MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA -DAF-

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VIGENCIA: 30/08/2013 CÓDIGO: DAF-MP-001-2013 ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2012 ORIGINAL PÁGINA: 1 de 115

ALCANCE:

INSPECTORÍA GENERAL

SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD

MANUAL DE PROCESOS DE LA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA -DAF-

INSPECTORÍA GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD

–IGSNS–

REPÚBLICA DE GUATEMALA, C. A.

ETAPAS

NOMBRE Y CARGO

FIRMA

ELABORADO

POR:

Lic Mynor Oliverio Alvarez Castillo / DAF

REVISADO POR:

Lic Victoria Beatriz Esteban Cambrán /

DAF

APROBADO POR:

Lic Manfredo Martínez de León / Dirección

General

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ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.

ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL Página 2 de 115

ÍNDICE

ÍNDICE 2 1. INTRODUCCIÓN 5 2. ANTECEDENTES 5 3. JUSTIFICACIÓN 6

4. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 7

4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 7 5. MISIÓN 8 6. VISIÓN 8 7. OBJETIVOS 8 7.1 Objetivo general 8 7.2 Objetivos específicos 8

8. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 8

9. ALCANCE 9

10. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA 10

9.1 ÁREA DE RECEPCIÓN 10

9.1.1 Procedimiento: Recepción y traslado de correspondencia recibida 10 9.1.2 Flujograma del procedimiento de Recepción y traslado de correspondencia recibida 11

9.2 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO 12

9.2.1 Procedimiento: Programación Financiera Cuatrimestral 12 9.2.2 Flujograma del procedimiento de Programación Financiera Cuatrimestral 13

9.2.3 Procedimiento: Reprogramación Financiera 14

9.2.4 Flujograma del procedimiento: Reprogramación Financiera 15

9.2.5 Procedimiento: Modificación Presupuestaria 16

9.2.6 Flujograma del procedimiento: Modificación Presupuestaria 17 9.2.7 Procedimiento: Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria 19 9.2.8 Flujograma del procedimiento: Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria 20

9.2.9 Procedimiento: Asignación Presupuestaria 21

9.2.10 Flujograma del procedimiento: Asignación Presupuestaria 22

9.3 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 24

9.3.1 Procedimiento: Gestión de Pago y Liquidación de Servicios Básicos 24 9.3.2 Flujograma del Procedimiento: Gestión de Pago y Liquidación de Servicios Básicos 26 9.3.3 Procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos Por medio de Caja Chica 28 9.3.4 Flujograma del procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos por medio de Caja

Chica 30

9.3.5 Procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos por medio de Cheque 32 9.3.6 Flujograma del Procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos por medio De

Cheque 33

9.3.7 Procedimiento: Revisión de Asignación Viáticos al Interior y Exterior 35 9.3.8 Flujograma del procedimiento: Revisión de Asignación Viáticos Al Interior y Exterior 36 9.3.9 Procedimiento: Liquidacion De Viáticos al Interior Y Exterior 37 9.3.10 Flujograma del procedimiento: Liquidación de Viáticos al Interior y Exterior 38

9.4 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 39

9.4.1 Procedimiento: Revisión De Expedientes para Pago y/o Liquidación por Medio de Caja Chica

o Cheque 39

9.4.2 Flujograma del procedimiento: Revisión de Expedientes Para Pago y/o Liquidación por Medio

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ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL

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9.4.3 Procedimiento: Revisión de Expedientes para Pago por Acreditamiento a Cuenta 41 9.4.4 Flujograma del procedimiento: Revisión de Expedientes para Pago por Acreditamiento A

Cuenta 42

9.4.5 Procedimiento: Arqueo de Fondo Rotativo Interno (Caja Chica) 43 9.4.6 Flujograma del procedimiento: Arqueo de Fondo Rotativo Interno (Caja Chica) 44 9.4.7 Procedimiento: Arqueo de Cupones Canjeables por Combustible 46 9.4.8 Flujograma del procedimiento: Arqueo de Cupones Canjeables por Combustible 47

9.5 DEPARTAMENTO DE ALMACÉN 49

9.5.1 Procedimiento: Ingreso de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento De Almacén 49 9.5.2 Flujograma del procedimiento: Ingreso de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento

de Almacén 50

9.5.3 Procedimiento: Salida de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento de Almacén 51 9.5.4 Flujograma del procedimiento: Salida de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento de

Almacén 52

9.5.5 Procedimiento: Inventario Físico en el Departamento de Almacén 53 9.5.6 Flujograma del procedimiento: Inventario Físico en el Departamento de Almacén 54

9.6 DEPARTAMENTO DE INVENTARIO 56

9.6.1 Procedimiento: Registro de Activos Fijos 56

9.6.2 Flujograma del procedimiento: Registro de Activos Fijos 58

9.6.3 Procedimiento: Registro De Activos Fungibles 60

9.6.4 Flujograma del procedimiento: Registro de Activos Fungibles 61 9.6.5 Procedimiento: Asignación de Activos Fijos en Tarjetas de Responsabilidad 62 9.6.6 Flujograma del procedimiento: Asignación de Activos Fijos en Tarjetas de Responsabilidad 63 9.6.7 Procedimiento: Asignación De Activos Fungibles en Tarjetas De Responsabilidad 65 9.6.8 Flujograma del procedimiento: Asignación de Activos Fungibles en Tarjetas De

Responsabilidad 66

9.6.9 Procedimiento: Baja De Bienes Del Inventario 67

9.6.10 Flujograma Del Procedimiento: Baja De Bienes del Inventario 69 9.6.11 Procedimiento: Presentación de Informe Anual de Inventarios 73 9.6.12 Flujograma del procedimiento: Presentación de Informe Anual de Inventarios 74

9.7 DEPARTAMENTO DE COMPRAS 76

9.7.1 Procedimiento: Elaboración de Orden de Compra 76 9.7.2 Flujograma del procedimiento: Elaboración de Orden de Compra 78 9.7.3 Procedimiento: Compra de Materiales y Suministros por medio de Caja Chica 81 9.7.4 Flujograma del procedimiento: Compra de Materiales y Suministros por medio de Caja Chica

82 9.7.5 Procedimiento: Compra Directa de Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios (de Q.

