DIRECCIÓN FINANCIERA

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Plantilla 2.1

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN FINANCIERA

Guatemala, octubre de 2016

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Índice

Introducción _____________________________________________________________________ 6 Propósito del manual ______________________________________________________________ 6 1. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ________________________________________7 2. PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES ______________________________9 3. PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA______________________________________ 12 4. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA GUARDA Y CUSTODIA EN EL ARCHIVO GENERAL ____________________________________________________________________________ 14 5. PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL ____________________ 16 6. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FORMAS AUTORIZADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS ____________________________________________________________________________ 19 7. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- ____________________ 21 8. PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- _______________________ 24 9. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO __________________ 27 10. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES _______ 31 11. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL __________________________________ 34 12. PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS __________________________________ 37 13. PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS A CARGO DE LA DIRECCION DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS _________________________ 40 14. PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC- _______________ 42 15. PROCEDIMIENTO “VIÁTICOS AL INTERIOR” _____________________________________________ 45 16. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE “VIÁTICOS AL EXTERIOR” Y “VIÁTICOS DE REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR” ___________________________________________________________________________ 48 17. PROCEDIMIENTO DE PAGO DE BOLETOS AÉREOS PARA COMISIONES AL EXTERIOR _____________ 51 18. PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACIÓN DE COMISIONES POR MEDIO DEL SISTEMA DE LIQUIDACIÓN BRUTA EN TIEMPO REAL -LBTR- __________________________________________________________ 54 19. PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO ____________________________ 57 20. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES _____ 60 21. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CAJA FISCAL _____________________________________ 63 24. PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA __________________________________________ 72 26. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCION DE VIATICOS AL INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS __________________________________ 76 7. PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE TECHOS PRESUPUESTARIOS ANUAL Y MULTIANUAL ________ 81

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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 3

2. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL Y MULTIANUAL ___ 86 3. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL ____________________________________ 93 4. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL _____________________________ 97 5. PROCEDIMIENTO REPROGRAMACIONES FINANCIERAS INSTITUCIONALES _____________________ 102 6. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y DE CAPITAL INSTITUCIONAL105 7. PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS ___________________________________ 109 8. PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL _____________________ 129 9. PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL _______________________ 135 10. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL ______________________ 139 11. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL INSTITUCIONAL ________________________ 143 12. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO (ACREDITAMIENTO DE CUENTA) ______________________ 146 13. CREACIÓN, ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE USUARIOS EN LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD

INTEGRADA -SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES- _______________________________________________ 148 14. ASIGNACIÓN DE FUNCIONES PARA LOS USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA -SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES- __________________________________________________________ 151 1. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE IMPUESTOS A CONTRIBUYENTES ______________________ 157 2. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO A LA FUNDACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE EN GUATEMALA (CANJE DE DEUDA POR NATURALEZA) _________________ 164 3. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO EN CONCEPTO DE INCENTIVOS FORESTALES A BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES -PINFOR-, PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES A

POSEEDORES DE PEQUEÑAS EXTENSIONES DE TIERRA DE VOCACIÓN FORESTAL O AGROFORESTAL - PINPEP- Y PROGRAMA DE INCENTI8VOS PARA EL ESTABLECIMIENTO, RECUPERACIÓN, RESTAURACIÓN, MANEJO, PRODUCCIÓN Y PROTECCIÓN DE BOSQUES -PROBOSQUE-. ___________________________ 168 4. PROCEDIMIENTO GESTIÓN PARA LA DEVOLUCIÓN Y PAGO DE INCENTIVOS FORESTALES DEVENGADOS NO PAGADOS ________________________________________________________________________ 174 5. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO DE LA DEUDA POLÍTICA _______________________________ 180 1. PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS QUE RECAUDA LA

SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA _____________________________________ 183 2. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS POR CLASIFICAR __________ 185 3. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR REGALÍAS Y PARTICIPACIÓN ESTATAL DE HIDROCARBUROS ____________________________________________________________________ 187 4. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL IMPUESTO DE SALIDA DEL PAÍS _____________________ 189 5. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS VARIOS E INTERESES POR DEPÓSITOS_____________ 191 6. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES DEL ESTADO ____________________________________________________________________________ 193 7. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CUR´S A NIVEL DE DEVENGADO ______________________ 195

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8. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR CONTRIBUCIÓN AL RÉGIMEN DE CLASES

