Página 1 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017
ACTA No. 35
ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2015
La convocatoria se ajusta a la Ley y Reglamento de propiedad Horizontal- En la ciudad de Bogotá,
siendo las 10:30 am del día 8 de Abril de 2017, en el auditorio HOCAR- del piso 4 del Centro
Comercial Intercentro,
se da inicio a la reunión de Asamblea General de Copropietarios,
convocada por la administración, mediante circular fechada el
(16) Diez y seis de marzo de 2017, fijada en lugares visibles:CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL CENTRO COMERCIAL Y PARQUEADEROS INTERCENTRO
La Administración del Centro Comercial y Parqueaderos Intercentro, se permite citar a: ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS, que se efectuara el día 8 de Abril de 2017, a las 10:00am. En el Salón Múltiple piso 4 del Centro Comercial Intercentro con el siguiente:
ORDEN DEL DIA 1. Himno Nacional de Colombia
2. Verificación del Quórum
3. Elección del Presidente y secretario de la asamblea 4. Lectura y Aprobación del orden del día
5. Aprobación del Acta de la Asamblea 2016 -Informe de la Comisión verificadora de la redacción del Acta- 2016
6. Elección del comité verificador de la redacción del acta de esta reunión 7. Informe de la Administradora
8. Informe del Consejo de Administración
9. Informe del Sr. Revisor Fiscal – Jaime Alejandro Triviño 10. Elección Consejo de Administración
11. Elección Comité de Convivencia
12. Presentación y Aprobación de los estados financieros a 31-12-2016 13. Presentación y aprobación del presupuesto para la vigencia del año 2017 14. Elección de Revisor Fiscal y suplente
15. Proposiciones y varios.
De no cumplir con el quórum del 51%, se hará la segunda convocatoria, de acuerdo a lo establecido en los artículos 41 y 45 de la Ley 675 de 2001.
Art. 41 REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA: Si convocada la asamblea general de copropietarios, no puede sesionar por la falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho de la noche (08:00pm) sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento de Propiedad Horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso en la convocatoria prevista en el artículo anterior, deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo.
Art. 45 QUORUN Y MAYORIAS: Con excepción de los casos en que la Ley o el Reglamento de Propiedad Horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria previstas en el Art. 41, la asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión. Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%) de los coeficientes que integran el edificio o conjunto.
Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas y se asumirá que la decisión correspondiente se podrá tomar con el voto favorable de la mayoría calificada
Página 2 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 aquí indicada. Las decisiones que se adopten en contravención a lo prescrito en este artículo, serán absolutamente nulas.
DE LA ASAMBLEA Art.57 - INTEGRACION Y ALCANCE DE SUS DESCICIONES
Las decisiones adoptadas de acuerdo con la normas legales y reglamentarias son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el administrador, para el consejo de administración, Revisor Fiscal, y demás órganos, y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del Centro Comercial. Los propietarios podrán actuar en la asamblea General directamente o por representantes o mandatarios, mediante delegación dirigida al administrador.
Paragrafo1: Cada propietario no podrá designar más de un representante para que concurra a la asamblea cualquiera que sea el número de bienes que posea.
Parágrafo 4: Una persona no podrá representar más de tres derechos diferentes al suyo propio en las reuniones de asamblea general.
Poder: si el copropietario desea que su mandante pueda ser elegido como miembro del consejo el poder debe cumplir los siguientes requisitos:
1. Debe ser poder especial
2. Debe expresarse que se confiere poder para ser elegido miembro del consejo y expresar que se hace solidario con su mandante
3. Este poder debe ser conferido antes de la asamblea autenticado notarialmente por el poderdante y el apoderado.
4. Quien represente a una persona jurídica deberá anexar certificado de la cámara de comercio no mayor de 30 días.
En caso de no estar registrado en el libro de copropietarios por favor regístrese antes de la asamblea. Para esto solo requiere presentar un certificado de libertad no mayor de 30 días. Si tiene promesa de compraventa o escritura en curso, debe solicitar al poder a quien aparece en el certificado de libertad y está debidamente registrado en el libro de copropietarios. Solo puede asistir una persona por inmueble o representar máximo tres unidades privadas.
Una vez recibidos los informes del año 2016, que se anexan a la presente convocatoria, se pueden consultar los libros oficiales y soportes contables, si se desea alguna aclaración se deben allegar las preguntas y propuestas a la administración, con antelación a la reunión de asamblea. Dada en Bogotá D.C. a los (16) Diez y seis días del mes de marzo de 2017. Puede Consultar los informes, convocatoria y demás documentos en la página web: www.intercentro.com.co a partir del 20 de Marzo de 2017
El Señor presidente del Consejo, da inicio a la Asamblea, con un Quorum Total de:
1.
Himno Nacional de Colombia.
Se rinde homenaje por los presentes al Himno Nacional
de Colombia.
2. Verificación del Quorum:
Local-Of-Parq PROPIETARIO Poder
G-057/G-145 Plazas María Concepción 0,13
G-120 Casadiego Aydee 0,06 Carlos Ferrin
G-128 Corporación Opción Legal 0,07 Ingrid León
L-0101 Rodríguez Antonio 1,32 Ma. Del Pilar Pulido L-0102 Garcés Marleny- Ferrin Carlos Arturo 0,50
L-0103 Sánchez Juan David 0,76
L-0104 Olarte de Gómez Cecilia 0,68 Ma. Del Pilar Pulido L-0106 Barrera Palacio Fernando 0,34 Carlos Ferrin
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Local-Of-Parq PROPIETARIO Poder
L-0109 Campos Arcia Humberto 0,46
L-0110/L-153/G131
Prada Bermúdez Alejandro 1,45
L-0111 Severiche H. Claudia María 0,49 Mercedes de Acosta L-0116 López Pérez Antonio Carlos/ Elvira
Rodríguez
0,55
L-0118 Cruz Lozano Ignacio 0,47
L-0119 Montaño Mendivelso Nuvia Patricia 0,56 Yeni Caterine Sánchez L-0120 Sierra Yssa Leyla Zulema 0,55 Luis Hernando Sierra L-0122/142/143 Nieva de Acosta Mercedes 0,81
L-0123 Acosta Nieva Mónica 0,28 Mercedes de Acosta
L-0126/L-163 Flechas Parra Oscar Gustavo 1,02 Rodrigo Plazas L-0128 Castiblanco Juan de Jesús 0,54
L-0129 Xi Hou Yang 0,52
L-0130 Vargas Pulido Inés- Ana Rosa Vargas 0,51 José Castillejo L-0131/132/139 Castillejo Ortiz José 2,20
L-0135 Bonilla Chipatecua Maira Alejandra 1,24 Marlene Chipatecua L-0136 Rosalba de Ramírez- William Ramírez 0,29
L-0138 Leydy Johanna Calderón Olarte 0,25 María López L-0140 Zambrano Medina Gladys Nubia 0,25 Gustavo Galindo
L-0141 Molina Fanny Yaneth 0,23
L-0144/145/149 Leonardo Gonzales Puentes/Gloria Puentes
1,18 Valentina Forero L-0146/147/148 Cárdenas Carlos 1,70 Sony Villareal L-0150 Mosquera Fredy Mauricio 0,57 Valentina Forero
L-0151/G-66 López Perico María 0,54
L-0152 Mendivelso Nuvia 0,49 Yeni Caterine Sánchez
L-0154 González Garzón María Isabel 0,59 Alejandro Prada L-0155 Pirajan Flor/Rafael López 0,69
L-0156 Izquierdo de Duque María Justa 4,30
L-0157 Lozano Luis Eduardo 0,88
L-0160 Rubiano María del Transito 1,74 Edilberto Melo
L-0162 Restrepo Morelli Gina 13,63
L-0204/205 Gutiérrez Patiño Diego 0,27 Marisol Álvarez
L-0208 Cruz Blanco Héctor 1,83 Álvaro Cristancho
L-0209 FONDECOL 1,96
L-0210 Izquierdo Restrepo Darío/Marco 0,31 Adriana Barrera L-0211 Rivero Tovar Gladys / Luis 0,30 Valentina Forero L-0212 Cristina Imelda Hoyos Avilés 0,27
L-0214 Reyes Edward Gonzalo 0,34 Martha Suarez
L-0216 Padua Castañeda Dager Hernán 0,28 Gloria Sanabria
L-0217 Sony Villareal Gerena 1,12
L-0218 COOMTREC LTDA 1,04
L-0219 Amórtegui O. León Guillermo 1,26
L-0220 Flórez Rubiano Salvador 0,07
L-0221 Helmer Cortes 0,21
L-0301/G-067 Barrios Hermanas S en C. 2,28 Mauricio Bellizia L-0401/G-93/94 HOCAR- SEC Bogotá 2,03
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Local-Of-Parq PROPIETARIO Poder
L-0501 Guillermo Machado 1,96 Mauricio Bellizia
L-0601 Offimonaco Ltda. 1,97 María del Pilar Campos
L-0602/603-D-01/02
Duque Izquierdo Gustavo, Elsy, Olga 8,74 Juan Alberto Agudelo
L-0801 Rivera Ordnasil 0,67 Oscar Rivera
TOTAL QUORUM 69,74
Se determina que hay quorum suficiente para sesionar.