10,000.00 a Q. 90,000.00) 85

9.7.6 Flujograma del procedimiento: Compra Directa De Bienes, Suministros y/o Contratación De

Servicios (de Q. 10,000.00 a Q. 90,000.00) 86

9.7.7 Procedimiento: Compra De Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios (de Q. 90,000.01 a Q. 900,000.00, Evento de Cotización) 88 9.7.8 Flujograma del procedimiento: Compra De Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios (de Q. 90,000.01 a Q. 900,000.00, Evento de Cotización) 89 9.7.9 Procedimiento: Compra de Bienes, Suministros y Materiales por medio de Contrato Abierto 91 9.7.10 Flujograma del procedimiento: Compra de Bienes, Suministros y Materiales por medio de

Contrato Abierto 92

9.8 CONSERJERÍA 93

9.8.1 Procedimiento: Mantenimiento de Instalaciones 93 9.8.2 Flujograma Del Procedimiento: Mantenimiento De Instalaciones 94

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9.8.4 Flujograma Del Procedimiento: Reparación de Instalaciones 96

11. ACRÓNIMOS Y DEFICIONES 98

12. BIBLIOGRAFÍA 100

13. ANEXOS 100

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1. INTRODUCCIÓN

La Dirección General y la Dirección Administrativa y Financiera –DAF– tomando en cuenta la naturaleza de las funciones que según el marco legal realiza la institución y el área administrativa y financiera específicamente, consideran necesario contar con las herramientas e instrumentos administrativos que contribuyan y fortalezcan el control interno de la Institución. En tal sentido, se elabora el presente Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera como instrumento administrativo que contiene la secuencia que deben seguir las actividades propias de las funciones de la -DAF, asimismo los departamentos y unidades que intervienen en los procedimientos, precisando su responsabilidad, participación y obligaciones; limitando su área de aplicación. Además, contiene información y formularios diseñados para el control y tramite de expedientes y documentos generados de las gestiones realizadas.

Permite conocer el funcionamiento interno con la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los responsables de su ejecución. Contribuye al adiestramiento y capacitación de personal de nuevo ingreso a la Dirección Administrativa y Financiera ya que se describen en forma detallada las atribuciones de cada puesto. Facilita el análisis o revisión de los procesos de un sistema, la simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad y evita la alteración arbitraria de los procedimientos.

Este Manual forma parte integral de la documentación implementada por la Dirección Administrativa y Financiera, para garantizar la vigencia y efectividad del manual, se deberá mantener un proceso constante de revisión y actualización oportuna, que permita realizar la inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes. Así también se constituye como una herramienta obligatoria que debe de cumplirse en cada departamento y unidad que intervengan en el proceso administrativo y financiero de la Institución.

Es necesario hacer mención que la Subdirección de Recursos Humanos y el Departamento de Informática según la estructura orgánica actual depende jerárquicamente de la Dirección Administrativa y Financiera, sin embargo, éstas elaborarán y actualizarán por separado los Manuales que les corresponden para la gestión del recurso humano y el control y administración del equipo de cómputo e informático de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.

2. ANTECEDENTES

Con la aprobación del Decreto Número 18-2008 del Congreso de la República, Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, en el Artículo Número 38 de la misma, se describe expresamente la creación de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad; y en el último párrafo del referido artículo se establece que un reglamento específico normará la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, facultad conferida al Organismo Ejecutivo.

Posteriormente, mediante Acuerdo Gubernativo Número 166-2011 es aprobado el Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, en Título VI, Capítulo Único, Artículo Número 59 se establece que la Inspectoría General es la responsable de velar por el cumplimiento de los controles internos, garantizar la eficiencia y la eficacia de la organización. Asimismo, según artículo número 64 es responsabilidad del Inspector General elaborar el Reglamento específico de la Inspectoría General.

Es así como en el Acuerdo Gubernativo Número 177-2011, se aprueba el Reglamento de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, el cual en el Capítulo IV establece los órganos administrativos y en el artículo número 12 se detallan las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, las que se detallan a continuación:

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a) Administración del recurso humano y material de la Inspectoría General;

b) Asesorar al Inspector General, en lo referente a la ejecución presupuestaria y otras actividades financieras;

c) Preparar el borrador de presupuesto y trasladarlo a la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad; y,

d) Velar por el cumplimiento de las normas presupuestarías y procedimientos de carácter general de la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, y cualquier otra normativa relacionada con el manejo presupuestario.

En el mismo artículo se establece que para la correcta y eficaz administración de los recursos humanos, financieros y logísticos, el Inspector General será el quien nombre al profesional universitario de las ciencias económicas que cumpla el perfil establecido. Dentro de las atribuciones se establecen las siguientes:

a) La estructura orgánica funcional de la Inspectoría General del Sistema Nacional;

b) Asesorar al Inspector General, en lo referente a la ejecución presupuestaria y otras actividades financieras;

c) Preparar el borrador del presupuesto y trasladarlo a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad;

d) Velar por el cumplimiento de las normas presupuestarias y procedimientos de carácter general de la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, y cualquier otra normativa relacionada con el manejo del presupuesto.

Adicionalmente la Dirección Administrativa y Financiera es el órgano encargado de coordinar todas las áreas que la integran, verificando que las mismas cumplan funciones y alcancen los objetivos.

3. JUSTIFICACIÓN

La Dirección Administrativa y Financiera es parte de los órganos administrativos de la Inspectoría General, encargada de velar por la correcta, eficaz y eficiente administración de los recursos, por tal razón, las actividades que desempeñan los departamentos de la misma constituyen un significativo apoyo a los órganos sustantivos, de apoyo técnico y de control interno de la Institución.

En virtud de lo anterior, es importante que se elaboren las herramientas y los instrumentos necesarios para el adecuado cumplimiento de las funciones administrativas y financieras, considerando que los manuales de normas y procedimientos constituyen la base teórica y metodológica de la gestión institucional, permitiendo integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo y mejorar la calidad del servicio, debiendo comprometerse con la constante revisión y actualización.

