. FUERTEVENT

0054 DIR.GER COMP HOSP. MATER INFAN

0055 DIR.GER COMP HOSP. CANDELARIA

0056 GERENCIA SERV. SAN. LA PALMA

0057 GERENCIA SERV. SAN. LA GOMERA

0058 GERENCIA SERV. SAN. EL HIERRO

0060 GERENCIA AT. PRIM GRAN CANARIA

0061 GERENCIA AT. PRIM TENERIFE

1000 CAJAS DE INGRESO DE LA C.A.C.

1001 PARLAMENTO

1005 DEUDA PÚBLICA

1006 PRESIDENCIA DEL GOBIERNO

1008 CON. PRESID., JUST. E IGUALDAD

1010 HACIENDA

1011 OBRAS PUBLICAS Y TRANSPORTES

1012 POL. TERRIT., SOST. Y SEG.

1013 AGRIC., GANAD., PESCA Y AGUAS

1014 SANIDAD

1015 ECONOM, INDUST, COM Y CONOCIM.

(9)

Manual de Usuario

1018 EDUCACION Y UNIVERSIDADES

1019 DIVERSAS CONSEJERÍAS

1020 TRANSF. CORPORACIONES LOCALES

1023 EMPLEO, POLÍTICAS SOC. Y VIV.

1040 ACADEMIA CANARIA DE SEGURIDAD

1041 AG CAN EVAL. CAL. ACRED. UNIV.

1042 AG PROT. MEDIO URBANO Y RURAL

1043 INST. CAN. ADMINISTRAC PUBLICA

1044 INST. CAN. CALIDAD AGROALIMENT

1045 INST. CANARIO DE ESTADISTICA

1047 INST. CAN. DE HEMOD. HEMOTER.

1048 INST. CAN. DE INVEST. AGRARIAS

1049 INSTITUTO CANARIO DE IGUALDAD

1050 INST. CANARIO DE LA VIVIENDA

1052 SERVICIO CANARIO DE EMPLEO

1070 AG CAN DESAR SOSTEN CAMB CLIMA

1071 CONSEJO ECONOMICO Y SOCIAL

1072 RADIOTELEVISION CANARIA

3.4. Estructura presupuestaria

Para elaborar el presupuesto es necesario definir previamente las estructuras que la componen:

La Partida Presupuestaria + Elemento PEP

La Partida Presupuestaria a su vez se conforma de los siguientes elementos: Centro Gestor + Posición Presupuestaria + Fondo + Elemento PEP A continuación presentamos un gráfico que ilustra los conceptos planteados:

(10)

Manual de Usuario

El Centro Gestor y la Posición Presupuestaria son de introducción obligatoria para componer las estructuras. El campo Fondo es de introducción opcional.

El Centro Gestor y el Fondo tienen una composición única, tanto para elaborar el Presupuesto de Gastos como el de Ingresos. Sin embargo, la posición presupuestaria puede tener una composición distinta según el Tipo de Presupuesto (Ingresos o Gastos).

Partida Presupuestaria

La Partida Presupuestaria, se compone de los siguientes elementos: Centro Gestor

Posición Presupuestaria Programa Presupuestario Fondo

A continuación explicamos cada uno de estos elementos. Centros Gestores.

Es conceptualmente equivalente a la clasificación orgánica. La codificación de los centros tendrá como modelo la existente para las Consejerías, y sufre cambios en la parte de Organismos Autónomos, con el objetivo de que todos los centros se agrupen en una misma Entidad CP evitando duplicidad en la numeración.

De esta forma, la codificación de los Centros Gestores está compuesta por cuatro dígitos. Los dos iniciales corresponden a la Sección y los dos finales al Servicio.

Posiciones Presupuestarias

La Posición Presupuestaria depende de la Entidad CP y del ejercicio. Ésta, a su vez, está compuesta por diferentes segmentos que conforman su clasificación. Estos segmentos son:

- Tipo de presupuesto:

Dígito que diferencia entre Gasto (G) o Ingreso (I). - Clasificación funcional:

Se emplea solo para posiciones de gasto. Es una estructura con 4 caracteres alfanuméricos en total y que consta de los siguientes niveles jerarquizados:

Grupo de función, función, subfunción y programa. - Clasificación económica:

(11)

Manual de Usuario

Se emplea tanto para gastos como para ingresos. Cuenta con un número de dígitos nunca inferior a cuatro y con una estructura con los siguientes niveles jerarquizados:

Capítulo, artículo, concepto y subconcepto. - Convenio:

Posición Presupuestaria de Ingreso: -

Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3 Tipo de

Presupuesto Económico Convenio

I NNNNN NN

Posición Presupuestaria de Gasto: -

Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3 Tipo de

Presupuesto Funcional Económico

G NNNN NNNNN

Programa Presupuestario

El programa presupuestario o programa de financiación es conceptualmente el equivalente al proyecto de inversión. Forma parte de la estructura presupuestaria en aquellos capítulos donde se parametrice. El dato maestro en el módulo de proyectos de la aplicación es el Elemento PEP. Se crea una relación 1 a 1 entre Programa y Elemento PEP.

Fondo

Permite asociar partidas de gasto y de ingresos a un nivel de estructura presupuestaria adicional o representar un mayor desglose de la partida. Es de introducción opcional en la creación de partidas y consiste en un código de un máximo de 10 posiciones alfanuméricas. Este código se construye siguiendo unas reglas establecidas de estructura, que son validadas en la creación de los fondos y está permitida la generación de informes desagregados según la estructura definida.

(12)

Manual de Usuario

3.5. Clases de Documentos.

SAP trabaja según el principio del registro de documentos. Para cada contabilización se almacenará un documento financiero (FI) en el sistema. Ese documento financiero pertenecerá a un tipo de documento o clase de documento. La clase de documento vendrá identificada en la cabecera del documento contable-financiero. En definitiva las clases de documentos sirven para identificar una operativa concreta en la contabilización del apunte.

Las clases de documentos determinan:

• La numeración a dar a cada uno de los documentos pertenecientes a una clase de documento. Esta numeración será interna y consecutiva, dependiente del ejercicio.

