La vida de un documento administrativo. (El expediente electrónico)

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La vida de un

documento administrativo

(El expediente electrónico)

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Me llamo EE1103/2010 y soy un expediente electrónico

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3

Enfoque práctico sobre el estado del arte del expediente electrónico, desde el punto de vista de las iniciativas reguladoras, de herramientas informáticas, de gestión administrativa y de mejora de la calidad de vida de la ciudadanía.

eDoc/eExp

Ciclo de vida de un expediente electrónico, y de los documentos que lo compongan, entrando en detalle en su creación, tramitación, resolución, notificación y archivo (o eliminación).

A la ceguera de la realidad debe oponerse la lucidez de la ficción

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…y necesito tranquilidad

Eficacia y Eficiencia Sostenibilidad

Interoperabilidad Hoja de ruta

Nueva versión 2.0

Hito

Marco Tecnológico Plan Estratégico Plan Director Plan Acción

Gestión del Conocimiento

e-Administración i-Administración Sinergia

Innovación Accesibilidad Caso de éxito Usabilidad Plataforma Protocolo Prototipo Entorno No repudio Wiki

**24*7 Google**

Back Office

Front Office

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5

Nuestro objetivo

Estado del Arte Legal Funcional Tecnológico

Político Ciudadano

Gestor Técnico

eDoc/eExp

Legislación TIC

Archivística Documentación

eDoc/eExp

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6

ISO

ME TS Metadato

Copia do au

téntico

Foliado

Perdidos en la Jungla (de términos)

Documento Electrónico

Expediente Electrónico

Digitalización

Código seguro de verificación

For ma ció n

Puesta a disposición

Sello de tiempo

LAECSP

ENI

ENS MOREQ

OAIS Fi rm a Av an za da

EAD

Notario

electrónico

OA I/P MH

CMSP 2010

SI M PL IF IC AC IÓ N C O

O P E R

A C IÓ N

MAPA DOCU MENTA L ERP

W@ndA

@ries

@rchivA

ClarA

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7

…de la que sacar conceptos fundamentales

Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. (LAECSP Anexo y art. 29.1)

Documento Electrónico

D.E.Administrativo Válidamente emitido por los órganos de las AAPP y que incorporen firmas electrónicas (autenticidad e integridad); incluye garantía temporal si es requerida.

Expediente

Electrónico Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a

un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo

de información que contengan (LAECSP 32,1 Y RD

1671/2009 53,2,d)

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8

AE: una trayectoria legal abierta

Eje conceptual

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9

TIC TIC

TIC

Pero si esto es la Administración…

Legislación y Organización Administrativas TIC

Definición

de procedimientos

Tramitación de expedientes

Gestión

archivística

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En busca del Esquema General

Inicio Tramitación Terminación PROCEDIMIENTO

Eliminación

Conservación Transferencia

LEGISLACIÓN DE ARCHIVOS LEGISLACIÓN ADMINISTRATIVA

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11

+ tecnología…

Inicio Tramitación Terminación

PROCEDIMIENTO

Eliminación

Conservación

Cuando a esto le incorporamos la tecnología, el problema es que cada punto se duplica o más.

Por ejemplo, la entrega de una solicitud puede realizarse por registro físico o telemático, y éste por Oficina Virtual, por un sistema específico, por Presentación Electrónica General… , así que el proceso se convierte, además, en un auténtico laberinto.

Transferencia Gestión Archivística

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Jugando con un procedimiento electrónico

IDEAS DE INNOVACIÓN

Hasta ahora, cuando se planteaba la implantación de un procedimiento electrónico, la forma de realizar su diseño consistía en tres pasos fundamentales:

1. Los usuarios y analistas se reúnen para modelar el proceso

2. El equipo diseña el proceso y lo model@ para representar el

procedimiento electrónico 3. Se valida el proceso. Si hay

errores se vuelve al paso 1 y si no, se permite la tramitación.

Pero luego….