Este documento describe los procesos administrativos y financieros, y expone en una secuencia lógica y ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento. Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas actividades.

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ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL Página 7 de 115 DIRECCIÓN DE INSPECTORÍA GENERAL SUBDIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

4.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

La Dirección Administrativa y Financiera tiene como objetivo coadyuvar con el

desempeño eficiente y ágil de la Institución a través de la administración optima y

transparente de sus recursos financieros en el marco de la legislación vigente, es

responsable de llevar el control de todas las operaciones a nivel de registro, ingreso,

gasto y regularizaciones.

Su estructura organizacional es la siguiente:

4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Dirección Administrativa y Financiera Director Ejecutivo II Sub-Dirección de Recursos Humanos Subdirector Ejecutivo II Departamento de Admisión de Personal Asesor Profesional Especializado IV Departamento de Gestión de Personal Asesor Profesional Especializado IV Departamento de Gestión y Desarrollo Asesor Profesional Especializado IV Departamento de Presupuesto Asesor Profesional Especializado IV Departamento de Tesorería Asesor Profesional Especializado IV Departamento de Contabilidad Asesor Profesional Especializado IV Departamento de Inventario Asesor Profesional Especializado IV Departamento de Almacén Asesor Profesional Especializado IV Departamento de Compras Asesor Profesional Especializado IV Recepción Secretaria Ejecutiva V Conserjería Trabajador Operativo IV (2) plazas Mensajería Trabajador Especializado III Conducción de Vehículos Trabajador Especializado III (2) plazas

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5. MISIÓN

Administrar correcta, eficaz y eficientemente los recursos asignados, con estricta observancia del marco legal establecido, fortaleciendo el control interno a través de una gestión transparente y coadyuvando al cumplimiento de funciones de los órganos sustantivos, de apoyo técnico y de control interno de la Institución.

6. VISIÓN

Ser el órgano administrativo y financiero profesional y dinámico, respetuoso de las leyes, que brinde excelente atención a usuarios internos y externos, con una formación y capacitación constante. Manteniéndose a la vanguardia en tecnología y en los procesos que contribuyan positivamente al desarrollo integral de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.

7. OBJETIVOS

7.1 OBJETIVO GENERAL

Que la Dirección Administrativa y Financiera cuente con un instrumento técnico orientado a delimitar las funciones y responsabilidades del personal involucrado en los procesos, asimismo, que facilite la identificación y realización de las actividades y guíe las tareas que se desarrollan en la Dirección.

7.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Que el personal que integra la Dirección Administrativa y Financiera pueda identificar claramente las actividades que se desempeñan en cada puesto de trabajo.

 Brindar apoyo a los departamentos y unidades de la Institución para contribuir a la inducción del personal de nuevo ingreso.

 Visualizar de manera inmediata, y servir de guía a los responsables de cada departamento y unidad para cumplir con los pasos que se detallan en los procedimientos.

8. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

El ejercicio de las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera se fundamenta en el marco normativo vigente aplicable al sector gubernamental de la República de Guatemala, así como en normas jurídicas específicas que a continuación se detallan:

 Constitución Política de la República de Guatemala.

 Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, Decreto Número 18-2008

 Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto Número 114-97

 Ley de Servicio Civil, Decreto Número 1748

 Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto Número 89-2002

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 Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número 101-97

 Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto Número 57-2008

 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Decreto Número 31-2002

 Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria Decreto Número 1-98

 Ley del Impuesto al valor Agregado Decreto Número 27-92

 Ley del Impuesto Sobre la Renta Decreto Número 26-92

 Disposiciones para el Fortalecimiento del Sistema Tributario y el Combate a la Defraudación y al Contrabando, Decreto Número 4-2012

 Ley de Actualización Tributaria, Decreto Número 10-2012

 Código Tributario y sus reformas, Decreto No. 6-91

 Ley de lo Contencioso Administrativo y su reforma, Decreto Número 98-97

 Ley Contra la Corrupción, Decreto Número 31-2012.

 Reglamento de la Ley Margo del Sistema Nacional de Seguridad, Acuerdo Gubernativo Número 166-2011

 Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo Número 18-98

 Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo Número 240-98

 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Acuerdo Gubernativo Número 318-2003

 Reglamento de la Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria, Acuerdo de Directorio Número 007-2007

 Reglamento de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Empleados Públicos, Acuerdo Gubernativo Número 613-2005

 Reglamento de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, Acuerdo Gubernativo Número 177-2011

 Política Nacional de Seguridad.

 Política General de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.

9. ALCANCE

1. El contenido del presente documento, es aplicable a todos los servidores públicos que integran la Dirección Administrativa y Financiera de la Inspectoría General, así como a: a). Directores y Jefes de los órganos que conforman la IGSNS;

b). Los funcionarios y personal de la IGSNS que solicita mobiliario y equipo, insumos, materiales y suministros o servicios para el cumplimiento de sus funciones a la Dirección Administrativa y Financiera;

c). Personal de la unidad de control interno.

2. La implementación de las normas y procedimientos debe ser inmediata, permanente y obligatoria, por lo que es responsabilidad de cada Director y Jefe de departamento socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo.

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10. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

1. Para el adecuado desarrollo y cumplimiento de las actividades que le corresponden a todos los órganos que integran la Dirección Administrativa y Financiera y demás personas de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, se definen los pasos a cumplir en las gestiones administrativas y financieras.

2. Los procedimientos se describen en el presente documento.

9.1 ÁREA DE RECEPCIÓN

1. El Área de Recepción es el área responsable de la recepción, registro y distribución de la correspondencia que ingresa a la Institución.

2. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos a cumplir.

9.1.1 PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRASLADO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA PASO

No. RESPONSABLE ACCIÓN

1

Recepcionista Recibe correspondencia, sella con fechador.

2

Revisa la correspondencia.

3

Clasifica la correspondencia para distribuirla.