• Las clases de cuentas permitidas para las contabilizaciones. No todas las clases de documentos podrán ser utilizadas para cualquier tipo de contabilización, sino que quedarán limitadas para cada tipo de cuenta estableciendo una distinción entre las clases de documentos de Activos Fijos (A), de Deudores (D), Acreedores (K) y de Libro Mayor (S).

Cada documento se identifica unívocamente mediante los siguientes campos:

• Clase de documento, código de dos dígitos que identifica el tipo de operación dentro del sistema.

• Número de documento formado por diez dígitos. • Sociedad.

• Ejercicio.

La información que presenta un documento podrá variar en función de la operativa llevada a cabo, pero los datos de los documentos se encuentran estructurados a dos niveles:

- Cabecera, donde aparecerán reflejados todos los datos comunes a todo el documento.

- Posición. Se dispone hasta un máximo de 1000 posiciones que constituyen todos los movimientos que deban ser reflejados dentro del documento a contabilizar.

3.6. Claves de contabilización

Es una clave numérica de dos caracteres que controla la entrada de las partidas individuales y determina:

• Clase de cuenta a introducir: deudor, acreedor, cuenta de mayor, o activo fijo. • Si se realizará la contabilización en una cuenta de mayor especial (indicador

CME).

• Imputación deudora o acreedora (Debe o Haber)

• Disposición de las pantallas de entrada. Qué campos están contenidos en las pantallas de entrada, y si se deben rellenar los campos (status de campo).

(13)

Manual de Usuario

Al registrar una contabilización, se introduce una clave de contabilización para cada posición. Esta clave determinará la forma de contabilizar dicha posición. Se definen a nivel de mandante y por tanto son válidas para todas las sociedades.

Clave de

Contabilización Clase de Cuenta Debe / Haber Significado

01 Deudor (D) Debe Factura

02 Deudor (D) Debe Anular abono

03 Deudor (D) Debe Gastos

04 Deudor (D) Debe Otras ctas.a cobrar

05 Deudor (D) Debe Salida de pagos

06 Deudor (D) Debe Diferencias de pago

07 Deudor (D) Debe Otras compensaciones

08 Deudor (D) Debe Compensación pagos

09 Deudor (D) Debe CME deudor/Debe

11 Deudor (D) Haber Abono

12 Deudor (D) Haber Anular factura

13 Deudor (D) Haber Anular gastos

14 Deudor (D) Haber Otros débitos

15 Deudor (D) Haber Entrada de pagos

16 Deudor (D) Haber Diferencias de pago

17 Deudor (D) Haber Otras compensaciones

18 Deudor (D) Haber Compensación pagos

19 Deudor (D) Haber CME deudor/Haber

21 Acreedor (A) Debe Abono

22 Acreedor (A) Debe Anular factura 24 Acreedor (A) Debe Otras ctas.a cobrar

25 Acreedor (A) Debe Salida de pagos

26 Acreedor (A) Debe Diferencias de pago

27 Acreedor (A) Debe Compensación

28 Acreedor (A) Debe Compensación pagos

29 Acreedor (A) Debe CME acreedor/Debe

31 Acreedor (A) Haber Factura

32 Acreedor (A) Haber Anular abono

34 Acreedor (A) Haber Otras ctas.a cobrar 35 Acreedor (A) Haber Entrada de pagos 36 Acreedor (A) Haber Diferencias de pago 37 Acreedor (A) Haber Otras compensaciones 38 Acreedor (A) Haber Compensación pagos 39 Acreedor (A) Haber CME acreedor/Haber 40 Cuenta de Mayor (S) Debe Contab.Debe

50 Cuenta de Mayor (S) Haber Contab.Haber 70 Activo Fijo (A) Debe Debe activos fijos 75 Activo Fijo (A) Haber Haber activos fijos

(14)

Manual de Usuario

Clave de

Contabilización Clase de Cuenta Debe / Haber Significado

80 Cuenta de Mayor (S) Debe Traspaso existencias 81 Cuenta de Mayor (S) Debe Costes

82 Cuenta de Mayor (S) Debe Diferencias invent. 83 Cuenta de Mayor (S) Debe Diferencias precio 84 Cuenta de Mayor (S) Debe Consumo

85 Cuenta de Mayor (S) Debe Variación existen. 86 Cuenta de Mayor (S) Debe EM/RF Debe 89 Material (M) Debe Alta de inventario 90 Cuenta de Mayor (S) Haber Traspaso existencias 91 Cuenta de Mayor (S) Haber Costes

92 Cuenta de Mayor (S) Haber Diferencias invent. 93 Cuenta de Mayor (S) Haber Diferencias precio 94 Cuenta de Mayor (S) Haber Consumo

95 Cuenta de Mayor (S) Haber Variación inventario 96 Cuenta de Mayor (S) Haber EM/RF Haber 99 Material (M) Haber Baja de inventario

Las claves de contabilización más utilizadas son las que a continuación se muestran:

3.7. Plan de Cuentas.

Un plan de cuentas contiene todas las cuentas de mayor que están disponibles para la sociedad financiera. En dicho plan se encuentran las definiciones básicas de las cuentas.

(15)

Manual de Usuario

El Plan Contable (PSCS – Plan de Cuentas Sistema de Convergencia) es el resultado de la homogeneización de las cuentas en el ámbito de implantación del proyecto SEFLogiC. Será de aplicación a todas las sociedades financieras definidas en el sistema. Supone la información mínima para las necesidades corporativas. Se trata de un plan flexible que permite la inclusión de nuevos conceptos, de forma que sea adaptable a las nuevas necesidades que surjan en los procesos de gestión. La codificación de las cuentas de mayor se ha definido a 10 dígitos.

Para poder realizar contabilizaciones en una cuenta, ésta debe existir en la sociedad en la que se va a realizar dicha imputación contable. Para poder ser creada una cuenta a nivel de sociedad financiera debe haber sido creada obligatoriamente en el plan de cuentas asignado a dicha sociedad.