3. Elección del Presidente y secretario de la asamblea
Son postulados y elegidos por unanimidad para:Presidente: Sr Manuel Bobadilla Of 401- Presidentes Secretaria: la Sra Administradora, María Clara Pinzón.
4. Lectura y Aprobación del orden del día
El Sr presidente da lectura al orden del día, el cual es aprobado por mayoría.
5. Aprobación del Acta de la Asamblea 2016 -Informe de la Comisión verificadora de la redacción del Acta- 2016
La Sra Administradora da lectura al comunicado hecho por dos miembros del comité verificador del acta 2016.
El acta es aprobada por Mayoría, dejando constancia los siguientes asambleístas: el Sr Carlos Ferrin, Humberto Campos e Hilda Palta, porque no se incluyeron en el acta una serie de apreciaciones hechas en esa reunión, una constancia solicitada por el Sr Marco campos.
6. Elección del comité verificador de la redacción del acta de esta reunión
Se postulan y son elegidos por unanimidad:HUMBERTO CAMPOS -109 MERCEDES DE ACOSTA – 123 NASLY ALBA -218
7. Informe de la Administradora
Inicia la Sra Administradora, presentando su informe y agradeciendo primero a Dios, y en segundo lugar al consejo actual y a los que los precedieron, pues los logros obtenidos son fruto de muchos años de trabajo.
Se hace énfasis en que mantuvo la disminución de pasivos, solo queda a 31 de diciembre por pagar, algunos de los gastos del mes de diciembre.
Dado que hay nuevos propietarios, se hace una síntesis de la situación del centro comercial, haciendo estas precisiones:
Diagnóstico de la situación del centro comercial
Problemas constructivos- Proceso de corrección planos – linderos. Infraseguro- Asegurar por el valor de reconstrucción
Pagos de Sanciones y Deudas antiguas – Logro revocar sanciones por valor de $20 millones aprox. Desconocimiento del inventario de los espacios comunes- Edificio que requería mantenimiento- Programa de mantenimientos Bombas- reubicación equipos- impermeabilización tanques-cubiertas-
Página 5 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 Obsolescencia- Tema Urgente Ascensores
Alto consumo servicios públicos- Programas de ahorro, cambio luminarias, modernización bombas y tableros.
Inequitativa distribución de los aportes x expensas- Corrección aritmética coeficientes, al realizar la corrección de coeficientes, se considera como un rompimiento entre un antes y un después. En ese momento las cosas empezaron a ponerse en orden, y hoy cada uno contribuye con el pago de los servicios comunes de los que se beneficia.
Presupuesto insuficiente para Mercadeo- era uno de los motivos de reclamo de los comerciantes, no obstante el centro comercial no es solo los dos pisos de locales, son 317 unidades privadas, 90 locales, 216, garajes, 2 depósitos y 7 oficinas.
CUENTAS POR PAGAR Saldo Dic/16 Saldo Dic/15 Saldo Dic/14 ASEO 4.966.273,00 4.648.763,00 13.522.795,00 VIGILANCIA 17.773.802,00 16.611.019,00 50.414.054,00 Mantenimientos 1.689.700,00 1.696.360,00 1.928.220,00 Otros 4.577.330,00 5.844.800,00 8.266.800,00 TOTALES 29.007.105,00 28.800.942,0 74.131.869,00
Todos estos temas están resueltos, con el plan ideal!, aumentar los ingresos y reducir los costos, sin desmejorar el servicio.
A eso llegamos, hoy el centro comercial se financia así: 75% mediante cuotas o expensas comunes y 25% mediante ingresos diferentes a expensas comunes.
Una de las premisas de esta administración ha sido no solicitar cuotas extraordinarias en lo posible, tan es así que el año inmediatamente anterior, nos comprometimos a realizar una serie de obras de modernización, sin aumentar la cuota ordinaria más allá del aumento normal del año, ni solicitar cuota extraordinaria, sino realizándolo con los ingresos adicionales o no operacionales que para el 2016, sumaron: 136 millones de pesos.
Bogotá D.C, Marzo de 2017 Señores
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
CENTRO COMERCIAL Y PARQUEADEROS INTERCENTRO Ciudad
Respetados señores:
Presento a ustedes el informe de las labores realizadas durante el año 2016, como REPRESENTANTE LEGAL de la copropiedad, y con las facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, otorgadas por la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal.
Con mucha satisfacción presento a ustedes el informe de la gestión realizada en el año 2016, en el que llegamos a una de las metas que nos habíamos propuesto de financiar el presupuesto de gastos e inversiones del centro comercial en un 25%, con ingresos diferentes a cuotas de administración.
Página 6 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 Al cierre del año 2016, del total de ingresos $684,716,000.00, el 24,73% $135,752,000.00 fueron por ingresos diferentes a cuotas de administración y los ingresos netos por cuotas después de descuentos por pronto pago, ascendieron a $548,900,000.00.
También nos mantuvimos en el propósito de mantener al mínimo los pasivos del centro comercial cerrando el ejercicio, con:
CUENTAS POR PAGAR Saldo Dic/16 Saldo Dic/15 Saldo Dic/14
ASEO 4.966.273,00 4.648.763,00 13.522.795,00 VIGILANCIA 17.773.802,00 16.611.019,00 50.414.054,00 MANTENIMIENTOS 1.689.700,00 1.696.360,00 1.928.220,00 Otros 4.577.330,00 5.844.800,00 8.266.800,00 TOTALES 29.007.105,00 28.800.942,0 74.131.869,00 PROYECTOS REALIZADOS 2016
El mejoramiento evidente de ingresos debido a la gestión en conseguir ingresos diferentes a la cuota de administración, la gestión de cartera y al haber logrado una equidad en cuanto a la proporción en que cada uno de los copropietarios contribuye con los gastos, permitió por primera vez en toda la historia de la copropiedad contar con los recursos para realizar varias obras de mantenimiento y modernización, destinar un presupuesto importante al programa de mercadeo, manteniendo la premisa de no solicitar cuotas extraordinarias en lo posible.
