Plan de mejoramiento para el proceso de planeación del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de Santander
Leddy Yesenia Pinzón Hernández y Cristhian Orlando Becerra Hernández
Trabajo para Optar el título de Magíster en Calidad y Gestión Integral
Director
Diego Andrés Angarita Moncada, Mgtr.
Universidad Santo Tomas, Bucaramanga División de Ingenierías y Arquitectura Maestría en Calidad y Gestión Integral
2021
Contenido
Introducción ... 12
1. Plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander ... 15
1.1 Objetivos ... 15
1.1.1 Objetivo general ... 15
1.1.2 Objetivos específicos ... 15
2. Metodología de aplicación ... 16
2.1 Tipo de investigación ... 17
2.2 Diseño metodológico... 18
2.3 Método utilizado ... 18
2.4 Métodos de confiabilidad y validez del diseño de instrumentos de medición ... 18
2.5 Fuentes y tipo de información ... 19
2.6 Componentes y fases del estudio de caso. Según modelo de la escuela de negocios, las fases son (D, 1997): ... 20
3. Marco referencial ... 20
3.1 Antecedentes ... 20
3.1.1 A nivel internacional ... 21
3.1.2 A nivel nacional ... 22
3.1.3 A nivel local ... 25
3.2 Marco conceptual ... 25
3.2.1 Sistema de Gestión de la Calidad... 25
3.2.2 Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 ... 25
3.2.3 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001 ... 26
3.2.4 Auditoría de procesos de calidad ... 26
3.2.5 Auditoría ambiental de procesos. ... 27
3.3 Marco teórico ... 27
3.3.1 Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. ... 27
3.3.2 Mejoramiento continuo ... 27
3.4 Normativo... 28
3.4.1 Organización Internacional de Normalización (ISO) ... 28
3.5 Marco legal ... 28
4. Caracterización del contexto empresarial ... 30
5. Contexto de la organización ... 31
5.1 Comprensión de la Organización y de su contexto. ... 31
5.1.1 Necesidades y expectativas de las partes interesadas. ... 31
5.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión actual. ... 32
5.3 Sistema Integral de Gestión y Procesos ... 32
6. Liderazgo ... 33
6.1 Liderazgo y compromiso ... 33
7. Análisis de la situación estudiada ... 34
7.1 Resultados del análisis de cumplimiento ... 35
7.2 Estado actual del Sistema de Gestión Integral de la Gobernación de Santander. ... 35
8. Evaluación de cumplimiento del sistema actual ... 36
8.1 Evaluación de Complimiento del Sistema de Gestión Integrado Actual Frente a las NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018. ... 36
8.2 Evaluación de complimiento del Sistema de Gestión Integrado actual frente a las NTC
ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018. ... 36
8.2.1 Cumplimiento frente A La NTC ISO 9001: 75%. ... 37
8.2.2 Cumplimiento frente a la NTC ISO 14001: 66%... 40
8.2.3 Cumplimiento frente a la NTC ISO 45001: 78%... 42
8.3 Desarrollo objetivo dos ... 44
8.3.1 Análisis del cumplimento de la Gestión del Riesgo del proceso de Planeación de la Gobernación según resultados de la lista de verificación NTC ISO 31000. ... 44
8.3.2 Matriz de aspectos e impactos ambientales ... 47
8.3.3 Análisis de vulnerabilidad... 48
8.3.4 Análisis de la coherencia basado en el nivel de relación entre el proyecto planteado y los resultados alcanzados por la investigación. ... 54
8.4 Plan de mejoramiento para el proceso de Planeación del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de Santander. ... 55
8.4.1 Fases para la implementación de las acciones de mejora del Sistema Integrado de Gestión de la oficina de Planeación de la Gobernación de Santander ... 55
8.4.2 Formulación de ajustes a políticas del Sistema Integrado de Gestión del Proceso de Planeación de la Gobernación de Santander. ... 57
8.4.3 Determinación de ajustes requeridos para el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión Frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001. ... 58
8.4.4 Acción de mejora en Gestión Documental: revisión de las manuales y procedimientos requeridos por las tres normas ... 66 8.4.5 Método de Implantación del Plan de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión
... 67
8.4.6 Evaluación de la eficacia del Plan de Mejoramiento. ... 69
9. Impactos ... 69
9.1 Evidencia del impacto del proyecto en los resultados de complimiento del SG actual frente a las NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018. ... 70
10. Conclusiones ... 72
11. Recomendaciones ... 76
Referencias ... 79
Apéndices ... 82
Lista de tablas
Tabla 1. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001 ... 40
Tabla 2. Resultados de la gestión ambiental NTC ISO 14001 ... 41
Tabla 3. Resultados de gestión frente a requisitos NTC ISO 45001 ... 42
Tabla 4. Porcentaje de cumplimiento del sistema integrado de gestión ... 44
Tabla 5. Criterios de calificación e interpretación de la herramienta análisis de vulnerabilidad ... 48
Tabla 6. Vulnerabilidad en las personas (Organización) ... 48
Tabla 7. Vulnerabilidad en las personas (Capacitación) ... 49
Tabla 8. Vulnerabilidad en las personas (Dotación) ... 50
Tabla 9. Vulnerabilidad en los recursos (Materiales) ... 51
Tabla 10. Vulnerabilidad en los Recursos (Edificaciones) ... 52
Tabla 11. Vulnerabilidad en los Recursos (Equipos) ... 52
Tabla 12. Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos ... 53
Tabla 13. Integración y ajuste a políticas del sistema ... 57
Tabla 14. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001 de 75% a 86% ... 70
Tabla 15. Resultados Cumplimiento Frente a La NTC ISO 14001: De 66% a 84% ... 71
Tabla 16. Resultados de cumplimiento frente a la Ntc ISO 45001: De 78% a 86% ... 71
Lista de figuras
Figura 1. Análisis Alfa de Cronbach ... 19
Figura 2. Marco legal ... 29
Figura 3. Mapa de procesos de la Gobernación de Santander ... 33
Figura 4. Estructura de liderazgo del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de Santander ... 33
Figura 5. Árbol de problemas ... 36
Figura 6. Etapas de ciclo PHVA ... 57
Figura 7. Método básico acciones. ... 68
Lista de Apéndices
Apéndice A. Herramienta de análisis de cumplimiento de la gestión del riesgo ante la NTC 31000
... 82
Apéndice B. Herramienta de análisis de Cumplimiento De La Gestión Del Riesgo Ante La ISO 31000... 83
Apéndice C. Matriz de aspectos e impactos ambientales ... 97
Apéndice D. Aspectos e Impactos Ambientales ... 98
Apéndice E. Aspecto, el impacto, su descripción y la fuente ... 99
Apéndice F. Identificación de Riesgo e Impacto ... 101
Apéndice G. Control actual y la valoración ... 102
Apéndice H. Formatos y métodos aplicados para el análisis de vulnerabilidad y amenazas .. 104
Apéndice I. La identificación de amenazas fue realizada aplicando los siguientes parámetros ... 105
Apéndice J. La escala, la calificación y la interpretación de resultados ... 106
Apéndice K. Identificación de amenazas ... 107
Apéndice L. Descripción de las amenazas en el proceso de planeación de la gobernación de Santander ... 108
Apéndice M. Amenaza ... 111
Apéndice N. Calificación integral de amenazas y vulnerabilidad ... 113
Apéndice O. Valoración ... 114
Apéndice P. Puntaje ... 115
Apéndice Q. Plan de fortalecimiento ... 116
Apéndice R. Confiabilidad y Validez del Instrumento de Medición lista de chequeo... 117
Apéndice S. Personas que participaron en el diligenciamiento de instrumentos para lograr los resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander ... 119
Resumen
Esta investigación tiene como objetivo principal formular un plan de mejoramiento del sistema integrado de gestión (SIG) soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación de Santander., el incremento de los índices de cumplimiento NTC ISO 9001 de 75% a 86%, la NTC ISO 14001: de 66% a 84% y frente a la NTC ISO 45001: De 78% a 86%. Para ello, se aplicó una metodología de investigación de enfoque cualitativa, tipo descriptiva, con la aplicación de procedimientos verificación del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permitieron el conocimiento del estado actual del SIG del proceso de planeación, frente a las normas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.