Los registros maestros de cuenta de mayor se crean en dos niveles (procesos):

• A nivel Plan de Cuentas: Esta tarea se centralizará para todas las sociedades FI definidas. Este proceso será llevado a cabo por la Intervención General de Hacienda. El grupo de datos que recoge este nivel contiene la información básica de las cuentas: denominación, tipo y codificación, principalmente. • A nivel de Sociedad: Esta tarea se realizará descentralizadamente, es decir,

los servicios centrales del Servicio Canario de la Salud dará de alta sus propios datos a este nivel y la Intervención General de CEHS para el resto de sociedades. Comprende la información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión. Con ella se controla el registro de documentos de contabilización y la gestión de datos de contabilidad.

3.8. Grupos de cuentas

En la plataforma SAP, los grupos de cuentas son agrupaciones basados en criterios que influyen en la manera en que se crean los registros maestros. El grupo de cuentas define:

• El intervalo de números de las cuentas de mayor. La asignación de números de las cuentas será externo, es decir, manual, así el sistema determinará a qué grupo de cuentas pertenece la cuenta de mayor.

• La estructura de campos al crear una cuenta de mayor, es decir, dependiendo del grupo de cuentas seleccionado habrá que completar una serie de campos específicos del grupo de cuentas.

Cada cuenta creada en el sistema deberá ser asignada a uno de los grupos definidos:

Plan de cuentas

Grupo de

cuentas De cuenta A cuenta Significado

(16)

Manual de Usuario

Grupo de

PSCS ASO2 4000000000 4999999999 C.asociadas (AR,AP) PSCS ASO3 4000000000 4999999999 Acreedores / deudores

PSCS ASO4 4000000000 4999999999 Acreedores / deudores con IVA PSCS ASO5 4000000000 4999999999 C.asociadas CME(AR,AP) con IVA PSCS CTFI 4000000000 5999999999 C. FINANCIERAS EXTRAPRET. PSCS _CTEA _4000000000 _{5999999999 C. No Presupuestarias (Asoc)} PSCS _CTEK _4000000000 _{5999999999 C. No Presup. (NAso) ACREED.} PSCS _CTEM _4000000000 _{5999999999 C. No Presup. (NAso) DEUDORAS} PSCS EXI1 3000000000 3999999999 Existencias c/IVA s/cont.autom PSCS EXI2 3000000000 3999999999 Existencias s/IVA s/cont.autom PSCS EXI3 3000000000 3999999999 Existencias s/IVA c/cont.autom PSCS EXI4 3000000000 3999999999 Existencias s/IVA c/cont.autom PSCS FIB1 1000000000 2999999999 Financiación básica

PSCS FIB2 1000000000 1999999999 Financiación básica (AR,AP) PSCS FIB3 1000000000 1999999999 Financiación básica (cta.asoc) PSCS FIN1 5000000000 5999999999 C.financieras SIN TR

PSCS FIN2 5000000000 5999999999 C.financieras CON TR PSCS FIN3 5000000000 5999999999 C.financieras ML con TR PSCS FIN4 5000000000 5999999999 C.financieras ME con TR PSCS FIN5 5000000000 5999999999 C.financieras cta.asociada CME PSCS FIN6 5000000000 5999999999 C.fin. de riesgo por descuento PSCS FIN7 100000000 5999999999 C. Monetarias p/ contab.retenc PSCS _G0AS ₀ _999999999 _{Cuentas de orden (asociada)} PSCS _G0NS ₀ _999999999 _{Cuentas de orden (Nasoc)} PSCS GAS1 6000000000 6999999999 Gastos con IGIC

PSCS GAS2 6000000000 6999999999 Gastos sin IGIC

PSCS GRU0 0 0999999999 CUENTAS GRUPO 0

PSCS ING1 7000000000 7999999999 Ingresos con IGIC PSCS ING2 7000000000 7999999999 Ingresos sin IGIC PSCS INM1 2000000000 2999999999 Inmovilizado con AM PSCS INM2 2000000000 2999999999 Inmovilizado sin AM

PSCS INM3 2000000000 2999999999 Inmovilizado sin AM sin IVA PSCS INM4 2000000000 2999999999 Inmovilizado con AM sin IVA PSCS INM5 2000000000 2999999999 Inmovilizado (cuenta asociada)

(17)

Manual de Usuario

Grupo de

PSCS IVA 4000000000 4999999999 Cuentas de IVA

PSCS PROV 4000000000 4999999999 Provisiones de acreed./deud. PSCS TODO 0 ZZZZZZZZZZ Todos los campos (test)

(18)

Manual de Usuario

4. Procesos de Gestión

4.1. Mantenimiento del Plan de Cuentas.

A continuación se describirá el proceso para la creación, visualización, modificación, etc. de los datos maestros de contabilidad general en el sistema SEFLogiC.

Antes de pasar a detallar el proceso, se tienen que tener en cuenta una consideración que hace SAP. En el sistema todo el tratamiento de los datos maestros se diferencia en dos niveles de información:

• Plan de Cuentas: PSCS • Sociedad FI.

4.1.1. Crear Cuenta de Mayor a Nivel de Plan de Cuentas

Este proceso se realizará cuando, en la sociedad financiera se necesite la creación de un nuevo concepto contable..

Como anteriormente se subrayó se puede acceder a la transacción desplegando el menú o bien escribiendo directamente su código en la ventana de comandos. De aquí en adelante se mostrarán las dos posibilidades de acceso:

Transacción: FSP0

Acceso por el menú de Contabilidad General:

(19)

Manual de Usuario

• Número de cuenta: se introduce el código de la cuenta contable que identifica el número de cuenta de mayor en plan de cuentas utilizado. • Plan de cuentas: para el cual queremos que pertenezca la cuenta que se

esta creando, en este caso solo habrá un Plan de Cuentas (PSCS).

Existen dos posibilidades para crear la cuenta de mayor:

1. Crear una cuenta con todos los campos en blanco.

2. Si los datos son similares a los de otra cuenta de mayor ya creada se completan los campos en la ventana “Crear con modelo”. Con esta operación se copiarían ciertos datos de la cuenta original, pudiendo ser modificados con posterioridad.