El poder mantener una planeación financiera responsable, cuidadosa, muchas veces conservadora, permitió realizar los siguientes proyectos:
MODERNIZACION CENTRO COMERCIAL
Una de las mayores preocupaciones del consejo de administración y de la administración es la modernización estética del centro comercial, en general de toda la edificación, en el año 2012 se modernizo la fachada de los 8 pisos sobre la carrera 10, y se había planeado que se utilizaría el fruto de la desafectación del local 106 A y la venta del local 213, fieles al propósito de no gravar a los copropietarios con cuotas extraordinarias, para la modernización de los cielos rasos, pues el cambio estaba presupuestado en más o menos $120,000,000.00 ciento veinte millones de pesos.
Afortunadamente la planeación financiera permitió realizar el proyecto de arreglo y pintura del cielo raso sin acudir a cuota extraordinaria o a la “reserva” representada en estos dos activos.
Se determinó por parte del consejo el cambio de las puertas de ingreso desde el parqueadero al centro comercial, proyecto que se empezó a realizar en el mes de febrero de 2017, se empezaran a cambiar también las puertas de ingreso calle 24, carrera 9 y carrera 10. Este proyecto como los otros aquí enumerados buscan en primer lugar hacer de Intercentro un lugar agradable y amigable para nuestros clientes,
RECAMBIO A TECNOLOGIA LED- LUMINARIAS
Este proyecto se inició en el año 2014, durante al año 2015 se realizó el cambio en el piso 1 del centro comercial y en el año 2016 se ejecutó el piso 2 del centro comercial, la torre de oficinas, la entrada de la carrera 9, en el año 2017 se está realizando el cambio en el parqueadero y entrada de la carrera 10- Parte exterior.
Página 7 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 Este cambio a tecnología LED, además de ser una política de responsabilidad social empresarial RSE, impacta en el costo del servicio de energía, el cual ha disminuido EN UN 33% de lo que normalmente consumíamos, LA META ES LLEGAR AL 50%.
Promedio consumo 2007/2014 91.510 Diferencia consumo 2016 34.361
Vr KW 2016 454,2195
Valor ahorro en $$$
15.607.323
PROYECTO CIELO RASO
Se culminó el proyecto de remodelación del cielo raso, el proyecto piloto data del año 2013, pero se había aplazado por falta de recursos, en el año 2015 se había retomado iniciando el piso 1, y se culminó en el 2016 el piso 2.
Como lo habíamos informado el año anterior se decidió refaccionar el cielo raso existente, este proyecto no solo incluyo la pintura, sino también la limpieza, la organización del cableado de antenas, telefonía y eléctrico, el cambio a tecnología LED de las lámparas, el ajuste de todo el cielo raso, remplazando las partes faltantes.
Se remplazaron algunas de las secciones de cielo raso, en drywall, de manera de tener un diseño más moderno y bien iluminado.
También se hizo el mantenimiento completo del cielo raso de las plazoletas, que tampoco se había limpiado nunca, el cual tiene un diseño con una base en aluminio y estructura en tubo, al cual se le dio una nueva vida, con pintura plateada, se instalaron plafones de LED.
Todo el proyecto se desarrolló de enero a noviembre, con interrupciones en mayo y septiembre, por flujo de caja, se contrató por sectores, programado de acuerdo a los recursos mensuales.
El costo total del proyecto es el siguiente: Materiales $8,287,275.00, mano de Obra $26,470,000.00 para un total de $ 34,757,275.00, se refaccionaron 2,500m2 a un valor promedio M2 de $13,400 m2.
PINTURA GENERAL
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 8167 8756 8461 7432 7214 7437 7079 6462 5173 4762 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0CONSUMO PROMEDIO 2007-2016
Página 8 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 Se pintó la torre de oficinas, el centro comercial y se inició la pintura del parqueadero, que, entre otras cosas, no se había pintado nunca en su totalidad, en la vigencia 2017 se culminara y se realizara la numeración de los cupos de parqueo, por el convenio realizado en el año 2014 con City Parking, ellos son los encargados de la señalización.
REMODELACION BAÑOS CABALLEROS
En el año 2016, se remodelo la batería de baños caballero, pues se cambió totalmente la acometida de agua potable, que presentaba varias fugas, y debido a que las tuberías estaban incrustadas dentro de las columnas y las vigas, se diseñó un nuevo trazado de la acometida. Esto obligó a enchapar en su totalidad el baño, se aprovechó para instalar orinales automáticos. El costo total de la obra fue de $10,593,386.00
MANTENIMIENTOS Y REPARACIONES PERIODICOS
Toda la maquinaria y equipo del centro comercial están aseguradas y cuentan con contratos de mantenimiento preventivo.
ASCENSORES
Este tema merece un detenido análisis, ya en los informes presentados en los años 2014 y 2015, habíamos expresado la obligatoriedad de cumplir con la normatividad expedida por el distrito en cuanto a los sistemas de transporte vertical.
Con la certificación se da cumplimiento a lo establecido por el Concejo de Bogotá en el acuerdo 470 de 2011. Este tiene por objeto establecer disposiciones normativas para prevenir la ocurrencia de accidentes en los sistemas de transporte vertical en edificaciones, tales como ascensores, escaleras mecánicas, rampas eléctricas y plataformas, que estén al servicio público y privado en el Distrito Capital. Esta certificación es obligatoria y debe realizarse anual.
Reglamentación vigente
Acuerdo 470 de 2011. Por el cual se establece como obligatoria la Revisión General Anual (RGA) de los sistemas de transporte vertical en edificaciones y puertas eléctricas en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.
Decreto 663 de 2011. Art.1 Objeto: este decreto tiene por objeto reglamentar las disposiciones normativas establecidas en el Acuerdo Distrital 470 de 2011 para prevenir la ocurrencia de accidentes en los sistemas de transporte vertical en edificaciones.
Resolución 092 de 2013. OBJETO. Adoptar los lineamientos técnicos para realizar las revisiones generales anuales de los sistemas de transporte vertical y de las puertas eléctricas en las edificaciones, desarrollar el procedimiento para realizar las visitas de verificación del cumplimiento del Acuerdo 470 de 2011 y establecer la estrategia de divulgación de la norma, para las revisiones a Sistemas de transporte vertical, y la Norma Técnica Colombiana NTC 6003 para las revisiones a puertas eléctricas…. Artículo Tercero.- CERTIFICADO DE INSPECCIÓN. Las personas naturales y/o jurídicas contratadas por los administradores y/o propietarios de sistemas de transporte vertical y puertas eléctricas certificarán la óptima operación del medio de transporte de conformidad con la correspondientes Normas Técnicas Colombianas señaladas en el presente acto administrativo. Parágrafo 1.- Las personas naturales y/o jurídicas contratadas por los administradores y/o propietarios de sistemas de transporte vertical y puertas eléctricas, deberán estar acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia-ONAC o entidad que la reemplace o sustituya, en cumplimiento del Acuerdo 470 de 2011.Parágrafo 2. De conformidad con lo establecido en el artículo 2 del Acuerdo 470 de 2011, el certificado tendrá vigencia de un (1) año.
Artículo Séptimo. - REPORTE DE INCUMPLIMIENTO PARA APLICACIÓN DE SANCIONES. El IDIGER informará a la Alcaldía Local respectiva en caso de que la visita de verificación arroje como resultado el
Página 9 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 incumplimiento del numeral 1 del artículo segundo de la presente resolución, con el fin de que adelante la respectiva actuación de acuerdo a las sanciones previstas en el Parágrafo del Artículo 15 del Acuerdo 79 de 2003.
En ese orden de ideas, los tres ascensores que tiene el centro comercial no cumplen con esta normatividad, por esta razón el consejo y la administración han explorado diferentes alternativas, buscando la solución menos onerosa, para quienes deberán sufragar este gasto.