PASIVAS CIVILES DEL ESTADO ___________________________________________________________ 197 9. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DIFERENCIAL CAMBIARIO ORIGINADO POR PAGOS DE CAPITAL (GANANCIA) _________________________________________________________________________ 199 10. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DISMINUCIÓN A LOS INGRESOS PRESUPUESTARIOS ____ 201 1. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE APORTES A MUNICIPALIDADES ____________________________ 203 2. PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSOS DEL APORTE IVA PAZ A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE

DESARROLLO ________________________________________________________________________ 209 3. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE REPROGRAMACIÓN DE OBRAS Y APROBACIÓN DE LA

MODIFICACION PRESUPUESTARIA DE LOS CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO –CODEDE- 214 4. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO, CORRESPONDIENTE A LOS RECURSOS PROVENIENTES DEL FONDO PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO DE LA NACIÓN -FONPETROL- ______________________________________________________________ 218 5. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO, CORRESPONDIENTE A DONACIÓN QUE OTORGA PERENCO GUATEMALA LIMITED _________________ 222 6. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN DE LOS CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO FINANCIADO CON EL APORTE IVA PAZ ____________________ 226 7. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A LAS MUNICIPALIDADES QUE AÚN NO RECAUDAN EL IMPUESTO ÚNICO SOBRE INMUEBLES –IUSI- _______________________________________________ 230 1. PROCEDIMIENTO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL TESORO ____________________________________________________________________________ 234 2. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL TESORO ____________________________________________________________________________ 237 3. PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL TESORO ____________________________________________________________________________ 241 4. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL Y/O MENSUAL DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL TESORO ______________________________________________________ 246 5. PROCEDIMIENTO REPROGRAMACIÓN/AMPLIACIÓN FINANCIERA DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL TESORO __________________________________________________________________ 252 6. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CONVENIOS PARA TRANSFERENCIAS DE RECURSOS A INSTITUCIONES SIN FINES DE LUCRO _____________________________________________________________________ 255 7. PROCEDIMIENTO AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSOS, FUENTES EXTERNAS ____________________ 260 8. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE APORTES INSTITUCIONALES Y DESEMBOLSOS A ORGANISMOS DEL ESTADO, ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL, DESCENTRALIZADAS, AUTÓNOMAS Y

ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES –ONGS- ________________________________________ 263 9. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL APORTE A FAVOR DE LA SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA –SAT- ____________________________________________________________________ 268

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10. PROCEDIMIENTO REGULARIZACIÓN DEL IMPUESTO DE SALIDA (INGUAT), COMISIÓN VENTA ESPECIES FISCALES Y PAGO DE COMISIÓN AL COLEGIO DE ABOGADOS Y NOTARIOS DE GUATEMALA _________ 272 11. PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DE COMPROBANTES ÚNICOS DE REGISTRO RELACIONADOS A LAS NÓMINAS DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO _________________________________________ 277 12. PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DE CUR POR REINTEGROS Y REGULARIZACIONES DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO __________________________________________________________________ 280

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Introducción

El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir y estandarizar los criterios y procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.

Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.

Propósito del manual

Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección Financiera. Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad aplicable a los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y funciones.

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1. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Departamento de Gestión Interna 02 1 de 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Recepción de Documentos PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Recibir la documentación que es enviada a la Dirección Financiera. Inicia: Recibe la documentación. Finaliza:

Archiva reporte firmado por responsable.

NORMATIVA APLICABLE:

a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI-

b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental DISPOSICIONES INTERNAS:

 Memorándum DF-DGI-20-2016, de fecha 19 de junio de 2016

 Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1.

Recibe en ventanilla la documentación y verifica lo siguiente:

 Para los documentos provenientes del Centro de Atención al Usuario -CAU-, revisa el número de expediente WEB asignado, número de oficio del remitente, descripción; y consulta en el Sistema de Expedientes si el mismo está asignado a recepción de la Dirección Financiera.

 Cuando los expedientes no cuentan con número del Sistema de expedientes WEB, lo crea en el mismo, para lo cual debe ingresar la información solicitada en cada uno de los campos que correspondan (procedencia, descripción, número de documento original, tipo de documento, número de folios, fecha de documento) y graba en el Sistema de Expedientes Web.

Recepcionista

2.

Sella de recibido el documento con que se remite (oficio, providencia, memorando, acuerdo, etc.) original, copia y/o reporte generado en el Sistema de Expedientes WEB, con fecha y hora de recibido y devuelve copia a la persona responsable de la entrega.

Recepcionista

3. Traslada los documentos en el Sistema de Expedientes WEB e imprime el reporte de expedientes asignados para su entrega física.

