Manual de Usuario del Sistema de Control de Documentos Contables del DDI

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Manual de Usuario del Sistema de Control de Documentos Contables del

DDI

INSTITUTO DE PREVISIÓN

SOCIAL DE LA FUERZA ARMADA

2016

Gerencia Administrativa

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Contenido

Pág.

I. Generalidades ... 1

A. Descripción del sistema ... 1

B. Menú principal ... 1

C. Menú de contenido con pestañas ... 2

II. Descripción de Procedimientos y Metodologías ... 12

A. Registro y recepción de comprobantes contables en aplicativo informático-DDI ... 13

III. Misceláneos ... 15

A. Disposiciones Finales ... 15

B. Bitácora de Cambios ... 15

C. Bitácora de Actualización ... 15

D. Anexos y Formularios ... 15

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Facilitar la utilización del Sistema de Control de Documentos Contables del Departamento de Documentación Institucional, mediante una descripción detallada e ilustrada de diferentes opciones, con la finalidad de facilitar el registro de los comprobantes contables en dicho aplicativo para ser remitidos al DDI.

Objetivo

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Manual de Usuario del Sistema de Control de Documentos Contables del DDI.

I. GENERALIDADES.

A. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.

Es un aplicativo programado en lenguaje visual basic.net que controla las entradas y salidas de comprobantes contables, utilizando herramientas de búsqueda a una base de datos. Dicho programa fue creado como herramienta de control para el uso interno del Departamento de Documentación Institucional IPSFA, específicamente en el área de Archivo Contable.

B. MENU PRINCIPAL.

Cuenta con 5 menús de herramientas principales según siguiente detalle:

a) Mantenimiento de Áreas Solicitantes: Permite ingresar, modificar o eliminar un Área o Unidad en la base de datos.

b) Mantenimiento de Solicitantes: Permite ingresar, modificar o eliminar una persona solicitante en la base de datos y vincularla al área o unidad que pertenece.

c) Registro de Documentos Eliminados: Bitácora de eliminación de registros de

préstamo de documentos, en donde queda registrado el tipo y número de

documento, la fecha de préstamo y eliminado, así como el usuario que realizo la

eliminación. Este registro solo puede ser depurado por el administrador del

programa.

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Manual de Usuario del Sistema de Control de Documentos Contables del DDI.

d) Actualizar: Función que actualiza inmediatamente los registros en el origen de registros subyacentes provenientes de todos los usuarios en la base de datos.

e) Salir: Esta función se utiliza para salir del aplicativo.

C. MENU DE CONTENIDO CON PESTAÑAS.

Cuenta con 6 pestañas de contenido según siguiente detalle:

a) Préstamo de Comprobantes Contables

En esta pestaña se ingresa en la base de datos el detalle del número de comprobante contable, fecha del comprobante que se prestó, área o unidad a la que pertenece y nombre del solicitante, fecha de cuando se hizo el préstamo y el usuario que registró los datos en el aplicativo.

Las siguientes opciones están como acceso directo en la barra de herramientas o

bien dando clic derecho sobre cualquier registro nos despliega un menú como el

Nuevo Préstamo:

Al dar clic en la opción Nuevo Préstamo se abrirá un cuadro de dialogo en el que podemos elegir el nombre de quien solicita el documento y este automáticamente nos dará a que Departamento o Unidad pertenece, además se puede seleccionar la fecha del préstamo del documento, se ingresa el número del documento a prestar y se da ENTER o se selecciona el botón:

A continuación se selecciona el mes y el año del comprobante contable y seleccione el botón nuevamente.

Para finalizar se selecciona el botón y seguido de eso se selecciona el botón

Si por error digitamos mal un número o elegimos mal el mes o el año, se selecciona en el cuadro donde detectamos el error y presionamos el botón

Con este botón solo se eliminara el registro que seleccionamos previamente, de modo que no perderíamos el registro de los demás ingresados.

El botón sirve para borrar el o todos los registros creados antes de guardar cambio.