Reponer totalmente nuevo, sería muy costoso, teniendo en cuenta que son muy pocas las unidades privadas a las que les toca asumir este rubro, tal y como lo establece El artículo 29 de la Ley 675 de 2001, establece que “Los propietarios de los bienes privados de un edificio o conjunto estarán obligados a contribuir al pago de las expensas necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.”.
Igualmente, el parágrafo 3 ibídem, establece una excepción al respecto en los siguientes términos “En los edificios residenciales y de oficinas, los propietarios de bienes de dominio particular ubicados en el primer piso no estarán obligados a contribuir al mantenimiento, reparación y reposición de ascensores, cuando para acceder a su parqueadero, depósito, a otros bienes de uso privado, o a bienes comunes de uso y goce general, no exista servicio de ascensor.
Por otra parte en la torre de oficinas, un ascensor nuevo requeriría una obra civil importante, pues el foso debe ser más alto y más profundo.
El ascensor del parqueadero si se debe reponer, pues es un equipo muy antiguo (aprox 60 años), se han cotizado alternativas que aprovecharían algunos elementos como son: rieles, estructura de la cabina, puertas de pisos. Propuestas que están entre $95,000,000.00 y $115,000,000.00
En la torre de oficinas, se han analizado propuestas de modernización técnica y estética de los dos ascensores. Utilizando también algunos elementos como son: rieles, estructura de la cabina y puertas de pisos. Las propuestas están entre $60,000,000.00 a $66,000,000.00
Ambas modernizaciones incluyen la instalación de todos los elementos especificados en la norma- que deberán ser certificados.
Obras y mantenimiento periódicos y regulares para el buen funcionamiento del centro comercial. 1. Mantenimiento ascensores- Preventivo
2. Mantenimiento Bombas- Preventivo 3. Mantenimiento Planta Eléctrica- preventivo 4. Lavado de los tanques- 2 veces al año. 5. Fumigación de áreas comunes 2 veces al año.
CARTERA
Local 213 – En el año 2015 se remató a favor del Centro Comercial el 50% de este local a favor del
centro comercial y se incorporó a los activos, en el 2016 se remató el otro 50%, y fue adjudicado
también al centro comercial, se reconoció como un activo el valor total de $68,504,500.00
Este local esta arrendado, en el año 2016 se recibieron $ 3,708,000.00, netos ya descontando el
valor de la cuota de administración.
Local 108- En el año 2010 se inició el proceso ejecutivo para el cobro de los últimos cinco años, (2005-2010), este proceso finalizo con sentencia a favor del Centro Comercial en el año 2013. En el año 2016 se efectuó el remate del local, el centro comercial se presentó al remate, pero fue adjudicado a un
Página 10 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 proponente por $68,000,000.00, estamos a la espera que el Juez, determine el valor del título judicial a favor del centro comercial. El valor del crédito aprobado
Local 127- Proceso radicado en 17 de febrero del 2006, con medida cautelar por remanentes, dado que sobre el inmueble hay un proceso hipotecario que data del año 1995. A la espera de la evolución del proceso hipotecario. No obstante, la arrendataria actual viene realizando abonos a la deuda.
Local 160- Proceso que data del año 1994, con sentencia a favor del centro comercial y condena en costas. Esta sentencia fue apelada ante el tribunal, con sentencia que modifica la liquidación de la deuda. La deuda de administración data del mes de marzo de 1993, y aunque por decisión de los jueces, solo condenaron a cancelar los valores comprendidos entre el mes de marzo de 1993 a julio de 2002, dejando fuera de la condena de agosto de 2002 a septiembre de 2007.
Locales 201/202 – Proceso por remanentes, ya que sobre los locales pesa un embargo por jurisdicción coactiva por parte de la DIAN, estos locales ya han salido a remate dos veces, sin que se haya presentado un postor.
PROCESOS EJECUTIVOS DE COBRO- CARTERA
UP Propietario Valor Observaciones
160 RUBIANO MOLANO MARIA DEL $ 165.565.781,00 1996-Cobro Jurídico- 2 Procesos 1 con sentencia* 108 GUZMAN SAN JUAN YUDY $ 111.651.783,00 2010 Remate del Local- por $68,000,000
201 CREDIOPTICA VISION Y SOL $ 108.047.832,00 2004 DIAN- Tiene Embargo coactivo – Remanentes 202 BELTRAN CARDENAS JESUS $ 51.274.684,00 2004 DIAN- Tiene Embargo coactivo – Remanentes 127 RIVEROS ANA ELSY $ 49.668.217,00 2004 Embargo de Remanentes
117 OPERA INVERSIONES S.A $ 24.721.045,00 2014 Proceso con Sentencia a Favor de Intercentro 222 AVILA NAJAR LUIS M $ 15.206.829,00 2014 Embargado- Acuerdo de pago- cancelado obligación 113 OPERA INVERSIONES S.A $ 11.028.440,00 2014 Embargado -con Sentencia a Favor de Intercentro 801 RIVERA HERNANDEZ JOSE $ 7.806.903,00 2016 Cobro Jurídico- Embargado
121 ARCIA PAVA ROSA ALBA $ 4.553.412,00 Cobro Jurídico- Abonando 130 SOCIEDAD EXPORTADORA Y $ 1.261.958,00 Cobro Jurídico-
158 LOZANO PEREZ CARLOS $ 1.186.105,00 Cobro Jurídico-
141 MOLINA FANNY YANETH $ 942.879,00 Cobro Jurídico- Abonando Total Cartera Cobro Jurídico $ 552.915.868,00
CARTERA EN ACUERDOS DE PAGO- COBRO PREJURIDICO
UP Propietario Valor Observaciones
162 RESTREPO MORELLI GINA $ 38.920.018,00 Acuerdo de pago- Vigente
109 CAMPOS ARCIA HUMBERTO $ 1.994.342,00 Acuerdo de pago- Abonando
214 REYES EDWARD GONZALO $ 686.863,00 Pre jurídico
Página 11 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 151 LOPEZ PERICO MARIA $ 563.449,00 Pre jurídico
Total Cartera Cobro Acuerdos-Pre jurídico
$ 42.842.833,00
CARTERA MENOR A UN MILLÓN DE PESOS
UP Propietario Valor
209 FONDO DE EMPLEADOS DE COLPATRIA $ 965.000,00 212 HOYOS AVILES CRISTINA IMELDA $ 412.602,00 207 BOHORQUEZ ORTEGA MARINELA $ 338.602,00 135 BONILLA CHIPATECUA MAIRA ALEJANDRA $ 293.797,00 161 MENESES CABRERA HERNANDO/ $ 265.559,00 203 MORENO DIAZ GERMAN $ 260.200,00 211 RIVERO TOVAR GLADYS $ 149.600,00 205 GUZMAN ELIZABETH $ 139.569,00 159 COLORADO VALENCIA JUAN SEBASTIAN $ 93.990,00 603 DUQUE IZQUIERDO $ 61.549,00 165 HERRERA CASTILLO HERNANDO $ 23.229,00 225 DIAZ PERILLA TILCIA $ 19.570,00 G-145 PLAZAS ORTEGA MARIA CONCEPCION $ 3.600,00 G-057 PLAZAS ORTEGA MARIA CONCEPCION $ 3.000,00
Total – cartera Inferior a Un Millón de Pesos $ 3.029.867,00
CUMPLIMIENTO
DE
NORMATIVA
DISTRITAL-CENTROS
COMERCIALES
PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS
Dadas las nuevas exigencias referentes a la certificación que deben tener los ascensores, y que
los tres ascensores del centro comercial no cumplen con estas exigencias, no fue posible
actualizar el plan de emergencias en el año 2015. Además, se debe cumplir con la exigencia de
tener una enfermera tiempo completo.