Para esto, se aplicó el método de estudios de caso de la escuela de negocios de Harvard, el cual se desarrolló en un contexto preciso de oficina de planeación, para verificar el cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual de este proceso. Igualmente, se realizó un diagnóstico de este proceso con la aplicación de herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de mejoramiento. Por último, se propuso el plan de mejoramiento para el proceso de planeación del SGC de la Gobernación de Santander, incorporando los lineamientos del ciclo de mejora continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al cumplimiento de los requisitos aplicables las normas técnicas colombianas.
Palabras Claves: Sistema, Mejora Continua, Calidad, Ambiente, Riesgos.
Abstract
The main objective of this research is to formulate an improvement plan for the integrated management system supported by technical standards for quality management, environment and health and safety at work for updating the planning process of the Government of Santander, increasing compliance rates NTC ISO 9001 from 75% to 86%, NTC ISO 14001: from 66% to 84% and Compared to NTC Iso 45001: From 78% to 86%. For this, a qualitative, descriptive approach research methodology was applied, with the application of procedures to verify compliance with applicable requirements from checklists that allowed the knowledge of the current state of the integrated management system of the planning process, facing to the standards NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 and NTC ISO 45001.
In order to do this, the case study method of the Harvard business school was applied, which was developed in a precise planning office context, to verify compliance with applicable requirements from checklists that allow the knowledge about the current state of this process. Likewise, a diagnosis of this process was carried out with the application of risk management tools, analysis of the matrix of environmental aspects and impacts and vulnerability analysis, which facilitates the identification of improvement opportunities and strengths for the formulation of the improvement plan. Finally, the improvement plan was proposed for the planning process of the SGC of the Government of Santander, incorporating the guidelines of the continuous improvement cycle, in order to reinforce the performance, fulfilling the applicable requirements of Colombian technical standards.
Keywords: System, Continuous Improvement, Quality, Environment, Risks.
Introducción
Este plan propuesto contiene una estrategia de mejoramiento con cronograma, roles, recursos e indicadores, que facilite el fortalecimiento del proceso de planeación de la Gobernación de Santander. La propuesta de plan, busca que se avance en la actualización del sistema frente a requisitos NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001 de la Gobernación de Santander (Gobernación de Santander, 2016); no obstante, el conocimiento nuevo generado como aporte a la maestría en calidad y gestión integral, fueron los instrumentos utilizados los cuales tienen un diseño práctico y de fácil aplicación para futuros proyectos de investigación en el marco de las líneas de gestión de la Gestión de Calidad en organizaciones o trabajos en temáticas como: planes de mejoramiento, sistemas de autoevaluación, sistemas integrados de gestión y gestión documental.
La maestría en calidad y gestión integral, contempla líneas de investigación relacionadas con Innovación, Fortalecimiento Humano, Desarrollo Social, la Gestión de Calidad y Culturales y Creativas articuladas con desarrollos de ciencia, tecnología e innovación potenciando su valor agregado con un sello de calidad diferenciador, a partir del despliegue de las competencias de nuestros estudiantes y egresados (Universidad Santo Tomas , 2019); no obstante, la importancia de este estudio radica en que La presente investigación representa una aportación teórica y práctica a los estudios académicos asociados con la gestión de calidad y la integración de normas técnicas para optimizar y mejorar los procesos y operaciones organizacionales llevados a la esfera de la administración pública. Por consiguiente, su realización se traduce en un impacto normativo y empírico ya que contiene distintos elementos y planteamientos teóricos que por analogía pueden ser aplicados por las entidades públicas y privadas en sus proyectos de planeación bajo el enfoque de estrategias de gestión de calidad que ofrecen las normas técnicas NTC 9001, 14001 y 45001.
En el ejercicio realizado, se aplicó una metodología de enfoque cualitativo con herramientas como listas de verificación, matrices de manejo de información de gestión del riesgo y técnicas como la observación basados en la aplicación de cuestionarios tipo listas de chequeo a partir de requisitos de las normas y un diagnóstico del proceso de planeación aplicando herramientas de gestión del riesgo, Matriz de aspectos impactos ambientales desde un enfoque ambiental y análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de debilidades y fortalezas para una formulación de mejoras. La investigación presenta un diseño cualitativo, la cual tiene las siguientes características; en este caso se formuló un plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander. El método empleado fue inductivo; desde una visión operativa, se realizó una verificación del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de chequeo y así lograr conocer el estado actual del sistema de gestión integral frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001 del Sistema integrado de gestión actual del proceso de planeación de la Gobernación de Santander. El nivel de confiabilidad de los instrumentos implementados se llevó a cabo bajo la metodología de medición Alfa de Cronbach mediante la varianza de los 47 ítems que componen la lista de chequeo aplicada a los 3 expertos de la gobernación de Santander.
Se aplicaron técnicas como la observación basados en la aplicación de cuestionarios tipo listas de chequeo a partir de requisitos de la NTC ISO 9001, ISO 14001 y NTC 45001, así como la metodología de estudio de caso aplicada, que permitió plantear hipo tesis de cuales elementos son prioritarios para fortalecer en el sistema, para luego proponer lineamientos guía para la mejora continua, con un alcance descriptivo, es decir, se analizó un caso único y concreto. Y finalmente tomando esta información como insumo, proponer la estrategia de mejoramiento con cronograma, roles, recursos e indicadores, que facilite el fortalecimiento del proceso de planeación de la
Gobernación de Santander.