Recepcionista

4. Entrega la documentación a Asistente de Dirección o Persona Desinada.

Recepcionista

5. Revisa el reporte impreso del Sistema de Expedientes Web y la documentación, adjunta, firma, sella y devuelve copia.

Asistente de Dirección/ Persona Designada

6. Archiva reporte firmado por la Asistente de Dirección o Subdirección.

Recepcionista

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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS (1/1)

Recepcionista Asistente de Dirección/ Persona Designada

incio

Recibe en ventanilla la documentación y verifica.

documentos provenientes -CAU- , número de expediente WEB oficio del remitente, descripción; Cuando los expedientes no

cuentan con

número del Sistema de expedientes WEB, lo crea

Sella de recibido el documento con que se remite original, y devuelve copia a la persona

responsable de la entrega.

Traslada los documentos en el

Sistema de Expedientes WEB e imprime el reporte para su entrega

física

Entrega la

documentación a Asistente de Dirección o Persona Desinada.

Revisa el reporte impreso del Sistema de Expedientes Web y la documentación, adjunta, firma, sella y devuelve copia.

Archiva reporte firmado por la Asistente de

Dirección o

Subdirección.

fin

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2. PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Distribución interna de expedientes

PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Distribuir dentro de la Dirección Financiera los documentos internos y externos que ingresan en recepción.

Inicia: Ingreso de expediente a la base de datos para control de correspondencia. Finaliza: Traslado del expediente.

 Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.

1.

Recibe y registra los expedientes en la hoja de control de correspondencia (interna/externa), y genera el correlativo para la respectiva hoja de trámite, imprime y traslada para marginado, según corresponda.

Asistente de Dirección/Persona Designada

2. Analiza el documento y margina al Departamento encargado. Director o Subdirector

3.

Los documentos que fueron registrados en el Sistema de Expedientes Web se trasladan por esa misma vía a la secretaria de departamento o Persona Designada, marginados, imprime el reporte de expedientes, para firma y sello de recibido y archiva.

Asistente de Dirección/Persona Designada

4.

Revisa, recibe con la hoja de trámite los expedientes no registrados en el sistema de expedientes web; y con el reporte del sistema de expedientes web, los registrados por esta vía.

Secretaria o Persona Designada

5. Traslada los expedientes al Jefe de Departamento, para su

conocimiento y marginado. Secretaria o Persona Designada

6. Analiza el documento y margina para que sea atendido por un

analista/asesor, girando las instrucciones a seguir. Jefe de Departamento

7.

Actualiza datos en sistema de expedientes web cuando corresponda, de acuerdo a las asignaciones realizadas por el Jefe de Departamento y traslada los expedientes por el Sistema de Expedientes Web cuando corresponda al analista/asesor designado para su atención.

Secretaria o Persona Designada

8. Recibe y cumplida las instrucciones según el documento que

corresponda, traslada para Visto Bueno. Secretaria o Persona Designada 9. Recibe, revisa, documento de respuesta, firma y sella el documento

de respuesta correspondiente y traslada para visto bueno del Jefe de Departamento

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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Director o autoridad competente.

10. Recibe y da Visto Bueno al documento de respuesta y traslada

Director o Subdirector 11. Recibe, y traslada el expediente a donde corresponda y archiva

fotocopia con sello de recibido. Secretaria o Persona Designada

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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 11 PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES (1/1)

Asistente de Dirección/

Persona Designada Director o Subdirector Secretaria o Persona

Designada Jefe de Departamento

Inicio

Recibe y registra los expedientes,

genera el correlativo para hoja de trámite, imprime y traslada

para marginado ,

Analiza el documento y

margina al Departamento

encargado.

Los documentos se trasladan por esa misma

vía a la secretaria de departamento o Persona

Designada, marginados, imprime para firma y

sello de recibido y archiva.

Revisa, recibe con la hoja de trámite los

expedientes no registrados en el sistema de expedientes web; y

con el reporte del sistema de expedientes web, los registrados por

esta vía.

Analiza y margina para que sea atendido por un analista/asesor.

Actualiza datos en sistema de expedientes web y

traslada los expedientes por el

Sistema de Expedientes Web al

analista/asesor designado para su

atención.

Recibe y cumplida las instrucciones según el documento

que corresponda, traslada para Visto

Bueno.

Recibe, revisa, documento de respuesta, firma y sella y traslada para visto bueno del Director o autoridad competente.

Recibe y da Visto Bueno al documento de respuesta y traslada

Recibe, folia, escanea y traslada

el expediente a donde corresponda y archiva fotocopia

con sello de recibido.

Fin Traslada los expedientes, para su conocimiento y

marginado

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3. PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Envío de correspondencia PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Gestionar ante la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-, los insumos y logística necesaria para cumplir con la entrega oportuna de los documentos externos de la Dirección Financiera. Inicia: Recibe listado de correspondencia a entregar, por parte de los departamentos de la Dirección Financiera Finaliza: Recibe y archiva la constancia de recibido

c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI-

d) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental DISPOSICIONES INTERNAS:

a) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas b) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.