4

Registra en libro de conocimientos y control digital la correspondencia recibida (Ver Anexo número 2

DAFIGSNS-R-0001).

5

Distribuye la correspondencia a los órganos

responsables de dar el trámite respectivo.

6

Directores y Jefes de

Departamentos de la Institución

Recibe la correspondencia, firma y sella de recibido.

7

Entrega el libro de conocimientos firmado y sellado de recibido.

8

Recepcionista Registra en el control digital (Ver Anexo número 2

DAFIGSNS-R-0001) la fecha, responsable y hora de recibido.

9

Elabora y presenta informe mensual de correspondencia recibida a la Dirección Administrativa y Financiera por medio del control digital elaborado para el efecto.

10

Envía informe mensual de correspondencia recibida.

11

Director (a) Administrativo

(a) y Financiero (a)

Recibe y revisa el informe mensual de correspondencia recibida.

12

Entrega copia firmada de recibido del informe mensual de correspondencia recibida.

13

Recepcionista Recibe y archiva el informe mensual de correspondencia recibida.

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9.1.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y TRASLADO DE

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

RECEPCIÓN Y TRASLADO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Directores y Jefes de Departamentos y Unidades

Recepcionista Director (a) Administrativo

(a) y Financiero (a)

Fa

se

Inicio

Recibe correspondencia, sella con fechador

Revisa la correspondencia Clasifica la correspondencia para distribuirla Registra en libro de conocimientos y control digital la correspondencia recibida Distribuye la correspondencia a los órganos responsables de dar el trámite respectivo Envía informe mensual de correspondencia recibida Elabora y presenta informe mensual de correspondencia recibida Recibe la correspondencia, firma y sella de recibido Fin 1 2 3 4 5 6 10 Entrega el libro de conocimientos firmado y sellado de recibido 8 Registra en el control digital la fecha, responsable y hora de recibido. 7 9 Recibe y revisa el informe mensual de correspondencia recibida 11 Entrega copia firmada de recibido del informe mensual de correspondencia recibida Recibe y archiva el informe mensual de correspondencia recibida 13 13

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9.2 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

1. El departamento de presupuesto es el responsable de planificar, organizar y coordinar acciones relacionadas con el control, ejecución, evaluación de la formulación del presupuesto de ingresos y egresos asignados a la Institución, para lo cual se detallan a continuación los procedimientos necesarios para el cumplimiento de las funciones que le corresponden.

9.2.1 PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL PASO

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1 Jefe de Presupuesto Realiza el análisis del presupuesto vigente.

2 Revisa el plan anual de compras y programación

de sueldos, salarios y honorarios.

3 Consolida la información obtenida para determinar

el monto a programar por cuatrimestre.

4

Realiza la distribución de la cuota financiera utilizando los formatos establecidos por la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.

5

Elabora el oficio para trasladar a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad la programación financiera cuatrimestral

6 Envía oficio para revisión y firma de Visto Bueno

7 Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a)

Revisa oficio y el formato elaborado que contiene la programación financiera.

8 ¿Está de acuerdo?

8.1  No. Regresa al Departamento de

Presupuesto para modificarlo o corregir errores

8.2  Sí. Traslada oficio y formato de programación

financiera revisado y firmado.

9 Jefe de Presupuesto Recibe oficio y formato de programación financiera

revisado y firmado.

10 Envía solicitud de programación financiera

cuatrimestral a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.

11 Secretaría Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad

Recibe solicitud de programación financiera cuatrimestral.

12 Entrega copia de oficio recibido.

13 Jefe de Presupuesto Archiva oficio y formato de programación

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9.2.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN FINANCIERA

CUATRIMESTRAL

PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL

Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

Jefe de Presupuesto Secretaría Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad Fa se Inicio Realiza el análisis del presupuesto vigente Revisa el plan anual de compras y programación de sueldos, salarios y honorarios Consolida la información obtenida Realiza la distribución de la cuota financiera utilizando

Envía oficio para revisión y firma de Visto Bueno Recibe oficio y formato de programación financiera revisado y firmado Revisa oficio de la programación financiera Fin 1 2 3 4 5 6 9 Traslada oficio y formato de programación financiera revisado y firmado 7 8 ¿Está de acuerdo? No Sí

Elabora oficio para enviar la programación Realiza modificaciones o corrige errores 8.1 8.2 Envía solicitud de programación financiera cuatrimestral 10 Recibe solicitud de programación financiera cuatrimestral 11 Entrega copia de oficio recibido Archiva oficio de solicitud de programación financiera 12 13

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9.2.3 PROCEDIMIENTO: REPROGRAMACIÓN FINANCIERA

PASO

1 Jefe de Presupuesto Revisa el comportamiento de la ejecución de gastos según programación financiera.

2 Determina la necesidad de elaborar una

reprogramación financiera

3 Elabora el oficio y detalle para solicitar la reprogramación financiera.

4 Envía oficio y detalle al Director (a)

Administrativo (a) y Financiero (a).

5 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

Revisa oficio y el detalle que contiene la reprogramación financiera.

6.1  No. Regresa al Departamento de

Presupuesto para modificarlo o corregir errores

6.2  Sí. Traslada oficio y detalle de

reprogramación financiera revisado y firmado

7 Jefe de Presupuesto Recibe oficio y detalle de la reprogramación financiera revisado y firmado.

8 Envía solicitud de reprogramación financiera a la

Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.

9 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

Recibe solicitud de reprogramación financiera.