(20)

Manual de Usuario

En esta pantalla se tendrán que cumplimentar los siguientes campos:

• Grupo de cuentas: característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor. Con el grupo de cuentas se determina qué campos son obligatorios u opcionales del maestro de la cuenta así como el intervalo del rango de números al que ha de pertenecer la cuenta.

• Cuenta de balance: Se rellena si la cuenta de mayor se gestiona como cuenta de balance.

• Cuenta beneficios: Se rellena si la cuenta de mayor se gestiona como cuenta de resultados. Este parámetro determinará el arrastre de saldos. • Texto breve: descripción breve de la cuenta de mayor.

• Texto explicativo: descripción larga de la cuenta de mayor. Al no ser un campo obligatorio si no se rellena se toma por defecto el texto breve.

Seleccionamos la pestaña :

(21)

Manual de Usuario

Para actualizar los textos de los datos introducidos se procederá a grabar la información pulsando el icono o el menú de la parte superior:

* Cuenta de mayor * Grabar.

En la parte inferior de la pantalla aparecerá un mensaje indicando que la cuenta ha sido creada:

4.1.2. Crear Cuenta de Mayor a Nivel de Sociedad

Para contabilizar en una cuenta es necesario no sólo que la cuenta esté creada a nivel de plan de cuentas sino que esté también operativa en la sociedad.

Gran parte de los datos registrados en el maestro de una cuenta ya no son modificables a partir del momento en que dicha cuenta haya recibido una contabilización que sea incompatible con la nueva definición que se desea realizar.

(22)

Manual de Usuario

A partir del momento en que una cuenta haya recibido contabilizaciones no puede ser borrada del sistema, tenga o no saldo. Lo que el sistema permite es bloquear una cuenta para contabilización, de manera que aunque exista dicha cuenta no pueda registrarse ninguna contabilización. También se permite marcar una cuenta para borrado, lo que supone que en el momento en que se archiven todos los documentos contables que tuvieran contabilización contra dicha cuenta, esta también pasará al archivo y no estará activa.

Transacción: FSS0

En la pantalla inicial de la transacción el sistema pedirá:

• Número de cuenta: se introduce el código de la cuenta contable que identifica el número de cuenta de mayor en el plan de cuentas utilizado. • Sociedad: aquella sociedad en la que se quiere dar de alta la cuenta de

(23)

Manual de Usuario

Dentro de la transacción nos encontraremos tres pestañas o tres bloques de información:

• Datos de control • Entrada de Bancos • Información

4. Si los datos son similares a los de otra cuenta de mayor ya creada se completan los campos en la ventana “Crear con modelo”. Con esta operación se copiarían ciertos datos de la cuenta original, pudiendo ser modificados con posterioridad. Puede crear con modelo de una cuenta ya existente en la sociedad u otra cuenta que exista en otra sociedad FI del sistema.

(24)

Manual de Usuario

En la pestaña aparecen una serie de campos que dependerán del grupo de cuentas elegido para dicha cuenta. Los campos principales a nivel Datos de Control son los siguientes, aunque no aparezcan todos en esta pantalla, ya que como se ha dicho anteriormente, vienen determinados por el Grupo de cuentas que se indica en la primera pantalla:

• Moneda de la cuenta: moneda en la que se gestiona la cuenta. Si se indica una moneda diferente de la sociedad, sólo podrán realizarse contabilizaciones en esta moneda. Si es la moneda de la sociedad, se podrán realizar contabilizaciones en todas las monedas.

• Saldos sólo en moneda local: indicador que si se selecciona hace que los datos sólo se actualicen en moneda local en las contabilizaciones de la cuenta.

• Cuenta asociada, Caracteriza la cuenta de mayor como cuenta asociada. La cuenta asociada asegura la integración de una cuenta de la contabilidad auxiliar en el libro mayor.

• Categoría fiscal, si se desea utilizar la cuenta para contabilizaciones relevantes a impuestos.

• Permitida contabilización sin IVA, Provoca que también se pueda contabilizar la cuenta sin tener que introducir un indicador de impuestos. • Gestión de partidas abiertas: En las cuentas con gestión de partidas

abiertas, se identifican las partidas como abiertas y como compensadas. El saldo de una cuenta con “Gestión de Partidas Abiertas” se deriva siempre del saldo de las partidas abiertas. Ejemplos: se definirán con este indicador las cuentas transitorias de bancos). Con ello, se controla qué partidas forman el saldo vivo de las cuentas, pudiéndonos listar informes con las opciones de:

o Sólo partidas abiertas (sólo saldos vivos) o Sólo partidas compensadas

o Todas

• Visualización de partidas individuales: si se fija este indicador será posible ver la composición del saldo de la cuenta por documento y posiciones. • Clave de clasificación: indica de qué manera se ordenan las partidas de una

cuenta al consultarlas. Para ello el sistema rellena el campo asignación automáticamente en la contabilización de un documento.

(25)

Manual de Usuario

En esta pantalla los campos que se han propuesto han sido el Grupo Status Campo, el cual nos definirá los campos que serán obligatorios u opcionales en el momento de realizar contabilizaciones con la cuenta de mayor que estemos creando.

Es decir, si, por ejemplo, este status de campo marca que sea obligatorio indicar la fecha valor, todas las cuentas que compartan el status de campo deberán, de forma obligatoria, informar la fecha valor ya que si no se hace de este modo el sistema mostrará un mensaje de error al contabilizar.

También es posible rellenar el campo de Posición Presupuestaria, que haría imputaciones sobre una posición determinada. Identificación de las denominaciones de la posición presupuestaria:

• E/* La denominación E/ indica que la posición es extrapresupuestaria. Estas serán las únicas que se incluyan en algunas cuentas de mayor para indicar que la operativa con dicha cuenta es extrapresupuestaria.

E/TIPO30; cuentas con IGIC. E/TIPO50; para cuentas de mayor.