El alcance respectivo de este estudio fue: Formular un plan de mejoramiento del sistema integrado de gestión soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación de Santander, el cual, para lo cual se contemplaron los elementos de la visión de la institución, que se describe a continuación, como: “Santander será reconocido como un departamento con equidad, desarrollo ordenado, sustentable y competitivo. Una región líder que cuenta con polos de desarrollo en ciencia, tecnología e innovación. Con un sistema eficiente que potencializa el proceso de desarrollo humano integral de las comunidades y su inserción en el campo internacional; y que desarrolla una cultura política basada en los principios de transparencia, eficacia y respeto por el otro, fortalecida en los principales valores y raíces culturales de la población” (Gobernación de Santander, 2016).
1. Plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander
1.1 Objetivos
1.1.1 Objetivo general
Formular un plan de mejoramiento del sistema integrado de gestión soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación de Santander.
1.1.2 Objetivos específicos
1. Verificar el cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la gobernación de Santander, validando los resultados obtenidos frente a las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001.
2. Diagnosticar el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, con la aplicación de herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de mejoramiento.
3. Proponer el plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los lineamientos del ciclo de mejora continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al cumplimiento de los requisitos
aplicables las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.
2. Metodología de aplicación
Para el desarrollo de esta investigación se aplicó la metodología del estudio de caso de la escuela de negocios de Harvard, el cual se desarrolla aplicando procesos que pueden ser cuantitativos, cualitativos o mixtos, y se analiza profundamente y de forma integral una unidad específica que para esta ocasión se tomó como contexto la Gobernación de Santander, para responder al planteamiento del problema, probar hipo tesis y desarrollar la teoría.
El enfoque de este estudio de caso fue cualitativo dado que, dado que su objeto principal fue describir por medio de un previo análisis, un plan de mejoramiento con los lineamientos funcionales y estructurales del sistema integrado de gestión del proceso de planeación de la Gobernación de Santander, soportado en normas técnicas de gestión, ambiente y de seguridad y salud en el trabajo, en el área de planeación de la gobernación de Santander. Este enfoque permite plantear posibles soluciones a la problemática identificada.
Y coherente a lo anterior el tipo descriptivo, dado que se concentró de manera específica en una variable y su contexto aplicando herramientas que facilitaron una revisión sistémica, lo cual fue pertinente dado que requirió incorporar un proceso de búsqueda e indagación de información de fuentes primarias y secundarias, teniendo como principal origen en la oficina de planeación de la Gobernación de Santander, para compararla frente a estándares preestablecidos por normas técnicas en aspectos de gestión del riesgo, aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad de seguridad y salud en el trabajo, basados en una variedad de cuestiones, para ello se aplicó una investigación de enfoque cualitativo, que facilitó identificar, caracterizar y proyectar
variables del sistema integrado de gestión del proceso de planeación de la Gobernación de Santander.
En este apartado se describe la forma cómo se desarrolló el presente trabajo realizado para lograr los lineamientos funcionales y estructurales del sistema de gestión integral soportado en normas técnicas de gestión del riesgo, ambiental y seguridad y salud en el trabajo, en el área de planeación de la gobernación de Santander.
Esta metodología utilizada buscó precisar por medio de un proceso de búsqueda e indagación de información en la oficina de planeación de la gobernación de Santander, para compararla frente a estándares preestablecidos por normas técnicas en aspectos de gestión del riesgo, impactos ambientales y peligros de seguridad y salud en el trabajo, basados en una variedad de cuestiones, para ello se aplicó una técnica de investigación cualitativa con instrumentos cualitativos y cuantitativos, que facilitó identificar, caracterizar y proyectar variables del sistema de gestión integrado.
2.1 Tipo de investigación
Es una investigación de tipo analítico, consiste fundamentalmente en establecer la comparación de variables entre grupos de estudio y de control. Además, se refiere a la proposición de hipó tesis que el investigador trata de probar o invalidar (Sampieri, 2016); en este caso se realizó una verificación del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander y un diagnóstico del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de mejoramiento.
2.2 Diseño metodológico
La investigación presenta un diseño cualitativo, la cual tiene las siguientes características:
Explora los fenómenos en profundidad, los significados se extraen de los datos, no se fundamenta en la estadística y su procedimiento es inductivo, recurrente y analiza múltiples realidades subjetivas en una secuencia no tiene secuencia lineal (Sampieri, 2016), en este caso se formuló un plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander.
2.3 Método utilizado
El método empleado fue inductivo; desde una visión operativa, se realizó una verificación del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de chequeo y así lograr conocer el estado actual del sistema de gestión integral frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001 del Sistema integrado de gestión actual del proceso de planeación de la Gobernación de Santander.
Ver apéndice Personas que participaron en el diligenciamiento de instrumentos para lograr los resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander.
2.4 Métodos de confiabilidad y validez del diseño de instrumentos de medición
El nivel de confiabilidad de los instrumentos implementados se llevó a cabo bajo la metodología de medición Alfa de Cronbach mediante la varianza de los 47 ítems que componen la lista de chequeo aplicada a los 3 expertos de la gobernación de Santander. Ver apéndice R.
El coeficiente Alfa de Cronbach es un modelo de consistencia interna, basado en el promedio de las correlaciones entre los ítems. Entre las ventajas de esta medida se encuentra la posibilidad de evaluar cuánto mejoraría (o empeoraría) la fiabilidad de la prueba si se excluyera un determinado ítem. (Universidad de Valencia, 2010).
Figura 1. Análisis Alfa de Cronbach
2.5 Fuentes y tipo de información
Coherente al punto anterior, se exponen las fuentes primarias utilizadas para el cumplimiento de los objetivos, por ejemplo, se realizó la revisión de informes de auditoría, solicitando información a través de listas de chequeo diligenciadas por el personal de calidad, gestión ambiental y del área de seguridad y salud en el trabajo y observación de información de informes de planeación, proyectos y auditoría interna, así como la sistematización de información paso a paso de los resultados de las listas de chequeo, para finalmente poder llegar a conclusiones.
Se aplicó la lista de verificación a tres profesionales, quienes participaron en el ejercicio de juicio de expertos que permitió la verificación de aspectos técnicos y conceptuales y aseguraron la pertinencia y funcionalidad de las mejoras propuestas y paralelamente diagnosticar el estado actual del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, frente a las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001
Respecto a fuentes secundarias, se tomaron documentos de la PNUD, ICONTEC, DNP, DAFP, informes de auditoría interna, informes de visitas de instituciones de control, estudios realizados para contratación de personal y de bienes y todo el marco regulatorio. También se recurrió a la información recabada en hechos históricos y académicos realizados por otros procesos de investigación como el que se desarrolló.