11 Jefe de Presupuesto Archiva oficio y formato de reprogramación financiera.

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9.2.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REPROGRAMACIÓN FINANCIERA REPROGRAMACIÓN FINANCIERA

Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

Jefe de Presupuesto Secretaría Técnica del Consejo _{Nacional de Seguridad}

Fa se Inicio Revisa el comportamiento de la ejecución de gastos según programación financiera Determina la necesidad de elaborar una reprogramación financiera Envía oficio y detalle al Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a) Recibe oficio y detalle de la reprogramación financiera revisado y firmado Revisa oficio y el detalle que contiene la reprogramación financiera Fin 1 2 3 4 9 7 _{Traslada oficio y} formato de programación financiera revisado y firmado 5 6 ¿Está de acuerdo? No Sí Elabora el oficio y detalle para solicitar la reprogramación financiera Realiza modificaciones o corrige errores 6.1 6.2 Envía solicitud de reprogramación financiera 8 Recibe solicitud de reprogramación financiera Entrega copia de oficio recibido Archiva oficio de solicitud de reprogramación financiera 10 11

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9.2.5 PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA PASO

1 Jefe de Presupuesto Verifica la ejecución presupuestaria y la proyección de gastos.

2 Evalúa las disponibilidades presupuestarias

3 Identifica la necesidad de elaborar un modificación presupuestaria.

4 Realiza el análisis del presupuesto para determinar los débitos y créditos

5 Elabora oficio y cuadro de detalle de la modificación presupuestaria con las justificaciones necesarias.

6 Envía oficio y cuadro de detalle de la modificación presupuestaria.

7 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

Recibe y analiza el detalle de la modificación presupuestaria.

8.1  No. Traslada al Departamento de Presupuesto

la modificación presupuestaria para correcciones o modificaciones.

8.2  Sí. Consigna firma y sello la modificación

presupuestaria.

9 Envía oficio y cuadro de la modificación

presupuestaria a Dirección General para firma y sello de visto bueno.

10 Director General Recibe y revisa la modificación presupuestaria.

11 Consigna el visto bueno

12 Envía la modificación presupuestaria al Departamento de Presupuesto.

13 Jefe de Presupuesto Recibe la modificación presupuestaria.

14 Envía la modificación a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

15 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de

Seguridad

Recibe la solicitud de modificación presupuestaria.

17 Jefe de Presupuesto Archiva el oficio y detalle de la modificación presupuestaria.

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9.2.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a) Jefe de Presupuesto Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad Director General Fa se Inicio Verifica la ejecución presupuestaria y la proyección de gastos Evalúa las disponibilidades presupuestarias Realiza el análisis del presupuesto para determinar los débitos y créditos 1 2 3 4 7 Consigna firma y sello la modificación presupuestaria 5 6 ¿Está de acuerdo? No Sí Elabora oficio y cuadro de detalle de la modificación presupuestaria 8.1 8.2 8 Recibe y revisa la modificación presupuestaria Envía oficio y cuadro a Dirección General para firma y sello de visto bueno 10 9 Identifica la necesidad de elaborar un modificación presupuestaria Envía oficio y cuadro de detalle de la modificación presupuestaria Recibe y analiza el detalle de la modificación presupuestaria Realiza modificaciones o correcciones

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ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL Página 18 de 115 MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

Jefe de Presupuesto Secretaría Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad Director General F a se Consigna el visto bueno Envía la modificación presupuestaria al Departamento de Presupuesto Envía la modificación a la STCNS 11 13 14 15 Recibe la modificación presupuestaria Recibe la solicitud de modificación presupuestaria 12 Entrega copia de oficio recibido Archiva el oficio y detalle de la modificación presupuestaria 16 17 Fin

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9.2.7 PROCEDIMIENTO: INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA PASO

1 Jefe de Presupuesto Analiza la ejecución analítica del presupuesto.

2 Elabora oficio que contiene el informe de

ejecución presupuestaria analítica.

3 Envía informe de ejecución presupuestaria

mensual

Recibe informe de ejecución presupuestaria.

5 Revisa y analiza el informe de ejecución

presupuestaria mensual.

6 Firma de Visto Bueno el informe de ejecución presupuestaria.

7 Envía informe de ejecución presupuestaria

revisado y firmado.

8 Jefe de Presupuesto Recibe informe.

9 Traslada copia de informe al Director General para su conocimiento.

10 Director General Recibe informe de ejecución presupuestaria.

(20)

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9.2.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN

PRESUPUESTARIA

INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Director (a) Administrativo (a)

y Financiero (a)

Jefe de Presupuesto Director General

Fa se Inicio Analiza la ejecución analítica del presupuesto 1 2 3 4 7 Traslada copia de informe al Director General para su conocimiento 5 6 Elabora oficio que

contiene el informe 8 Envía informe de ejecución presupuestaria revisado y firmado Recibe informe de ejecución presupuestaria 10 9 Envía informe de ejecución presupuestaria mensual Recibe informe de ejecución presupuestaria Revisa y analiza el informe de ejecución presupuestaria mensual Firma de Visto Bueno el informe de ejecución presupuestaria Recibe informe Entrega copia de oficio recibido 11 Archiva el informe de ejecución presupuestaria 12 Fin

(21)

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9.2.9 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA PASO

1 Jefe de Compras Solicita asignación presupuestaria

2 Jefe de Presupuesto Recibe solicitud de compra de bienes, suministros y servicios (Ver Anexo número 3

DAFIGSNS-S-0002)

3 Revisa solicitud de compra de bienes, suministros y servicios

4 ¿Existe disponibilidad presupuestaria?:

4.1  No. Realiza modificación presupuestaria.

4.2  Sí. Asigna estructura presupuestaria por

producto.

5 Registra en tarjetas de control presupuestario

(Ver Anexo número 4 DAFIGSNS-P-0003). 6 Consigna sello el cual indica actividad y renglón

presupuestario por producto.

7 Traslada expediente al Departamento de

Compras para continuar el trámite.