E/TIPO60; para cuentas asociadas de deudor/acreedor. E/TIPO90; se incluirá para las cuentas monetarias (Bancos,

formalización, las cuentas asociadas a los descuentos o/y retenciones.

• También existen posiciones presupuestarias del tipo I/* y G/*, las primeras son de ingresos y las segundas son posiciones presupuestarias de gasto. Estas nunca se incluirán en el campo de “Posición presupuestaria” del maestro de las cuentas de mayor salvo que en algún caso una cuenta sólo pueda tener una partida presupuestaria asociada.

Una vez finalizada la introducción de datos de esta pantalla se pulsa sobre el icono de “Información”

(26)

Manual de Usuario

Puede introducir una aclaración, comentario u observación para la utilización de la cuenta. Seleccione “Nota de contabilidad” y en el cuadro de texto situado a su izquierda introducimos una descripción sobre el uso de la cuenta.

Para actualizar la información introducida a nivel de la sociedad financiera se procederá a grabar la información pulsando el icono o el menú de la parte superior:

En la parte inferior de la pantalla aparecerá un mensaje indicando que la cuenta ha sido creada:

4.1.3. Modificar Cuenta de Mayor a nivel Plan de Cuentas

Al ejecutar la transacción nos presenta la misma pantalla que la creación de las cuentas de mayor a nivel Plan de Cuentas. Para modificar se sigue el mismo procedimiento que en la creación, es necesario introducir:

(27)

Manual de Usuario

• Número de cuenta de mayor a modificar.

• Plan de cuentas donde se encuentra dicha cuenta (PSCS).

Una vez seleccionada la cuenta pinchamos sobre el icono de las modificaciones .

Mediante este proceso se modifican ciertos campos de las cuentas de mayor a nivel de plan de cuentas. Todas las modificaciones realizadas a nivel de plan de cuentas se reflejarán en todas las sociedades que comparten plan de cuentas.

Los datos modificables de las cuentas de mayor a nivel de plan de cuentas: - Grupo de cuentas.

- Texto Breve. - Texto Explicativo.

Se va pasando por las distintas pestañas que nos presenta el sistema:

Una vez se varíe la información en el campo o campos objeto de la modificación se puede proceder a grabar la operación pulsando el icono o accediendo al menú superior:

(28)

Manual de Usuario

En la parte inferior de la pantalla aparecerá un mensaje indicando que las modificaciones se han realizado con éxito:

4.1.4. Modificar Cuenta de Mayor a nivel Sociedad

Con el acceso a este proceso se realizan las modificaciones de ciertos campos de las cuentas de mayor a nivel de sociedad. Si la cuenta sobre la que se quiere realizar modificaciones ha recibido algún tipo de contabilización alguno de los campos no se podrán modificar para evitar inconsistencias en el sistema.

En la pantalla inicial de la transacción el sistema pedirá: • Número de la cuenta de mayor.

• Sociedad.

Una vez seleccionada la cuenta de mayor que se quiere modificar se pincha sobre el icono de la “modificación” .

(29)

Manual de Usuario

Con las pestañas se va

pasando por las distintas pantallas hasta localizar el campo sensible a la modificación. Una vez realizadas las modificaciones oportunas se puede proceder a grabar dicha operativa. Para grabar podemos acceder a través del menú:

* Cuenta de mayor * Grabar,

O pinchando sobre el icono de grabar .

En la parte inferior de la pantalla aparecerá un mensaje indicando que las modificaciones se han realizado con éxito:

4.1.5. Visualización de Cuenta de Mayor a nivel Plan de Cuentas

Al ejecutar la transacción nos presenta la misma pantalla que la creación y modificación de las cuentas de mayor a nivel Plan de Cuentas. Para modificar se sigue el mismo procedimiento que en la creación, es necesario introducir:

• Número de cuenta de mayor a modificar.

• Plan de cuentas donde se encuentra dicha cuenta (PSCS).

Una vez seleccionada la cuenta pinchamos sobre el icono de “Visualizar cuentas de mayor” .

(30)

Manual de Usuario

Con las pestañas: se va

pasando por las distintas pantallas para visualizar los datos requeridos.

Con este proceso sólo se tendrá acceso a la visualización de todos los campos de los que se compone la creación de la cuenta.

4.1.6. Visualización de Cuenta de Mayor a Nivel de Sociedad.

Con este proceso obtendremos la visualización de los datos de la cuenta de mayor a Nivel de Sociedad

Se debe seleccionar un número de cuenta de mayor y una sociedad para visualizar la información. Una vez seleccionada la cuenta pinchamos sobre el icono de “Visualizar cuentas de mayor” .

(31)

Manual de Usuario

Con las pestañas se va

pasando por las distintas pantallas hasta localizar la información que se quiere visualizar.

4.1.7. Bloqueo de Cuentas de Mayor a nivel Plan de Cuentas

Se podrán bloquear cuentas de mayor para que no se registre ninguna contabilización en dichas cuentas, al bloquear la cuenta a nivel Plan de Cuentas quedará inhabilitada desde ese momento para todas las sociedades que tengan dicho plan de cuentas Para este proceso accederemos desde la pantalla de creación de la Cuenta a nivel Plan de Cuentas y pulsaremos el botón

Marcando alguno de los flag que se muestran en la pantalla, la cuenta quedará bloqueada para:

• Bloqueada para la creación, si se marca esta opción la cuenta no podrá crearse para la sociedad.

• Bloqueada para contabilizaciones, la cuenta se podrá crear en la sociedad pero no se permitirá ninguna contabilización sobre la misma.

(32)

Manual de Usuario

• Bloqueada para la planificación, la cuenta quedará bloqueada para las planificaciones.

4.1.8. Bloqueo de Cuentas de Mayor a nivel Sociedad

El bloqueo de cuentas de mayor a nivel de sociedad impedirá la contabilización de operaciones en las cuentas seleccionadas pero sólo quedarán bloqueadas para una sociedad. El resto de sociedades podrán seguir utilizando dicha cuenta para registrar operaciones. (A no ser que la cuenta este bloqueada en el Plan de Cuentas).