2.6 Componentes y fases del estudio de caso. Según modelo de la escuela de negocios, las fases son (D, 1997):
1. Fase preliminar: lectura y estudio del caso para la toma de conciencia con trabajo individual.
2. Fase de expresión de opiniones y juicios: reflexión individual y detección de descriptores con trabajo individual.
3. Fase de contraste: análisis en común de los datos analizados con trabajo en pequeños, para lo cual se utilizó un árbol de problemas, grupos y puesta común en el grupo completo.
4. Fase de reflexión teórica: formulación de conceptos teóricos derivados del caso con trabajo en pequeños grupos.
3. Marco referencial
3.1 Antecedentes
3.1.1 A nivel internacional
Al revisar documentos realizados en casos similares a este, se pudo evidenciar que un tema relevante para la gestión pública y sus sistemas de gestión integrada es el Gobierno abierto (GA), en el cual se destacan diferentes posturas o criterios de acuerdo con el proceso que se desarrolla en cada país participante. Para el caso de España, (Ramírez, 2013) en su documento Gobierno Abierto en la encrucijada: El cara y sello de la experiencia Latinoamericana en el marco de la Alianza para el Gobierno Abierto, expone que el 2013 fue un año significativo para el GA, en la medida que en menos de dos años fue consolidado, promovido e implantado a través de políticas públicas enmarcadas en los criterios de transparencia y apertura, participación y rendición de cuentas en por lo menos sesenta países en el mundo. Y concluye haciendo énfasis en la importancia de “ciudadanizar el discurso y las practicas del Gobierno abierto.” (Ramírez, 2013) entendiéndolo como un esfuerzo de carácter político, que tiene como base la confianza entre los actores y la promoción del mejoramiento de la gestión pública y la calidad de los sistemas democráticos.
La gestión pública está hecha del compromiso de los funcionarios públicos y ciudadanos con el Gobierno, facilitando la inteligencia cívica, el control de la gestión vía la contraloría social, así como una concepción compartida de lo público, y que las competencias de la colaboración, lo interactivo y el emprender ismo son hoy fundamentales para la gestión pública (Mariñez, 2015).
Continuando con antecedentes internacionales, en Venezuela, (Prieto & Ramírez, 2014) Caracterizaron la participación ciudadana lo cual es el actor principal y usuario final del sistema de gestión integral en una institución pública, afirmando en su documento que esta forma de gobierno “está de moda” después de amplios esfuerzos de casi cuatro décadas y que en la nueva versión se introducen aspectos fundamentales de transparencia, participación y colaboración (p.93). En cuanto a la Participación ciudadana en el entendido del gobierno abierto, ha sido
abordada desde diferentes países con miradas diversas en relación con las instancias donde se utilice el término, pero finalmente conllevan a la importancia de la misma y la necesidad de promover los mecanismos que la permiten.
Al respecto, (Sánchez, 2015) en su documento, La participación ciudadana como instrumento presenta los resultados de la investigación documental realizada en México y hace referencia a que la participación ciudadana que hace dinámico los sistemas de gestión integrado de las instituciones, es considerada un elemento clave en la agenda internacional de la administración pública y por tanto debe contemplarse por los diferentes niveles del gobierno como un derecho efectivo, expresarse de forma clara y congruente en los escenarios donde haya lugar y realizar los ajustes necesarios para que en los diferentes organismos gubernamentales se promueva el ejercicio de la ciudadanía en los asuntos públicos y se establezca la normatividad necesaria para institucionalizar los mecanismos de participación ciudadana.
3.1.2 A nivel nacional
En un estudio realizado por Olave & Uribe (2019) titulado “Armonización del sistema de gestión de calidad, basado en NTC ISO 9001:2015, el Decreto 1295 de 2010 y los lineamientos para la acreditación de programas de pregrado, expedido por el Consejo Nacional de Acreditación (CNA)” expone los resultados de una revisión de literatura asociada a los sistemas de gestión de calidad en la educación superior. Analiza su aplicabilidad e influencia sobre la creación de nuevos programas académicos de acuerdo con el contexto de las instituciones de educación superior. El proyecto se llevó a cabo en tres etapas las cuales permitieron el desarrollo de una herramienta para el análisis de la NTC ISO 9001:2015.
En relación con el Gobierno Abierto y la participación ciudadana en Colombia, según (Ruiz, 2001), durante los últimos veinte años, las transformaciones en el espacio de lo público y la emergencia de nuevos escenarios políticos estuvieron relacionadas y condicionadas por la explosión de prácticas y estrategias participativas y por la proliferación de estudios sobre el tema.
Actores como el Estado, los organismos financieros multinacionales, los partidos políticos, los movimientos sociales o las organizaciones no gubernamentales convirtieron la participación en uno de los ejes de su praxis.
En el caso de la ciudad de Bogotá la mayor experiencia en temas de cultura ciudadana se desarrolló en la Administración del alcalde Mockus, mediante un proceso pedagógico que conllevó la concientización de los habitantes de la ciudad respecto a la necesidad e importancia de asumir respetuosamente las disposiciones orientadas a lograr una convivencia sana y en armonía para contribuir al bienestar de toda la población (Caicedo, 2016).
En relación a los aspectos antes propuestos, (García, 2014) hace énfasis en ellos, en el documento titulado Transparencia, participación y colaboración en las Administraciones públicas, donde se propone “analizar el empleo de la apertura de datos como elemento de mejora de la gestión pública y rendición de cuentas” (p.75) evidenciando la importancia de la tecnología y la cultura digital a la hora de crear un mundo más transparente, que posibilite los procesos democráticos y el acceso a los datos públicos abiertos.
Para (Lippez & Garcia, 2016) Ciudadanos como usuarios del sistema de gestión pública:
orientación a los ciudadanos de sitios municipales en Colombia para promover la participación.
Es un artículo que resalta la adopción, uso y difusión de las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTIC) y hace énfasis en el gran interés que despierta una administración
pública más abierta y efectiva, donde es importante la relación sociedad – Estado, siendo el aspecto humano un criterio fundamental para el desarrollo del Gobierno Abierto.
En referencia a la participación ciudadana, (Restrepo, 2018) expresa que se han indagado por el nivel de participación ciudadana, tanto en instancias formales como informales, dando como resultado un balance poco satisfactorio; en promedio, siete de cada diez ciudadanos no participan en ninguna organización y de los tres que participan, uno lo hace en organizaciones de tipo comunitario. Las razones que aluden los ciudadanos que no participan son principalmente la falta de tiempo o de interés. Y quienes participan tienen su mayor reparo en el nivel de incidencia de su participación.