8 Jefe de Compras Realiza la compra y solicita la factura.

9 Traslada expediente para asignar actividad y renglón presupuestario por producto en factura.

10 Jefe de Presupuesto Recibe expediente y consigna la actividad y el renglón presupuestario por producto.

11 Registra los datos de factura en tarjetas de control presupuestario (devenga el gasto).

12 Traslada expediente para continuar el trámite.

13 Jefe de Compras Recibe expediente para continuar trámite.

14 Traslada expediente para revisión.

15 Jefe de Contabilidad Recibe expediente y revisa que cumpla con los requisitos establecidos.

16 Traslada expediente para que continúe con el trámite de pago correspondiente.

17 Jefe de Compras Recibe expediente para que continúe con el

(22)

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9.2.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

Jefe de Presupuesto

Jefe de Compras Jefe de Contabilidad

Fa se Revisa solicitud de compra de bienes, suministros y servicios Recibe solicitud de compra de bienes, suministros y servicios 1 2 Solicita asignación presupuestaria Inicio 3 ¿Existe disponibilidad presupuestaria ? No Sí 4 Realiza modificación presupuestaria asigna estructura presupuestaria por producto 4.1 4.2 Registra en tarjetas de control presupuestario 5 Traslada expediente al Departamento de Compras para continuar el trámite 6 Realiza la compra y solicita la factura 7 Traslada expediente para asignar actividad y renglón presupuestario por producto en factura 8 Recibe expediente y consigna la actividad y el renglón presupuestario por producto 9

Registra los datos de factura en tarjetas de control presupuestario (devenga el gasto) 10 Traslada expediente para continuar el trámite 11 Recibe expediente para continuar trámite 12 Traslada expediente para revisión 13

(23)

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ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

Jefe de Compras Jefe de Contabilidad

F

a

se

Recibe expediente y revisa que cumpla con los

requisitos establecidos 14 15 Traslada expediente para revisión Recibe expediente para que continúe con el trámite de

pago correspondiente

Traslada expediente para que continúe con el trámite de pago correspondiente

16 17

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9.3 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

1. Es responsable de realizar todas las actividades relacionadas con la coordinación, formulación y ejecución del fondo rotativo interno (Caja Chica) así como, todas las gestiones necesarias para el control y pago de servicios básicos, revisión de expedientes de viáticos solicitados por los órganos que integran la Institución. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos a cumplir.

9.3.1 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS PASO

1 Jefe de Tesorería Recibe factura.

2 Revisa datos consignados en las facturas

3 Razona factura.

4 Elabora y firma la solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.

5 Traslada factura y solicitud de compra de bienes, suministros y servicios para asignación de estructura presupuestaria.

6 Jefe de Presupuesto Recibe y asigna la estructura presupuestaria en factura y solicitud.

7 Envía factura y solicitud firmada con la estructura presupuestaria.

8 Jefe de Tesorería Recibe factura y solicitud firmada con la estructura presupuestaria.

9 Traslada factura y solicitud de compra de bienes, suministros y servicios para firma de Jefe de Compras.

10 Recibe y firma solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.

11 Traslada factura y solicitud de compra de bienes, suministros y servicios firmada.

12 Recibe factura y solicitud de compra de bienes, suministros y servicios firmada.

13 Traslada para revisión y firma la solicitud al Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a).

14 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a

Recibe y revisa la factura solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.

15 ¿Cumple con todos los requisitos?:

15.1  No. Regresa expediente para modificar o

corregir errores.

15.2  Sí. Firma solicitud y continua el trámite de pago

y liquidación.

16 Traslada factura y solicitud de compra de bienes, suministros y servicios para continuar el trámite.

17 Jefe de Tesorería Recibe factura y solicitud de compra de bienes, suministros y servicios para continuar el trámite.

(25)

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18 Traslada expediente para firma del Director General en solicitud y razón de factura

19 Director General Recibe y firma la solicitud y razón de la factura

20 Traslada expediente firmado para que se efectué el pago y liquidación

21 Jefe de Tesorería Recibe expediente para gestionar el pago y liquidación.

22 Define forma de pago.

23 ¿Se paga y liquida por medio de caja chica, cheque o acreditamiento a cuenta?

(26)

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9.3.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS

GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS

Jefe de Tesorería Jefe de Compras

Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a Director General Fa se Razona factura Revisa datos consignados en las factura 1 2 Recibe factura Inicio 3 4 5 6 _{Recibe asigna la} estructura presupuestaria en factura y solicitud 7 Envía factura y solicitud firmada con la estructura presupuestaria 8 Recibe factura y solicitud firmada con la estructura presupuestaria 9 10 11 12 13 Elabora y firma la solicitud de compra de bienes, suministros y servicios Traslada factura y solicitud para asignación de estructura presupuestaria Traslada factura y solicitud para firma de Jefe de Compras Recibe y firma solicitud de compra de bienes, suministros y servicios Traslada factura y solicitud de compra de bienes, suministros y servicios firmada Recibe factura y solicitud de compra de bienes, suministros y servicios firmada

Traslada para revisión y firma la solicitud al Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a) Recibe y revisa la factura solicitud de compra de bienes, suministros y servicios 14 ¿Cumple con todos los requisitos? Regresa expediente para modificar o corregir errores No Sí 15 firma solicitud y continua el trámite de pago y liquidación 15.1 15.2

(27)

Página 27 de 115 GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS

Jefe de Presupuesto

Jefe de Tesorería Jefe de

Compras Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a Director General Fa se Traslada expediente para firma del Director General en solicitud y razón de factura Recibe factura y solicitud para continuar el trámite 16 17 Traslada factura y solicitud para continuar el trámite 18 21 23 Recibe expediente para gestionar el pago y liquidación Recibe y firma la solicitud y razón de la factura 19 Traslada expediente firmado para que se efectué el pago y liquidación 20 Define forma de pago 22

¿Se paga y liquida por medio de caja chica, cheque o acreditamiento a

cuenta?

(28)

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9.3.3 PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA

PASO

1 Jefe de Tesorería Recibe expediente completo de servicios básicos

para realizar el pago.

2 Verifica el saldo del caja chica.

3 Realiza el pago correspondiente.

4 Registra en liquidación de caja chica y en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN el expediente pagado (Ver Anexo número 5

DAFIGSNS-T-0004).

5 Envía liquidación, documentos de soporte de caja

chica y listado FR03 generado por el Sistema de Contabilidad Integrada para revisión.

6 Jefe de Contabilidad Recibe liquidación, documentos de soporte de caja chica y listado FR03 generado por el Sistema de Contabilidad Integrada.