1. Recibe listado de correspondencia a entregar, por parte de los departamentos de la Dirección Financiera y traslada

Jefe de Departamento de Gestión Interna

2.

Recibe y solicita apoyo vía correo electrónico al Jefe de Transportes de la Dirección de Asuntos Administrativos, para que le proporcionen vehículo y piloto y entrega original y fotocopia de la misma.

Secretaria/Persona designada del Departamento de Gestión Interna

3.

Recibe del Jefe de transportes de la Dirección de Asuntos Administrativos, las fotocopias selladas y firmadas de recibido por la entidades donde fueron entregados y traslada

Secretaria/Persona designada del Departamento de Gestión Interna

4. Recibe y archiva la constancia de recibido Secretaria departamento/Persona designada del Departamento

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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 13 PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA (1/1)

Jefe de Departamento de Gestión Interna

Secretaria/Persona designada del

Departamento de Gestión Interna Secretaria/Persona Designada

Inicio

Recibe listado de correspondencia a entregar, por parte de los departamentos de la Dirección Financiera y traslada

Recibe y solicita apoyo vía correo electrónico al Jefe de Transportes de la

DAA, para que le proporcionen vehículo y piloto para la entrega de los conocimientos externos y su documentación y entrega la misma.

Recibe de la Dirección de Asuntos Administrativos, los

conocimientos externos sellados y firmados de recibo por la entidades

donde fueron entregados y

traslada

Recibe y archiva la constancia de

recibido

Fin

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4. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA GUARDA Y CUSTODIA EN EL ARCHIVO GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Recepción de Documentos para la guarda y custodia en el Archivo General PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Definir los pasos para el ingreso de documentos al archivo general para su guarda y custodia. Inicia: ordena y traslada en listado detallado, los documentos con el Visto Bueno del Jefe de Departamento para la guarda y custodia en el Archivo General de la Dirección Financiera, en la fecha planificada por el encargado de archivo, juntamente con forma No DF-ING-01 (impreso en original y copia). Finaliza: Ubica físicamente los documentos en las estanterías, en área designada para cada Departamento.

b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Acuerdo Gubernativo 795-2003

DISPOSICIONES INTERNAS:

Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.

1.

Ordena y traslada en listado detallado, los documentos con el Visto Bueno del Jefe de Departamento para la guarda y custodia en el Archivo General de la Dirección Financiera, en la fecha planificada por el encargado de archivo, juntamente con forma No DF-ING-01 (impreso en original y copia).

Secretaria de departamento/ o Persona Designada

2.

Recibe la forma DF-ING-001, revisa que los documentos remitidos para su archivo estén incluidos en el listado, verificando que la documentación se encuentre identificada, y foliada.

Persona Designada del departamento de Gestión Interna

3.

Si cumple, recibe la documentación y sella la forma.

No cumple, se devuelve con detalle de las inconsistencias encontradas para su corrección a la secretaria o persona designada

4. Clasifica, ordena y archiva los documentos.

Persona Designada del departamento de Gestión Interna 5. Ubica físicamente los documentos en las estanterías, en área

designada para cada Departamento.

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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 15 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA GUARDA Y CUSTODIA EN EL ARCHIVO GENERAL (1/1)

Secretaria o Persona Designada Persona Designada

Inicio

Ordena y traslada en listado, los documentos

con el Vo. Bo. del Jefe de Departamento

para la guarda y custodia en el Archivo General, con forma No

DF-ING-01

Recibe la forma DF-ING-001, Revisa que los documentos

remitidos para su archivo estén incluidos en el listado,

verificando que la documentación se encuentre

identificada, y foliada

Cumple No cumple

Firma y sella Si cumple

Clasifica, ordena y archiva los documentos.

Ubica físicamente los documentos en las estanterías, en área designada

para cada Departamento

Fin

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5. PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL

Préstamo de Documentos del Archivo General PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Control de préstamo de documentos del Archivo General de la Dirección Financiera Inicia: Solicitud de préstamo de documentos en el formato establecido (Forma DF-PREST-02). Finaliza: devolución de la documentación al archivo general.

1.

Realiza solicitud préstamo de documentos vía correo electrónico con copia al Jefe de Gestión Interna, indicando tipo de documento, número y días que lo va a utilizar.

Persona Designada del Departamento

2.

Recibe correo electrónico de solicitud de préstamo, realiza la búsqueda de documentos en el control electrónico y ubica el expediente de forma física.