Por su parte Niño (2018), en su investigación denominada “Armonización de la NTC ISO 9001:2015 y la resolución 5107 de 2005 hacia un sistema integrado de gestión en labfarve, Bogotá, Colombia” aborda la armonización entre la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015 estándar internacional de carácter certificable para sistemas de gestión de la calidad, y la resolución 5107 de 2005 por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de Cumplimiento de Condiciones Sanitarias para los Laboratorios que elaboren Productos Fito terapéuticos, hacia un sistema integrado que permitirá construir pautas de armonización en el laboratorio de farmacología vegetal LABFARVE. Usando un método de recolección de información con varias herramientas se logró levantar diagnóstico inicial del estado de la organización, con base en lo anterior y estableciendo una relación de normatividades se sometió a juicio de expertos, quienes a partir de una escala Likert calificaron la relación lo cual permitió al autor del presente trabajo construir recomendaciones, pautas y sugerencias de cómo integrar 2 enfoques diferentes y ayudar a generar valor agregado al laboratorio.
3.1.3 A nivel local
En un estudio adelantado por personal del programa Bucaramanga Metropolitana, cómo vamos, en su séptima edición se consultó la percepción de 1.500 habitantes de la ciudad de Bucaramanga y de los municipios de su área metropolitana como Floridablanca, Girón y Piedecuesta, puso en evidencia la poca participación que tienen los ciudadanos (Departamento de Santander, 2016). De acuerdo con la encuesta, si bien los consultados consideran que apoyar iniciativas sociales es un deber, un 75 por ciento de ellos no apoya las acciones para resolver las problemáticas de la ciudadanía.
3.2 Marco conceptual
3.2.1 Sistema de Gestión de la Calidad
Según (Plataform, 2015) para una empresa, tomar la determinación de implementar un sistema de gestión de la calidad, impacta de manera positiva en el desempeño general de la empresa y le ocasiona beneficios tales como: Poder ofrecer productos y servicios que cumplan con los requisitos del cliente y la legislación vigente; crecen las formas de satisfacción del cliente; manejo satisfactorio de riesgos y oportunidades inherentes a los objetivos de la empresa y le permite demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de calidad puntuales (Plataform, 2015).
3.2.2 Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015
Para el ICONTEC, un sistema de gestión ambiental tiene como objetivo ofrecer una metodología que le permita la conservación ambiental durante sus procesos. Una empresa desde
su alta dirección puede ser exitosa en el desarrollo sostenible si aplica: La protección del medio ambiente, por control de los impactos ambientales negativos; el cumplimiento de los requisitos legales ambientales y mejora el desempeño ambiental.
3.2.3 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001
La norma ISO 45001 es la actual para determinar los requisitos de implementación de un SG-SST, esta reciente norma ofrece una metodología adecuada para el desarrollo de los sistemas de gestión integral con las normas ISO 9001(Gestión de calidad) e ISO 14001 (Gestión Ambiental). (Federico Sanchez, 2018). Su propósito fundamental es contribuir al mejoramiento de los ambientes laborales empresariales, pues al aplicarla estos llegan a ser más seguros y saludables para trabajadores y proveedores. Acorde a (Federico Sanchez, 2018) la norma ISO 45001 ofrece beneficios como: Ser una norma internacional de amplia trayectoria que permite una empresa una organización adecuada; idear un modelo que permita al trabajador el cumplimiento de estándares para lograr un ambienta de trabajo más seguro y mejora la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
3.2.4 Auditoría de procesos de calidad
Las auditorías de proceso de calidad son aquellas en las que se evalúa la eficacia del sistema de gestión de calidad de la organización. Normalmente, se auditan sistemas de gestión de la calidad conformes a las normas técnicas siguiendo lineamientos de la NTC ISO 19011:2015 puesto que esta es la norma mundial que describe los requisitos de un sistema de gestión de la calidad, no obstante, también existen otros estándares propios de sectores particulares.
3.2.5 Auditoría ambiental de procesos.
El proceso de desarrollo de una auditoría ambiental implica una serie de actividades comprendidas dentro de una metodología especial. Las actividades propias de la auditoría consisten en: (Leal, 2011)
3.3 Marco teórico
3.3.1 Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar.
El ciclo PHVA es aplicable en todos los procesos de sistemas de gestión para las empresas este ciclo se puede definir según sus partes así: Planificar: Establece objetivos en sistemas y procesos, todas las herramientas para conseguir resultados de acuerdo a las exigencias del cliente y las políticas de la compañía, identificando riesgos aprovechando las oportunidades; hacer: Llevar a cabo lo planeado; verificar: Seguimiento de laso procesos y productos de acuerdo a las políticas y objetivos de actividades planificadas. Realizar informes de resultados y actuar: Emprender acciones de mejora continua cuando la situación lo amerite. (Cisneros & Calderon, 2012)
3.3.2 Mejoramiento continuo
El mejoramiento continuo es el conjunto de todas las acciones diarias que permiten que los procesos y la empresa sean más competitivos en la satisfacción del cliente. La mejora continua debe formar parte de la cultura de la organización, convirtiéndose en una filosofía de vida y trabajo.
Para que se produzca el cambio cultural requerido, es necesario que: Las personas estén convencidas de los beneficios que les brinda la mejora; la Alta Dirección motive a todas las
personas, les brinde procedimientos y técnicas, así como el poder de decidir y actuar para poder realizar los cambios que se requieran.(Mi Colombia Digital , 2016)
3.4 Normativo
3.4.1 Organización Internacional de Normalización (ISO)
La Organización Internacional de Normalización, ISO, fue creada en 1946. Es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales, a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. La ISO es una red de los institutos de normas nacionales de más de 146 países, sobre la base de un miembro por el país, con una secretaría central en Ginebra, Suiza, que coordina el sistema. Debido a que ISO "International Organization for Standarization" (ISO, 2017).
3.5 Marco legal
Figura 2. Marco legal
Adaptado de (Congreso de la república de Colombia, 1991)
4. Caracterización del contexto empresarial
Según (La red cultural del Banco de la República, 2019), define el gobierno departamental como “el encargado de crear y desarrollar políticas que impulsen a cada departamento hacia un mejor desarrollo”. En concordancia con lo anterior, esta investigación, se plantea desde la Gobernación de Santander, cuyo objetivo primordial se enmarca en “mejorar la calidad de vida de los santandereanos fomentando la competitividad, fortaleciendo la ciencia y la tecnología, y recuperando la infraestructura vial, entre otros; vitales para el desarrollo y la proyección del departamento”. (Gobernación de Santander, 2016) también se soporta en la misión y visión establecidas en el plan de desarrollo departamental de Santander (PDDS) así:
“Misión: la Gobernación de Santander es un organismo de dirección, planificación y promoción del desarrollo económico, social y ambiental, que cumple funciones de intermediación y coordinación entre el Gobierno Nacional y los municipios de Santander, así como de apoyo, complementariedad y subsidiariedad a la gestión local” (Gobernación de Santander, 2016).
“Visión: Santander será reconocido como un departamento con equidad, desarrollo ordenado, sustentable y competitivo. Una región líder que cuenta con polos de desarrollo en ciencia, tecnología e innovación. Con un sistema eficiente que potencializa el proceso de desarrollo humano integral de las comunidades y su inserción en el campo internacional;
y que desarrolla una cultura política basada en los principios de transparencia, eficacia y respeto por el otro, fortalecida en los principales valores y raíces culturales de la población”
(Gobernación de Santander, 2016).