7.1  No. Traslada liquidación, documentos de

soporte de caja chica y listado FR03 generado por el Sistema de Contabilidad Integrada para correcciones y/o modificaciones

7.2  Sí. Registra en control interno y traslada

liquidación, documentos de soporte de caja chica y listado FR03 generado por el Sistema de Contabilidad Integrada para que continúe el trámite (Ver Anexo número 6

DAFIGSNS-C-0005)

8 Jefe de Tesorería Recibe liquidación, documentos de soporte de caja chica y listado FR03.

9 Envía liquidación, documentos de soporte y

listado FR03 para firma.

Recibe y revisa la liquidación de caja chica.

11 Envía liquidación firmada y documentos de

soporte de caja chica.

12 Jefe de Tesorería Recibe liquidación firmada y documentos de soporte de caja chica.

listado FR03 para firma.

14 Director General Recibe y firma liquidación de caja chica.

15 Traslada liquidación de caja chica firmada para continuar con el trámite.

(29)

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16 Jefe de Tesorería Recibe liquidación de caja chica firmada para continuar con el trámite.

listado FR03 para aprobación y reintegro.

18 Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

Recibe liquidación, documentos de soporte y listado FR03.

19 Revisa liquidación, documentos de soporte y

listado FR03.

20 ¿Cumple con todos los requisitos?

20.1  No. Regresa para correcciones y/o

modificaciones.

20.2  Sí. Continua el trámite para el reintegro de

caja chica.

21 Entrega copia firmada de recibida de la

liquidación y el listado FR03.

22 Jefe de Tesorería Recibe y archiva copias de liquidación y listado FR03.

(30)

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9.3.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA

PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA

Jefe de Contabilidad Jefe de Tesorería Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a Director General Fa se Realiza el pago correspondiente Verifica el saldo del caja chica 1 2 Inicio 3 4 5 6 Recibe liquidación y otros documentos de soporte que la integran 7 8 9 Registra en liquidación y en el Sistema de Contabilidad Integrada Envía liquidación y otros documentos de soporte que la integran Traslada liquidación y documentos de soporte para correcciones Registra en control interno y traslada liquidación Recibe liquidación, documentos de soporte de caja chica y listado FR03 Envía liquidación, documentos de soporte y listado FR03 para firma 10 Recibe expediente completo ¿Cumple con todos los requisitos? No Sí 7.1 7.2 Recibe y revisa liquidación de caja chica Envía liquidación firmada y documentos de soporte de caja chica 11 Recibe liquidación firmada y documentos de soporte de caja chica 12 Envía liquidación, documentos de soporte y listado FR03 para firma 13 Recibe y firma liquidación de caja chica 14

(31)

Página 31 de 115 PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA

Jefe de Contabilidad Jefe de Tesorería Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a Director General

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad Fa se Recibe liquidación de caja chica firmada para continuar con el trámite Traslada liquidación de caja chica firmada para continuar con el trámite 15 16 Envía liquidación, documentos de soporte y listado FR03 para aprobación y reintegro 17 _Recibe liquidación, documentos de soporte y listado FR03 18 Entrega copia firmada de recibida de la liquidación y el listado FR03 21 Recibe y archiva copias de liquidación y listado FR03 22 Fin Revisa liquidación, documentos de soporte y listado FR03 19 ¿Cumple con todos los requisitos? No Sí Regresa para correcciones y/o modificaciones 20 20.1 Regresa para correcciones y/o modificaciones 20.2

(32)

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9.3.5 PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE

PASO

1 Jefe de Tesorería Recibe factura de servicios básicos para

realizar el pago.

2 Elabora la solicitud de compra de bienes,

suministros y servicios.

3 Elabora oficio con el detalle de la factura (a) para solicitar la elaboración de cheque.

4 Traslada oficio y expedientes para revisión.

5 Jefe de Contabilidad Recibe y revisa oficio y expedientes para pago por medio de cheque.

6.1  No. Traslada oficio y expedientes para

correcciones y/o modificaciones.

6.2  Sí. Registra en control interno y traslada oficio y expedientes para que continúe el trámite (Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005)

7 Jefe de Tesorería Recibe oficio y expedientes para continuar el trámite.

8 Traslada para firma el oficio y expedientes.

Recibe y revisa oficio y expedientes.

10 ¿Está de acuerdo?:

10.1  No. Traslada oficio y expedientes para

correcciones y/o modificaciones

10.2  Sí. Firma y traslada oficio y expedientes

para continuar el trámite

11 Jefe de Tesorería Recibe oficio y expedientes para elaboración de cheque.

12 Traslada oficio y expedientes para elaboración de cheque.

13 Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

Recibe oficio y expedientes para elaboración de cheque.

14.1  No. Traslada oficio y expedientes para

correcciones y/o modificaciones

14.2  Sí. Elabora cheque y notifica a Tesorería

de la Inspectoría General.

15 Jefe de Tesorería Recibe cheque

16 Fotocopia cheque para adjuntarlo a copia de expediente.

17 Realiza el pago.

(33)

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9.3.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE

PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE

Jefe de Contabilidad

Jefe de Tesorería Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a STCNS Fa se Traslada oficio y expedientes para revisión Elabora oficio con

el detalle de la factura (a) 1 2 Inicio 3 4 5 6.1 6 7 Recibe y revisa oficio y expedientes para pago por medio de

cheque traslada oficio y expedientes para correcciones y/o modificaciones Registra en control interno y traslada oficio y expedientes para que continúe el trámite Recibe oficio y expedientes para continuar el trámite Traslada para firma el oficio y expedientes 8 ¿Cumple con todos los requisitos? No Sí 6.2 Recibe y revisa oficio y expedientes traslada oficio y expedientes para correcciones y/o modificaciones 10 11 ¿Está de acuerdo? No Si 10.1 Firma y traslada oficio y expedientes para continuar el trámite 10.2 9 Recibe oficio y expedientes para elaboración de cheque Traslada oficio y expedientes para elaboración de cheque Elabora la solicitud de compra de bienes, suministros y servicios Recibe factura 12

(34)

Página 34 de 115 PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE

Jefe de Contabilidad

Jefe de Tesorería

Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a

Secretaría Técnica de Consejo Nacional de Seguridad Fa se Recibe cheque Recibe oficio y expedientes para elaboración de cheque 13 18 Archiva fotocopia de expediente completo ¿Cumple con todos los requisitos? traslada oficio y expedientes para correcciones y/o modificaciones No Si 14.1 elabora cheque y notifica a tesorería de la Inspectoría General 14.2 Fotocopia cheque para adjuntarlo a copia de expediente 16 15 Realiza el pago 17 FIn 14

(35)

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9.3.7 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE ASIGNACIÓN VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR PASO

1 Interesado Traslada solicitud y nombramiento para revisión

2 Jefe de Tesorería Recibe y revisa solicitud y nombramiento

3.1  No. Traslada solicitud y nombramiento para

correcciones y/o modificaciones.