Y el botón es para salir de la opción Nuevo Préstamo.

Préstamo Masivo:

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Al dar clic en la opción Préstamo Masivo se abrirá un cuadro de dialogo en el que podemos elegir el nombre de quien solicita el documento y este automáticamente nos dará a que Departamento o Unidad pertenece, además se puede seleccionar la fecha del préstamo del documento, esta opción permite hacer el ingreso de los comprobantes contables cuando son en número correlativo, se ingresa Desde – Hasta que número de los comprobantes contables se van a prestar (Ej. Desde 1 Hasta 10) y se da ENTER o se selecciona el botón:

A continuación se selecciona el mes y el año del comprobante contable y seleccione el botón nuevamente.

Para guardar cambios se selecciona:

Para finalizar se selecciona el botón:

El botón sirve para borrar todos los registros creados antes de guardar cambio.

Eliminar Registro:

Esta opción sirve para eliminar un registro que se creó por error o por cualquier equivocación que se haya cometido al momento de ingresar el dato y se haya guardado y funciona así:

 Seleccionamos primero el registro que necesitamos eliminar

 Dar clic derecho sobre la parte seleccionada

 Seleccionamos la opción

 Finalmente seleccionamos si cuando pregunta Eliminar Registro?

Reporte de Registro:

Esta opción sirve para filtrar la información dependiendo la necesidad, al dar

clic derecho seleccionamos y este nos desplegara otra

ventana como esta:

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Aquí seleccionamos si filtramos por:

 Solicitante.

 Área o Departamento.

 Prestamos mayores a 5 días o 10 días (se refiere a los comprobantes contables que tienen más de 5 o 10 días de prestados).

 Entre 2 fechas (se refiere a los comprobantes prestados de “X” fecha a “Y”

fecha).

 Filtrar todo.

Al seleccionar cualquiera de las opciones anteriores se abre una nueva ventana donde nos muestra el filtro que seleccionamos y nos aparece así:

En la esquina inferior izquierda aparecen 2 botones si seleccionamos

Este botón nos exportara el registro filtrado a una hoja de Excel.

Este botón nos sacara del registro filtrado.

Actualizar:

Esta opción sirve para actualizar el sistema y que se vea reflejado todos los cambios que en el vayan haciendo todos los usuarios que tengan acceso al sistema, pudiendo hacerlo de 3 formas

1. Seleccionando la opción en la barra de herramientas

2. Dando clic derecho sobre cualquier registro y seleccionamos 3. Presionando la tecla F5 de nuestro teclado.

b) Préstamo de Tomos Contables

En esta pestaña se ingresa en la base de datos el detalle del número de tomo y Del

No. - Al No. de comprobante contable que contiene el tomo, mes y año de los

comprobantes contables, fecha en que se prestó el tomo, área o unidad a la que

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pertenece y nombre del solicitante y automáticamente detalla el usuario que registró los datos en el aplicativo.

La diferencia entre Préstamo de Comprobante Contable y Préstamo de Tomos Contables, es que: la primera se registra el documento individual y el segundo, el registro se hace por tomos completos.

Al seleccionar Nuevo Préstamo se abrirá un cuadro como el siguiente:

En este cuadro se deberá llenar todos los campos en blanco, según los datos del tomo que se prestó.

Además tiene las siguientes opciones como acceso directo en la barra de herramientas o bien dando clic derecho sobre cualquier registro y nos desplegara el siguiente menú de opciones:

c) Préstamo de Tomos Cheques y Recibos de Ingreso

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En esta pestaña se ingresa en la base de datos el detalle del número de tomo y Del No. - Al No. de Cheque, Partida de Diario o Recibo de Ingreso que contiene el tomo, mes y año de los documentos, fecha en que se prestó el tomo, área o unidad a la que pertenece y nombre del solicitante, tipo de documento y automáticamente detalla el usuario que registró los datos en el aplicativo.