Cabe precisar que esta investigación, también responde a los fundamentos del (Departamento de Santander, 2018), “en cuanto a la participación de los diferentes grupos
poblacionales, sectores sociales, económicos, gremios, academia y demás actores claves del desarrollo departamental”. “Hace aportes a las instancias de planeación en las entidades territoriales (Las asambleas departamentales, los concejos municipales, distritales y de las entidades territoriales indígenas, respectivamente, los consejos territoriales de planeación municipal, departamental, distrital, o de las entidades territoriales indígenas) y aquellas dependencias equivalentes dentro de la estructura administrativa de las entidades territoriales que llegaren a surgir en aplicación de las normas constitucionales que autorizan su creación”
(Departamento de Santander, 2018).
5. Contexto de la organización
5.1 Comprensión de la Organización y de su contexto.
Se puede evidenciar el contexto interno y externo de la Gobernación de Santander dentro del Plan de Desarrollo Departamental “Santander Nos Une 2016 - 2019”, allí se encuentra plasmados los componentes: participativo, diagnóstico, estratégico, programático y financiero que determinó este gobierno para el desarrollo del departamento.
5.1.1 Necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Las necesidades y expectativas de las partes interesadas se identificaron y priorizaron en cada proceso de la entidad, en el formato “matriz de identificación y evaluación de partes interesadas” código ES-SIG-RG-50. Se ha planificado que el seguimiento de las partes interesadas, sus necesidades y expectativas se realizarán anualmente, si de esta revisión se identifican cambios deberán comunicarse a todos los servidores públicos que pertenecen al
proceso.
5.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión actual.
Dirección, coordinación, asistencia técnica y administrativa, articulación y vigilancia en los sectores: salud, educación, seguridad y convivencia, desarrollo sostenible y competitivo del tejido social, cultural turístico, empresarial, tecnológico, equipamiento e infraestructura, vivienda y ambiente en la Gobernación para el territorio de Santander.
En la administración departamental no se considera pertinente la aplicación del requisito 8.3. “diseño y desarrollo de los productos y servicios” de la NTC ISO 9001:2015 y el requisito 7.3 “diseño y desarrollo” de la NTCGP 1000:2009, dado que los requisitos legales establecen las condiciones para la prestación de los servicios de la entidad.
5.3 Sistema Integral de Gestión y Procesos
La Gobernación de Santander ha determinado 12 procesos como se puede ver en el Gráfico 1. Mapa de Procesos de La Gobernación de Santander. Ha identificado las entradas requeridas y las salidas esperadas, así como la secuencia e interacción de estos procesos en las caracterizaciones establecidas de cada proceso en el formato código: ES-SIG-RG-22.
Cada proceso cuenta con procedimientos pertinentes establecidos, los cuales son revisados periódicamente por los responsables de los procesos con la ayuda del grupo de trabajo de la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión. La interrelación de los procesos se evidencia en la siguiente tabla.
Figura 3. Mapa de procesos de la Gobernación de Santander
Adaptado de (Departamento de Santander, 2018).
6. Liderazgo
6.1 Liderazgo y compromiso
Figura 4. Estructura de liderazgo del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de Santander
Adaptado de (Departamento de Santander, 2018).
El Gobernador de Santander asume el liderazgo y compromiso frente al Sistema Integrado de Gestión y designa autoridad y responsabilidad con el Sistema Integrado MECI-CALIDAD en
GOBERNADOR DE SANTANDER
Secretarios de despacho y jefes de oficina
Directores Coordinadores Facilitadores Funcionarios
Dirección de Sistemas Integrados de Gestión
el secretario (a) de Planeación bajo la Resolución 01251 del 2012, con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo en el Coordinador (a) del Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo, con el Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de Calidad en el director (a) de Sistemas Integrados de Gestión.
7. Análisis de la situación estudiada
El problema central al cual se realizó un aporte con este estudio fue la desactualización del sistema de planeación en la Gobernación de Santander, causado por la baja visión innovadora, la insuficiente inversión en actualización en temas de planeación y la baja concertación e ineficacia en la programación lo cual se puede ver reflejado en el nivel de cumplimiento de los siguientes sistemas: (1) organizacional 2,58% (2) capacitación equivalente al 1,82% (3)Dotación 3,25% (5) materiales 2,5% (6) edificaciones 2,85% (7) equipos 2,72% (8) servicios públicos 3% (9) sistemas alternos 2,6% (10) recuperación 2,99% y paralelamente se evidencia en la perdida de oportunidades como en la innovación tecnológica para el control interno institucional, desventaja competitiva e incumplimiento de metas; al respecto, se puedo evidenciar que es necesario la implementación de acciones en formación, ajuste de políticas, procedimientos y presupuestos para lograr el cumplimiento frente el 100% de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, dado que promedio de las calificaciones de todos los elementos del instrumento, teniendo en cuenta la ponderación diferencial de las variables integradoras, de esta manera se obtiene el indicador final de un promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del nivel de madurez del SIG evaluado el cual corresponde porcentaje promedio de cada uno de los 3 resultados obtenidos sobre el nivel de cumplimiento conjunto de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001, para ello se suman los tres porcentajes y se dividen por
3 dando como resultado final un promedio ponderado equivalente al 73% integral de cumplimiento. En los siguientes párrafos, se exponen los detalles de este análisis de la situación estudiada, así:
7.1 Resultados del análisis de cumplimiento
Resultados del análisis del cumplimiento de las políticas frente a los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001 del Sistema de Gestión Integral actual de la oficina de planeación de la Gobernación de Santander, que permitan priorizar acciones de fortalecimiento.
7.2 Estado actual del Sistema de Gestión Integral de la Gobernación de Santander.
El Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de Santander nace de la búsqueda permanente de estrategias que le permiten a la Entidad; satisfacer las necesidades de los ciudadanos, garantizar la integridad física y mental de sus funcionarios, el permanente compromiso con la Protección del Medio Ambiente y el dar cumplimiento a la Normatividad Vigente. Este manual describe los elementos básicos y estratégicos para el cumplimiento de los requisitos de los Sistemas Integrados de Gestión, los cuales se encuentran determinados en las normas, Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015, Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001:2007 y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.
El Manual de Sistemas Integrados de Gestión es comunicado a las partes interesadas en la página web www.Santander.gov.co/intra de manera controlada. El presente documento se encuentra en cumplimiento de los requisitos de control documental.
8. Evaluación de cumplimiento del sistema actual
8.1 Evaluación de Complimiento del Sistema de Gestión Integrado Actual Frente a las NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.