Se mantiene el servicio de área protegida, con EMERMEDICA, la cual presta asistencia de médico
y paramédico a cualquier residente, cliente o visitante del centro comercial que sufra un
accidente o una complicación de salud dentro del área del centro comercial.
RECARGA DE EXTINTORES
En diciembre se recargaron la totalidad de los extintores, se hace un monitoreo a la presión de los mismos para garantizar su uso en el momento que se requiera.
Página 12 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 PLAN DE SANEMIENTO BASICO- CONCEPTO FAVORABLE DE SEC SALUD BOGOTA
Se mantiene el concepto favorable, por parte de la Secretaria De Salud de Bogotá, se mantiene el
programa de manejo de los residuos sólidos, Ruta Sanitaria- Manejo de residuos biológicos
procedentes de las salas de belleza con ECOCAPITAL.
En este tema el centro comercial cumple excelentemente con la responsabilidad social de disponer adecuadamente de los residuos que genera. CONSTRUCCIONES ILEGALESEn cumplimiento a lo ordenado por la asamblea del año 2009 y ratificado en las subsiguientes, la administración ha logrado la restitución de la mayoría de las áreas comunes que se encontraban invadidas, la última restitución corresponde a la demolición los baños construidos sobre los garajes 208/209, queda pendiente la restitución de 195m2 en terrazas comunes de uso exclusivo del local 603.
LEGALIDAD SOFTWARE
En mi calidad de representante legal y en cumplimiento al artículo 1 de la Ley 603/2000, informo que el software utilizado por la administración cumple parcialmente, ya que se cuenta con las licencias de las plataformas Windows10, Oficce 2015 y 2016 y del software de contabilidad SISCO.
SGSS
Se inició la implementación de los estándares mínimos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, para las empresas de menos de 10 trabajadores.
ACTIVIDADES DE MERCADEO Y PUBLICIDAD
Estas actividades merecen un capítulo especial, pues por primera vez se destinó un presupuesto importante para realizar una campaña estructurada, a través de las diferentes fechas o temporadas especiales. 1. Dia de La madre, 2. Día del padre, 3. Amor y amistad, 4. Halloween y 5. Navidad
Cada Campaña Incluyo, activación de marca, evento central de fidelización (sorteos, entrega de obsequios: Viaje al Eje Cafetero, Bonos para redimir en Salas de Belleza, Horas de Cancha- Futboleros, Dos Cenas Románticas, Una Moto Auteco Platino 115) Un evento promocional (Show, de Tango, Show Garotas, Serenata Romántica, Cabina Fotográfica, Cine para Niños)
A medida
que avanzaron las diferentes fechas especiales, fue mejorando la participación de los
locales, y de los clientes, en cada uno de los eventos.
Se realizaron varias encuestas:
1. Entre los clientes, para conocer su opinión sobre la oferta de productos, la atención en los
establecimientos.
2 Entre los comerciantes, para conocer su opinión sobre los eventos que le gustaría se realizaran.
Se realizó un diagnostico con el propósito de mejorar el tráfico de clientes, diagnostico en el que
se encontró por ejemplo que, de 68 establecimientos, solo 5 reciben medios de pago diferentes
al efectivo, esto equivale a que el 93% de los comerciantes solo recibe efectivo.
Se realizaron varias capacitaciones, en el manejo de libro fiscal, como mejorar los ambientes
comerciales, Mercadeo para pequeños negocios.
Página 13 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017
El nuevo Logo símbolo será la imagen que acompañe
al centro comercial en esta nueva etapa, se contrató
a un experto en diseño, para presentarles hoy el
nuevo logo, que reúne en él, la conformación y la
estructura del centro comercial.
Se está elaborando el manual de la Marca, que
estipula, los usos, la tipografía, etc. Para mantener la
unidad de concepto en la imagen.
Este nuevo logo será el que aparezca en los avisos que se instalaran en las tres fachadas del centro
comercial.
Quiero finalizar este informe de gestión agradeciendo a todas las personas que con su trabajo,
apoyo, sabios consejos, colaboraron con la labor realizada en el año 2016, al staff administrativo,
consejo de administración por su confianza y apoyo permanente.
Cordialmente,
María Clara Pinzón Rincón– Administradora
La administradora informa la situación presentada con la oficina 301, debido a que hay varios locales afectados por humedades provenientes de la falta de mantenimiento, además de haberse encontrado un cilindro de gas de 100lbs, desacatando la solicitud hecha por la asamblea de retirar estos elementos, y haber afectado bienes comunes, como lo son cristales de la fachada y el mal uso de un espacio común, ubicado dentro del local.
Por estas razones, fue convocado el comité de convivencia, para que interviniera, desafortunadamente sin lograr resolver el tema, se llevo a consejo de administración dentro de sus funciones tiene la de sancionar por faltas al reglamento y fueron sancionadas, con la multa más alta permitida.
Ellos tiene en orden al debido proceso, derecho a presentar una apelación a la asamblea de copropietarios, el día de hoy. No obstante veo que no se han hecho presentes.
Por último la Señora administradora solicita al Señor presidente someta a consideración de la asamblea la ratificación de la tabla de coeficientes corregida mediante asamblea celebrada en Octubre de 2014, y las cuotas de administración resultantes,
El Sr presidente Manuel Bobadilla, somete a consideración de la asamblea este punto, el cual es ratificado por unanimidad.
La asamblea aplaude y felicita a la administradora por su gestión. 8. Informe del Consejo de Administración
Página 14 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 Bogotá D.C. Abril 08 de 2017
Señores
ASAMBLEA GENERAL ¨EDIFICIO CENTRO COMERCIAL Y PARQUEADEROS INTERCENTRO¨.
La Ciudad.
Asunto: INFORME CONSEJO DE ADMINISTRACION 2016 - 2017.
Un fraternal abrazo para todos los copropietarios del ¨EDIFICIO CENTRO COMERCIAL Y PARQUEADEROS INTERCENTRO¨ El día de hoy tenemos la oportunidad de reunirnos como lo exige el Articulo 56 de la Ley 675 de 2001 para conocer de primera mano la gestión del Consejo de Administración elegido en la Asamblea General de propietarios incluida en acta No 034 del pasado 19 de Marzo de 2016.
Este consejo conformado por una nutrida variedad de colaboradores sesiono en pleno durante 14 oportunidades, siempre hubo la disposición y atendió oportunamente los requerimientos de la administración pese a dificultad de sus actividades labores y de antemano les agradezco su apoyo, colaboración y puntualidad en todas las actividades realizadas.
Este consejo principalmente se enfocó en las tareas y requerimientos asignados por la Asamblea General de Copropietarios y estableció unas prioridades que paulatinamente se han venido desarrollando en beneficio de la copropiedad así:
Mercadeo y Publicidad
El mayor propósito establecido el año anterior lo abordo el tema del ¨Mercadeo y Publicidad¨ este consejo trabajo de manera proactiva y en conjunto con el Ingeniero Carlos Andrés Rodríguez, La Agencia de Publicidad AFIRMA y la Administradora María Clara Pinzón. Gracias al pago oportuno de las cuotas de administración, tuvimos recursos para realizar todas las actividades previstas en el calendario comercial, desarrollando eventos en las fechas especiales como fueron el día de la madre, el día del padre, el día de los niños y las festividades navideñas.
Fue contratado un diseñador para actualizar el Logo del Centro Comercial. Tuvimos en cuenta que este Logo debe perdurar en el tiempo y cumplir con todas las expectativas de nuestros clientes, llamativo, moderno, futurista y que genere poder de recordación e impacto.