Persona designada/ encargado de archivo

3.

Registra en el sistema de control la salida de los documentos solicitados y llena forma DF-PREST-02 indicando el número de días que los tendrá y la fecha en que deben ser devueltos al Archivo General de la Dirección Financiera y contacta a la persona interesada para la entrega respectiva.

4. Recibe los documentos solicitados, revisa y firma forma DF-PREST-02. Persona Designada del Departamento

5. Recibe y archiva forma DF-PREST-02 Persona designada/ encargado de archivo

6.

En la fecha establecida para devolución de documentos, se verifica el cumplimiento de la devolución: (si devolvió en fecha) continúa con paso 8. (No devolvió en fecha) informa a Jefe Inmediato para su requerimiento.

7.

Procede a requerir la entrega de documentos mediante correo electrónico y de no atender el requerimiento por dicha vía, procede mediante oficio a requerir el documento fijando plazo para su cumplimiento.

Jefe de Gestión Interna

8. Al finalizar el uso de los documentos prestados, los devuelve a la persona designada/encargado de archivo.

Persona Designada del Departamento

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9.

Si está conforme, firma y sella de recibido la boleta de préstamo.

Recibe y revisa la documentación otorgada en préstamo de conformidad con el formato establecido (Forma DF-PREST-02).

No está conforme, devuelve para completar lo requerido por la persona designada del departamento

10. Actualiza el control electrónico de devolución y archiva (Forma DF- PREST-02).

11. Archiva la documentación en el lugar que se le tenía asignado inicialmente.

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PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL (1/1)

Persona Designada del

Departamento Persona designada/ encargado de archivo Jefe de Gestión Interna

Inicio

Realiza solicitud préstamo de documentos vía correo electrónico con copia al Jefe de Gestión Interna, indicando tipo de documento, número y número de días que lo va a

utilizar

Recibe correo electrónico de solicitud de préstamo, realiza la

búsqueda de documentos

Registra en el sistema de control la salida de los documentos solicitados Recibe los

documentos solicitados, revisa y

firma forma DF- PREST-02 y entrega.

Recibe y archiva forma DF-PREST-

02

En la fecha establecida para

devolución se verifica (si devolvió)

continúa (no devolvió) informa a Jefe Inmediato para su requerimiento.

Procede a requerir la entrega de documentos mediante oficio, fijando plazo para su cumplimiento.

Devolvio?

NO

solicita, firma y sello de recibido en boleta de

préstamo, archiva.

si

Recibe y revisa la documentación

otorgada en préstamo

Conforme?

Recibe para correcciones

NO

Archiva la documentación

Firma y aactualiza el control electrónico

de devolución y archiva.

SI

Fin

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6. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FORMAS AUTORIZADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Arqueo de formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Controlar las formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas Inicia: Realiza arqueo mensual de formas autorizadas. Finaliza: Al completar la “Forma DF-FORM-01” con firma de la persona responsable de las formas.

1.

Durante la primera semana del mes calendario realiza arqueo de formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas mediante la Forma DF-FORM-01 para lo cual procederá de la siguiente forma:

 Revisa el último envío fiscal para establecer el rango de formas autorizadas.

 Verifica las formas utilizadas y no utilizadas para establecer el correlativo.

 En caso de faltantes de formas autorizadas, requerirá al responsable su aclaración conjuntamente con las formas pendientes de revisión.

Jefe del Departamento de Gestión Interna

2.

Si el responsable no presenta las formas autorizadas, pendientes de revisión, suscribe acta para dejar constancia de los faltantes, en la que comparecen: Director/Subdirector, Jefe del Departamento de Gestión Interna y personal responsable de extravío o pérdida.

Posteriormente notifica a Contraloría General de Cuentas.

3. Al terminar el arqueo, completa la “Forma DF-FORM-01” y solicita firma de la persona responsable de las formas y traslada.

4. Recibe Forma DF-FORM-01, archiva. Persona Designada del

departamento de Gestión Interna

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PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FORMAS AUTORIZADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS (1/1) Jefe del Departamento de Gestión Interna Persona Designada

Inicio

Al finalizar el mes calendario, realiza arqueo de formas a para lo cual procederá de la siguiente forma:

Revisa el último envío fiscal para establecer el rango de formas autorizadas.

Verifica las formas utilizadas y no utilizadas para establecer el correlativo.

En caso de faltantes de formas autorizadas, requerirá al responsable su aclaración conjuntamente con las formas

pendientes de revisión.