4.1.9. Borrado de Cuentas de Mayor a nivel Plan de Cuentas

Acceso por el menú de Contabilidad General: Bloqueos de la

cuenta a nivel del Plan de Cuentas

(33)

Manual de Usuario

Se podrá realizar una petición de borrado para la cuenta de mayor si se quiere que desaparezca del Plan de Cuentas. Para ello, en la pantalla principal seleccione botón Borrar .

Seleccionamos la opción Marcar para borrado Pulsamos el botón Guardar .

El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha marcado para borrado (la cuenta está pendiente de borrado).

4.1.10. Bloqueo de Cuentas de Mayor a nivel Sociedad

(34)

Manual de Usuario

Se podrá realizar una petición de borrado para la cuenta de mayor si se quiere que desaparezca de la sociedad financiera. Para ello, en la pantalla principal seleccione botón Borrar .

Marque la opción Marcar para borrado.

Pulsamos el botón Guardar .

El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha marcado para borrado.

4.1.11. Creación de cuentas a nivel Central.

Transacción: FS00

En esta transacción se puede crear una cuenta de mayor a la vez con los datos de plan de cuentas y los datos de sociedad.

En la pantalla de selección introduzca el número de cuenta de mayor y la sociedad en la que desee crear la cuenta.

(35)

Manual de Usuario

En esta transacción nos encontramos con todas las pestañas, tanto las relativas al plan de cuentas como las relativas a los datos de sociedad.

6. Si los datos son similares a los de otra cuenta de mayor ya creada se completan los campos en la ventana “Crear con modelo”. Con esta operación se copiarían ciertos datos de la cuenta original, pudiendo ser modificados con posterioridad. Puede crear con modelo de una cuenta ya existente en la sociedad u otra cuenta que exista en otra sociedad FI del sistema.

NOTA: Cuando se introducen valores erróneos el sistema avisa. Hasta que no queda corregido el error

no permite cumplimentar más datos.

Cuando haya registrado toda la información de la cuenta de mayor, seleccione el botón Guardar .

El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha creado.

(36)

Manual de Usuario

4.2. Contabilización

4.2.1. Registrar Asiento Directo.

En esta transacción se describe la operativa para registrar un asiento directo en la Contabilidad General del sistema SAP.

Transacción Cuentas de Mayor: FB50

Al seleccionar la transacción, determine la sociedad FI para la que desea contabilizar.

En la pantalla de selección introducimos los siguientes campos de la pestaña “Datos

Básicos”: “Fecha documento”, “Fecha contab.”, Txt. Cab. Doc” (texto descriptivo

del documento de hasta 25 caracteres) y “Clase de documento”.

Completamos la información de la primera posición del documento: “Cta mayor”,

“D/H”, “Texto”(texto descriptivo de hasta 50 caracteres) e “Importe moneda doc”

(37)

Manual de Usuario

Pulse intro. En ese momento el sistema hará todas las validaciones necesarias para esa posición del documento y le informará si existe algún error.

En este caso, el sistema solicita que se indique el campo “División” puesto que es un dato obligatorio en todo documento contable. Introduzca el valor correcto. Pulse Intro. Cuando la posición sea correcta, ésta se mostrará con el símbolo del visto bueno.

Completamos la información de la segunda posición del documento:

Puede seguir añadiendo tantas posiciones al documento como necesite. Observe que en la esquina superior derecha, el sistema le muestra el total Debe y el total Haber del documento con las posiciones registradas hasta el momento.

Mientras el documento esté descuadrado el sistema lo mostrará como un semáforo en rojo.

(38)

Manual de Usuario

Cuando el documento esté cuadrado el sistema lo mostrará como un semáforo en verde.

Puede simular el documento antes de grabarlo (contabilizarlo), de tal forma, que se compruebe que cumple con todas las validaciones definidas en el sistema. Para ello, en la barra de menú seleccione Documento / Simular.

(39)

Manual de Usuario

Pulsamos el botón “Contabilizar” situado en la barra de herramientas.

El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando el número de documento de la contabilización realizada.

4.2.2. Contabilización de ajustes

A final de ejercicio se realizan una serie de contabilizaciones manuales:

- Reclasificaciones contables.

- Registro de provisiones de insolvencias (se registran los importes remitidos por las entidades correspondientes).

- Registro de provisiones por depreciación de inversiones financieras.

El registro de estos documentos se efectuará con contabilizaciones directas entre cuentas de mayor, por tanto utilizaremos la transacción FB01.

Transacción: FB01

Mediante el uso de esta transacción se generan los apuntes directos para registrar la contabilización de estos ajustes de final de ejercicio. Esta transacción, a diferencia de la anterior, se va contabilizando pasando por diferentes pantallas a medida que se vayan registrando posiciones.

Al llamar a la transacción deberá indicar dos bloques de datos:

- Datos de cabecera - Datos de posición.

(40)

Manual de Usuario

En la cabecera del documento contable indique las fechas de documento y contabilización, la clase de documento (si ésta no viene propuesta), la sociedad y moneda. En algunos casos, en función de la tipología del documento, será necesario indicar “Referencia” y texto de cabecera.

Al final de esa pantalla introduzca la primera posición del documento.

Introduzca la clave de contabilización y el número de cuenta de mayor. Para conocer las claves de contabilización que debe utilizar repase el apartado 3.6 del presente documento.

Cuando haya registrado todas las posiciones del documento y éste se encuentre cuadrado (total Debe = a total Haber) seleccione el botón “Guardar” en la barra menú.

4.3. Gestión de cuenta.

4.3.1. Visualización de saldos

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa a la Gestión de Cuentas

(41)

Manual de Usuario

En la pantalla de selección rellenamos los datos de “Sociedad”, “Nº de Cuenta” y

“Ejercicio”:

Pulsamos el botón “Ejecutar” para lanzar el informe.

El sistema muestra una pantalla similar a la que se presenta a continuación.

(42)

Manual de Usuario

- El saldo inicial de la cuenta procedente del ejercicio anterior en la línea “Arrastre saldos”.

- Las cuantías registradas al DEBE y al HABER por cada periodo del ejercicio seleccionado.