La convocatoria para esta Asamblea tiene el diseño del nuevo logo, esperamos sea de su agrado.
Con respecto a los avisos, hasta tanto no haber definido el logo no podíamos proceder a elaborarlos, por lo tanto el día de hoy podemos informarles con tranquilidad que prácticamente el aviso de la carrera 24 ya está listo para ser instalado y en la medida en que los recursos lo permitan podremos contar los avisos de la carrera 9 y 10.
Reforma al reglamento
El centro comercial Intercentro, solicito a los profesionales, Ing Uriel Alzate, y al Arq. Luis Alfredo Orozco, adelantar el análisis técnico y normativo, con el propósito de realizar la reforma al Reglamento de propiedad horizontal. Quienes presentaron al Consejo de Administración un informe técnico y la solución para realizar las correcciones y legalización de estas modificaciones.
Página 15 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 Es importante recordar que los edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal que cuenten con sistemas de transporte vertical como son los ascensores, se encuentran obligados a contratar con empresas calificadas y acreditadas por el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación Colombiana), el diagnóstico y la revisión de los ascensores de la edificación, con el propósito de certificar su funcionamiento seguro dentro de los estándares de la Norma Técnica Colombiana y de esta manera prevenir accidentes en la copropiedad. Por esta razón se determinó cerrar el ascensor del parqueadero, ya que por su antigüedad es imposible que sea certificado, y se presentara a esta asamblea el proyecto para la modernización de los tres ascensores.
Manual de Convivencia
Se está trabajando en el Manual y tenemos programado socializarlo y presentarlo para su conocimiento y aprobación en la Asamblea Extraordinaria programada para los próximos meses.
Es importante resaltar que el Comité de Convivencia funcionó de acuerdo a la ley; todas las controversias presentadas en el Centro Comercial fueron remitidas en primera instancia al Comité y aquellas que no pudieron ser solucionadas pasaron en segunda instancia al Consejo de Administración, quienes según el reglamento tomamos las decisiones del caso. Es así como se sancionaron económicamente a tres (3) locales y accesoriamente a dos (2) mas. Manual de las normas NIF
El manual ya está elaborado y se viene aplicando en nuestra contabilidad. De hecho los estados financieros entregados a ustedes están presentados bajo las normas NIF.
Modernización techos y puertas.
Como han podido observar estamos en la política de modernizar del Centro Comerciar, los techos fueron pintados y reformados, la plazoleta del local 162 tiene un nuevo techo y lámparas en Led al igual que la cubierta y la iluminación sobre el local 135.
Fueron reemplazadas las puertas de acceso al parqueadero para proyectarlas al empleo de cierres magnéticos, al igual que las puertas de las entradas dos (2) y tres (3) mejorando su presentación y la idea es cambiar las puertas en su totalidad.
Empleo de aéreas comunes.
Con el fin de poder arrendar la plazoleta ubicada en frente del local 162, se hicieron acercamientos con Sándwich Cubano, Macadamia y otros pero no se ha podido llegar a una negociación, pues casi todos necesitan tener disponibilidad de gas natural, lo cual es factible pero se hace necesario hacer una inversión de alrededor de $8.000.000, que están distribuidos en $2.000.000 el valor de la acometida y $6.000.000 en la instalación y distribución del gas. Auditoria servicios de seguridad y aseo.
Tuvimos varias reuniones con la Empresa de Vigilancia SECURITAS con el fin de escuchar de ellos, el tipo de servicio que se nos presta, los costos contemplados en el contrato, el dispositivo empleado, se evaluó la calidad del servicio y entre otros aspectos el conocer los ¨valores agregados¨ del contrato y fueron entregadas nuestras sugerencias y recomendaciones.
De la misma manera al anterior, la empresa CASALIMPIA nos entregó una información muy detallada de su contrato, los servicios prestados, los equipos y productos ofrecidos y amplió su jornada para beneficio del Centro Comercial.
Página 16 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 Me resta dar las gracias a cada uno de ustedes por la confianza depositada en este periodo y como siempre estaremos dispuestos a colaborar.
Cordialmente
Consejo de Administración.
9. Informe del Sr. Revisor Fiscal – Jaime Alejandro Triviño
DICTÁMEN - OPINIÓN DEL REVISOR FISCAL
Bogotá D.C., marzo 10 de 2017
Dirigido a los señores Copropietarios del EDIFICIO CENTRO COMERCIAL Y
PARQUEADEROS INTERCENTRO – NIT 800.044.596-9:
Revisé el Estado de Situación Financiera a diciembre 31 de 2016 y el Estado de
Resultados, comparativos por el periodo enero 01 a diciembre 31 del mismo año, del
EDIFICIO CENTRO COMERCIAL Y PARQUEADEROS INTERCENTRO
– NIT
800.044.596-9, así como la información complementaria, preparados y certificados por la
Administración de la Agrupación, como encargada de su elaboración y presentación; mi
responsabilidad según las normas consiste en expresar una Opinión o Dictamen
profesional como Revisor Fiscal.
Mi Examen se realizó según Normas de Auditoría generalmente aceptadas; efectué los
procedimientos y pruebas que consideré necesarios según mi criterio.-
Fui nombrado por la Asamblea desde abril 01 de 2016, por ende los Estados Financieros
de años anteriores y de enero 01 a marzo 31 de 2016, fueron auditados por el anterior
Revisor Fiscal.
Informo que la Administración entregó siempre toda la información y colaboración para
cumplir mi trabajo.- En todo momento entregó los Informes de Gestión, los cuales conocí
oportunamente.
En mi Opinión, el Estado de Situación Financiera a diciembre 31 de 2016 y el Estado de
Resultados, comparativos por el periodo enero 01 a diciembre 31 del mismo año, así
como toda la información complementaria, tomados fielmente de los Registros y Libros,
elaborados de forma sistemática, controlada y confiable, presentan razonablemente la
Página 17 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017
situación financiera y el resultado de operaciones del EDIFICIO CENTRO COMERCIAL
Y PARQUEADEROS INTERCENTRO – NIT 800.044.596-9.-
Se cumplió razonablemente el proceso de transición a la normatividad NIF- Normas de
Información Financiera, de acuerdo con lo ordenado por la Ley 1314 /2009, Dec. 2706
/2012 y Dec. 3019 /2013, entre otras normas y conceptos vigentes.
En mi concepto, se observa manejable Situación Financiera en las cifras de la
Copropiedad.
La Ejecución Presupuestal se considera normal en la dinámica del Edificio, con manejo
pulcro del gasto por parte de la Administración, organismo responsable.- El Fondo de
Imprevistos tiene una situación normal, en proceso de nivelación.-
No olvidemos tener en cuenta que los Gastos fijos se incrementan en el equivalente a
aumento de salario mínimo, desde enero 01 de cada año.
Recomiendo cuidado al aprobar el Gasto por Vigilancia, de acuerdo con la normatividad
de tarifas vigente. Así mismo, evitar cualquier Infra-seguro al aprobar el valor de la Póliza
de Seguros de Áreas Comunes.
El Edificio tiene una situación Legal y Tributaria sin novedad; cumple con la normatividad
general y laboral que le corresponde en su funcionamiento; así mismo cumple con
sus obligaciones
oportunamente.- No hay novedad con las Licencias por uso de software.
Es importante ir trabajando rápido en la necesidad de estructurar el Sistema de
Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)- Decreto 171 de 2016, así como el Plan
General de
Emergencia y la Certificación de Ascensores; este último requiere análisis y prudencia en
las decisiones a tomar.