Cambia la ley

Los documentos se comparten Se modifica la

tecnología

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13

Jugando con un procedimiento electrónico

IDEAS DE INNOVACIÓN

Por todo ello, una de las opciones que se está planteando en este entorno es definir “caminos virtuales” que permitiría hacer más flexible el proceso de tramitación. Es algo así como los libros de elige tu propia aventura.

El proceso está en un estado y, a partir de ahí, en base a su historia se le abren unas posibilidades de poder seguir para un camino u otro o, incluso para dos.

El documento que se les ha repartido presenta una simulación del proceso que actualmente la Junta de Andalucía ofrece para la solicitud de una cita al médico de atención primaria a través de internet.

El proceso se presenta de manera reducida. Al final del taller se presentará el modelo sobre el que se implementa.

Juguemos a pedir una cita

^médica

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JA: Esquema tecnológico actual de AE

NORMATIVA

METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS. DOMINIO SEMÁNTICO.

INFRAESTRUCTURAS TIC

Oficina Virtual Solicit@

Motor de tramitación

Trew@

PLATAFORMA DE TRAMITACIÓN

Gestor Documental (Custodia local)

Port@

firmas Pago

telemático

Verificación de datos y certificados telemáticos

Archivo seguro y a largo plazo de expedientes electrónicos

TRAYECTORIA DIGITAL DE LA CIUDADANÍA Notificación

telemática

Gestión del archivo

Herramienta de modelado de procedimientos

Catálogo de procedimientos y servicios

mi zona personal mis trámites

Notario electrónico

Provee de servicios de sellado de tiempo al sistema de registro telemático, las plataformas de firma electrónica y el sistema de notificaciones telemáticas

presentación

telemática

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Otros sistemas

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interoperabilidad

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eExpediente: algunas consideraciones

Admón. en red/Red

Gestión Elementos

Gestión Permisos Integrado por

documentos y expedientes

Posibles elementos compartidos

Formación / Foliado

Remisión o Puesta a disposición

Derecho de acceso /

copia

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Otras experiencias

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17

Proceso: Definición de un procedimiento

PROCEDIMIENTO

Eliminación

Aunque choque un poco con nuestra lógica, el momento más importante en la vida de un expediente es previo a su existencia;

hablamos de la correcta definición del procedimiento administrativo en el que se instanciará.

En este momento se debe determinar, junto a la tradicional definición de trámites, el conjunto de información que deberá recoger el expediente, sus fuentes y formatos, los metadatos asociados a cada tipología documental utilizada y los resultados a obtener, así como su posible uso futuro.

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18

Proceso: Definición de un procedimiento

En el nuevo marco legal, que unifica derecho y tecnologías de la información y las comunicaciones, la definición o redefinición de los procedimientos no puede dejar de tener en cuenta las implicaciones del uso de herramientas de administración electrónica.

¡¡Es realmente complejo gestionar documentos electrónicos a mano!!

Se hace necesario, además y más que nunca, la actuación coordinada de:

Gestor

Archivero

Técnico TIC Jurista

Conoc. funcional Experiencia

Conoc. AE y TIC Registro S.I.

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19

Proceso: Definición de un procedimiento

Procedimiento

Fuentes de información externas

Fuentes de información interna

Documentos-Entrada

Registro

Documentos-Salida Información

Conocimiento

Procesos de trabajo y plazos

Imparcialidad frente a forma de acceso Aplicación nuevas

tecnologías

S.I.

Sin pérdida de titularidad ni del ejercicio de la competencia AP Archivos

de oficina

Posibilidad de obligar al uso de medios elec.

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Proceso: Inicio del expediente

Eliminación

LEG. ARCHIVOS LEG. ADMINISTRATIVA

Alta de un nuevo expediente en un sistema de tramitación o digitalización de un expediente físico (para facilitar su gestión, la tramitación homogénea y el acceso/disponibilidad del mismo).

Necesidad de una gestión integradora:

- Por encima del abanico de sistemas que tiene accesible la ciudadanía.

- En el marco de unas administraciones que interactúan.

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21

Proceso: Inicio del expediente

Interesado

Administración

Registro: físico

Sede Elec.