- El saldo de cada período contable.

- El saldo acumulado en cada período contable.

- El Total Debe, el Total Haber y el saldo total de la cuenta para el ejercicio seleccionado.

Realizamos “doble- click” sobre la casilla del DEBE para un periodo concreto.

El sistema muestra los movimientos al DEBE de la cuenta seleccionada para ese periodo.

Retornamos a la pantalla de visualización de saldos accionando el botón Back . Repetimos la acción realizada anteriormente para las casillas de HABER, SALDO y SALDO ACUMULADO. En este último caso, saldo acumulado, muestra todos los movimientos desde el primer apunte realizado en la cuenta, hasta el último apunte del periodo seleccionado.

Por último, al final de pantalla inicial el sistema muestra el total Debe, total haber y Total Saldo para todo el ejercicio en esa cuenta.

Al introducir las divisiones en la estructura organizativa de las sociedades financieras, se puede consultar el saldo de una cuenta para todas las divisiones o indicando una división en concreto. Para ello, en la pantalla de selección inicial introduzca el valor de la división para la que desea hacer la consulta.

(43)

Manual de Usuario

El sistema mostrará el saldo de la cuenta para cada período, solo para esa división.

4.3.1. Visualización de partidas de cuenta de mayor.

Esta transacción nos permite consultar directamente las partidas (posiciones) contabilizadas en una cuenta de mayor.

Transacción Cuentas de Mayor: FBL3N Acceso por el menú de Contabilidad General:

El sistema muestra la siguiente pantalla donde introducimos los datos de “Sociedad”,

“Nº de Cuenta” y el estatus de las partidas que quiere consultar (Partidas Abiertas,

(44)

Manual de Usuario

El informe ofrece 3 criterios principales para mostrar los apuntes o partidas de las cuentas:

Partidas Abiertas: Este criterio se puede emplear únicamente en las cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas. Se permite seleccionar las partidas abiertas en el momento de ejecución del informe, o mediante una fecha de compensación que se indique.

Partidas Compensadas: Este criterio se puede emplear únicamente en las cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas. Se permite seleccionar las partidas compensadas en el momento de ejecución del informe, abiertas en una fecha concreta o compensadas en un periodo concreto.

Partidas Contabilizadas: Se seleccionan todas las partidas contabilizadas en la cuenta de mayor indicada. El sistema permite filtrar los apuntes contabilizados en un periodo concreto.

Pulse el botón “Ejecutar” para lanzar el informe.

(45)

Manual de Usuario

NOTA: El informe muestra las partidas abiertas en el momento de ejecutar el informe de la

cuenta indicada. Desde esta pantalla se pueden realizar varias acciones, como modificar uno o varios documentos, modificar la disposición del informe, filtrar partidas, realizar subtotales y otra serie de tareas.

Realice “doble- click” sobre cualquier partida del informe.

El sistema muestra una pantalla similar a la que se adjunta a continuación.

Esta pantalla ofrece información detallada de la partida.

Retornamos a la pantalla de visualización de partidas accionando el botón .

Seleccionamos una de las partidas y pulse el botón “Visualizar” situado en la barra de botones el informe.

(46)

Manual de Usuario

El sistema muestra una pantalla similar a la que se expone a continuación.

NOTA: Esta pantalla se corresponde con la posición del documento contable de la partida

seleccionada.

Pulsamos el botón “Resumen” , y visualizamos el asiento completo.

Pulsamos el botón “Back “ para retornar la pantalla de visualización de partidas.

Seleccionamos el campo “Clase de Documento”, realizando un “click” sobre el texto “Cla” de la cabecera del informe.

A continuación pulsamos el botón “Subtotal” .

(47)

Manual de Usuario

NOTA: Se puede observar en el informe, que este se ordena por clase de documento, y se

ofrecen subtotales por cada una de las clases de documento.

Para salir de la transacción pulsamos el botón .

NOTA: Ejecute nuevamente el informe seleccionando la opción de Partidas Compensadas y

posteriormente con la opción de Partidas Contabilizadas.

4.3.2. Compensación de una cuenta

La operación en la que se relaciona un movimiento al debe con un movimiento al haber de una cuenta. La compensación se produce si una posición de contrapartida puede relacionarse con partidas abiertas cuya suma suponga idéntico importe, en definitiva el saldo de las partidas computadas debe ser cero.

La gestión de las partidas abiertas garantiza que todas las partidas que no se han compensado todavía estén disponibles en el sistema. Un documento se considera compensado, una vez todas las partidas se hayan compensado.

En el momento de la compensación de una partida abierta, en esta queda registrado tanto el número de documento que ha realizado la operación de compensación como la fecha en que se ha realizado dicha compensación.

Concepto de Gestión de Partidas Abiertas.

En SAP todo apunte en una cuenta de mayor se denomina partida. La Gestión de Partidas Abiertas es un concepto que va ligado a su vez al de compensación.

En aquellas cuentas que se definan con Gestión de Partidas Abiertas (forma parte de los datos maestros de cuentas de mayor, en concreto forma parte de los datos a nivel de Sociedad) se identificarán las partidas correspondientes como abiertas o compensadas.

(48)

Manual de Usuario

El saldo de una cuenta con Gestión de Partidas Abiertas se deriva siempre del saldo de la suma de las partidas abiertas. Una cuenta así definida tiene un saldo pendiente mientras un movimiento al debe no se relacione de forma concreta y explícita con un movimiento en el haber.

Debe gestionarse una cuenta con Gestión de Partidas Abiertas cuando para un apunte contable deba contabilizarse el apunte de contrapartida para la misma cuenta.

Deben contabilizarse obligatoriamente con Gestión de Partidas Abiertas las cuentas que requieran de compensación de partidas, como por ejemplo las cuentas transitorias de bancos.