Si el responsable no presenta las formas autorizadas, pendientes de revisión, suscribe acta para dejar constancia de los faltantes, en la que comparecen: Director/

Subdirector, Jefe del Departamento de Gestión Interna y personal responsable de extravío o pérdida.

Posteriormente notifica a Contraloría General de Cuentas.

Al terminar el arqueo, completa la “Forma DF-FORM- 01” y solicita firma de la persona responsable de las formas y traslada.

Recibe Forma DF- FORM-01, archiva.

Fin

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7. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA-

NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración del Plan Operativo Anual –POA-

PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer los objetivos operativos que alcanzará la Dirección Financiera durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Con la recepción de circular para la elaboración del Plan Operativo Anual emitido por la Dirección de Planificación y Desarrollo. Finaliza: Con la entrega del Plan Operativo Anual a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

NORMATIVA APLICABLE:

b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”

DISPOSICIONES INTERNAS:

1) Circular de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional del ejercicio fiscal que corresponda 2) Acuerdo que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa

y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.

1.

Recibe circular emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, que contiene normas para la elaboración del Plan Operativo Anual para el año fiscal que corresponda.

Director/Subdirector

2.

Analizan las directrices y prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos institucionales en reunión conjunta y traslada circular.

Director/Subdirector, Jefes de Departamento

3.

Recibe circular y elabora memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, que de acuerdo a las necesidades, los productos y subproductos, y el monto presupuestario a ejecutar, envíen las programaciones de las acciones y metas esperadas durante el año fiscal a programar, en los formatos establecidos para el efecto, y traslada.

4.

Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas y trasladan al Departamento de Gestión Interna.

Jefes de Departamentos

5. Recibe y consolida la información, elabora oficio y traslada. Asistente de Presupuesto/Técnico de Gestión Interna

6. Recibe, revisa POA consolidado y oficio, traslada a la Dirección/Subdirección para Visto Bueno.

7.

Recibe y convoca a reunión conjunta para revisar y analizar detalladamente el POA, verificando que se ajuste a las prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos institucionales.

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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE No hay modificaciones: El Director/Subdirector aprueba POA, firma

oficio y traslada.

Si hay modificaciones: Regresa a Jefe del Departamento de Gestión Interna para las correcciones que correspondan.

8. Recibe POA aprobado y oficio, traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, archiva copia de recibido.

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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 23 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- (1/1)

Director/Subdirector Director/Subdirector, Jefes de Departamento

Jefe del Departamento de

Gestión Interna

Asistente de Presupuesto/

Técnico de Gestión Interna

Inicio

Recibe circular emitida por la

DIPLANDI

Analizan las directrices y prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos

estratégicos institucionales en reunión conjunta y

traslada.

Recibe circular marginada y elabora

memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, que de acuerdo a las necesidades, los

productos y subproductos, y el

monto presupuestario a ejecutar, envíen las programaciones de las acciones y metas

esperadas durante el año fiscal a

programar

Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las

necesidades identificadas y

trasladan.

Recibe y consolida la información, elabora oficio y

traslada

Recibe y revisa POA consolidado y oficio,

y traslada Recibe y convoca a

reunión conjunta para revisar y analizar el POA

modificaciones

Recibe POA, oficio y traslada a la

DIPLANDI NO

Recibe para las correcciones que correspondan y

traslada si

FIN

(24)

8. PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA-

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Seguimiento y Ajustes al Plan Operativo Anual –POA- PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer los objetivos operativos que alcanzará la Dirección Financiera durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Con la aprobación del presupuesto del año siguiente. Finaliza: Con la recepción de la Resolución emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo.

b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”

1) Circular de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional del ejercicio fiscal que corresponda 2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización

administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.

1.

Aprobado el presupuesto del año siguiente, analiza tomando en consideración los siguientes aspectos:

 Monto del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal versus lo programado en el Anteproyecto de Presupuesto.

 Productos, subproductos, metas físicas y acciones programadas en el Plan Operativo Anual.

Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto del año siguiente.

Traslada para su análisis.

2.

Reciben para su análisis

Si las asignaciones presupuestarias corresponden al anteproyecto elaborado, se confirma por la Autoridad Superior de la dependencia sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento de las acciones y las metas físicas.

Si las asignaciones presupuestarias no corresponden al anteproyecto elaborado realizan los ajustes a las acciones y metas físicas de sus departamentos de conformidad con dichas asignaciones, y trasladan.

3. Recibe y consolida ajustes al POA y traslada con oficio a la Autoridad Jefe del Departamento de Gestión

(25)

Superior de la dependencia. Interna

4. Revisa los ajustes efectuados al POA, aprueba, firma oficio y

traslada. Director/Subdirector

5.