Form. Vacio

Form. + datos

Registro: elec.

ePresentación General SITramitación SI Específico

SI+Trew@

Manual

Gestión Física

Gestión Elec.

Compuls@ Solicit@ ePresentación

General TDC

Notario electrónico Pago Telemático

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22

¿Pero dónde guardamos los documentos/expedientes?

Respuesta: proyecto Custodia eDocs de la Junta de Andalucía, una respuesta unificada y estable a esta problemática, dentro del marco general de la implantación y evolución de la Administración Electrónica.

Situación actual: heterogeneidad/complejidad en la custodia de los elementos electrónicos

eDoc

Base de Datos Sistemas de

almacenamiento

Blob Registros Externa

Propia

Plataforma Tecnológica de Custodia Interfaz de interoperabilidad

Unicidad/Acceso/Recuperación

Custodia X

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23

Proceso: Tramitación

Eliminación

La tramitación de un expediente administrativo no pasa de ser un conjunto lineal, cíclico o mixto de incorporación de trámites, reflejados la mayoría de ellos en documentos (en definitiva, información estructurada o no), generados o incorporados.

La generación de documentos electrónicos (y el cumplimiento de las obligaciones legales existentes sobre ellos), la obtención de documentos electrónicos a partir de originales físicos y la incorporación de documentos electrónicos externos suponen unos retos específicos, que se añaden a la necesidad de mantener un índice, garante de la integridad del expediente…

¿Pedimos más garantías al mundo digital que al real…?

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Proceso: Tramitación del expediente

Incorporación de información

¿Y cuál no?

Incorporación de documentos

Incorporación de expedientes Emitidos Recibidos

Interna Externa Identificación

Metadatación Esquemas

Validación Metadatos Incorporación

Remisión Puesta a disposición

¿Validador universal?

Sist. Información SCSP

¿Gestión documental?

¿Inventario?

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25

Visi Visi ón ó n ú única del nica del ciudadano

ciudadano

independiente independiente

del canal de del canal de

comunicaci comunicaci ón ó n

eExp: Acceso a la información del estado

CHAP

CCUL

Visió Visi ón n ú única de la nica de la Administraci

Administració ó n n desde todos los desde todos los canales

canales

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26

eExp: Obtención de copias de documentos

eDoc

Físico eDoc

eDoc

eDoc Físico

Original Copia Condiciones

Sin cambio de formato: copia idéntica.

Con cambio de formato: conservación del documento original, obtenida de forma adecuada, firmada digitalmente y con indicación de su carácter de copia.

El copiado no permite la eliminación del original.

Imagen electrónica de un original o copia auténtica, obtenida de forma y en formato adecuados, firmada digitalmente y con indicación de su carácter de copia.

El copiado permite la eliminación del original.

Copia en papel, obtenida a partir de un original o

copia electrónica auténtica, realizada de forma

adecuada y con impresión de un sistema de

verificación que permita contrastar la

autenticidad mediante el acceso a los archivos

electrónicos del emisor.

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27

Proceso: Terminación del expediente

Eliminación

La finalidad última de un expediente es alcanzar unos determinados resultados, llegando a un punto terminal en su tramitación.

Es el momento cumbre, en el que se genera la información definitiva, aunque la vida del expediente continúa, incorporando información sobre el uso y el acceso/disposición del mismo.

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Proceso: Terminación del expediente

Digitalización de expedientes físicos

Terminación

Posible por medios

electrónicos (LAECSP 38) Impugnación Auditoria SI

Cierre del índice digital del expediente Incorporación de información de uso

Información agregada / conocimiento

Gestión archivística

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29

Proceso: Transferencia y Archivo

Eliminación

La transferencia al archivo es una obligación legal, que abre una etapa distinta en la vida del expediente (al estilo de la jubilación laboral): archivo no como almacén si no como garante de derechos ciudadanos y memoria de la actividad de la Administración.