La diferencia entre Préstamo de Tomos Contables y Préstamo de Tomos de Cheque, Partida de Diario o Recibo de Ingreso, es que la primera se registra solo los tomos de comprobantes contables, el segundo, el registro se hace por tomos según el tipo de documento que se prestó.

Los pasos para registrar los préstamos de estos documentos son igual que los anteriores a diferencia que primero se debe seleccionar el tipo de documento que se va a registrar.

d) Préstamo de Libros Auxiliares

En esta pestaña se ingresa en la base de datos el detalle desde mes y año hasta mes y año del Libro Auxiliar, pudiendo pasar que un libro solo contenga un mes y un año en tal caso solo se selecciona un mes y un año de lo contrario debe activarse por medio de un check para colocar el segundo mes y año del Libro Auxiliar, seleccionar fecha en que se prestó el tomo, área o unidad a la que pertenece y nombre del solicitante y automáticamente detalla el usuario que registró los datos en el aplicativo.

Cuando seleccionamos la opción nuevo préstamo nos abrirá un cuadro como este:

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Los pasos para registrar los préstamos de estos documentos son igual que los anteriores.

e) Ingreso de Nuevos Comprobantes Contables

En esta pestaña encontraremos una serie de opciones dentro de la barra de

herramientas que nos ayudaran a dar ingreso a los comprobantes que por primera vez se archivaran físicamente en el DDI.

 En este listado seleccionamos el año y el mes que necesitamos

consultar o ingresar

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 Cuando cargue los datos presionamos clic derecho sobre cualquier registro y nos abrirá un nuevo menú como este:

Esta Opción es para crear más números de comprobantes de un mes que ya este creado, se abrirá un nuevo cuadro como este:

Al ingresar en esta opción nos desplegar un sub- menú como este:

Esta opción es funcional solo si previo se selecciona una cantidad de registros que estén en estado de NO ARCHIVADO para cambiarlos a estado de ARCHIVADO, esto se podrá hacer dentro de este cuadro:

Esta opción es para dar ingreso a

un número correlativo de

comprobantes contables por

ejemplo Del 1 Al 25 y el sistema

se encargara de pasarlos a estado

ARCHIVADO, al seleccionar esta

opción se abrirá un cuadro como

este en el que llenaremos los

espacios que nos pida:

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Dentro de este cuadro podemos detallar desde - hasta el número de comprobante contable y detallamos la fecha de ingreso al DDI y luego seleccionamos registrar.

Esta opción es la que comúnmente se utilizará para ingresar los registros ya que se hará manualmente para el caso de los números que no sigan un orden correlativo por ejemplo 1 – 5 – 25 – 105 – 200 – 1000, como en el siguiente cuadro:

Esta opción es para eliminar un registro que se creó por error o es necesario corregir un dato que no se haya ingresado correctamente por ejemplo la fecha de ingreso no sea la correcta.

Esta opción sirve para revertir o deshacer el estado de un registro por ejemplo un registro con estado de ARCHIVADO al revertirlo quedara en estado de NO ARCHIVADO.

En esta opción podemos hacer un filtro para crear un registro de los comprobantes contables faltantes en el mes y año que seleccionemos en un cuadro como este:

1. Filtrar por mes: filtrará los comprobantes contables FALTANTES del mes que seleccione pero de todos los años que contenga el sistema.

2. Filtrar por año: filtrará el año completo de comprobantes contables FALTANTES que seleccione.

3. Filtrar por mes y año: filtrará los comprobantes contables FALTANTES especificando

el mes y año que seleccione.

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En esta opción podemos hacer un filtro también solo que para detallar los comprobantes contables que estén archivados, seleccionando el mes y el año que necesitemos en el siguiente cuadro:

1. Filtrar por mes: filtrará los comprobantes contables ARCHIVADOS del mes que seleccione pero de todos los años que contenga el sistema.