3.2  Sí. Firma y registra en control interno y

traslada solicitud y nombramiento para firma y asignación presupuestaria (Ver

Anexo número 7 DAFIGSNS-TV-0006). 4 Jefe de Presupuesto Recibe solicitud y nombramiento y consigna la

estructura presupuestaria.

5 Firma solicitud.

6 Traslada solicitud y nombramiento para que

continúe el trámite.

7 Jefe de Tesorería Recibe solicitud y nombramiento.

8 Traslada solicitud y nombramiento para revisión y firma.

Recibe y firma solicitud y nombramiento.

10 Traslada solicitud y nombramiento para que

11 Jefe de Tesorería Recibe solicitud firmada.

12 Entrega solicitud y nombramiento para que

13 Interesado Recibe solicitud y nombramiento para que

(36)

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9.3.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE ASIGNACIÓN VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

REVISIÓN DE ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a)

Interesado _TesoreríaJefe de _PresupuestoJefe de

Fa se Inicio Traslada solicitud y nombramiento para revisión Recibe y revisa solicitud y nombramiento traslada solicitud y nombramiento para correcciones y/o modificaciones Recibe solicitud y nombramiento para que continúe

el trámite Fin 1 2 3 3.2 6 4 5 Recibe solicitud firmada 8 7 ¿Cumple con todos los requisitos? NO Sí 3.1 firma y registra en control interno y traslada solicitud Recibe solicitud y nombramiento y consigna la estructura presupuestaria Firma solicitud Traslada solicitud y nombramiento para que continúe el trámite Recibe solicitud y nombramiento Traslada solicitud y nombramiento para revisión y firma Recibe y firma solicitud y nombramiento 9 Traslada solicitud y nombramiento para que continúe

el trámite

10 11

Entrega solicitud y nombramiento para que continúe

el trámite

12 13

(37)

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9.3.9 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR PASO

1 Interesado Traslada expediente de liquidación de viáticos

para revisión.

2 Jefe de Tesorería Recibe y revisa expediente de liquidación de viáticos.

3.1  No. Traslada expediente al interesado

para correcciones y/o modificaciones.

3.2  Sí. Consigna rubrica en expediente y

registra en control interno (Ver Anexo

número 7 DAFIGSNS-TV-0006)

4 Traslada expediente de liquidación de viáticos al interesado para que continúe el trámite.

5 Interesado Recibe expediente de liquidación de viáticos.

6 Traslada expediente de liquidación de viáticos para revisión y liquidación.

7 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

Recibe expediente de liquidación de viáticos para revisión.

8.1  No. Traslada expediente al interesado

para correcciones y/o modificaciones

8.2  Sí. Registra expediente de liquidación y

continúa el trámite.

9 Firma copia de expediente de liquidación de viáticos para archivo.

10 Interesado Recibe copia de expediente de liquidación de

viáticos firmada de recibido.

11 Informa Jefe de Tesorería la aprobación de la liquidación de viáticos.

12 Jefe de Tesorería Consigna en control interno (Ver Anexo número

7 DAFIGSNS-TV-0006) la aprobación de la liquidación de viáticos

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9.3.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad Interesado Jefe de Tesorería Fa se Inicio Traslada expediente de liquidación de viáticos para revisión Recibe y revisa expediente de liquidación de viáticos traslada expediente al interesado para correcciones y/o modificaciones 1 2 3 3.2 6 4 ¿Cumple con todos los requisitos? No Sí 3.1 consigna rubrica en expediente y registra en control interno Traslada expediente de viáticos para que continúe el trámite Recibe expediente de liquidación de viáticos 5 Traslada expediente de liquidación de viáticos para revisión y liquidación Recibe expediente de liquidación de viáticos para revisión 7 ¿Cumple con todos los requisitos? No Sí 8 Traslada expediente al interesado para correcciones y/o modificaciones registra expediente de liquidación y continua el trámite 8.1 8.2 Firma copia de expediente de liquidación de viáticos para archivo 9 Recibe copia de expediente de liquidación de viáticos firmada de recibido 10 Informa Jefe de Tesorería la aprobación de la liquidación de viáticos 11 Consigna en control interno la aprobación de la liquidación de viáticos 12 Fin

(39)

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9.4 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1. Es el departamento responsable de realizar las acciones relacionadas con el proceso de trámite administrativo del gasto y ejecución de la contabilidad de la Institución, así como mantener actualizados los controles y registros de revisión de los expedientes relacionados con la adquisición de bienes, materiales y suministros. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.

9.4.1 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO Y/O LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE CAJA CHICA O CHEQUE

PASO

1 Jefe de Tesorería o Jefe de Compras

Traslada expediente de compra de bienes, materiales, suministros y adquisición de servicios.

2 Jefe de Contabilidad Recibe expediente de compra bienes, materiales, suministros y adquisición de servicios.

3 Revisa expediente.

4.1  No. Registra expediente en control

interno y traslada para correcciones y/o modificaciones (Ver Anexo número 6

DAFIGSNS-C-0005)

4.2  Sí. Registra en control interno y traslada

expediente para que continúe el trámite

(Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005)

5 Jefe de Tesorería o Jefe de Compras

Recibe expediente de compra de bienes, materiales, suministros y adquisición de servicios. Realiza las gestiones para continuar el trámite del expediente.