La transferencia debe suponer un traspaso de información y de permisos / posibilidades sobre los expedientes. Necesidad de eliminación en los sistemas de información de los elementos transferidos (previa obtención de información agregada o estadística).

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30

Proceso: Transferencia y Archivo

Tramitador n

TDC

Tramitador 1

Repositorio 1 WS Conexión Tr.

…..

1 – Información

2 – Documentos de archivo

Sin Tramitador

Repositorio n

…..

Archivo Electrónico JA

1 – Información

Área Personal Registro de

usuarios

Reserva de documentos

Consulta asistida

Solicitud reprografía

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31

Expediente Electrónico: Transferencia al Archivo

Puesta a disposición vs Transferencia

-Únicamente es lógica si se trata de un sistema unificado para toda una Administración. (complejidad permisos en entorno múltiple).

-Impide asumir la responsabilidad real de la custodia.

-Dificulta el disfrute de los derechos de los ciudadanos.

-Los sistemas que los soportan parten de perspectivas distintas.

¿Y la tecnología?

¿ ?

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Proceso: Conservación definitiva

Eliminación

La conservación definitiva unida al problema de la conservación a largo plazo.

- Alternativas propuestas: migración, archivo tecnológico, arqueología digital…

- Esquemas Nacionales con la función de Observatorio Tecnológico - Seguridad global del sistema de conservación

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33

Proceso: Eliminación

Eliminación

La eliminación de expedientes es un proceso habitual en los archivos, íntimamente vinculado a la actividad de valoración de los mismos. En este proceso debemos destacar varios elementos importantes

- Eliminación con registro de la misma. (ENI-ART. 21.1.K)

- Necesidad de control de uso de documentos en el caso de documentos integrados en múltiples expedientes y soportados por una plataforma de custodia única.

- Eliminación digital completa.

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34

Conceptos revisados

Todos los soportes implican una tecnología y no nos debe asustar la tecnología propia de los soportes actuales.

aclimatación

La tecnología necesaria para el uso de expedientes electrónicos debe ser completamente transparente al ciudadano y al usuario.

Permanencia de la función del

documento y expediente

Resistencia al cambio

Inadecuación parcial de la

tecnología

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35

Conclusiones

Ayer y hoy

Mañana

Y…

La gestión de documentos electrónicos precisa aún un proceso de ajuste de las distintas piezas que forman nuestro esquema de Administración Electrónica, dentro de un marco legal y organizativo en fase de definición, sin que esto suponga trabas para su uso.

El establecimiento de un marco técnico preciso y estable en torno al expediente electrónico generará un uso integrado de las TIC en las AAPP y una aceleración de la Sociedad de la Información.

Adopción progresiva de nuevos modelos documentales (sobre nuevas fórmulas) con una orientación hacia el servicio al ciudadano, por encima del mero cumplimiento legal.

¿Te atreves?

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Proceso de citaWeb

El proceso que se ha presentado, se basa en el siguiente modelo

Conectar al sistema

Introducir DNI, NSS, fecha

nacimiento

Consultar un día

Seleccionar hora

Asignación de cita

Cualquier paso no cubierto por necesidades técnicas o procedimentales conlleva la necesidad de personarse en el centro de salud o llamar por teléfono.

Mediante certificado digital

Mediante datos de identificación

Sin disponibilidad de hora o no adecuada

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37

Proceso de citaWeb

El proceso que se ha presentado, se basa en el siguiente modelo

act Use Case2

Iniciar

¿componentes instalados?

¿certificado digital?

Seleccionar el certificado de la FNMT del paciente

¿problemas con el certificado?

Seleccionar día

¿existen horas disponibles?

Visualizar las horas disponibles Mostar

mensaj e

¿alguna es conveniente?

Seleccionar la cita

FIN ÉXITO

Comprobar componentes y solicitar instalación

Soliciar DNI, NSS, fecha nacimiento

¿datos correctos?

Cualquier cancelación en cualquier paso significa un final sin cita médica.

[sí] [no] [sí]

[no]

[si]

[no]

[si]

[no]

[si]

[no]

[sí]

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