El problema central de este estudio está relacionado con la desactualización del sistema de planeación en la Gobernación de Santander, causado por la baja visión innovadora, la insuficiente inversión en actualización en temas de planeación y la baja concertación e ineficacia en la programación y se evidencia en la perdida de oportunidades, desventaja competitiva e incumplimiento de metas, como se ilustra en el siguiente árbol de problemas, así;
Figura 5. Árbol de problemas
Adaptado de: (Sampieri, 2016)
8.2 Evaluación de complimiento del Sistema de Gestión Integrado actual frente a las NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.
El análisis de los resultados de la evaluación de cumplimiento del sistema integrado frente a las NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, estuvo en un promedio de las
Efecto 2:
Desventaja Competitiva.
Efecto 1:
Perdida de Oportunidades.
Efecto 3:
Incumplimiento de metas.
Desactualización del sistema de planeación en la Gobernación de Santander.
Causa 2:
Insuficiente inversión en actualización en temas de
planeación Causa 1:
Baja visión innovadora
Causa 3:
Poca Concertación y ineficacia en la
programación
calificaciones de todos los elementos del instrumento, teniendo en cuenta la ponderación diferencial de las variables integradoras, de esta manera se obtiene el indicador final de un promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del nivel de madurez del SIG evaluado. Este indicador, sirve como factor concluyente a la hora de evaluar el estado total de madurez y alineación de los SG de la oficina de planeación de la Gobernación de Santander.
Ver apéndice S, desglose de personas que participaron en el diligenciamiento de instrumentos para lograr los resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la gobernación de Santander.
8.2.1 Cumplimiento frente A La NTC ISO 9001: 75%.
El sistema cumple con lo externo e interno para su propósito y su dirección estratégica, y no afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión integrado.
La organización realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre todo lo relacionado con lo externo e interno.
Otro elemento positivo y conforme es que cuenta con un Manual Integrado de Gestión de la Gobernación de Santander, proporciona las directrices para desarrollar las actividades correspondientes a los procesos Estratégicos, Misionales, de Evaluación y de Apoyo, bajo los esquemas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, buscando el cumplimiento de la legislación aplicable y de los objetivos para mejorar continuamente el desempeño de la Entidad.
También cuenta con una política, La Gobernación de Santander está comprometida en planificar, dirigir y promocionar el desarrollo Económico, Político, Social, Cultural, Ambiental, Sostenible y Competitivo del Departamento, para mejorar el bienestar de los ciudadanos,
cumpliendo sus competencias constitucionales y legales, ejerciendo las funciones administrativas de coordinación, complementariedad e intermediación y actuando con sentido de pertenencia bajo criterios de eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia, lo cual permite articular esfuerzos para el cumplimiento de las metas trazadas en el Plan de Desarrollo Departamental. Para ello se cuenta con un talento humano competente, con actitud permanente de servicio, comprometido a satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas y a mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestión.
Esta Política Integral será difundida a todos los niveles de la Gobernación y estará accesible a todas las partes interesadas, será revisada y actualizada acorde a los cambios normativos y legales asociados al Sistema Integrado de Gestión.
Tienen alta claridad de los roles, por ejemplo en su documento del sistema tiene definido que La Alta Dirección asegura que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignan, se comunican y se entienden en toda la entidad; Actualmente se cuenta un Manual de Roles identificado con el código AP-AI-MA-02 dentro del proceso Administración Institucional en el cual se identifican y establecen los roles, las habilidades y actitudes y las responsabilidades con las que debe contar cada rol.
Cuenta con acciones para abordar Riesgos y Oportunidades, como evidencia: la Gobernación de Santander aplica la guía metodológica de la Administración del Riesgo, que está sujeta a las orientaciones establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y los estándares de la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República, para identificar, evaluar y establecer las acciones a tomar para los riesgos de los procesos, cada secretaría cuenta con un mapa de riesgos que evidencia todas aquellas causas pertinentes que puedan afectar los resultados previstos por la entidad, este registro se encuentra dentro de la
carpeta de mapa de riesgos de cada proceso en la INTRANET.
Los riesgos del contexto del proceso se identifican a través del formato “contexto estratégico de riesgos código: ES-SIG-RG-13 donde se evidencian las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas para cada secretaría y oficina.
La Oficina de Control Interno es la encargada de realizar seguimiento y evaluación a los mapas de riesgos de la entidad.
Otro aspecto positivo frente a la NTC ISO 9001, es que la organización cuenta con los objetivos Del Sistema Integrado De Gestión:
• Cumplir con las metas definidas en el Plan de Desarrollo Departamental.
• Incrementar el nivel de competencias de los funcionarios públicos que soporta la Gobernación de Santander.
• Garantizar una atención al ciudadano con eficiencia y eficacia.
• Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión.
• Implementar acciones que conlleven al mejoramiento continuo de la entidad.
• Planificar y ejecutar acciones eficaces para controlar los aspectos ambientales asociados a las actividades y operaciones de la entidad que puedan generar impactos en el medio ambiente
• Planificar y ejecutar acciones eficaces para controlar los riesgos que amenacen la seguridad y salud en el trabajo de los servidores públicos y visitantes en las instalaciones físicas del Departamento. Se expone a continuación los resultados de la lista de chequeo.
Tabla 1. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001
Resultados de La Gestión en Calidad NTC ISO 9001 Numeral de la Norma del Sistema de Gestión de
Calidad
% Obtenido de implementación
Acciones por Realizar
4.Contexto de la organización 86% Mantener
5. Liderazgo 75% Mejorar
6. Planificación 42% Implementar
7. Apoyo 75% Mejorar
8. Operación 82% Mantener
9.Evaluacion del desempeño 73% Mejorar
10. Mejora 89% Mantener
Total, resultado implementación 75%
Calificación global en la Gestión de Calidad Medio
Adaptado de (ISO, 2017)
El sistema cumple con lo externo e interno para su propósito y su dirección estratégica, y no afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión integrado.
La organización realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre todo lo relacionado con lo externo e interno.
La comprensión del contexto externo se ve facilitado al considerar los entornos legales, tecnológicos, competitivos, de mercados, culturales, sociales, económicos, ya sea internacional, nacional, regional o local.
La comprensión del contexto externo se ve facilitado al considerar lo relativo a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.
8.2.2 Cumplimiento frente a la NTC ISO 14001: 66%
Tabla 2. Resultados de la gestión ambiental NTC ISO 14001 Resultados de Gestión Ambiental ISO 14001 Numeral de la Norma del Sistemas de
Gestión Ambiental
% Obtenido de implementación
Acciones por Realizar
4. Contexto de la organización 70% Mantener
5. Liderazgo y participación 75% Mejorar
6. Planificación 47% Implementar
7. Soporte 75% Mejorar
8. Operación 62% Mantener
9. Evaluación de desempeño 65% Mejorar
10.Mejora 70% Mantener
Total, Resultado implementación 66%
Calificación global en la del Sistemas de
Gestión De Ambiental Medio
Adaptado de (ISO, 2017)
En materia ambiental la institución tiene un nivel de cumplimiento medio en atención a la observancia de la norma NTC ISO 14001
Entre los aspectos positivos esta que cuenta con la identificación de lo externo e interno capaz de afectar o de verse afectado por la organización; Para esto se identifica todo lo que abarca su entorno.