El registro y tratamiento de derechos y obligaciones de pago con terceros así como las contabilizaciones de activos se realiza en SAP con una contabilidad auxiliar de terceros y de activos. Esto supone que los saldos (y sus movimientos) que se mantienen con terceros o referente a esos activos, se anotan directamente en el código de la cuenta del tercero o número de activo, no en una cuenta de mayor. Las anotaciones realizadas en la cuenta de un tercero o de activo, tienen automáticamente su reflejo en la contabilidad patrimonial. Esto se consigue a través del código de Cuenta de Mayor Asociada, que se determina para cada tercero o activo en sus datos maestros.

La contabilización de los terceros y de activos, es decir la contabilizaciones auxiliares, se gestionan automáticamente a través de partidas abiertas por lo que las cuentas de mayor asociadas a los terceros y a los activos no necesitan estar definidas con Gestión de Partidas Abiertas.

Existen funcionalidades en el sistema que permiten realizar la conciliación de partidas abiertas de una cuenta. El objetivo no es otro que tener los informes para dichas cuentas más ordenados y limpios de partidas compensables, siendo posible consultar solo aquello que está pendiente de identificar, cobrar o pagar.

Por tanto, el sistema nos proporciona tres transacciones para cada una de las operativas, es decir, una transacción distinta para la compensación de cuentas de mayor, de acreedores y de deudores.

Transacción Cuentas de Mayor: F-03 Transacción Acreedores: F-44

Transacción Deudores: F-32

(49)

Manual de Usuario

En principio los usuarios que tengan acceso al menú de Contabilidad Financiera compensarán partidas abiertas que se encuentren en cuentas de mayor, es decir, utilizarán únicamente la transacción F-03 “Compensar Cuenta de Mayor”. Además de esta funcionalidad se ha incluido la compensación de cuentas de acreedor y de deudor para aquellos casos que desde Contabilidad Financiera sea necesaria dichas compensaciones de cuentas.

En este manual se hace referencia a la compensación de cuentas de mayor, pero la compensación de acreedores y deudores consta de los mismos pasos y mismas pantallas.

Por tanto accediendo a la compensación de cuentas de mayor el sistema nos presenta la siguiente pantalla:

(50)

Manual de Usuario

Una vez introducidos los datos pulsaremos el botón para visualizar todas las partidas que están pendientes de compensar, como se puede apreciar en la siguiente pantalla:

(51)

Manual de Usuario

Si hacemos doble click sobre las partidas abiertas que quiero compensar el sistema las seleccionará y podré compensar si el importe que queda por asignar es igual a cero.

Concepto Descripción

Cuenta Número de la cuenta cuyas partidas abiertas han de seleccionarse para continuar el tratamiento, o clave de un pool de trabajo que representa a un grupo de cuentas.

Fecha de

compensación Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera. Periodo En los documentos contables, el período se deriva de la fecha de contabilización o puede introducirse directamente en aquellos casos en los que se desee actualizar un periodo especial en lugar del último periodo de un ejercicio.

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad.

Moneda Clave de la moneda en la que se gestionan los importes en el sistema.

Indicador CME Lista de los indicadores de cuenta de mayor especial (CME) a incluir en la operación de compensación.

(52)

Manual de Usuario

CME, como es el caso en facturas o abonos, el campo habrá de permanecer vacío.

** Sólo activo y visualizable para cuentas de acreedor y deudor. Pas Normales Hace que sólo se tengan en cuenta las partidas abiertas

normales en la compensación. Partidas abiertas normales son todas aquellas posiciones de documento que no representan una operación en cuenta de mayor especial.

Al activar las partidas a compensar el saldo quedará a cero y podrá contabilizar el documento pulsando el icono . El sistema creará un documento de compensación automáticamente.

4.3.3. Anulación de la compensación

Para anular documentos con partidas compensadas, inicialmente hay que eliminar la vinculación (compensación) existente y después se podrán anular.

Para la anulación de compensación, SAP dispone de la función de anulación de la compensación, donde informando el número de documento de compensación, la sociedad y el ejercicio, se elimina la vinculación, quedando las partidas antes compensadas pendientes de compensación de nuevo.

Se dispondrá de un documento de anulación para cada uno de los definidos con anterioridad, siendo necesario determinar en todos ellos: el número de documento a anular, la sociedad, el ejercicio, la fecha de contabilización y el motivo de anulación.

Transacción: FBRA

Entrando en la transacción de anulación de compensaciones nos encontramos con la siguiente pantalla

(53)

Manual de Usuario

En este caso debemos seleccionar un número de documento de compensación. (Por ejemplo un documento de pago que compensa una partida de gasto.)

Si accedemos al botón de , nos aparecerá una pantalla en la que se nos muestra el documento que hemos seleccionado y la partida que compensa.

En este caso nos aparecen dos líneas, la primera que hace referencia al documento de gasto, y la segunda corresponde con el documento de compensación que queremos anular. (El indicador de color verde indica que esas partidas están compensadas).

Una vez confirmada la información del documento accionaremos el botón de grabar, y nos aparecerá el siguiente mensaje

(54)

Manual de Usuario

Llegado a este punto el sistema nos da dos opciones, solo anular la compensación, o anular el documento de compensación.

La primera opción solo nos descompensará los documentos antes seleccionados; es decir, no anulará ningún documento, con lo que en el listado anterior ambas partidas nos aparecerían en rojo.

Si deseamos anular la compensación y el documento generado que compensa marcamos “Anulación de la comp”. En la siguiente pantalla el sistema pregunta el motivo y la fecha de anulación al igual que en una anulación individual.

(55)

Manual de Usuario

Se recomienda utilizar el motivo 04. Esto provoca que se contabilice el mismo asiento original en signo negativo.

En las pantallas siguientes nos confirma la anulación de dichos documento.

4.4. Gestión de Documentos Contables 4.4.1. Visualización de documentos FI

Transacción: FB03

Una vez contabilizado un documento, el sistema le asigna una numeración que depende de la clase de documento que se emplee en la operación. Así a través de esta numeración podremos acceder a éste para su visualizado o la modificación de alguno de sus campos.

Una vez accedemos a la pantalla inicial de visualización el sistema pide los siguientes campos:

• Número de documento contable, es la clave con la cual se accede a un documento contable. El número de documento es unívoco para cada sociedad y ejercicio.