Recibe el POA con los ajustes aprobados, y oficio, y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, con sus respectivas fotocopias.

(26)

PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- (1/1) Jefe del Departamento de Gestión

Interna

Director/Subdirector, Jefes de

Departamento Director/Subdirector

Inicio

Aprobado el

presupuesto analiza

tomando en

consideración lo siguiente:

Monto del presupuesto asignado versus lo programado

Productos,

subproductos, metas físicas y acciones programadas

Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto

Si las asignaciones presupuestarias corresponden al anteproyecto elaborado se confirma por la Autoridad Superior de la dependencia sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas físicas.

Si las asignaciones

presupuestarias no

corresponden al anteproyecto elaborado realiza los ajustes a las metas físicas y acciones planteadas en el POA

Recibe y consolida ajustes al POA y

traslada a la Autoridad Superior de la dependencia, conjuntamente con

oficio de traslado. Revisa los ajustes

efectuados al POA, aprueba, firma oficio y traslada.

Recibe el POA con los ajustes aprobados, y oficio,

y traslada a la Dirección de Planificación y

Desarrollo Institucional, con

sus respectivas fotocopias.

Fin

(27)

9. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer las necesidades de Recursos Financieros para el ejercicio fiscal del siguiente año, para la Dirección Financiera. Inicia: Recibe directrices por parte del Departamento de Administración Financiera para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal. Finaliza: Entrega al Departamento de Administración Financiera el Anteproyecto de Presupuesto.

b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas, d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”

e) Ley Anual de Presupuesto, correspondiente al Ejercicio Fiscal

f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala DISPOSICIONES INTERNAS:

1) Circular del Departamento de Administración Financiera del ejercicio fiscal correspondiente

2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.

1. Recibe oficio que contiene las normas y los techos presupuestarios procedentes del Departamento de Administración Financiera, para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.

2.

Elabora memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, el envío de los insumos para el cumplimiento del POA de acuerdo a las necesidades prioritarias, en los formatos establecidos para el efecto.

3.

Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas y trasladan al Departamento de Gestión Interna.

4. Recibe y consolida la información en los formatos establecidos y traslada.

Asistente de Presupuesto/Técnico en Gestión Interna 5. Revisa y traslada oficio y Anteproyecto de Presupuesto para Visto

Bueno.

6.

Recibe y en reunión conjunta revisan y analizan detalladamente el Anteproyecto de Presupuesto, verificando que los insumos se ajusten a las prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos institucionales; aprueba oficio y traslada.

7. Recibe y traslada oficio para la entrega del Anteproyecto de Presupuesto, y traslada

(28)

8. Recibe, saca fotocopias y entrega el Anteproyecto de Presupuesto al Departamento de Administración Financiera y archiva fotocopia de oficio de recibido.

Secretaria del Departamento de Gestión Interna

(29)

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 29 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO (1/2)

Jefe del Departamento de

Gestión Interna Jefes de Departamentos Asistente de Presupuesto/Técnico en Gestión Interna

Inicio

Recibe oficio que contiene normas y

techos presupuestarios procedentes del Departamento de

Administración Financiera, para la

elaboración del Anteproyecto de

Presupuesto.

Elabora memorando para solicitar a los

Jefes de Departamento, el

envío de los insumos para el cumplimiento del

POA

Reciben memorando, completan los

formatos de acuerdo a las necesidades identificadas y

trasladan

Recibe y consolida la información en

los formatos establecidos y

traslada

Revisa y traslada oficio y Anteproyecto de Presupuesto para Visto Bueno.

1

(30)

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO (2/2) Director/Subdirector, Jefes de

Departamento

Secretaria del Departamento de Gestión Interna

1

Recibe y en reunión conjunta revisan y

analizan detalladamente el

Anteproyecto de Presupuesto, verificando que los insumos se ajusten a las prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los

lineamientos estratégicos institucionales;

aprueba y traslada.

Recibe y elabora oficio para la entrega del

Anteproyecto de Presupuesto y traslada

Recibe, saca fotocopias y entrega

el Anteproyecto de Presupuesto al Departamento de

Administración Financiera y archiva

fotocopia de oficio de recibido.

Fin

(31)

10. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

Elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Planificar las compras durante el ejercicio fiscal correspondiente, de acuerdo a las necesidades de la dependencia para el cumplimiento de las acciones y metas establecidas en el Plan Operativo Anual –POA-.

Inicia: Requerimiento de insumos a los jefes de Departamento. Finaliza: Consolidación de los requerimientos y traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.

a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI-Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental

b) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas c) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”

d) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala e) Ley Anual de Presupuesto

f) Ley de contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92 y su Reglamento

g) Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala

h) Catálogo de insumos

DISPOSICIONES INTERNAS:

1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos

2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.