La Cartera ha evidencia la gestión de cobro adelantada por la Administración; debe
continuar esa labor, la cual he visto diligente.- Hay efecto importante por el cálculo del
Deterioro respectivo, antes denominadado Provisión, así como en los Intereses de Mora
causados.
Consideremos que la Cartera total del Conjunto, respecto de la facturación mensual de
Expensas Comunes nos lleva a ver que la morosidad equivale a varios meses de
facturación.-
El punto de Cartera es de los más trascendentes del Edificio, a mi criterio.
La correspondencia, comprobantes, soportes de cuentas, gestión documental, Libros de
Actas y Archivo en general se llevan y conservan razonablemente; les informo que en mi
concepto, la Administración mantiene normales procedimientos y controles; a mi juicio
Página 18 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017
procura siempre la adecuada custodia y correcto manejo de los recursos en la
Copropiedad.-
Considero que las diferentes mantenimientos y manejo general de zonas comunes se
ejecutaron correctamente por la Administración.-
Durante el Ejercicio, se formuló los comentarios y recomendaciones a mi criterio
necesarias y se participó activamente en las reuniones de Consejo, salvo inconvenientes
de agenda o fuerza mayor; hubo siempre buena comunicación y receptividad
administrativa a todo lo planteado.-
En términos generales y asuntos de trascendencia, a nivel de empresa, encuentro
sanamente manejado el Edificio, en sus aspectos administrativos y directivos.- Se ve
transparencia y compromiso en las diferentes actuaciones adelantadas por sus
estamentos.
Otros comentarios de la Revisoría Fiscal.-
Adicionalmente, dejo a la Honorable Asamblea algunos puntos de su interés, según la
gestión efectuada.
1.- Pago efectuados
Revisados 100%, sin encontrar reparos de trascendencia
2.- Controles de efectivo y Bancos
Razonables en todas las revisiones efectuadas, incluídas las Conciliaciones.
3.- Inventario de Activos de la Copropiedad.
Se encuentra bien reportado y controlado.-
4.- Estados Financieros de Prueba o Intermedios
Todos revisados con Visto Bueno y entregado el Concepto pertinente. Libros Oficiales de
Contabilidad sin novedad.
5.- Manejo administrativo de oficina y presencia administrativa
Se considera muy correcto y diligente
6.- Controles a Empresa de Vigilancia, personal y labores operativas en general
Se han visto correctos y estrictos.
7.- Procesos de compra y contratación
Se observaron normales.
8.- Poliza de Seguros y cobertura
Se encuentra normal.
9.- Controles de sistema de información
Página 19 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017
10.- Situación de Impuestos
Al día y sin salvedad. Revisadas y firmadas todas las diferente declaraciones; la DIAN no
reporta ninguna novedad a ese respecto.
11.- Asuntos sociales y de Convivencia
Los conceptúo como bien manejados por Consejo y Administración; hubo mucha
preocupación al respecto y los diferentes procesos se llevaron adecuadamente, según
Reglamento. Sugiero a la Honorable Asamblea cambiar algo el enfoque de los temas
disciplinarios, entre otras dando más peso al rol del Comité de Convivencia.
12.- Manejo de publicidad y mercadeo
Se vió compromiso por la Administración y el Consejo de Administración. Valdría la pena
a futuro pensar en tener personal especializado en el asunto y de dedicación plena.-
13.- Actuación del Consejo de Administración
En mi calidad de ente de control designado por ustedes, puedo informarles que en mi
opinión, el Consejo de Administración constituyó un diligente organismo de apoyo y
compromiso directivo hacia la Administración; opino que desempeñó a cabalidad su
responsabilidad legal y ante la copropiedad.-
Atentamente.,
Original firmadoJAIME ALEJANDRO TRIVIÑO B.-
Revisor Fiscal.
T.P. 12383-T.
jatb.-
10. Elección Consejo de Administración
Se debate ampliamente y se decide que se votara por cada uno de las personas postuladas, tabulando la votación por coeficiente de copropiedad quedado la votación de la siguiente manera:
nombre votos Puntaje
Gina Restrepo 43,56 1
William Ramirez 41,06 2
Manuel Bobadilla 38,43 3
Nasly Alba 32,84 4
Maria Concepcion Plazas 32,62 5
Valentina Forero 22,28 6
Elvira Rodriguez 21,48 7
Humberto Campos 19,65 X
Gloria Sanabria 16,43 X
Hilda Palta 13,04 X
11. Elección Comité de Convivencia
Página 20 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017 Maria Lopez
Gloria Sanabria Mercedes de Acosta
12. Presentación y Aprobación de los estados financieros a 31-12-2016
La Sra Contadora Presenta los estados financieros, explicando a la asamblea los temas más relevantes.
El Sr presidente pone en consideración de la asamblea la aprobación de los estados financieros integrales a 31 de diciembre de 2016.
CENTRO COMERCIAL Y PARQUEADEROS INTERCENTRO
REVELACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2016
NIT. 800.044.596-9
NOTA 1.- CONSTITUCION Y LEGALIDAD
El Centro Comercial y Parqueaderos Intercentro es una persona jurídica de naturaleza civil, entidad sin
ánimo de lucro legalmente constituida mediante el régimen de la Propiedad Horizontal ley 675 de 2001, con
el fin de Administrar los recursos de la Copropiedad con destino a garantizar la seguridad y la convivencia
de sus habitantes, mantener en adecuado estado las instalaciones comunales, enmarcadas dentro de los
bienes de dominio particular comunes esenciales y los bienes comunes no esenciales en los cuales
concurren los bienes aptos para el servicio y funcionamiento de la Administración y los demás destinados al
servicio de la copropiedad.
Teniendo en cuenta el Artículo 8 de la ley 675 de 2001 el Centro Comercial y Parqueaderos Intercentro, le
fue otorgada la Personería Jurídica 041 de 2003 de Septiembre 22 de 2003 por la Alcaldía Local de Santa
fe, la cual se encuentra registrada bajo el Número 041 de 2005 del folio 181 tomo 1 del libro radicado de
personas Jurídicas.
NOTA 2. BASES DE PREPARACION
a.- Declaración de conformidad
El Centro Comercial y Parqueaderos Intercentro, adopta las Normas Internacionales de Contabilidad para
Grupo 3 de conformidad con la ley 1314 de 2009 y Decreto 2706 de 2012, a partir del 01 de enero de 2016,
por lo tanto se tuvo como año de transición el 2014, consistiendo en la preparación de una contabilidad
simplificada, con revelaciones abreviadas de acuerdo a la estructura contable de la Copropiedad.
La copropiedad ha preparado los Estados Financieros preliminares de acuerdo a las NIIF a 31 de diciembre
de 2014 para establecer la posición financiera, el resultado de las operaciones y flujos de efectivo de la
Página 21 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017
Copropiedad, que son necesarios para proporcionar la información financiera comparativa en los Estados
Financieros a 31 de diciembre de 2016 - 2015 bajo NIIF.
b.- Moneda funcional y de presentación
La moneda funcional para el Centro Comercial y Parqueaderos Intercentro es el Peso Colombiano (COP),
análoga a la moneda de presentación de los Estados Financieros. Ello se concluye por que el 100% de las
operaciones financiera de la Copropiedad se llevan a cabo en moneda nacional.
c.- Uso de Juicios y Estimaciones
La preparación de los Estados Financieros en el Centro Comercial y Parqueaderos Intercentro requiere que
la administración realice juicios, estimaciones y supuestos que afectan la aplicación de las políticas de
contabilidad y los montos de activos, pasivos, ingresos y gastos presentados. Los resultados reales pueden
diferir de estas estimaciones. Las estimaciones y supuestos relevantes serán revisadas regularmente. Las
estimaciones contables son reconocidas en el período en que la estimación es revisada y en cualquier
período futuro afectado, en particular, la información sobre las áreas significativas de estimación de
incertidumbres y juicios críticos en la aplicación de políticas contables que tienen efecto significativo en los
montos reconocidos en los estados financieros descritos en las políticas de los siguientes rubros:
– Provisiones y contingencias.