2. Filtrar por año: filtrará el año completo de comprobantes contables ARCHIVADOS que seleccione.

3. Filtrar por mes y año: filtrará los comprobantes contables ARCHIVADOS especificando el mes y año que seleccione.

4. Filtrar entre 2 fecha: filtrará los comprobantes contables ARCHIVADOS en la fecha exacta que seleccione.

5. Filtrar todo: finalmente este filtrará todos los meses y años que contengan comprobantes contables ARCHIVADOS en el sistema.

En esta opción podemos hacer un filtro también de los meses y años que

estén completos en el sistema, en caso de no haber un registro completo

aparecerá un cuadro como el siguiente:

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II. PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGÍA.

Nombre de la Metodología: No. de Pág.

A. Registro y recepción de comprobantes contables en aplicativo informático-DDI 13

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NOMBRE DE LA METODOLOGÍA:

A. REGISTRO Y RECEPCIÓN DE COMPROBANTES CONTABLES EN APLICATIVO INFORMATICO-DDI.

OBJETIVO DE LA METODOLOGÍA:

Contar con una guía para realizar el ordenamiento e ingreso al aplicativo del Sistema de Control de Documentos Contables, de los comprobantes contables.

Inicio de la Metodología.

Técnico Contable.

1 Ordena comprobantes contables de forma numérica y cronológicamente (mes, año y número correlativo) y los separa por legajos.

2 Ingresa al aplicativo del Sistema de Control de Comprobantes Contables en pestaña:

Ingreso de Nuevos Comprobantes Contables.

3 Digita cada Comprobantes Contable, y en caso de existir registros duplicados, toma nota del número de comprobante, mes y año e informa al DDI; caso contrario sigue paso número 5.

Archivista.

4 Verifica los comprobantes contables, pudiendo suceder:

a. Que están duplicados (existen dos comprobantes iguales): Informa a Técnico Contable para que decida cuál de los comprobantes se va a resguardar.

b. Que se registraron por error con mes equivocado: Informa al Técnico Contable para que el Técnico Contable elimine el registro y lo ingrese con la fecha en la que hará el envío.

Técnico Contable.

5 Genera reporte en el Sistema de Control de Documentos Contables y guarda en

formato PDF con OCR, incluyéndole un sello de enviado de documentos, este archivo

digital se remite vía correo al Archivista.

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Archivista.

6 Revisa y recibe cada legajo conforme al listado adjunto en el correo.

7 Confronta físicamente el reporte del sistema enviado por correo con los comprobantes físico pudiendo suceder:

a. No encuentra observaciones ni errores; sigue paso 9.

b. Detecta diferencias entre reporte y comprobantes contables (errores de número, mes o año): Reenvía reporte al Técnico Contable vía correo electrónico con un sello digital de Recibido con Observaciones, y en él se detallan los errores identificados.

Técnico Contable.

8 Atiende observaciones y las supera haciendo las correcciones necesarias en el aplicativo, reenvía correo al Archivista.

Archivista.

9 En caso de no tener ninguna observación, procederá a reenviar vía correo con un sello digital de Recibido sin Observaciones al Técnico Contable.

10 Resguarda los comprobantes contables en el Archivo Contable.

Fin de la Metodología.

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III. MISCELÁNEOS.

A. DISPOSICIONES FINALES.

1. El presente instructivo entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación, dejando sin efecto cualquier documento anterior a éste.

2. Toda modificación a su contenido, deberá ser canalizada a través de la Unidad de Desarrollo Organizacional (UDO).

3. Todo cambio realizado fuera de los procesos normales de trabajo establecidos, será responsabilidad exclusiva del jefe del departamento o gerente de área respectivo al aprobar dicho cambio; el cual deberá quedar debidamente documentado.

B. BITÁCORA DE CAMBIOS.

N° FECHA No. ACTA MODIFICACIÓN REALIZADA ANALISTA

RESPONSABLE

1. 05/12/2016 N/A

A solicitud del Jefe del Departamento de Documentación Institucional, se crea el Manual de Usuario del Sistema de Control de Documentos Contables del DDI, V: 2016-01.