También, se contempla herramientas para que se tome de variables externas el contexto cultural, social, político, financiero, económico, tecnológico; cambios legislativos que afectan a aspectos ambientales de la organización; condiciones ambientales: clima, calidad del agua y del aire, disponibilidad de recursos naturales; cambios en las políticas de organización del territorio.
En lo interno se toman las modificaciones en las instalaciones de la organización; cambios en procedimientos operativos que implican la eliminación o la aparición de nuevos aspectos ambientales; aumento o disminución de la plantilla; realización de trabajos subcontratados, que antes se hacían en la organización, y viceversa.
8.2.3 Cumplimiento frente a la NTC ISO 45001: 78%
Tabla 3. Resultados de gestión frente a requisitos NTC ISO 45001 Resultados de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo NTC ISO 45001
Numeral de la Norma del Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
% Obtenido de Implementación
Acciones por Realizar
4. Contexto de la organización 90% Mantener
5. Liderazgo y participación 75% Mejorar
6. Planificación 57% Implementar
7. Apoyo 75% Mejorar
8. Operación 82% Mantener
9. Evaluación de desempeño 75% Mejorar
10.Mejora 90% Mantener
Total, resultado implementación 78%
Calificación global en la del Sistemas de Gestión de
La Seguridad y Salud en el Trabajo Medio
Adaptado de (ISO, 2017)
La Alta Dirección demuestra liderazgo y compromiso con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo integrando en su sistema procedimientos como:
• Procedimiento para las evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicas, de egreso y el manejo de las historias clínicas ocupacionales
• Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo
• Procedimiento para la orientación psicosocial
• Procedimiento para la creación y conformación del comité de convivencia laboral
• Procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos legales y otros aplicables en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
• Identificación de peligros, valoración y control de riesgos
No obstante, es preciso fortalecer y mejorar aspecto asociados a la planeación de procesos, así como revisar acciones de fortalecimiento en elementos relacionados con liderazgo y participación, apoyo y evaluación del desempeño.
Al respecto de elementos relacionados con el numeral 6 del a ISO 45001, es necesario actualizar la información del entorno, las partes interesadas y el alcance del sistema dado se han generado cambios relevantes desde una perspectiva política, económica y social como respuesta a las medidas tomadas por el gobierno ante los riesgos biológicos, estado de emergencia y la necesidad de incluir nuevos actores en el sistema. No obstante, dado que se busca la actualización del sistema a partir de nuevos requisitos de normas técnicas, implica esto actualizar el alcance.
dado que en aspectos de planificación se presentan aspectos como la insuficiencia de presupuestos y horas de personal asignados al sistema integrado de gestión en aspectos relacionados con la promoción del pensamiento basado en riesgos de todas las partes interesadas, apoyo a los roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad y cumplimiento de legislación en seguridad y salud en el trabajo.
Se requiere hacer una revisión de la estructura organizacional, las funciones y responsabilidades, que se encuentran establecidas para que sean cumplidas, todas las capacidades, conocimientos y competencias.
Es necesario que los cambios que se han sugerido en los párrafos anteriores, se complementen con herramientas de comunicación interna que permitan mayor claridad de comunicación entre encargados de diferentes niveles de la organización, con los contratistas, organizando claramente el que, cuando y quien comunica.
Finalmente, es relevante que se establezcan, implementen y mantengan procesos para el seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación del desempeño.
8.3 Desarrollo objetivo dos
Diagnóstico del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, con la aplicación de herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de mejoramiento.
8.3.1 Análisis del cumplimento de la Gestión del Riesgo del proceso de Planeación de la Gobernación según resultados de la lista de verificación NTC ISO 31000.
El estado de cumplimiento general del sistema integrado, frente a la NTC ISO 31000, fue del 54%, a continuación. Se expone el porcentaje de cumplimiento del sistema integrado de gestión frente a cada uno de los numerales de la norma, permitiendo identificar que fortalezas y que debilidades tiene el sistema desde la perspectiva de gestión del riesgo:
Tabla 4. Porcentaje de cumplimiento del sistema integrado de gestión
Cap 4. Creación y protección de valor 63%
Cap 5. Marco de referencia 40%
Cap. 6. Proceso 30%
6.4. Evaluación del riesgo 31%
6.5 Tratamiento del riesgo 57%
6.6. Seguimiento y revisión 75%
6.7. Registro e informe 83%
Adaptado de: herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de sistemas integrados de gestión.
Se incluye en el apéndice A, la herramienta matriz de cumplimiento general del sistema integrado, frente a la NTC ISO 31000.
Las fortalezas son la creación y protección de valor, el seguimiento y la revisión y
finalmente el registro e informe.
La gestión del riesgo se encuentra involucrada en los 12 procesos de la gobernación de Santander y están clasificados en misionales, de evaluación y apoyo y estratégicos, también se puede evidencia en el formato de mapa de riesgos ES-SIG-RG-15; la alta dirección determina el presupuesto para capacitaciones, compra equipos, infraestructura, contratación del personal, mantenimiento del sistema de gestión el cual está incluido en la meta establecido en el plan de desarrollo departamental; la gobernación debe rendir cuentas a la oficina de control interno y a la contraloría departamental sobre la gestión realizada sobre los riesgos, la rendición de cuentas se realiza mediante formatos externos; y finalmente, en cuanto al cumplimiento de la gestión del riesgo actual, frente a los requisitos del ítem 4. creación y protección del valor, el sistema de gestión de calidad cuenta con un procedimiento de planificación de cambios ES-SIG-PR-57 y su respectivo formato ES-SIG-RG-57 en ese formato se pueden identificar los cambios y su respectivo propósito, actividades para el cambio, las consecuencias, los recursos necesarios, los responsables y la fecha de ejecución, los cambios deben ser aprobados por la oficina de sistema integrados de gestión, y los cambios son considerados cada vez que haya un cambio tecnológico, legal, traslado de oficinas o cambios en la estructura organizacional.
Al respecto del seguimiento y medición, la oficina de control interno de la gobernación se encarga del seguimiento de la gestión del riesgo en la entidad con periodicidad de 4 meses; además esta oficina de CI, cuenta con un procedimiento de seguimiento a los mapas de riesgos EV-CEY- RG-14 y un plan de auditorías de control a los procesos, así mismo la eficacia de los controles se evidencia mediante los elementos que se contemplan en la guía de administración del riesgo emitida por la función pública y finalmente, los resultados del seguimiento y revisión a los mapas dela gestión de riesgo son publicados en la página web institucional, y son almacenados en la