– Estimación de la vida útil del activo fijo.
– Activo fijo.
Estas estimaciones se realizan en función de la mejor información disponible sobre los hechos analizados.
En cualquier caso, es posible que acontecimientos que puedan tener lugar en el futuro obliguen a modificarlas
en los próximos ejercicios, lo que se realizaría, en su caso, de forma prospectiva, reconociendo los efectos
del cambio en los estados financieros futuros.
d.- Cambios de políticas contables
De acuerdo a lo indicado en la letra a) la Copropiedad presenta sus primeros estados financieros a contar
del año 2016, de acuerdo a las NIIF. Los cambios en las políticas, en las estimaciones contables respecto a
los principios contables locales y los efectos mínimos que se registran en la conversión de la información
contable.
3.- POLITICAS CONTABLES
a.- Cambio de políticas Contables
Solo se modificará una política contable si hubiere:
Página 22 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017
-
Porque producirá una forma de presentación más fiable y relevante de los hechos ó transacciones
en los Estados Financieros del Centro Comercial.
En general, los cambios en políticas contables deben ser registrados retroactivamente, a menos que una
norma IFRS específica indique lo contrario.
b. Cambios en estimaciones
Los cambios en las estimaciones contables se imputan en el estado de resultados en que se produce el
cambio y también en los períodos futuros a los que afecte. Vale decir, se reconoce de manera prospectiva.
c. Corrección de errores
La corrección de errores materiales se aplicará de forma retroactiva, reformulándose los periodos anteriores
que se hayan presentado y los saldos de apertura de los activos, pasivos y patrimonio del primer período
que se presente en los estados financieros. Es decir, se modificará toda la información comparativa.
d.- Activos fijos Tangibles
En el Centro Comercial y Parqueaderos Intercentro, solo se reconocerán activos fijos tangibles aquellos
bienes adquiridos con recursos ordinarios o extraordinarios, que presten beneficios de uso de la
administración por más de un periodo económico y de los cuales se tenga el control y sobre los que se asuma
el riesgo. Los bienes cuyo uso y beneficios no superen el año, serán reconocidos directamente al gasto.
Reconocimiento inicial.-
Para el reconocimiento inicial del activo fijo, el costo comprenderá lo siguiente:
-. Su precio de compra y costos relacionados y
-. Los costos necesarios para dejar el activo en la ubicación y condición necesaria para operar.
Reconocimiento posterior-.
Los ítems de propiedad, planta y equipos son medidos al costo menos depreciación acumulada y pérdidas
por deterioro.
Página 23 ACTA No. 35 ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2017
El costo de propiedad, planta y equipo al 1 de enero del 2016, la fecha de transición a la NIIF, fue reconocido
por el método del costo, no requiriendo ningún ejercicio de portazgo para determinar su valor razonable.
Vida útil para efectos de depreciación:
Quedan establecidos los siguientes rangos de vida útil para efectos de depreciación de los activos fijos de la
Copropiedad:
-. Maquinaria y equipo
: 5 a 10 años
-. Equipo de oficina
: 5 a 10 años
-. Equipos de cómputo
: 2 a 3 años
-. Equipos de Comunicaciones
: 3 a 5 años
Los costos de modernización o mejora, que representan un aumento de la capacidad o eficiencia, o un
alargamiento de la vida útil de los activos, se capitalizan como mayor costo de los mismos cuando cumplen
los requisitos de reconocimiento.
Los gastos de conservación y mantenimiento se cargan a la cuenta de resultados del ejercicio en que se
incurren. Si se estima que el activo tiene un valor recuperable al final de su vida útil, la depreciación se hará
por el porcentaje que represente la pérdida de valor del activo.
f. Deterioro de valor de activos
Por indicios de deterioro de valor de activos no corrientes en cada cierre de estados financieros se evaluará
la presencia o no de indicios de posible deterioro del valor de los activos no corrientes. Si se comprueba el
caso y es relevante se ajustara el valor de los activos y se podrá recalcular la vida útil para efectos de
depreciación.
g. Activos y pasivos financieros
Efectivo y equivalentes al efectivo
El efectivo y equivalentes al efectivo reconocido en los estados financieros comprende el efectivo en caja y
cuentas corrientes bancarias, y otras inversiones a corto plazo de alta liquidez (con vencimientos originales
de tres meses o menos), que son rápidamente realizables en caja y que no tienen riesgo de cambios en su
valor.
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El Centro Comercial y Parqueaderos Intercentro registrará las inversiones financieras que tenga al valor de
mercado, de acuerdo al valor de la unidad que lo represente. Las valorizaciones se reconocerán como un
mayor valor de la inversión.
Deudores sociales y otras cuentas por cobrar
Corresponde a deudas reglamentarias por cobrar de la entidad a sus propios asociados o copropietarios
para el giro normal de la Administración y suministro de los servicios comunales. No se reconocerá deterioro
sobre los deudores sociales, por el beneficio de solidaridad que tienen estos derechos a ser exigidos y
garantía cierta que representa cada inmueble privado que componen la copropiedad.
Se reconocerá como activo financiero a los deudores sociales cuando se tenga plena certeza legal y
circunstancias que otorguen el derecho a ser exigibles. Las que requieran procesos legales, se reconocerán
cuando se tenga el debido fallo que reconozca el derecho de exigibilidad.
El reconocimiento de los pagos se hará con prelación a los intereses y otros conceptos de sanciones que
estén a cargo del deudor, y por ultimo al capital de la deuda.
Las cuentas por cobrar a terceros ajenos a la copropiedad, en dado caso se les reconocerán deterioro por la
incertidumbre que configure su realización. Se considerará deterioro o pérdida de valor, las rebajas que con
las debidas competencias concedan los órganos sociales facultados para hacerlo.
Deterioro de valor de activos financieros
En cada cierre se evalúa el posible deterioro de los activos financieros a objeto de registrar la oportuna
corrección valorativa, en su caso.
Si existe evidencia objetiva de deterioro de un activo financiero valorado a costo amortizado, el importe de la
pérdida a registrar en la cuenta de resultados se determina por la diferencia entre el valor neto contable y el
valor presente de los flujos de caja futuros estimados (sin considerar pérdidas futuras), descontados al tipo
de interés efectivo original del activo.
Activos Diferidos
Se consideran activos diferidos, los valores efectivamente pagados, con flujos de caja o beneficios futuros
para la copropiedad, por tener vencimiento en una fecha futura. Se amortizaran periódicamente en la
medida que se reciba el beneficio y ya no haya posibilidad de obtener flujo de efectivo o beneficios
adicionales.
Pasivos financieros
Reconocimiento:
Solo se reconocerá un pasivo cuando el Centro Comercial efectivamente haya recibido el bien o servicio y
exista un tercero real con derecho a exigir el pago por cualquiera de los medios de pago.
Acreedores Comerciales y Otras Cuentas por Pagar
Se incluyen en este rubro los valores pendientes de pago por compras comerciales y gastos relacionados,
además deudas no comerciales, tales como acreedores varios, retenciones relacionadas con el cumplimiento
de obligaciones de tipo legal, préstamos sin costos financieros, los cuales se registran por el efectivo
recibido. Todos los pasivos financieros de la copropiedad se consideran corrientes, por tener periodo de pago
inferior a un año. No se reconocerán pasivos financieros no corrientes.
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