1.

Con base al Plan Operativo Anual –POA- actualizado en función del presupuesto aprobado del año siguiente, se realiza análisis y se requiere el traslado de la programación de insumos tomando en consideración los siguientes aspectos:

 Productos, subproductos, acciones, y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual.

Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto del año siguiente.

Y trasladan información.

2.

Recibe información, analiza y consolida la programación de insumos solicitada en base a necesidades reales para dar cumplimiento al POA, presentándola en los términos, formatos y lineamientos establecidos para el ejercicio fiscal siguiente y traslada

Jefe del Departamento de Gestión Interna/Persona designada

3.

Recibe información y verifica que los productos y subproductos (acciones y metas físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la dependencia.

(32)

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 4.

Convoca a reunión a los jefes de Departamento, para analizar de manera particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos, traslada, para su consolidación.

5. Consolida información en formato “Plan Anual de Compras y

Contrataciones –PACC-“. Jefe del Departamento de Gestión

Interna/Persona designada 6.

Genera reportes necesarios en el sistema informático de almacén para consultar los saldos existentes, demanda mensual y fechas de abastecimiento por insumos.

7.

Analiza información, establece las fechas de abastecimiento y en función de las cantidades requeridas en la programación de productos y subproductos (acciones y metas físicas), elabora el PACC de la Dependencia y oficio y traslada para su aprobación.

8.

Recibe y verifica el PACC

Si no tiene observaciones, aprueba el PACC, mediante firma y sello del oficio y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos – DAA-, con copia a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Si hubiere modificaciones, solicita a Jefe de Departamento de Gestión Interna los cambios.

9. Recibe copia de PACC aprobado y archiva. Secretaria del Departamento de Gestión Interna

(33)

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 33 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES (1/1)

Director/

Subdirector

Secretaria del Departamento de Gestión

Interna

Inicio

Con base al Plan Operativo Anual – POA- actualizado en

función del

presupuesto aprobado del año siguiente, se realiza análisis y se requiere el traslado de la programación

de insumos

trasladan

Recibe información y consolida la programación

de insumos traslada

Consolida información en formato “Plan Anual de

Compras y Contrataciones –PACC-“.

Analiza información establece las fechas de abastecimiento y traslada

para su aprobación.

Recibe y analiza el PACC, y solicita a

Jefe de Departamento de Gestión Interna que

realice modificaciones si hubiere. Aprueba el PACC y traslada a la

DAA y DNCAE

Recibe copia de PACC aprobado y archiva.

Fin Convoca a reunión a

los jefes de Departamento, para analizar de manera particular cada una

de las

programaciones y el detalle de los insumos, traslada

para su

consolidación

Recibe información, analiza y verifica que los productos y

subproductos (acciones y metas

físicas) programados estén

alineados con los objetivos y metas de la dependencia.

Genera reportes necesarios en el sistema informático de

almacén

(34)

11. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Programación Indicativa Anual PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Contar con la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos del ejercicio fiscal vigente de la Dirección Financiera en cumplimiento a la normativa aplicable.

Inicia: Recibe del Departamento de Administración Financiera la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle. Finaliza: Con el traslado de oficio y comprobantes de Programación Indicativa Anual, al Departamento de Administración Financiera.

a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”

c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el Ejercicio Fiscal vigente.

d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- e) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala

1) Oficios

2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas

3) Acuerdo Ministerial 214-2004 "Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria para las Entidades de la Administración Central"

4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.

1

Recibe oficio circular del Departamento de Administración Financiera en la que se notifica la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle y traslada.

2

Recibe oficio circular de la notificación de las asignaciones presupuestarias, adjunta Plan Anual de Compras y Contrataciones - PACC- aprobado y traslada.

3

Recibe oficio circular que notifica la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente y al mismo tiempo solicita la Programación Indicativa Anual de la Dirección Financiera junto con el – PACC- aprobado, a los jefes de Departamento.

Asistente de Presupuesto del Departamento de Gestión Interna/

persona asignada

4 Reciben Distribución Analítica del Presupuesto completan y

trasladan la programación indicativa de cada Departamento. Jefes de Departamentos

5

Recibe la información, completa los formatos y registra en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- la Programación Indicativa Anual, elabora proyecto de oficio para su traslado.

Asistente de Presupuesto del Departamento de Gestión Interna/

persona asignada

6.

Recibe y revisa en el -SICOIN-

¿Hay correcciones?

No: aprueba y firma oficio, solicita Visto Bueno al